I. PENDAHULUAN Persediaan (inventory) adalah salah satu aset yang sangat mahal dalam suatu perusahaan.

Pada satu sisi, manajemen perusahaan menghendaki biaya yang tertanam pada persediaan itu minimum, namun di lain pihak manajemen juga harus menjaga agar persediaan tidak habis dan mengganggu proses produksi yang berjalan. Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga. Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu sistem mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan. Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa resiko-resiko tertentu yang harus ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut. Persediaan yang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain itu perusahaan juga harus menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan tersebut. Manajemen harus mengatur agar perusahaan berada pada suatu kondisi yang dapat memenuhi kedua kepentingan tersebut. Yang dikategorikan sebagai persediaan adalahraw materials, work in process dan finished goods. Setiap perusahaan memiliki jenis, perencanaan dan sistem pengendalian peersediaan yang spesifik. Persoalan utama dalam pengelolaan persediaan ini terkandung dalam dua pertanyaan utama, yaitu: berapa banyak harus disediakan dan kapan penyediaan itu dilakukan. II. PEMBAHASAN Reviews periodik atau PR adalah proses penilaian, pemantauan dan pelaporan pada kebutuhan. Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk menyediakan data yang obyektif dan kredibel yang dapat digunakan untuk menargetkan bantuan dan menginformasikan penilaian masa depan. Ini berusaha untuk menginformasikan strategi bantuan kemanusiaan dan perubahan program untuk kepentingan rakyat. Ini pada dasarnya merupakan penyedia data yang relevan pada situasi dan kebutuhan masyarakat yang terkena dampak, koordinasi dapat diperkuat di seluruh sektor dan antara aktor-aktor internasional dan domestik dengan demikian membantu meringankan penderitaan dan mempercepat proses pemulihan. Peninjauan berkala (periodic review) merupakan evaluasi secara berkala pada setiap periode tertentu terhadap seluruh dokumen validasi yang telah disusun, meliputi peninjauan Rencana Induk Validasi (Validation Master Plan), review terhadap protokol

juga memerlukan kajian mendalam serta peninjauan menyeluruh terhadap seluruh fasilitas produksi. efisiensi. observasi. Mereka juga memberikan umpan balik kepada manajemen dan pihak berkepentingan lainnya. Apabila diperlukan. Jangka waktu peninjauan kembali ditetapkan oleh Komite Validasi atau oleh QA Manager melalui “Prosedur Tetap (protap) Peninjauan Berkala Dokumen Validasi”. Demikian pula untuk produk-produk yang jarang diproduksi (untuk validasi proses produksi). dan rekomendasi yang dikumpulkan selama kegiatan pemantauan dan meninjau membantu organisasi menentukan ada atau tidak . mesin atau peralatan produksi. maka perlu dilakukan validasi ulang (revalidasi). sehingga kualitas produk dapat dijada secara konsisten. baik dalam organisasi dan pemerintah secara luas. kualitas dan atau spesifikasi bahan awal. prosedur pengujian dan lain-lain. Adanya penolakan produk (rejected product). sarana penunjang. termasuk sarana atau prasarana produksi.dan laporan validasi serta review terhadap seluruh rekomendasi yang dihasilkan pada saat pelaksanaan validasi. baik internal rejection maupun eksternal rejection. proses produksi. dan relevansi dalam mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan. perlu dilakukan revalidasi setelah 1-2 tahun meskipun tidak ada perubahan. peninjauan berkala dilakukan oleh QA Manager dengan cara membandingkan kondisi dinamis objek validasi dengan kondisi terkini. Peninjauan berkala yang dilakukan selanjutnya dilakukan dalam laporan Peninjauan Berkala (Periodic Review Report) sebagai bahan kajian untuk melakukan berbagai perubahan. Validasi ulang merupakan suatu pengulangan dari validasi sebelumnya untuk memperoleh kepastian bahwa perubahan dalam proses atau lingkungan yang sengaja atau tidak disengaja yang tidak mengakibatkan dampak yang merugikan terhadap karakteristik proses dan mutu produk. Umpan balik. Sebagaimana dalam sistem dokumentasi lainnya. Tujuan Peiodic Review adalah :    Menjaga agar proses tetap up-to-date/ relevandate/ relevan Menjamin terselesaikannya permasalahan yang tidak terselesaikan pada tingkat yang rendah Menjamin semua permasalahan terevaluasi Pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses sangat penting untuk memastikan efektivitas. misalnya adanya kegagalan produksi yang berulang-ulang pada produk tertentu. Revalidasi dapat pula diartikan sebagai peninjauan kembali terhadap dokumen validasi yang telah disusun (protokol dan laporan validasi) dan selanjutnya dibandingkan dengan kondisi terkini (current situation).

Dalam melakukan pemantauan dan review periodik. inefisiensi. mekanisme pelaporan untuk berkomunikasi pelajaran. dan kesempatan untuk perbaikan. beberapa kegiatan mempertimbangkan untuk melakukan mencakup:  mengukur dan melaporkan kemajuan dari pendekatan manajemen risiko dan proses terhadap strategi implementasi keseluruhan. yang sesuai. evaluasi dan fungsi jaminan kualitas. mendukung kegiatan pemantauan dan review.pendekatan manajemen risiko dan proses yang mencapai hasil yang diharapkan dan membantu mengidentifikasi potensi kesenjangan. dan  keterlibatan dengan anggota. organisasi mungkin ingin mempertimbangkan:  peran dan tanggung jawab.  pengukuran dan pelaporan kinerja dari pendekatan manajemen risiko dan proses untuk: .  penggunaan fungsi pengawasan yang ada seperti audit internal.   waktu review. dan  indikator untuk mengukur kinerja yang selaras dengan kinerja keseluruhan kerangka organisasi manajemen dan yang terakhir secara periodik untuk kesesuaian. Dalam menentukan strategi untuk pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses. organisasi harus Untuk mempertimbangkan memiliki di tempat:  didokumentasikan hasil yang diharapkan terkait dengan pengelolaan risiko. apakah meminimalkan kejadian negatif atau memanfaatkan kesempatan. termasuk memastikan bahwa manajemen senior yang terlibat dalam pemantauan dan peninjauan kinerja pendekatan manajemen risiko dan proses. dari pemantauan dan peninjauan pendekatan manajemen risiko organisasi dan proses untuk stakeholder internal dan eksternal.

prioritas. 2009) Fungsi pengendalian persediaan pada suatu perusahaan antara lain adalah: a. efektivitas dan efisiensi dari pendekatan manajemen risiko dan proses.o mengkonfirmasi bahwa manajemen risiko adalah menambahkan nilai sebagai komponen kunci dari pengambilan keputusan. dan o memastikan relevansi berkelanjutan. yang didasarkan pada upaya pelaksanaan dan kemajuan sampai saat ini. Ordering cost adalah biaya yang ditimbulkan oleh adanya kegiatan pemesanan persediaan dalam sekali pesan. perencanaan bisnis. Menghindari keterlambatan pengiriman b. alokasi sumber daya. (Anonim. manajemen dan operasional yang diberikan lingkungan internal dan eksternal. supplies. dan menilai kepatuhan terhadap hukum. budaya risiko organisasi.  melakukan scan lingkungan periodik untuk pendekatan baru. misal: formulir. proses pemesanan dan administrasi. Menghindari kenaikan harga d. dalam hubungannya dengan mandat dan hasil kunci dan prinsip-prinsip manajemen risiko berkembang (termasuk kebijakan yang relevan dan alat pendukung)  menilai mana departemen terletak pada model kemampuan manajemen risiko. Adapun biaya-biaya tersebut adalah: a. Ordering/Setup cost. Mendapatkan diskon bila membeli dalam jumlah tertentu e. termasuk pula di dalamnya biaya asuransi. alat-alat dan ideide. kapasitas manajemen risiko. Menghindari ada material/part yang rusak c. Holding cost Holding cost adalah biaya yang ditimbulkan oleh penyimpanan persediaan dalam gudang pada periode waktu tertentu. Sementara setup cost adalah biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses . penyusutan. Menjamin kelangsungan produksi Salah satu tujuan dari pengendalian persediaan adalah meminimalkan biaya-biaya yang timbul akibat dari adanya persediaan tersebut. o memvalidasi bahwa manajemen risiko organisasi pendekatan dan proses yang sesuai dengan kebutuhan manajemen risiko dan tetap responsif terhadap konteks eksternal dan internal termasuk mandatnya. bunga dan lain-lainnya. peraturan dan kebijakan. selama bahan/barang belum tersedia untuk diproses lebih lanjut. dan partner dan kepentingan stakeholder. b.

jika sudah habis artinya pemesanan harus dilakukan kembali. kehilangan pelanggan.produksi untuk membuat suatu pesanan atau biaya-biaya yang dibutuhkan untuk melakukan penyesuaian pada saat bahan/barang diproses. dan tambahan pengeluaran kegiatan manajerial. terganggunya operasi. sering digunakan visual review system dengan metode yang disebutTwo Bin System: · Dibuat dua bin (tempat) penyimpanan. Pada banyak kasus. Stock out cost adalah kerugian akibat demand tidak terpenuhi pada periode tertentu seperti: kehilangan penjualan. Bin I berisi persediaan sebesar tingkat reorder point. Stock out cost. setup cost adalah order cost pada saat bahan telah/sedang diproses. adanya selisih harga. Kalau pada modelinventory probabilistik sederhana tingkat pelayanan ditetapkan sedangkan dalam Sistem Q tingkat pelayanan akan dicari optimalisasinya. Pada prinsipnya sistem ini adalah hampir sama dengan model inventory probabilistik sederhana kecuali pada tingkat pelayanannya. biaya pemesan-an khusus. Secara prinsip. Sistem Q memecahkan persoalan persediaan probabilistik dengan memandang bahwa posisi barang yang tersedia di gudang sama dengan posisi persediaan barang pada sistem determistik dengan menambahkan cadangan pengaman (Safety Stock). sehingga keterlambatan bahan baku tidak ada pada saat menggunakan metode . · Penggunaan stock dilakukan dengan mengambil isi Bin II. Metode yang digunakan untuk pengendalian persedian probalistik adalah: 1. Pada sistem Q ini setiap kali pemesanan dilakukan dalam jumlah lot pesanan yang sama (karena itu disebut metode Q). stock pada Bin I digunakan Asumsi yang perlu dperhatikan pengendalian Sistem Q ini adalah: · Biaya simpan per unit tetap · Biaya setiap kali dilakukan pemesanan ulang adalah tetap · Waktu tunggu tetap (dalam keadaan normal). Sistem Q (Continuous Review Method) Metode Q. setup cost sangat berkorelasi dengan setup time(setup time dapat dieliminasi dengan inovasi mesin dan perbaikan standard bahan baku). sehingga saat pemesanan dilakukan akan bervariasi. Bin II berisi sisanya. Untuk memudahkan implementasinya. yaitu menganut aturan bahwa jumlah ukuran pemesanan (kuantitas pemesanan) selalu tetap untuk setiap kali pesan. c. sementara menunggu pesanan datang.

Persediaan pengaman dalam sistem ini tidak hanya dibutuhkan untuk meredam fluktuasi permintaan selama lead time. dsb). bulanan. tetapi juga untuk seluruh konsumsi persediaan. safety stock yang diperlukan relatif lebih besar. · Setiap kali periode pemesanan sampai tinggal dilihat berapastock tersisa dan pemesanan dilakukan untuk mengisi Bin penuh.· Permintaan bahan baku bervariasi · Setiap jenis item diperoleh dari penjualan yang berlainan · Pembelian tidak mendapat potongan harga · Kedatangan bahan yang tidak sekaligus akan menimbulkan biaya tambahan 2. karena periode pemesanan sudah dilakukan secara periodik. ukuran lot pesanan tidak sama. Metode P relatif tidak memerlukan proses administrasi yang banyak. Sistem P (Periodic Review Method) Metode P. Pada sistem P ini setiap kali pesan jumlah yang dipesan sangat bergantung pada sisa persediaan pada saat periode pemesanan tercapai. yaitu menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler mengikuti suatu periode yang tetap (mingguan. digunakan visual review system dengan metode yang disebutOne Bin System: · Dibuat Bin yang berisikan jumlah inventory maksimum. . sedangkan kuatititas pemesanan akan berulang – ulang. sehingga setiap kali pemesanan dilakukan. Akibatnya. Untuk memudahkan implementasinya. Sistem pengendalian dengan sistem P adalah suatu sistem pengendalian persediaan yang jarak waktu antar dua pesanan adalah tetap. Permasalahan pada sistem P ini adalah terdapat kemungkinan persediaan sudah habis sebelum periode pemesanan kembali belum tercapai.

yaitu Periodic Review (R.r) Policy. Periodic Review (R. jika pada saat itu persediaan yang ada berada dibawah titik minimum persediaan yang ditetapkan (reorder point). Untuk Periodic Review (R.r) Policy persediaan dihitung hanya pada saat periode yang ditentukan.r) Policy ini dapat digambarkan seperti pada gambar berikut : .Bagan Perencanaan dan Pengendalian Persediaan Perbandingan antara Sistem Q dan Sistem P adalah sebagai berikut: Kebijaksanaan Persediaan Secara garis besar kebijaksanaan persediaan terbagi dua. maka dilakukan pemesanan. maka tidak dilakukan pemesanan.r) Policy dan Continous Review (Q. Sedangkan jika persediaan diatas reorder point.

Perlu dicatat. sisa persediaan diperiksa terus-menerus. sedangkan jumlah yang dipesan (Q) tetap. Pada gambar. sehingga jumlah persediaan berkurang terus sepanjang leadtime sampai pesanan diterima. setiap ada bahan yang masuk atau keluar. Pada Continous Review (Q. Continous Review (Q. jumlah persediaan (I1) berada diatas reorder point (r). pesanan yang dibuat pada t3 tidak diterima sampai persediaan habis dan terjadi kekurangan persediaan. dilakukan pencatatan.r) Policy ini dapat digambarkan seperti pada gambar berikut : Pada gambar diatas. Pada gambar juga terlihat bahwasanya waktu antara satu order dengan order berikutnya bervariasi. Namun. setiap kali jumlah persediaan (I) sampai pada titik reorder point. dilakukan pemesanan sejumlah Q2=R-I2 unit. Order akan dilakukan setiap kali jumlah persediaan mencapai reorder point.Pada gambar 11.r) Policy. Setelah selang waktu T. ketika penggunaan sepanjang leadtime lebih besar dari reorder point. karena pada saat itu jumlah persediaan (I2) berada dibawah reorder point. pesanan ini tidak akan diterima seketika sesuai leadtime. yaitu pada saat t2. Sehingga. maka dilakukan pemesanan.2. . pada saat t1. bahwa pesanan tidak diterima seketika. sehingga tidak dilakukan pemesanan. maka akan timbul kekurangan.

dan kesempatan untuk perbaikan. dan relevansi dalam mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan. dan rekomendasi yang dikumpulkan selama kegiatan pemantauan dan meninjau membantu organisasi menentukan ada atau tidak pendekatan manajemen risiko dan proses yang mencapai hasil yang diharapkan dan membantu mengidentifikasi potensi kesenjangan. baik dalam organisasi dan pemerintah secara luas. . organisasi mungkin ingin mempertimbangkan:  peran dan tanggung jawab. Umpan balik. inefisiensi. Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk menyediakan data yang obyektif dan kredibel yang dapat digunakan untuk menargetkan bantuan dan menginformasikan penilaian masa depan. pemantauan dan pelaporan pada kebutuhan. termasuk memastikan bahwa manajemen senior yang terlibat dalam pemantauan dan peninjauan kinerja pendekatan manajemen risiko dan proses. observasi.Reviews periodik atau PR adalah proses penilaian. Ini berusaha untuk menginformasikan strategi bantuan kemanusiaan dan perubahan program untuk kepentingan rakyat. Dalam menentukan strategi untuk pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses. efisiensi. Ini pada dasarnya merupakan penyedia data yang relevan pada situasi dan kebutuhan masyarakat yang terkena dampak. Tujuan Peiodic Review adalah :    Menjaga agar proses tetap up-to-date/ relevandate/ relevan Menjamin terselesaikannya permasalahan yang tidak terselesaikan pada tingkat yang rendah Menjamin semua permasalahan terevaluasi Pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses sangat penting untuk memastikan efektivitas. Mereka juga memberikan umpan balik kepada manajemen dan pihak berkepentingan lainnya. koordinasi dapat diperkuat di seluruh sektor dan antara aktor-aktor internasional dan domestik dengan demikian membantu meringankan penderitaan dan mempercepat proses pemulihan.

apakah meminimalkan kejadian negatif atau memanfaatkan kesempatan. dari pemantauan dan peninjauan pendekatan manajemen risiko organisasi dan proses untuk stakeholder internal dan eksternal. alokasi sumber daya. mendukung kegiatan pemantauan dan review. Dalam melakukan pemantauan dan review periodik. budaya risiko organisasi. beberapa kegiatan mempertimbangkan untuk melakukan mencakup:  mengukur dan melaporkan kemajuan dari pendekatan manajemen risiko dan proses terhadap strategi implementasi keseluruhan. perencanaan bisnis. manajemen dan operasional yang diberikan lingkungan internal dan eksternal. dan partner dan kepentingan stakeholder.  pengukuran dan pelaporan kinerja dari pendekatan manajemen risiko dan proses untuk: o mengkonfirmasi bahwa manajemen risiko adalah menambahkan nilai sebagai komponen kunci dari pengambilan keputusan. dan  indikator untuk mengukur kinerja yang selaras dengan kinerja keseluruhan kerangka organisasi manajemen dan yang terakhir secara periodik untuk kesesuaian. evaluasi dan fungsi jaminan kualitas. kapasitas manajemen risiko. penggunaan fungsi pengawasan yang ada seperti audit internal. organisasi harus Untuk mempertimbangkan memiliki di tempat:  didokumentasikan hasil yang diharapkan terkait dengan pengelolaan risiko. dan  keterlibatan dengan anggota. dan .   waktu review. o memvalidasi bahwa manajemen risiko organisasi pendekatan dan proses yang sesuai dengan kebutuhan manajemen risiko dan tetap responsif terhadap konteks eksternal dan internal termasuk mandatnya. yang sesuai. prioritas. mekanisme pelaporan untuk berkomunikasi pelajaran.

Institut Teknologi Surabaya November. Jakarta. 1999.  melakukan scan lingkungan periodik untuk pendekatan baru. Gramedia. DAFTAR PUSTAKA Anonim. alat-alat dan ideide. Gasperz. Vincent. 2003. Dasar-Dasar ManajemenProduksi & Operasi. 2009). 2009. Zuliant. Manajemen Produksi dan Operasi. Salemba Empat. 2002. Edisi Satu. http://www. yang didasarkan pada upaya pelaksanaan dan kemajuan sampai saat ini. Penerbit PT. Nasution A. Penerbit PT. Jakarta . efektivitas dan efisiensi dari pendekatan manajemen risiko dan proses.ca/tbs-sct/rm-gr/guides/girm-ggir04-eng. (Anonim.asp diakses tanggal 12 Desember 2011 Samayang. Yamit.H. Surabaya.o memastikan relevansi berkelanjutan. Perencanaan dan Pengendalian Produksi. Lalu.tbs-sct. Produktivity Planning and Inventory Control: Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufakturing 21. dan menilai kepatuhan terhadap hukum.. Yogyakarta. peraturan dan kebijakan. 2003. Ekonisia.gc. dalam hubungannya dengan mandat dan hasil kunci dan prinsip-prinsip manajemen risiko berkembang (termasuk kebijakan yang relevan dan alat pendukung)  menilai mana departemen terletak pada model kemampuan manajemen risiko.