MAKALAH BAHASA INDONESIA TEKNIK MENULIS SURAT DINAS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah: Bahasa Indonesia Dosen Pengampu:

Disusun oleh : Khoirul Ngibad (09630004) Moh Ali (096300)

JURUSAN KIMIA FAKULTAS SAINSTEK UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Desember 2011

2. Tujuan Dari rumusan masalah di atas maka tujuan makalah kami adalah: a) Untuk mengetahui bagaimana sistematika penulisan surat dinas atau surat resmi.BAB 1 PENDAHULUAN 1. 2005:189). maka kami menyusun makalah ini dengan judul ”SISTEMATIKA PENULISAN SURAT DINAS”. . Oleh karena itu kami ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas maka rumusan masalah makalah kami adalah: a) Bagaimana sistematika penulisan surat dinas? 3. (Nurdin.1 Latar Belakang Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga yang lainnya.

surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Contohnya surat lamaran kerja. Dalam hal ini. dkk. Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu. 1987:7). Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin. Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga. dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih. ekonomis. 5. Peranan surat lebih penting lagi. surat izin masuk kantor. 1987:7). kepada kenalan. surat perjanjian jual beli. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat. yakni sebagai berikut: 1. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang. perkenalan. surat berfungsi sebagar alat bukti historis. surat dapat dibedakan atas beberapa jenis. dan isinya. Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. melainkan juga mempunyai kekuatan hukum sebagai bukti tertulis. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. (1992:4). 4. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua. Sifat resmi sebuah surat bukan dilihat dari sistematika. terutama dalam surat resmi. efektif. atau persahabatan. Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14). famili. dan sebagainya. atau instansi tertentu. Menurut Sudarsa. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi . organisasi. Berdasarkan isinya. surat dagang. surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga. penggunaan bahasa. 3. 2. dan surat resmi lainnya. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien. Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan (Arifin. surat sewa-menyewa rumah.BAB II (PEMBAHASAN) Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. surat permohonan izin membangun.

bagian surat tersebut terdiri atas: a) kepala surat b) tanggal c) nomor. 1. Kepala surat Kepala surat yang lengkap terdiri atas: a) nama instansi b) alamat lengkap c) nomor telepon d) nomor kotak pos e) alamat kawat f) lambang atau logo. lampiran. dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital kecuali kata tugas. kotak pos. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi. Sistematika Surat Resmi atau Surat Dinas Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian. karena sifatnya yang resmi dan mengandung aturan dan etika yang sangat perlu diperhatikan dalam penulisannya.pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut. termasuk di dalamnya telepon. tim penulis akan fokus pada surat dinas ini. . dan hal atau perihal d) alamat surat e) salam pembuka f) isi surat g) salam punutup h) pengirim surat i) j) tembusan inisial. A. Pada makalah ini. Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.

Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua (:). Contoh: . 4894564 Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital. yaitu Telepon. tetapi Jalan. sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik. 5. jangan digunakan P. bukan Tilpun atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. bulan ditulis dengan huruf. Rawamangun Jakarta 13220 Kotak Pos 2625 Telepon 4896558. Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat. atau Telp.Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa Jalan Daksinapati Barat IV.5 Seharusnya: .Kotak Pos: 265. 3.Telepon: 489. Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA JALAN DAKSINAPATI BARAT IV.O. 4. 4894564 Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. 2. atau Jl.Telepon 4896558 . Nama instansi jangan disingkat.655. Setelah . yaitu tanggal ditulis dengan angka. Tanggal Tanggal surat ditulis secara lengkap. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. Demikian pula. Pos atau Kotpos.8 .Kotak Pos 2655 B. misalnya Biro Diklat. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Box atau Post Office Box. 6. RAWAMANGUN JAKARTA 13220 KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan. Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat . Depdikbud. dan tahun ditulis dengan angka.

Nomor: 110/U/PPHBI/2003 Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring. dan Hal Kata nomor. Agustus. Nopember. Februari. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital. Lampiran. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat.Nomor: 10. Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. Kata lampiran atau lamp. Dan Lamp. atau Nov. perlu diperhatikan hal berikut. Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Demikian pula. atau November. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. Misalnya: . kata lampiran tidak perlu ditulis. · Contoh penulisan tanggal surat: KEPALA SURAT C.03. Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat. diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang dilampirkan. Agt. isi kode surat tidak harus dengan huruf. Jika tidak ada yang dilampirkan. titik dan garis hubung. dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu..90 atau .angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun. lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital.bukan Februari. tetapi pula dengan angka.Nomor:10-10-3-03-90 Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. seperti tanda titik. November. tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Penulisan nomor dan kode surat yang benar: . · Nama bulan jangan ditulis dengan angka. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf. Lampiran. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat.10.3.Nomor:110/U/PPHBI/2003 . titik koma. 22 Maret 2003 Nomor. misalnya Januari. bukan Jan. . tetapi dengan huruf. selain itu. · Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat. tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. harus taat asas. Nomor. misalnya Februari.

saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. seperti Dr.Hal: Penyeragaman bentuk surat D. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal. Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat. . · Kata sapaan seperti ibu.Hal: Permohonan tenaga pengajar . tidak digunakan. · Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya. atau Drs. · Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan Yth. kata itu hendaknya ditulis penuh. bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya. Jika digunakan kata pada awal penerima. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. · Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informati. bapak. yaitu Ibu. · Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya. dr. Ir. sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama). Penulisan yang dianjurkan: .Lampiran: satu berkas . Alamat surat Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. dan Sdr. Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka. Bapak.Lam: Satu berkas Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain.Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan: . atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu. Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut: · penulisan nama penerima harus cermat dan langkap. Bapak.

Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat. Bapak Sukoco Kepala Biro Tata Usaha Departemen A Jalan Sarlintan Raya 17 Jakarta E. · Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma. · Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya. tetapi ditulis penuh. RT. bukan huruf kapital (hormat). di atas kalimat pembuka isi surat. · Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah: .· Jika yang dituju nama jabatan seseorang. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat. tanda seru. seperti tanda titik atau tanda hubung. pangkat. nomor. · Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. Namun jalan atau gang. (Dengan hormat. atau jabatan. tetapi ditulis dengan huruf awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun. yaitu (1)salam pembuka dan (2)salam penutup. Contoh penulisan alamat yang dianjurkan: Yth.). kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar. dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada akhir kata itu. dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. · Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil. Namun kota atau wilayah perlu nama propinsi. tidak di tulis dengan huruf kapital semua. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah. . Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentutuan sebagai berikut: · Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan). bukan tanda titik.Salam sejahtera. atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya. yaitu Jalan. Penulisan Salam Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam. atau titik dua.

. Saudara Tuti yang Terhormat.Salam sejahtera. . . · Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah : ..Bapak. Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami. pernyataan.. Sehubungan dengan itu.. Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah: .Salam pramuka.yang terhormat.Hormat kami. Salam Sejahtera.Merdeka.. terdapat salam pembuka yang bersifat khusus. ..Salam perjuangan.Wasalam.. Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda.Ibu. Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberi tahukan. . Contoh: · · Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa.yang terhormat. dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.. yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka. ISI SURAT Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian. hormat saya.W. . salam. F. . . atau tanpa tanda baca apa-apa..Dengan hormat. Disamping itu.Assalamuailaikum W. . Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat. pertanyaan...Saudara Tuti yang terhormat.Saudara.. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan. Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma. ...yang terhormat. . dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut: · · huruf pertama kata hormat.Saudara. atau permintaan. bukan tanda titik atau tanda baca lain. seperti: .Hormat saya. bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan bagian penutup...

No. Jakarta. kami ucapkan terima kasih. · Surat anda telah kami terima. tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama. lugas.· Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan Indonesia. Rawamangun. kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Di samping itu. Contoh paragraf panutup: · · Atas perhatian Saudara. Di samping itu. G. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini. Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut. Sehubungan dengan itu. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut: · Penulisan nama tidak perlu menggunakan huru kapital seluruhnya. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978. Namun. isi surat harus singkat. 29/H/PU/1989. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai berikut. No. paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat. di Wisma Samudra. Sehubungan dengan itu. · Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia. kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu. kami ucapkan terima kasih. kami ingin memberitahukan hal berikut. Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. . dan jelas. Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami. bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja. · Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta. Jalan Daksinapati Barat IV. · Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989. · · Besar harapan kami. paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti dalam contoh berikut: · Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

untuk menjadi perhatian. diberi nomo urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. · · Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. Tembusan Surat Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat. Kepala Drs. Doni Susanto.· Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung. tidak diberi nomor. Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut: · Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu. Dra. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan. lurus dengan bagian nomor dan hal. · Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim. Sabaindah I. Contoh: Tembusan: Tembusan: Kepala Bagian Perlengkapan 2. · Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip. atau ungkapan lain yang mengikat. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama . serta sejajar dengan nama pengirim surat. Doni Susanto NIP 130130130 H. tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. sebagai laporan. Inisial (Sandi) 1. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu. · Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi. Kepala Bagian Perlengkapan 3. Contoh: Drs. tanpa digaris bawahi. atau Yth. Direktur Pemilihan Bahan Inisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada).

Contoh: .pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat. .HA/SS HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty.

Kesimpulan Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa : · Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus memenuhi kaedah-kaedah yang berlaku dalam pembuatan surat resmi.BAB III PENUTUP 1. . · Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus mengetahui sistematika surat resmi.

Bandung: Pustaka Setia. 2004. 1992.DAFTAR PUSTAKA Arifin. Sudarsa. Pedoman Penulisan Surat menyurat Indonesia. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. . Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. Syamsir. Padang: Angkasa Raya. Ade. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Panduan Materi SMP/MTs Ujian Akhir Nasional. Jakarta: Pusat Penilaian Pendidikan. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. 1999. Soedjito dan Solchan TW. dkk. 1987. Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Nurdin.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful