P. 1
Bahan Ajar Manajemen Organisasi Kantor

Bahan Ajar Manajemen Organisasi Kantor

|Views: 788|Likes:
Published by Djuragan Kambuse

More info:

Published by: Djuragan Kambuse on Jan 01, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/06/2012

pdf

text

original

Sections

  • 1.1.Pengertian Administrasi
  • 1.2.Hubungan antara Administrasi, Managemen dan Managemen Perkantoran
  • 2.1. Sumber daya dalam perkantoran
  • 2.2.Jenis kegiatan dan pekerjan kantor
  • 3.1. Macam-macam peralatan / mesin kantor
  • 3.2. Perencanaan pola tindakan dasar dalam penyelesaian
  • 3.4. Standarisasi Kerja Kantor
  • 4. Penghapusan
  • 5.1.Pengertian jenis dan asas komunikasi kantor
  • 5.2.Media Komunikasi Kantor a.Pesawat Telpon
  • 6.1. Jenis, Bentuk Dan Prosedur Pengaturan Surat

BAB I MANAJEMEN PERKANTORAN DAN KEDUDUKANNYA DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN I. Standar Kompotensi 1.1.

Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. 1.2. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. II. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan kedudukanya dalam organisasi. III. Pertemuan : 3 X 50 1.1. Pengertian Administrasi Sebelum membicarakan arti managemen, akan di bicarakan terlebih dahulu arti administrasi, sebab kata administrasi dan managemen mempunyai pengertian yang saling kait mengait satu sama lain. Jelasnya mempelajari ilmu managemen berarti mempelajari ilmu administrasi, demikian pula mempelajari ilmu administrasi terkait pula untuk mempelajari ilmu managemen. Apakah arti dari administrasi itu?

Administrasi dapat dibedakan dalam 2 pengertian yaitu: Administrasi dalam arti sempit, yaitu dari kata Administratie (Bahasa Belanda), yang meliputi kegiatan: catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Jadi Tata Usaha adalah bagian kecil kegiatan dari pada administrasi yang akan di pelajari. Administrasi dalam arti luas dari kata Administration (Bahasa Inggris) Dibawah ini akan di kemukakan beberapa pendapat, arti atau definisi dari pada administrasi dalam arti luas, yaitu: Menurut Leonard D. White, dalam bukunya: Introduction to the study of public administration, memberkan definisi sebagai berikut: “Administ ration is a process common to all group effort, public or private, civil or military, large scale or small scale….etc.” Administarasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil….dan sebaginya. H.A. Simon dan kawan-kawan, dalam bukunya: Public administration, memberikan definisi sebagai berikut: “ Administration as the activities of groups cooperating to accomplish goals” (Administrasi sebagai kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerja sama untuk menyelesaiakan tujuan bersama) William H. Newman, dalam bukunya: Administrative Action mengemukakan: “Administration has been defined as the guidance, leadership and control of the effort of a group of individuals towards some common goal.” (Administrasi di definisikan sebagai bimbingan,

kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama. Setelah mengetahui beberapa definisi administrasi, maka cirri-ciri administrasi tersebut diatas dapat di golongkan atas: Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri atas 2 orang atau lebih; Adanya kerja sama dari kelompok tersebut; Adanya kegiatan/proses/usaha; Adanya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan; Adanya tujuan.
1. Pengertian manajemen perkantoran

Dalam sumber-sumber bacaan berbahasa inggris yang terbit di amerika serikat maupun inggris raya istilah office management (manajemen perkantoran) dipakai silih ganti engan arti yang sama.perkataan administrasi dan manajemen umumnya di anggap sebagai kata-kata sepadan. Hal itu misalnya di tegaskan oleh salah satu terbitan perserikatan bangsa-bangsa sebagai berikut : “The terms administration and Managenent are more being used synonymously. While the term administration has ben applied more to the conduct of public affairs and the term Management more to that of business enterprise, there has been a tendency inb recent time for management to be used to a greter degree in public affairs. This is probabali because of the in creasing amplication of business management practices in the field of public administration.” (istilah-istilah administrasi dan manajemen makin lama makin banyak di pakai secara searti. Walaupun istilah Administrasi teleh di terapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan Negara dan

istilah manajemen lebih banyak bagi urusan-urusan perusahaan, pada waaktu akhir-akhir ini trerdapat kecendurungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang telah luas bagi urusan-urusan Negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek-praktek manajemen perusahan yang Administrasi Negara.) Dengan mengkikuti kalaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan istilah office administrasi dengan office management yang kini perlu di terangkan sejelas munkin ialah berbagai definisi office management oleh para ahli, sekedar sebagai contoh saja dapat di kutipkan di bawah ini : Perumusan W.H.Evans. “For our purposes, we way define office Admministratin at the function which involves the management and direction of all phases of the business operation which impinge upon data processing, comunikation, and organisation memory.” (Bagi maksud-maksud kita, kita dapat mengdefinisikan Administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi dan ingatan organisasi.) Perumusan Arthur Grager. “Office management is the function of administering the comunication and record services of and organization.” (Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelengaraan terhadap komunikasi dan pelayawnan warkat dari suatu organisasi.) semakin meninggkat di bidang

bilamana an di manapun pekerjaan itu harus di lakukan. “Office management as a function. whenever and wherever that work is to be done.) Perumusan John Neuner dan Benjamin Haynes. it will be considered to encompass to the management of office work wherever and by whomever performed” (Istilah manajemen perkantoran akan ddi pakai dalam arti luas demikian itu di alam buku ini. is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work. ini akan di angap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran di manapun dan oleh siapapun dilakukan.) Perumusan littlefield dan Peterson. “For this reason office management covers a narrower fild than the term “management” generally implies. ”the term office management will bee used in such a a broade sence in thes book .Perumusan William Leffingwell dan Edwin Robinson.” (Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencangkup bidang yang lebih sempit dari pada yang umumnya di kandung oleh istilah ”manajemen” manajemen perkantoran untuk bsebagian besar berkenaan engan pengawasan perkantoran.office management concerning it self to a large extent with office superfision.) .” (manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemenn yang berkenan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien.

controlling. not onli the generally accepted office service functions. bat also the areas fo fungtional control and administrative direction of most clerical and paperwork. “office management is the over all direction of clerical activitas as distinguished from such activities bas transportasion. and organizing. and actuating those performing it so as to achieve the . kapabrikan. manufacturing. pergudangan. warehaosing . dan penjualan.Perumusan Hal Nourse “it seems to me that office management in the broeder senseminght embrace.) Perumusan George Terry.) Perumusan William Spriegel dan Ernest Davies. malainkan juga bidang-biang fungsional administrative terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tullis.” (manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti yang lebih luas dapat mencangkup mangenai tidak control hanya fungsi-fungsi dan pelayanan pengarahan perkantoran yang teleh di terima pada umumnya. “Office management can be defined as the planning.and sales. Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and sufervision of office work.” (Manajemen perkantoran adalah pengarahan penyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana di bedakan dari aktivitas-aktivits seperti pengangkutan.

Dalam hubungannya dengan pross pengambilan keputusan(decision making process) yang mempunyai tanggung jawab dalam pengambilan keputusan ialah kepala/pemimpin. and retention. Hubungan antara Administrasi.) 1. if of permanent value.predetermined objective. Dalam hal ini perlu dipertimbangkan sejauh manakah . perusahan ari sejak dan penciptaannya usang. It deals with the life cycle of business information and data from their creation through their maintenance. dapat disimpulkan bahwa administrasi terdiri atas organisasi dan managemen. Oleh karena itu dikatakan bahwa inti daripada kepemimpinan ialah pengambilan keputusan. Managemen dan Managemen memulai penyebaran penyimpanannya kalau memilikki nilai tetap atau pemusnaannya kalau Perkantoran Berdasarkan teori Ordway Tead dan Dalton Mc.2. Selanjutnya dalam proses pengambilan keputusan oleh pimpinan yang perlu di pertimbangkan ialah hubungan antar manusia(human relation). distribution. sebagai staf pimpinan. terutama hubungan antara pimpinan dan bawahan. or destruction if absolute. Farland.” (Manajemen perkantoran dapat di definisikan sebagai perencanaan. serta pengerakan mereka yang melaksanakanya agar mencapai tujuantujuan yang telah di tentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan pemeliharaan. Apabila mempelajari teori Dimock & Koenig. pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. inti dari managemen ilah kepemimpinan (leadership the key to managemen).

bantuan dari pihak bawahan (staf) kepada pimpinan dalam proses pengambilan keputusan itu. Kepemimpinan. Jelaslah bahwa hubungan antar manusia (human relation) dalam proses pengambilan keputusan sangat penting. Pengambilan Keputusan dan Hubungan antar manusia. Dalam Bagan dibawah ini digambarkan hubungan antara: Administrasi. Managemen. Oleh karena itu dikatakan bahwa inti daripada pengambilan keputusan ialah hubungan antar manusia (human relation). 2 3 4 5 6 Keterangan: Administrasi Organisasi Managemen Kepemimpinan Pengambilan Keputusan Hubungan antar manusia . organisasi.

bimbingan kegiatan dari suatu organisasi dalam merealisasikan tujuan yang telah ditetapkan ……dan sebagainya. Pendapat yang membedakan arti administrasi dengan managemen adalah Ordway Tead. jelasjelas tidak membedakan antara administrasi dan managemen. Hal ini dikemukakan oleh Mc. Newman dalam bukunya Administrasi Action.etc. yang mengemukakan pendapatnya sebagai berikut: “Administration is the process and agency which is responsible for the determination of aims for whichan organization and its management are tostrive.Setelah kita mengetahui arti admistrasi.. Pendapat yang mempersamakan arti administrasi dan managemen adalah William H. termasuk pula alam arti managemen.) Managemen sebagai suatu proses dan badan yang secara langsung memberikan petunjuk. Dibawah ini dikemukakan beberapa pendapat yang tidak membedakan arti administrasi dan managemen atau penggunaan artinya saling berkaitan antara 2 kata tersebut.. dalam bukunya: Management Principle and Practices.. Farland. “Administrasi adalah suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan . Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui persamaan atau perbedaannya dan adanya saling kaitannya antara kedua kata tersebut. Apa yang dimaksud dengan arti administrasi. juga tegas-tegas membedakan arti administrasi dan managemen. Sekalipun bukunya dinmakan: “The Techniques of Organization and Management”.. maka selanjutnya perlu diketahui arti daripada Managemen itu sendiri. dimana organisasi dan managemen digariskan dan sebagainya. .

dimana organisasi dan managemen di gariskan. . Administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan.Menurut Ordway Tead. disini sifatnya menentukan garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan (general polici). dengan mengatur tindakantindakan itu agar dapat tercapai tujuan itu. sedangkan kegiatan pada managemen. prosesnya adalah bagaimana secara langsung kegiatan-kegiatan itu dilakukan untuk merealisasikan suatu tujuan.

Untuk itu ada dua macam sumber tenaga kerja yang dapat digunakan untuk mencari calon pegawai yaitu internal (karyawan yang ada sekarang) dan eksternal (mereka yang sekarang ini belum bergabung). II. a. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. Kompotensi Dasar. 1. III. Apabila kantor memutuskan untuk menambah tenaga kerja maka ada dua keputusan yang harus diambil yaitu dimana mencari tenaga kerja dan bagaimana cra mendapatkannya. Sumber Internal (dalam) Apabila ada kekurangan pegawai untuk jangka pendek atau tidak adanya tambahan pekerjaan. maka organisasi dapat menambah . Mendeskripsikan fungsi dan peranan kantor dalam organisasi.BAB II FUNGSI DAN PERANAN KANTOR DALAM ORGANISASI I. Sumber daya dalam perkantoran.1.1. Standar Kompotensi 1.2. Pertemuan : 3 X 50 2.

banyak kantor yang menganjurkan kepada pegawai agar memberitahukan kepada teman-temannya atau keluarganya supaya melamar. Jasa yang ditawarkan berupa penampungan data . Lembaga ini ada yang didirikan oleh pemerintah seperti Departemen Tenaga kerja baik di pusat maupun di daerah. Untuk itu maka perusahaan dapat menggunakan sumber eksternal. dan dapat juga oleh Lembaga Ketenagakerjaan milik swasta yang dikenal sebagai Biro Konsultasi dan Rekruitmen. Hal ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan tambahan penghasilan disamping gaji yang biasanya mereka terima. sehingga kemampuan karyawan dapat dipergunakan dengan efektif.tenaga kerja yang sudah ada untuk dikerjakan secara sambilan. Sebelum kantor mencari tenaga kerja dari luar kantor . b.Lembaga Ketenagakerjaan Sejumlah kantor baik negeri maupun swasta banyak yang menggunakan jasa dari lembaga ketenagakerjaan. Cara-cara seperti ini adalah sangat efektif. Namun ada juga sisi kelemahannya yaitu tidak cukup tersedianya karyawan dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Pengisian lowongan kerja dengan karyawan yang sudah ada memiliki kelebihan dan kekurangan. Sumber Eksternal (Luar) Pelaksanaan recruitment dari luar dapat dilakukan melalui . walaupun penggunaan sistem teman atau sistem keluarga sebagai sumber utama perekrutan karyawan dapat berdampak kurang baik. Kelebihan dari cara ini adalah tidak memerlukan proses seleksi dan orientasi. Karyawan akan cepata menyesuaikan diri dengan cara dan irama kerja di unit kerja barunya.

kantor yang mencari tenaga kerja tinggal meminta karyawan dengan spesifikasi keahlian yang diperlukan. Segala bentuk seleksi termasuk tes psikologi dapat dilakukan oleh biro ini. Hal yang sama juag dilakukan oleh perusahaan dalam acar lustrum atau reuni dimana di dalam acar tersebut para pimpinan perusahaan yang kebetulan alumnus memberikan ceramah dan . misalnya internet. maka sejumlah perusahaan menggunakan acara khusus untuk menarik calon pegawai yang potensial. Cara seperti ini sering dilakukan oleh perusahaan maupun kantor-kantor pemerintah di kota-kota besar. Apabila sudah mendapatkan calon yang dibutuhkan. Acara tersebut dapat dalam bentuk sponsor tunggal dari suatu kegiatan turnamen olahraga atau pentas seni lalu menyebarluaskan dalam bentuk berita pada berbagai media massa atau pamflet.Rekruitmen dalam Acara Khusus Apabila penawarab akan karyawan yang tersedia tidak banyak atau perusahaan relatif baru atau belum begitu terkenal.pencari kerja dengan segala macam tingkat pendidikan dan keterampilan. maka biro akan menghubungi pihak pemesanan. Biro jasa tersebut kemudian memasang iklan di media massa cetak atau elektronik. Dari biro semacam ini. Besarnya biaya yang dikeluarkan kantor tergantung pada perjanjian dengan biro tersebut. . dan dengan posisi dari klerikan sampai dengan manajerial yang sudah memiliki pengalaman kerja. Untuk itu kepala bagian kepegawaian atau manajer administrasi kantor harus yakin bahwa lembaga Ketenagakerjaan tersebut benar-benar professional dalam bidangnya dan mempunyai kode etik yang dapat dilihat dari reputasinya dalam masyarakat.

Hal-hal yang mempengaruhi seleksi : . Tujuan pokok dari seleksi adalah untuk mendapatkan pegawai yang paling mendekati standar kerja perusahaan/organisasi. Seleksi Seleksi adalah proses dengan mana sebuah perusahaan memilih dari suatu daftar pelamar dimana dipilih orang yang memenuhi criteria untuk posisi yang tersediaa dengan mempertimbangkan syarat-syarat yang ditentukan. hendaknya diperhitungkan lebih dahulu keuntungan apa yang bisa diperoleh dan melalui media apa yang dianggap paling cocok. Melalui Iklan Sebelum memutuskan untuk memasang iklan sendiri. Salah satu kerugian memasang iklan di Koran adalah kemungkinan adanya jumlah pelamar yang melimpah yang menyebabkan kesulitan dalam hal wawancara.sambutan yang diantaraqnya menawarkan kesempatan bekerja bagi yang berminat. yang dipasang di pelbagai lembaga pendidikan dengan memesan para lulusannya baik secra langsung kepada pimpinan lembaga pendidikan tersebut maupun melalui pemberian bea siswa kepada peserta didik yang memiliki kemampuan akademik lumayan atau sesuai dengan standar pencari kerja. Kepuasan pegawai dan pengembangan kemampuan secara penuh termasuk dalam tujuan ini. maka cara ini akan cocok sekali. . Dalam iklan biasanya dicantumkan kualifikasi yang diperlukan oleh pencari kerja.Melalui Lembaga Pendidikan Tinggi Perekrutan pegawai dapat juga dilakukan dengan memasang pengumuman. kecuali ada bagian khusus yang menangani itu.

penempatan. Oleh karenanya dalam pengisian daftar isian calon pewawancara dapat lebih mengetahui hal-hal yang pernah dilakukan pelamar. dan pelatihan. Pewawancara dapat mengenali tipe pelamar yang akan berlanjut pada masa yang akan datang sebagai hasil dari perjalanan dan latihan yang mungkin pernah dialami pelamar. kepandaian.1. Ada empat macam wawancara yaitu 1. Dengan dasar itulah penggunaan wawancara dan infomasi biogrfic dijadikan sebagai alat bantu dalam proses seleksi. dengan cara mengembangkan pertanyaan-pertanyaan yang berkisar pada bagian yang diperlukan. tetapi alat penunjang dari satu kesatuan tes pegawai Penerapan tes apabila kondisi jumlah pelamar lebih banyak dari posisi yang ada.untuk mengurangi perpindahan kerja yang tinggi. A. kondisi pasar kerja Penggunaan tes dalam seleksi pegawai kantor adalah : kebutuhan kan objektivitas sebagai dasar seleksi. wawancara langsung . untuk menghindari rendahnya bakat. Wawancara Para ahli ilmu social menerangkan bahwa tingkah laku masa lampau akan dapat menetukan tingkah laku masa yang akan datang. Begitu pula dengan kebiasaan-kebiasaan yang sebelumya pernah dilalui akan berakibat pada masa yang akan datang. keterampilan dan kemampuan dari pelamar. lingkungan perusahaan 2. evaluasi dan promosi pekerjaan kantor tes bukanlah alat eksklusif. Pewawancara hendaknya berhati-hati dan jangan tergesa-gesa untuk menyimpulkan kepribadian.

Dengan demikian maka ia akan mempunyai motivasi atau dorongn yang kuat guna menunjukkan prestasi kerja yang sebaikbaiknya. misalny tiap lima tahun sekali. Pemberian tugas pekerjaan yang penuh (“a full day’s work”). Hal tersebut diperlukan untuk menjamin agar jabatan dan pekerjaan dalam kantor tersebut benar-benar dilakukan oleh orang yang professional dan untuk memberikan kepuasan kepada orang yang menduduki tugas jabatan itu. wawancara dengan tekanan Dalam menentukan susunan susunan personil kantor hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: Prinsip orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat (the right man on the right place). Hal ini dimaksudkan agar seorang pegawai mempunytai kesibukan yang penuh selama jam kerja yang telah ditentukan dan dapat dilaksanakan secara wajar tanpa ada tekanan. Seseorang akan melakukan dengan tugasnya dengan baik dan dengan semangat kerja yang tinggi apabila ia merasa bahwa pekerjaannya itu sesuai dengan bakat dan kemampuannya. Untuk itu perlu diadakan penelitian secara berkala. wawancara tidak langsung 3. apakah daftar uraian jabatan yang telah ditentukan tersebut masih sesuai atau apakah perlu diadakan penyesuaian menurut .2. wawancara tersusun 4. Untuk memberikan tugas jabatan kepada seorang pegawai harus diperhatikan apakah kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya sesuai dengan persyaratan jabatan yang terdapat dalam spesifikasi jabatan.

Hal ini dimaksudkan untuk mencegah kesimpangsiuran dalam pelaksanaan tugas serta menjalin kelancaran dan ketenangan bekerja. Adanya Garis Komando dan tanggung jawab yang jelas (“line of command and responsibility”).perkembangan organisasi atau perkembangan teknologi dan lingkungan organisasi yang selalu berubah. Memang kadang-kadang terdapat atasan lain yang berhak pula memberikan pengarahan atau petunjuk. Hendaknya diusahakan agar tiap tugas pekerjaan. tetspi hal tersebut adalah untuk keperluan koordinasi . Kalau wewenang lebih besar dari tanggung jawab akan terjadi penyalahgunaan wewenang. sedangkan kalau tanggung jawab lebih besar dari wewenang akan timbul suatu penekanan. . mempunyai keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh petugasnya. Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab (“parity like between authority and responsibility”). Pada prinsipnya seorang pegawai hanya mempunyai seorang atasan langsung pada siapa ia bertanggung jawab terhadap hasil pelaksanaan tugasnya. Tiap pegawai harus mengetahui secara jelas siapa yang menjadi atasan langsung atau siapa yang berhak untuk memberikan perintah atau instruksi kepadanya secara langsung dan siapa saja yang menjadi bawahannya atau kepada siapa ia berhak memerintah dan memberikan instruksi. karena memang pekerjaannya pada hari itu sudah selesai dan tidak ada pekerjaan lainnya lagi. Hendaknya iusahakan jangn sampai seorang pegawai banyak waktunya yang menganggur.

Urusan kemudian menjadi Kepala Urusan. Misalnya. Untuk itu diperlukan program pengembangan karir berupa pendidikan dan latihan dengan penentuan syarat-syarat yang harus dipenuhi agar para pegawai yang bersangkutan dapat mengikuti program pengembangan karir tersebut. dalam kantor wilyah Kecamatan kapan seorang pegawai urusan Pemerintahan dapat menjadi Kepala sub. Terdapat pembinaan dan pengembangan karir bagi para pejabat atau petugas (“career development”). selanjutnya naik lagi menjadi Sekretaris Kecamatan. Kepada para pegawai hendaknya diberitahukan secara jelas kapan dan bagaimana mereka dapat memperoleh kenaikan pangkat. Adanya penilaian terhadap pelaksanaan tugas dan penggolongan tugas-tugas jabatan yang setingkat berdasarkan prinsip “ equal pay for equal work ” Dalam struktur organisasi harus jelas terlihat tugas jabatan mana yang dianggap setingkat dan tugas jabatan mana yang lebih tinggi kedudukannya sehingga dapat diketahui secara jelas oleh para . Dengan demikian dapat memberikan motivasi atau dorongan kepada para pegawai untuk bekerja dengan semangat dan memberikan prestasi kerja yang tinggi agar dapat memperoleh kenaikan karir tersebut. lalu menjadi Wakil Camat. dan kenaikan jabatan serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi untuk memperoleh kenaikan tersebut.Jadi dalam deskripsi jabatan hal tersebut harus secara jelas dikemukakan dan pada waktu-waktu tertentu hendaknya diadakan peninjauan kerja untuk disesuaikan dengan perubahan yang terjadi karena perkembangan organisasi.

Artinya bahwa semua tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh suatu unit organisasi harus dibagi diantara para anggota unit organisasi. Sebagai contoh. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin keadilan dan membedakan tinggi rendahnya tanggung jawab yang diperlukan. Untuk itu harus diikuti prosedur atau tata kerja yang telah ditntukan secara formal dan didasarkan atas objektivitas.pegawai. jadi tidak bersifat pribadi. Para pegawai yang melakukan tugas pekerjaan di kantor melakukan tugasnya secra kelembagaan atau institusional. Urusan tata usaha pada urusan pemerintahan berbeda atau lbih rendah kedudukannya dengan sekretaris kecamatan. Pembagian kerja secara seimbang Seperti yang telah diuraikan dalam buku materi pokok 1 tentang prinsip-prinsip umum organisasi. tidak boleh ada hubungan keluarga atau suami-istri antara petugas bagian perlengkapan yang melakukan pembelian barang dengan petugas bagian keuangan yang harus membayar kuitansi pembeliannya. walaupun tugas pekerjaannya sama-sama di bidang ketatausahaan/kesekretarisan. Hubungan kerja yang bersifat impersonal atau tidak bersifat pribadi (“ impersonal relation “). sehingga dapat dicegah timbulnya kolusi dan korupsi. tidak boleh ada hubungan yang didasarkan atas suka dan tidak suka terhadap pribadi petugas dan harus diusahakan pula agar diantara para petugas yang erat kaitannya dengan prosedur kerja tidak terdapat adanya hubungan keluarga. sehingga tidak ada suatu kegiatan pun . kepala sub. maka prinsip yang pertama adalah pembagian habis tugas. Karena itu. sehingga tidak menimbulkan iri hati. Sebagai contoh.

Disamping itu terdapat pula beberapa petugas yang kelihatan sering menganggur sehingga waktunya habis dipergunakan untuk membaca koran dan main catur. Memang biasanya uraian tugas pokok dan fungsi yang tertulis dalam keputusan tentang organisasi dan tata kerja suatu unit organisasi itu kelihatannya sudah cukup banyak. maka harus segera ditunjuk salah seorang anggota unit tersebut untuk melaksanakannya. . sedangkan untuk waktu sisanya tidak terdapat banyak pekerjaan sehingga para petugasnya banyak yang menganggur. tetapi seringkali dalam praktik tidak demikian karena surat-surat yang masuk berkurang sehingga yang dikerjakan menjadi berkurang pula. Bagian Perlengkapan. dimana tidak terdapat para petugas yang menganggur. apabila terdapat suatu kegiatan yng merupakan tugas unit organisasi tersebut dan belum ada petugas yang melaksanakannya.yang tidak ada penanggung jawabnya. dan mlakukan mendistribusikannya. Jadi. tetapi biasanya kesibukan pekerjaan yang dialami hanya pada permulaan tahun anggaran. tugas Bagian atau sub. memelihara. Untuk menghindari waktu yang menganggur tersebut sebaiknya secara berkala mengadakan rapat/pertemuan dengan para pimpinan bawahannya untuk mengatur dan membahas kesibukan kerja sehingga terdapat suasana kerja yang harmonis. Sebagai contoh. dalam suatu kantor adalah melakukan pengadaan alat-alat perlengkapan. Hal tersebut merupakan akibat dari kurang seimbangnya pembagian tugas yang telah ditentukan oleh pimpinan kantor atau yang tertulis menurut keputusan tentang organisasi dan tata kerja kantor yang bersangkutan. Dalam praktik sering terdapat beberapa petugas dalam suatu kantor yang kelihatan terlalu sibuk. inventarisasi penyusutan.

perlu diadakan penijauan kembali secara berkala guna disesuaikan dengan perkembangan keadaan. Untuk itu manajer kantor harus bertindak secara arif dan bijaksana agar kepentingan karyawan tidak dirugikan. Seringkali kebijakan pengurangan karyawan merupakan alternatif terakhir yang ditempuh oleh manajer kantor guna mempertahankan daya saing agar perusahaan tetap mampu beroperasi. Sedangkan untuk para petugas yang terlalu sibuk disebabkan oleh volume kerjanya memang semakin meningkat. Dengan demikian maka terpupuk pula perasaan turut memiliki (sense of belonging) diantara para pegawai dan diberikan motivasi dalam rangka peningkatan gairah kerja yang selanjutnya akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja. Pengurangan karyawan sebagai suatu kebijakan yang tidak populer bagi karyawan yang akan berdampak secara psikologis dan fisik.Disamping itu apabila sudah ditetapakan deskripsi jabatan. maka dapat dilakukan pembahasan bersama terhadap masalahmasalah yang timbul dalam pelaksanaan pekerjaan dan dimintakan saran-saran serta pendapat untuk pemecahannya. akibat dari efisiensi yang dilakukan oleh perusahaan . maka gairah kerja akan terpelihara dengan baik dan tidak menimbulkan iri hati diantara para pegawai. perlu diusahakan akan sebagian tugasnya dapat dilimpahkan kepada petugas lain atau didelegasikan kepada anggota bawahannya. Biasanya masalah yang paling sensitif yaitu . Dengan adanya pembagian kerja yang seimbang itu. Dengan diadakan pertemuan secara berkala antara pimpinan kantor dengan para pimpinan bawahan dan selanjutnya pimpinan bawahan mengadakan pertemuan dengan pegawai bawahannya. Rekstrukturisasi biasanya berakibat pengurangan kelebihan tenaga kerja.

Jika hal ini terjadi maka secara moril dan materil perusahaan akan menderita rugi. 4. Memotivasi karyawan yang kehilangan gairah kerja Mengatasi karyawan yang bersedia lembur Mengatasi karyawan yang menentang Menciptakan kepercayaan dalam perusahaan Meningkatkan komunikasi dalam perusahaan Mengambil langkah proaktif dalam menghadapi rumor Membawa perusahaan kembali menuju ke posisi yang kuat dan sehat. pemogokan atau bentuk unjuk rasa lainnya. 8. Biasanya langkah-langkah yang yang diperlukan adalah Sosialisasi rencana program efisiensi mengajak pihak-pihak terkait seperti Depnaker setempat.sulitnya menetukan pengurangan jumlah karyawan yang sudah lama bekerja akan tetapi kurang produktif atau yang masih muda enerjik namun relatif baru masuk untuk memperkecil beban perusahaan dan meringankan konflik yang akan timbul jika harapan karyawan tidak sama dengan harapan perusahaan. 5. serikatserikat pekerja untuk bermusyawarah memutuskan rencana efisiensi yang kemungkinan akan berdampak penguragan karyawan Tugas lain manajer kantor yaitu: 1. 6. Apabila tidak diselesaikan dengan baik akan menimbulkan sabotase. 3. . 7. Sudah saatnya manajer memikirkan langkah-langkah terbaik yang mampu mempertahankan kepentingan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Membina dan memotivasi karyawan yang masih tinggal di perusahaan dalam keadaan yang sulit 2.

by contracts. 1978 : 16). penggunaan warkat. daftar inventaris. by correspondence. byu orders. Secara lebih singkat. yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan menggunakan . (The Liang Gie. Jenis kegiatan dan pekerjan kantor William Leffingwell dan Edwin Robinson mendefinisikan pekerjaan kantor sebagai : “ Office work is concerned primarily with the records of the eaterprisemaking records. dat met de hand of machinaal kan geschiesen. surat-surat perjanjian. Het administratieve werk bestaat staads in het vestleggen van allerlei gegevens die voor de betrokken onderneming van belang zijn ”. These records may be the history of transactions of the enterprise. Pekerjaan kantor terutama bersangkutan dengan wwarkat-warkat dari badan usaha. by inventories. Mahieu dalam The Liang Gie (1978 : 17) mengemukakan sebagai berikut: “ Het kantor is de plaats in een onderneming. and preserving them for future reference. rencana dan jadwal kegiatan. by plans and schedules. by reports and by written and printed memorandums of all kinds “. (Kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha. surat pesanan. dan pemeliharaan serta penyimpanannya untuk digunakan sebagai bahan referensi di kemudian hari. represented by the accounts. Warkat-warkat ini merupakan sejarah dari kegiatan atau transaksi badan usaha tersebu. pembuatan warkat/dokumen . waar het administratieve werk verricht wordt.2. yang digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan. dimana dilaksanakan pekerjaan tata administratif atau pekerjaan tata usaha. laporanlaporan seta oleh segala macam nota yang tertulis atau tercetak. surat-menyurat.2.

Terry dalam The Liang Gie menghimpun atau collecting. Akhirnya. . tata usaha mempunyai peranan untuk melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhan. dikirim dan disimpan.mesin. Oleh The Liang Gie peran pekerjaan kantor atau tata usaha diperinci lebih lanjut sebagai berikut: Untuk melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif dalam usaha mnecapai tujuan organisasi untuk menyediakan informasi bagi pucuk pimpinan organisasi dalam membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Pekerjaan tata usaha senantiasa terdiri pencatatan pelbagai macam keterangan yang perlu bagi pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan). yaitu kegiatan mencatat dengan berbagai peralatan tulis. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pula perekaman pada pita tape atau disket computer. yaitu kegiatan (1978 : 17) mencari atau mengemukakan ada enam kegiatan pokok pekerjaan kantor. 1978 : 23) Sebagai contoh. sehingga terkumpul dan siap untuk digunakan apabila diperlukan. yaitu : mengusahakan tersediaanya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana. untuk melayani pelaksanaan pekerjaan operatif ialah dengan cara menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan guna memudahkan penyelesaian pekerjaan operatif secara lebih baik. George R. mencatat atau recording. Untuk membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan (The Liang Gie. keterangan keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca.

mengelola atau processing. mengirim atau distributing. elimination of unnecessary work. . yaitu kegiatan memperbanyak keterangan yang diperlukan dengan pelbagai cara dan alat kepada pihak-pihak yang lain yang membutuhkan. such as: telephone. Correspondence. menyimpulkan mengolah lainnya terhadap data yang dikumpulkan. Handling. Making records (nothing down desire data). Special tasks. Billing. menggandakan atau duplicating. receiving visitors. Menurut Leffingwell dan Robinson. yaitu bermacam-macam kegiatan dan menafsirkan. Duplicating and addressing work. distributing and dispatching mail. Objectives: simplifications of system.17). yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat kepada pihak-pihak kegiatan yang lain yang dan membutuhkan informasi yang bersangkutan. (The Liang Gie: 1978 . yaitu mengatur menyimpan dengan pelbagai cara dan alat yang aman. Filling. Passing credit and collecting outsanding. sehingga menjadi suatu bentuk informasi yang lebih berguna bagi pimpinan organisasi. Miscellaneous. typing. sehingga dapat dicari kembali dengan mudah apabila diperlukan di kemudian hari. mengikhtisarkan. ruang lingkup pekerjaan kantor diperinci lebih banyak lagi menjadi kegiatan yang bersifat: Receving dispatching and orders. messenger service. menghitung. dictation. menyimpan atau filling/storing.

U. Satuan organisasi fungsional trsebut hanya memberikn petunjuk atau pengarahan teknis mengenai materi dalam surat atau warkat yang harus dibuat oleh satuan organisasi perkantoran pusat. pengetikan dan lain-lain. Asas Sentralisasi atau pemusatan digunakan apabila semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanalan oleh ssebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan organisasi yang melaksanakan pekerjaan operatif Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang menjalankan fungsi-fungsi operatif dibebaskan dari kegiatan-kegiatan perkantoran sepereti surat menyurat. Perkantoran Manager Produksi Teknis Keuangan T. yaitu asas sentralisasi atau pemusatan dan asas desentralisasi atau pemencaran.Dalam menyusun organisasi perkantoran atau organisasi ketatausahaan dapat digunakan dua asas. Contoh susunan organisasi perkantoran dengan asas sentralisasi digambarkan sebagai berikut Manager Umum Manager Keuangan Manager ADM. Keuangan Tata Usaha Umum Tata Usaha Produksi Teknis Produksi Keterangan : Garis Hierarki Garis Petunjuk teknis .

juga melaksanakan semua pekerjaan kantor. Perkantoran Manager Produksi Teknis Keuangan T. Keuangan Tata Usaha Umum Tata Usaha Produksi Teknis Produksi Keterangan :Garis Hierarki Garis Petunjuk teknis Kedua asas di atas mempunyai keuntungan dan kerugian. Keuntungan sentralisasi: .Asas Desentralisasi atau pemencaran digunakan apabila masingmasing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping menyelenggarakan tugas pekerjaan pokok sesuai fungsinya. Contoh susunan organisasi dengan asas desentralisasi: Manager Umum Manager Keuangan Manager ADM.Dapat diadakan keseragaman dalam sistem pekerjaan kantor .U.Pengawasan lebih mudah dilakukan .Lebih hemat dalam pembiayaan dan pengadaan perlengkapan -Dapat diadakan spesialisasi jabatan yang dapat berkembang lebih lanjut .

Sedangkan keuntungan desentralisasi: - Dapat disesuaikan dengan sifat khusus kegiatan masingmasing unit organisasi yang bersangkutan - Lebih cocok bagi organisasi yang lokasinya terpisah satu sama lain -Tidak tergantung dari unit organisasi induk dalam hal pengadaan perlengkapan, penomoran, dan pengiriman surat, pencarian arsip dan lain-lain. Selain asas- asas dalam penyusunan pekerjaan kantor, Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, S.H. mengemukakan pula pentingnya prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam pengorganisasian pekerjaan kantor (Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, S.H, 1979: 88-91), yaitu : Setiap organisasi dan sub unit organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas, sehingga jelas pula kegiatan atau pekerjaan yang harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan tersebut. Pada secretariat wilayah kecamatan misalnya telah ditentukan tugas urusan administrasi sebagai berikut antara lain: a. Mempersiapkan penyusunan naskah laporan pemerintah wilayah kecamatan b. Melakukan urusan surat-menyurat c. Mengurus dan membayar gaji pegawai, dan lain-lain. Prinsip pembagian dan penugasan kerja yang homogin Pelbagai macam pekerjaan yang harus diselenggarakan dan diselesaikan secara berkelompok harus dipilah-pilah, dibagi, disortir, kemudian dikelompokkan dalam subunit tertentu.

Prinsip hirarkhi atau kesatuan perintah. Prinsip ini meliputi beberapa subprinsip, yaitu: span of control atau rentang kendali, delegasi secara berimbang, komunikasi dan koordinasi. Prinsip pengaturan yang jelas. Semua anggota organisasi harus mengetahui secara jelas bagaimana aturan main, sehingga dalam melaksanakan kegiatan tidak boleh semaunya berwenang.
2.3.

sendiri,

melainkan

harus

sesuai

dengan

petunjuk

pelaksanaan atau prosedur yang telah ditetapkan oleh pimpinan yang

Fungsi, Tugas dan Peranan Kantor Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi

dan catatan-catatan. Secara terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut : - Untuk menerima keterangan. Misalnya : surat-surat, harga-harga, dan sebagainya - Untuk mencatat keterangan. Misalnya: catatan –catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya. - Untuk menyusun keterangan. Misalnya: dalam pembiayaan, pembukuan, dan sebagainya - Untuk memberikan keterangan Misalnya: Daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan sebagainya - Untuk menjamin aktiva. Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan persediaan, dan sebagainya.

Fungsi kantor dalam perusahan adalah: - Biasanya bersifat tambahan terhadap tujuan pokok perusahaan. Misalnya produksi pabrik mendahului administrasi kantor. - Melengkapi tujuan pokok perusahaan. Adalah tidak mungkin menjlankan pabrik tanpa penyusunan upah, pembelian bahan-bahan dan sebagainya. - Mengawasi factor-faktor produksi Misalnya dengan pengawasan budgeter, pengawasan pegawai-pegawai dan keungan. Aspek-aspek manajemen perkantoran adalah aspek-aspek efisiensi kantor. Subyek ini berhubungan dengan aspek-aspek yang luas sebagai berikut: Tujuan Adalah sangat penting menilai ddan menentukan tujuan kantor atau bagian-bagian daripadanya. Organisasi Organisasi adalah penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas kepada tenaga kerja tersebut. Metode Metode atau sistem adalah urutan pelaksanaan pekerjaan dan bagaimana serta di mana pekerjaan tersebut akan dilaksanakan.

Kepegawaian Kepegawaian berhubungan dengan pengusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat dan pengeluaran (pemberhentian) mereka. Lingkungan Lingkungan meliputi gedung kantor, perkakas kantordan kondisikondisi fisik dalam gedung. Mesin dan perlengkapan. Mesin dan perlengkapan adalah semua benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu (mempermudah) pelaksanaan pekerjaan.

Beberapa macam yang cukup umum ialah : 1. III. Macam-macam peralatan / mesin kantor Mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang di pergunakan untuk mencatat. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan tugas. elektronik. elektris.BAB III TUGAS. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment) . wewenang dan tanggung jawab . Mesin ketik (typewriter) 2. Mesin hitung (calculating machine) 4.1. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya.1. Standar Kompotensi 1.2. atau secara kimiawi. II. Mesin dikte (dictating machine) 3. Macamnya mesin perkantoran ini banyak sekali dan tampaknya terus bertambah sejalan dengan kemajuan teknologi modern. Pertemuan : 9 X 50 3. magnetic. WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB I. 1. mengganda dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis. mangirim.

dan perabot lainnya semacam itu. Juga meja kerja yang terbuka bagian bawahnya memudahkan pembersian lantai. Di Indonesia perabot kantor itu hamper seluruhnya masih di buat dari kayu. Tataruang itu juga akan memperlancar pelaksanaan kerja perkantoran apa pun bilamana perabotny76a memenuhi syarat-syarat sfisiensi ruang dalam bentuk yang tepet. Mesin komunikasi (communication equipment) Tata ruang kantor yang di susun secara baik menurut pedomanpedoman dalam Bab XI di muka akan tampak lebih rapi apabila perabot kantornya seragam. . lamari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan warkatwarkat lainnya. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka. sedang di luar Negeri umumnya terbikin dari baja atau metal lainnya. maja biasa.5. Mesin pengganda warkat (ducplicator/copier) 6. rak. Oleh karena itu hal ikhwal meja dan kursi kerja itu perlu mendapat penelaan secukupnya terutama mengenai segi-segi ukuran. bentuk. Dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung secara lancar dan bagian kaki pegawai yang mamakainya tidak terasa panas. Dua macam perabot kantor yang tentu di miliki dan yang paling banyak dipergunakan dalam setiap kantor adalah maja tulis (termasuk pula meja ketik) dan kursinya. Perabot kantor yang alam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furniture biasanuya meliputi meja tullis dengan kursinya. Meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat yang berikut : 1) Dari permukaan meja sampai lantai tiak seluruhnya tertutup. dan pertalianya dengan luas lantai yang perlu di sediakan. lemari besi.

Permukaan yang terlampau luas dalam prakteknya jua tidak di pergunakan untuk bekerja. Meja kerja khusus dengan perlengkapan tambahan. Pertentangan yang tajam antara warna meja yang gelap dan warna kertas yang umumnya putih mudah melahkan mata dari pegawai. a.2) Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga apat menyilaukan mata dan pegawai yang memakainya. Meja tulis yang dapat di ubah menjadi meja ketik. b. Untuk mengukur maja kantor telah lajim digunakan 3 satuan hitung. 3) Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Apabila dilihat darit tempat duduk pegawai yang memakai meja itu. f. Setelah permukaan dipindahkan dan mesin ketik di munculkan. Meja tulis dengan laci ganda. dalam (depth)dan tinggi (height) :  Lebar :ialah jarak yang panjang dari suatu tepi permukaan meja ke tepi seberangnya. yaitu lebar (width). permukaan meja Bagian depan (front)dari sesuatu meja tulis ialah . jarak ini adalah lebar meja dari arah tangan kiri ke tangan kanannya. Meja kerja pejabat pimpinan. Bahkan biasanya lalu menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang mestinya di simpan dalam lemari atau pada rak sedndiri. Permukaan itu hendaknya tidak berwarna hitam atau terlampau gelap. Meja tulis biasa.  Dalam :ialah jarak yang pendek dari tepi bagian depan sampai tepi bagian belakagnya. c. e. malainkan sebaiknya diberi warna muda dan terang. d. Contoh-contoh bermacam-macam meja kantor.

Sedang ruang untuk kursi tempat duduk pegawai kea rah belakang punggungnya di perlukan ruang rata-rata sepanjang 80 cm. Bilaman salah satu sisinya merupakan lorong utama atau kamar karja itu cukup luas. Elebar minimum 40 cm. maka meja tulis untuk setiap karyawan biasanya cukuplah berukuran 120 X 70 cm.3 m .bagian yang termasuk lingkungan tempat dudik pegawai yang memaakai meja itu. Kecuali pelaksanaan sesuatu pekerjaan khusus. maka untuk ruang lalulintas itu dapat di sediakan 60 cm bagi setiap meja. baik hanya pada satu sisinya ataupun kedua-duanya sebelah kanan dan kiri. Dalam pemakaianya di kantor biasanya di sebelah kanan dan kiri meja kerja itu perlu di sediakan ruang untuk keperluan lorong lalulintas pegawai masing-masing.  Tinggi adanya :ialah jarak dari permukaan meja yang di pakai syarat-syarat tertentu yang di perlukan bagi untuk bekerja sampai ke lantai. Dengan demikian luas lantai yang perlu di sediakan untuk setiap meja kerja di kantor dapat di hitung menurut gambar di bawah ini : 40 cm 80 cm Ukuran meja Luas lantai Diperlukan : 120 x 70 cm : (60 + 120 + 40 cm) x (70 + 80 cm) : 3.

telepon atau peralatan lainnya. Pada meja kerja biasa berukuran 120 x 70 cm. maja bentuk L ini dapat memberikan ruang .Dengan luas yang sama seperti meja biasa. Salah satu meja model terbaru ialah meja berbentuk huruf L. maka luas lantai yang rata-rata perlu di sediakan bagi seseorang pegawai tatausaha ialah 3. ahli-ahli perabot kantor di luar Negeri menciptakan macam-macam maja yang lain bentuknya dari bentuk segi empat panjang yang tradisional. Bilamana di tenggah-tenggah meja di taruh sebuah mesin TIK. maka praktis maja itu menjadi penuh dan pegawai yang bersangkutan tidak leluasa manulis atau melaksanakan pekerjaan – pekerjaan lainnya di atas meja.5 meter persegi).3 meter persegi. Luas selebihnya merupakan ruang kosong atau tempat untuk manaruh benda-benda seperti baki surat.5 manjadi 4 meter persegi.5 + 0. Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas daripada seseorang pegawai biasa. sebetulnya luas ruang yang benar-benar di pakai untuk malaksanakan pekerjaan seperti misalnya membaca surat atau menulis catatan hanyalah sekitar 80 x 50 cm. Luas lantai seluruhnya yang dapat di sediakan bagi seseorang kapala dengan senderinya di sesuaikan menurut ukuran meja itu atau luas kantornya. Untuk mengatasi masalah kesempitan ruang. yaitu 130 x 80 cm atau paling besar 150 x 50 cm.Jadi dengan pembulatan ke atas luas lantai yang diperlukan oleh setiap meja kerja pada umumnya telah sekitar 3 12 meter persegi bilamana masing-masing pegawai memerlukan sebuah lemari kecil atau rak dengan ukuran lebar 1 m dan dalam 1 2 m (=0. Anggka rata-rata yang dianggap layak bagi seorang kepala (supervisior) manurut sebuah buku pegangan ialah 100 square feet atau sama dengan 9.

Contoh perbandingan luas antara meja bentuk L dan meja biasa bentuk segi 4 yang kedua-duanya berukuran 0.84 meter persegi adalah seperti gambar ii : 120 cm Luas meja :70x120 cm = 8400 cm Luas untuk kerja:50x80 cm = 4000 cm tele pon 70 cm b u k u geles Tempat pena 80 cm Bak surat 50 cm .kerja yang lebih luas dan sekaligus dapat di pakai pada saat yang sama untuk melakukan 2 macam pekerjaan seperti umpamanya mangetik dan mengambar.

ini dapat di lakukan pada . pada umumnya dapat di terima ukuran 72 cm.meja bentuk L lebih menguntungkan daripada meja bentuk biasa.15 m). Selain bentuk huruf L di atas.48 meter persegi.4 meter persegi. apabila pegawai atau calon yang di uji harus menulis sesuatu. seang pada meja yang biasa hanya 0. luas yang benar-benar dapat di pakai untuk bekerja pada meja bentuk huruf L itu sebesar 0. Mengenai tingginya meja. tingginya harus kurang 10 cm dari tinggi yang umum itu. Selanjutnya nasi ada penghematan lainnya. Dengan demikian tanggan pegawai tik itu dapat bergerak engan leluasa dan dalam posisi yang lurus ke muka sewaktu mengetik.Jadi. Selain itu bentuk L dapat menyediakan ruang untk keperluan pekerjaan lainnya dengan leluasa. Pedomanini juga berlaku bagi meja-meja yang di pakai untuk bekerja dengan alat-alat lainnya yang mempunyai permukaanlebih tinggi seperti misalnya mesin hitung. Meja tergambar di atas yang agak istimewa itu misalnya dapat di pakai untuk pejabat yang bertugas menguji calon-calon pegawai atau pekerjaan semacam itu. misalnya pada bagian tenggahnya untuk menulis dan sisi kanannya untuk mengetik. Tapi untuk meja yang khusus di pergunakan untuk mengetik. yaitu kerena lebar meja bentuk L hanya 110 cm apabila kedua sisinya dan bagian tempat dduduknya ditambah dengan ruang untuk lorong-lorong maka luas lantainya aalah lebih kecil daripada luas lantai meja biasa (60 + 110 + 40 + 150 cm = 3. macam-macam bentuk maja modern lainnya yang teleh di ciptakan untuk mencapai evisiensi dalam pekerjaan adalah seperti ganbar-gambar I bawah ini. Seteleh selesai wawancara. dari gambar-gambar di atas terlihat bahwa Lengan luas yang sama.

Dengan meja biasa hal itu agak sukar di lakukan. Dengan ukuan masing-masing permukaan mejannya tetap 120 x 70 cm. Setiap pekerjaan yang bercorak khusus biasanya memerlukan bentuk meja tersendiri agar dapat tercapai efisiensi kerja. Selain kegunaan yang memungkinkan kerja sama yang sangat erat an mencegah salaah seorang pegawai berjalan mondar-mandir menuju meja rekannya. bagian-bagian. kalau pejabat itu memerlukan sebuah gambar. karena kakinya terbentur pada bagian belakang meja yang biasanya tertutup atau orang yang bersangkutan harus menulis dengan badan yang membungkuk. mungkin ia harus mondar-mandir menuju ketempat penyimpanannya dan kemudian membuka gulungan gambar itu. meja bentuk Z yang di pakai oleh 2 orang pagawai memerlukan anggota seperti tergambar di bawah ini. atau lambaran-lambaran warkat lainnya yang lebar. maja bentuk adalah perabot kantor yang paling menghemat luas lantai. apabila bekerja engan meja bentuk biasa lembaran-lembaran itu terpaksa harus di gulung dan di tarik di sisimeja atau di dalam lemari. Misalnya seseorang pajabat yang tugasnya banyak mempergunakan gambargambar.bagian meja yang menjulur keluar dan beradah di sebalah kanannya itu. 40 CM 80 CM 40 CM 150 cm 280 cm . peta-peta.

Pembagian ruang dan jangkauan gerak tanggan sewaktu bekerja dari kedua pagawai yang memakai meja kerja itu biasanya di atur sebagaimana terlukis pada gambar di bawah : Perabot kantor lainnya yang sama pentingnya seperti meja tulis ialah kursinya. Ini merupakan penghematan luas lantai sekitarn 30%.Jadi luas lantai yang di perlukan untuk 2 orang pagawai yang apabila masing-masing memakai meja biasa adalah sekitar 6 . dengan meja bentuk Z cukup disediakan ruangan sesuai 4.2 meter persegi. Kursi yang baik harus pula memenuhi . karena tanpa kursi tidak mungkin kerjaa ketatausahaan dapat di kerjakan.6 1 2 meter persegi.

Contoh-contoh 4 macam kursi kantor 1) Kursi pegawai tata usaha (clerical chair) . Tepi epan dari tempat duduk itu henaknya mempunyai bentuk yang bulat. 4) Kursi itu mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang tulang punggung karyawan.Menurut Prof. yaitu bagian yang akan di duduki menyerupai sael sehingga berat badan terbagi marata dan pegawai yang duduk merasa enak. 3) Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang. 2) Kursi itu di buat secara kokoh.syarat.Ralph Barnes kursi yang baik harus memenuhi 4 syarat : 1) Kursi itu dapat di atur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pegawai yang mamakainya. sebaiknya dengan karangka dari baja serta tempat duduk dan penyangga dari kayu.

2) Kursi sekretaris (secretarial chair) 3) Kursi konperensi/rapat (conference chair) .

lengan kursi dapat mejdi rintangan yang akan menguranggi kelancaran pekerjaan atau kelincahan kerjanya. Dengan demikian kedua tanggan pejabat itu mendapat penyanggah sehinggah tidak lekas letih. Bagi pegawai yang banyak mengetik. sebaiknya kursiitu tidak mempunyai lengan. Jadi kursi kantor yang dapat di . Contoh konkret 2 bentuk kursi pimpinan (manajer perkantoran misalnya) Kursi yang palimg memuaskan untuk berbagai macam pekerjaan ialah yang susunan tingginya an penyangga belekangnya dapat di sesuaikan untuk seseorang pegawai.4) Kursi pejabat pimpinan (executive chair) Untuk pejabat pimpinan yang banyak mambaca berbagai warkat. sebaiknya kursi kerjanya itu berlengan. Tetapi untuk para pegawai tatausaha biasa. menulisnulis atau malakukan hubungan-hubungan kian kemari.

Contoh konkret 2 bentuk kursi kantor untuk bekerja pada meja bentuk L an Z . ini umumnya ialah 45 cm dari permukaan tempat duduk. Sebagai pedoman yang terpenting ialah bahwa pegawai yang memakai sesuatu kursi apat duduk dengan kedua kakinya menempel lantai. . Demikianlah beberapa segi yang perlu diperhatikan dalam menjediakan meja dan kursi umtuk pekerjaan di kantor.Mengenai ukuran tingginya kursi yang tepay bilamana ketinggian itu tidak dapat di atur. Ini lebih-lebih sangat perlu untuk petugas yang bekerja dengan meja bentuk huruf L atau Z. Kursi yang terlampau pendek juga tidak baik.putar untuk apat mengatur tinggi rendahnya seperti tanpak pada gambar di bawah ini adalah sangat baik.

perlulah kiranya di indahkan asas-asas tertentu agar dapat tercapai perbandingan terbaik antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya.2. 4) Cara yang paling dekat (tiak jauhcaranya an menghamburkan ruang kerja). penghapusan dan pengabungan. Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara-caranya biasanya dapat di simpulkan sesuatu asas yang dapat menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan.Pertemuan IV 3. 5) Cara yang paling murah (tiak mahal akibat terlampau boros pengunaan bendanya). Perencanaan pola tindakan dasar dalam penyelesaian . penyederhanaan. Asas-asas efisiensi bagi tatausaha itu ada 5 yaitu perencanaan. penghematan. 3) Cara yang paling cepat (tiak lama dikarenakan memakan waktu). Kesemua itu erturut-turut akan diuraikan lebih lanjut bawah ini : hasil yang . Demikian pula dalam bidang tatausaha . Dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut di atas maka apatlah kini dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun menguranggi hendak di capai merupakan : 1) Cara yang paling mudah (tidak sullit akibat memakai banyak pikiran). 2) Cara yang paling ringgan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia).

Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat alam bidang peneranggan. Bila tidak bisa di jawab untuk apa sesuattu warkat dibbuat. c) Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha Setiap mesin kantor hendaknya hanya di beli dan di pergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah di tetapkan. Selanjutnya semua prosedur dalam sesuatu organisasi henaknya di himpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual). maka warkat itu sesunguhnya tidak perlu diciptakan. malainkan harus selalu direncanakan dan di atur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu. . Perwujutan asas ini dalam bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman berikkut : a) Pedoman tentang maksud warkat Setiap warkat yang diciptakan dan di pelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Merencenakan berarti yang mengambarkan akan di muka dalam mengenai ranggka tindakan-tindakan dilaksanakan mencapai sesuatu tujuan. hokum. pendidikan dan sejarah/dokumentasi. b) Pedoman tentang penetapan prosedur Lalulintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh di biarkan tumbuhsendiri.1. Jadi bukan mengadakan mesinnya dulu. keilmuan/penelitian. administrasi. Asas perencanaan.

macam. 6. pasaran tenaga kerja dan sebagainya) 3. Tantangan ekonomi (perkembangan dunia usaha. hubungan luar negeri) 4. Tantangan teknologi (kemajuan dan penemuan baru bidang teknologi yang digunakan dalam proses produksi) 2. menyampaikan. Macam-macam formulir untuk menghimpun. 2. d) Pedoman tentang perencanaan formulir. Kondisi social budaya (nilai-nilai budaya bangsa gaya kehidupan modern) geografis (pertumbuhan transportasi dan demografis (pertumbuhan penduduk. Pengembangan organisasi kantor Dalam perkembangan dunia modern sekarang ini. peraturan perundang-undangan. Factor-faktro lingkungan eksternal yang dapat menyebabkan perubahan dan harus diperhatikan oleh setiap pimpinan organisasi adalah : 1. mencatat. . Tantangan urbanisasi) 5. tau manyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat mengenai bentuknya. Kondisi informasi).barulah kemudian manyusun prosedur kerjanya di sekitar atau mengikuti mesin itu. aka terdapat banyak factor-faktor yang menyebabkan perubahan dan selanjutnya perubahan-perubahan tersebut akan mempengaruhi kehidupan suatu organisasi. dan bahannya. Perkembangan keadaan politik (politik dalam negeri.

The increased control of businessby government. kita telah masuk dalam sistem perdagangan . . suka atau tidak suka. Sikap kita terhadap arus keterbukaan (globalisasi) itu harus positif. . Menurut hasil studi di Amerika Serikat. siap atau tidak siap.The expansion of small enterprises to national and international oprations. hal-hal yang menyebabkan pertumbuhan kegiatan perkantoran yang makin cepat adalah : . . mau atau tidak. Selanjutnya perubahan organisasi tersebut akan menyebabkan pula perlunya penyesuain kegiatan perkantoran.7. The Liang Gie. Factor-faktor di atas akan mempengaruhi kehidupan organisasi dan oleh karena itu organisasi harus dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan tersebut dan mengambil langkahlangkah antisipatif guna memanfaatkan peluang dan kesempatan yang ada.The increase in insurance and advertising activities.The development of modern accounting techniques. 1978 : 268) Era globalisasi yang terjadi pada decade 90-an mempunyai pengaruh yang luas terhadap seluruh kehidupan manusia. termasuk pada bidang administrasi perkantoran. . Kita akan hidup dalam suasana yang makin terbuka.The acceptance and intenalve use of credit and installment selling.(Drs. Seperti dikemukakan oleh Presiden Soeharto dalam pidatonya tertanggal 9 Januari 1995 yaitu : “ Dewasa ini kita berada pada tahap paling awal dari suatu zaman baru. Kompetisi antarpesaing yang semakin ketat.

terutama di bidang administrasi. Untuk keperluan tersebut telah dikeluarkan beberapa paket deregulasi dan debirokratisasi di bidang dunia usaha dan dilaksanakan asas desentralisasi dan dekonsentrasi di bidang pemerintahan. Kita mendapat tantangan dan peluang yang terbuka di hari depan”. golongan ekonomi menengah dan golongan ekonomi lemah yang berasaskan kekeluargaan. baik administrasi negara maupun administrasi niaga. Untuk dapat memenuhi tantangan dan peluang tersebut bangsa Indonesia harus dapat meningkatkan kemampuannya di segala bidang. maka kegiatan administrasi perkantoran harus dapat menyesuaikan diri dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh fungsi-fungsi pokok organisasi yang bersangkutan. Sedangkan di bidang administrasi niaga telah diadakan usahausaha untuk mengembangkan desain-desain administrasi niaga dengan meningkatkan berjalannya kemitraan usaha. sehingga dapat mencapai pelaksanaan tugas-tugas pelaksanaan yang semakin kompleks. . antara golongan skala besar (konglomert).bebas dunia . Di bidang administrasi negara. mengoptimasikan pentapan tujuan fungsional. maka hendaknya diambil langkah-langkah dalam penyempurnaan organisasi perkantoran sebagai berikut: 1. Karena administrasi perkantoran dimaksudkan untuk dapat mendukung pelaksanaan operasional fungsi-fungsi pokok suatu organisasi. pemerintah harus dapat mengalihkan fungsi (shift of function) dari kebijaksanaan ekonomi yang dipimpin oleh public (negara) menjadi kebijaksanaan ekonomi yang dipimpin oleh swasta (swastanisasi). Untuk dapat mengatur penyesuaian-penyesuaian tersebut.

yang harus diperhitungkan secara matang. mempertimbangkan otomatisasi kegiatan dalam arti memperhatikan persiapanpersiapan yang diperlukan. tujuan.3. 6. penentuan pengawasan. baik persiapan teknis maupun persiapan sumber daya manusia. 4. 3. mengadakan sistem perencanaan terpadu. 3. mengadakan antisipasi terhadap persyaratan informasi yang dibutuhkan guna menunjang pencapaian ujuan organisasi. 7. 5. . melakukan peninjauan kembali secara berkala terhadap struktur organisasi untuk dapat menampung kebutuhan akan permintaan-permintaan secara baru hati-hati sesuai dalam dengan usaha perubahan lingkungan yang dihadapi.2. sehingga dapat menjalin hubungan yang serasi antara subsistem pelaksanaan operasional. menyempurnakan mekanisme penilaian prestasi kerja. melakukan administrasi 8. Pertemuan ke V prosedur dan metode operasioanl guna menjamin kelancaran proses pencapaian standar. Penyederhanaan kerja kantor. ukuran-ukuran untuk penilaian menekan dalam dan biaya rangka usaha-usaha yang serendah mungkin menghadapi kompetisi yang semakin ketat.

3. b) c) Pedoman tentang perlengkapan tata usaha.misalnya pekerjaan penyambungan telepon. sebab apabila tidak. .4. yaitu caracara yang termurah. maka akan merupakan kumpulan kegiatan yang tidak teratur sehingga menyebabkan kesimpangsiuran dalam penyediaan informasi yang diperlukan oleh pimpinan organisasi. palaksanaan asas ini sebagai berikut : a) Pedoman tentang tata cara. Tata cara dari suatu karaja perkantoran hendaknya memiliki yang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja.Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang sukar manjadi lebih mudah atau ringan. d) Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan di pusatkan pada suatu bagian tatausaha yang melayani semua operatif. Penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berakibat pada efisiensi. Standarisasi Kerja Kantor Pekerjaan kantor harus diatur atau ditata dengan sebaikbaiknya. Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya di usahakan standardisasi untuk memudahkan pengadaan.

ruang dan material termasuk uang. Ketiganya dapat dirumuskan sebagai E= O>I. tenaga. waktu. maka usaha untuk melakukan suatu pekerjaan itu meliputi 5 unsur. tetapi dalam hasil guna tersebut belum dipertimbangkan adanya penghematan sumber daya yang telah digunakan. bahwa sesuatu pekerjaan itu dilakukan secara efisien kalau untuk mencapai suatu hasil yang ditetapkan itu dilakukan. Sedangkan efektivitas atau hasil guna ialah untuk menyatakan bahwa kegisatan-kegiatan telah dilakukan dengan tepat dalam arti tujuan tercapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dilihat dari segi usaha. . Dengan demikian dapat dirumuskan secara konkret.Efisiensi atau daya guna perlu dijadikan satu-satunya dasar penentuan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan pekerjaan kantor. Efisiensi (E) atau daya guna adalah suatu konsepsi tentang perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh/output (O) dengan usaha yang perlu dilakukan/input (I) dengan menggunakan sumberdaya. yaitu : pikiran. dengan: cara yang paling mudah (tidak terlalu banyak cara yang paling ringan (tidak terlalu banyak cara yang paling cepat (tidak terlalu banyak cara yang paling murah (tidak terlalu banyak cara yang paling murah (hemat dan tidak boros menggunakan pikiran) menggunakan tenaga) memerlukan waktu) menggunakan ruang) dalam penggunaan material termasuk uang). waktu dan ruang.

sehingga biaya pekerjaan tersebut tidak menjadi boros. pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor dan penggunaannya. Asas Penyederhanaan Asas ini meliputi penggunaan cara-cara yang lebih mudah. Asas Penghematan Penghematan berarti pencegahan penggunaan material dan uang secara berlebihan. paling dekat dan paling murah. paling cepat. Asas ini meliputi penetapan pedoman tentang perhitungan biaya dan kemanfaatannya. yaitu: 1. paling ringan. berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan dengan mengadakan perhitungan-perhitungan secara matamg dan pertimbanganpertimbangan yang sebaik-baiknya. atau dengan perkataan lain dengan pemberian pengoorbanan yang minimal. praktis dan cepat.Jadi efisiensi kerja adalah usaha untuk mencapai suatu hasil yang maksimal dengan cara yang paling mudah. Dalam pelaksanaan asas ini biasanya dilakukan . Perwujudan perencanaan pekerjaan kantor itu berupa penetapan pedoiman tentang maksud dan pengurusan warkat/berkas. Dalam pencapaian efisiensi diperlukan asas-asas. 2. pedoman dan perancangan dan pengendalian formulir. pedoman tentang mekanisasi pekerjaan kantor dan pengurusan mesin kantor. pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat. pedoman tentang perhitungan formulir dan lain-lain. pedoman tentang prosedur atau tata kerja. Asas Perencanaan Perencanaan. 3.

yang digunakan dalam proses produksi.penelitian tentang penggunaan waktu dan gerak (time and motion study) dan penelitian terhadap susunan organisasi dan tata kerja (organization and method). mengatakan : Productivity is the relationship between output of goods and services and the input of resources. Penghapusan Dalam asas ini dilakukan pertimbangan-pertimbangan tentang kegiatan-kegiatan yang dianggap kurang perlu sehingga sebaiknya dihapuskan atau ditiadakan. 1977 : 1). Produktivitas kerja merupakan hubungan antara keluaran dalam bentuk barang atau jasa dengan masukan. baik sumber daya manusia maupun non-manusia. human and nonhuman. Dalam pernelitian tersebut diadakan pertimbangan-pertimbangan tentang langkah-langkah tindakan yang perlu dihapuskan atau digabungkan dan hubungan-hubungan kerja dalam organisasi yang perlu dipersingkat sehingga dapat merampingkan struktur organisasi. 5. Penggabungan Asas ini mempertimbangkan langkah-langkah tindakan yang perlu digabungkan sehingga lebih efisien. That relationship is usually expressed in ratio from O and I”(Kendrick. Hubungan ini dinyatakan dengan perbandingan antara output dengan input. 4. used in the productive process. yaitu : . Lebih lanjut Kusriyanto dalam bukunya: Meningkatkan Produktivitas Kerja mengatakan bahwa peningkatan produktivitas pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam 4 bentuk. John Kendrick dalam bukunya “ An Introduction to thee dynamic of productivity charge ”.

Sebaliknya peningkatan produktivitas belum tentu menyebabkan peningkatan efisiensi karena peningkatan produktivitas dapat juga dilakukan dengan penambahan penggunaan sumber daya yang tidak dibarengi dengan penghematan. dalam arti melakukan penghematan terhadap sumber daya. 3.1. 3. Pengurangan sedikit sumber daya untuk memperoleh jumlah yang sama 2. Penyusunan Pedoman kerja Kantor Dalam organisasi yang ruang lingkupnya kecil. Neuschel dalam bukunya: “ Management by system” sebagai berikut : “ The small. 1991 : 3) Dengan demikian maka usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja tersebut dilakukan melalui peningkatan efisiensi. . Dengan diusahakan efisiensi maka akan meningkatkan produktivitas kerja karena hubungan antara output dengan input akan menjadi lebih baik lagi. maka komunikasi lisan adalah yang senantiasa dilakukan karena dapat dilakukan sewaktu-waktu. Pengguanaan jumlah sumber daya yang sama untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar.5. 4. Seperti apa yang dikemukakan opleh Richard F. dimana hubungan atau komunikasi bersifat akrab dan informal. (Kusriyanto. Penggunaan sumber daya yang lebih besar jumlahnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar lagi. Pengurangan sedikit sumber daya sekadarnya untuk memperoleh jumlah produksi yang lebih besar.

sehingga memerlukan penyesuaian dengan perubahan yng terjadi. macam-macam buku pedoman pegawai dan cara penyusunan buku pedoman pegawai. tidak selalu dapat bertemu sehari-hari atau hubungan langsung.close knit organization may be able to rely on oral communication. Dalam materi pokok ini akan diuraikan tentang pengertian dan fungsi buku pedoman pegawai. manfaat buku pedoman pegawai. Dengan adanya buku pedoman pegawai atau manual trsebut. antara pejabat yang satu dengan pejabat yang lain.The from in which instruction are recorded may very from simple memorandums or bulletins to highly formalized policy and procedure manuals” (Richard F.--. Dalam keadaan yang demikian maka cara atau sarana komunikasi tertulis dan bersifat relatif tetap sangat mutlak diperlukan. 1960 : 323). baik organisasi pemerintah maupun non-pemerintah. Memang dalam organisasi-organisasi yang besar. But the large far-flung enterprise can on more be managed effectively without written. antara lain dengan pembuatan buku pedoman pegawai atau buku pedoman kerja (manual). ataupun antara atasan dengan bawahan. Neuschel. maka para petugas dapat mengetahui penilaian apa yang dituntut dari petugas Di lain tersebut pihak dalam dengan melaksanakan tugas pekerjaannya dan dijadikan acuan pula atas hasil pelaksanaan tugasnya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan instruksi-instruksi atau petunjukpetunjuk tertulis. . perkembangan organisasi dan faktor-faktor lingkungan yang berubah maka buku pedoman pegawai tersebut harus diadakan peninjauan kembali dari waktu ke waktu.

f. macam-macam buku pedoman pegawai. Manfaat buku pedoman pegawai. Jenis atau macam-macam buku pedoman pegawai. anda dapat menjelaskan secara tepat tentang : a. c. fungsi. e. Prinsip-prinsip dalan penyusunan buku pedoman Latar belakang diperlukannya buku pedoman . d. Pengertian dan fungsi buku pedoman pegawai. pegawai. serta cara penyusunan buku pegawai. pegawai. anda diharapkan mampu memahami dan menguraikan tentang pengertian. Kendala yang dihadapi dalam penggunaan buku pedoman pegawai. Secara khusus setelah mempelajari materi pokok ini.Secara umum setelah mempelajari bagian ini. b. manfaat.

Standar Kompotensi 1.BAB IV TATA RUANG KANTOR I. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. Pennyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tataruang perkantoran. Kompotensi Dasar. Pertemuan : 6 X 50 Dalam melaksanakan tatausaha. suatu factor panting yang turut menentukan kelancaran ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor engan sebaik-baiknya. Mendeskripsikan tata ruang kantor III.1. 1. II.2. .

Misalnya sering terlihat bahwa suatu instansi atau pejabat yang banyak malayani public ditaruh di belakang. (tataruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan an alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. Di bawah ini adalah gambar-gambar yang menunjukan perbandingan antara tataruang yang baik dan yang buruk.) 2) “Office layaut is the determination of the space leguere ments and of the detailed utilizations of this sapace in order to provide a practical arrangement of the physical factor considered necessary for the execution of the office work within reasonable costs”. .) Di Indonesia tataruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian dari instansi-instasi pemerintah dan perusahaan-perusahaan swasta.Untuk memperjelas pengertian tataruang perkantoran itu dapatlah di kutipkan 2 perumusan yang berikut : 1) “Ofice layaut may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available floor space”. (Tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang pengunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang paraktis dari factor-faktor fisik yang di anggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

asuransi tambahan biaya pengiriman. misalnya saja membuat faktur. kemudian diteruskan kapada juru tulis untuk di ketik. karena tataruang tidak di rencanakan sebaik-baiknya. potongan yang harus di berikan. Ini membuang waktu an tenaga yang sebetulnya tidak perlu. Kemudian setelah factor itu selesai tidak perlu di bawah keatas meja si kapala untuk di periksa lagi.Gambar-gambar di atas menunjukan suatu seksi perusahan yang bertgas membuat perhitunggan. setelah di teliti lagi oleh juru periksa dan kapalanya. Akhirnya. sedang salinannya di simpan dalam lemari arsip. kemudian diteruskan kapada juru periksa. Proses pembuatan faktur itu dimulai dengan diterimanya daftar pesanan dari seksi lain. Bahkan proses pekerjaan itu dapat agak disderhanakan. Lalu diteruskan kepada juru hitung untuk di hitung. Tiap pegawai harus berdiri dari tempat duduknya an mengantarkannya kapada pegawai berikutnya. . maka warkat itu harus mandar mandir secara tidak efisien. Pada gambar kiri. atau bpertangungan. yaitu daftar pesanan langsung si terima oleh kepala tidak lagi melalui juru arsip. Kapala seksi petugas membuat catatancatatan mengenai harganya. barulah ddi teruskan kapada juru arsip untuk di kirimkan keseksi lain.

2) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien. Tujuan yang hendaknya dijadikan pedoman itu itu ialah : 1. 3.Jadi tataruang yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan. Kesehatan terpelihara. 4) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui suatu bagian tertentu. 5. 2. ada beberapa tujuan yang perlu di capai. 4. Tujuan itu merupakan pula syarat-syarat yang hendaknya di penuhi dalam setiap tataruang kantor yang baik. Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran. Paa pokoknya akan di peroleh keuntungan-keuntungan yang berikut : 1) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu. 6. Pihak luar yang mengunjunggi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang organisasi itu. Rangkaian aktivitas tatausaha apat mengalir secara lancer. susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. dan kepuasan bekerja para pegawai dapat . Pekerjaan dalam kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. 7. yaitu suatu luas lantai tertentu apat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.

b) space to be used to the greatest advantage . dan lain-lain .Dua ahli inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tataruang yang baik bagi sesuatu kantor ialah : a) legal requirements to be fullfils . h) lalulalang para tata usaha di antara meja-meja dan lemarilemari arsip di permudah . telepon. komunikasidan arus kerja diperlancar . ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar . f) sense of belonging and loyalty to the working group fostered . h) movement of clerk betwendesks and filling are made easy . i) noisy and distracting operations segregated . persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja . a) b) c) d) e) f) g) persyaratan peraturan. d) good working conditions to be provided for everyone . telephones etc . e) supervision to be able to see the ataff at work . g) communication and work flow facilitated . rasa kesatuan dan kesetiaan terhaap kelompok karja di pelihara . perundang-undangan di penuhi . . pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan :tenaga listrik. k) privacy and sycuuryty provided where necessary . j) mutual interverence between clerks avoided . c) services to be available where needed :power.

pelaksanaan kerja yang gaduh dan menganggu perhatian di pisahkan . hendaknya asas ini dijalankan sejauh mungkin. Asas mengenai jarak terpendek. suatu tataruang yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian sesuatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. namun dengan penyesuaian sepenuhnya dapatlah beberapa di antaeanya di jadikan dasar bagi tataruang perkantoran. Walaupun asas-asas itu diperuntukan bagi tempat kerja yang tugasnya menghasilkan suatu barang. Dalam hal ini garis lurus antara 2 titik adalah jarak yang terpendek. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus. Asas mengenai rangkaian kerja. b. kebebasan diri dan keamanan di usahakan sepanjang seorang ahli tataruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus. suatu tataruang yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan . Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat. saling menganggu di antara para juru tatausaha dihinarkan . Beberapa asas itu ialah : a.i) j) k) perlu .

Ini perlu untuk itu ada beberapa pedoman sebagai berikut : 1. Satuan-satuan yang demikian itu pada perusahaan misalnya kas yang harus malakukan atau menerima pembayaran-pembayaran . Demikianlah beberapa asa yang harus dijadikan pedoman kalau hendak menyusun tempat kerja yang baik untuk karja perkantoran. c. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus.urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Demikian pula henaknya diperhatikan sifat pekerjaanitu. hendaknya harus diketahui hubungan satua yang melaksanakan tatausaha itu engan satuan-satuan lainnya. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat di taeruh berderet deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaannya. tempat yang mudah . Sebagai langkah pertama dalam merencanakan tataruang kantor. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja. Asas mengenai pengunaan segenap ruang. Suatu tata ruang yang terbaik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani public henaknya ditaruh di tempat yang mudah di atanggi orang-orang luar itu tanpa menganggu satuan-satuan lainnya. d. pada dinas pemerintah misalnya suatu bagian yang mengurus perizinan. suatu tata ruang yang terbaik ialah yang dapat di ubah atau di susun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

4. 2.diatnggi biasanya diruangan terdepan geung yang bersangkutan. satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya dikelompokan pada satu tempat. Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gauh. Pedoman tersebut di ats alam penerapannya kadang-kadang nampaknya saling bertentangan. Dengan demikian kelancaran pekerjaan dan jarak terpendek dapat terjamin. bagi public hal ini juga merupakan pelayanan yang baik. Kalau penempatan di ruang depan tiak mungkin hedaknya dibuatkan papan penunjuk yang akan membawa public ke bagian itu. lebih-lebih satun yang banyak menjalankan pekerjaan otak. mialnya saja suatu seksi reproduksi yang merupakan satuan pusat harus ditempatkan di tengah-tengah. misalnya sebuah percetakan henaknya di jauhkan dari satuan-satuan lainnya. 3. misalnya bagian perencanaan. sehingga satuan-satuan lainnya dapar mudah menghubunginya. karena mereka tak usah monar mandir atau naik turun tangga kalau harus pergi daei satu bagian lain. terutama pada gedung yang bertingkat-tingkat penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. padahal seksi itu bekerja dengan mesin-mesin yang membuat suara gaduh . Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketata usahaan dari organisasi itu hendaknya diberi tempat di tenggah-tenggah.

Pertemuan : 6 X 50 5. Kompotensi Dasar.1. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. III.1. wewenang dan tanggung jawab . II. Alam komunikasi itu sekaligus tercangkup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang kedalam pikiran . Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum. Pengertian jenis dan asas komunikasi kantor Dalam pegertianya yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain.BAB V KOMUNIKSI KANTOR I. Mendeskripsikan tugas. Standar Kompotensi 1.2. 1.

Menurut Broaded pula hal-hal yang mengharuskan suatu perintah tertulis apabila : 1. Sebagian besar kegiatan kantor tata usaha dalam suatu organisasi terdiri dari mengadakan hubungan-hubungan dalam lingkungan sendiri disebut komunikasi intern. Bersifat ruet dan terperinci. 5) Penerima warta (comunicatee). Perintah di kerjakan di tempat lain. . 3. Tugas sederhana. Kekeliruan tidak mempunyai akibat besar. 2. Komunikasi dapat di bedakan dalam 2 macam : 1) Hubungan tegak (vertical) 2) Hubungan datar (horizontal) Menurut Charley broaded pada umumnya perintah lisan hanya baik di pergunakan apabila : 1. Tugas yang di perintah kan akan berlangsung satu bagian ke bagian lain. Pernah di jalankan. keterangan atau buah pikiran 3) Alat atau sarana untuk mencapai warta 4) Isyarat yang di pancarkan oleh alat yang bersangkutan. a) Komunikasi intern. 5.orang lain sehingga tercapai pengetian yang di tentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan. 4. 3. Dalam keadaan darurat. Dalam waktu yang singkat. Dalam garis basarnya komunikasi itu meliputu unsure-unsur sebagai berikut : 1) Pengirim warta (komunikator) 2) Warta. 2.

5. Semua bahasa merupakan system-sistem persepakatan manusia dan bukan system-sistem dari kaedah kealaman. 5. Komunikasi melalui telpon merupakan sebuiah kesempatan untuk membina dan meningkatkan jalinan komunikasi yang dapat saling menguntungkan. tata Semua bahasa bersifat dinamis dan perubahannya Ketepatan hanya dapat didasarkan pada kelaziman bahasa. mengkonfirmasikan bahkan meluruskan berita-berita atau segala sesuatu yang berhubungan dengan kantor. b) Menurut hasil-hasil penelaahan dari linguistic modern dewasa ini. Pesawat Telpon Telepon merupakan kebutuhan utama di dalam kegiatan komunikasi lisan di kantor. adalah wajar. 2.2.4. Kesempatan berkomunikasi melalui telpon dapat digunakan untuk menjelaskan. 3. 4. dari cara pemakaian dan semua cara pemakaian bersifat relative. ternyata bahasa mempunyai sifat dasar sebagai berikut : 1. Kekeliruan mempunyai akibat besar. dan kosa katanya. Setiap bahasa bersifat khas dalam lafal. Media Komunikasi Kantor a. Berulang-ulang gagal melaksanakan perintah yang diberikan. .

Dalam bertelepon terdapat etika. Presentasi merupakan media komunikasi lisan untuk menyampaikan pikiran. Presentasi Menyampaikan gagasan melalui presentasi saat ini sudah merupakan bagian dari tugas karyawan kantor terutama para eksekutifnya. Etika dimaksud antara lain : a) b) b. ssebutkan identitas kantor anda Tawarkan bantuan (jika telepon masuk) Bicaralah sesuai dengan pokok-pokok Pilih kata-kata dan gunakan intonasi dan Percaya diri dan santun Kembangkan kecerdasan emosi untuk Akhiri telepon dengan mengucapkan salam Letakkan telepon pada tempatnya dengan baik. Etika bertelepon dapat berdampak secara signifikan terhadap citra organisasi untuk memuaskan dan menjaga relasi. Persiapan sebelum bertelepon Persiapkan nomor telepon yang dituju Persiapkan pokok-pokok pembicaraan Persiapkan alat tulis untuk mencatat Pada saat bertelepon Ucapkan salam. Keterampilan yang tinggi dalam hal ini akan menjadi modal bagi seseorang yang sedang meniti jalur karirnya. ide-ide atau keterangan mengenai apa pembicaraan kejelasan suara menghasilkan komunikasi yang baik .

Agar presentasi mencapai sasaran yang diinginkan maka yang efektif maksimalkan bahasa tubuh untuk hasil komunikasi yang baik (postur. argumentatif dan . penguasaan materi presentasi pahami cara kerja alat bantu yang digunakan jaga penampilan dan tata cara berbusana penggunaan prinsip logis. ekspresi wajah. Presentasi menunjukkan memberikan juga merupakan karena dapat dinilai untuk jauh ia kemampuan. kontak mata. presentasi dari cara seseorang seberapa menguasai bidang atau permasalahan yang dikelola.saja yang menjadi tanggung jawab seseorang kesempatan baik itu merupakan barang ataupun jasa. gerak tubuh) kembangkan kecerdasan emosional berkomunikasi dengan penuh empati komunikasi dalam segala situasi kenali diri sebelum mengenali orang lain identifikasi dan atasi hambatan untuk komunikasi Disamping itu perlu diperhatikan persuasif.

II.BAB VI PRODUK. Mendeskripsikan konsep dasar administrasi dalam arti luas dengan tingkat efektifitas yang memadai sesuai tingkat pemahamanya. Kompotensi Dasar. Mendeskripsikan konsep dasar manajemen organisasi kantor dan keterkaitanya dengan manajemen umum.PRODUK KANTOR I.1. 1. Standar Kompotensi 1.2. Mendeskripsikan produk-produk kantor .

b. penerangan. dan sebagainya. materai-materai yang hilang dan sebagainya. Bentuk Dan Prosedur Pengaturan Surat Penulisan surat dalam suatu prusahaan adalah penting. pesuruh. f. Jenis. Biaya surat mungkin mahal. pajak. Tugas seorang manajer kantor adalah berusaha agar surat-surat yang diperlukan ditulis dengan baik dan mencegah adanya penulisan surat-surat yang tidak perlu. Unsur-unsur penulisan surat adalah : a. Pertemuan : 12 X 50 6. Alat tulis menulis Amplop. karbon dan sebagainya. b.III. .1. pegawai arsip. karena: a. Perangko dan tenaga kerja untuk memberi cap atau perangko e. Gaji Gaji pegawai yang memberi perintah. asuransi. c. d. dan sebagainya. Surat menunjukkan hubungan antara perusahaan dengan para langganannya dan dengan masyarakat (hubungan ini dapat menambah atau merusak kemauan baik (goodwill) terhadap perusahaan). Pemborosan Alat tulis menulis yang rusak. pengetik. dan sebagainya. Perlengkapan Mesin tik. Biaya tambahan Sewa. pita.

c. Mengadakan konperensi secara berkala (misalnya sekali sebulan) untuk membahas surat-surat yang yang dikirim keluar dan untuk mengajukan saran-saran perbaikan. Kepala bagian menandatangani semua surat yang keluar (suatu metode yang sangat populer) b. d. Menyusun naskah surat secara tertulis dan meyerahkan naskah tersebut kepada seorang pengetik (metode ini hanya digunakan untuk masalah-masalah yang penting atau surat-menyurat yang bersifat rahasia). Metode pengawasan surat adalah sebagai berikut: a. e. Mencatat dengan cepat inti jawaban dan menyuruh seorang sekretaris pribadi untuk menyusun surat. d. Mendikte seorang penulis cepat atau mesin dikte (dictating machine). Menggunakan buku pedoman surat-menyurat yang diberikan kepada para pegawai (jarang) c. Menggunakan surat isian Metode menjawab surat adalah sebagai berikut : a.Penulisan surat adalah sulit mengawasinya. . b. Menggunakan surat isian yang kengkap. Mendikte beebrapa paragrap dan menggunakan paragrapparagrap isian untuk sisanya. karena banyak pegawai kantor dalam bagian-bagian yang berlainan mengirim suratsurat secara tidak teraratur.

Sopan Tidak terlalu bebas. misalnya pergunakan kata-kata “Kami berterima kasih atas surat-surat Saudara ……………. Bijaksana Tidak menyinggung perasaan si penerima surat.”. g. Pendek Menggunakan kata-kata dan kalimat-kalimat yang singkat. Pengujian surat perusahaan adalah apakah surat tersebut menyatakan dengan jelas apa yang harus dikatakan. Memberikan surat kepada seorang sekretaris pribadi untuk menyelesaikannya. sehingga surat tersebut dapat dimengerti (pengujian komunikasi adalah pengertian) dan diambil tindakan yang menguntungkan. ini merupakan suatu pertanda kemauan baik (goodwill). Faktorfaktor yang perlu diperhatikan apabila menulis surat adalah bahwa surat tersebut harus: a. . Menulis jawaban pada bagian bawah tiap surat yang masuk dan mengirimkan fotokopinya.” atau “ Panitia telah memutuskan bahwa ……………………. b. d.f. Contoh: Surat harus ditulis dengan gaya bahasa yang diinginkan oleh majikan. c. Positif Tidak merugikan e.. Jujur Tidak terlalu banyak tambahan..

Surat isian menjamin praktek yang sama (uniform) dalam penulisan surat. Prosedur membuat surat isian adalah sebagai berikut : a. d. f. permohonan untuk penyerahan barang dan sebagainya. berita penerimaan keberatan atau lamaran pekerjaan. . Contoh : Surat pungutan hutang. Tentukan macam-macam surat yang paling sering ditulis dan paragrap-paragrap yang paling sering digunakan. Keuntungan surat isian adalah : a. berita penerimaan pesanan. c. Pilih jawaban yang paling baik atas masing-masing surat dan apabila mungkin adakan perbaikan. Standarisasikan dan golongkan jawaban-jawaban tersebut dalam surat-surat isian atau dalam paragrap-paragrap isian. Ulangi prosedur tersebut tiap 12 bulan agar tetap up-to-date (modern). b.Surat isian adalah surat yang distandarisasikan yang dipergunakan oleh perusahaan untuk menjawab semua surat menyurat yang sifatnya sama dan berulang serta untuk memberikan keterangan yang sama kepada semua koresponden. e. Pada akhir periode pilihlah (sortirlah) surat-surat menurut perihalnya. Selama beberapa minggu membuat salinan tambahan dari semua surat yang keluar.

Kerugian surat isian adalah : a. dan pengalaman. Memuat nama penulis yang ditulis dalam huruf besarpada akhir surat. c. Mempunyai urutan yang logis. Surat isian menghemat waktu. Lamaran pekerjaan harus: a. Mesin dikte (menghemat waktu dari pengetik) c. Gaya bahasa surat mungkin muluk-muluk. Asli dalam gaya bahasanya. Surat isian membantu dalam menjawab surat-menyurat dengan cepat. d. Surat isian (menghemat waktu dari orang yang mendikte) b. b. kecakapan. baik waktu dari orang yang mendikte (memerintah) maupun waktu dari pengetik. . Memuat sekurang-kurangnya rincian-rincian mengenai usia. e. Menjawab semua hal yang disebut dalam adpertensi. f. Surat tercetak tidak begitu banyak memperoleh perhatian dari pihak yang menerimanya seperti surat pribadi yang diketik. Surat isian cepat menjadi out-of-date (ketinggalan zaman). d. Biaya surat-menyurat dapat ditekan dengan menggunakan: a.b. b. Mesin tik otomatis (untuk membuat surat-surat isian) d. Singkat dan ringkas c. keadaan keluarga. pendidikan. c. Mesin pembubuh perangko (menghemat tenaga untuk membubuhi perangko). Surat isian tidak simpatik bagi masalah-masalah perorangan.

e. b. c. Mengandung semua fakta yang bertalian. Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi .Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam mencari keterangan dapat berupa : a. Studi. b. . Bagi pimpinan dapat menyediakan data untuk pembuatan keputusan. dapat menunjukan sesuatu yang perlu di sempurnakan. Ciri-ciri yang membedakan laporan dan naskah tulisan lainnya adalah : a. Tujuan. Menurut pengertian umum. Telpon sebagai pengganti menulis surat. dapat memberikan gambaran menyeluruh mengenai perkembangan organisasi. fungsi dan sistematika penyusunan laporan. Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan. 6. c. Penyelidikan. Jenis laporan. Laporan merupakan suatu dokumen yang menyajiakn keterangan mengenai suatu hal tertentu kepada suatu pimpinan organisasi. Bagi petugas organisasi dapat menjadi sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting. Pengamatan. laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil rangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.2. Secara terperinci laporan pada pokoknya mempunya berbagai peranan sebagai berikut : a. d.

Kesederhanaan e. Ketepatan waktu. Mempunyai suatu bentuk yang tersendiri. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang di buat berdasarkan fakta-fakta yang di ungkapkan. Mengandung gaya tulis yang serasi. c. . c. Kejelasan. Setiap laporan yang di buat harus mempunyai tujuan tertentu . Judul adalah frasa/kalimat yang dijadikan kepala suatu naskah sebagai namanya untuk menjadi petunjuk bagi pembaca naskah itu. Kemadaian d.b. Kecermatan b. Sebuah asas yang di kemukakan untuk penulisan laporan ialah relevansi dalam pengertian bahwa suatu laporan harus di hentikan bilamana tidak lagi mencapai tujuan yang di tentukan. Menampilkan tatawajah yang penuh kesungguhan. Laporan yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Suatu hal yang umum yang harus ada pada suatu naskah tertulis adalah judul. yaitu kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian informasi dengan kesimpulan mengenai suatu hal tertentu dalam suatu hal. Berikut adalah contoh kerangka laporan: Judul : LAPORAN TENTANG RENCANA PERLUASAN GUDANG UNTUK MENAMPUNG PENINGKATAN USAHA DALAM TAHUN DAPAN. d. e.

Berbagai kemingkinan manfaat lainnya yang dapat diperoleh 2. Letak strategis yang dapat di capai dari 3 arah. Pengantar. Perluasan aktifitas produksi yang akan dilakukan tahun depan. C. Tujuan perluasan gudang. 5. Tata langkah penyusunan laporan. 3. Dalam bagian ini diuraikan misalnya : 1. B. 2. Ringkasan.A. d. Alam jarak 2 km dari stasiun kereta api barang. Masalah kekurangan gudang yang akan ddihadapi. 4. misalnya sebagi berikut : 1. Dalam bagian ini disimpulkan bagaimana masalah kekurangan tempat penyimpanan barang di atasnya dan rekomendasi secara singkat mengebai pembelian tanah dan pembangunan gedung. Kerangka acuan pimpinan perusahaan. perincian harga tanah dan biaya bangunan . c. b. Batang tubuh Pada batang tubuh laporan ini disajikan secara logis dan sistimatis semua butir informasi yang dibagi dalam paragraphparagrap. Rencana kasar gudang baru yang dapat dibangun e. Pengeluaran jumlah perkiraan biaya yang dalam batas dana yang tersedia f. Lokasi tanah yang dipilih dan berbagai alasan pertimbangan sesuai dengan kerangka acuan yakni : a. Dua lipat lebih dari gudang yang telah di miliki.

3. jadwal penyelesaian. petugas yang baru menangani. Lampiran Semua fotokopi dokumen yang bertalian dengan kesimpulan dan saran perlu dilampirkan. perijinan bangunan. E. dan ketentuan peraturan lainnya yang ada 5. satu dua kesulitan yang masih perlu diatasi (misalnya masalah selokan untuk pembuangan air di musim hujan atau penyambungan pipa air leding) D. rencana tata kota. dan keputusan/tindakan lainnya yang harus diambil oleh pimpinan organisasi. . rencana pembangunan gedung. tata cara pemindahan hak tanah dari para pemiliknya kepada perusahaan 4. Penutup Dalam bagian ini diajukan secara lengkap yang terperinci seluruh kesimpulan dan saran tentang misalnya prosedur pembelian tanah.

BAHAN AJAR MATA KULIAH MANAJEMEN ORGANISASI KANTOR DISUSUN .

132 304 065 JURUSAN EKONOMI DAN MANAJEMEN FAKULTAS ILMU SOSIAL UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO TAHUN 2006 . .O L E H IRWAN YANTU. S.Pd NIP.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->