Perkembangan Teori Manajemen

A. Pendahuluan Manajemen sebenarnya sudah ada sejak manusia ada. Hal ini dibuktikan dengan keberhasilan arsitek Mesir Kuno mewujudkan karyanya berupa piramid Cheops. Pembangunan piramid yang melibatkan ratusan ribu tenaga kerja tidak akan terwujud tanpa adanya manajemen yang baik. Hanya saja istilah manajemen baru muncul pada tahun 1886. Di Indonesia, manajemen sudah dipraktikkan pada masa pra sejarah. Adanya Candi Borobudur pada abad ke-8 dan Candi Prambanan pada abad ke-9 merupakan bukti bahwa manajemen sudah lama dipraktikkan di Indonesia. Pertumbuhan manajemen meliputi tiga fase yaitu 1) Fase pra sejarah, yang berakhir pada tahun 1. 2) Fase sejarah, yang berakhir pada tahun 1886 3) Fase modern, mulai 1886 sampai sekarang. B. Teori Manajemen Klasik 1. Manajemen Ilmiah Taylor adalah orang pertama yang mengembangkan manajemen ilmiah. Taylor terkenal sebagai Bapak Manajemen Ilmiah karena hasil penelitiannya yang telah dibukukan tentang usaha-usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja berdasarkan waktu dan gerak pada tahun 1886, dijadikan sebagai pegangan penting bagi para buruh dan manajer. Dalam penelitiannya itu, ia berpendapat bahwa efesiensi perusahaan rendah karena banyak waktu dan gerak-gerak buruh yang tidak produktif. Selain itu, taylor telah memberikan prinsip-prinsip dasar penerapan pendekatan ilmiah dalam manajemen dan mengembangkan teknikteknik untuk mencapai efisiensi dan keefektifan organisasi. Ia berasumsi bahwa manusia harus diperlakukan seperti mesin. Dalam bekerja, setiap manusia harus diawasi oleh supervisor secara efektif dan efisien. Kritik yang sangat keras dari para ahli perilaku yang mengecam penganut Taylor menyatakan bahwa Taylor dan penganutnya telah memperlakukan para pekerja secara tidak manusiawi. Untuk

mengatasi kelemahan pendekatan manajemen klasik, muncul pemikiran para ahli berikutnya dengan pendekatan baru yang disebut teori organisasi klasik. 2. Teori Organisasi Klasik Teori organisasi klasik disebut juga teori administratif. Salah seorang tokohnya adalah Fayol (1841-1925). Fayol terkenal sebagai Bapak Teori Ilmiah. Dalam bukunya yang terkenal dengan judulAdministration Industrielle et Generale, Fayol mengemukakan teori dan teknik administratif untuk mengelola organisasi yang kompleks. Sebagai manejer utama di pabrik tambang dan metalurgi yang sangat terkenal di Eropa, Fayol yakin bahwa kesuksesannya merupakan keterampilan mengembangkan pengalaman dan introspeksi. Selain itu, Fayol juga mengetengahkan empat belas prinsip administrasi yang sangat terkenal dan fungsi manajemen, yaitu Planning, Commanding, Coordinating and Controlling. Ahli lain dalam teori ini adalah Gulick, Urwick, Sheldon, Mooney dan Max Weber. Max weber merupakan seorang Jerman peletak dasar sosiologi di Jerman, yang kemudian dikenal sebagai Bapak Birokrasi, ikut serta mempengaruhi perkembangan teori administrasi. Birokrasi menurut Weber merupakan ciri dan pola organisasi yang strukturnya dibuat sedemikian rupa sehingga mampu memanfaatkan tenaga ahli secara maksimal. Adapun kritik terhadap pendekatan teori organisasi klasik, antara lain: a) Merangsang berfikir yang mengutamakan konformitas dan formalitas. b) Merupakan rutinitas yang membosankan c) Ide-ide inovatif tidak sampai kepada pengambil keputusan karena panjangnya jalur komunikasi d) Tidak memperhitungkan organisasi nonformal yang seringkali berpengaruh terhadap organisasi formal e) Dijalankan secara berlebihan f) Terlalu banyak aturan yang berbelit-belit

g) Kecenderungan menjadi orwelian yaitu keinginan birokrasi mencampuri (turut melaksanakan, bukan mengendalikan urusan. C. Pendekatan Hubungan Manusiawi Pendekatan ini muncul untuk merevisi teori manajemen klasik yang ternyata tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Para ahli selanjutnya melengkapi teori manajemen klasik dengan menerapkan sosiologi dan psikologi dalam manajemen. Munsterberg(1863-1916), profesor psikologi Jerman yang mendapat sebutan Bapak Psikologi Industri, menyarankan agar penggunaan teknik-teknik manajemen menggunakan hasil eksperimen psikologi. Sebagai contoh, berbagai metode psikologi dapat digunakan untuk memilih kharakteristik tertentu yang cocok dengan kebutuhan suatu jabatan. Ia juga menyarankan agar faktor sosial dan budaya turut dipertimbangkan dalam suatu organisasi. Kontribusi utama dari Munsterberg untuk manajemen adalah aaplikasi psikologi industri dalam manajemen. Penelitian Hawthorne yang dilakukan oleh Mayo (1880-1949) menghasilkan bahwa hubungan manusiawi merupakan istilah umum yang sering dipakai untuk menggambarkan cara interaksi manajer dengan bawahannya secara manusiawi. Asumsinya, jika manajer personalia memotivasi pekerja dengan baik maka hubungan manusiawi dalam organisasipun menjadi baik. Apabila moral dan efisiensi menurun, maka hubungan manusiawi dalam organisasipun menurun. Ahli lain yang termasuk dalam pendekatan ini adalah Lewin, Roger, Morino, dan lainnya. Keterbatasan dari teori hubungan manusiawi ini adalah bahwasanya konsep makhluk sosial tidaklah menggambarkan secara lengkap individu-individu di tempat kerjanya. Perbaikan kondisi kerja dan kepuasan kerja tidak menghasilkan perubahan produktivitas yang mencolok. Lingkungan sosial ti tempat kerja bukanlah satu-satunya tempat pekerja saling berinteraksi dengan unit lain di luar tempat

kerja. Kelompok yang diteliti mengubah perilakunya karena merasa kelompoknya menjadi objek dan subjek penelitian. D. Pendekatan Teori Perilaku Teori perilaku merupakan pengembangan dari pendekatan hubungan manusiawi. Pendekatan ini memandang bahwa perilaku manusia dipengaruhi oleh sistem sosialnya. Perilaku dapat dipahami melalui tiga pendekatan, yaitu: 1) Rasional Model rasional memusatkan perhatiannya pada anggota organisasi yang diasumsikan bersifat rasional dan mempunyai berbagai kepentingan, kebutuhan, motif dan tujuan. Pendukung model ini antara lain, Down dan Simon 2) Sosiologis Model ini lebih memusatkan perhatiannya kepada pengetahuan antropologi, sosiologi dan psikologi. Pendukung model ini antara lain Bern 3) Pengembangan hubungan manusia Model pengembangan hubungan manusia lebih memusatkan perhatiannya kepada tujuan yang ingin dicapai dan pengembangan berbagai sistem motivasi menurut jenis motivasi agar dapat meningkatkan produktivitas kerja. Pendukung model ini antara lain, Mc Gregor, Maslow, dan Bennis. Keterbatasan dari pendekatan perilaku ini adalah bahwa beberapa ahli manajemen termasuk ahli perilaku percaya bahwa bidang perilaku tidak sepenuhnya nyata karena berkenaan dengan manusia yang bersifat unik. Model, teori dan istilah perilaku oleh ahli perilaku sangat kompleks dan abstrak untuk dipraktekkan para manajer. Dikarenakan perilaku manusia sangat unik, maka ahli-ahli perilaku sering berbeda dalam menyimpulkan penelitian, dan rekomendasinya pun sulit bagi manajer untuk memilih dan melaksanakannya. E. Pendekatan Kuantitatif Pendekatan kuantitatif ditandai dengan berkembangnya tim penelitian operasi dalam pemecahan masalah-masalah industri.

Pendekatan ini didasari oleh kesuksesan tim penelitian operasi Inggris pada PD II. Teknik-teknik penelitian operasi ini semakin berkembang sejalan dengan kemajuan komputer, transportasi dan komunikasi. Teknik-teknik penelitian operasi selanjutnya disebut sebagai pendekatan manajemen ilmiah. Pendekatan manajemen ilmiah dipakai dalam banyak kegiatan seperti penganggaran modal, manajemen produksi, penjadwalan, pengembangan strategi produk, pengembangan SDM dan perencanaan program Langkah-langkah manajemen ilmiah yaitu: 1) perumusan masalah 2) penyusunan suatu model matematis 3) penyelesaian model 4) pengujian model 5) penetapan pengawasan atas hasil 6) pelaksanaan (implementas) F. Pendekatan Sistem Defenisi sistem begitu banyak dikemukakan oleh ahli. Menurut Shore & Voich (1974) sistem ialah suatu keseluruhan yang terdiri dari sejumlah bagian-bagian. Menurut Gerald, et al. (1981) sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan bekerja sama membentuk suatu aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem dapat dipandang sebagai suatu hal yang tertutup atau terbuka. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya, sedangkan sistem terbuka ialah sistem yang dipengaruhi oleh lingkungannya. Bentuk umum suatu sistem terdiri atas input, proses, output dan umpan balik. Umpan balik ialah hasil output untuk untuk memperbaiki input yang akan datang. Keempat unsur tersebut berada dalam suatu organisasi. Sebagai organisasi dengan sistem terbuka, maka organisasi dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungan luarnya. Pendekatan sistem meliputi penerapan konsep-konsep yang cocok dari teori sistem untuk mempermudah pemahaman tentang teori organisasi dan praktik manajerial

Peningkatan mutu pendidikan dengan pendekatan sistem berarti mulai dari input, proses, output sampai kepada outcome pendidikan. Dalam praktiknya, peningkatan mutu pendidikan selama ini belum menggunakan pendekatan sistem. Peningkatan mutu cenderung berpikir output oriented. Mutu pendidikan hanya dinilai dari output pendidikan seperti hasil belajar dan ujian nasional. Padahal, dengan berpikir sebagai suatu sistem, mutu pendidikan tidak hanya ditentukan oleh nilai ujian nasional tetapi juga mutu input dan mutu prosesnya di dalam kelas. G. Pendekatan Kontingensi Pendekatan ini mencoba untuk menerapkan berbagai pendekatan manajemen terdahulu pada kehidupan nyata atau kondisi dan situasi tertentu. Perbedaan kondisi dan situasi tertentu memerlukan pendekatan tertentu pula. Menurut pendekatan ini, tugas manajer ialah mengidentifikasi teknik tertentu yang paling cocok diterapkan pada situasi tertentu dalam mencapai tujuan organisasi, karena tidak ada satupun teknik manajemen yang universal yang dapat diterapkan dalam setiap situasi dan kondisi. H. Pendekatan Hubungan Manusiawi Baru Pendekatan hubungan manusiawi baru merupakan pendekatan integratif yang menggabungkan pandangan positif terhadap hakekat manusia dengan studi organisasi secara ilmiah sehingga dapat menggambarkan kerja manajer yang efektif. Burns dan Stalker menyatakan bahwa permulaan kebijakan administratif adalah kesadaran tentang belum optimalnya tipe-tipe sistem manajemen. Pendekatan hubungan manusia baru dimulai dengan teori pendekatan kontingensi menuju cara manajer seharusnya bertindak dalam lingkungannya. Dari beberapa pendapat ahli tentang fungsi-fungsi manajemen, maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi administrasi pendidikan meliputi 1) perencanaan, 2)pengorganisasian, 3)pengarahan, 4)pengendalian. Dari berbagai pendekatan manajemen, dapat disimpulkan ada dua aliran manajemen, yaitu manajemen yang lebih berorientasi kepada

tugas untuk meningkatkan produksi sebanyak-banyaknya dan manajemen yang berorientasi kepada manusia sebagai pelaksana tugas untuk meningkatkan hubungan manusiawi sebaik-baiknya. *** Sumber: Husaini Usman. 2009. Manajemen: Teori Praktek dan Riset Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara.
Teori-teori manajemen Ada 6 macam teori manajamen diantaranya : 1. Aliran klasik : Aliran ini mendefinisikan manajemen sesuai dengan fungsi-fungsi manajemennya. Perhatian dan kemampuan manajemen dibutuhkan pada penerapan fungsi-fungsi tersebut. 2. Aliran perilaku : Aliran ini sering disebut juga aliran manajemen hubungan manusia. Aliran ini memusatkan kajiannya pada aspek manusia da perlunya manajemen memahami manusia. 3. Aliran manajemen Ilmiah : aliran ini menggunakan matematika dan ilmu statistika untuk mengembangkan teorinya. Menurut aliran ini, pendekatan kuantitatif merupakan sarana utama dan sangat berguna untuk menjelaskan masalah manajemen. 4. Aliran analisis system : Aliran ini memfokuskan pemikiran pada masalah yang berhubungan dengan bidang lain untuk mengembangkan teorinya. 5. Aliran manajemen berdasarkan hasil : Aliran manajemen berdasarkan hasil diperkenalkan pertama kali oleh Peter Drucker pada awal 1950-an. Aliran ini memfokuskan pada pemikiran hasil-hasil yang dicapai bukannya pada interaksi kegiatan karyawan. 6. Aliran manajemen mutu : Aliran manajemen mutu memfokuskan pemikiran pada usaha-usaha untuk mencapai kepuasan pelanggan atau konsumen. Sumber: http://id.shvoong.com/society-and-news/news-items/2102669-teori-teori-manajemen/#ixzz1gnkrPSse

A. Pengertian Manajemen (Definition of Management) Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno mnagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti mengendalikan, terutamanya mengendalikan kuda yang berasal dari bahasa latin manus yang berati tangan. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis mange yang berarti kepemilikan kuda (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. [1] Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi mnagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman. Pendapat lain menjelaskan : Manajemen : keahlian untuk menggerakan orang untuk melakukan suatu pekerjaan (the art of getting thing done through people) (Lawrence A. Appley, American Management Association) Manajemen : seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengontrolan dari pada human and natural resources untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.(oey Liang Gie, Guru besar manajemen UI) Manajemen sebagai proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan : perencanaan, pengorganisasian, menggerkan dan pengawasan yang dialkukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain. (George R. Terry, Ph.D) Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses, 2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen, 3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science) Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses, berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli. Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen menurut pengertian yang pertama itu, dikemukakan tiga buah definisi. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi. Selanjutnya, manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usahausaha individu untuk mencapai tujuan yang sama. Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen. Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya. Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata. Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman, pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan manajemen. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri. Itulah manajemen, tetapi menurut Stoner bukan hanya itu saja. Masih banyak lagi sehingga tak ada satu definisi saja yang dapat diterima secara universal. Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. B. Filsafat Manajemen Berbagai teori manajemen berdasar pada filsafat dibawah ini antara lain : filasafat idealisme (suatu keadaan yang amat sempurna yang menjadi pola dari segala sesuatu yang kita dapati didunia ini), filsafat ini diterapkan dalam manajemen marxis dan codetermination yang popular di Negara sosialis, jerman dan skandinavia. filsafat realisme (dunia ini dan segala sesuatu yang terdapat didalamnya adalah kenyataan yang tidak dapat dibantah), filsafat ini beriringan dengan revolusi industri inggeris yang disusun Frederick W. taylor. Filsafat neo-thomisme ( kenyataan itu rasio, keadaan, dan Tuhan sedangkan kebenaran adalah intuisi, segala sesuatu yang masuk akal dan yang diwahyukan Tuhan) banyak dipraktikan oleh manajemen katholik yang merujuk pada bible filsafat pragmatisme (pengalaman dan segala sesuatu yang dapat dialami oleh manusia, keberanaran dapat dilihat dari pendapat umum) yang banyak merujuk pada manajemen yang berlaku umum mellaui opini public. filsafat eksistensialisme (kenyataan adalah eksistensi atau keadaan yang menyerupai itu, kebenaran adalah pendapat yang sejalan dengan pandangan pribadi seseorang), peran manusia menjadi perhatian utama. C. PRAKTIK MANAJEMEN Aplikasi dari filsafat melahirkan beeberapa tahapan penerapan manajemen sebagaimana yang diungkapkan George R. Terry (2006:67) membagi tahapan praktik manajemen antara lain : 1. Manajemen partisipasi 2. Manajemen berdasarkan hasil (result management) 3. Manajemen memperkaya pekerjaan (job enrichment), 4. Manajemen prioritas produktifitas, 5. Manajemen berdasarkan kemungkinan (contingency management) 6. Manajemen pemanfaatan konflik Odiorne membagi praktek manajemen dengan beberapa tahapan : 1. 2. Manajemen memaksa (1920-an dan 1930-an) Manajemen mementingkan hubungan kemanusiaan (1940-an)

3. Manajemen menggunakan tekanan (1950-an) 4. Manajemen menurut keadaan (1960-an) Bennet Silalahi (2001:10) membagai praktik manajemen menjadi 5 tahapan antara lain : 1. manajemen teknologis 2. manajemen administratif 3. manajemen sistem kemanusiaan 4. manajemen ilmiah 5. manajemen sasaran dan hasil Perbandingan teori manajemen filosofi Ekonomi & teknologi Pekerjaan yang diselesaikan Admninistrasi & organisasi kekuasaan System kemanusiaan Kebutuhan manusia Ilmu pengetahuan Informasi dan keputusan Sasaran & hasil Situasi dan kondisi Perhatian terhadap sasaran dan hasil. Perhatian terhadap sitiuasi Potensi manusia Filsafat Ilmu prilaku Ergonomika Operation research Pembinaan organisasi Penyesuaian SDM terhadap persyaratan kerja dapat mencapai sasaran dan hasil optimal Berbagai sumber (1963)

Focus

Prinsip atau konsep

Spesialisasi Tata cara kerja Ekonomi

Mendelegasikan kekuasaan dan tanggungjawab Kesatuan perintah Jenjang jabatan Koordinasi Rentang pengawasan

Seleksi Pembinaan Kepuasan kerja Pengalaman kerja

Pengambilan keputusan Model dan simulasi

Latar belakang

Ekonomi Teknologi proses Teknologi industri

Hukum, Ilmu kemiliteran, Ilmu politik

Sosiologi Psikologi Ilmu prilaku

Operation research Ilmu pasti Komputerisasi Teori komunikasi cybernetics

Pertimbangan dasar

Efisiensi = 0/1

Undang-undang Kestabilan

Karyawan dapat mencapai puncak kemampuan

Mudah diterapkan

Para ahli

Fredrick W. Taylor (1898)

Henry Fayol (1916)

Elton mayo (1946)

Norbert Wiener (1950)

Sumber : Manajemen integrative, Bennet Silalahi, LPMI, 2001 Fungsi-Fungsi Manajemen (Management Functions) Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu: 1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. 2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan

dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil. 3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha Sampai saat ini, masih belum ada consensus baik di antara praktisi maupun di antara teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsur-unsur manajemen. fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut: Planning Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut : 1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ? 2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ? 3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ? 4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ? 5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ? 6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ? Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. Organizing Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran. Leading Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu : Mengambil keputusan Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan. Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak. Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan. Directing/Commanding Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Motivating Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan. Coordinating Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi. Controlling Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula. Reporting Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi. Staffing Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi. Forecasting Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan. Tool of Management

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets. Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktormanusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan. Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalamperusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi. Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbanganpertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri. Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen. C. Tingkatan Manajemen (Manajemen Level). Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan : 1. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain. 2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadangkadang juga karyawan operasional. 3. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi. Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.

Tingkatan Manajer

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya. Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas: Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman). Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi. Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer). Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

Peran Manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu: 1. Peran antarpribadi Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung. 2. Peran informasional Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara. 3. Peran pengambilan keputusan Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding. Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

Keterampilan Manajer

Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya. Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah: 1. Keterampilan konseptual (conceptional skill) Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja. 2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill) Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah. 3. Keterampilan teknis (technical skill) Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain. Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:[5] 1. Keterampilan manajemen waktu Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jamsekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan. 2. Keterampilan membuat keputusan Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar. Sumber: Asas-asas Manajemen, George R. Terry, terj. Dr. Winardi, SE, Alumni, Bandung, 2010. Manajemen integrative, Bennet Silalahi, Prof. Dr., LPMI, Jakarta, 2001 Wikipedia

MANFAAT MANAJEMEN PENGETAHUAN DALAM ORGANISASI BISNIS Latar Belakang Di zaman sekarang ini perkembangan kemajuan tehnologi dan pengetahuan sangatlah bermanfaat bagi kepentingan suatu organisasi . Maka dari itu kita harus mengetahui bagaimana menguasai atau mengatasi banyaknya informasi dan pengetahuan yang berasal dari segala penjuru dunia . Suatu organisasi pasti akan berhubungan langsung dengan masyarakat, sebagai pihak yang di jadikan sasaran. Untuk itu suatu organisasi seharusnya membutuhkan informasi yang menyangkut perilaku masyarakat / respon masyarakat terhadap kinerja organisasinya.maka dari itu suatu organisasi memerlukan suatu manajemen pengetahuan untuk membantu organisasi tersebut mencapai tujuannya. Manajemen merupakan suatu cara untuk merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan sumber daya untuk suatu tujuan. Sedangkan pengetahuan adalah data dan informasi yang digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber yang kompeten . Sumber pengetahuan bisa berupa banyak bentuk, contoh, koran, majalah, email, e-artikel, mailing list, e-book, kartu nama, iklan, dan manusia. Manajemen pengetahuan merupakan proses / kegiatan merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisa dari macam-macam sumber yang kompeten . Manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi manajemen pengetahuan bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten.Dengan adanya manajemen pengetahuan maka akan terjamin kinerja yang baik dalam suatu organisasi. Sejarah Manajemen Pengetahuan Pemikiran mengenai manajemen pengetahuan berkembang dan digunakan sejak tahun 90 an . Para peneliti dan pakar mengenai manajemen pengetahuan yang mulai meneliti dan mengkaji secara akademis pada tahun 70-an diantaranya Peter Ducker , kemudian di akhir 80-an KarlErik Sveiby , serta Nonaka dan Takeuchi pada 1990. Manajemen Pengetahuan dalam perkembangannya banyak dipengaruhi oleh perubahan waktu, ekonomi, sosial, dan teknologi . Di era perdagangan bebas dunia sekarang ini membuat kesempatan baru dan meningkatan kompetisi yang merupakan tantangan bagi organisasiorganisasi, terutama organisasi bisnis . Untuk meningkatkan produktifitas dan keuntungan organisasi bisnis memanfaatkan perkembangan teknologi dan teknologi jaringan . Manajemen pengetahuan pun sempat diidentikan dengan teknologi informasi . Menurut Gupta dan Govidrajat (2000) dalam penelitiannya menyangkal pernyataan tersebut . Gupta dan Govidrajat berpendapat bahwa yang paling menentukan dalam keefektifan manajemen pengetahuan yaitu kondisi ekologi sosial organisasi yang meliputi budaya, struktur, sistem informasi, sistem penghargaan, proses, manusia, dan kepemimpinan . Saat ini manajemen pengetahuan sangat diminati oleh organisasi bisnis . Menurut sebuah studi di tahun 1997, walaupun baru 28 % perusahaan terbesar di Amerika Serikat dan Eropa mengaku sudah menerapkan manajemen pengetahuan, 50 % lainnya sedang bersiap-siap melaksanakannya, dan 93 % mengatakan sudah membuat rencana. Tiga tahun setelah itu sebuah studi lain menunjukkan bahwa 50 % dari perusahaan-perusahaan besar di dunia telah menerapkan manajemen pengetahuan. (Smith dan Farquar dalam Putu Pendit, 2000) Dalam perkembangannya manajemen pengetahuan tidak lepas dari perkembangan pengetahuan. Donald Clark membagi sejarah pengetahuan ke dalam empat kategori, yaitu:
1. 2. 3. 4. Tehnologi. Era. Paradigma. Struktur Pengetahuan.

Konsep pemahaman pengetahuan memunculkan 5 kerangka dasar . Masing-masing pokok tidak menggantikan yang lainnya, tetapi saling membangun dalam membentuk sejarah manajemen pengetahuan . Untuk itu perlu dipahami lima kerangka dasar dalam sejarah manajemen pengetahuan, yaitu: Lahirnya Industri Pengetahuan-1960, Era Informasi-1973, Gelombang Ketiga-1980, Masyarakat Informasi-1982, Dua Belas Pokok Ekonomi Baru. Kelahiran Industri Pengetahuan-1960 Peningkatan pekerja yang berpendidikan juga memacu revolusi industri yang memunculkan prosedur yang lebih rumit pada pekerjaannya. Sebagian dari prosedur ini memerlukan lebih dari sekedar menyerap informasi secara sederhana agar mampu melaksanakan, namun mereka memerlukan keterampilan . Dan sebagian dari keterampilan ini, tidak mudah diajarkan ke yang lainnya karena mereka memerlukan pengetahuan tacit . Dengan prosedur yang lebih rumit dalam menyelesaikan setiap pekerjaan, jumlah pekerjaan tulis menulis meningkat, sehingga manajemen dokumen semakin dibutuhkan .

Kemudian, dengan banyaknya ketentuan-ketentuan baru dalam proses yang berlaku bagi pekerjaan dan penyiangan arsip untuk menjejaki proses tersebut mengakibatkan ditemukannya teknik manajemen ilmiah (scientific management) yang diciptakan untuk membantu mengorganisir dan membuat pekerjaan semakin efisien. Definisi Manajemen Pengetahuan Dalam mendefinikan Manajemen Pengetahuan (MP), Megan Santosus dan Jon Surnaz menyatakan dalam makalahnya yang berjudul ; The ABCs of Knowledge Management. Mereka menyatakan:Unfortunately, theres no universal definition of KM, just as theres no agreement as to what constitutes knowledge in the first place. For this reason, its best to think of KM in the broadest context (tidak ada definisi manajemen pengetahuan yang universal, sama halnya dengan tidak adanya kesepakatan seperti apa yang membuat pengetahuan menjadi hal utama. Karena itu Menejemen Penegtahuan atau Knowledge Management sebaiknya dipikirkan pada konteks yang lebih luas) . Manajemen pengetahuan didefinisikan oleh mereka sebagai keseluruhan proses membangkitkan nilai organisasi dari modal intelektual organisasi dan aset berbasis pengetahuan. Kebanyakan, usaha pembangkitan nilai dari asset tersebut melibatkan seluruh karyawan, departemen-departemen, divisi-divisi dan bahkan perusahaan lain dalam berbagi untuk menemukan praktik yang terbaik. Mereka juga mengungkapkan bahwa penting dicatat bahwa definisi tersebut sama sekali bukanlah teknologi. Ketika manajemen pengetahuan sering difasilitasi oleh teknologi informasi, tidak berarti teknologi adalah manajemen pengetahuan . Sebagai seorang ahli manajemen pengetahuan, Karl Eric Sveiby menyatakan tidak menyukai istilah manajemen pengetahuan . Menurutnya, pengetahuan adalah kecakapan manusia, tidak ada yang bisa mengelola kecuali oleh individunya sendiri . Menurutnya manajemen pengetahuan adalah seni menciptakan nilai dari aset tak berbentuk (intangible asset). James Boomer dalam artikelnya Finding Out What Knowledge Management Is- And Isnt(Accounting Today, New York: Aug 9-Aug 22, 2004.Vol.18, Iss. 14; pg. 22, 2 pgs), mengartikan manajemen pengatahuan sebagai berikut: Knowledge management is a process to embrace knowledge as a strategic asset to drive sustainable business advantage and promote a one firm approach to identify, capture, evaluate, enhance and share a firms intellectual capital. (Suatu proses merangkul pengetahuan sebagai aset strategis agar dapat terus menerus memacu keuntungan bisnis dan mempertimbangkan pendekatan sebuah perusahaan untuk mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, meningkatkan dan membagi modal intelektual perusahaan adalah Manajemen Pengetahuan ) Pengertian mana yang termasuk menjadi manajemen pengetahuan dan yang bukan merupakan manajemen pengetahuan dibedakan oleh James Boomer. Menurutnya yang termasuk manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:

Sistem berorientasi pada orang, proses, dan prosedur. Fokus pada meningkatkan pencapaian bisnis . Jangka panjang, inisiatif yang berkelanjutan .

Dan yang bukan termasuk manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:

Sistem berorientasi pada teknologi. Teknologi tunggal atau teknik yang dapat memecahkan permasalahan Manajemen

pengetahuan.
Sebuah acara perayaan.

Dalam penulisan ini menggunakan definisi manajemen pengetahuan yang ditulis oleh Rebecca O. Barelay dan Philip C. Murray karena pemahamannya yang dekat dengan kegiatan organisasi bisnis. Mereka mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai aktifitas bisnis yang meliputi dua aspek: 1. Treating the knowledge component of business activities as an explicit concern of business reflected in strategy, policy, and practice at all levels of the organization. (Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas bisnis sebagai suatu perhatian bisnis secara jelas yang dicerminkan dalam strategi, kebijakan, dan praktk pada semua level (tingkatan) organisasi .) 2. Making a direct connection between an organizations intellectual assets both explicit[recorded] and tacit [personal know-how] and positive business results. (Membuat koneksi langsung antara aset intelektual organisasi baik eksplisit (terekam) dan tacit (pengetahuan pribadi)- dan hasil bisnis positif). Pemahaman tersebut memberi pemahaman yang jelas tentang manajemen pengetahuan dan posisi teknologi informasi dalam manajemen pengetahuan . Dengan demikian, diketahui bahwa teknologi hanyalah sebuah alat dan manajemen pengetahuan membutuhkan teknologi untuk efektivitas praktiknya . Pengertian Knowledge Management atau Manajemen Pengetahuan

Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai penafsiran berbedabeda . Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti . Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang . Sedangkan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan . Pengertian Knowledge Management menurut para ahli antara lain:

Menurut Bassi, Knowledge Management is the process of creating, capturing and using knowledge to enhance organizational performance. Menurut Blake, Knowledge Management is the process of capturing a companys collective expertise wherever it resides- in databases, on papers, or in peoples head- and distributing it to wherever it can help produce the biggest payoffs.

Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi . Sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut . Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan.

Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya dikategorikan sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implicit . Jika pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan terstruktur . Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah pengetahuan implicit . Pengetahuan implisit juga disebut tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat .

Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections dan conversation . (Pengertian pengetahuan menurut Davenport dan Prusak adalah knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices and norms). Davenport dan Prusak mengatakan bahwa pengetahuan adalah campuran fluida dibingkai pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman-pengalaman baru dan informasi . Itu berasal dan diterapkan dalam pikiran seseorang. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam bukan hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam organisasi rutinitas, proses, praktik dan normanorma .

Pengertian knowledge management dari perspektif proses/teknologi :

Knowledge management adalah sebuah konsep dimana informasi diubah menjadi pengetahuan dan tersedia dalam bentuk yang dapat digunakan bagi orang yang membutuhkan . Knowledge Management System adalah penyimpanan virtual terhadap informasi relevan yang kritis untuk tugas-tugas harian pada organisasi . Knowledge Management adalah pendekatan sistematis untuk mengelola penggunaan informasi untuk meyediakan aliran pengetahuan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang efisien dan efektif . Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia . Maka dari

itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi .

Dapat diambil suatu kesimpulan bahwa knowledge management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut.1 Kegiatan ini terkait langsung dengan perpustakaan yang ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Sedangkan transfer pengetahuan sebagai salah satu aspek dari Knowledge Management dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan oleh perpustakaan. Contohnya adalah melalui Knowledge Sharing dalam kerja, magang, pelatihan profesional, workshop dan lain-lain . Makna dari Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management adalah untuk mewakili pendekatan terencana dan sistematis untuk menjamin penggunaan penuh dasar pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan ide individual potensial untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien, efektif dan terarah. Yang perlu diperhatikan dari pengertian knowledge management adalah bahwa knowledge management bukan tentang memanajemen atau mengorganisasi buku, jurnal, men-search internet untuk customer atau menyusun material untuk disirkulasikan . Tetapi hal ini adalah bagian dari proses knowledge management. Kemudian inti dari knowledge management ada tiga, yaitu sumber daya manusia, teknologi, budaya pembelajaran/ berbagi pengetahuan . Memahami Pengetahuan Untuk memperlihatkan hubungan antara data, informasi, dan pengetahuan, Tuomi pada tahun 2000 mengumpulkan definisi definisi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Spek,R.v.d and Spijkervet, A. mendefinikan dalam Knowledge Management : Dealing Intelligently with knowledge. Utrecht : Kenniscentrum CIBIT, 1997. h. 21,

Data adalah simbol yang belum diinterpretasi, informasi adalah data yang sudah diberi makna, dan pengetahuan adalah sesuatu yang memungkinkan orang memahami.
1. Davenport, T.H. Information Ecology mendefinikan dalam : Mastering the Information and Knowledge Environment. New York : Oxford University Press, 1997, h. 9,

Data adalah hasil observasi terhadap dunia luar, informasi adalah data yang mengandung relevansi dan tujuan penggunaan, dan pengetahuan adalah informasi yang memiliki nilai atau kegunaan.
1. Sveiby, K.E. mendefinikan dalam The New Organizational Wealth : Managing and Measuring Knowledge based Assets. San Fransisco : Berret- Koehler, 1997, h. 42,

Informasi tidak bermakna, tetapi menjadi pengetahuan yang bermakna setelah diinterpretasikan.
1.

Wig, K.M, Knowledge Management Foundation : Thingking about Thingking How People and Organizations Create, Represent and Use Knowledge. Arlington, TX :Schema Press, 1993, h. 73,

Informasi terdiri dari fakta dan data yang terorganisasi untuk menggambarkan situasi dan keadaan tertentu, sementara pengetahuan terdiri dari kebenaran dan keyakinan, perspektif dan konsep, penilaian dan harapan, metodologi dan know how
1.

Nonaka, I and Takeuchi, H. The knowledge Creating Company : How Japanese Company Create the Dynamics of Innovation. Oxford : Oxford University Press, 1995, h.58,

Informasi berawal dari suatu aliran pesan pesan bermakna, tetapi lalu menjadi pengetahuan setelah komitmen dan keyakinan muncul akibat dari pesan pesan tersebut Dapat diambil suatu kesimpulan dari definisi-definisi yang tersebut diatas mengenai data , informasi dan pengetahuan sebagai berikut ;

Data ;

Merupakan suatu kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian atau hal tanpa konteks dan penafsiran . Data disebut juga sebagai data mentah, karena bentuk fakta maupun angka tersebut tidak bermanfaat bagi yang menggunakannya apabila ia tidak mempunyai nilai dan makna. Data merupakan bahan baku yang harus diolah dan disusun terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga berubah sifat dan fungsinya menjadi informasi. Untuk itu, data dapat diubah menjadi informasi dengan menambah nilainya melalui konteks, kategorisasi, kalkulasi, koreksi, dan pengendapan .
Informasi ;

Adalah data yang diorganisasikan atau dikelola sehingga mempunyai arti . Informasi dikemas sebagai sebuah pesan, biasanya dalam bentuk dokumen atau komunikasi yang terdengar atau terlihat (audio visual) dan bertujuan untuk mengubah cara pandang penerimanya terhadap sesuatu, yang berpengaruh pada penilaian dan tingkah laku. Selanjutnya, informasi yang terdiri dari data yang sudah diolah akan memiliki nilai dan mulai bermanfaat bagi yang menggunakannya.
Pengetahuan ;

Informasi yang telah memiliki nilai dan kegunaan disebut Pengetahuan . Pengetahuan merupakan pemahaman seseorang yang didapatkannya dari informasi. Pengetahuan tidak terletak pada informasi, akan tetapi terletak pada diri seseorang. Karena dengan didukung oleh

pengalaman yang dimiliki seseorang itu, maka informasi yang semula telah tersedia selanjutnya dikembangkan dan terus dilakukan pembaharuan hingga akhirnya terbentuk menjadi sumber pengetahuan . Pengetahuan adalah kebiasaan, keahlian atau kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Seseorang memperoleh pengetahuan melalui konteks (pengalaman) dan pemahaman . Manakala orang mempunyai konteks, seseorang dapat merangkai berbagai hubungan dari pengalaman . Semakin besar konteks, semakin besar variasi pengalaman yang bisa ditarik darinya . Semakin besar orang memahami pokok perihal, semakin orang bisa menenunjukkan pengalaman masa lalu (konteks) ke dalam pengetahuan baru dengan menyerap (absorbing), melakukan (doing), berinteraksi (interacting), dan berefleksi (reflecting) . Menurut Cleveland (1982) pemahaman adalah suatu rangkaian dari data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan (wisdom) . Data muncul sepanjang riset (research), penciptaan (creation), pengumpulan (gathering), dan penemuan (discovery) . Informasi mempunyai konteks . Data diubah menjadi informasi dengan mengorganisasikannya sedemikian rupa sehingga kita dapat dengan mudah membuat kesimpulan . Data juga diubah menjadi informasi dengan menampilkannya, seperti membuatnya dalam bentuk visual atau audio . Pengetahuan mempunyai kompleksitas pengalaman, yang disebabkan oleh cara pandang yang berbeda. Inilah alasan kenapa pendidikan dan pelatihan menjadi sulit . Orang tidak bisa mengharapkan pengetahuan seseorang berpindah ke yang lain. Pengetahuan dibangun sejak awal mula oleh pembelajar sepanjang pengalaman . Informasi itu statis, tetapi pengetahuan adalah dinamis seperti hidup dalam diri kita . Kebijaksanaan adalah tingkatan pemahaman yang terakhir . Sama halnya dengan pengetahuan, kebijaksanaan beroperasi di dalam diri . Kita dapat berbagi pengalaman yang menciptakan bangunan untuk kebijaksanaan . Bagaimanapun, kebijaksanaan perlu dikomukasikan dengan berbagai pemahaman dalam konteks pribadi pendengar daripada dengan membagi pengetahuan . Informasi dan data berhadapan dengan masa lalu . Mereka didasarkan pada pengumpulan fakta dan penambahan konteks . Pengetahuan berhadapan dengan masa kini. Dan kebijaksanaan berhadapan dengan masa depan untuk memprediksi dan desain apa yang akan dilakukan. Seringkali, perbedaan antara data, informasi, pengetahuan, dan kebijaksanaan tidak begitu jelas . Jadi pembedaan antara masing-masing istilah lebih menyerupai arsiran abu-abu, ketimbang putih dan hitam (Shedroff, 2001) . Fungsi Pengetahuan Pengetahuan didefinikasikan sebagai, a fluid mix of framed experience, contextual information, values and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information oleh Davenport dan Prusak (1998). Dari definisi tersebut dapat ditarik dua hal yaitu: Adanya isi: a fluid mix of framed experience, contextual information, values and expert insight. Ini meliputi sejumlah hal yang kita miliki, seperti pengalaman, kepercayaan, nilai-nilai, bagaimana kita merasakan, motivasi, dan informasi . Menggambarkan fungsi atau tujuan pengetahuan, that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. Hal ini sejalan dengan definisi pengetahuan yang diungkapkan John Locke (1689) yaitu knowledge is the perception of the egreement or disagreement of two ideas. Jadi setiap kita mempunyai suatu kerangka (gagasan pertama) yang kita gunakan untuk mengevaluasi pengalaman baru (gagasan kedua ). Fungsi Pengetahuan oleh Achterbergh dan Vriens ( 2002) mempunyai dua komponen utama yaitu ;
1. 2. Pengetahuan menyajikan semacam dasar untuk isyarat penilaian, yang pada gilirannya, memungkinkan untuk melakukan tindakan . Peran pengetahuan dalam menghasilkan tindakan yang tepat adalah bahwa pengetahuan menyajikan dasar untuk menyampaikan tindakan yang memungkinkan, mempertimbangkan apakah tindakan yang sesuai dengan hasil yang diharapkan, menggunakan pertimbangan tersebut dalam memilih, untuk memutuskan bagaimana tindakan harus dimplementasikan dan untuk benarbenar mengimplementasikan tindakan tersebut .

Bentuk-bentuk Pengetahuan Peter Drucker dalam The New Realities (1966) menyatakan bahwa pengetahuan adalah informasi yang mengubah sesuatu atau seseorang, dengan menjadikannya dasar untuk bertindak atau dengan membuat individu (atau institusi) mampu dari yang lain atau lebih efektif bertindak. Untuk menggunakan pengetahuan sehingga dapat berfungsi seperti yang Peter Drucker katakan, kita perlu memahami bentuk-bentuk pengetahuan karena masing-masing pengetahuan membutuhkan perlakuan yang berbeda pula ketika memanfaatkannya . Michel Polanyi (1966) membedakan pengetahuan dalam dua bentuk yaitu pengetahuan eksplisit dan pengetahuan tacit . Pengetahuan eksplisit atau terkadang disebut pengetahuan formal bisa disampaikan dalam bahasa, juga termasuk nomor dan kata, tanda matematika, spesifikasi, manual, dal lainnya .

Pengetahuan eksplisit juga siap disebar pada yang lainnya . Selain itu pengetahuan eksplisit bisa dengan mudah diproses oleh komputer, alat elektronik, atau basis data penyimpanan . Pengetahuan tacit yang tersimpan dalam pengalaman individu dan faktor-faktor tak berwujud, seperti kepercayaan pribadi, perspektif, dan sistem nilai . Pengetahuan tacit susah untuk diartikulasikan dengan bahasa formal. Isinya mencakup pemahaman pribadi, intuisi, dan firasat . Sebelum dikomunikasikan pengetahuan tacit harus diubah dalam bentuk kata-kata, model, atau angka-angka yang dapat dipahami . Ada dua dimensi dalam pengetahuan tacit, yaitu:
1. Dimensi Teknis (prosedural).

Ini meliputi segala hal informal dan ketrampilan yang sering diberi istilah know-how. 2. Dimensi Teori: Terdiri dari model kepercayaan, persepsi, ideal, nilai-nilai, mental yang mengakar dalam diri kita begitu saja. Meskipun mereka tidak bisa dilafalkan dengan mudah, dimensi ini membentuk cara kita merasakan dunia sekitar. Menurut Polanyi, selalu ada pengetahuan yang akan tetap tacit, sehingga proses menjadi tahu (knowing) sama pentingnya dengan pengetahuan itu sendiri. Selain itu, ada pandangan yang menganggap bahwa semua pembelajaran terjadi di dalam kepala manusia, sebuah organisasi belajar melalui dua cara saja :

Kegiatan belajar anggota anggotanya . Dengan menyerap anggota baru yang memiliki pengetahuan yang tidak dimiliki organisasi itu (Simon, 1991: 126).

Pemahaman tradisional menyangkut peran pengetahuan pada organisasi bisnis, pengetahuan tacit kerap kali dipandang sebagai kunci nyata untuk melaksanakan sesuatu dan menciptakan nilai baru, bukan pengetahuan ekplisit . Dalam Knowledge Praxis yang buat oleh Rebeca O Barclay dan Philip C Murray menyatakan membedakan arti dari pengetahuan tidaklah terlalu penting . Tidak menjadi soal apakah suatu prosedur tertulis atau tenaga ahli yang menyediakan solusi terhadap masalah tertentu, sepanjang hasil dicapai positif . Di sisi lain, I Made Wiryana dan Ernianti Hasibuan (2002) memiliki pandangan lain tentang pengetahuan. Mereka mengelompokkan knowledge (pengetahuan) menjadi 3 jenis yaitu;

Tacit knowledge

Pada dasarnya suatu informasi akan menjadi tacit knowledge ketika diproses oleh pikiran seseorang. Knowledge jenis ini biasanya belum dikodifikasikan atau disusun dalam bentuk tertulis . Dalam knowledge ini termasuk intuisi, cognitive knowledge . Tacit knowledge seperti intuisi, dan pandangan biasanya sangat sulit untuk dikodifikasikan . Biasanya pengetahuan ini terkumpul melalui pengalaman sehari-hari pada pelaksanaan suatu pekerjaan . Pengetahuan jenis ini akan menjadi explicit knowledge ketika dikomunikasikan kepada pihak lain dengan format yang tepat (tertulis, grafik dan lain sebagainya).
Explicit Knowledge

Pengetahuan yang telah dikodifikasi atau dieksplisitkan . Jadi biasanya telah direpresentasikan dalam suatu bentuk yang tertulis dan terstruktur pengetahuan jenis ini jelas lebih mudah direkam, dikelola dan dimanfaatkan serta ditransfer ke pihak lain.
Shared Knowledge

Explicit knowledge yang digunakan bersama-sama pada suatu komunitas . Bagaimanapun, mengamati bagaimana pengetahuan diperoleh dan bagaimana kita dapat menerapkannya -apakah tacit atau eksplisit- supaya mencapai hasil positif yang memenuhi persyaratan bisnis adalah suatu isu sangat penting dan berbeda . Proses Pembentukan Pengetahuan Nonaka dan Takeuchi (The Knowledge Creating Company, 1995; 63-69) lebih lanjut mendiskusikan empat gaya konversi atau ciptaan pengetahuan yang diperoleh dari kedua macam pengetahuan:

Gambar 1. Empat gaya konversi pengetahuan Sosialisasi Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi pengetahuan tacit antar individu . Istilah sosialisasi digunakan, karena pengetahuan tacit disebarkan melalui kegiatan bersama, seperti tinggal bersama, meluangkan waktu bersama bukan melalui tulisan atau instruksi verbal . Dengan demikian, dalam kasus tertentu pengetahuan tacit hanya bisa disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang lain. Dalam prakteknya, sosialisasi dilakukan melalui kegiatan penangkapan pengetahuan lewat kedekatan fisik seperti interaksi antara pimpinan dan pegawai, pimpinan dengan pimpinan, pegawai dengan pegawai . Ekternalisasi Eksternalisasi membutuhkan penyajian pengetahuan tacit ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci . Pertama, artikulasi pengetahuan tacit yaitu konversi dari tacit ke eksplisit , seperti dalam dialog. Kedua, menerjemahkan pengetahuan tacit dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami, misalnya dokumen, manual, dsb . Kombinasi Kombinasi meliputi konversi pengetahuan eksplisit ke dalam bentuk himpunan pengetahuan eksplisit yang lebih kompleks . Dalam prakteknya, fase kombinasi tergantung pada tiga proses berikut:
1. 2. 3.

Pertama, penangkapan dan integrasi pengetahuan eksplisit baru, termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau luar institusi kemudian mengkombinasikan data data tersebut . Kedua, penyebarluasan pengetahuan eksplisit tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung . Ketiga, pengolahan pengetahuan eksplisit sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali, misal menjadi dokumen rencana, laporan, data pasar, dsb .

Internalisasi Terakhir, internalisasi pengetahuan baru merupakan konversi dari pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit organisasi . Individu harus mengidentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya di dalam pengelolaan pengetahuan tersebut . Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi . Pertama, penerapan pengetahuan eksplisit dalam tindakan dan praktek langsung . Contoh melalui program pelatihan . Kedua, penguasaan pengetahuan eksplisit melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja. Pada dasarnya Manajemen Pengetahuan (MP) atau Knowledge Management (KM) adalah kegiatan yang mengkaitkan antara belajar, perubahan dan inovasi . Secara teknis Manajemen Pengetahuan muncul karena dorongan teknologi yang memungkinkan orang merekam dalam bentuk teks, tulisan, gambar dan sebagainya . Tapi akarnya tidak hanya teknologi, MP muncul karena orang mau mengaitkan antara inovasi dikelompok manusia, baik yang komersial dan non komersial dengan pengetahuan. Bagaimana menyimpan apa yang sudah kita ketahui merupakan konsep yang sudah lama ada, sejak manusia mulai bisa mendokumentasikan sesuatu. Tetapi MP saat ini merupakan konsep gabungan dari teknologi, yang ingin merekam segala hal, ditambah keinginan untuk menggabungkan perubahan antara belajar, perubahan dan inovasi. Ketiga hal itu yaitu belajar, perubahan dan inovasi merupakan sesuatu ada disegala bidang baik komersial maupun sosial . MP dalam arti mengelola pengetahuan sudah ada sejak dulu. Tetapi sebagai proses yang mengkaitkan ketiga hal tersebut mulai muncul sejak tahun 1970-an setelah infrastruktur jaringan cukup baik untuk digunakan tukar menukar data. Model Pendekatan Manajemen Pengetahuan

Karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan . Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS) . Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tigacabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology) . Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi . Berdasarkan model pendekatan di atas, peneliti akan memberikan batasan dari knowledge management sebagai berikut :

Gambar 2. Batasan manajemen pengetahuan Karl-Eric Sveiby mengidentifikasi manajemen pengetahuan dengan dua aktivitas yaitu: 1) Manajemen Informasi, dimana pengetahuan dipandang sebagai obyek yang dapatdiidentifikasi dan ditangani dengan sistem informasi. Aktivitas ini membutuhkan teknologi informasi dalam pelaksanaannya. 2) Manajemen Manusia, dimana pengetahuan dipandang sebagai proses, struktur kompleksketerampilan yang dinamis, pengetahuan tentang bagaimana cara, dan lainnya yang beru bah secara konstan. Lebih lanjut Rebbeca O. Barclay dan Philip C. Murray mengembangkan pendekatan di atas dengan membagi tiga pendekatan dalam manajemen pengetahuan:

Pendekatan mekanistik .

Pendekatan mekanistik dikarakterisasikan dengan penerapan teknologi dan sumber daya untuk melakukan yang lebih baik . Asumsi utama pendekatan ini mencakup:
Akses lebih baik ke informasi adalah kunci, meliputi pengembangan cara mengakses dan temu balik dokumen (menghubungkan hypertext, database, pencarian teks, dan lainnya). Teknologi networking secara umum (terutama intranet), dan groupware khususnya, menjadi pemecahan . Secara umum, teknologi dan meninggikan volume informasi akan menyelesaikan pekerjaan. kunci

Pendekatan ini relatif mudah diterapkan oleh organisasi mengingat teknologi dan teknik sudah dikenal umum dan mudah dipahami . Namun pendekatan ini mempunyai kekurangan terutama dalam hal penanganan volume informasi yang menggunung, sehingga dampaknya akan sulit terukur ketimbang model kertas tradisional.
Pendekatan budaya atau perilaku;

Pendekatan Budaya atau perilaku mengartikan manajemen pengetahuan sebagai isu manajemen, sehingga merupakan substansi dari proses re-engineering dan manajemen perubahan. Teknologi meskipun penting untuk pengelolaan pengetahuan eksplisit, namun bukanlan solusi . Pendekatan ini lebih memusatkan pada kreativitas dan inovasi (organisasi pembelajaran) daripada pengungkitan sumber daya pengetahuan eksplisit atau mempekerjaan pengetahuan eksplisit . Asumsi pendekatan ini meliputi:
Perilaku organisasi dan kultur perlu diubah secara dramatis. Dalam lingkungan informasi yang intensif, organisasi menjadi relatif tidak berfungsi untuk mencapai sasaran bisnis .

Perilaku keorganisasian dan kultur dapat diubah sehingga teori perilaku sering dilibatkan dalam sistem. Proses menjadi yang utama, bukan teknologi.

Tidak ada apapun yang berubah kecuali jika seorang manajer merubahnya .

Namun hasil yang dicapai oleh pendekatan budaya/perilaku ini tidak mungkin bisa menopang, terukur, kumulatif, atau direplika oleh karyawan secara menyeluruh . Selain itu hubungan antara manfaat bisnis dan strategi budaya seringkali tidak jelas .
Pendekatan sistematik .

Pendekatan sistematis mempunyai asumsi-asumsi sebagi berikut:

Hasil menjadi lebih utama, bukan teknologi atau proses atau definisi pengetahuan. Sumber daya tidak bisa dikelola kecuali jika diberi model, dan banyak aspek pengetahuan organisasi yang dapat diberi model sebagai sumber daya eksplisit . Solusi dapat ditemukan dalam berbagai teknologi dan disiplin, dan metode analisa tradisional dapat digunakan untuk mengujui ulang kealamian pekerjaan pengetahuan dan memecahkan masalah pengetahuan .

Isu Budaya penting, tetapi juga harus dievaluasi sistematis . Karyawan mungkin perlu atau tidak perlu diubah, tetapi kebijakan dan praktek kerja harus diubah, dan teknologi dapat diterapkan dengan sukses untuk permasalahan pengetahuan bisnis .

Manajemen pengetahuan adalah komponen manajemen yang penting, tetapi bukan merupakan disiplin dan aktivitas milik eksklusif para manajer saja.

Prinsip-prinsip Manajemen Pengetahuan (MP) Prinsip-prinsip didalam Manajemen Pengetahuan disebut tacit dan eksplisit.
1.

Pengetahuan Tacit / Tacit Knowledge: adalah pengetahuan yang bersifat tak terlihat, tak bisa diraba kecuali disampaikan (eksplisit) .

Jenis pengetahuan tacit :

Tacit yang ada di dalam masing-masing orang, pribadi-pribadi, bersifat unik, tidak tertulis, tapi diketahui . Tacit yang ada di dalam sekelompok orang.

Yaitu pengetahuan yang dimiliki bersama oleh sekelompok orang namun sifatnya masih tidak terlihat dan ada di dalam pikiran kelompok itu . Contoh yang kerap digunakan adalah orang bermain bola, mereka saling mengoper secara refleks tanpa komunikasi yang bisa dilihat bentuknya . Ini terjadi karena diantara mereka ada pengetahuan yang sifatnya tidak tertulis . Pengetahuan tacit semacam ini sebanarnya banyak dimiliki oleh masyarakat, yang disebut pengetahuan yang tertanam di dalam hubungan antar manusia. Dan pengetahuan semacam ini biasanya disebut trust atau kepercayaan. Saling percaya dan solider menjadi bagian dari pengetahuan . Paradigma lama berpikir bahwa pengetahuan tidak ada hubungannya dengan solidaritas dan norma-norma . Tapi sekarang makin terbukti bahwa hubungan itu ada . 2. Pengetahuan Eksplisit. Jika pengetahuan yang sifatnya tacit ini kemudian dikeluarkan, ditulis atau direkam, maka sifatnya lantas menjadi eksplisit . Bentuk pengetahuan eksplicit ini berupa :
Bentuk eksplisit yang dimiliki secara pribadi. Biasanya dalam bentuk catatan, buku harian, alamat teman, fotokopi dan segala bentuk eksplisit yang disimpan perorangan secara pribadi .

Bentuk eksplisit yang dipakai bersama-sama oleh sekelompok orang dalam bentuk tulisan tangan sampai internet. Dengan kata lain pengetahuan eksplisit yang di-share atau banyak pihak. dibagikan agar dapat dikses oleh

Gambar 3. Explicit dan Tacit Knowledge Kegiatan Manajemen Pengetahuan atau MP adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan proses perubahan dari tacit pribadi menjadi tacit milik bersama, dari tacit milik bersama jadi eksplisit, dari eksplisit jadi tersimpan. Semua proses-proses ini berlaku dalam proses kerja, kehidupan, sosial, politik dan lain-lain. MP mengurus dalam konteks inovasi, perubahan dan dokumentasi. Dengan memahami 4 pola penciptaan dari Manajemen Pengetahuan, maka organisasi perlu menyadari bahwa pengetahuan awalnya eksis di masing-masing individu dan agar menjadi milik organisasi, maka organisasi harus memfasilitasi, mendukung, dan menstimulasi pengetahuan individu menjadi pengetahuan organisasi melalui dialog, diskusi, berbagi pengalaman, dan observasi . Dalam penelitian-penelitian mengenai manajemen pengetahuan mengungkapkan pentingnya organisasi mengembangkan pengetahuan sebagai aset agar mampu menghadapi persaingan . (Caniero, 2000; Lee, 2001; Rowley, 1999 ). Penelitian mengenai Manajemen Pengetahuan yang dilakukan oleh Caniero (2000) memberikan pemahaman bahwa Manajemen Pengetahuan dibentuk dari berbagai karakteristik personal dan pengembangan personal. Manajemen Pengetahuan membentuk keputusan-keputusan stratejik, dan dari keputusan-keputusan stratejik terbentuklahmarket knowledge dan competitors knowledge. Market knowledge membentuk usaha-usaha inovatif dan menghasilkan inovasi sedangkan competitors knowledge membentuk usaha-usaha kompetitif dan menghasilkan daya saing. Lee pada tahun 2001 melakukan penelitian dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan memahami peran knowledge sharing pada kesuksesan outsourcing proyek sistem informasi (SI) . Ada empat variabel yang digunakan dalam pengujian ini yaitu ;

knowledge sharing (tacit and explicit knowledge), organizational capability, partnership quality, outsourcing success.

Semua variabel independen (knowledge sharing, organizational capability, partnership quality)memberikan pengaruh yang kuat pada variabel dependent (outsourcing success) . Penelitian ini memberikan gambaran bahwa knowledge sharing mampu menjadi salah satu faktor anteseden dalam kerjasama lintas fungsi . Knowledge sharing antara organisasi dengan service providers bisa dianalogikan sebagai knowledge sharing antar anggota tim karena organisasi dengan service providers bekerja sama dalam tim untuk mengembangkan sistem informasi. Mengacu dari hasil-hasil penelitian yang dilakukan oleh berbagai akademisi menunjukkan bahwa MP memegang peranan penting dalam kehidupan organisasi . Kemampuan organisasi untuk mengeksplorasi kekayaan pengetahuan yang eksis di setiap anggota organisasi, kemudian mengumpulkannya menjadi knowledge-base, dan memanfaatkannya secara efektif akan membantu mempercepat akselerasi organisasi. Kemampuan perusahaan untuk mengumpulkan,

memanfaatkan, dan mendaya gunakan pengetahuan secara efektif akan menjadi sumber utama keunggulan kompetitif organisasi. Manajemen Pengetahuan Sebagai Keungulan Kompetitif. Sumber kekuatan internal organisasi yang tidak mungkin diadaptasi oleh pesaing manajemen pengetahuan . Pengetahuan eksis disetiap individu dan masing-masing individu mempunyai pengetahuan yang berbeda satu sama lainnya. Para pesaing tidak mungkin meniru pengetahuan yang dipunyai oleh perusahaan . Sebagai sumber daya bagi suatu organisasi , sebaiknya organisasi mengelola manajemen pengetahuan dengan baik. Studi yang dilakukan oleh Davenport at. el. (1998) mengindentifikasikan empat tahapan yang perlu dilakukan suatu organisasi agar Manajemen Pengetahuan dapat menjadi sumberdaya stratejik ;
1. Pengetahuan dapat disimpan.

Data, informasi, maupun pengetahuan dapat disimpan dalam bentuk dokumentasi agar mudah ditelusuri bila dibutuhkan . Bagi pengetahuan yang sifatnya tacit, sebaiknya diartikulasikan menjadicodifiedlexplicit knowledge . Pengetahuan yang dapat disimpan memudahkan organisasi untuk menelusurinya dan memanfaatkan di setiap kesempatan . 2. Pengetahuan mudah diakses . Setiap anggota organisasi mempunyai aloes yang sama terhadap knowledge base organisasi. Agar proses aksessibilitas dan transfer mudah dilakukan antar anggota, organisasi perlu memfasilitasi dengan memanfaatkan teknologi misalnya video conference, jaringan internet dan intranet, telepon, dan faksimili. Banyak organisasi mempunyai ruang perpustakaan sehingga anggotanya mudah mengakses pengetahuan-pengetahuan terbaru melalui buku-buku, jurnaljumal, dan media cetak . Organisasi memfasilitasi juga dengan aturan dan prosedur yang memudahkan setiap orang dapat mengakses pihak-pihak dan anggota organisasi lain yang mempunyai pengetahuan. 3. Peningkatan pengetahuan didukung oleh organisasi Lingkungan eksternal berubah dengan cepat akibatnya organisasi harus senantiasa berdaptasi . Kemampuan organisasi untuk beradaptasi perlu dukungan pengingkatan pengetahuan . Organisasi perlu menciptakan lingkungan yang mampu mempercepat peningkatan pengetahuan . Temuan Davenport et al. (1998) mengungkapkan perlunya sentralisasi struktur organisasi, dan perubahan budaya kerja yang mendukung kreatifitas anggota organisasi . Hal konkrit yang bisa dilakukan perusahaan yaitu dengan memberikan penghargaan bagi anggota organisasi yang menyumbangkan pengetahuan kepada knowledge base organsiasi . Penghargaan yang diterima dapat berupa peningkatan kompensasi maupun promosi pangkat/jabatan . 4. Mengelola pengetahuan sebagai asset . Dalam organisasi, aset dapat berbentuk barang berwujud maupun barang berwujud . Organisasi berfokus kepada dua aset tersebut . Pengetahuan, merupakan aset tidak berwujud, harus diperlakukan sebagai aset berwujud yaitu dapat diukur . Skyrme dan Amidon (1998) mengemukakan bahwa pengetahuan (knowledge) dapat diukur dengan menggunakan balanced scorecard. Dimensi innovation dan learning dalam balanced scorecard merupakan proses aktivitas manajemen pengetahuan. Meskipun ada debat dalam pengukurannya, Skyrme dan Amidon (1998) menyakini bahwa dimensi innovation dan learning mempunyai potensi untuk mengukur pengetahuan sebagai aset. Organisasi yang mempunyai pengetahuan superior mampu mengkoordinasi dan mengkombinasikan sumberdaya-sumberdaya tradisional dan kapabilitas dalam bentuk dan cara barn sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi pelanggan. Dengan memiliki sumberdaya intelektual yang superior, organisasi dapat mengetahui bagaimana mengembangkan dan mengeksploitasi sumberdaya tradisonal lebih baik daripada pesaing meskipun sumberdaya tersebut tidak unik dan mudah ditiru . Pengetahuan dapat dikategorikan sebagai sumberdaya stratejik terpenting sehingga dapat digunakan untuk keunggulan kompetitf yang tahan lama . Pengetahuan, terutama tacit knowledge, berpotensi menjadi sumberdaya yang unik dan sukar ditiru . Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya, tacit knowledge tidak dapat diperdagangkan dalam bentuk siap pakai . Untuk meniru tacit knowledge organisasi, pesaing setidaknya memiliki pengalaman yang serupa dan untuk mendapatkannya memerlukan waktu yang lama . Untuk mempertahankan keberlangsung keunggulan kompetitif, organisasi dapat melakukan dengan menambah pengetahuan baru . Gabungan pengetahuan lama dan baru menciptakan keunikan baru yang akhirnya menciptakan kesempatan untuk melakukan sinergi pengetahuan . Pengetahuan dapat menjadi keunggulan kompetitif yang tahan lama bila organisasi mengetahui lebih banyak akan sesuatu dibandingkan pesaing. Tidak seperti sumberdaya tradisional lainnya yang dapat berkurang saat digunakan, pengetahuan justru akan meningkat pada saat digunakan. Pengetahuan yang semakin sering digunakan akan semakin bernilai bagi organisasi. Dengan menjadikan manajemen pengetahuan menjadi keunggulan kompetitif organisasi sebaiknya Manajemen Pengetahuan dimanfaatkan dan diterapkan secara nyata oleh perusahaan. Bentuk konkrit penerapan adalah mengembangkan strategi organisasi berbasis pengetahuan . Strategi yang berbasis pengetahuan diharapkan mampu lebih mengeksplorasi keunikan yang dimiliki organisasi .

Strategi Organisasi berbasis pengetahuan Konsep SWOT (streghts, weakness, oppurtunities, dan threats) sudah lama dikenal oleh praktisi maupun akademisi . Rerangka SWOT menjelaskan dan menganalisis kapabilitas internal perusahaan, tercermin dalam kekuatan dan kelemahan, yang berhubungan dengan kesempatan dan ancaman lingkungan organisasi . Organisasi disarankan untuk melakukan tindakantindakan strategis untuk mendayagunakan kesempatan, mengurangi kelemahan, meminimalkan ancaman, dan mengkapitalisasi peluang . Strategi organisasi dapat dilihat sebagai tindakan untuk menyeimbangkan keadaan doernal organisasi dengan kapabilitas internal organisasi . Dominasi analisis SWOT ditandai dengan penggunaan model five forces milik Porter. Model yang dikembangkan Porter (1980) lebih terfokus pada kemampuan perusahaan menganalisis kekuatan lingkungan eksternal perusahaan yang dapat memunculkan kesempatan dan ancaman . Mangacu pada five forces Porter, industri sangat terstruktur sehingga memudahkan perusahaan melakukan penetrasi ke suplier dan pelanggan, dan mencegah masuknya pesaing barn dan produk substitusi. Strategi menjadi sekedar memilih industri yang tepat dan melakukan positioning dalam industry tersebut strategi generik yang dipilih yaitu biaya rendah (low cost) atau diferensiasi produk(product differentiation). Menurut Zack (1999), model five forces Porter lebih menekankan keunggulan industri daripada keunggulan perusahaan sehingga keunikan dan keunggulan perusahaan tidak tergali . Mengacu pada keadaan tersebut perusahaan sebaiknya kembali fokus kepada kapabilitas dan sumberdaya perusahaan . Perspektif ini dikenal dengan resource-based view . Pendekatan resource-based view berpendapat bahwa perusahaan sebaiknya memposisikan dirinya secara strategis berdasarkan keunikan, nilai-nilai perusahaan, serta sumberdaya dan kapabilitas yang sukar ditiru . Strategi organisasi bukan didasarkan pada produk dan jasa yang dihasilkan dari keunikan, nilai-nilai perusahaan, serta sumberdaya dan kapabilitas yang sukar ditiru . Strategi berdasarkan pendekatan resource-based memungkinkan perusahaan bertahan dalam jangka waktu yang lama dibandingkan pendekatan tradisional misalnya analisis SWOT (Zack, 1999) . Keunggulan kompetitif organisasi akan bertahan lama bila berdasarkan kekuatan yang berasal dari organisasi. Kritikan terhadap analisis SWOT bukan berarti menunjukkan bahwa analisis tersebut kurang bermanfaat . Analisis SWOT dapat dipergunakan dalam perspektif lain. Analisis SWOT dapat digunakan untuk memetakan kapabilitas dan sumberdaya pengetahuan yang dimiliki organisasi . Dengan pemetaan yang balk, organisasi dapat mengetahui keunggulan Berta mengurangi kelemahan manajemen pengetahuannya sehingga strategi berbasis pengetahuan dapat dibuat berdasarkan manajemen pengetahuan yang dipunyai . Strategi berbasis pengetahuan, sebenarnya merupakan bentuk pararel dengan analisis SWOT, menjelaskan keseluruhan pendekatan yang dilakukan organisasi untuk mengkaitkan sumberdaya pengetahuan dan kapabilitas yang dipunyai dengan strategi yang dilakukan . Hubungan manajemen pengetahuan dan strategi merupakan hubungan timbal balik artinya strategi mempengaruhi manajemen pengetahuan sebaliknya manajemen pengetahuan mempengaruhi strategi. Hubungan antara manajemen pengetahuan dan strategi perusahaan seringkali tidaklah sejalan sehingga terdapat perbedaan antara keduanya . Perbedaan dalam strategi terjadi antara apa yang harus dilakukan organisasi dan apa yang dapat dilakukan organisasi. Perbedaan dalam manajemen pengetahuan terjadi antara apa yang perusahaan harus ketahui dan apa yang perusahaan ketahui. Untuk memperkecil perbedaan antara manajemen pengetahuan dan strategi, organisasi perlu mencari sumber pengetahuan . Sumber-sumber pengetahuan dapat dicari dan dalam organisasi maupun luar organisasi . Pengetahuan internal organisasi dapat ditemukan dari dokumen, prosedur dan aturan organisasi, perilaku, iklim dan budaya organisasi . Pengetahuan eksternal dapat ditemukan di publikasi-publikasi iltniah, majalah-majalah populer, dan di sekolah-sekolah bisnis . Pengetahuan yang berasal dari luar organisasi, biasanya lebih abstrak dan dapat diakses pesaing, memberikan pemikiran-pemikiran barn dan segar bagi organisasi serta dapat menjadi pembanding. Beberapa perusahaan telah melakukan penyegaran bagi karyawannya dengan bekerja sama dengan beberapa sekolah bisnis (Program Magister Manajemen) di Indonesia untuk membuka kelas khusus dengan nama perusahaan tersebut. Kombinasi pengetahuan yang didapat dari luar organisasi dengan pengetahuan dari dalam akan memberikan perspektif barn dalam membuat strategi organisasi atau melakukan eksekusi strategi organisasi yang telah dibuat. Bentuk konkrit yang dilakukan organisasi melalui program-programreward untuk pelanggan, customer care yang merupakan umpan balik pelanggan kepada organisasi sehingga organisasi memperbaiki kektuangan-kekurangan produk/jasa yang dihasilkan. Strategi organisasi berbasis pengetahuan mensyaratkan keinginan kuat organisasi untuk menambah basis pengetahuan yang dipunyai . Implementasi dan eksekusi strategi organisasi memerlukan kemampuan pengetahuan yang cukup dalam mengoptimalkan pilihan-pilihan strategi yang ada sesuai dengan perkembangan industri, pesaing, dan kapabilitas organisasi . Kesimpulan ;

Keberhasilan organisasi dalam memenangkan persaingan dapat di tempuh dengan membuat, dan mengimplementasikan strategi dengan tepat . Manajemen pengetahuan merupakan keunggulan stratejik organisasi diperlukan sebagai modal dasar untuk mendukung strategi organisasi . Organisasi harus secara strategis mengeksplorasi dan mengeksploitasi sumberdaya-sumberdaya pengetahuan dan kapabilitas organisasi yang dimiliki . Eksplorasi dan eksploitasi yang dilakukan organisasi dilakukan dengan dua pendekatan yaitu terhadap anggota organisasi dan organisasi itu sendiri . Organisais harus mampu memotivasi anggotanya untuk mendapatkan tingkat pengetahuan yang lebih tinggi . Sedangkan, eksplorasi dan eksploitasi organisasi dilakukan dengan cara yaitu mengembangkan pemahaman yang sama dan utuh dalam mengukur manajemen pengetahuan, membantu anggota untuk mengenali dan mengidentifikasi kebutuhan pengetahuannya, mempersilahkan anggota untuk berdiskusi dan berdebat mengenai manajemen pengetahuan, mengukur dampat manajemen pengetahuan, memfasilitasi pengetahuan melalui budaya organisasi, dan manajemen pengetahuan direpresentasikan dalam bentuk dokumen dan data base.

Manajemen pengetahuan yang inovatif saat ini akan menjadi usang dimasa mendatang. Persaingan akan selalu ketat dimasa mendatang, sehingga organisasi harus terus mengembangkan manajemen pengetahuannya. Organisasi harus memfasilitasi anggotanya untuk selalu mengembangkan diri, sehingga muncul ide-ide kreatif baru dalam produk atau jasa yang dihasilkan . Fasilitas-fasilitas yang dapat diberikan organisasi kepada anggotanya dapat berupa pemberian kesempatan untuk melanjutkan pendidikan, mengikuti pelatihan/seminar yang berkaitan dengan lingkup kerja, berpartisipasi dalam organisasi profesi, pemberian fasilitas kerja yang baik, dan aturan dan prosedur organisasi yang memungkinkan terciptanya ide kreatif .

Dengan penerapan manajemen pengetahuan sistem , inovasi dan perkembangan institusi menjadi lebih cepat karena dengan pola siklus manajemen pengetahuan tersebut semua pengetahuan terarsip dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota. Namun demikian diperlukan kemauan masingmasing individu dalam insitusi anggota untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan sistem ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan know ledge masing-masing.

Knowledge Management System terdiri dari aspek aktifitas, teknologi pendukung, interface dan berbagai komponen pendukung lainnya. Namun demikian perkembang open source web platform saat ini memungkinkan implementasi knowledge management portal dalam bentuk yang lebih sederhana akan tetapi sudah cukup menjembatani terjadinya sharingculture di organisasi.