P. 1
LAPORAN MANAJERIAL

LAPORAN MANAJERIAL

|Views: 3,340|Likes:
Published by Nur Rochmad

More info:

Published by: Nur Rochmad on Nov 29, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/27/2013

pdf

text

original

LAPORAN MANAJERIAL Oleh: Ika Sisbintari, S.Sos.,M.

AB

PENDAHULUAN Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai seuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Dalam dunia perkantoran modern, bentuk laporan tertulis merupakan bentuk laporan yang digunakan. Hal ini mengingat dalam laporan tertulis secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi. Menurut Odgers (2005) ada beberapa komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi, yaitu surat, memo, laporan, proposal dan intinerary. Surat dibuat dengan tujuan untuk berkomunikasi dengan organisasi maupun orang di luar organisasi. Surat biasanya terdiri dari kepala surat, tanggal, alamat, salam pembuka, isi, penutup dan tanda tangan. Memo merupakan komunikasi tertulis yang informal ditujukan untuk anggota internal organisasi. Saat ini penggunaan memo semakin berkurang digantikan dengan e-mail. Laporan merupakan dokumen yang menganalisis dan mengevaluasi semua aktivitas organisasi dan menyediakan informasi penting yang berkaitan dengan pengambilan keputusan. Langkah yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan adalah merencanakan apa yang akan dilaporkan, mengumpulkan data, mengorganisasikan data dan menulis draf awal sebuah laporan.Proposal merupakan dokumen yang digunakan untuk mengusulkan rencana baru atau pemecahan masalah yang ada. Proposal biasanya memuat masalah yang akan diselesaikan, cara penyelesaiannya, kapan diselesaikan dan berapa biaya pelaksanaan serta siapa personal yang akan melaksanakannya. Itinerary merupakan dokumen yang mencatat rencana perjalanan. Itinerary umumnya berisi tanggal, waktu, lokasi keberangkatan, tujuan maupun janji pertemuan yang dilakukan dalam perjalanan tersebut. Apa peranan laporan dalam organisasi? Laporan merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban pelaksana suatu kegiatan (biasanya bawahan) kepada atasannya. Penyusunan laporan bisa bersifat rutin ataupun instruksional (perintah atasan). Penyusunan laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi vertikal dari

bawah ke atas (bottom up) sebagai konsekuensi pelimpahan tanggung jawab dan wewenang dari pimpinan kepada bawahan. Quible (2001) mendefiniskan laporan sebagai perwujudan pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan atas pemberian kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahan wewenang untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab tersebut. Untuk menyusun suatu laporan tidak hanya dibutuhkan ketrampilan tetapi juga kompetensi dan kreativitas, karena laporan tidak hanya terdiri dari penyampaian informasi tapi juga membutuhkan gagasan atau pemikiran penyusun laporan. Oleh karena itu perlu pengembangan kemampuan pegawai administrasi berkaitan dengan penulisan laporan manajerial. MANFAAT, FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN BERKUALITAS Laporan memiliki beberapa manfaat yang berkaitan satu dengan yang lain. Locker (2000) menyatakan beberapa manfaat tersebut yaitu (1) sebagai sarana komunikasi vertikal, (2) sebagai alat pertanggungjawaban; (3) memberikan infomasi penting; (4) sebagai bahan untuk pengambilan keputusan. Berdasarkan beberpa manfaat tersebut, maka laporan memiliki beberapa fungsi. Fungsi-fungsi tersebut yaitu fungsi komunikasi, pertanggungjawaban, informasi, pengawasan dan pengambilan keputusan Mengingat fungsi laporan yang cukup penting, maka untuk menyusun laporan yang berkualitas harus memenuhi beberapa syarat. Syarat tersebut menurut Gie (2000) adalah sebagai berikut: 1. Kecermatan (accurancy). Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang akan digunakan oleh seorang pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan dengan operasi organisasi yang menjadi wewenangnya. Oleh karena itu, laporan harus cermat dan sesuai dengan kondisi yang ada di lapang, sehingga keputusan yang diambil pimpinan akan tepat. 2. Ketepatan waktu (timelines) Faktor waktu merupakan faktor penting dalam pengambilan keputusan. Laporan merupakan sumber informasi dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu penyusunan laporan harus pada waktu yang tepat, tidak molor. Jika laporan diselesaikan melampaui waktu yang ditentukan, maka laporan tersebut akan

menurun derajat kepentingannya karena tidak bisa digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan pada saat dibutuhkan. 3. Kecukupan (adequacy) Sebagai salah satu sumber informasi, laporan diharuskan mempunyai informasi yang cukup baik, benar-benar mencakup beberapa hal informasi yang dibutuhkan secara tepat sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. 4. Kesederhanaan (simplicity) Laporan diharuskan menggunakan bahasa yang lugas dan mudah dimengerti serta mengurangi penggunaan istilah-istilah teknis serta lebih menonjolkan pemahaman pimpinan terhadap tujuan penulisan laporan. 5. Kejelasan (clarity) Laporan akan dikatakan berkualitas jika isi laporan tersebut jelas dan tepat serta rinci tentang suatu hal. Hal ini penting karena pimpinan hanya mempunyai waktu yang terbatas untuk melihat data sehingga akan sangat membantu jika laporan sudah merubah data menjadi informasi. JENIS LAPORAN Terdapat beberapa klasifikasi laporan. Berdasarkan klasifikasinya laporan dapat digolongkan dalam beberapa macam (Quible, 2001).
1. Berdasarkan waktu penyampaian

Jika dilihat dari segi waktu, laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu:
a. Laporan rutin. Laporan ini sering pula disebut laporan berkala atau

periodic. Laporan rutin merupakan laporan yang dibuat secara periodik menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, tahunan. Laporan ini biasanya memuat informasi yang berhubungan dengan pelaksnaan aktivitas pada satuan unit organsiasi atau tugas seseorang dalan organisasi. b. Laporan insidental. Laporan incidental merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan waktu yang tidak terjadwal tetap tetapi berdasarkan suatu peristiwa tertentu yang dianggap penting oleh organisasi.

2. Berdasarkan cara penyampaian Jika dilihat dari segi penyampaian, laporan dapat diklasifikasikan menjadi 3, yaitu: a. Laporan lisan. Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus karena laporan ini bersifat langsung ke pimpinan baik melalui telepon maupun bertatap muka. Perlu diperhatikan dalam administrasi perkantoran modern, laporan lisan melalui telepon dianggap kurang sopan. Laporan lisan bisa disampaikan jika hal yang disampaikan bersifat informatif, singkat dan tidak berdampak hal yang fatal. Laporan lisan sulit untuk dasar pengambilan keputusan karena tidak ada bukti tertulis yang dapat dipertanggungjawabkan. Sehingga laporan lisan hanya bersifat informatif saja. b. Laporan tertulis. Laporan ini bisa berbentuk formal atau informal. Laporan tertulis formal mempunyai bentuk yang standar mulai dari permasalahan, tujuan, sampai dengan biaya.
c. Laporan visual. Laporan ini disajikan dalam bentuk gambar bisa berupa

lukisan, foto, film atau slide. Laporan ini biasanya kita temui pada berita yang ditayangkan televise atau film dokumentasi yang dibuat untuk melaporkan kejadian tertentu yang membutuhkan biaya yang relative lebih besar. 3. Berdasarkan bentuk Dilihat dari segi bentuk, laporan dapat dibagi menjadi 3 yaitu: a. Berbentuk surat. Laporan dalam bentuk surat memuat informasi yang terbatas hanya poin-poin terpenting saja yang ditulis di dalamnya. b. Berbentuk formulir. Laporan dalam bentuk ini disajikan dalam bentuk dan format yang tetap. Dengan kata lain, yang berubah adalah isinya, tetapi materi yang dilaporkan tetap. Laporan bentuk ini biasanya dilakukan dalam laporan rutin. c. Berbentuk karangan atau naskah. Laporan ini menyampaikan informasi yang cukup banyak. Biasanya digunakan dalam menulis laporan formal misalnya skripsi, thesis dan disertasi.

4. Berdasarkan sifat penyajian Dilihat dari sifat penyajian, laporan dapat dibagi menjadi dua yaitu laporan informal dan laporan formal. Laporan informal biasanya dibuat berdasarkan keinginan penyusun sendiri tanpa mengikuti aturan-aturan pembuatan laporan dan tanpa didukung dokumen-dokumen yang terkait. Laporan formal dibuat sesuai dengan aturan-aturan dan dokumen-dokumen yang jelas. 5. Berdasarkan maksudnya Berdasarkan maksud dibuatnya laporan dapat dibagi menjadi 6 yaitu: a. Laporan informatif Laporan ini hanya bersifat informatif tidak melakukan analitis atau rekomendasi terhadap suatu fenomena b. Laporan rekomendasi Laporan yang memberikan informasi sekaligus pendapat si penyusun berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar pengamatan sekilas bukan dari penelitian mendalam. c. Laporan pertanggungjawaban Laporan ini menyampaikan informasi kepada atasan mengenai pelaksanaan suatu program kerja tertentu baik dari proses, keberhasilan atau kegagalan (hasil), faktor penghambat dan pendukungnya. d. Laporan analistis Laporan ini selain memberikan informasi juga memberikan sumbangan pemikiran berdasarkan analitis yang mendalam. e. Laporan perkembangan Laporan ini dibuat untuk menginformasikan perkembangan atau kemajuan suatu pelaksanaan kegiatan/program atau perkembangan organsiasi secara sejauh keseluruhan. mana suatu Laporan ini juga berupa telah evaluasi terhadap dan pelaksanaan kegiatan tersebut. Laporan ini berguna untuk mengetahui pekerjaan/program dilaksanakan dampaknya. Laporan ini berguna untuk melakukan perencanaan tahap selanjutnya. f. Laporan studi kelayakan Laporan ini dibuat atas dasar adanya permasalahan khusus terhadap suatu program yang dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Dalam

laporan disajikan beberapa alternative solusi suatu masalah dan dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternative tersebut. SISTEMATIKA LAPORAN Secara umum laporan manajerial terdiri dari beberapa bagian, yaitu pendahuluan, isi laporan dan pembahasan, penutup serta kesimpulan. Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan masalahnya, tujuan penulisan laporan, ruang lingkup dan sistematika laporan. Isi laporan sering disebut tubuh laporan. Isi laporan ditentukan oleh masalah atau tujuan laporan. Isi dalam laopran informative akan berbeda dengan laporan rekomendasi, laporan analitis atau yang lainnya. Pembahasan dalam laporan juga harus disesuaikan dengan jenis laporan. Laporan informatif tidak perlu memuat analisis, begitu juga dengan jenis laporan yang lain, pembahasan harus disesuaikan dengan jenisnya. Penutup digunakan untuk menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak mengandung analisis. Tetapi jika laporan analitik, bagian akhir laporan (penutupnya) berupa kesimpulan yang berisi penilaian positif atau negative, baik atau buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi dan sebagainya. Apabila bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan, pelapor harus memberikan solusi pemecahannya (saran), dan saran yang diberikan harus jelas dan bersifat operasional serta diungkap beberapa konsekuensinya. Urutan lengkap laporan formal menurut Lesikar dkk (1999) terdiri dari bagianbagian sebagai berikut: a. Halaman judul. Halaman ini merupakan bagian pertama dari suatu laporan yang memuat judul laporan, nama pembuat laporan, nama organisasi, dan tahun pembuatan. Judul laporan hendaknya dibuat menarik sehingga pembaca laporan terkesan dan ingin segera mengetahui isi laporan tersebut. b. Daftar isi. Daftar isi merupakan daftar rincian laporan yang terdiri dari bab dan subbab yang ada. Fungsi daftar isi adalah untuk mempermudah pembaca mengetahui bagian mana yang ingin dibaca langsung dengan melihat halam daftar isi. Hal ini akan mempermudah pimpinan yang mempunyai waktu yang sangat terbatas.

c. Pengantar. Pengantar ditulis untuk menuntun dan mengantarkan pembaca memahami isi laporan. Pengantar juga bisa berisi ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah mendukung penulis dalam membuat laporan. d. Abstraksi. Abstrasi merupakan ringkasan dari keseluruhan informasi, data atau fakta yang dibahas sampai pada kesimpukan/rekomendasi. Fungsi abstraksi adalah untuk mempermudah pembaca mengetahui isi laporan.
e. Pendahuluan. Pendahuluan merupakan bab pertama dari suatu laporan yang

memuat latar belakang masalah, permasalahan yang dibahas, tujuan penulisan, metode pengumpulan data, pendekatan yang dipakai untuk membahas data atau fakta dalam laporan serta sistematika laporan.
f. Isi laporan. Bagian ini memuat data dan fakta selengkapnya, yang disusun

secara sistematika dari bab ke bab serta dibahas secara mendetail/rinci. Argumen dan dokumen pendukung perlu dikemukakan untuk menunjang pembahasan. g. Kesimpulan. Kesimpulan merupakan catatan akhir dari pembahasan laporan atau jawaban permasalahan yang dibahas dalam laporan. h. Rekomendasi atau Saran. Untuk laporan rekomendasi, setelah kesimpulan maka akan ditarik suatu rekomendasi atau saran dengan beberapa alternative dan konsekuensinya serta harus disesuaikan dengan kondisi organisasi i. Daftar pustaka. Daftar pustaka merupakan kumpulan sumber data sekunder khususnya dari buku-buku yang digunakan sebagai rujukan dalam pembahasan dalam laporan. j. Lampiran. Lampiran berisi data primer yang diolah, pedoman wawancara, kuisioner, data sekunder, foto kegiatan dan dokumen-dokumen lain yang mendukung keakuratan laporan.

REFERENSI Gie, T.L. (2000), Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ketujuh, Liberty Offset, Yogyakarta. Lesikar, R.V.,Pettit, J.D., dan Flatley,M.E., Basic Business Communication, Edisi Kedelapan, Irwin:MCGraw Hill. Locker, K.O, (2000), Business and Administrative Communication, Edisi Kelima, Irwin: McGraw Hill. Odgers,P.(2005), Adminitrative Office Management, Edisi Ketigabelas, Thomson: South-Western. Quible,Z.K. (2001). Administrative Office Management, An Introduction. Edisi Ketujuh. Prentice Hall. Upper Saddle River. New Jersey.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->