CARA MEMBUAT SURAT DENGAN MAIL MERGE Cara membuat surat masal menggunakan mailmerge kita memerlukan dua

dokumen yang akan digabungkan yaitu master surat dan data source. Data yang disimpan dalam data source adalah data yang menjadi persilangan input dalam master surat, a. Langkah Pertama membuat master surat Contoh Master Surat Ketik contoh naskah berikut ini : SMK MUHAMMADIYAH KUTOWINANGUN Jl. Pemuda No. 14 Kutowinangun Telp. 0287661073 KUTOWINANGUN. KEBUMEN. Kutowinangun, 1 April 2010 Kepada : Sdr. <<pelamar>> <<alamat>> <<kota>> Assalamualaikum Warokhmatullohi Wabarokatuh. Berkenaan dengan surat lamaran saudara untuk mengisi kekosongan guru <<guru>>, dimohon Saudara datang ke kantor Pimpinan Cabang Muhammadiyah Kutowinangun di Jl. Raya Stasiun No. 14 Kutowinangun. Kebumen, pada hari : <<waktu>>, untuk mengikuti tes dan wawancara. Materi Tes kompetensi guru meliputi tes pengetahuan umum, agama dan tes kejuruan sesuai kompetensinya. Demikian undangan ini untuk diperhatikan Waalaikum Salam Warokhmatullohi Wabarokatuh. Hormat kami, Drs. Karyo Laksono, M.Pd. Ketua Setelah selesai simpan dengan nama Master-1 b. Langkah kedua membuat Data Source Contoh data source sebagai berikut Buka lembar baru dengan Klik File-New dan buatlah table berikut : pelamar Ani Hartati, S.Pd.Si. Bambang Lukito, S.Pd. Najib Wandi, S.Pd. alamat Jl. Raya 16 Kutowinangun RT 01/Rw 02 Kebadongan Pituruh Rt 02/Rw 07 Rambe. Kutowinangun Randiyani Sri Eni, Jl. Sarbini 17 Prembun S.Pd. Harun Al Rasyid, Jl. Kyai Mojo 32 S.Pd.Si. Kulonprogo kota Kebumen Purworejo Kebumen Kebumen Wates guru IPA waktu Jumat, 12 Desember 2010 Jam 09.00 WIB Bahasa Rabu, 10 Desember Inggris 2010 Jam 09.00 WIB Bahasa Jawa Rabu, 10 Desember 2010 Jam 09.00 WIB Matematika Kamis, 11 Desember 2010 Jam 09.00 WIB Kimia Senin, 09 Desember 2010 Jam 09.00 WIB

Simpan data tersebut diatas dengan nama pelamar di My Dokumen-My data source, selanjutnya tutup dokumen ini dengan klik Close b. Langkah ketiga menggabungkan Master surat dengan Data Source Cara menggabungkan data master dengan data source adalah sebagai berikut 1) Buka dokumen surat master, kalau anda masih aktif dimaster surat maka selanjutnya; 2) Aktifkan Toolbar Mail Merger dengan cara klik kanan pada lajur Menu beri Centang [] Mail Merger. Selanjutnya muncul toolbar berikut ini

Open data source

Insert merger field

View merged data

Navigasi record

3) Buka Data Source dengan mengklik ikon Open Data Source, akan tampil Kotak Dialog Data Source, tentukan look in tempat Data Source tersimpan, lalu pilih pelamar dan Klik Open

4) Masukan Fields ke dalam master surat dengan cara Klik icon Insert Merge Fields, kemudian akan tampil kotak dialog Insert Merge Field, masukan fields-fileds tersebut pada posisinya dengan cara Klik Fields kemudian Klik Insert, secara urut satu demi satu

5) Untuk melihat hasil Merger Klik ikon View Merged Data 6) Apabila anda ingin melihat record yang lain anda dapat meng-Klik ikon Navigasi Record.

Cara membuat Mailmerge dengan format excel. Apabila data source akan dibuat dalam format Excel maka data alamat dibuat dalam format excel setelah itu disimpan dengan nama data alamat Langkah selanjutnya adalah sebagai berikut: 1) Anda membuat kembali surat master. 2) Anda buat data alamat dalam format excel dan simpanlah data alamat selanjutnya close 3) Aktifkan Toolbar Mail Merger dengan cara klik kanan pada lajur Menu beri Centang [] Mail Merger. Selanjutnya muncul toolbar berikut ini

Open data source

Insert merger field

View merged data

Navigasi record

4) Buka Data Source dengan mengklik ikon Open Data Source, akan tampil Kotak Dialog Data Source, tentukan look in tempat Data Source tersimpan, lalu pilih data alamat dalam bentuk excel dan Klik Open

5) Muncul jendel confirm data source, pilih data Excel Worksheet via DDE dan klik OK 6) Muncul jendel entire spreadsheet berikut dan klik OK yakinkan data berada di sheet yang dimaksud (sheet 1) misalnya.

7) Selanjutnya gabungkan data dengan klik insert merged field secara urut satu persatu.

Selamat mencoba . Salaaaaaaaaaam !!!