1.

0

TAJUK TUGASAN

Pada 16 Februari 2011 yang lalu, saya telah diberi taklimat ringkas berkenaan Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia atau ringkasnya KISSM yang bertempat di Dewan Bestari, Jabatan Pelajaran Melaka. Ketika pendaftaran saya telah diminta untuk mencabut kertas tugasan individu. Berikut ialah tajuk tugasan saya:Proses kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripadanya.

2.0

PENGENALAN

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja telah dikuatkuasa pada tanggal 1 Julai 1991 yang diperakui oleh Jabatan Perdana Menteri. Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini terkandung dalam Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991. Panduan ini dikelilingkan kepada Ketua-ketua Setiausaha Kementerian, Ketua-ketua Jabatan Persekutuan, Ketua-ketua Badan Berkanun Persekutuan, Y.B Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri serta Pihak-pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan. Pekeliling tersebut dikuatkuasakan bertujuan sebagai panduan untuk Ketua-ketua Jabatan berhubung dengan penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bagi pegawai dan staf masing-masing. Hal ini kerana sebelum Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diperkenalkan, seringkali pegawai dan staf dalam sesuatu jabatan melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing berasaskan pengetahuan yang dipelajari dari pengalaman dan tunjuk ajar pegawai dan staf terdahulu. Keadaan ini menimbulkan kecelaruan bidang tugas kerana pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara-cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawai dan staf lama. Dengan yang demikian terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui tatacara bekerja dengan betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Natijahnya, situasi ini telah melambatkan proses penyelesaian ke atas sesuatu tugas kerana ketidakcekapan tenaga kerja.

1

Dalam merealisasikan perubahan yang ingin dilaksanakan. akta-akta atau piagam. and inspires them to make it happen despite the obstacles¶. Ia mungkin terikat dengan undang-undang. 2000). dalam memenuhi tuntutan kerajaan bagi kesejahteraan rakyat. kepimpinan yang diterajui Kerajaan Malaysia telah memberi mandat kepada Ketua-ketua Jabatan bagi melaksanakan perubahan budaya kerja. Dokumen ini merupakan alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan/ pejabat keseluruhannya. (Sevier. suatu perubahan terhadap budaya kerja tradisional kepada sistem pengurusan yang lebih efisien dan berkualiti diperkenal agar fungsi. Perkara lain yang penting dalam pengurusan perubahan termasuk merancang. (Drucker. objektif. 3. memimpin dan mengawal serta menyelesaikan masalah. Menurut Kamus Dewan Edisi Ketiga. Istilah pengurusan merujuk kepada satu proses sosial dibentuk untuk mendapatkan kerjasama. Kesimpulannya. kita teliti terlebih dahulu maksud istilah Manual Prosedur Kerja. Prosedur pula ialah cara yang lazim untuk membuat sesuatu urusan. misi serta visi sesebuah organisai dicapai secara holistik.0 3. mengelola.1 PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA Manual Prosedur Kerja adalah dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan/ pejabat. Sebelum konsep Manual Prosedur Kerja ini dikupas dengan lebih lanjut. Perkataan mandat pula membawa erti peraturan bertulis atau tidak bertulis yang diarahkan oleh pemerintah yang menjadi panduan kepada pemegang amanah untuk dilaksanakan. Kepimpinan pula merujuk kepada satu set proses yang melibatkan kewujudan organisasi atau menyesuaikan dengan persekitaran. 2 . majlis pembandaran. seseorang ketua jabatan memerlukan kedua-dua aspek ini iaitu pengurusan dan kepimpinan bagi menjadikan perubahan mencapai matlamat yang diinginkan.Bertitik tolak dari masalah ini. penyertaan dan penglibatan ahliahli dalam sesebuah organisasi untuk mencapai sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan. Mengikut Kotter (1996) µLeadership defines what the future should look like. aligns people with that vision. perkataan manual bermaksud buku yang mengandungi panduan dan maklumat untuk melaksanakan sesuatu. 1972). aturan atau cara bekerja atau melakukan sesuatu.

Misi adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas yang meliputi tujuan atau sebab penubuhan sesebuah organisasi. apakah nilai organisasi kepada pelanggan. Fokus utama Manual Prosedur Kerja ini yang membolehkan penggunaanya meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan/ pejabat secara keseluruhan. Manual ini adalah untuk rujukan semua pegawai dan staf. 3 . Maklumat mengenai sejarah dan kerasionalan penubuhan sesebuah jabatan/ pejabat membolehkan individu memahami. Hanya satu Manual Prosedur Kerja akan disediakan bagi satu jabatan/ pejabat. Apabila kerasionalan dan tujuan penubuhan jabatan dapat difahami dengan jelas. kepada siapa perkhidmatan diberikan. mengetahui sebab-sebab penubuhan jabatan/ pejabat serta harapan-harapan yang disemai terhadap mereka. segala susunan cara bekerja serta tanggungjawab pegawai dan staf dapat didokumentasikan secara sistematik.Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991. misi dan visi penubuhan sesebuah jabatan/ pejabat tidak kurang juga pentingnya. prosedur-prosedur rasmi yang jelas serta pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. apakah hasil akhir yang diingini. Hasil Khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya. Burt Nanus (1994). 2003). Melalui objektif dan fungsi jabatan pula. Manual Prosedur Kerja ini juga berfungsi sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan/ pejabat. Selain itu. (David. mencerminkan ciri-ciri keunikan/ nilai-nilai/ prinsip pegangan utama organisasi dalam memenuhi tujuan kewujudannya serta ringkas dan mudah diingati/ difahami. individu dapat mengenalpasti sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). Ia mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan/ pejabat seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan/ pejabat. Seterusnya Cowley & Domb (1997) dalam buku µBeyond Strategic Vision¶ menyatakan bahawa visi adalah gambaran pemikiran yang jelas tentang hasrat masa depan yang diinginkan. Manual Prosedur Kerja ini adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan/ pejabat. fungsi dan objektif rasmi jabatan/ pejabat.

seseorang pegawai akan dapat memahami peranannya dalam sesebuah jabatan/ pejabat dan bagaimana ia boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan/ pejabat.2 KONSEP FAIL MEJA Berbeza dengan Manual Prosedur Kerja yang merupakan dokumen rujukan rasmi di peringkat jabatan/ pejabat. Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat dalam Fail Meja adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) menjelaskan Fail Meja berperanan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu dalam jabatan/ pejabat. objektif jabatan dan bahagian yang mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan Oleh yang demikian Fail Meja dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Dengan adanya Fail Meja. Selain Manual Prosedur Kerja. Dengan itu. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam Fail Meja. Fail Meja dijadikan dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai. 4 . Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. Dokumen ini antara lain mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan/ pejabat berkenaan.3. Fail Meja juga merupakan alat latihan kepada pegawai dan staf. Asas Fail Meja adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan/ pejabat.

mengatakan kualiti ialah memenuhi keperluan. 4. Crosby (1979). Keadaan ini dapat dilihat melalui rangkaian prosedur dan senarai semak yang disusun dengan tertib bagi memastikan setiap tindakan yang diambil oleh pegawai dan staf adalah bertepatan dengan kehendak jabatan/ pejabat. Keseragaman dalam cara menjalankan kerja memastikan kualiti perkhidmatan yang diberikan berterusan. y individu. Selain itu.0 KEBAIKAN-KEBAIKAN PENYEDIAAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Melalui konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. y Mengandungi maklumat menyeluruh y Mengandungi maklumat/ panduan mengenai semua aktiviti dalam jabatan. ia jelas membawa kebaikan kepada sesebuah jabatan/ pejabat mahupun setiap pegawai dan staf yang bertugas di jabatan/ pejabat berkenaan. y peringkat individu/ jawatan. Hal ini dapat meningkatkan produktiviti jabatan/ pejabat berpaksikan kecekapan dan keberkesanan tiaptiap seorang individu dalam jabatan/ pejabat. Satu Fail Meja bagi satu jawatan. Berasaskan tugas dan tanggungjawab Berasaskan fungsi dan bidang tugas y jabatan. sistem Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini mampu mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja.3 PERBANDINGAN ANTARA MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Berikut adalah perbandingan secara ringkas konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja berdasarkan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) :Manual Prosedur Kerja y Merupakan dokumen rujukan y Fail Meja Merupakan dokumen rujukan peringkat jabatan.3. Satu Manual Prosedur Kerja untuk y satu jabatan. untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan. Mohd Tap bin 5 . Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja dapat merekodkan dengan jelas semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan bahan rujukan rasmi.

Beliau juga menyatakan secara umumnya semua pihak bersetuju budaya mungkin boleh dipertimbangkan sebagai satu bentuk tindakan yang diterima oleh sesebuah organisasi atau unit sosial. nilai kualiti didefinisikan sebagai kepercayaan. Sehubungan itu. Berdasarkan elemen-eleman tersebut dapat disimpulkan bahawa pengurangan kesilapan pengoperasian dapat meningkatkan standard dan mutu perkhidmatan. Akta-akta tertentu. Wheelwright (1981) mendapati firma-firma Jepun amat mementingkan strategi kualiti dalam melaksanakan strategi operasinya sentiasa menekankan keperluan standard kualiti yang tinggi. Menurut Mustafa Haji Daud (1994). yang bermaksud jika sesebuah organisasi tidak melaksanakan pengurusan kualiti dalam perkhidmatannya. Barker (1990) menegaskan bahawa dunia sekarang sedang dikuasai oleh pengaruh kualiti. Peraturan/ undang-undang merupakan disiplin kerja yang wajib dipatuhi oleh setiap anggota jabatan/ pejabat. setiap pegawai dan staf yang bertugas dapat memahami dan mengetahui bidang kuasa masing-masing. disamping mengurangkan kos pentadbiran. ia akan 6 .Salleh (1991) pula menjelaskan kualiti merujuk kepada kepuasan hati pelanggan dan keperluan yang ditetapkan. Garvin (1986) mencadangkan perhatian terhadap pengurusan masa hadapan akan menjadi eleman yang paling kritikal bagi menentukan kejayaan firma menguasai pasaran. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja diwujudkan bagi memenuhi keperluan jabatan/ pejabat. kesilapan-kesilapan operasi dapat diminimakan semasa pagawai dan staf menjalankan tugas. Peraturan Pejabat dan lain-lain arahan. Peraturan/ undang-undang yang ditubuhkan adalah berlandaskan Pekeliling Am. keyakinan dan norma yang berfungsi sebagai tenaga penggerak yang menentukan perlakuan. tindakan dan proses organisasi. Smircich (1983) mengatakan budaya organisasi merupakan bidang baru yang dikembangkan daripada disiplin Sosialogi dan Antropologi. Salah satu isi kandungan yang terdapat dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah peraturan/ undang-undang yang tertentu digubal bagi memastikan kelancaran proses kerja. Pekeliling Perbendaharaan. Perintah Am. tanggungjawab dan bidang kuasa diterjemahkan dengan begitu jelas. Dalam konteks ini. pembaziran masa dan tenaga. Natijah daripada penguatkuasaan peraturan/ undang-undang dalam sesebuah jabatan/ pejabat. Idea ini telah membawa banyak perubahan terhadap konsep yang diamalkan dalam pengurusan kualiti secara tradisional. Pelaksanaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang berkesan dapat memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru kerana segala tugas.

Masa latihan yang singkat dapat mengoptimumkan kualiti kerja pekerja-pekerja baru. Kewujudan dokumen-dokumen rujukan rasmi seperti Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini boleh mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja. Pemahaman mengenai bidang kuasa dan tugas penting bagi mengelakkan konflik di tempat kerja. Setiap pegawai dapat berfungsi dengan baik mengikut jawatan yang disandang. Individu tidak akan dapat berfungsi 7 . Ia juga boleh menjadi faktor pencetus tekanan di tempat kerja. Pengauditan sistem kerja sedia ada penting untuk mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem yang digunakan. Setiap jabatan/ pejabat yang ditubuhkan mempunyai sistem kerja yang tersendiri hasil daripada kajian-kajian terdahulu dalam memastikan standard dan kualiti penubuhannya mencapai tahap yang paling maksimum. Dalam setiap penubuhan jabatan/ pejabat. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja juga berfungsi sebagai pemudah cara yang menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat. Dokumen-dokumen bertulis lebih bersesuaian dengan budaya kerja masa kini kerana kesahihan arahan yang dikeluarkan boleh dibuktikan dan tidak mendatangkan keraguan kepada pelaksananya. Dengan adanya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja kuasa dan hubungan kerja antara seorang pegawai dengan pegawai yang lain dapat diperjelas. Dengan bantuan carta organisasi ini. Carta organisasi jabatan menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi aktiviti dan hierarki di dalam sesebuah jabatan/ pejabat.ketinggalan dalam urusannya selama 10 tahun. Oleh itu. Ia dapat mendorong kepada peningkatan tahap kesediaan dan komitmen semua pegawai dan staf serta membina dan melaksanakan perubahan baru. Pada masa ini. pekerja yang akan bertukar ke jabatan lain dapat mengetahui pembahagian dan pengumpulan aktiviti-aktiviti yang bakal dilaksanakan. Jika diteliti dalam kandungan Manual Prosedur Kerja terdapat carta organisasi jabatan. arahan berbentuk verbal atau lisan kurang relevan jika dibandingkan dengan arahan-arahan yang dikeluarkan secara bertulis seperti surat-surat pekeliling dan Perintah Am. proses anjakan paradigma adalah sangat penting kerana ia memastikan dokumen-dokumen penting sentiasa dikemaskini. masalah pertindihan kerja atau kuasa bukan menjadi suatu isu. Pada tahap ini. organisasi atau hierarki yang menunjukkan bidang tugas dan kuasa sesuatu jawatan adalah lumrah.

5. cemas. tidak dapat memusatkan perhatian kepada kerja dan gagal menikmati rasa gembira atau puas hati terhadap kerja yang dilakukan. Motivasi merupakan satu perangsang membangkitkan minat dan mengekalkan dorongan individu ke arah mencapai sesuatu matlamat. 1993).0 5. Hal-hal ini akan menghalang seseorang mewujudkan sifat positifnya.. Menurut Ahmad Atory (1996) sesebuah organisasi tidak akan dapat tercapai matlamatnya tanpa terlebih dahulu disusun dan di dokong oleh ahli-ahli dalam organisasi dengan berkesan. Konflik dapat dihindari dan motivasi pekerja dapat dipertingkat sekiranya Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang diwujudkan bermakna. 1993. Girdano et al. Perasaan tertekan menjadikan seseorang itu tidak rasional. tegang. (Smith.dengan berkesan jika ia dalam keadaan tertekan. Faktor motivasi pekerja dianggap sebagai aspek terpenting di dalam pengurusan kerja sesebuah organisasi. Tengku Sarina Aini Tengku Kasim (2006).1 KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA Sumber daripada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) 8 . apa lagi sifat kasih sayang.

latar belakang penubuhan USM menerangkan mengenai sejarah. Selain daripada itu. saya menggunakan Universiti Sains Malaysia (USM) sebagai contoh jabatan yang mengaplikasikan sistem tersebut :- 5. Universiti Sains Malaysia dikenali sebagai Universiti Pulau Pinang. Sehubungan itu. para penyelidik dan mereka yang berminat dapat mengetahui dan menggunakan maklumat-maklumat tersebut sebagai bahan rujukan. USM ditubuhkan hasil persetujuan yang tercapai daripada resolusi yang diluluskan oleh Dewan Undangan Negeri Pulau Pinang pada tahun 1962. Sebelum Akta Universiti dikuatkuasakan pada 4 Oktober 1971. Sejak penubuhannyanya. sebidang tanah dikenal pasti di Sungai Ara sebagai tapak kolej universiti ini.1 LATAR BELAKANG JABATAN/ PEJABAT ³Universiti Sains Malaysia yang ditubuhkan pada tahun 1969. 9 . USM dapat memastikan bahawa graduan yang dihasilkannya terlatih dan serba boleh. Maklumat-maklumat ini adalah asas pengukuran untuk membentuk strategi pengurusan yang bermutu tinggi. tujuan dan matlamat serta akta atau perundangan yang berkaitan dengan kerasionalan penubuhannya. yang mencadangkan agar sebuah kolej universiti ditubuhkan di Pulau Pinang.M Tunku Abdul Rahman Putra Al-Haj pada 7 Ogos 1967. Yang uniknya sistem ini adalah bahawa pelajar setiap pusat pengajian dapat memenuhi keperluan pengijazahan khusus di dalam bidang yang dipilih dan pada masa yang sama. merupakan universiti kedua tertua di negara ini. yang agak berbeza dengan sistem falkulti yang lazimnya diamalkan. Melalui pendekatan ini.Bagi penerangan terperinci tentang sistem Manual Prosedur Kerja.1. USM melaksanakan sistem pusat pengajian... pelajar berpeluang mengikuti bidang pengajian dalam disiplin lain yang ditawarkan oleh pusat pengajian yang lain. Majlis Peletakan Batu Asas di tapak ini dirasmikan oleh Perdana Menteri Malaysia Y. USM merupakan universiti pertama yang mengamalkan pendekatan antara bidang ini.T.´ Melalui petikan di atas.

1. Ini amat berguna bagi membantu pihak pengurusan membuat perancangan seperti penambahan atau pengurangan kakitangan... John Wiley & Sons (2003). ketercapaian." Objektif penubuhan USM dijelaskan dengan tepat mengenai matlamat yang hendak dicapai dan tujuarah sebagai asas pengurusan strategik. untuk menyepadukan pembangunan lestari ke dalam sistem pendidikan supaya generasi masa depan dapat dipelihara dan mempunyai keperluan untuk melindungi ekologi.M. Dengan itu. perancangan latihan kakitangan dan saluran maklumat-maklumat pengurusan. 10 . ketersediaan.5. Pengunjung boleh mengetahui dengan lebih lanjut pegawai-pegawai yang terlibat dalam setiap unit/ bahagian.Y. memulihara sumber dan membangun manusia berdasarkan nilai-nilai kesamaan.2 OBJEKTIF JABATAN/ PEJABAT Pada 3 September 2008 USM telah dipilih oleh Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia untuk melaksanakan Program Pemacuan untuk Kecemerlangan (Accelerated Programme for Excellence.M. penekanan diberikan ". keterjangkauan.1. Struktur organisasi yang disusun secara hierarki dapat mengurangkan kekompleksan sesuatu jabatan. APEX). 5. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). pembesaran fungsi-fungsi jabatan/ pejabat. pengunjung diperlihatkan dengan jelas struktur organisasi dan hierarki dalam pengagihan aktiviti-aktiviti yang direncanakan bermula dari Pengurusan Tertinggi USM yang diketuai oleh Cancelor iaitu D. Dengan mengenal hierarki yang telah ditetapkan proses sesuatu urusan boleh dipercepatkan.3 CARTA ORGANISASI JABATAN/ PEJABAT Dengan melayari laman sesawang USM. Tuanku Syed Sirajuddin Ibni Al-Marhum Tuanku Syed Putra Jamalullail. kesesuaian dan dalam menyatakan dengan jelas erti sihat yang berkualiti. Rantaian perintah bagi setiap unit/ bahagian yang terdapat dalam pengurusan USM juga dipaparkan.

melambangkan perbuatan yang perlu dibuat. Fungsi utama ini bergantung kepada jenis-jenis kegiatan jabatan/ pejabat. Tindakan-tindakan lengkap yang disertakan amat membantu dalam kelancaran sistem pengoperasian. Proses kerja merupakan cara pengendalian dan pengurusan projek. semak daftar pelajar setiap semester. Pertama. menggalakkan dan membangunkan pengajian tinggi dalam bidang Perubatan dan Kesihatan.4 FUNGSI UTAMA JABATAN/ PEJABAT Fungsi sesebuah jabatan/ pejabat terlaksana dengan cemerlang sekiranya objektif penubuhannya jelas. senarai aktiviti jabatan/ pejabat perlu disemak bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja. Sains Kemasyarakatan.1. Proses kerja yang berkualaiti mampu memberikan impak yang maksimum terhadap prestasi sesebuha jabatan/ pejabat. Melalui proses kerja yang sistematik kesilapan operasi dan perundangan dapat dielakkan sewaktu menjalankan tugas. Perkataan semak. jawatan pegawai yang perlu mangambil tindakan ke atas langkah-langkah yang berkenaan disenaraikan. Ilmu Kemanusiaan.5. Sebagai contoh USM telah diberi mandat untuk menyediakan. John Wiley & Sons (2003) menyatakan pengurusan projek adalah proses perancangan dan kawalan terhadap pembangunan sesuatu sistem mengikut satu jangka masa tertentu pada kos yang minimum dan mempunyai fungsian yang betul. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu aktiviti. Sebagai contoh. proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Sains Farmasi. 5. Akhir sekali. Seterusnya. Ilmu Pendidikan. Sains Gunaan.5 PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). Sains Tulen.1. turutan tindakan untuk pelaksanaan aktiviti disediakan. senarai setiap proses kerja perlu dimulakan dengan perkataan menunjukkan perbuatan. Beberapa tindakan perlu diambil dalam penyediaan proses kerja yang sistematik. dan Kejuruteraan di samping menyediakan penyelidikan dan pemajuan ilmu serta menyebarluaskan ilmu tersebut dalam bidang-bidang pengajian ini. Hal ini dapat membantu kerja penyelesaian dan memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila 11 . Sains Sains & Teknologi Bangunan. Setelah itu.

7 BORANG Penggunaan borang amat sinonim sebagai alat pengurusan pentadbiran jabatan/ pejabat.1 (http://www.1. 5. urusan harian pejabat mudah dan berjalan lancar disamping pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan terjamin.com) dan SmartDraw v. Terdapat beberapa sistem janaan komputer yang boleh digunakan bagi membangunkan carta alir yang berkesan. Berbalik kepada USM. menggambarkan ketidakcekapan dan keberkesanan kerja seorang pegawai dapat dielakkan serta masa latihan pekerja-pekerja baru turut dikurangkan.6. Carta alir kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur.c-point.com) yang boleh dicapai secara atas talian. Justeru itu. Cara pertama ialah melalui borang permohonan UPU atau pelajar boleh memohon terus menerusi laman sesawang USM dan klik pada pohon@USM. Carta aliran kerja yang baik dapat memperlihatkan dengan jelas setiap tindakan yang perlu diambil oleh seseorang pegawai dan staf mengikut turutan yang menunjukkan peringkat permulaan dan peringkat penyelesaian yang jelas secara ringkas. Mengikut takrifan oleh Rowley (1992). penggunaan carta alir merupakan pendekatan awal yang praktikal. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). 12 . pemohonan kemasukkan pelajar boleh diperolehi melalui dua cara. Selain itu arahan biasa yang berulang-ulang.1.pengemaskinian diperlukan. 5. Di antaranya ialah pakej penjanaan carta alir Antechinus Draw Magic 2. menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan sistematik serta membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang direkodkan. Borang merupakan alat yang dapat menjelaskan prosedur-prosedur yang diterangkan dan digunakan oleh jabatan/ pejabat sebagai rujukan.smartdraw.6 CARTA ALIRAN KERJA Dalam meningkatkan kualiti penyelesaian masalah pengaturcaraan. pengorganisasian maklumat sumber adalah aktiviti atau proses menyusun dan mengatur maklumat di tempat yang ditetapkan agar mudah dicapai apabila diperlukan serta membolehkan maklumat dieksploitasi dengan berkesan. Borang digunakan untuk menyimpan dan merekodkan maklumat.08 (http://www.

5.2. Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) tujuan menyediakan objektif bahagian/ unit ini ialah untuk memberi tujuarah yang jelas kepada setiap bahagian bagi mencapai. projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah bahagian/unit supaya 13 .1 CARTA ORGANISASI DAN OBJEKTIF JABATAN/ PEJABAT Bahagian ini telah pun dijelaskan dalam kandungan Manual Prosedur Kerja.2 KANDUNGAN FAIL MEJA Sumber daripada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991) 5. Ia juga menjadi asas perancangan dan pembangunan program. Objektif ini perlu dinyatakan dengan tepat.2 OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNIT Objektif bahagian/ unit adalah pecahan daripada obbjektif jabatan/ pejabat dan menyatakan matlamat jangkapendek yang perlu dicapai oleh bahagian/ unit. 5.2. jelas boleh dicapai dan boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian kemajuan dengan berkesan berasaskan objektif.

o Meninjau peluang perniagaan bagi memastikan implikasi yang positif (selain kewangan) terhadap universiti. objektif bahagian dapat menetapkan keutamaan-keutamaan jangkapanjang bahagian/unit. Seseorang pengurus berupaya menilai keberkesanan sesuatu rancangan supaya ia dapat diubah jika perlu dan merupakan mekanisma penyelarasan antara penyelia-penyelia dan pekerja-pekerja. bertugas di luar pejabat atau bercuti. 14 . Rakan-rakan sejawat yang boleh membantu mengambilalih tugasnya semasa ia berkursus. Sebagai contoh. Carta ini menjelaskan kepada pekerja aktiviti yang dilaksanakan oleh bahagian/ unitnya.memenuhi objektif jabatan/pejabat serta asas penilaian keberkesanan sesebuah bahagian/unit bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi bahagian/ unit berkenaan. objektif Bahagian Pembangunan Lestari dan Korporat USM adalah :o Mewujudkan hubungan rapat dengan sumber-sumber maklumat luaran tentang trend ekonomi nasional. o Membantu Bahagian Penyelidikan dan Pembangunan di dalam proses pengkomersilan hasil-hasil penyelidikan staf universiti dan pengawalan terhadap harta intelek dan kapital USM. o Melicinkan proses pelaksanaan pelan strategik di dalam pembangunan korporat universiti. Selain itu.2.3 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/ UNIT Carta bahagian yang berkaitan dengan individu/ pekerja sahaja yang perlu dilampirkan dalam Fail Meja. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). o Memantau dan mengukur prestasi pusat-pusat tanggungjawab universiti dan syarikat- syarikat kepunyaan USM o Mempromosi dan melaksanakan program pembangunan Kampus Sejahtera 5. Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya individu mengalami masalah dalam melaksananakn tugas-tugas harian dan kedudukan jawatan dalam bahagian/ unit berkenaan.

Melalui senarai tugas juga pegawai/ staf mengetahui hubungan kerja antara dirinya dengan pegawa-pegawai yang lain. Hubungan kerja boleh dibahagikan kepada empat peringkat iaitu :o o o o Hubungan kerja dengan pegawai atasan Hubungan kerja dengan pegawai bawahan Hubungan kerja dengan rakan sejawat Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar Berikut merupakan contoh senarai tugas bagi Penyelia Desasiswa :Jawatan Penyelia Tugas dan tanggungjawab Menguruskan urusan penghuni desasiswa seperti menjaga kebajikan dan Desasiswa kesihatan penghuni serta menyelia kebersihan desasiswa dan persekitaran Menguruskan urusan penghuni desasiswa seperti menjaga kebajikan dan kesihatan penghuni serta menyelia kebersihan desasiswa dan persekitaran Memastikan keadaan bangunan desasiswa baik dan selamat Mengadakan buku stok dan inventori barang.2.4 SENARAI TUGAS/ KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai tugas. tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan kerja yang diamanahkan kepadanya.barang desasiswa Memastikan penghuni dan pelawat mematuhi peraturan desasiswa 5.5 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI Setiap bahagian/ unit dalam jabatan/ pejabat mempunyai peraturan-peraturan bagi kelancaran proses kerja dan memastikan pegawai/ staf tidak melangkaui bidang kuasa mereka. 15 .5. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991).2.

senarai semak disusun mengikut tertib turutan tindakan di mana sesuai. Selain itu. 5. Segala proses kerja dapat dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan. Ini kerana pegawai tidak perlu mengingat kesemua langkah atau tindakan yang perlu dilakukan. senarai semak juga membantu pegawai untuk menjadi pengurus kerja yang baik. Bagi memastikan seseorang pegawai telahpun mengambil tindakan yang betul. meneliti dan memahami isi kandungan yang terdapat dalam proses kerja dan carta aliran kerja agar tugas yang dijalankan selari dengan kehendak jabatan/ pejabat. Seboleh-bolehnya.5. Menerusi senarai semak. Keraguan mengenai tugas juga mudah diatasi kerana senarai semak boleh membantu dalam mencari penyelesaian terbaik sesame rakan sejawat. Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). 16 . senarai semak juga membolehkan pegawai mengunakan kuasa minda untuk melakukan sesuatu yang kreatif.7 SENARAI SEMAK Dalam satu-satu jawatan yang disandang terdapat pelbagai tugas yang perlu dilaksanakan.2. Disamping membantu pegawai menjalankan tugas dengan kaedah yang betul. soalan dan jawapan ataupun pernyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis/bidang aktiviti yang dilakukan. Penjimatan masa dalam melakukan tugas juga dapat dipraktikan. senarai semak diwujudkan. Dalam kandungan Fail Meja.2. Setiap pegawai/ staf perlu membaca. Ia boleh berbentuk rangkai kata.6 PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI-AKTIVITI YANG BERKAITAN DENGAN PEGAWAI Konsep proses kerja dan carta aliran kerja telah dibentangkan dalam Manual Prosedur Kerja. senarai semak ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. Senarai semak boleh membantu untuk menilai semula tugas yang telah dijalankan. Tugas tersebut pula akan merangkumi langkah-langkah yang perlu dipatuhi agar ia terlaksana dengan jayanya. langkah-langkah yang telah diambil boleh ditandakan. proses kerja dan carta aliran kerja adalah menumpu kepada tugas dan tanggungjawab jawatan yang disandang.

5. Norma kerja ini boleh menjadi panduan kepada pekerja dalam melaksanakantugas supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya.2.2. Ia juga memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan.8 SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI Dalam Manual Prosedur Kerja telah diterangkan kegunaan borang untuk setiap jabatan/ pejabat.10 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Setiap pegawai/ staf akan menganggotai beberapa jawatankuasa dalam jabatan/ pejabat. fungsi setiap borang yang berkaitan dengan jawatannya perlu diketahui. Turut dicatat ialah jenis keanggotaan pegawai dalam setiap jawatankuasa seperti Pengerusi. Hanya arahanarahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam Fail Meja.9 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN Senarai undang-undang dan peraturan yang perlu ada dalam Fail Meja adalah petikan kecil daripada arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai.2.11 NORMA KERJA Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja.2. yang biasanya tersimpan di pelbagai bahagian/ unit dalam sesebuah jabatan/ pejabat. Sebagai seorang pegawai yang efisien.5. Naib Pengerusi. 5. Ahli Tetap dan sebagainya. 5. Undang-undang dan peraturan berfungsi sebagai rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah serta Menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan. Jawatankuasa yang dianggotai perlu disenaraikan bagi membolehkan pegawai membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa tersebut. Ia Juga 17 .

norma kerja boleh diubahsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pembaikan yang telah dijalankan. Melalui pembaikan dalam persekitaran kerja. apabila seseorang dapat merasai penyempurnaan dalam tugas yang paling utama. Sikap terhadap sesuatu tindakan datangnya daripada pembentukan perasaan dan pemahaman. latihan staf dan lain-lain motivasi bekerja. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 (1991). Senarai tugas harian ini sebaik-baiknya dibuat pada sebelah petang selepas waktu pejabat atau pada awal pagi sewaktu mula bekerja. perlakuan kooperatif. sama ada penggunaan teknologi baru. Ia memudahkan pegawai merancang pengurusan masa dalam melaksanakan tugas. Konsep µdo first thing first¶ perlu diterapkan semasa senarai ini dijalankan. kepuasan hidup.12 SENARAI TUGAS HARIAN Senarai tugas harian adalah kaedah yang digunakan bagi mengingati tugas yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. mengarah dan mengawal minat dan tingkah laku individu. Secara psikologinya. 18 . dan kesihatan pekerja. Seorang pekerja yang mempunyai pandangan yang positif terhadap sesuatu perkara akan memberinya dorongan dan semangat ke arah menjalankan aktiviti pekerjaan yang aktif dan bermakna.menjadi asas mengukur pencapaian produktiviti sesuatu kerja. 5. Pengendalian perkara utama dalam setiap tugas dengan baik mempengaruhi keberkesanan tugas-tugas lain yang perlu dilaksanakan. Kepuasan kerja dapat memberikan kesan yang positif kepada produktiviti.2. perasaan gembira yang tercetus dapat memotivasikan diri untuk melakukan tugasan-tugasan seterusnya dengan baik juga. Apabila norma kerja dapat dipenuhi kepuasan dalam melaksanakan kerja dapat dipertingkat. MengikutWoolfolk (1990). motivasi merujuk kepada satu kuasa dalaman yang akan membangkit.

h. Saidatul Rahah binti Hamidi (2005). Pengurusan Organisasi. Ilmu Pendidikan Untuk KPLI. h. Bhd.112. Kuala Lumpur: INTAN. Skudai: Penerbitan Universiti Teknologi Malaysia. µSistem Maklumat Memori Organisasi di Fakulti Sains Komputer dan Sains Maklumat¶: Penerbitan Universiti Teknologi Malaysia Tengku Sarina Aini Tengku Kasim (2006). Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn.0 RUJUKAN Ahmad Atory Hussain (1996). 103. dalam Prosiding Seminar Kebangsaan Pengajian Umum. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn. Mok Soon Sang (2003). Pengurusan Islam.. Mohd Tap bin Salleh (1991).6. h.0 PENUTUP Segala tingkah laku individu dalam mencapai tahap kerja berkualiti dalam sesebuah jabatan/ pejabat adalah berkait rapat dengan kaedah pengurusan pentadbiran yang diamalkan. 19 . Bhd. Melalui Panduan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ini. 300. Selangor: Kumpulan Budiman Sdn. Semester 1 &2. Pengurusan kerja secara berhikmah mendorong individu tersebut untuk lebih bermotivasi dalam mencapai kualiti kerja secara optimum. Mustafa Haji Daud (1994). 7. h. 137. µMotivasi Pelajar Melalui Pendekatan Psikologi dalam Kaedah Pengajaran Menuju Pembangunan Holistik¶. 54. Bhd. Nilai dan Etika dalam Perkhidmatan Awam. tatacara bekerja dengan betul dan sistematik dikupas dengan teliti agar pendekatan yang diperkenalkan dapat membantu jabatan/ pejabat berfungsi dengan berkesan.. h.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful