Penyimpanan Arsip sistem wilayahSistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitusisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah

denganberpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem inibanyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyaicabang/perwakilan dibeberapa daerah.Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudahmencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsungdiketahuiKelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahanapabila petugas tidakmemiliki wawasan /pengetahuan tentangletak geografis 2. Didalam surat/warkattidakmenulis alamatsecara lengkap, sehinggamenyulitkan petugas,karena itu petugas harusmengetahui letakgeografis/wilayah 3. Petugas seringmendapatkan kesulitanuntuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itudibutuhkan buku petunjukyang menggambarkanbatas wilayah yangmenjadi wewenang dantanggung jawab darimasing-masing cabangdan perwakilana. Perlengkapan dan peralatan arsip Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantungwilayah yang akan dijadikan pokok maslah2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggalmaka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) danapabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad makadiperlukan 26 buah3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagianbagiandiwilayah itu4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yangterdapat dalam surat, disamping sebagai saranamempermudah penemuan kemali surat-surat5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akandisimpan6) Lemari/rak kartu Indeksb. Menyusun daftar klsifikasiDaftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayahPemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerahtingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, danseterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk ataukeluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan suratyang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempatpenyimpanan.Contoh daftar klasifikasi arsip Contoh daftar klasifikasi arsip :JW-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

331 E Tegal4 YOGYAKARTAA BantulB Sleman5 JAWA TIMURA BanyuwangiB Jember C MalangD Surabaya6 BALIA Denpasar B KlungkungC Singarajac. Prosedur penyimpanan1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpanalamatnya, kemudian cantumkan kode sesuai denganwilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas).2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeksSeIndeks : Setiawati, EttyKode/Tanggal/Simpan : JB.1.D / 2 Nopember 2007Perihal/Masalah : Lamaran KerjaNomor/Tanggal : / 30 Oktober 20073) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas, surattersebut harus disimpan pada laci jw, dibelakang guide1Jakarta, dan pada folder D Jakarta Timur 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laciS, sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartuindeks.A B C D E F GH I J K L M NO P Q R ST UV W X Y ZKartu Indekdengan indek Sed. Prosedur penemuan kembali

332 Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistemwilayah adalah suatu sistem filing arsip melaluipengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayahdengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat.Oleh karena itu, kode arsip ditentukan berdasarkan atasalamat surat , mengacu jepada daftar klasifikasi yang telahdibuat.Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh denganprosedur sebagai berikut :1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks3) Berdasarkan kode pada kartu indeks,carilah surat pada laci, guide dan folder sesuai dengan kodenya W-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya, sertayang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Tujuan penyusutan : Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan Mempercepat penemuan kembali arsip Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan, hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan,tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu, terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad, numeric, geografisatau subjek.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan, yang penting pemusnahan harus dilakukan.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic, dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut : Seleksi Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan) Pembuatan berita acara pemusnahan Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi 345 Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi), jumlahlembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965).Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: Pembakaran Penghancuran dengan mesin penghancur kertas Proses kimiawi11.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi, khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. Saat ini, penggunaan komputer sedemikianluasnya. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan, mulaidari

program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi, baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain : Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat, dokumen dan lain-lain Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan.Sebabnya, antara lain : Menghemat tenaga, mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang, misalanya Tiker/juru tik, agenda dan unit kearsipansekaligus. Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip Menghemat biaya , karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai.Namaun, selain keunggulannya, tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan, ada kelemahannya yaitu : 346 Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar, bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet. Adanya hacker, yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil, mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya, baik pembelianHardwarenya, amupun softwarenya, terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.11.4.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan, yaitu berupa : Soft copy, produk arsip yang bukan berupa print out, tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN

Selain berbentuk software, produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy, makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya, maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak,sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.11.4.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy, dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer, yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan : Sistem Kartu kendali Sistem agendaMulai dari : 347 Penciptaannya Pengolaannya Pengirimannya/penerimannya Penyimpanaannya Pengendaliannya Penyusutannya11.4.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop,perlu penanganan yang lebih khusus, mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini, antara lain: Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer, antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen, dan lain-lain, kecualikeadaan terpaksa dan disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password, pengunaanFirewall, menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan, setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk, melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy, seperti arsip-arsip,perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file, subjek file,nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut, tanggalpembuatan, petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348

a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan,sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan, suhu dankelembabannya, tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy, baik yang diolah melalui komputer atau non komputer, perlu dilakukan penyusutan. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi.Hal ini disebabkan karena :A. tujuan telah tercapaiB. masalah telah terpecahkanC. tidak ada kaitan dengan file lainD. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting, karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi, dan laporan keuangan. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. 12.1 Dokumen-dokumen12.1.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta,utang dan modal. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan, utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi,apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet, nota kredit, faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang,faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.Contoh faktur

Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya, sertayang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Tujuan penyusutan : Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan Mempercepat penemuan kembali arsip Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan, hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan,tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu, terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad, numeric, geografisatau subjek.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan, yang penting pemusnahan harus dilakukan.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic, dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut : Seleksi Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan) Pembuatan berita acara pemusnahan Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi

Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi), jumlahlembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965).Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: Pembakaran Penghancuran dengan mesin penghancur kertas Proses kimiawi11.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi, khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. Saat ini, penggunaan komputer sedemikianluasnya. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan, mulaidari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi, baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain : Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat, dokumen dan lain-lain Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan.Sebabnya, antara lain : Menghemat tenaga, mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang, misalanya Tiker/juru tik, agenda dan unit kearsipansekaligus. Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip Menghemat biaya , karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai.Namaun, selain keunggulannya, tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan, ada kelemahannya yaitu

346 Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar, bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet.

Adanya hacker, yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil, mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya, baik pembelianHardwarenya, amupun softwarenya, terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.11.4.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan, yaitu berupa : Soft copy, produk arsip yang bukan berupa print out, tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN Selain berbentuk software, produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy, makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya, maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak,sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.11.4.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy, dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer, yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan : Sistem Kartu kendali Sistem agendaMulai dari : Penciptaannya Pengolaannya Pengirimannya/penerimannya Penyimpanaannya Pengendaliannya Penyusutannya11.4.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop,perlu penanganan yang lebih khusus, mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini, antara lain: Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer, antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen, dan lain-lain, kecualikeadaan terpaksa dan

disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password, pengunaanFirewall, menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan, setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk, melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy, seperti arsip-arsip,perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file, subjek file,nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut, tanggalpembuatan, petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan,sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan, suhu dankelembabannya, tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy, baik yang diolah melalui komputer atau non komputer, perlu dilakukan penyusutan. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi.Hal ini disebabkan karena :A. tujuan telah tercapaiB. masalah telah terpecahkanC. tidak ada kaitan dengan file lainD. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting, karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi, dan laporan keuangan. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. 12.1 Dokumen-dokumen12.1.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta,utang dan modal. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan, utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi,apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet, nota kredit, faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang,faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.Contoh faktur