BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Benang merah yang diupayakan tampak dalam seluruh pembahasan tentang sistem informasi manajemen dalam makalah ini ialah bahwa informasi sebagai salah satu resource organisasi mutlak diperlukan oleh setiap jenis organisasi guna mendukung keseluruhan proses manajerial dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Guna menjamin terwujudnya sistem informasi manajemen, diperlukan audit sistem pengolahan data. Topik iyulah yang menjadi fokus pembahasan dalam makalah ini yang mencakup audit organisasi satuan kerja pengolahan data dan audit proses pengolahan data. B. Rumusan Masalah
1.

Bagaimana

audit

organisasi

satuan

kerja

pengolahan data?
2.

Bagaimana audit proses pengolahan data?

C. Tujuan Masalah
1. Untuk mengetahui bagaimana audit organisasi satuan

kerja pengolahan data.

2. Untuk mengetahui bagaimana audit proses pengolahan

data.

BAB II AUDIT SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A. Audit Organisasi Satuan Kerja Pengolahan Data Berbagai cara dapat ditempuh untuk menetapkan bentuk perlembagaan satuan pengolahan data. Bahkan dalam banyak organisasi, manajer tersebut menjadi salah seorang anggota tim manajemen puncak. Terdapat paling sedikit tiga alasan yang sangat kuat mengapa demikian halnya, yaitu: 1. Satuan kerja pengolah data perlu diberi status terhormat dan berada pada eselon organisasi yang tinggi. 2. Manajer tertinggi dalam lingkungan satuan kerja data mutlak perlu mengetahui berbagai pengolah

keputusan strategis yang diambil oleh manajemen puncak memahami latar belakang keputusan tersebut, bahkan diharapkan turut berperan dalam mengambil keputusan tersebut. 3. dengan statusnya yang tinggi dan pengetahuan tentang implikasi berbagai keputusan yang diambil, para pimpinan berbagai komponen dan satuan kerja dalam lingkungan organisasi akan bersikap terbuka, artinya bersedia memberikan berbagai data yang diperlukan untuk diolah.

Konfigurasi organisasional satuan kerja pengolahan data mungkin saja berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain tergantung pada berbagai faktor. Yang tidak kalah pentingnya untuk diperhatikan ialah pola pengambilan keputusan yang berlaku dalam organisasi. Audit manajemen pengolahan data dimaksudkan untuk meneliti dan mempelajari konfigurasi organisasional tersebut. Sasaran utamanya adalah untuk memperoleh bahan yang akurat dan faktual tentang tepat tidaknya struktur organisasi satuan kerja pengolahan data tersebut. Agar sasaran efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja tersebut dapat dicapai, auit manajemen pengolahan data harus pula memahami struktur organisasi perusahaan sebagai keseluruhan termasuk stratifikasi atau jenjang pengambilan keputusan yang harus didukung oleh satuan kerja pengolahan data. B. Audit Proses Pengolahan Data Telah umum diketahui bahwa proses pengolahan data pada dasarnya terdiri dari empat langkah utama, yaitu: 1. Pengumpulan Data Kegiatan pengumpulan data sesungguhnya bermula dari identifikasi kebutuhan informasi dalam lingkungan dan seluruh jajaran organisasi. Oleh karena itu, segala upaya harus ditempuh untuk menjamin

bahwa data yang terkumpul untuk diolah memang bermutu tinggi. Pengalaman dan kenyataan menunjukkan bahwa sumber data yang dapat digarap dapat bersifat internal, akan tetapi sangat mungkin juga bersifat eksternal. Oleh karena itu, langkah pertama yang harus diambil dalam proses pengolahan data ialah menentukan data apa yang diperlukan serta di mana data tersebut berada, apakah di dalam organisasi sendiri ataukah harus dicari dari luar organisasi. Karena keanekaragaman data yang diperlukan, sumbernya pun pasti banyak. Contoh-contoh data yang perlu dukumpulkan dan diidentifikasikan sumbernya adalah sebagai berikut: a. b. c. d. e. f. g. Data di bidang politik dan berbagai kebijaksanaan pemerintah. Data di bidang ekonomi. Data tentang pasar modal. Data di bidang permodalan. Data di bidang ketenagakerjaan dengan

berbagai aspeknya. Data tentang bahan mentah atau bahan baku. Data tentang konsumen. Audit manajemen pengolahan data harus bisa mengungkapkan situasi yang sebenarnya dalam arti apakah semua sumber yang seharusnya digarap telah

digarap dengan baik atau tidak. Jika tidak, penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor penyebabnya dan memberikan saran kepada manajemen tentang caracara yang mungkin ditempuh untuk mengatasinya. 2. Analisis Data Dapat dikatakan bahwa analisis data merupakan langkah yang sangat penting dalam kegiatan pengolahan data. Ini karena, data hanya merupakan bahan mentah atau bahan baku yang tidak mempunyai nilai instrinsik sebagai instrumen pendukung dalam menjalankan berbagai kegiatan manajerial, terutama dalam pengambilan keputusan. Dengan perkataan lain, kegiatan analisis data dimaksudkan untuk mengubah data menjadi informasi yang siap pakai bagi orang lain dalam organisasi atau perusahaan. Dalam hal ini ada tiga hal penting yang perlu mendapat perhatian, yaitu: a. Telah pernah disinggung dalam makalah ini bahwa informasi yang dapat mengambil berbagai bentuk seperti fakta yang dinyatakan secara tertulis, angkaangka, bagan, grafik, dan gambar harus memiliki ciriciri kemutakhiran, kelengkapan, keandalan, akurasi, dan dapat dipercaya. b. Para analisis data perlu mengetahui siapa yang akan menjadi pengguna informasi yang dihasilkan itu.

c. Ada

informasi

yang

diperlukan

oleh

pihak-pihak memerlukan untuk

tertentu dalam organisasi sebagai bahan yang karena pertimbangan Audit mengetahui atas tertentu analisis masih data pengolahan atau analisis lebih lanjut. bertujuan yang apakah informasi dihasilkan

memenuhi kebutuhan berbagai pihak yang memerlukan atau tidak. Dengan perkataan lain untuk melihat apakah ciri-ciri yang disinggung di muka terpenuhi atau tidak termasuk ketepatan waktu penyampaiannya kepada yang berkepentingan. 3. Penyimpanan Informasi Sebagai bagian integral dari proses pengolahan data, penyimpanan informasi penting karena paling sedikit empat pertimbangan utama, yaitu keamanan informasi, kerahasiaan informasi, biaya penyimpanan informasi, dan akses terhadap informasi juga diperlukan. Yang dimaksud dengan keamanan informasi adalah menjaga agar informasi yang dihasilkan terhindar dari berbagai kemungkinan kerusakan dan kemungkinan dicuri oleh orang atau pihak yang sebenarnya tidak berhak memiliki informasi tersebut. Kerahasiaan keamanan informasi ialah berkaitan erat denagn Semua informasi kerahasiaannya.

organisasi memiliki informasi yang dipandang bersifat

rahasia. Biaya penyimpanan informasi, mengenai biaya penyimpanan diperhatikan besar memiliki informasi, mengingat banyak faktor perusahaan informasi efisiensi terutama yag harus yang

terakumulasi

berbarengan dengan perjalanan waktu, baik sebagai produk kegiatan menjalankan roda organisasi di masa depan. Akses kepada informasi, berbicara tentang akses kepada informasi, pada dasarnya berbicara tantang dua hal, yaitu setiap orang yang berhak dan perlu mengakses informasi harus dapat melakukannya dengan mudah dan dalam waktu yang singkat dan sistem mengakses informasi harus pula mengandung jaminan bahwa informasi tidak mungkin atau sangat sulit diakses oleh mereka yang tidak berhak. Audit keamanan dan kerahasiaan informasi bertujuan untuk meyakinkan bahwa sistem pengamanan dan pemeliharaan rahasia organisasi atau perusahaan benar-benar dapat diandalkan.

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan Audit manajemen pengolahan data dimaksudkan untuk meneliti dan mempelajari konfigurasi organisasional tersebut. Sasaran utamanya adalah untuk memperoleh bahan yang akurat dan faktual tentang tepat tidaknya struktur organisasi satuan kerja pengolahan data tersebut. Kegiatan pengumpulan data sesungguhnya bermula dari identifikasi kebutuhan informasi dalam lingkungan dan seluruh jajaran organisasi. Dapat dikatakan bahwa analisis data merupakan langkah yang sangat penting dalam kegiatan pengolahan data. Ini karena, data hanya merupakan bahan mentah atau bahan baku yang tidak mempunyai nilai instrinsik sebagai instrumen kegiatan keputusan. Sebagai bagian integral dari proses pengolahan data, penyimpanan informasi penting karena paling sedikit empat pertimbangan utama, yaitu keamanan informasi, kerahasiaan informasi, biaya penyimpanan informasi, dan akses terhadap informasi juga diperlukan. B. Saran pendukung manajerial, dalam terutama menjalankan dalam berbagai pengambilan

10

Sebelum kita menyusun sistem informasi manajemen, tak lupa juga mempersiapkan audit sistem pengolahan data karena di dalam audit sistem pengolahan data menckup audit organisasi satuan kerja pengolahan data serta audit proses pengolahan data.

11

DAFTAR PUSTAKA
Siagian, Sondang P. Sistem Informasi Manajemen, Edisi kedua Cetakan kelima. Jakarta: Bumi Aksara, 2005.

12