ANALISIS INFORMASI TATA USAHA DAN ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH (Studi Kasus :SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO

)

DISUSUN OLEH NAMA UNIT KERJA E-MAIL : WIWIK WIDAYATI, S. Sos : SMP N. 10 KOTA PROBOLINGGO : widayati63@yahoo.co.id

SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO
ALAMAT : JL. SOEKARNO HATTA 263Q KOTA PROBOLINGGO TELP. (0335) 427260

20 Desember 2007 Penulis . jadi saran dan kritik tetap kami perlukan dan kepada semua pihak yang mendukukung terwujudnya penulisan makalah ini kami sampaikan terimakasih. Probolinggo. Kami tahu Pengelolaan Program Administrasi Ketatausahaan SMP Negeri 10 Kota Probolinggo ini kurang sempurna.KATA PENGANTAR Puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan rahmad dan hidayahnya kepada kita sehingga atas petunjukkNya dapat menyelesaikan kegiatan berupa pembuatan makalah dengan judul Analisis Informasi Tata Usaha dan Administrasi Tata Usaha Sekolah.

Pedoman tersebut diperlukan selain memantapkan pelaksana didalam menjalankan tugasnya disekolah. Salah satu tujuan Pendidikan Nasional di atas. jenis dan jenjang pendidikan. dan terencana. Agar semua sekolah dapat menyelenggarakan pendidikan di sekolah. berkepribadian.BAB I PENDAHULUAN 1. Pelayanan administrasi sekolah yang baik harus mengikuti ketentuan dan peraturan yang telah dikeluarkan oleh instansi atau unit yang relevan di lingkungan Departemen Dinas Pendidikan Nasional. bertujuan untuk meningkatkan kualitas manusia Indonesia. mandiri. Pelaksanaan teknis edukatif yang ditunjang oleh pelayanan administrasi yang efektif dan efisien akan meningkatkan mutu hasil belajar siswa. bertanggung jawab. Latar Belakang Pendidikan Nasional berdasarkan Pancasila. sesuai dengan ketentuan dan peraturan administrasi sekolah yang berlaku. perlu disusun suatu pedoman umum administrasi khusus untuk sekolah. berbudi pekerti luhur. tangguh. juga akan memudahkan pelaksanaan supervisi dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan di sekolah. berdisiplin. Dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan Pendidikan Nasional dimaksud. bekerja keras. Pelayanan administrasi sekolah yang baik akan menunjang penyelenggaran proses belajar dan mengajar yang baik pula. cerdas dan terampil serta sehat jasmani dan rohani. yang memuat penjelasan mengenai cara pelayanan administrasi terhadap komponen-komponen pendidikan di sekolah untuk semua tingkat. terarah. maka kegiatan-kegiatan tersebut di atas harus ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang teratur. berbagai kegiatan telah dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah yang mencakup diantaranya dalam peningkatan jenis mutu prasarana dan sarana pendidikan. Penyelenggaraan proses belajar yang baik akan dapat meningkatkan hasil belajar siswa seperti yang diharapkan oleh tujuan Pendidikan Nasional yang hendak dicapai. . yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

menuju tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Kepala Sekolah harus memahami bagaimana cara mendayagunakan segala sarana dan daya usaha pencapaian tujuan pendidikan di sekolah.2. Sebagai administrator Kepala Sekolah harus memahami adanya komponen-komponen tersebut didalam penyelenggaraan keseluruhan kegiatan pendidikan di sekolah. Keseluruhan kegiatan di atas adalah merupakan kegiatan pengelolaan sekolah. . Tujuan Kepala Sekolah adalah administrator pendidikan di lingkungan sekolah yang dipimpinnya.

dan penilaian hasil kergiatan administrasi sekolah harus dilakukan secara sistematis dan terpadu. yaitu makin meningkatnya efisien. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Ketrampilan personil yang memadai Kegiatan -kegiatan yang dilakukan di sekolah menengah itu sering disebut kegiatan administrsasi. b. pengorganisasian. dana dan sarana) secara tepat guna dan berhasil guna. mutu dan perluasan pendidikan sekolah menengah. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. yang berarti bahwa administrasi sekolah menunjang tercapainya tujuan pendidikan berorientasi kepada pendayagunaan semua sumber (tenaga. berorientasi kepada tujuan. Petunjuk dan aturan yang berlaku 3. Mekanisme pengeloaan sekolah meliputi perencanaan. format. Pendekatan Administrasi Sekolah Adiministrasi sekolah yang efektif dan efisien menggunakan beberapa pendekatan yaitu : a. pelaksanaan.BAB II ANALISIS ADMINISTRASI DAN TATA USAHA 1. c. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi sekolah menengah memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi.format yang diperlukan 2. Sistem informasi ini di tingkat sekolah system) dan pelaporan ( reporting system ). Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah Menengah Administrasi sekolah Menengah yang tertib dan teratur. Kepala Sekolah memiliki patokan -patokan untuk menengah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording . Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain : 1.

Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai a.10. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat ) a. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. a. berdasrkan ketentuan perundang -undangan yang berlaku.2. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan brkelangsungan. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan. Analisis kebutuham guru Keterangan : a. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai. dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll. Karpeg.1. Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : a.menjabarkan lebih lanjut kebijakan penyelenggaraan Sekolah Menengah . pengangkatan pertama sampai dengan terakhir. Rencana pengembangan SDM a. Buku induk guru dan pegawai a.1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data / berkas berkas masing .3. Ijasah. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai a.9.kebijakan pemerintah dalam ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH Kegiatan Tata Usaha Sekolah dari : a. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian.4. Buku cuti pegawai dan guru a. File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai ) a. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yg ada. Buku DUK a. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hakhak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu.masing guru dan pegawai seperti SK.5.2.8. dll.7. tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Buku mutasi pegawai a. SK berkala. terdiri . Buku DP3 a. Taspen.6.11.

9. a. ( Buku cuti guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti.4.masing urusan yang ada di sekolah.11.7. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. a.2. Cuti besar dll. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll. Manfaat dari buu ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasian dll. a. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai b.3. Program kerja tata usaha b. a.1.5. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ). ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukukan oleh masing .8. a. a.6. ADMINISTRASI KETATA USAHAAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : b. ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai.a. ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Contoh Cuti Melahirkan. a.10. ( Rencana Pengembangan SDM ) merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing. Buku ekspedisi .4. ( Buku Mutasi Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar.masing guru dan pegawai. b. ini tertuang di dalam RAPBS. a. Mafaat dari buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala. ( Buku data sertifikasi / seminar guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar.3 Buku agenda masuk keluar b. ( Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan.

Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci per mata anggaran. c. Buku ekspedisi buku yang digunakn untuk tanda terima bila mengantarkan surat b5. Buku Kas Pembantu c. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesui dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah.2. ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara . Laporan keuangan Keterangan : c. b. b4.3. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.1 Buku Kas Umum c. Sistem penyimpanan arsip b.2.b. b.surat masuk dan keluar. c.3.6.6. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN Keterangan : b.1.1. Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan c. b.3. Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat .2. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : c.5.

1. Buku mutasi masuk. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan e. Rapor siswa Keterangan : e. e. Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa.Buku mutasi masuk.d. Buku Induk Pegawai e. Buku Induk / Inventaris barang d. Buku Prestasi e.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademias . Buku kendali / stok barang Keterangan : d.3.2. Buku Pemeliharaan d.3. Klaper e. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barangbarang inventaris yang di perbaiki. serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.4. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan. Buku Non Inventaris d.5.1.4.1.3.9.3. keluar e. d. Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjad e.2. Buku Induk / Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan d. selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.8. mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO. ADMINISTRASI KESISWAAM Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : e. ADMINISTRASI BARANG Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : d. Buku kumpulan nilai e.2. e. Rekap absen siswa e. d.4. e.6. Daftar nominatif siswa e. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.1.7.2.4.

: . dikelompokkan sesuai tahun pelajaran e. Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester.6. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan kumpulan ijasah siswa yang telah lulus. Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional e.e.7. e. e.8. Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.9.5. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa.

hendaknya dapat diketahui dari tindak lanjut adanya supervise yang dilakukan oleh dinas. oleh karena itu kegiatan sekolah dalam semua bidang harus relevan dengan kegiatan masyarakat.BAB III PENUTUP Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang menunjang pembangunan masyarakat. memproses maupun menyimpan sebagai usaha untuk pengelola (Data Base) baik untuk kepentingan sekolah pribadi maupun sebagai kegiatan dinas yang dalam hal ini bertindak sebagai supervisi. . Kegiatan kegiatan yang ada di tata usaha SMP Negeri 10 kota Probolinggo ini. terutama yang menyangkut hak dan kewajiban guru dan pegawai merupakan sebagian masyarakat kecil yang bertanggung jawab dan dipertanggujawabkan baik kepada (To Level Manajemen) yang dalam hal ini yaitu kepada Kepala Sekolah maupun kepada guru dan pegawai yang bersangkutan sebagai pihak ( Person to Person). Tugas administrasi sekolah sebagai pengelola dan bertanggung jawab dalam mengumpulkan. dimana sekolah itu berada. khususnya masyarakat. sehingga pihak administras nantinya dapat mengetahui maupun dapat melakukan koreksi dari tindakan yang telah dilakukan oleh dinas. Pihak dari Kepala Sekolah nantinya dapat dijadikan usaha urun rembuk untuk tugas penyempurnaan dan pengesahan dari setiap berkas maupun pemberkasan yang telah dilakukan. mengelola. Jika terjadi kekurangan maupun kesalahan dalam hal ini bentuk pengelolaan maupun bentuk pengarsipan.

.

pengelolaan administrasi sekolah perlu dilakukan dengan cepat. manajemen keuangan. . pengelolaan program mata pelajaran. sarana dan prasarana dan lain-lain. aman dan tepat.Pada saat ini. Pengelolaan administrasi sekolah tersebut meliputi data organisasi guru dan siswa. pengelolaan absensi dan nilai akademik.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful