Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri

BAB I PENDAHULUAN

Microsoft Excel (MS Excel) suatu software Speed sheet seperti Lotus 123 yang digunakan sebagai pengolah angka adalah produk dari Microsoft yang menjadi satu kesatuan dengan Microsoft Word (MS Word), Microsoft PowerPoint (MS PowerPoint), Microsoft Access (MS Access), Microsoft Outlook (MS Outlook), Microsoft FrontPage (MS FrontPage). Untuk membuka program Microsoft Excel (MS Excel) ini ada 3 cara, yaitu : 1. Dari Menu Start pilih Program kemudian pilih Office dan terakhir pilih item Microsoft Excel atau jika tidak terkumpul menjadi satu dengan Office, dari Menu Start pilih Program kemudian pilih icon Microsoft Excel

2. Klik dua kali shortcut Microsoft Excel yang sudah terbuat di Desktop.

1

Main Menu. 2. Klik icon Microsoft Excel di Toolbar Desktop yang telah diaktifkan. di bawah ini : Main Menu Cell Pointer Title Bar Tool Bar Lembar Kerja Formula Bar Head Column Status Bar S Head Row Gambar 1 Keterangan : 1. digunakan untuk menuliskan rumus atau mengedit/menyunting data 2 .Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 3. menu utama berisikan : File Edit View Insert Format Tool Data Window Help 3. Kemudian tunggu beberapa saat sampai ada tampilan seperti gambar 1. menampilkan icon-icon untuk mempermudah dalam pengoperasian dengan cara meng-KLIK pakai mouse. Tool Bar. menampilkan judul buku yang dibuat. 4. Formula Bar. Title Bar.

kepala kolom yang berjumlah 256 kolom dengan ditandai huruf A – IV 6. 4.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 5. yaitu : Klik : menekan tombol mouse kiri 1 kali Double Klik : menekan tombol mouse kiri 2 kali dengan irama yang pas Klik + Drag : menekan tombol mouse kiri 1 kali dan ditahan sambil digeser sesuai yang kita inginkan. jika dalam keadaan diam ditandai dengan Ready. Demikian juga menampilkan keyboard bagian Num Lock sedang aktif atau tidak. Status Bar. kepala baris yang berjumlah 65536 baris 7. : menggeser lebar row secara manual dengan cara klik + drag. Sedangkan jenis pointer yang tampil dilembar kerja karena perubahan gerakan ada : 1. Seperti halnya MS Word. Lembar Kerja. menampilkan apakah lembar kerja sedang dipakai dengan ditandai tulisan Enter. Head Column. 3. tempat untuk menulis atau memasukkan data serta rumus 8. 3 . : meletakkan cell pointer ke sembarang tempat dengan cara klik kiri. : menambah jumlah cell. lembar kerja atau sheet berjumlah 16 sheet 9. 2. baik colomn maupun row dengan cara klik + drag. dalam MS Excel penggunaan mouse dan tanda panah kanan kiri dan atas bawah pada keyboard juga berperan sangat penting untuk memindahkan atau menggerakkan krusor pada lembar kerja. Cell Pointer. : menggeser lebar colomn secara manual dengan cara klik + drag. Penggunaan mouse seperti pada pemakaian office yang lain. Head Row.

1. Formula 1. tetapi fungsi pokoknya adalah sebagai pengolah data operasi aritmatika sampai operasi logika dengan rumus yang dibuat sendiri atau rumus yang sudah tersedia.1.3. 4 .1.1.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri BAB II DATA DAN JENISNYA Penggunaan MS Excel sangat luas sekali cellain digunakan sebagai penulisan teks biasa.1. Operasi Teks Operator teks yaitu menggunakan tanda “&”. 1. Data yang dapat ditulis pada MS Excel dapat dibedakan menjadi : 1.2. Operasi Aritmatika + / * % ^ untuk untuk untuk untuk untuk untuk penjumlahan pengurangan pembagian perkalian persen perpangkatan =200+8 =200-8 =200/8 =200*8 =200% =200^8 Setelah melakukan penulisan baru ditekan enter dan hasilnya dapat dilihat secara langsung. Formula/rumus biasa Rumus biasa ini cellalu diawali dengan tanda “=” (sama dengan) yang ditulis langsung pada cell pointer dilembar kerja Contoh : =A1+V22 =L9*Y4 artinya artinya cell A1 ditambah cell V22 cell L9 dikalikan cell Y4 Operasi yang dituliskan pada cell pointer atau di “Formula Bar” ada : 1. 1. Operasi Logika = > < <= >= <> untuk untuk untuk untuk untuk untuk sama dengan lebih besar dari lebih kecil dari lebih kecil atau sama dengan lebih besar atau sama dengan tidak sama dengan =200=8 =200>8 =200<8 =200<=8 =200>=8 =200<>8 Setelah melakukan penulisan baru ditekan enter dan hasilnya dapat dilihat secara langsung yaitu False atau True pada cell pointer yang ditempat rumus/formula.

tanda % atau $ yang letak penulisan salah dianggap suatu karakter atau teks. Tanggal & Waktu 1.2. 1. Sorot bagian Function name yang akan dibuat kemudian klik OK. Tanggal Penulisan tanggal menganut format MM/DD/YY MMM/YY contoh contoh 06/28/69 Jun/69 5 . Formula/rumus fungsi Untuk mengaktifkan formula ini dengan jalan klik Insert kemudian sorot Function atau klik icon fx.1. Teks Seperti pengetikan biasa. Penulisan angka. Sampai tampak form seperti gambar di bawah ini.&AC…. penulisan bulan. Untuk lebih lanjut akan dibahas pada bab tersendiri berikutnya. 3. tanda koma. Gambar 2 2.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Contoh: Rumus diletakkan pada cell pointer AD dengan rumus : =AB….

2. Angka Tanda koma sebagai pemisah angaka ribuan Tanda titik sebagai tanda desimal Tanda kurung ( ) Tanda persen letak dibelakang angka tanpa spasi Simbol mata uang letaknya di depan angka boleh spasi atau tanda titik contoh contoh contoh contoh 07:30 07:30:45 07:30 AM 07:30:45 AM 6 . Waktu contoh contoh 28 Jun 69 28 Jun Penulisan waktu menganut format HH:MM HH:MM:SS HH:MM AM/PM HH:MM:SS AM/PM 4.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri DD-MMM-YY DD-MMM 1.

Tekan menu File lalu pilih dan klik Save atau 2. Klik icon tombol toolbar 7 . Tekan tombol Save atau tekan tombol enter pada keyboard. jika belum ada nama filenya dengan cara : 1. MEMBUKA DAN MENGAKHIRI LEMBAR KERJA 3. 3. 4.1. Untuk menyimpan lembar kerja (workbook) dengan celluruh lembar kerja. 3. Tekan Ctrl + S pada keyboard atau 3. Klik icon tombol toolbar Untuk membuka kembali file workbook yang ada.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri BAB III MENYIMPAN. Pada kotak bar di Save in cari lokasi folder yang akan digunakan untuk menyimpan file. Pilih dan klik menu File lalu pilih dan klik Open atau 2. Menyimpan Lembar Kerja Workbook pada excel jika belum ada nama file secara defoult nama filenya adalah book1.2. Pada kotak File Name. ketik nama file yang diinginkan. Membuka Lembar Kerja Untuk menyimpan buku kerja yang pernah disimpan menggunakan dengan nama file yang sama cukup dengan cara : 1. Tekan menu File lalu pilih dan klik Save As Gambar 3 2. ikuti langkah sebagai berikut : 1.

Tunggu sampai Microsoft Excel tertutup.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Gambar 4 3. 4. ketik nama file workbook yang diinginkan atau double klik atau klik satu kali kemudian tekan enter. Pada kotak isin File name. 2. 8 . Pada tombol daftar Look in. 4.3. pilih dan klik driver dan folder tempat file tersimpan. Pilih dan klik menu File lalu pilih dan klik Exit atau 3. Mengakhiri Lembar Kerja Setelah cellesai bekerja dengan Microsoft Excel untuk mengakhirinya dengan langkah sebagai berikut : 1. Simpan semua lembar kerja sesuai dengan prosedur di atas. Klik tombol close ( ) pada kanan atas. 3.

Misal cell B5 sampai G10.2. Mehapus Data di Suatu Cell atau Range Menghapus cell atau range tertentu dapat diikuti langkah sebagai berikut : 1. Atau 2. Contents Del.1. Dengan Keyboard Pada contoh diatas tempat cell pointer pada cell B5 kemudian sambil menekan tombol Shift pada keyboard tekan tombol anak pada di keyboard sampai G10.1. digunakan untuk menghapus data berikut formatnya. Jika ingin menyorot range kolom dan range baris secara kecelluruhan cukup klik pada head colomn dan head row. Dengan Mouse Klik pada cell B5 sebagai posisi awal cell kemudian klik kiri dan drag sampai akhir cell G10 lalu lepas tombol mouse. Tempat penunjuk cell ( ) di cell yang akan dihapus. Kemudian pilih salah satu perintahnya. 2. Format. Mengenal Range Sekumpulan cell yang berdekatan disebut range. dinyatakan dengan range B5:G10. Klik menu Edit dan pilih serta klik Clear.2.2. All. Jika ada range yang datanya dihapus sorotlah terlebih dahulu. Dapat juga dinyatakan dengan G10:B5. Lihat gambar 5 Gambar 5 Untuk menyorot range ada dua cara untuk contoh di atas. digunakan untuk menghapus komentar saja. yaitu : 1. 4. 9 . Kemudian tekan tombol delete. digunakan untuk menghapus format tampilan datanya.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri BAB IV MENGATUR DAN MEMFORMAT LEMBAR KERJA 4. Mengatur Lembar Kerja 4. digunakan untuk menghapus datanya saja Comments.

Sedangkan untuk mengatur lebar kolom (colomn) dengan mouse yaitu: 1. Klik menu Format sorot Row sorot dan klik Height sampai muncul kotak dialog Gambar 7 3. Klik dan drag kekiri atau kekanan seseuai yang dinginkan. Pada kotak isian ketik lebar kolom (Colomn Width) yang dinginkan kemudian tekan tombol OK. Jika yang dilebarkan berupa range sorot lebih dulu range tersebut. 2. Pada kotak isian ketik lebar baris (Row height) yang dinginkan kemudian tekan tombol OK.3. 2. Klik menu Format sorot Colomn sorot dan klik Width sampai muncul kotak dialog Gambar 6 3. Arahkan penunjuk mouse di head colomn pada garis batas antara huruf yang akan dilebarkan. Tempatkan cell pointer pada cell yang akan dilebarkan. Untuk mengatur lebar kolom (colomn) dengan format form yaitu: 1. Jika yang dilebarkan berupa range sorot lebih dulu range tersebut. Untuk mengatur lebar baris (row) dengan format form yaitu: 1. Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris Mengatur lebar kolom dan tinggi baris ada dua cara yaitu dengan format form yang ada pada speedsheet sendiri dan dengan mouse. Tempatkan cell pointer pada cell yang akan dilebarkan. 10 .Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 4. 2.2.

1.2. Pada kotak isian Symbol adalah lambang uang yang akan ditampilkan. Format Tampilan Angka Jika diperlukan pengaturan format angka yang akan dimasukkan kecell dengan menggunakan Format Cell. Pilih pada kotak dialog. 4. Memformat Lembar Kerja 4. Gambar 8 3. Klik menu Format sorot dan klik Cell. 6. Pada kotak daftar Negative number pilih dan klik format angka negatif yang diinginkan. isi berapa jumlah angka decimal yang ingin ditampilkan. 7. Arahkan penunjuk mouse di head row pada garis batas antara angka yang akan dilebarkan. pilih dan klik format yang dinginkan Pada kotak isian Decimal places.2. Lihat tampilan kotak dialog pada gambar 8 di bawah ini. yaitu : 1.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Sedangkan untuk mengatur lebar baris (row) dengan mouse yaitu: 3. Klik dan drag keatas atau kebawah seseuai yang dinginkan. Sorot cell atau range yang akan diformat. 2. 11 . Pada kotak daftar Category. 4. klik tab Number. 4. 5.

Sorot cell atau range yang akan diformat. Selain itu untuk merubah format dapat menggunakan icon formating di toolbar. Jika semua telah diset sesuai yang diinginkan tekan tombol OK.2. Setelah selesai memformat tekan tombol OK. 2. untuk menampilkan angka dengan tanda pemisah ribuan dengan menggunakan koma atau titik.2. menit dan detik. 5. Gambar 9 4. 12 .) Untuk menentukan apakah perlu ada tanda pemisah ribuan atau tidak. Jika memilih Category dan memilih Number. 3. menggunakan kotak cek Use 1000 Separator(. Pada daftar pilihan Type pilih salah satu format yang diinginkan. bulan dan tahun atau Time untuk format jam. pada isian daftar pilih Date untuk format tanggal.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 8. Toolbar Toolbar untuk menambah jumlah angka desimal untuk mengurangi jumlah angka desimal 4. untuk menampilkan angka dengan tampilan persen. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pilih tab Number. 9. yaitu : Toolbar Toolbar Toolbar untuk menampilkan angka dengan tampilan lambang uang. Format Tampilan Tanggal dan Waktu Untuk memformat tampilan tanggal dan waktu dengan langkah sebagai berikut : 1.

Sorot cell atau range yang akan diformat.4.2. 3. 13 . 2. Gambar 10 4. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pada kotak dialog pilih tab Border.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 4. 2. Format Bingkai dan Garis Pembatas Untuk membuat bingkai dan garis pembatas pada cell atau range dengan jalan seperti di bawah ini. 4. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pada kotak dialog pilih tab Font. Atur format yang diinginkan lalu tekan tombol OK.3. 1. 3.2. Format Tampilan Huruf Untuk memformat huruf dengan langkah sebagai berikut : 1. Sorot cell atau range yang akan diformat.

Sorot cell atau range yang akan diformat.5. Meratakan Tampilan Data Merapikan tampilan data dengan menu Format Cell digunakan bila data yang diformat adalah secara keseluruhan meliputi range dan bukan cell.2. None digunakan jika tanpa garis pembatas semuanya. 6. 5. Pada pilihan Line Style pilih jenis garis pembatas yang diinginkan. 7. bila lembar kerja sangat lebar range-nya. 3. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pada kotak dialog pilih tab Alignment. Pada pilihan Presets pilih salah satu. 2. Inside digunakan jika diinginkan garis batas dalam saja. Outline digunakan jika diinginkan garis batas bagian luar saja. 14 . 4.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Gambar 11 4. Pada pilihan Border jika diinginkan garis pembatas sendiri-sendiri. Setelah selesai melakukan pilihan tekan tombol OK. Ini dimaksud menghemat waktu kerja. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1.

Shrink to fit. untuk pengaturan agar data yang ditempatkan pada suatu cell. Text Control. Orientation : Untuk pengaturan orientasi data pada derajat posisi kemiringannya. Right. Center. Merge cell. Justify. jika diperlukan dengan cara dengan melakukan pemilihan pada kotak cek : Wrap text. dengan pilihan General. digunakan untuk menggabungkan beberapa cell agar menjadi satu kesatuan yang berdiri sendiri.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri Gambar 12 4. Fill. Vertical : digunakan untuk meratakan tampilan secara vertika dengan pilihan Top. untuk pengaturan agar data yang ditempatkan pada suatu cell. Pada Text aligment yang digunakan untuk meratakan tampilan secara : Horizontal : digunakan untuk meratakan tampilan secara horizontal. jika lebar kolomnya tidak cukup akan ditampilkan dengan ukuran yang lebih kecil. Justify.Center Across Selection. jika lebar kolomnya tidak cukup akan ditampilkan dengan pelipatan ke bawah pada posisi cell yang sama. 15 . Left. Bottom. Center.

dengan langkah berikut : 1. Align Right. 2. Center. untuk menampilkan dengan posisi rata kiri. Gambar 13 4. Setelah semua dilakukan sesuai dengan pilihan tekan tombol OK atau pada keyboard tekan enter.2. pilihan dan klik warna yang dikehendaki. digunakan untuk menggabungkan cell agar menjadi satu kesatuan yang berdiri sendiri 4. Selain itu bisa dilakukan melalui icon yang ada pada toolbar : Toolbar Toolbar Toolbar Toolbar Align Left. 3. Kemudian klik OK. Menambah Warna dan Corak Latar Belakang Range Untuk memberi warna dan corak latar belakang cell atau range. 16 . 5.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 5. Merge and Center. Sorot cell atau range yang akan diformat.6. Pada kotak pilihan Color. Jika menginginkan latar belakang dengan corak tertentu dengan tombol pilihan Pattern. Klik menu Format dan pilih serta klik Cell Pada kotak dialog pilih tab Patterns. untuk menampilkan dengan posisi rata kanan. untuk menampilkan dengan posisi rata tengah di cell.

Petterns. Alignment. dengan langkah berikut : 1. Width/Height dengan cara klik terlebih dahulu Option dan pilih salah satunya. Gambar 14 17 . Dalam AutoFormat ini bisa sekaligus menghilangkan atau menampilkan Number. Klik menu Format dan pilih serta klik AutoFormat Pada tampilan yang ada lalu tekan OK. 3.Pengetahuan EXCEL untuk kalangan sendiri 4. Sorot cell atau range yang akan diformat. Border. Font.2.7. 2. Menggunakan AutoFormat Untuk memberi memodelkan macam-macam bentuk tampilan tabel yang dibuat.