Konsep Teknologi informasi Administrasi

Dalam teori organisasi modern, studi tentang teknologi memfokuskan pada aneka teknologi yang digunakan, dan signifikansi aneka teknologi ini adalah untuk menemukan cara terbaik dari pengorganisasian.Berbicara mengenai peranan teknologi dalam organisasi, berarti kita memusatkan perhatian pada," siapa mengerjakan apa, dengan siapa, bilamana, dan berapa kali.Hal demikian juga berlaku pada administrasi.Tatkala teknologi sebagai pendukung dari kegiatan administrasi, maka teknologinya disebut teknologi administrasi.Dengan kata lain,teknologi sebagai pendukung dan administrasi sebagai pemakai atau yang memanfaatkan. Dalam hal pemanfaatan teknologi dalam ruang lingkup administrasi Negara, Dr.Akadun (2009:18) mendefinisikan teknologi administrasi Negara sebagai berikut: "Segala usaha (baik dengan penggunaan alat, proses dan mekanisme kerja serta pengetahuan) agar proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan Negara dengan lebih berkualitas, lebih proporsional, lebih efektif, dan lebih efisien". Batasan ini memberikan penjelasan bahwa teknologi merupakan suatu usaha sebagai pendukung proses atau mekanisme dalam operasional administrasi Negara. Tatkala teknologi dan administrasi dipadukan akan menciptakan suatu pencapaian yang berkualitas, efektif, dan efisien. Para ahli teori organisasi telah banyak menyumbangkan definisi teknologi untuk pelaksanaan administrasi. Pengertian dan definisi teknologi yang mudah dan lebih menyeluruh adalah sebagaimana yang dikatakan Hatch (Dr.Akadun 2009:11)bahwa"teknologi merupakan cara untuk mencapai sesuatu outcome-yang diinginkan, sasaran dan tujuan atau output yang biasanya dikonseptualisasikan sebagai produk atau pelayanan".Dengan demikian, teknologi merupakan bagian dari usaha untuk meningkatkan produk atau pelayanan yang lebih efektif dan efisien.Hal ini tiada lain karena teknologi merupakan mekanisme sekaligus sarana dalam usaha meningkatkan produktifitas melalui perbaikan sistem produksi dan pelayanan. Terkait dengan pelayanan, lucas (dalam Dr.Akadun 2009,115) mengatakan bahwa teknologi adalah "seperangkat alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugastugas yang berhubungan pemrosesan informasi". Suatu sistem teknologi informasi baik itu dalam hal pelayanan administrasi dan sebagainya,pada dasarnya tidak hanya mencakup hal-hal bersifat fisik, seperti komputer dan printer, akan tetapi mencakup hal-hal yang tidak terlihat secara fisik, seperti software dan yang lebih penting lagi

adalah manusianya.Karena itu, menurut kadir dan triwahyuni (dalam Dr.Akadun 2009, 115) "komponen utama sistem teknologi informasi adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan orang (brainware)" Hal yang Senada juga dikemukakan oleh Technology Atlas Project (dalam Dr.Akadun 2009:11) menyatakan: "teknologi terdiri dari perangkat keras (hardware), organisasi (orgaware), informasi (infoware) serta manusianya (humanware)" Menelaah dari kedua pendapat ini, maka manusia merupakan bagian dari teknologi dan organisasi sebagai wadah untuk pengaplikasian teknologi tersebut. Perpaduan dari tiga unsur ini, yakni: manusia, perangkat dan organisasi untuk memperoleh informasi sebagai unsur tujuan. Dalam suatu organisasi, teknologi didefinisikan sebagai kemampuan mengenali masalah masalah teknis dan mengekploitasi konsep - konsep yang dapat memecahkan masalah teknis yang ada. Sejalan dengan konsep pengenalan masalah teknis di tubuh organisasi, Autioe&Leimanen (dalam Lena&lina anatan 2008, 155) mengatakan bahwa "teknologi merupakan peralatan atau perangkat seperti equipment, software, dan hardware yang digunakan untuk memecahkan masalah operasional secara efektif dalam suatu organisasi" Dengan kata lain,teknologi mengacu pada kegiatan operasional organisasi yang memiliki visi dan misi, untuk setiap kegiatan dan pengumpulan data dan informasi secara efektif, terakselerasi cepat, dan digunakan sebagai pendukung dalam kegiatan operasional organisasi dan sub-sistem organisasi. Teknologi perlu dikembangkan, baik itu di lingkungan organisasi maupun bisnis.Alasannya, karena teknologi merupakan ilmu pengetahuan terapan, jika tidak diterapkan tidak akan memberikan manfaat.Sesuai dengan hal ini, Tjakraatmaja (1997)mengemukakan ciri-ciri atau sifat-sifat teknologi.Menurutnya sifat pokok teknologi adalah: 1. Ilmu pengetahuan dan praktek/percobaan merupakan prasyarat untuk tumbuh dan berkembangnya teknologi. Teknologi yang dikuasai akan semakin berkembang jika sudah terbagi atau terpakai 2. Teknologi dapat berwujud maya, berupa kompetisi pengetahuan yang melekat pada diri manusia (human embedded technology), dapat berwujud fisik berupa pengetahuan eksplisit yang melekat pada mesin dan peralatan serta informasi yang diwadahi oleh system dan organisasi. Teknologi dibutuhkan sebagai instrument pewujud dan pelipat ganda profesi potensi insani. 3. Teknologi tidak memberikan nilai guna jika tidak diterapkan (tidak terbagi dan terpakai secara tepat guna) 4. Sebagai salah satu asset, teknologi dapat ditemukan, dikembangkan, dibeli, dijual, dicari atau menjadi tidak bernilai guna jika teknologi yang kita miliki kadaluarsa. 5. Umumnya (dari pandangan positif) teknologi digunakan untuk menciptakan kesejahteraan manusia atau meningkatkan kualitas hidup manusia, baik kehidupan dari aspek material maupun non-material (kemanusiaan). Berdasarkan ciri dan sifat teknologi tersebut, selain sebagai ilmu pengetahuan yang perlu dikembangkan, teknologi juga penyumbang kesejahteraan atau meningkatkan kualitas.Dalam hal ini kualitas dan kesejahteraan suatu organisasi akan dapat lebih berkembang.Oleh sebab itu, ketika organisasi mengelola teknologi sebagai cara untuk mekanisme kerja, faktor yang penting dalam pengelolaan teknologi tersebut menurut Monger (lena&lina anatan 2008, 120) antara lain: 1. Menerima peran manajemen dalam inovasi teknologi

2. Memiliki komitmen terhadap tiap fase manajemen teknologi yaitu sejak saat dalam penilaian perlunya adopsi teknologi, perumusan kebijakan mengenai teknologi, saat adopsi, implementasi, monitoring, dan pengembangannya. 3. Menciptakan visi teknologi yang yang berbasis pada kapasitas kompetitif umum yang diperlukan untuk persaingan jangka panjang. 4. Membangun infrastruktur teknologi untuk menghasilkan dan jasa berkualitas, membangun kulaitas ke dalam infrastruktur serta memperbaiki kualitas secara kontinyu. 5. Mengelola teknologi sebagai investasi, bukan sebagai biaya. 6. Menggunakan standar yang memadai untuk mengukur keunggulan teknologi tidak hanya menggunakan standar yang dipakai secara internal. 7. Bekerja untuk mengubah sistem social organisasi, sistem pendidikan, sistem politik, dan semua kekuatan ekonomis yang mendukung manajemen teknologi. 8. Teknologi harus mengikuti organisasi dan organisasi harus mengikuti visi. 9. Menetapkan mekanisme yang tepat untuk menilai teknologi baru dan yang berkembang serta untuk mentransfer knowledge dalam organisasi. Dan Menggunakan teknologi sebagai kekuatan positif dalam trasnformasi kerja. Berdasarkan pembahasan ini dapat disimpulkan bahwa teknologi merupakan peluang dan sekaligus tantangan bagi organisasi saat ini.Teknologi akan dirasakan sebagai tantangan jika organisasi tidak tahu bagaimana menggunakan teknologi dan mengelolanya secara startegik.Namun di sisi lain akan memberikan manfaat jika diintegrasikan dengan strategi fungsional organisasi. Teknologi informasi dalam penyelenggaraan pemerintahan, baik itu dari perspektif pelayanan, hingga peningkatan lajunya pembangunan, merupakan salah satu pendorong dari tujuan reformasi pemerintahan untuk tujuan good governance.Saat ini,penggunaan teknologi informasi dalam administrasi lebih di kenal dengan istilah e-adm atau e-gove untuk elektronik pemerintahan.Terkait dengan penyelenggaraan teknologi atau e-gove dalam pemerintahan, Effendi (2002) menyatakan: "Untuk membangun pemerintah daerah yang lebih mampu menyelenggarakangood governance, perlu dibangun jaringan kerja sama didasarkan atas hubungan (lingkage) yang partisipatif, transparan, dan responsif antar pilar-pilar good governance. Hubungan semacam itu hanya dapat dibangun dengan menerapkan teknologi informasi". Mengacu pada pendapat Effendi tersebut, secara lebih mudah Indrajit seperti yang di kutip dari (Dr.Akadun 2009, 131) menjelaskan E-government adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah, yang memungkinkan pemerintah untuk mentransformasikan hubungan dengan masyarakat,dunia bisnis dan pihak yang berkepentingan,dan dalam prakteknya e-government adalah penggunaan internet untuk melaksanakan urusan pemerintah dan penyediaan pelayanan publik agar supaya lebih baik dan berorientasi pada pelayanan masyarakat. Secara konseptual, egovernment akan menciptakan interaksi yang ramah dan murah antara pemerintah dan masyarakat. Menurut Caldow (indrajit dalam Akadun 2009,131) bahwa "E-government adalah pemanfaatan teknologi informasi sebagai fasilitas dan komunikasi (TIK) guna pelaksanaan pemerintah yang efisien dan murah,dengan meningkatkan pelayanan masyarakat dengan cara menyediakan sarana publik sehingga mudah mendapatkan informasi,dan menciptakan pemerintahan yang baik." Berdasarkan karakteristik teknologi informasi yang digunakan dalam e-government,dalam hal ini Tjahjanto(2002) menyatakan bahwa manfaat terpenting dari implementasi e-government adalah

terwujudnya pemerintahan yang lebih bertanggung jawab (accountable) bagi warganya.Selain akan lebih banyak masyarakat yang bisa mengakses informasi, pemerintah juga lebih efisien dan lebih efektif. Lebih lanjut, mengenai manfaat dari teknologi informasi berdasarkan karakteristik yang digunakan dalam e-government,Dr Akadun (2009,137) menyimpulkan bahwa teknologi informasi memiliki beberapa manfaat,antara lain : 1. Akan tercipta pemerintahan yang lebih baik,karena proses pelayanan yang lebih trasnparan,terjadi control masyarakat yang lebih kuat,dan pengawasan yang bersifat lekat waktu (realtime) 2. Berkurangnya praktek-praktek korupsi, karena komputer tidak memiliki sifat bawaan perilaku yang korup. 3. Tata hubungan yang lebih ramping untuk terlaksananya pemerintah yang lebih baik. 4. Peningkatan efisiensi pemerintah di semua proses untuk menghadapi pemborosan belanja sektor publik atau inefisiensi dalam berbagai proses. 5. Akan terjadi efisisensi dalam skala ruang dan waktu. 6. Struktur dan organisasi informasi yang tersistematisasi. 7. Peningkatan manajemen dari sumber daya baik dari sisi peningkatan bidang kendali (span of control) maupun sumber daya organisasinya. Berbicara tentang e-adm maupun e-government, disamping manfaatnya sebagai pendorong terciptanya good governance, e-adm maupun e-gove memiliki fungsi sebagaimana yang dikemukakan Dr.Akadun (2007, ) diantaranya: 1. Sarana memperbaiki manajemen internal, sebagai pendukung sistem dalam pembuatan keputusan dalam bentuk decision supporting system atauexecutive information system. 2. Peningkatan pelayanan publik dalam bentuk otomatisasi pelayanan yang secara integral dihubungkan melalui media internet ataupun teknologi digital lainnya. Dengan demikian, antara manfaat dan fungsi dari teknologi informasi dalam ruang e-administrasi maupun e-government tujuan dasarnya adalah pada sektor pemerintahan dengan munculnya berbagai prakarsa yang transparan ke arah perbaikan akses kompetisi global dan perbaikan kesejahteraan hidup secara lebih cepat, efisien, dan dapat diandalkan.Dan kunci untuk pemenuhan tujuan tersebut sebenarnya terletak pada adanya arahan leadership dan strategi pemilihan teknologi yang tepat.