BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pada dasarnya di dalam proses pengawasan kasus-kasus yang sering terjadi pada organisasi adalah: 1. Tidak diselesaikannya suatu penugasan 2. Tidak ditepatinya waktu penyelesaian (deadline) 3. Suatu anggaran yang tidak berlebihan 4. Kegiatan- kegiatan lain yang menyimpang dari rencana Bab ini akan membahas proses pengawsan manajerial, melalui mana manajemen berusaha memperoleh jaminan bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakukan sesuai dngan yang direncanakan. Juga, akan dibahas konsep pengorganisasian secara luas dan umum. Ada banyak sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating,. Appraising, atau correcting. Sebutan controlling lebih banyak dignakan karena lebih mengandung konotasi yang mencakup penetapan standar, pengukuran kegiatan dan, pengambilan tindakan korektif. B. Batasan Masalah

Dalam makalah ini kami akan membahas masalah-masalah yang sering terjadi pada saat controlling/pengawasan. Yang merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai, dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya

C. Tujuan

Makalah ini ditulis dengan tujuan untuk menambah ilmu pengetahuan kita tentang proses pengawasan/ controlling dalam perusahaan dan bagaimana cara untuk mengatasinya. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian

Pengawasan didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan tujuan organisasi dan manajemen tercapai, membandingkan pelaksanaan actual dengan standar-standar baku dan mengambil tindakan perbaikan apabila diperlukan. Pengawasan menjadikan siklus fungsi manajemen lengkap dan membawa organisasi pada perencanaan. Ini bekaitan dengan cara- cara membuat kegiatan sesuai yang direncanakan. Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan. Langkah awal proses pengawasan adalah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. Fungsi pengawasan manajemen juga behubungan erat dengan fungsi-fungsi manajerial lainnya. Pengawasan membantu penilaian apakah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia, dan pengarahan (directing) telah dilaksanakan secara efektif. Dan fumgsi pengawasan itu sendiri harus diawasi. Contohnya :

Apakah laporan-laporan pengawasan akurat ? Apakah system pengawasan memberikan informasi tepat pada waktunya ?

Apakah kegiatan diukur dengan interval frekuensi waktu yang mencukupi ?

Semuanya ini merupakan aspek pengawasan pada fungsi pengawasan.

Perencanaan

Pengorganisasian

Penyusunan Personalia

Pengarahan

Pengawasan

Pengawasan

Pengontrolan/pengawasan dicapai ketika prosedur perilaku dan pekerjaan disesuaikan dengan standar yang ada dan tujuan perusahaan dapat dipenuhi. Namun, pengontrolan/pengawasan bukanlah sekedar proses yang dilakukan setelah suatu kejadian. Usaha pencegahan juga merupakan salah satu bentuk pengontrolan/pengawasan. Kenyataannya, kita harus ingat bahwa pengawasan merupakan langkah terakhir dalam fungsi utama manajemen, membuat sesuatu terjadi. Untuk meninjau ulang, membuat sesuatu terjadi adalah merupakan fungsi perencanaan yang igin dicapai, menentukan caracara untuk mencapai rencana-rencana tersebut, mengumpulkan dan mengatur informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan yang tepat dan, mengontrol perilaku dan proses-proses dengan melakukan pencegahan/ tindakan perbaikan.

B. Tipe-tipe Pengawasan Ada tiga tipe pengawasan, yaitu : 1. Pengawasan pendahuluan (fedforward control) Pengawasan pendahuluan (fedforward control) atau sering disebut juga dengan steering controls, dirancang untuk

mengantisipasi masalah-masalah/ penyimpangan-penyimpangan dari standar/tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasn ini akan efektif hanya bila manajer mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan. 2. Pengawasan concurrent (concurrent control) Pengawasan ini sering disebut juga pengawasan ya tidak, screening control / berhenti terus, dilakukan selama kegiatan berlangsung. Tipe pengawasn ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi sebelum kegiatan-kegiatan bisa

dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan double-check yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan. 3. Pengawasan umpan-balik (feedback control). Pengawasan umpan balik juga dikenal sebagai past action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah disesuaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana/standar ditentukan dan, penemuan-penemuan diterapkan untuk

kegiatan-kegiatan serupa dimasa mendatang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Ketiga bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan pendahuluan dan berhenti terus, cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Tetapi beberapa factor yang perlu dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk pengawasan itu: a. Biaya keduanya mahal b. Banyak kegiatan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus c. Pengawasan yang berlebihan akan menjadikan

produktivitas berkurang Oleh karena itu penggunaan tipe-tipe pengawasan dilakukan dengan kondisi yang sesuai dengan keadaan waktu itu.

C. Proses Pengawasan Pertama kali orang harus menentukan standar-standar pengawasan pada pusat-pusat yang strategis, oleh karena orang tidak dapat mengecek segalanya. Harus dibedakan hal apa yang dapat diawasi, hal apa yang tak dapat diawasi. Kemudian, diadakan pengecekan dan laporan keiatan kerja. Dalam beberapa hal manajemen perlu meninjau hasil kerja karyawan. Laporan tertulis harus dibuat untuk pimpinan secara tepat dan teratur, terutama tentang adanya penyimpangan-penyimpangan. Langsung diadakan pemeriksaan segera mana atau apa yang salah. Ini semua perlu untuk tindakan korektif. Dianalisa apakah sebab-sebabnya itu datang dari luar, ataukah salah organisasi sendiri dalam memilih karyawan, atau mungkin rencananya sendiri yang harus diubah, atau soal motivasi. Berikut ini adalah dasr-dasar proses pengawasan:

1. Standar-standar Standar adalah merupakan dasar perbandingan untuk

mengukur tingkat pelaksanaan organisasi adalah memuaskan atau tidak memuaskan. Criteria pertama untuk standar yang baik adalah bahwa hal tersebut harus mampu mencapai tujuan. Jika sudah menentukan tujuan namun, tujuan perusahaan masih belum terapai, berarti standar tersebut harus diganti. Sebagai contoh pada perusahaan jasa konstruksi PT. Perusahaan-perusahaan juga menentukan standar dengan mendengarkan keluhan pelanggan atau dengan mengamati perilaku pesaing. Standar-standar dapat ditentukan dengan membandingkan perusahaan lain sebagai patokan. Membandingkan patokan

(benchmarking) adalah suatu proses yang menentukan seberapa baik perusahaan-perusahaan lain (meskipun umumya bukan competitor) melakukan fungsi/tugas-tugasnya. Dengan kata lain benchmarking adalah proses enentukan standar yang digunakan oleh perusahaan lain. Langkah menentukan apa pertama yang menentukan standar adalah dengan

akan dibandingkan.

Perusahaan dapat

membandingkan apa saja, mulai dari siklus waktu (seberapa cepat) sampai kualitas (seberapa baik). Lagkah selanjutnya adalah

mengidentifikasi perusahaan-perusahaan yang akan dibandingkan denan standar-standar yang anda miliki. Karena hal ini memerlukan komitmen yang bermakna bagi sebagian dari perusahaan yang dibandingkan, kegiatan ini memerlukan waktu cukup lama untuk mengidentifikasi dan mendapat persetujuan dari mereka yan

dibandigkan. Langkah terakhir adalah dengan mengumpulkan data untuk menentukan standar-standar pelaksanaan dari perusahaan lain.

2. Perbandingan Standar Langkah membandingkan proses pengontrolan dengan berikutnys adalah prestasi.

prestasi

actual

standar-standar

Sementara hal ini terdengar sangat jelas, kualitas perbandingan sangat tergantung pada system pengukuran dan system informasi yang digunakan perusahaan untuk tetap mengikuti jalur prestasi. Semakin baik sistemnya, semakin mudah bagi perusahaan untuk melacak kemajuan dan mengidentifikasi masalah yang perlu diperbaiki.

DAFTAR PUSTAKA Reksohadiprodjo, Sukanto, Dasar-dasar Manajemen, BPFE-UGM, 2007. Handoko, T. Hani, Manajemen (Edisi Kedua), BFE-UGM, 2003 Williams, Chuck, Manajemen, Salemba Empat, Jakarta, 2001 Mulyadi, Balanced Scorecard, Salemba Empat, Jakarta, 2001

DAFTAR ISI