Penyimpanan Arsip sistem wilayahSistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitusisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah

denganberpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem inibanyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyaicabang/perwakilan dibeberapa daerah.Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudahmencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsungdiketahuiKelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahanapabila petugas tidakmemiliki wawasan /pengetahuan tentangletak geografis 2. Didalam surat/warkattidakmenulis alamatsecara lengkap, sehinggamenyulitkan petugas,karena itu petugas harusmengetahui letakgeografis/wilayah 3. Petugas seringmendapatkan kesulitanuntuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itudibutuhkan buku petunjukyang menggambarkanbatas wilayah yangmenjadi wewenang dantanggung jawab darimasing-masing cabangdan perwakilana. Perlengkapan dan peralatan arsip Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantungwilayah yang akan dijadikan pokok maslah2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggalmaka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) danapabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad makadiperlukan 26 buah3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagianbagiandiwilayah itu4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yangterdapat dalam surat, disamping sebagai saranamempermudah penemuan kemali surat-surat5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akandisimpan6) Lemari/rak kartu Indeksb. Menyusun daftar klsifikasiDaftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayahPemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerahtingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, danseterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk ataukeluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan suratyang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempatpenyimpanan.Contoh daftar klasifikasi arsip Contoh daftar klasifikasi arsip :JW-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

dibelakang guide1Jakarta. EttyKode/Tanggal/Simpan : JB. kemudian cantumkan kode sesuai denganwilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas).2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeksSeIndeks : Setiawati. setiap surat yang akan disimpanalamatnya. Prosedur penyimpanan1) Pemberian kode surat. dan pada folder D Jakarta Timur 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laciS.D / 2 Nopember 2007Perihal/Masalah : Lamaran KerjaNomor/Tanggal : / 30 Oktober 20073) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas. surattersebut harus disimpan pada laci jw.331 E Tegal4 YOGYAKARTAA BantulB Sleman5 JAWA TIMURA BanyuwangiB Jember C MalangD Surabaya6 BALIA Denpasar B KlungkungC Singarajac. sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartuindeks.1.A B C D E F GH I J K L M NO P Q R ST UV W X Y ZKartu Indekdengan indek Sed. Prosedur penemuan kembali .

.

Oleh karena itu. dapat ditempuh denganprosedur sebagai berikut :1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks3) Berdasarkan kode pada kartu indeks. kode arsip ditentukan berdasarkan atasalamat surat . guide dan folder sesuai dengan kodenya W-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo .Penemuan kembali arsip. mengacu jepada daftar klasifikasi yang telahdibuat.carilah surat pada laci.332 Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistemwilayah adalah suatu sistem filing arsip melaluipengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayahdengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat.

.

sertayang tidak memiliki nilai guna.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi 345 Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi).Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. numeric. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965). dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. yang penting pemusnahan harus dilakukan.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. geografisatau subjek. Saat ini.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. jumlahlembarnya. yaitu dengan cara dibakar habis. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. penggunaan komputer sedemikianluasnya. mulaidari .Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.

antara lain :  Menghemat tenaga. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  . amupun softwarenya. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai. yaitu berupa :  Soft copy.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya .program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi. baik pembelianHardwarenya. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. misalanya Tiker/juru tik. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya. produk arsip yang bukan berupa print out.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya.Sebabnya.Namaun.11. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). agenda dan unit kearsipansekaligus. ada kelemahannya yaitu : 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal.  Adanya hacker. selain keunggulannya.4.

2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala. pengunaanFirewall. kecualikeadaan terpaksa dan disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : 347  Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. tanggalpembuatan.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop. dan lain-lain.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 .4. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.perlu penanganan yang lebih khusus. subjek file.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy.11. seperti arsip-arsip. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan.Selain berbentuk software. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen.4. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya.

Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan.Contoh faktur . dan laporan keuangan.a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. nota kredit.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. perlu dilakukan penyusutan. masalah telah terpecahkanC. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. 12. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer.1. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.utang dan modal. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. suhu dankelembabannya. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi.Hal ini disebabkan karena :A. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet.1 Dokumen-dokumen12.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. tidak ada kaitan dengan file lainD.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. tujuan telah tercapaiB. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.

Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. numeric.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total. sertayang tidak memiliki nilai guna. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. yang penting pemusnahan harus dilakukan. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. geografisatau subjek. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi . yaitu dengan cara dibakar habis.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan.

khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan. agenda dan unit kearsipansekaligus. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . antara lain :  Menghemat tenaga.Namaun.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet. mulaidari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965).Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan.  . dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim.Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi).4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi. jumlahlembarnya. selain keunggulannya. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. misalanya Tiker/juru tik. penggunaan komputer sedemikianluasnya. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar. Saat ini. ada kelemahannya yaitu 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk.Sebabnya.

11. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.perlu penanganan yang lebih khusus.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen. produk arsip yang bukan berupa print out.11. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya.4. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). dan lain-lain. yaitu berupa :  Soft copy. baik pembelianHardwarenya.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  Selain berbentuk software.4. kecualikeadaan terpaksa dan . antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. amupun softwarenya.Adanya hacker.4.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk.

setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb. subjek file. seperti arsip-arsip. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password.disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. masalah telah terpecahkanC. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.Contoh faktur . Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. perlu dilakukan penyusutan. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. tanggalpembuatan.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy.Hal ini disebabkan karena :A.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer.utang dan modal. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. pengunaanFirewall. tujuan telah tercapaiB.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan.1 Dokumen-dokumen12. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. suhu dankelembabannya. dan laporan keuangan. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. 12. tidak ada kaitan dengan file lainD.1. nota kredit.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful