PROPOSAL TUGAS AKHIR

Analisa dan Perancangan Sistem Pengadaan Barang Di PT Vetco Gray Indonesia
Oleh: ANTON SUDARMEDI 0610128262053
YAYASAN PENDIDIKAN IBNU SINA SEKOLAH TINGGI TEKNIK JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA BATAM 29 Juni 2008

1

Sistematika Pembahasan 
          

Pendahuluan Latar Belakang Pokok Masalah Ruang Lingkup Sistematika Penulisan Metodologi Penelitian Karakteristik Sistem Metode Penelitian Pengumpulan dan Pengolahan Data Analisa dan Pembahasa Kesimpulan dan Saran Penutup

2

Latar Belakang
Secara umum 
  

Perkembangan Sistem informasi yang begitu pesat Kemajuan teknologi di bidang komputer. Keperluan akan informasi yang up-to-date, cepat dan akurat,dikarenakan arus globalisasi yang mengharuskan kecepatan dan ketepatan dalam pengambilan keputusan. Penggunaan teknologi komputer disemua bidang, industri manufaktur, perbankan,jasa dan bahkan rumah tangga dan pendidikan

Secara Khusus 
 

Bekerja di Industri manufaktur sebagai staff pengadaan barang dan jasa Belum menggunakan sistem berbasiskan komputer dalam proses pengadaan barang. dapat membantu membuat sebuah sistem yang diharapkan mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan serta cepat, tepat dan akurat dalam waktu yang singkat dan mudah dianalisa.

3

Pokok Masalah
³mengapa data pembelian barang tidak dapat dilihat dan tidak dapat diolah secara langsung apabila diperlukan´

4

Ruang Lingkup
Perancangan sistem informasi pengadaan barang di PT Vetco Gray Indonesia, yaitu tentang : Data Permintaan Barang, Pembelian Barang, Data barang, dan laporan-laporannya dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Versi 6.0 dengan Microsoft Access sebagai basis datanya , serta membandingkan dengan sistem lama sebagai acuan. Tujuan Penelitian  Merancang sistem informasi pengadaan barang yang mempunyai basis data sehingga dapat diolah dengan komputer dan dapat diakses dengan mudah oleh semua bagian yang terkait. 

Manfaat Penelitian  

Dasar untuk merancang sistem informasi pengadaan barang yang akan meningkatkan efisiensi dan produktifitas bagian pengadaan barang dan yang berhubungan dengan pengadaan barang. Merancang sistem basis data yang akurat dan terstruktur, yang dapat di akses secara bersamaan oleh para penggunanya dan akan memudahkan pengguna dalam pengolahan datanya.
5

BAB V Analisa Dan Pembahasan Dalam bab ini akan diuraikan tujuan perancangan sistem. surat pembelian. BAB IV Pengumpulan dan Pengolahan Data Dalam tahap ini peneliti akan melakukan pengambilan data yang berkaitan dengan Sistim Pengadaan barang di PT Vetco Gray Indonesia. dan rancangan implementasi. BAB III Metodologi Penelitian Penjelasan tentang Metodologi Penelitian. rancangan file. bagan terstruktur. rancangan waktu. ruang lingkup masalah. penerimaan barang. Metode pengumpulan data.metode analisa data. pengertian sistem informasi. kamus data. diagram E-R. pengertian permintaan barang. tujuan dan manfaat penelitian. Hipotesis.Sistematika Penulisan       BAB I Pendahuluan Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakang masalah. metode pengumpulan data serta sistematika penulisan. spesifikasi proses. juga data sekunder dari buku buku yang ada. BAB VI Kesimpulan dan Saran Dalam bab ini akan diuraikan kesimpulan yang merupakan ringkasan isi dari penulisan skripsi ini dan saran yang merupakan suatu tindakan yang perlu dilakukan. pengertian pengadaan barang. kebutuhan sistem. perancangan tenaga kerja. Kemudian data diolah dan dianalisa untuk disajikan dalam bentuk yang lebih informatif. cara pembayaran dan pengenalan perangkat keras serta pengenalan perangkat lunak yang digunakan. rancangan dialog. surat penerimaan barang. BAB II Landasan Teori Dalam bab ini akan dibahas tentang pengertian sistem. rancangan keluaran. Data yang diambil berupa data primer dari sistem yang sedang berjalan. 6 . sebagai tindak lanjut dari pemecahan masalah yang dihadapi. moda pengiriman barang. rancangan masukan. rancangan proses. pseudo code. usulan biaya.

MBA. ³Analisa & Desain Sistem Informasi´. Akt. berkumpul bersama-sam untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu´ (Jogiyanto H M. Hal 1) 7 . Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : ³Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan.LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefenisikan sistem. Thn 1989. Penerbit Andi Offset Yogyakarta. yaitu yang menekan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. PhD.

Mempelajari suatu sistem akan lebih mengena bila mengetahui terlebih dahulu apakah sistem itu. 8 . Dengan ndemikian definisi ini akan mempunyai peranan yangpenting di dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem.Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : ³Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu´ 2) Ibid. yang berbeda adalah cara pendekatannya. Hal 2 Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan.

Karakteristik Sistem             Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu antara lain : Komponen Sistem Batasan Sistem Lingkungan Luar Sistem Penghubung Sistem Masukan sistem Keluaran sistem Pengolah Sistem Sasaran sistemSub SistemSub Sistem Lingkungan Luar BoundarySub SistemSub Sistem InterfaceInputPengolahOutput 9 .

Karena terdiri dari unsure-unsur tersebut diatas yang tidak dapat dipisah-pisahkan dan merupakan suatu kesatuan. sehingga komputer juga disebut sebagai system/sistim. 10 . dikendalikan serta dikontrol oleh instruksi/program yang dimasukkan kedalam Memory/Storage Unitnya. John J Longkutoy.(Drs. ³Pengenalan Komputer´. Terdiri dari unsur-unsur : peralatan. instruksi (prosedur pengolahan) dan orang yang menyusun prosedur tersebut. Penerbit Mutiara Sumber Widya. Karena kerjanya adalah untuk pengolah data.Sistem Komputerisasi       Komputer adalah suatu peralatan (mesin) atau sekelompok peralatan (mesin) yang melaksanakan pekerjaan. maka dapat disebut sebagai alat pengolah data. Hal 69) Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah : Suatu mesin/sekelompok mesin.

Aspek Non-Teknis :  Dukungan management  Disiplin baru  11 .  Aspek-aspek dasar yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1. Yang diartikan sebagai aspek-aspek dasar sistim komputerisasi adalah fasilitas-fasilitas yang secara prinsipil harus ada apabila suatu usaha sudah memasuki langkah maju dengan menggunakan peralatan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data/pengolahan informasi.Aspek Teknis :  Hardware (peralatan)  Software (prosedur)  Brainware (tenaga pelaksana) 2.Aspek-aspek Dasar Sistem Komputerisasi.

dan penentuan informasi-informasi yang dikehendaki. perencanaan teknik pengolahan data yang akan digunakan. seperti pengolahan dengan peralatan komputer. dan sumber data.Pembangunan Sistem Komputerisasi Pembangunan suatu sistem aplikasi mengikuti prosedur-prosedur (merupakan standard) yang secara garis besar terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. maka perlu dilakukan suatu tes bagi seluruh aspek yang menyangkut sistem tersebut. penerapan prosedurnya. output form dan lain-lain yang diperlukan bagi programmer untuk penyusunan instruksi bagi komputer. Programming  Aktifasi penyusunan instruksi untuk komputer sebagai pengalihan spesifikasi pengolahan termasuk testing instruksi tersebut oleh komputer. Desain Sistem  Desain terperinci dan penyusunan spesifikasi pengolahan termasuk input data. 4. 2. Analisa Sistem  Yaitu penganalisaan masalah. 3.  12 . kebutuhan.Pengujian Sistem  Untuk menentukan apakah sistem komputerisasi yang dibuat/disusun siap diimplementasi. dan sekaligus mengukur kemampuan-kemampuan dari pada tenaga pelaksananya. analisa peralatan.

Implementasi Sistem Komputerisasi     Penerapan sistem baru (sistem komputerisasi) masih memerlukan pentahapan pelaksanaan. Yang termasuk dalam aktifitas tersebut adalah :  Penyusunan prosedur yang mantap  Pengaturan jadwal pelaksanaan  Pembuatan formulir-formulir  Penyempurnaan dokumentasi  Latihan penerapan oleh tenaga pelaksana  Penyusunan/pembangunan file baru 13 . Tahapan implementasi yang dimaksud adalah sebagai berikut : Pemantapan Sistem Sebelum sistem yang baru ditetapkan. agar hasil yang akan diperlukan nanti sesuai dengan yang diharapkan. masih perlu dilakukan beberapa aktifitas yang penting sebagai dasar pelaksanaan operasi sistem yang baru.

seperti mesin-mesin untuk perekaman data. Efektifitas. dan sistem pengontrolan  Penyusunan prosedur pelaksanaan peralatan yang digunakan. terminal dan input/output devices lainnya  Pemeliharaan tape dan disk library  Pemeliharaan dokumentasi  Pemeliharaan supplies yang digunakan  Pengawasan terhadap instalasi 14 .Evaluasi Sistem  Evaluasi dari pada sistem yang baru perlu dilakukan dengan cara operasi paralel dengan sistem yang sedang berjalan atau sistem lama. Evaluasi yang dilakukan berkisar pada : Waktu pengolahan. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam penerapan sistem baru ini antara lain :  Penentuan jadwal pengolahan. Biaya Penerapan Sistem Komputerisasi  Penerapan suatu sistem baru dapat dianalogkan dengan pelaksanaan pekerjaan suatu pabrik.Efisiensi.

(Jogiyanto H M.Sistem Informasi Manajemen (SIM)      Sistem informasi manajemen (management information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Op cit.(Jogiyanto H M. Scoot sebagai berikut. Cushing : Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Op cit. Hal 14) Menurut Barry E. SIM (sistem informasi manajemen) didefinisikan oleh George M. Hal 14) 15 . SIM adalah sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.

manajemen tingkat atas (top level management). tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non komputer dan elemen komputer.      Dari beberapa definisi tersebut. SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. Tujuan Sistem Informasi Manajemen (SIM)  Suatu SIM (Sistem Informasi Manajemen) dikembangkan dengan tujuan sebagai berikut :  Agar organisasi dapat beroperasi secara efisien  Agar organisasi dapat beroperasi secara efektif  Agar organisasi dapat memberikan pelayanan  Agar organisasi dapat meningkatkan kreasi terhadap produk yang dihasilkan. Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen. komputer tidak harus digunakan di dalam SIM. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. Secara teori. yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management).  Agar organisasi dapat meningkatkan usahanya. dapat dirangkum bahwa SIM adalah : Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. manajemen tingkat menengah (middle level management). 16 .

DataBase Konsep Database  Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi. Thn 1993. (Ir. Harianto Kristanto. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan. Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. 17 . Hal 1)   Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi. Integrasi logis dari catatan-catatan dalam banyak file disebut konsep database. instansi. Penerbit Andi Yogyakarta. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus yang terpisah secara fisik dari program. ³Konsep dan Perancangan Database´. relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada.

Perancangan model konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model phisik.2 Kegunaan Database / Syarat Database Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu :  Redudansi dan inkonsistensi data  Kesulitan pengaksesan data  Isolasi data utuk standarisasi  Multiple user (banyak pemakai)  Masalah keamanan (security)  Masalah integrasi (kesatuan)  Masalah dan independence (kebebasan data) 2.6. 18 .    2. kesulitan utama dalam merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Pada perancangan konseptual akan menunjukkan entity dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi.3 Perancangan Database Merancang database merupakan suatu hal yang sangat penting. Ketika menentukan entity dan relasinya dibutuhkan analisis data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa mendatang.6.

Proses pada data flow diagram dapat merupakan sekumpulan program. Simbol yang digunakan di DFD ‡External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) ‡Data flow (arus data) Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem ‡Process (proses) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang.Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logikal yang berorientasi pada aliran data yang mendefinisikan pemetaan aliran informasi kedalam struktur program yang digunakan untuk memudahkan pemakai untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan atau dikembangkan. sate program. satu modul atau sub program dan dapat juga merupak transformasi data secara manual. mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untu dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses ‡Data Store (simpanan data) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut ini: 19 .

 Aliran data.ASI (Aliran Sistem Informasi) ASI merupakan bagan alir yang menggambarkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Op cit. Hal 800) ASI ini digunakan untuk:  Mendefinisikan hubungan antar bagian (pelaku proses/subjek)  Proses itu sendiri.  ASI ini digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut: 20 . dalam bentuk dokumen input maupun dokumen output. (Jogiyanto H M. bisa berbentuk proses manual atau proses komputer.

21 .

Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Thn 1999. 22 . Hal 3). Visual Basic merupakan sebuah pengembangan terakhir dari bahasa BASIC.7. Tinjauan Umum Bahasa Pemrograman Visual Basic 6. Penerbit Elek Media Komputindo Jakarta.   Visual Basic (yang sering juga disebut VB) selain disebut sebagai sebuah bahasa pemrograman.2. juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program-program aplikasi berbasiskan windows.0´.0  Visual Basic pada dasarnya adalah sebuah bahasa pemrograman untuk membuat aplikasi pada sistem operasi Microsoft Windows. ³Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. (Adi Kurniadi.

tidak seperti variabel dapat berubah. 23 . Contoh : Integer. Jenis Data. dan lain-lain Event. properties adalah karakteristik atau atribut-atribut yang dimiliki oleh suatu obyek. sesuai dengan kebutuhan. operator adalah suatu yang menghubungkan operand seperti jumlah. kurang. kali dan lain-lainnya. form adalah tempat kita membuat tampilan program atau tempat untuk menempatkan obyek-obyek. contoh : Tinggi Obyek. Double. Konstanta. Operator. Form. adalah suatu tempat untuk menampung data sementara yang memiliki jenis data tertentu sesuai dengan jenis data yang dikandungnya. Nama Obyek. adalah suatu kejadian yang dimiliki oleh suatu obyek. Method  Method adalah suatu perintah seperti fungsi dan prosedur. Single. Lebar Obyek.Properties. Variabel. adalah suatu tetapan yang tidak dapat berubah selama program berjalan. kejadian jika obyek diklik. jenis data tertentu yang perlu dimiliki oleh variabel dari jenis data ini adalah penggunaan memori. dan lain-lainnya. seperti kejadian jika obyek ditinggalkan. kejadian jika obyek diubah dan lainlain.

yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++.  Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi Database yang berkemampuan tinggi. Dengan begitu anda dapat bermigrasi atau belajar bahasa pemrograman lainnya dengan mudah dan cepat. beberapa keistimewaan utama dari Visual Basic 6 ini diantaranya seperti :  Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio. Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. Memiliki beberapa tambahan sarana Wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugastugas tertentu.0  Sejak dikembangkan pada tahun 80-an. 24 .Keistimewaan Visual Basic 6. Visual Basic kini telah mencapai versinya yang ke-6. tanpa harus belajar dari nol lagi.

Batam. yang membuat peralatan untuk pengeboran minyak dan gas.METODE PENELITIAN Waktu dan Tempat Penelitian  Penelitian dilakukan oleh penulis pada bulan Agustus 2006 sampai dengan January 2007. di PT Vetco Gray Indonesia . Indonesia. dan yang terkait dengan bagian pengadaan barang pada umumnya. Subjek penelitian ini adalah karyawan PT Vetco Gray Indonesia bagian Pengadaan Barang khususnya. Dalam mencari dan mengumpulkan data sebagai bahan penelitian.  Konseling  Riset Laboratorium ( Laboratory Research ). Metode Pengumpulan Data  Penelitian adalah suatu proses mencari sesuatu secara sistimatis dalam waktu yang relatif lama dengan menggunakan metode ilmiah serta aturan yang berlaku.  Dalam proses penelitian ini ditunjukan untuk lebih mengenal hubungan antara bagian-bagian utama khususnya hasil pengadaan barang dan jasa terhadap kinerja bagian produksi. Perusahaan industri manufaktur. Batu Ampar .  Kepustakaan ( Library Research ). ada beberapa metode yang digunakan penulis yaitu :  Observasi. Jalan Kerapu No 14-15.  Wawancara. 25 .

Beberapa tempat dimana data sekunder dapat diperoleh antara lain di perpustakaan. seperti hasil wawancara. data ini dikumpulkan langsung oleh penulis diolah dan disajikan untuk menjawab pertanyaan penelitian. Data sekunder yang berhubungan dengan penelitian ini antara lain adalah Tabel pembelian barang dari laporan pembelian barang.Jenis dan Sumber Data Data dari penelitian yang dilakukan diperoleh dari bermacam macam sumber. sehingga lebih informatif jika digunakan oleh pihak lain.Formulir surat permintaan barang Data sekunder merupakan data yang diperoleh atau dikumpulkan oleh pihak pihak lain yang melakukan penelitian dari sumber yang telah ada atau telah tersedia sebelumnya . perusahaan atau lembaga yang menerbitkan laporan hasil penelitian. . toko buku. 26 . namun dapat dikelompokan kedalam dua jenis data yaitu Data Primer  Data primer adalah data pokok yang diperlukan dalam penelitian dan didapatkan langsung oleh peneliti melalui pencatatan lapangan selama penelitian berlangsung. observasi dan dokumentasi. Data primer yang berhubungan dengan proses pengadaan barang di PT Vetco Gray Indonesia adalah.

Setelah data terkumpul maka data diolah dengan langkah langkah sebagai berikut : Penyuntingan Peng Kode an Tabulasi Metode Analisa Data Proses Kategorisasi Proses Prioritas Penentuan Kelengkapan 27 . .Mencari penjelasan tentang pemecahan masalah dari data data yang dikumpulkan.Metode Pengolahan Data Pengolahan data dilakukan untuk.Melihat perubahan angka dan catatan hasil pengumpulan data menjadi informasi yang lebih mudah dipahami .

selanjutnya hasil penelitian tersebut dirangkum oleh penulis dan disajikan dalam bentuk kesimpulan. Berdasarkan kesimpulan kesimpulan yang diambil maka penulis akan memberikan beberapa masukan sebagai saran bagi manajemen di PT Vetco Gray Indonesia guna menyelesaikan masalah yang timbul dilihat dari hasil penelitian. Diagram Alir Penelitian Gambar 3. serta melakukan analisa data. maka akan didapatkan hasil penelitian yang diharapkan dapat menjawab pokok masalah yang timbul. pengolahan data.1. 28 .    Kesimpulan dan Saran Setelah melakukan pengumpulan data. Flowchart Penelitian Diagram alir berikut akan menunjukan proses dilakukannya penelitian yang dilakukan penulis.

penulis berhasil mendapatkannya dan alur pengadaan barang yang digambarkan dalam tata cara tersebut yaitu. Tata Cara Pembelian Barang  Sebagai perusahaan yang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9000:2000 yaitu Sistem Manajemen Mutu. 29 .PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA Pengumpulan Data  Dalam penelitian di PT Vetco Gray Indonesia ini penulis berhasil mengumpulkan data data yang berhubungan dengan pengadaan barang. yaitu sebagai berikut :  Tata cara pengadaan barang  Formulir permintaan barang  Daftar jenis barang yang selalu dibeli  Daftar pemasok yang telah disetujui  Formulir permintaan barang  Formulir permintaan penawaran harga  Setelah mendapatkan semua data tersebut diatas maka penulis akan menjabarkan lagi sebagai berikut. maka sudah seharusnya PT Vetco Gray Indonesia mempunyai Tata Cara atau Prosedur tertulis tentang Pengadaan barang.

30 . maka akan melihat ke data pemeblian dimasa lalu apakah pembelian dilakukan lewat kantor pusat di Singapur atau tidak. apabila sudah maka dibuatlah formulir permintaan barang Purchasing/Pembelian akan mempersiapkan Surat Pembelian Intra perusahaan.    Dari diagram alir diatas dapat kita analisa sebagai berikut. membuat formulir permohonan Waiver agar supplier yang belum terdaftar dapat didaftarkan. User : Setelah melihat keperluan untuk pemakaian barang tertentu. Kemudian User atau divisi yang bersangkutan akan melihat apakah pemasok sudah terdaftar atau belum. Plant Manager akan memeriksa formulir permintaan barang dan menandatangani persetujuan surat pembelian.

Vetco Gray Indonesia pada saat ini.Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan  Secara garis besar penulis dapat menganalisa sistem pembelian barang di. yaitu banyaknya pekerjaan yang dilakukan secara manual. PT. hal ini akan akan banyak menimbulkan kesalahan tulis atau waktu yang terbuang untuk mengisi formulir. seperti menerbitkan Formulir Surat Permintaan Barang atau Purchase Request Form. Aliran sistem informasi Pembelian barang manual  Sistem arsip dokumen masih bersifat manual. juga biaya yang digunakan untuk membuat formulir. juga akan memakan tempat dalam penyimpanan dokumennya. sehingga akan menimbulkan kesulitan dalam pencarian data. Kesulitan dalam melakukan pengendalian nomor urut formulir apabila terjadi kesalahan dalam pengetikan ataupun pengolahan 31 .

32 . pada saat pengisian dituliskan barang yang diperlukan. setelah itu diserahkan pada manajer yang bersangkutan untuk disahkan.Penjelasanan tentang Aliran Sistem Informasi Pengadaan Barang di PT Vetco Gray Indonesia . secara manual. adalah sebagai berikut  Bagian produksi atau pemakai barang mengisi Formulir Surat permintaan barang atau Purchase Request Form yang mempunyai nomor urut. jumlah yang diperlukan dan jika dikethaui berapa stok yang diminta.

Bagian Akunting akan memproses pembayaran setelah menerima dokumen dari bagian store yang menyatakan bahwa Surat Order Pembelian dimaksud telah lengkap pengiriman barangnya. Purchase Order yang telah disetujui kemudian diserahkan salah satu lembarnya ke pemasok. maka Surat Order Pembelian di cetak dan dengan melampirkan Surat Permintaan barang dan harga terakhir dari pemasok . cara pengiriman. Pemasok setelah menrima Surat Order Pembelian akan mengirimkan barang ke store dengan melampirkan Surat Jalan atau Delivery Order dan menyerahkan Invoice atau Faktur ke bagian akunting. diserahkan kepada Plant Manager untuk persetujuan. bagian pengadaan barang akan melakukan pengecekan stok barang. Setelah di ketik menggunakan Microsoft Excel. harga barang pada saat terakhir dan pemasok. 33 . bisa melalui mesin fax atau surat elektronik atau diserhakan secara langsung. Bagian pembelian akan membuat Surat Order Pembelian atau Purchase Order. store dan untuk dokumentasi. pada Surat Order Pembelian tersebut juga tercantum jumlah barang yang akan dibeli. dan tanggal barang harus dikirim oleh pemasok. yang mempunyai nomor urut pada formulirnya. kemudian lembar berikutnya ke bagian akunting. 6. dan barang telah diterima secara utuh dengan kondisi yang baik.     Formulir surat permintaan barang atau Purchase request Form. harga. yang telah disetujui kemudian diserahkan kebagian Pengadaan barang atau Purchasing.

34 . Vetco Gray Indonesia.Diagram Aliran Data Sistem Informasi Pengadaan Barang  Diagram Aliran Data atau DAD adalah gambaran secara garis besar dari sistem yang sedang berjalan di bagian pengadaan barang di PT. Diagram Konteknya adalah seperti gambar dibawah ini.

seperti pemasok. Bagian pengadaan barang menerbitkan Surat Pesanan Pembelian atau Purchase Order kepada pemasok. harga dan lain lain. (Menerbitkan Formulir Surat Permintaan Barang). setelah dilakukan pengecekan terhadap persediaan yang ada. Vetco Gray Indonesia pada pengadaan barang adalah sebagai berikut Bagian produksi atau department lain yang kita sebut requestor melakukan orderan ke bagian pengadaan barang.       Keterangan : Dari gambar diatas di atas penulis dapat menerangkan bahwa sistem yang diterapkan oleh PT. Berdasarkan surat pesanan pembelian tersebut bagian gudang akan menerima barang setelah dikirim oleh pemasok. Bagian gudang menerima kopi dari Surat Pesanan Pembelian atau Purchase Order dari bagian pengadaan barang. dan sejarah dari barang yang akan dibeli. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang kemudian diserahkan kepada bagian pengadaan barang. 35 . dan disesuaikan dengan surat pengiriman barang yang diserahkan oleh pemasok.

dan melihat hasil dari penelitian maka penulis menawarkan pemecahan masalah tersebut dengan mengajukan sistem baru berbasiskan komputer yaitu dengan menggunakan database dengan Microsoft Visual Basi 6. Rancangan Umum Sistem Pembelian Barang  Sistem yang akan dirancang oleh penulis akan menggunakan system terdistribusi atau Client Server. sebagai program pengembangannya.Rancangan Sistem Baru  Setelah melihat permasalahan yang ada di bagian pengadaan barang PT Vetco Gray Indonesia. adapun sistem baru tersebut dijabarkan sebagai berikut. Yaitu system dapat digunakan oleh banyak pemakai 36 . dan basis data.

37 .  Penjelasanan tentang Aliran Sistem Informasi Pengadaan Barang yang diusulkan oleh penulis. adalah sebagai berikut Pemakai barang menjalankan aplikasi sistem pembelian dan mengisi data data yang ada pada Formulir Surat permintaan barang atau Purchase Request Form.

kemudian lembar berikutnya ke bagian akunting. Pemasok setelah menerima Surat Order Pembelian akan mengirimkan barang ke warehosue atau store dengan melampirkan Surat Jalan atau Delivery Order dan menyerahkan Invoice atau Faktur ke bagian akunting. bagian pengadaan barang akan memeriksa harga barang pada saat terakhir dan pemasok. Bagian Akunting akan memproses pembayaran setelah menerima dokumen dari bagian store atau warehouse yang menyatakan bahwa Surat Order Pembelian dimaksud telah lengkap pengiriman barangnya. yang telah disetujui kemudian diserahkan kebagian Pengadaan barang atau Purchasing. Purchase Order yang telah disetujui yang terdiri dari empat rangkap karbon kopi tersebut kemudian diserahkan salah satu lembarnya ke pemasok. 38 .     Formulir surat permintaan barang atau Purchase request Form. yang dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak yang telah dirancang oleh penulis. store dan untuk dokumentasi. dan barang telah diterima secara utuh dengan kondisi yang baik. Setelah semua informasi telah tersedia lengkap. Kemudian bagian pembelian akan mencetak Surat Pembelian pada formulir yang tersedia. bisa melalui mesin fax atau surat elektronik atau diserhakan secara langsung. maka bagian Pengadaan akan membuat Surat Order Pembelian atau Purchase Order.

39 .

40 .

41 .

laporan yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan informasi yang diinginkan. Dengan laporan tersebut akan sangat membantu para manajer dalam pengambilan keputusan.  Design output merupakan bentuk laporan ataupun informasi yang disajikan baik melalui printer maupun layar monitor.Rancangan Keluaran. Adapun bentuk rancangannya laporannya adalah sebagai berikut : 42 .

yang sudah dirancang menggunakan Visual Basic dan dirancang untuk memudahkan bagi pengguna dalam pengisian datanya Adapun bentuk racangan inputnya adalah sebagai berikut : 43 . Data data yang dimasukan tersebut dimasukan kedalam formulir elektronik. Rancangan Masukan Rancangan masukan atau design input adalah suatu bentuk rancangan bagaimana suatu data dimasukkan melalui media input atau keybord agar data-data dapat diproses sesuai dengan yang diinginkan.

44 . Rancangan Data base Rancangan database merupakan perancangan terhadap tabel tabel yang akan digunakan untuk menyimpan data yang dibutuhkan untuk proses pengolahan data baik proses pengentrian data. maupun proses pembuatan laporan dimana diantara satu tabel deng tabel yang lain saling berhubungan. Berikut adalah rancangan tabel yang dibutuhkan.

dua tabel yaitu tb_Purchase_Request dan Tb_Purchase_Order merupakan tabel transaksi sedang kan tiga tabel lainnya yaitu tb_Master_User. Hubungan antara ketiga tabel data dengan tabel transaksi Tb_Purchase_Request merupakan hubungan one to many. dimana banyak data dari tabel data bisa dipakai dalam data Tb_Purchase_Request. 45 . dan TB_Master_Produk merupakan tabel yang berisi data.Perancangan Relasi Database (ERD) Bentuk relasi (relational) database dari table-tabel di atas adalah sebagai berikut :  Rancangan database untuk aplikasi diatas menggunakan 5 tabel. TB_Master_Supplier.

dan keluaran setiap program dalam sistem dengan diagram arus data yang dirancang. Ada pun racangan dialog yang di desain adalah sebagai berikut :Rancangan Menu Struktur Menu merupakan daftar berjenjang butir-butir intruks yang dapat dipilih pemakai program untuk melaksanakan berbagai kegiatan pengoperasian program. 46 . Deskripsi program merupakan gambaran masukan. proses. Rancangan dialog bertujuan agar pemakai memahami struktur program sehingga mempermudah dalam menjalankan program.Rancangan Dialog (Menu)   Rancangan dialog merupakan bagian yang mengambarkan hubungan tiap-tiap modul dalam program yang dikendalikan oleh modul utamanya.

Penulis mendapat beberapa masukan dari para pemakai sistem. dan kadang kadang disimpan di komputer dengan menggunakan Microsoft Excel atau program lainnya dan disimpan dalam file-file terpisah.  Sistem komputerisasi pembelian barang yang dirancang oleh penulis telah berhasil diuji cobakan di tempat kerja penulis selama satu minggu atau 5 hari kerja. atau formulir lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan agar dapat mencatat keseluruhan transaksi. baik dari bagian yang meminta barang maupun dari departement pengadaan barang. Pada umumnya masukan yang diterima mengenai sistem ini sangat baik sekali. 47 . yaitu pada tanggal 7 April 2008 sampai dengan 11 April 2008. juga pemandangan umum dari majemen.ANALISA DAN PEMBAHASAN Analisa Sistem  Sistem pembelian barang yang ada di PT Vetco Gray Indonesia masih menggunakan sistem manual. formulir pembelian barang. Dokumen yang sering digunakan adalah formulir permintaan barang. sistem manual merupakan sistem pencatatan data transaksi yang terjadi dalam hal ini permintaan barang dan pembelian barang dilakukan dengan pencataan berupa berkas atau kertas dan disimpan dalam bentuk file-file kertas.

Data produk. sehingga dapat mempercepat pengambilan keputusan. cepat dan akurat. Bagian pembelian dapat lebih mudah mempersiapkan Surat Pembelian tanpa harus membuka dokument seperti sistem manual. Setiap transaksi pembelian terekam dalam data base dan memudahkan dalam penggunaan data dimasa depan.     Secara umum hasil implementasi pengamatan dari implementasi sistem dapat digambarkan sebagai berikut : Pengguna sistem yang terdiri dari beberapa fungsi organisasi atau bagian merasakan bahwa dengan menggunakan sistem baru pekerjaan mereka menjadi sangat mudah. harga dan pemasok sudah ada didalam data base. Pihak Manajemen dapat melihat laporan laporan yang berhubungan dengan pembelian barang secara cepat. 48 . dan akurat.

Sistem yang dirancang oleh penulis menggunakan sistem arsip berkas secara elektronis dimana data disimpan dalam sebuah basis data yang dapat diakses secara bersamaan oleh banyak pengguna. 4 5 Menghemat waktu dan lebih cepat dalam mengambil keputusan 49 . permintaan barang secara bersamaan Sulit untuk melihat data Data pembelian masa lalu pembelian yang telah dapat dilihat secara cepat lampau. karena harus lewat sistem komputer mencarinya di tempat arsip.Pembahasan  Sistem informasi pembelian barang adalah merupakan pengembangan dari sistem pembelian barang yang sudah ada sebelumnya di PT Vetco Gray Indonesia. No 1 Sistem Lama Pengguna barang apabila memerlukan barang harus mengisi formulir permintaan barang tertulis. Setiap formulir harus disimpan sebagai arsip disuatu tempat. perbandingannya dapat dijelaskan sebagai berikut. lebih cepat dalam pemrosesan dan menghemat biaya juga. Secara umum lebih baik dari sistem yang lama. Sistem Baru Tidak perlu menggunakan formulir. Membuat laporan permintaan barang dengan cara mengisi buku catatan permintaan barang. Laporan permintaan barang dapat dibuat langsung dari sistem. Sistem komputer memungkinkan pengguna mencari data secara cepat 3 Bagian pembelian hanya bisa Bagian pembelian dapat memproses satu formulir memproses banyak formulir pembelian. langsung mengisi data permintaan barang di komputer Keterangan Hemat biaya pencetakan formulir 2 Data formulir disimpan dalam Tidak memakan tempat bentuk data elektronik untuk penyimpanan Sistem yang online memungkinkan bagian pembelian memproses banyak permintaan barang. Data tersebut disimpan dalam media penyimpanan berupa hard disk.

 Dapat mengatasi kesalahan dalam penyimpanan dan pengolahan data.  Dengan penerapan aplikasi ini dapat membantu dalam pencarian barang yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. cepat dan akurat sehingga efektivitas dan efesiensi dari pekerjaan dapat ditingkatkan. 50 .  Dengan penggunaan program aplikasi ini.  Setelah dilakukan perancangan sistem informasi untuk pengadaan barang yang berbasiskan komputer dapat diambil beberapa kesimpulan bahwa :  Dengan sistem yang lama banyak kesulitan dan permasalahan yang dihadapi seperti Sering terjadinya kehilangan data karena tidak adanya laporan yang disimpan dalam bentuk file database atau tidak mempunyai back up data. pembuatan laporan dapat dilakukan dengan mudah.KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan. semua hal ini dapat teratasi dengan sistem yang ditawarkan oleh penulis. Dengan menerapkan aplikasi disebuah perusahaan akan sangat membantu user ( pengguna ) dalam melaksanakan pekerjaan sehingga hasil pekerjaan akan sangat jauh lebih optimal dan lebih cepat dalam mengambil keputusan. kemajuan pola pikir manusia dan membawa perubahan jaman dari jaman teknologi menjadi jaman informasi.  Perkembangan teknologi khususnya teknologi komputer yang begitu pesat pada saat ini adalah berkat. mengetahui semua data secara jelas jika terjadi kerusakan spare part atau kekurangan.

51 . Vetco Gray Indonesia bahwa kehadiran sistem yang baru dapat mendukung dan mempermudah proses pengolahan data.  Sebuah sistem tidak akan berarti jika tidak diikuti oleh personil yang disiplin dalam melaksanakan pekerjaanya yang sesuai dengan prosedur yang ada dan peningkatan kemampuan dari personil.  Dengan sistem baru yang berbasiskan komputer diharapkan dapat memberikan perubahan kearah yang lebih baik pengolahan datanya dari pada pengolahan data yang lama. terlebih dahulu meyakinkan dan menjelaskan kepada Manajemen PT. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :  Sebelum menerapkan sistem yang baru. Hal ini sangat penting untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dari sistem yang diterapkan.  Perlu dilakukan pengenalan dengan sistem baru. untuk itu perlu dilakukan pelatihan terhadap para personil yang menggunakan sistem baru ini. maka penulis mengajukan beberapa saran sehubungan dengan penerapan dan pengembangan sistem lebih lanjut.Saran  Setelah mendapat kesimputan diatas.

OF EMPLOYEE : PT Vetco Gray Indonesia : January 1985 : October 1986 : OIL FIELD SERVICE / MANUFACTURING : OIL FIELD EQUIPMENT : 110 TYPE OF INVESTMENT : PMA ( multinational investment )   52 .     LEGAL NAME ESTABLISHED COMMERCIAL LICENSE TYPE OF INDUSTRY TYPE OF PRODUCT NO.

dan kini sedang menyelesaikan jenjang S1 di di STT Ibnu Sina. dan kini bekerja di PT Vetco Gray Indonesia. melanjutkan kuliah di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta tahun1991-1994 program Ahli Teknik D3. perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan peralatan untuk industri pertambangan minyak dan gas. jurusan Teknik Informatika. 6 Mei 1972 anak kelima dari enam bersaudara. 53 . Pertama kali mengecap dunia pendidikan formal pada umur 7 tahun di SD Yos Sudarso tahun 1979-1985. SMK di STM 2 Yogyakarta 1988 -1991. SMP tahun1985-1988.Fakultas Teknik. Bekerja di beberapa perusahaan asing di Batam sejak tahun 1994. Anak dan istri telah menjadi salah satu motivator bagi penulis untuk berjuang untuk meneruskan studi.. Lahir di Jakarta. Melanjutkan studi di STMIK Putera Batam tahun 20032006.BIOGRAFI Anton Sudarmedi. jurusan Informasi Manajemen. menikah dan mempunyai dua orang anak. jurusan Teknik Elektronika.

54 . PT. Elek Media Komputindo Jakarta Purnawan Junaidi. Jr. Richardus Eko Indrajit. ³Konsep dan Perancangan Database´. (1996). Jilid 1.Metode Riset. Bandung. Harianto Kristanto. Mico Pardosi. Jakarta.(2000) Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi 2. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta Raymond Mc Leod. Manajemen Pemasaran Modern. Prentice Hall.Pengantar Analisis Data.(1999) ³Pemrograman Microsoft Visual Basic 6. Yrama Widya. Bandung Husein Umar. Yogyakarta. Yogyakarta. Jilid ke-1. (2003) Belajar Komputer Visual Basic.Dr. Metode Penelitian untuk Skripsi dan Tesis Bisnis. Daryantio. Yogyakarta.Ir (1993). (2002). Rineka Cipta. Sistem Informasi dan Tekhnologi Informasi. Raja Grafindo. BPFE. Analisa dan Disain Sistem Informasi:. Jogiyanto HM. Sistem Informasi Manajemen. CV.(2006). Elex Media Komputindo Indonesia. (2000). Jr.Phd (1995). Andi Offset. Kurniawan Bagus.Kualitatif dan R&D.Dr.Drs. Penertbit Dua Selaras Surabaya. Andi Yogyakarta Adi Kurniadi.dr. Liberty. HM. Prentice Hall. (1995).0´. Ghalia Indonesia.Prof.Pendekatan Kuantitatif. Jakarta Husein Umar (1999). (1996). Andi. Metode Penelitian. Jakarta Raymond Mc Leod.(2003). (1997). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta Irawan.. Jilid ke-2.DAFTAR PUSTAKA                Jogiyanto. (2004) Microsoft Visual Basic. Alfabeta. Jakarta Sugiyono.

sungguh pintu hati penulis terbuka untuk menerima segala kritik serta saran sebagai penyempurna tugas akhir ini sehingga minimal dapat dipergunakan sebagai pengalaman dan referensi rekan-rekan mahasiswa STT Ibnu Sina. Akhirnya hanya kepada Allah SWT penulis berserah diri atas segala usaha yang telah penulis lakukan. ³ Tak Ada Gading Yang Tak Retak´. 55 . sehingga nantinya akan lebih optimal dalam penyusunan tugas akhir atau Skripsi.Penutup   Selanjutnya.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful