P. 1
arsip

arsip

|Views: 224|Likes:
Published by Risdiana Isnaeni

More info:

Published by: Risdiana Isnaeni on Feb 01, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/30/2015

pdf

text

original

Penyimpanan Arsip sistem wilayahSistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitusisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah

denganberpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem inibanyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyaicabang/perwakilan dibeberapa daerah.Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudahmencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsungdiketahuiKelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahanapabila petugas tidakmemiliki wawasan /pengetahuan tentangletak geografis 2. Didalam surat/warkattidakmenulis alamatsecara lengkap, sehinggamenyulitkan petugas,karena itu petugas harusmengetahui letakgeografis/wilayah 3. Petugas seringmendapatkan kesulitanuntuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itudibutuhkan buku petunjukyang menggambarkanbatas wilayah yangmenjadi wewenang dantanggung jawab darimasing-masing cabangdan perwakilana. Perlengkapan dan peralatan arsip Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantungwilayah yang akan dijadikan pokok maslah2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggalmaka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) danapabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad makadiperlukan 26 buah3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagianbagiandiwilayah itu4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yangterdapat dalam surat, disamping sebagai saranamempermudah penemuan kemali surat-surat5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akandisimpan6) Lemari/rak kartu Indeksb. Menyusun daftar klsifikasiDaftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayahPemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerahtingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, danseterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk ataukeluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan suratyang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempatpenyimpanan.Contoh daftar klasifikasi arsip Contoh daftar klasifikasi arsip :JW-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

Prosedur penyimpanan1) Pemberian kode surat. EttyKode/Tanggal/Simpan : JB.2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeksSeIndeks : Setiawati.1. setiap surat yang akan disimpanalamatnya.A B C D E F GH I J K L M NO P Q R ST UV W X Y ZKartu Indekdengan indek Sed. dan pada folder D Jakarta Timur 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laciS.D / 2 Nopember 2007Perihal/Masalah : Lamaran KerjaNomor/Tanggal : / 30 Oktober 20073) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas. sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartuindeks.331 E Tegal4 YOGYAKARTAA BantulB Sleman5 JAWA TIMURA BanyuwangiB Jember C MalangD Surabaya6 BALIA Denpasar B KlungkungC Singarajac. dibelakang guide1Jakarta. surattersebut harus disimpan pada laci jw. kemudian cantumkan kode sesuai denganwilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas). Prosedur penemuan kembali .

.

Penemuan kembali arsip. kode arsip ditentukan berdasarkan atasalamat surat . guide dan folder sesuai dengan kodenya W-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo .carilah surat pada laci.332 Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistemwilayah adalah suatu sistem filing arsip melaluipengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayahdengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat. dapat ditempuh denganprosedur sebagai berikut :1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks3) Berdasarkan kode pada kartu indeks.Oleh karena itu. mengacu jepada daftar klasifikasi yang telahdibuat.

.

yang penting pemusnahan harus dilakukan.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. mulaidari .Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. yaitu dengan cara dibakar habis. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan. Saat ini. geografisatau subjek. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. sertayang tidak memiliki nilai guna.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11. numeric. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi 345 Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi).4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. jumlahlembarnya. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965). penggunaan komputer sedemikianluasnya.

baik pembelianHardwarenya.Namaun. agenda dan unit kearsipansekaligus.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan.  Adanya hacker.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. selain keunggulannya.11. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.4. ada kelemahannya yaitu : 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  .Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. yaitu berupa :  Soft copy. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. produk arsip yang bukan berupa print out. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet. antara lain :  Menghemat tenaga.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya .  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal.program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi.Sebabnya. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. misalanya Tiker/juru tik. amupun softwarenya. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.

pengunaanFirewall.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. seperti arsip-arsip. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer.Selain berbentuk software. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 .sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.4. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. dan lain-lain. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini.perlu penanganan yang lebih khusus.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop. tanggalpembuatan. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : 347  Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. subjek file. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.4.11. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen. kecualikeadaan terpaksa dan disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini.

tujuan telah tercapaiB.Contoh faktur .Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.1.Hal ini disebabkan karena :A.a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan. dan laporan keuangan.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet. suhu dankelembabannya.utang dan modal. nota kredit. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. masalah telah terpecahkanC. perlu dilakukan penyusutan. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. tidak ada kaitan dengan file lainD.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting. 12. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy.1 Dokumen-dokumen12. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi.

Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. geografisatau subjek. numeric.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi . hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. sertayang tidak memiliki nilai guna.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total. yang penting pemusnahan harus dilakukan. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic. yaitu dengan cara dibakar habis.

 Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965). Saat ini. misalanya Tiker/juru tik.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. agenda dan unit kearsipansekaligus. mulaidari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi. penggunaan komputer sedemikianluasnya. ada kelemahannya yaitu 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang.Namaun. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11.Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi). tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan.Sebabnya. jumlahlembarnya.  . selain keunggulannya. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet. antara lain :  Menghemat tenaga. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar.

dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. yaitu berupa :  Soft copy.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen.4.4. baik pembelianHardwarenya. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. dan lain-lain.perlu penanganan yang lebih khusus. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal. produk arsip yang bukan berupa print out. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini.11. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.4. kecualikeadaan terpaksa dan .11. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  Selain berbentuk software. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN).1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini. amupun softwarenya. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya.Adanya hacker.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.

pengunaanFirewall. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password.utang dan modal.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. dan laporan keuangan. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. 12. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.1. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan.1 Dokumen-dokumen12.Hal ini disebabkan karena :A. masalah telah terpecahkanC. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala. nota kredit.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. perlu dilakukan penyusutan.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. tujuan telah tercapaiB. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. tanggalpembuatan.Contoh faktur . Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk. subjek file. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. tidak ada kaitan dengan file lainD. seperti arsip-arsip. suhu dankelembabannya.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy.disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->