P. 1
Makalah APOTEK

Makalah APOTEK

|Views: 7,910|Likes:
Published by Bayyinah Ardian

More info:

Published by: Bayyinah Ardian on Dec 25, 2011
Copyright:Traditional Copyright: All rights reserved

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/29/2013

pdf

text

original

MANAJEMEN APOTEK

APOTEK NAWI SEJAHTERA

Nama: Bayyinah Dwi Nur Astria Kelas: Farmasi VII A Pembimbing: Ibu Putri, S.Si, Apt 108102000026 108102000003

FAKULTAS KEDOKTERAN dan ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA DESEMBER 2011

I. PLANNING Rencana di buat agar organisasi dapat mengarahkan dana dan sumber daya yang ada untuk mencapai suatu tujuan dan dapat di gunakan sebagai alat untuk memonitor semua kegiatan yang terjadi didalam suatu organisasi. Apotek NAWI SEJAHTERA didirikan pada tanggal 1 November 2011 berdasarkan PP No.25 Tahun 1980, apotek dapat diusahakan oleh : a. Lembaga atau intansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat atau di daerah. b. Perusahaan milik Negara yang di tujukan oleh Negara. c. Apoteker yang telah mengucapkan sumpah dan telah memperoleh izin kerja dari Mentri Kesehatan. Apotek NAWI SEJAHTERA terletak di Jalan Permata Kuning No. 18A Yogyakarta. Diharapkan pendirian apotek akan berjalan dengan baik serta dapat memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang sehat dan sejahtera. Apotek NAWI SEJAHTERA akan dikelola oleh Ibu Dwi Nur Astria, S.Far, Apt selaku Apoteker Pengelola Apotek dan Ibu Bayyinah, S.Far, Apt, selaku Pemilik Sarana Apotek di Apotek NAWI SEJAHTERA ini. Visi dan Misi Visi Menjadi apotek yang menerapkan pelayanan kefarmasian yang bermutu, berkualitas dan terpercaya serta menguntungkan bagi konsumen dan karyawan. Misi 1. Menyediakan obat, alat kesehatan serta perbekalan kefarmasian lainnya yang bermutu, berkualitas dan terjangkau oleh masyarakat. 2. Melaksanakan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat, ramah, informatif dengan memerapkan konsep Pharmaceutical care secara professional.

Maksud dan Tujuan Apotek Nawi Sejahtera didirikan untuk memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang sehat dan sejahtera. Tujuan pendiarian apotek Nawi Sejahtera adalah :
1|Page

1. Sebagai tempat pengabdian profesi apoteker. 2. Melayani kebutuhan obat, bahan obat, alat kesehatan serta perbekalan farmasi lainnya sesuai dengan kebutuhan masyrakat dengan berorientasi kepada kepentingan dan kepuasan pasien sebagai implementasi kompetensi profesi farmasis. 3. Memberikan dan menyediakan informasi, edukasi dan konsultasi kesehatan kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang kesehatan, khususnya obat dan cara pengobatan yang tepat.

Lokasi Pencarian lokasi apotek yang strategis sangat menentukan keberhasilan apotek dan erat hubungannya dengan aspek pasar yang dilakukan dengan : Survey lokasi  denah lokasi

-

Menghubungi kelurahan untuk mendapatkan informasi mengenai penduduk antara lain :

2|Page

 Kepadatan penduduk Apotek Nawi Sejahtera berada didaerah dengan kepadatan penduduk yang tinggi, dekat dengan kawasan perkantoran, sentra Bank swasta, hotel, pertokoan, dan perumahan penduduk.  Tingkat social dan ekonomi Tingkat pendidikan masyarakat relative tinggi mengingat letak apotek Nawi Sejahtera yang berada di lingkungan perkantoran, pusat perbelanjaan, kampus, dan sekolah. Dengan demikian, tingkat kesadaran masyarakat akan pentingnya keselamatan cukup baik. Keadaan ekonomi secara relative cukup baik. Pencatatan pelayanan kesehatan dalam batas radius 1-2 km : 1) Rumah Sakit Bethesda 2) Rumah Sakit Panti Rapih 3) Rumah Sakit Dr. Sardjito 4) Rumah Sakit di DKT Kota Baru 5) Rumah Sakit Bersalin Pura Raharja Kota Baru 6) Klinik Husada Kota Baru Jumlah pesaing Jumlah apotek sebagai pesaing adalah 3 yaitu : Wilujeng, Medistra, Kencana. Akan tetapi dengan melihat lokasi yang sangat strategis maka diharapkan apotek dapat bersaing dengan apotek lainnya. Keamanan Lingkungan apotek Nawi Sejahtera relative aman dan dekat dengan pos polisi dan kantor polisi. Keterjangkauan Lokasi apotek sangat mudah dijangkau karena terletak dipinggir jalan, bisa dijangkau dengan berbagai kendaraan umum. Apotek ini juga memiliki area parker yang cukup luas.

3|Page

Peluang/Prospek Pemasaran A. Kekuatan/Strength Yang menjadi kekuatan kompetitif apotek baru yang akan didirikan adalah sebagai berikut : 1. Apotek dengan konsep layanan patient oriented yang berbasis layanan kefarmasian pharmaceutical care. 2. Letak/lokasi apotek berada di Jl.Jendral Sudirman yang ramai dilalui arus kendaraan dan mudah dijangkau dari segala arah. 3. Petugas apotek yang handal dan loyal, terdiri dari tenaga yang sudah berpengalaman dan tenaga-tenaga muda yang penuh semangat dan kreatif. 4. Apoteker yang selalu standby diapotek, siap memberikan layanan dan konsultasi seputar obat. B. Kelemahan/Weakness 1. Merupakan apotek baru, belum dikenal oleh masyarakat, dan belum mempunyai langganan yang loyal. 2. Merupakan apotek swasta yang berdiri sendiri dan bukan suatu apotek jaringan atau warlaba. 3. Lokasi terletak dipertigaan lampu lalu lintas sehingga aksesnya sulit walaupun banyak dilewati oleh kendaraan. Untuk menutupi kelemahan tersebut maka : 1. Nama apotek harus dibuat besar begitu juga dengan tulisan pada papan nama tersebut dengan neon box, tanda/marka apotek ditepi jalan 2. Disediakan parker yang luas dan gratis. C. Peluang/Opportunity 1. Potensi daerah a. Jumlah penduduk, terutama daerah terban dan kota baru ( sekitar lokasi apotek), cukup padat, sehingga menjadi sumber pelanggan apotek potensial. b. Penduduk dengan latar belakang social yang beragam, sangat memungkinkan untuk menjadi pelanggan. Masyarakat golongan ini mempunyai daya beli lebih tinggi, karena itu apotek harus dikonsep

4|Page

sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi keinginan pelanggan seperti mereka. c. Pendidikan dengan tingkat pendidikan yang cukup tinggi. Golongan masyarakat ini lebih kritis, lebih bisa menerima pikiran logis, dan mungkin. 2. Karena merupakan pusat perkantoran bank dan hotel, dapat dilakukan kerjasama. Dalam penyediaan obat bagi karyawan dengan menerapkan system “jemput bola” atau layanan antar jemput resep atau pembelian obat lainnya. D. Ancaman/Threaths Ancaman terutama dating dari competitor/pesaing yaitu apotek lain yang berada disekitar lokasi 1. Apotek wilujeng Berada dilokasi yang banyak dikunjungi orang ( pom bensin ), tempat parkir sempit. 2. Apotek medistra Lokasi strategis, terdapat praktek dokter, ada konseling obat, tempat parkir sempit, kelengkapan obat kurang. 3. Apotek kencana Lokasi strategis, ada konseling obat, obat yang tersedia kurang lengkap, lokasi apotek yang sempit dan kurang nyaman.

Sumber Daya Manusia / Tenaga Kerja Dalam menyelesaikan tugasnya Apotek NAWI SEJAHTERA tidak lepas dari kinerja para karyawan yang terlibat di dalamnya. Jumlah karyawan yang bekerja di Apotek Sehat ada 7 orang jumlah tersebut meliputi: Apoteker Pengelola Apotek Asisten Apoteker Tenaga administrasi / obat bebas Kasir Pembantu umum : 4 orang : 1 orang : 1 orang : 1 orang

5|Page

Masing-masing tenaga kerja mempunyai tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peranannya di dalam apotek. Studi Kelayakan I. Bayyinah, S.Far, Apt. sebagai Pemilik Sarana Apotek mempunyai modal sebesar Rp. 360.000.000 II. Dwi Nur Astria, S.Far, Apt sebagai Apoteker Pengelola Apotek

1. Modal a. Modal tetap - Perlengkapan penunjang (Mebeler, kulkas, TV, AC) - Perlengkapan apotek - Biaya perizinan - Kendaraan b. Modal Operasional Cadangan modal Total Modal 2. Rencana anggaran pendapatan dan belanja tahun ke-1 a. Biaya rutin bulanan 1). Tenaga kerja - Apoteker (1 orang) - Asisten Apoteker (4 orang) @ Rp. 1.200.000 - Tenaga administrasi / penjualan bebas & Kasir (2 orang) - Pembantu umum Rp. 3.500.000; Rp. 4.800.000; Rp. 1.600.000; Rp. 300.000; + Rp. 10.200.000; 2). Biaya lain-lain - Administrasi - Listrik, telepon, wireless - Lain-lain Rp. 500.000; Rp.1.500.000; Rp. 500.000; + Rp.2.500.000; Rp. 30.000.000; Rp. 20.000.000; Rp. Rp. 2.000.000; 7.000.000;

Rp. 121.000.000; Rp. 20.000.000; + Rp. 200.000.000;

6|Page

b. Biaya rutin tahun ke-1 1). Biaya bulanan 12 x Rp. 12.700.000; 2). Tunjangan hari raya (1 bulan gaji) Rp. 152.400.000; Rp. 10.200.000; + Rp. 162.600.000; 3. Proyeksi Pendapatan a. Pendapatan tahun ke-1 Pada tahun pertama dipromosikan resep masuk 15 lembar / hari dengan harga rata-rata perlembar diperkirakan Rp. 75.000; dengan demikian akan diperoleh pendapatan pada tahun pertama sebagai berikut : - Penjualan resep tahun I (Keuntungan 35%) (15 lembar x 26 hari x 12 bulan) x Rp.75.000; - Penjualan bebas (Keuntungan 25%) 26 hari x 12 bulan x Rp. 350.000; - Penjualan lain (OWA) (Keuntungan 35%) 26 hari x 12 bulan x Rp. 100.000; Total b. Pengeluaran tahun ke-1 Pembelian obat resep 65% x Rp. 351.000.000 Pembelian obat bebas 75% x Rp. 109.200.000 Pembelian OWA 65% x Rp. 31.200.000 Pengeluaran rutin tahun ke-1 JUMLAH Rp. 20.280.000 Rp. 162.600.000 + Rp. 568.980.000 Rp. 81.900.000 Rp. 304.200.000 Rp. 31.200.000;+ Rp. 608.400.000; Rp. 109.200.000; Rp. 468.000.000;

7|Page

c. Perkiraan laba rugi tahun ke I Pendapatan tahun I Pengeluaran tahun I Laba sebelum pajak Pajak pendapatan (10%) Laba netto Rp. 608.400.000; Rp. 568.980.000; Rp. 39.420.000; Rp. 3.942.000; -

Rp. 35.478.000;

Perhitungan batas laba / rugi (BEP) tahun I 1. Pay Back Periode Pay back periode = = = 5,6 tahun ( 5 tahun 6 bulan ) 2. Return of Investement (ROI) ROI = = = 17,74% 3. Break Event Point (BEP) (laba obat-obatan 35%) BEP = = 600.000

= Rp. 490.898.372,4/tahun 4. Presentase BEP % BEP = = = 80,49% 5. Kapasitas BEP

8|Page

Kapasitas BEP = presentase BEP x (jumlah lembar resep per tahun) = 80,49% x (20 lembar x 26 hari x 12 bulan) = 5022 lembar/tahun atau 418 lembar/bulan atau 14 resep/hari

Alat dan Perbekalan Farmasi yang diperlukan 1. Bangunan, terdiri dari : a. Luas bangunan 50m2 b. Ruang tunggu 16m2 c. Ruang peracikan & penyerahan obat 16m2 d. Ruang administrasi & kamar kerja apoteker 12m2 e. Ruang penyimpanan obat f. Ruang tempat pencucian alat 7m2 g. W.C 2m2 h. Dinding terbuat dari beton i. j. Langit-langit terbuat dari plafon Atap terbuat dari genteng

k. Lantai terbuat dari ubin

9|Page

*Denah Bangunan

10 | P a g e

2. Kelengkapan bangunan apotek a. Sumber air PAM b. Penerangan dari PLN c. Alat pemadam kebakaran ada 2 ukuran 9lb & 2lb d. Jendela ada 2 buah & ventilasi ada 2 e. Sanitasi ada saluran pembuangan air limbah f. Papan nama (panjang 60cm ; lebar 40cm) dengan tulisan hitam diatas dasar putih, tinggi huruf 5cm, tebal 5mm. Papan nama memuat : nama apotik, nama A.P.A , nomor SIA, alamat apotik, nomor telepon g. Billboard nama apotek h. 1 buah TV layar datar 32 inch i. j. 1 jaringan Telepon 2 buah kipas angin

k. Wireless

3. Perlengkapan kerja a. Alat pengolahan / peracikan : 11 | P a g e

Gelas ukur 10ml, 100ml, 250ml @ 1 buah Labu erlenmeyer 100ml, 250ml, 1 liter @1 buah Gelas piala 100ml, 500ml, 1 liter @ 1 buah Panci pengukur 1 liter 1 buah Corong 5cm, 10cm, 15cm @ 1 buah Timbangan miligram dgn anak timbanganl 1 set Timbangan gram dgn anak timbanganl 1 set Termometer 1000C 1 buah Mortir dgn garis tengah 5-10cm; dan 10-15cm @ 1 buah Spatel logam, tanduk, plastik, dan porselen @ 1 buah Cawan penguap porselen dgn garis tengah 5-15cm 1 buah Batang pengaduk 2 buah Pemanas air 1 buah Rak tempat pengering alat Kapas / tissu dan alcohol untuk membersihkan

-

Kain untuk membersihkan kapsul Sendok untuk mengambil serbuk Sudip untuk membersihkan sekaligus mengeluarkan serbuk dari dalam mortir.

b. Wadah Botol (10-50 ml 50 buah ; 50ml-1liter 50 buah: >1 liter 10buah) Pot Kapsul ; besar, sedang dan kecil Kertas perkamen Klip dan kantong plastic Etiket (biru dan putih)

c. Tempat penyimpanan Lemari / rak obat untuk penyimpanan obat Lemari narkotika Lemari psikotropika Lemari bahan berbahaya Kulkas 2 buah

4. Perlengkapan Administrasi a. Blangko pesanan obat b. Blangko kartu stok obat c. Blangko salinan resep d. Blangko faktur dan blangko nota penjualan e. Buku pembelian f. Buku penerimaan g. Buku penjualan h. Buku pengiriman i. j. Buku pembukuan keuangan Kwitansi

k. Buku pencatatan narkotika dan psikotropika
12 | P a g e

l.

Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika

m. Form laporan obat narkotika n. Form laporan obat psikotropika o. Buku pencatatan penyerahan racun p. Alat-alat tulis dan kertas

5. Kelengkapan buku pedoman a. Buku standar yang wajib : Farmakope Indonesia edisi III dan IV Kumpulan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan apotik b. Buku lainnya : ISO volume 46 MIMS tahun 2010/2011 IONI DOI (Data Obat di Indonesia) Farmakologi dan terapi

Strategi dan Inovasi Dalam rangka mengembangkan usaha perapotekan ini diperlukan strategi inovasi khusus, sehingga nantinya diharapkan mampu mempertahankan eksistensi dan mampu memajukan apotek NAWI SEJAHTERA dengan membuka cabang-cabang baru di daerah lain. Adapun strategi yang ditempuh antara lain : 1. Display ala minimarket, ada flow sebagai alur pasien dari saat kedatangan hingga keluar meninggalkan apotek. 2. Menyediakan jasa konseling secara gratis oleh APA. 3. Menyediakan obat-obatan yang dibutuhkan oleh pasien. Jika obat yang dibutuhkan pasien tidak ada maka berusaha mengambil di apotek lain, diusahakan agar pasien pulang mendapat obat yang diperlukan tanpa copie resep.

13 | P a g e

4. Monitoring pasien. Monitoring dilakukan terhadap pasien via telepon, terutama untuk pasien dengan penyakit kronis. Hal ini dilakukan untuk mengontrol keadaan pasien dan meningkatkan kepercayaan pasien terhadap apotek. 5. Fasilitas yang menarik. Ruang tunggu dibuat senyaman mungkin dengan fasilitas Kipas angin, TV, wireless, tempat duduk yang nyaman, majalah kesehatan, Koran dan tabloid serta tempat parkir yang luas. 6. Menerima pelayanan resep dengan sistem antar jemput (dengan catatan masih dalam Jalan Permata Kuning) 7. Memberikan bantuan rakyat bagi masyrakat yang kurang mampu dalam bentuk subsidi obat serta bekerjasama dengan kelurahan setempat 8. Sistem manajemen pelayanan customer: Bisa diakses secara online di http://nawi_sejahtera.com 9. Pemesanan obat by phone, fax, sms, internet (Yahoo Messenger, Black berry Messenger) dan semua jaringan lainnya memungkinkan untuk meraih customer dengan baik dan bisa dijangkau oleh semua kalangan pembeli obat dengan resep atau penjualan bebas yang memberi kesan interaktif dengan customer 10. Member get Member diberikan diskon special untuk member 11. Penjualan langsung dilayani oleh Asisten Apoteker berpengalaman. 12. Racikan per resep = 15 menit, gratis teh botol untuk kelebihannya.

Kebijakan / Police Merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu

mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya). Salah satu kebijakan di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu dalam penetapan harga yang menggunakan Price base on competition (PB on competition.) PB on Competition melandaskan pada besarnya tingkat persaingan. Dimana penetration price diharapkan menjadi langkah terbaik untuk ditempuh. Penetration price merupakan penerapan harga awal yang lumayan rendah untuk meraih pangsa pasar yang luas menjangkau semua kalangan guna membangun image bisnis apotek pada konsumen. Kekurangannya yaitu PSA harus siap untuk menerima pendapatan
14 | P a g e

atas margin yang menipis terlebih dahulu, namun sebagai kompensasinya ia akan mendapatkan market share yang luas dan image.

Aturan-aturan / SOP Alur orang

Keterangan 1 2 3 4 5 5b 6 : pasien masuk ke apotek : pasien menyerahkan resep : pasien menunggu diruang tunggu : pasien membayar resep dan kembali menunggu : pasien mengambil resep : pasien berkonsultasi dengan apoteker : pasien meninggalkan apotek

Catatan pasien : 1 : Pasien yang membeli OTC baik OWA (bukan racikan), sekaligus pemberian informasi dan pengarsipan.
15 | P a g e

4 6

: pasien membayar dan menerima obat : pasien meninggalkan apotek

A. SOP Pelayanan OTC 1. Pasien datang 2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa yang dibutuhkan 3. Tanyakan lebih dahulu keluhan atau penyakit yang diderita pasien, kemudian bantu pasien untuk mendapatkan obat yang tepat 4. Menghitung harga minta persetujuan terhadap nominal harga 5. Bila harga sudah terjadi persetujuan, ambilkan obat yang diminta pasien sesuai dengan permintaan meliputi : nama obat dan jumlah obat 6. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan obat dan efek samping obat yang diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan.

B. SOP Pelayanan OWA 1. Pasien datang 2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat yang dibutuhkan 3. Tanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya 4. Tanyakan pada pasien apakah sebelumnya pernah menggunakan obat tertentu dan bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah) 5. Bila pasien telah menggunakan obat sebelumnya dan hasilnya tidak memuaskan maka pilihkan obat lain yang sesuai dengan kondisi pasien, begitu juga untuk pasien yang sama sekali belum pernah minum obat 6. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga 7. Setelah pasien setuju dengan harga obat, ambilkan obat diatas 8. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi : dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin
16 | P a g e

timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan 9. Catat nama pasien, alamat, dan no telepon pasien 10. Buat catatan khusus tentang pasien yang nantinya sebagai patien data record

C. SOP Pelayanan Resep 1. Menerima resep pasien 2. Lakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmaceutical dan klinik 3. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga 4. Pasien diberi no antrian 5. Tulis no. struk (print out) pada resep dan satukan resep dengan print out 6. Cocokan nama, jumlah dan kekuatan obat dalam resep dengan print out 7. Siapkan obat sesuai dengan resep 8. Jika obat racikan maka patuhi SOP meracik 9. Buat etiket dan cocokkan dengan resep 10. Teliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien termasuk salinan resep dan kuitansi ( jika diminta oleh pasien ) 11. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan 12. Catat nama pasien, alamat dan no telepon 13. Buat catatan khusus tentang pasien

D. SOP Meracik Obat 1. Siapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik 2. Buatlah instruksi meracik meliputi : no resep, nama pasien, jumlah dan cara mencampur 3. Siapkan etiket dan wadah obat sertakan bersama obat dan instruksinya untuk diracik
17 | P a g e

4. Cucilah tangan bila perlu gunakan sarung tangan, masker 5. Siapkan bat sesuai resep dan cocokkan dengan yang tertera pada struknya 6. Jika ada bahan yang harus ditimbang maka persiapkan lebih dahulu 7. Bacalah instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah hati-hati 8. Pastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya 9. Masukkan dalam wadah yang telah disediakan dan dberi etiket, kemudian serahkan pada petugas lain untuk diperiksa dan diserahkan 10. Bersihkan peralatan dan meja racik 11. Cucilah tangan sampai bersih

E. SOP Menimbang 1. Bersihkan timbangan 2. Pastikan timbangan dalam keadaan on dan dalam keadaan 0 3. Ambil bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep, 4. Timbang bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep, 5. Ambil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama yang tertera pada botol persediaan bahan 6. Cek ulang apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep kemudian dikembalikan ketempatnya

F. SOP Konseling OTC 1. Menanyakan keluhan pasien dan mengapa menggunakan obat tersebut dan sudah berapa lama pasien mengalami keluhan tersebut 2. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat tersebut 3. Apabila obat yang diminta sesuai dengan kondisi pasien dan memberikan efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan 4. Apabila obat yang diminta tidak sesuai dengan kondisi pasien maka pasien dipilihkan obat yang tepat untuk kondisinya

18 | P a g e

5. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut, bila ada yang kurang atau salah maka farmasi wajib membenarkan dan melengkapinya G. SOP Konseling OWA 1. Menanyakan keluhan pasien sehingga pasien menggunakan obat tersebut dan sudah berapa lama pasien mengalami gejala tersebut 2. Cocokkan kondisi pasien dengan obat yang diminta, bila obat kurang sesuai untuk pasien maka rekomendasikan obat yang tepat untuk pasien 3. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut meliputi dosis, frekuensi, durasi dan cara penggunaan; bila yang kurang atau salah maka farmasis wajib membenarkan dan melengkapinya 4. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat tersebut 5. Apabila obat yang diminta sesuia dengan kondisi pasien dan memberikan efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan 6. Apabila kondisi pasien tidak membaik atau semakin memburuk maka sebaiknya dirujuk kedokter 7. Informasikan kepada pasien bahwa pasien diperbolehkan konsultasi dengan apoteker untuk berdiskusi tentang terapi yang dijalani

H. SOP Konseling resep 1. Obat diserahkan pada pasien sekaligus dicocokkan dengan data pasien 2. Mencocokkan obat dengan kondisi pasien dengan cara menanyakan pada pasien tentang keluhan yang dialaminya 3. Memberitahu pada pasien tentang obat yang diberikan dan tujuan penggunaan obat tersebut 4. Memberikan informasi pada pasien tentang aturan penggunaan obat ( dosis, frekuensi, durasi, cara penggunaan) 5. Menanyakan kembali tentang semua informasi yang telah disampaikan untuk memastikan bahwa pasien telah paham dan mengerti tentang aturan penggunaan obat

19 | P a g e

6. Memberitahukan pada pasien tentang ESO obat yang mungkin terjasi dan cara penanganan yang mungkin bisa dilakukan oleh pasien terhadap efek samping yang terjadi 7. Menyarankan pasien untuk pergi kedokter bila dirasa ESO cukup berat dan mengganggu 8. Informasikan pada pasien tentang hal apa saja yang perlu dihindari atau yang perlu dilakukan untuk menunjang keberhasilan riset 9. Catat nama pasien dan no telp pasein, 10. Buat catatan khusus tentang pasien sebagai.

I. SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang 1. Saat barang datang dari PBF, 2. Cek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya ( kecocokan tentang nama barang, bentuk, jumlah sediaan, no batch, dan tanggal ED ) 3. Cek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak), 4. Faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten apoteker dilengkapi dengan no SIK/SIA/NIP serta dibubuhi stempel apotek 5. Faktur diambi 1 lambar untuk arsip apotek, 6. Serahkan faktur kapada bagian adsministrasi untuk diedit di komputer, 7. Cocokkan harga yang sudah ada di computer dengan harga yang tertera pada faktur baru, apakah ada kenaikan atau tidak, 8. Tandatangani faktur yang telah diedit di komputer, 9. Hargai barang-barang/obat bebas dan letakkan sesuai dengan

spesifikasinya. Untuk obat keras langsung disimpan dalam almari sesuai dengan efek farmakologinya atau berdasarkan abjad 10. Arsip faktur sesuai dengan nama PBF masing-masing merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternative, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.

20 | P a g e

II. ORGANIZING Proses ini meliputi :  Pembagian dan pengelompokan aktivitas yang sama dan seimbang kepada setiap karyawan.  Pemilihan orang yang tepat dalam setiap bidang, dan disesuaikan pada pengalaman sifat dan pendidikannya.  Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dikoordinasikan sebagai aktivitas hubungan dan tanggung jawab semua.  JOB REQUIREMENT Pengertian job requirement adalah penjelasan terkait persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan dalam struktur organisasi apotek agar dapat menjalankan pekerjaannya sesuai target. Beberapa hal yang dibicarakan dalam Job Requirement adalah: Persyaratan mutlak jabatan Pendidikan Pengalaman kerja Kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada pemangku jabatan untuk dapat memenuhi tanggung jawab dan melakukan pekerjaan dengan baik.

Komponen ini hanya untuk melihat kesesuaian antara pekerjaan dengan orang yang akan menjalankannya, belum menggambarkan kemampuan orang tersebut dalam melakukan pekerjaan.  JOB ROLES Job roles memiliki arti sebuah penjelasan mengenai tujuan jabatan dalam struktur organisasi apotek tersebut diciptakan, apa yang menjadi konstribusi spesifik sebuah jabatan, bagaimana dampaknya jika jabatan tersebut ditiadakan dan mengapa jabatan tersebut dibutuhkan. Mengambarkan posisi di dalam organisasi, ruang lingkup pekerjaan, tanggung jawab, aktivitas, keterhubungan aktivitas bisnis apotek, tantangan dan informasi lain yang terkait dengan jabatan dalam struktur organisasi apotek tersebut.

21 | P a g e

Struktur Organisasi

Pemilik Sarana Apotek (PSA)

APA (Apoteker)

Fungsi Pembelian ( AA )

Fungsi Gudang ( AA )

Fungsi Penjualan ( AA )

Fungsi Keuangan (kasir)

Fungsi Pembukuan

Pembantu Umum

Asisten Apoteker / Juru resep

1. Pemilik Sarana Apotek (PSA)  Fungsi dan tugas:  Membuat visi dan misi bersama APA  Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama APA  Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA  Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA  Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA  Wewenang dan tanggung jawab:  Menerima laporan seluruh kegiatan di apotek dari APA  Memberi gaji seluruh karyawan di apotek  Memberi bonus kepada karyawan yang berprestasi  Memberhentikan karyawan 2. Apoteker Pengelola Apotek (APA)  Kualifikasi  Minimal pendidikan Apoteker
22 | P a g e

 IPK minimal 3,00  Berpengalaman di bidangnya minimal 3 tahun  Pria/Wanita Usia minimal 25 tahun  Mempunyai kemampuan leadership yang baik  English active  Dapat bekerja tim work  Disiplin & bertanggung jawab  Berkelakuan baik  Fungsi dan tugas :  Membuat visi dan misi bersama PSA  Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama PSA  Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA  Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA  Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA  Memberika KIE pada pelanggan apotek  Wewenang dan tanggung jawab :  Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan  Menentukan sistim atau peraturan yang akan digunakan  Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja  Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh dan melaporkan seluruh kegiatan kepada PSA 3. Asisten Apoteker I. Fungsi pembelian  Tugas dan Fungsi  Mendata kebutuhan barang  Membuat kebutuhan pareto barang  Mendata pemasok (supplier)  Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan, kecuali ada ketentuan lain dari APA
23 | P a g e

 Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier  Wewenang dan tanggung jawab  Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa pembayaran dengan supplier  Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli  Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang II. Fungsi Gudang  Tugas dan fungsi  Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang  Menata, merawat dan menjaga keamanan barang  Bertanggung jawab keamanan barang  Wewenang dan tanggung jawab  Menerima dan mengeluarkan barang  Menata dan menjaga keamanan barang  Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang, rusak digudang III. Fungsi Penjualan / Pelayanan  Tugas dan fungsi  Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan  Menjaga kenyamanan ruang tunggu  Melayani konsumen dengan ramah dan santun  Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen  Membina hubungan baik dengan pelanggan  Wewenang dan tanggung jawab  Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya  Memberikan intensif kepada pelanggan sesuai dengan matriks wewenangnya  Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat difungsi penjualan  Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan fasilitas konsumen lainnya  Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
24 | P a g e

 Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen IV. Fungsi Keuangan / Kasir  Tugas dan fungsi  Membuat rencana aliran kas ( cash flow ) bulanan dan tahunan  Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA  Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan, kerusakan uang dan surat berharga lainnya  Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit  Wewenang dan tanggung jawab  Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang dan surat berharga lainnya  Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya  Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi V. Fungsi Pembukuan  Tugas dan fungsi  Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan benar dan tepat waktu  Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari resiko kehilangan atau kerusakan  Mengawasi pelaksanaan sistim yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan yang ada diapotek  Wewenang dan tanggung jawab  Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian, penyimpanana (barang,uang) dan penjualan  Mengawasi pelaksanaan sistim pada seluruh kegiatan  Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan hasil kegiatan apotek  Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen VI. Pembantu Umum  Tugas dan fungsi
25 | P a g e

 Menjamin kebersihan di seluruh lingkungan kerja apotek  Mengelola sampah apotek dengan penuh tanggungjawab  Membantu AA dalam pengadaan dan penyiapan obat  Wewenang dan tanggung jawab Bertanggungjawab langsung kepada pimpinan apotek dan melaksanak an tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek.

Kegiatan 1) Pengadaan barang Pengadaan obat di Apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan oleh bagian pembelian di bawah pengawasan APA dan PSA. Semua barang yang ada di apotek NAWI SEJAHTERA dicatat oleh bagian gudang. Macam – macam barang yang sudah habis atau yang tinggal sedikit ditulis dalam buku Defekta dan dipapan. Kemudian dipindahkan ke dalam surat pesanan yang dibuat dalam rangkap dua, satu diserahkan untuk arsip/disimpan. Supplier mengirimkan barang yang dipesan kepada apotek dengan disertai faktur pembelian. Pengadaan barang ini didasarkan atas kecepatan peredaran / penjualan. Pengadaan obat apotek bertujuan agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan apotik dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan. Pengadaan obat di apotek dilakukan dengan metode pembelian langsung ke distributor atau Pedagang Besar Farmasi (PBF). Selanjutnya pengadaan obat dilakukan oleh apoteker atau bagian khusus pembelian apotek yang berkoordinasi dengan bagian keuangan apotik dan PSA. Pengadaan obat harus menerapkan prinsip transparan, akuntabel, efisien dan efektif. Dalam pengadaan penting juga memilih distributor obat. Distributor obat yang dipilih hendaknya memiliki rekam jejak yang baik dalam dunia farmasi dan usaha. Hubungan apotek dengan distributor obat sangat penting sekali dalam menjaga kontinuitas ketersediaan obat di apotek. Apotek NAWI SEJAHTERA mengadakan perencanaan kebutuhan obat dengan menerapkan pola metode kombinasi yaitu metode konsumsi dan metode morbiditas. Metode konsumsi yang didasarkan pada kebutuhan pasien akan obat, yaitu kebutuhan obat bulan lalu atau obat – obat yang sering diresepkan oleh dokter.
26 | P a g e

Sedangkan metode morbiditas dilakukan untuk mengantisipasi sehingga tidak terjadi kekosongan obat dan kebutuhan pasien dapat terpenuhi karena adanya pola penyakit pada bulan-bulan tertentu, seperti pada bulan Januari sampai Februari yang merupakan musim hujan, sehingga pada bulan tersebut pasien banyak menderita penyakit influenza, batuk, demam, penyakit kulit, masuk angin dan sebagainya. Perencanaan akan diawali dengan pemilihan obat yang merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN). Di Apotek ini, perencanaan dengan metode konsumsi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan analisa baik secara maupun ABC. Di Apotik NAWI SEJAHTERA, pengadaan tidak dilakukan setiap bulan atau setiap tahun, namun disesuaikan dengan kondisi stok barang. Jika stok obat sudah mulai berkurang maka akan dilakukan perencanaan. Biasanya perencanaan yang diikuti dengan pengadaan dilakukan maksimal 3 kali dalam sebulan baik melalui PBF ( untuk cito dapat langsung menelfon pihak PBF ), kredit 30 hari, atau menunggu salesman. Untuk beberapa jenis obat yang bahan aktifnya memiliki masa kadaluarsa relative pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya sehingga harus dihindari pengadaan dalam jumlah yang besar. 1. Kerjasama dengan PBF Menurut keputusan Mentri Kesehatan RI nomor: 1191/MENKES /IX/2002. Tentang perubahan mentri kesehatan nomer : 918/MENKES/PER/X/1993 tentang Pedagang Besar Farmasi adalah badan hukum perseorangan terbatas atau koperasi yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Fungsi PBF adalah kepanjangan tangan dari pabrik farmasi (principal) untuk mendistribusikan segala produk farmasi ke seluruh daerah yang telah diliputnya (coverage). Alasan untuk bertransaksi dengan suatu PBF, yaitu :  Produk yang dimiliki PBF  Tanggapan PBF dan pelayanannya  Citra & reputasi PBF  Sikap & kemampuan salesman PBF
27 | P a g e

VEN

 Pengiriman  Pelayanan salesman  Sifat & penampilan salesman  Jaminan PBF atas produk yang dijual  Kemudahan bertransaksi dengan PBF  Diskon & bonus  Informasi & lokasi PBF dengan apotek  Hubungan jangka panjang yang telah terjalin  Faktor harga & pembayaran  Komisi & entertainment  Batas nilai pemesanan (credit limit)  Masalah return (pengembalian) produk

Kualifikasi PBF: a. Berbentuk badan hukum, perseroan terbatas, Koperasi, Perusahaan nasional, maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing yang telah memperoleh izin usaha industrial Farmasi di Indonesia dengan perusahaan nasional. Izin diberikan oleh Mentri Kesehatan RI. b. Memiliki nomor wajib pajak ( NPWP) c. Memiliki Apoteker penanggung jawab d. Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran ketentuan perundangundangan di bidang farmasi. e. Pedagang besar farmasi / Pedagang Besar farmasi cabang wajib mengadakan, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi yang memenuhi syarat mutu. Obat-obatan mempunyai sertifikat keaslian dari pabrik, dan untuk alkes mempunyai sertifikat analisis. f. PBF wajib melaksanakan pengadaan obat, bahan baku obat dan alkes dari sumber yang sah. g. Bangunan atau sarana memadai untuk melaksanakan pengadaan , pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi.

28 | P a g e

Awal dari pengadaan dimulai dengan membuat SP ( Surat Permintaan ) yaitu lembar yang berisi permintaan bulan berikutnya ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab Apotek. SP ini kemudian akan diberikan ke PBF. Adapun tahapan-tahapan pemesanan barang di Apotek NAWI SEJAHTERA Kota Yogyakarta, meliputi : 1. Pembuatan surat permintaan ( SP ) oleh pihak Apotek NAWI SEJAHTERA 2. Diserahkan ke Apoteker Pengelola Apotek yaitu Ibu Dwi Nur Astria, S.Far, Apt kemudian mendiskusikannya dengan PSA yaitu Ibu Bayyinah, S.Far, Apt 3. Apabila SP tersebut disetujui kemudian diserahkan ke PBF.Kemudian PBF akan mengirimkan barang sesuai dengan permintaan, disertai dengan faktur. Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat akibat delay time dan peningkatan permintaan atau kelebihan kebutuhan obat dari pasien, perencanaan permintaan akan dilebihkan 10 % dari permintaan pokok untuk menghindari jika ada kelebihan dalam kebutuhan obat pasien. Untuk obat-obat narkotika, menggunakan surat pesanan khusus Narkotika dan hanya dipesan kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh apoteker pengelola apotek. Setiap surat pesanan narkotika hanya berlaku untuk 1 item obat, sedangkan untuk obat psikotropika menggunakan surat pesanan biasa dan pemesanannya boleh dilakukan oleh PBF yang menyediakan obat tersebut. 2) Penerimaan dan penyimpanan barang Penerimaan suatu rangkaian kegiatan pada penerimaan obat dari pemasok kepada Apotek dalam rangka memenuhi permintaan obat dari yang bersangkutan. Di Apotik Motilango, penerimaan barang dilakukan oleh petugas yang

bertanggungjawab. Penerimaan obat di apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan oleh bagian pembelian dan gudang. Untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan maka sebelum menerima barang, pihak apotek akan memeriksa barang yang datang apakah sesuai dengan permintaan.Pemeriksaan yang dilakukan meliputi :    Organoleptis barang / wujud luarnya (barang yang diterima dalam keadaan baik). Kesesuaian barang dengan faktur. Jenis dan jumlah barang.

29 | P a g e

  

Harga satuan dan harga total. Masa pembayaran atau jatuh tempo Tanggal kadaluarsa dan no Batch. Kemudian bagi penerima menyerahkan semua barang harus sesuai dengan isi dokumen dan ditandatangani oleh petugas penerima serta harus diketahui oleh pimpinan. Apabila tidak memenuhi persyaratan maka petugas dapat mengajukan keberatan dan bila terdapat kekurangan dalam penerimaan obat maka wajib menuliskan yang kurang dalam setiap penambahan obat – obatan dicetak dan dibukukan pada buku penerimaan obat kartu stok. Penyimpanan obat apotik bertujuan untuk menjamin agar mutu obat yang akan digunakan oleh pasien tidak berubah sesuai ketika diproduksi. Mutu obat bisa dilihat dari khasiat dan keamanannya. Tempat penyimpanan obat diapotik disesuaikan dengan volume obat apotik, jika obatnya sedikit maka cukup disimpan di rak atau lemari obat atau etalase, tetapi jika obatnya cukup banyak maka apotik perlu membuat gudang khusus. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :

a. Kemudahan bergerak Gudang menggunakan sistem satu lantai, tidak menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang ditata berdasarkan sistem arus garis lurus. b. Sirkulasi udara yang baik Sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi. Gudang penyimpanan tidak terdapat AC, namum terdapat dua pintu kaca yang lebar dan ventilasi sehingga mengefektifkan sirkulasi dan penyinaran. c. Rak dan Pallet Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet:     Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir Peningkatan efisiensi penanganan stok Dapat menampung sediaan farmasi lebih banyak. Pallet lebih murah dari pada rak.

30 | P a g e

d. Kondisi penyimpanan khusus  Narkotika dan bahan berbahaya disimpan di lemari khusus pintu 2 dan selalu terkunci.   Sediaan supositoria, insulin, dan vaksin disimpan dalam lemari pendingin. Obat-obat golongan kemoterapautika disimpan tersendiri pada lemari pendingin. Ketika penyimpanan obat juga kita harus bisa menghindari atau mencegah hal-hal yang bisa menyebabkan kerusakan obat, misalnya lembab, cahaya matahari, suhu yang fluktuatif, serangga dan lain-lain. Penyusunan stok perbekalan farmasi di Apotek NAWI SEJAHTERA Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Dengan menerapkan prinsip FEFO (First Exp First Out) dimana barang yang waktu kadaluarsanya lebih cepat maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih dahulu, dan menerapkan prinsip FIFO (First In First Out) yaitu barang yang pertama diterima maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih dahulu. Prinsip ini bertujuan agar apotik bisa meminimalisir kerugian akibat menyimpan obat rusak karena penyimpanan atau kadaluarsa. 2. Meletakkan sediaan dalam rak depan tanpa di susun sehingga terlihat lebih luas dan mudah untuk diambil. 3. Untuk cairan misalnya Ringer Laktat, Glukosa, Natrium Klorida dan sebagainya di simpan di gudang penyimpanan dan disusun tidak lebih dari 8 dos. Untuk mempermudah pengambilan cairan, maka petugas mengambil 3 atau 4 dos dan diletakkan di samping ruang peracikan. 4. Memisahkan sediaan farmasi berdasarkan jenis baik untuk sediaan oral (obat tablet, syrup), topical, injeksi, inhaler, antibiotic dan sediaan lainnya, obat juga harus dibedakan penyimpanannya antara generik dan paten. 5. Dilakukan rotasi stok agar perbekalan terasebut tidak selalu berada dibelakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis. Selain penyimpanan sediaan farmasi, resep-resep yang masuk di Apotek juga disimpan berdasarkan peraturan yang berlaku. Sebelum resep disimpan, maka obat-

31 | P a g e

obat dalam resep akan dimasukkan ke dalam daftar yang kemudian akan diserahkan pada pihak yang bersangkutan misalnya PT.ASKES. Setelah itu resep akan disimpan dalam gudang penyimpanan yang disusun berdasarkan tanggal resep diterima. Sedangkan untuk resep narkotika akan dipisahkan dari resep – resep umum dan disusun tersendiri. Jika telah 3 tahun penyimpanan maka resep akan dimusnahkan dengan cara dibakar.

3) Distribusi barang Distribusi obat merupakan kegiatan penyaluran obat kepada pasien atau sarana kesehatan tertentu yang membutuhkan. Distribusi obat diapotik bisa disebut juga pemberian pelayanan obat kepada pelanggan baik menggunakan resep maupun tanpa resep. Distribusi obat dari apotik harus menyesuaikan dengan peraturan perundangan yang telah ada baik. Idealnya obat-obatan yang harus didistribusi dengan resep maka apotik harus melakukannya juga, misal obat-obatan golongan narkotika psikotropika, obat-obat keras/yang berlogo merah (kecuali OWA/Obat Wajib apotik). Proses distribusi obat diapotik juga sebaiknya menerapkan petunjuk teknis yang tertuang dalam prosedur tetap. Hal ini bertujuan agar proses distribusi berjalan baik, cepat dan tepat. Pendistribusian barang juga dapat dilakukan dengan kerjasama dengan pihak lain di sekitar apotek, seperti: Dokter praktek Puskesmas Rumah Sakit RSIA Poliklinik

Dalam kegiatan distribusi obat termasuk didalamnya yaitu: Penjualan Obat Apotek NAWI SEJAHTERA melayani penjualan obat baik obat bebas, bebas terbatas maupun OWA (Obat Wajib Apotik). Berdasarkan Surat Keputusan Mentri Kesehatan NO.280/1980 pasal 24 yang menyatakan bahwa harga obat dengan jasa apotek ditekan serendah mungkin berdasarkan struktur harga yang ditetapkan oleh Mentri Kesehatan.
32 | P a g e

Struktur harga yang ditetapkan oleh Gabungan Pengusaha farmasi (GPF) dan disetujui oleh pemerintah yaitu harga eceran tertinggi kepada konsumen yang tidak boleh dicampuri oleh pedagang eceran. Harga jual apotek dibedakan atas obat generic dan obat generic bermerek yang dijual umum :  Harga Jual untuk Obat Generik di Apotek Motilango : HJ = HO X 1,1 P X 1,2 L  Harga jual Obat Generik Bermerek di Apotek Motilango : HJ = HO X 1,1 P X 1,175 L Dimana : HJ HO P L = Harga Jual = Harga Obat = Pajak = Laba

4) Pelayanan di apotek Jam kerja di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu pukul 10.00 – 22.00. Tahapan pelayanan resep di apotek  TAHAP 1 Resep diserahkan kepada asisten apoteker bagian pelayanan. Resep akan diperiksa kelengkapannya yang meliputi nama dokter, alamat dan nomor ijin praktek dokter, tempat dan tanggal resep di tulis, tanda R pada bagian kiri untuk tiap obat, nama obat, jenis sediaan obat (puyer, kapsul, tablet, syrup, injeksi, infuse atau salep), jumlah obat, aturan pakai obat. keterangan lain yang dibutuhkan seperti iter, prn atau cito (bahasa latin), nama pasien,alamat pasien, umur pasien, berat badan pasien serta tanda tangan atau paraf dokter.  TAHAP 2 Kemudian resep ini akan dilihat cara penggunaan obatnya, dosis, frekuensi pemakaian, jangka waktu penggunaan, ketepatan indikasi, adanya kontra indikasi, kemungkinan efek samping yang timbul, adanya polifarmasi, interaksi obat, dan halhal lain yang perlu agar obat yang di peroleh pasien aman dan berkhasiat. Apabila
33 | P a g e

apoteker menganggap dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat maka harus diberitahukan kepada dokter penulis resep. Bila karena pertimbangannya dokter tetap pada pendiriannya maka dokter wajib membubuhkan tanda tangan atas resep.  TAHAP 3 Setelah itu asisten apoteker bagian pelayanan akan menyerahkan kepada kasir agar dihitung berapa total harga obat resep tersebut, dan menanyakan kepada pasien apakah setuju untuk menebus resep tersebut seluruh atau tidak. Apabila ada pasien yang tidak mampu menebus obat dalam resep maka apoteker wajib berkomunikasi dengan dokter untuk pemilihan obat alternatif. Kemudian lakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum lanjut ke langkah pelayanan resep berikutnya.  TAHAP 4 adalah peracikan obat oleh juru resep. Secara harfiah peracikan obat merupakan kegiatan menyiapkan, mencampur, mengemas dan memberi etiket pada wadah. Langkah awal peracikan obat yaitu persiapan meliputi perhitungan dosis dan jumlah obat yang diracik. Setelah itu dilakukan pencampuran obat dan dilakukan pengemasan kembali. Terakhir dilakukan penulisan etiket obat. Peracikan obat selesai dan dilakukan pengecekan ulang resep oleh apoteker meliputi pencocokan antara etiket dan resep (nama pasien, tanggal, aturan pakai dan cara pemakaian obat) serta pencocokan jumlah obat.  TAHAP 5 asisten apoteker bagian pelayanan menyerahkan obat kepada pasien. Penyerahan obat kepada pasien harus disertai dengan pemberian informasi dan konseling meliputi indikasi, aturan pakai, lama pemakaian obat, cara pemakaian obat, efek samping yang mungkin timbul dan informasi lain yang diperlukan pasien, khususnya untuk penderita beberapa penyakit tertentu. Apoteker wajib memberikan informasi ini. Jika ada obat yang kosong pada apotik tempat menebus resep tersebut maka harus dibuatkan salinan/copi resep oleh apoteker dan ditandatangani oleh apoteker yang bersangkutan. Salinan/Copi resep ini dapat ditebus di apotik lain.

34 | P a g e

Pelayanan obat tanpa resep  Pelayanan obat tanpa resep merupakan salah satu pelayanan yang penting di apotek sehubungan dengan perkembangan pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada asuhan kefarmasian dan aspek bisnis apotik terkait dengan kepuasan pelanggan. Dilakukan kepada pelanggan apotik yang ingin melakukan pengobatan sendiri atau swamedikasi. Swamedikasi dilakukan tanpa perlu periksa ke dokter, klinik, rumah sakit atau sejenisnya untuk mendapatkan resep dokter. Faktor penting dalam swamedikasi ini adalah pelanggan/pembeli mengemukakan keluhan atau gejala penyakit, kemudian apoteker menginterpretasikan penyakitnya dan memilihkan alternatif obatnya atau menyarankan ke pelayanan kesehatan lain.  Obat-obatan apotik yang dapat di beli tanpa resep meliputi obat wajib apotek (OWA), obat bebas terbatas (OBT) dan obat bebas (OB).  Obat Wajib Apotek Merupakan obat keras yang dapat diserahkan Apoteker kepada pesien di apotek tanpa resep dokter. terdiri dari obat kelas terapi oral kontrasepsi (pil KB), obat saluran cerna (obat maag), obat mulut serta tenggorokan, obat saluran nafas (obat asma), obat yang mempengaruhi sistem neuromuskular, anti parasit dan obat kulit topikal.  Obat Bebas Terbatas Bertanda Biru (W) Obat bebas terbatas adalah obat keras yang dapat diberikan kepada pasien tanpa resep dokter dengan pengarahan dalam bungkus aslinya dan diberi tanda peringatan. Pada kemasannya diberikan tanda bulatan warna biru. Contohnya : obat batuk dan flu  Obat Bebas Obat bebas adalah obat yang dapat diberikan atau dapat dibeli secara bebas dan tidak membahayakan bagi pemakai. Pada kemasannya diberi tanda bulatan warna hijau. Contohnya : obat – obat multivitamin. Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi ( KIE ) Pelayanan KIE merupakan pelayanan dalam memberikan komunikasi, informasi serta edukasi kepada pasien berupa cara pemakaian, indikasi serta efek samping obat yang telah digunakan pasien secara baik.
35 | P a g e

Berikut Cara Pemakaian / Aturan Pakai :  Obat per oral, dalam meminum obat sebaiknya diminum dengan air putih, teh maupun buah – buahan lainnya yang bisa membantu dalam meminumnya. Contoh : buah pisang  Obat golongan antasida merupakan tablet kunyah yang cara pemakaiannya dikunyah terlebih dahulu sebelum / sesudah makan.  Obat golongan tetrasiclin sebaiknya tidak diminum dengan susu karena akan membentuk khelat (komplek)  Obat salep cara pemakaiannya dengan cara mengoleskan obat berkali – kali pada tempat yang sakit.  Suppositoria cara pemakaiannya dengan memasukkan lewat vagina maupun anus rectal. Suppositoria disini sebaiknya disimpan dalam keadaan sejuk dan dingin, karena Suppositoria akan meleleh serta mencair pada suhu panas (suhu tubuh).  Obat tetes, cara pemakaiannya diteteskan kedalam mulut ataupun diteteskan ke selaput mata biasanya sehari 2 – 3 tetes.  Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam cara pemakaian / aturan pakai antara lain : 1. 3 x sehari 1 tablet 2. 2 x sehari 1 tablet 3. 3 x sehari ½ tablet 4. 1 x sehari 1 tablet , dll. Waktu pemakaian : pagi, siang dan sore / malam. Adanya makanan dalam lambung akan memperlambat transit obat di lambung. Oleh karena itu apabila menghendaki obat tersebut cepat terserap dan bekerja secara maksimal, maka sebaiknya obat tersebut diminum pada saat lambung dalam keadaan kosong (1- 1/2 jam sebelum makan) tetapi hal tersebut hanya dalam kasus – kasus tertentu. SERVICE & CARE  Opening Saat pelanggan ada di hapadan langsung lakukan : salam, perkenalkan identitas, dan pernyataan siap untuk memberikan pelayanan.
36 | P a g e

 Probing Penggalian masalah pasien agar didapatkan fakta sebanyak mungkin tidak sebagai interogator layaknya penyidik melakukan penyidikan perkara. Pasien dibuat merasa nyaman, dan merasakan kehadiran staf apotek sebagai relasi untuk berbagi masalah.  Handling Objection Buat skala prioritas, masalah apa saja yang mampu untuk ditangani saat ini, memerlukan solusi jangka panjang dan masalah mana saja yang tidak mampu diselesaikan oleh staf apotek namun memerlukan pihak lain untuk

menyelesaikannya. Penggunaan tutur kata sehalus mungkin bila masalah itu menyangkut kondisi jiwa, fisik, maupun mental pasien. Untuk menghindari pasien demotivasi, maka selayaknya tutur kata yang digunakan menunjukkan sebuah spirit, motivasi dan optimisme bahwa semua akan berjalan baik – baik saja.  Closing Dalam tahap akhir ini, diberikan informasi terhadap pilihan – pilhan yang diambil, baik segi pasitif dan negatifnya. Bila perlu diberikan pertimbangan – pertimbangan yang rasional kenapa disarankan untuk mengambil keputusan “A” daripada “B”, namun jangan sampai memaksakan pelanggan / pasien.

5) Pencatatan dan pelaporan Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaki perbekalan farmasi yang keluar dan masuk dilingkungan Apotik. Untuk sistem pencatatan di Apotek NAWI SEJAHTERA ini dilakukan pencatatan dikartu stok dan dengan menggunakan system komputerisasi. Untuk pencatatan dikartu stok khusus untuk obat-obat narkotik dan psikotropika. Sistem pelaporan di apotek ini dilakukan setiap bulan yang dibuat oleh Asisten apoteker bagian pembukuan dibantu oleh kasir yang akan dilaporkan kepada APA dan PSA. Laporan yang biasa dibuat adalah laporan keuangan serta laporan narkotik dan psikotropik.

37 | P a g e

III. ACTUATING / PERGERAKAN Kemampuan dalam memberikan dorongan atau motivasi kepada bawahan sehingga mereka dengan baik demi tercapainya organisasi, meliputi pengambilan inisiatif, membuat keputusan, memotivasi karyawan, berkomunikasi, pembinaan karyawan. Melakukan training kepada staf & pengelola apotek Training merupakan solusi agar para staf dan pegelola apotek mampu menjalin dan mengembangkan hubungan tersebut. Untuk masalah training selain bisa dilakukan oleh internal bisnis apotek, mengirimkan mereka pada even training eksternal juga diperlukan. Jika memang dibutuhkan, sesekali waktu bisa pula mengundang praktisi untuk memberikan suplemen skill & knowledge terkait bisnis apotek. Training juga merupakan ajang sharing knowledge antar praktisi dan staf serta pengelola apotek. Meningkatkan citra bisnis apotek & mendidik customer Dengan bekerjasama dengan pihak lain disekitar apotek, seperti dokter, RSIA, dll. Dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan bersama, seperti:  Pendidikan sehat bersama diabetes dan Pelatihan penyuntikan insulin, terkait dokter Sp.PD  Manajemen darah tinggi (hipertensi) & layanan tensi, terkait dokter Sp.PD  Gigi sehat anak dengan pihak dokter gigi  Makanan bergizi untuk ibu hamil dengan pihak RSIA Bonus gaji untuk yang berprestasi kompensasi gaji dapat dibentuk melalui 2 elemen berikut : 1. Finansial (transaksional) Kompensasi gaji finansial terbagi menjadi 2 bagian, yaitu :  Kompensasi yang didasarkan atas kinerja, misal : Gaji Pokok, Bonus.  Kompensasi yang tidak didasarkan atas kinerja, misal : Hak cuti karyawan. 2. Non Finansial (relasional) Kompensasi gaji non finansial, terdiri atas 4 bagian, yaitu :

38 | P a g e

 Pengakuan dan status, misal : Karyawan yang berpendidikan strata sarjana akan mendapatkan gaji yang berbeda dengan strata diploma.  Kesempatan belajar, misal : adanya kesempatan training eksternal bagi karyawan yang berprestasi

39 | P a g e

IV. CONTROLLING Sistem pengendalian adalah cara-cara untuk mengawasi pelaksanaan tugas, wewenang dan tanggung jawab suatu fungsi kegiatan. Pengawasan oleh pimpinan ini bertujuan untuk :  Mendorong efisiensi dan menghemat biaya-biaya yang dikeluarkan.  Menjaga aktiva agar tidak digunakan secara boros.  Menjamin bahwa semua pendapatan diterima dan dipertanggung jawabkan. Agar suatu Apotek mampu meningkatkan penjualannya, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yaitu : 4P (product, price, place, promotion) dan 7M (money, man, machine, material, methode, market, management). Semua faktor ini saling terkait satu sama lainnya. Dalam sistim pengendalian terdapat stuktur pengendalian, yaitu penetapan dan penggunaan sistim sebagai peraturan yang berlaku untuk mengoperasionalkan suatu fungsi kegiatan. Struktur sistim yang terdiri dari fungsi-fungsi sebagai pusat pertanggung jawaban, antara lain: 1) Fungsi Pembelian 2) Fungsi Gudang 3) Fungsi Pelayanan dan penjualan 4) Fungsi Keuangan 5) Fungsi Pembukuan Struktur Sistim
Sistim prosedur operasional

Sistim Pembelian

Sistim Gudang

Sistim Pelayanan

Sistim Keuangan

Sistim Pembukuan

Sarana Pengendalian adalah peralatan yang ditetapkan dan digunakan dalam mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan sistim operasional pada suatu fungsi kegiatan di apotek. Sarana pengawasan dan pengendalian sistim operasional trdiri dari: 1) Standar Prosedur Operasional Standar sistim prosedur operasional (SPO) adalah tata cara menjalankan suatu fungsi kegiatan, misalnya:
40 | P a g e

Standar Pelayanan OTC Standar Pelayanan OWA Standar Pelayanan Resep Standar Meracik Obat Standar Menimbang Standar Konseling OTC Standar Konseling OWA Standar konseling Resep Standar Penerimaan dan Penyimpanan Barang 2) Standar Format Dokumen Standar format dokumen adalah bentuk dokumen pencatatan dan pelaporan yang sah yang digunakan oleh setiap fungsi dalam menjalankan kegiatannya. Contoh bentuk-bentuk format dokumen pada fungsi pembelian, antara lain: Defecta Surat Pesanan Laporan Pembelian Kartu Hutang Dagang Laporan Saldo Hutang Proses pengendalian adalah pengamatan, pencatatan, dan penilaian terhadap pelaksanaan suatu ketentuan yang telah ditetapkan. Proses pengendalian dapat dilakukan baik terhadap pelaksanaan standar prosedur operasional ataupun terhadap pencapaian sasaran (tujuan) dalam pelaksanaan program kerja pada suatu fungsi.

41 | P a g e

- Fungsi Pembelian - Fungsi Gudang Implementasi SPO - Fungsi Pelayanan - Fungsi Keuangan - Fungsi Pembukuan Jenis Pengendalian - Fungsi Pembelian Pencapaian sasaran pada program kerja - Fungsi Gudang - Fungsi Pelayanan - Fungsi Keuangan - Fungsi Pembukuan

Evaluasi penggunaan obat di apotek Evaluasi penggunaan obat merupakan serangkaian prosedur untuk menilai apakah penggunaan obat di apotik sudah sesuai dengan tujuan pendirian apotik baik sisi bisnis maupun pelayanan kefarmasian. Faktor penting dalam proses evaluasi ini adalah pemilihan indikator yang akan digunakan. Beberapa indikator yang bisa digunakan meliputi :  Kesesuaian item obat dengan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)  Kesesuaian obat dengan pola penyakit  Tingkat ketersediaan obat  Prosentase dan nilai obat rusak/kadaluarsa  Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat  Prosentase penulisan resep obat generik Penilaian pada staff apotek  DATA Organisasi bisnis apotek yang sehat dalam menilai kinerja staf apoteknya tentu tidak akan bersifat subyektif. Penilaian kinerja staf apotek harus didasarkan atas informasi yang lengkap dan akurat. Kelengkapan & akurasi informasi tersebut harus mampu mengakomodasi jenis penialian kinerja staf apotek yang dibidik. Data adalah sumber untuk mendapatkan sebuah informasi. Data dapat dimaknai sebagai sekumpulan fakta yang terkumpul sebagaimana adanya, dapat berbentuk angka, kata – kata, maupun citra (model). Jika data dapat diterjemahkan demikian, maka sebuah data sebenarnya adalah raw material (bahan mentah yang belum diolah).
42 | P a g e

Agar data tersebut dapat bermakna, maka data (baik yang berwujud angka, kata – kata, citra / model) harus diolah terlebih dahulu. Data yang telah diolah menjadi sesuatu yang bermakna ini dinamakan informasi.  INFORMASI Informasi yang baik tentu akan memberikan sebuah pemahaman atas suatu fakta yang telah terjadi. Informasi adalah data yang telah distrukturkan dengan menggunakan suatu metode tertentu, sesuai dengan kepentingannya untuk mendapatkan sebuah pembelajaran atas suatu fakta. Dengan demikian, suatu informasi yang salah bisa disebabkan karena data yang disajikan memang salah. Ketidakmengertian seseorang atas perbedaan data dan informasi inilah yang sering menyebabkan suatu penilaian bersifat subyektif. No 1. 2. 3. Data Penjualan Absensi Resep Informasi Penjualan per bulan Penilaian Kinerja Peningkatan / penurunan sales

Alpa per total hari kerja Disiplin / tidak teratur Jumlah resep per dr. Nilai produktivitas resep

Adanya informasi mampu merepresentasikan sebuah penilaian kinerja staf atas bisnis apotek yang dijalankan. Setelah adanya penilaian kinerja ini, PSA akan lebih mudah melakukan evaluasi atas realitas bisnis apotek yang telah berjalan. Tentunya untuk melakukan sebuah perbaikan di tempo yang akan datang.

Audit dan Inspeksi Audit adalah suatu penilaian sistematis untuk menentukan apakah aktivitas dan hasil-hasil yang berhubungan sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai kebijakan dan tujuan organisasi. Sedangkan inspeksi adalah suatu kegiatan penilaian terhadap suatu produk, apakah produk itu baik atau rusak ataupun untuk penentuan apakah suatu lot dapat diterima atau tidak berdasarkan metode & standar yang sudah ditentukan. Audit dan Inspeksi di Apotek NAWI SEJAHTERA yang dilakukan oleh balai POM Kota Yogyakarta dilakukan 3 bulan sekali, untuk memeriksa beberapa produk obat, terutama obat narkotik dan psikotropik

43 | P a g e

mengenai penyimpanan, penerimaan dan pengeluaran obat narkotika dan psikotropika. Selain itu dilakukan pemeriksaan terhadap obat-obat expired date apakah ada yang terjual atau mengenai pemusnahannya.

44 | P a g e

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->