BAB I MANAJEMEN PERKANTORAN DAN KEDUDUKANNYA DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN I. Standar Kompotensi 1.1.

Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. II. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan kedudukanya dalam organisasi. III. Pertemuan : 3 X 50 1.1. Pengertian Administrasi Sebelum membicarakan arti managemen, akan di bicarakan terlebih dahulu arti administrasi, sebab kata administrasi dan managemen mempunyai pengertian yang saling kait mengait satu sama lain. Jelasnya mempelajari ilmu managemen berarti mempelajari ilmu administrasi, demikian pula mempelajari ilmu administrasi terkait pula untuk mempelajari ilmu managemen. Apakah arti dari administrasi itu?

Administrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian yaitu: Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata Administratie (Bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan: catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan dari pada administrasi yang akan di pelajari. Administrasi dalam arti luas dari kata Administration (Bahasa Inggris) Dibawah ini akan di kemukakan beberapa pendapat, arti atau definisi dari pada administrasi dalam arti luas, yaitu: Menurut Leonard D. White, dalam bukunya: Introduction to the study of public administration, memberkan definisi sebagai berikut: “Administ ration is a process common to all group effort, public or private, civil or military, large scale or small scale….etc.” Administarasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil….dan sebaginya. H.A. Simon dan kawan-kawan, dalam bukunya: Public administration, memberikan definisi sebagai berikut: “ Administration as the activities of groups cooperating to accomplish goals” (Administrasi sebagai kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaiakan tujuan bersama) William H. Newman, dalam bukunya: Administrative Action mengemukakan: “Administration has been defined as the guidance, leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal.” (Administrasi di definisikan sebagai bimbingan,

kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama. Setelah mengetahui beberapa definisi administrasi, maka cirri-ciri administrasi tersebut diatas dapat di golongkan atas: Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas 2 orang atau lebih; Adanya kerja sama dari kelompok tersebut; Adanya kegiatan/proses/usaha; Adanya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan; Adanya tujuan.
1. Pengertian manajemen perkantoran

Dalam sumber-sumber bacaan berbahasa inggris yang terbit di amerika serikat maupun inggris raya istilah office management (manajemen perkantoran) dipakai silih ganti engan arti yang sama.perkataan administrasi dan manajemen umumnya di anggap sebagai kata-kata sepadan. Hal itu misalnya di tegaskan oleh salah satu terbitan perserikatan bangsa-bangsa sebagai berikut : “The terms administration and Managenent are more being used synonymously. While the term administration has ben applied more to the conduct of public affairs and the term Management more to that of business enterprise, there has been a tendency inb recent time for management to be used to a greter degree in public affairs. This is probabali because of the in creasing amplication of business management practices in the field of public administration.” (istilah-istilah administrasi dan manajemen makin lama makin banyak di pakai secara searti. Walaupun istilah Administrasi teleh di terapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan Negara dan

istilah manajemen lebih banyak bagi urusan-urusan perusahaan, pada waaktu akhir-akhir ini trerdapat kecendurungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang telah luas bagi urusan-urusan Negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek-praktek manajemen perusahan yang Administrasi Negara.) Dengan mengkikuti kalaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administrasi dengan office management yang kini perlu di terangkan sejelas munkin ialah berbagai definisi office management oleh para ahli, sekedar sebagai contoh saja dapat di kutipkan di bawah ini : Perumusan W.H.Evans. “For our purposes, we way define office Admministratin at the function which involves the management and direction of all phases of the business operation which impinge upon data processing, comunikation, and organisation memory.” (Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mengdefinisikan Administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.) Perumusan Arthur Grager. “Office management is the function of administering the comunication and record services of and organization.” (Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelengaraan terhadap komunikasi dan pelayawnan warkat dari suatu organisasi.) semakin meninggkat di bidang

) Perumusan John Neuner dan Benjamin Haynes. “For this reason office management covers a narrower fild than the term “management” generally implies. ini akan di angap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun dilakukan. ”the term office management will bee used in such a a broade sence in thes book .” (Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencangkup bidang yang lebih sempit dari pada yang umumnya di kandung oleh istilah ”manajemen” manajemen perkantoran untuk bsebagian besar berkenaan engan pengawasan perkantoran.) Perumusan littlefield dan Peterson. it will be considered to encompass to the management of office work wherever and by whomever performed” (Istilah manajemen perkantoran akan ddi pakai dalam arti luas demikian itu di alam buku ini. whenever and wherever that work is to be done. is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work.office management concerning it self to a large extent with office superfision.Perumusan William Leffingwell dan Edwin Robinson. “Office management as a function. bilamana an di manapun pekerjaan itu harus di lakukan.” (manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemenn yang berkenan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien.) .

“office management is the over all direction of clerical activitas as distinguished from such activities bas transportasion. dan penjualan. “Office management can be defined as the planning. bat also the areas fo fungtional control and administrative direction of most clerical and paperwork. kapabrikan.and sales.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat mencangkup mangenai tidak control hanya fungsi-fungsi dan pelayanan pengarahan perkantoran yang teleh di terima pada umumnya. and organizing. controlling.” (manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.” (Manajemen perkantoran adalah pengarahan penyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana di bedakan dari aktivitas-aktivits seperti pengangkutan. malainkan juga bidang-biang fungsional administrative terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tullis.) Perumusan George Terry. and actuating those performing it so as to achieve the . pergudangan. Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and sufervision of office work. warehaosing . not onli the generally accepted office service functions. manufacturing.) Perumusan William Spriegel dan Ernest Davies.Perumusan Hal Nourse “it seems to me that office management in the broeder senseminght embrace.

or destruction if absolute. dapat disimpulkan bahwa administrasi terdiri atas organisasi dan managemen. Dalam hal ini perlu dipertimbangkan sejauh manakah . Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan pemeliharaan.) 1. Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan oleh pimpinan yang perlu di pertimbangkan ialah hubungan antar manusia(human relation). inti dari managemen ilah kepemimpinan (leadership the key to managemen). perusahan ari sejak dan penciptaannya usang.2. sebagai staf pimpinan. Dalam hubungannya dengan pross pengambilan keputusan(decision making process) yang mempunyai tanggung jawab dalam pengambilan keputusan ialah kepala/pemimpin. Farland. and retention. Apabila mempelajari teori Dimock & Koenig. Hubungan antara Administrasi. serta pengerakan mereka yang melaksanakanya agar mencapai tujuantujuan yang telah di tentukan lebih dahulu. It deals with the life cycle of business information and data from their creation through their maintenance.predetermined objective.” (Manajemen perkantoran dapat di definisikan sebagai perencanaan. pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. Managemen dan Managemen memulai penyebaran penyimpanannya kalau memilikki nilai tetap atau pemusnaannya kalau Perkantoran Berdasarkan teori Ordway Tead dan Dalton Mc. Oleh karena itu dikatakan bahwa inti daripada kepemimpinan ialah pengambilan keputusan. if of permanent value. terutama hubungan antara pimpinan dan bawahan. distribution.

Jelaslah bahwa hubungan antar manusia (human relation) dalam proses pengambilan keputusan sangat penting. Managemen. Kepemimpinan. Dalam Bagan dibawah ini digambarkan hubungan antara: Administrasi. Oleh karena itu dikatakan bahwa inti daripada pengambilan keputusan ialah hubungan antar manusia (human relation). Pengambilan Keputusan dan Hubungan antar manusia. organisasi.bantuan dari pihak bawahan (staf) kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan itu. 2 3 4 5 6 Keterangan: Administrasi Organisasi Managemen Kepemimpinan Pengambilan Keputusan Hubungan antar manusia .

Pendapat yang membedakan arti administrasi dengan managemen adalah Ordway Tead. .. maka selanjutnya perlu diketahui arti daripada Managemen itu sendiri. juga tegas-tegas membedakan arti administrasi dan managemen. Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan arti administrasi dan managemen atau penggunaan artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut. Apa yang dimaksud dengan arti administrasi. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui persamaan atau perbedaannya dan adanya saling kaitannya antara kedua kata tersebut. dalam bukunya: Management Principle and Practices. yang mengemukakan pendapatnya sebagai berikut: “Administration is the process and agency which is responsible for the determination of aims for whichan organization and its management are tostrive. Pendapat yang mempersamakan arti administrasi dan managemen adalah William H. “Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan .etc. dimana organisasi dan managemen digariskan dan sebagainya. termasuk pula alam arti managemen. Sekalipun bukunya dinmakan: “The Techniques of Organization and Management”... jelasjelas tidak membedakan antara administrasi dan managemen.) Managemen sebagai suatu proses dan badan yang secara langsung memberikan petunjuk.Setelah kita mengetahui arti admistrasi.. Hal ini dikemukakan oleh Mc. Newman dalam bukunya Administrasi Action. bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan ……dan sebagainya. Farland.

Menurut Ordway Tead. Administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan. . dimana organisasi dan managemen di gariskan. disini sifatnya menentukan garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan (general polici). dengan mengatur tindakantindakan itu agar dapat tercapai tujuan itu. prosesnya adalah bagaimana secara langsung kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk merealisasikan suatu tujuan. sedangkan kegiatan pada managemen.

Mendeskripsikan fungsi dan peranan kantor dalam organisasi. maka organisasi dapat menambah . Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. III. Untuk itu ada dua macam sumber tenaga kerja yang dapat digunakan untuk mencari calon pegawai yaitu internal (karyawan yang ada sekarang) dan eksternal (mereka yang sekarang ini belum bergabung). Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. 1. Sumber Internal (dalam) Apabila ada kekurangan pegawai untuk jangka pendek atau tidak adanya tambahan pekerjaan.1. Apabila kantor memutuskan untuk menambah tenaga kerja maka ada dua keputusan yang harus diambil yaitu dimana mencari tenaga kerja dan bagaimana cra mendapatkannya.1. a. Kompotensi Dasar. Standar Kompotensi 1. Pertemuan : 3 X 50 2. Sumber daya dalam perkantoran.2. II.BAB II FUNGSI DAN PERANAN KANTOR DALAM ORGANISASI I.

Sumber Eksternal (Luar) Pelaksanaan recruitment dari luar dapat dilakukan melalui . banyak kantor yang menganjurkan kepada pegawai agar memberitahukan kepada teman-temannya atau keluarganya supaya melamar. Jasa yang ditawarkan berupa penampungan data . sehingga kemampuan karyawan dapat dipergunakan dengan efektif. Hal ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan tambahan penghasilan disamping gaji yang biasanya mereka terima. Sebelum kantor mencari tenaga kerja dari luar kantor . b. Pengisian lowongan kerja dengan karyawan yang sudah ada memiliki kelebihan dan kekurangan. walaupun penggunaan sistem teman atau sistem keluarga sebagai sumber utama perekrutan karyawan dapat berdampak kurang baik. Namun ada juga sisi kelemahannya yaitu tidak cukup tersedianya karyawan dengan kualifikasi yang dibutuhkan.Lembaga Ketenagakerjaan Sejumlah kantor baik negeri maupun swasta banyak yang menggunakan jasa dari lembaga ketenagakerjaan. Karyawan akan cepata menyesuaikan diri dengan cara dan irama kerja di unit kerja barunya. Cara-cara seperti ini adalah sangat efektif. Untuk itu maka perusahaan dapat menggunakan sumber eksternal. Kelebihan dari cara ini adalah tidak memerlukan proses seleksi dan orientasi. Lembaga ini ada yang didirikan oleh pemerintah seperti Departemen Tenaga kerja baik di pusat maupun di daerah.tenaga kerja yang sudah ada untuk dikerjakan secara sambilan. dan dapat juga oleh Lembaga Ketenagakerjaan milik swasta yang dikenal sebagai Biro Konsultasi dan Rekruitmen.

Untuk itu kepala bagian kepegawaian atau manajer administrasi kantor harus yakin bahwa lembaga Ketenagakerjaan tersebut benar-benar professional dalam bidangnya dan mempunyai kode etik yang dapat dilihat dari reputasinya dalam masyarakat. Segala bentuk seleksi termasuk tes psikologi dapat dilakukan oleh biro ini. kantor yang mencari tenaga kerja tinggal meminta karyawan dengan spesifikasi keahlian yang diperlukan.Rekruitmen dalam Acara Khusus Apabila penawarab akan karyawan yang tersedia tidak banyak atau perusahaan relatif baru atau belum begitu terkenal. Biro jasa tersebut kemudian memasang iklan di media massa cetak atau elektronik. Dari biro semacam ini. Cara seperti ini sering dilakukan oleh perusahaan maupun kantor-kantor pemerintah di kota-kota besar. Besarnya biaya yang dikeluarkan kantor tergantung pada perjanjian dengan biro tersebut. misalnya internet. Hal yang sama juag dilakukan oleh perusahaan dalam acar lustrum atau reuni dimana di dalam acar tersebut para pimpinan perusahaan yang kebetulan alumnus memberikan ceramah dan . Acara tersebut dapat dalam bentuk sponsor tunggal dari suatu kegiatan turnamen olahraga atau pentas seni lalu menyebarluaskan dalam bentuk berita pada berbagai media massa atau pamflet. maka sejumlah perusahaan menggunakan acara khusus untuk menarik calon pegawai yang potensial.pencari kerja dengan segala macam tingkat pendidikan dan keterampilan. Apabila sudah mendapatkan calon yang dibutuhkan. dan dengan posisi dari klerikan sampai dengan manajerial yang sudah memiliki pengalaman kerja. maka biro akan menghubungi pihak pemesanan. .

Tujuan pokok dari seleksi adalah untuk mendapatkan pegawai yang paling mendekati standar kerja perusahaan/organisasi. hendaknya diperhitungkan lebih dahulu keuntungan apa yang bisa diperoleh dan melalui media apa yang dianggap paling cocok. Melalui Iklan Sebelum memutuskan untuk memasang iklan sendiri. Dalam iklan biasanya dicantumkan kualifikasi yang diperlukan oleh pencari kerja.sambutan yang diantaraqnya menawarkan kesempatan bekerja bagi yang berminat. Hal-hal yang mempengaruhi seleksi : . Seleksi Seleksi adalah proses dengan mana sebuah perusahaan memilih dari suatu daftar pelamar dimana dipilih orang yang memenuhi criteria untuk posisi yang tersediaa dengan mempertimbangkan syarat-syarat yang ditentukan. yang dipasang di pelbagai lembaga pendidikan dengan memesan para lulusannya baik secra langsung kepada pimpinan lembaga pendidikan tersebut maupun melalui pemberian bea siswa kepada peserta didik yang memiliki kemampuan akademik lumayan atau sesuai dengan standar pencari kerja. Kepuasan pegawai dan pengembangan kemampuan secara penuh termasuk dalam tujuan ini. kecuali ada bagian khusus yang menangani itu. . maka cara ini akan cocok sekali. Salah satu kerugian memasang iklan di Koran adalah kemungkinan adanya jumlah pelamar yang melimpah yang menyebabkan kesulitan dalam hal wawancara.Melalui Lembaga Pendidikan Tinggi Perekrutan pegawai dapat juga dilakukan dengan memasang pengumuman.

Dengan dasar itulah penggunaan wawancara dan infomasi biogrfic dijadikan sebagai alat bantu dalam proses seleksi. Pewawancara hendaknya berhati-hati dan jangan tergesa-gesa untuk menyimpulkan kepribadian. Begitu pula dengan kebiasaan-kebiasaan yang sebelumya pernah dilalui akan berakibat pada masa yang akan datang. kepandaian.untuk mengurangi perpindahan kerja yang tinggi. tetapi alat penunjang dari satu kesatuan tes pegawai Penerapan tes apabila kondisi jumlah pelamar lebih banyak dari posisi yang ada. evaluasi dan promosi pekerjaan kantor tes bukanlah alat eksklusif. untuk menghindari rendahnya bakat. Wawancara Para ahli ilmu social menerangkan bahwa tingkah laku masa lampau akan dapat menetukan tingkah laku masa yang akan datang. keterampilan dan kemampuan dari pelamar. Ada empat macam wawancara yaitu 1.1. Oleh karenanya dalam pengisian daftar isian calon pewawancara dapat lebih mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan pelamar. lingkungan perusahaan 2. kondisi pasar kerja Penggunaan tes dalam seleksi pegawai kantor adalah : kebutuhan kan objektivitas sebagai dasar seleksi. dengan cara mengembangkan pertanyaan-pertanyaan yang berkisar pada bagian yang diperlukan. penempatan. Pewawancara dapat mengenali tipe pelamar yang akan berlanjut pada masa yang akan datang sebagai hasil dari perjalanan dan latihan yang mungkin pernah dialami pelamar. A. wawancara langsung . dan pelatihan.

Hal tersebut diperlukan untuk menjamin agar jabatan dan pekerjaan dalam kantor tersebut benar-benar dilakukan oleh orang yang professional dan untuk memberikan kepuasan kepada orang yang menduduki tugas jabatan itu. Untuk memberikan tugas jabatan kepada seorang pegawai harus diperhatikan apakah kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya sesuai dengan persyaratan jabatan yang terdapat dalam spesifikasi jabatan. Untuk itu perlu diadakan penelitian secara berkala. wawancara tidak langsung 3. Seseorang akan melakukan dengan tugasnya dengan baik dan dengan semangat kerja yang tinggi apabila ia merasa bahwa pekerjaannya itu sesuai dengan bakat dan kemampuannya. Hal ini dimaksudkan agar seorang pegawai mempunytai kesibukan yang penuh selama jam kerja yang telah ditentukan dan dapat dilaksanakan secara wajar tanpa ada tekanan. Dengan demikian maka ia akan mempunyai motivasi atau dorongn yang kuat guna menunjukkan prestasi kerja yang sebaikbaiknya. wawancara tersusun 4.2. Pemberian tugas pekerjaan yang penuh (“a full day’s work”). misalny tiap lima tahun sekali. apakah daftar uraian jabatan yang telah ditentukan tersebut masih sesuai atau apakah perlu diadakan penyesuaian menurut . wawancara dengan tekanan Dalam menentukan susunan susunan personil kantor hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: Prinsip orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat (the right man on the right place).

Hendaknya iusahakan jangn sampai seorang pegawai banyak waktunya yang menganggur. mempunyai keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh petugasnya. tetspi hal tersebut adalah untuk keperluan koordinasi . Tiap pegawai harus mengetahui secara jelas siapa yang menjadi atasan langsung atau siapa yang berhak untuk memberikan perintah atau instruksi kepadanya secara langsung dan siapa saja yang menjadi bawahannya atau kepada siapa ia berhak memerintah dan memberikan instruksi. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas serta menjalin kelancaran dan ketenangan bekerja. Hendaknya diusahakan agar tiap tugas pekerjaan. Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab (“parity like between authority and responsibility”).perkembangan organisasi atau perkembangan teknologi dan lingkungan organisasi yang selalu berubah. sedangkan kalau tanggung jawab lebih besar dari wewenang akan timbul suatu penekanan. Memang kadang-kadang terdapat atasan lain yang berhak pula memberikan pengarahan atau petunjuk. Adanya Garis Komando dan tanggung jawab yang jelas (“line of command and responsibility”). karena memang pekerjaannya pada hari itu sudah selesai dan tidak ada pekerjaan lainnya lagi. Kalau wewenang lebih besar dari tanggung jawab akan terjadi penyalahgunaan wewenang. Pada prinsipnya seorang pegawai hanya mempunyai seorang atasan langsung pada siapa ia bertanggung jawab terhadap hasil pelaksanaan tugasnya. .

Untuk itu diperlukan program pengembangan karir berupa pendidikan dan latihan dengan penentuan syarat-syarat yang harus dipenuhi agar para pegawai yang bersangkutan dapat mengikuti program pengembangan karir tersebut. Urusan kemudian menjadi Kepala Urusan. Kepada para pegawai hendaknya diberitahukan secara jelas kapan dan bagaimana mereka dapat memperoleh kenaikan pangkat. lalu menjadi Wakil Camat. selanjutnya naik lagi menjadi Sekretaris Kecamatan. dalam kantor wilyah Kecamatan kapan seorang pegawai urusan Pemerintahan dapat menjadi Kepala sub. dan kenaikan jabatan serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi untuk memperoleh kenaikan tersebut. Terdapat pembinaan dan pengembangan karir bagi para pejabat atau petugas (“career development”). Misalnya.Jadi dalam deskripsi jabatan hal tersebut harus secara jelas dikemukakan dan pada waktu-waktu tertentu hendaknya diadakan peninjauan kerja untuk disesuaikan dengan perubahan yang terjadi karena perkembangan organisasi. Dengan demikian dapat memberikan motivasi atau dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan semangat dan memberikan prestasi kerja yang tinggi agar dapat memperoleh kenaikan karir tersebut. Adanya penilaian terhadap pelaksanaan tugas dan penggolongan tugas-tugas jabatan yang setingkat berdasarkan prinsip “ equal pay for equal work ” Dalam struktur organisasi harus jelas terlihat tugas jabatan mana yang dianggap setingkat dan tugas jabatan mana yang lebih tinggi kedudukannya sehingga dapat diketahui secara jelas oleh para .

Sebagai contoh. Pembagian kerja secara seimbang Seperti yang telah diuraikan dalam buku materi pokok 1 tentang prinsip-prinsip umum organisasi. Para pegawai yang melakukan tugas pekerjaan di kantor melakukan tugasnya secra kelembagaan atau institusional. tidak boleh ada hubungan keluarga atau suami-istri antara petugas bagian perlengkapan yang melakukan pembelian barang dengan petugas bagian keuangan yang harus membayar kuitansi pembeliannya. Untuk itu harus diikuti prosedur atau tata kerja yang telah ditntukan secara formal dan didasarkan atas objektivitas. sehingga tidak menimbulkan iri hati. Artinya bahwa semua tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh suatu unit organisasi harus dibagi diantara para anggota unit organisasi. kepala sub.pegawai. walaupun tugas pekerjaannya sama-sama di bidang ketatausahaan/kesekretarisan. maka prinsip yang pertama adalah pembagian habis tugas. Urusan tata usaha pada urusan pemerintahan berbeda atau lbih rendah kedudukannya dengan sekretaris kecamatan. sehingga tidak ada suatu kegiatan pun . Hal ini dimaksudkan untuk menjamin keadilan dan membedakan tinggi rendahnya tanggung jawab yang diperlukan. jadi tidak bersifat pribadi. tidak boleh ada hubungan yang didasarkan atas suka dan tidak suka terhadap pribadi petugas dan harus diusahakan pula agar diantara para petugas yang erat kaitannya dengan prosedur kerja tidak terdapat adanya hubungan keluarga. sehingga dapat dicegah timbulnya kolusi dan korupsi. Hubungan kerja yang bersifat impersonal atau tidak bersifat pribadi (“ impersonal relation “). Karena itu. Sebagai contoh.

Bagian Perlengkapan. Hal tersebut merupakan akibat dari kurang seimbangnya pembagian tugas yang telah ditentukan oleh pimpinan kantor atau yang tertulis menurut keputusan tentang organisasi dan tata kerja kantor yang bersangkutan. maka harus segera ditunjuk salah seorang anggota unit tersebut untuk melaksanakannya. tugas Bagian atau sub. dan mlakukan mendistribusikannya. dalam suatu kantor adalah melakukan pengadaan alat-alat perlengkapan. tetapi seringkali dalam praktik tidak demikian karena surat-surat yang masuk berkurang sehingga yang dikerjakan menjadi berkurang pula. Sebagai contoh. Memang biasanya uraian tugas pokok dan fungsi yang tertulis dalam keputusan tentang organisasi dan tata kerja suatu unit organisasi itu kelihatannya sudah cukup banyak. apabila terdapat suatu kegiatan yng merupakan tugas unit organisasi tersebut dan belum ada petugas yang melaksanakannya. Untuk menghindari waktu yang menganggur tersebut sebaiknya secara berkala mengadakan rapat/pertemuan dengan para pimpinan bawahannya untuk mengatur dan membahas kesibukan kerja sehingga terdapat suasana kerja yang harmonis. sedangkan untuk waktu sisanya tidak terdapat banyak pekerjaan sehingga para petugasnya banyak yang menganggur. Jadi. Disamping itu terdapat pula beberapa petugas yang kelihatan sering menganggur sehingga waktunya habis dipergunakan untuk membaca koran dan main catur. inventarisasi penyusutan. Dalam praktik sering terdapat beberapa petugas dalam suatu kantor yang kelihatan terlalu sibuk. dimana tidak terdapat para petugas yang menganggur.yang tidak ada penanggung jawabnya. memelihara. tetapi biasanya kesibukan pekerjaan yang dialami hanya pada permulaan tahun anggaran. .

Rekstrukturisasi biasanya berakibat pengurangan kelebihan tenaga kerja. Dengan diadakan pertemuan secara berkala antara pimpinan kantor dengan para pimpinan bawahan dan selanjutnya pimpinan bawahan mengadakan pertemuan dengan pegawai bawahannya. Sedangkan untuk para petugas yang terlalu sibuk disebabkan oleh volume kerjanya memang semakin meningkat. Untuk itu manajer kantor harus bertindak secara arif dan bijaksana agar kepentingan karyawan tidak dirugikan. Dengan adanya pembagian kerja yang seimbang itu. perlu diadakan penijauan kembali secara berkala guna disesuaikan dengan perkembangan keadaan. Dengan demikian maka terpupuk pula perasaan turut memiliki (sense of belonging) diantara para pegawai dan diberikan motivasi dalam rangka peningkatan gairah kerja yang selanjutnya akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.Disamping itu apabila sudah ditetapakan deskripsi jabatan. Biasanya masalah yang paling sensitif yaitu . akibat dari efisiensi yang dilakukan oleh perusahaan . Pengurangan karyawan sebagai suatu kebijakan yang tidak populer bagi karyawan yang akan berdampak secara psikologis dan fisik. maka dapat dilakukan pembahasan bersama terhadap masalahmasalah yang timbul dalam pelaksanaan pekerjaan dan dimintakan saran-saran serta pendapat untuk pemecahannya. maka gairah kerja akan terpelihara dengan baik dan tidak menimbulkan iri hati diantara para pegawai. perlu diusahakan akan sebagian tugasnya dapat dilimpahkan kepada petugas lain atau didelegasikan kepada anggota bawahannya. Seringkali kebijakan pengurangan karyawan merupakan alternatif terakhir yang ditempuh oleh manajer kantor guna mempertahankan daya saing agar perusahaan tetap mampu beroperasi.

serikatserikat pekerja untuk bermusyawarah memutuskan rencana efisiensi yang kemungkinan akan berdampak penguragan karyawan Tugas lain manajer kantor yaitu: 1. Membina dan memotivasi karyawan yang masih tinggal di perusahaan dalam keadaan yang sulit 2. Jika hal ini terjadi maka secara moril dan materil perusahaan akan menderita rugi. Sudah saatnya manajer memikirkan langkah-langkah terbaik yang mampu mempertahankan kepentingan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Apabila tidak diselesaikan dengan baik akan menimbulkan sabotase. . pemogokan atau bentuk unjuk rasa lainnya. 7. Biasanya langkah-langkah yang yang diperlukan adalah Sosialisasi rencana program efisiensi mengajak pihak-pihak terkait seperti Depnaker setempat.sulitnya menetukan pengurangan jumlah karyawan yang sudah lama bekerja akan tetapi kurang produktif atau yang masih muda enerjik namun relatif baru masuk untuk memperkecil beban perusahaan dan meringankan konflik yang akan timbul jika harapan karyawan tidak sama dengan harapan perusahaan. 4. 3. Memotivasi karyawan yang kehilangan gairah kerja Mengatasi karyawan yang bersedia lembur Mengatasi karyawan yang menentang Menciptakan kepercayaan dalam perusahaan Meningkatkan komunikasi dalam perusahaan Mengambil langkah proaktif dalam menghadapi rumor Membawa perusahaan kembali menuju ke posisi yang kuat dan sehat. 8. 5. 6.

(The Liang Gie. Mahieu dalam The Liang Gie (1978 : 17) mengemukakan sebagai berikut: “ Het kantor is de plaats in een onderneming. rencana dan jadwal kegiatan. yang digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan. waar het administratieve werk verricht wordt. by reports and by written and printed memorandums of all kinds “.2. laporanlaporan seta oleh segala macam nota yang tertulis atau tercetak. dimana dilaksanakan pekerjaan tata administratif atau pekerjaan tata usaha. by plans and schedules. daftar inventaris. by inventories. by correspondence. by contracts. Het administratieve werk bestaat staads in het vestleggen van allerlei gegevens die voor de betrokken onderneming van belang zijn ”. and preserving them for future reference. surat pesanan. Warkat-warkat ini merupakan sejarah dari kegiatan atau transaksi badan usaha tersebu. surat-surat perjanjian. surat-menyurat. represented by the accounts. Pekerjaan kantor terutama bersangkutan dengan wwarkat-warkat dari badan usaha. Jenis kegiatan dan pekerjan kantor William Leffingwell dan Edwin Robinson mendefinisikan pekerjaan kantor sebagai : “ Office work is concerned primarily with the records of the eaterprisemaking records. dan pemeliharaan serta penyimpanannya untuk digunakan sebagai bahan referensi di kemudian hari.2. penggunaan warkat. 1978 : 16). pembuatan warkat/dokumen . (Kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha. yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan menggunakan . byu orders. dat met de hand of machinaal kan geschiesen. These records may be the history of transactions of the enterprise. Secara lebih singkat.

Terry dalam The Liang Gie menghimpun atau collecting. Pekerjaan tata usaha senantiasa terdiri pencatatan pelbagai macam keterangan yang perlu bagi pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan). . George R. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula perekaman pada pita tape atau disket computer. 1978 : 23) Sebagai contoh. sehingga terkumpul dan siap untuk digunakan apabila diperlukan. untuk melayani pelaksanaan pekerjaan operatif ialah dengan cara menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan guna memudahkan penyelesaian pekerjaan operatif secara lebih baik. yaitu kegiatan (1978 : 17) mencari atau mengemukakan ada enam kegiatan pokok pekerjaan kantor.mesin. keterangan keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca. mencatat atau recording. dikirim dan disimpan. yaitu : mengusahakan tersediaanya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana. Untuk membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan (The Liang Gie. tata usaha mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhan. karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Akhirnya. Oleh The Liang Gie peran pekerjaan kantor atau tata usaha diperinci lebih lanjut sebagai berikut: Untuk melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dalam usaha mnecapai tujuan organisasi untuk menyediakan informasi bagi pucuk pimpinan organisasi dalam membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. yaitu kegiatan mencatat dengan berbagai peralatan tulis.

17). Billing. Handling. Objectives: simplifications of system. distributing and dispatching mail. Correspondence. menyimpulkan mengolah lainnya terhadap data yang dikumpulkan. Duplicating and addressing work. ruang lingkup pekerjaan kantor diperinci lebih banyak lagi menjadi kegiatan yang bersifat: Receving dispatching and orders. typing. yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat kepada pihak-pihak kegiatan yang lain yang dan membutuhkan informasi yang bersangkutan. mengirim atau distributing. . messenger service. Miscellaneous. yaitu mengatur menyimpan dengan pelbagai cara dan alat yang aman. Special tasks. mengikhtisarkan. sehingga dapat dicari kembali dengan mudah apabila diperlukan di kemudian hari. such as: telephone. menghitung. menggandakan atau duplicating. receiving visitors. Passing credit and collecting outsanding. yaitu bermacam-macam kegiatan dan menafsirkan. Making records (nothing down desire data). yaitu kegiatan memperbanyak keterangan yang diperlukan dengan pelbagai cara dan alat kepada pihak-pihak yang lain yang membutuhkan. (The Liang Gie: 1978 . menyimpan atau filling/storing. Menurut Leffingwell dan Robinson. elimination of unnecessary work. sehingga menjadi suatu bentuk informasi yang lebih berguna bagi pimpinan organisasi.mengelola atau processing. Filling. dictation.

Satuan organisasi fungsional trsebut hanya memberikn petunjuk atau pengarahan teknis mengenai materi dalam surat atau warkat yang harus dibuat oleh satuan organisasi perkantoran pusat. pengetikan dan lain-lain. Perkantoran Manager Produksi Teknis Keuangan T. Contoh susunan organisasi perkantoran dengan asas sentralisasi digambarkan sebagai berikut Manager Umum Manager Keuangan Manager ADM. yaitu asas sentralisasi atau pemusatan dan asas desentralisasi atau pemencaran.Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi ketatausahaan dapat digunakan dua asas. Keuangan Tata Usaha Umum Tata Usaha Produksi Teknis Produksi Keterangan : Garis Hierarki Garis Petunjuk teknis . Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh ssebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat menyurat.U.

Contoh susunan organisasi dengan asas desentralisasi: Manager Umum Manager Keuangan Manager ADM.Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan -Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih lanjut .U. Keuntungan sentralisasi: .Pengawasan lebih mudah dilakukan .Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masingmasing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya. juga melaksanakan semua pekerjaan kantor. Perkantoran Manager Produksi Teknis Keuangan T. Keuangan Tata Usaha Umum Tata Usaha Produksi Teknis Produksi Keterangan :Garis Hierarki Garis Petunjuk teknis Kedua asas di atas mempunyai keuntungan dan kerugian.Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor .

Sedangkan keuntungan desentralisasi: - Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masingmasing unit organisasi yang bersangkutan - Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain -Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain. Selain asas- asas dalam penyusunan pekerjaan kantor, Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, S.H. mengemukakan pula pentingnya prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam pengorganisasian pekerjaan kantor (Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, S.H, 1979: 88-91), yaitu : Setiap organisasi dan sub unit organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas, sehingga jelas pula kegiatan atau pekerjaan yang harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan tersebut. Pada secretariat wilayah kecamatan misalnya telah ditentukan tugas urusan administrasi sebagai berikut antara lain: a. Mempersiapkan penyusunan naskah laporan pemerintah wilayah kecamatan b. Melakukan urusan surat-menyurat c. Mengurus dan membayar gaji pegawai, dan lain-lain. Prinsip pembagian dan penugasan kerja yang homogin Pelbagai macam pekerjaan yang harus diselenggarakan dan diselesaikan secara berkelompok harus dipilah-pilah, dibagi, disortir, kemudian dikelompokkan dalam subunit tertentu.

Prinsip hirarkhi atau kesatuan perintah. Prinsip ini meliputi beberapa subprinsip, yaitu: span of control atau rentang kendali, delegasi secara berimbang, komunikasi dan koordinasi. Prinsip pengaturan yang jelas. Semua anggota organisasi harus mengetahui secara jelas bagaimana aturan main, sehingga dalam melaksanakan kegiatan tidak boleh semaunya berwenang.
2.3.

sendiri,

melainkan

harus

sesuai

dengan

petunjuk

pelaksanaan atau prosedur yang telah ditetapkan oleh pimpinan yang

Fungsi, Tugas dan Peranan Kantor Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi

dan catatan-catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut : - Untuk menerima keterangan. Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya - Untuk mencatat keterangan. Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya. - Untuk menyusun keterangan. Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya - Untuk memberikan keterangan Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya - Untuk menjamin aktiva. Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya.

Fungsi kantor dalam perusahan adalah: - Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan. Misalnya produksi pabrik mendahului administrasi kantor. - Melengkapi tujuan pokok perusahaan. Adalah tidak mungkin menjlankan pabrik tanpa penyusunan upah, pembelian bahan-bahan dan sebagainya. - Mengawasi factor-faktor produksi Misalnya dengan pengawasan budgeter, pengawasan pegawai-pegawai dan keungan. Aspek-aspek manajemen perkantoran adalah aspek-aspek efisiensi kantor. Subyek ini berhubungan dengan aspek-aspek yang luas sebagai berikut: Tujuan Adalah sangat penting menilai ddan menentukan tujuan kantor atau bagian-bagian daripadanya. Organisasi Organisasi adalah penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas kepada tenaga kerja tersebut. Metode Metode atau sistem adalah urutan pelaksanaan pekerjaan dan bagaimana serta di mana pekerjaan tersebut akan dilaksanakan.

Kepegawaian Kepegawaian berhubungan dengan pengusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat dan pengeluaran (pemberhentian) mereka. Lingkungan Lingkungan meliputi gedung kantor, perkakas kantordan kondisikondisi fisik dalam gedung. Mesin dan perlengkapan. Mesin dan perlengkapan adalah semua benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu (mempermudah) pelaksanaan pekerjaan.

Mendeskripsikan tugas.BAB III TUGAS. mengganda dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis. Macam-macam peralatan / mesin kantor Mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang di pergunakan untuk mencatat. magnetic.1. elektronik.2. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB I. Mesin dikte (dictating machine) 3. 1. elektris. atau secara kimiawi. Macamnya mesin perkantoran ini banyak sekali dan tampaknya terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. III. II.1. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment) . Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. Beberapa macam yang cukup umum ialah : 1. mangirim. Mesin hitung (calculating machine) 4. Pertemuan : 9 X 50 3. Kompotensi Dasar. wewenang dan tanggung jawab . Mesin ketik (typewriter) 2. Standar Kompotensi 1.

Di Indonesia perabot kantor itu hamper seluruhnya masih di buat dari kayu. dan pertalianya dengan luas lantai yang perlu di sediakan. rak. Oleh karena itu hal ikhwal meja dan kursi kerja itu perlu mendapat penelaan secukupnya terutama mengenai segi-segi ukuran. Mesin pengganda warkat (ducplicator/copier) 6. bentuk. Tataruang itu juga akan memperlancar pelaksanaan kerja perkantoran apa pun bilamana perabotny76a memenuhi syarat-syarat sfisiensi ruang dalam bentuk yang tepet. Dua macam perabot kantor yang tentu di miliki dan yang paling banyak dipergunakan dalam setiap kantor adalah maja tulis (termasuk pula meja ketik) dan kursinya. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka. Juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya memudahkan pembersian lantai.5. lemari besi. Perabot kantor yang alam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furniture biasanuya meliputi meja tullis dengan kursinya. sedang di luar Negeri umumnya terbikin dari baja atau metal lainnya. Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat yang berikut : 1) Dari permukaan meja sampai lantai tiak seluruhnya tertutup. lamari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan warkatwarkat lainnya. . dan perabot lainnya semacam itu. Dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai yang mamakainya tidak terasa panas. Mesin komunikasi (communication equipment) Tata ruang kantor yang di susun secara baik menurut pedomanpedoman dalam Bab XI di muka akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya seragam. maja biasa.

Apabila dilihat darit tempat duduk pegawai yang memakai meja itu. malainkan sebaiknya diberi warna muda dan terang. Meja tulis dengan laci ganda. Contoh-contoh bermacam-macam meja kantor. dalam (depth)dan tinggi (height) :  Lebar :ialah jarak yang panjang dari suatu tepi permukaan meja ke tepi seberangnya. Permukaan itu hendaknya tidak berwarna hitam atau terlampau gelap. jarak ini adalah lebar meja dari arah tangan kiri ke tangan kanannya.  Dalam :ialah jarak yang pendek dari tepi bagian depan sampai tepi bagian belakagnya. Meja kerja pejabat pimpinan. d. c. Setelah permukaan dipindahkan dan mesin ketik di munculkan. Pertentangan yang tajam antara warna meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih mudah melahkan mata dari pegawai.2) Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga apat menyilaukan mata dan pegawai yang memakainya. Permukaan yang terlampau luas dalam prakteknya jua tidak di pergunakan untuk bekerja. Untuk mengukur maja kantor telah lajim digunakan 3 satuan hitung. f. e. b. permukaan meja Bagian depan (front)dari sesuatu meja tulis ialah . Meja tulis yang dapat di ubah menjadi meja ketik. Bahkan biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang mestinya di simpan dalam lemari atau pada rak sedndiri. 3) Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Meja tulis biasa. a. yaitu lebar (width). Meja kerja khusus dengan perlengkapan tambahan.

baik hanya pada satu sisinya ataupun kedua-duanya sebelah kanan dan kiri.  Tinggi adanya :ialah jarak dari permukaan meja yang di pakai syarat-syarat tertentu yang di perlukan bagi untuk bekerja sampai ke lantai. Sedang ruang untuk kursi tempat duduk pegawai kea rah belakang punggungnya di perlukan ruang rata-rata sepanjang 80 cm. Kecuali pelaksanaan sesuatu pekerjaan khusus.3 m . Bilaman salah satu sisinya merupakan lorong utama atau kamar karja itu cukup luas. maka untuk ruang lalulintas itu dapat di sediakan 60 cm bagi setiap meja. maka meja tulis untuk setiap karyawan biasanya cukuplah berukuran 120 X 70 cm.bagian yang termasuk lingkungan tempat dudik pegawai yang memaakai meja itu. Dengan demikian luas lantai yang perlu di sediakan untuk setiap meja kerja di kantor dapat di hitung menurut gambar di bawah ini : 40 cm 80 cm Ukuran meja Luas lantai Diperlukan : 120 x 70 cm : (60 + 120 + 40 cm) x (70 + 80 cm) : 3. Dalam pemakaianya di kantor biasanya di sebelah kanan dan kiri meja kerja itu perlu di sediakan ruang untuk keperluan lorong lalulintas pegawai masing-masing. Elebar minimum 40 cm.

yaitu 130 x 80 cm atau paling besar 150 x 50 cm. Luas lantai seluruhnya yang dapat di sediakan bagi seseorang kapala dengan senderinya di sesuaikan menurut ukuran meja itu atau luas kantornya. maja bentuk L ini dapat memberikan ruang . sebetulnya luas ruang yang benar-benar di pakai untuk malaksanakan pekerjaan seperti misalnya membaca surat atau menulis catatan hanyalah sekitar 80 x 50 cm. maka praktis maja itu menjadi penuh dan pegawai yang bersangkutan tidak leluasa manulis atau melaksanakan pekerjaan – pekerjaan lainnya di atas meja. ahli-ahli perabot kantor di luar Negeri menciptakan macam-macam maja yang lain bentuknya dari bentuk segi empat panjang yang tradisional.Dengan luas yang sama seperti meja biasa.5 manjadi 4 meter persegi. Salah satu meja model terbaru ialah meja berbentuk huruf L. telepon atau peralatan lainnya. maka luas lantai yang rata-rata perlu di sediakan bagi seseorang pegawai tatausaha ialah 3.5 meter persegi). Pada meja kerja biasa berukuran 120 x 70 cm. Bilamana di tenggah-tenggah meja di taruh sebuah mesin TIK. Untuk mengatasi masalah kesempitan ruang.3 meter persegi.Jadi dengan pembulatan ke atas luas lantai yang diperlukan oleh setiap meja kerja pada umumnya telah sekitar 3 12 meter persegi bilamana masing-masing pegawai memerlukan sebuah lemari kecil atau rak dengan ukuran lebar 1 m dan dalam 1 2 m (=0. Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas daripada seseorang pegawai biasa.5 + 0. Anggka rata-rata yang dianggap layak bagi seorang kepala (supervisior) manurut sebuah buku pegangan ialah 100 square feet atau sama dengan 9. Luas selebihnya merupakan ruang kosong atau tempat untuk manaruh benda-benda seperti baki surat.

kerja yang lebih luas dan sekaligus dapat di pakai pada saat yang sama untuk melakukan 2 macam pekerjaan seperti umpamanya mangetik dan mengambar.84 meter persegi adalah seperti gambar ii : 120 cm Luas meja :70x120 cm = 8400 cm Luas untuk kerja:50x80 cm = 4000 cm tele pon 70 cm b u k u geles Tempat pena 80 cm Bak surat 50 cm . Contoh perbandingan luas antara meja bentuk L dan meja biasa bentuk segi 4 yang kedua-duanya berukuran 0.

