BAB I MANAJEMEN PERKANTORAN DAN KEDUDUKANNYA DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN I. Standar Kompotensi 1.1.

Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. II. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan kedudukanya dalam organisasi. III. Pertemuan : 3 X 50 1.1. Pengertian Administrasi Sebelum membicarakan arti managemen, akan di bicarakan terlebih dahulu arti administrasi, sebab kata administrasi dan managemen mempunyai pengertian yang saling kait mengait satu sama lain. Jelasnya mempelajari ilmu managemen berarti mempelajari ilmu administrasi, demikian pula mempelajari ilmu administrasi terkait pula untuk mempelajari ilmu managemen. Apakah arti dari administrasi itu?

Administrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian yaitu: Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata Administratie (Bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan: catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan dari pada administrasi yang akan di pelajari. Administrasi dalam arti luas dari kata Administration (Bahasa Inggris) Dibawah ini akan di kemukakan beberapa pendapat, arti atau definisi dari pada administrasi dalam arti luas, yaitu: Menurut Leonard D. White, dalam bukunya: Introduction to the study of public administration, memberkan definisi sebagai berikut: Administ ration is a process common to all group effort, public or private, civil or military, large scale or small scale.etc. Administarasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil.dan sebaginya. H.A. Simon dan kawan-kawan, dalam bukunya: Public administration, memberikan definisi sebagai berikut: Administration as the activities of groups cooperating to accomplish goals (Administrasi sebagai kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaiakan tujuan bersama) William H. Newman, dalam bukunya: Administrative Action mengemukakan: Administration has been defined as the guidance, leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal. (Administrasi di definisikan sebagai bimbingan,

kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama. Setelah mengetahui beberapa definisi administrasi, maka cirri-ciri administrasi tersebut diatas dapat di golongkan atas: Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas 2 orang atau lebih; Adanya kerja sama dari kelompok tersebut; Adanya kegiatan/proses/usaha; Adanya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan; Adanya tujuan.
1. Pengertian manajemen perkantoran

Dalam sumber-sumber bacaan berbahasa inggris yang terbit di amerika serikat maupun inggris raya istilah office management (manajemen perkantoran) dipakai silih ganti engan arti yang sama.perkataan administrasi dan manajemen umumnya di anggap sebagai kata-kata sepadan. Hal itu misalnya di tegaskan oleh salah satu terbitan perserikatan bangsa-bangsa sebagai berikut : The terms administration and Managenent are more being used synonymously. While the term administration has ben applied more to the conduct of public affairs and the term Management more to that of business enterprise, there has been a tendency inb recent time for management to be used to a greter degree in public affairs. This is probabali because of the in creasing amplication of business management practices in the field of public administration. (istilah-istilah administrasi dan manajemen makin lama makin banyak di pakai secara searti. Walaupun istilah Administrasi teleh di terapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan Negara dan

istilah manajemen lebih banyak bagi urusan-urusan perusahaan, pada waaktu akhir-akhir ini trerdapat kecendurungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang telah luas bagi urusan-urusan Negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek-praktek manajemen perusahan yang Administrasi Negara.) Dengan mengkikuti kalaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administrasi dengan office management yang kini perlu di terangkan sejelas munkin ialah berbagai definisi office management oleh para ahli, sekedar sebagai contoh saja dapat di kutipkan di bawah ini : Perumusan W.H.Evans. For our purposes, we way define office Admministratin at the function which involves the management and direction of all phases of the business operation which impinge upon data processing, comunikation, and organisation memory. (Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mengdefinisikan Administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.) Perumusan Arthur Grager. Office management is the function of administering the comunication and record services of and organization. (Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelengaraan terhadap komunikasi dan pelayawnan warkat dari suatu organisasi.) semakin meninggkat di bidang

Perumusan William Leffingwell dan Edwin Robinson. Office management as a function, is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done. (manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemenn yang berkenan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana an di manapun pekerjaan itu harus di lakukan.) Perumusan littlefield dan Peterson. the term office management will bee used in such a a broade sence in thes book ; it will be considered to encompass to the management of office work wherever and by whomever performed (Istilah manajemen perkantoran akan ddi pakai dalam arti luas demikian itu di alam buku ini; ini akan di angap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun dilakukan.) Perumusan John Neuner dan Benjamin Haynes. For this reason office management covers a narrower fild than the term management generally implies,office management concerning it self to a large extent with office superfision. (Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencangkup bidang yang lebih sempit dari pada yang umumnya di kandung oleh istilah manajemen manajemen perkantoran untuk bsebagian besar berkenaan engan pengawasan perkantoran.)

Perumusan Hal Nourse it seems to me that office management in the broeder senseminght embrace, not onli the generally accepted office service functions, bat also the areas fo fungtional control and administrative direction of most clerical and paperwork. (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat mencangkup mangenai tidak control hanya fungsi-fungsi dan pelayanan pengarahan perkantoran yang teleh di terima pada umumnya, malainkan juga bidang-biang fungsional administrative terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tullis. Perumusan Edwin Robinson Office management is concerned with the direction and sufervision of office work. (manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.) Perumusan William Spriegel dan Ernest Davies. office management is the over all direction of clerical activitas as distinguished from such activities bas transportasion, manufacturing, warehaosing ,and sales. (Manajemen perkantoran adalah pengarahan penyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana di bedakan dari aktivitas-aktivits seperti pengangkutan, kapabrikan, pergudangan, dan penjualan.) Perumusan George Terry. Office management can be defined as the planning, controlling, and organizing, and actuating those performing it so as to achieve the

predetermined objective. It deals with the life cycle of business information and data from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if of permanent value, or destruction if absolute. (Manajemen perkantoran dapat di definisikan sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta pengerakan mereka yang melaksanakanya agar mencapai tujuantujuan yang telah di tentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan pemeliharaan, perusahan ari sejak dan penciptaannya usang.)
1.2. Hubungan antara Administrasi, Managemen dan Managemen

memulai

penyebaran

penyimpanannya kalau memilikki nilai tetap atau pemusnaannya kalau

Perkantoran

Berdasarkan teori Ordway Tead dan Dalton Mc. Farland, dapat disimpulkan bahwa administrasi terdiri atas organisasi dan managemen. Apabila mempelajari teori Dimock & Koenig, inti dari managemen ilah kepemimpinan (leadership the key to managemen). Dalam hubungannya dengan pross pengambilan keputusan(decision making process) yang mempunyai tanggung jawab dalam pengambilan keputusan ialah kepala/pemimpin. Oleh karena itu dikatakan bahwa inti daripada kepemimpinan ialah pengambilan keputusan. Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan oleh pimpinan yang perlu di pertimbangkan ialah hubungan antar manusia(human relation), terutama hubungan antara pimpinan dan bawahan, sebagai staf pimpinan. Dalam hal ini perlu dipertimbangkan sejauh manakah

bantuan dari pihak bawahan (staf) kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan itu. Jelaslah bahwa hubungan antar manusia (human relation) dalam proses pengambilan keputusan sangat penting. Oleh karena itu dikatakan bahwa inti daripada pengambilan keputusan ialah hubungan antar manusia (human relation). Dalam Bagan dibawah ini digambarkan hubungan antara: Administrasi, organisasi, Managemen, Kepemimpinan, Pengambilan Keputusan dan Hubungan antar manusia.

3 4 5
6

Keterangan: Administrasi Organisasi Managemen Kepemimpinan Pengambilan Keputusan Hubungan antar manusia

Setelah kita mengetahui arti admistrasi, maka selanjutnya perlu diketahui arti daripada Managemen itu sendiri. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui persamaan atau perbedaannya dan adanya saling kaitannya antara kedua kata tersebut. Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan arti administrasi dan managemen atau penggunaan artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut. Pendapat yang mempersamakan arti administrasi dan managemen adalah William H. Newman dalam bukunya Administrasi Action, jelasjelas tidak membedakan antara administrasi dan managemen. Apa yang dimaksud dengan arti administrasi, termasuk pula alam arti managemen. Sekalipun bukunya dinmakan: The Techniques of Organization and Management. Pendapat yang membedakan arti administrasi dengan managemen adalah Ordway Tead, juga tegas-tegas membedakan arti administrasi dan managemen. Hal ini dikemukakan oleh Mc. Farland, dalam bukunya: Management Principle and Practices, yang mengemukakan pendapatnya sebagai berikut: Administration is the process and agency which is responsible for the determination of aims for whichan organization and its management are tostrive.....etc. Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan , dimana organisasi dan managemen digariskan dan sebagainya.) Managemen sebagai suatu proses dan badan yang secara langsung memberikan petunjuk, bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan dan sebagainya.

Menurut Ordway Tead, Administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan managemen di gariskan, disini sifatnya menentukan garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan (general polici), sedangkan kegiatan pada managemen, prosesnya adalah bagaimana secara langsung kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk merealisasikan suatu tujuan, dengan mengatur tindakantindakan itu agar dapat tercapai tujuan itu.

BAB II FUNGSI DAN PERANAN KANTOR DALAM ORGANISASI I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. II. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan fungsi dan peranan kantor dalam organisasi. III. Pertemuan : 3 X 50 2.1. Sumber daya dalam perkantoran. Apabila kantor memutuskan untuk menambah tenaga kerja maka ada dua keputusan yang harus diambil yaitu dimana mencari tenaga kerja dan bagaimana cra mendapatkannya. Untuk itu ada dua macam sumber tenaga kerja yang dapat digunakan untuk mencari calon pegawai yaitu internal (karyawan yang ada sekarang) dan eksternal (mereka yang sekarang ini belum bergabung). a. Sumber Internal (dalam) Apabila ada kekurangan pegawai untuk jangka pendek atau tidak adanya tambahan pekerjaan, maka organisasi dapat menambah

tenaga kerja yang sudah ada untuk dikerjakan secara sambilan. Hal ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan tambahan penghasilan disamping gaji yang biasanya mereka terima. Sebelum kantor mencari tenaga kerja dari luar kantor , banyak kantor yang menganjurkan kepada pegawai agar memberitahukan kepada teman-temannya atau keluarganya supaya melamar. Cara-cara seperti ini adalah sangat efektif, walaupun penggunaan sistem teman atau sistem keluarga sebagai sumber utama perekrutan karyawan dapat berdampak kurang baik. Pengisian lowongan kerja dengan karyawan yang sudah ada memiliki kelebihan dan kekurangan. Kelebihan dari cara ini adalah tidak memerlukan proses seleksi dan orientasi. Karyawan akan cepata menyesuaikan diri dengan cara dan irama kerja di unit kerja barunya, sehingga kemampuan karyawan dapat dipergunakan dengan efektif. Namun ada juga sisi kelemahannya yaitu tidak cukup tersedianya karyawan dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Untuk itu maka perusahaan dapat menggunakan sumber eksternal. b. Sumber Eksternal (Luar) Pelaksanaan recruitment dari luar dapat dilakukan melalui - Lembaga Ketenagakerjaan Sejumlah kantor baik negeri maupun swasta banyak yang menggunakan jasa dari lembaga ketenagakerjaan. Lembaga ini ada yang didirikan oleh pemerintah seperti Departemen Tenaga kerja baik di pusat maupun di daerah, dan dapat juga oleh Lembaga Ketenagakerjaan milik swasta yang dikenal sebagai Biro Konsultasi dan Rekruitmen. Jasa yang ditawarkan berupa penampungan data

pencari kerja dengan segala macam tingkat pendidikan dan keterampilan, dan dengan posisi dari klerikan sampai dengan manajerial yang sudah memiliki pengalaman kerja. Dari biro semacam ini, kantor yang mencari tenaga kerja tinggal meminta karyawan dengan spesifikasi keahlian yang diperlukan. Segala bentuk seleksi termasuk tes psikologi dapat dilakukan oleh biro ini. Biro jasa tersebut kemudian memasang iklan di media massa cetak atau elektronik, misalnya internet. Apabila sudah mendapatkan calon yang dibutuhkan, maka biro akan menghubungi pihak pemesanan. Besarnya biaya yang dikeluarkan kantor tergantung pada perjanjian dengan biro tersebut. Cara seperti ini sering dilakukan oleh perusahaan maupun kantor-kantor pemerintah di kota-kota besar. Untuk itu kepala bagian kepegawaian atau manajer administrasi kantor harus yakin bahwa lembaga Ketenagakerjaan tersebut benar-benar professional dalam bidangnya dan mempunyai kode etik yang dapat dilihat dari reputasinya dalam masyarakat. - Rekruitmen dalam Acara Khusus Apabila penawarab akan karyawan yang tersedia tidak banyak atau perusahaan relatif baru atau belum begitu terkenal, maka sejumlah perusahaan menggunakan acara khusus untuk menarik calon pegawai yang potensial. Acara tersebut dapat dalam bentuk sponsor tunggal dari suatu kegiatan turnamen olahraga atau pentas seni lalu menyebarluaskan dalam bentuk berita pada berbagai media massa atau pamflet. Hal yang sama juag dilakukan oleh perusahaan dalam acar lustrum atau reuni dimana di dalam acar tersebut para pimpinan perusahaan yang kebetulan alumnus memberikan ceramah dan

sambutan yang diantaraqnya menawarkan kesempatan bekerja bagi yang berminat. Melalui Iklan Sebelum memutuskan untuk memasang iklan sendiri, hendaknya diperhitungkan lebih dahulu keuntungan apa yang bisa diperoleh dan melalui media apa yang dianggap paling cocok. Salah satu kerugian memasang iklan di Koran adalah kemungkinan adanya jumlah pelamar yang melimpah yang menyebabkan kesulitan dalam hal wawancara, kecuali ada bagian khusus yang menangani itu, maka cara ini akan cocok sekali. Dalam iklan biasanya dicantumkan kualifikasi yang diperlukan oleh pencari kerja. - Melalui Lembaga Pendidikan Tinggi Perekrutan pegawai dapat juga dilakukan dengan memasang pengumuman, yang dipasang di pelbagai lembaga pendidikan dengan memesan para lulusannya baik secra langsung kepada pimpinan lembaga pendidikan tersebut maupun melalui pemberian bea siswa kepada peserta didik yang memiliki kemampuan akademik lumayan atau sesuai dengan standar pencari kerja. Seleksi Seleksi adalah proses dengan mana sebuah perusahaan memilih dari suatu daftar pelamar dimana dipilih orang yang memenuhi criteria untuk posisi yang tersediaa dengan mempertimbangkan syarat-syarat yang ditentukan. Tujuan pokok dari seleksi adalah untuk mendapatkan pegawai yang paling mendekati standar kerja perusahaan/organisasi. Kepuasan pegawai dan pengembangan kemampuan secara penuh termasuk dalam tujuan ini. Hal-hal yang mempengaruhi seleksi :

1. lingkungan perusahaan 2. kondisi pasar kerja Penggunaan tes dalam seleksi pegawai kantor adalah : kebutuhan kan objektivitas sebagai dasar seleksi, penempatan, evaluasi dan promosi pekerjaan kantor tes bukanlah alat eksklusif, tetapi alat penunjang dari satu kesatuan tes pegawai Penerapan tes apabila kondisi jumlah pelamar lebih banyak dari posisi yang ada.untuk mengurangi perpindahan kerja yang tinggi. untuk menghindari rendahnya bakat, dan pelatihan. A. Wawancara Para ahli ilmu social menerangkan bahwa tingkah laku masa lampau akan dapat menetukan tingkah laku masa yang akan datang. Begitu pula dengan kebiasaan-kebiasaan yang sebelumya pernah dilalui akan berakibat pada masa yang akan datang. Dengan dasar itulah penggunaan wawancara dan infomasi biogrfic dijadikan sebagai alat bantu dalam proses seleksi. Pewawancara dapat mengenali tipe pelamar yang akan berlanjut pada masa yang akan datang sebagai hasil dari perjalanan dan latihan yang mungkin pernah dialami pelamar. Oleh karenanya dalam pengisian daftar isian calon pewawancara dapat lebih mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan pelamar, dengan cara mengembangkan pertanyaan-pertanyaan yang berkisar pada bagian yang diperlukan. Pewawancara hendaknya berhati-hati dan jangan tergesa-gesa untuk menyimpulkan kepribadian, kepandaian, keterampilan dan kemampuan dari pelamar. Ada empat macam wawancara yaitu 1. wawancara langsung

2. wawancara tidak langsung 3. wawancara tersusun 4. wawancara dengan tekanan Dalam menentukan susunan susunan personil kantor hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: Prinsip orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat (the right man on the right place). Untuk memberikan tugas jabatan kepada seorang pegawai harus diperhatikan apakah kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya sesuai dengan persyaratan jabatan yang terdapat dalam spesifikasi jabatan. Hal tersebut diperlukan untuk menjamin agar jabatan dan pekerjaan dalam kantor tersebut benar-benar dilakukan oleh orang yang professional dan untuk memberikan kepuasan kepada orang yang menduduki tugas jabatan itu. Seseorang akan melakukan dengan tugasnya dengan baik dan dengan semangat kerja yang tinggi apabila ia merasa bahwa pekerjaannya itu sesuai dengan bakat dan kemampuannya. Dengan demikian maka ia akan mempunyai motivasi atau dorongn yang kuat guna menunjukkan prestasi kerja yang sebaikbaiknya. Pemberian tugas pekerjaan yang penuh (a full days work). Hal ini dimaksudkan agar seorang pegawai mempunytai kesibukan yang penuh selama jam kerja yang telah ditentukan dan dapat dilaksanakan secara wajar tanpa ada tekanan. Untuk itu perlu diadakan penelitian secara berkala, misalny tiap lima tahun sekali, apakah daftar uraian jabatan yang telah ditentukan tersebut masih sesuai atau apakah perlu diadakan penyesuaian menurut

perkembangan

organisasi

atau

perkembangan

teknologi

dan

lingkungan organisasi yang selalu berubah. Hendaknya iusahakan jangn sampai seorang pegawai banyak waktunya yang menganggur, karena memang pekerjaannya pada hari itu sudah selesai dan tidak ada pekerjaan lainnya lagi. Adanya Garis Komando dan tanggung jawab yang jelas (line of command and responsibility). Tiap pegawai harus mengetahui secara jelas siapa yang menjadi atasan langsung atau siapa yang berhak untuk memberikan perintah atau instruksi kepadanya secara langsung dan siapa saja yang menjadi bawahannya atau kepada siapa ia berhak memerintah dan memberikan instruksi. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas serta menjalin kelancaran dan ketenangan bekerja. Pada prinsipnya seorang pegawai hanya mempunyai seorang atasan langsung pada siapa ia bertanggung jawab terhadap hasil pelaksanaan tugasnya. Memang kadang-kadang terdapat atasan lain yang berhak pula memberikan pengarahan atau petunjuk, tetspi hal tersebut adalah untuk keperluan koordinasi . Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab (parity like between authority and responsibility). Hendaknya diusahakan agar tiap tugas pekerjaan, mempunyai keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh petugasnya. Kalau wewenang lebih besar dari tanggung jawab akan terjadi penyalahgunaan wewenang, sedangkan kalau tanggung jawab lebih besar dari wewenang akan timbul suatu penekanan.

Jadi dalam deskripsi jabatan hal tersebut harus secara jelas dikemukakan dan pada waktu-waktu tertentu hendaknya diadakan peninjauan kerja untuk disesuaikan dengan perubahan yang terjadi karena perkembangan organisasi. Terdapat pembinaan dan pengembangan karir bagi para pejabat atau petugas (career development). Kepada para pegawai hendaknya diberitahukan secara jelas kapan dan bagaimana mereka dapat memperoleh kenaikan pangkat, dan kenaikan jabatan serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi untuk memperoleh kenaikan tersebut. Untuk itu diperlukan program pengembangan karir berupa pendidikan dan latihan dengan penentuan syarat-syarat yang harus dipenuhi agar para pegawai yang bersangkutan dapat mengikuti program pengembangan karir tersebut. Misalnya, dalam kantor wilyah Kecamatan kapan seorang pegawai urusan Pemerintahan dapat menjadi Kepala sub. Urusan kemudian menjadi Kepala Urusan, selanjutnya naik lagi menjadi Sekretaris Kecamatan, lalu menjadi Wakil Camat. Dengan demikian dapat memberikan motivasi atau dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan semangat dan memberikan prestasi kerja yang tinggi agar dapat memperoleh kenaikan karir tersebut. Adanya penilaian terhadap pelaksanaan tugas dan penggolongan tugas-tugas jabatan yang setingkat berdasarkan prinsip equal pay for equal work Dalam struktur organisasi harus jelas terlihat tugas jabatan mana yang dianggap setingkat dan tugas jabatan mana yang lebih tinggi kedudukannya sehingga dapat diketahui secara jelas oleh para

pegawai. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin keadilan dan membedakan tinggi rendahnya tanggung jawab yang diperlukan, sehingga tidak menimbulkan iri hati. Sebagai contoh, kepala sub. Urusan tata usaha pada urusan pemerintahan berbeda atau lbih rendah kedudukannya dengan sekretaris kecamatan, walaupun tugas pekerjaannya sama-sama di bidang ketatausahaan/kesekretarisan. Hubungan kerja yang bersifat impersonal atau tidak bersifat pribadi ( impersonal relation ). Para pegawai yang melakukan tugas pekerjaan di kantor melakukan tugasnya secra kelembagaan atau institusional, jadi tidak bersifat pribadi. Untuk itu harus diikuti prosedur atau tata kerja yang telah ditntukan secara formal dan didasarkan atas objektivitas. Karena itu, tidak boleh ada hubungan yang didasarkan atas suka dan tidak suka terhadap pribadi petugas dan harus diusahakan pula agar diantara para petugas yang erat kaitannya dengan prosedur kerja tidak terdapat adanya hubungan keluarga, sehingga dapat dicegah timbulnya kolusi dan korupsi. Sebagai contoh, tidak boleh ada hubungan keluarga atau suami-istri antara petugas bagian perlengkapan yang melakukan pembelian barang dengan petugas bagian keuangan yang harus membayar kuitansi pembeliannya. Pembagian kerja secara seimbang Seperti yang telah diuraikan dalam buku materi pokok 1 tentang prinsip-prinsip umum organisasi, maka prinsip yang pertama adalah pembagian habis tugas. Artinya bahwa semua tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh suatu unit organisasi harus dibagi diantara para anggota unit organisasi, sehingga tidak ada suatu kegiatan pun

yang tidak ada penanggung jawabnya. Jadi, apabila terdapat suatu kegiatan yng merupakan tugas unit organisasi tersebut dan belum ada petugas yang melaksanakannya, maka harus segera ditunjuk salah seorang anggota unit tersebut untuk melaksanakannya. Dalam praktik sering terdapat beberapa petugas dalam suatu kantor yang kelihatan terlalu sibuk. Disamping itu terdapat pula beberapa petugas yang kelihatan sering menganggur sehingga waktunya habis dipergunakan untuk membaca koran dan main catur. Hal tersebut merupakan akibat dari kurang seimbangnya pembagian tugas yang telah ditentukan oleh pimpinan kantor atau yang tertulis menurut keputusan tentang organisasi dan tata kerja kantor yang bersangkutan. Memang biasanya uraian tugas pokok dan fungsi yang tertulis dalam keputusan tentang organisasi dan tata kerja suatu unit organisasi itu kelihatannya sudah cukup banyak, tetapi seringkali dalam praktik tidak demikian karena surat-surat yang masuk berkurang sehingga yang dikerjakan menjadi berkurang pula. Sebagai contoh, tugas Bagian atau sub. Bagian Perlengkapan, dalam suatu kantor adalah melakukan pengadaan alat-alat perlengkapan, dan mlakukan mendistribusikannya, memelihara, inventarisasi

penyusutan, tetapi biasanya kesibukan pekerjaan yang dialami hanya pada permulaan tahun anggaran, sedangkan untuk waktu sisanya tidak terdapat banyak pekerjaan sehingga para petugasnya banyak yang menganggur. Untuk menghindari waktu yang menganggur tersebut sebaiknya secara berkala mengadakan rapat/pertemuan dengan para pimpinan bawahannya untuk mengatur dan membahas kesibukan kerja sehingga terdapat suasana kerja yang harmonis, dimana tidak terdapat para petugas yang menganggur.

Disamping itu apabila sudah ditetapakan deskripsi jabatan, perlu diadakan penijauan kembali secara berkala guna disesuaikan dengan perkembangan keadaan. Dengan adanya pembagian kerja yang seimbang itu, maka gairah kerja akan terpelihara dengan baik dan tidak menimbulkan iri hati diantara para pegawai. Sedangkan untuk para petugas yang terlalu sibuk disebabkan oleh volume kerjanya memang semakin meningkat, perlu diusahakan akan sebagian tugasnya dapat dilimpahkan kepada petugas lain atau didelegasikan kepada anggota bawahannya. Dengan diadakan pertemuan secara berkala antara pimpinan kantor dengan para pimpinan bawahan dan selanjutnya pimpinan bawahan mengadakan pertemuan dengan pegawai bawahannya, maka dapat dilakukan pembahasan bersama terhadap masalahmasalah yang timbul dalam pelaksanaan pekerjaan dan dimintakan saran-saran serta pendapat untuk pemecahannya. Dengan demikian maka terpupuk pula perasaan turut memiliki (sense of belonging) diantara para pegawai dan diberikan motivasi dalam rangka peningkatan gairah kerja yang selanjutnya akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Rekstrukturisasi biasanya berakibat pengurangan kelebihan tenaga kerja, akibat dari efisiensi yang dilakukan oleh perusahaan . Seringkali kebijakan pengurangan karyawan merupakan alternatif terakhir yang ditempuh oleh manajer kantor guna mempertahankan daya saing agar perusahaan tetap mampu beroperasi. Pengurangan karyawan sebagai suatu kebijakan yang tidak populer bagi karyawan yang akan berdampak secara psikologis dan fisik. Untuk itu manajer kantor harus bertindak secara arif dan bijaksana agar kepentingan karyawan tidak dirugikan. Biasanya masalah yang paling sensitif yaitu

sulitnya menetukan pengurangan jumlah karyawan yang sudah lama bekerja akan tetapi kurang produktif atau yang masih muda enerjik namun relatif baru masuk untuk memperkecil beban perusahaan dan meringankan konflik yang akan timbul jika harapan karyawan tidak sama dengan harapan perusahaan. Apabila tidak diselesaikan dengan baik akan menimbulkan sabotase, pemogokan atau bentuk unjuk rasa lainnya. Jika hal ini terjadi maka secara moril dan materil perusahaan akan menderita rugi. Sudah saatnya manajer memikirkan langkah-langkah terbaik yang mampu mempertahankan kepentingan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Biasanya langkah-langkah yang yang diperlukan adalah Sosialisasi rencana program efisiensi mengajak pihak-pihak terkait seperti Depnaker setempat, serikatserikat pekerja untuk bermusyawarah memutuskan rencana efisiensi yang kemungkinan akan berdampak penguragan karyawan Tugas lain manajer kantor yaitu: 1. Membina dan memotivasi karyawan yang masih tinggal di perusahaan dalam keadaan yang sulit 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Memotivasi karyawan yang kehilangan gairah kerja Mengatasi karyawan yang bersedia lembur Mengatasi karyawan yang menentang Menciptakan kepercayaan dalam perusahaan Meningkatkan komunikasi dalam perusahaan Mengambil langkah proaktif dalam menghadapi rumor Membawa perusahaan kembali menuju ke posisi yang kuat dan sehat.

2.2. Jenis kegiatan dan pekerjan kantor William Leffingwell dan Edwin Robinson mendefinisikan

pekerjaan kantor sebagai : Office work is concerned primarily with the records of the eaterprisemaking records, and preserving them for future reference. These records may be the history of transactions of the enterprise, represented by the accounts, by correspondence, by contracts, byu orders, by inventories, by plans and schedules, by reports and by written and printed memorandums of all kinds . Pekerjaan kantor terutama bersangkutan dengan wwarkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat/dokumen , penggunaan warkat, dan pemeliharaan serta penyimpanannya untuk digunakan sebagai bahan referensi di kemudian hari. Warkat-warkat ini merupakan sejarah dari kegiatan atau transaksi badan usaha tersebu, yang digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat pesanan, daftar inventaris, rencana dan jadwal kegiatan, laporanlaporan seta oleh segala macam nota yang tertulis atau tercetak. (The Liang Gie, 1978 : 16). Secara lebih singkat, Mahieu dalam The Liang Gie (1978 : 17) mengemukakan sebagai berikut: Het kantor is de plaats in een onderneming, waar het administratieve werk verricht wordt, dat met de hand of machinaal kan geschiesen. Het administratieve werk bestaat staads in het vestleggen van allerlei gegevens die voor de betrokken onderneming van belang zijn . (Kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha, dimana dilaksanakan pekerjaan tata administratif atau pekerjaan tata usaha, yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan menggunakan

mesin. Pekerjaan tata usaha senantiasa terdiri pencatatan pelbagai macam keterangan yang perlu bagi pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan). Oleh The Liang Gie peran pekerjaan kantor atau tata usaha diperinci lebih lanjut sebagai berikut: Untuk melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dalam usaha mnecapai tujuan organisasi untuk menyediakan informasi bagi pucuk pimpinan organisasi dalam membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Untuk membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan (The Liang Gie, 1978 : 23) Sebagai contoh, untuk melayani pelaksanaan pekerjaan operatif ialah dengan cara menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan guna memudahkan penyelesaian pekerjaan operatif secara lebih baik. Akhirnya, tata usaha mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. George R. Terry dalam The Liang Gie menghimpun atau collecting, yaitu kegiatan (1978 : 17) mencari atau mengemukakan ada enam kegiatan pokok pekerjaan kantor, yaitu : mengusahakan tersediaanya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, sehingga terkumpul dan siap untuk digunakan apabila diperlukan. mencatat atau recording, yaitu kegiatan mencatat dengan berbagai peralatan tulis, keterangan keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula perekaman pada pita tape atau disket computer.

mengelola

atau

processing,

yaitu

bermacam-macam

kegiatan dan

menafsirkan,

menghitung,

mengikhtisarkan,

menyimpulkan

mengolah lainnya terhadap data yang dikumpulkan, sehingga menjadi suatu bentuk informasi yang lebih berguna bagi pimpinan organisasi. menggandakan atau duplicating, yaitu kegiatan memperbanyak keterangan yang diperlukan dengan pelbagai cara dan alat kepada pihak-pihak yang lain yang membutuhkan. mengirim atau distributing, yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat kepada pihak-pihak kegiatan yang lain yang dan membutuhkan informasi yang bersangkutan. menyimpan atau filling/storing, yaitu mengatur menyimpan dengan pelbagai cara dan alat yang aman, sehingga dapat dicari kembali dengan mudah apabila diperlukan di kemudian hari. (The Liang Gie: 1978 - 17). Menurut Leffingwell dan Robinson, ruang lingkup pekerjaan kantor diperinci lebih banyak lagi menjadi kegiatan yang bersifat: Receving dispatching and orders; Billing; Correspondence, dictation, typing; Filling; Passing credit and collecting outsanding; Handling, distributing and dispatching mail; Duplicating and addressing work; Miscellaneous, such as: telephone, receiving visitors, messenger service; Special tasks. Objectives: simplifications of system, elimination of unnecessary work; Making records (nothing down desire data).

Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi ketatausahaan dapat digunakan dua asas, yaitu asas sentralisasi atau pemusatan dan asas desentralisasi atau pemencaran. Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh ssebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat menyurat, pengetikan dan lain-lain. Satuan organisasi fungsional trsebut hanya memberikn petunjuk atau pengarahan teknis mengenai materi dalam surat atau warkat yang harus dibuat oleh satuan organisasi perkantoran pusat. Contoh susunan organisasi perkantoran dengan asas sentralisasi digambarkan sebagai berikut

Manager Umum

Manager Keuangan

Manager ADM. Perkantoran

Manager Produksi

Teknis Keuangan

T.U. Keuangan

Tata Usaha Umum

Tata Usaha Produksi

Teknis Produksi

Keterangan :

Garis Hierarki

Garis Petunjuk teknis

Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masingmasing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya, juga melaksanakan semua pekerjaan kantor. Contoh susunan organisasi dengan asas desentralisasi:

Manager Umum

Manager Keuangan

Manager ADM. Perkantoran

Manager Produksi

Teknis Keuangan

T.U. Keuangan

Tata Usaha Umum

Tata Usaha Produksi

Teknis Produksi

Keterangan :Garis Hierarki Garis Petunjuk teknis Kedua asas di atas mempunyai keuntungan dan kerugian. Keuntungan sentralisasi: - Pengawasan lebih mudah dilakukan - Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor - Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan -Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih lanjut

Sedangkan keuntungan desentralisasi: - Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masingmasing unit organisasi yang bersangkutan - Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain -Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain. Selain asas- asas dalam penyusunan pekerjaan kantor, Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, S.H. mengemukakan pula pentingnya prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam pengorganisasian pekerjaan kantor (Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, S.H, 1979: 88-91), yaitu : Setiap organisasi dan sub unit organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas, sehingga jelas pula kegiatan atau pekerjaan yang harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan tersebut. Pada secretariat wilayah kecamatan misalnya telah ditentukan tugas urusan administrasi sebagai berikut antara lain: a. Mempersiapkan penyusunan naskah laporan pemerintah wilayah kecamatan b. Melakukan urusan surat-menyurat c. Mengurus dan membayar gaji pegawai, dan lain-lain. Prinsip pembagian dan penugasan kerja yang homogin Pelbagai macam pekerjaan yang harus diselenggarakan dan diselesaikan secara berkelompok harus dipilah-pilah, dibagi, disortir, kemudian dikelompokkan dalam subunit tertentu.

Prinsip hirarkhi atau kesatuan perintah. Prinsip ini meliputi beberapa subprinsip, yaitu: span of control atau rentang kendali, delegasi secara berimbang, komunikasi dan koordinasi. Prinsip pengaturan yang jelas. Semua anggota organisasi harus mengetahui secara jelas bagaimana aturan main, sehingga dalam melaksanakan kegiatan tidak boleh semaunya berwenang.
2.3.

sendiri,

melainkan

harus

sesuai

dengan

petunjuk

pelaksanaan atau prosedur yang telah ditetapkan oleh pimpinan yang

Fungsi, Tugas dan Peranan Kantor Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi

dan catatan-catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut : - Untuk menerima keterangan. Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya - Untuk mencatat keterangan. Misalnya: catatan catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya. - Untuk menyusun keterangan. Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya - Untuk memberikan keterangan Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya - Untuk menjamin aktiva. Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya.

Fungsi kantor dalam perusahan adalah: - Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan. Misalnya produksi pabrik mendahului administrasi kantor. - Melengkapi tujuan pokok perusahaan. Adalah tidak mungkin menjlankan pabrik tanpa penyusunan upah, pembelian bahan-bahan dan sebagainya. - Mengawasi factor-faktor produksi Misalnya dengan pengawasan budgeter, pengawasan pegawai-pegawai dan keungan. Aspek-aspek manajemen perkantoran adalah aspek-aspek efisiensi kantor. Subyek ini berhubungan dengan aspek-aspek yang luas sebagai berikut: Tujuan Adalah sangat penting menilai ddan menentukan tujuan kantor atau bagian-bagian daripadanya. Organisasi Organisasi adalah penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas kepada tenaga kerja tersebut. Metode Metode atau sistem adalah urutan pelaksanaan pekerjaan dan bagaimana serta di mana pekerjaan tersebut akan dilaksanakan.

Kepegawaian Kepegawaian berhubungan dengan pengusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat dan pengeluaran (pemberhentian) mereka. Lingkungan Lingkungan meliputi gedung kantor, perkakas kantordan kondisikondisi fisik dalam gedung. Mesin dan perlengkapan. Mesin dan perlengkapan adalah semua benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu (mempermudah) pelaksanaan pekerjaan.

BAB III TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. II. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan tugas, wewenang dan tanggung jawab . III. Pertemuan : 9 X 50 3.1. Macam-macam peralatan / mesin kantor Mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang di pergunakan untuk mencatat, mangirim, mengganda dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, magnetic, atau secara kimiawi. Macamnya mesin perkantoran ini banyak sekali dan tampaknya terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Beberapa macam yang cukup umum ialah : 1. Mesin ketik (typewriter) 2. Mesin dikte (dictating machine) 3. Mesin hitung (calculating machine) 4. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)

5. Mesin pengganda warkat (ducplicator/copier) 6. Mesin komunikasi (communication equipment) Tata ruang kantor yang di susun secara baik menurut pedomanpedoman dalam Bab XI di muka akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya seragam. Tataruang itu juga akan memperlancar pelaksanaan kerja perkantoran apa pun bilamana perabotny76a memenuhi syarat-syarat sfisiensi ruang dalam bentuk yang tepet. Perabot kantor yang alam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furniture biasanuya meliputi meja tullis dengan kursinya, lamari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan warkatwarkat lainnya, maja biasa, rak, lemari besi, dan perabot lainnya semacam itu. Di Indonesia perabot kantor itu hamper seluruhnya masih di buat dari kayu, sedang di luar Negeri umumnya terbikin dari baja atau metal lainnya. Dua macam perabot kantor yang tentu di miliki dan yang paling banyak dipergunakan dalam setiap kantor adalah maja tulis (termasuk pula meja ketik) dan kursinya. Oleh karena itu hal ikhwal meja dan kursi kerja itu perlu mendapat penelaan secukupnya terutama mengenai segi-segi ukuran, bentuk, dan pertalianya dengan luas lantai yang perlu di sediakan. Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat yang berikut :
1) Dari permukaan meja sampai lantai tiak seluruhnya tertutup.

Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka. Dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai yang mamakainya tidak terasa panas. Juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya memudahkan pembersian lantai.

2) Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga apat menyilaukan mata dan pegawai yang memakainya. Permukaan itu hendaknya tidak berwarna hitam atau terlampau gelap, malainkan sebaiknya diberi warna muda dan terang. Pertentangan yang tajam antara warna meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih mudah melahkan mata dari pegawai. 3) Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan yang terlampau luas dalam prakteknya jua tidak di pergunakan untuk bekerja. Bahkan biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang mestinya di simpan dalam lemari atau pada rak sedndiri. Contoh-contoh bermacam-macam meja kantor. a. Meja tulis biasa. b. Meja tulis dengan laci ganda. c. Meja tulis yang dapat di ubah menjadi meja ketik. d. Setelah permukaan dipindahkan dan mesin ketik di munculkan. e. Meja kerja khusus dengan perlengkapan tambahan. f. Meja kerja pejabat pimpinan. Untuk mengukur maja kantor telah lajim digunakan 3 satuan hitung, yaitu lebar (width), dalam (depth)dan tinggi (height) :

Lebar

:ialah jarak yang panjang dari suatu tepi

permukaan meja ke tepi seberangnya. Apabila dilihat darit tempat duduk pegawai yang memakai meja itu, jarak ini adalah lebar meja dari arah tangan kiri ke tangan kanannya.

Dalam

:ialah jarak yang pendek dari tepi bagian depan sampai tepi bagian belakagnya.

permukaan meja

Bagian depan (front)dari sesuatu meja tulis ialah

bagian yang termasuk lingkungan tempat dudik pegawai yang memaakai meja itu.

Tinggi adanya

:ialah jarak dari permukaan meja yang di pakai syarat-syarat tertentu yang di perlukan bagi

untuk bekerja sampai ke lantai. Kecuali pelaksanaan sesuatu pekerjaan khusus, maka meja tulis untuk setiap karyawan biasanya cukuplah berukuran 120 X 70 cm. Dalam pemakaianya di kantor biasanya di sebelah kanan dan kiri meja kerja itu perlu di sediakan ruang untuk keperluan lorong lalulintas pegawai masing-masing. Elebar minimum 40 cm. Bilaman salah satu sisinya merupakan lorong utama atau kamar karja itu cukup luas, maka untuk ruang lalulintas itu dapat di sediakan 60 cm bagi setiap meja, baik hanya pada satu sisinya ataupun kedua-duanya sebelah kanan dan kiri. Sedang ruang untuk kursi tempat duduk pegawai kea rah belakang punggungnya di perlukan ruang rata-rata sepanjang 80 cm. Dengan demikian luas lantai yang perlu di sediakan untuk setiap meja kerja di kantor dapat di hitung menurut gambar di bawah ini :
40 cm

80 cm

Ukuran meja Luas lantai Diperlukan

: 120 x 70 cm : (60 + 120 + 40 cm) x (70 + 80 cm) : 3.3 m

Jadi dengan pembulatan ke atas luas lantai yang diperlukan oleh setiap meja kerja pada umumnya telah sekitar

3 12

meter persegi

bilamana masing-masing pegawai memerlukan sebuah lemari kecil atau rak dengan ukuran lebar 1 m dan dalam 1 2 m (=0.5 meter persegi), maka luas lantai yang rata-rata perlu di sediakan bagi seseorang pegawai tatausaha ialah 3.5 + 0.5 manjadi 4 meter persegi. Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas daripada seseorang pegawai biasa, yaitu 130 x 80 cm atau paling besar 150 x 50 cm. Luas lantai seluruhnya yang dapat di sediakan bagi seseorang kapala dengan senderinya di sesuaikan menurut ukuran meja itu atau luas kantornya. Anggka rata-rata yang dianggap layak bagi seorang kepala (supervisior) manurut sebuah buku pegangan ialah 100 square feet atau sama dengan 9.3 meter persegi. Pada meja kerja biasa berukuran 120 x 70 cm, sebetulnya luas ruang yang benar-benar di pakai untuk malaksanakan pekerjaan seperti misalnya membaca surat atau menulis catatan hanyalah sekitar 80 x 50 cm. Luas selebihnya merupakan ruang kosong atau tempat untuk manaruh benda-benda seperti baki surat, telepon atau peralatan lainnya. Bilamana di tenggah-tenggah meja di taruh sebuah mesin TIK, maka praktis maja itu menjadi penuh dan pegawai yang bersangkutan tidak leluasa manulis atau melaksanakan pekerjaan pekerjaan lainnya di atas meja. Untuk mengatasi masalah kesempitan ruang, ahli-ahli perabot kantor di luar Negeri menciptakan macam-macam maja yang lain bentuknya dari bentuk segi empat panjang yang tradisional. Salah satu meja model terbaru ialah meja berbentuk huruf L.Dengan luas yang sama seperti meja biasa, maja bentuk L ini dapat memberikan ruang

kerja yang lebih luas dan sekaligus dapat di pakai pada saat yang sama untuk melakukan 2 macam pekerjaan seperti umpamanya mangetik dan mengambar. Contoh perbandingan luas antara meja bentuk L dan meja biasa bentuk segi 4 yang kedua-duanya berukuran 0.84 meter persegi adalah seperti gambar ii :
120 cm

