MEKANIKAL

Penyampai : Mohd Zuhairi bin Ab Rahman Penolong Pengarah Mekanikal JKR Caw. Kejuruteraan Mekanikal Negeri Kelantan

Pendidikan i. SMS Tengku Muhammad Faris Petra (1995 ~ 1996) ii. Rancangan Persediaan Khas Ke Jepun Universiti Malaya (1997 ~ 1998) iii.Nagoya Institute of Technology Bachelor in Mechanical Engineering (1999 ~ 2004) Pengalaman Kerja i. Production Engineer ROHM WAKO Electronics Malaysia Sdn Bhd (2004 ~ 2008) ii. Pengajar dalam jurusan subjek Matematik Tulen di Kolej Islam Sains & Teknologi iii.Penolong Pengarah Mekanikal JKR Cawangan Kejuruteraan Mekanikal Kelantan (2008 ~ hingga sekarang)
2

` `

` ` ` ` `

Diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Kaedah atau alat pengurusan yang boleh wujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa, kemas dan selamat di dalam organisasi. Penentu kepatuhan kepada piawaian dan peraturan. Memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan. Mula diperkenalkan di Malaysia pada pertengahan tahun 1980an. Dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikatsyarikat multi-nasional. Kini agensi-agensi Perkhidmatan Awam mula mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).
3

Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan S yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

Susun Kata 5S

Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai Kaizen dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

Dokumen yang disusun kemas memudahkan pencarian apabila dikehendaki.

Kakitangan diberi kebebasan menunjukkan kreativiti masing-masing

Program 5S adalah usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan bersistem. Melalui amalan 5S, kita akan membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi. Amalan 5S juga merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai Kaizen dalam Bahasa Jepun.

Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana: (a) Wujud persekitaran tempat kerja berkualiti dan produktif. (b) Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata. (c) Banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan. (d) Pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk hasilkan prestasi kerja yang lebih baik. (e) Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat. (f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang. (g) Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja. Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik. Sebagai contoh : a. Membuang sampah. b. Melupuskan perabot, peralatan dsb yang tidak lagi diperlukan atau rosak.

10

` ` ` `

Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah untuk diambil dan disimpan semula selepas digunakan. Tempat simpanan boleh diakses oleh semua kakitangan. Barang atau dokumen yang paling kerap digunakan diletakkan di tempat yang mudah dicapai. Semua tempat dokumen atau barang diberi label. Gunakan warna label bagi mendapatkan keceriaan. Sebagai contoh : Mencapai dokumen dalam tempoh 30 saat.

11

Bentuk tugas pencucian dan mengemas mengikut kumpulan. ` Mempamerkan peta kawasan pembersihan dan tugasan. ` Menggabungkan aktiviti sapu,kilatkan,semak dan betulkan. ` Membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja. ` Buat dengan kerjasama semua kakitangan.
`

Sebagai contoh : Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.

12

Apabila tiga konsep di atas dilakukan akan wujud penyeragaman. Peraturan yang boleh dipatuhi oleh semua kakitangan diwujudkan. Sebagai contoh : Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.

13

Audit dalaman 5S dilakukan secara berterusan. ` Melantik orang yang bertanggungjawab untuk kawasan tertentu. ` Memberi hadiah atau penghargaan bagi kumpulan yang berjaya mengamalkan 5S. ` Disiplin: Melatih pekerja untuk mengamal sistem amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi.
`

14

SISIH

SERAGAM

Sentiasa Amal
SAPU

SUSUN

15

1.Buka Fail 5S 2. Tubuhkan jawatankuasa / organisasi 5S 3. Adakan Polisi & Objektif Amalan 5S 4. Pembahagian zon / kawasan 5. Ambil gambar sebelum / selepas amalan 5S 6. Adakan gotong-royong 7. Wujudkan satu bilik/setor untuk red tag area 8. Wujudkan sistem fail 9. Adakan sudut 5S 10. Rancang dan laksana Pengurusan Visual 11. Adakan Audit 5S
16

1.Buka Fail 5S
`

Fail berkaitan dengan surat-menyurat / amalan / aktiviti / program 5S perlu dibuka dan didaftarkan bagi tujuan rekod. Fail tersebut adalah fail aktif. Maka sewajarnya diletakkan di bawah tanggungjawab penyelia yang menguruskan aktiviti tersebut.

17

2. Tubuhkan jawatankuasa / organisasi 5S Objektif penubuhannya adalah untuk membina prasarana program penambahbaikan berterusan dan meningkatkan penyertaan semua peringkat warga jabatan serta semangat kerja berkumpulan ke arah mencapai prestasi cemerlang.

18

Logo Jabatan Tajuk carta organisasi

Ketua Jabatan

Koordinator / Penyelaras

Ketua Zon / Kawasan

Naib Ketua Zon

19

3. Adakan Polisi & Objektif Amalan 5S Polisi dan objektif perlu diwujudkan pada setiap jabatan yang mengamalkan amalan 5S bagi membentuk hala tuju pencapaian bagi semua warga jabatan. Polisi dan objektif tersebut perlu ditandatangani oleh Ketua Jabatan bagi menyatakan sokongan daripada pihak atasan dan diletakkan di papan kenyataan bagi membolehkan semua warga jabatan mengetahui matlamat dan pencapaian yang ingin dicapai melalui amalan 5S ini.
Catitan : Setiap jabatan digalakkan mewujudkan Logo 5S sebagai salah satu aktiviti promosi.
20

21

4. Pembahagian zon / kawasan Pembahagian zon / kawasan dilakukan bertujuan untuk mewujudkan sempadan antara kumpulan yang bertanggungjawab melaksanakan amalan 5S. Pembahagian zon / kawasan ini dapat meningkatkan lagi saingan antara kumpulan bagi mencapai sasaran yang dikehendaki.

22

5. Ambil gambar sebelum / selepas amalan 5S Setiap kawasan perlu diambil gambar sebelum aktiviti-aktiviti amalan 5S dilakukan. Pengambilan gambar ini dapat dijadikan petanda aras peningkatan yang diperolehi daripada hasil aktiviti yang dilakukan. Tampalkan gambar tersebut di setiap papan kenyataan sudut 5S kawasan / zon masingmasing.
23

Sebagai contoh :

Kawasan pejabat

Wayar komputer

Sebelum

Selepas

24

6. Adakan gotong-royong ` Gotong-royong berskala besar perlu dilakukan bagi promosi amalan 5S yang akan dilaksanakan di jabatan.

7. Wujudkan satu bilik/setor untuk red tag area ` Ruangan ini diwujudkan bagi menyimpan barangan yang masih lagi kabur statusnya samada masih lagi digunakan atau tidak / ada masalah dalam prosedur perlupusan.

25

8. Wujudkan sistem fail

Sebelum

Selepas

Sistem fail yang sistematik dapat menjimatkan masa dan ruangan agar memudahkan kerja-kerja penyimpanan dan pencarian fail. Perlu mencapai dokumen dalam masa 30 saat.
26

9. Adakan sudut 5S Wujudkan satu sudut khas bagi setiap zon untuk segala aktiviti-aktiviti 5S. Kriteria Sudut 5S a. Terletak di tempat strategik b. Menpunyai polisi 5S c. Ada perancangan Grant Chart yang terkini d. Ada keputusan pemarkahan Audit 5S e. Ada gambar-gambar sebelum & selepas dijalankan program 5S f. Ada tarikh update sudut 5S dari masa ke semasa

27

Contoh carta pembatuan yang diguna-pakai di JKR Caw.Kejuruteraan Mekanikal

Perancangan aktiviti yang dirangka selama setahun bagi menjayakan aktivitiaktiviti 5S.

28

Gambar Sudut 5S

Sebelum

Selepas

29

10. Rancang dan laksana Pengurusan Visual spt : nama & foto k/tangan dimeja/pintu bilik,nama & foto serta jadual tugas utk PIC, papan pergerakan kakitangan, signboard pandu arah dll.

30

11. Lain-lain
` ` ` ` ` ` `

Adakan jadual perancangan aktiviti 5S dalam bentuk Gantt Chart atau seumpamanya. Paparkan photo-photo sebelum dan selepas dijalankan amalan 5S. Mengadakan perhiasan spt. gambar, poster, lukisan, bunga dan lain-lain. Mengadakan tanda label dan sempadan bagi setiap barangan, bahan atau mesin yang berbeza. Mengadakan susunan yang berkesan dan rekod pengeluaran daripada stor dipraktikkan. Tidak terdapat barangan lama yang sudah rosak dan tidak digunakan lagi. Meletakkan kenderaan (parking dalam garaj) dalam keadaan muka kenderaan menghala ke hadapan.

31

RUANG PEJABAT

32

BILIK KPP KORPORAT

33

BILIK MESYUARAT A
34

35

LACI DI PANTRY

36

PENYATA PERGERAKAN KAKITANGAN

37

WAYAR KOMPUTER

38

LACI MEJA

39

BILIK FAIL

40

SUDUT 5S

41

BILIK FAIL

42

RAK FAIL KAKITANGAN

43

BILIK FAIL

44

RUANG PANTRY

45

BILIK PELUKIS PELAN

46

RUANG PEJABAT

47

RAK FAIL BILIK KPP

48

49

Perpustakaan SEBELUM 5S

50

Perpustakaan SELEPAS 5S

51

Rak Borang/Sampul SEBELUM 5S

52

Rak Borang/Sampul SELEPAS 5S

53

Blk Perbincangan 3 SEBELUM 5S

54

Blk Perbincangan 3 SELEPAS 5S

55

Ruang Lobi Ting. 8 SEBELUM 5S

56

Ruang Lobi Ting. 8 SELEPAS 5S

57

Blk Penyelenggaraan SEBELUM 5S

58

Blk Penyelenggaraan SELEPAS 5S

59

Pantry SEBELUM 5S

60

Pantry SELEPAS 5S
61

Blk Penyelenggaraan SEBELUM 5S

62

Blk Penyelenggaraan SELEPAS 5S

63

Lokasi Printer SEBELUM 5S

64

Lokasi Printer SELEPAS 5S

65

Untuk mendapat hasil yang optimum daripada pelaksanaan 5S di organisasi kita, beberapa perkara berikut boleh membantu : Dapatkan sokongan dari peringkat pihak pengurusan atasan. Komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang sesuai bagi pelaksanaan 5S selain mampu memberi kesan yang lebih berpanjangan. Sediakan prasarana yang bersesuaian. Adalah penting dikenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan 5S dalam organisasi. Untuk itu adalah perlu diwujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan 5S Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kita kepada staf lain. Untuk itu beberapa kaedah boleh digunakan misalnya : a. Melalui mesyuarat b. Menggunakan intranet atau laman web organisasi c. Papan kenyataan d. Poster e. Surat Berita Dalaman ( Newsletter)

66

Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam 5S dan staf lain di organisasi kita. Adalah perlu dirancang latihan asas 5S kepada setiap staf. Ini bagi membolehkan seluruh staf organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam 5S Mulakan dengan projek perintis 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan staf tidak "teringin" untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila 5S dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi. Wujudkan dan kongsikan Best Practices. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain. Sediakan pelan pelaksanaan 5S yang menyeluruh. Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklumbalas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan 5S organisasi Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan 5S di organisasi kita lebih "segar".

67

Aspek yang diaudit merangkumi 5 perkara utama : a. Keperluan Utama Perlaksanaan 5S b. Ruang Pejabat c. Stor / Bilik Fail d. Tempat Umum Dalam Pejabat e. Kawasan Persekitaran Luar Pejabat

68

Kriteria Keperluan Utama Perlaksanaan 5S

Sub Kriteria a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Polisi 5S Carta Organisasi 5S Sudut 5S Nama kumpulan 5S dan Sudut 5S bagi kumpulan Jadual perancangan perlaksanaan aktiviti 5S Rekod aktiviti kumpulan 5S Disiplin / Sikap pekerja Program latihan untuk pekerja Aktiviti promosi Galakan dan penghargaan yang diberi kepada pekerja k. Penilaian keberkesanan

69

Kriteria Ruang Pejabat

Sub Kriteria a. b. c. d. e. f. g. Lantai Dinding Siling Susun-atur peralatan Peralatan Susunan fail Perhiasan

Stor / Bilik Fail

Bilik Fail a. Tersusun / kemas / teratur b. Lantai bersih / tidak berdebu c. Ada tanda label pada tiap-tiap bahan d. Ada sistem susunan teratur dan mudah diambil e. Ada sistem rekod keluar-masuk f. Tiada sampah / sisa / bahan yang tidak diperlukan g. Ada poster / papan notis untuk catatan h. Tidak bercampur dgn bahan rosak dan yang boleh diguna
70

Kriteria Stor / Bilik Fail

Sub Kriteria Setor a. Susunan kemas dan teratur mengikut kawasan / garisan yang ditetapkan. b. Ada tanda label bagi setiap barangan. c. Peralatan seperti rak/pallet/lain untuk kegunaan simpanan barangan ini digunakan dengan baik d. Sistem susunan yang berkesan dan rekod pengeluaran daripada setor dipraktikkan. e. Lantai bersih dan tidak berdebu serta tiada bahan buangan. f. Tiada barangan lama yang sudah rosak dan tidak digunakan lagi.

71

Kriteria Tempat Umum Dalam Pejabat Kawasan Persekitaran Luar Pejabat

Sub Kriteria a. Ruangan tamu / lobi b. Tempat makan / pantry a. b. c. d. e. f. g. h. Laluan pejalan kaki Tangga Bilik sembahyang Bilik mesyuarat / latihan Tandas Papan tanda Jabatan Tanaman pokok Lot letak kereta - Disediakan tempat yang sesuai utk pekerja atau pelawat - Ditanda dengan garisan jelas antara lot-lot - Susunan kenderaan pekerja seragam i. Pondok pengawal - Berada dlm keadaan baik serta sistem kawalan keluar masuk pelawat berekod dan memuaskan.
72

Penglibatan Semua Kakitangan Semua kakitangan mesti melibatkan di dalam program 5S dan harus memahami 6 sebab munasabah program 5S harus diamal di tempat kerja iaitu : 1. tempat kerja yang bersih mempunyai PRODUKTIVITI tinggi 2. tempat kerja yang bersih mempunyai MUTU tinggi 3. tempat kerja yang bersih mengurangkan KOS 4. tempat kerja yang bersih memastikan PENGIRIMAN tepat pada masanya 5. tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang SELAMAT 6. tempat kerja yang bersih mempunyai SEMANGAT PERANSANG yang tinggi Program 5S akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu aktiviti di dalam aktiviti-aktiviti kumpulan kecil seperti Kumpulan Mutu (QC) di bahagian-bahagian.

73

Penglibatan Pengurusan Atasan Program tersebut harus diamalkan dalam masa bekerja sebagai program yang diberi kuasa rasmi, tetapi ia tidak harus dianggap sebagai tambahan dalam masa kerja yang lebih (overtime) atau di luar masa bekerja Setiap orang harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut. Ketua Jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai pelancaran program tersebut di mesyuarat berkongsi maklumat (information-sharing) yang dihadiri oleh kakitangan

74

Pengurangan Kos ` Mengurangkan inventori ` Menghalang salah letak peralatan dan perkakas ` Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan lain-lain
Kecekapan ` Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat ` Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah ` Mempermudahkan kawalan Kualiti ` Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan

75

Penyelenggaraan ` Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang ada ` Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin dan peralatan ` Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan

76

Keselamatan ` Menghapuskan keadaan yang merbhaya ` Memperbaiki keadaan tempat kerja ` Menghapuskan tempat kecedraan dan kemalangan ` Mengurangkan kesilapan dan kecuaian ` Mematuhi peraturan-peraturan Motivasi ` Perhubungan yang baik antara kakitangan ` Membentuk disiplin yang baik ` Membentuk semangat kerjasama dan kerja berkumpulan

77

TERIMA KASIH

78