1.

0

TAJUK TUGASAN

Pada 16 Februari 2011 yang lalu, saya telah diberi taklimat ringkas berkenaan Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia atau ringkasnya KISSM yang bertempat di Dewan Bestari, Jabatan Pelajaran Melaka. Ketika pendaftaran saya telah diminta untuk mencabut kertas tugasan individu. Berikut ialah tajuk tugasan saya:Proses kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripadanya.

2.0

PENGENALAN

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja telah dikuatkuasa pada tanggal 1 Julai 1991 yang diperakui oleh Jabatan Perdana Menteri. Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini terkandung dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991. Panduan ini dikelilingkan kepada Ketua-ketua Setiausaha Kementerian, Ketua-ketua Jabatan Persekutuan, Ketua-ketua Badan Berkanun Persekutuan, Y.B Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri serta Pihak-pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan. Pekeliling tersebut dikuatkuasakan bertujuan sebagai panduan untuk Ketua-ketua Jabatan berhubung dengan penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bagi pegawai dan staf masing-masing. Hal ini kerana sebelum Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diperkenalkan, seringkali pegawai dan staf dalam sesuatu jabatan melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing berasaskan pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman dan tunjuk ajar pegawai dan staf terdahulu. Keadaan ini menimbulkan kecelaruan bidang tugas kerana pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara-cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawai dan staf lama. Dengan yang demikian terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui tatacara bekerja dengan betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Natijahnya, situasi ini telah melambatkan proses penyelesaian ke atas sesuatu tugas kerana ketidakcekapan tenaga kerja.

1

and inspires them to make it happen despite the obstacles¶. 2 . 3. aturan atau cara bekerja atau melakukan sesuatu.Bertitik tolak dari masalah ini. Prosedur pula ialah cara yang lazim untuk membuat sesuatu urusan. kita teliti terlebih dahulu maksud istilah Manual Prosedur Kerja. penyertaan dan penglibatan ahliahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan. majlis pembandaran. mengelola.0 3. akta-akta atau piagam. perkataan manual bermaksud buku yang mengandungi panduan dan maklumat untuk melaksanakan sesuatu. (Sevier. Istilah pengurusan merujuk kepada satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama. kepimpinan yang diterajui Kerajaan Malaysia telah memberi mandat kepada Ketua-ketua Jabatan bagi melaksanakan perubahan budaya kerja. Mengikut Kotter (1996) µLeadership defines what the future should look like. Dalam merealisasikan perubahan yang ingin dilaksanakan. seseorang ketua jabatan memerlukan kedua-dua aspek ini iaitu pengurusan dan kepimpinan bagi menjadikan perubahan mencapai matlamat yang diinginkan. suatu perubahan terhadap budaya kerja tradisional kepada sistem pengurusan yang lebih efisien dan berkualiti diperkenal agar fungsi. Menurut Kamus Dewan Edisi Ketiga. Kesimpulannya. memimpin dan mengawal serta menyelesaikan masalah. Sebelum konsep Manual Prosedur Kerja ini dikupas dengan lebih lanjut.1 PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA Manual Prosedur Kerja adalah dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/ pejabat. Perkataan mandat pula membawa erti peraturan bertulis atau tidak bertulis yang diarahkan oleh pemerintah yang menjadi panduan kepada pemegang amanah untuk dilaksanakan. 1972). dalam memenuhi tuntutan kerajaan bagi kesejahteraan rakyat. Dokumen ini merupakan alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan/ pejabat keseluruhannya. aligns people with that vision. Ia mungkin terikat dengan undang-undang. Kepimpinan pula merujuk kepada satu set proses yang melibatkan kewujudan organisasi atau menyesuaikan dengan persekitaran. objektif. 2000). (Drucker. Perkara lain yang penting dalam pengurusan perubahan termasuk merancang. misi serta visi sesebuah organisai dicapai secara holistik.

3 . Manual Prosedur Kerja ini juga berfungsi sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan/ pejabat. Melalui objektif dan fungsi jabatan pula. misi dan visi penubuhan sesebuah jabatan/ pejabat tidak kurang juga pentingnya. Misi adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas yang meliputi tujuan atau sebab penubuhan sesebuah organisasi. Fokus utama Manual Prosedur Kerja ini yang membolehkan penggunaanya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan/ pejabat secara keseluruhan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). Ia mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan/ pejabat seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan/ pejabat. prosedur-prosedur rasmi yang jelas serta pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Apabila kerasionalan dan tujuan penubuhan jabatan dapat difahami dengan jelas. Seterusnya Cowley & Domb (1997) dalam buku µBeyond Strategic Vision¶ menyatakan bahawa visi adalah gambaran pemikiran yang jelas tentang hasrat masa depan yang diinginkan. mencerminkan ciri-ciri keunikan/ nilai-nilai/ prinsip pegangan utama organisasi dalam memenuhi tujuan kewujudannya serta ringkas dan mudah diingati/ difahami. Maklumat mengenai sejarah dan kerasionalan penubuhan sesebuah jabatan/ pejabat membolehkan individu memahami.Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991. Burt Nanus (1994). apakah nilai organisasi kepada pelanggan. fungsi dan objektif rasmi jabatan/ pejabat. Manual Prosedur Kerja ini adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan/ pejabat. Hasil Khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya. Manual ini adalah untuk rujukan semua pegawai dan staf. mengetahui sebab-sebab penubuhan jabatan/ pejabat serta harapan-harapan yang disemai terhadap mereka. kepada siapa perkhidmatan diberikan. segala susunan cara bekerja serta tanggungjawab pegawai dan staf dapat didokumentasikan secara sistematik. Hanya satu Manual Prosedur Kerja akan disediakan bagi satu jabatan/ pejabat. (David. apakah hasil akhir yang diingini. 2003). individu dapat mengenalpasti sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. Selain itu.

4 . Selain Manual Prosedur Kerja.2 KONSEP FAIL MEJA Berbeza dengan Manual Prosedur Kerja yang merupakan dokumen rujukan rasmi di peringkat jabatan/ pejabat. Asas Fail Meja adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan/ pejabat. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) menjelaskan Fail Meja berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu dalam jabatan/ pejabat. Dokumen ini antara lain mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/ pejabat berkenaan.3. Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat dalam Fail Meja adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam Fail Meja. Dengan itu. Fail Meja juga merupakan alat latihan kepada pegawai dan staf. objektif jabatan dan bahagian yang mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan Oleh yang demikian Fail Meja dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Fail Meja dijadikan dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai. Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. seseorang pegawai akan dapat memahami peranannya dalam sesebuah jabatan/ pejabat dan bagaimana ia boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan/ pejabat. Dengan adanya Fail Meja.

Selain itu. Keseragaman dalam cara menjalankan kerja memastikan kualiti perkhidmatan yang diberikan berterusan. y individu. sistem Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini mampu mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja. untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan.0 KEBAIKAN-KEBAIKAN PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Melalui konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. y peringkat individu/ jawatan. mengatakan kualiti ialah memenuhi keperluan. Berasaskan tugas dan tanggungjawab Berasaskan fungsi dan bidang tugas y jabatan. Crosby (1979). Mohd Tap bin 5 . Hal ini dapat meningkatkan produktiviti jabatan/ pejabat berpaksikan kecekapan dan keberkesanan tiaptiap seorang individu dalam jabatan/ pejabat. Satu Fail Meja bagi satu jawatan. Keadaan ini dapat dilihat melalui rangkaian prosedur dan senarai semak yang disusun dengan tertib bagi memastikan setiap tindakan yang diambil oleh pegawai dan staf adalah bertepatan dengan kehendak jabatan/ pejabat. ia jelas membawa kebaikan kepada sesebuah jabatan/ pejabat mahupun setiap pegawai dan staf yang bertugas di jabatan/ pejabat berkenaan.3. 4. Satu Manual Prosedur Kerja untuk y satu jabatan.3 PERBANDINGAN ANTARA MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Berikut adalah perbandingan secara ringkas konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) :Manual Prosedur Kerja y Merupakan dokumen rujukan y Fail Meja Merupakan dokumen rujukan peringkat jabatan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dapat merekodkan dengan jelas semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan bahan rujukan rasmi. y Mengandungi maklumat menyeluruh y Mengandungi maklumat/ panduan mengenai semua aktiviti dalam jabatan.

disamping mengurangkan kos pentadbiran. kesilapan-kesilapan operasi dapat diminimakan semasa pagawai dan staf menjalankan tugas. Smircich (1983) mengatakan budaya organisasi merupakan bidang baru yang dikembangkan daripada disiplin Sosialogi dan Antropologi. Natijah daripada penguatkuasaan peraturan/ undang-undang dalam sesebuah jabatan/ pejabat. Perintah Am. Sehubungan itu. Idea ini telah membawa banyak perubahan terhadap konsep yang diamalkan dalam pengurusan kualiti secara tradisional. Beliau juga menyatakan secara umumnya semua pihak bersetuju budaya mungkin boleh dipertimbangkan sebagai satu bentuk tindakan yang diterima oleh sesebuah organisasi atau unit sosial. Peraturan Pejabat dan lain-lain arahan. pembaziran masa dan tenaga. ia akan 6 . keyakinan dan norma yang berfungsi sebagai tenaga penggerak yang menentukan perlakuan. nilai kualiti didefinisikan sebagai kepercayaan. tanggungjawab dan bidang kuasa diterjemahkan dengan begitu jelas. Peraturan/ undang-undang yang ditubuhkan adalah berlandaskan Pekeliling Am. Menurut Mustafa Haji Daud (1994). Wheelwright (1981) mendapati firma-firma Jepun amat mementingkan strategi kualiti dalam melaksanakan strategi operasinya sentiasa menekankan keperluan standard kualiti yang tinggi. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diwujudkan bagi memenuhi keperluan jabatan/ pejabat. yang bermaksud jika sesebuah organisasi tidak melaksanakan pengurusan kualiti dalam perkhidmatannya. Barker (1990) menegaskan bahawa dunia sekarang sedang dikuasai oleh pengaruh kualiti.Salleh (1991) pula menjelaskan kualiti merujuk kepada kepuasan hati pelanggan dan keperluan yang ditetapkan. setiap pegawai dan staf yang bertugas dapat memahami dan mengetahui bidang kuasa masing-masing. tindakan dan proses organisasi. Peraturan/ undang-undang merupakan disiplin kerja yang wajib dipatuhi oleh setiap anggota jabatan/ pejabat. Berdasarkan elemen-eleman tersebut dapat disimpulkan bahawa pengurangan kesilapan pengoperasian dapat meningkatkan standard dan mutu perkhidmatan. Pelaksanaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang berkesan dapat memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru kerana segala tugas. Pekeliling Perbendaharaan. Akta-akta tertentu. Dalam konteks ini. Garvin (1986) mencadangkan perhatian terhadap pengurusan masa hadapan akan menjadi eleman yang paling kritikal bagi menentukan kejayaan firma menguasai pasaran. Salah satu isi kandungan yang terdapat dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah peraturan/ undang-undang yang tertentu digubal bagi memastikan kelancaran proses kerja.

Pengauditan sistem kerja sedia ada penting untuk mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem yang digunakan. Setiap pegawai dapat berfungsi dengan baik mengikut jawatan yang disandang. proses anjakan paradigma adalah sangat penting kerana ia memastikan dokumen-dokumen penting sentiasa dikemaskini. Ia juga boleh menjadi faktor pencetus tekanan di tempat kerja. Individu tidak akan dapat berfungsi 7 . Pada masa ini. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga berfungsi sebagai pemudah cara yang menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat. Setiap jabatan/ pejabat yang ditubuhkan mempunyai sistem kerja yang tersendiri hasil daripada kajian-kajian terdahulu dalam memastikan standard dan kualiti penubuhannya mencapai tahap yang paling maksimum. Dengan bantuan carta organisasi ini. pekerja yang akan bertukar ke jabatan lain dapat mengetahui pembahagian dan pengumpulan aktiviti-aktiviti yang bakal dilaksanakan. organisasi atau hierarki yang menunjukkan bidang tugas dan kuasa sesuatu jawatan adalah lumrah. Kewujudan dokumen-dokumen rujukan rasmi seperti Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini boleh mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja. Carta organisasi jabatan menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi aktiviti dan hierarki di dalam sesebuah jabatan/ pejabat. Dokumen-dokumen bertulis lebih bersesuaian dengan budaya kerja masa kini kerana kesahihan arahan yang dikeluarkan boleh dibuktikan dan tidak mendatangkan keraguan kepada pelaksananya. Oleh itu. masalah pertindihan kerja atau kuasa bukan menjadi suatu isu. Dalam setiap penubuhan jabatan/ pejabat. Pemahaman mengenai bidang kuasa dan tugas penting bagi mengelakkan konflik di tempat kerja.ketinggalan dalam urusannya selama 10 tahun. arahan berbentuk verbal atau lisan kurang relevan jika dibandingkan dengan arahan-arahan yang dikeluarkan secara bertulis seperti surat-surat pekeliling dan Perintah Am. Jika diteliti dalam kandungan Manual Prosedur Kerja terdapat carta organisasi jabatan. Ia dapat mendorong kepada peningkatan tahap kesediaan dan komitmen semua pegawai dan staf serta membina dan melaksanakan perubahan baru. Masa latihan yang singkat dapat mengoptimumkan kualiti kerja pekerja-pekerja baru. Dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja kuasa dan hubungan kerja antara seorang pegawai dengan pegawai yang lain dapat diperjelas. Pada tahap ini. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain.

Menurut Ahmad Atory (1996) sesebuah organisasi tidak akan dapat tercapai matlamatnya tanpa terlebih dahulu disusun dan di dokong oleh ahli-ahli dalam organisasi dengan berkesan. tegang.1 KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA Sumber daripada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) 8 . Hal-hal ini akan menghalang seseorang mewujudkan sifat positifnya.dengan berkesan jika ia dalam keadaan tertekan. Motivasi merupakan satu perangsang membangkitkan minat dan mengekalkan dorongan individu ke arah mencapai sesuatu matlamat. 1993. Perasaan tertekan menjadikan seseorang itu tidak rasional.. (Smith. Konflik dapat dihindari dan motivasi pekerja dapat dipertingkat sekiranya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang diwujudkan bermakna. tidak dapat memusatkan perhatian kepada kerja dan gagal menikmati rasa gembira atau puas hati terhadap kerja yang dilakukan. Faktor motivasi pekerja dianggap sebagai aspek terpenting di dalam pengurusan kerja sesebuah organisasi. cemas. 1993). apa lagi sifat kasih sayang.0 5. Girdano et al. 5. Tengku Sarina Aini Tengku Kasim (2006).

pelajar berpeluang mengikuti bidang pengajian dalam disiplin lain yang ditawarkan oleh pusat pengajian yang lain. Maklumat-maklumat ini adalah asas pengukuran untuk membentuk strategi pengurusan yang bermutu tinggi. Melalui pendekatan ini. Universiti Sains Malaysia dikenali sebagai Universiti Pulau Pinang.T. para penyelidik dan mereka yang berminat dapat mengetahui dan menggunakan maklumat-maklumat tersebut sebagai bahan rujukan.. USM dapat memastikan bahawa graduan yang dihasilkannya terlatih dan serba boleh.1 LATAR BELAKANG JABATAN/ PEJABAT ³Universiti Sains Malaysia yang ditubuhkan pada tahun 1969. yang agak berbeza dengan sistem falkulti yang lazimnya diamalkan. Yang uniknya sistem ini adalah bahawa pelajar setiap pusat pengajian dapat memenuhi keperluan pengijazahan khusus di dalam bidang yang dipilih dan pada masa yang sama. USM ditubuhkan hasil persetujuan yang tercapai daripada resolusi yang diluluskan oleh Dewan Undangan Negeri Pulau Pinang pada tahun 1962. USM merupakan universiti pertama yang mengamalkan pendekatan antara bidang ini. yang mencadangkan agar sebuah kolej universiti ditubuhkan di Pulau Pinang.Bagi penerangan terperinci tentang sistem Manual Prosedur Kerja. Majlis Peletakan Batu Asas di tapak ini dirasmikan oleh Perdana Menteri Malaysia Y. merupakan universiti kedua tertua di negara ini. sebidang tanah dikenal pasti di Sungai Ara sebagai tapak kolej universiti ini. USM melaksanakan sistem pusat pengajian.´ Melalui petikan di atas. saya menggunakan Universiti Sains Malaysia (USM) sebagai contoh jabatan yang mengaplikasikan sistem tersebut :- 5. Sejak penubuhannyanya.M Tunku Abdul Rahman Putra Al-Haj pada 7 Ogos 1967. latar belakang penubuhan USM menerangkan mengenai sejarah. Sehubungan itu. Sebelum Akta Universiti dikuatkuasakan pada 4 Oktober 1971.1.. Selain daripada itu. tujuan dan matlamat serta akta atau perundangan yang berkaitan dengan kerasionalan penubuhannya. 9 .

perancangan latihan kakitangan dan saluran maklumat-maklumat pengurusan.3 CARTA ORGANISASI JABATAN/ PEJABAT Dengan melayari laman sesawang USM. Dengan itu.1.M.1. APEX). pembesaran fungsi-fungsi jabatan/ pejabat.Y. Tuanku Syed Sirajuddin Ibni Al-Marhum Tuanku Syed Putra Jamalullail. Struktur organisasi yang disusun secara hierarki dapat mengurangkan kekompleksan sesuatu jabatan. kesesuaian dan dalam menyatakan dengan jelas erti sihat yang berkualiti." Objektif penubuhan USM dijelaskan dengan tepat mengenai matlamat yang hendak dicapai dan tujuarah sebagai asas pengurusan strategik. untuk menyepadukan pembangunan lestari ke dalam sistem pendidikan supaya generasi masa depan dapat dipelihara dan mempunyai keperluan untuk melindungi ekologi.2 OBJEKTIF JABATAN/ PEJABAT Pada 3 September 2008 USM telah dipilih oleh Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia untuk melaksanakan Program Pemacuan untuk Kecemerlangan (Accelerated Programme for Excellence.M. Ini amat berguna bagi membantu pihak pengurusan membuat perancangan seperti penambahan atau pengurangan kakitangan. 10 .. memulihara sumber dan membangun manusia berdasarkan nilai-nilai kesamaan. Rantaian perintah bagi setiap unit/ bahagian yang terdapat dalam pengurusan USM juga dipaparkan. John Wiley & Sons (2003). 5. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). pengunjung diperlihatkan dengan jelas struktur organisasi dan hierarki dalam pengagihan aktiviti-aktiviti yang direncanakan bermula dari Pengurusan Tertinggi USM yang diketuai oleh Cancelor iaitu D. ketercapaian. Pengunjung boleh mengetahui dengan lebih lanjut pegawai-pegawai yang terlibat dalam setiap unit/ bahagian. keterjangkauan. ketersediaan. Dengan mengenal hierarki yang telah ditetapkan proses sesuatu urusan boleh dipercepatkan.. penekanan diberikan ".5.

proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Melalui proses kerja yang sistematik kesilapan operasi dan perundangan dapat dielakkan sewaktu menjalankan tugas.4 FUNGSI UTAMA JABATAN/ PEJABAT Fungsi sesebuah jabatan/ pejabat terlaksana dengan cemerlang sekiranya objektif penubuhannya jelas. John Wiley & Sons (2003) menyatakan pengurusan projek adalah proses perancangan dan kawalan terhadap pembangunan sesuatu sistem mengikut satu jangka masa tertentu pada kos yang minimum dan mempunyai fungsian yang betul. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. melambangkan perbuatan yang perlu dibuat. turutan tindakan untuk pelaksanaan aktiviti disediakan. Sebagai contoh USM telah diberi mandat untuk menyediakan.5 PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). Sains Farmasi. senarai aktiviti jabatan/ pejabat perlu disemak bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja.1. Seterusnya. Tindakan-tindakan lengkap yang disertakan amat membantu dalam kelancaran sistem pengoperasian. Pertama. Setelah itu. Ilmu Kemanusiaan. Sains Kemasyarakatan. senarai setiap proses kerja perlu dimulakan dengan perkataan menunjukkan perbuatan. Perkataan semak. 5. Hal ini dapat membantu kerja penyelesaian dan memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila 11 . Fungsi utama ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan jabatan/ pejabat. Beberapa tindakan perlu diambil dalam penyediaan proses kerja yang sistematik.1. Sains Sains & Teknologi Bangunan. Akhir sekali. Sains Tulen. menggalakkan dan membangunkan pengajian tinggi dalam bidang Perubatan dan Kesihatan. Ilmu Pendidikan. Sebagai contoh.5. dan Kejuruteraan di samping menyediakan penyelidikan dan pemajuan ilmu serta menyebarluaskan ilmu tersebut dalam bidang-bidang pengajian ini. Sains Gunaan. Proses kerja yang berkualaiti mampu memberikan impak yang maksimum terhadap prestasi sesebuha jabatan/ pejabat. Proses kerja merupakan cara pengendalian dan pengurusan projek. jawatan pegawai yang perlu mangambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan disenaraikan. semak daftar pelajar setiap semester.

Carta alir kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur.c-point. 5. menggambarkan ketidakcekapan dan keberkesanan kerja seorang pegawai dapat dielakkan serta masa latihan pekerja-pekerja baru turut dikurangkan.1 (http://www. Berbalik kepada USM. 12 .pengemaskinian diperlukan.7 BORANG Penggunaan borang amat sinonim sebagai alat pengurusan pentadbiran jabatan/ pejabat. Di antaranya ialah pakej penjanaan carta alir Antechinus Draw Magic 2. Borang digunakan untuk menyimpan dan merekodkan maklumat. Terdapat beberapa sistem janaan komputer yang boleh digunakan bagi membangunkan carta alir yang berkesan.smartdraw. Borang merupakan alat yang dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan dan digunakan oleh jabatan/ pejabat sebagai rujukan. penggunaan carta alir merupakan pendekatan awal yang praktikal. menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik serta membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan. urusan harian pejabat mudah dan berjalan lancar disamping pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan terjamin. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991).1.6. Selain itu arahan biasa yang berulang-ulang.com) yang boleh dicapai secara atas talian. Cara pertama ialah melalui borang permohonan UPU atau pelajar boleh memohon terus menerusi laman sesawang USM dan klik pada pohon@USM.1. Justeru itu. 5.6 CARTA ALIRAN KERJA Dalam meningkatkan kualiti penyelesaian masalah pengaturcaraan. Mengikut takrifan oleh Rowley (1992). Carta aliran kerja yang baik dapat memperlihatkan dengan jelas setiap tindakan yang perlu diambil oleh seseorang pegawai dan staf mengikut turutan yang menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat penyelesaian yang jelas secara ringkas. pemohonan kemasukkan pelajar boleh diperolehi melalui dua cara.com) dan SmartDraw v. pengorganisasian maklumat sumber adalah aktiviti atau proses menyusun dan mengatur maklumat di tempat yang ditetapkan agar mudah dicapai apabila diperlukan serta membolehkan maklumat dieksploitasi dengan berkesan.08 (http://www.

1 CARTA ORGANISASI DAN OBJEKTIF JABATAN/ PEJABAT Bahagian ini telah pun dijelaskan dalam kandungan Manual Prosedur Kerja.2. jelas boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian kemajuan dengan berkesan berasaskan objektif.2.2 KANDUNGAN FAIL MEJA Sumber daripada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) 5. Ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan program.5. projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah bahagian/unit supaya 13 . Objektif ini perlu dinyatakan dengan tepat.2 OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNIT Objektif bahagian/ unit adalah pecahan daripada obbjektif jabatan/ pejabat dan menyatakan matlamat jangkapendek yang perlu dicapai oleh bahagian/ unit. 5. Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) tujuan menyediakan objektif bahagian/ unit ini ialah untuk memberi tujuarah yang jelas kepada setiap bahagian bagi mencapai.

Seseorang pengurus berupaya menilai keberkesanan sesuatu rancangan supaya ia dapat diubah jika perlu dan merupakan mekanisma penyelarasan antara penyelia-penyelia dan pekerja-pekerja. o Melicinkan proses pelaksanaan pelan strategik di dalam pembangunan korporat universiti.2. Carta ini menjelaskan kepada pekerja aktiviti yang dilaksanakan oleh bahagian/ unitnya. Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya individu mengalami masalah dalam melaksananakn tugas-tugas harian dan kedudukan jawatan dalam bahagian/ unit berkenaan. o Membantu Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan di dalam proses pengkomersilan hasil-hasil penyelidikan staf universiti dan pengawalan terhadap harta intelek dan kapital USM. Sebagai contoh. Selain itu.3 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/ UNIT Carta bahagian yang berkaitan dengan individu/ pekerja sahaja yang perlu dilampirkan dalam Fail Meja. bertugas di luar pejabat atau bercuti. objektif Bahagian Pembangunan Lestari dan Korporat USM adalah :o Mewujudkan hubungan rapat dengan sumber-sumber maklumat luaran tentang trend ekonomi nasional. 14 . Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991).memenuhi objektif jabatan/pejabat serta asas penilaian keberkesanan sesebuah bahagian/unit bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi bahagian/ unit berkenaan. o Memantau dan mengukur prestasi pusat-pusat tanggungjawab universiti dan syarikat- syarikat kepunyaan USM o Mempromosi dan melaksanakan program pembangunan Kampus Sejahtera 5. o Meninjau peluang perniagaan bagi memastikan implikasi yang positif (selain kewangan) terhadap universiti. Rakan-rakan sejawat yang boleh membantu mengambilalih tugasnya semasa ia berkursus. objektif bahagian dapat menetapkan keutamaan-keutamaan jangkapanjang bahagian/unit.

2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan kerja yang diamanahkan kepadanya. 15 .5. Melalui senarai tugas juga pegawai/ staf mengetahui hubungan kerja antara dirinya dengan pegawa-pegawai yang lain.2.4 SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas. Hubungan kerja boleh dibahagikan kepada empat peringkat iaitu :o o o o Hubungan kerja dengan pegawai atasan Hubungan kerja dengan pegawai bawahan Hubungan kerja dengan rakan sejawat Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar Berikut merupakan contoh senarai tugas bagi Penyelia Desasiswa :Jawatan Penyelia Tugas dan tanggungjawab Menguruskan urusan penghuni desasiswa seperti menjaga kebajikan dan Desasiswa kesihatan penghuni serta menyelia kebersihan desasiswa dan persekitaran Menguruskan urusan penghuni desasiswa seperti menjaga kebajikan dan kesihatan penghuni serta menyelia kebersihan desasiswa dan persekitaran Memastikan keadaan bangunan desasiswa baik dan selamat Mengadakan buku stok dan inventori barang.barang desasiswa Memastikan penghuni dan pelawat mematuhi peraturan desasiswa 5.5 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI Setiap bahagian/ unit dalam jabatan/ pejabat mempunyai peraturan-peraturan bagi kelancaran proses kerja dan memastikan pegawai/ staf tidak melangkaui bidang kuasa mereka.

senarai semak diwujudkan. Selain itu.5. Bagi memastikan seseorang pegawai telahpun mengambil tindakan yang betul. Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991).7 SENARAI SEMAK Dalam satu-satu jawatan yang disandang terdapat pelbagai tugas yang perlu dilaksanakan. meneliti dan memahami isi kandungan yang terdapat dalam proses kerja dan carta aliran kerja agar tugas yang dijalankan selari dengan kehendak jabatan/ pejabat. senarai semak ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. senarai semak disusun mengikut tertib turutan tindakan di mana sesuai. Keraguan mengenai tugas juga mudah diatasi kerana senarai semak boleh membantu dalam mencari penyelesaian terbaik sesame rakan sejawat. Tugas tersebut pula akan merangkumi langkah-langkah yang perlu dipatuhi agar ia terlaksana dengan jayanya. senarai semak juga membolehkan pegawai mengunakan kuasa minda untuk melakukan sesuatu yang kreatif. Ini kerana pegawai tidak perlu mengingat kesemua langkah atau tindakan yang perlu dilakukan. Senarai semak boleh membantu untuk menilai semula tugas yang telah dijalankan. Ia boleh berbentuk rangkai kata.2. Menerusi senarai semak. Seboleh-bolehnya. 16 .6 PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI-AKTIVITI YANG BERKAITAN DENGAN PEGAWAI Konsep proses kerja dan carta aliran kerja telah dibentangkan dalam Manual Prosedur Kerja. Dalam kandungan Fail Meja. Disamping membantu pegawai menjalankan tugas dengan kaedah yang betul. senarai semak juga membantu pegawai untuk menjadi pengurus kerja yang baik. soalan dan jawapan ataupun pernyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis/bidang aktiviti yang dilakukan. Setiap pegawai/ staf perlu membaca. proses kerja dan carta aliran kerja adalah menumpu kepada tugas dan tanggungjawab jawatan yang disandang.2. Penjimatan masa dalam melakukan tugas juga dapat dipraktikan. 5. Segala proses kerja dapat dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan. langkah-langkah yang telah diambil boleh ditandakan.

2. 5.2. fungsi setiap borang yang berkaitan dengan jawatannya perlu diketahui. 5. 5. yang biasanya tersimpan di pelbagai bahagian/ unit dalam sesebuah jabatan/ pejabat.5.2. Norma kerja ini boleh menjadi panduan kepada pekerja dalam melaksanakantugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Ahli Tetap dan sebagainya.9 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN Senarai undang-undang dan peraturan yang perlu ada dalam Fail Meja adalah petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai. Undang-undang dan peraturan berfungsi sebagai rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah serta Menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan. Naib Pengerusi.2.8 SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI Dalam Manual Prosedur Kerja telah diterangkan kegunaan borang untuk setiap jabatan/ pejabat.11 NORMA KERJA Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Ia Juga 17 . Hanya arahanarahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam Fail Meja. Turut dicatat ialah jenis keanggotaan pegawai dalam setiap jawatankuasa seperti Pengerusi. Ia juga memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan. Sebagai seorang pegawai yang efisien. Jawatankuasa yang dianggotai perlu disenaraikan bagi membolehkan pegawai membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa tersebut.10 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Setiap pegawai/ staf akan menganggotai beberapa jawatankuasa dalam jabatan/ pejabat.

menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti sesuatu kerja. Sikap terhadap sesuatu tindakan datangnya daripada pembentukan perasaan dan pemahaman. perlakuan kooperatif. mengarah dan mengawal minat dan tingkah laku individu. Ia memudahkan pegawai merancang pengurusan masa dalam melaksanakan tugas. 18 . dan kesihatan pekerja. Senarai tugas harian ini sebaik-baiknya dibuat pada sebelah petang selepas waktu pejabat atau pada awal pagi sewaktu mula bekerja. MengikutWoolfolk (1990). motivasi merujuk kepada satu kuasa dalaman yang akan membangkit. Secara psikologinya. sama ada penggunaan teknologi baru. perasaan gembira yang tercetus dapat memotivasikan diri untuk melakukan tugasan-tugasan seterusnya dengan baik juga. norma kerja boleh diubahsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pembaikan yang telah dijalankan.2. kepuasan hidup.12 SENARAI TUGAS HARIAN Senarai tugas harian adalah kaedah yang digunakan bagi mengingati tugas yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. Konsep µdo first thing first¶ perlu diterapkan semasa senarai ini dijalankan. Kepuasan kerja dapat memberikan kesan yang positif kepada produktiviti. Melalui pembaikan dalam persekitaran kerja. Seorang pekerja yang mempunyai pandangan yang positif terhadap sesuatu perkara akan memberinya dorongan dan semangat ke arah menjalankan aktiviti pekerjaan yang aktif dan bermakna. Pengendalian perkara utama dalam setiap tugas dengan baik mempengaruhi keberkesanan tugas-tugas lain yang perlu dilaksanakan. 5. Apabila norma kerja dapat dipenuhi kepuasan dalam melaksanakan kerja dapat dipertingkat. latihan staf dan lain-lain motivasi bekerja. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). apabila seseorang dapat merasai penyempurnaan dalam tugas yang paling utama.

tatacara bekerja dengan betul dan sistematik dikupas dengan teliti agar pendekatan yang diperkenalkan dapat membantu jabatan/ pejabat berfungsi dengan berkesan. Melalui Panduan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini. Pengurusan kerja secara berhikmah mendorong individu tersebut untuk lebih bermotivasi dalam mencapai kualiti kerja secara optimum. Ilmu Pendidikan Untuk KPLI.0 RUJUKAN Ahmad Atory Hussain (1996). Semester 1 &2. h. dalam Prosiding Seminar Kebangsaan Pengajian Umum. Skudai: Penerbitan Universiti Teknologi Malaysia. Saidatul Rahah binti Hamidi (2005).0 PENUTUP Segala tingkah laku individu dalam mencapai tahap kerja berkualiti dalam sesebuah jabatan/ pejabat adalah berkait rapat dengan kaedah pengurusan pentadbiran yang diamalkan. Kuala Lumpur: INTAN. h. h. 19 . h. Mohd Tap bin Salleh (1991). Pengurusan Islam. 7.. Nilai dan Etika dalam Perkhidmatan Awam. Pengurusan Organisasi. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn. 103.112. 54. Bhd. µMotivasi Pelajar Melalui Pendekatan Psikologi dalam Kaedah Pengajaran Menuju Pembangunan Holistik¶. Bhd.. Mustafa Haji Daud (1994). Selangor: Kumpulan Budiman Sdn. µSistem Maklumat Memori Organisasi di Fakulti Sains Komputer dan Sains Maklumat¶: Penerbitan Universiti Teknologi Malaysia Tengku Sarina Aini Tengku Kasim (2006). Mok Soon Sang (2003). 300. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn.6. 137. h. Bhd.