8 LANGKAH MODEL PERUBAHAN KOTTER'S Ditulis oleh: Vaseem Khan Edited by: Michele McDonough Diperbarui pada 19 Mei

2011 terkait panduan: Tim manajemen proyek Artikel ini berfungsi sebagai pedoman bagi manajer proyek dengan cara menggunakan proses perubahan manajemen untuk meningkatkan produktivitas tim manajemen proyek. 8-langkah Kotter's Model perubahan adalah salah satu model perubahan manajemen yang berguna dalam menerapkan praktik perubahan manajemen. Pentingnya Praktik Perubahan Manajemen Dalam dunia sekarang ini model proses bisnis mengalami perubahan terus-menerus. Perubahan telah menjadi suatu keharusan sehingga proses bisnis dapat dioptimalkan berulang kali. Perubahan manajemen adalah sebuah praktik yang diikuti oleh sebagian besar manajer proyek dan pemimpin tim dalam organisasi untuk mengaktifkan perubahan dalam organisasi. 8-langkah perubahan manajemen model Kotter's adalah salah satu model yang dapat digunakan oleh manajer proyek untuk membawa perubahan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek-proyek. Langkah 1: Menciptakan Urgensi Penyerahan tepat waktu adalah penting dalam manajemen proyek. Seorang kredibilitas manajer proyek yang dipertaruhkan jika ia gagal untuk melaksanakan proyek tepat waktu. Menurut Kotter, menjadi perlu mengembangkan rasa urgensi dalam organisasi untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan tepat waktu. Rasa urgensi dapat dibuat diantara karyawan oleh manajer proyek dengan cara: - Menjelaskan pentingnya proyek dan eksekusi nilai tepat waktu yang terkait dengannya. - Identifikasi proyek berbasis risiko dan menyediakan rinci rencana untuk mengurangi risiko tersebut. - Membahas bagaimana membawa perubahan dalam pelaksanaan proyek dan siapa yang akan bertanggung jawab membawa perubahan. Langkah 2: Membentuk Koalisi Tim kerja adalah aspek yang diperlukan dalam manajemen proyek. Kurangnya kepemimpinan yang membimbing dalam anggota tim akan mengakibatkan penurunan produktivitas anggota tim. Menurut Kotter, membentuk sebuah koalisi dalam organisasi akan membantu suksesnya pelaksanaan proyek-proyek. Koalisi yang kuat dapat dibangun jika manajer proyek mempraktekkan: - Membentuk tim dengan setingan keterampilan yang seimbang, berguna untuk melaksanakan proyek. - Mengidentifikasi kunci personel tim dan pemilihan mereka sebagai pemimpin. Mereka harus bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan tim untuk eksekusi proyek. - Memberikan kekuasaan membuat keputusan kepada para pemimpin dan memantau kegiatan mereka. Langkah 3: Membuat Perubahan Visi Manajer proyek harus mengembangkan alasan yang diperlukan untuk membawa perubahan, sementara mengeksekusi sebuah proyek. Menegakkan perubahan tanpa visi adalah bukan praktek yang baik dalam manajemen proyek. Menurut Kotter, produktivitas akan meningkat antara anggota tim dan manajer jika manajer menciptakan perubahan visi dan bertindak di atasnya. Berikut penting ketika mengembangkan perubahan visi: - Perubahan yang dibawa harus menarik untuk kepentingan para stakeholder proyek. Visi yang dibuat harus diinginkan dan juga harus bisa digambarkan kepada stakeholder. Visinya harus layak untuk diterapkan dan dikomunikasikan kepada stkaeholder.

Perubahan harus terfokus dan fleksibel serta harus mengalami penyesuaian kecil jika diperlukan.

Langkah 4: Mengkomunikasikan Perubahan Visi Beberapa rintangan muncul ketika seorang manajer proyek mencoba membawa perubahan sambil menjalankan proyek yang ada. Salah satu kendala adalah dari anggota tim. Menurut Kotter, hambatan yang timbul dari anggota tim dapat dihindari dengan mengkomunikasikan alasan di balik perubahan. Perubahan visi dapat dibicarakan bersama dengan mempraktikkan: - Menghilangkan jargon yang terkait dengan perubahan visi dan menjelaskan perubahan visi dalam cara yang paling sederhana. - Mengorganisir pertemuan rutin dengan melakukan beberapa forum dan sharing perubahan visi diantara anggota tim. - Menunjukkan perubahan visi melalui tindakan seorang manajer, sehingga anggota tim dapat terinspirasi. - Menjelaskan alasan di balik tindakan pemimpin yang diperlukan dalam membawa perubahan untuk sebuah proyek. - Membangun umpan balik yang berorientasi pada budaya kerja sehingga anggota tim dan para pemimpin dapat berinteraksi dan membawa perubahan yang diperlukan untuk proyek. Langkah 5: Memberdayakan Anggota Tim Untuk menerapkan perubahan dalam sebuah organisasi, sangat penting memotivasi anggota tim untuk menerima perubahan. Kecenderungan alami anggota tim adalah menghindari perubahan dan menggunakan cara-cara tradisional untuk melaksanakan proyek. Menurut Kotter, sangat penting untuk menghilangkan semua hambatan yang menghentikan pemberdayaan anggota tim dalam menerima perubahan. Panduan dibawah ini membantu manajer proyek untuk memberdayakan anggota tim menerima dan melaksanakan perubahan yang diperlukan dalam melaksanakan proyek: - Awal identifikasi perubahan resistor dan mengkonseling mereka untuk menerima perubahan. - Pemberian reward pada pelaksana perubahan. - Menghapus kesalahan orang atau teknologi yang menjadi penghambat. - Pertanggungjawaban pemimpin tim untuk perubahan terjadi di tempat kerja. Langkah 6: Membuat Kemenangan Jangka Pendek Tidak ada yang memotivasi karyawan atau anggota tim selain suksesnya pelaksanaan tugas atau proyek. Sementara membawa perubahan dalam organisasi, penting juga bagi seorang manajer proyek untuk membuat kemenangan jangka pendek bagi timnya. Menurut Kotter, menciptakan kemenangan jangka pendek memotivasi anggota tim untuk membawa perubahan yang benar-benar seperti mereka dapat memverifikasi hasilpada beberapa interval waktu saat melaksanakan sebuah proyek. Berikut ini adalah langkah-langkah yang akan memandu manajer proyek untuk membuat kemenangan jangka pendek: - Mengatur beberapa sasaran yang dapat dicapai pada interval reguler agar anggota tim tetap termotivasi. - Berkomunikasi dengan anggota tim khusus pro dan kontra dari tidak terpenuhinya tenggat waktu. - Mengakui dan memberi reward orang-orang yang mampu memenuhi target yang ditetapkan oleh pemimpin tim selama melaksanakan sebuah proyek. Langkah 7: Memperbaiki Konsolidasi Jika seorang manajer proyek telah memonitoring berbagai tahapan pelaksanaan proyek, ia harus mampu memperbaiki konsolidasi yang timbul dari setiap tahap. Melakukannya akan memberi indikasi yang jelas bagi manager projek tentang perubahan yang terlaksana dan apa yang

tidak. Menurut Kotter, keberhasilan yang diperoleh dalam menciptakan beberapa kemenangan jangka pendek akan membantu dalam pelaksanaan proyek-proyek yang lebih rumit. Berikut harus dilakukan oleh seorang manajer proyek untuk memperbaiki konsolidasi: - Setelah tiap kemenangan jangka pendek, analisis praktek-praktek terbaik dan ulangi kemudian - Mengidentifikasi perubahan yang tidak terlaksana dan brainstorming dengan tim untuk menemukan apa yang perlu diperbaiki. - Membawa ide-ide segar dengan merekrut agen perubahan atau karyawan dan memasukkannya ke koalisi yang ada. Langkah 8: Mempertahankan Perubahan Setelah mengidentifikasi perubahan yang bekerja, sangat penting bagi seorang manajer proyek untuk mempertahankan perubahan itu. Berikut ini adalah hal-hal yang dapat dilakukan oleh seorang manajer proyek untuk mepertahankan perubahan-perubahan itu: - Mendokumenkan perubahan dan mempersiapkan pedoman praktik terbaik. - Melatih karyawan baru pada praktek-praktek terbaik dan juga memberikan mereka kesempatan untuk memodifikasi perubahan yang dengan yang baru. - Mengetahui kunci perubahan tanggung jawab untuk membawa keberhasilan perusahaan dan membaginya kepada para stakeholder.

TEKS ASLI
A Look at Kotter's 8-Step Change Model Written by: Vaseem Khan Edited by: Michele McDonough Updated May 19, 2011 Related Guides: Project Management Team The article acts as a guideline for project managers as to how to use the change management process to increase the productivity of the project management team. Kotter's 8-Step Change Model is one of the change management models which is useful in implementing the change management practice. Significance of Change Management Practice In today's world a typical business process undergoes continuous changes. Change has become a necessity so that business processes can be optimized repeatedly. Change Management is a practice that is followed by most project managers and team leaders in an organization to enable changes in that organization. Kotter s 8-Step Change Management Model is one such model which can be used by project managers to bring necessary changes into the execution of projects. Step 1: Creating Urgency Timely deliverables are important in project management. A project manager s credibility is at stake if he fails to execute projects on time. According to Kotter, it becomes necessary to develop a sense of urgency in the organization so as to ensure that the work is done on time. A sense of urgency can be created among employees by a project manager though the following: Explaining the importance of the project and the value of timely execution associated with it. Identification of project based risks and providing a detailed plan on mitigating those risks. Discussing how to bring change in the execution of a project and who will be responsible to bring those changes. Step 2: Forming Coalitions Team work is a necessary aspect of project management. Lack of leadership in guiding team members would lead to a decrease in productivity among the team members. According to Kotter, forming a coalition in the organization is critical as it helps in successful execution of projects. Powerful coalition can be built if the following are practiced by project managers: Forming teams which have a balanced skill set, useful for executing projects. Identifying key personnel from the teams and electing them as leaders. They should be held accountable for the teams success or failure for execution of a project. Give the decision making power to the leaders and monitor their activities. Step 3: Creating the Change Vision Project managers should develop necessary reasons for bringing in change while executing a project. Enforcing change without a vision is not considered to be good practice in project management. According to Kotter, productivity will be increased between the team members and the manager if a manager creates a change vision and acts on it. The following characteristics are essential while developing a change vision: The change which will be brought should be in interest with the stakeholders of a project. The vision created should be desirable and also should be imaginable by the stakeholders. It should be feasible to implement and communicable to the stakeholders. Change should be focused and flexible. It should also undergo minor adjustments if found necessary.

Step 4: Communicating the Change Vision Multiple obstacles arise when a project manager tries to bring change while executing an existing project. One such obstacle is from the team members. According to Kotter, obstacles arising from the team members can be avoided by communicating the reasons behind the change. The change vision can be shared by practicing the following: Eliminating the jargon associated with the change vision and explaining the change vision in the simplest of the ways. Organizing regular meetings by conducting multiple forums and sharing the change vision among the team members. Demonstrating the change vision through a manager s actions, so that the team members can get inspired by his actions. Explaining the reasons behind the actions of the leaders necessary in bringing change to a project. Establishing a feedback oriented work culture so that both the team members and the leaders can interact and bring necessary changes to the project. Step 5: Empower team members To implement change in an organization, it is critical to motivate the team members to accept the change. The natural tendency of the team members is to avoid change and use traditional ways to execute a project. According to Kotter, it is very important to remove all the obstacles which stop empowering the team members to accept change. The guidelines below help a project manager to empower the team members to accept and implement the change necessary for executing a project: Early identification of the change resistors and counseling them to accept change. Rewarding the change implementers. Removing man made or technology based obstacles. Hold team leaders accountable for change to occur in the workplace. Step 6: Creating Short Term Wins Nothing motivates an employee or a team member more than successful execution of a task or a project. While bringing change in an organization, it becomes important for a project manager to create short-term wins for his team. According to Kotter, creating short term wins motivates the team members to bring change completely as they will be able to verify the results at multiple intervals while executing a project. The following are the steps which will guide a project manager to create short term wins: Set multiple achievable targets at regular intervals so as to keep the team members motivated. Communicate with the team member s specific pros and cons of not meeting the deadlines. Recognize and reward individuals who are able to meet the targets set by the team leaders while executing a project. Step 7: Consolidate Improvements If a project manager has been monitoring various stages of execution of a project, he should be able to consolidate the improvements arising from each stage. Doing so will give a project manager a clear indication of what change worked and what did not. According to Kotter, the success obtained in creating multiple short term wins helps in executing more complicated projects. The following needs to be done by a project manager to consolidate improvements: After every short term win, analyze the best practices and repeat them. Identify the changes which did not work and brainstorm with the team to find the areas which need improvement. Bring in fresh ideas by recruiting change agents or employees and add them in to the existing coalition.

Step 8: Anchoring Changes After identification of the changes which work, it is essential for a project manager to anchor those changes. The following are the things which a project manager can do to anchor those changes: Document the changes and prepare a best practices guideline. Train the new employees on the best practices and also provide them an opportunity to modify existing changes with new ones. Find out the key changes responsible for bringing corporate success and share them with the stakeholders.

Terima Kasih, Business Demand - Corporate Shared Services +62-21-381-5111 ext 4544