P. 1
Laporan Umum PKPA Apotek Kimia Farma No 202

Laporan Umum PKPA Apotek Kimia Farma No 202

|Views: 40,530|Likes:

More info:

Categories:Types, Resumes & CVs
Published by: Raj Aryan Pratama Putra on Jan 17, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/05/2015

pdf

text

original

Kegiatan utama yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 202 meliputi

kegiatan teknis kefarmasian maupun kegiatan non teknis kefarmasian.

a. Kegiatan Teknis Kefarmasian

Kegiatan Teknis Kefarmasian yang dilakukan di apotek meliputi

pengadaan, penyimpanan, peracikan, penjualan obat dan perbekalan

farmasi lainnya serta pengelolaan psikotropika dan narkotika.

58

1) Pengadaan barang

Pengadaan barang baik berupa obat dan perbekalan farmasi

dilakukan oleh seorang asisten apoteker yang bertanggung jawab

kepada Apoteker Pengelola Apotek (APA).

Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 202

dilakukan melalui Bisnis Manajer. Permintaan barang dilakukan

dari masing-masing apotek di bawah Bisnis Manajer dengan cara

mengisi lembar Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) kemudian

dikirim secara online dan akan terbaca secara otomatis di komputer

Bisnis Manajer. Kemudian bagian pembelian melakukan

pemesanan kepada PBF. Barang yang dipesan oleh apotek akan

diantar langsung oleh PBF yang bersangkutan ke apotek pemesan.

Apotek pelayanan dapat melakukan pembelian mendesak

jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi

tidak ada persediaan. Akan tetapi hal ini tetap harus

dikomunikasikan dengan bagian pembelian di BM. Khusus untuk

pengadaan narkotika, pengadaan dilakukan oleh masing-masing

apotek pelayanan melalui surat pesanan.

Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja

berasal dari PBF Kimia Farma tetapi juga dari PBF atau distributor

resmi/berizin lainnya. Adapun dasar pemilihan PBF atau distributor

adalah sebagai berikut:

a) Ketersediaan barang.

b) Kualitas barang yang dikirim dapat dipertanggungjawabkan.

c) Besarnya potongan harga (diskon) yang diberikan.

d) Kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu.

e) Cara pembayaran tunai atau kredit.

Prosedur pembelian barang melalui BM:

a) Bagian pembelian di BM mengumpulkan data barang yang

harus dipesan berdasarkan permintaan dari masing-masing

59

apotek. Pemesanan dilakukan oleh BM setiap hari kecuali hari

Minggu.

b) Bagian pembelian BM membuat surat pesanan yang berisi

nama distributor, nama barang, kemasan, jumlah barang, dan

potongan harga yang kemudian ditandatangani oleh bagian

pembelian dan Apoteker Pengelola Apotek. Surat pesan dibuat

rangkap dua untuk dikirim ke distributor dan arsip bagian

pembelian.

c) Setelah membuat surat pesanan, bagian pembelian langsung

memesan barang ke distributor. Apabila pesanan dilakukan

mendadak maka bagian pembelian akan melakukan pemesanan

dengan langsung mengambil barang ke tempat distributor

d) PBF akan mengantar langsung barang yang dipesan oleh

apotek yang bersangkutan dan setelah barang yang dipesan

datang dilakukan penerimaan dan pemeriksaan nama,

kemasan, jumlah dan kondisi barang serta dilakukan

pencocokan antara faktur dan salinan faktur dengan surat

pesanan yang meliputi nama, kemasan, jumlah, harga barang

serta nama distributor. Kemudian faktur ditandatangani dan

diberi stempel apotek. Faktur asli diserahkan kembali kepada

petugas pengantar barang atau distributor untuk kemudian

dijadikan bukti pada waktu pembayaran. Salinan faktur

umumnya berjumlah 3 lembar, 1 lembar disimpan oleh apotek

sebagai arsip, sedangkan 2 lembar disimpan untuk kepentingan

administrasi dan pembayaran hutang dagang.

2) Penyimpanan barang

Apotek Kimia Farma No. 202 melakukan penyimpanan barang di

ruang peracikan dan di tempat penjualan bebas. Untuk obat-obat

yang dapat dibeli bebas diletakkan di swalayan farmasi ataupun

dibelakang kasir.

60

a) Penyimpanan di ruang peracikan

Penyimpanan obat atau perbekalan farmasi di ruang peracikan

dilakukan oleh asisten apoteker. Setiap pemasukan dan

penggunaan obat/barang harus diinput ke dalam komputer dan

untuk ketelitian sebaiknya dicatat pada kartu stok yang

meliputi tanggal pengisian/pengambilan, nomor dokumennya,

jumlah barang yang diisi/diambil, sisa barang dan paraf

petugas yang melakukan pengisian/pengambilan barang. Kartu

stok ini diletakkan di masing-masing obat/barang. Setiap

asisten apoteker bertanggung jawab terhadap stok barang yang

ada di lemari.

Penyimpanan barang disusun berdasarkan kelas terapi,

jenis sediaan, bentuk sediaan dan alfabetis. Penyimpanan

obat/barang di ruang peracikan disusun sebagai berikut:

(1) Lemari penyimpanan obat ethical.

(2) Lemari penyimpanan obat psikotropika.

(3) Lemari penyimpanan obat generik.

(4) Lemari penyimpanan bahan baku.

(5) Obat narkotika disimpan dalam lemari khusus yang

terkunci.

(6) Lemari penyimpanan sediaan sirup atau suspensi.

(7) Lemari penyimpanan obat tetes/drops, salep dan tetes

mata.

(8) Lemari penyimpanan ampul, syringe dan infus.

(9) Lemari es untuk penyimpanan obat yang termolabil seperti

suppositoria, serum dan vaksin.

b) Penyimpanan obat/barang yang dapat dibeli bebas

Obat/barang yang dapat dibeli secara bebas disimpan di rak-

rak penjualan obat bebas swalayan farmasi disamping ruang

tunggu pasien ataupun dibelakang kasir. Pengaturan

penyimpanannya didasarkan pada bentuk dan jenis sediaan

61

serta kegunaannya agar memudahkan petugas dalam

mengambil obat/barang yang diinginkan oleh pembeli.

3) Penjualan

Penjualan yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 202

meliputi:

a) Penjualan obat tunai dengan resep dokter

Penjualan obat dengan resep tunai dilakukan terhadap

pelanggan yang langsung datang ke apotek untuk menebus

obat yang dibutuhkan dan dibayar secara tunai. Prosedur

pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut:

(1) Asisten apoteker pada bagian penerimaan resep menerima

resep dari pasien, lalu memeriksa kelengkapan dan

keabsahan resep tersebut.

(2) Asisten apoteker akan memeriksa ada atau tidaknya obat

dalam persediaan. Bila obat yang dibutuhkan tersedia,

selanjutnya dilakukan pemberian harga dan diberitahukan

kepada pasien. Setelah pasien setuju segera dilakukan

pembayaran atas obat pada bagian counter yang dijaga

oleh asisten apoteker. Bila obat hanya diambil sebagian

maka petugas membuat salinan resep untuk pengambilan

sisanya. Bagi pasien yang memerlukan kuitansi dapat pula

dibuatkan kuitansi dan salinan resep di belakang kuitansi

tersebut.

(3) Resep diberi nomor urut resep. Selanjutnya nomor resep

tersebut diserahkan kepada pasien untuk mengambil obat

pada bagian penyerahan obat.

(4) Kasir mencatat jumlah obat dalam resep dan harganya

pada lembar laporan penjualan harian, kemudian resep asli

diserahkan ke bagian peracikan atau penyiapan obat.

Asisten apoteker pada bagian peracikan atau penyiapan

62

obat akan meracik atau menyiapkan obat sesuai dengan

resep dibantu oleh juru resep.

(5) Setelah obat selesai disiapkan maka obat diberi etiket dan

dikemas.

(6) Sebelum obat diberikan, dilakukan pemeriksaan kembali

meliputi nomor resep, nama pasien, kebenaran obat,

jumlah dan etiketnya serta dilakukan pemeriksaan salinan

resep sesuai resep aslinya dan kebenaran kwitansi.

(7) Obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor

resep. Alamat dan nomor telepon pasien dicatat, lalu

pasien diberikan informasi tentang cara pemakaian obat

dan informasi lain yang diperlukan pasien.

(8) Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan

tanggal resep dan disimpan sekurang-kurangnya tiga

tahun.

b) Penjualan obat dengan resep kredit

Penjualan obat dengan resep kredit berdasarkan perjanjian

kerjasama yang telah disepakati oleh suatu perusahaan/instansi

dengan apotek yang pembayarannya dilakukan secara kredit

melalui penagihan kepada perusahaan secara berkala. Prosedur

pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan

resep tunai, hanya saja pada pelayanan resep kredit terdapat

beberapa perbedaan seperti:

(1) Setelah resep kredit diterima dan diperiksa

kelengkapannya maka tidak dilakukan penetapan harga

dan pembayaran oleh pasien tetapi langsung dikerjakan

oleh petugas apotek.

(2) Penomoran resep kredit dibedakan dengan resep tunai.

(3) Resep disusun dan disimpan terpisah dari resep tunai

kemudian dikumpulkan dan dijumlahkan nilai rupiahnya

berdasarkan masing-masing instansi atau perusahaan

63

untuk dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo

pembayaran yang telah disepakati bersama.

c) Penjualan bebas

Penjualan bebas yang dimaksud adalah penjualan obat dan

perbekalan farmasi lainnya yang dapat dibeli tanpa resep dari

dokter seperti obat OTC (over the counter) baik obat bebas

maupun bebas terbatas. Penjualan ini dikenal sebagai

pelayanan HV (Hand Verkoop). Prosedur penjualan bebas

yang dilakukan adalah sebagi berikut:

(1) Petugas HV menerima permintaan barang dari pasien dan

langsung menginformasikan harga.

(2) Setelah disetujui oleh pembeli, pembeli langsung

membayar ke kasir kecil

(3) Bagian kasir menerima uang pembayaran dan membuat

bukti penyerahan nota penjualan bebas.

(4) Barang beserta bukti pembayaran penjualan bebas

diserahkan kepada pasien (setiap pengambilan obat jadi

untuk pelayanan HV maka jumlah obat yang tertera pada

kartu stok harus dipotong).

b. Kegiatan Non Teknis Kefarmasian

Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia

Farma No. 202 hanya berupa administrasi harian dalam bentuk

pembuatan laporan harian baik penjualan tunai maupun kredit,

penyerahan BPBA ke BM serta memasukkan data resep tunai dan

kredit. Kegiatan non teknis kefarmasian dimulai dari kegiatan

pencatatan.

Kegiatan pencatatan dilakukan oleh bagian administrasi dan

keuangan di Bussiness Manager (BM). Kegiatan pencatatan yang

dilakukan meliputi kegiatan administrasi dan keuangan. Kegiatan

administrasi ditangani oleh beberapa staf administrasi dan keuangan

yang bertanggung jawab kepada supervisor administrasi dan keuangan,

64

sedangkan kegiatan keuangan ditangani oleh kasir besar. Supervisor

administrasi dan keuangan, serta kasir besar bertanggung jawab

langsung kepada BM.

1) Kegiatan administrasi

Pembelian dilakukan oleh BM sehingga dokumen dari bagian

pembelian akan dibukukan oleh tata usaha di kartu utang sebagai

utang apotek.

Untuk penjualan tunai maupun kredit, hasil penjualan tunai dari

kasir kecil masing-masing apotek pelayanan diserahkan ke kasir

besar di BM untuk dibukukan pada buku kas. Sedangkan untuk

penjualan kredit, dari masing-masing apotek pelayanan hanya

menyerahkan copy kwitansi kepada bagian administrasi dan

dibukukan di kartu piutang. Dalam melaksanakan tugasnya,

supervisor administrasi dan keuangan dibantu oleh beberapa staf

bagian:

a) Administrasi Pembelian

Setiap transaksi pembelian tunai maupun kredit akan dicatat

oleh bagian administrasi pembelian ke dalam buku pembelian

apotek setiap hari, yang kemudian di-entry datanya ke

komputer. Dalam pencatatan dicantumkan nama distributor,

nama faktur, nama dan jumlah barang, harga barang, tanggal

pembelian dan besarnya potongan harga.

b) Administrasi Penjualan

Setiap penjualan tunai maupun kredit dicatat oleh bagian

administrasi penjualan setiap hari berdasarkan Laporan Ikhtisar

Penjualan Harian (LIPH). Penjualan tunai dicatat ke dalam

buku kas (jurnal umum), sedangkan penjualan kredit dicatat ke

dalam laporan piutang dagang.

c) Administrasi Personalia/Sumber Daya Manusia

Administrasi Personalia/umum mencatat semua data tentang

pegawai, menyiapkan usulan perubahan status pegawai yang

65

berhak mendapatkan kenaikan pangkat dan membuat laporan

absensi pegawai.

2) Kegiatan keuangan

Kegiatan keuangan ditangani oleh seorang kasir besar yang

betanggungjawab langsung setiap hari, termasuk penerimaan dan

pengeluaran uang. Kasir besar bekerjasama dengan bagian Tata Usaha

dalam hal administrasi, pembukuan dan laporan.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->