Penyimpanan Arsip sistem wilayahSistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitusisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah

denganberpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem inibanyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyaicabang/perwakilan dibeberapa daerah.Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudahmencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsungdiketahuiKelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahanapabila petugas tidakmemiliki wawasan /pengetahuan tentangletak geografis 2. Didalam surat/warkattidakmenulis alamatsecara lengkap, sehinggamenyulitkan petugas,karena itu petugas harusmengetahui letakgeografis/wilayah 3. Petugas seringmendapatkan kesulitanuntuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itudibutuhkan buku petunjukyang menggambarkanbatas wilayah yangmenjadi wewenang dantanggung jawab darimasing-masing cabangdan perwakilana. Perlengkapan dan peralatan arsip Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantungwilayah yang akan dijadikan pokok maslah2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggalmaka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) danapabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad makadiperlukan 26 buah3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagianbagiandiwilayah itu4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yangterdapat dalam surat, disamping sebagai saranamempermudah penemuan kemali surat-surat5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akandisimpan6) Lemari/rak kartu Indeksb. Menyusun daftar klsifikasiDaftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayahPemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerahtingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, danseterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk ataukeluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan suratyang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempatpenyimpanan.Contoh daftar klasifikasi arsip Contoh daftar klasifikasi arsip :JW-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

Prosedur penyimpanan1) Pemberian kode surat. dibelakang guide1Jakarta. EttyKode/Tanggal/Simpan : JB. setiap surat yang akan disimpanalamatnya. sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartuindeks.331 E Tegal4 YOGYAKARTAA BantulB Sleman5 JAWA TIMURA BanyuwangiB Jember C MalangD Surabaya6 BALIA Denpasar B KlungkungC Singarajac.1. dan pada folder D Jakarta Timur 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laciS.D / 2 Nopember 2007Perihal/Masalah : Lamaran KerjaNomor/Tanggal : / 30 Oktober 20073) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas.A B C D E F GH I J K L M NO P Q R ST UV W X Y ZKartu Indekdengan indek Sed. Prosedur penemuan kembali .2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeksSeIndeks : Setiawati. surattersebut harus disimpan pada laci jw. kemudian cantumkan kode sesuai denganwilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas).

.

332 Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistemwilayah adalah suatu sistem filing arsip melaluipengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayahdengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat. kode arsip ditentukan berdasarkan atasalamat surat . mengacu jepada daftar klasifikasi yang telahdibuat. dapat ditempuh denganprosedur sebagai berikut :1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks3) Berdasarkan kode pada kartu indeks.carilah surat pada laci.Penemuan kembali arsip. guide dan folder sesuai dengan kodenya W-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo .Oleh karena itu.

.

serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965).tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. numeric.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. yang penting pemusnahan harus dilakukan. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. geografisatau subjek. mulaidari .4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. sertayang tidak memiliki nilai guna.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11. Saat ini.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi 345 Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi). peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. jumlahlembarnya. yaitu dengan cara dibakar habis.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. penggunaan komputer sedemikianluasnya. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan.

ada kelemahannya yaitu : 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. agenda dan unit kearsipansekaligus. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal. produk arsip yang bukan berupa print out.4.11.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. amupun softwarenya. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar.Namaun.  Adanya hacker.program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). yaitu berupa :  Soft copy. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. selain keunggulannya. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.Sebabnya. antara lain :  Menghemat tenaga.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. misalanya Tiker/juru tik. baik pembelianHardwarenya. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  .  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya .  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya.

produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : 347  Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.4. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak.Selain berbentuk software. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya.perlu penanganan yang lebih khusus. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. subjek file. pengunaanFirewall. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. dan lain-lain.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. tanggalpembuatan.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop.11. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 . seperti arsip-arsip.4. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password. kecualikeadaan terpaksa dan disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus.

dan laporan keuangan.Hal ini disebabkan karena :A.1 Dokumen-dokumen12. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. perlu dilakukan penyusutan. masalah telah terpecahkanC. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta.Contoh faktur .a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. 12. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. tidak ada kaitan dengan file lainD.1. suhu dankelembabannya. tujuan telah tercapaiB.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. nota kredit. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi.utang dan modal.

Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. geografisatau subjek. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. yaitu dengan cara dibakar habis. yang penting pemusnahan harus dilakukan. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi . numeric.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. sertayang tidak memiliki nilai guna. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. selain keunggulannya. jumlahlembarnya. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan.  . karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. mulaidari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi. ada kelemahannya yaitu 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi. misalanya Tiker/juru tik.Sebabnya. antara lain :  Menghemat tenaga. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang.Namaun. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan.Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi). Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar. penggunaan komputer sedemikianluasnya.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965). Saat ini. agenda dan unit kearsipansekaligus. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet.

mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk.perlu penanganan yang lebih khusus. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. kecualikeadaan terpaksa dan . makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal. amupun softwarenya. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini. baik pembelianHardwarenya. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  Selain berbentuk software. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen.4. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. produk arsip yang bukan berupa print out. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop.4.Adanya hacker. dan lain-lain. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.11. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. yaitu berupa :  Soft copy.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya.11.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.4. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak.

Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. seperti arsip-arsip.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. tidak ada kaitan dengan file lainD.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut.1. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. nota kredit. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus. subjek file. tanggalpembuatan.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. perlu dilakukan penyusutan. pengunaanFirewall. tujuan telah tercapaiB. suhu dankelembabannya.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan.1 Dokumen-dokumen12. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. masalah telah terpecahkanC.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. 12.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh.Hal ini disebabkan karena :A. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb. dan laporan keuangan.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia.Contoh faktur . Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet.utang dan modal. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.