Materi Pelatihan

Manajemen Perubahan

107

MANAJEMEN PERUBAHAN
WAKTU : 2 sesi @ 90 menit (180 menit)

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM
Memberikan pandangan luas mengenai konsep manajemen perubahan dan memahami pentingnya mengembangkan kemampuan sebagai perawat dan bidan agar lebih kreatif dan kritis terhadap perilaku dan sikap diri sendiri dalam memberi asuhan kepada pasen dan karir termasuk hubungan antara anggota tim di dalam tempat kerja.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS
1. Mengetahui konsep manajemen perubahan dan hubungannya dengan pemecahan masalah di klinik. 2. Mengetahui bagaimana menjadi orang yang mengalami perubahan, dan menggunakan dalam manajemen pasen pada praktik sehari-hari. 3. Mengetahui bahwa manajemen perubahan akan meningkatkan kualitas kinerja perawat dan bidan dalam sistem pelayanan kesehatan.

MATERI
1. Definisi manajemen perubahan 2. Proses perubahan sebagai pemecahan masalah di area klinis 3. Proses perubahan sebagai ³unfreezing changing and refreezing´ 4. Pendekatan manajemen perubahan untuk mencapai tujuan 5. Persyaratan kemampuan harus dimiliki untuk manajemen perubahan dalam lingkungan internal dan eksternal. 6. Strategi manajemen perubahan

WHO

SEA ± NURS ± 429, 1N O OSD 001/1.2.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003

Kuliah singkat 2.2. Interaksi 3. Kerja Kelompok 4. presentasi dan diskusi pleno Durasi : 40 menit Bagian B Topik: Tipe Perubahan Metoda: Kerja individu ± Kerja kelompok Presentasi (Latihan 1) Durasi : 50 menit Bagian C Topik: Analisa SWOT Metoda: Kuliah singkat Durasi : 20 menit Bagian B Topik: Proses perubahan Metoda: kuliah singkat Durasi: 10 menit Bagian C Topik : Menulis tahap-tahap perubaan Metoda: kerja kelompok. presentasi dan diskusi pleno Durasi : 40 menit WHO SEA ± NURS ± 429. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . Presentasi ± Diskusi Pleno Manajemen Perubahan 108 RENCANA PENGAJARAN Sesi I Bagian A Topik : Konsep Manajemen Perubahan Metoda : Kuliah singkat Durasi : 20 menit Bagian A Sesi II Topik : Menulis Analisis SWOT Metoda: kerja kelompok.Materi Pelatihan METODA 1. 1N O OSD 001/1.

Perubahan bertujuan agar organisasi tidak menjadi statis melainkan tetap dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman. dimana telah direncanakan dan dibangun melalui proses organisasi. tanpa adanya perubahan maka dapat dipastikan bahwa usia organisasi tidak akan bertahan lama. 1N O OSD 001/1. yang mencakup keuntungan atau nilai yang telah dicapai organisasi. (2) Perubahan Peningkatan. kemajuan teknologi dan dibidang pelayanan kesehatan adalah peningkatan kesadaran pasen akan pelayanan yang berkualitas TIPE PERUBAHAN Perubahan terdiri dari 3 tipe yang berbeda. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut TUJUAN DAN MANFAAT Perubahan mempunyai manfaat bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . Perubahan mulai disadari menjadi bagian yang penting dari suatu organisasi diawali sekitar 40 tahun yang lalu. Tiga macam perubahan tersebut adalah: (1) Perubahan Rutin.Materi Pelatihan Manajemen Perubahan 109 MATERI MANAJEMEN PERUBAHAN PENDAHULUAN Perubahan tidak dapat dielakkan dalam kehidupan manusia. PENGERTIAN Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi.2. dimana setiap tipe memerlukan strategi manajemen perubahan yang berbeda pula. WHO SEA ± NURS ± 429. Berbagai upaya dan pendekatan telah dilakukan untuk memecahkan masalah yang timbul akibat adanya perubahan. Dimulai oleh dunia usaha yang lebih dulu menyadari pentingnya perubahan bagi peningkatan kualitas produksi yang dihasilkan.

Apakah perubahan tersebut memerlukan pemikiran ulang dari prosedur-prosedur organisasi saat ini ? Jika jawabannya ³ya´. berarti terjadi perubahan rutinitas 4.Materi Pelatihan Manajemen Perubahan 110 (3) Perubahan Inovatif. berarti terjadi sebuah perubahan inovatif LANGKAH-LANGKAH MANAJEMEN PERUBAHAN 1. Identifikasi Tipe Perubahan Ketika anda harus memanaj perubahan. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . Apakah perubahan mempertinggi intensitas kegiatan yang ada ? Jika jawabannya ³ya´. dan koordinasi kegiatan harus disesuaikan dalam menemukan kebutuhan masing-masing situasi perubahan. Apakah perubahan itu berarti terjadi pergerakan dari rutinitas ke lainnya ? Jika jawabannya ³ya´. WHO SEA ± NURS ± 429.2. Apakah para karyawan mengantisipasi perubahan ini ? 3. Akankah perubahan tersebut memberikan jalan yang lebih baik dalam pelaksanaan aktivitas saat ini ? 5. pertama-tama perlu mengidentifikasi tipe dari perubahan tersebut. kepemimpinan. Apakah perubahan itu bersifat siklis ? 2. yang mencakup cara bagaimana organisasi memberikan pelayanannya. Beberapa pertanyaan yang perlu ditanyakan untuk mengakses jenis-jenis perubahan yang ditemukan dalam organisasi adalah: 1. Contoh : anda sebagai kepala keperawatan/kebidanan memperkenalkan standar baru tentang kerja keras. Apakah perubahan merupakan pendekatan baru secara keseluruhan atau sebuah ide untuk organisasi ? 7. Metoda-metoda yang digunakan untuk komunikasi. Tidak ada satupun pendekatan yang sesuai untuk Manajemen Perubahan. 1N O OSD 001/1. berarti terjadi peningkatan perubahan 6.

b. Untuk mencapai sukses akan memerlukan manajemen waktu untuk memonitor secara reguler. 1N O OSD 001/1. Kejelasan tujuan memberikan arahan dan petunjuk dalam mengambil keputusan mengenai apa yang harus dilakukan.2. Dengan membuat perencanaan untuk mencapai tujuan-tujuan yang spesifik akan mengurangi pemborosan waktu dan upaya. Perencanaan tujuan mengklarifikasi kebutuhan akan situasi dan meningkatkan ketelitian respon. Kemudian merencanakan tujuan-tujuan tersebut secara jelas dan memberikan batasan antara waktu dengan perubahan mana yang dapat diterima. Identifikasi Tujuan Perubahan Tugas kedua adalah mengidentifikasi tujuan-tujuan perubahan. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . dalam manajemen perubahan. karena kebiasaan buruk dari staf. Ini akan memberikan fleksibilitas yang lebih. ini akan memerlukan waktu untuk mencapainya. WHO SEA ± NURS ± 429. adalah upaya lebih lanjut yang harus dimasukkan dalam perencanaan tujuan. Tujuan dari Standar : (1) Setiap staf perawat dan bidan harus selalu mencuci tangan sebelum dan sesudah menyentuh pasen (dewasa maupun anak-anak) (2) Penyebaran penyakit dan infeksi silang akan berkurang dengan tindakan ini (3) Staf akan menerima tanggung jawab klinis dari standar ini c. Beberapa Pernyataan tujuan yang lebih Spesifik lagi dapat berupa : Mengurangi infeksi dengan cara staf melakukan cuci tangan 2. Tipe Peningkatan Perubahan Manajemen Perubahan 111 Seperti penggunaan waktu secara moderat.Materi Pelatihan a. Kesulitan perubahan.

Manajemen Perubahan 112 Kerjakan latihan ini secara individual.40 menit Presentasi setiap kelompok @ 10 menit WHO SEA ± NURS ± 429. 3. lamanya 10 menit Pikirkanlah 3 contoh pengalaman pribadi anda dalam organisasi yang menggambarkan setiap jenis perubahan: rutinitas. Dampak Perubahan Rutinitas Jenis ± jenis Perubahan Peningkatan Inovatif Anggaran tahunan Standar baru dalam Seri baru dalam komunitas baru dalam Rupiah Waktu Gambaran Kebutuhan waktu Manajemen waktu ruangan/unit Penugasan Kelompok 1. peningkatan dan inovatif. 5. 4. cobalah hitung dampak dari setiap perubahan. Perhitungan angka berkisar antara 1 sebagai nilai terendah sampai angka 5 sebagai nilai tertinggi. 3. Waktu kerja kelompok .Materi Pelatihan PENUGASAN 1. Pikirkanlah satu contoh dari perubahan yang baru saja anda alami dan olahlah apa tipe perubahannya dan apa tujuannya ? 2. 4. Setelah itu.2. 2. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . 6. 1N O OSD 001/1. Dapatkah perubahan itu bersifat positif ? Dapatkah dirancang menjadi lebih spesifik ? Cobalah temukan kembali pernyataan tujuan anda bila diperlukan.

weakness. Beberapa pertanyaan yang harus didiskusikan antara lain:       Tindakan-tindakan apa yang dibutuhkan dalam menangani isu tersebut? Rincian apa yang harus dimasukkan? Bagaimana hal ini dikomunikasikan? Kepada siapa? Siapa yang bertanggung jawab? Apa yang dilakukan? Kapan? Bagaimana reaksinya dapat dimonitor? Bagaimana cara Anda memberi umpan baliknya? Penugasan II (Kelompok) Strengths (Kekuatan) Tujuan-tujuan perubahan ? Apa salah satu kekuatan dari tujuan ini ? Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang kekuatan ini ? Siapa yang harus diberitahu mengenai kekuatan ini ? Bagaimana mereka diberitahu ? Sejak kapan ? Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ? Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ? Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ? WHO SEA ± NURS ± 429. opportunities and threats) lebih banyak digunakan untuk menggabungkan faktor internal dan eksternal dalam perubahan organisasi. Setiap prioritas isu harus diolah dengan analisis SWOT. maka analisis SWOT (strength.2. 1N O OSD 001/1.Materi Pelatihan ANALISIS SWOT Manajemen Perubahan 113 Sejak awal sebagian besar tujuan-tujuan untuk perubahan mencakup beberapa prioritas isu. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 .

1N O OSD 001/1.Materi Pelatihan Weaknesses (Kelemahan) Tujuan-tujuan perubahan Manajemen Perubahan 114 Apa salah satu kelemahan dari tujuan ini ? Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang kelemahan ini ? Siapa yang harus diberitahukan mengenai kelemahan ini ? Bagaimana mereka diberitahukannya ? Sejak kapan ? Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ? Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ? Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ? Opportunities (Kesempatan) Tujuan-tujuan perubahan Apa salah satu kesempatan dari tujuan ini ? Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang kesempatan ini ? Siapa yang harus diberitahukan mengenai kesempatan ini ? Bagaimana mereka diberitahukannya ? Sejak kapan ? Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ? Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ? Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ? Threats (Hambatan) Tujuan-tujuan perubahan Apa salah satu hambatan dari tujuan ini ? Kebutuhan apa yang perlu ditegaskan tentang hambatan ini ? Siapa yang harus diberitahukan mengenai hambatan ini ? Bagaimana mereka diberitahukannya ? Sejak kapan ? WHO Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 SEA ± NURS ± 429.2. .

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . petugas yang menyediakan sabun dan tissue. Pertama-tama adanya dorongan dari dalam (dorongan internal).Materi Pelatihan Manajemen Perubahan 115 Siapa yang bertanggung jawab mengkomunikasikannya ? Sejak kapan ? Siapa yang memonitor proses ini ? Data-data apa saja yang diperlukan ? Bagaimana mengumpulkan data-data tersebut ? SIAPA SAJA YANG TERLIBAT Hal selanjutnya yang perlu dipikirkan adalah mengenai profil orang ± orang yang terlibat dalam perubahan. perlu dicermati hal-hal khusus yang banyak relevansinya kepada kelompok. petugas kebersihan. Kebijaksanaan dan diplomasi harus digunakan ketika mempresentasikan tujuan perubahan kepada kelompok. diharapkan seseorang dapat mengenal perubahan apa yang akan dilakukan /terjadi. 1N O OSD 001/1.2. Penyesuaian pesan dengan minat orang-orang ini membawa kita untuk bekerja lebih efektif dengan kebutuhan yang berbeda-beda bagi setiap individu atau kelompok. termasuk para dokter. Untuk manajemen perubahan perlu diketahui adanya tahapan perubahan. Tahap-tahap manajemen perubahan ada empat. bagaimanapun pentingnya. Profil orang-orang tersebut seharusnya dapat mengorganisasi informasi dari semua orang terlibat dalam upaya perubahan. Dengan memahami perbedaan akan meningkatkan kemungkinan menghargai pengalaman teman sejawat. akan meningkatkan kinerja kepemimpinan. kemudian ada dorongan dari luar (dorongan eksternal). berdasarkan fungsi mereka. WHO SEA ± NURS ± 429. Setiap orang akan mempunyai prioritas dan minat yang berbeda. bidan. para pasen. Dengan memahami konsentrasi dan minat setiap orang. Pesan yang sama harus disampaikan kepada semua orang. yang merupakan tahap identifikasi perubahan. Tahap-Tahap Manajemen Perubahan Suatu perubahan terjadi melalui tahap-tahapnya. perawat. Contoh: Untuk memonitor tingkat infeksi semua staf di klinik. yaitu: Tahap 1. Dalam tahap ini seseorang atau kelompok dapat mengenal kebutuhan perubahan dan mengidentifikasi tipe perubahan.

perubahan dan pembekuan yang diharapkan. pemilihan strategi umum. oleh karena itu dalam tahap ini dilakukan pengumpulan data dan evaluasi data tersebut. 1N O OSD 001/1. WHO SEA ± NURS ± 429. Dalam proses ini perlu dipertimbangkan adanya factor pendukung sehingga perubahan dapat terjadi dengan baik. Hasil evaluasi ini dapat di umpan balik kepada tahap 1 sehingga memberi dampak pada perubahan yang diinginkan berikutnya. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . Suatu perubahan melibatkan perasaan. Tahap 4. perilaku. Untuk melakukan evaluaasi diperlukan data. adalah tahap evaluasi dan umpan balik.2. sikap. aksi. merupakan tahap implementasi perubahan dimana terjadi proses pencairan. Untuk itu perlu dilakukan monitoring perubahan.Materi Pelatihan Tahap 2. Manajemen Perubahan 116 adalah tahap perencanaan perubahan. Jika pimpinan manajemen perubahan mengetahui emosi normal yang dicapai. Apabila suatu perubahan sedang terjadi kemungkinan timbul masalah. Gambar berikut ini menunjukkan kejelasan komponen tersebut. Tahap 3. nilai-nilai dari orang yang terlibat dan tipe gaya manajemen yang dibutuhkan. ini akan lebih mudah untuk memahami dan menghandel emosi secara benar. maka akan lebih sulit untuk merubahnya dan membutuhkan waktu yang lama. Pada tahap ini harus dianalisis mengenai diagnostik situasional tehnik. Jika perubahan melibatkan sebagian besar terhadap perilaku dan sikap mereka. dan pemilihan.

Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 .2.Materi Pelatihan Manajemen Perubahan 117 Gambar 1 : TAHAP-TAHAP PERUBAHAN Dorongan internal Dorongan eksternal Tahap 1 Identifikasi Perubahan Mengenal Kebutuhan Perubahan Identifikasi tipe Perubahan Tahap 2 Perencanaan Perubahan Diagnostik Situasional Technik Pendukung Pemilihan Strategik Umum Pemilihan Tahap 3 Implementasi Perubahan Pencairan Perubahan Pembekuan/Integritas Tahap 4 Evaluasi & Umpan Balik Umpan Balik Pengumpulan Data Evaluasi Data & Umpan Balik WHO SEA ± NURS ± 429. 1N O OSD 001/1.

IFS Ltd. mereka akan dapat menerima perubahan. 1990: Creating Culture Change Bedford. Kempton Bedford ISBN 81-85 789-02-2 Gambar dibawah ini memperlihatkan bahwa jika paserta yang hadir memberikan dukungan yang cukup. P. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . Gambar ini akan mengilustrasikan proses perubahan lebih baik.2. WHO SEA ± NURS ± 429. Mereka tetap membutuhkan banyak dukungan untuk dapat menerima secara keseluruhan dan memahami perubahan tersebut ke setiap tindakan dan perilaku normal mereka sendiri.Materi Pelatihan Manajemen Perubahan 118 Gambar 2 : Waktu dan Kesulitan untuk merubah Budaya/Kebiasaan Kesulitan Perubahan NILAI SIKAP GAYA MANAJEMEN PERILAKU TETAP AKSI PERASAAN Waktu untuk Berubah * Ref : Atkinson. 1N O OSD 001/1.

Dalam proses perubahan. 1N O OSD 001/1. Jika hal ini diabaikan atau tim manajemen perubahan tidak sensitif terhadap hal ini. WHO SEA ± NURS ± 429. perubahan tidak akan dapat terjadi sesuai rencana yang telah dibuat. Dan perubahan ini akan mempengaruhi terjadinya perubahan kinerja dalam organisasi yang dipimpinnya.Materi Pelatihan Manajemen Perubahan 119 Tanggung jawab terhadap pengelolaan perubahan ini harus mempertimbangkan perasaan dan emosi orang-orang yang terlibat di dalamnya. Seseorang yang memimpin perubahan mungkin harus merubah kinerja perubahan tersebut dengan maksud untuk memberikan dukungan yang lebih efektif. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . seorang pemimpin harus berupaya untuk melatih perubahan terlebih dahulu pada dirinya sendiri. komponen apa yang terkena dalam diri individu bila ingin berubah. Gambar-gambar dibawah ini menunjukkan bagaimana proses perubahan tersebut terjadi. Perubahan dapat menjadi sangat resisten dan defensif.2. bagaimana orang luar terlibat dalam proses perubahan di suatu organisasi dan bagaimana manajemen perubahan tersebut untuk mencapai tujuan organisasi. Sehingga terjadi suatu integritas pada dirinya.

Materi Pelatihan Manajemen Perubahan 120 TRANSISI EMOSI SELAMA PERUBAHAN Gambar 2: Mengelola Emosi dalam Proses Perubahan * Keadaan untuk Perbandingan yg Baik 7. P. Kempton Bedford ISBN 81-85 789-02-2 WHO SEA ± NURS ± 429.2. IFS Ltd. 1990: Creating Culture Change Bedford. Integritas 6. Penerimaan Waktu * Ref : Atkinson. Pelatihan Keterampilan Manajerial SPMK ± Januari 2003 . Pengalaman Perlu dukungan 1. Goncangan F R U S T R A S I 3. Pemahaman sempurna 2. Penolakan F R U S T R A S I 5. Kekuatan Emosi Perlu dukungan & Pemahaman 4. 1N O OSD 001/1.