Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri

BAB I PENDAHULUAN

Microsoft Excel (MS Excel) suatu software Speed sheet seperti Lotus 123 yang digunakan sebagai pengolah angka adalah produk dari Microsoft yang menjadi satu kesatuan dengan Microsoft Word (MS Word), Microsoft PowerPoint (MS PowerPoint), Microsoft Access (MS Access), Microsoft Outlook (MS Outlook), Microsoft FrontPage (MS FrontPage). Untuk membuka program Microsoft Excel (MS Excel) ini ada 3 cara, yaitu : 1. Dari Menu Start pilih Program kemudian pilih Office dan terakhir pilih item Microsoft Excel atau jika tidak terkumpul menjadi satu dengan Office, dari Menu Start pilih Program kemudian pilih icon Microsoft Excel

2. Klik dua kali shortcut Microsoft Excel yang sudah terbuat di Desktop.

1

menampilkan judul buku yang dibuat. 4. Kemudian tunggu beberapa saat sampai ada tampilan seperti gambar 1. menampilkan icon-icon untuk mempermudah dalam pengoperasian dengan cara meng-KLIK pakai mouse. menu utama berisikan : File Edit View Insert Format Tool Data Window Help 3. digunakan untuk menuliskan rumus atau mengedit/menyunting data 2 . Formula Bar.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 3. di bawah ini : Main Menu Cell Pointer Title Bar Tool Bar Lembar Kerja Formula Bar Head Column Status Bar S Head Row Gambar 1 Keterangan : 1. 2. Main Menu. Title Bar. Tool Bar. Klik icon Microsoft Excel di Toolbar Desktop yang telah diaktifkan.

kepala kolom yang berjumlah 256 kolom dengan ditandai huruf A – IV 6. : menggeser lebar row secara manual dengan cara klik + drag. Head Column. : menggeser lebar colomn secara manual dengan cara klik + drag. 3 . tempat untuk menulis atau memasukkan data serta rumus 8. Penggunaan mouse seperti pada pemakaian office yang lain. : meletakkan cell pointer ke sembarang tempat dengan cara klik kiri. : menambah jumlah cell. Status Bar. Demikian juga menampilkan keyboard bagian Num Lock sedang aktif atau tidak. 4. Cell Pointer. yaitu : Klik : menekan tombol mouse kiri 1 kali Double Klik : menekan tombol mouse kiri 2 kali dengan irama yang pas Klik + Drag : menekan tombol mouse kiri 1 kali dan ditahan sambil digeser sesuai yang kita inginkan. dalam MS Excel penggunaan mouse dan tanda panah kanan kiri dan atas bawah pada keyboard juga berperan sangat penting untuk memindahkan atau menggerakkan krusor pada lembar kerja. Lembar Kerja.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 5. Head Row. lembar kerja atau sheet berjumlah 16 sheet 9. kepala baris yang berjumlah 65536 baris 7. Sedangkan jenis pointer yang tampil dilembar kerja karena perubahan gerakan ada : 1. Seperti halnya MS Word. 3. jika dalam keadaan diam ditandai dengan Ready. menampilkan apakah lembar kerja sedang dipakai dengan ditandai tulisan Enter. baik colomn maupun row dengan cara klik + drag. 2.

1. tetapi fungsi pokoknya adalah sebagai pengolah data operasi aritmatika sampai operasi logika dengan rumus yang dibuat sendiri atau rumus yang sudah tersedia.1. Formula 1. 4 . 1.1. 1. Operasi Teks Operator teks yaitu menggunakan tanda “&”. Operasi Aritmatika + / * % ^ untuk untuk untuk untuk untuk untuk penjumlahan pengurangan pembagian perkalian persen perpangkatan =200+8 =200-8 =200/8 =200*8 =200% =200^8 Setelah melakukan penulisan baru ditekan enter dan hasilnya dapat dilihat secara langsung. Operasi Logika = > < <= >= <> untuk untuk untuk untuk untuk untuk sama dengan lebih besar dari lebih kecil dari lebih kecil atau sama dengan lebih besar atau sama dengan tidak sama dengan =200=8 =200>8 =200<8 =200<=8 =200>=8 =200<>8 Setelah melakukan penulisan baru ditekan enter dan hasilnya dapat dilihat secara langsung yaitu False atau True pada cell pointer yang ditempat rumus/formula.2.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri BAB II DATA DAN JENISNYA Penggunaan MS Excel sangat luas sekali cellain digunakan sebagai penulisan teks biasa.1.1. Formula/rumus biasa Rumus biasa ini cellalu diawali dengan tanda “=” (sama dengan) yang ditulis langsung pada cell pointer dilembar kerja Contoh : =A1+V22 =L9*Y4 artinya artinya cell A1 ditambah cell V22 cell L9 dikalikan cell Y4 Operasi yang dituliskan pada cell pointer atau di “Formula Bar” ada : 1.3. Data yang dapat ditulis pada MS Excel dapat dibedakan menjadi : 1.

2.1. 1. tanda koma. penulisan bulan.&AC…. Untuk lebih lanjut akan dibahas pada bab tersendiri berikutnya.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Contoh: Rumus diletakkan pada cell pointer AD dengan rumus : =AB…. Tanggal Penulisan tanggal menganut format MM/DD/YY MMM/YY contoh contoh 06/28/69 Jun/69 5 . 3. Gambar 2 2. Teks Seperti pengetikan biasa. Tanggal & Waktu 1. Formula/rumus fungsi Untuk mengaktifkan formula ini dengan jalan klik Insert kemudian sorot Function atau klik icon fx. Sorot bagian Function name yang akan dibuat kemudian klik OK. Penulisan angka. Sampai tampak form seperti gambar di bawah ini. tanda % atau $ yang letak penulisan salah dianggap suatu karakter atau teks.

Waktu contoh contoh 28 Jun 69 28 Jun Penulisan waktu menganut format HH:MM HH:MM:SS HH:MM AM/PM HH:MM:SS AM/PM 4.2.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri DD-MMM-YY DD-MMM 1. Angka Tanda koma sebagai pemisah angaka ribuan Tanda titik sebagai tanda desimal Tanda kurung ( ) Tanda persen letak dibelakang angka tanpa spasi Simbol mata uang letaknya di depan angka boleh spasi atau tanda titik contoh contoh contoh contoh 07:30 07:30:45 07:30 AM 07:30:45 AM 6 .

Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri BAB III MENYIMPAN. Tekan Ctrl + S pada keyboard atau 3.2. Klik icon tombol toolbar Untuk membuka kembali file workbook yang ada. Pilih dan klik menu File lalu pilih dan klik Open atau 2. Pada kotak bar di Save in cari lokasi folder yang akan digunakan untuk menyimpan file. MEMBUKA DAN MENGAKHIRI LEMBAR KERJA 3. Pada kotak File Name. ikuti langkah sebagai berikut : 1. Klik icon tombol toolbar 7 . Untuk menyimpan lembar kerja (workbook) dengan celluruh lembar kerja.1. ketik nama file yang diinginkan. 4. Tekan menu File lalu pilih dan klik Save atau 2. Menyimpan Lembar Kerja Workbook pada excel jika belum ada nama file secara defoult nama filenya adalah book1. Tekan menu File lalu pilih dan klik Save As Gambar 3 2. Membuka Lembar Kerja Untuk menyimpan buku kerja yang pernah disimpan menggunakan dengan nama file yang sama cukup dengan cara : 1. Tekan tombol Save atau tekan tombol enter pada keyboard. 3. jika belum ada nama filenya dengan cara : 1. 3.

Mengakhiri Lembar Kerja Setelah cellesai bekerja dengan Microsoft Excel untuk mengakhirinya dengan langkah sebagai berikut : 1. 4. Simpan semua lembar kerja sesuai dengan prosedur di atas.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Gambar 4 3. pilih dan klik driver dan folder tempat file tersimpan.3. 2. Pada tombol daftar Look in. ketik nama file workbook yang diinginkan atau double klik atau klik satu kali kemudian tekan enter. Pada kotak isin File name. Klik tombol close ( ) pada kanan atas. 8 . 4. Pilih dan klik menu File lalu pilih dan klik Exit atau 3. Tunggu sampai Microsoft Excel tertutup. 3.

digunakan untuk menghapus format tampilan datanya. Dengan Keyboard Pada contoh diatas tempat cell pointer pada cell B5 kemudian sambil menekan tombol Shift pada keyboard tekan tombol anak pada di keyboard sampai G10. 2. Jika ada range yang datanya dihapus sorotlah terlebih dahulu. Mehapus Data di Suatu Cell atau Range Menghapus cell atau range tertentu dapat diikuti langkah sebagai berikut : 1.2. yaitu : 1. Kemudian pilih salah satu perintahnya. Format. Contents Del. digunakan untuk menghapus data berikut formatnya. 9 .2. Lihat gambar 5 Gambar 5 Untuk menyorot range ada dua cara untuk contoh di atas. Kemudian tekan tombol delete. Tempat penunjuk cell ( ) di cell yang akan dihapus.2. digunakan untuk menghapus komentar saja. Klik menu Edit dan pilih serta klik Clear. Mengatur Lembar Kerja 4. Atau 2. dinyatakan dengan range B5:G10. 4. Mengenal Range Sekumpulan cell yang berdekatan disebut range.1. Misal cell B5 sampai G10. All.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri BAB IV MENGATUR DAN MEMFORMAT LEMBAR KERJA 4. Dengan Mouse Klik pada cell B5 sebagai posisi awal cell kemudian klik kiri dan drag sampai akhir cell G10 lalu lepas tombol mouse. Jika ingin menyorot range kolom dan range baris secara kecelluruhan cukup klik pada head colomn dan head row. Dapat juga dinyatakan dengan G10:B5. digunakan untuk menghapus datanya saja Comments.1.

Tempatkan cell pointer pada cell yang akan dilebarkan. 10 . Pada kotak isian ketik lebar kolom (Colomn Width) yang dinginkan kemudian tekan tombol OK. Klik menu Format sorot Row sorot dan klik Height sampai muncul kotak dialog Gambar 7 3. Sedangkan untuk mengatur lebar kolom (colomn) dengan mouse yaitu: 1. Klik dan drag kekiri atau kekanan seseuai yang dinginkan. Pada kotak isian ketik lebar baris (Row height) yang dinginkan kemudian tekan tombol OK. Jika yang dilebarkan berupa range sorot lebih dulu range tersebut.2. Klik menu Format sorot Colomn sorot dan klik Width sampai muncul kotak dialog Gambar 6 3.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 4. 2.3. 2. Arahkan penunjuk mouse di head colomn pada garis batas antara huruf yang akan dilebarkan. Untuk mengatur lebar kolom (colomn) dengan format form yaitu: 1. Tempatkan cell pointer pada cell yang akan dilebarkan. Untuk mengatur lebar baris (row) dengan format form yaitu: 1. Jika yang dilebarkan berupa range sorot lebih dulu range tersebut. 2. Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris Mengatur lebar kolom dan tinggi baris ada dua cara yaitu dengan format form yang ada pada speedsheet sendiri dan dengan mouse.

pilih dan klik format yang dinginkan Pada kotak isian Decimal places. yaitu : 1. 7. 6. klik tab Number. Klik menu Format sorot dan klik Cell. Klik dan drag keatas atau kebawah seseuai yang dinginkan. 2. Format Tampilan Angka Jika diperlukan pengaturan format angka yang akan dimasukkan kecell dengan menggunakan Format Cell. 11 . isi berapa jumlah angka decimal yang ingin ditampilkan.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Sedangkan untuk mengatur lebar baris (row) dengan mouse yaitu: 3. Sorot cell atau range yang akan diformat. Gambar 8 3. 4. 5. Pilih pada kotak dialog. Arahkan penunjuk mouse di head row pada garis batas antara angka yang akan dilebarkan. Lihat tampilan kotak dialog pada gambar 8 di bawah ini.1. 4.2. Pada kotak daftar Negative number pilih dan klik format angka negatif yang diinginkan. 4. Memformat Lembar Kerja 4. Pada kotak isian Symbol adalah lambang uang yang akan ditampilkan. Pada kotak daftar Category.2.

Selain itu untuk merubah format dapat menggunakan icon formating di toolbar. 12 . Setelah selesai memformat tekan tombol OK. Jika memilih Category dan memilih Number. 2. 5. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pilih tab Number. pada isian daftar pilih Date untuk format tanggal. menit dan detik.) Untuk menentukan apakah perlu ada tanda pemisah ribuan atau tidak.2.2. untuk menampilkan angka dengan tampilan persen. yaitu : Toolbar Toolbar Toolbar untuk menampilkan angka dengan tampilan lambang uang. 3. menggunakan kotak cek Use 1000 Separator(. untuk menampilkan angka dengan tanda pemisah ribuan dengan menggunakan koma atau titik. Sorot cell atau range yang akan diformat. Toolbar Toolbar untuk menambah jumlah angka desimal untuk mengurangi jumlah angka desimal 4. 9.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 8. Jika semua telah diset sesuai yang diinginkan tekan tombol OK. bulan dan tahun atau Time untuk format jam. Pada daftar pilihan Type pilih salah satu format yang diinginkan. Gambar 9 4. Format Tampilan Tanggal dan Waktu Untuk memformat tampilan tanggal dan waktu dengan langkah sebagai berikut : 1.

Sorot cell atau range yang akan diformat.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 4. Atur format yang diinginkan lalu tekan tombol OK. Sorot cell atau range yang akan diformat. Format Bingkai dan Garis Pembatas Untuk membuat bingkai dan garis pembatas pada cell atau range dengan jalan seperti di bawah ini. Gambar 10 4. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pada kotak dialog pilih tab Border.4. 1. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pada kotak dialog pilih tab Font. Format Tampilan Huruf Untuk memformat huruf dengan langkah sebagai berikut : 1.2.3. 2. 3. 13 . 2. 4. 3.2.

Outline digunakan jika diinginkan garis batas bagian luar saja. Pada pilihan Line Style pilih jenis garis pembatas yang diinginkan. Meratakan Tampilan Data Merapikan tampilan data dengan menu Format Cell digunakan bila data yang diformat adalah secara keseluruhan meliputi range dan bukan cell. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. 6. Pada pilihan Presets pilih salah satu. 3. 5.5.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Gambar 11 4. 7. Inside digunakan jika diinginkan garis batas dalam saja. 14 . Setelah selesai melakukan pilihan tekan tombol OK. bila lembar kerja sangat lebar range-nya.2. None digunakan jika tanpa garis pembatas semuanya. Ini dimaksud menghemat waktu kerja. 4. 2. Sorot cell atau range yang akan diformat. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pada kotak dialog pilih tab Alignment. Pada pilihan Border jika diinginkan garis pembatas sendiri-sendiri.

Center. Right. Text Control.Center Across Selection. Fill. Justify. Center. jika diperlukan dengan cara dengan melakukan pemilihan pada kotak cek : Wrap text. digunakan untuk menggabungkan beberapa cell agar menjadi satu kesatuan yang berdiri sendiri. untuk pengaturan agar data yang ditempatkan pada suatu cell. Vertical : digunakan untuk meratakan tampilan secara vertika dengan pilihan Top. 15 . dengan pilihan General. Pada Text aligment yang digunakan untuk meratakan tampilan secara : Horizontal : digunakan untuk meratakan tampilan secara horizontal. Left. Justify. jika lebar kolomnya tidak cukup akan ditampilkan dengan ukuran yang lebih kecil. Shrink to fit. Orientation : Untuk pengaturan orientasi data pada derajat posisi kemiringannya. jika lebar kolomnya tidak cukup akan ditampilkan dengan pelipatan ke bawah pada posisi cell yang sama. untuk pengaturan agar data yang ditempatkan pada suatu cell. Merge cell.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Gambar 12 4. Bottom.

digunakan untuk menggabungkan cell agar menjadi satu kesatuan yang berdiri sendiri 4. Gambar 13 4. 16 . 5. dengan langkah berikut : 1. Jika menginginkan latar belakang dengan corak tertentu dengan tombol pilihan Pattern. Sorot cell atau range yang akan diformat.2. Setelah semua dilakukan sesuai dengan pilihan tekan tombol OK atau pada keyboard tekan enter. untuk menampilkan dengan posisi rata kiri. Kemudian klik OK. Center. 3. Merge and Center. pilihan dan klik warna yang dikehendaki. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pada kotak dialog pilih tab Patterns. 2.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 5. Selain itu bisa dilakukan melalui icon yang ada pada toolbar : Toolbar Toolbar Toolbar Toolbar Align Left. Pada kotak pilihan Color. untuk menampilkan dengan posisi rata tengah di cell. Menambah Warna dan Corak Latar Belakang Range Untuk memberi warna dan corak latar belakang cell atau range. Align Right. untuk menampilkan dengan posisi rata kanan.6.

Menggunakan AutoFormat Untuk memberi memodelkan macam-macam bentuk tampilan tabel yang dibuat. Gambar 14 17 . Font.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 4. Petterns.7. Klik menu Format dan pilih serta klik AutoFormat Pada tampilan yang ada lalu tekan OK. 3. Alignment. Sorot cell atau range yang akan diformat. Dalam AutoFormat ini bisa sekaligus menghilangkan atau menampilkan Number. dengan langkah berikut : 1. Border. 2.2. Width/Height dengan cara klik terlebih dahulu Option dan pilih salah satunya.