CARA MENGOPERASIKAN MICROSOFT EXCEL

DEFINISI Microsoft Excel (Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) yang bisa digunakan untuk membuat tabel dan menyajikan data dalam bentuk grafik. Excel dapat mengolah data (biasanya numerik) walalupun datanya dalam skala besar (tetapi tidak terlalu besar, untuk data yang "super besar" Microsoft punya andalan lain yakni Microsoft SQL Server 2005. Karena Excel tergabung dengan Microsoft Office, maka sebagian perintah maupun shortcut yang ada di Microsoft Word juga dapat digunakan di Excel. Pada Excel, dalam satu file bisa menampung lebih dari satu lembar kerja. Itulah sebabnya Excel juga dapat dinamakan workbook. Satu sheet Excel terdiri atas 256 kolom (A « IV). Perpotongan antara sebuah kolom dengan sebuah baris dinamakan dengan cell (sel). Letak cell yang sedang aktif ditandai dengan sebuah kotak segi empat berwarna hitam yang dinamakan dengan pointer cell (sel penunjuk). Penggunaan dasar yang akan dicapai dalam mempelajari Microsoft Excel ini adalah :

y y y y y y

Pengolahan data-data secara sederhana dalam lembar kerja Penggunaan fungsi-fungsi standar (built in) yang ada dalam Excel Pemformatan lembar kerja Penggunaan fungsi string Penggunaan fungsi logika Penggunaan fungsi pembacaan tabel

Gambar Tampilan Depan Monitor JENDELA EXCEL 2000 Setelah Excel diaktifkan. 6. maka harus jalankan Excelnya dulu. 1. maka akan tampil lembar kerja yang masih kosong dengan nama Book1. 5. Untuk menggunakan Excel. . Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar. seperti berikut . Langkah-langkah memulai bekerja dengan Excel 2000 sebagai berikut . 2. 3. Aktifkan komputer terlebih dahulu. pilih Program. Klik Microsoft Excel Tunggu hingga tampil layar Excel 2000 yang masih kosong (lihat gambar).y y Pembuatan grafik Pengurutan dan subtotal. Muncul sejumlah menu. Excel siap untuk digunakan. 4. Lembar kerja Excel akan terlihat seperti dibawah ini : MEMULAI EXCEL 2000 Excel baru dapat dijalankan apabila sistem operasi windows telah kita aktifkan.

menghapus sheet. Ada beberapa operasi yang dapat dilakukan terhadap sheet dalam book. LEMBAR KERJA Untuk menjelajah lembar kerja (sheet). pindahkan sel pointer dengan menggunakan tombol-tombol berikut : : ke atas satu cell : ke bawah satu cell : ke kiri satu cell : ke kanan satu cell PageUp : satu layar ke atas PageDown : satu layar ke bawah Ctrl + Home : ke sel A1 Ctrl + PageUp : ke sheet sebelumnya Ctrl + PageDown : ke sheet berikutnya F5 : ke cell tertentu Selain tombol-tombol keyboard di atas. Yaitu. klik cell yang ingin dituju. . Semuanya dapat dilakukan dengan melakukan klik kanan (right click) terhadap sheet yang bersangkutan. menyisipkan sheet. Caranya.Gambar Workbook Microsoft Excel Jumlah sheet yang ditampilkan pada file baru (new file) dapat diatur melalui menu Tools -> Options -> Tab General -> Sheet in new books (isi sesuai kebutuhan). atau memindahkan sheet. mengganti nama sheet. juga dapat menggunakan mouse.

merupakan data yang alamat cell-nya tetap apabila di copy-kan. Beberapa fungsi statistik yang sering digunakan antara lain : =SUM (range) : menjumlahkan. y Contoh memasukkan data : Cell B4 merupakan contoh pemasukan rumus ke dalam lembar kerja.DATA DI DALAM EXCEL Data di dalam Excel dapat dibedakan menjadi dua. Data rumus harus dimulai dengan = (sama dengan). Bisa juga menggunakan icon AutoSum ( ) =AVARAGE (range) : mencari nilai rata-rata =MAX (range) : mencari nilai tertinggi =MIN (range) : mencari nilai terendah =COUNT (range) : menghitung cacah data (jumlah record) Pembagian data dalam Excel juga dapat dibedakan atas : y Data relatif. adalah: y Data biasa (tidak akan dimanipulasi). merupakan data yang akan berubah alamat cell-nya apabila di copy-kan Data absolut. juga bisa menggunakan fungsi-fungsi bawaan (built in) yang disediakan Excel. Data biasa dimasukkan ke dalam lembar kerja tanpa diawali dengan apapun Data rumus (formula yang menggunakan fungsi). Selain rumus. y Contoh : .

Perbaikan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut : y Menghapus ketikan yang salah dengan menekan tombol Del atau Delete. 8. «) atau mencetak nama hari (senin. y y y OTOMATISASI Kadang kita melakukan pekerjaan yang rutin terhadap lembar kerja. Maka kesemuanya itu menggunakan pola. Mengedit isi sel dengan tombol F2 atau Klik isi sel pada Formula Bar. desember). «. =C$2 * $D$3 : cell C2 absolut pada baris 2.=A1 + $B1 : cell A relatif. selasa. rabu. MENGKOREKSI Apabila dalam memasukan data terdapat kesalahan-kesalahan. «) atau mencetak bulan (januari. 4. misalnya memberikan nomor 1 s/d 1000 atau mencetak deret genap (2. Menimpa (over write) sel yang salah dengan data yang benar. lihat help pada Excel. sedangkan sel B1 absolut pada kolom B. dapat dilakukan koreksi (edit). Caranya : Klik Edit -> Fill -> Series. Excel menyediakan suatu formula guna mewujudkan fungsi otomatisasi. 6. sel D3 absolut pada kolom D dan baris 3. Jika error berlanjut. februari. Gambar Series Pada Excel . Ketikan yang salah itu bisa berupa 1 sel aja atau kumpulan dari beberapa cell (blok range).

orientasi teks. maupun penggabungan beberapa sel (merge cells) Font. warna pada teks y . baik horizontal maupun vertikal.Impelentasi series ini juga dapat menggunakan bantuan Mouse (drag dan drop mouse) dan kadang membutuhkan kombinasi Mouse + CTRL MEMFORMAT LEMBAR KERJA Agar lembar kerja terlihatan lebih cantik. digunakan untuk memformat data numerik Alignment. ukuran. style. digunakan untuk mengatur posisi teks dalam sel. menu yang digunakan untuk mempercantik lembar kerja adalah Format -> Cell (CTRL+1) Gambar Format Cell Pada Excel Adapun fungsi dari masing-masing tab adalah sebagai berikut : y y Number. digunakan untuk menentukan jenis huruf.

Disini kita akan memanipulasi string sesuai kebutuhan.n) : Digunakan untuk mengambil karakter mulai dari posisi ke-m sebanyak n karakter. Misalnya.m. kombinasi huruf & angka. ditemukan string : 2009-03-888 dimana setiap string mempunyai makna : 2009 (tahun masuk). >. <.n) : Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string MID (string. digunakan untuk melindungi cell dari pengeditan. <=.n) : Digunakan untuk mengambil n karakter dari sebelah kiri string RIGHT (string. digunakan untuk membuat bingkai/garis pada tabel Patterns. y FUNGSI STRING Fungsi string adalah fungsi untuk melakukan manipulasi data karakter/string. Bentuk penulisan (sintaks) dari fungsi logika adalah sebagai berikut : = IF (kondisi. Operator relasional yang dapat digunakan antara lain =. angka. setiap ekspresi yang akan diseleksi oleh komputer. digunakan untuk memberikan warna latar belakang.y y Border. Setiap kondisi harus memiliki 1 buah operator relasional. String sendiri merupakan kumpulan karakter. 03 (kode kelas) dan 888 (nomor urut siswa). y y FUNGSI LOGIKA Fungsi logika adalah fungsi yang dapat digunakan untuk memecahkan persoalan-persoalan yang mengandung pilihan/syarat. =>. Adapun fungsi string yang dikenal dalam Excel adalah : y LEFT (string. atau arsiran pada cell Protection. pilihan2) Dimana : y Kondisi. <> . pilihan1.

yang dikerjakan oleh Excel bila kondisi tidak terpenuhi/false. Adapun langkah-langkah di dalam menggunakan fungsi pembacaan tabel adalah : 1. 3. kondisi2) y y FUNGSI PEMBACAAN TABEL (LOOK-UP) Tabel merupakan alternatif lain dalam memecahkan masalah-masalah yang mengandung syarat/kondisi dalam Excel. y Catatan : Jumlah IF = Jumlah Kondisi-1 OPERATOR LOGIKA Kita juga dapat menyertakan operator logika dalam penulisan kondisi. Gunakan fungsi pembacaan tabel di bawah ini untuk melakukan pengisian : y VLOOK-UP : digunakan untuk membaca tabel look-up dengan susunan data perkolom.y Pilihan1. yang dikerjakan oleh Excel bila kondisi terpenuhi bernilai benar/true Pilihan2. 2. Perintahnya Insert±Name± Define. sintaks : OR (kondisi1. sintaks : AND (kondisi1. . Kelebihan dari fungsi pembacaan tabel adalah dapat dimasukan syarat dan pilihan dalam jumlah yang banyak. true/false). nomor_kolom. kondisi2) OR : digunakan untuk operasi disfungsi. Sintak VLOOK-UP (cell_pembaca. sintaks : NOT (kondisi) AND : digunakan untuk operasi konjungsi. Setelah itu. disamping fungsi logika tentunya. tabel_lookup. Adapun operator logika yang biasa digunakan adalah sebagai berikut : y NOT : digunakan untuk membalikkan nilai kondisi. Susun tabel yang akan dibaca (tabel lookup). atau terpisah di sheet yang lain. Tabel lookup dapat diletakkan pada sheet yang sama dengan tabel utama. berikan nama untuk tabel lookup.

Sintak HLOOK-UP (cell_pembaca. Excel . Grafik pada Excel dapat disajikan dalam banyak bentuk dengan sudut elevasi dan perputaran yang dapat di atur sesuai kebutuhan. langkah-langkah di dalam pembuatan grafik sudah disediakan Excel dalam 4 langkah Wizard. nomor_baris. disana akan ditemukan banyak sekali algoritma untuk melakukan pengurutan data (sorting). tabel_look-up. Ketiklah tabel berikut dan simpan dengan nama anda sendiri. true/false). Selain dalam bentuk tabel. GRAFIK Grafik merupakan bentuk penyajian lain dari data sehingga akan mudah dimengerti ketika seseorang menganalisa suatu data.y HLOOK-UP : digunakan untuk membaca tabel look-up dengan susunan data per baris. Gambar Grafik Dari Data Tabel PENGURUTAN DATA Ini adalah cara belajar analisa algoritma. Disamping itu. Cara mengaktifkannya wizard tersebut adalah dengan cara meng-klik icon Chart atau klik menu Insert ± Chart. Contoh. laporan juga dapat disajikan dalam bentuk grafik.

Pengurutan data merupakan penyusunan data berdasarkan kunci tertentu secara menaik (A ± Z. Cara lainnya adalah dengan menggunakan menu yakni Data ± Sort. 9 -0) atau Descending.memberikan sekali kemudahan dalam pengurutan data. Dan dapat pula secara menurun (Z ± A. 0 ± 9) atau Ascending. klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan pengurutan data secara menaik (ascending) dan klik Icon (A-Z panah ke bawah) untuk melakukan pengurutan data secara menurun (descending). Perintah yang dijalankan untuk perhitungan subtotal adalah . Gambar Dialog Sorting SUB TOTAL Perhitungan subtotal pada suatu tabel yang telah diurutkan (sorted) dapat dilakukan dengan mudah di dalam Microsoft Excel dengan fasilitas SubTotals. Untuk mengurutkan data secara cepat.

Add subtotal to : hitung subtotal untuk kolom yang diberi tanda checklist. Page Break Between Group : pisahkan halaman antar grup yang berbeda. Use Function : merupakan fungsi yang digunakan dalam perhitungan subtotal. y y y y y y . Summary Bellow Data : hitung grand total di bawah tabel yang di subtotal. Keterangan : y At each change in : kolom yang akan dijadikan dasar perhitungan subtotal (kolom yang menjadi kunci pengurutan). misalnya SUM untuk menjumlahkan.dengan menu Data - SubTotals. Remove All : Menghapus seluruh perhitungan subtotal yang telah ada. Replace Current Subtotals : ganti subtotal yang telah ada.