P. 1
Cara Melakukan Workload Analysis

Cara Melakukan Workload Analysis

|Views: 1,284|Likes:
Published by Riska Dwi Gusriyani

More info:

Published by: Riska Dwi Gusriyani on Dec 11, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/27/2013

pdf

text

original

a.

Analisis jabatan Analisis beban kerja

b.

Cara Melakukan Workload Analysis (Analisa Beban Kerja)
Filed in: Artikel HR ManagementAdd comments

Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi; dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini. (Jika Anda ingin mendapatkan slide presentasi yang bagus tentang HR management dan workload analysis, silakan klik DISINI ). 1. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. Yakni : Mengumpulkan data riset, menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru. 2. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil, contoh : pengumpulan data produk kompetitor, pengumpulan data perilaku konsumen, pengumpulan data kebutuhan pasar, dll. 3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset; berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas.

http://rajapresentasi.com/2009/04/cara-melakukan-workload-analysis-analisabeban-kerja/

Definisi Analisis Beban Kerja menurut Beberapa Ahli

dimana materi pembahasan mencakup sasaran-sasaran pekerjaan. analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. dan pengambilan contoh kerja. Menurut Heizer dan Render (1996:98). pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi. Lebih jauh dikatakan. peranannya dalam hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain. semangat kerja. bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara. ketatalaksanaan. Menurut T. pengkajian waktu. Penetapan standar kerja dapat dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan para bawahannya. dan sumberdaya manusia. persyaratan-persyaratan organisasi. hal ini karena . data waktu standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan. untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal.Menurut Komaruddin (1996:235). Teknik pengukuran kerja yang dapat digunakan antara lain: studi waktu. Lebih lanjut dikemukakan pula. bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan. kepuasan. analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu. Menurut Simamora (1995:57). dan pengambilan sampel kerja (work sampling). yakni berdasarkan pengalaman masa lalu. dan motivasi yang lebih besar. melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Hani Handoko (1985:135). Menurut Menpan (1997). atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan. Proses penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen karyawan. Standar kerja. kadang-kadang juga ditetapkan secara partisipatip dengan pemimpin organisasi buruh. atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil. standar pekerjaan dapat diperoleh dari hasil pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatip. data standar. standar waktu sebelum penentuan. agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja. dan kebutuhan karyawan. teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya.

Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Namun demikian. analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas. 3. dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan ditulis dalam kontrak kerja. dan Sakti (1997:63). Motik. 2. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time). Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri. ditentukan dari analisis beban kerja. Menurut Moeljadi (1992:93). Menurut Irawan. analisis perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat. dalam perencanaan sumberdaya manusia. perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan perusahaan. Jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut : 1. 4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time). berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja. yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di pasar. Dan analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja perusahaan. selain kegiatan analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar).para pemimpin serikat karyawan memahami pentingnya melakukan perundingan tentang standarstandar pelaksanaan berbagai pekerjaan. Menurut Moekijat (1995:58). maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai. Beban kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan kebutuhan tenaga kerja adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga karyawan perbulan. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam .

4. Untuk mengatasi permasalahan di atas. misi. Adanya standar waktu kerja. tuntutan masyarakat terhadap pelayanan publik semakin besar. Di mana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya. Menumpuknya pegawai di satu unit kerja dan kurangnya pegawai di unit kerja yang lain merupakan suatu contoh yang nyata dari permasalahan tersebut. Adanya beban kerja yang akan diukur. Kesimpulan: Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas.id Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan. 7. Salah satu penyebab utama adalah distribusi pegawai pada suatu unit kerja atau satuan kerja belum mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya. http://www.net/triwidodowutomo/analisis-beban-kerja Analisis Beban Kerja I. namun profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. 3.bkn. dalam arti belum didasarkan pada beban kerja yang ada. Sumber: http://www. tujuan dan sasaran organisasi serta fungsi dan tugas pokok yang diemban. Menetapkan jumlah jam kerja per hari. terarah. . diperlukan perbaikan dan penataan ulang manajemen kepegawaian ke arah yang lebih baik. LATAR BELAKANG Dewasa ini. Adanya satuan hasil. 6. Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata dan dibenahi saat ini adalah formasi pegawai yang sesuai dengan visi.go. 2. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan. tersirat makna bahwa dalam melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal sebagai berikut: 1. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk. serta berkesinambungan (sustainable). 5. mempunyai pola yang jelas.efisiensi penggunaan tenaga kerja.slideshare.

6.php Pelaksanaan Program Diklat Analisis Beban Kerja Angkatan I Sebagai bentuk komitmen Magister Administrasi Publik UGM dalam rangka meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan sesuai dengan rencana program diklat MAP 2011. Penataan/penyempurnaan struktur organisasi.id/analisis-beban-kerja. http://ittc. 3. Distribusi pegawai pada suatu satuan kerja mengacu pada kebutuhan organisasi yang sebenarnya. II. Penyusunan rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai beban kerja masing-masing unit organisasi. Penyusunan program formasi. 2. HASIL Hasil (outcome) dari kegiatan Penyusunan Analisis Beban Kerja ini akan digunakan sebagai bahan untuk antara lain: 1. Memetakan kondisi riil pegawai baik kuantitatif maupun kualitatif beserta kompetensi yang dibutuhkan pada suatu unit kerja sebagai bahan perumusan formasi dan rasio kebutuhan pegawai untuk keperluan penataan kelembagaan. khususnya menyangkut formasi dan alokasi sumber daya manusia. 3. efisien. 5. 2. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi unit kerja. TUJUAN 1. realistis dan operasional secara nyata. maka MAP menyelenggarakan pelatihan Analisis Beban Kerja angkatan I. KELUARAN Keluaran (output) dari kegiatan ini adalah Hasil Analisis Beban Kerja yang memberikan arah dan pedoman bagi penataan organisasi. didasarkan pada beban kerja yang ada. 4. IV. Memperjelas dan mempertegas penyusunan format kelembagaan yang akan dibentuk secara lebih proporsional sehingga tercapai keseimbangan antara kewenangan dan tujuan organisasi dengan besaran organisasinya. III.Perencanaan formasi harus didasarkan pada hasil perhitungan beban kerja organisasi sehingga formasi pegawai yang telah disusun dapat memenuhi kebutuhan organisasi untuk pelaksanaan tugas secara profesional.co. Mengidentifikasi efisiensi dan efektifitas beban kerja yang menggambarkan prinsip rasional. Penyempurnaan sistem dan prosedur kerja. mutasi dan promosi pegawai sesuai visi dan misi organisasi. efektif. Pelatihan Analisis Beban Kerja dilaksanakan pada tanggal 6 dan 7 Juni 2011 lalu bertempat di Gedung Magister Administrasi Publik . efektif dan efisien.

Peserta yang berasal dari instansi pemerintah daerah utamanya dari Sekolah Pascasarjana UGM. dengan beberapa sesi. Para peserta mengikuti pelatihan pelatihan analisis beban kerja dengan sangat antusias. Bahkan secara makro.Si. dan Pemda Kabupaten Tulang Bawang. Sistematika kurikulum yang ditawarkan dalam pelatihan Analisis Beban Kerja merujuk pada peraturan yang berlaku. MDA. peserta diperkenalkan dengan konsep Analisis Beban Kerja secara lebih aplikatif. beban kerja dan pengukuran kerja. Di lain pihak. Keseluruhan peserta pelatihan analisis beban kerja angkatan 1 berjumlah 17 orang baik dari instansi pemerintah daerah maupun dari MAP UGM. f) Tehnik analisis data dan penyajian data dalam dokumen analisis beban kerja dan. Dr Agus pramusinto menyampaikan bahwa pelaksanaan analisis beban kerja merupakan salah satu cara untuk mewujudkan penyelenggaraan sistim administrasi dan organisasi pemerintahan yang efektif dan efisien. karena pada saat itu kolaborasi tidak akan berjalan. Analisis Beban Kerja dimaknai sebagai salah satu wujud nyata dari etika administratif dan etika kepemimpinan pemerintah. maka pada tahap selanjutnya justru akan mengancam governance itu sendiri. Beberapa rumus penghitungan Analisis Beban Kerja juga diperkenalkan. Sedangkan cara teknik pengumpulan data Analisis Beban Kerja dilakukan dengan wawancara berdasarkan form kuesioner yang sudah terkonsep dan observasi (disebut dengan form A). Pertukaran informasi pengalaman kelembagaan pemerintah baik secara umum maupun khusus menyangkut pelaksanaan ABK di lapangan menjadi bahan diskusi yang menarik di kelas. pada sesi pertama. antara lain: Peraturan Menteri Dalam Negeri No. Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan dan Aset Kabupaten Minahasa Utara. Padahal Analisis Beban Kerja merupakan bagian pengelolaan SDM dan kelembagaan yang saling terkait. Penghitungan Analisis Beban Kerja didasarkan pada tugas para aparatur pemerintah. Capacity building akan memperkuat governance. Konsep Analisis Beban Kerja pada dasarnya merujuk pada keadilan dan profesionalitas. Agus Pramusinto. Penjelasan ini disampaikan oleh Drs. d) Penyusunan instrument analisis beban kerja. Pelaksanaan otonomi daerah dapat menjadi lambat. Dalam sambutannya. Subando Agus Margono. pelaksanaan Analisis Beban Kerja terkait dengan capacity building dan governance.PAN/7/2004. 12 Tahun 2008 dan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. namun tanpa etika administratif (ethical decision making atau public policy) dan etika kepemimpinan. e) Tehnik pengumpulan data dan penghitungan beban kerja. KEP/75/M. M. yaitu: a) Good Governance. Kebijakan. Pada sesi-sesi selanjutnya. g) action plan. Durasi penyampaian materi selama 16 jam dibagi menjadi dua hari. Mulai dari penghitungan Analisis Beban Kerja yang dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu berdasarkan proses. Hal ini juga sejalan dengan kebijakan desentralisasi (Otonomi Daerah) dan tantangan yang dihadapi oleh pemerintah yaitu peningkatan kapasitas aparatur pemerintah. setiap instansi dituntut untuk dapat mengelola organisasinya secara efektif dan efisien.(MAP) UGM dan dibuka oleh Dr. . kenyataan bahwa sumber pembiayaan setiap instansi pemerintah semakin terbatas. b) Konsep Dasar Analisis Beban Kerja. Kriteria Penataan Kelembagaan Pemerintah dan Kebutuhan Analisis Beban Kerja. Namun konsep ini belum sepenuhnya dipahami oleh hampir setiap level instansi pemerintah. Oleh karenanya. salah satunya disebabkan oleh rendahnya kualitas aparatur pemerintah. c) Metode pengukuran beban kerja dan mekanisme analisis beban kerja. dimana setiap peserta memperhatikan pemateri diklat yang ahli di bidangnya masing-masing. Ini menjadi tantangan bagi instansi pemerintah dalam upaya pelaksanaan pemerintahan dan pembangunan serta pemberian pelayanan kepada masyarakat.

LPPD. M. c) perumusan tujuan secara SMART (specific. Dr. terdapat dua sesi pelatihan Analisis Beban Kerja. Pada sesi terakhir. Pada hari kedua.id/index. Pengalaman di lapangan sering menunjukkan hal yang normatif bahkan tidak masuk akal. Pada sesi ini. maka hasil analisis juga tidak dapat berjalan dengan lancar. yaitu sesi materi mengenai Praktik Pengumpulan Data Analisis Beban Kerja.Akan lebih baik lagi. penetapan tujuan. http://map. para peserta berlatih mengisi dan menghitung beban kerja. b) langkah-langkah perencanaan seperti self audit. Ewan Agus Purwanto selaku pengelola MAP UGM menutup kegiatan Pelatihan Analisis Beban Kerja secara resmi dan menyampaikan selamat kepada peserta diklat yang telah berhasil menyelesaikan kegiatan ini dengan sukses dan meminta maaf apabila dalam pelaksanaan diklat terdapat beberapa kekurangan serta mengucapkan selamat jalan kepada seluruh peserta diklat yang telah berhasil menunaikan tugas dengan baik. 7 Juni 201. Pelaksanaan dua hari program diklat Analisis Beban Kerja tidak terasa selesai. Peserta dibagi menjadi dua kelompok peran yaitu berperan sebagai responden aparatur dan enumerator. Ewan Agus Purwanto berpesan agar apa yang telah didapatkan selama mengikuti diklat dapat diterapkan di lingkungan masing-masing untuk memberikan kontribusi bagi kemajuan bangsa. Ratminto.ac. measurable. dalam materi Tehnik Analisis Data dan Penyajian Data dalam Dokumen Analisis Beban Kerja dan oleh Drs. Data pendukung ini berguna sebagai kroscek terhadap data primer yang didapat langsung dari responden.php/component/content/article/14-berita/135pelaksanaan-program-diklat-analisis-beban-kerja-angkatan-i .Si. realistic dan time dated).Si. LKPJ dan sebagainya. Dr. Satu titik poin pada sesi ini adalah mengenai hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan. achievable. Suharyanto. M. Pada sesi ini. Hampir sebagian SDM aparatur yang menjadi menjadi responden menganggap Analisis Beban Kerja merupakan konotasi dari evaluasi kinerja aparatur sehingga informasi yang diberikan terkadang bias. M. Setelah sesi action plan berakhir. seluruh yang hadir di dalam ruang 307 MAP UGM saling berjabat tangan. evaluasi dan pengendalian rencana.ugm. pada sesi action plan. para peserta dibagi kembali menjadi beberapa kelompok untuk membuat action plan perencanaan Analisis Beban Kerja. 12 Tahun 2008.Si. peserta mendapat penjelasan tentang Perencanaan Kegiatan Analisis Beban Kerja yang disampaikan oleh Drs Suharyanto. jika didukung dengan data pendukung seperti LAKIP. masing-masing peserta kelompok juga antusias mendiskusikan rencana kegiatan Analisis Beban Kerja. Pada sesi ini. Setelah penutupan dan penyerahan sertifikat. forecasting. Jika terdapat data semacam ini. penetapan kegiatan. Pertama. Latihan ini cukup intens dan para peserta tampak serius dalam menghitung beban kerja.hal tersebut adalah menggunakan a) pedoman SWOT. Kuesioner yang dipakai adalah form kuesioner Menteri Dalam Negeri No. Hal. lingkungan. Hal ini disampaikan oleh Drs. bahkan beberapa peserta sampai mengambil waktu istirahat untuk melanjutkan latihan tersebut.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->