Pengertian Sekretaris Perkataan Sekretaris berasal dari bahasa latin SECRETUM atau SECRETARIUM, yang berarti pejabat yang

memegang rahasia. SEkretaris adalah seorang pembantu dari seorang Pimpinan untuk menyelenggarakan bagian-bagian kecil dari tugas pekerjaan Pimpinan, dan yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang Stenographer. Menurut M. Braum dan Ramon memberikan pengertian sekretaris sebagai berikut Seseorang yang membantu pimpinannya dalam pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai pertemuan atau perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya (1988:58). Kedudukan (status) seorang Sekretaris Kedudukan seorang Sekretaris, yaitu: Lebih tinggi daripada seorang Stenographer. Pimpinan dalam unit tugasnya Administrative Assistant Junior Executive

Ruang Lingkup Tugas Sekretaris A. Tugas-tugas rutin Tugas rutin adalah tugas-tugas yang tidak lagi memerlukan perintah khusus, maupun pengawasan khusus. Tugas-tugas dimaksud meliputi tugastugas: Membuka surat Menerima tamu Filing Membuat jadwal tamu, dan lain sebagainya.

B. Tugas-tugas khusus Tugas khusus adalah tugas yang mempergunakan pertimbangan dan pengalaman-pengalaman Sekretaris untuk menyelesaikannya. Tugas-tugas ini meliputi: 2

Membuat konsep telegram sampai dengan mengirimkannya Membuat deposito bank Mencari pesawat terbang yang dapat sampai di Washington DC pada hari Sabtu petang Membuat perjanjian dengan dokter gigi, dan lain-lainnya.

C. Tugas-tugas yang bersifat kreatif Tugas yang bersifat kreatif dilakukan dengan maksud agar tugas bantuan yang diberikan kepada Pimpinan dapat terlaksana dengan lebih berhasil guna dan berdaya guna. Tugas-tugas ini meliputi: Mengumpulkan keterangan yang sekiranya diperlukan oleh Pimpinan. Dan apabila keterangan itu telah tersedia, maka sewaktu-aktu Pimpinan memerlukannya, Sekretaris dapat menyerahkannya. Apabila Sekretaris menemukan suatu artikel yang mungkin akan memberikan manfaat banyak bagi keberhasilan Pimpinan, maka Sekretaris akan menggarisbawahi, memberikan komentar, atau bahkan mengguntingnya. D. Melakukan hubungan kerja sama Meskipun seorang Sekretaris harus dapat melaksanakan tugas tanpa bantuan orang lain, tetapi dia tidak akan dapat terlepas dari kemungkinan untuk berhubungan dan bekerja sama dengan orang lain dengan harmonis. Dia akan harus berusaha untuk disukai dan menghindari hal-hal yang akan menyebabkan dia untuk tidak disenangi.

Kepribadian Sekretaris dan Cara Pengembangannya Kepribadian adalah identitas seseorang yang menyangkut watak, sifat, perbuatan atau tindakan yang merupakan usaha seseorang untuk mengaktualisasikan jati dirinya. Kepribadian dikembangkan dengan cara: 1. Mengenal diri sendiri Mengenali kelebihan dan kekurangan diri Menghilangkan kebiasaan-kebiasaan buruk 3

2. 3. -

Terbuka Tidak takut dengan keburukan Dapat menerima kritik/saran Tidak bersifat reatif Mau menerima kritik dan saran Kritik yang tidak membangun jangan ditanggapi Positif Thinking Tidak menyalahkan orang lain Peka terhadap lingkungan Santun & sopan Kerja sama yang baik, dapat dipercaya Jujur.

Kemampuan yang dituntut dari seorang Sekretaris (Lance H. Secretan) 1. Kemampuan sebagai diplomat: Visi dan misi kantor/negaranya Budaya kerja kantornya Siapa pejabat-pejabatnya Siapa kliennya untuk selalu siap membantu pimpinan untuk

2. Kemampuan

mensukseskan kantornya. 3. Kemampuan untuk membantu pimpinan menyelesaikan pekerjaan secara sempurna. 4. Kemampuan untuk menjadi berhubungan dengan pimpinan. 5. Kemampuan untuk memberikan informasi yang benar dan yang diperlukan pimpinan. 6. Kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan secara mandiri. 7. Kemampuan untuk bersikap loyal dalam arti menaruh rasa hormat kepada pimpinan. Sikap Sekretaris terhadap pekerjaannya (Lance H. Secretan) perantara bagi orang yang ingin

Memiliki semangat kerja yang besar, cita-cita yang tinggi untuk Cita-cita dan semangat yang besar akan sangat berpengaruh terhadap

mensukseskan kantornya. peningkatan rasa tanggung jawab dan yang mendorong pengembangan karir. Selalu berpikir positif terhadap pekerjaan yang harus diselesaikan Selalu menghadapi setiap masalah sebagai tantangan yang harus Bangga terhadap keberhasilan pekerjaan merupakan faktor yang Kunci keberhasilan dalam pekerjaan ditentukan oleh sikap mental dan Tunjukkan selalu bahwa pekerjaan yang dilakukan pasti beres dan (=setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik) diselesaikan bukan sebagai beban yang harus dipikul. penting dan akan makin mendorong keberhasilan berikutnya. daya tahan fisik sekretaris. selalu siap menerima tugas lebih lanjut. Etika dalam Praktek dan Kepribadian Anda Etika adalah suatu pedoman tentang tingkah laku yang baik. Etika dapat juga diartikan sebagai aturan-aturan tingkah laku yang sesuai dgn ajaranajaran kesusilaan. Sedangkan etiket adalah aturan sopan santun dalam pergaulan hidup, bersumber pada rasa hormat terhadap status sosial tertentu, dan sarana untuk menjembatani status sosial ang berbeda. Hal-hal yang perlu dihindari saat di kantor: Membentuk klik/gang Sering memakai telpon kantor untuk pribadi Tidak masuk dengan alasan sakit Pulang sebelum waktunya karena bos tidak ada Menggunakan kantor untuk keperluan pribadi, misalnya arisan Menunda pekerjaan yang seharusnya segera dikerjakan Boros menggunakan alat-alat kantor Segan merawat alat-alat kantor Menjilat arisan, menyepak bawahan 5

Melakukan hal-hal yang tidak termasuk tugas kantor di kantor.

Kode etik adalah kode kehormatan yang mengatur sikap dan tingkah laku anggotanya yang dibentuk oleh seluruh anggota-anggota dari organisasi, misalnya dokter, pers, notaris, pengacara, dsb.

DAFTAR PUSTAKA

Kadarmo, Siwi, Sekretaris dan Tugas-Tugasnya, Nina Dinamika, Jakarta, 1983. http://gurulia.wordpress.com/2009/04/08/definisipengertian-sekretaris/