PROPOSAL TUGAS AKHIR

Analisa dan Perancangan Sistem Pengadaan Barang Di PT Vetco Gray Indonesia
Oleh: ANTON SUDARMEDI 0610128262053
YAYASAN PENDIDIKAN IBNU SINA SEKOLAH TINGGI TEKNIK JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA BATAM 29 Juni 2008

1

Sistematika Pembahasan 
          

Pendahuluan Latar Belakang Pokok Masalah Ruang Lingkup Sistematika Penulisan Metodologi Penelitian Karakteristik Sistem Metode Penelitian Pengumpulan dan Pengolahan Data Analisa dan Pembahasa Kesimpulan dan Saran Penutup

2

Latar Belakang
Secara umum 
  

Perkembangan Sistem informasi yang begitu pesat Kemajuan teknologi di bidang komputer. Keperluan akan informasi yang up-to-date, cepat dan akurat,dikarenakan arus globalisasi yang mengharuskan kecepatan dan ketepatan dalam pengambilan keputusan. Penggunaan teknologi komputer disemua bidang, industri manufaktur, perbankan,jasa dan bahkan rumah tangga dan pendidikan

Secara Khusus 
 

Bekerja di Industri manufaktur sebagai staff pengadaan barang dan jasa Belum menggunakan sistem berbasiskan komputer dalam proses pengadaan barang. dapat membantu membuat sebuah sistem yang diharapkan mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan serta cepat, tepat dan akurat dalam waktu yang singkat dan mudah dianalisa.

3

Pokok Masalah
³mengapa data pembelian barang tidak dapat dilihat dan tidak dapat diolah secara langsung apabila diperlukan´

4

Ruang Lingkup
Perancangan sistem informasi pengadaan barang di PT Vetco Gray Indonesia, yaitu tentang : Data Permintaan Barang, Pembelian Barang, Data barang, dan laporan-laporannya dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Versi 6.0 dengan Microsoft Access sebagai basis datanya , serta membandingkan dengan sistem lama sebagai acuan. Tujuan Penelitian  Merancang sistem informasi pengadaan barang yang mempunyai basis data sehingga dapat diolah dengan komputer dan dapat diakses dengan mudah oleh semua bagian yang terkait. 

Manfaat Penelitian  

Dasar untuk merancang sistem informasi pengadaan barang yang akan meningkatkan efisiensi dan produktifitas bagian pengadaan barang dan yang berhubungan dengan pengadaan barang. Merancang sistem basis data yang akurat dan terstruktur, yang dapat di akses secara bersamaan oleh para penggunanya dan akan memudahkan pengguna dalam pengolahan datanya.
5

metode pengumpulan data serta sistematika penulisan. surat penerimaan barang. kebutuhan sistem. BAB VI Kesimpulan dan Saran Dalam bab ini akan diuraikan kesimpulan yang merupakan ringkasan isi dari penulisan skripsi ini dan saran yang merupakan suatu tindakan yang perlu dilakukan. tujuan dan manfaat penelitian.metode analisa data. bagan terstruktur. rancangan proses. Hipotesis. rancangan dialog. rancangan masukan. pengertian sistem informasi. penerimaan barang. cara pembayaran dan pengenalan perangkat keras serta pengenalan perangkat lunak yang digunakan. BAB IV Pengumpulan dan Pengolahan Data Dalam tahap ini peneliti akan melakukan pengambilan data yang berkaitan dengan Sistim Pengadaan barang di PT Vetco Gray Indonesia. Metode pengumpulan data. BAB II Landasan Teori Dalam bab ini akan dibahas tentang pengertian sistem. 6 . BAB III Metodologi Penelitian Penjelasan tentang Metodologi Penelitian. rancangan file. ruang lingkup masalah. surat pembelian. pseudo code. Kemudian data diolah dan dianalisa untuk disajikan dalam bentuk yang lebih informatif. pengertian pengadaan barang. diagram E-R. juga data sekunder dari buku buku yang ada. pengertian permintaan barang. rancangan waktu. Data yang diambil berupa data primer dari sistem yang sedang berjalan. dan rancangan implementasi. moda pengiriman barang. sebagai tindak lanjut dari pemecahan masalah yang dihadapi. rancangan keluaran. usulan biaya. kamus data. perancangan tenaga kerja. BAB V Analisa Dan Pembahasan Dalam bab ini akan diuraikan tujuan perancangan sistem. spesifikasi proses.Sistematika Penulisan       BAB I Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakang masalah.

Penerbit Andi Offset Yogyakarta. yaitu yang menekan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. MBA. Thn 1989. Akt. ³Analisa & Desain Sistem Informasi´. berkumpul bersama-sam untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu´ (Jogiyanto H M.LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefenisikan sistem. PhD. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : ³Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Hal 1) 7 .

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : ³Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu´ 2) Ibid. Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila mengetahui terlebih dahulu apakah sistem itu. 8 . Hal 2 Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan. Dengan ndemikian definisi ini akan mempunyai peranan yangpenting di dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. yang berbeda adalah cara pendekatannya.

Karakteristik Sistem             Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu antara lain : Komponen Sistem Batasan Sistem Lingkungan Luar Sistem Penghubung Sistem Masukan sistem Keluaran sistem Pengolah Sistem Sasaran sistemSub SistemSub Sistem Lingkungan Luar BoundarySub SistemSub Sistem InterfaceInputPengolahOutput 9 .

maka dapat disebut sebagai alat pengolah data.(Drs. dikendalikan serta dikontrol oleh instruksi/program yang dimasukkan kedalam Memory/Storage Unitnya. Terdiri dari unsur-unsur : peralatan. John J Longkutoy. 10 . ³Pengenalan Komputer´. Penerbit Mutiara Sumber Widya.Sistem Komputerisasi       Komputer adalah suatu peralatan (mesin) atau sekelompok peralatan (mesin) yang melaksanakan pekerjaan. sehingga komputer juga disebut sebagai system/sistim. Karena terdiri dari unsure-unsur tersebut diatas yang tidak dapat dipisah-pisahkan dan merupakan suatu kesatuan. instruksi (prosedur pengolahan) dan orang yang menyusun prosedur tersebut. Karena kerjanya adalah untuk pengolah data. Hal 69) Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah : Suatu mesin/sekelompok mesin.

Aspek Non-Teknis :  Dukungan management  Disiplin baru  11 . Yang diartikan sebagai aspek-aspek dasar sistim komputerisasi adalah fasilitas-fasilitas yang secara prinsipil harus ada apabila suatu usaha sudah memasuki langkah maju dengan menggunakan peralatan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data/pengolahan informasi.  Aspek-aspek dasar yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1.Aspek Teknis :  Hardware (peralatan)  Software (prosedur)  Brainware (tenaga pelaksana) 2.Aspek-aspek Dasar Sistem Komputerisasi.

Desain Sistem  Desain terperinci dan penyusunan spesifikasi pengolahan termasuk input data. dan sekaligus mengukur kemampuan-kemampuan dari pada tenaga pelaksananya. perencanaan teknik pengolahan data yang akan digunakan. analisa peralatan. penerapan prosedurnya. seperti pengolahan dengan peralatan komputer. maka perlu dilakukan suatu tes bagi seluruh aspek yang menyangkut sistem tersebut. output form dan lain-lain yang diperlukan bagi programmer untuk penyusunan instruksi bagi komputer. 2. Analisa Sistem  Yaitu penganalisaan masalah.Pembangunan Sistem Komputerisasi Pembangunan suatu sistem aplikasi mengikuti prosedur-prosedur (merupakan standard) yang secara garis besar terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. kebutuhan.Pengujian Sistem  Untuk menentukan apakah sistem komputerisasi yang dibuat/disusun siap diimplementasi. 3.  12 . Programming  Aktifasi penyusunan instruksi untuk komputer sebagai pengalihan spesifikasi pengolahan termasuk testing instruksi tersebut oleh komputer. dan sumber data. 4. dan penentuan informasi-informasi yang dikehendaki.

Yang termasuk dalam aktifitas tersebut adalah :  Penyusunan prosedur yang mantap  Pengaturan jadwal pelaksanaan  Pembuatan formulir-formulir  Penyempurnaan dokumentasi  Latihan penerapan oleh tenaga pelaksana  Penyusunan/pembangunan file baru 13 . agar hasil yang akan diperlukan nanti sesuai dengan yang diharapkan. masih perlu dilakukan beberapa aktifitas yang penting sebagai dasar pelaksanaan operasi sistem yang baru. Tahapan implementasi yang dimaksud adalah sebagai berikut : Pemantapan Sistem Sebelum sistem yang baru ditetapkan.Implementasi Sistem Komputerisasi     Penerapan sistem baru (sistem komputerisasi) masih memerlukan pentahapan pelaksanaan.

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penerapan sistem baru ini antara lain :  Penentuan jadwal pengolahan. terminal dan input/output devices lainnya  Pemeliharaan tape dan disk library  Pemeliharaan dokumentasi  Pemeliharaan supplies yang digunakan  Pengawasan terhadap instalasi 14 .Efisiensi. Efektifitas. dan sistem pengontrolan  Penyusunan prosedur pelaksanaan peralatan yang digunakan. Biaya Penerapan Sistem Komputerisasi  Penerapan suatu sistem baru dapat dianalogkan dengan pelaksanaan pekerjaan suatu pabrik. Evaluasi yang dilakukan berkisar pada : Waktu pengolahan. seperti mesin-mesin untuk perekaman data.Evaluasi Sistem  Evaluasi dari pada sistem yang baru perlu dilakukan dengan cara operasi paralel dengan sistem yang sedang berjalan atau sistem lama.

Op cit. Cushing : Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Scoot sebagai berikut.Sistem Informasi Manajemen (SIM)      Sistem informasi manajemen (management information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Hal 14) Menurut Barry E. SIM (sistem informasi manajemen) didefinisikan oleh George M. Op cit.(Jogiyanto H M. SIM adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.(Jogiyanto H M. Hal 14) 15 .

SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. 16 . Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen.  Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya. tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non komputer dan elemen komputer. komputer tidak harus digunakan di dalam SIM. Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM)  Suatu SIM (Sistem Informasi Manajemen) dikembangkan dengan tujuan sebagai berikut :  Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien  Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif  Agar organisasi dapat memberikan pelayanan  Agar organisasi dapat meningkatkan kreasi terhadap produk yang dihasilkan. Secara teori. manajemen tingkat menengah (middle level management). SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. dapat dirangkum bahwa SIM adalah : Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. manajemen tingkat atas (top level management).      Dari beberapa definisi tersebut. yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management).

³Konsep dan Perancangan Database´. Integrasi logis dari catatan-catatan dalam banyak file disebut konsep database. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. (Ir. Harianto Kristanto. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan. Hal 1)   Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus yang terpisah secara fisik dari program. instansi.DataBase Konsep Database  Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi. diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Thn 1993. 17 . Penerbit Andi Yogyakarta.

6. 18 .2 Kegunaan Database / Syarat Database Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu :  Redudansi dan inkonsistensi data  Kesulitan pengaksesan data  Isolasi data utuk standarisasi  Multiple user (banyak pemakai)  Masalah keamanan (security)  Masalah integrasi (kesatuan)  Masalah dan independence (kebebasan data) 2.    2.3 Perancangan Database Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model phisik. Pada perancangan konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi.6. Ketika menentukan entity dan relasinya dibutuhkan analisis data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa mendatang. kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang.

Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logikal yang berorientasi pada aliran data yang mendefinisikan pemetaan aliran informasi kedalam struktur program yang digunakan untuk memudahkan pemakai untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan. Simbol yang digunakan di DFD ‡External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) ‡Data flow (arus data) Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem ‡Process (proses) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang. satu modul atau sub program dan dapat juga merupak transformasi data secara manual. sate program. mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untu dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses ‡Data Store (simpanan data) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini: 19 . Proses pada data flow diagram dapat merupakan sekumpulan program.

dalam bentuk dokumen input maupun dokumen output.  Aliran data.  ASI ini digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut: 20 .ASI (Aliran Sistem Informasi) ASI merupakan bagan alir yang menggambarkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. bisa berbentuk proses manual atau proses komputer. Op cit. Hal 800) ASI ini digunakan untuk:  Mendefinisikan hubungan antar bagian (pelaku proses/subjek)  Proses itu sendiri. (Jogiyanto H M.

21 .

Penerbit Elek Media Komputindo Jakarta. (Adi Kurniadi. 22 . Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Hal 3). Visual Basic merupakan sebuah pengembangan terakhir dari bahasa BASIC. juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan windows. Thn 1999.0  Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman untuk membuat aplikasi pada sistem operasi Microsoft Windows. Tinjauan Umum Bahasa Pemrograman Visual Basic 6. ³Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.7.0´.2.   Visual Basic (yang sering juga disebut VB) selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman.

kejadian jika obyek diklik. adalah suatu tetapan yang tidak dapat berubah selama program berjalan. Konstanta. sesuai dengan kebutuhan. tidak seperti variabel dapat berubah. jenis data tertentu yang perlu dimiliki oleh variabel dari jenis data ini adalah penggunaan memori. Double. adalah suatu kejadian yang dimiliki oleh suatu obyek. Method  Method adalah suatu perintah seperti fungsi dan prosedur. Lebar Obyek. kejadian jika obyek diubah dan lainlain.Properties. form adalah tempat kita membuat tampilan program atau tempat untuk menempatkan obyek-obyek. properties adalah karakteristik atau atribut-atribut yang dimiliki oleh suatu obyek. contoh : Tinggi Obyek. Jenis Data. Contoh : Integer. kurang. Operator. dan lain-lainnya. adalah suatu tempat untuk menampung data sementara yang memiliki jenis data tertentu sesuai dengan jenis data yang dikandungnya. 23 . operator adalah suatu yang menghubungkan operand seperti jumlah. dan lain-lain Event. Single. Variabel. Form. kali dan lain-lainnya. seperti kejadian jika obyek ditinggalkan. Nama Obyek.

 Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi Database yang berkemampuan tinggi.Keistimewaan Visual Basic 6.0  Sejak dikembangkan pada tahun 80-an. 24 . Wizard adalah sarana yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugastugas tertentu. Dengan begitu anda dapat bermigrasi atau belajar bahasa pemrograman lainnya dengan mudah dan cepat. tanpa harus belajar dari nol lagi. yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++. beberapa keistimewaan utama dari Visual Basic 6 ini diantaranya seperti :  Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio. Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. Visual Basic kini telah mencapai versinya yang ke-6. Memiliki beberapa tambahan sarana Wizard yang baru.

yang membuat peralatan untuk pengeboran minyak dan gas. di PT Vetco Gray Indonesia .  Dalam proses penelitian ini ditunjukan untuk lebih mengenal hubungan antara bagian-bagian utama khususnya hasil pengadaan barang dan jasa terhadap kinerja bagian produksi. Batu Ampar . Dalam mencari dan mengumpulkan data sebagai bahan penelitian. dan yang terkait dengan bagian pengadaan barang pada umumnya. Indonesia. Jalan Kerapu No 14-15. Perusahaan industri manufaktur. Subjek penelitian ini adalah karyawan PT Vetco Gray Indonesia bagian Pengadaan Barang khususnya.  Wawancara. ada beberapa metode yang digunakan penulis yaitu :  Observasi.  Kepustakaan ( Library Research ).METODE PENELITIAN Waktu dan Tempat Penelitian  Penelitian dilakukan oleh penulis pada bulan Agustus 2006 sampai dengan January 2007. 25 . Metode Pengumpulan Data  Penelitian adalah suatu proses mencari sesuatu secara sistimatis dalam waktu yang relatif lama dengan menggunakan metode ilmiah serta aturan yang berlaku. Batam.  Konseling  Riset Laboratorium ( Laboratory Research ).

data ini dikumpulkan langsung oleh penulis diolah dan disajikan untuk menjawab pertanyaan penelitian. Data sekunder yang berhubungan dengan penelitian ini antara lain adalah Tabel pembelian barang dari laporan pembelian barang. seperti hasil wawancara. sehingga lebih informatif jika digunakan oleh pihak lain. Data primer yang berhubungan dengan proses pengadaan barang di PT Vetco Gray Indonesia adalah. 26 .Jenis dan Sumber Data Data dari penelitian yang dilakukan diperoleh dari bermacam macam sumber. observasi dan dokumentasi. toko buku. Beberapa tempat dimana data sekunder dapat diperoleh antara lain di perpustakaan. namun dapat dikelompokan kedalam dua jenis data yaitu Data Primer  Data primer adalah data pokok yang diperlukan dalam penelitian dan didapatkan langsung oleh peneliti melalui pencatatan lapangan selama penelitian berlangsung.Formulir surat permintaan barang Data sekunder merupakan data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh pihak pihak lain yang melakukan penelitian dari sumber yang telah ada atau telah tersedia sebelumnya . perusahaan atau lembaga yang menerbitkan laporan hasil penelitian. .

Mencari penjelasan tentang pemecahan masalah dari data data yang dikumpulkan.Metode Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan untuk.Melihat perubahan angka dan catatan hasil pengumpulan data menjadi informasi yang lebih mudah dipahami . Setelah data terkumpul maka data diolah dengan langkah langkah sebagai berikut : Penyuntingan Peng Kode an Tabulasi Metode Analisa Data Proses Kategorisasi Proses Prioritas Penentuan Kelengkapan 27 . .

selanjutnya hasil penelitian tersebut dirangkum oleh penulis dan disajikan dalam bentuk kesimpulan.1. Flowchart Penelitian Diagram alir berikut akan menunjukan proses dilakukannya penelitian yang dilakukan penulis. maka akan didapatkan hasil penelitian yang diharapkan dapat menjawab pokok masalah yang timbul. 28 . serta melakukan analisa data.    Kesimpulan dan Saran Setelah melakukan pengumpulan data. Berdasarkan kesimpulan kesimpulan yang diambil maka penulis akan memberikan beberapa masukan sebagai saran bagi manajemen di PT Vetco Gray Indonesia guna menyelesaikan masalah yang timbul dilihat dari hasil penelitian. Diagram Alir Penelitian Gambar 3. pengolahan data.

29 .PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Pengumpulan Data  Dalam penelitian di PT Vetco Gray Indonesia ini penulis berhasil mengumpulkan data data yang berhubungan dengan pengadaan barang. yaitu sebagai berikut :  Tata cara pengadaan barang  Formulir permintaan barang  Daftar jenis barang yang selalu dibeli  Daftar pemasok yang telah disetujui  Formulir permintaan barang  Formulir permintaan penawaran harga  Setelah mendapatkan semua data tersebut diatas maka penulis akan menjabarkan lagi sebagai berikut. maka sudah seharusnya PT Vetco Gray Indonesia mempunyai Tata Cara atau Prosedur tertulis tentang Pengadaan barang. penulis berhasil mendapatkannya dan alur pengadaan barang yang digambarkan dalam tata cara tersebut yaitu. Tata Cara Pembelian Barang  Sebagai perusahaan yang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9000:2000 yaitu Sistem Manajemen Mutu.

30 .    Dari diagram alir diatas dapat kita analisa sebagai berikut. apabila sudah maka dibuatlah formulir permintaan barang Purchasing/Pembelian akan mempersiapkan Surat Pembelian Intra perusahaan. Kemudian User atau divisi yang bersangkutan akan melihat apakah pemasok sudah terdaftar atau belum. Plant Manager akan memeriksa formulir permintaan barang dan menandatangani persetujuan surat pembelian. maka akan melihat ke data pemeblian dimasa lalu apakah pembelian dilakukan lewat kantor pusat di Singapur atau tidak. membuat formulir permohonan Waiver agar supplier yang belum terdaftar dapat didaftarkan. User : Setelah melihat keperluan untuk pemakaian barang tertentu.

Vetco Gray Indonesia pada saat ini. sehingga akan menimbulkan kesulitan dalam pencarian data. seperti menerbitkan Formulir Surat Permintaan Barang atau Purchase Request Form. PT. juga biaya yang digunakan untuk membuat formulir.Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan  Secara garis besar penulis dapat menganalisa sistem pembelian barang di. juga akan memakan tempat dalam penyimpanan dokumennya. Kesulitan dalam melakukan pengendalian nomor urut formulir apabila terjadi kesalahan dalam pengetikan ataupun pengolahan 31 . Aliran sistem informasi Pembelian barang manual  Sistem arsip dokumen masih bersifat manual. hal ini akan akan banyak menimbulkan kesalahan tulis atau waktu yang terbuang untuk mengisi formulir. yaitu banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara manual.

adalah sebagai berikut  Bagian produksi atau pemakai barang mengisi Formulir Surat permintaan barang atau Purchase Request Form yang mempunyai nomor urut. jumlah yang diperlukan dan jika dikethaui berapa stok yang diminta. 32 . secara manual. setelah itu diserahkan pada manajer yang bersangkutan untuk disahkan.Penjelasanan tentang Aliran Sistem Informasi Pengadaan Barang di PT Vetco Gray Indonesia . pada saat pengisian dituliskan barang yang diperlukan.

33 . dan tanggal barang harus dikirim oleh pemasok. Setelah di ketik menggunakan Microsoft Excel. Bagian pembelian akan membuat Surat Order Pembelian atau Purchase Order.Bagian Akunting akan memproses pembayaran setelah menerima dokumen dari bagian store yang menyatakan bahwa Surat Order Pembelian dimaksud telah lengkap pengiriman barangnya.     Formulir surat permintaan barang atau Purchase request Form. 6. harga. kemudian lembar berikutnya ke bagian akunting. bagian pengadaan barang akan melakukan pengecekan stok barang. Purchase Order yang telah disetujui kemudian diserahkan salah satu lembarnya ke pemasok. cara pengiriman. maka Surat Order Pembelian di cetak dan dengan melampirkan Surat Permintaan barang dan harga terakhir dari pemasok . yang mempunyai nomor urut pada formulirnya. yang telah disetujui kemudian diserahkan kebagian Pengadaan barang atau Purchasing. bisa melalui mesin fax atau surat elektronik atau diserhakan secara langsung. pada Surat Order Pembelian tersebut juga tercantum jumlah barang yang akan dibeli. store dan untuk dokumentasi. dan barang telah diterima secara utuh dengan kondisi yang baik. Pemasok setelah menrima Surat Order Pembelian akan mengirimkan barang ke store dengan melampirkan Surat Jalan atau Delivery Order dan menyerahkan Invoice atau Faktur ke bagian akunting. diserahkan kepada Plant Manager untuk persetujuan. harga barang pada saat terakhir dan pemasok.

Vetco Gray Indonesia.Diagram Aliran Data Sistem Informasi Pengadaan Barang  Diagram Aliran Data atau DAD adalah gambaran secara garis besar dari sistem yang sedang berjalan di bagian pengadaan barang di PT. Diagram Konteknya adalah seperti gambar dibawah ini. 34 .

dan sejarah dari barang yang akan dibeli. 35 . setelah dilakukan pengecekan terhadap persediaan yang ada.       Keterangan : Dari gambar diatas di atas penulis dapat menerangkan bahwa sistem yang diterapkan oleh PT. dan disesuaikan dengan surat pengiriman barang yang diserahkan oleh pemasok. Bagian pengadaan barang menerbitkan Surat Pesanan Pembelian atau Purchase Order kepada pemasok. Vetco Gray Indonesia pada pengadaan barang adalah sebagai berikut Bagian produksi atau department lain yang kita sebut requestor melakukan orderan ke bagian pengadaan barang. Berdasarkan surat pesanan pembelian tersebut bagian gudang akan menerima barang setelah dikirim oleh pemasok. Bagian gudang menerima kopi dari Surat Pesanan Pembelian atau Purchase Order dari bagian pengadaan barang. (Menerbitkan Formulir Surat Permintaan Barang). Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang kemudian diserahkan kepada bagian pengadaan barang. harga dan lain lain. seperti pemasok.

sebagai program pengembangannya. Rancangan Umum Sistem Pembelian Barang  Sistem yang akan dirancang oleh penulis akan menggunakan system terdistribusi atau Client Server. dan melihat hasil dari penelitian maka penulis menawarkan pemecahan masalah tersebut dengan mengajukan sistem baru berbasiskan komputer yaitu dengan menggunakan database dengan Microsoft Visual Basi 6. adapun sistem baru tersebut dijabarkan sebagai berikut. dan basis data.Rancangan Sistem Baru  Setelah melihat permasalahan yang ada di bagian pengadaan barang PT Vetco Gray Indonesia. Yaitu system dapat digunakan oleh banyak pemakai 36 .

adalah sebagai berikut Pemakai barang menjalankan aplikasi sistem pembelian dan mengisi data data yang ada pada Formulir Surat permintaan barang atau Purchase Request Form. 37 .  Penjelasanan tentang Aliran Sistem Informasi Pengadaan Barang yang diusulkan oleh penulis.

bisa melalui mesin fax atau surat elektronik atau diserhakan secara langsung. bagian pengadaan barang akan memeriksa harga barang pada saat terakhir dan pemasok. 38 . yang dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak yang telah dirancang oleh penulis. kemudian lembar berikutnya ke bagian akunting. store dan untuk dokumentasi. Kemudian bagian pembelian akan mencetak Surat Pembelian pada formulir yang tersedia. Pemasok setelah menerima Surat Order Pembelian akan mengirimkan barang ke warehosue atau store dengan melampirkan Surat Jalan atau Delivery Order dan menyerahkan Invoice atau Faktur ke bagian akunting. dan barang telah diterima secara utuh dengan kondisi yang baik.     Formulir surat permintaan barang atau Purchase request Form. Bagian Akunting akan memproses pembayaran setelah menerima dokumen dari bagian store atau warehouse yang menyatakan bahwa Surat Order Pembelian dimaksud telah lengkap pengiriman barangnya. Purchase Order yang telah disetujui yang terdiri dari empat rangkap karbon kopi tersebut kemudian diserahkan salah satu lembarnya ke pemasok. Setelah semua informasi telah tersedia lengkap. maka bagian Pengadaan akan membuat Surat Order Pembelian atau Purchase Order. yang telah disetujui kemudian diserahkan kebagian Pengadaan barang atau Purchasing.

39 .

40 .

41 .

Dengan laporan tersebut akan sangat membantu para manajer dalam pengambilan keputusan. laporan yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan informasi yang diinginkan.Rancangan Keluaran.  Design output merupakan bentuk laporan ataupun informasi yang disajikan baik melalui printer maupun layar monitor. Adapun bentuk rancangannya laporannya adalah sebagai berikut : 42 .

yang sudah dirancang menggunakan Visual Basic dan dirancang untuk memudahkan bagi pengguna dalam pengisian datanya Adapun bentuk racangan inputnya adalah sebagai berikut : 43 . Data data yang dimasukan tersebut dimasukan kedalam formulir elektronik. Rancangan Masukan Rancangan masukan atau design input adalah suatu bentuk rancangan bagaimana suatu data dimasukkan melalui media input atau keybord agar data-data dapat diproses sesuai dengan yang diinginkan.

44 . Rancangan Data base Rancangan database merupakan perancangan terhadap tabel tabel yang akan digunakan untuk menyimpan data yang dibutuhkan untuk proses pengolahan data baik proses pengentrian data. Berikut adalah rancangan tabel yang dibutuhkan. maupun proses pembuatan laporan dimana diantara satu tabel deng tabel yang lain saling berhubungan.

dua tabel yaitu tb_Purchase_Request dan Tb_Purchase_Order merupakan tabel transaksi sedang kan tiga tabel lainnya yaitu tb_Master_User. TB_Master_Supplier. 45 .Perancangan Relasi Database (ERD) Bentuk relasi (relational) database dari table-tabel di atas adalah sebagai berikut :  Rancangan database untuk aplikasi diatas menggunakan 5 tabel. dan TB_Master_Produk merupakan tabel yang berisi data. Hubungan antara ketiga tabel data dengan tabel transaksi Tb_Purchase_Request merupakan hubungan one to many. dimana banyak data dari tabel data bisa dipakai dalam data Tb_Purchase_Request.

dan keluaran setiap program dalam sistem dengan diagram arus data yang dirancang.Rancangan Dialog (Menu)   Rancangan dialog merupakan bagian yang mengambarkan hubungan tiap-tiap modul dalam program yang dikendalikan oleh modul utamanya. Ada pun racangan dialog yang di desain adalah sebagai berikut :Rancangan Menu Struktur Menu merupakan daftar berjenjang butir-butir intruks yang dapat dipilih pemakai program untuk melaksanakan berbagai kegiatan pengoperasian program. Rancangan dialog bertujuan agar pemakai memahami struktur program sehingga mempermudah dalam menjalankan program. proses. 46 . Deskripsi program merupakan gambaran masukan.

 Sistem komputerisasi pembelian barang yang dirancang oleh penulis telah berhasil diuji cobakan di tempat kerja penulis selama satu minggu atau 5 hari kerja. dan kadang kadang disimpan di komputer dengan menggunakan Microsoft Excel atau program lainnya dan disimpan dalam file-file terpisah. juga pemandangan umum dari majemen. Dokumen yang sering digunakan adalah formulir permintaan barang. sistem manual merupakan sistem pencatatan data transaksi yang terjadi dalam hal ini permintaan barang dan pembelian barang dilakukan dengan pencataan berupa berkas atau kertas dan disimpan dalam bentuk file-file kertas. atau formulir lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi. 47 . baik dari bagian yang meminta barang maupun dari departement pengadaan barang.ANALISA DAN PEMBAHASAN Analisa Sistem  Sistem pembelian barang yang ada di PT Vetco Gray Indonesia masih menggunakan sistem manual. Penulis mendapat beberapa masukan dari para pemakai sistem. formulir pembelian barang. Pada umumnya masukan yang diterima mengenai sistem ini sangat baik sekali. yaitu pada tanggal 7 April 2008 sampai dengan 11 April 2008.

48 . Pihak Manajemen dapat melihat laporan laporan yang berhubungan dengan pembelian barang secara cepat. dan akurat.     Secara umum hasil implementasi pengamatan dari implementasi sistem dapat digambarkan sebagai berikut : Pengguna sistem yang terdiri dari beberapa fungsi organisasi atau bagian merasakan bahwa dengan menggunakan sistem baru pekerjaan mereka menjadi sangat mudah. cepat dan akurat. harga dan pemasok sudah ada didalam data base. Bagian pembelian dapat lebih mudah mempersiapkan Surat Pembelian tanpa harus membuka dokument seperti sistem manual. sehingga dapat mempercepat pengambilan keputusan. Data produk. Setiap transaksi pembelian terekam dalam data base dan memudahkan dalam penggunaan data dimasa depan.

Sistem komputer memungkinkan pengguna mencari data secara cepat 3 Bagian pembelian hanya bisa Bagian pembelian dapat memproses satu formulir memproses banyak formulir pembelian. Data tersebut disimpan dalam media penyimpanan berupa hard disk. karena harus lewat sistem komputer mencarinya di tempat arsip. Setiap formulir harus disimpan sebagai arsip disuatu tempat. No 1 Sistem Lama Pengguna barang apabila memerlukan barang harus mengisi formulir permintaan barang tertulis. langsung mengisi data permintaan barang di komputer Keterangan Hemat biaya pencetakan formulir 2 Data formulir disimpan dalam Tidak memakan tempat bentuk data elektronik untuk penyimpanan Sistem yang online memungkinkan bagian pembelian memproses banyak permintaan barang. Sistem Baru Tidak perlu menggunakan formulir. perbandingannya dapat dijelaskan sebagai berikut. Sistem yang dirancang oleh penulis menggunakan sistem arsip berkas secara elektronis dimana data disimpan dalam sebuah basis data yang dapat diakses secara bersamaan oleh banyak pengguna. lebih cepat dalam pemrosesan dan menghemat biaya juga. Membuat laporan permintaan barang dengan cara mengisi buku catatan permintaan barang.Pembahasan  Sistem informasi pembelian barang adalah merupakan pengembangan dari sistem pembelian barang yang sudah ada sebelumnya di PT Vetco Gray Indonesia. permintaan barang secara bersamaan Sulit untuk melihat data Data pembelian masa lalu pembelian yang telah dapat dilihat secara cepat lampau. Secara umum lebih baik dari sistem yang lama. Laporan permintaan barang dapat dibuat langsung dari sistem. 4 5 Menghemat waktu dan lebih cepat dalam mengambil keputusan 49 .

50 . kemajuan pola pikir manusia dan membawa perubahan jaman dari jaman teknologi menjadi jaman informasi. mengetahui semua data secara jelas jika terjadi kerusakan spare part atau kekurangan.  Dengan penggunaan program aplikasi ini.  Setelah dilakukan perancangan sistem informasi untuk pengadaan barang yang berbasiskan komputer dapat diambil beberapa kesimpulan bahwa :  Dengan sistem yang lama banyak kesulitan dan permasalahan yang dihadapi seperti Sering terjadinya kehilangan data karena tidak adanya laporan yang disimpan dalam bentuk file database atau tidak mempunyai back up data. Dengan menerapkan aplikasi disebuah perusahaan akan sangat membantu user ( pengguna ) dalam melaksanakan pekerjaan sehingga hasil pekerjaan akan sangat jauh lebih optimal dan lebih cepat dalam mengambil keputusan.  Dapat mengatasi kesalahan dalam penyimpanan dan pengolahan data. cepat dan akurat sehingga efektivitas dan efesiensi dari pekerjaan dapat ditingkatkan.  Dengan penerapan aplikasi ini dapat membantu dalam pencarian barang yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. pembuatan laporan dapat dilakukan dengan mudah.KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan.  Perkembangan teknologi khususnya teknologi komputer yang begitu pesat pada saat ini adalah berkat. semua hal ini dapat teratasi dengan sistem yang ditawarkan oleh penulis.

Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :  Sebelum menerapkan sistem yang baru. 51 .Saran  Setelah mendapat kesimputan diatas.  Dengan sistem baru yang berbasiskan komputer diharapkan dapat memberikan perubahan kearah yang lebih baik pengolahan datanya dari pada pengolahan data yang lama. Vetco Gray Indonesia bahwa kehadiran sistem yang baru dapat mendukung dan mempermudah proses pengolahan data. Hal ini sangat penting untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dari sistem yang diterapkan. maka penulis mengajukan beberapa saran sehubungan dengan penerapan dan pengembangan sistem lebih lanjut.  Perlu dilakukan pengenalan dengan sistem baru.  Sebuah sistem tidak akan berarti jika tidak diikuti oleh personil yang disiplin dalam melaksanakan pekerjaanya yang sesuai dengan prosedur yang ada dan peningkatan kemampuan dari personil. terlebih dahulu meyakinkan dan menjelaskan kepada Manajemen PT. untuk itu perlu dilakukan pelatihan terhadap para personil yang menggunakan sistem baru ini.

OF EMPLOYEE : PT Vetco Gray Indonesia : January 1985 : October 1986 : OIL FIELD SERVICE / MANUFACTURING : OIL FIELD EQUIPMENT : 110 TYPE OF INVESTMENT : PMA ( multinational investment )   52 .     LEGAL NAME ESTABLISHED COMMERCIAL LICENSE TYPE OF INDUSTRY TYPE OF PRODUCT NO.

53 . SMK di STM 2 Yogyakarta 1988 -1991. menikah dan mempunyai dua orang anak. perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan peralatan untuk industri pertambangan minyak dan gas. Pertama kali mengecap dunia pendidikan formal pada umur 7 tahun di SD Yos Sudarso tahun 1979-1985. Lahir di Jakarta. Bekerja di beberapa perusahaan asing di Batam sejak tahun 1994. jurusan Informasi Manajemen. melanjutkan kuliah di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta tahun1991-1994 program Ahli Teknik D3. dan kini bekerja di PT Vetco Gray Indonesia. Melanjutkan studi di STMIK Putera Batam tahun 20032006. SMP tahun1985-1988. jurusan Teknik Informatika. jurusan Teknik Elektronika.BIOGRAFI Anton Sudarmedi. 6 Mei 1972 anak kelima dari enam bersaudara.. Anak dan istri telah menjadi salah satu motivator bagi penulis untuk berjuang untuk meneruskan studi. dan kini sedang menyelesaikan jenjang S1 di di STT Ibnu Sina.Fakultas Teknik.

PT. Bandung. Sistem Informasi Manajemen.Dr. Elek Media Komputindo Jakarta Purnawan Junaidi. BPFE. (2004) Microsoft Visual Basic. ³Konsep dan Perancangan Database´.DAFTAR PUSTAKA                Jogiyanto.Prof. Alfabeta. Kurniawan Bagus. HM..Phd (1995). Sistem Informasi dan Tekhnologi Informasi. Prentice Hall. CV. Raja Grafindo. Ghalia Indonesia. Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. Elex Media Komputindo Indonesia.Dr. Rineka Cipta. Richardus Eko Indrajit.Pengantar Analisis Data. (2002). Penertbit Dua Selaras Surabaya. Andi Yogyakarta Adi Kurniadi. Bandung Husein Umar.0´.Ir (1993). Yogyakarta.(2003). Yogyakarta. Jakarta Raymond Mc Leod. Jogiyanto HM. Analisa dan Disain Sistem Informasi:. Jilid ke-2. Jakarta Sugiyono. Jakarta Irawan. Manajemen Pemasaran Modern. (2000). Metode Penelitian.Metode Riset. Jr. Daryantio. Sistem Informasi Manajemen.Kualitatif dan R&D. Andi. (1996). 54 . Yogyakarta Raymond Mc Leod.dr.(1999) ³Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Mico Pardosi.Pendekatan Kuantitatif.(2006). Jakarta Husein Umar (1999). Sistem Informasi Manajemen. Liberty. Yogyakarta. (1995). Jilid 1. (2003) Belajar Komputer Visual Basic. Harianto Kristanto. Yrama Widya. Jilid ke-1. Jr. (1996). Jakarta. Prentice Hall.Drs.(2000) Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi 2. Andi Offset. (1997).

55 . Akhirnya hanya kepada Allah SWT penulis berserah diri atas segala usaha yang telah penulis lakukan.Penutup   Selanjutnya. sehingga nantinya akan lebih optimal dalam penyusunan tugas akhir atau Skripsi. ³ Tak Ada Gading Yang Tak Retak´. sungguh pintu hati penulis terbuka untuk menerima segala kritik serta saran sebagai penyempurna tugas akhir ini sehingga minimal dapat dipergunakan sebagai pengalaman dan referensi rekan-rekan mahasiswa STT Ibnu Sina.