Penyimpanan Arsip sistem wilayahSistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitusisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah

denganberpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem inibanyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyaicabang/perwakilan dibeberapa daerah.Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudahmencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsungdiketahuiKelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahanapabila petugas tidakmemiliki wawasan /pengetahuan tentangletak geografis 2. Didalam surat/warkattidakmenulis alamatsecara lengkap, sehinggamenyulitkan petugas,karena itu petugas harusmengetahui letakgeografis/wilayah 3. Petugas seringmendapatkan kesulitanuntuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itudibutuhkan buku petunjukyang menggambarkanbatas wilayah yangmenjadi wewenang dantanggung jawab darimasing-masing cabangdan perwakilana. Perlengkapan dan peralatan arsip Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantungwilayah yang akan dijadikan pokok maslah2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggalmaka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) danapabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad makadiperlukan 26 buah3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagianbagiandiwilayah itu4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yangterdapat dalam surat, disamping sebagai saranamempermudah penemuan kemali surat-surat5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akandisimpan6) Lemari/rak kartu Indeksb. Menyusun daftar klsifikasiDaftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayahPemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerahtingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, danseterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk ataukeluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan suratyang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempatpenyimpanan.Contoh daftar klasifikasi arsip Contoh daftar klasifikasi arsip :JW-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

EttyKode/Tanggal/Simpan : JB. dibelakang guide1Jakarta.D / 2 Nopember 2007Perihal/Masalah : Lamaran KerjaNomor/Tanggal : / 30 Oktober 20073) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas. Prosedur penemuan kembali .1. Prosedur penyimpanan1) Pemberian kode surat.A B C D E F GH I J K L M NO P Q R ST UV W X Y ZKartu Indekdengan indek Sed. sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartuindeks.331 E Tegal4 YOGYAKARTAA BantulB Sleman5 JAWA TIMURA BanyuwangiB Jember C MalangD Surabaya6 BALIA Denpasar B KlungkungC Singarajac. kemudian cantumkan kode sesuai denganwilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas). dan pada folder D Jakarta Timur 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laciS. surattersebut harus disimpan pada laci jw.2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeksSeIndeks : Setiawati. setiap surat yang akan disimpanalamatnya.

.

guide dan folder sesuai dengan kodenya W-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo .carilah surat pada laci.332 Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistemwilayah adalah suatu sistem filing arsip melaluipengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayahdengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat. dapat ditempuh denganprosedur sebagai berikut :1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks3) Berdasarkan kode pada kartu indeks. kode arsip ditentukan berdasarkan atasalamat surat .Oleh karena itu. mengacu jepada daftar klasifikasi yang telahdibuat.Penemuan kembali arsip.

.

mulaidari .Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. numeric. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi 345 Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi). Saat ini. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. yang penting pemusnahan harus dilakukan. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965).Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. sertayang tidak memiliki nilai guna.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. yaitu dengan cara dibakar habis. penggunaan komputer sedemikianluasnya. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. jumlahlembarnya. geografisatau subjek. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan.

Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  . yaitu berupa :  Soft copy. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan.11.  Adanya hacker.Namaun. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai. ada kelemahannya yaitu : 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar. amupun softwarenya. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). agenda dan unit kearsipansekaligus.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya .Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan.program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. selain keunggulannya.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan. antara lain :  Menghemat tenaga. produk arsip yang bukan berupa print out. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet.4. misalanya Tiker/juru tik. baik pembelianHardwarenya.Sebabnya.

2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password.perlu penanganan yang lebih khusus.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk.4.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. kecualikeadaan terpaksa dan disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : 347  Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.Selain berbentuk software.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. subjek file.11. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 . dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. pengunaanFirewall. dan lain-lain. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut. seperti arsip-arsip. tanggalpembuatan.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy.4.

Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy.1. masalah telah terpecahkanC.a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. perlu dilakukan penyusutan. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. nota kredit. tujuan telah tercapaiB. tidak ada kaitan dengan file lainD.1 Dokumen-dokumen12.Hal ini disebabkan karena :A. 12. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer. dan laporan keuangan.utang dan modal. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file.Contoh faktur . Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. suhu dankelembabannya. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a.

hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. geografisatau subjek.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. numeric.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi . Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. sertayang tidak memiliki nilai guna. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad. yang penting pemusnahan harus dilakukan.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic. yaitu dengan cara dibakar habis.

baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.  .4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi.Namaun. antara lain :  Menghemat tenaga. Saat ini. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang. mulaidari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi. selain keunggulannya.Sebabnya. ada kelemahannya yaitu 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk.Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi). agenda dan unit kearsipansekaligus.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. misalanya Tiker/juru tik. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. penggunaan komputer sedemikianluasnya. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965).Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. jumlahlembarnya. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim.

4.perlu penanganan yang lebih khusus. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer.11.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN).  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. dan lain-lain.4.11. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.4.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. kecualikeadaan terpaksa dan .1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan. baik pembelianHardwarenya. produk arsip yang bukan berupa print out.Adanya hacker. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. yaitu berupa :  Soft copy.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. amupun softwarenya. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  Selain berbentuk software.

apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.1 Dokumen-dokumen12. tujuan telah tercapaiB.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk. dan laporan keuangan.disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus. masalah telah terpecahkanC.utang dan modal. pengunaanFirewall. tidak ada kaitan dengan file lainD.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut. perlu dilakukan penyusutan. 12. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit.1. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.Contoh faktur .Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. nota kredit. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. suhu dankelembabannya. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.Hal ini disebabkan karena :A. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. seperti arsip-arsip. subjek file. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. tanggalpembuatan.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful