Definisi Organisasi

Setiap organisasi, secara amnya, merupakan

himpunan individu ( dua atau lebih ) yang
menjalankan tugas tersendiri mengikut unit kerja,
yang kemudiannya diselaraskan bagi mencapai
sesuatu matlamat yang telah ditetapkan. Kenyataan di
atas menunjukkan bahawa organisasi merupakan satu
sistem sosial yang merangkumi semua bentuk kumpulan,
termasuk syarikat perniagaan, badan kerajaan dan separruh
kerajaan, kumpulan sukarela, badan kebajikan, agama dan
sebagainya.

Definisi pengurusan
Pengurusan, pada amnya dapat didefinisikan seperti berikut:

1. Pengurusan sebagai proses perancangan,

penyusunan, pengarahan, dan pengawalan usaha ahli-
ahli organisasi dan menggunakan semua sumber organisasi
untuk mencapai matlamat organisasi.

2. Pengurusan sebagai proses pengarahan,

penyelarasan, dan pengaruh ke atas operasi
organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki dan
prestasi sepenuhnya.

Definisi di atas, walaupun mempunyai sedikit perbezaan dari

segi bilangan dan jenis fungsi pengurusan, tetapi kedua-dua
definisi itu mengandungi perkataan "proses" dan
"matlamat". Ini bermakna, dua aspek penting di dalam
pengurusan ialah:

1. Pengurusan sebagai proses: Menjalankan kerja secara

sistematik serta memerlukan hubungan tertentu antara satu
aktiviti dengan satu aktiviti yang lain.
2. Mencapai matlamat organisasi: Apabila aktiviti organisasi
itu berjalan dengan teratur dan berhubung atau membantu
antara satu dengan lain, maka matlamat organisasi itu dapat
dicapai. Matlamat organisasi dapat berbentuk kualitatif
(subjektif) atau kuantitatif (objektif).

CIRI-CIRI ORGANISASI
1. Sesebuah organisasi yang telah dibentuk akan
melambangkan identitinya yang tersendiri. Misalnya,
sebuah universiti seharusnya melambangkan tempat untuk
menimba ilmu, sebagai sebuah pusat penyelidikan, dan juga
sebagai sebuah institusi yang memberi perkhidmatan dan
sumbangan kepada masyarakat sama ada dalam bentuk
bimbingan atau khidmat nasihat, dan pengajaran dan
pembelajaran lain. Untuk mencerminkan identiti atau nilai-
nilai tinggi sebagai sebuah menara gading, universiti
hendaklah memainkan peranan yang diharapkan oleh
masyarakat kampus khususnya dan masyarakat awam
amnya. Dengan demikian fungsi sesebuah universiti itu
didapati berbeza dengan organisasi-organisasi lain yang
mempunyai objektif tertentu.

2. Di dalam sesebuah organisasi, sama ada organisasi

kecil atau besar, ia mempunyai hierarki atau tingkat
autoriti. Jika dibandingkan antara kedua-dua organisasi
kecil dan besar, sudah tentu ia berbeza dari segi bilangan
hierarki (tingkat) aktiviti dan bilangan kakitangan
pengurusan pada setiap tingkat. Misalnya, organisasi besar
mungkin mempunyai lebih daripada tiga tingkat autoriti dan
setiap tingkat autoriti itu akan mempunyai lebih daripada
tiga atau empat pegawai yang bertanggung-jawab kepada
ketua-ketua mereka yang berada pada peringkat yang lebih
tinggi lagi.

3. Di dalam sesebuah organisasi, terdapat

pembahagian kerja berdasarkan jenis pekerjaan atau
bahagian yang diwujudkan. Pada umumnya, organisasi
pembuatan mewujudkan bahagian-bahagian seperti
bahagian pengeluaran dan pentadbiran. Di bahagian
pentadbiran, terdapat beberapa unit lain seperti personel,
pemasaran, dan kewangan. Organisasi yang mempunyai tiga
bahagian itu beroperasi secara pembahagian kerja mengikut
tanggungjawab yang tertentu.

4. Bagi menentukan aktiviti organisasi supaya

berjalan dengan lebih teratur seperti yang
dirancangkan, ia memerlukan sistem pengawasan,
penyelarasan dan pengawalan ke atas perjalanan
aktiviti. Dengan demikian, di dalam sesebuah organisasi,
peraturan, dasar, prosedur, dan sistem hubungan hendaklah
dijelaskan kepada kakitangan dengan jelas dan nyata.

PROSES/ fungsi PENGURUSAN

Proses atau fungsi pengurusan dapat dibahagikan kepada
beberapa fungsi bergantung kepada cara kita mengelaskan
fungsi-fungsi perancangan, penyusunan, penyelarasan,
penstafan, dan pengawalan. Pada amnya, fungsi pengurusan
dibahagikan kepada empat sahaja, iaitu perancangan,
penyusunan, pengarahan, dan pengawalan.

Fungsi tersebut adalah berkait rapat antara satu dengan

yang lain bagi mewujudkan satu proses pengurusan yang
berterusan. ( lihat rajah )
 perancangan

Matlamat pengorganisasian
pengawalan organisasi

pengarahan

Perancangan

Melibatkan perletakan matlamat, menerangkan

strategi-strategi dan membangunkan pelan-pelan
untuk menyelaraskan aktiviti kerja.

Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti organisasi,

perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada
peringkat perancangan, perkara yang perlu dipersoalkan
adalah seperti berikut:

1. Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara

yang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi berdasarkan
matlamat penubuhan organisasi tersebut dan prestasi yang
diinginkan seperti kadar pertumbuhan organisasi atau
peratusan keuntungan dan lain-lain.

2. Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah

ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu mencari jalan
(strategi) untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang
diharapkan itu. Di dalam strategi, pihak pengurusan akan
membincangkan perkara seperti strategi pemasaran yang
meliputi perletakan harga, perluasan pasaran atau
perbezaan barangan agar organisasi itu dapat bersaing
dengan pihak luar.

3. Langkah seterusnya, pihak pengurusan harus mengatur

program atau projek mengikut strategi yang berasaskan
matlamat organisasi.

Penyusunan

Melibatkan usaha menentukan apakah tugas yang

patut dilaksanakan, siapa yang patut laksanakannya,
bagaimana ia perlu diperkumpulkan, siapa yang
melapor kepada siapa dan di mana keputusan patut
dibuat.

Penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan

penstafan (proses pengambilan kakitangan). Struktur
organisasi menunjukkan pembahagian kerja mengikut
aktiviti (pemasaran, kewangan, pemprosesan dan lain-lain),
tingkat (hierarki) autoriti, penyelarasan melalui peraturan
dan dasar serta prosedur yang dibuat. Penstafan meliputi
perancangan sumber manusia, pengambilan dan pemilihan
kakitangan, orientasi dan latihan, penilaian prestasi, sistem
pampasan (gaji, upah, dan faedah), program peningkatan
produktiviti dan kualiti, program keselamatan dan kesihatan
kakitangan, dan program kebajikan dan perkhidmatan
kakitangan.

Pengarahan

Melibatkan usaha memotivasikan pekerja, mengarah

aktiviti-aktiviti, memilih saluran komunikasi yg paling
berkesan dan menyelesaikan konflik.

Pengarahan merupakan fungsi penting untuk menjamin

aktiviti organisasi berjalan dengan teratur dan sempurna
dalam suasana yang harmoni. Untuk mencapai matlamat ini
faktor-faktor motivasi, kepimpinan, dan sistem komunikasi
perlu diberi perhatian oleh pihak pengurusan.

Pengawalan

Proses memantau prestasi, membandingkan prestasi

dgn matlamat dan membetulkan sebarang penyimpangan
yg berlaku.

Pengawalan merupakan fungsi terakhir untuk menentukan

bahawa prestasi organisasi telah dicapai mengikut
perancangan; masalah dalam penyusunan dikenal
pasti dan langkah tertentu diambil; faktor-faktor di
dalam organisasi, keinginan dan sifat kakitangan yang ada
hubungan dengan prestasi dan tingkah laku perlu diberi
perhatian dan diawasi.

FUNGSI PENGURUSAN
Pengurusan diperlukan di dalam semua organisasi, tidak kira
sama ada organisasi itu kecil atau besar, swasta atau badan
kerajaan. Fungsi pengurusan bukan saja merupakan
tanggungjawab seorang pengurus besar atau pengarah
tetapi juga tanggungjawab penyelia atau ketua bahagian
yang berada di dalam organisasi.

Dalam konteks pengurusan, pengurus dimaksudkan kepada

mereka yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan orang
lain pada semua peringkat.
Setiap pengurus mempunyai tugas dan tanggungjawab yang
tertentu, antaranya:

1. Pengurus ialah penyelaras dan pengarah di dalam

organisasi yang mengawasi aliran kerja serta
menyatupadukan semua unsur organisasi. Mereka
mempunyai kuasa yang diberikan untuk mengarah orang
lain yang berada di bawah tanggungjawabnya.

2. Pengurus bertanggungjawab menggunakan segala

sumber dengan efisien untuk mencapai matlamat
yang telah ditetapkan.

3. Pengurus juga tidak boleh lari daripada

bertanggungjawab ke atas kegagalan dan kejayaan
orang di bawah jagaannya. Kegagalan dan kejayaan itu
mencerminkan prestasi pengurus berkenaan.

4. Pengurus mengimbangkan matlamat dan

menetapkan prioriti seperti menjalankan kerja yang
penting dahulu atau dengan serta-merta.

5. Pengurus mewujudkan matlamat, perancangan,

dasar, dan mengimplementasikan strategi.
 PENGURUS DI DALAM ORGANISASI

Definisi Pengurus

Seorang individu yg digajikan bagi mempengaruhi,

memimpin, membimbing membuat keputusan dan
menggunakan sumber organisasi unt.uk mencapai objektif
dan matlamat organisasi.

Tingkat Pengurusan

Sudah menjadi kebiasaan untuk membezakan kedudukan

pengurus mengikut hierarki kuasa atau pangkat di dalam
organisasi.

a) Pengurusan atasan

b) Pengurusan pertengahan

c) Pengurusan lini ( barisan hadapan )

Pengurus Atasan

Pengurus yang menduduki peringkat atasan ini terdiri

daripada Ketua Eksekutif, Presiden atau Pengurus
Besar yang menetapkan matlamat dan menentukan ia
tercapai mengikut tujuan organisasi.Mereka dilantik
oleh ahli lembaga syarikat bagi memantau perjalanan dan
prestasi syarikat supaya sentiasa mencapai objektif dan
matlamat yang ditetapkan. Pengurus atasan ini juga
meneliti perkembangan dan peluang yang berlaku di
persekitaran luaran supaya organisasi itu dapat
menyesuaikan diri kepada perubahan yang berlaku.

Pengurus Pertengahan

Tugas pengurus pada peringkat ini, termasuklah

menyelaras dan menyatupadukan aktiviti bahagian
untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan oleh
pihak atasan. Mereka pada peringkat ini terdiri daripada
Pengurus Kawasan, Dekan Pusat Pengajian di universiti,
Pengurus Personel dan lain-lain. Jika pengurus atasan
bertanggungjawab membentuk dasar, tatacara dan strategi
syarikat, maka pengurus pertengahan pula
bertanggungjawab melaksanakannya dengan cekap dan
berkesan.

Pengurus Lini ( bahagian hadapan )

Penyelia, Fomen, dan Ketua Kumpulan adalah antara

mereka yang dimasukkan ke dalam kategori pengurus
lini. Tugas mereka mengawasi pekerjaan harian di
bahagian operasi seperti bahagian pengeluaran agar
pengeluaran itu mengikut perancangan yang telah
ditetapkan oleh pihak pengurusan pertengahan dan
bawahan.

Walaupun para pengurus lini banyak menghabiskan masa

kerja harian mereka memantau para pekerja di bawah
jagaan masing- masing, inil tidaklah bermakna
tanggungjawab mereka setakat itu sahaja. Misalnya seorang
penyelia projek di tapak pembinaan. Beliau bukan sahaja
perlu memastikan semua pekerja melaksanakan tugas
masing-masing malah dari semasa ke semasa beliau perlu
berinteraksi dan berurusan dengan pembekal bahan binaan,
pegawai-pegawai kerajaan yang lain, pengurus pertengahan
dan kadang kala turut sama membuat laporan tertentu
kepada pengurus atasan di ibu pejabat.