Luas meja :70x120 cm = 8400 cm Luas untuk kerja:50x80 cm = 4000 cm

tele pon

70 cm

b u k u

geles

Tempat pena
80 cm

Bak surat

50 cm

Jadi, dari gambar-gambar di atas terlihat bahwa Lengan luas yang sama.meja bentuk L lebih menguntungkan daripada meja bentuk biasa, luas yang benar-benar dapat di pakai untuk bekerja pada meja bentuk huruf L itu sebesar 0.48 meter persegi, seang pada meja yang biasa hanya 0.4 meter persegi. Selain itu bentuk L dapat menyediakan ruang untk keperluan pekerjaan lainnya dengan leluasa, misalnya pada bagian tenggahnya untuk menulis dan sisi kanannya untuk mengetik. Selanjutnya nasi ada penghematan lainnya, yaitu kerena lebar meja bentuk L hanya 110 cm apabila kedua sisinya dan bagian tempat dduduknya ditambah dengan ruang untuk lorong-lorong maka luas lantainya aalah lebih kecil daripada luas lantai meja biasa (60 + 110 + 40 + 150 cm = 3.15 m). Mengenai tingginya meja, pada umumnya dapat di terima ukuran 72 cm. Tapi untuk meja yang khusus di pergunakan untuk mengetik, tingginya harus kurang 10 cm dari tinggi yang umum itu. Dengan demikian tanggan pegawai tik itu dapat bergerak engan leluasa dan dalam posisi yang lurus ke muka sewaktu mengetik. Pedomanini juga berlaku bagi meja-meja yang di pakai untuk bekerja dengan alat-alat lainnya yang mempunyai permukaanlebih tinggi seperti misalnya mesin hitung. Selain bentuk huruf L di atas, macam-macam bentuk maja modern lainnya yang teleh di ciptakan untuk mencapai evisiensi dalam pekerjaan adalah seperti ganbar-gambar I bawah ini. Meja tergambar di atas yang agak istimewa itu misalnya dapat di pakai untuk pejabat yang bertugas menguji calon-calon pegawai atau pekerjaan semacam itu. Seteleh selesai wawancara, apabila pegawai atau calon yang di uji harus menulis sesuatu, ini dapat di lakukan pada

bagian meja yang menjulur keluar dan beradah di sebalah kanannya itu. Dengan meja biasa hal itu agak sukar di lakukan, karena kakinya terbentur pada bagian belakang meja yang biasanya tertutup atau orang yang bersangkutan harus menulis dengan badan yang membungkuk. Setiap pekerjaan yang bercorak khusus biasanya memerlukan bentuk meja tersendiri agar dapat tercapai efisiensi kerja. Misalnya seseorang pajabat yang tugasnya banyak mempergunakan gambargambar, bagian-bagian, peta-peta, atau lambaran-lambaran warkat lainnya yang lebar, apabila bekerja engan meja bentuk biasa lembaran-lembaran itu terpaksa harus di gulung dan di tarik di sisimeja atau di dalam lemari, kalau pejabat itu memerlukan sebuah gambar, mungkin ia harus mondar-mandir menuju ketempat penyimpanannya dan kemudian membuka gulungan gambar itu. Selain kegunaan yang memungkinkan kerja sama yang sangat erat an mencegah salaah seorang pegawai berjalan mondar-mandir menuju meja rekannya, maja bentuk adalah perabot kantor yang paling menghemat luas lantai. Dengan ukuan masing-masing permukaan mejannya tetap 120 x 70 cm, meja bentuk Z yang di pakai oleh 2 orang pagawai memerlukan anggota seperti tergambar di bawah ini.
40 CM 80 CM 40 CM

150 cm

280 cm

Jadi luas lantai yang di perlukan untuk 2 orang pagawai yang apabila masing-masing memakai meja biasa adalah sekitar 6 - 6 1 2 meter persegi, dengan meja bentuk Z cukup disediakan ruangan sesuai 4.2 meter persegi. Ini merupakan penghematan luas lantai sekitarn 30%. Pembagian ruang dan jangkauan gerak tanggan sewaktu bekerja dari kedua pagawai yang memakai meja kerja itu biasanya di atur sebagaimana terlukis pada gambar di bawah :

Perabot kantor lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis ialah kursinya, karena tanpa kursi tidak mungkin kerjaa ketatausahaan dapat di kerjakan. Kursi yang baik harus pula memenuhi

syarat.Menurut Prof.Ralph Barnes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat : 1) Kursi itu dapat di atur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang mamakainya. 2) Kursi itu di buat secara kokoh, sebaiknya dengan karangka dari baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu. 3) Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang akan di duduki menyerupai sael sehingga berat badan terbagi marata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tepi epan dari tempat duduk itu henaknya mempunyai bentuk yang bulat. 4) Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang tulang punggung karyawan. Contoh-contoh 4 macam kursi kantor 1) Kursi pegawai tata usaha (clerical chair)

2) Kursi sekretaris (secretarial chair)

3) Kursi konperensi/rapat (conference chair)

4) Kursi pejabat pimpinan (executive chair)

Untuk pejabat pimpinan yang banyak mambaca berbagai warkat, sebaiknya kursi kerjanya itu berlengan. Dengan demikian kedua tanggan pejabat itu mendapat penyanggah sehinggah tidak lekas letih. Tetapi untuk para pegawai tatausaha biasa, sebaiknya kursiitu tidak mempunyai lengan. Bagi pegawai yang banyak mengetik, menulisnulis atau malakukan hubungan-hubungan kian kemari, lengan kursi dapat mejdi rintangan yang akan menguranggi kelancaran pekerjaan atau kelincahan kerjanya. Contoh konkret 2 bentuk kursi pimpinan (manajer perkantoran misalnya) Kursi yang palimg memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah yang susunan tingginya an penyangga belekangnya dapat di sesuaikan untuk seseorang pegawai. Jadi kursi kantor yang dapat di

putar untuk apat mengatur tinggi rendahnya seperti tanpak pada gambar di bawah ini adalah sangat baik. Ini lebih-lebih sangat perlu untuk petugas yang bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z.

Contoh konkret 2 bentuk kursi kantor untuk bekerja pada meja bentuk L an Z .Mengenai ukuran tingginya kursi yang tepay bilamana ketinggian itu tidak dapat di atur, ini umumnya ialah 45 cm dari permukaan tempat duduk. Sebagai pedoman yang terpenting ialah bahwa pegawai yang memakai sesuatu kursi apat duduk dengan kedua kakinya menempel lantai. Kursi yang terlampau pendek juga tidak baik. Demikianlah beberapa segi yang perlu diperhatikan dalam menjediakan meja dan kursi umtuk pekerjaan di kantor.

Pertemuan IV

3.2. Perencanaan pola tindakan dasar dalam penyelesaian

.

Dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut di atas maka apatlah kini dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun menguranggi hendak di capai merupakan : 1) Cara yang paling mudah (tidak sullit akibat memakai banyak pikiran). 2) Cara yang paling ringgan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia). 3) Cara yang paling cepat (tiak lama dikarenakan memakan waktu). 4) Cara yang paling dekat (tiak jauhcaranya an menghamburkan ruang kerja). 5) Cara yang paling murah (tiak mahal akibat terlampau boros pengunaan bendanya). Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara-caranya biasanya dapat di simpulkan sesuatu asas yang dapat menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan. Demikian pula dalam bidang tatausaha ; perlulah kiranya di indahkan asas-asas tertentu agar dapat tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya. Asas-asas efisiensi bagi tatausaha itu ada 5 yaitu perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan dan pengabungan. Kesemua itu erturut-turut akan diuraikan lebih lanjut bawah ini : hasil yang

1.

Asas perencanaan. Merencenakan berarti yang mengambarkan akan di muka dalam mengenai ranggka tindakan-tindakan dilaksanakan

mencapai sesuatu tujuan. Perwujutan asas ini dalam bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikkut : a) Pedoman tentang maksud warkat Setiap warkat yang diciptakan dan di pelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat alam bidang peneranggan, hokum, administrasi, keilmuan/penelitian, pendidikan dan sejarah/dokumentasi. Bila tidak bisa di jawab untuk apa sesuattu warkat dibbuat, maka warkat itu sesunguhnya tidak perlu diciptakan. b) Pedoman tentang penetapan prosedur Lalulintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh di biarkan tumbuhsendiri, malainkan harus selalu direncanakan dan di atur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam sesuatu organisasi henaknya di himpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual). c) Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha Setiap mesin kantor hendaknya hanya di beli dan di pergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah di tetapkan. Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu,

barulah kemudian manyusun prosedur kerjanya di sekitar atau mengikuti mesin itu. d) Pedoman tentang perencanaan formulir. Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan, tau manyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat mengenai bentuknya, macam, dan bahannya.

2.

Pengembangan organisasi kantor

Dalam perkembangan dunia modern sekarang ini, aka terdapat banyak factor-faktor yang menyebabkan perubahan dan selanjutnya perubahan-perubahan tersebut akan mempengaruhi kehidupan suatu organisasi. Factor-faktro lingkungan eksternal yang dapat menyebabkan perubahan dan harus diperhatikan oleh setiap pimpinan organisasi adalah : 1. Tantangan teknologi (kemajuan dan penemuan baru bidang teknologi yang digunakan dalam proses produksi) 2. Tantangan ekonomi (perkembangan dunia usaha, pasaran tenaga kerja dan sebagainya) 3. Perkembangan keadaan politik (politik dalam negeri, peraturan perundang-undangan, hubungan luar negeri) 4. Tantangan urbanisasi) 5. Kondisi informasi). 6. Kondisi social budaya (nilai-nilai budaya bangsa gaya kehidupan modern) geografis (pertumbuhan transportasi dan demografis (pertumbuhan penduduk,

7. Kompetisi antarpesaing yang semakin ketat. Factor-faktor di atas akan mempengaruhi kehidupan organisasi dan oleh karena itu organisasi harus dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan tersebut dan mengambil langkahlangkah antisipatif guna memanfaatkan peluang dan kesempatan yang ada. Selanjutnya perubahan organisasi tersebut akan menyebabkan pula perlunya penyesuain kegiatan perkantoran. Menurut hasil studi di Amerika Serikat, hal-hal yang menyebabkan pertumbuhan kegiatan perkantoran yang makin cepat adalah : - The increased control of businessby government. - The increase in insurance and advertising activities. - The development of modern accounting techniques. - The acceptance and intenalve use of credit and installment selling. - The expansion of small enterprises to national and international oprations.(Drs. The Liang Gie, 1978 : 268) Era globalisasi yang terjadi pada decade 90-an mempunyai pengaruh yang luas terhadap seluruh kehidupan manusia, termasuk pada bidang administrasi perkantoran. Seperti dikemukakan oleh Presiden Soeharto dalam pidatonya tertanggal 9 Januari 1995 yaitu : Dewasa ini kita berada pada tahap paling awal dari suatu zaman baru. Kita akan hidup dalam suasana yang makin terbuka. Sikap kita terhadap arus keterbukaan (globalisasi) itu harus positif, mau atau tidak, suka atau tidak suka, siap atau tidak siap, kita telah masuk dalam sistem perdagangan

bebas dunia . Kita mendapat tantangan dan peluang yang terbuka di hari depan. Untuk dapat memenuhi tantangan dan peluang tersebut bangsa Indonesia harus dapat meningkatkan kemampuannya di segala bidang, terutama di bidang administrasi, baik administrasi negara maupun administrasi niaga. Di bidang administrasi negara, pemerintah harus dapat mengalihkan fungsi (shift of function) dari kebijaksanaan ekonomi yang dipimpin oleh public (negara) menjadi kebijaksanaan ekonomi yang dipimpin oleh swasta (swastanisasi). Untuk keperluan tersebut telah dikeluarkan beberapa paket deregulasi dan debirokratisasi di bidang dunia usaha dan dilaksanakan asas desentralisasi dan dekonsentrasi di bidang pemerintahan. Sedangkan di bidang administrasi niaga telah diadakan usahausaha untuk mengembangkan desain-desain administrasi niaga dengan meningkatkan berjalannya kemitraan usaha, antara golongan skala besar (konglomert), golongan ekonomi menengah dan golongan ekonomi lemah yang berasaskan kekeluargaan. Karena administrasi perkantoran dimaksudkan untuk dapat mendukung pelaksanaan operasional fungsi-fungsi pokok suatu organisasi, maka kegiatan administrasi perkantoran harus dapat menyesuaikan diri dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh fungsi-fungsi pokok organisasi yang bersangkutan. Untuk dapat mengatur penyesuaian-penyesuaian tersebut, maka hendaknya diambil langkah-langkah dalam penyempurnaan organisasi perkantoran sebagai berikut: 1. mengoptimasikan pentapan tujuan fungsional, sehingga dapat mencapai pelaksanaan tugas-tugas pelaksanaan yang semakin kompleks.

2. mengadakan antisipasi terhadap persyaratan informasi yang dibutuhkan guna menunjang pencapaian ujuan organisasi. 3. mengadakan sistem perencanaan terpadu, sehingga dapat menjalin hubungan yang serasi antara subsistem pelaksanaan operasional, tujuan. 4. melakukan peninjauan kembali secara berkala terhadap struktur organisasi untuk dapat menampung kebutuhan akan permintaan-permintaan secara baru hati-hati sesuai dalam dengan usaha perubahan lingkungan yang dihadapi. 5. mempertimbangkan otomatisasi kegiatan dalam arti memperhatikan persiapanpersiapan yang diperlukan, baik persiapan teknis maupun persiapan sumber daya manusia, yang harus diperhitungkan secara matang. 6. menyempurnakan mekanisme penilaian prestasi kerja, penentuan pengawasan. 7. melakukan administrasi 8.
Pertemuan ke V

prosedur

dan

metode

operasioanl guna menjamin kelancaran proses pencapaian

standar,

ukuran-ukuran untuk

penilaian menekan dalam

dan biaya rangka

usaha-usaha yang serendah

mungkin

menghadapi kompetisi yang semakin ketat.

3.3. Penyederhanaan kerja kantor.

Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar manjadi lebih mudah atau ringan, palaksanaan asas ini sebagai berikut : a) Pedoman tentang tata cara. Tata cara dari suatu karaja perkantoran hendaknya memiliki yang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja, yaitu caracara yang termurah. b) c) Pedoman tentang perlengkapan tata usaha. Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya di usahakan standardisasi untuk memudahkan pengadaan. d) Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan di pusatkan pada suatu bagian tatausaha yang melayani semua operatif,misalnya pekerjaan penyambungan telepon.

3.4. Standarisasi Kerja Kantor

Pekerjaan kantor harus diatur atau ditata dengan sebaikbaiknya, sebab apabila tidak, maka akan merupakan kumpulan kegiatan yang tidak teratur sehingga menyebabkan kesimpangsiuran dalam penyediaan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. Penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berakibat pada efisiensi.

Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor. Efisiensi (E) atau daya guna adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh/output (O) dengan usaha yang perlu dilakukan/input (I) dengan menggunakan sumberdaya, waktu dan ruang. Ketiganya dapat dirumuskan sebagai E= O>I. Sedangkan efektivitas atau hasil guna ialah untuk menyatakan bahwa kegisatan-kegiatan telah dilakukan dengan tepat dalam arti tujuan tercapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, tetapi dalam hasil guna tersebut belum dipertimbangkan adanya penghematan sumber daya yang telah digunakan. Dilihat dari segi usaha, maka usaha untuk melakukan suatu pekerjaan itu meliputi 5 unsur, yaitu : pikiran, tenaga, waktu, ruang dan material termasuk uang. Dengan demikian dapat dirumuskan secara konkret, bahwa sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan, dengan: cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak cara yang paling murah (tidak terlalu banyak cara yang paling murah (hemat dan tidak boros

menggunakan pikiran) menggunakan tenaga) memerlukan waktu) menggunakan ruang) dalam penggunaan material termasuk uang).

Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimal dengan cara yang paling mudah, paling ringan, paling cepat, paling dekat dan paling murah, atau dengan perkataan lain dengan pemberian pengoorbanan yang minimal. Dalam pencapaian efisiensi diperlukan asas-asas, yaitu: 1. Asas Perencanaan Perencanaan, berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbanganpertimbangan yang sebaik-baiknya. Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas, pedoman tentang prosedur atau tata kerja, pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan penggunaannya, pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir. 2. Asas Penghematan Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara berlebihan, sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya, pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat, pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor, pedoman tentang perhitungan formulir dan lain-lain. 3. Asas Penyederhanaan Asas ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah, praktis dan cepat. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan

penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak (time and motion study) dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja (organization and method). Dalam pernelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi. 4. Penghapusan Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan. 5. Penggabungan Asas ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien. Produktivitas kerja merupakan hubungan antara keluaran dalam bentuk barang atau jasa dengan masukan, baik sumber daya manusia maupun non-manusia, yang digunakan dalam proses produksi. Hubungan ini dinyatakan dengan perbandingan antara output dengan input. John Kendrick dalam bukunya An Introduction to thee dynamic of productivity charge , mengatakan : Productivity is the relationship between output of goods and services and the input of resources, human and nonhuman, used in the productive process. That relationship is usually expressed in ratio from O and I(Kendrick, 1977 : 1). Lebih lanjut Kusriyanto dalam bukunya: Meningkatkan Produktivitas Kerja mengatakan bahwa peningkatan produktivitas pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 bentuk, yaitu :

1. Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah yang sama 2. Pengurangan sedikit sumber daya sekadarnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar. 3. Pengguanaan jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar. 4. Penggunaan sumber daya yang lebih besar jumlahnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar lagi. (Kusriyanto, 1991 : 3) Dengan demikian maka usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja tersebut dilakukan melalui peningkatan efisiensi, dalam arti melakukan penghematan terhadap sumber daya. Dengan diusahakan efisiensi maka akan meningkatkan produktivitas kerja karena hubungan antara output dengan input akan menjadi lebih baik lagi. Sebaliknya peningkatan produktivitas belum tentu menyebabkan peningkatan efisiensi karena peningkatan produktivitas dapat juga dilakukan dengan penambahan penggunaan sumber daya yang tidak dibarengi dengan penghematan.

3.5. Penyusunan Pedoman kerja Kantor

Dalam organisasi yang ruang lingkupnya kecil, dimana

hubungan atau komunikasi bersifat akrab dan informal, maka komunikasi lisan adalah yang senantiasa dilakukan karena dapat dilakukan sewaktu-waktu. Seperti apa yang dikemukakan opleh Richard F. Neuschel dalam bukunya: Management by system sebagai berikut : The small,

close knit organization may be able to rely on oral communication. But the large far-flung enterprise can on more be managed effectively without written.--- The from in which instruction are recorded may very from simple memorandums or bulletins to highly formalized policy and procedure manuals (Richard F. Neuschel, 1960 : 323). Memang dalam organisasi-organisasi yang besar, baik organisasi pemerintah maupun non-pemerintah, antara pejabat yang satu dengan pejabat yang lain, ataupun antara atasan dengan bawahan, tidak selalu dapat bertemu sehari-hari atau hubungan langsung. Dalam keadaan yang demikian maka cara atau sarana komunikasi tertulis dan bersifat relatif tetap sangat mutlak diperlukan. Hal tersebut dapat dilakukan dengan instruksi-instruksi atau petunjukpetunjuk tertulis, antara lain dengan pembuatan buku pedoman pegawai atau buku pedoman kerja (manual). Dengan adanya buku pedoman pegawai atau manual trsebut, maka para petugas dapat mengetahui penilaian apa yang dituntut dari petugas Di lain tersebut pihak dalam dengan melaksanakan tugas pekerjaannya dan dijadikan acuan pula atas hasil pelaksanaan tugasnya. perkembangan organisasi dan faktor-faktor lingkungan yang berubah maka buku pedoman pegawai tersebut harus diadakan peninjauan kembali dari waktu ke waktu, sehingga memerlukan penyesuaian dengan perubahan yng terjadi. Dalam materi pokok ini akan diuraikan tentang pengertian dan fungsi buku pedoman pegawai, manfaat buku pedoman pegawai, macam-macam buku pedoman pegawai dan cara penyusunan buku pedoman pegawai.

Secara umum setelah mempelajari bagian ini, anda diharapkan mampu memahami dan menguraikan tentang pengertian, fungsi, manfaat, macam-macam buku pedoman pegawai, serta cara penyusunan buku pegawai.

Secara khusus setelah mempelajari materi pokok ini, anda dapat menjelaskan secara tepat tentang : a. pegawai. b. c. d. e. pegawai. f. Kendala yang dihadapi dalam penggunaan buku pedoman pegawai. Pengertian dan fungsi buku pedoman pegawai. Manfaat buku pedoman pegawai. Jenis atau macam-macam buku pedoman pegawai. Prinsip-prinsip dalan penyusunan buku pedoman Latar belakang diperlukannya buku pedoman

BAB IV TATA RUANG KANTOR I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. II. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan tata ruang kantor III. Pertemuan : 6 X 50 Dalam melaksanakan tatausaha, suatu factor panting yang turut menentukan kelancaran ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor engan sebaik-baiknya. Pennyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tataruang perkantoran.

Untuk memperjelas pengertian tataruang perkantoran itu dapatlah di kutipkan 2 perumusan yang berikut :
1) Ofice layaut may be defined as the arrangement of furniture

and equipment within available floor space. (tataruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan an alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia.)
2) Office layaut is the determination of the space leguere ments

and of the detailed utilizations of this sapace in order to provide a practical arrangement of the physical factor considered necessary for the execution of the office work within reasonable costs. (Tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang pengunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang paraktis dari factor-faktor fisik yang di anggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak,) Di Indonesia tataruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian dari instansi-instasi pemerintah dan perusahaan-perusahaan swasta. Misalnya sering terlihat bahwa suatu instansi atau pejabat yang banyak malayani public ditaruh di belakang. Di bawah ini adalah gambar-gambar yang menunjukan perbandingan antara tataruang yang baik dan yang buruk.

Gambar-gambar di atas menunjukan suatu seksi perusahan yang bertgas membuat perhitunggan, misalnya saja membuat faktur. Proses pembuatan faktur itu dimulai dengan diterimanya daftar pesanan dari seksi lain. Kapala seksi petugas membuat catatancatatan mengenai harganya, potongan yang harus di berikan, asuransi tambahan biaya pengiriman, atau bpertangungan. Lalu diteruskan kepada juru hitung untuk di hitung, kemudian diteruskan kapada juru periksa, kemudian diteruskan kapada juru tulis untuk di ketik. Akhirnya, setelah di teliti lagi oleh juru periksa dan kapalanya, barulah ddi teruskan kapada juru arsip untuk di kirimkan keseksi lain, sedang salinannya di simpan dalam lemari arsip. Pada gambar kiri, karena tataruang tidak di rencanakan sebaik-baiknya, maka warkat itu harus mandar mandir secara tidak efisien. Tiap pegawai harus berdiri dari tempat duduknya an mengantarkannya kapada pegawai berikutnya. Ini membuang waktu an tenaga yang sebetulnya tidak perlu. Bahkan proses pekerjaan itu dapat agak disderhanakan, yaitu daftar pesanan langsung si terima oleh kepala tidak lagi melalui juru arsip. Kemudian setelah factor itu selesai tidak perlu di bawah keatas meja si kapala untuk di periksa lagi.

Jadi tataruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Paa pokoknya akan di peroleh keuntungan-keuntungan yang berikut : 1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. 2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu apat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. 4) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu di capai. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknya di penuhi dalam setiap tataruang kantor yang baik. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu itu ialah : 1. Pekerjaan dalam kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. 2. Rangkaian aktivitas tatausaha apat mengalir secara lancer. 3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan. 4. Kesehatan terpelihara. 5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. 6. Pihak luar yang mengunjunggi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu. 7. susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. dan kepuasan bekerja para pegawai dapat

Dua ahli inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi sesuatu kantor ialah : a) legal requirements to be fullfils ; b) space to be used to the greatest advantage ; c) services to be available where needed :power, telephones etc ; d) good working conditions to be provided for everyone ; e) supervision to be able to see the ataff at work ; f) sense of belonging and loyalty to the working group fostered ; g) communication and work flow facilitated ; h) movement of clerk betwendesks and filling are made easy ; i) noisy and distracting operations segregated ; j) mutual interverence between clerks avoided ; k) privacy and sycuuryty provided where necessary ; a) b) c) d) e) f) g) persyaratan peraturan, perundang-undangan di penuhi ; ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar ; pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan :tenaga listrik, telepon, dan lain-lain ; persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja ; rasa kesatuan dan kesetiaan terhaap kelompok karja di pelihara ; komunikasidan arus kerja diperlancar ; h) lalulalang para tata usaha di antara meja-meja dan lemarilemari arsip di permudah ;

i) j) k) perlu ;

pelaksanaan kerja yang gaduh dan menganggu perhatian di pisahkan ; saling menganggu di antara para juru tatausaha dihinarkan ; kebebasan diri dan keamanan di usahakan sepanjang

seorang ahli tataruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuaian sepenuhnya dapatlah beberapa di antaeanya di jadikan dasar bagi tataruang perkantoran. Beberapa asas itu ialah : a. Asas mengenai jarak terpendek. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin. b. Asas mengenai rangkaian kerja. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tataruang yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan

urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat di taeruh berderet deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaannya. c. Asas mengenai pengunaan segenap ruang. Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. d. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat di ubah atau di susun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar. Demikianlah beberapa asa yang harus dijadikan pedoman kalau hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk karja perkantoran. Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor, hendaknya harus diketahui hubungan satua yang melaksanakan tatausaha itu engan satuan-satuan lainnya. Demikian pula henaknya diperhatikan sifat pekerjaanitu. Ini perlu untuk itu ada beberapa pedoman sebagai berikut : 1. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani public henaknya ditaruh di tempat yang mudah di atanggi orang-orang luar itu tanpa menganggu satuan-satuan lainnya. Satuan-satuan yang demikian itu pada perusahaan misalnya kas yang harus malakukan atau menerima pembayaran-pembayaran ; pada dinas pemerintah misalnya suatu bagian yang mengurus perizinan, tempat yang mudah

diatnggi biasanya diruangan terdepan geung yang bersangkutan. Kalau penempatan di ruang depan tiak mungkin hedaknya dibuatkan papan penunjuk yang akan membawa public ke bagian itu, 2. satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokan pada satu tempat, terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. Dengan demikian kelancaran pekerjaan dan jarak terpendek dapat terjamin, bagi public hal ini juga merupakan pelayanan yang baik, karena mereka tak usah monar mandir atau naik turun tangga kalau harus pergi daei satu bagian lain. 3. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketata usahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tenggah-tenggah, sehingga satuan-satuan lainnya dapar mudah menghubunginya. 4. Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gauh, misalnya sebuah percetakan henaknya di jauhkan dari satuan-satuan lainnya, lebih-lebih satun yang banyak menjalankan pekerjaan otak, misalnya bagian perencanaan. Pedoman tersebut di ats alam penerapannya kadang-kadang nampaknya saling bertentangan, mialnya saja suatu seksi reproduksi yang merupakan satuan pusat harus ditempatkan di tengah-tengah, padahal seksi itu bekerja dengan mesin-mesin yang membuat suara gaduh

BAB V KOMUNIKSI KANTOR I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. II. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan tugas, wewenang dan tanggung jawab . III. Pertemuan : 6 X 50 5.1. Pengertian jenis dan asas komunikasi kantor Dalam pegertianya yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Alam komunikasi itu sekaligus tercangkup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang kedalam pikiran

orang lain sehingga tercapai pengetian yang di tentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan. Dalam garis basarnya komunikasi itu meliputu unsure-unsur sebagai berikut : 1) Pengirim warta (komunikator) 2) Warta, keterangan atau buah pikiran 3) Alat atau sarana untuk mencapai warta 4) Isyarat yang di pancarkan oleh alat yang bersangkutan. 5) Penerima warta (comunicatee). a) Komunikasi intern. Sebagian besar kegiatan kantor tata usaha dalam suatu organisasi terdiri dari mengadakan hubungan-hubungan dalam lingkungan sendiri disebut komunikasi intern. Komunikasi dapat di bedakan dalam 2 macam : 1) Hubungan tegak (vertical) 2) Hubungan datar (horizontal) Menurut Charley broaded pada umumnya perintah lisan hanya baik di pergunakan apabila : 1. Tugas sederhana. 2. Pernah di jalankan. 3. Dalam waktu yang singkat. 4. Kekeliruan tidak mempunyai akibat besar. 5. Dalam keadaan darurat. Menurut Broaded pula hal-hal yang mengharuskan suatu perintah tertulis apabila : 1. Tugas yang di perintah kan akan berlangsung satu bagian ke bagian lain. 2. Bersifat ruet dan terperinci. 3. Perintah di kerjakan di tempat lain.

4. Berulang-ulang gagal melaksanakan perintah yang diberikan. 5. Kekeliruan mempunyai akibat besar. b) Menurut hasil-hasil penelaahan dari linguistic modern dewasa ini, ternyata bahasa mempunyai sifat dasar sebagai berikut : 1. Semua bahasa merupakan system-sistem persepakatan manusia dan bukan system-sistem dari kaedah kealaman. 2. 3. 4. Setiap bahasa bersifat khas dalam lafal, tata Semua bahasa bersifat dinamis dan perubahannya Ketepatan hanya dapat didasarkan pada kelaziman bahasa, dan kosa katanya. adalah wajar. dari cara pemakaian dan semua cara pemakaian bersifat relative. 5.2. Media Komunikasi Kantor a. Pesawat Telpon Telepon merupakan kebutuhan utama di dalam kegiatan komunikasi lisan di kantor. Komunikasi melalui telpon merupakan sebuiah kesempatan untuk membina dan meningkatkan jalinan komunikasi yang dapat saling menguntungkan. Kesempatan berkomunikasi melalui telpon dapat digunakan untuk menjelaskan, mengkonfirmasikan bahkan meluruskan berita-berita atau segala sesuatu yang berhubungan dengan kantor.

Dalam bertelepon terdapat etika. Etika bertelepon dapat berdampak secara signifikan terhadap citra organisasi untuk memuaskan dan menjaga relasi. Etika dimaksud antara lain : a) b) b. Persiapan sebelum bertelepon Persiapkan nomor telepon yang dituju Persiapkan pokok-pokok pembicaraan Persiapkan alat tulis untuk mencatat Pada saat bertelepon Ucapkan salam, ssebutkan identitas kantor anda Tawarkan bantuan (jika telepon masuk) Bicaralah sesuai dengan pokok-pokok Pilih kata-kata dan gunakan intonasi dan Percaya diri dan santun Kembangkan kecerdasan emosi untuk Akhiri telepon dengan mengucapkan salam Letakkan telepon pada tempatnya dengan baik. Presentasi Menyampaikan gagasan melalui presentasi saat ini sudah merupakan bagian dari tugas karyawan kantor terutama para eksekutifnya. Keterampilan yang tinggi dalam hal ini akan menjadi modal bagi seseorang yang sedang meniti jalur karirnya. Presentasi merupakan media komunikasi lisan untuk menyampaikan pikiran, ide-ide atau keterangan mengenai apa

pembicaraan kejelasan suara

menghasilkan komunikasi yang baik

saja yang

menjadi

tanggung

jawab

seseorang kesempatan

baik

itu

merupakan barang ataupun jasa. Presentasi menunjukkan memberikan juga merupakan karena dapat dinilai untuk jauh ia kemampuan, presentasi dari cara seseorang

seberapa

menguasai bidang atau permasalahan yang dikelola. Agar presentasi mencapai sasaran yang diinginkan maka yang efektif maksimalkan bahasa tubuh untuk hasil komunikasi yang baik (postur, kontak mata, ekspresi wajah, gerak tubuh) kembangkan kecerdasan emosional berkomunikasi dengan penuh empati komunikasi dalam segala situasi kenali diri sebelum mengenali orang lain identifikasi dan atasi hambatan untuk komunikasi

Disamping itu perlu diperhatikan persuasif. penguasaan materi presentasi pahami cara kerja alat bantu yang digunakan jaga penampilan dan tata cara berbusana penggunaan prinsip logis, argumentatif dan

BAB VI PRODUK- PRODUK KANTOR I. Standar Kompotensi 1.1. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. II. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan produk-produk kantor

III. Pertemuan : 12 X 50 6.1. Jenis, Bentuk Dan Prosedur Pengaturan Surat Penulisan surat dalam suatu prusahaan adalah penting, karena: a. Surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik (goodwill) terhadap perusahaan). b. Biaya surat mungkin mahal. Unsur-unsur penulisan surat adalah : a. Gaji Gaji pegawai yang memberi perintah, pengetik, pegawai arsip, pesuruh, dan sebagainya. b. Alat tulis menulis Amplop, karbon dan sebagainya. c. Perlengkapan Mesin tik, pita, dan sebagainya.
d. Perangko dan tenaga kerja untuk memberi cap atau perangko

e. Pemborosan Alat tulis menulis yang rusak, materai-materai yang hilang dan sebagainya. f. Biaya tambahan Sewa, penerangan, pajak, asuransi, dan sebagainya. Tugas seorang manajer kantor adalah berusaha agar surat-surat yang diperlukan ditulis dengan baik dan mencegah adanya penulisan surat-surat yang tidak perlu.

Penulisan surat adalah sulit mengawasinya, karena banyak pegawai kantor dalam bagian-bagian yang berlainan mengirim suratsurat secara tidak teraratur. Metode pengawasan surat adalah sebagai berikut: a. Kepala bagian menandatangani semua surat yang keluar (suatu metode yang sangat populer) b. Menggunakan buku pedoman surat-menyurat yang diberikan kepada para pegawai (jarang) c. Mengadakan konperensi secara berkala (misalnya sekali sebulan) untuk membahas surat-surat yang yang dikirim keluar dan untuk mengajukan saran-saran perbaikan. d. Menggunakan surat isian Metode menjawab surat adalah sebagai berikut : a. Mendikte seorang penulis cepat atau mesin dikte (dictating machine). b. Mendikte beebrapa paragrap dan menggunakan paragrapparagrap isian untuk sisanya. c. Menggunakan surat isian yang kengkap. d. Menyusun naskah surat secara tertulis dan meyerahkan naskah tersebut kepada seorang pengetik (metode ini hanya digunakan untuk masalah-masalah yang penting atau surat-menyurat yang bersifat rahasia). e. Mencatat dengan cepat inti jawaban dan menyuruh seorang sekretaris pribadi untuk menyusun surat.

f. Memberikan surat kepada seorang sekretaris pribadi untuk menyelesaikannya. g. Menulis jawaban pada bagian bawah tiap surat yang masuk dan mengirimkan fotokopinya. Pengujian surat perusahaan adalah apakah surat tersebut

menyatakan dengan jelas apa yang harus dikatakan, sehingga surat tersebut dapat dimengerti (pengujian komunikasi adalah pengertian) dan diambil tindakan yang menguntungkan. Faktorfaktor yang perlu diperhatikan apabila menulis surat adalah bahwa surat tersebut harus: a. Pendek Menggunakan kata-kata dan kalimat-kalimat yang singkat. b. Sopan Tidak terlalu bebas, ini merupakan suatu pertanda kemauan baik (goodwill). c. Jujur Tidak terlalu banyak tambahan. d. Positif Tidak merugikan e. Bijaksana Tidak menyinggung perasaan si penerima surat. Contoh: Surat harus ditulis dengan gaya bahasa yang diinginkan oleh majikan, misalnya pergunakan kata-kata Kami berterima kasih atas surat-surat Saudara .. atau Panitia telah memutuskan bahwa ...

Surat

isian

adalah

surat

yang

distandarisasikan

yang

dipergunakan oleh perusahaan untuk menjawab semua surat menyurat yang sifatnya sama dan berulang serta untuk memberikan keterangan yang sama kepada semua koresponden. Contoh : Surat pungutan hutang, berita penerimaan keberatan atau lamaran pekerjaan, berita penerimaan pesanan, permohonan untuk penyerahan barang dan sebagainya. Prosedur membuat surat isian adalah sebagai berikut : a. Selama beberapa minggu membuat salinan tambahan dari semua surat yang keluar. b. Pada akhir periode pilihlah (sortirlah) surat-surat menurut perihalnya. c. Tentukan macam-macam surat yang paling sering ditulis dan paragrap-paragrap yang paling sering digunakan. d. Pilih jawaban yang paling baik atas masing-masing surat dan apabila mungkin adakan perbaikan. e. Standarisasikan dan golongkan jawaban-jawaban tersebut dalam surat-surat isian atau dalam paragrap-paragrap isian. f. Ulangi prosedur tersebut tiap 12 bulan agar tetap up-to-date (modern). Keuntungan surat isian adalah : a. Surat isian menjamin praktek yang sama (uniform) dalam penulisan surat.

b. Surat isian menghemat waktu, baik waktu dari orang yang mendikte (memerintah) maupun waktu dari pengetik. c. Surat isian membantu dalam menjawab surat-menyurat dengan cepat. Kerugian surat isian adalah : a. Surat isian tidak simpatik bagi masalah-masalah perorangan. b. Gaya bahasa surat mungkin muluk-muluk. c. Surat tercetak tidak begitu banyak memperoleh perhatian dari pihak yang menerimanya seperti surat pribadi yang diketik. d. Surat isian cepat menjadi out-of-date (ketinggalan zaman). Lamaran pekerjaan harus: a. Asli dalam gaya bahasanya. b. Singkat dan ringkas c. Menjawab semua hal yang disebut dalam adpertensi. d. Mempunyai urutan yang logis. e. Memuat sekurang-kurangnya rincian-rincian mengenai usia, keadaan keluarga, pendidikan, kecakapan, dan pengalaman. f. Memuat nama penulis yang ditulis dalam huruf besarpada akhir surat. Biaya surat-menyurat dapat ditekan dengan menggunakan: a. Surat isian (menghemat waktu dari orang yang mendikte) b. Mesin dikte (menghemat waktu dari pengetik) c. Mesin tik otomatis (untuk membuat surat-surat isian) d. Mesin pembubuh perangko (menghemat tenaga untuk membubuhi perangko).

e. Telpon sebagai pengganti menulis surat.

6.2.

Tujuan, Jenis laporan, fungsi dan sistematika

penyusunan laporan. Menurut pengertian umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil rangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam mencari keterangan dapat berupa : a. Pengamatan. b. Penyelidikan. c. Studi. Secara terperinci laporan pada pokoknya mempunya berbagai peranan sebagai berikut : a. Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan, dapat memberikan gambaran menyeluruh mengenai perkembangan organisasi. b. Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi , dapat menunjukan sesuatu yang perlu di sempurnakan. c. Bagi pimpinan dapat menyediakan data untuk pembuatan keputusan. d. Bagi petugas organisasi dapat menjadi sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting. Laporan merupakan suatu dokumen yang menyajiakn keterangan mengenai suatu hal tertentu kepada suatu pimpinan organisasi. Ciri-ciri yang membedakan laporan dan naskah tulisan lainnya adalah : a. Mengandung semua fakta yang bertalian.

b. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang di buat berdasarkan fakta-fakta yang di ungkapkan. c. Mempunyai suatu bentuk yang tersendiri. d. Mengandung gaya tulis yang serasi. e. Menampilkan tatawajah yang penuh kesungguhan. Laporan yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Kecermatan b. Ketepatan waktu. c. Kemadaian d. Kesederhanaan e. Kejelasan. Suatu hal yang umum yang harus ada pada suatu naskah tertulis adalah judul. Judul adalah frasa/kalimat yang dijadikan kepala suatu naskah sebagai namanya untuk menjadi petunjuk bagi pembaca naskah itu. Setiap laporan yang di buat harus mempunyai tujuan tertentu , yaitu kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian informasi dengan kesimpulan mengenai suatu hal tertentu dalam suatu hal. Sebuah asas yang di kemukakan untuk penulisan laporan ialah relevansi dalam pengertian bahwa suatu laporan harus di hentikan bilamana tidak lagi mencapai tujuan yang di tentukan. Berikut adalah contoh kerangka laporan:
Judul : LAPORAN TENTANG RENCANA PERLUASAN GUDANG UNTUK MENAMPUNG PENINGKATAN USAHA DALAM TAHUN DAPAN.

A. Pengantar. Dalam bagian ini diuraikan misalnya : 1. Perluasan aktifitas produksi yang akan dilakukan tahun depan. 2. Masalah kekurangan gudang yang akan ddihadapi. 3. Tujuan perluasan gudang. 4. Kerangka acuan pimpinan perusahaan. 5. Tata langkah penyusunan laporan. B. Ringkasan. Dalam bagian ini disimpulkan bagaimana masalah kekurangan tempat penyimpanan barang di atasnya dan rekomendasi secara singkat mengebai pembelian tanah dan pembangunan gedung. C. Batang tubuh Pada batang tubuh laporan ini disajikan secara logis dan sistimatis semua butir informasi yang dibagi dalam paragraphparagrap, misalnya sebagi berikut : 1. Lokasi tanah yang dipilih dan berbagai alasan pertimbangan sesuai dengan kerangka acuan yakni : a. Alam jarak 2 km dari stasiun kereta api barang. b. Letak strategis yang dapat di capai dari 3 arah. c. Dua lipat lebih dari gudang yang telah di miliki. d. Rencana kasar gudang baru yang dapat dibangun e. Pengeluaran jumlah perkiraan biaya yang dalam batas dana yang tersedia f. Berbagai kemingkinan manfaat lainnya yang dapat diperoleh 2. perincian harga tanah dan biaya bangunan

3. tata cara pemindahan hak tanah dari para pemiliknya kepada perusahaan 4. rencana tata kota, perijinan bangunan, dan ketentuan peraturan lainnya yang ada 5. satu dua kesulitan yang masih perlu diatasi (misalnya masalah selokan untuk pembuangan air di musim hujan atau penyambungan pipa air leding) D. Penutup Dalam bagian ini diajukan secara lengkap yang terperinci seluruh kesimpulan dan saran tentang misalnya prosedur pembelian tanah, rencana pembangunan gedung, jadwal penyelesaian, petugas yang baru menangani, dan keputusan/tindakan lainnya yang harus diambil oleh pimpinan organisasi. E. Lampiran Semua fotokopi dokumen yang bertalian dengan kesimpulan dan saran perlu dilampirkan.

BAHAN AJAR
MATA KULIAH MANAJEMEN ORGANISASI KANTOR DISUSUN

O L E H

IRWAN YANTU, S.Pd NIP. 132 304 065

JURUSAN EKONOMI DAN MANAJEMEN

FAKULTAS ILMU SOSIAL

UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO TAHUN 2006