Selain bentuk huruf L di atas. yaitu kerena lebar meja bentuk L hanya 110 cm apabila kedua sisinya dan bagian tempat dduduknya ditambah dengan ruang untuk lorong-lorong maka luas lantainya aalah lebih kecil daripada luas lantai meja biasa (60 + 110 + 40 + 150 cm = 3.Jadi. macam-macam bentuk maja modern lainnya yang teleh di ciptakan untuk mencapai evisiensi dalam pekerjaan adalah seperti ganbar-gambar I bawah ini. pada umumnya dapat di terima ukuran 72 cm. misalnya pada bagian tenggahnya untuk menulis dan sisi kanannya untuk mengetik. apabila pegawai atau calon yang di uji harus menulis sesuatu. Dengan demikian tanggan pegawai tik itu dapat bergerak engan leluasa dan dalam posisi yang lurus ke muka sewaktu mengetik. luas yang benar-benar dapat di pakai untuk bekerja pada meja bentuk huruf L itu sebesar 0. Selanjutnya nasi ada penghematan lainnya. Mengenai tingginya meja. seang pada meja yang biasa hanya 0. tingginya harus kurang 10 cm dari tinggi yang umum itu.48 meter persegi.meja bentuk L lebih menguntungkan daripada meja bentuk biasa. Selain itu bentuk L dapat menyediakan ruang untk keperluan pekerjaan lainnya dengan leluasa.4 meter persegi.15 m). ini dapat di lakukan pada . Seteleh selesai wawancara. Pedomanini juga berlaku bagi meja-meja yang di pakai untuk bekerja dengan alat-alat lainnya yang mempunyai permukaanlebih tinggi seperti misalnya mesin hitung. dari gambar-gambar di atas terlihat bahwa Lengan luas yang sama. Meja tergambar di atas yang agak istimewa itu misalnya dapat di pakai untuk pejabat yang bertugas menguji calon-calon pegawai atau pekerjaan semacam itu. Tapi untuk meja yang khusus di pergunakan untuk mengetik.

atau lambaran-lambaran warkat lainnya yang lebar. 40 CM 80 CM 40 CM 150 cm 280 cm . Dengan meja biasa hal itu agak sukar di lakukan. peta-peta. Misalnya seseorang pajabat yang tugasnya banyak mempergunakan gambargambar. meja bentuk Z yang di pakai oleh 2 orang pagawai memerlukan anggota seperti tergambar di bawah ini. kalau pejabat itu memerlukan sebuah gambar. Selain kegunaan yang memungkinkan kerja sama yang sangat erat an mencegah salaah seorang pegawai berjalan mondar-mandir menuju meja rekannya.bagian meja yang menjulur keluar dan beradah di sebalah kanannya itu. karena kakinya terbentur pada bagian belakang meja yang biasanya tertutup atau orang yang bersangkutan harus menulis dengan badan yang membungkuk. bagian-bagian. maja bentuk adalah perabot kantor yang paling menghemat luas lantai. mungkin ia harus mondar-mandir menuju ketempat penyimpanannya dan kemudian membuka gulungan gambar itu. Setiap pekerjaan yang bercorak khusus biasanya memerlukan bentuk meja tersendiri agar dapat tercapai efisiensi kerja. Dengan ukuan masing-masing permukaan mejannya tetap 120 x 70 cm. apabila bekerja engan meja bentuk biasa lembaran-lembaran itu terpaksa harus di gulung dan di tarik di sisimeja atau di dalam lemari.

Ini merupakan penghematan luas lantai sekitarn 30%. Kursi yang baik harus pula memenuhi .6 1 2 meter persegi. dengan meja bentuk Z cukup disediakan ruangan sesuai 4. Pembagian ruang dan jangkauan gerak tanggan sewaktu bekerja dari kedua pagawai yang memakai meja kerja itu biasanya di atur sebagaimana terlukis pada gambar di bawah : Perabot kantor lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis ialah kursinya. karena tanpa kursi tidak mungkin kerjaa ketatausahaan dapat di kerjakan.Jadi luas lantai yang di perlukan untuk 2 orang pagawai yang apabila masing-masing memakai meja biasa adalah sekitar 6 .2 meter persegi.

Tepi epan dari tempat duduk itu henaknya mempunyai bentuk yang bulat.Ralph Barnes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat : 1) Kursi itu dapat di atur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang mamakainya. Contoh-contoh 4 macam kursi kantor 1) Kursi pegawai tata usaha (clerical chair) . 4) Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang tulang punggung karyawan. yaitu bagian yang akan di duduki menyerupai sael sehingga berat badan terbagi marata dan pegawai yang duduk merasa enak. sebaiknya dengan karangka dari baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu.Menurut Prof.syarat. 2) Kursi itu di buat secara kokoh. 3) Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang.

2) Kursi sekretaris (secretarial chair) 3) Kursi konperensi/rapat (conference chair) .

Dengan demikian kedua tanggan pejabat itu mendapat penyanggah sehinggah tidak lekas letih. sebaiknya kursi kerjanya itu berlengan. sebaiknya kursiitu tidak mempunyai lengan. Contoh konkret 2 bentuk kursi pimpinan (manajer perkantoran misalnya) Kursi yang palimg memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah yang susunan tingginya an penyangga belekangnya dapat di sesuaikan untuk seseorang pegawai.4) Kursi pejabat pimpinan (executive chair) Untuk pejabat pimpinan yang banyak mambaca berbagai warkat. Jadi kursi kantor yang dapat di . lengan kursi dapat mejdi rintangan yang akan menguranggi kelancaran pekerjaan atau kelincahan kerjanya. menulisnulis atau malakukan hubungan-hubungan kian kemari. Bagi pegawai yang banyak mengetik. Tetapi untuk para pegawai tatausaha biasa.

Mengenai ukuran tingginya kursi yang tepay bilamana ketinggian itu tidak dapat di atur. . Ini lebih-lebih sangat perlu untuk petugas yang bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z. Sebagai pedoman yang terpenting ialah bahwa pegawai yang memakai sesuatu kursi apat duduk dengan kedua kakinya menempel lantai.putar untuk apat mengatur tinggi rendahnya seperti tanpak pada gambar di bawah ini adalah sangat baik. Demikianlah beberapa segi yang perlu diperhatikan dalam menjediakan meja dan kursi umtuk pekerjaan di kantor. ini umumnya ialah 45 cm dari permukaan tempat duduk. Contoh konkret 2 bentuk kursi kantor untuk bekerja pada meja bentuk L an Z . Kursi yang terlampau pendek juga tidak baik.

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara-caranya biasanya dapat di simpulkan sesuatu asas yang dapat menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan. 5) Cara yang paling murah (tiak mahal akibat terlampau boros pengunaan bendanya). Kesemua itu erturut-turut akan diuraikan lebih lanjut bawah ini : hasil yang . penghapusan dan pengabungan. penyederhanaan. perlulah kiranya di indahkan asas-asas tertentu agar dapat tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya. Perencanaan pola tindakan dasar dalam penyelesaian . Asas-asas efisiensi bagi tatausaha itu ada 5 yaitu perencanaan.Pertemuan IV 3. Dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut di atas maka apatlah kini dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun menguranggi hendak di capai merupakan : 1) Cara yang paling mudah (tidak sullit akibat memakai banyak pikiran). 4) Cara yang paling dekat (tiak jauhcaranya an menghamburkan ruang kerja). penghematan. 2) Cara yang paling ringgan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia). 3) Cara yang paling cepat (tiak lama dikarenakan memakan waktu).2. Demikian pula dalam bidang tatausaha .

1. maka warkat itu sesunguhnya tidak perlu diciptakan. Merencenakan berarti yang mengambarkan akan di muka dalam mengenai ranggka tindakan-tindakan dilaksanakan mencapai sesuatu tujuan. hokum. c) Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha Setiap mesin kantor hendaknya hanya di beli dan di pergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah di tetapkan. pendidikan dan sejarah/dokumentasi. malainkan harus selalu direncanakan dan di atur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu. Bila tidak bisa di jawab untuk apa sesuattu warkat dibbuat. Perwujutan asas ini dalam bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikkut : a) Pedoman tentang maksud warkat Setiap warkat yang diciptakan dan di pelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. b) Pedoman tentang penetapan prosedur Lalulintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh di biarkan tumbuhsendiri. keilmuan/penelitian. Selanjutnya semua prosedur dalam sesuatu organisasi henaknya di himpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual). . Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu. Asas perencanaan. administrasi. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat alam bidang peneranggan.

Tantangan teknologi (kemajuan dan penemuan baru bidang teknologi yang digunakan dalam proses produksi) 2. Macam-macam formulir untuk menghimpun. Tantangan ekonomi (perkembangan dunia usaha. d) Pedoman tentang perencanaan formulir. peraturan perundang-undangan. tau manyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat mengenai bentuknya. Tantangan urbanisasi) 5. hubungan luar negeri) 4.barulah kemudian manyusun prosedur kerjanya di sekitar atau mengikuti mesin itu. pasaran tenaga kerja dan sebagainya) 3. Kondisi informasi). Pengembangan organisasi kantor Dalam perkembangan dunia modern sekarang ini. 2. 6. dan bahannya. macam. . Factor-faktro lingkungan eksternal yang dapat menyebabkan perubahan dan harus diperhatikan oleh setiap pimpinan organisasi adalah : 1. aka terdapat banyak factor-faktor yang menyebabkan perubahan dan selanjutnya perubahan-perubahan tersebut akan mempengaruhi kehidupan suatu organisasi. Kondisi social budaya (nilai-nilai budaya bangsa gaya kehidupan modern) geografis (pertumbuhan transportasi dan demografis (pertumbuhan penduduk. mencatat. menyampaikan. Perkembangan keadaan politik (politik dalam negeri.

Menurut hasil studi di Amerika Serikat. . Seperti dikemukakan oleh Presiden Soeharto dalam pidatonya tertanggal 9 Januari 1995 yaitu : “ Dewasa ini kita berada pada tahap paling awal dari suatu zaman baru. . Selanjutnya perubahan organisasi tersebut akan menyebabkan pula perlunya penyesuain kegiatan perkantoran. Kita akan hidup dalam suasana yang makin terbuka. kita telah masuk dalam sistem perdagangan .The acceptance and intenalve use of credit and installment selling. Factor-faktor di atas akan mempengaruhi kehidupan organisasi dan oleh karena itu organisasi harus dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan tersebut dan mengambil langkahlangkah antisipatif guna memanfaatkan peluang dan kesempatan yang ada.The expansion of small enterprises to national and international oprations.The development of modern accounting techniques.(Drs. suka atau tidak suka. .The increase in insurance and advertising activities. Kompetisi antarpesaing yang semakin ketat. .7. termasuk pada bidang administrasi perkantoran. mau atau tidak. The Liang Gie. siap atau tidak siap. hal-hal yang menyebabkan pertumbuhan kegiatan perkantoran yang makin cepat adalah : . Sikap kita terhadap arus keterbukaan (globalisasi) itu harus positif. 1978 : 268) Era globalisasi yang terjadi pada decade 90-an mempunyai pengaruh yang luas terhadap seluruh kehidupan manusia.The increased control of businessby government.

Kita mendapat tantangan dan peluang yang terbuka di hari depan”. Untuk dapat memenuhi tantangan dan peluang tersebut bangsa Indonesia harus dapat meningkatkan kemampuannya di segala bidang. mengoptimasikan pentapan tujuan fungsional.bebas dunia . terutama di bidang administrasi. golongan ekonomi menengah dan golongan ekonomi lemah yang berasaskan kekeluargaan. Di bidang administrasi negara. Untuk dapat mengatur penyesuaian-penyesuaian tersebut. Karena administrasi perkantoran dimaksudkan untuk dapat mendukung pelaksanaan operasional fungsi-fungsi pokok suatu organisasi. baik administrasi negara maupun administrasi niaga. maka hendaknya diambil langkah-langkah dalam penyempurnaan organisasi perkantoran sebagai berikut: 1. maka kegiatan administrasi perkantoran harus dapat menyesuaikan diri dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh fungsi-fungsi pokok organisasi yang bersangkutan. . Sedangkan di bidang administrasi niaga telah diadakan usahausaha untuk mengembangkan desain-desain administrasi niaga dengan meningkatkan berjalannya kemitraan usaha. sehingga dapat mencapai pelaksanaan tugas-tugas pelaksanaan yang semakin kompleks. pemerintah harus dapat mengalihkan fungsi (shift of function) dari kebijaksanaan ekonomi yang dipimpin oleh public (negara) menjadi kebijaksanaan ekonomi yang dipimpin oleh swasta (swastanisasi). Untuk keperluan tersebut telah dikeluarkan beberapa paket deregulasi dan debirokratisasi di bidang dunia usaha dan dilaksanakan asas desentralisasi dan dekonsentrasi di bidang pemerintahan. antara golongan skala besar (konglomert).

mengadakan sistem perencanaan terpadu. Pertemuan ke V prosedur dan metode operasioanl guna menjamin kelancaran proses pencapaian standar. 4. 3. baik persiapan teknis maupun persiapan sumber daya manusia. Penyederhanaan kerja kantor. mempertimbangkan otomatisasi kegiatan dalam arti memperhatikan persiapanpersiapan yang diperlukan. sehingga dapat menjalin hubungan yang serasi antara subsistem pelaksanaan operasional. . 5. penentuan pengawasan. menyempurnakan mekanisme penilaian prestasi kerja. melakukan peninjauan kembali secara berkala terhadap struktur organisasi untuk dapat menampung kebutuhan akan permintaan-permintaan secara baru hati-hati sesuai dalam dengan usaha perubahan lingkungan yang dihadapi. 6.2. yang harus diperhitungkan secara matang. mengadakan antisipasi terhadap persyaratan informasi yang dibutuhkan guna menunjang pencapaian ujuan organisasi. ukuran-ukuran untuk penilaian menekan dalam dan biaya rangka usaha-usaha yang serendah mungkin menghadapi kompetisi yang semakin ketat.3. tujuan. melakukan administrasi 8. 7. 3.

misalnya pekerjaan penyambungan telepon. Standarisasi Kerja Kantor Pekerjaan kantor harus diatur atau ditata dengan sebaikbaiknya. Tata cara dari suatu karaja perkantoran hendaknya memiliki yang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja. palaksanaan asas ini sebagai berikut : a) Pedoman tentang tata cara. d) Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan di pusatkan pada suatu bagian tatausaha yang melayani semua operatif. .Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar manjadi lebih mudah atau ringan. 3. maka akan merupakan kumpulan kegiatan yang tidak teratur sehingga menyebabkan kesimpangsiuran dalam penyediaan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya di usahakan standardisasi untuk memudahkan pengadaan. yaitu caracara yang termurah.4. Penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berakibat pada efisiensi. b) c) Pedoman tentang perlengkapan tata usaha. sebab apabila tidak.

bahwa sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan. waktu. Efisiensi (E) atau daya guna adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh/output (O) dengan usaha yang perlu dilakukan/input (I) dengan menggunakan sumberdaya. tetapi dalam hasil guna tersebut belum dipertimbangkan adanya penghematan sumber daya yang telah digunakan. ruang dan material termasuk uang. yaitu : pikiran. Dilihat dari segi usaha.Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor. Dengan demikian dapat dirumuskan secara konkret. maka usaha untuk melakukan suatu pekerjaan itu meliputi 5 unsur. . dengan: cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak cara yang paling murah (tidak terlalu banyak cara yang paling murah (hemat dan tidak boros menggunakan pikiran) menggunakan tenaga) memerlukan waktu) menggunakan ruang) dalam penggunaan material termasuk uang). Ketiganya dapat dirumuskan sebagai E= O>I. waktu dan ruang. Sedangkan efektivitas atau hasil guna ialah untuk menyatakan bahwa kegisatan-kegiatan telah dilakukan dengan tepat dalam arti tujuan tercapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. tenaga.

2. berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbanganpertimbangan yang sebaik-baiknya. pedoman tentang prosedur atau tata kerja. Asas Penghematan Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara berlebihan. Asas Penyederhanaan Asas ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah. praktis dan cepat. 3. pedoman tentang perhitungan formulir dan lain-lain. sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan . Dalam pencapaian efisiensi diperlukan asas-asas. pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor. paling ringan. atau dengan perkataan lain dengan pemberian pengoorbanan yang minimal. pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat. pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan penggunaannya. Asas Perencanaan Perencanaan. paling dekat dan paling murah.Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimal dengan cara yang paling mudah. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas. pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir. Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya. paling cepat. yaitu: 1.

yang digunakan dalam proses produksi. Penghapusan Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan. mengatakan : Productivity is the relationship between output of goods and services and the input of resources. Produktivitas kerja merupakan hubungan antara keluaran dalam bentuk barang atau jasa dengan masukan.penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak (time and motion study) dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja (organization and method). 1977 : 1). 4. yaitu : . Dalam pernelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi. human and nonhuman. Lebih lanjut Kusriyanto dalam bukunya: Meningkatkan Produktivitas Kerja mengatakan bahwa peningkatan produktivitas pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 bentuk. 5. John Kendrick dalam bukunya “ An Introduction to thee dynamic of productivity charge ”. baik sumber daya manusia maupun non-manusia. That relationship is usually expressed in ratio from O and I”(Kendrick. Penggabungan Asas ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien. used in the productive process. Hubungan ini dinyatakan dengan perbandingan antara output dengan input.

Sebaliknya peningkatan produktivitas belum tentu menyebabkan peningkatan efisiensi karena peningkatan produktivitas dapat juga dilakukan dengan penambahan penggunaan sumber daya yang tidak dibarengi dengan penghematan. dimana hubungan atau komunikasi bersifat akrab dan informal.5. 3. (Kusriyanto. Seperti apa yang dikemukakan opleh Richard F. dalam arti melakukan penghematan terhadap sumber daya. Pengguanaan jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar. maka komunikasi lisan adalah yang senantiasa dilakukan karena dapat dilakukan sewaktu-waktu. Neuschel dalam bukunya: “ Management by system” sebagai berikut : “ The small. 1991 : 3) Dengan demikian maka usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja tersebut dilakukan melalui peningkatan efisiensi. Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah yang sama 2. Penyusunan Pedoman kerja Kantor Dalam organisasi yang ruang lingkupnya kecil. 3.1. . Dengan diusahakan efisiensi maka akan meningkatkan produktivitas kerja karena hubungan antara output dengan input akan menjadi lebih baik lagi. Penggunaan sumber daya yang lebih besar jumlahnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar lagi. 4. Pengurangan sedikit sumber daya sekadarnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar.

antara pejabat yang satu dengan pejabat yang lain. Dengan adanya buku pedoman pegawai atau manual trsebut. Neuschel. baik organisasi pemerintah maupun non-pemerintah.The from in which instruction are recorded may very from simple memorandums or bulletins to highly formalized policy and procedure manuals” (Richard F. maka para petugas dapat mengetahui penilaian apa yang dituntut dari petugas Di lain tersebut pihak dalam dengan melaksanakan tugas pekerjaannya dan dijadikan acuan pula atas hasil pelaksanaan tugasnya. But the large far-flung enterprise can on more be managed effectively without written. sehingga memerlukan penyesuaian dengan perubahan yng terjadi. .--. antara lain dengan pembuatan buku pedoman pegawai atau buku pedoman kerja (manual). Hal tersebut dapat dilakukan dengan instruksi-instruksi atau petunjukpetunjuk tertulis. Memang dalam organisasi-organisasi yang besar. perkembangan organisasi dan faktor-faktor lingkungan yang berubah maka buku pedoman pegawai tersebut harus diadakan peninjauan kembali dari waktu ke waktu.close knit organization may be able to rely on oral communication. manfaat buku pedoman pegawai. ataupun antara atasan dengan bawahan. Dalam materi pokok ini akan diuraikan tentang pengertian dan fungsi buku pedoman pegawai. tidak selalu dapat bertemu sehari-hari atau hubungan langsung. 1960 : 323). macam-macam buku pedoman pegawai dan cara penyusunan buku pedoman pegawai. Dalam keadaan yang demikian maka cara atau sarana komunikasi tertulis dan bersifat relatif tetap sangat mutlak diperlukan.

manfaat. c. Kendala yang dihadapi dalam penggunaan buku pedoman pegawai. f. Jenis atau macam-macam buku pedoman pegawai. fungsi. pegawai.Secara umum setelah mempelajari bagian ini. Secara khusus setelah mempelajari materi pokok ini. b. anda dapat menjelaskan secara tepat tentang : a. anda diharapkan mampu memahami dan menguraikan tentang pengertian. d. serta cara penyusunan buku pegawai. macam-macam buku pedoman pegawai. Prinsip-prinsip dalan penyusunan buku pedoman Latar belakang diperlukannya buku pedoman . Manfaat buku pedoman pegawai. Pengertian dan fungsi buku pedoman pegawai. e. pegawai.

2. Pennyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tataruang perkantoran. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. II. Standar Kompotensi 1. suatu factor panting yang turut menentukan kelancaran ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor engan sebaik-baiknya. . 1. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. Kompotensi Dasar.BAB IV TATA RUANG KANTOR I. Pertemuan : 6 X 50 Dalam melaksanakan tatausaha. Mendeskripsikan tata ruang kantor III.1.

Di bawah ini adalah gambar-gambar yang menunjukan perbandingan antara tataruang yang baik dan yang buruk. (tataruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan an alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.Untuk memperjelas pengertian tataruang perkantoran itu dapatlah di kutipkan 2 perumusan yang berikut : 1) “Ofice layaut may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available floor space”.) 2) “Office layaut is the determination of the space leguere ments and of the detailed utilizations of this sapace in order to provide a practical arrangement of the physical factor considered necessary for the execution of the office work within reasonable costs”. . Misalnya sering terlihat bahwa suatu instansi atau pejabat yang banyak malayani public ditaruh di belakang. (Tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang pengunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang paraktis dari factor-faktor fisik yang di anggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.) Di Indonesia tataruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian dari instansi-instasi pemerintah dan perusahaan-perusahaan swasta.

potongan yang harus di berikan. yaitu daftar pesanan langsung si terima oleh kepala tidak lagi melalui juru arsip. misalnya saja membuat faktur. Akhirnya.Gambar-gambar di atas menunjukan suatu seksi perusahan yang bertgas membuat perhitunggan. kemudian diteruskan kapada juru tulis untuk di ketik. Lalu diteruskan kepada juru hitung untuk di hitung. Ini membuang waktu an tenaga yang sebetulnya tidak perlu. karena tataruang tidak di rencanakan sebaik-baiknya. setelah di teliti lagi oleh juru periksa dan kapalanya. barulah ddi teruskan kapada juru arsip untuk di kirimkan keseksi lain. kemudian diteruskan kapada juru periksa. Bahkan proses pekerjaan itu dapat agak disderhanakan. atau bpertangungan. sedang salinannya di simpan dalam lemari arsip. Kapala seksi petugas membuat catatancatatan mengenai harganya. . Kemudian setelah factor itu selesai tidak perlu di bawah keatas meja si kapala untuk di periksa lagi. asuransi tambahan biaya pengiriman. Pada gambar kiri. Tiap pegawai harus berdiri dari tempat duduknya an mengantarkannya kapada pegawai berikutnya. Proses pembuatan faktur itu dimulai dengan diterimanya daftar pesanan dari seksi lain. maka warkat itu harus mandar mandir secara tidak efisien.

Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknya di penuhi dalam setiap tataruang kantor yang baik. Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran. 3. yaitu suatu luas lantai tertentu apat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. 4) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. 2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. Pekerjaan dalam kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. 7.Jadi tataruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. ada beberapa tujuan yang perlu di capai. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 6. 2. 5. dan kepuasan bekerja para pegawai dapat . Paa pokoknya akan di peroleh keuntungan-keuntungan yang berikut : 1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu itu ialah : 1. Kesehatan terpelihara. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Pihak luar yang mengunjunggi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu. 3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien. 4. Rangkaian aktivitas tatausaha apat mengalir secara lancer.

telepon. komunikasidan arus kerja diperlancar . e) supervision to be able to see the ataff at work . . c) services to be available where needed :power. h) movement of clerk betwendesks and filling are made easy . f) sense of belonging and loyalty to the working group fostered . j) mutual interverence between clerks avoided . b) space to be used to the greatest advantage . k) privacy and sycuuryty provided where necessary . g) communication and work flow facilitated . d) good working conditions to be provided for everyone . ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar . perundang-undangan di penuhi . i) noisy and distracting operations segregated . h) lalulalang para tata usaha di antara meja-meja dan lemarilemari arsip di permudah . persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja . dan lain-lain . pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan :tenaga listrik. telephones etc . a) b) c) d) e) f) g) persyaratan peraturan.Dua ahli inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi sesuatu kantor ialah : a) legal requirements to be fullfils . rasa kesatuan dan kesetiaan terhaap kelompok karja di pelihara .

pelaksanaan kerja yang gaduh dan menganggu perhatian di pisahkan . kebebasan diri dan keamanan di usahakan sepanjang seorang ahli tataruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Asas mengenai rangkaian kerja. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus. suatu tataruang yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan . b. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus. suatu tataruang yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya.i) j) k) perlu . Asas mengenai jarak terpendek. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin. saling menganggu di antara para juru tatausaha dihinarkan . Walaupun asas-asas itu diperuntukan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang. Beberapa asas itu ialah : a. namun dengan penyesuaian sepenuhnya dapatlah beberapa di antaeanya di jadikan dasar bagi tataruang perkantoran.

Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat di taeruh berderet deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaannya. Ini perlu untuk itu ada beberapa pedoman sebagai berikut : 1. Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada.urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Demikianlah beberapa asa yang harus dijadikan pedoman kalau hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk karja perkantoran. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani public henaknya ditaruh di tempat yang mudah di atanggi orang-orang luar itu tanpa menganggu satuan-satuan lainnya. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. pada dinas pemerintah misalnya suatu bagian yang mengurus perizinan. c. hendaknya harus diketahui hubungan satua yang melaksanakan tatausaha itu engan satuan-satuan lainnya. tempat yang mudah . Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor. d. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus. suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat di ubah atau di susun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar. Asas mengenai pengunaan segenap ruang. Satuan-satuan yang demikian itu pada perusahaan misalnya kas yang harus malakukan atau menerima pembayaran-pembayaran . Demikian pula henaknya diperhatikan sifat pekerjaanitu.

misalnya bagian perencanaan. terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. misalnya sebuah percetakan henaknya di jauhkan dari satuan-satuan lainnya. Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gauh. padahal seksi itu bekerja dengan mesin-mesin yang membuat suara gaduh . lebih-lebih satun yang banyak menjalankan pekerjaan otak.diatnggi biasanya diruangan terdepan geung yang bersangkutan. 2. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketata usahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tenggah-tenggah. mialnya saja suatu seksi reproduksi yang merupakan satuan pusat harus ditempatkan di tengah-tengah. satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokan pada satu tempat. Pedoman tersebut di ats alam penerapannya kadang-kadang nampaknya saling bertentangan. 4. 3. sehingga satuan-satuan lainnya dapar mudah menghubunginya. bagi public hal ini juga merupakan pelayanan yang baik. karena mereka tak usah monar mandir atau naik turun tangga kalau harus pergi daei satu bagian lain. Dengan demikian kelancaran pekerjaan dan jarak terpendek dapat terjamin. Kalau penempatan di ruang depan tiak mungkin hedaknya dibuatkan papan penunjuk yang akan membawa public ke bagian itu.

Standar Kompotensi 1.2. Alam komunikasi itu sekaligus tercangkup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang kedalam pikiran . Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. Kompotensi Dasar.1. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya.1. Pertemuan : 6 X 50 5. 1. wewenang dan tanggung jawab .BAB V KOMUNIKSI KANTOR I. II. Mendeskripsikan tugas. Pengertian jenis dan asas komunikasi kantor Dalam pegertianya yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. III.

Dalam garis basarnya komunikasi itu meliputu unsure-unsur sebagai berikut : 1) Pengirim warta (komunikator) 2) Warta. 3. Perintah di kerjakan di tempat lain. . Kekeliruan tidak mempunyai akibat besar. 2. Dalam waktu yang singkat. Pernah di jalankan. Komunikasi dapat di bedakan dalam 2 macam : 1) Hubungan tegak (vertical) 2) Hubungan datar (horizontal) Menurut Charley broaded pada umumnya perintah lisan hanya baik di pergunakan apabila : 1. a) Komunikasi intern. 2. Sebagian besar kegiatan kantor tata usaha dalam suatu organisasi terdiri dari mengadakan hubungan-hubungan dalam lingkungan sendiri disebut komunikasi intern. keterangan atau buah pikiran 3) Alat atau sarana untuk mencapai warta 4) Isyarat yang di pancarkan oleh alat yang bersangkutan. 3. 5) Penerima warta (comunicatee). Bersifat ruet dan terperinci. Menurut Broaded pula hal-hal yang mengharuskan suatu perintah tertulis apabila : 1. Tugas yang di perintah kan akan berlangsung satu bagian ke bagian lain. Dalam keadaan darurat.orang lain sehingga tercapai pengetian yang di tentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan. 5. 4. Tugas sederhana.

Setiap bahasa bersifat khas dalam lafal. mengkonfirmasikan bahkan meluruskan berita-berita atau segala sesuatu yang berhubungan dengan kantor. 5. 3. 5. tata Semua bahasa bersifat dinamis dan perubahannya Ketepatan hanya dapat didasarkan pada kelaziman bahasa. Semua bahasa merupakan system-sistem persepakatan manusia dan bukan system-sistem dari kaedah kealaman. 2. Komunikasi melalui telpon merupakan sebuiah kesempatan untuk membina dan meningkatkan jalinan komunikasi yang dapat saling menguntungkan. Kesempatan berkomunikasi melalui telpon dapat digunakan untuk menjelaskan. b) Menurut hasil-hasil penelaahan dari linguistic modern dewasa ini. Kekeliruan mempunyai akibat besar. . adalah wajar. dan kosa katanya. dari cara pemakaian dan semua cara pemakaian bersifat relative. ternyata bahasa mempunyai sifat dasar sebagai berikut : 1. Pesawat Telpon Telepon merupakan kebutuhan utama di dalam kegiatan komunikasi lisan di kantor.2.4. Media Komunikasi Kantor a. 4. Berulang-ulang gagal melaksanakan perintah yang diberikan.

Etika bertelepon dapat berdampak secara signifikan terhadap citra organisasi untuk memuaskan dan menjaga relasi. Persiapan sebelum bertelepon Persiapkan nomor telepon yang dituju Persiapkan pokok-pokok pembicaraan Persiapkan alat tulis untuk mencatat Pada saat bertelepon Ucapkan salam. ide-ide atau keterangan mengenai apa pembicaraan kejelasan suara menghasilkan komunikasi yang baik .Dalam bertelepon terdapat etika. Etika dimaksud antara lain : a) b) b. Presentasi merupakan media komunikasi lisan untuk menyampaikan pikiran. Keterampilan yang tinggi dalam hal ini akan menjadi modal bagi seseorang yang sedang meniti jalur karirnya. ssebutkan identitas kantor anda Tawarkan bantuan (jika telepon masuk) Bicaralah sesuai dengan pokok-pokok Pilih kata-kata dan gunakan intonasi dan Percaya diri dan santun Kembangkan kecerdasan emosi untuk Akhiri telepon dengan mengucapkan salam Letakkan telepon pada tempatnya dengan baik. Presentasi Menyampaikan gagasan melalui presentasi saat ini sudah merupakan bagian dari tugas karyawan kantor terutama para eksekutifnya.

argumentatif dan . Presentasi menunjukkan memberikan juga merupakan karena dapat dinilai untuk jauh ia kemampuan.saja yang menjadi tanggung jawab seseorang kesempatan baik itu merupakan barang ataupun jasa. kontak mata. penguasaan materi presentasi pahami cara kerja alat bantu yang digunakan jaga penampilan dan tata cara berbusana penggunaan prinsip logis. Agar presentasi mencapai sasaran yang diinginkan maka yang efektif maksimalkan bahasa tubuh untuk hasil komunikasi yang baik (postur. ekspresi wajah. gerak tubuh) kembangkan kecerdasan emosional berkomunikasi dengan penuh empati komunikasi dalam segala situasi kenali diri sebelum mengenali orang lain identifikasi dan atasi hambatan untuk komunikasi Disamping itu perlu diperhatikan persuasif. presentasi dari cara seseorang seberapa menguasai bidang atau permasalahan yang dikelola.

Kompotensi Dasar. 1. Mendeskripsikan produk-produk kantor . Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. II.PRODUK KANTOR I. Standar Kompotensi 1.1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya.BAB VI PRODUK.

dan sebagainya. pajak. Biaya tambahan Sewa. pegawai arsip. Bentuk Dan Prosedur Pengaturan Surat Penulisan surat dalam suatu prusahaan adalah penting. asuransi. penerangan. karena: a. Perangko dan tenaga kerja untuk memberi cap atau perangko e. Pertemuan : 12 X 50 6. Tugas seorang manajer kantor adalah berusaha agar surat-surat yang diperlukan ditulis dengan baik dan mencegah adanya penulisan surat-surat yang tidak perlu. b. c. Gaji Gaji pegawai yang memberi perintah. d. pita. Pemborosan Alat tulis menulis yang rusak. Unsur-unsur penulisan surat adalah : a. Surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik (goodwill) terhadap perusahaan). Jenis. Biaya surat mungkin mahal. pengetik. Perlengkapan Mesin tik. dan sebagainya. karbon dan sebagainya. dan sebagainya.III. pesuruh. materai-materai yang hilang dan sebagainya. f. Alat tulis menulis Amplop. .1. b.

Menggunakan surat isian Metode menjawab surat adalah sebagai berikut : a. Menyusun naskah surat secara tertulis dan meyerahkan naskah tersebut kepada seorang pengetik (metode ini hanya digunakan untuk masalah-masalah yang penting atau surat-menyurat yang bersifat rahasia). Menggunakan buku pedoman surat-menyurat yang diberikan kepada para pegawai (jarang) c. Mencatat dengan cepat inti jawaban dan menyuruh seorang sekretaris pribadi untuk menyusun surat. Mendikte beebrapa paragrap dan menggunakan paragrapparagrap isian untuk sisanya. Mengadakan konperensi secara berkala (misalnya sekali sebulan) untuk membahas surat-surat yang yang dikirim keluar dan untuk mengajukan saran-saran perbaikan.Penulisan surat adalah sulit mengawasinya. Kepala bagian menandatangani semua surat yang keluar (suatu metode yang sangat populer) b. Mendikte seorang penulis cepat atau mesin dikte (dictating machine). d. Menggunakan surat isian yang kengkap. . Metode pengawasan surat adalah sebagai berikut: a. c. b. e. karena banyak pegawai kantor dalam bagian-bagian yang berlainan mengirim suratsurat secara tidak teraratur. d.

sehingga surat tersebut dapat dimengerti (pengujian komunikasi adalah pengertian) dan diambil tindakan yang menguntungkan. d. Bijaksana Tidak menyinggung perasaan si penerima surat. . Jujur Tidak terlalu banyak tambahan.. Menulis jawaban pada bagian bawah tiap surat yang masuk dan mengirimkan fotokopinya. misalnya pergunakan kata-kata “Kami berterima kasih atas surat-surat Saudara ……………. g. Sopan Tidak terlalu bebas. Faktorfaktor yang perlu diperhatikan apabila menulis surat adalah bahwa surat tersebut harus: a. c. Positif Tidak merugikan e. Pengujian surat perusahaan adalah apakah surat tersebut menyatakan dengan jelas apa yang harus dikatakan.” atau “ Panitia telah memutuskan bahwa ……………………. Contoh: Surat harus ditulis dengan gaya bahasa yang diinginkan oleh majikan.f.. Pendek Menggunakan kata-kata dan kalimat-kalimat yang singkat.”. Memberikan surat kepada seorang sekretaris pribadi untuk menyelesaikannya. ini merupakan suatu pertanda kemauan baik (goodwill). b.

Pada akhir periode pilihlah (sortirlah) surat-surat menurut perihalnya. f. berita penerimaan keberatan atau lamaran pekerjaan. d. Pilih jawaban yang paling baik atas masing-masing surat dan apabila mungkin adakan perbaikan. Keuntungan surat isian adalah : a. Surat isian menjamin praktek yang sama (uniform) dalam penulisan surat. berita penerimaan pesanan.Surat isian adalah surat yang distandarisasikan yang dipergunakan oleh perusahaan untuk menjawab semua surat menyurat yang sifatnya sama dan berulang serta untuk memberikan keterangan yang sama kepada semua koresponden. b. Ulangi prosedur tersebut tiap 12 bulan agar tetap up-to-date (modern). . Selama beberapa minggu membuat salinan tambahan dari semua surat yang keluar. Standarisasikan dan golongkan jawaban-jawaban tersebut dalam surat-surat isian atau dalam paragrap-paragrap isian. Tentukan macam-macam surat yang paling sering ditulis dan paragrap-paragrap yang paling sering digunakan. Prosedur membuat surat isian adalah sebagai berikut : a. c. permohonan untuk penyerahan barang dan sebagainya. e. Contoh : Surat pungutan hutang.

b. Asli dalam gaya bahasanya. b. Mempunyai urutan yang logis. e. c. Surat isian (menghemat waktu dari orang yang mendikte) b. . Mesin pembubuh perangko (menghemat tenaga untuk membubuhi perangko). Biaya surat-menyurat dapat ditekan dengan menggunakan: a. Surat isian cepat menjadi out-of-date (ketinggalan zaman). Mesin dikte (menghemat waktu dari pengetik) c. d. d. Menjawab semua hal yang disebut dalam adpertensi. pendidikan. kecakapan. Kerugian surat isian adalah : a. Gaya bahasa surat mungkin muluk-muluk. Memuat sekurang-kurangnya rincian-rincian mengenai usia. Memuat nama penulis yang ditulis dalam huruf besarpada akhir surat. c. f. Surat tercetak tidak begitu banyak memperoleh perhatian dari pihak yang menerimanya seperti surat pribadi yang diketik. Singkat dan ringkas c. Mesin tik otomatis (untuk membuat surat-surat isian) d. keadaan keluarga. dan pengalaman. Surat isian menghemat waktu.b. Surat isian tidak simpatik bagi masalah-masalah perorangan. Surat isian membantu dalam menjawab surat-menyurat dengan cepat. baik waktu dari orang yang mendikte (memerintah) maupun waktu dari pengetik. Lamaran pekerjaan harus: a.

Bagi pimpinan dapat menyediakan data untuk pembuatan keputusan. laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil rangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu. c.2. Studi. b. Jenis laporan. Menurut pengertian umum. Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi . c. Ciri-ciri yang membedakan laporan dan naskah tulisan lainnya adalah : a. fungsi dan sistematika penyusunan laporan. Tujuan. Secara terperinci laporan pada pokoknya mempunya berbagai peranan sebagai berikut : a. dapat memberikan gambaran menyeluruh mengenai perkembangan organisasi. Telpon sebagai pengganti menulis surat. Laporan merupakan suatu dokumen yang menyajiakn keterangan mengenai suatu hal tertentu kepada suatu pimpinan organisasi. . Pengamatan.e.Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam mencari keterangan dapat berupa : a. Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan. 6. Penyelidikan. Bagi petugas organisasi dapat menjadi sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting. dapat menunjukan sesuatu yang perlu di sempurnakan. Mengandung semua fakta yang bertalian. d. b.

Setiap laporan yang di buat harus mempunyai tujuan tertentu . yaitu kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian informasi dengan kesimpulan mengenai suatu hal tertentu dalam suatu hal. Sebuah asas yang di kemukakan untuk penulisan laporan ialah relevansi dalam pengertian bahwa suatu laporan harus di hentikan bilamana tidak lagi mencapai tujuan yang di tentukan. Kesederhanaan e. Suatu hal yang umum yang harus ada pada suatu naskah tertulis adalah judul. Laporan yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Mempunyai suatu bentuk yang tersendiri. Berikut adalah contoh kerangka laporan: Judul : LAPORAN TENTANG RENCANA PERLUASAN GUDANG UNTUK MENAMPUNG PENINGKATAN USAHA DALAM TAHUN DAPAN.b. Kemadaian d. Mengandung gaya tulis yang serasi. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang di buat berdasarkan fakta-fakta yang di ungkapkan. d. Ketepatan waktu. c. Kejelasan. Menampilkan tatawajah yang penuh kesungguhan. . e. Kecermatan b. Judul adalah frasa/kalimat yang dijadikan kepala suatu naskah sebagai namanya untuk menjadi petunjuk bagi pembaca naskah itu. c.

Alam jarak 2 km dari stasiun kereta api barang. misalnya sebagi berikut : 1. Berbagai kemingkinan manfaat lainnya yang dapat diperoleh 2. 3. B. Perluasan aktifitas produksi yang akan dilakukan tahun depan. 4. Dua lipat lebih dari gudang yang telah di miliki. Dalam bagian ini disimpulkan bagaimana masalah kekurangan tempat penyimpanan barang di atasnya dan rekomendasi secara singkat mengebai pembelian tanah dan pembangunan gedung. Kerangka acuan pimpinan perusahaan. 5. perincian harga tanah dan biaya bangunan . c. Rencana kasar gudang baru yang dapat dibangun e. Letak strategis yang dapat di capai dari 3 arah. Masalah kekurangan gudang yang akan ddihadapi. b. Pengantar. d. 2. Dalam bagian ini diuraikan misalnya : 1. Lokasi tanah yang dipilih dan berbagai alasan pertimbangan sesuai dengan kerangka acuan yakni : a. Pengeluaran jumlah perkiraan biaya yang dalam batas dana yang tersedia f. C. Tata langkah penyusunan laporan. Ringkasan.A. Batang tubuh Pada batang tubuh laporan ini disajikan secara logis dan sistimatis semua butir informasi yang dibagi dalam paragraphparagrap. Tujuan perluasan gudang.

Lampiran Semua fotokopi dokumen yang bertalian dengan kesimpulan dan saran perlu dilampirkan. petugas yang baru menangani. jadwal penyelesaian. . E. dan keputusan/tindakan lainnya yang harus diambil oleh pimpinan organisasi.3. rencana pembangunan gedung. dan ketentuan peraturan lainnya yang ada 5. satu dua kesulitan yang masih perlu diatasi (misalnya masalah selokan untuk pembuangan air di musim hujan atau penyambungan pipa air leding) D. tata cara pemindahan hak tanah dari para pemiliknya kepada perusahaan 4. rencana tata kota. Penutup Dalam bagian ini diajukan secara lengkap yang terperinci seluruh kesimpulan dan saran tentang misalnya prosedur pembelian tanah. perijinan bangunan.

BAHAN AJAR MATA KULIAH MANAJEMEN ORGANISASI KANTOR DISUSUN .

O L E H IRWAN YANTU.Pd NIP. S. 132 304 065 JURUSAN EKONOMI DAN MANAJEMEN FAKULTAS ILMU SOSIAL UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO TAHUN 2006 . .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful