Professional Documents
Culture Documents
untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas. Menurut Simamora (1995:57), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumberdaya manusia. Menurut Heizer dan Render (1996:98), standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja. Menurut T. Hani Handoko (1985:135), standar pekerjaan dapat diperoleh dari hasil pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatip. Teknik pengukuran kerja yang dapat digunakan antara lain: studi waktu, data standar, data waktu standar yang telah ditetapkan sebelumnya, dan pengambilan sampel kerja (work sampling). Penetapan standar kerja dapat dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan para bawahannya, dimana materi pembahasan mencakup sasaran-sasaran pekerjaan, peranannya dalam hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan-persyaratan organisasi, dan kebutuhan karyawan. Proses penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen karyawan, semangat kerja, kepuasan, dan motivasi yang lebih besar. Standar kerja, kadang-kadang juga ditetapkan secara partisipatip dengan pemimpin organisasi buruh, hal ini karena para pemimpin serikat karyawan memahami pentingnya melakukan perundingan tentang standar-standar pelaksanaan berbagai pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan ditulis dalam kontrak kerja. Menurut Moekijat (1995:58), analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk
menyelesaikan tugas-tugas. Jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut : 1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar). 2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time). 3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time). 4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai. Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997:63), dalam perencanaan sumberdaya manusia, selain kegiatan analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Beban kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan kebutuhan tenaga kerja adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga karyawan perbulan. Menurut Moeljadi (1992:93), perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan perusahaan, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan dari analisis beban kerja, analisis perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja perusahaan, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja. Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Dan analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja. Di mana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya. Kesimpulan: Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas, tersirat makna bahwa dalam melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan. Menetapkan jumlah jam kerja per hari. Adanya satuan hasil. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk. Adanya standar waktu kerja. Adanya beban kerja yang akan diukur. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.
Sumber:
yang digunakan adalah unit kerja teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi) dan kategori tenaga yang dipilih adalah Analis Kesehatan.
LANGKAH KEDUA : menetapkan waktu kerja yang tersedia bagi tenaga Analis Kesehatan selama
satu tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja yang tersedia adalah : 1. Hari kerja ( A ). Suatu contoh, di suatu instalasi laboratorium rumah sakit, pelayanan dilaksanakan selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shift sehingga dalam seminggu terdapat 7 hari kerja. 2. Cuti tahunan ( B ). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu tahun. 3. Pendidikan dan pelatihan ( C ). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit, Pranata Laboratorium memiliki hak untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per tahun. 4. Hari libur nasional ( D ). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari libur nasional. 5. Ketidakhadiran kerja ( E ). Dengan adanya sistem shift, sesudah bertugas pada sore dan malam hari seorang Pranata Laboratorium mendapatkan ekstra libur selama 1 hari. Di Instalasi Patologi Klinik rata-rata ketidakhadiran kerja dalam satu bulan selama 7 hari 6. Waktu kerja ( F ) Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8 jam. Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan penghitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut : Waktu kerja tersedia = A (B+C+D+E) x F
Tabel berikut menunjukkan jumlah waktu kerja yang tersedia dalam setahun.
Kode Faktor A B C D E F Hari Kerja Cuti Tahunan Hari Libur Nasional Ketidakhadiran Kerja Waktu Kerja Waktu Kerja Jam Kerja Waktu Kerja
Waktu Kerja Keterangan 365 12 15 84 8 249 1992 119520 Hari per tahun Hari per tahun Hari per tahun Hari per tahun Hari per tahun Jam per hari Hari per tahun Jam per tahun Menit per tahun
Adapun Waktu = = =
adalah 12 +
sebagai 5 +
LANGKAH KETIGA : menyusun standar beban kerja. Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama 1 tahun untuk setiap kategori tenaga (dalam hal ini adalah Analis Kesehatan). Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per tahun. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyusun standar beban kerja untuk kategori tenaga adalah sebagai berikut : y y y y
kategori tenaga pada unit kerja yang telah ditetapkan pada langkah pertama di atas, standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional tetap yang berlaku, rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh kategori tenaga (Analis Kesehatan) untuk menyelesaikan kegiatan pelayanan, dan data dan informasi kegiatan pelayanan di masing-masing unit pelayanan teknis (hematologi, kimia klinik, mikrobiologi, imunoserologi)
kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh Analis Kesehatan, misalnya : sampling, preparasi sampel, memeriksa sampel, mencatat hasil pemeriksaan, kalibrasi alat, memeriksa sampel kontrol, membuat reagen, dll. rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan pokok, misalnya rerata waktu untuk memeriksa kadar Hb adalah 10 menit, rerata waktu untuk membuat reagen A adalah 15 menit, dsb. standar beban kerja Analis Kesehatan tiap satu tahun dihitung dengan rumus perhitungan sebagai berikut :
Standar beban kerja = waktu tersedia per tahun : rerata waktu per kegiatan pokok
LANGKAH KEEMPAT : menyusun standar kelonggaran yang bertujuan untuk mengetahui faktor
kelonggaran kategori tenaga yang meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatau kegiatan yang tidak terkait langsung atau tidak dipengaruhi oleh tinggi rendahnya kuantitas atau jumlah kegiatan pokok / pelayanan. Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tenaga Analis Kesehatan mengenai :
y
kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan, misalnya rapat, istirahat, sholat, makan;
frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu, bulan; waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.
Adapun rumus untuk menghitung faktor kelonggaran adalah sebagai berikut : Standar kelonggaran = rerata waktu faktor kelonggaran : waktu kerja tersedia per tahun Tabel berikut adalah standar kelonggaran Pranata Laboratorium :
LANGKAH KELIMA : menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja yang bertujuan untuk
memperoleh jumlah dan kategori tenaga Analis Kesehatan per unit kerja sesuai dengan beban kerja selama 1 tahun. Sumber data yang diperlukan untuk penghitungan kebutuhan tenaga ini terdiri dari:
y y
data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, yaitu waktu kerja tersedia, standar beban kerja dan standar kelonggaran; kuantitas kegiatan pokok selama kurun waktu satu tahun, dimana penulis mengambil data kuantitas kegiatan pokok selama satu tahun.
Data kegiatan pada pelayanan di tiap unit teknis yang telah diperoleh, Standar Beban Kerja , dan Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk menghitung kebutuhan tenaga Pranata Laboratorium dengan menggunakan rumus sebagai berikut : Kebutuhan tenaga = (Jumlah kegiatan pokok : standar beban kerja) + Standar Kelonggaran Selanjutnya kebutuhan tenaga untuk tiap kegiatan pokok dijumlahkan terlebih dulu sebelum ditambahkan dengan Standar Kelonggaran.
Daftar Pustaka : 1. Amstrong, Michael, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik : Mengelola Karyawan, Buku Wajib Bagi Manajer Lini, PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta. 2. Moehijat, 1979, Perencanaan Tenaga Kerja, Penerbit Alumni, Bandung. 3. Sunarto dan Sahedy Noor, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), Bagian Penerbitan FE-UST, Yogyakarta.
4. Simamora, Henry, 1994, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bagian Penerbitan STIE YKPN, Yogyakarta. 5. Kurniati, Rhina Widhi, 2003, Menghitung Kebutuhan Tenaga Analis Laboratorium di Sub Unit Penyakit Infeksi Instalasi Patologi Klinik RS Dr. Sardjito : Laporan Manajemen, Program Pendidikan Dokter Spesialis-I Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
Pendahuluan Dalam menentukan kebutuhan SDM sering terjadi perbedaan pandangan antara unit kerja dengan divisi SDM, masing-masing pihak berbicara tentang manfat sekaligus resiko yang akan timbul dalam menyikapi kebutuhan SDM yang diperlukan untuk menghasilkan suatu output organisasi . Kesamaan pandangan melalui penggunaan metodologi maupun pendekatan permasalahan yang selaras antara divisi SDM dengan Unit Kerja akan memudahkan masing-masing pihak mengetahui masalah sekaligus resiko atas solusi yang akan dipilih, sehingga pada akhirnya diperoleh solusi bersama untuk menetapkan jumlah SDM yang diharapkan. Beberapa tools management maupun metodologi pendekatan dapat digunakan untuk merencanakan kebuthan SDM sebuah organisasi. Kemampuan untuk menggunakan sekaligus menganalisa data prestasi kinerja (output) unit kerja organisasi akan memudahkan divisi SDM untuk membuat perencanaan SDM.
Kegiatan dan agenda kegiatan fungsi Divisi. SDM berkaitan dengan Perencanaan kebutuhan SDM Dasar-dasar perencanaan dan strategi perencanaan kebutuhan SDM. Perencanaan kebutuhan SDM baik secara total corporate ataupun divisional. Metoda dan pendekatan dalam melaksanakan perencanaan kebutuhan SDM
Pemetaan Business Process dapat digunakan sebagai salah satu metoda pendekatan dalam perencanaan SDM. Penggunaan beberapa matriks business process (RARA, RACI matrix) sebagai salah satu alat untuk mengetahui beban kerja.
Identifikasi beban kerja dalam memberikan output pekerjaan berdasarkan urutan kegiatan dalam pemetaan business proces. FTE (full time equivalent) sebagai salah satu pendekatan praktis dalam menetapkan kebutuhan SDM Komposisi pegawai yang ideal pada masing-masing unit organisasi berdasarkan perhitungan FTE Beban kerja VS jumlah SDM (supply dan demand analysis)
Analisa faktor eksternal dan internal Prestasi kinerja maksimal (produktifitas) sebagai base line data dalam menetapkan kebutuhan SDM Dinamika organisasi dan rencana suksesi mempengaruhi rencana kebutuhan SDM
5. STUDI KASUS : Menetapkan kebutuhan SDM berdasarkan analisa business proses dan pendekatan kebutuhan organisasi/divisional (FTE)