Penyimpanan Arsip sistem wilayahSistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitusisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah

denganberpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem inibanyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyaicabang/perwakilan dibeberapa daerah.Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudahmencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsungdiketahuiKelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahanapabila petugas tidakmemiliki wawasan /pengetahuan tentangletak geografis 2. Didalam surat/warkattidakmenulis alamatsecara lengkap, sehinggamenyulitkan petugas,karena itu petugas harusmengetahui letakgeografis/wilayah 3. Petugas seringmendapatkan kesulitanuntuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itudibutuhkan buku petunjukyang menggambarkanbatas wilayah yangmenjadi wewenang dantanggung jawab darimasing-masing cabangdan perwakilana. Perlengkapan dan peralatan arsip Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantungwilayah yang akan dijadikan pokok maslah2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggalmaka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) danapabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad makadiperlukan 26 buah3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagianbagiandiwilayah itu4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yangterdapat dalam surat, disamping sebagai saranamempermudah penemuan kemali surat-surat5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akandisimpan6) Lemari/rak kartu Indeksb. Menyusun daftar klsifikasiDaftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayahPemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerahtingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, danseterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk ataukeluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan suratyang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempatpenyimpanan.Contoh daftar klasifikasi arsip Contoh daftar klasifikasi arsip :JW-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

D / 2 Nopember 2007Perihal/Masalah : Lamaran KerjaNomor/Tanggal : / 30 Oktober 20073) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas. dan pada folder D Jakarta Timur 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laciS. Prosedur penemuan kembali . surattersebut harus disimpan pada laci jw. dibelakang guide1Jakarta. setiap surat yang akan disimpanalamatnya.2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeksSeIndeks : Setiawati.1.A B C D E F GH I J K L M NO P Q R ST UV W X Y ZKartu Indekdengan indek Sed. sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartuindeks. EttyKode/Tanggal/Simpan : JB. kemudian cantumkan kode sesuai denganwilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas). Prosedur penyimpanan1) Pemberian kode surat.331 E Tegal4 YOGYAKARTAA BantulB Sleman5 JAWA TIMURA BanyuwangiB Jember C MalangD Surabaya6 BALIA Denpasar B KlungkungC Singarajac.

.

Oleh karena itu.carilah surat pada laci. dapat ditempuh denganprosedur sebagai berikut :1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks3) Berdasarkan kode pada kartu indeks. kode arsip ditentukan berdasarkan atasalamat surat . mengacu jepada daftar klasifikasi yang telahdibuat.332 Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistemwilayah adalah suatu sistem filing arsip melaluipengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayahdengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat. guide dan folder sesuai dengan kodenya W-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo .Penemuan kembali arsip.

.

peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. sertayang tidak memiliki nilai guna.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. geografisatau subjek.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965). Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi 345 Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi). mulaidari . hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total. numeric.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu. yang penting pemusnahan harus dilakukan. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. Saat ini. penggunaan komputer sedemikianluasnya. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. yaitu dengan cara dibakar habis.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11. jumlahlembarnya. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.

tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  . karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai.Namaun. selain keunggulannya. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet.  Adanya hacker. agenda dan unit kearsipansekaligus.11. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang.Sebabnya.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi. antara lain :  Menghemat tenaga. ada kelemahannya yaitu : 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan. amupun softwarenya. baik pembelianHardwarenya.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya .Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat.4.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN).  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. produk arsip yang bukan berupa print out. misalanya Tiker/juru tik. yaitu berupa :  Soft copy. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.

4. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 .2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : 347  Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11. subjek file.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.perlu penanganan yang lebih khusus.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut. pengunaanFirewall.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. dan lain-lain. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop.11. kecualikeadaan terpaksa dan disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus.Selain berbentuk software. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy. tanggalpembuatan. seperti arsip-arsip.4. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan.

faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer.1 Dokumen-dokumen12. 12. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register.1. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. tidak ada kaitan dengan file lainD. suhu dankelembabannya. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. nota kredit.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang.Contoh faktur . Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet. dan laporan keuangan.utang dan modal. tujuan telah tercapaiB. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. masalah telah terpecahkanC.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan.a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. perlu dilakukan penyusutan. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a.Hal ini disebabkan karena :A.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia.

Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. yaitu dengan cara dibakar habis.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. sertayang tidak memiliki nilai guna. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan. geografisatau subjek.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. yang penting pemusnahan harus dilakukan.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. numeric. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi .Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. Saat ini. misalanya Tiker/juru tik. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar. ada kelemahannya yaitu 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan.Namaun. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. mulaidari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi.Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi). karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965).Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi.Sebabnya. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. selain keunggulannya. agenda dan unit kearsipansekaligus.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . antara lain :  Menghemat tenaga. penggunaan komputer sedemikianluasnya.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. jumlahlembarnya. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet.  .

Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini.11. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. yaitu berupa :  Soft copy.4. dan lain-lain.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop.Adanya hacker. kecualikeadaan terpaksa dan . baik pembelianHardwarenya. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN).Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.11. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer.perlu penanganan yang lebih khusus.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  Selain berbentuk software.4. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy. amupun softwarenya. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. produk arsip yang bukan berupa print out. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen.4.

tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy.disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting. perlu dilakukan penyusutan.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.Hal ini disebabkan karena :A. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.1 Dokumen-dokumen12. pengunaanFirewall. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. tanggalpembuatan. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. subjek file. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. dan laporan keuangan. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit.Contoh faktur . bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh.utang dan modal. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer. tidak ada kaitan dengan file lainD. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password. seperti arsip-arsip.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk. nota kredit. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. masalah telah terpecahkanC. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. suhu dankelembabannya.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. tujuan telah tercapaiB.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy.1. 12.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful