I. PENDAHULUAN Persediaan (inventory) adalah salah satu aset yang sangat mahal dalam suatu perusahaan.

Pada satu sisi, manajemen perusahaan menghendaki biaya yang tertanam pada persediaan itu minimum, namun di lain pihak manajemen juga harus menjaga agar persediaan tidak habis dan mengganggu proses produksi yang berjalan. Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga. Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu sistem mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan. Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa resiko-resiko tertentu yang harus ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut. Persediaan yang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain itu perusahaan juga harus menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan tersebut. Manajemen harus mengatur agar perusahaan berada pada suatu kondisi yang dapat memenuhi kedua kepentingan tersebut. Yang dikategorikan sebagai persediaan adalahraw materials, work in process dan finished goods. Setiap perusahaan memiliki jenis, perencanaan dan sistem pengendalian peersediaan yang spesifik. Persoalan utama dalam pengelolaan persediaan ini terkandung dalam dua pertanyaan utama, yaitu: berapa banyak harus disediakan dan kapan penyediaan itu dilakukan. II. PEMBAHASAN Reviews periodik atau PR adalah proses penilaian, pemantauan dan pelaporan pada kebutuhan. Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk menyediakan data yang obyektif dan kredibel yang dapat digunakan untuk menargetkan bantuan dan menginformasikan penilaian masa depan. Ini berusaha untuk menginformasikan strategi bantuan kemanusiaan dan perubahan program untuk kepentingan rakyat. Ini pada dasarnya merupakan penyedia data yang relevan pada situasi dan kebutuhan masyarakat yang terkena dampak, koordinasi dapat diperkuat di seluruh sektor dan antara aktor-aktor internasional dan domestik dengan demikian membantu meringankan penderitaan dan mempercepat proses pemulihan. Peninjauan berkala (periodic review) merupakan evaluasi secara berkala pada setiap periode tertentu terhadap seluruh dokumen validasi yang telah disusun, meliputi peninjauan Rencana Induk Validasi (Validation Master Plan), review terhadap protokol

Jangka waktu peninjauan kembali ditetapkan oleh Komite Validasi atau oleh QA Manager melalui “Prosedur Tetap (protap) Peninjauan Berkala Dokumen Validasi”. sehingga kualitas produk dapat dijada secara konsisten. Apabila diperlukan. Revalidasi dapat pula diartikan sebagai peninjauan kembali terhadap dokumen validasi yang telah disusun (protokol dan laporan validasi) dan selanjutnya dibandingkan dengan kondisi terkini (current situation). dan rekomendasi yang dikumpulkan selama kegiatan pemantauan dan meninjau membantu organisasi menentukan ada atau tidak . peninjauan berkala dilakukan oleh QA Manager dengan cara membandingkan kondisi dinamis objek validasi dengan kondisi terkini. efisiensi. Demikian pula untuk produk-produk yang jarang diproduksi (untuk validasi proses produksi). baik dalam organisasi dan pemerintah secara luas. proses produksi. baik internal rejection maupun eksternal rejection. observasi. Mereka juga memberikan umpan balik kepada manajemen dan pihak berkepentingan lainnya. Sebagaimana dalam sistem dokumentasi lainnya.dan laporan validasi serta review terhadap seluruh rekomendasi yang dihasilkan pada saat pelaksanaan validasi. kualitas dan atau spesifikasi bahan awal. juga memerlukan kajian mendalam serta peninjauan menyeluruh terhadap seluruh fasilitas produksi. prosedur pengujian dan lain-lain. perlu dilakukan revalidasi setelah 1-2 tahun meskipun tidak ada perubahan. Peninjauan berkala yang dilakukan selanjutnya dilakukan dalam laporan Peninjauan Berkala (Periodic Review Report) sebagai bahan kajian untuk melakukan berbagai perubahan. dan relevansi dalam mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan. mesin atau peralatan produksi. termasuk sarana atau prasarana produksi. Umpan balik. Validasi ulang merupakan suatu pengulangan dari validasi sebelumnya untuk memperoleh kepastian bahwa perubahan dalam proses atau lingkungan yang sengaja atau tidak disengaja yang tidak mengakibatkan dampak yang merugikan terhadap karakteristik proses dan mutu produk. sarana penunjang. Tujuan Peiodic Review adalah :    Menjaga agar proses tetap up-to-date/ relevandate/ relevan Menjamin terselesaikannya permasalahan yang tidak terselesaikan pada tingkat yang rendah Menjamin semua permasalahan terevaluasi Pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses sangat penting untuk memastikan efektivitas. maka perlu dilakukan validasi ulang (revalidasi). misalnya adanya kegagalan produksi yang berulang-ulang pada produk tertentu. Adanya penolakan produk (rejected product).

yang sesuai.   waktu review. inefisiensi.  penggunaan fungsi pengawasan yang ada seperti audit internal. dan kesempatan untuk perbaikan. organisasi harus Untuk mempertimbangkan memiliki di tempat:  didokumentasikan hasil yang diharapkan terkait dengan pengelolaan risiko.pendekatan manajemen risiko dan proses yang mencapai hasil yang diharapkan dan membantu mengidentifikasi potensi kesenjangan. dari pemantauan dan peninjauan pendekatan manajemen risiko organisasi dan proses untuk stakeholder internal dan eksternal. apakah meminimalkan kejadian negatif atau memanfaatkan kesempatan. organisasi mungkin ingin mempertimbangkan:  peran dan tanggung jawab. mendukung kegiatan pemantauan dan review. mekanisme pelaporan untuk berkomunikasi pelajaran. evaluasi dan fungsi jaminan kualitas.  pengukuran dan pelaporan kinerja dari pendekatan manajemen risiko dan proses untuk: . dan  keterlibatan dengan anggota. Dalam menentukan strategi untuk pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses. Dalam melakukan pemantauan dan review periodik. beberapa kegiatan mempertimbangkan untuk melakukan mencakup:  mengukur dan melaporkan kemajuan dari pendekatan manajemen risiko dan proses terhadap strategi implementasi keseluruhan. dan  indikator untuk mengukur kinerja yang selaras dengan kinerja keseluruhan kerangka organisasi manajemen dan yang terakhir secara periodik untuk kesesuaian. termasuk memastikan bahwa manajemen senior yang terlibat dalam pemantauan dan peninjauan kinerja pendekatan manajemen risiko dan proses.

Sementara setup cost adalah biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses . supplies. alat-alat dan ideide. Menghindari kenaikan harga d. Ordering/Setup cost. selama bahan/barang belum tersedia untuk diproses lebih lanjut. Mendapatkan diskon bila membeli dalam jumlah tertentu e. efektivitas dan efisiensi dari pendekatan manajemen risiko dan proses. dalam hubungannya dengan mandat dan hasil kunci dan prinsip-prinsip manajemen risiko berkembang (termasuk kebijakan yang relevan dan alat pendukung)  menilai mana departemen terletak pada model kemampuan manajemen risiko. kapasitas manajemen risiko. alokasi sumber daya. Menghindari ada material/part yang rusak c. budaya risiko organisasi. dan o memastikan relevansi berkelanjutan. Menjamin kelangsungan produksi Salah satu tujuan dari pengendalian persediaan adalah meminimalkan biaya-biaya yang timbul akibat dari adanya persediaan tersebut. proses pemesanan dan administrasi. Ordering cost adalah biaya yang ditimbulkan oleh adanya kegiatan pemesanan persediaan dalam sekali pesan. Adapun biaya-biaya tersebut adalah: a.  melakukan scan lingkungan periodik untuk pendekatan baru. penyusutan. dan partner dan kepentingan stakeholder. Holding cost Holding cost adalah biaya yang ditimbulkan oleh penyimpanan persediaan dalam gudang pada periode waktu tertentu. bunga dan lain-lainnya. manajemen dan operasional yang diberikan lingkungan internal dan eksternal. termasuk pula di dalamnya biaya asuransi. b. prioritas. misal: formulir. dan menilai kepatuhan terhadap hukum. yang didasarkan pada upaya pelaksanaan dan kemajuan sampai saat ini. 2009) Fungsi pengendalian persediaan pada suatu perusahaan antara lain adalah: a. o memvalidasi bahwa manajemen risiko organisasi pendekatan dan proses yang sesuai dengan kebutuhan manajemen risiko dan tetap responsif terhadap konteks eksternal dan internal termasuk mandatnya. Menghindari keterlambatan pengiriman b. (Anonim. perencanaan bisnis. peraturan dan kebijakan.o mengkonfirmasi bahwa manajemen risiko adalah menambahkan nilai sebagai komponen kunci dari pengambilan keputusan.

Bin II berisi sisanya. Untuk memudahkan implementasinya. sementara menunggu pesanan datang. · Penggunaan stock dilakukan dengan mengambil isi Bin II. sering digunakan visual review system dengan metode yang disebutTwo Bin System: · Dibuat dua bin (tempat) penyimpanan. Secara prinsip.produksi untuk membuat suatu pesanan atau biaya-biaya yang dibutuhkan untuk melakukan penyesuaian pada saat bahan/barang diproses. Sistem Q memecahkan persoalan persediaan probabilistik dengan memandang bahwa posisi barang yang tersedia di gudang sama dengan posisi persediaan barang pada sistem determistik dengan menambahkan cadangan pengaman (Safety Stock). jika sudah habis artinya pemesanan harus dilakukan kembali. kehilangan pelanggan. c. sehingga keterlambatan bahan baku tidak ada pada saat menggunakan metode . stock pada Bin I digunakan Asumsi yang perlu dperhatikan pengendalian Sistem Q ini adalah: · Biaya simpan per unit tetap · Biaya setiap kali dilakukan pemesanan ulang adalah tetap · Waktu tunggu tetap (dalam keadaan normal). adanya selisih harga. Bin I berisi persediaan sebesar tingkat reorder point. Stock out cost adalah kerugian akibat demand tidak terpenuhi pada periode tertentu seperti: kehilangan penjualan. Pada prinsipnya sistem ini adalah hampir sama dengan model inventory probabilistik sederhana kecuali pada tingkat pelayanannya. dan tambahan pengeluaran kegiatan manajerial. terganggunya operasi. Pada sistem Q ini setiap kali pemesanan dilakukan dalam jumlah lot pesanan yang sama (karena itu disebut metode Q). setup cost adalah order cost pada saat bahan telah/sedang diproses. Stock out cost. biaya pemesan-an khusus. Sistem Q (Continuous Review Method) Metode Q. Metode yang digunakan untuk pengendalian persedian probalistik adalah: 1. setup cost sangat berkorelasi dengan setup time(setup time dapat dieliminasi dengan inovasi mesin dan perbaikan standard bahan baku). Kalau pada modelinventory probabilistik sederhana tingkat pelayanan ditetapkan sedangkan dalam Sistem Q tingkat pelayanan akan dicari optimalisasinya. yaitu menganut aturan bahwa jumlah ukuran pemesanan (kuantitas pemesanan) selalu tetap untuk setiap kali pesan. sehingga saat pemesanan dilakukan akan bervariasi. Pada banyak kasus.

. Akibatnya.· Permintaan bahan baku bervariasi · Setiap jenis item diperoleh dari penjualan yang berlainan · Pembelian tidak mendapat potongan harga · Kedatangan bahan yang tidak sekaligus akan menimbulkan biaya tambahan 2. tetapi juga untuk seluruh konsumsi persediaan. yaitu menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler mengikuti suatu periode yang tetap (mingguan. Untuk memudahkan implementasinya. Pada sistem P ini setiap kali pesan jumlah yang dipesan sangat bergantung pada sisa persediaan pada saat periode pemesanan tercapai. karena periode pemesanan sudah dilakukan secara periodik. sehingga setiap kali pemesanan dilakukan. ukuran lot pesanan tidak sama. Permasalahan pada sistem P ini adalah terdapat kemungkinan persediaan sudah habis sebelum periode pemesanan kembali belum tercapai. Sistem pengendalian dengan sistem P adalah suatu sistem pengendalian persediaan yang jarak waktu antar dua pesanan adalah tetap. Persediaan pengaman dalam sistem ini tidak hanya dibutuhkan untuk meredam fluktuasi permintaan selama lead time. Sistem P (Periodic Review Method) Metode P. dsb). digunakan visual review system dengan metode yang disebutOne Bin System: · Dibuat Bin yang berisikan jumlah inventory maksimum. safety stock yang diperlukan relatif lebih besar. sedangkan kuatititas pemesanan akan berulang – ulang. · Setiap kali periode pemesanan sampai tinggal dilihat berapastock tersisa dan pemesanan dilakukan untuk mengisi Bin penuh. Metode P relatif tidak memerlukan proses administrasi yang banyak. bulanan.

maka tidak dilakukan pemesanan.r) Policy ini dapat digambarkan seperti pada gambar berikut : .r) Policy persediaan dihitung hanya pada saat periode yang ditentukan. maka dilakukan pemesanan. Periodic Review (R. Sedangkan jika persediaan diatas reorder point.r) Policy. Untuk Periodic Review (R. yaitu Periodic Review (R.r) Policy dan Continous Review (Q.Bagan Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Perbandingan antara Sistem Q dan Sistem P adalah sebagai berikut: Kebijaksanaan Persediaan Secara garis besar kebijaksanaan persediaan terbagi dua. jika pada saat itu persediaan yang ada berada dibawah titik minimum persediaan yang ditetapkan (reorder point).

bahwa pesanan tidak diterima seketika. Namun. Continous Review (Q. Pada Continous Review (Q. sehingga tidak dilakukan pemesanan. sehingga jumlah persediaan berkurang terus sepanjang leadtime sampai pesanan diterima. setiap ada bahan yang masuk atau keluar. dilakukan pencatatan. pada saat t1. jumlah persediaan (I1) berada diatas reorder point (r).Pada gambar 11. setiap kali jumlah persediaan (I) sampai pada titik reorder point.r) Policy ini dapat digambarkan seperti pada gambar berikut : Pada gambar diatas. Setelah selang waktu T.r) Policy. Sehingga. karena pada saat itu jumlah persediaan (I2) berada dibawah reorder point. maka akan timbul kekurangan. pesanan ini tidak akan diterima seketika sesuai leadtime. Order akan dilakukan setiap kali jumlah persediaan mencapai reorder point.2. . Pada gambar. yaitu pada saat t2. sisa persediaan diperiksa terus-menerus. Perlu dicatat. dilakukan pemesanan sejumlah Q2=R-I2 unit. ketika penggunaan sepanjang leadtime lebih besar dari reorder point. pesanan yang dibuat pada t3 tidak diterima sampai persediaan habis dan terjadi kekurangan persediaan. sedangkan jumlah yang dipesan (Q) tetap. Pada gambar juga terlihat bahwasanya waktu antara satu order dengan order berikutnya bervariasi. maka dilakukan pemesanan.

dan rekomendasi yang dikumpulkan selama kegiatan pemantauan dan meninjau membantu organisasi menentukan ada atau tidak pendekatan manajemen risiko dan proses yang mencapai hasil yang diharapkan dan membantu mengidentifikasi potensi kesenjangan. Dalam menentukan strategi untuk pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses. Umpan balik. Mereka juga memberikan umpan balik kepada manajemen dan pihak berkepentingan lainnya. pemantauan dan pelaporan pada kebutuhan. dan relevansi dalam mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan. baik dalam organisasi dan pemerintah secara luas. . Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk menyediakan data yang obyektif dan kredibel yang dapat digunakan untuk menargetkan bantuan dan menginformasikan penilaian masa depan. Tujuan Peiodic Review adalah :    Menjaga agar proses tetap up-to-date/ relevandate/ relevan Menjamin terselesaikannya permasalahan yang tidak terselesaikan pada tingkat yang rendah Menjamin semua permasalahan terevaluasi Pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses sangat penting untuk memastikan efektivitas.Reviews periodik atau PR adalah proses penilaian. dan kesempatan untuk perbaikan. organisasi mungkin ingin mempertimbangkan:  peran dan tanggung jawab. efisiensi. Ini pada dasarnya merupakan penyedia data yang relevan pada situasi dan kebutuhan masyarakat yang terkena dampak. observasi. koordinasi dapat diperkuat di seluruh sektor dan antara aktor-aktor internasional dan domestik dengan demikian membantu meringankan penderitaan dan mempercepat proses pemulihan. Ini berusaha untuk menginformasikan strategi bantuan kemanusiaan dan perubahan program untuk kepentingan rakyat. termasuk memastikan bahwa manajemen senior yang terlibat dalam pemantauan dan peninjauan kinerja pendekatan manajemen risiko dan proses. inefisiensi.

dan  keterlibatan dengan anggota.   waktu review. penggunaan fungsi pengawasan yang ada seperti audit internal. Dalam melakukan pemantauan dan review periodik. mendukung kegiatan pemantauan dan review. alokasi sumber daya. evaluasi dan fungsi jaminan kualitas. perencanaan bisnis. o memvalidasi bahwa manajemen risiko organisasi pendekatan dan proses yang sesuai dengan kebutuhan manajemen risiko dan tetap responsif terhadap konteks eksternal dan internal termasuk mandatnya. dan . beberapa kegiatan mempertimbangkan untuk melakukan mencakup:  mengukur dan melaporkan kemajuan dari pendekatan manajemen risiko dan proses terhadap strategi implementasi keseluruhan. manajemen dan operasional yang diberikan lingkungan internal dan eksternal. budaya risiko organisasi. organisasi harus Untuk mempertimbangkan memiliki di tempat:  didokumentasikan hasil yang diharapkan terkait dengan pengelolaan risiko. mekanisme pelaporan untuk berkomunikasi pelajaran. apakah meminimalkan kejadian negatif atau memanfaatkan kesempatan. kapasitas manajemen risiko. dan  indikator untuk mengukur kinerja yang selaras dengan kinerja keseluruhan kerangka organisasi manajemen dan yang terakhir secara periodik untuk kesesuaian. dari pemantauan dan peninjauan pendekatan manajemen risiko organisasi dan proses untuk stakeholder internal dan eksternal. yang sesuai. prioritas.  pengukuran dan pelaporan kinerja dari pendekatan manajemen risiko dan proses untuk: o mengkonfirmasi bahwa manajemen risiko adalah menambahkan nilai sebagai komponen kunci dari pengambilan keputusan. dan partner dan kepentingan stakeholder.

Yogyakarta. Manajemen Produksi dan Operasi. http://www.gc. DAFTAR PUSTAKA Anonim. yang didasarkan pada upaya pelaksanaan dan kemajuan sampai saat ini. Penerbit PT. 2003. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Vincent. Lalu. Gasperz.asp diakses tanggal 12 Desember 2011 Samayang. Produktivity Planning and Inventory Control: Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufakturing 21. 2009). alat-alat dan ideide. Jakarta. Nasution A. Penerbit PT. 2002. Institut Teknologi Surabaya November.ca/tbs-sct/rm-gr/guides/girm-ggir04-eng. dalam hubungannya dengan mandat dan hasil kunci dan prinsip-prinsip manajemen risiko berkembang (termasuk kebijakan yang relevan dan alat pendukung)  menilai mana departemen terletak pada model kemampuan manajemen risiko. Edisi Satu. Gramedia.o memastikan relevansi berkelanjutan. Zuliant. dan menilai kepatuhan terhadap hukum. Jakarta . Surabaya. Salemba Empat. efektivitas dan efisiensi dari pendekatan manajemen risiko dan proses. peraturan dan kebijakan.. (Anonim.tbs-sct.  melakukan scan lingkungan periodik untuk pendekatan baru.H. Dasar-Dasar ManajemenProduksi & Operasi. Yamit. 1999. 2009. 2003. Ekonisia.