arsip

Penyimpanan Arsip sistem wilayahSistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitusisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah

denganberpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem inibanyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyaicabang/perwakilan dibeberapa daerah.Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudahmencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsungdiketahuiKelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahanapabila petugas tidakmemiliki wawasan /pengetahuan tentangletak geografis 2. Didalam surat/warkattidakmenulis alamatsecara lengkap, sehinggamenyulitkan petugas,karena itu petugas harusmengetahui letakgeografis/wilayah 3. Petugas seringmendapatkan kesulitanuntuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itudibutuhkan buku petunjukyang menggambarkanbatas wilayah yangmenjadi wewenang dantanggung jawab darimasing-masing cabangdan perwakilana. Perlengkapan dan peralatan arsip Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantungwilayah yang akan dijadikan pokok maslah2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggalmaka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) danapabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad makadiperlukan 26 buah3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagianbagiandiwilayah itu4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yangterdapat dalam surat, disamping sebagai saranamempermudah penemuan kemali surat-surat5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akandisimpan6) Lemari/rak kartu Indeksb. Menyusun daftar klsifikasiDaftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayahPemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerahtingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, danseterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk ataukeluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan suratyang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempatpenyimpanan.Contoh daftar klasifikasi arsip Contoh daftar klasifikasi arsip :JW-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

kemudian cantumkan kode sesuai denganwilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas).1. surattersebut harus disimpan pada laci jw. EttyKode/Tanggal/Simpan : JB.331 E Tegal4 YOGYAKARTAA BantulB Sleman5 JAWA TIMURA BanyuwangiB Jember C MalangD Surabaya6 BALIA Denpasar B KlungkungC Singarajac.A B C D E F GH I J K L M NO P Q R ST UV W X Y ZKartu Indekdengan indek Sed. Prosedur penemuan kembali . dibelakang guide1Jakarta. dan pada folder D Jakarta Timur 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laciS. sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartuindeks.D / 2 Nopember 2007Perihal/Masalah : Lamaran KerjaNomor/Tanggal : / 30 Oktober 20073) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas.2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeksSeIndeks : Setiawati. Prosedur penyimpanan1) Pemberian kode surat. setiap surat yang akan disimpanalamatnya.

.

kode arsip ditentukan berdasarkan atasalamat surat . mengacu jepada daftar klasifikasi yang telahdibuat. guide dan folder sesuai dengan kodenya W-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo .332 Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistemwilayah adalah suatu sistem filing arsip melaluipengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayahdengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat. dapat ditempuh denganprosedur sebagai berikut :1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks3) Berdasarkan kode pada kartu indeks.Penemuan kembali arsip.carilah surat pada laci.Oleh karena itu.

.

4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi. geografisatau subjek. mulaidari . terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. numeric.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11. Saat ini. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. yaitu dengan cara dibakar habis. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965).Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. yang penting pemusnahan harus dilakukan.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi 345 Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi).Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. jumlahlembarnya. penggunaan komputer sedemikianluasnya. sertayang tidak memiliki nilai guna. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan.

bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet.11. misalanya Tiker/juru tik.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  . selain keunggulannya. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan.program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi. amupun softwarenya.Sebabnya.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar.  Adanya hacker.Namaun. produk arsip yang bukan berupa print out. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN).Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya. agenda dan unit kearsipansekaligus.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . baik pembelianHardwarenya. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil.4. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. yaitu berupa :  Soft copy. ada kelemahannya yaitu : 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. antara lain :  Menghemat tenaga.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.

4. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : 347  Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.4. pengunaanFirewall. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. dan lain-lain.Selain berbentuk software.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 . subjek file.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini.perlu penanganan yang lebih khusus.11. seperti arsip-arsip.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. kecualikeadaan terpaksa dan disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. tanggalpembuatan.

suhu dankelembabannya. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.utang dan modal.Contoh faktur .apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan.Hal ini disebabkan karena :A. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. 12. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi.1. dan laporan keuangan.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. perlu dilakukan penyusutan. tujuan telah tercapaiB. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet.a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. tidak ada kaitan dengan file lainD. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.1 Dokumen-dokumen12. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. nota kredit. masalah telah terpecahkanC.

terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. yaitu dengan cara dibakar habis. sertayang tidak memiliki nilai guna.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi .Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. yang penting pemusnahan harus dilakukan.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. geografisatau subjek. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. numeric. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi.Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi).  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . ada kelemahannya yaitu 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. mulaidari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi.Namaun. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965). tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan. penggunaan komputer sedemikianluasnya. Saat ini. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim.  . antara lain :  Menghemat tenaga. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat.Sebabnya. agenda dan unit kearsipansekaligus. jumlahlembarnya. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. selain keunggulannya. misalanya Tiker/juru tik.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar.

3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop. produk arsip yang bukan berupa print out.11. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer.Adanya hacker. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya. baik pembelianHardwarenya. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.4. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen. dan lain-lain.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  Selain berbentuk software. yaitu berupa :  Soft copy.4.4. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy.perlu penanganan yang lebih khusus.11.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. amupun softwarenya. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan. kecualikeadaan terpaksa dan .sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.

perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. pengunaanFirewall.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut.1 Dokumen-dokumen12.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. tujuan telah tercapaiB.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. seperti arsip-arsip. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a.utang dan modal.disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus.1. subjek file.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. nota kredit. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. perlu dilakukan penyusutan. dan laporan keuangan. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. tanggalpembuatan. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. suhu dankelembabannya.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. 12. masalah telah terpecahkanC.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan.Contoh faktur . tidak ada kaitan dengan file lainD. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi.Hal ini disebabkan karena :A. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful