ANALISIS INFORMASI TATA USAHA DAN ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH (Studi Kasus :SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO

)

DISUSUN OLEH NAMA UNIT KERJA E-MAIL : WIWIK WIDAYATI, S. Sos : SMP N. 10 KOTA PROBOLINGGO : widayati63@yahoo.co.id

SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO
ALAMAT : JL. SOEKARNO HATTA 263Q KOTA PROBOLINGGO TELP. (0335) 427260

Kami tahu Pengelolaan Program Administrasi Ketatausahaan SMP Negeri 10 Kota Probolinggo ini kurang sempurna. Probolinggo.KATA PENGANTAR Puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan rahmad dan hidayahnya kepada kita sehingga atas petunjukkNya dapat menyelesaikan kegiatan berupa pembuatan makalah dengan judul Analisis Informasi Tata Usaha dan Administrasi Tata Usaha Sekolah. jadi saran dan kritik tetap kami perlukan dan kepada semua pihak yang mendukukung terwujudnya penulisan makalah ini kami sampaikan terimakasih. 20 Desember 2007 Penulis .

Pedoman tersebut diperlukan selain memantapkan pelaksana didalam menjalankan tugasnya disekolah. Penyelenggaraan proses belajar yang baik akan dapat meningkatkan hasil belajar siswa seperti yang diharapkan oleh tujuan Pendidikan Nasional yang hendak dicapai. juga akan memudahkan pelaksanaan supervisi dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan di sekolah. berbagai kegiatan telah dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah yang mencakup diantaranya dalam peningkatan jenis mutu prasarana dan sarana pendidikan. bertanggung jawab.BAB I PENDAHULUAN 1. bekerja keras. berkepribadian. Dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan Pendidikan Nasional dimaksud. . cerdas dan terampil serta sehat jasmani dan rohani. perlu disusun suatu pedoman umum administrasi khusus untuk sekolah. tangguh. maka kegiatan-kegiatan tersebut di atas harus ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang teratur. mandiri. sesuai dengan ketentuan dan peraturan administrasi sekolah yang berlaku. terarah. Salah satu tujuan Pendidikan Nasional di atas. Pelayanan administrasi sekolah yang baik akan menunjang penyelenggaran proses belajar dan mengajar yang baik pula. Agar semua sekolah dapat menyelenggarakan pendidikan di sekolah. yang memuat penjelasan mengenai cara pelayanan administrasi terhadap komponen-komponen pendidikan di sekolah untuk semua tingkat. berbudi pekerti luhur. Pelayanan administrasi sekolah yang baik harus mengikuti ketentuan dan peraturan yang telah dikeluarkan oleh instansi atau unit yang relevan di lingkungan Departemen Dinas Pendidikan Nasional. jenis dan jenjang pendidikan. Pelaksanaan teknis edukatif yang ditunjang oleh pelayanan administrasi yang efektif dan efisien akan meningkatkan mutu hasil belajar siswa. dan terencana. Latar Belakang Pendidikan Nasional berdasarkan Pancasila. berdisiplin. bertujuan untuk meningkatkan kualitas manusia Indonesia. yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa.

Tujuan Kepala Sekolah adalah administrator pendidikan di lingkungan sekolah yang dipimpinnya. menuju tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. . Sebagai administrator Kepala Sekolah harus memahami adanya komponen-komponen tersebut didalam penyelenggaraan keseluruhan kegiatan pendidikan di sekolah. Kepala Sekolah harus memahami bagaimana cara mendayagunakan segala sarana dan daya usaha pencapaian tujuan pendidikan di sekolah.2. Keseluruhan kegiatan di atas adalah merupakan kegiatan pengelolaan sekolah.

Kepala Sekolah memiliki patokan -patokan untuk menengah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording . Petunjuk dan aturan yang berlaku 3. berorientasi kepada tujuan. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi sekolah menengah memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. yaitu makin meningkatnya efisien. Ketrampilan personil yang memadai Kegiatan -kegiatan yang dilakukan di sekolah menengah itu sering disebut kegiatan administrsasi. yang berarti bahwa administrasi sekolah menunjang tercapainya tujuan pendidikan berorientasi kepada pendayagunaan semua sumber (tenaga. b. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi.format yang diperlukan 2. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. format. dana dan sarana) secara tepat guna dan berhasil guna. Pendekatan Administrasi Sekolah Adiministrasi sekolah yang efektif dan efisien menggunakan beberapa pendekatan yaitu : a. Mekanisme pengeloaan sekolah meliputi perencanaan.BAB II ANALISIS ADMINISTRASI DAN TATA USAHA 1. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif. pelaksanaan. pengorganisasian. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. dan penilaian hasil kergiatan administrasi sekolah harus dilakukan secara sistematis dan terpadu. c. Sistem informasi ini di tingkat sekolah system) dan pelaporan ( reporting system ). mutu dan perluasan pendidikan sekolah menengah. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain : 1. Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah Menengah Administrasi sekolah Menengah yang tertib dan teratur.

3.5. Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : a. dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll. Buku mutasi pegawai a.masing guru dan pegawai seperti SK. Analisis kebutuham guru Keterangan : a. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.1.7. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. terdiri . Buku induk guru dan pegawai a. File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai ) a. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yg ada. dll. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat ) a. a.menjabarkan lebih lanjut kebijakan penyelenggaraan Sekolah Menengah .1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data / berkas berkas masing . Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan.10. Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai a. SK berkala. Ijasah. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan brkelangsungan.9.8.11. tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.4. Buku cuti pegawai dan guru a. Taspen. berdasrkan ketentuan perundang -undangan yang berlaku.6.kebijakan pemerintah dalam ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH Kegiatan Tata Usaha Sekolah dari : a. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hakhak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu. Rencana pengembangan SDM a. Buku DP3 a. Buku DUK a. pengangkatan pertama sampai dengan terakhir.2. Karpeg. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai a. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan.2.

ADMINISTRASI KETATA USAHAAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : b. Cuti besar dll. ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.3 Buku agenda masuk keluar b.4.1. a.8. Contoh Cuti Melahirkan. a. ( Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan. a. Program kerja tata usaha b.10. a.2. ( Buku Mutasi Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar.masing guru dan pegawai. ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukukan oleh masing .6.a. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala. b. ( Rencana Pengembangan SDM ) merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing. ini tertuang di dalam RAPBS. a.3. ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai.4. ( Buku data sertifikasi / seminar guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai b.9. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll. a. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Buku ekspedisi .masing urusan yang ada di sekolah. a.11. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ). a. ( Buku cuti guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti.5. Manfaat dari buu ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasian dll. Mafaat dari buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai.7.

1. c.b.6. b4. Laporan keuangan Keterangan : c. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara . Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan. Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan c.3.1. Buku Kas Pembantu c.5.3. Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat .1 Buku Kas Umum c. b. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesui dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah. b. ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat. Buku ekspedisi buku yang digunakn untuk tanda terima bila mengantarkan surat b5.3.surat masuk dan keluar. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : c. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN Keterangan : b. b.6. Sistem penyimpanan arsip b.2.2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci per mata anggaran. c.2.

keluar e. mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO.2. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan e. d.1. Buku Pemeliharaan d. e.4.1.5. Rekap absen siswa e.2.6.3. serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.4.1.4.Buku mutasi masuk. Buku mutasi masuk. e.2. ADMINISTRASI KESISWAAM Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : e. Buku Induk / Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan d.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademias . Rapor siswa Keterangan : e. Klaper e.4. Buku Induk / Inventaris barang d. Buku Induk Pegawai e.3.3. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barangbarang inventaris yang di perbaiki. Buku kendali / stok barang Keterangan : d. Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa. selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.d. ADMINISTRASI BARANG Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : d. Buku Non Inventaris d.3. Daftar nominatif siswa e. Buku kumpulan nilai e.2.8. e. Buku Prestasi e.7.9. d. Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjad e.1. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.

9.7. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa.6. Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester. Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan. e. Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional e. dikelompokkan sesuai tahun pelajaran e.8.e.5. e. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan kumpulan ijasah siswa yang telah lulus. : .

Kegiatan kegiatan yang ada di tata usaha SMP Negeri 10 kota Probolinggo ini. oleh karena itu kegiatan sekolah dalam semua bidang harus relevan dengan kegiatan masyarakat. Jika terjadi kekurangan maupun kesalahan dalam hal ini bentuk pengelolaan maupun bentuk pengarsipan. mengelola. dimana sekolah itu berada. Tugas administrasi sekolah sebagai pengelola dan bertanggung jawab dalam mengumpulkan. khususnya masyarakat. Pihak dari Kepala Sekolah nantinya dapat dijadikan usaha urun rembuk untuk tugas penyempurnaan dan pengesahan dari setiap berkas maupun pemberkasan yang telah dilakukan.BAB III PENUTUP Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang menunjang pembangunan masyarakat. sehingga pihak administras nantinya dapat mengetahui maupun dapat melakukan koreksi dari tindakan yang telah dilakukan oleh dinas. hendaknya dapat diketahui dari tindak lanjut adanya supervise yang dilakukan oleh dinas. . memproses maupun menyimpan sebagai usaha untuk pengelola (Data Base) baik untuk kepentingan sekolah pribadi maupun sebagai kegiatan dinas yang dalam hal ini bertindak sebagai supervisi. terutama yang menyangkut hak dan kewajiban guru dan pegawai merupakan sebagian masyarakat kecil yang bertanggung jawab dan dipertanggujawabkan baik kepada (To Level Manajemen) yang dalam hal ini yaitu kepada Kepala Sekolah maupun kepada guru dan pegawai yang bersangkutan sebagai pihak ( Person to Person).

.

pengelolaan program mata pelajaran. pengelolaan administrasi sekolah perlu dilakukan dengan cepat. sarana dan prasarana dan lain-lain.Pada saat ini. Pengelolaan administrasi sekolah tersebut meliputi data organisasi guru dan siswa. aman dan tepat. manajemen keuangan. pengelolaan absensi dan nilai akademik. .