Pengertian Sekretaris Perkataan “Sekretaris” berasal dari bahasa latin “SECRETUM” atau “SECRETARIUM”, yang berarti “pejabat” yang

memegang rahasia. SEkretaris adalah seorang pembantu dari seorang Pimpinan untuk menyelenggarakan bagian-bagian kecil dari tugas pekerjaan Pimpinan, dan yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang Stenographer. Menurut M. Braum dan Ramon memberikan pengertian sekretaris sebagai berikut “Seseorang yang membantu pimpinannya dalam pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya “ (1988:58). Kedudukan (status) seorang Sekretaris Kedudukan seorang Sekretaris, yaitu: • • • • Lebih tinggi daripada seorang Stenographer. Pimpinan dalam unit tugasnya Administrative Assistant Junior Executive

Ruang Lingkup Tugas Sekretaris A. Tugas-tugas rutin Tugas rutin adalah tugas-tugas yang tidak lagi memerlukan perintah khusus, maupun pengawasan khusus. Tugas-tugas dimaksud meliputi tugastugas: Membuka surat Menerima tamu Filing Membuat jadwal tamu, dan lain sebagainya.

B. Tugas-tugas khusus Tugas khusus adalah tugas yang mempergunakan pertimbangan dan pengalaman-pengalaman Sekretaris untuk menyelesaikannya. Tugas-tugas ini meliputi: 2

tetapi dia tidak akan dapat terlepas dari kemungkinan untuk berhubungan dan bekerja sama dengan orang lain dengan harmonis. atau bahkan mengguntingnya. Apabila Sekretaris menemukan suatu artikel yang mungkin akan memberikan manfaat banyak bagi keberhasilan Pimpinan. Dia akan harus berusaha untuk disukai dan menghindari hal-hal yang akan menyebabkan dia untuk tidak disenangi. sifat.- Membuat konsep telegram sampai dengan mengirimkannya Membuat deposito bank Mencari pesawat terbang yang dapat sampai di Washington DC pada hari Sabtu petang Membuat perjanjian dengan dokter gigi. Kepribadian Sekretaris dan Cara Pengembangannya Kepribadian adalah identitas seseorang yang menyangkut watak. Sekretaris dapat menyerahkannya. perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha seseorang untuk mengaktualisasikan jati dirinya. dan lain-lainnya. D. maka Sekretaris akan menggarisbawahi. Tugas-tugas yang bersifat kreatif Tugas yang bersifat kreatif dilakukan dengan maksud agar tugas bantuan yang diberikan kepada Pimpinan dapat terlaksana dengan lebih berhasil guna dan berdaya guna. Melakukan hubungan kerja sama Meskipun seorang Sekretaris harus dapat melaksanakan tugas tanpa bantuan orang lain. C. Mengenal diri sendiri Mengenali kelebihan dan kekurangan diri Menghilangkan kebiasaan-kebiasaan buruk 3 . maka sewaktu-aktu Pimpinan memerlukannya. Dan apabila keterangan itu telah tersedia. Tugas-tugas ini meliputi: Mengumpulkan keterangan yang sekiranya diperlukan oleh Pimpinan. Kepribadian dikembangkan dengan cara: 1. memberikan komentar.

Kemampuan untuk menjadi berhubungan dengan pimpinan. 6. 4. Kemampuan sebagai diplomat: Visi dan misi kantor/negaranya Budaya kerja kantornya Siapa pejabat-pejabatnya Siapa kliennya untuk selalu siap membantu pimpinan untuk 2. Kemampuan untuk membantu pimpinan menyelesaikan pekerjaan secara sempurna. Kemampuan untuk memberikan informasi yang benar dan yang diperlukan pimpinan. 5. 3. Sikap Sekretaris terhadap pekerjaannya (Lance H. - Terbuka Tidak takut dengan keburukan Dapat menerima kritik/saran Tidak bersifat reatif Mau menerima kritik dan saran Kritik yang tidak membangun jangan ditanggapi Positif Thinking Tidak menyalahkan orang lain Peka terhadap lingkungan Santun & sopan Kerja sama yang baik. Kemampuan untuk bersikap loyal dalam arti menaruh rasa hormat kepada pimpinan. dapat dipercaya Jujur.2. Kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan secara mandiri. 7. Kemampuan mensukseskan kantornya. Secretan) perantara bagi orang yang ingin 4 . Kemampuan yang dituntut dari seorang Sekretaris (Lance H. Secretan) 1. 3.

• • • • • Selalu berpikir positif terhadap pekerjaan yang harus diselesaikan Selalu menghadapi setiap masalah sebagai tantangan yang harus Bangga terhadap keberhasilan pekerjaan merupakan faktor yang Kunci keberhasilan dalam pekerjaan ditentukan oleh sikap mental dan Tunjukkan selalu bahwa pekerjaan yang dilakukan pasti beres dan (=setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik) diselesaikan bukan sebagai beban yang harus dipikul. selalu siap menerima tugas lebih lanjut. cita-cita yang tinggi untuk Cita-cita dan semangat yang besar akan sangat berpengaruh terhadap mensukseskan kantornya. Sedangkan etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan hidup. Hal-hal yang perlu dihindari saat di kantor: Membentuk klik/gang Sering memakai telpon kantor untuk pribadi Tidak masuk dengan alasan sakit Pulang sebelum waktunya karena bos tidak ada Menggunakan kantor untuk keperluan pribadi. Etika dalam Praktek dan Kepribadian Anda Etika adalah suatu pedoman tentang tingkah laku yang baik. dan sarana untuk menjembatani status sosial ang berbeda. daya tahan fisik sekretaris. penting dan akan makin mendorong keberhasilan berikutnya. peningkatan rasa tanggung jawab dan yang mendorong pengembangan karir.• • Memiliki semangat kerja yang besar. misalnya arisan Menunda pekerjaan yang seharusnya segera dikerjakan Boros menggunakan alat-alat kantor Segan merawat alat-alat kantor Menjilat arisan. Etika dapat juga diartikan sebagai aturan-aturan tingkah laku yang sesuai dgn ajaranajaran kesusilaan. menyepak bawahan 5 . bersumber pada rasa hormat terhadap status sosial tertentu.

notaris. Kode etik adalah kode kehormatan yang mengatur sikap dan tingkah laku anggotanya yang dibentuk oleh seluruh anggota-anggota dari organisasi.- Melakukan hal-hal yang tidak termasuk tugas kantor di kantor. 6 . pers. pengacara. dsb. misalnya dokter.

com/2009/04/08/definisipengertian-sekretaris/ 7 . http://gurulia.DAFTAR PUSTAKA Kadarmo. 1983. Siwi. Sekretaris dan Tugas-Tugasnya.wordpress. Jakarta. Nina Dinamika.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful

Master Your Semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master Your Semester with a Special Offer from Scribd & The New York Times

Cancel anytime.