MAKALAH BAHASA INDONESIA TEKNIK MENULIS SURAT DINAS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah: Bahasa Indonesia Dosen Pengampu:

Disusun oleh : Khoirul Ngibad (09630004) Moh Ali (096300)

JURUSAN KIMIA FAKULTAS SAINSTEK UIN MAULANA MALIK IBRAHIM MALANG Desember 2011

2005:189). (Nurdin. 2. . Tujuan Dari rumusan masalah di atas maka tujuan makalah kami adalah: a) Untuk mengetahui bagaimana sistematika penulisan surat dinas atau surat resmi.BAB 1 PENDAHULUAN 1. maka kami menyusun makalah ini dengan judul ”SISTEMATIKA PENULISAN SURAT DINAS”. Oleh karena itu kami ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku.1 Latar Belakang Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga yang lainnya. Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas maka rumusan masalah makalah kami adalah: a) Bagaimana sistematika penulisan surat dinas? 3.

Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga. perkenalan. kepada kenalan. Menurut Sudarsa. Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang. surat dagang. (1992:4). Berdasarkan isinya.BAB II (PEMBAHASAN) Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien. yakni sebagai berikut: 1. surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. efektif. dan surat resmi lainnya. surat izin masuk kantor. surat perjanjian jual beli. dkk. 1987:7). 5. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. surat permohonan izin membangun. famili. Peranan surat lebih penting lagi. 1987:7). 2. surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih. organisasi. dan sebagainya. melainkan juga mempunyai kekuatan hukum sebagai bukti tertulis. terutama dalam surat resmi. dan isinya. surat dapat dibedakan atas beberapa jenis. dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. penggunaan bahasa. 3. Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin. Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan (Arifin. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan. ekonomis. Contohnya surat lamaran kerja. Sifat resmi sebuah surat bukan dilihat dari sistematika. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat. Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14). atau persahabatan. atau instansi tertentu. surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi . Dalam hal ini. Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu. surat berfungsi sebagar alat bukti historis. 4. surat sewa-menyewa rumah.

tim penulis akan fokus pada surat dinas ini.pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut. kotak pos. termasuk di dalamnya telepon. Sistematika Surat Resmi atau Surat Dinas Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian. Pada makalah ini. dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital kecuali kata tugas. dan hal atau perihal d) alamat surat e) salam pembuka f) isi surat g) salam punutup h) pengirim surat i) j) tembusan inisial. . 1. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi. lampiran. Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada. A. Kepala surat Kepala surat yang lengkap terdiri atas: a) nama instansi b) alamat lengkap c) nomor telepon d) nomor kotak pos e) alamat kawat f) lambang atau logo. karena sifatnya yang resmi dan mengandung aturan dan etika yang sangat perlu diperhatikan dalam penulisannya. bagian surat tersebut terdiri atas: a) kepala surat b) tanggal c) nomor.

Contoh: . dan tahun ditulis dengan angka. 2. Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat . yaitu Telepon. Depdikbud. 6. tetapi Jalan.Kotak Pos: 265. atau Telp. Setelah .655. tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan. Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. 4894564 Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik.Telepon 4896558 . bulan ditulis dengan huruf. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua (:).Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa Jalan Daksinapati Barat IV. atau Jl.5 Seharusnya: . Nama instansi jangan disingkat. RAWAMANGUN JAKARTA 13220 KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558. misalnya Biro Diklat. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. yaitu tanggal ditulis dengan angka. 5. 4. jangan digunakan P. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Rawamangun Jakarta 13220 Kotak Pos 2625 Telepon 4896558. Contoh: DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA JALAN DAKSINAPATI BARAT IV.8 . Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat. Box atau Post Office Box. Pos atau Kotpos. 4894564 Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.Kotak Pos 2655 B. Tanggal Tanggal surat ditulis secara lengkap. 3.Telepon: 489. bukan Tilpun atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. Demikian pula.O.

Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung. misalnya Januari. atau November. 22 Maret 2003 Nomor.10. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital. selain itu. Nopember. Nomor. Kata lampiran atau lamp.. tetapi pula dengan angka. Lampiran. tetapi dengan huruf. Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. isi kode surat tidak harus dengan huruf. diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang dilampirkan. Penulisan nomor dan kode surat yang benar: . lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital. tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. seperti tanda titik. misalnya Februari.3. · Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat. Misalnya: . Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat. atau Nov. dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat. Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat.Nomor:10-10-3-03-90 Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Agt.bukan Februari. November.90 atau . Agustus. Februari. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf.03.angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun. · Nama bulan jangan ditulis dengan angka. bukan Jan. Demikian pula. . perlu diperhatikan hal berikut.Nomor: 110/U/PPHBI/2003 Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring. kata lampiran tidak perlu ditulis. Lampiran. Jika tidak ada yang dilampirkan. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. titik dan garis hubung. titik koma.Nomor: 10. dan Hal Kata nomor. · Contoh penulisan tanggal surat: KEPALA SURAT C. harus taat asas. tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung.Nomor:110/U/PPHBI/2003 . Dan Lamp.

· Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya. dr. bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.Hal: Permohonan tenaga pengajar . Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. bapak. Bapak. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. · Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan Yth. atau Drs. Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan: . kata itu hendaknya ditulis penuh. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu. Penulisan yang dianjurkan: . · Kata sapaan seperti ibu. · Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informati. Jika digunakan kata pada awal penerima. seperti Dr. Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut: · penulisan nama penerima harus cermat dan langkap. saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat.Lam: Satu berkas Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. · Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya. yaitu Ibu. dan Sdr. . Ir.Hal: Penyeragaman bentuk surat D. Bapak. Alamat surat Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat. Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal.Lampiran: satu berkas . tidak digunakan. sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama).

pangkat.Salam sejahtera. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat. atau titik dua. Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentutuan sebagai berikut: · Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan). . dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada akhir kata itu. · Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. bukan tanda titik. bukan huruf kapital (hormat). tetapi ditulis penuh. tidak di tulis dengan huruf kapital semua. Penulisan Salam Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah. Contoh penulisan alamat yang dianjurkan: Yth. · Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya. kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar. Namun kota atau wilayah perlu nama propinsi. atau jabatan. tetapi ditulis dengan huruf awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun. · Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah: .· Jika yang dituju nama jabatan seseorang. · Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil. dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Namun jalan atau gang. di atas kalimat pembuka isi surat. Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat. yaitu Jalan. RT. nomor.). Bapak Sukoco Kepala Biro Tata Usaha Departemen A Jalan Sarlintan Raya 17 Jakarta E. seperti tanda titik atau tanda hubung. tanda seru. · Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma. atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya. (Dengan hormat. yaitu (1)salam pembuka dan (2)salam penutup.

Salam perjuangan. Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami.Hormat kami. . ISI SURAT Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian. atau permintaan... hormat saya. F. ....Saudara Tuti yang terhormat.Dengan hormat. seperti: . terdapat salam pembuka yang bersifat khusus. pernyataan. pertanyaan.Ibu..Salam pramuka. atau tanpa tanda baca apa-apa.Salam sejahtera..Bapak..yang terhormat. Contoh: · · Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa... Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma. . . · Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah : .. Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda.Saudara. Saudara Tuti yang Terhormat. . dan wasalam ditulis dengan huruf kapital. bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan bagian penutup.. Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberi tahukan.. dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut: · · huruf pertama kata hormat. Salam Sejahtera.Saudara.W. . yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka.Hormat saya. .Wasalam. .. Disamping itu. . . Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah: . Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat.. bukan tanda titik atau tanda baca lain.yang terhormat. salam. . Sehubungan dengan itu.yang terhormat.Merdeka.Assalamuailaikum W. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan.

Jalan Daksinapati Barat IV. Di samping itu. · Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia. · Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta. kami ingin memberitahukan hal berikut. Sehubungan dengan itu. · · Besar harapan kami. kami ucapkan terima kasih. Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. · Surat anda telah kami terima. Namun. di Wisma Samudra. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut: · Penulisan nama tidak perlu menggunakan huru kapital seluruhnya. paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat. 29/H/PU/1989. · Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut. No. Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.· Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan Indonesia. . isi surat harus singkat. Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. G. Sehubungan dengan itu. kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu. Jakarta. lugas. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini. bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja. No. paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti dalam contoh berikut: · Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai berikut. kami ucapkan terima kasih. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara. Di samping itu. dan jelas. Contoh paragraf panutup: · · Atas perhatian Saudara. Nama Pengirim Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Rawamangun. tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.

Tembusan Surat Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat. Sabaindah I. · Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip. tanpa digaris bawahi. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan. serta sejajar dengan nama pengirim surat. · Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim. atau ungkapan lain yang mengikat. Direktur Pemilihan Bahan Inisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). Inisial (Sandi) 1. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian. Doni Susanto NIP 130130130 H. Kepala Drs. Contoh: Drs. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua. Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut: · Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu. Kepala Bagian Perlengkapan 3. untuk menjadi perhatian.· Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung. sebagai laporan. tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik. atau Yth. · Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi. Doni Susanto. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu. lurus dengan bagian nomor dan hal. diberi nomo urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama . tidak diberi nomor. Dra. · · Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. Contoh: Tembusan: Tembusan: Kepala Bagian Perlengkapan 2.

Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat. . Contoh: .HA/SS HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty.pengonsep dan pengetik surat.

· Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus mengetahui sistematika surat resmi.BAB III PENUTUP 1. . Kesimpulan Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa : · Dalam pembuatan surat resmi seyogiyanya harus memenuhi kaedah-kaedah yang berlaku dalam pembuatan surat resmi.

Sudarsa.DAFTAR PUSTAKA Arifin. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Syamsir. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Nurdin. Panduan Materi SMP/MTs Ujian Akhir Nasional. Ade. Pedoman Penulisan Surat menyurat Indonesia. 2005. Soedjito dan Solchan TW. 1992. Jakarta: Pusat Penilaian Pendidikan. 2004. Padang: Angkasa Raya. Bandung: Pustaka Setia. dkk. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. 1987. Departemen Pendidikan Nasional. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. . 1999.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful