You are on page 1of 87

SYSTEM ANALYSIS

Perlunya Pengembangan Sistem


 Adanya permasalahan-permasalahan(problem)
 Ketidakberesan (kecurangan yg disengaja, kesalahan yg tidak
disengaja, inefisiensi, dsb)
 Pertumbuhan organisasi (kebutuhan informasi meningkat,
perubahan organisasi, bertambahnya volume pekerjaan, dsb)
 Meraih kesempatan-kesempatan (oportunities)
 Kecepatan pertumbuhan teknologi informasi, menghadapi
kompetisi dari saingan, dsb
 Adanya instruksi-instruksi (directives)
 PP, UU, dsb.

2
Prinsip Pengembangan Sistem
Informasi
1. Libatkan Pemilik dan Pengguna
2. Gunakan pendekatan Problem-Solving
3. Tetapkan tahapan dan aktivitas setiap tahapan
 SDLC (System Development Life Cycle)
4. Tetapkan Standard
 Dokumentasi, kualitas, tools, teknologi
5. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal
besar
 Semua alternatif yg ada harus diinvestigasi
 Investasi yang terbaik harus bernilai
6. Jangan takut membatalkan projek atau mengubah
scope
7. Divide and Conquer 3
System Development Life Cycle
(SDLC)
 Planning
 Analysis
 Design
 Implementation

4
Analysis
 Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh system analyst
untuk :
 Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah
atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya
digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem
 Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan
ditanganinya.
 Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini
 Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya
 Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah
:
 Scope Definition
 Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin
berkurang manfaatnya (memburuk). Mengevaluasi kelayakan dari
suatu proyek/sistem yang akan dikembangkan.
 Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi
dalam sistem serta apakah sistem layak untuk dikembangkan atau
tidak 5
Analysis (2)
 Requirement analysis (determination of ideal
systems)
 Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari
sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan
menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang
ideal (yang mengacu ke komputerisasi).
 Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.
 Logical Design
 Tujuan : Memodelkan kebutuhan-kebutuhan sistem
 Hasil : Data model (ERD) dan Process model (DFD)
 Selection of proper system
 Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan
menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif sistem
yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada
management/System Owners.
6

Design
 Dalam tahap perancangan (design) memiliki tujuan, yaitu untuk :
 Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah
yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif
sistem yang terbaik.
 Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah :
 Output design
 Tujuan : Merancang bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya.
 Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output).
 Input design
 Tujuan : Merancang bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke
sistem informasi.

Hasil : Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input).
 Database design
 Tujuan : Merancang tabel-tabel yg dibutuhkan sesuai dengan data modelling
(ER-Diagram)
 Hasil : Skema database
 User Interface design

Tujuan: Merancang interface/tampilan sistem dengan menggunakan prinsip-
7
Implementation
 Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :
 Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam

kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan


dibangunnya atau dikembangkannya.
 Mengimplementasikan sistem yang baru.

 Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara

optimal.
 Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :
 Programming & testing


Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan
operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu,
dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi /
modul program dapat berjalan secara benar.
 Hasil : Coding program dan spesifikasi program.
 Training
 Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem,
persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan
dengan pelatihan (buku-buku panduan sistem). 8
Implementation (2)
 Kegiatan (lanjutan)
 System changeover
 Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem
informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan
tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).

Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

9
Context of Systems Analysis

10
FAST Systems Analysis Phases
 Scope Definition Phase
 Is the project worth looking at?

 Problem Analysis Phase


 Is a new system worth building?

 Requirements Analysis Phase


 What do the users need and want from the new system?

 Logical Design Phase


 What must the new system do?

 Decision Analysis Phase


 What is the best solution?

11
Alat & Teknik Pengembangan
Sistem
 Beberapa alat dan teknik yg dapat digunakan dalam
pengembangan sistem diantaranya:
 Entity-Relationship Diagram (ERD)  pemodelan data
 Data Flow Diagram  pemodelan proses
 State-Transition Diagram
 Program Evaluation and Review Technique (PERT) 
penjadualan proyek
 Teknik Menemukan Fakta (Fact finding technique) 
observasi, interview, kuisioner & sampling.
 Teknik Presentasi
 Teknik Analisis biaya/manfaat (cost-effectiveness analysis)
 Teknik Penulisan laporan

12
SCOPE DEFINITION &
PROBLEM ANALYSIS
Scope Definition
 Other names
 Preliminary investigation phase

 Initial study phase

 Survey phase

 Planning phase

 Stakeholder involved
 System analyst, systems owners

 Input
 Project request or assignment

 Output
 Project Charter

 Techniques
 Fact-finding and meeting with system owners

14
Permasalahan Sistem
 Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa
memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain.
Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi mempunyai
masalah, antara lain karena :
 Waktu (overtime).
 Lingkungan sistem yang berubah.
 Perubahan prosedur operasional.
 Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik
informasi, yaitu :
 Relevansi (relevancy).
 Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan
(completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
 Ketepatan waktu (timeliness).
 Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya
(resources) dan biaya (cost).
 Efisiensi (eficiency).
 Dapat dipercaya (reliability).
15
 Kegunaan (usability).
Relevansi dan Kelengkapan
 Relevansi (relevancy)
 Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan
managemen ditingkat operasional, taktis dan strategis. Jika tidak dapat
digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :
 Banyak laporan yang isinya terlalu panjang
 Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
 Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
 Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
 Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan
disebarluaskan.
 Kelengkapan (completeness)
 Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap.
Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi
hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness) :
 Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian
formulirnya tidak lengkap.
 Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena
kesengajaan atau ketidaksengajaan.
 Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data 16
Kebenaran dan Keamanan
 Kebenaran (correctness)
 Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data
dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari
ketidakbenaran, antara lain :
 Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding
kualitasnya.
 Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
 Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami
kenaikan.
 Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh
adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi
masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami
ketidakpuasan.
 Keamanan (security)
 Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang
membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur
pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif17
Tepat Waktu & Ekonomi
 Ketepatan waktu (timeliness)
 Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :
 Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.
Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang
bebas kesalahan.
 Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan
pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung
dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
 Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami
kenaikan.
 Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program
mengalami kenaikan.
 Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi
staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
 Ekonomi (economy)
 Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan
berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami
penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan
kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program,
dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai
18
programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara
Efisiensi
 Efisiensi (eficiency)
 Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena
tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk
contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem
inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil
dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah :

100.000 / 500.000 * 100 % = 20%

 Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain
:
 Keluaran / nilai uang (troughput/dollar).
 Keluaran / waktu untuk memasukkan data (troughput/data entry
hours worked).
 Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
 Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
 Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number
of programmers). 19
Reliability & Usability
 Dapat dipercaya (reliability)
 Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan
memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah
reliabilitas, antara lain :
 Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus,
kemudian komputer mengalami penurunan.
 Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan
bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
 Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa
lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali
satu jam atau empat minggu.
 Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
 Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.

Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu
menguranginya.
 Kegunaan (usability)
 Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai
dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam
sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor
usability) sistem, antara lain :
 Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
 Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
20
 Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
The PIECES Problem-Solving
Framework

P the need to improve performance


I the need to improve information (and
data)
E the need to improve economics, control
costs, or increase profits
C the need to improve control or security
E the need to improve efficiency of people
and processes
S the need to improve service to customers,
suppliers, partners, employees, etc.

21
The PIECES Problem –Solving
Framework and Checklist
 PERFORMANCE
 Throughput - the amount of work performed over some period of

time.
 Response times - the average delay between a transaction or

request, and a response to that transaction or request.


 INFORMATION (and Data)
 Outputs

 Lack of any information


 Lack of necessary information
 Lack of relevant information

Too much information - "information overload"
 Information that is not in a useful format
 Information that is not accurate
 Information that is difficult to produce

Information is not timely to its subsequent use
22
The PIECES Problem –Solving
Framework and Checklist
 INFORMATION (and Data)
 Data Inputs

 Data is not captured


 Data is not captured in time to be useful
 Data is not accurately captured – contains errors
 Data is difficult to capture
 Data is captured redundantly -- same data captured more than once
 Toc much data is captured
 IlIegal data is captured
 Stored data

Data is stored redundantly in multiple files and/or databases

Same data items have different values in different files (poor data
integration)

Stored data is not accurate

Data is not secure to accident or vandalism Data is not well
organized
 Data is not flexible - not easy to meet new information needs from
stored data 23
The PIECES Problem –Solving
Framework and Checklist
 ECONOMICS
 Costs


Costs are unknown
 Costs are untraceable to source
 Costs are too high
 Profits
 New markets can be explored
 Current marketing can be improved
 Orders can be increased
 CONTROL (and Security)
 Too little security or control

 Input data is not adequately edited


 Crimes (e.g., fraud, embezzlement) are (or can be) committed against data
 Ethics are breached on data or information -- refers to data or information
getting to unauthorized people
 Redundantly stored data is inconsistent in different files or databases
 Data privacy regulations or guidelines are being (or can be) violated
 Processing errors are occurring (either by people, machines, or software)
 Decision-making errors are occurring 24
The PIECES Problem –Solving
Framework and Checklist
 CONTROL (and Security)
 Too much control or security


Bureaucratic red tape slows the system

Controls inconvenience customers or employees

Excessive controls cause processing delays
 EFFICIENCY
  People, machines, or computers waste lime


Data is redundantly input or copied
 Data is redundantly processed
 Information is redundantly generated
 People, machines, or computers waste materials and
supplies
 Effort required for tasks is excessive
 Material required for tasks is excessive
25
The PIECES Problem –Solving
Framework and Checklist
 SERVICE
 The system produces inaccurate results

 The system produces inconsistent results

 The system produces unreliable results

 The system is not easy to learn

 The system is not easy to use

 The system is awkward to use

 The system is inflexible to new or exceptional


situations
 The system is inflexible to change

 The system is incompatible with other systems

26
Deteksi Sumber-sumber Masalah
 Keluhan pemakai (user complaints).
 Perhatian top manajemen (top management concerns)
 Penunjuk jalan (scouting).
 Pengawas pemakai (user surveys).
 Pengawas (audits).
 Pengukur kinerja sistem (performance measurement
systems).

27
Problem Analysis Phase
 “Don’t try to fix it unless you understand it”
 Other Names
 Study phase, study of the current system, detailed

investigation phase, feasibility analysis phase


 Stakeholder involved
 System analyst, systems owners & system users

 Input
 Project charter & approval continue the project

 Output
 System Improvement Objectives

 Most Techniques Used


 Fact-finding and meeting with system owners & system users

28
Cause-and-Effect Analysis

Cause-and-effect analysis – a technique in which


problems are studied to determine their causes and
effects.
In practice, effects can be symptomatic of more deeply
rooted or basic problems which, in turn, must be
analyzed for causes and effects until such a time as the
causes and effects do not yield symptoms of other
problems.

29
System Improvement Objectives
Objective – a measure of success. It is something that you expect to
achieve, if given sufficient resources.

Reduce the number of uncollectible customer accounts by
50 percent within the next year.

Increase by 25 percent the number of loan applications that
can be processed during an eight-hour shift.
 Decrease by 50 percent the time required to reschedule a
production lot when a workstation malfunctions.

Poor objective: Create a delinquent account reports (poorly worded


objective)
 Reduce credit losses by 20 percent through earlier identification of
delinquent accounts.

30
System Improvement Objectives
Constraint – something that will limit your flexibility in defining a
solution to your objectives. Essentially, constraints cannot be
changed.

Schedule: The new system must be operational by April 15.

Cost: The new system cannot cost more than $350,000.

Technology: The new system must be web-enabled.

Policy: The new system must bill customers every 15 days.

31
REQUIREMENT ANALYSIS
Requirement Analysis Phase
 “Sure the system works, and it is technically impressive, but it just
doesn’t do what we needed it to do”
 Other Names
 Definition phase

 Stakeholder involved
 System analyst and system users

 Input
 System improvement objectives

 Output
 Business Requirement Statement

 Most Techniques Used


 Fact-finding

33
Requirement
 Terbagi menjadi dua bagian
 Functional Requirement


Fungsi atau fitur yang harus termasuk dalam sistem informasi
untuk meyakinkan kebutuhan bisnis dan dapat diterima
pengguna.
 Proses periksa deposit, kalkulasi nilai siswa, menampilkan
informasi identifikasi pemegang kartu, dsb
 Non-Functional requirement

Deskripsi dari fitur, karakteristik, dan atribut sistem semacam
batasan yg dapat membatasi solusi yang ditawarkan.

Time, cost, dsb.

34
Salah requirement
 Sistem mungkin telat
 Biaya yang dikeluarkan bisa membengkak
 Sistem yang dikembangkan tidak memenuhi harapan
pengguna dan menimbulkan kekecewaan pada
pengguna
 Sistem tidak reliable dan kemungkinan terjadi error
tinggi
 Menurunkan reputasi pengembang/developer

35
Requirement Examples
 The system must provide log-on security at the
operating system level and at the application level
 An employee record must be added, changed, or
deleted only by a member of the human resources
department
 The system must support 25 users online
simultaneously
 Response time must not exceed four seconds
 The system must user-friendly to every type of users
 The transaction report should be generated every day
at 10 pm

36
Requirement Examples (cont)
 Manufacturing employees must swipe their ID cards
into online data collection terminals that record labor
costs and calculate production efficiency
 The department head must enter overtime hours on a
separate screen
 The Web site must report online volume statistics
every four hours, and hourly during peak periods
 The inventory system must produce a daily report
showing the part number, description, quantity on
hand, quantity allocated, quantity available, and unit
cost of all parts — sorted by part number

37
Metode Pengumpulan Data
 Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat
selama melakukan requirement system. Metode
tersebut adalah
 interviews

 questionnaires

 observation

 Sampling Document

38
Tanya Jawab (Interview)
 Bagaimana metode itu digunakan.
 Pemilihan potential interviewees (user)
 Membuat perjanjian terhadap potential interviewees
 Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas
 Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya.
 Keuntungan metode.
 Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya
sesuai situasi yang terjadi.
 Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir
hal ini dapat terjadi ?.
 Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi.
 Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.
 Kerugian metode
 Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit
 Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara
 Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah
 Kapan metode tersebut baik digunakan
 Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci
 Test kredibilitas dari interviewees
 Mencari interview yang unsureness atau contradictions
39
 Memantapkan kredibilitas team.
Kuesioner
 Bagaimana metode itu digunakan.
 Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner
 Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users
 Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.
 Keuntungan metode.
 Murah dan cepat dari pada interviews
 Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang
dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih
 Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner
 Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user
 Kerugian metode
 Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user
 Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user
 Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk
mengembalikan kuesioner
 Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik
 Kapan metode tersebut baik digunakan
 Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua
 Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user
 Bila memiliki sedikit waktu dan biaya. 40
Observasi (Observation)
 Bagaimana metode itu digunakan
 Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan
 Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume
dan pengolahan lembar kerja
 Keuntungan metode
 Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion)
 Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan
 Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak
mengetahui bahwa mereka sedang diamati)
 Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users
 Kerugian metode
 Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa
diamati)
 Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi
mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau
mingguan
 Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis
 Kapan metode tersebut baik digunakan
 Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya 41

Tip Praktis Observasi
 Jangan mengamati dalam waktu yang lama.
 Dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati,
 Akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.
 Buat catatan yang ringkas.
 Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai
yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa
dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan.
 Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan
bersama.
 Jangan melakukan observasi tanpa rencana

42
Sampling
 Bagaimana metode digunakan
 Mengumpulkan contoh koleksi dokumen, form dan
record yang dapat merepresentasikan sistem
 Dokumentasi sistem yang sudah ada
 Contoh form-form yang sudah ada
 Contoh screen dan laporan
 Contoh SOP, job outline
 Strategi bisnis perusahaan
 Dsb.

43
Dokumen Kebutuhan Analisis
 Arahan (conduct) analisis
 Hubungan dengan pemakai akhir (end-users)
 Menganalisa records, forms dan laporan
 Pengamatan proses
 Menganalisa metode yang digunakan
 Permasalahan dalam pengumpulan data
 Kebutuhan pemakai
 Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya
 Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya)
 Kebutuhan pelatihan
 Pengaruh sistem baru
 Kendala sistem
 Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal
 Realistik sistem
 Dokumentasi
 Functional & Non-functional requirement
 Instrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview)

44
Logical Design Phase
Logical Design Phase
 Other Names
 Modeling Phase

 Stakeholder involved
 System analyst and system users

 Input
 Business Requirement Statement

 Output
 Data & Process Modeling

 Most Techniques Used


 Fact-finding

 ERD & DFD building

46
Data Modeling
Data modeling – a technique for organizing and
documenting a system’s data. Sometimes called database
modeling.

Entity relationship diagram (ERD) – a data model


utilizing several notations to depict data in terms of the
entities and relationships described by that data.

47
Entiti
 Model relasi entiti didasarkan pada persepsi dunia nyata yang
terdiri dari himpunan obyek dasar yang disebut entiti dan relasi
antar entiti.
 Entiti adalah obyek yang dapat diidentifikasi secara unik.
 Entiti dikarakterisasi dan dipresentasikan dengan suatu gugus
atribut. Contoh gugus atribut dari entiti PEKERJA adalah nama,
tanggal lahir, NIP, golongan/pangkat.
 Sekelompok entiti yang memiliki karakterisasi entiti disebut gugus
entiti (entity set). Setiap entiti dari gugus tersebut disebut anggota
gugus (member of set). Contoh gugus entiti adalah gugus entiti
pegawai bank, gugus entiti nasabah bank. Dari beberapa gugus tadi
mungkin terjadi suatu relasi, misalnya relasi antara gugus bank
dengan gugus nasabah bank.
 Berdasarkan jumlah gugus yang terlibat maka relasi antar entiti
dibedakan menjadi :
 Relasi biner (binary), yaitu relasi antar 2 gugus entiti.

 Relasi trio (ternary), yaitu relasi antar 3 gugus entiti.

 Relasi N-ary, yaitu relasi antar n gugus entiti. 48


Relasi Biner
 Khusus untuk relasi biner maka relasi antar anggota dari
dua gugus yang terlibat (kardinalitas relasi biner) dapat
bersifat :
 Relasi 1-1 (one-to-one relationship). Adalah satu entiti

anggota gugus diasosiasikan dengan tepat satu entiti


anggota gugus yang lain.
 Relasi 1-banyak (one-to-many relationship). Adalah

satu entiti anggota gugus diasosiasikan dengan satu


atau lebih entiti anggota gugus yang lain. Sebaliknya
satu entiti anggota gugus yang lain tersebut
diasosiasikan dengan tepat satu entiti anggota gugus
pasangannya.
 Relasi banyak-1 (many-to-one relationship). Adalah

satu entiti anggota gugus diasosiasikan dengan satu 49


ERD ke Tabel

50
Normalisasi
 Adalah proses yang berkaitan dengan model data
relational untuk mengorganisasi himpunan data dengan
ketergantungan dan keterkaitan yang tinggi atau erat.
Hasil dari proses normalisasi adalah himpunan-
himpunan data dalam bentuk normal (normal form). Ada
beberapa bentuk normal, yaitu :
 Bentuk Normal I (First Normal Form / 1-NF).
 Bentuk Normal II (Second Normal Form / 2-NF).
 Bentuk Normal III (Third Normal Form / 3-NF).
 Bentuk Normal IV (Fourth Normal Form / 4-NF).
 Bentuk Normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form / BCNF).
 Kegunaan normalisasi :
 Meminimasi pengulangan informasi.
 Memudahkan indentifikasi entiti / obyek. 51
Bentuk Normal 1 (1-NF)
 Suatu relasi memenuhi 1-NF jika dan hanya jika setiap
atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggal
dalam satu baris atau record.

Non 1-NF table

1-NF table

52
Bentuk Normal 2 (2-NF)
 Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika :
 Memenuhi 1-NF.
 Setiap atribut yang bukan kunci utama tergantung secara fungsional
terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian atribut.
 Jika suatu relasi memenuhi 1-NF dan relasi tersebut memiliki tepat satu
atribut yang membentuk kunci utama, maka relasi tersebut memenuhi 2-
NF.
 Rasionalisasi 2-NF :
 Memiliki semantik yang lebih eksplisit dari 1-NF.
 Mencegah beberapa kondisi anomali dalam update data.

Bentuk 2-NF table (satisfying 1-NF)


53
Bentuk Normal 3
 Ketergantungan Fungsional dilakukan untuk
 StudentID => Student, BirthDate (SC1).
 CourseID => Course, Credit (SC2).
 StudentID, CourseID => Grade (SC3, SC3A).
 Grade => Weight (SC3B).

Memenuhi 3-NF Memenuhi 2-NF


54
3-NF & BCNF
 Suatu relasi memenuhi bentuk III (3-NF) jika dan hanya
jika :
 Relasi tersebut memenuhi 2-NF.
 Setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional
kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut.
Suatu relasi yang memenuhi 2-NF dan hanya memiliki satu
atribut bukan kunci selalu memenuhi 3-NF.
 Akhirnya semua tabel SC1, SC2, SC3A, SC3B berada
dalam kondisi 3-NF, sehingga semua databases
mengalami kondisi 3-NF.
 Boyce Codd Normal Form
 Suatu relasi memenuhi BCNF jika dan hanya jika

setiap determinan yang ada pada relasi tersebut


adalah kunci kandidat (candidate keys). Determinan
adalah gugus atribut dimanaa satu atau lebih atribut
lain tergantung secara fungsional. 55
DFD
 DFD pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan
bagaimana hubungan bersama dari bagian file, laporan,
sumber dokumen dan sebagainya.
 DFD termasuk alat komunikasi medium yang baik antara
analyst dan pemakai karena mudah dipahami (hanya
berisi 4 simbol).
 Tujuan dari DFD adalah membuat/mengetahui aliran
(track) aliran data seluruhnya dari sistem. Data dan
proses adalah hal yang kritis untuk dipahami.
 DFD berbeda dengan flow sistem (systems flowcharts)
dan flow program (program flowcharts) karena
keduanya lebih mengarah ke hasil (orientation).

56
Context Diagram
 Context Diagram adalah bagian dari Data Flow Diagram (DF) yang
berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan
dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem
 Sering disebut DFD Level 0
 Hanya Ada satu proses
 CD menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu :
1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem
melakukan komunikasi (sebagai terminator).
2. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus
diproses dengan cara tertentu.
3. Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia
luar.
4. Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara
sistem dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan
digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan
digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol data storage
dalam CD dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan
bagian dari dunia diluar sistem.
5. Batasan, antara sistem dan lingkungan. 57
Contoh Context Diagram

58
Komponen DFD

 Proses (fungsi)
 Dipresentasikan dalam bentuk lingkaran (circle) atau bujursangkar
dengan sudut melengkung (a rounded rectangle). Setiap proses
ditandai dengan nomor. Nomor berfungsi menjelaskan tingkatan
proses dari hierarchy chart. Setiap proses dinamai dengan sepasang
kata kerja yang simple, contoh : screen customer-order, record
customer-order. Dalam physical DFD, lokasi atau program yang
memproses seringkali dituliskan dibagian bawah simbol, tetapi dalam
logical DFD tidak perlu disebutkan. Untuk menunjukkan transformasi
dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan
dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Proses
umumnya didefinisikan dengan kata tunggal, atau kalimat sederhana.
Fokus simbol ini adalah apa yang dikerjakan atau tindakan yang 59
Komponen DFD (2)
 Aliran data (data arrow).
 Dipresentasikan dalam bentuk anak panah yang menuju ke atau dari
proses. Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau
informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana
penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama berfungsi
untuk mendefinisikan arti dari aliran dan ditulis untuk mengidentifikasi
aliran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak ke
atau dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya.
Aliran yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung
menggambarkan terjadinya dialog. Nama data yang digambarkan
dalam aliran disebut data packet dan dituliskan diatas garis panah.
Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan
untuk sistem atau hasil proses sistem dan dapat berbentuk sebagai
berikut :

Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.

Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
 Tampilan atau output dilayar komputer yang dihasilkan oleh sistem.

Masukan untuk komputer.

Komunikasi lisan / ucapan.
 Surat-surat atau memo.

Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file.

Suatu sistem yang dicatat pada buku agenda.
 Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain. 60
Komponen DFD (3)
 Penyimpanan (data stores)
 Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Notasi yang
digunakan adalah garis sejajar, segiempat dengan sudut melengkung atau persegi
panjang, atau open-ended rectangle on the right side. Nama (database atau file) dari
penyimpanan disebutkan dalam simbol Dalam kasus notasi ini dapat mendefinisikan file
atau basis data seperti tape magnetic, disk, dan model DBMS lainnya, atau seringkali
mendefinisikan bagaimana penyimpanan diimplementasikan dalam sistem komputer.
Penyimpanan kadangkala didefinisikan sebagai suatu mekanisme di antara dua proses
yang dibatasi oleh jangka waktu tertentu.
 Terminator (external or internal entities)
 Dipresentasikan dengan simbol persegi panjang yang mewakili entiti luar atau dalam
dimana sistem berkomunikasi dan disebut dengan sources (data, masukan ke sistem)
atau destinations (informasi, keluaran dari sistem). Seringkali sulit untuk menentukan
mana external dan internal entity. Pertanyaan kunci untuk menjawabnya adalah "apakah
pelaku (person) atau group ini melakukan proses dari bagian sistem? Jika jawabannnya
tidak, entity tersebut adalah external. External entity jika jelas bahwa entity tersebut
diluar sistem organisasi, seperti customers, vendors, pemerintah, orang, kelompok orang,
perusahaan, departemen. Contoh dalam order entry system adalah customer, order
inventory system adalah suppliers. Internal entity jika mewakili unit-unit fungsi suatu
organisasi, yang meliputi pemakai. External dan internal entity juga dapat didefinisikan
sebagai batasan sistem. Untuk mengidentifikasi terminator tidak sulit. Kadangkala
terminator berupa pemakai sistem itu sendiri. Hal itu bisa terjadi jika pemakai punya
sikap sikap seperti berikut : "Saya menyediakan data x, y, z bagi sistem, dan saya
mengharapkan sistem dapat memberikan informasi/data a, b, dan c" Pada kasus lain
pemakai berpikir bahwa dia merupakan bagian dari sistem sehingga mempermudah
pemodelan untuk mengidentifikasi terminator yang relevan. Hal itu bisa terjadi jika61
pemakai bersikap : "Kami menerima transaksi penerimaan dari Departemen Akuntasi,
Petunjuk Membuat DFD
 Pilih nama yang jelas maksudnya (bagi proses, aliran,
penyimpanan, dan terminator)
 Untuk proses sebaiknya menggunakan nama yang mengacu
pada fungsi, yaitu gabungan antara kata kerja yang spesifik dan
obyek, misalnya memproses laporan inventori, validasi nomer
telepon dan lain-lain. Untuk terminator lebih mengacu pada
orang atau kelompok orang, sedangkan untuk aliran dan
penyimpanan mengacu pada paket data atau informasi yang
terkandung didalamnya.
 Jangan menggunakan nama yang terlalu umum, misalnya proses
data, tangani masukan dan lain-lain.
 Gunakan nama yang familiar bagi pemakai.
 Menomori proses untuk memperjelas sistematika.
 Tidak jadi masalah bagaimana urutan ditempatkan.
 Nomor tidak menunjukkan urutan.
 Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan
memudahkan penurunan ke level yang lebih rendah atau ke 62
Petunjuk Membuat DFD (2)
 Menggambar kembali DFD hingga beberapa kali, sehingga cukup estetik.
Penggambaran kembali yang kadang-kadang bahkan lebih dari sepuluh kali
digunakan untuk menjaga secara teknis gambar tersebut sudah benar,
dapat diterima oleh pemakai, misalnya tingkat operasional yang akan
mengoperasikan dan dapat diterima oleh pimpinan yang dalam hal ini
menentukan strategi organisasi. Ketika penggambaran dilakukan ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
 Ukuran dan bentuk lingkaran sebaiknya tetap sama, karena jika tidak dapat
menimbulkan kesan lingkaran yang lebih besar memproses sesuatu yang juga
lebih besar.
 Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah tetapi sebaiknya tidak
menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama.
 Menggambar dengan tangan atau menggambar dengan perangkat tertentu, tidak
merupakan masalah. Menggambar dengan tangan seringkali memberikan
sesuatu yang lain katakanlah sentuhan seni, tetapi menggambar dengan mesin,
seringkali lebih memudahkan modifikasi.
 Mencegah DFD yang terlalu kompleks dan tidak perlu.
 Kegunaan DFD bukan hanya menggambarkan fungsi dan interaksinya dalam
sistem secara akurat tetapi juga untuk dibaca dan dimengerti oleh bukan hanya
penganalisa sistem, tetapi juga pemakai yang berpengalaman dalam sistem yang
dimodelkan. Hal ini berarti : jangan membuat DFD dengan terlalu banyak proses,
aliran, penyimpanan dan terminator.
 63
Menjamin konsistensi DFD tersebut secara intern ataupun yang berkaitan
Perhatikan !
 Mencegah proses yang mempunyai
masukan tetapi tidak mempunyai
keluaran yang dikenal dengan
lubang hitam (black-hole)
 Mencegah proses yang mempunyai
keluaran tetapi tidak punya
masukan, misalnya penghasil
bilangan acak.
 Hati-hati dengan aliran dan proses
yang tidak dinamakan karena
dapat mengakibatkan elemen data
yang saling tidak berhubungan
menjadi satu.
 Hati-hati dengan penyimpanan
yang punya status hanya dapat
dibaca atau hanya dapat ditulis dan
berkaitan dengan proses yang
hanya memproses masukan atau
hanya memproses keluaran. 64
Penurunan Level DFD
 Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu
mempresentasikan proses tersebut dalam spesifikasi proses yang
jelas, sehingga seandainya belum cukup jelas maka seharusnya
diturunkan ke level yang lebih rendah.
 Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu.
 Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah
level yang sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan
yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena
tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat
kompleksitas yang sama juga.
 Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara
top-down.
 Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level harus
berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level
x+1. Dimana level x+1 tersebut mendefinisikan sub proses pada
level x tersebut.
 Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk
mengindentifikasi external events dimana sistem harus 65
Penurunan Level DFD

66
DECISION ANALYSIS PHASE
Decision Analysis Phase
 Stakeholder involved
 System analyst, system users, system owners, system

designer
 Input
 Business Requirement Statement

 Output
 System Proposal

 Most Techniques Used


 Fact-finding, interpersonal & communication skill

68
Feasibility
 Technical feasibility – Is the solution technically
practical? Does our staff have the technical expertise to
design and build this solution?

 Operational feasibility – Will the solution fulfill the


users’ requirements? To what degree? How will the
solution change the users’ work environment? How do
users feel about such a solution?

 Economic feasibility – Is the solution cost-effective?

 Schedule feasibility – Can the solution be designed


and implemented within an acceptable time period?
69
Candidate Systems Matrix

(Continued) 70
Candidate Systems Matrix
(concluded)

71
Feasibility Matrix

72
Pilihan Strategi
 Distributed versus centralized processing
 Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari
centralized data processing ke decentralized end-user responsibility
centers. Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user memutuskan
peralatan, implementasi dan prioritas pengembangan. Di bagian lain
terdapat pertumbuhan jumlah end-user yang masuk ke dunia komputer.
Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya dan
resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan
konservatif (kolot).
 Integrated versus dispersed databases (sistem database
tersebar)
 Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang
sistem mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang
termasuk dalam database dan data apa saja yang masuk dalam file.
Integrated database ditangani oleh administrator database yang
memelihara semua kontrol data storage, access dan modification.
Manajemen tingkat atas memutuskan sesuai dengan pilihan perancang
sistem dengan memperhatikan sisi kemudahan kontrolnya.
 Surround strategy of system development
 Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah
pengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan 73
Pilihan taktik
 Sekarang atau nanti
 Teknologi  Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan
pertimbangan untuk beberapa tahun mendatang.
 Aliran kas  Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk
dipertimbangkan didalam pengembangan atau penggantian
sistem.
 Sumber daya keahlian Dalam melakukan pengembangan
sistem perlu untuk memperhatikan tenaga- tenaga ahli yang
terlibat baik dalam perancangannya maupun dalam
pemakaiannya nanti.
 Politik  Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh
seseorang dalam perusahaan. Untuk satu atau lebih alasan,
departemen sistem informasi boleh memilih memperlambat
pengembangan atau penggantian sistem.
 Pembelian produk jadi lawan modifikasi
 Analisa untung/rugi jika harus membeli produk jadi ataupun
modifikasi
 Kecepatan lawan biaya 74
Pilihan Operasional
 Input
 On-line versus off-line data entry.
 Off-line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk

validasi transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line data entry
disarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi.
 Keyed versus machine-readable data entry.
 Machine-readable data entry dapat meningkatkan kecepatan,

mengurangi kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya


untuk pekerja (save human costs). Bagaimanapun juga
membutuhkan investasi yang besar dalam hal peralatan dan
pemeliharaannya.
 Centralized versus decentralized data entry.
 Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya

tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-


readable entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang
memberikan keuntungan kecepatan proses dalam menangkap
sumber data (point of sale).
 Processing
 Batch versus real-time record update.

Batch processing menyebabkan update record lama, cocok untuk
75
centralized data entry. Real time processing membutuhkan biaya
Pilihan Operasional (2)
 Processing (lanjutan)
 Sequential versus direct access to records.
 Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing.

Direct access berhubungan dengan real-time processing.


 Single versus multiple-user update of records.
 Sebuah desain sistem untuk multiple-user lebih komplek (rumit)

dalam keamanan akses dan mengupdate record secara simultan.


Kekomplekkan (kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah
penting dan aplikasinya dengan proses -real time.
 Ouput
 Traditional versus turnaround documents.
 Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem
dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah
pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen
 Structured versus inquiry-based reports.
 Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara
rutin, sedangkan inquiry-based reports dibuat berdasarkan permintaan
dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-base report
ditemukan dalam lingkungan real-time dimana data harus diakses secara
cepat.
76
Pemilihan Sistem
 Taktik membandingkan (comparison tactics)
 Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan

keuntungan secara relatif.


 Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk

perancang dan pengoperasi sistem informasi.


 Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan

sebagai hasil implementasi sistem informasi.


 Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul

dibanding sistem lainnya (B).



Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua
sistem mempunyai keuntungan sama.

Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga
mempunyai keuntungan yang lebih banyak dibanding B.

A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai
keuntungan yang lebih banyak.
77
Metode Analisis Biaya/Manfaat
 Periode Pengembalian (Payback Period)
 Menilai proyek investasi dengan dasar lamanya

investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran


kas masuk.
 Pengembalian Investasi (return on Investment)
 Mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oelh

proyek dibandingkan dengan biaya yg dikeluarkan


 ROI = (total manfaat – total biaya) / total biaya *

100%
 Nilai Bersih Sekarang (Net Present Value)
 Memperhatikan nilai waktu dari uang.

 Tingkat bunga ditetapkan

 Tingkat Pengembalian Internal (Internal Rate of Return)


 Memperhatikan nilai uang
78

Faktor-faktor yang berpengaruh
 Faktor sistem informasi
 Beberapa faktor kualitatif yang mengarah pada kinerja sistem informasi yang baik
 Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy).
 Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan
 Mengurangi waktu tanggap (response time) dari workstation interaktif
 Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi)
 Meningkatkan keamanan sistem
 Memperbanyak update sumber record aktif
 Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam
uang
 Faktor strategi perusahaan
 Kepuasan konsumen (customer satisfaction). Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan
kehati-hatian menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan
konsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan,
bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif.
 Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS) membebaskan dari
penyimpanan tugas-tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu
usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan
kesulitan memprediksi dalam uang.
 Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments). Perusahaan mendesain
masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke
sistemnya. Konsumen sekarang terkunci (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki
komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor
sulit untuk diprediksi.
 Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh 79
Formal Presentation
Formal Presentation

 Merupakan sarana untuk menyampaikan hasil analisa sistem yang


telah dilakukan kepada system owners
 Sebisa mungkin meyakinkan system owner tentang benefit yang
akan mereka dapatkan dengan adanya sistem yang akan
dikembangkan
 Adalah pertemuan khusus yang digunakan untuk “menjual” ide-
ide baru (sell new ideas) dan mendapatkan persetujuan dari
sistem yang baru (approval for new system)
 Kesuksesan dan efektifitas presentasi tergantung dari persiapan.
 Keuntungan: umpan balik langsung dan respon spontan
 Kerugian: materi yang dipresentasikan mudah dilupakan.
Sehingga biasanya diikuti dengan laporan tertulis

81
Menyusun Bahan Presentasi

 Pertimbangkan beberapa hal sbb:


 Siapa audience (pendengar/penonton/peserta) ?

 Dari golongan dan lingkup kerja manakah sebagian

besar audience ?
 Mengapa Anda presentasi ?

 Berapa lama waktu yang diberikan untuk presentasi ?

82
Teknik Penyampaian

 Pengulangan
 Kesimpulan  singkat dan mudah diingat
 Cerita singkat dengan bahasa yang mudah dimengerti
dan jelas
 Uraikan materi secara perlahan
 Perhatikan waktu
 Buat catatan kecil (take notes)
 Highlight point yang dianggap penting
 Jaga frekuensi kontak mata dengan audience
 Berpakaian yg sopan

83
Tipe Pembicara

 Informatif
 Audience mempelajari sesuatu yang baru

 Persuasif
 Bertujuan untuk mengubah perilaku dan kebiasaan

audience (ajakan kepada sesuatu)


 Menghibur
 Lebih banyak unsur hiburannya daripada materinya

84
Penggunaan Alat bantu

 OHP (Overhead Proyektor)


 Slide
 Video Kaset
 Power Point

Animasi/Grafik/Suara dapat menarik minat dan perhatian


audience

85
Menarik Perhatian Audience

 Berhenti berbicara (stop talking) / diam


 Ajukan pertanyaan ke audience
 Gunakan sedikit humor
 Gunakan board untuk membuat lebih jelas
 Ubah intonasi suara
 Lakukan sesuatu yang tidak terduga (jatuhkan buku,
matikan slide, dsb)

86
Menjawab Pertanyaan

 Serius dalam menanggapi, walaupun ada pertanyaan


konyol atau keluar konteks
 Berikan jawaban untuk si penanya dan audience
 Buat ringkasan (summary)
 Berikan batasan waktu dalam menjawab pertanyaan
 Jujur

87

You might also like