P. 1
Analisis Informasi Tata Usaha Dan Administrasi Tata Usaha Sekolah ...

Analisis Informasi Tata Usaha Dan Administrasi Tata Usaha Sekolah ...

|Views: 788|Likes:
Published by Librasky

More info:

Published by: Librasky on Dec 21, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

09/24/2013

pdf

text

original

ANALISIS INFORMASI TATA USAHA DAN ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH (Studi Kasus :SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO

)

DISUSUN OLEH NAMA UNIT KERJA E-MAIL : WIWIK WIDAYATI, S. Sos : SMP N. 10 KOTA PROBOLINGGO : widayati63@yahoo.co.id

SMP NEGERI 10 KOTA PROBOLINGGO
ALAMAT : JL. SOEKARNO HATTA 263Q KOTA PROBOLINGGO TELP. (0335) 427260

Kami tahu Pengelolaan Program Administrasi Ketatausahaan SMP Negeri 10 Kota Probolinggo ini kurang sempurna. 20 Desember 2007 Penulis . jadi saran dan kritik tetap kami perlukan dan kepada semua pihak yang mendukukung terwujudnya penulisan makalah ini kami sampaikan terimakasih. Probolinggo.KATA PENGANTAR Puji syukur kehadiran Allah SWT yang telah memberikan rahmad dan hidayahnya kepada kita sehingga atas petunjukkNya dapat menyelesaikan kegiatan berupa pembuatan makalah dengan judul Analisis Informasi Tata Usaha dan Administrasi Tata Usaha Sekolah.

Pelaksanaan teknis edukatif yang ditunjang oleh pelayanan administrasi yang efektif dan efisien akan meningkatkan mutu hasil belajar siswa. Latar Belakang Pendidikan Nasional berdasarkan Pancasila. dan terencana.BAB I PENDAHULUAN 1. bekerja keras. yaitu manusia yang beriman dan bertaqwa terhadap Tuhan Yang Maha Esa. cerdas dan terampil serta sehat jasmani dan rohani. Agar semua sekolah dapat menyelenggarakan pendidikan di sekolah. maka kegiatan-kegiatan tersebut di atas harus ditunjang oleh pelayanan administrasi sekolah yang teratur. perlu disusun suatu pedoman umum administrasi khusus untuk sekolah. Penyelenggaraan proses belajar yang baik akan dapat meningkatkan hasil belajar siswa seperti yang diharapkan oleh tujuan Pendidikan Nasional yang hendak dicapai. jenis dan jenjang pendidikan. Pelayanan administrasi sekolah yang baik harus mengikuti ketentuan dan peraturan yang telah dikeluarkan oleh instansi atau unit yang relevan di lingkungan Departemen Dinas Pendidikan Nasional. juga akan memudahkan pelaksanaan supervisi dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan di sekolah. bertujuan untuk meningkatkan kualitas manusia Indonesia. . berdisiplin. berbagai kegiatan telah dilakukan diantaranya dalam pengelolaan administrasi sekolah yang mencakup diantaranya dalam peningkatan jenis mutu prasarana dan sarana pendidikan. terarah. sesuai dengan ketentuan dan peraturan administrasi sekolah yang berlaku. yang memuat penjelasan mengenai cara pelayanan administrasi terhadap komponen-komponen pendidikan di sekolah untuk semua tingkat. mandiri. bertanggung jawab. Dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan Pendidikan Nasional dimaksud. Pelayanan administrasi sekolah yang baik akan menunjang penyelenggaran proses belajar dan mengajar yang baik pula. tangguh. Salah satu tujuan Pendidikan Nasional di atas. berbudi pekerti luhur. berkepribadian. Pedoman tersebut diperlukan selain memantapkan pelaksana didalam menjalankan tugasnya disekolah.

Keseluruhan kegiatan di atas adalah merupakan kegiatan pengelolaan sekolah. menuju tercapainya tujuan pendidikan yang diharapkan. Sebagai administrator Kepala Sekolah harus memahami adanya komponen-komponen tersebut didalam penyelenggaraan keseluruhan kegiatan pendidikan di sekolah. Tujuan Kepala Sekolah adalah administrator pendidikan di lingkungan sekolah yang dipimpinnya. Kepala Sekolah harus memahami bagaimana cara mendayagunakan segala sarana dan daya usaha pencapaian tujuan pendidikan di sekolah.2. .

dana dan sarana) secara tepat guna dan berhasil guna. pengorganisasian. c. Sistem informasi ini di tingkat sekolah system) dan pelaporan ( reporting system ). Mekanisme pengeloaan sekolah meliputi perencanaan. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif.format yang diperlukan 2. Pendekatan Administrasi Sekolah Adiministrasi sekolah yang efektif dan efisien menggunakan beberapa pendekatan yaitu : a. berorientasi kepada tujuan. b. format.BAB II ANALISIS ADMINISTRASI DAN TATA USAHA 1. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi sekolah menengah memegang peranan yang penting dalam kegiatan administrasi. yang berarti bahwa administrasi sekolah menunjang tercapainya tujuan pendidikan berorientasi kepada pendayagunaan semua sumber (tenaga. Ketrampilan personil yang memadai Kegiatan -kegiatan yang dilakukan di sekolah menengah itu sering disebut kegiatan administrsasi. Petunjuk dan aturan yang berlaku 3. pelaksanaan. mutu dan perluasan pendidikan sekolah menengah. dan penilaian hasil kergiatan administrasi sekolah harus dilakukan secara sistematis dan terpadu. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi / teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. yaitu makin meningkatnya efisien. Kepala Sekolah memiliki patokan -patokan untuk menengah menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (recording . Peranan Pedoman Administrasi bagi sekolah Menengah Administrasi sekolah Menengah yang tertib dan teratur. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan faktor-faktor penunjang antara lain : 1. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai.

SK berkala.6.2.masing guru dan pegawai seperti SK. a. Rencana pengembangan SDM a. dll.10. ( Buku Induk Guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yg ada. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan. Buku mutasi pegawai a. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Buku DP3 a. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai. Buku cuti pegawai dan guru a.menjabarkan lebih lanjut kebijakan penyelenggaraan Sekolah Menengah . Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hakhak pegawai/guru yang bertugas di sekolah tertentu.7.2. Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : a. berdasrkan ketentuan perundang -undangan yang berlaku. Ijasah.1. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegawaian sekolah menengah yang menyeluruh dan brkelangsungan.3. Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat ) a.kebijakan pemerintah dalam ADMINISTRASI TATA USAHA SEKOLAH Kegiatan Tata Usaha Sekolah dari : a.1 ( File Guru dan pegawai ) merupakan kumpulan data / berkas berkas masing . File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai ) a.8. Karpeg.4. dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai a. Taspen.5.9. Analisis kebutuham guru Keterangan : a. terdiri .11. pengangkatan pertama sampai dengan terakhir. Buku DUK a. Buku induk guru dan pegawai a. Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai a. tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah.

7. a. a.a.10.3 Buku agenda masuk keluar b.11.2. Program kerja tata usaha b. ( Rencana Pengembangan SDM ) merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing. ini tertuang di dalam RAPBS.5.masing urusan yang ada di sekolah. a. Cuti besar dll. ( Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukukan oleh masing . a.8. Contoh Cuti Melahirkan. b. ( Analisis kebutuhan guru ) untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan. a. ( Buku cuti guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai b. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.9.4. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala. ADMINISTRASI KETATA USAHAAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : b. Manfaat dari buu ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasian dll.6.masing guru dan pegawai. Mafaat dari buku ini untuk mengetahui berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai. Buku ekspedisi . a.1. ( Buku Kendali ) merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai.3.4. a. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ). Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll. ( Buku DUK ) merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. ( Buku data sertifikasi / seminar guru dan pegawai ) merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. ( Buku DP3 ) merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. ( Buku Mutasi Pegawai ) merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. a.

Laporan keuangan Keterangan : c.1. Buku Kas Pembantu c. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN Keterangan : b.1.surat masuk dan keluar. Buku Kas Umum merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan c. Sistem penyimpanan arsip b.2. Absensi dan rekap absen guru dan pegawai digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan. b.2. b4.6. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci per mata anggaran. b. c.b.1 Buku Kas Umum c. ( Program kerja Tata Usaha ) merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat. ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : c. Sistem penyimpanan arsip yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesui dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll.5. Buku agenda masuk keluar buku yang mencatat surat .3.3.3. Pemanfaatan SIM/SIN/TIN untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah. c.6.2. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara . b. Buku ekspedisi buku yang digunakn untuk tanda terima bila mengantarkan surat b5.

4.Buku mutasi masuk. Klaper e.1.3.5. keluar e. Rekap absen siswa e.7.1.9. Buku kumpulan nilai e. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barangbarang inventaris yang di perbaiki. e.Buku Prestasi buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademias . serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.2. Buku Non Inventaris d. Buku Prestasi e. e. ADMINISTRASI BARANG Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : d. Buku mutasi masuk.1. selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.2.1.3. Buku Induk / Inventaris barang buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan d. e.6.2.3.4.2.8.4. d.d.4. Buku Induk Pegawai e. Klaper buku yang mencatat nama siswa menurut abjad e. d. Daftar nominatif siswa e. Buku Pemeliharaan d. mutasi keluar buku yang mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang. Rapor siswa Keterangan : e.3. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan e. Buku Induk / Inventaris barang d. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan. Buku kendali / stok barang Keterangan : d. Buku Induk siswa buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa. ADMINISTRASI KESISWAAM Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan : e.

5. Rapor siswa : Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip/sertifikat siswa dan tamatan kumpulan ijasah siswa yang telah lulus.e. e.6. Rekap absen siswa buku rekap yang berisi tentang rekap masing masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.9.8. Daftar Nominasi siswa daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional e. dikelompokkan sesuai tahun pelajaran e. e. Buku kumpulan nilai buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa.7. : .

BAB III PENUTUP Sekolah merupakan lembaga pendidikan yang menunjang pembangunan masyarakat. Tugas administrasi sekolah sebagai pengelola dan bertanggung jawab dalam mengumpulkan. khususnya masyarakat. terutama yang menyangkut hak dan kewajiban guru dan pegawai merupakan sebagian masyarakat kecil yang bertanggung jawab dan dipertanggujawabkan baik kepada (To Level Manajemen) yang dalam hal ini yaitu kepada Kepala Sekolah maupun kepada guru dan pegawai yang bersangkutan sebagai pihak ( Person to Person). Pihak dari Kepala Sekolah nantinya dapat dijadikan usaha urun rembuk untuk tugas penyempurnaan dan pengesahan dari setiap berkas maupun pemberkasan yang telah dilakukan. Jika terjadi kekurangan maupun kesalahan dalam hal ini bentuk pengelolaan maupun bentuk pengarsipan. sehingga pihak administras nantinya dapat mengetahui maupun dapat melakukan koreksi dari tindakan yang telah dilakukan oleh dinas. memproses maupun menyimpan sebagai usaha untuk pengelola (Data Base) baik untuk kepentingan sekolah pribadi maupun sebagai kegiatan dinas yang dalam hal ini bertindak sebagai supervisi. mengelola. Kegiatan kegiatan yang ada di tata usaha SMP Negeri 10 kota Probolinggo ini. oleh karena itu kegiatan sekolah dalam semua bidang harus relevan dengan kegiatan masyarakat. . hendaknya dapat diketahui dari tindak lanjut adanya supervise yang dilakukan oleh dinas. dimana sekolah itu berada.

.

sarana dan prasarana dan lain-lain. . aman dan tepat. manajemen keuangan. pengelolaan administrasi sekolah perlu dilakukan dengan cepat. pengelolaan program mata pelajaran.Pada saat ini. pengelolaan absensi dan nilai akademik. Pengelolaan administrasi sekolah tersebut meliputi data organisasi guru dan siswa.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->