MAKALAH BAHASA INDONESIA TEKNIK MENULIS SURAT DINAS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah: Bahasa Indonesia Dosen Pengampu:

Disusun oleh : Khoirul Ngibad (09630004) Moh Ali (096300)

JURUSAN KIMIA FAKULTAS SAINSTEK UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Desember 2011

Tujuan Dari rumusan masalah di atas maka tujuan makalah kami adalah: a) Untuk mengetahui bagaimana sistematika penulisan surat dinas atau surat resmi. (Nurdin.1 Latar Belakang Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga yang lainnya. maka kami menyusun makalah ini dengan judul ”SISTEMATIKA PENULISAN SURAT DINAS”. 2.BAB 1 PENDAHULUAN 1. Oleh karena itu kami ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2005:189). . Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas maka rumusan masalah makalah kami adalah: a) Bagaimana sistematika penulisan surat dinas? 3.

surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan.BAB II (PEMBAHASAN) Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. 4. surat perjanjian jual beli. surat berfungsi sebagar alat bukti historis. 2. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien. dan isinya. dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. atau persahabatan. terutama dalam surat resmi. surat dapat dibedakan atas beberapa jenis. seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga. surat dagang. Peranan surat lebih penting lagi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi . atau instansi tertentu. 5. dkk. surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih. yakni sebagai berikut: 1. Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu. Sifat resmi sebuah surat bukan dilihat dari sistematika. surat permohonan izin membangun. melainkan juga mempunyai kekuatan hukum sebagai bukti tertulis. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Dalam hal ini. organisasi. Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang. Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. kepada kenalan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua. 1987:7). Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. dan surat resmi lainnya. surat izin masuk kantor. 1987:7). Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin. Berdasarkan isinya. surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Menurut Sudarsa. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat. perkenalan. Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14). Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. dan sebagainya. Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga. famili. ekonomis. efektif. penggunaan bahasa. (1992:4). Contohnya surat lamaran kerja. 3. Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan (Arifin. surat sewa-menyewa rumah.

Sistematika Surat Resmi atau Surat Dinas Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian. dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital kecuali kata tugas. Kepala surat Kepala surat yang lengkap terdiri atas: a) nama instansi b) alamat lengkap c) nomor telepon d) nomor kotak pos e) alamat kawat f) lambang atau logo. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi. Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada. . tim penulis akan fokus pada surat dinas ini. 1.pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut. Pada makalah ini. A. bagian surat tersebut terdiri atas: a) kepala surat b) tanggal c) nomor. lampiran. karena sifatnya yang resmi dan mengandung aturan dan etika yang sangat perlu diperhatikan dalam penulisannya. kotak pos. dan hal atau perihal d) alamat surat e) salam pembuka f) isi surat g) salam punutup h) pengirim surat i) j) tembusan inisial. termasuk di dalamnya telepon.

Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. RAWAMANGUN JAKARTA 13220 KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558. Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA JALAN DAKSINAPATI BARAT IV. Contoh: .8 . Setelah . atau Telp. yaitu Telepon. Pos atau Kotpos. 4894564 Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Box atau Post Office Box.O. bukan Tilpun atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp.5 Seharusnya: . Depdikbud. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. 4894564 Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. dan tahun ditulis dengan angka. sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik. 4. tetapi Jalan. atau Jl.655. 5. Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat. yaitu tanggal ditulis dengan angka. Nama instansi jangan disingkat. tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan. misalnya Biro Diklat. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua (:). jangan digunakan P. Rawamangun Jakarta 13220 Kotak Pos 2625 Telepon 4896558.Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa Jalan Daksinapati Barat IV.Telepon: 489. 6.Kotak Pos 2655 B. 3. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat . Tanggal Tanggal surat ditulis secara lengkap. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Demikian pula.Kotak Pos: 265.Telepon 4896558 . 2. bulan ditulis dengan huruf.

. tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf. bukan Jan.Nomor:10-10-3-03-90 Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat.angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun. .Nomor:110/U/PPHBI/2003 .03. Nopember. Penulisan nomor dan kode surat yang benar: . Kata lampiran atau lamp. Agustus. 22 Maret 2003 Nomor. misalnya Januari. misalnya Februari. Lampiran.Nomor: 10. · Contoh penulisan tanggal surat: KEPALA SURAT C. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital. perlu diperhatikan hal berikut. seperti tanda titik. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. isi kode surat tidak harus dengan huruf. Nomor. · Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat. tetapi pula dengan angka. selain itu. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat. · Nama bulan jangan ditulis dengan angka. kata lampiran tidak perlu ditulis. tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Februari. Demikian pula. harus taat asas. atau November. Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. tetapi dengan huruf. dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.10. Jika tidak ada yang dilampirkan. atau Nov. November. Lampiran. Misalnya: .Nomor: 110/U/PPHBI/2003 Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring. Agt. Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat. diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang dilampirkan. titik dan garis hubung. titik koma. Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat.bukan Februari.3. lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital.90 atau . dan Hal Kata nomor. Dan Lamp.

Lam: Satu berkas Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. dan Sdr. Penulisan yang dianjurkan: .Lampiran: satu berkas . · Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informati. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Ir. bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.Hal: Penyeragaman bentuk surat D. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. · Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya.Hal: Permohonan tenaga pengajar . Jika digunakan kata pada awal penerima. . · Kata sapaan seperti ibu. Bapak. atau Drs. Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. bapak. Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut: · penulisan nama penerima harus cermat dan langkap.Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan: . atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu. Alamat surat Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. kata itu hendaknya ditulis penuh. dr. · Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan Yth. sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama). Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat. yaitu Ibu. saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. seperti Dr. tidak digunakan. Bapak. Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka. · Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya.

Bapak Sukoco Kepala Biro Tata Usaha Departemen A Jalan Sarlintan Raya 17 Jakarta E. pangkat. di atas kalimat pembuka isi surat. kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar. · Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya. RT. Contoh penulisan alamat yang dianjurkan: Yth. seperti tanda titik atau tanda hubung. tetapi ditulis dengan huruf awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun. · Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma. · Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. tanda seru. . (Dengan hormat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah. Namun jalan atau gang. nomor. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat. bukan huruf kapital (hormat). tidak di tulis dengan huruf kapital semua.· Jika yang dituju nama jabatan seseorang. atau jabatan. Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentutuan sebagai berikut: · Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).). Namun kota atau wilayah perlu nama propinsi. · Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil.Salam sejahtera. atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya. yaitu (1)salam pembuka dan (2)salam penutup. · Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah: . Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat. atau titik dua. Penulisan Salam Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam. dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada akhir kata itu. tetapi ditulis penuh. bukan tanda titik. dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. yaitu Jalan.

Saudara Tuti yang terhormat... .Salam perjuangan. bukan tanda titik atau tanda baca lain. atau tanpa tanda baca apa-apa.Saudara. Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami. Disamping itu.Hormat kami. dan wasalam ditulis dengan huruf kapital. .W. Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah: .Assalamuailaikum W... salam. Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. . . yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka. Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat.Wasalam. pernyataan. pertanyaan..Dengan hormat. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan. Salam Sejahtera.Merdeka. .. Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberi tahukan.. · Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah : .Bapak..Hormat saya. dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut: · · huruf pertama kata hormat. . .Ibu. seperti: .. atau permintaan. Contoh: · · Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa. terdapat salam pembuka yang bersifat khusus. F... Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma. ISI SURAT Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian. . bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan bagian penutup. ..yang terhormat. . . hormat saya.Salam pramuka..Salam sejahtera.. Saudara Tuti yang Terhormat.yang terhormat.Saudara. Sehubungan dengan itu..yang terhormat.

paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.· Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan Indonesia. Sehubungan dengan itu. Di samping itu. di Wisma Samudra. lugas. G. · · Besar harapan kami. . Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut. kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. No. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai berikut. · Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989. Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini. · Surat anda telah kami terima. Di samping itu. Namun. Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami. · Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta. tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama. Rawamangun. · Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia. Sehubungan dengan itu. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut: · Penulisan nama tidak perlu menggunakan huru kapital seluruhnya. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara. 29/H/PU/1989. kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu. isi surat harus singkat. Contoh paragraf panutup: · · Atas perhatian Saudara. kami ucapkan terima kasih. kami ingin memberitahukan hal berikut. No. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978. kami ucapkan terima kasih. paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti dalam contoh berikut: · Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986. Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja. Jakarta. dan jelas. Jalan Daksinapati Barat IV.

lurus dengan bagian nomor dan hal. tidak diberi nomor. Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut: · Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu. atau Yth. · Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi. Kepala Drs. Direktur Pemilihan Bahan Inisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian. Kepala Bagian Perlengkapan 3. Sabaindah I. Doni Susanto NIP 130130130 H. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua. atau ungkapan lain yang mengikat. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan. serta sejajar dengan nama pengirim surat. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu.· Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung. · Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip. · Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim. Dra. Contoh: Drs. diberi nomo urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Inisial (Sandi) 1. Doni Susanto. · · Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. Contoh: Tembusan: Tembusan: Kepala Bagian Perlengkapan 2. tanpa digaris bawahi. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama . tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. untuk menjadi perhatian. Tembusan Surat Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat. sebagai laporan.

pengonsep dan pengetik surat.HA/SS HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty. Contoh: . Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat. .

BAB III PENUTUP 1. Kesimpulan Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa : · Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus memenuhi kaedah-kaedah yang berlaku dalam pembuatan surat resmi. · Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus mengetahui sistematika surat resmi. .

Padang: Angkasa Raya. Soedjito dan Solchan TW.DAFTAR PUSTAKA Arifin. dkk. Departemen Pendidikan Nasional. Ade. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. . 2005. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Sudarsa. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. 1999. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Jakarta: Pusat Penilaian Pendidikan. 1987. Pedoman Penulisan Surat menyurat Indonesia. Nurdin. Syamsir. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Bandung: Pustaka Setia. Panduan Materi SMP/MTs Ujian Akhir Nasional. 1992. 2004.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.