P. 1
ms access 2007

ms access 2007

|Views: 230|Likes:

More info:

Published by: Puan Seri Nur Lidiana on Jan 08, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/13/2013

pdf

text

original

Sections

2011

Jabatan Teknologi Pendidikan IPG KAMPUS TUN HUSSEIN ONN BATU PAHAT, JOHOR

Sumitra Kan Fong Kuen

Tarikh Masa Tempat

: : :

19 April 2011 (Hari Selasa) 2.30ptg – 3.30ptg Makmal Komputer 3 Cik Sumitra Kan Fong Kuen Jabatan Teknologi Pendidikan

Penceramah:

Hakcipta © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 1

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Table of Contents
Objektif Kursus ............................................................................................................................................ 3 Bahan Kursus ................................................................................................................................................ 4 Pengurusan Folder ........................................................................................................................................ 4 1. 2. Pengenalan............................................................................................................................................ 5 Memulakan MS Access 2007 ................................................................................................................ 6 Mengenali ruang kerja untuk “DataSheet” ......................................................................................... 11 Tab dan Group Tools ............................................................................................................................ 12 Navigation Pane ...................................................................................................................................... 12 Butang Rekod ......................................................................................................................................... 13 3. Membina Table ................................................................................................................................... 14 Kunci Primer (Primary Key) ..................................................................................................................... 15 4. 5. 6. Kemasukan Data ke dalam DataSheet ............................................................................................. 19 Menjana FORM ................................................................................................................................... 24 Kemasukan data melalui FORM .......................................................................................................... 28

7. Menjana Laporan .................................................................................................................................... 30 8. 9. Menyaring maklumat dengan menggunakan QUERY ......................................................................... 31 Menjana laporan berhubung pencarian/ penyaringan maklumat ..................................................... 36 Latihan tambahan ................................................................................................................................... 37 10. 11. Menutup Program MS Office ........................................................................................................ 41 Membuka semula pangkalan data ................................................................................................ 42

12 Mendapatkan bantuan......................................................................................................................... 45 13 Kesimpulan ........................................................................................................................................... 47 Rujukan ....................................................................................................................................................... 48

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 2

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Objektif Kursus
Pada akhir kursus ini, peserta seharusnya dapat menguasai kemahiran asas dalam mewujudkan pangkalan data elektronik dengan bantuan Wizard bagi merekodkan maklumat pelajar dengan menggunakan objek-objek Access yang berikut:

1. Membina jadual (Table) Anda seharusnya dapat menjana table yang mengandungi data seperti yang berikut: Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. ID Nama Nombor Kad Pengenalan Jantina Program Opsyen Gambar CGPA Berpotensi Medan (Field ) Jenis Data (Data Type) AutoNumber Text Text Text Text Text Attachment Number Yes/No Catatan Angka Giliran yang dijana secara automatik oleh MS Access Nama pelajar yang perlu ditaip No. K/P pelajar yang perlu ditaip Taip untuk memasukkan data Taip untuk memasukkan data Taip untuk memasukkan data Memuatkan gambar foto, salinan sijil dll. Gred point purata akumulatif yang perlu ditaip Tanda “_/” untuk menunjukkan sama ada berpontensi menjadi pemegang Ijazah Sarjana Muda dengan Kelas Satu (First Class Honour).

2. Membina borang (Form) dengan panduan Wizard. Anda seharusnya dapat memasukkan data untuk 15 orang pelajar ke dalam borang yang dibina. 3. Membuat penyaringan maklumat / pertanyaan (Query) Anda seharusnya dapat menyenaraipendekkan pelajar-pelajar yang berpotensi memperolehi First Class Honour untuk tindakan selanjutnya. 4. Menjana laporan (Report) Anda seharusnya dapat menyediakan laporan yang menyenaraikan pelajar-pelajar yang berpotensi memperolehi First Class Honour untuk tindakan selanjutnya.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 3

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Bahan Kursus
Modul ini digubal dengan tujuan menyediakan panduan berilustrasi yang komprehensif dalam memperkenalkan kemahiran asas penggunaan perisian MS Access 2007. Pelaksanaannya adalah berasaskan persekitaran sistem operasi Window XP dan perisian MS Access 2007. Anda telah dibekalkan dengan CD yang mengandungi fail berikut:

Folder Utama (Latihan Access)

Subfolder (gambar) Fail PDF (Access2007_P1_KFK)

Anda boleh merujuk kepada fail PDF bernama “Access2007_P1_KFK” untuk panduan menjalankan latihan penyediaan pangkalan data. Subfolder bernama “gambar” pula mengandungi imej-imej yang boleh digunakan sebagai bahan latihan.

Pengurusan Folder
Untuk memudahkan pemindahan data, anda perlu mewujudkan Folder utama yang mengandungi kesemua fail dan sub folder yang releven dalam directory C (My Documents) ataupun directory D ataupun E (data).

SubFolder (Dokumen yang menjadi lampiran, jika ada)

SubFolder (Media, jika ada) Folder Utama (Latihan Access) SubFolder (Imej) Sila copy dan paste subfolder “gambar” daripada CD bahan kursus.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 4

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
1. Pengenalan
Pangkalan data (database) merupakan suatu bentuk penyimpanan maklumat (data) dalam bentuk yang berstruktur supaya dapat dirujuk semula pada bila-bila masa dengan mudah. MS ACCESS terdiri daripada 4 objek asas: 1. Jadual (Table) – Templat untuk menyimpan data. 2. Borang (Form) – Komponen grafik yang memudahkan pengguna untuk memasukkan data ataupun menampilkan data. 3. Penyaringan maklumat / Pertanyaan (Query) - Proses pemilihan ataupun penyaringan maklumat. 4. Laporan (Report) – Paparan data dalam bentuk bercetak. Sumber maklumatnya berasal daripada table ataupun query. Pangkalan data ini dibina dengan membentuk medan-medan (fields) pada templat Table. Setiap lajur yang terdapat pada sesebuaj table merupakan medan (field) yang menyimpan maklumat yang sama jenisnya.

Setiap lajur merupakan Medan (field).

Rajah 1: Medan (Field) yang terdapat pada sesebuah table merupakan lajur yang menegak.

Baris yang melintang (Row) merupakan SATU REKOD, iaitu maklumat keseluruhan berkaitan dengan sesuatu kes ataupun perkara.

1 Rekod

Rajah 2: Rekod merupakan maklumat keseluruhan untuk sesuatu kes / perkara.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 5

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
2. Memulakan MS Access 2007
2.1 Pada Start Menu, klik “Start”, Pilih “Programs”, carikan “Microsoft Office”, klik “Microsoft Office Access 2007”.

2

4

3

1

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 6

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
2.2 Penampilan skrin yang berikut akan muncul, klik “Blank Database”.

Klik “Blank Database”

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 7

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
2.3 Paparan skrin yang berikutnya: Nama pangkalan data yang disediakan (Default) akan dinamakan sebagai “Database1.accdb”. Anda boleh juga menukar nama pangkalan data ini kepada nama lain mengikut citarasa anda.

Klik “Browse” Nama fail yang diberikan secara automatik.

2.4 Klik pada ikon “Browse”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 8

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
2.5 Dialog box “File New Database” akan terpapar. Buatkan folder baru dalam directory C, di bawah “My Documents”

Klik “Create New Folder”

2.6 Dialog box “New Folder” akan terpapar Namakan folder baru sebagai “Latihan Access” ataupun nama lain mengikut pilihan anda.

Klik “OK”

2.7 Klik butang “OK”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 9

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
2.8 Setelah anda kembali ke skrin “File New Database”, klik butang “OK” sekali lagi.

Klik “OK”

2.9 Anda akan kembali ke skrin yang berikut, pada ruang “Blank Database” di sebelah kiri, klik butang “Create”.

Klik “Create”. Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen Page 10

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
2.10 Paparan pangkalan data yang baru adalah seperti yang berikut.

Mengenali ruang kerja untuk “DataSheet”
MS Office Button Menu Bar Nama pangkalan data

Ribbon

Ruang kerja Nama Objek

Navigation pane.

Butang Rekod

Skrin yang terpapar merupakan table dalam mod “Datasheet”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 11

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Tab dan Group Tools
Pada menu bar, terdapat banyak tab seperti: “Home”, “Create”, External Data” dsb. Quick Access Toolbar Tab

Group tools

Setiap tab pula terdiri daripada beberapa kumpulan peralatan yang dinamakan sebagai “Group tools”, misalnya untuk tab “Datasheet” terdapat “group tools” seperti “Views”, “Fields & Columns” dll. Pada setiap “Group Tools”, terdiri daripada beberapa butang yang mempunyai fungsi yang berkaitan dengan sesuatu tugas formating, menetapkan peraturan dll.

Navigation Pane
Navigation Pane menunjukkan objek-objek yang telah diwujudkan dalam sesebuah pangkalan data. Contoh: Objek Table bernama “Table 1” Objek Query bernama “Pelajar Berpotensi Query”

Objek Form bernama “Pelajar IPG”

Objek Report bernama “Pelajar IPG”

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 12

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Butang Rekod
Butang rekod menyediakan fungsi navigasi untuk pengguna memilih rekod-rekod yang diperlukan. Ke Rekod yang sebelumnya Ke Rekod yang pertama Ke Rekod yang selepas ini Ke Rekod yang terakhir

Ke Rekod yang pertama

Mewujudkan rekod baru.

Namun begitu Datasheet ini adalah format yang sesuai untuk memasukkan data tetapi TIDAK SESUAI untuk dijadikan templat untuk mereka bentuk medan-medan yang bakal memuatkan maklumat nanti.

Mod Datasheet Kita perlu memilih mod “Desgin View” untuk memulakan proses pembinaan Table.

Mod Design Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen Page 13

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
3. Membina Table
3.1 Pada tab “Datasheet”, “Table Tools”, gerakkan cursor ke sebelah kiri ribon, pilih Group Tool “View”, klik “Design View”. Tab “Datasheet” – “Table Tools” Klik anak panah pada View Group Tools Pilih “Design View”

3.2

Sebuah dialog box “Save As” akan terpapar dengan nama tablenya “Table 1”. Terima nama table ini dan klik butang “OK”.

Klik “OK”

3.2

Penampilan skrin yang berikut akan muncul: Jenis Data Nama Medan Penerangan tentangn data

Field Properties yang menerangkan ciri-ciri dan format medan tersebut

Properties Sheet yang menerangkan ciri-ciri rekabentuk pangkalan data ini

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 14

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Kunci Primer (Primary Key) – Sebuah medan pada table yang mempunyai identiti sendiri,
contohnya ID, No. Kad Pengenalan, Angka Giliran dll. Ia digunakan untuk membezakan satu rekod daripada rekod yang lain. Menjadi panduan untuk penyaringan maklumat. Warna kuning menunjukkan fungsi Kunci Primer itu aktif. Medan “ID” merupakan Kunci Primer, medan yang unik, menjadi asas penyaringan data.

3.3 Sila taipkan maklumat yang berikut ke dalam Table dalam mod Design: Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. ID Nama Nombor Kad Pengenalan Jantina Program Opsyen Gambar CGPA Berpotensi Medan (Field ) Jenis Data (Data Type) AutoNumber Text Text Text Text Text Attachment Number Yes/No Catatan Angka Giliran yang dijana secara automatik oleh MS Access Nama pelajar yang perlu ditaip No. K/P pelajar yang perlu ditaip Taip untuk memasukkan data Taip untuk memasukkan data Taip untuk memasukkan data Memuatkan gambar foto, salinan sijil dll. Gred point purata akumulatif yang perlu ditaip Tanda “_/” untuk menunjukkan sama ada berpontensi menjadi pemegang Ijazah Sarjana Muda dengan Kelas Satu (First Class Honour).

Secara Default, setiap medan ditetap jenis datanya ialah “Text”. Anda boleh menukar jenisnya dengan klik anak panah pada hujung medan “DataType”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 15

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007

Klik anak panah, pull down menu akan terpapar. Pilih jenis data yang sesuai.

3.4 Untuk medan “CGPA”, pilih “Number”

3.5 Pada bahagian “Field Properties”, pada tab “General”, carikan lajur pertama yang berlabel format “Field Size”, pilih “Single”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 16

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007

Catatan: Jika anda memilih “integer”, ia akan memaparkan angka genap tanpa sebarang tempat perpuluhan. 3.6 Pada lajur berlabel “Decimal Places”, klik pada anak panah, maka terpapar pull down menu, pilih “2” tempat perluhan.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 17

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
3.7 Untuk Medan “Berpotensi”, Data Type pula pilih “Yes/No”.

Klik anak panah untuk dapatkan pull down menu. Pilih “Yes/No”

3.8 Save data anda dengan mengeklik ikon Save pada Quick Access ToolBar. Klik ikon “Save” untuk menyimpan data anda.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 18

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
4. Kemasukan Data ke dalam DataSheet
Untuk memasukkan data, anda perlu mengalih ke mod “Datasheet View”. 4.1 Pada Group Tool “View”, klik anak panahnya, dan pilih “Datasheet View”.

Pilih “Datasheet View”

Penampilan skrin datasheet adalah seperti yang berikut:

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 19

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Anda boleh mengubah lebar sesebuah medan “Nama” dengan meletakkan cursor pada hujung medan tersebut sehingga nampak tanda Letakkan cursor pada hujung petak, apabila nampak anak panah ke kiri dan ke kanan, tarik ke kanan untuk melebearkannya

4.2 Mula masukkan data ke dalam medan yang tersedia dalam datasheet dengan menaip butiran yang berkenaan. 4.3 Untuk memasukkan gambar ke medan Attachment, klik kanan. 4.4 Pada dialog box “Attachment”, klik “Add…”

2. Letakkan cursor pada medan Attachment. Klik kanan

1. Klik “Add…”

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 20

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
4.5 Pilih “Manage Attachment”.

4.6 Dialog box “Choose File” akan terpapar, pilih subfolder “Latihan Access” lalu klik “Open”.

4.7 Pilih subfolder “Gambar” dan klik “Open”

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 21

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
4.8 Jika anda tidak dapat memilih gambar kerana hanya ditunjukkan ikon fail-fail sahaja, anda boleh mengubuah settingnya dengan mengeklik butang “View” dan pilih “Thumbnails”.

Klik anak panah pada butang “View”. Pada pull down menu, pilih “Thumbnails”

4.9 Pilih gambar yang sesuai, lalu klik butang “Open”.

4.10 Pada dialog box “Attachements”, akan terpapar nama fail yang terpilih. Klik butang “OK”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 22

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Nama fail yang terpilih.

Klik “OK”.

4.10

Masukkan maklumat tentang Gred Purata ke medan “CGPA”, anda boleh taipkan nombor dalam julat 1.00 – 4.00 ikut kesesuaian kes. Klik pada kotak yang tersedia pada medan “Berpotensi” untuk mencapai First Class Honour bagi menandakan “_/” ataupun mengabaikannya jika sebaliknya.

4.11

Klik untuk tandakan “_/”.

Inilah maklumat untuk seorang pelajar (sebuah REKOD). 4.12 Sila ulangi proses ini bagi memasukkan maklumat untuk dua orang pelajar (2 rekod) lagi.

Butang Rekod “3 of 3” bermakna inilah Rekod ke-3 daripada jumlah besar sebanyak 3 rekod. Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen Page 23

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
5. Menjana FORM
Untuk memudahkan kemasukkan data, lebih baik dijana borang (Form) yang hanya memaparkan satu rekod pada satu-satu masa saja. Untuk tujuan itu, lakukan prosedur yang berikut: 5.1 Pada Navigation pane, klik untuk memilih Table 1. 5.2 Pada menu bar, klik pada tab “Create”, pilih butang “Form”. 2. Pilih tab “Create”. 3. Klik butang “Form”.

1. Highligt Table 1

Form (Borang) yang dihasilkan adalah seperti yang berikut:

Jika anda tidak berpuashati dengan bentuk borang ini, bolehlah ulangi proses ini tetapi pilih alternatif yang lain.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 24

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Anda boleh klik pada ikon-ikon yang butang-butang yang terdapat dalam Group Tools “Form”.

Contoh Split Form:

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 25

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
5.3 Satu alternatif lagi ialah dengan menggunakan bantuan Form Wizard. 5.3.1 Highlight Table 1 dalam Navigation Pane. 5.3.2 Pada menu bar, klik tab “Create”, pilih butang “More Form” kemudian klik “Form Wizard”.

5.3.3

Penampilan skrin yang seterusnya adalah seperti yang berikut: Pastikan table yang diperlukan adalah “Table 1”

Highlight medan yang diperlukan

Klik “>” jika memilih satu medan pada setiap kali. Klik “>>” jika perlu memilih kesemua meda yang ada.

5.3.4 Medan yang terpilih akan dipindahkan ke panel di sebelah kanan.

Klik butang “Next>” Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen Page 26

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
5.3.5 Klik pada radio button untuk memilih format yang anda rasa sesuai daripada pilihan yang diberikan. Kemudian klik “Next>”.

5.3.6 Pilih gaya persembahan yang anda rasa sesuai. Klik “Next>”.

5.3.7 Namakan Form ini “Pelajar IPG” ataupun nama lain yang anda minati. Klik “Finish”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 27

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
5.3.8 Save borang anda jika anda berpuashati dengan format dan gaya persembahan tersebut.

6. Kemasukan data melalui FORM
6.1 Sila klik pada butang Rekod untuk memasukkan rekod baru Klik untuk memasukkan rekod yang baru

6.2 Anda boleh menaip terus ke dalam petak-petak yang disediakan pada borang tersebut. 6.3 Untuk memasukkan gambar, klik 2 kali pada petak “Gambar”

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 28

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007

Klik 2 kali pada petak ini.

6.4

Dialog box “Attachments” akan muncul, klik pada butang “Add…” Klik “Add…”

6.5

Pada dialog box “Choose File” , buka subfoder “Gambar” dalam folder “Latihan Access”, pilih gambar yang diperlukan, klik butang “Open”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 29

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Anda dapat melihat hasil pilihan anda selepas ini.

Klik untuk tandakan “_/”

6.6

Ulangi proses ini sehingga anda telah masukkan maklumat untuk 10 buah rekod pelajar IPG ke dalam borang ini. Save data anda.

6.7

7. Menjana Laporan
Anda boleh melihat laporan mengenai kesemua rekod pelajar yang telah disimpan dalam Table1 dengan menggunakan bantuan Report Wizard. 7.1 Pada menu bar, pilih tab “Create” klik butang “Report” pada Group Tools “Reports”. Tab “Create”. Klik “Report”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 30

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Inilah laporan yang dihasilkan:

8. Menyaring maklumat dengan menggunakan QUERY
Katakan anda perlu menyenaraipendekkan pelajar yang berpotensi mendapat First Class Honour sahaja untuk tindakan lanjut, kita dapat menggunakan kemudahan Query Wizard untuk tujuan ini. 8.1 Highlight Table1 dalam Navigation Pane. 8.2 Pada Menu Bar, pilih tab “Create”, lalu klik “Query Wizard”. Tab “Create”

Klik “Query Wizard”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 31

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
8.3 Pilih “Simple Query” kemudian klik “OK”.

Pilih “Simple Query Wizard”

8.4 Pastikan table yang terpilih adalah Table1 dan klik pada butang “ >>” untuk masukkan kesemua medan maklumat.

Pilih “>>” untuk memasukkan kesemua medan yang sedia ada.

8.5 Klik “Next>”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 32

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
8.6 Klik “Next”.

8.7

Tetapkan nama Query sebagai “Pelajar Berpotensi”. Klik radio button “Modify the Query Form”, kemudian klik butang “Finish”. 3. Namakan Query “Pelajar Berpotensi”

2. Klik “Modify the query design”. 1. Klik “Finish”

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 33

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Query yang dihasilkan adalah seperti yang berikut:

Table yang dipilih untuk penyaringan maklumat.

Design Grid

Butiran yang terdapat pada design grid

Nama Medan

Nama Table Menyusun data A->Z ataupun sebaliknya Jika bertanda “_/” akan terpapar dalam hasil Query dan laporan nanti.

Taipkan kriteria untuk penyaringan maklumat.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 34

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
8.8 Pada Field (medan) “Berpotensi”, ruang “Criteria”, taipkan “Yes” untuk memilih pelajar yang berpotensi memperolehi First Class Hounour. Medan “Berpotensi” Criteria : Taipkan “Yes”

8.9 Pada menu bar, Design Design Tools, klik butang “Run!”.

Klik “Run!”

Hasil penyaringan maklumat terpapar dalam Query yang berikut:

8.10 Save data anda.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 35

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
9. Menjana laporan berhubung pencarian/ penyaringan maklumat
9.1 Pada Navigation pane, highlight Table 1. 9.2 Pada tab “Create”, klik butang “Report”.

Catatan: Jika anda tidak save hasil Query anda sebelum ini, suatu dialog box akan muncul meminta anda save query design ini, klik “Yes” jika anda belum berbuat demikian.

Laporan penyaringan maklumat yang dihasilkan akan terpapar.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 36

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Latihan tambahan
L1: Menyenaraipendekkan pelajar Lelaki sahaja. 1.1 Pada Navigation Pane, pilih Table 1. 1.2 Pada menu bar, tab “Create”, klik butang “Query Wizard”. Tab “Create”

1. Klik “Query Wizard”.

1.3 Apabila terpaparnya dialog box “New Query”, pilih “Simple Query Wizard” lalu klik “OK”. 2. Pilih “Simple Query Wizard”

3. Klik “OK”

1.4 Pilih medan-medan yang sesuai daripada “Available Fields” di sebelah kiri, klik “>” untuk memindahkannya ke ruang “Selected Fields” di sebelah kanan. Klik “Next>” setelah seleasi.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 37

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
1.5 Klik butang “Next>”.

Klik “Next>”

1.6 Taip “Pelajar Perempuan” sebagai nama Query baru ini. 1. Taip “ Pelajar Perempuan”

2. Klik “Modify the query design”.

3. Klik “Finish” .

1.7 Paparan berikut akan muncul:

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 38

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
1.8 Pada design grid, medan “Jantina”, ruang “Criteria:” Taip “Perempuan”.

Taip “Perempuan”

1.9 Klik “Run!”

Klik “Run!”

Hasil penyaringan maklumat terpapar dalam Query yang berikut:

1.10 Save data anda.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 39

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
1.11 Untuk menjana Report yang memaparkan maklumat pelajar perempuan sahaja, Pada tab “Create”, klik “Report”.

Taip “Lelaki”

Sekiranya anda terlupa Save data tadi, suatu dialog box akan muncul meminta anda save data terlebih dahulu, klik “Yes”.

Laporan anda akan dipamerkan.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 40

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Catatan: Sekiranya anda ingin menyenaraipendekkan pelajar lelaki sahaja, ulangi proses yang sama, tetapi kali ini pada design grid, medan “Jantina”, ruang “Criteria:”, taipkan “Lelaki”.

Taip “Lelaki”

10.

Menutup Program MS Office

Alternatif 1: Klik pada kotak “X” pada pepenjuru kiri. Klik sini untuk menutup program.

Klik sini untuk menutup objek Access (Table, Form dll...).

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 41

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Alternatif 2: 1. Klik “MS Office button”. 2. Klik “X Exit Access”. 1. Klik “Office Button”

2. Klik “X Exit Access”.

11.

Membuka semula pangkalan data

11.1 Pada folder My Documents, buka subfolder “Latihan Access”, klik pada ikon “database1.accdb”. Klik untuk membuka pangkalan data

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 42

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
11.2 Penampilan skrin yang berikut akan terpapar:

Klik butang “Options…”

Klik pada butang “Options…” 11.3 Dialog box akan muncul, Klik radio button “Enable this content”, lalu klik butang “OK”

1. Klik “Enable this content”.

2. Klik “OK”.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 43

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
11.4 Pada Navigation Pane, klik 2 kali pada ikon objek Access yang anda perlukan, misalnya klik 2 kali pada Table1: Table untuk membuka semula Table 1.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 44

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
12 Mendapatkan bantuan
Untuk mendapatkan panduan pengguna: Alternatif 1: Klik kekunci “F1”

Alternatif 2 : Klik ikon

pada pepenjuru kanan skrin.

Bantuan pengguna secara dalam talian akan dapat dicapai dengan segera.

Anda boleh klik pada mana-mana topik yang tersenarai untuk mencapai pautan kepada petikan yang berkenaan.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 45

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Sekiranya anda klik pada ikon buku, maka anda akan dapat membaca panduan pengguna yang disusun mengikut topik.

Klik Ikon buku.

Panduan pengguna akan dipamerkan:

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 46

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
13 Kesimpulan
Untuk membina sesebuah pangkalan data menggunakan MS Access, prosedurnya adalah seperti yang beriku: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Create “Database” baru. Create objek Table dalam mod “Design” Namakan medan-medan dan tetapkan jenis data, field properties dll. Tetapkan Kunci Primer. Save table. Janakan objek “Form”. Masukkan data ke dalam Form yang telah dibina Save data.

Bagi menyaring maklumat berdasarkan kriteria tertentu, menggunakan objek “Query”. Anda boleh menyediakan laporan bercetak menggunakan objek “Report”

Selamat menggunakan MS Access untuk membantu anda menyimpan dan menguruskan data anda!

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 47

Penggunaan perisian pangkalan data elektronik MS Access 2007
Rujukan
Adamski, Joseph J. & Finnegan, Kathleen T. (2008). New perspectives on Microsoft ® Office Access TM 2007 comprehensive. Australia: Course Technology, Cenage Learning. Holden, Greg. (2009). Office 2007 in simpel steps. London: Pearson Prentice Hall. Yahya Kurniawan. (n.d.). Belajar sendiri Microsoft Office Access. Kuala Lumpur: Synergy Media.

Copyright © 2011 Sumitra Kan Fong Kuen

Page 48

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->