Penyimpanan Arsip sistem wilayahSistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitusisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah

denganberpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem inibanyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyaicabang/perwakilan dibeberapa daerah.Kelebihan sistem wilayah adalah 1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudahmencari keterangan 2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsungdiketahuiKelemaan sistem wilayah adalah : 1. Bisa terjadi kesalahanapabila petugas tidakmemiliki wawasan /pengetahuan tentangletak geografis 2. Didalam surat/warkattidakmenulis alamatsecara lengkap, sehinggamenyulitkan petugas,karena itu petugas harusmengetahui letakgeografis/wilayah 3. Petugas seringmendapatkan kesulitanuntuk mengetahui batas-batas wilayah, karena itudibutuhkan buku petunjukyang menggambarkanbatas wilayah yangmenjadi wewenang dantanggung jawab darimasing-masing cabangdan perwakilana. Perlengkapan dan peralatan arsip Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantungwilayah yang akan dijadikan pokok maslah2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggalmaka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) danapabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad makadiperlukan 26 buah3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagianbagiandiwilayah itu4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yangterdapat dalam surat, disamping sebagai saranamempermudah penemuan kemali surat-surat5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akandisimpan6) Lemari/rak kartu Indeksb. Menyusun daftar klsifikasiDaftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayahPemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerahtingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, danseterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk ataukeluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan suratyang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempatpenyimpanan.Contoh daftar klasifikasi arsip Contoh daftar klasifikasi arsip :JW-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo

A B C D E F GH I J K L M NO P Q R ST UV W X Y ZKartu Indekdengan indek Sed. sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartuindeks.331 E Tegal4 YOGYAKARTAA BantulB Sleman5 JAWA TIMURA BanyuwangiB Jember C MalangD Surabaya6 BALIA Denpasar B KlungkungC Singarajac. surattersebut harus disimpan pada laci jw. Prosedur penyimpanan1) Pemberian kode surat. dan pada folder D Jakarta Timur 4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laciS.2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeksSeIndeks : Setiawati. dibelakang guide1Jakarta.1. kemudian cantumkan kode sesuai denganwilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas). EttyKode/Tanggal/Simpan : JB.D / 2 Nopember 2007Perihal/Masalah : Lamaran KerjaNomor/Tanggal : / 30 Oktober 20073) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas. setiap surat yang akan disimpanalamatnya. Prosedur penemuan kembali .

.

dapat ditempuh denganprosedur sebagai berikut :1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks3) Berdasarkan kode pada kartu indeks.carilah surat pada laci. guide dan folder sesuai dengan kodenya W-BALI JAWAJB 1 JAKARTAA Jakarta PusatB Jakarta BaratC Jakarta SelatanD Jakarta Timur E Jakaarta Utara2 JAWA BARATA BandungB Bogor C CirebonD Cianjur 3 JAWA TENGAHA PekalonganB RembangC SemarangD Solo . mengacu jepada daftar klasifikasi yang telahdibuat. kode arsip ditentukan berdasarkan atasalamat surat .Penemuan kembali arsip.332 Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistemwilayah adalah suatu sistem filing arsip melaluipengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayahdengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat.Oleh karena itu.

.

mulaidari . Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan. Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya. yaitu dengan cara dibakar habis. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. sertayang tidak memiliki nilai guna. geografisatau subjek. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. numeric. yang penting pemusnahan harus dilakukan.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. penggunaan komputer sedemikianluasnya. Saat ini. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat.Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu. jumlahlembarnya.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi 345 Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi).Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965). dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic.

 Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . agenda dan unit kearsipansekaligus.4. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN).Sebabnya.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya.Namaun.program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi. yaitu berupa :  Soft copy. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet. selain keunggulannya. misalanya Tiker/juru tik. dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. ada kelemahannya yaitu : 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  .1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. amupun softwarenya. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan. produk arsip yang bukan berupa print out. baik pembelianHardwarenya. antara lain :  Menghemat tenaga. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil.11. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya.  Adanya hacker. karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk.

makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. tanggalpembuatan.perlu penanganan yang lebih khusus.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : 347  Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 .  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. pengunaanFirewall.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini.11. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer. kecualikeadaan terpaksa dan disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus.4.2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password. maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak. antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen. subjek file.Selain berbentuk software. seperti arsip-arsip.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. dan lain-lain. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.4.

Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer.a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit.1 Dokumen-dokumen12. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi.Contoh faktur .Hal ini disebabkan karena :A. masalah telah terpecahkanC. perlu dilakukan penyusutan.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. tidak ada kaitan dengan file lainD. tujuan telah tercapaiB. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. suhu dankelembabannya. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb. dan laporan keuangan.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. 12.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.utang dan modal. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting. nota kredit.1. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file.

Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri ataumeminta pendapat atasan. hanyauntuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan.Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic. terutama untuk arsip-arsip yang dianggap pentingJika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar makapekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit. dicacah atau dengan caralain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. geografisatau subjek.Tujuan penyusutan :  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupunsebagai referensi  Menghemat ruangan. yaitu dengan cara dibakar habis. numeric.Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi. sertayang tidak memiliki nilai guna.Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut :  Seleksi  Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar pertelaan)  Pembuatan berita acara pemusnahan  Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi . Penghancuran tersebut harus dilkukansecara total.Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistemyang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintahJika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. yang penting pemusnahan harus dilakukan. dan jikaberpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan. Sistempenyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad.Prosedur Pemusnahan arsipProsedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatanmenghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya.Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akandimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu.tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.

4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan MenggunakanMedia Komputer Perkembangan teknologi.Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi). Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan. Virus tersebut dapat ditular melallui disket yang sudah tercemar.Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :  Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakanuntuk kepentingan pembuatan surat. penggunaan komputer sedemikianluasnya.Namaun. agenda dan unit kearsipansekaligus. antara lain :  Menghemat tenaga.  Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip  Menghemat biaya . karena mengerjakan pekerjaan tata usaha initidak diperlukan banyak pegawai. mengingat komputer dapat mengerjakangabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapaorang.Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakansarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan. bisa juga dari microchipyang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atauditularkan melalui intranet atau internet.Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:  Pembakaran  Penghancuran dengan mesin penghancur kertas  Proses kimiawi11. tentu saja penggunaan komputer sebagai sarana penunjang ketatausahaan. ada kelemahannya yaitu 346  Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukanbahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempatpenyimpanan data yaitu Hardisk.Sebabnya. baik administrasi dalam arti luas maupundalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulangpunggungnya. selain keunggulannya. Setelah pemusnahan arsip selesaidilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani olehpenangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi. serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:arsip tahun 1965). jumlahlembarnya.Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dandua orang saksi dari unit kerja lain. misalanya Tiker/juru tik.  . dokumen dan lain-lain  Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dandokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau suratelektronik  Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip darisurat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim. khususnya di bidang elektronik terutamakomputer sangat pesat. Saat ini. mulaidari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pulauntuk keperluan administrasi.

antara laindengan :1) membuat peraturan untuk tidakmenggunakan diskette dalam pembuatansurat/dokumen. terutama jika menggunakansistem Local Area Net Work (LAN). maupun isinya(data/informasi) yang ada di dalamnya  Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak.Adanya hacker. dilaksanakanseperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil daripekerjaan komputer.4. antara lain:  Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer. baik pembelianHardwarenya.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copySedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop.4.11. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalamrangka pengarsipan arsip soft copy ini.11.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copyPengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy. yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipandengan :  Sistem Kartu kendali  Sistem agendaMulai dari : Penciptaannya  Pengolaannya  Pengirimannya/penerimannya  Penyimpanaannya  Pengendaliannya  Penyusutannya11.sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.  Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkanoleh banyak hal. amupun softwarenya. yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup kedalam sistem komputer untuk mengambil. mengingat rawannya gangguanterhadap sistem komputer ini. tetapi datatersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalamdisket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone ataudalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN  Selain berbentuk software. dan lain-lain. kecualikeadaan terpaksa dan . yaitu berupa :  Soft copy.4. produk komputer ini menghasilkanpula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy.perlu penanganan yang lebih khusus.Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamananuntuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut. makatentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar mudah ditemukan kembali saat diperluakan  Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya. mengacaukan ataumenghapus data yang berada dalam harddisk.  Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya. produk arsip yang bukan berupa print out.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan denganmengunakan komputer Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabunganyaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipundapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan.

2) Menciptakan benteng pertahanan sistemserta data pada komputer dengan caramengunakan Password.utang dan modal. baik yang diolah melalui komputer atau non komputer. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimilikiperusahaan. 12. Begitupula denganpembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bankmaupun cara sistem cek register. masalah telah terpecahkanC. faktur penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang.Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi. petugas entry yang mengentrydata/ mengolah pembuatan arsip2) Membuat back-up data dengan cara : 348 a) Merekam /mengcopy data tersebutke dalam disketb) Memberikan lebel indentifikasi yangdatanya diambil dari daftar file diatasc) Menyimpan disket tersebut ke dalamboks yang khusus didesain untukpenyimpanan disketd) Disusun dalam lemari penyimpanan.perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copyselalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh. karena denganmelihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukanlangkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.1 Dokumen-dokumen12.sesuai sistem filling yang dianute) Tempat penyimpanan arsip harusselalu terjaga kebersihan. pengunaanFirewall. subjek file. utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkanmodal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan. tujuan telah tercapaiB.1) membuat daftar file yang sekurang-kerangnya memuat : nama file.faktur pembelianJenis dokumen-dokumen transaksia. Faktur Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualansecara kredit. bukan data/informasi yang termasuk kategoriarsip permanenPenyusutan dapat dilakukan dengan cara:a.nama bagian/direktorat/badan yangmenciptakan file tersebut.Dan memonitor perkembangan virus barumelalui media informasi yang disimpandalam harddisk.apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkankepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual. suhu dankelembabannya. menghapus/mendelete arsip/file data tersebutdari direktori penyimpanannya pada harddiskb.1. setiap kaliadanya penggunaan diskit serta melakukanup date program anti virus secara berkala.disketnya itu sendiritelah diyakini tidak mengandung virus. menghapus nama file data yang bertalian daridaftar file. 349 Bab XIIProses Transaksi Akuntansi Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting.  Pemeliharaan arsip soft copyData / informasi yang berbentuk soft copy. tanggalpembuatan. perlu dilakukan penyusutan. Buktitransaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal daridalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaanBukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet.Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang. nota kredit. tidak langsungterkena sinar matahari serta jauhdari peralatan daya magnet tinggi  Penyusutan Arsip Soft copySeperti hal arsip hard copy.Contoh faktur . tidak ada kaitan dengan file lainD. Untukmenghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalamharddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupafile yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidakdiperlukan lagi. Seorangsekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebutminimal bukti-bukti transaksi.1 Dokumen-Dokumen Transaksi Pengertian transaksiTransaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta. dan laporan keuangan. melalui pembatasan danpenyaringan dalam pemberian passworduntuk mengakses hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. menginstal program anti virus danselalu melakukan pengecekan.Hal ini disebabkan karena :A. seperti arsip-arsip.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful