P. 1
Analisa Dan Perancangan Sistem Pengadaan Barang Di PT

Analisa Dan Perancangan Sistem Pengadaan Barang Di PT

|Views: 2,845|Likes:
Published by Boy Darknest

More info:

Published by: Boy Darknest on Jan 12, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/18/2013

pdf

text

original

PROPOSAL TUGAS AKHIR

Analisa dan Perancangan Sistem Pengadaan Barang Di PT Vetco Gray Indonesia
Oleh: ANTON SUDARMEDI 0610128262053
YAYASAN PENDIDIKAN IBNU SINA SEKOLAH TINGGI TEKNIK JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA BATAM 29 Juni 2008

1

Sistematika Pembahasan 
          

Pendahuluan Latar Belakang Pokok Masalah Ruang Lingkup Sistematika Penulisan Metodologi Penelitian Karakteristik Sistem Metode Penelitian Pengumpulan dan Pengolahan Data Analisa dan Pembahasa Kesimpulan dan Saran Penutup

2

Latar Belakang
Secara umum 
  

Perkembangan Sistem informasi yang begitu pesat Kemajuan teknologi di bidang komputer. Keperluan akan informasi yang up-to-date, cepat dan akurat,dikarenakan arus globalisasi yang mengharuskan kecepatan dan ketepatan dalam pengambilan keputusan. Penggunaan teknologi komputer disemua bidang, industri manufaktur, perbankan,jasa dan bahkan rumah tangga dan pendidikan

Secara Khusus 
 

Bekerja di Industri manufaktur sebagai staff pengadaan barang dan jasa Belum menggunakan sistem berbasiskan komputer dalam proses pengadaan barang. dapat membantu membuat sebuah sistem yang diharapkan mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan serta cepat, tepat dan akurat dalam waktu yang singkat dan mudah dianalisa.

3

Pokok Masalah
³mengapa data pembelian barang tidak dapat dilihat dan tidak dapat diolah secara langsung apabila diperlukan´

4

Ruang Lingkup
Perancangan sistem informasi pengadaan barang di PT Vetco Gray Indonesia, yaitu tentang : Data Permintaan Barang, Pembelian Barang, Data barang, dan laporan-laporannya dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Versi 6.0 dengan Microsoft Access sebagai basis datanya , serta membandingkan dengan sistem lama sebagai acuan. Tujuan Penelitian  Merancang sistem informasi pengadaan barang yang mempunyai basis data sehingga dapat diolah dengan komputer dan dapat diakses dengan mudah oleh semua bagian yang terkait. 

Manfaat Penelitian  

Dasar untuk merancang sistem informasi pengadaan barang yang akan meningkatkan efisiensi dan produktifitas bagian pengadaan barang dan yang berhubungan dengan pengadaan barang. Merancang sistem basis data yang akurat dan terstruktur, yang dapat di akses secara bersamaan oleh para penggunanya dan akan memudahkan pengguna dalam pengolahan datanya.
5

Metode pengumpulan data. BAB III Metodologi Penelitian Penjelasan tentang Metodologi Penelitian. rancangan proses. Hipotesis. sebagai tindak lanjut dari pemecahan masalah yang dihadapi. BAB V Analisa Dan Pembahasan Dalam bab ini akan diuraikan tujuan perancangan sistem. kebutuhan sistem. spesifikasi proses. dan rancangan implementasi. juga data sekunder dari buku buku yang ada. bagan terstruktur. rancangan waktu. Data yang diambil berupa data primer dari sistem yang sedang berjalan. BAB II Landasan Teori Dalam bab ini akan dibahas tentang pengertian sistem. pengertian pengadaan barang. BAB IV Pengumpulan dan Pengolahan Data Dalam tahap ini peneliti akan melakukan pengambilan data yang berkaitan dengan Sistim Pengadaan barang di PT Vetco Gray Indonesia.metode analisa data. metode pengumpulan data serta sistematika penulisan. pengertian sistem informasi. surat pembelian. pseudo code. diagram E-R. cara pembayaran dan pengenalan perangkat keras serta pengenalan perangkat lunak yang digunakan. kamus data. surat penerimaan barang. perancangan tenaga kerja. rancangan dialog. moda pengiriman barang. rancangan file. pengertian permintaan barang. tujuan dan manfaat penelitian. penerimaan barang. ruang lingkup masalah. BAB VI Kesimpulan dan Saran Dalam bab ini akan diuraikan kesimpulan yang merupakan ringkasan isi dari penulisan skripsi ini dan saran yang merupakan suatu tindakan yang perlu dilakukan.Sistematika Penulisan       BAB I Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakang masalah. usulan biaya. rancangan masukan. Kemudian data diolah dan dianalisa untuk disajikan dalam bentuk yang lebih informatif. 6 . rancangan keluaran.

LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefenisikan sistem. Hal 1) 7 . ³Analisa & Desain Sistem Informasi´. MBA. yaitu yang menekan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Penerbit Andi Offset Yogyakarta. Akt. PhD. berkumpul bersama-sam untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu´ (Jogiyanto H M. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : ³Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Thn 1989.

Dengan ndemikian definisi ini akan mempunyai peranan yangpenting di dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. yang berbeda adalah cara pendekatannya. Hal 2 Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan.Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : ³Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu´ 2) Ibid. 8 . Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila mengetahui terlebih dahulu apakah sistem itu.

Karakteristik Sistem             Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu antara lain : Komponen Sistem Batasan Sistem Lingkungan Luar Sistem Penghubung Sistem Masukan sistem Keluaran sistem Pengolah Sistem Sasaran sistemSub SistemSub Sistem Lingkungan Luar BoundarySub SistemSub Sistem InterfaceInputPengolahOutput 9 .

Sistem Komputerisasi       Komputer adalah suatu peralatan (mesin) atau sekelompok peralatan (mesin) yang melaksanakan pekerjaan. Karena terdiri dari unsure-unsur tersebut diatas yang tidak dapat dipisah-pisahkan dan merupakan suatu kesatuan. sehingga komputer juga disebut sebagai system/sistim. Karena kerjanya adalah untuk pengolah data. John J Longkutoy. maka dapat disebut sebagai alat pengolah data. Hal 69) Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah : Suatu mesin/sekelompok mesin. dikendalikan serta dikontrol oleh instruksi/program yang dimasukkan kedalam Memory/Storage Unitnya. instruksi (prosedur pengolahan) dan orang yang menyusun prosedur tersebut.(Drs. Terdiri dari unsur-unsur : peralatan. Penerbit Mutiara Sumber Widya. 10 . ³Pengenalan Komputer´.

 Aspek-aspek dasar yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1.Aspek Teknis :  Hardware (peralatan)  Software (prosedur)  Brainware (tenaga pelaksana) 2. Yang diartikan sebagai aspek-aspek dasar sistim komputerisasi adalah fasilitas-fasilitas yang secara prinsipil harus ada apabila suatu usaha sudah memasuki langkah maju dengan menggunakan peralatan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data/pengolahan informasi. Aspek Non-Teknis :  Dukungan management  Disiplin baru  11 .Aspek-aspek Dasar Sistem Komputerisasi.

2. Analisa Sistem  Yaitu penganalisaan masalah. Programming  Aktifasi penyusunan instruksi untuk komputer sebagai pengalihan spesifikasi pengolahan termasuk testing instruksi tersebut oleh komputer. perencanaan teknik pengolahan data yang akan digunakan. seperti pengolahan dengan peralatan komputer. analisa peralatan.Pembangunan Sistem Komputerisasi Pembangunan suatu sistem aplikasi mengikuti prosedur-prosedur (merupakan standard) yang secara garis besar terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1.  12 .Pengujian Sistem  Untuk menentukan apakah sistem komputerisasi yang dibuat/disusun siap diimplementasi. penerapan prosedurnya. 4. Desain Sistem  Desain terperinci dan penyusunan spesifikasi pengolahan termasuk input data. maka perlu dilakukan suatu tes bagi seluruh aspek yang menyangkut sistem tersebut. kebutuhan. dan sekaligus mengukur kemampuan-kemampuan dari pada tenaga pelaksananya. 3. output form dan lain-lain yang diperlukan bagi programmer untuk penyusunan instruksi bagi komputer. dan penentuan informasi-informasi yang dikehendaki. dan sumber data.

Tahapan implementasi yang dimaksud adalah sebagai berikut : Pemantapan Sistem Sebelum sistem yang baru ditetapkan. masih perlu dilakukan beberapa aktifitas yang penting sebagai dasar pelaksanaan operasi sistem yang baru. Yang termasuk dalam aktifitas tersebut adalah :  Penyusunan prosedur yang mantap  Pengaturan jadwal pelaksanaan  Pembuatan formulir-formulir  Penyempurnaan dokumentasi  Latihan penerapan oleh tenaga pelaksana  Penyusunan/pembangunan file baru 13 . agar hasil yang akan diperlukan nanti sesuai dengan yang diharapkan.Implementasi Sistem Komputerisasi     Penerapan sistem baru (sistem komputerisasi) masih memerlukan pentahapan pelaksanaan.

Efisiensi. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penerapan sistem baru ini antara lain :  Penentuan jadwal pengolahan. Evaluasi yang dilakukan berkisar pada : Waktu pengolahan. seperti mesin-mesin untuk perekaman data. terminal dan input/output devices lainnya  Pemeliharaan tape dan disk library  Pemeliharaan dokumentasi  Pemeliharaan supplies yang digunakan  Pengawasan terhadap instalasi 14 . dan sistem pengontrolan  Penyusunan prosedur pelaksanaan peralatan yang digunakan.Evaluasi Sistem  Evaluasi dari pada sistem yang baru perlu dilakukan dengan cara operasi paralel dengan sistem yang sedang berjalan atau sistem lama. Efektifitas. Biaya Penerapan Sistem Komputerisasi  Penerapan suatu sistem baru dapat dianalogkan dengan pelaksanaan pekerjaan suatu pabrik.

Cushing : Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Scoot sebagai berikut. Op cit. Hal 14) 15 .(Jogiyanto H M. Op cit. Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. SIM (sistem informasi manajemen) didefinisikan oleh George M. Hal 14) Menurut Barry E.Sistem Informasi Manajemen (SIM)      Sistem informasi manajemen (management information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.(Jogiyanto H M. SIM adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen. Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM)  Suatu SIM (Sistem Informasi Manajemen) dikembangkan dengan tujuan sebagai berikut :  Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien  Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif  Agar organisasi dapat memberikan pelayanan  Agar organisasi dapat meningkatkan kreasi terhadap produk yang dihasilkan. komputer tidak harus digunakan di dalam SIM.  Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya. dapat dirangkum bahwa SIM adalah : Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. Secara teori. SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management). 16 .      Dari beberapa definisi tersebut. manajemen tingkat menengah (middle level management). SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. manajemen tingkat atas (top level management). tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non komputer dan elemen komputer.

Integrasi logis dari catatan-catatan dalam banyak file disebut konsep database. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan. Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. ³Konsep dan Perancangan Database´. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus yang terpisah secara fisik dari program.DataBase Konsep Database  Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi. diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Thn 1993. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. instansi. 17 . Hal 1)   Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi. Penerbit Andi Yogyakarta. (Ir. Harianto Kristanto.

kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang.6.3 Perancangan Database Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. 18 .2 Kegunaan Database / Syarat Database Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu :  Redudansi dan inkonsistensi data  Kesulitan pengaksesan data  Isolasi data utuk standarisasi  Multiple user (banyak pemakai)  Masalah keamanan (security)  Masalah integrasi (kesatuan)  Masalah dan independence (kebebasan data) 2. Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model phisik. Ketika menentukan entity dan relasinya dibutuhkan analisis data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa mendatang.    2. Pada perancangan konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi.6.

Simbol yang digunakan di DFD ‡External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) ‡Data flow (arus data) Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem ‡Process (proses) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang. mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untu dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses ‡Data Store (simpanan data) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini: 19 . Proses pada data flow diagram dapat merupakan sekumpulan program. satu modul atau sub program dan dapat juga merupak transformasi data secara manual. sate program.Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logikal yang berorientasi pada aliran data yang mendefinisikan pemetaan aliran informasi kedalam struktur program yang digunakan untuk memudahkan pemakai untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan.

Hal 800) ASI ini digunakan untuk:  Mendefinisikan hubungan antar bagian (pelaku proses/subjek)  Proses itu sendiri. (Jogiyanto H M. dalam bentuk dokumen input maupun dokumen output.ASI (Aliran Sistem Informasi) ASI merupakan bagan alir yang menggambarkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.  ASI ini digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut: 20 .  Aliran data. Op cit. bisa berbentuk proses manual atau proses komputer.

21 .

juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan windows. Thn 1999. Tinjauan Umum Bahasa Pemrograman Visual Basic 6. ³Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Visual Basic merupakan sebuah pengembangan terakhir dari bahasa BASIC.0´.7. (Adi Kurniadi. 22 . Penerbit Elek Media Komputindo Jakarta. Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu.0  Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman untuk membuat aplikasi pada sistem operasi Microsoft Windows.2. Hal 3).   Visual Basic (yang sering juga disebut VB) selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman.

kali dan lain-lainnya. Contoh : Integer.Properties. properties adalah karakteristik atau atribut-atribut yang dimiliki oleh suatu obyek. tidak seperti variabel dapat berubah. Form. contoh : Tinggi Obyek. Lebar Obyek. adalah suatu tempat untuk menampung data sementara yang memiliki jenis data tertentu sesuai dengan jenis data yang dikandungnya. kejadian jika obyek diklik. dan lain-lain Event. Nama Obyek. Double. Single. seperti kejadian jika obyek ditinggalkan. operator adalah suatu yang menghubungkan operand seperti jumlah. jenis data tertentu yang perlu dimiliki oleh variabel dari jenis data ini adalah penggunaan memori. kejadian jika obyek diubah dan lainlain. kurang. Operator. form adalah tempat kita membuat tampilan program atau tempat untuk menempatkan obyek-obyek. 23 . Method  Method adalah suatu perintah seperti fungsi dan prosedur. Jenis Data. sesuai dengan kebutuhan. Konstanta. dan lain-lainnya. adalah suatu tetapan yang tidak dapat berubah selama program berjalan. adalah suatu kejadian yang dimiliki oleh suatu obyek. Variabel.

Wizard adalah sarana yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugastugas tertentu.Keistimewaan Visual Basic 6. Dengan begitu anda dapat bermigrasi atau belajar bahasa pemrograman lainnya dengan mudah dan cepat.0  Sejak dikembangkan pada tahun 80-an. yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++. Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. Visual Basic kini telah mencapai versinya yang ke-6.  Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi Database yang berkemampuan tinggi. tanpa harus belajar dari nol lagi. 24 . Memiliki beberapa tambahan sarana Wizard yang baru. beberapa keistimewaan utama dari Visual Basic 6 ini diantaranya seperti :  Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio.

ada beberapa metode yang digunakan penulis yaitu :  Observasi.METODE PENELITIAN Waktu dan Tempat Penelitian  Penelitian dilakukan oleh penulis pada bulan Agustus 2006 sampai dengan January 2007. di PT Vetco Gray Indonesia . dan yang terkait dengan bagian pengadaan barang pada umumnya. 25 . Metode Pengumpulan Data  Penelitian adalah suatu proses mencari sesuatu secara sistimatis dalam waktu yang relatif lama dengan menggunakan metode ilmiah serta aturan yang berlaku.  Kepustakaan ( Library Research ). Dalam mencari dan mengumpulkan data sebagai bahan penelitian. Batam.  Konseling  Riset Laboratorium ( Laboratory Research ). Batu Ampar . Perusahaan industri manufaktur. Jalan Kerapu No 14-15.  Dalam proses penelitian ini ditunjukan untuk lebih mengenal hubungan antara bagian-bagian utama khususnya hasil pengadaan barang dan jasa terhadap kinerja bagian produksi.  Wawancara. Indonesia. Subjek penelitian ini adalah karyawan PT Vetco Gray Indonesia bagian Pengadaan Barang khususnya. yang membuat peralatan untuk pengeboran minyak dan gas.

Beberapa tempat dimana data sekunder dapat diperoleh antara lain di perpustakaan. perusahaan atau lembaga yang menerbitkan laporan hasil penelitian.Formulir surat permintaan barang Data sekunder merupakan data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh pihak pihak lain yang melakukan penelitian dari sumber yang telah ada atau telah tersedia sebelumnya . . sehingga lebih informatif jika digunakan oleh pihak lain.Jenis dan Sumber Data Data dari penelitian yang dilakukan diperoleh dari bermacam macam sumber. data ini dikumpulkan langsung oleh penulis diolah dan disajikan untuk menjawab pertanyaan penelitian. toko buku. 26 . seperti hasil wawancara. namun dapat dikelompokan kedalam dua jenis data yaitu Data Primer  Data primer adalah data pokok yang diperlukan dalam penelitian dan didapatkan langsung oleh peneliti melalui pencatatan lapangan selama penelitian berlangsung. Data primer yang berhubungan dengan proses pengadaan barang di PT Vetco Gray Indonesia adalah. observasi dan dokumentasi. Data sekunder yang berhubungan dengan penelitian ini antara lain adalah Tabel pembelian barang dari laporan pembelian barang.

. Setelah data terkumpul maka data diolah dengan langkah langkah sebagai berikut : Penyuntingan Peng Kode an Tabulasi Metode Analisa Data Proses Kategorisasi Proses Prioritas Penentuan Kelengkapan 27 .Metode Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan untuk.Mencari penjelasan tentang pemecahan masalah dari data data yang dikumpulkan.Melihat perubahan angka dan catatan hasil pengumpulan data menjadi informasi yang lebih mudah dipahami .

Berdasarkan kesimpulan kesimpulan yang diambil maka penulis akan memberikan beberapa masukan sebagai saran bagi manajemen di PT Vetco Gray Indonesia guna menyelesaikan masalah yang timbul dilihat dari hasil penelitian.1. selanjutnya hasil penelitian tersebut dirangkum oleh penulis dan disajikan dalam bentuk kesimpulan. pengolahan data. Diagram Alir Penelitian Gambar 3. Flowchart Penelitian Diagram alir berikut akan menunjukan proses dilakukannya penelitian yang dilakukan penulis. maka akan didapatkan hasil penelitian yang diharapkan dapat menjawab pokok masalah yang timbul.    Kesimpulan dan Saran Setelah melakukan pengumpulan data. serta melakukan analisa data. 28 .

maka sudah seharusnya PT Vetco Gray Indonesia mempunyai Tata Cara atau Prosedur tertulis tentang Pengadaan barang. 29 . yaitu sebagai berikut :  Tata cara pengadaan barang  Formulir permintaan barang  Daftar jenis barang yang selalu dibeli  Daftar pemasok yang telah disetujui  Formulir permintaan barang  Formulir permintaan penawaran harga  Setelah mendapatkan semua data tersebut diatas maka penulis akan menjabarkan lagi sebagai berikut.PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Pengumpulan Data  Dalam penelitian di PT Vetco Gray Indonesia ini penulis berhasil mengumpulkan data data yang berhubungan dengan pengadaan barang. Tata Cara Pembelian Barang  Sebagai perusahaan yang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9000:2000 yaitu Sistem Manajemen Mutu. penulis berhasil mendapatkannya dan alur pengadaan barang yang digambarkan dalam tata cara tersebut yaitu.

apabila sudah maka dibuatlah formulir permintaan barang Purchasing/Pembelian akan mempersiapkan Surat Pembelian Intra perusahaan. 30 . maka akan melihat ke data pemeblian dimasa lalu apakah pembelian dilakukan lewat kantor pusat di Singapur atau tidak. Kemudian User atau divisi yang bersangkutan akan melihat apakah pemasok sudah terdaftar atau belum. membuat formulir permohonan Waiver agar supplier yang belum terdaftar dapat didaftarkan. User : Setelah melihat keperluan untuk pemakaian barang tertentu.    Dari diagram alir diatas dapat kita analisa sebagai berikut. Plant Manager akan memeriksa formulir permintaan barang dan menandatangani persetujuan surat pembelian.

hal ini akan akan banyak menimbulkan kesalahan tulis atau waktu yang terbuang untuk mengisi formulir. juga biaya yang digunakan untuk membuat formulir. yaitu banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara manual. Kesulitan dalam melakukan pengendalian nomor urut formulir apabila terjadi kesalahan dalam pengetikan ataupun pengolahan 31 . juga akan memakan tempat dalam penyimpanan dokumennya.Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan  Secara garis besar penulis dapat menganalisa sistem pembelian barang di. sehingga akan menimbulkan kesulitan dalam pencarian data. seperti menerbitkan Formulir Surat Permintaan Barang atau Purchase Request Form. Vetco Gray Indonesia pada saat ini. Aliran sistem informasi Pembelian barang manual  Sistem arsip dokumen masih bersifat manual. PT.

jumlah yang diperlukan dan jika dikethaui berapa stok yang diminta. setelah itu diserahkan pada manajer yang bersangkutan untuk disahkan.Penjelasanan tentang Aliran Sistem Informasi Pengadaan Barang di PT Vetco Gray Indonesia . pada saat pengisian dituliskan barang yang diperlukan. secara manual. 32 . adalah sebagai berikut  Bagian produksi atau pemakai barang mengisi Formulir Surat permintaan barang atau Purchase Request Form yang mempunyai nomor urut.

6.Bagian Akunting akan memproses pembayaran setelah menerima dokumen dari bagian store yang menyatakan bahwa Surat Order Pembelian dimaksud telah lengkap pengiriman barangnya. dan tanggal barang harus dikirim oleh pemasok.     Formulir surat permintaan barang atau Purchase request Form. cara pengiriman. pada Surat Order Pembelian tersebut juga tercantum jumlah barang yang akan dibeli. harga. maka Surat Order Pembelian di cetak dan dengan melampirkan Surat Permintaan barang dan harga terakhir dari pemasok . store dan untuk dokumentasi. bagian pengadaan barang akan melakukan pengecekan stok barang. bisa melalui mesin fax atau surat elektronik atau diserhakan secara langsung. Bagian pembelian akan membuat Surat Order Pembelian atau Purchase Order. Setelah di ketik menggunakan Microsoft Excel. Purchase Order yang telah disetujui kemudian diserahkan salah satu lembarnya ke pemasok. diserahkan kepada Plant Manager untuk persetujuan. yang telah disetujui kemudian diserahkan kebagian Pengadaan barang atau Purchasing. kemudian lembar berikutnya ke bagian akunting. dan barang telah diterima secara utuh dengan kondisi yang baik. harga barang pada saat terakhir dan pemasok. yang mempunyai nomor urut pada formulirnya. Pemasok setelah menrima Surat Order Pembelian akan mengirimkan barang ke store dengan melampirkan Surat Jalan atau Delivery Order dan menyerahkan Invoice atau Faktur ke bagian akunting. 33 .

Diagram Aliran Data Sistem Informasi Pengadaan Barang  Diagram Aliran Data atau DAD adalah gambaran secara garis besar dari sistem yang sedang berjalan di bagian pengadaan barang di PT. Vetco Gray Indonesia. 34 . Diagram Konteknya adalah seperti gambar dibawah ini.

(Menerbitkan Formulir Surat Permintaan Barang). 35 . Bagian gudang menerima kopi dari Surat Pesanan Pembelian atau Purchase Order dari bagian pengadaan barang. harga dan lain lain. dan disesuaikan dengan surat pengiriman barang yang diserahkan oleh pemasok.       Keterangan : Dari gambar diatas di atas penulis dapat menerangkan bahwa sistem yang diterapkan oleh PT. dan sejarah dari barang yang akan dibeli. Vetco Gray Indonesia pada pengadaan barang adalah sebagai berikut Bagian produksi atau department lain yang kita sebut requestor melakukan orderan ke bagian pengadaan barang. Berdasarkan surat pesanan pembelian tersebut bagian gudang akan menerima barang setelah dikirim oleh pemasok. seperti pemasok. Bagian pengadaan barang menerbitkan Surat Pesanan Pembelian atau Purchase Order kepada pemasok. setelah dilakukan pengecekan terhadap persediaan yang ada. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang kemudian diserahkan kepada bagian pengadaan barang.

sebagai program pengembangannya.Rancangan Sistem Baru  Setelah melihat permasalahan yang ada di bagian pengadaan barang PT Vetco Gray Indonesia. adapun sistem baru tersebut dijabarkan sebagai berikut. dan melihat hasil dari penelitian maka penulis menawarkan pemecahan masalah tersebut dengan mengajukan sistem baru berbasiskan komputer yaitu dengan menggunakan database dengan Microsoft Visual Basi 6. Yaitu system dapat digunakan oleh banyak pemakai 36 . Rancangan Umum Sistem Pembelian Barang  Sistem yang akan dirancang oleh penulis akan menggunakan system terdistribusi atau Client Server. dan basis data.

adalah sebagai berikut Pemakai barang menjalankan aplikasi sistem pembelian dan mengisi data data yang ada pada Formulir Surat permintaan barang atau Purchase Request Form. 37 .  Penjelasanan tentang Aliran Sistem Informasi Pengadaan Barang yang diusulkan oleh penulis.

yang dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak yang telah dirancang oleh penulis.     Formulir surat permintaan barang atau Purchase request Form. dan barang telah diterima secara utuh dengan kondisi yang baik. 38 . Bagian Akunting akan memproses pembayaran setelah menerima dokumen dari bagian store atau warehouse yang menyatakan bahwa Surat Order Pembelian dimaksud telah lengkap pengiriman barangnya. bagian pengadaan barang akan memeriksa harga barang pada saat terakhir dan pemasok. kemudian lembar berikutnya ke bagian akunting. store dan untuk dokumentasi. Setelah semua informasi telah tersedia lengkap. maka bagian Pengadaan akan membuat Surat Order Pembelian atau Purchase Order. Pemasok setelah menerima Surat Order Pembelian akan mengirimkan barang ke warehosue atau store dengan melampirkan Surat Jalan atau Delivery Order dan menyerahkan Invoice atau Faktur ke bagian akunting. Kemudian bagian pembelian akan mencetak Surat Pembelian pada formulir yang tersedia. yang telah disetujui kemudian diserahkan kebagian Pengadaan barang atau Purchasing. Purchase Order yang telah disetujui yang terdiri dari empat rangkap karbon kopi tersebut kemudian diserahkan salah satu lembarnya ke pemasok. bisa melalui mesin fax atau surat elektronik atau diserhakan secara langsung.

39 .

40 .

41 .

Adapun bentuk rancangannya laporannya adalah sebagai berikut : 42 .  Design output merupakan bentuk laporan ataupun informasi yang disajikan baik melalui printer maupun layar monitor. laporan yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan informasi yang diinginkan. Dengan laporan tersebut akan sangat membantu para manajer dalam pengambilan keputusan.Rancangan Keluaran.

yang sudah dirancang menggunakan Visual Basic dan dirancang untuk memudahkan bagi pengguna dalam pengisian datanya Adapun bentuk racangan inputnya adalah sebagai berikut : 43 . Rancangan Masukan Rancangan masukan atau design input adalah suatu bentuk rancangan bagaimana suatu data dimasukkan melalui media input atau keybord agar data-data dapat diproses sesuai dengan yang diinginkan. Data data yang dimasukan tersebut dimasukan kedalam formulir elektronik.

maupun proses pembuatan laporan dimana diantara satu tabel deng tabel yang lain saling berhubungan. Rancangan Data base Rancangan database merupakan perancangan terhadap tabel tabel yang akan digunakan untuk menyimpan data yang dibutuhkan untuk proses pengolahan data baik proses pengentrian data. Berikut adalah rancangan tabel yang dibutuhkan. 44 .

45 . Hubungan antara ketiga tabel data dengan tabel transaksi Tb_Purchase_Request merupakan hubungan one to many. dimana banyak data dari tabel data bisa dipakai dalam data Tb_Purchase_Request.Perancangan Relasi Database (ERD) Bentuk relasi (relational) database dari table-tabel di atas adalah sebagai berikut :  Rancangan database untuk aplikasi diatas menggunakan 5 tabel. dua tabel yaitu tb_Purchase_Request dan Tb_Purchase_Order merupakan tabel transaksi sedang kan tiga tabel lainnya yaitu tb_Master_User. TB_Master_Supplier. dan TB_Master_Produk merupakan tabel yang berisi data.

Deskripsi program merupakan gambaran masukan.Rancangan Dialog (Menu)   Rancangan dialog merupakan bagian yang mengambarkan hubungan tiap-tiap modul dalam program yang dikendalikan oleh modul utamanya. proses. Ada pun racangan dialog yang di desain adalah sebagai berikut :Rancangan Menu Struktur Menu merupakan daftar berjenjang butir-butir intruks yang dapat dipilih pemakai program untuk melaksanakan berbagai kegiatan pengoperasian program. dan keluaran setiap program dalam sistem dengan diagram arus data yang dirancang. Rancangan dialog bertujuan agar pemakai memahami struktur program sehingga mempermudah dalam menjalankan program. 46 .

atau formulir lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi.  Sistem komputerisasi pembelian barang yang dirancang oleh penulis telah berhasil diuji cobakan di tempat kerja penulis selama satu minggu atau 5 hari kerja. Pada umumnya masukan yang diterima mengenai sistem ini sangat baik sekali. juga pemandangan umum dari majemen. sistem manual merupakan sistem pencatatan data transaksi yang terjadi dalam hal ini permintaan barang dan pembelian barang dilakukan dengan pencataan berupa berkas atau kertas dan disimpan dalam bentuk file-file kertas. Dokumen yang sering digunakan adalah formulir permintaan barang. yaitu pada tanggal 7 April 2008 sampai dengan 11 April 2008. formulir pembelian barang. Penulis mendapat beberapa masukan dari para pemakai sistem. dan kadang kadang disimpan di komputer dengan menggunakan Microsoft Excel atau program lainnya dan disimpan dalam file-file terpisah.ANALISA DAN PEMBAHASAN Analisa Sistem  Sistem pembelian barang yang ada di PT Vetco Gray Indonesia masih menggunakan sistem manual. 47 . baik dari bagian yang meminta barang maupun dari departement pengadaan barang.

48 . dan akurat. Setiap transaksi pembelian terekam dalam data base dan memudahkan dalam penggunaan data dimasa depan. sehingga dapat mempercepat pengambilan keputusan. Pihak Manajemen dapat melihat laporan laporan yang berhubungan dengan pembelian barang secara cepat. harga dan pemasok sudah ada didalam data base.     Secara umum hasil implementasi pengamatan dari implementasi sistem dapat digambarkan sebagai berikut : Pengguna sistem yang terdiri dari beberapa fungsi organisasi atau bagian merasakan bahwa dengan menggunakan sistem baru pekerjaan mereka menjadi sangat mudah. cepat dan akurat. Data produk. Bagian pembelian dapat lebih mudah mempersiapkan Surat Pembelian tanpa harus membuka dokument seperti sistem manual.

Setiap formulir harus disimpan sebagai arsip disuatu tempat. Sistem yang dirancang oleh penulis menggunakan sistem arsip berkas secara elektronis dimana data disimpan dalam sebuah basis data yang dapat diakses secara bersamaan oleh banyak pengguna. lebih cepat dalam pemrosesan dan menghemat biaya juga. Secara umum lebih baik dari sistem yang lama. Sistem Baru Tidak perlu menggunakan formulir. 4 5 Menghemat waktu dan lebih cepat dalam mengambil keputusan 49 . Data tersebut disimpan dalam media penyimpanan berupa hard disk. Laporan permintaan barang dapat dibuat langsung dari sistem.Pembahasan  Sistem informasi pembelian barang adalah merupakan pengembangan dari sistem pembelian barang yang sudah ada sebelumnya di PT Vetco Gray Indonesia. Sistem komputer memungkinkan pengguna mencari data secara cepat 3 Bagian pembelian hanya bisa Bagian pembelian dapat memproses satu formulir memproses banyak formulir pembelian. langsung mengisi data permintaan barang di komputer Keterangan Hemat biaya pencetakan formulir 2 Data formulir disimpan dalam Tidak memakan tempat bentuk data elektronik untuk penyimpanan Sistem yang online memungkinkan bagian pembelian memproses banyak permintaan barang. karena harus lewat sistem komputer mencarinya di tempat arsip. Membuat laporan permintaan barang dengan cara mengisi buku catatan permintaan barang. No 1 Sistem Lama Pengguna barang apabila memerlukan barang harus mengisi formulir permintaan barang tertulis. perbandingannya dapat dijelaskan sebagai berikut. permintaan barang secara bersamaan Sulit untuk melihat data Data pembelian masa lalu pembelian yang telah dapat dilihat secara cepat lampau.

Dengan menerapkan aplikasi disebuah perusahaan akan sangat membantu user ( pengguna ) dalam melaksanakan pekerjaan sehingga hasil pekerjaan akan sangat jauh lebih optimal dan lebih cepat dalam mengambil keputusan. semua hal ini dapat teratasi dengan sistem yang ditawarkan oleh penulis. cepat dan akurat sehingga efektivitas dan efesiensi dari pekerjaan dapat ditingkatkan. kemajuan pola pikir manusia dan membawa perubahan jaman dari jaman teknologi menjadi jaman informasi. 50 .  Dengan penerapan aplikasi ini dapat membantu dalam pencarian barang yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. pembuatan laporan dapat dilakukan dengan mudah.  Perkembangan teknologi khususnya teknologi komputer yang begitu pesat pada saat ini adalah berkat. mengetahui semua data secara jelas jika terjadi kerusakan spare part atau kekurangan.  Dengan penggunaan program aplikasi ini.  Dapat mengatasi kesalahan dalam penyimpanan dan pengolahan data.KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan.  Setelah dilakukan perancangan sistem informasi untuk pengadaan barang yang berbasiskan komputer dapat diambil beberapa kesimpulan bahwa :  Dengan sistem yang lama banyak kesulitan dan permasalahan yang dihadapi seperti Sering terjadinya kehilangan data karena tidak adanya laporan yang disimpan dalam bentuk file database atau tidak mempunyai back up data.

 Dengan sistem baru yang berbasiskan komputer diharapkan dapat memberikan perubahan kearah yang lebih baik pengolahan datanya dari pada pengolahan data yang lama.Saran  Setelah mendapat kesimputan diatas. 51 .  Perlu dilakukan pengenalan dengan sistem baru. Vetco Gray Indonesia bahwa kehadiran sistem yang baru dapat mendukung dan mempermudah proses pengolahan data. Hal ini sangat penting untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dari sistem yang diterapkan.  Sebuah sistem tidak akan berarti jika tidak diikuti oleh personil yang disiplin dalam melaksanakan pekerjaanya yang sesuai dengan prosedur yang ada dan peningkatan kemampuan dari personil. maka penulis mengajukan beberapa saran sehubungan dengan penerapan dan pengembangan sistem lebih lanjut. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :  Sebelum menerapkan sistem yang baru. untuk itu perlu dilakukan pelatihan terhadap para personil yang menggunakan sistem baru ini. terlebih dahulu meyakinkan dan menjelaskan kepada Manajemen PT.

OF EMPLOYEE : PT Vetco Gray Indonesia : January 1985 : October 1986 : OIL FIELD SERVICE / MANUFACTURING : OIL FIELD EQUIPMENT : 110 TYPE OF INVESTMENT : PMA ( multinational investment )   52 .     LEGAL NAME ESTABLISHED COMMERCIAL LICENSE TYPE OF INDUSTRY TYPE OF PRODUCT NO.

Fakultas Teknik. melanjutkan kuliah di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta tahun1991-1994 program Ahli Teknik D3. jurusan Teknik Informatika.. Bekerja di beberapa perusahaan asing di Batam sejak tahun 1994. SMK di STM 2 Yogyakarta 1988 -1991. perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan peralatan untuk industri pertambangan minyak dan gas. Melanjutkan studi di STMIK Putera Batam tahun 20032006. Lahir di Jakarta. jurusan Informasi Manajemen. jurusan Teknik Elektronika. Anak dan istri telah menjadi salah satu motivator bagi penulis untuk berjuang untuk meneruskan studi. 53 . dan kini bekerja di PT Vetco Gray Indonesia. Pertama kali mengecap dunia pendidikan formal pada umur 7 tahun di SD Yos Sudarso tahun 1979-1985. SMP tahun1985-1988. 6 Mei 1972 anak kelima dari enam bersaudara. dan kini sedang menyelesaikan jenjang S1 di di STT Ibnu Sina. menikah dan mempunyai dua orang anak.BIOGRAFI Anton Sudarmedi.

Richardus Eko Indrajit. Mico Pardosi. Sistem Informasi Manajemen. ³Konsep dan Perancangan Database´. Jr.(2003). Yrama Widya. Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. PT. Daryantio. Yogyakarta. Harianto Kristanto. Jr. (2002). Jilid ke-1. Kurniawan Bagus. Yogyakarta. (2003) Belajar Komputer Visual Basic.(2006). Yogyakarta Raymond Mc Leod. Prentice Hall.Dr. Penertbit Dua Selaras Surabaya. (1996). Jakarta Irawan. Jakarta. Yogyakarta.dr.(2000) Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi 2.Pengantar Analisis Data. Ghalia Indonesia.Ir (1993). Jakarta Sugiyono. Jakarta Husein Umar (1999). Sistem Informasi Manajemen. CV. Jogiyanto HM. (1997). Manajemen Pemasaran Modern. Bandung. Raja Grafindo.Kualitatif dan R&D. Metode Penelitian.Drs. Alfabeta. 54 .Dr.(1999) ³Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Jilid ke-2. (2000). Andi Offset. Sistem Informasi Manajemen. Liberty.Prof. Andi Yogyakarta Adi Kurniadi.DAFTAR PUSTAKA                Jogiyanto. (2004) Microsoft Visual Basic. Prentice Hall. Sistem Informasi dan Tekhnologi Informasi. (1996). Elex Media Komputindo Indonesia. HM. Rineka Cipta. (1995). Andi.0´. Analisa dan Disain Sistem Informasi:.Phd (1995). Jilid 1. Elek Media Komputindo Jakarta Purnawan Junaidi.Pendekatan Kuantitatif. Jakarta Raymond Mc Leod. BPFE.Metode Riset.. Bandung Husein Umar.

sehingga nantinya akan lebih optimal dalam penyusunan tugas akhir atau Skripsi. ³ Tak Ada Gading Yang Tak Retak´. Akhirnya hanya kepada Allah SWT penulis berserah diri atas segala usaha yang telah penulis lakukan. sungguh pintu hati penulis terbuka untuk menerima segala kritik serta saran sebagai penyempurna tugas akhir ini sehingga minimal dapat dipergunakan sebagai pengalaman dan referensi rekan-rekan mahasiswa STT Ibnu Sina. 55 .Penutup   Selanjutnya.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->