MAKALAH BAHASA INDONESIA TEKNIK MENULIS SURAT DINAS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah: Bahasa Indonesia Dosen Pengampu:

Disusun oleh : Khoirul Ngibad (09630004) Moh Ali (096300)

JURUSAN KIMIA FAKULTAS SAINSTEK UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Desember 2011

2005:189). Tujuan Dari rumusan masalah di atas maka tujuan makalah kami adalah: a) Untuk mengetahui bagaimana sistematika penulisan surat dinas atau surat resmi. Oleh karena itu kami ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.BAB 1 PENDAHULUAN 1. Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas maka rumusan masalah makalah kami adalah: a) Bagaimana sistematika penulisan surat dinas? 3. . maka kami menyusun makalah ini dengan judul ”SISTEMATIKA PENULISAN SURAT DINAS”. 2. (Nurdin.1 Latar Belakang Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga yang lainnya.

Peranan surat lebih penting lagi. dan isinya. dan surat resmi lainnya. Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14). 1987:7). Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien. penggunaan bahasa. Berdasarkan isinya. dan sebagainya. (1992:4). surat berfungsi sebagar alat bukti historis. Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga. dkk. 1987:7). atau persahabatan. surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. perkenalan. surat permohonan izin membangun. Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang. surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih. dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat. 2. 3. melainkan juga mempunyai kekuatan hukum sebagai bukti tertulis. organisasi. atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan (Arifin. surat sewa-menyewa rumah. terutama dalam surat resmi. efektif. Contohnya surat lamaran kerja. yakni sebagai berikut: 1. surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.BAB II (PEMBAHASAN) Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga. surat izin masuk kantor. Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin. surat dagang. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi . Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu. Dalam hal ini. 4. famili. 5. Sifat resmi sebuah surat bukan dilihat dari sistematika. Menurut Sudarsa. ekonomis. Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. surat perjanjian jual beli. surat dapat dibedakan atas beberapa jenis. kepada kenalan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

. dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital kecuali kata tugas. tim penulis akan fokus pada surat dinas ini. bagian surat tersebut terdiri atas: a) kepala surat b) tanggal c) nomor. termasuk di dalamnya telepon. A. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi.pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut. kotak pos. 1. Kepala surat Kepala surat yang lengkap terdiri atas: a) nama instansi b) alamat lengkap c) nomor telepon d) nomor kotak pos e) alamat kawat f) lambang atau logo. dan hal atau perihal d) alamat surat e) salam pembuka f) isi surat g) salam punutup h) pengirim surat i) j) tembusan inisial. Pada makalah ini. karena sifatnya yang resmi dan mengandung aturan dan etika yang sangat perlu diperhatikan dalam penulisannya. lampiran. Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada. Sistematika Surat Resmi atau Surat Dinas Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian.

4. Contoh: . sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan.Telepon 4896558 . 2. jangan digunakan P. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua (:). yaitu Telepon. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. atau Jl.8 . Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat. 6. 4894564 Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. atau Telp. 4894564 Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Demikian pula. Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Tanggal Tanggal surat ditulis secara lengkap. Pos atau Kotpos. Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat . Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA JALAN DAKSINAPATI BARAT IV. bulan ditulis dengan huruf. yaitu tanggal ditulis dengan angka. Rawamangun Jakarta 13220 Kotak Pos 2625 Telepon 4896558. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 5.Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa Jalan Daksinapati Barat IV.655. Depdikbud.Telepon: 489.5 Seharusnya: .Kotak Pos 2655 B. tetapi Jalan.Kotak Pos: 265. bukan Tilpun atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. Box atau Post Office Box. RAWAMANGUN JAKARTA 13220 KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558. Nama instansi jangan disingkat. Setelah .O. dan tahun ditulis dengan angka. 3. misalnya Biro Diklat.

Lampiran. dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.bukan Februari. atau November. Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf. Penulisan nomor dan kode surat yang benar: . Demikian pula.angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun. Dan Lamp. bukan Jan. Nopember. kata lampiran tidak perlu ditulis. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat. selain itu. seperti tanda titik.90 atau . titik dan garis hubung. Agustus. lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital. misalnya Januari. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat. Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. Nomor. tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung.Nomor: 110/U/PPHBI/2003 Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. Misalnya: .Nomor:110/U/PPHBI/2003 . Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Agt. diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang dilampirkan.Nomor: 10.3. Lampiran. Kata lampiran atau lamp. perlu diperhatikan hal berikut. Februari. tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. titik koma. · Contoh penulisan tanggal surat: KEPALA SURAT C. · Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat. November.10. Jika tidak ada yang dilampirkan. . · Nama bulan jangan ditulis dengan angka. tetapi dengan huruf. dan Hal Kata nomor. isi kode surat tidak harus dengan huruf.Nomor:10-10-3-03-90 Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital. tetapi pula dengan angka.03. harus taat asas. 22 Maret 2003 Nomor.. misalnya Februari. atau Nov.

Bapak. bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya. seperti Dr. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. · Kata sapaan seperti ibu. kata itu hendaknya ditulis penuh. Ir. · Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya. dan Sdr. Jika digunakan kata pada awal penerima. · Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informati. tidak digunakan. atau Drs. sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama). Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat. Alamat surat Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Bapak. saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. dr.Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan: . Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut: · penulisan nama penerima harus cermat dan langkap.Lam: Satu berkas Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. · Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu. . Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka.Hal: Permohonan tenaga pengajar . · Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan Yth. Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal. Penulisan yang dianjurkan: .Hal: Penyeragaman bentuk surat D. yaitu Ibu. bapak.Lampiran: satu berkas . Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.

yaitu (1)salam pembuka dan (2)salam penutup. kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar. yaitu Jalan. RT. Contoh penulisan alamat yang dianjurkan: Yth. Bapak Sukoco Kepala Biro Tata Usaha Departemen A Jalan Sarlintan Raya 17 Jakarta E. · Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah: . Namun kota atau wilayah perlu nama propinsi. di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah. dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada akhir kata itu. tidak di tulis dengan huruf kapital semua. · Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil. · Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya.). Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentutuan sebagai berikut: · Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan). atau jabatan.Salam sejahtera. · Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma. · Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Penulisan Salam Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam. Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat. bukan tanda titik. .· Jika yang dituju nama jabatan seseorang. tetapi ditulis penuh. tanda seru. nomor. atau titik dua. seperti tanda titik atau tanda hubung. tetapi ditulis dengan huruf awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun. (Dengan hormat. bukan huruf kapital (hormat). pangkat. Namun jalan atau gang. atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.

. Sehubungan dengan itu.yang terhormat. ISI SURAT Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian. F. pertanyaan. bukan tanda titik atau tanda baca lain.Bapak... . Disamping itu. atau tanpa tanda baca apa-apa.W. .Hormat saya.Wasalam. bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan bagian penutup..Salam perjuangan. Salam Sejahtera.yang terhormat...Ibu. yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka. Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat. . Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan. Contoh: · · Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa. .yang terhormat. atau permintaan. hormat saya. .Assalamuailaikum W.. dan wasalam ditulis dengan huruf kapital... Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberi tahukan. .Dengan hormat. . Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. . . Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami..Merdeka.Salam sejahtera. . · Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah : . dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut: · · huruf pertama kata hormat... Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma. Saudara Tuti yang Terhormat.. terdapat salam pembuka yang bersifat khusus.Saudara.Saudara Tuti yang terhormat. . seperti: ..Salam pramuka.Saudara. salam. Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah: .Hormat kami.. pernyataan.

Contoh paragraf panutup: · · Atas perhatian Saudara. Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai berikut. Di samping itu. · Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia. Di samping itu. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara. tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama. kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu. kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Jalan Daksinapati Barat IV. kami ucapkan terima kasih. · Surat anda telah kami terima. Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. · Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta. · Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989. bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut: · Penulisan nama tidak perlu menggunakan huru kapital seluruhnya. G. isi surat harus singkat. kami ingin memberitahukan hal berikut. Namun. Sehubungan dengan itu. Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. No. Rawamangun. · · Besar harapan kami. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini. paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti dalam contoh berikut: · Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986. paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat. lugas.· Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan Indonesia. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. Jakarta. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978. kami ucapkan terima kasih. Sehubungan dengan itu. di Wisma Samudra. . 29/H/PU/1989. No. dan jelas.

untuk menjadi perhatian. Doni Susanto. atau ungkapan lain yang mengikat. serta sejajar dengan nama pengirim surat. · Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip. Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut: · Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu. Direktur Pemilihan Bahan Inisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). Dra. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian. Contoh: Tembusan: Tembusan: Kepala Bagian Perlengkapan 2. atau Yth. tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. Kepala Drs. diberi nomo urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. · Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama . Inisial (Sandi) 1. lurus dengan bagian nomor dan hal. Sabaindah I. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu. Kepala Bagian Perlengkapan 3.· Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung. sebagai laporan. · Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua. tanpa digaris bawahi. tidak diberi nomor. Doni Susanto NIP 130130130 H. · · Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. Contoh: Drs. Tembusan Surat Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat.

.HA/SS HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty.pengonsep dan pengetik surat. Contoh: . Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.

. · Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus mengetahui sistematika surat resmi.BAB III PENUTUP 1. Kesimpulan Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa : · Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus memenuhi kaedah-kaedah yang berlaku dalam pembuatan surat resmi.

Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. Syamsir. 2005. 1987. 1992.DAFTAR PUSTAKA Arifin. . Ade. Panduan Materi SMP/MTs Ujian Akhir Nasional. Padang: Angkasa Raya. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Bandung: Pustaka Setia. 2004. Sudarsa. dkk. Pedoman Penulisan Surat menyurat Indonesia. Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta: Pusat Penilaian Pendidikan. Nurdin. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. 1999. Soedjito dan Solchan TW.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful