DATABASE SEBAGAI SISTEM YANG DIGUNAKAN UNTUK KEMUDAHAN DALAM MELAKUKAN MANAJEMEN INFORMASI DAN MANAJEMEN DATA DALAM

DUNIA BISNIS

Prepared by : Sharon 1201006051

1. Pengenalan Database 1.1

Pengertian Database Database mempunyai beberapa pengertian yang digunakan sebagai dasar untuk

memahami cara penggunaan dan dasar pembuatan dari sistem tersebut antara lain.
a.

Database merupakan suatu kumpulan informasi yang disimpan didalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari data yang disimpan tersebut.

b. Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data

dapat ditunjukan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau tabel terdapat rekaman-rekaman yang sejenis, sama besar, sama bentuk, dan merupakan satu kumpulan entity/entitas yang seragam.
c.

Database adalah kumpulan suatu data yang disimpan secara bersama - sama pada suatu media, tanpa adanya suatu bentuk data yang sama antara satu dengan yang lain, sehingga mudah untuk digunakan kembali, dan dapat digunakan oleh suatu program aplikasi secara optimal. Data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya, data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.

1.2

Teknologi Database

Dalam perkembangannya analisa dan desain sistem informasi teknologi database dibagi menjadi dua aspek pokok penting yaitu Data Flow Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD). 1.2.1 Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari flow data di suatu system informasi. Tujuan dari dibuatnya Data Flow Diagram (DFD) adalah untuk memudahkan penggambaran dari suatu system yang ada secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut mengair atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. Keuntungan dari Data Flow Diagram (DFD) adalah.
a. Dapat menggambarkan system secara terstruktur dengan memecah-mecah proses

menjadi level yang lebih rendah (decomposition). b. Dapat menunjukkan arah data pada system. c. Dapat menggambarkan system parallel. d. Dapat menunjukkan simpanan data. e. Dapat menunjukkan kesatuan luar. Kekurangan dari Data Flow Diagram (DFD) adalah.
a. Tidak menunjukkan proses perulangan (loop).

b. Tidak menunjukkan proses keputusan (decision). c. Tidak menunjukkan proses perhitungan. Bentuk-bentuk dari Data Flow Diagram (DFD) adalah sebagai berikut.
a. Physical DFD

Physical DFD adalah DFD yang menekankan bagaimana proses dari suatu system diterapkan. Bentuk DFD ini digunakan untuk menggambarkan suatu system yang ada.

Keuntungan dari bentuk DFD ini adalah proses suatu system yang ada akan lebih dapat digambarkan dengan jelas dan dapat dikomunikasikan dengan lebih mudah kepada pemakai system atau user sehingga akan mempermudah programmer di dalam menganalisis system maupun memperoleh gambaran yang jelas.
b. Logical DFD

Logical DFD adalah DFD yang menekankan proses-proses apa saja yang dibutuhkan suatu system. Bentuk ini digunakan untuk menggambarkan suatu system baru yang dikembangkan secara logika dengan penerapan secara fisik. Keuntungan dari bentuk ini adalah penghematan waktu didalam penggambaran diagramnya, karena system yang akan diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai system atau user. Biasanya pendesain system juga akan mengusulkan beberapa alternative system baru. 2.1.2 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah diagram yang dipakai untuk mendokumentasikan data-data yang ada dengan cara mengidentifikasi tiap jenis entitas (entity) beserta hubungannya (relationship). Etode ini digunakan untuk menjelaskan suatu skema database. Terdapat dua macam ERD, yaitu conceptual ERD dan physical ERD. Beberapa elemen yang ada di dalam Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebagai berikut.
a. Entity / Entitas

Entitas merupakan objek yang dapat bersifat fisik atau bersifat konsep dan dapat dibedakan satu dengan yang lainnya berdasarkan attribute yang dimilikinya. Suatu entitas disebut juga dengan file. b. Relationship Relationship adalah hubungan antara dua entitas atau lebih. Tiga jenis relationship yaitu Obligatory, Non-obligatory, dan Dependency

Obligatory, obligatory dapat disebut juga mandatory. Obligatory adalah keadaan dimana semua anggota dari semua entitas harus berpartisipasi atau memiliki hubungan dengan etitas yang lain.

Non-obligatory, non-obligatory adalah keadaan dimana tidak semua anggota dari suatu entitas harus berpartisipasi atau memiliki hubungan dengan entitas yang lain.

Dependency, dependency adalah suatu keadaan diman syatu entitas didefinisikan secara sebagian (partial) oleh entitas lainnya. Agar terjadi hubungan ini, setiap entitas harus memiliki suatu identifier.

c. Attribute Attribute adalah informasi singkat atau karakteristik yang terdapat didalam sebuah entitas. d. Cardinality Cardinality digunakan untuk menandai sebuah entitas yang muncul dalam relasi dengan entitas lainnya.

1.3

Software Database Beberapa macam software database yang digunakan sebagai penunjang

menejemen informasi dan menejemen data adalah sebagai berikut.

1.3.1

MySQL

MySQL merupakan salah satu perangkat lunak sistem manajemen basis data (database management system) atau DBMS yang menggunakan perintah standar SQL (Structured Query Language). Dimana MySQL mampu untuk melakukan banyak eksekusi perintah query dalam satu permintaan (multithread), baik itu menerima dan

mengirimkan data. MySQL juga multi-user dalam arti dapat dipergunakan oleh banyak pengguna dalam waktu bersamaan. Dengan sekitar enam juta instalasi di seluruh dunia. MySQL tersedia dalam perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public Lisence (GPL) dan juga menjual dalam lisensi komersial untuk keperluan jika penggunanya tidak cocok menggunakan lisensi General Public Lisence. Penggunaan MySQL yang merupakan sebuah database server sekaligus dapat sebagai client, dan dapat berjalan di multi-OS (operating system) memiliki keunggulan lainnya seperti OpenSource sehingga penggunanya tidak perlu membayar lisensi kepada pembuatnya. Dapat mendukung database dengan kapasitas yang sangat besar. Merupakan database management system (DBMS) yang mudah digunakan. Didukung oleh driver ODBC, sehingga database MySQL dapat diakses oleh aplikasi apa saja. Bahasa pemrograman yang dapat digunakan untuk mengakses MySQL diantaranya adalah dengan C, C++, Java, Perl, PHP, Phyton, dan APIs.

1.3.2

MyVbQL

MyVbQL adalah application programming interface (API) pada Visual Basic yang dibuat oleh icarz.Inc. MyVbQL merupakan alternatif dari penggunaan driver MS ADO MyODBC yang digunakan oleh pengguna Visual Basic untuk mengakses basis data MySQL. Pembuatan MyVbQL bertujuan untuk mengurangi ukuran setup perangkat lunak.

1.3.3

PhPMyAdmin PhpMyAdmin adalah suatu alat bantu open source yang ditulis dalam PHP yang

digunakan untuk menangani administrasi basis data Mysql yang diakses melalui web browser (internet explorer, fireFox, opera, dan lain-lain). Fasilitas yang tersedia pada PhpMyAdmin saat ini adalah dapat membuat dan menghapus database, membuat, menghapus dan menambah tabel, menghapus, mengedit dan menambah field, melakukan

berbagai macam perintah SQL, mengatur kunci pada field, mengatur akses (privileges), mengekspor data ke berbagai format.

1.3.3

XAMPP

XAMPP adalah perangkat lunak gratis, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program untuk menjankan fungsinya sebagai server yang berdiri sendiri, yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penterjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrogramaan PHP dan Perl. XAMPP adalah nama yang merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas. XAMPP merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat mampu melayani halaman dinamis. Saat ini, XAMPP tersedia untuk sistem operasi Microsoft Windows, Linux, Sun Solaris dan Mac OS X.

2. Database Bagi Pelaku Dunia Bisnis

Bagi pelaku bisnis pada saat ini bahkan menjelang pasar bebas yang akan segera bergulir, persaingan antar industri akan semakin ketat. Untuk dapat bersaing dan bertahan hidup, para pelaku bisnis perlu menetapkan harga jual yang tepat. Dalam rangka meningkatkan penjualan, pelaku bisnis tidak boleh menjual produkjadi dibawah harga pokok produksi, yang dapat mengakibatkan kerugian. Sebaliknya pelaku bisnis juga tidak bisa menetapkan harga jual yang terlalu tinggi, sehingga dapat memberi peluang kepada pesaing untuk menguasai pasar. Pelaku bisnis yang memiliki informasi biaya yang akurat, dapat menetapkan harga jual yang dapat bersaing dan tetap memperoleh keuntungan. Selain itu, informasi biaya dibutuhkan oleh manajemen untuk memutuskan bauran produk dan mengevaluasi kinerja. Informasi biaya juga digunakan untuk membuat laporan keuangan yang dibutuhkan oleh pihak eksternal. Sistem akuntansi biaya tradisional dirancang untuk membuat laporan keuangan dan manajemen produk, tetapi tidak dapat menyediakan informasi yang memadai untuk menangani produksi di

lingkungan pabrik modern. Saat ini, banyak perusahaan industri beralih ke sistem Activity Base Costing (ABC), karena sistem ABC memberikan beberapa keuntungan antara lain.
a. Informasi biaya lebih akurat, sehingga dapat dibuat keputusan mengenai bauran

produk dan harga jual yang lebih tepat.

b. Informasi biaya lebih detil, sehingga dapat meningkatkan kemampuan manajemen

untuk mengontrol dan mengendalikan total biaya.

c. Informasi biaya dapat digunakan untuk merancang produk baru yang lebih murah

dengan tetap mempertahankan mutu. Namun sistem ABC lebih kompleks jika dibandingkan dengan sistem akuntansi biaya tradisional. Pada sistem ABC lebih banyak metode yang digunakan untuk mengalokasikan overhead pabrik dan mencatat semua aktivitas produksi yang menimbulkan biaya maupun yang tidak menimbulkan biaya secara lebih detil sehingga pembuatan perangkat database bagi dunia bisnis saat ini sangatlah diperlukan.

3. Studi Kasus Pada studi kasus ini akan dibahas tentang aktivasi subsistem produksi suatu perusahaan. Umumnya subsistem produksi terbagi atas empat aktivitas berikut: product design, planning and scheduling, production operations, dan cost accounting. Aktivitas dan aliran informasi antara aktivitas atau dengan sub sistem lain dapat dilihat pada Gambar 1. Informasi yang mengalir pada sub sistem produksi digunakan untuk menghasilkan keputusan, antara lain: berapa banyak dan kapan suatu produk harus diproduksi, metode apa yang harus digunakan, bagaimana cara mengalokasikan biaya, dan apakah investasi harus dilakukan.

3.1 Product Design

Aktivitas pertama subsistem produksi adalah product design (lingkaran 1.0 pada Gambar 1). Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk merancang produk yang dapatmemenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal: kualitas, kehandalan, dan kegunaan dengan biaya produksi seminimal mungkin.Dalam aktivitas ini diciptakan 2 dokumen, yaitu: Bill Of Materials (BOM) dan Operation List (OL). Dalam BOM dicantumkan kode, nama, dan jumlah bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan satu produk, dokumen BOM dapat dilihat pada Gambar 2. Sedangkan OL berperan juga sebagai routing sheet. OL mencantumkan langkah-langkah yang harus dikerjakan, mesin yang dibutuhkan, dan waktu yang diperlukan pada setiap langkah. Dokumen OL dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 1. Level 0 Data Flow Diagram subsistem Produksi.

Gambar 2. Contoh Dokumen Bill Of Material

3.2 Planning and Scheduling Aktivitas kedua subsistem produksi adalah planning and scheduling (lingkaran 2.0 pada Gambar 1). Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk merencanakan produksi seefisien mungkin dan dapat memenuhi pesanan pelanggan serta dapat mengantisipasi kebutuhan pelanggan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persedian barang jadi. Untuk keperluan tersebut perlu dibuat Master Production Schedule (MPS).

Gambar 3. Contoh Dokumen Operation List MPS menunjukkan berapa banyak produk yang harus diproduksi. MPS dibuat berdasarkan informasi pesanan pelanggan, ramalan penjualan, dan jumlah persediaan barang jadi. MPS harus bisa mengikuti perubahan kondisi pasar, untuk itu diperlukan sistem informasi produksi yang dapat menyajikan informasi yang tepat dan akurat, sehingga proses produksi dapat berjalan lancar. Berdasarkan BOM dan MPS dapat ditentukan kapan bahan baku harus dibeli. Usulan pembelian bahan baku ditulis padapurchase requisition dan diserahkan ke bagian pembelian. Dokumen lain yang dihasilkan pada aktivitas planning and scheduling adalahproduction order dan material requisition. Dokumen production order digunakan untuk mengotorisasi pembuatan sejumlah produk. Dokumen ini mendaftarkan operasi-operasi yang harus dilakukan, jumlah yang harus diproduksi, dan lokasi produk jadi harus diserahkan. Dokumen production order dapat dilihat pada Gambar 4. Sedangkan dokumen material equisition digunakan untuk mengotorisasi pemindahan sejumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, dapat dilihat pada Gambar 5. Dokumen ini berisi nomor production order, tanggal dokumen diterbitkan, nama dan jumlah bahan baku yang diperlukan.

Gambar 4. Contoh Dokumen Production Order

Gambar 5. Contoh Dokumen Material Requisition 3.3 Production Operations Aktivitas ketiga subsistem produksi adalah proses produk yang sesungguhnya (lingkaran 3.0 pada Gambar 1). Pemindahan bahan baku atau produk jadi dalam proses

produksi didokumentasi pada move ticket, yang dapat dilihat pada Gambar 6. Dokumen tersebut mencatat bahan baku yang ditransfer, lokasi tujuan, dan tanggal pemindahan. Sedangkan tenaga kerja yang berhubungan langsung dengan proses produksi dicatat dalam job time ticket, dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 6. Contoh Move Ticket

Gambar 7. Contoh Job Time Ticket

3.4 Cost Accounting Aktivitas terakhir subsistem produksi adalah cost accounting (lingkaran 4.0 pada Gambar 1). Dua tujuan utama sistem akuntansi biaya adalah menyediakan (1) informasi untuk perencanaan, pengawasan, pengevaluasian terhadap aktivitas produksi, dan (2) data biaya produksi yang akurat yang dapat digunakan dalam menetapkan harga dan bauran produk. Sebagai tambahan, sistem akuntansi biaya menyediakan informasi yang

digunakan untuk menghitung persediaan dan harga pokok penjualan yang ditunjukkan dalam laporan keuangan.

4. Pemodelan Database dari Studi Kasus

Permasalahan utama dalam pemodelan ini adalah bagaimana merancang database, agar dapat menyajikan informasi secara cepat dan akurat. Untuk itu, dalam makalah ini dibahas pemodelan database dengan pendekatan semantic object model. Model data ini lebih mudah digunakan dan menghasilkan transformasi yang lebih normal, jika dibandingkan dengan entity relationship model yang umum digunakan.

Gambar 8. Rancangan Semantic Object Model Sub Sistem Produksi

Gambar 8. Lanjutan Rancangan Semantic Object Model Sub Sistem Produksi

Dokumen yang digunakan dalam sub sistem produksi dianalisa object class-nya.Item yang se-object class dalam satu dokumen diberi nomor yang sama. Satu item dapat diberi nomor lebih dari satu, jika item tersebut berasal dari object class lain, misal: itemProduct No. Product No berperan sebagai attribute dari object BOM dan PRODUCT, untuk itu Product No dijadikan object attribute. Penomorannya dapat dilihat pada Gambar 2. Sedangkan gambar objectnya dapat dilihat pada Gambar 8.B. dan 8.C. Rancangan semantic object model secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 8.

5. Rancangan Relational Database Subsistem Produksi

Database relational paling banyak digunakan saat ini. Untuk itu tindakan selanjutnya adalah mentransformasikan rancangan semantic object model ke rancangan relational database, dengan langkah-langkahnya sebagai berikut.
a. Setiap object ditransformasikan ke satu relation. Nama object dijadikan nama

relation.
b. Setiap single-value attribute pada object yang bersangkutan dijadikan attribute

pada relation yang dibentuk. Nama single-value attribute dijadikan nama attribute pada relation. Setiap object identifier (yang diawali dengan ID) pada object yang bersangkutan dijadikan key attribute (diberi garis bawah) pada relation yang dibentuk. Contoh untuk langkah A dan B, object EMPLOYEE pada Gambar 8.I. ditransformasikan menjadi relation EMPLOYEE pada Gambar 9.M.
c. Setiap multi-value simple maupun group attribute ditransformasikan ke satu

relation. Relation diberi nama berdasarkan nama multi-value attribute yang bersangkutan. Key attribute pada relation yang dibentuk dari multi-value simple attribute adalah object identifier dari object yang bersangkutan. Sedangkan key attribute pada relation yang dibentuk dari multi-value group attribute adalah object dan group identifier dari object yang bersangkutan. Contoh multi value group attribute BOM Detail pada object BOM di Gambar 8.B. ditransformasikan ke relation BOM DETAIL seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9.C.
d. Cara mentransformasikan object attribute tergantung pada attribute cardinality

untuk pair attribute yang bersangkutan, dengan ketentuan jika:

1. relationshipnya 1:1, maka salah satu object identifier dari object yang

bersangkutan dijadikan foreign key pada relation lain yang dibentuk. Umumnya object identifier dari object yang lebih dulu terbentuk, yang akan dijadikan foreign key pada relation lainnya. Contoh pair attribute BOM dan PRODUCT di Gambar 8.B. dan 8.C. Object instance product lebih dulu terbentuk, maka object identifier Product No dijadikan foreign key pada relation BOM.

2. relationshipnya

1:N,

maka

object

identifier

dari

pair

attribute

yang

maksimumattribute cardinality-nya satu dijadikan foreign key pada relation lain yang dibentuk dari pair attribute yang maksimum attribute cardinalitynya N. Contoh pair attribute BOM dan RAW MATERIAL di Gambar 8.A. dan 8.B. Maksimum attribute cardinality Object RAW MATERIAL adalah satu, sedangkan maksimum attribute cardinality Object BOM adalah N, maka object identifier RAW MATERIAL dijadikan foreign key pada relation BOM DETAIL.
3. relationshipnya N:M, maka dibentuk intersection relation yang berisi object

identifier dari object link yang bersangkutan. Hasil transformasi rancangan semantic object model ke rancangan relational database secara lengkap dapat dilihat pada Gambar 9. Relation pada Gambar 9 sudah memenuhi aturan normalisasi, artinya attribute non key sudah tergantung secara penuh kepada key attribute, kecuali relation PRODUCTION ORDER. Hal tersebut tidak akan terjadi jika dokumen pada sub sistem pendapatan juga sudah dibuat semantic object model-nya.

Gambar 9. Rancangan Database Sub Sistem Produksi

6. Kesimpulan Dari hasil pembahasan dapat ditarik kesimpulan, semantic object model adalah model data yang lebih mendekati pada pemahaman data pemakai. Dimana model data terbentuk dari hasil wawancara dan analisa terhadap semua dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu aktifitas, sehingga struktur data yang terbentuk bisa lengkap. Database relation hasil transformasi dari semantic object model kebanyakan sudah memenuhi aturan normal, karena hubungan antara dan arti data sudah dipikirkan sejak model data tersebut dibentuk.