MAKALAH BAHASA INDONESIA TEKNIK MENULIS SURAT DINAS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah: Bahasa Indonesia Dosen Pengampu:

Disusun oleh : Khoirul Ngibad (09630004) Moh Ali (096300)

JURUSAN KIMIA FAKULTAS SAINSTEK UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Desember 2011

1 Latar Belakang Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga yang lainnya. 2. Tujuan Dari rumusan masalah di atas maka tujuan makalah kami adalah: a) Untuk mengetahui bagaimana sistematika penulisan surat dinas atau surat resmi. (Nurdin. . 2005:189).BAB 1 PENDAHULUAN 1. maka kami menyusun makalah ini dengan judul ”SISTEMATIKA PENULISAN SURAT DINAS”. Oleh karena itu kami ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas maka rumusan masalah makalah kami adalah: a) Bagaimana sistematika penulisan surat dinas? 3.

perkenalan. Sifat resmi sebuah surat bukan dilihat dari sistematika. dan surat resmi lainnya. Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin. ekonomis. kepada kenalan. surat izin masuk kantor. penggunaan bahasa. surat dagang. Berdasarkan isinya. surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. famili. Menurut Sudarsa. Peranan surat lebih penting lagi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi . 3. surat sewa-menyewa rumah. Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan (Arifin. surat perjanjian jual beli. efektif. Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang. 5. Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14). Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien. surat berfungsi sebagar alat bukti historis. 2. 1987:7). Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. Contohnya surat lamaran kerja. dan isinya. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. yakni sebagai berikut: 1. melainkan juga mempunyai kekuatan hukum sebagai bukti tertulis. surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih. dan sebagainya. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua. Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga. Dalam hal ini. seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga. dkk. 1987:7). atau instansi tertentu. terutama dalam surat resmi. surat dapat dibedakan atas beberapa jenis. 4. Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu. dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. (1992:4). Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. surat permohonan izin membangun. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat.BAB II (PEMBAHASAN) Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. atau persahabatan. organisasi. Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu.

. dan hal atau perihal d) alamat surat e) salam pembuka f) isi surat g) salam punutup h) pengirim surat i) j) tembusan inisial.pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut. bagian surat tersebut terdiri atas: a) kepala surat b) tanggal c) nomor. A. kotak pos. tim penulis akan fokus pada surat dinas ini. karena sifatnya yang resmi dan mengandung aturan dan etika yang sangat perlu diperhatikan dalam penulisannya. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi. termasuk di dalamnya telepon. 1. Pada makalah ini. lampiran. Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada. dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital kecuali kata tugas. Sistematika Surat Resmi atau Surat Dinas Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian. Kepala surat Kepala surat yang lengkap terdiri atas: a) nama instansi b) alamat lengkap c) nomor telepon d) nomor kotak pos e) alamat kawat f) lambang atau logo.

yaitu tanggal ditulis dengan angka. Contoh: . tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan. Pos atau Kotpos.Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa Jalan Daksinapati Barat IV. tetapi Jalan. Nama instansi jangan disingkat. atau Telp.8 .Kotak Pos 2655 B.Kotak Pos: 265.655. jangan digunakan P. dan tahun ditulis dengan angka.5 Seharusnya: .Telepon 4896558 .Telepon: 489. atau Jl. Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA JALAN DAKSINAPATI BARAT IV. Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. 4. RAWAMANGUN JAKARTA 13220 KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558. 4894564 Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat. Rawamangun Jakarta 13220 Kotak Pos 2625 Telepon 4896558. misalnya Biro Diklat. bukan Tilpun atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. 2. Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat . Box atau Post Office Box. 6. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Setelah . sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik. 4894564 Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. yaitu Telepon.O. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. 3. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua (:). 5. bulan ditulis dengan huruf. Tanggal Tanggal surat ditulis secara lengkap. Demikian pula. Depdikbud.

.. · Nama bulan jangan ditulis dengan angka.10. Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang dilampirkan.bukan Februari. Demikian pula. bukan Jan. misalnya Januari. Jika tidak ada yang dilampirkan. Agt. Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat.03. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat. Lampiran. Kata lampiran atau lamp. perlu diperhatikan hal berikut. kata lampiran tidak perlu ditulis. Penulisan nomor dan kode surat yang benar: . Misalnya: . Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat. November. · Contoh penulisan tanggal surat: KEPALA SURAT C. tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. atau Nov. dan Hal Kata nomor. tetapi dengan huruf. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. Dan Lamp.Nomor: 110/U/PPHBI/2003 Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring.Nomor:10-10-3-03-90 Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat.90 atau .Nomor: 10.angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun. tetapi pula dengan angka. 22 Maret 2003 Nomor. atau November. Februari. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf. Nomor. · Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat. titik dan garis hubung.3. selain itu. misalnya Februari.Nomor:110/U/PPHBI/2003 . Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital. titik koma. isi kode surat tidak harus dengan huruf. tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. harus taat asas. Nopember. dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Lampiran. seperti tanda titik. lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital. Agustus.

dan Sdr. Alamat surat Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. yaitu Ibu. Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut: · penulisan nama penerima harus cermat dan langkap. . Jika digunakan kata pada awal penerima. · Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya. Bapak. · Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya. sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama). bapak. Penggunaan kata kepada sebelum Yth.Lam: Satu berkas Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. · Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan Yth.Hal: Penyeragaman bentuk surat D. saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat.Lampiran: satu berkas . kata itu hendaknya ditulis penuh. dr. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu. bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya. tidak digunakan. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka. Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. · Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informati. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Bapak. seperti Dr. atau Drs. Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal.Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan: .Hal: Permohonan tenaga pengajar . Ir. Penulisan yang dianjurkan: . · Kata sapaan seperti ibu.

dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada akhir kata itu. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat. tetapi ditulis dengan huruf awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun. · Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah: . Namun kota atau wilayah perlu nama propinsi. Contoh penulisan alamat yang dianjurkan: Yth. dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat.Salam sejahtera. kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar. RT. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah. yaitu Jalan. · Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat.). Penulisan Salam Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam. atau jabatan. di atas kalimat pembuka isi surat. pangkat. tanda seru. yaitu (1)salam pembuka dan (2)salam penutup. bukan huruf kapital (hormat). · Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma. tidak di tulis dengan huruf kapital semua. . atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya. · Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya. Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat. · Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil. seperti tanda titik atau tanda hubung. Namun jalan atau gang. Bapak Sukoco Kepala Biro Tata Usaha Departemen A Jalan Sarlintan Raya 17 Jakarta E. (Dengan hormat. bukan tanda titik. tetapi ditulis penuh. nomor. Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentutuan sebagai berikut: · Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).· Jika yang dituju nama jabatan seseorang. atau titik dua.

.. .. . Salam Sejahtera. Contoh: · · Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan.Hormat saya. .W.Wasalam. terdapat salam pembuka yang bersifat khusus....Salam sejahtera. . . bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan bagian penutup.Saudara Tuti yang terhormat. seperti: .. Sehubungan dengan itu.yang terhormat.. bukan tanda titik atau tanda baca lain. ISI SURAT Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian.Dengan hormat. · Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah : . atau tanpa tanda baca apa-apa.Saudara. F.Merdeka. atau permintaan. pernyataan. Saudara Tuti yang Terhormat. hormat saya. Disamping itu.Assalamuailaikum W. ..Saudara. . Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami.yang terhormat.. Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberi tahukan. Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma. Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah: . yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka..Ibu. ..Salam pramuka.Salam perjuangan. . pertanyaan. . dan wasalam ditulis dengan huruf kapital. dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut: · · huruf pertama kata hormat.Bapak.yang terhormat... .. salam.Hormat kami. Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat.

paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti dalam contoh berikut: · Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986. Sehubungan dengan itu. G. Jalan Daksinapati Barat IV. lugas. No. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. Di samping itu. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. kami ucapkan terima kasih. · Surat anda telah kami terima. kami ingin memberitahukan hal berikut. No. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut: · Penulisan nama tidak perlu menggunakan huru kapital seluruhnya. Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. · Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia. Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai berikut. · · Besar harapan kami. Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. 29/H/PU/1989. tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama. kami ucapkan terima kasih. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut. kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. · Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta. di Wisma Samudra. · Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989. isi surat harus singkat. Namun. Rawamangun. paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini. Contoh paragraf panutup: · · Atas perhatian Saudara. bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja. Di samping itu. kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu. Sehubungan dengan itu. dan jelas. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara. .· Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan Indonesia. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978. Jakarta.

Dra. Kepala Drs. tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. serta sejajar dengan nama pengirim surat. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian. untuk menjadi perhatian. tanpa digaris bawahi. · · Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. Contoh: Tembusan: Tembusan: Kepala Bagian Perlengkapan 2. atau Yth. Doni Susanto. Tembusan Surat Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat.· Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung. Contoh: Drs. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua. diberi nomo urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. · Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi. sebagai laporan. Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut: · Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu. Doni Susanto NIP 130130130 H. · Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip. Kepala Bagian Perlengkapan 3. Direktur Pemilihan Bahan Inisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). lurus dengan bagian nomor dan hal. Inisial (Sandi) 1. Sabaindah I. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama . tidak diberi nomor. atau ungkapan lain yang mengikat. · Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

pengonsep dan pengetik surat. .HA/SS HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty. Contoh: . Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.

.BAB III PENUTUP 1. · Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus mengetahui sistematika surat resmi. Kesimpulan Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa : · Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus memenuhi kaedah-kaedah yang berlaku dalam pembuatan surat resmi.

Ade. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.DAFTAR PUSTAKA Arifin. Sudarsa. dkk. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. 2004. Panduan Materi SMP/MTs Ujian Akhir Nasional. Jakarta: Pusat Penilaian Pendidikan. Padang: Angkasa Raya. 1987. Pedoman Penulisan Surat menyurat Indonesia. 2005. Soedjito dan Solchan TW. 1999. Nurdin. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. Departemen Pendidikan Nasional. 1992. Bandung: Pustaka Setia. Syamsir. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful