Penyimpanan Arsip sistem wilayahSistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitusisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah

denganberpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem inibanyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyaicabang/perwakilan dibeberapa daerah.Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudahmencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsungdiketahuiKelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahanapabila petugas tidakmemiliki wawasan /pengetahuan tentangletak geografis 2. Didalam surat/warkattidakmenulis alamatsecara lengkap, sehinggamenyulitkan petugas,karena itu petugas harusmengetahui letakgeografis/wilayah 3. Petugas seringmendapatkan kesulitanuntuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itudibutuhkan buku petunjukyang menggambarkanbatas wilayah yangmenjadi wewenang dantanggung jawab darimasing-masing cabangdan perwakilana. Perlengkapan dan peralatan arsip Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantungwilayah yang akan dijadikan pokok maslah2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggalmaka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) danapabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad makadiperlukan 26 buah3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagianbagiandiwilayah itu4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yangterdapat dalam surat, disamping sebagai saranamempermudah penemuan kemali surat-surat5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akandisimpan6) Lemari/rak kartu Indeksb. Menyusun daftar klsifikasiDaftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayahPemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerahtingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, danseterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk ataukeluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan suratyang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempatpenyimpanan.Contoh daftar klasifikasi arsip Contoh daftar klasifikasi arsip :JW-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeksSeIndeks : Setiawati.1.331 E Tegal4 YOGYAKARTAA BantulB Sleman5 JAWA TIMURA BanyuwangiB Jember C MalangD Surabaya6 BALIA Denpasar B KlungkungC Singarajac. EttyKode/Tanggal/Simpan : JB. Prosedur penyimpanan1) Pemberian kode surat. Prosedur penemuan kembali . surattersebut harus disimpan pada laci jw.A B C D E F GH I J K L M NO P Q R ST UV W X Y ZKartu Indekdengan indek Sed. dibelakang guide1Jakarta.D / 2 Nopember 2007Perihal/Masalah : Lamaran KerjaNomor/Tanggal : / 30 Oktober 20073) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas. dan pada folder D Jakarta Timur 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laciS. setiap surat yang akan disimpanalamatnya. sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartuindeks. kemudian cantumkan kode sesuai denganwilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas).

.

332 Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistemwilayah adalah suatu sistem filing arsip melaluipengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayahdengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat.Penemuan kembali arsip. guide dan folder sesuai dengan kodenya W-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo . kode arsip ditentukan berdasarkan atasalamat surat .carilah surat pada laci. mengacu jepada daftar klasifikasi yang telahdibuat. dapat ditempuh denganprosedur sebagai berikut :1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks3) Berdasarkan kode pada kartu indeks.Oleh karena itu.

.

sertayang tidak memiliki nilai guna. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. geografisatau subjek. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi 345 Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi). hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. yang penting pemusnahan harus dilakukan. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965). Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. numeric.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. penggunaan komputer sedemikianluasnya. jumlahlembarnya.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. Saat ini. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. yaitu dengan cara dibakar habis. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. mulaidari . peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya.

mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet. produk arsip yang bukan berupa print out. agenda dan unit kearsipansekaligus.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya .  Adanya hacker. selain keunggulannya. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN).  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. yaitu berupa :  Soft copy. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  .program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi. amupun softwarenya.Sebabnya.4. ada kelemahannya yaitu : 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. misalanya Tiker/juru tik.11. baik pembelianHardwarenya. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. antara lain :  Menghemat tenaga.Namaun. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai.

antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. kecualikeadaan terpaksa dan disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy. seperti arsip-arsip. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak.4.perlu penanganan yang lebih khusus. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : 347  Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11. tanggalpembuatan. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini.11. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan.Selain berbentuk software. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut.4. dan lain-lain. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. pengunaanFirewall.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 . dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. subjek file.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy.

Contoh faktur . Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. suhu dankelembabannya. tujuan telah tercapaiB. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. tidak ada kaitan dengan file lainD.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan.1. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register.utang dan modal.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.Hal ini disebabkan karena :A. dan laporan keuangan. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. perlu dilakukan penyusutan. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. nota kredit. 12.1 Dokumen-dokumen12. masalah telah terpecahkanC.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file.

terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu. geografisatau subjek.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi .tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. sertayang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. yaitu dengan cara dibakar habis.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. yang penting pemusnahan harus dilakukan. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan. numeric. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya.

antara lain :  Menghemat tenaga. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.Sebabnya.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain.Namaun. Saat ini. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat.  . bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965).  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan.Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi).Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11. penggunaan komputer sedemikianluasnya. agenda dan unit kearsipansekaligus. ada kelemahannya yaitu 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. mulaidari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. selain keunggulannya. jumlahlembarnya. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar. misalanya Tiker/juru tik. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.

tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  Selain berbentuk software. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop. yaitu berupa :  Soft copy.4. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen.4.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini. produk arsip yang bukan berupa print out.11. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk.11.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. amupun softwarenya. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak. dan lain-lain.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. baik pembelianHardwarenya. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). kecualikeadaan terpaksa dan . yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil.perlu penanganan yang lebih khusus. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer.Adanya hacker.4.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer.

utang dan modal.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy.1 Dokumen-dokumen12. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. subjek file. dan laporan keuangan. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.Hal ini disebabkan karena :A. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file.disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus. perlu dilakukan penyusutan. tanggalpembuatan. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta.Contoh faktur . menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. seperti arsip-arsip.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut. pengunaanFirewall.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang.1. nota kredit. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. suhu dankelembabannya.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. masalah telah terpecahkanC. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer. 12. tujuan telah tercapaiB.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. tidak ada kaitan dengan file lainD.