CARA MENGOPERASIKAN MICROSOFT EXCEL

DEFINISI Microsoft Excel (Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) yang bisa digunakan untuk membuat tabel dan menyajikan data dalam bentuk grafik. Excel dapat mengolah data (biasanya numerik) walalupun datanya dalam skala besar (tetapi tidak terlalu besar, untuk data yang "super besar" Microsoft punya andalan lain yakni Microsoft SQL Server 2005. Karena Excel tergabung dengan Microsoft Office, maka sebagian perintah maupun shortcut yang ada di Microsoft Word juga dapat digunakan di Excel. Pada Excel, dalam satu file bisa menampung lebih dari satu lembar kerja. Itulah sebabnya Excel juga dapat dinamakan workbook. Satu sheet Excel terdiri atas 256 kolom (A « IV). Perpotongan antara sebuah kolom dengan sebuah baris dinamakan dengan cell (sel). Letak cell yang sedang aktif ditandai dengan sebuah kotak segi empat berwarna hitam yang dinamakan dengan pointer cell (sel penunjuk). Penggunaan dasar yang akan dicapai dalam mempelajari Microsoft Excel ini adalah :

y y y y y y

Pengolahan data-data secara sederhana dalam lembar kerja Penggunaan fungsi-fungsi standar (built in) yang ada dalam Excel Pemformatan lembar kerja Penggunaan fungsi string Penggunaan fungsi logika Penggunaan fungsi pembacaan tabel

2. Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar. maka harus jalankan Excelnya dulu. seperti berikut . Gambar Tampilan Depan Monitor JENDELA EXCEL 2000 Setelah Excel diaktifkan. Excel siap untuk digunakan. 4. pilih Program.y y Pembuatan grafik Pengurutan dan subtotal. 5. Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut . Untuk menggunakan Excel. 6. Muncul sejumlah menu. maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1. Lembar kerja Excel akan terlihat seperti dibawah ini : MEMULAI EXCEL 2000 Excel baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan. 3. Klik Microsoft Excel Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong (lihat gambar). . Aktifkan komputer terlebih dahulu. 1.

klik cell yang ingin dituju. Caranya. mengganti nama sheet. Semuanya dapat dilakukan dengan melakukan klik kanan (right click) terhadap sheet yang bersangkutan. juga dapat menggunakan mouse. .Gambar Workbook Microsoft Excel Jumlah sheet yang ditampilkan pada file baru (new file) dapat diatur melalui menu Tools -> Options -> Tab General -> Sheet in new books (isi sesuai kebutuhan). menyisipkan sheet. Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan terhadap sheet dalam book. pindahkan sel pointer dengan menggunakan tombol-tombol berikut : : ke atas satu cell : ke bawah satu cell : ke kiri satu cell : ke kanan satu cell PageUp : satu layar ke atas PageDown : satu layar ke bawah Ctrl + Home : ke sel A1 Ctrl + PageUp : ke sheet sebelumnya Ctrl + PageDown : ke sheet berikutnya F5 : ke cell tertentu Selain tombol-tombol keyboard di atas. Yaitu. LEMBAR KERJA Untuk menjelajah lembar kerja (sheet). atau memindahkan sheet. menghapus sheet.

Data biasa dimasukkan ke dalam lembar kerja tanpa diawali dengan apapun Data rumus (formula yang menggunakan fungsi). Data rumus harus dimulai dengan = (sama dengan). merupakan data yang akan berubah alamat cell-nya apabila di copy-kan Data absolut. Beberapa fungsi statistik yang sering digunakan antara lain : =SUM (range) : menjumlahkan. juga bisa menggunakan fungsi-fungsi bawaan (built in) yang disediakan Excel. adalah: y Data biasa (tidak akan dimanipulasi). y Contoh : . merupakan data yang alamat cell-nya tetap apabila di copy-kan. y Contoh memasukkan data : Cell B4 merupakan contoh pemasukan rumus ke dalam lembar kerja.DATA DI DALAM EXCEL Data di dalam Excel dapat dibedakan menjadi dua. Selain rumus. Bisa juga menggunakan icon AutoSum ( ) =AVARAGE (range) : mencari nilai rata-rata =MAX (range) : mencari nilai tertinggi =MIN (range) : mencari nilai terendah =COUNT (range) : menghitung cacah data (jumlah record) Pembagian data dalam Excel juga dapat dibedakan atas : y Data relatif.

sel D3 absolut pada kolom D dan baris 3. Jika error berlanjut. Perbaikan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut : y Menghapus ketikan yang salah dengan menekan tombol Del atau Delete. Gambar Series Pada Excel . Mengedit isi sel dengan tombol F2 atau Klik isi sel pada Formula Bar. lihat help pada Excel. Excel menyediakan suatu formula guna mewujudkan fungsi otomatisasi. sedangkan sel B1 absolut pada kolom B.=A1 + $B1 : cell A relatif. =C$2 * $D$3 : cell C2 absolut pada baris 2. y y y OTOMATISASI Kadang kita melakukan pekerjaan yang rutin terhadap lembar kerja. Ketikan yang salah itu bisa berupa 1 sel aja atau kumpulan dari beberapa cell (blok range). selasa. dapat dilakukan koreksi (edit). «. desember). «) atau mencetak nama hari (senin. MENGKOREKSI Apabila dalam memasukan data terdapat kesalahan-kesalahan. misalnya memberikan nomor 1 s/d 1000 atau mencetak deret genap (2. februari. rabu. 6. 8. «) atau mencetak bulan (januari. Menimpa (over write) sel yang salah dengan data yang benar. Maka kesemuanya itu menggunakan pola. Caranya : Klik Edit -> Fill -> Series. 4.

digunakan untuk mengatur posisi teks dalam sel. digunakan untuk menentukan jenis huruf. maupun penggabungan beberapa sel (merge cells) Font. baik horizontal maupun vertikal. style. ukuran. orientasi teks. menu yang digunakan untuk mempercantik lembar kerja adalah Format -> Cell (CTRL+1) Gambar Format Cell Pada Excel Adapun fungsi dari masing-masing tab adalah sebagai berikut : y y Number. digunakan untuk memformat data numerik Alignment.Impelentasi series ini juga dapat menggunakan bantuan Mouse (drag dan drop mouse) dan kadang membutuhkan kombinasi Mouse + CTRL MEMFORMAT LEMBAR KERJA Agar lembar kerja terlihatan lebih cantik. warna pada teks y .

digunakan untuk melindungi cell dari pengeditan.n) : Digunakan untuk mengambil karakter mulai dari posisi ke-m sebanyak n karakter. digunakan untuk membuat bingkai/garis pada tabel Patterns.m. 03 (kode kelas) dan 888 (nomor urut siswa). ditemukan string : 2009-03-888 dimana setiap string mempunyai makna : 2009 (tahun masuk).n) : Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string RIGHT (string. pilihan1. String sendiri merupakan kumpulan karakter.n) : Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string MID (string. <.y y Border. Operator relasional yang dapat digunakan antara lain =. Adapun fungsi string yang dikenal dalam Excel adalah : y LEFT (string. Bentuk penulisan (sintaks) dari fungsi logika adalah sebagai berikut : = IF (kondisi. pilihan2) Dimana : y Kondisi. Disini kita akan memanipulasi string sesuai kebutuhan. atau arsiran pada cell Protection. angka. >. setiap ekspresi yang akan diseleksi oleh komputer. <> . y FUNGSI STRING Fungsi string adalah fungsi untuk melakukan manipulasi data karakter/string. <=. digunakan untuk memberikan warna latar belakang. y y FUNGSI LOGIKA Fungsi logika adalah fungsi yang dapat digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan yang mengandung pilihan/syarat. Setiap kondisi harus memiliki 1 buah operator relasional. Misalnya. =>. kombinasi huruf & angka.

atau terpisah di sheet yang lain. Tabel lookup dapat diletakkan pada sheet yang sama dengan tabel utama. yang dikerjakan oleh Excel bila kondisi tidak terpenuhi/false. Adapun operator logika yang biasa digunakan adalah sebagai berikut : y NOT : digunakan untuk membalikkan nilai kondisi. berikan nama untuk tabel lookup. y Catatan : Jumlah IF = Jumlah Kondisi-1 OPERATOR LOGIKA Kita juga dapat menyertakan operator logika dalam penulisan kondisi. 2. sintaks : OR (kondisi1. Susun tabel yang akan dibaca (tabel lookup). nomor_kolom. disamping fungsi logika tentunya. . Kelebihan dari fungsi pembacaan tabel adalah dapat dimasukan syarat dan pilihan dalam jumlah yang banyak. Setelah itu. Sintak VLOOK-UP (cell_pembaca. kondisi2) OR : digunakan untuk operasi disfungsi. Perintahnya Insert±Name± Define. kondisi2) y y FUNGSI PEMBACAAN TABEL (LOOK-UP) Tabel merupakan alternatif lain dalam memecahkan masalah-masalah yang mengandung syarat/kondisi dalam Excel. Adapun langkah-langkah di dalam menggunakan fungsi pembacaan tabel adalah : 1. Gunakan fungsi pembacaan tabel di bawah ini untuk melakukan pengisian : y VLOOK-UP : digunakan untuk membaca tabel look-up dengan susunan data perkolom.y Pilihan1. yang dikerjakan oleh Excel bila kondisi terpenuhi bernilai benar/true Pilihan2. 3. sintaks : NOT (kondisi) AND : digunakan untuk operasi konjungsi. sintaks : AND (kondisi1. true/false). tabel_lookup.

Contoh. tabel_look-up. nomor_baris. Cara mengaktifkannya wizard tersebut adalah dengan cara meng-klik icon Chart atau klik menu Insert ± Chart. Selain dalam bentuk tabel. Ketiklah tabel berikut dan simpan dengan nama anda sendiri.y HLOOK-UP : digunakan untuk membaca tabel look-up dengan susunan data per baris. laporan juga dapat disajikan dalam bentuk grafik. Gambar Grafik Dari Data Tabel PENGURUTAN DATA Ini adalah cara belajar analisa algoritma. true/false). GRAFIK Grafik merupakan bentuk penyajian lain dari data sehingga akan mudah dimengerti ketika seseorang menganalisa suatu data. Sintak HLOOK-UP (cell_pembaca. Disamping itu. Grafik pada Excel dapat disajikan dalam banyak bentuk dengan sudut elevasi dan perputaran yang dapat di atur sesuai kebutuhan. Excel . langkah-langkah di dalam pembuatan grafik sudah disediakan Excel dalam 4 langkah Wizard. disana akan ditemukan banyak sekali algoritma untuk melakukan pengurutan data (sorting).

Pengurutan data merupakan penyusunan data berdasarkan kunci tertentu secara menaik (A ± Z. Gambar Dialog Sorting SUB TOTAL Perhitungan subtotal pada suatu tabel yang telah diurutkan (sorted) dapat dilakukan dengan mudah di dalam Microsoft Excel dengan fasilitas SubTotals. klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan pengurutan data secara menaik (ascending) dan klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan pengurutan data secara menurun (descending).memberikan sekali kemudahan dalam pengurutan data. Untuk mengurutkan data secara cepat. 0 ± 9) atau Ascending. Cara lainnya adalah dengan menggunakan menu yakni Data ± Sort. 9 -0) atau Descending. Dan dapat pula secara menurun (Z ± A. Perintah yang dijalankan untuk perhitungan subtotal adalah .

Use Function : merupakan fungsi yang digunakan dalam perhitungan subtotal. Keterangan : y At each change in : kolom yang akan dijadikan dasar perhitungan subtotal (kolom yang menjadi kunci pengurutan). Replace Current Subtotals : ganti subtotal yang telah ada. misalnya SUM untuk menjumlahkan. y y y y y y . Page Break Between Group : pisahkan halaman antar grup yang berbeda. Summary Bellow Data : hitung grand total di bawah tabel yang di subtotal.dengan menu Data - SubTotals. Add subtotal to : hitung subtotal untuk kolom yang diberi tanda checklist. Remove All : Menghapus seluruh perhitungan subtotal yang telah ada.