PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM) DALAM SISTEM INFORMASI Darwis, Datu Rizal AsraI Pusat Standarisasi - LIPI INTISARI Sistem informasi di samping sebagai alat dan [asilitator juga dapat mempermudah pengembangan proses di dalam suatu organisasi. Untuk itu perlu dilakukan suatu perencanaan sistem irformasi yang baik dan tidak bisa dilepaskan dari perencanaan secara menyeluruh dari suatu sistem organisasi. Total Quality Management (TQM) meruoakan seperangkat praktik yang bersifat strategis dan jangka panjang yang memungkinkan manajemen untuk menyampaikan usulan-usulan perbaikan berkesinambungan. Pengembangan Sistem informasi secara teknis sangat relevan dengan prinsip penerapan TQM pada suatu organisasi. Penerapan TQM pada sitem informasi dapat memberikan keuntungan dan manfaat yang sangat berarti bagifungsi manajemen secara terpadu di dalam organisasi maupun unit sistem informasi flu sendiri. Pada tulisan ini ditunjukan beberapa strategi yang harus dipertimbangkan dalam menerapkan prinsip-prinsip TQM pada unit sistem informasi ABSTRACT Information system besided as tools and catalisator also can easly to develope processes in an organization. However, It need to make a good planning for information system that connect with the whole of information system planning of an organization. Total Quality Management as a set of strategic practices and have a long priode that give possibility for management to give continuouse improvement proposales. Information System development tecnically very relevance with the principt of TQM implementation in aT!organization. TQM implementation in information system csn gibe significancce oportuAities for integreted management funtions in sn orgsnozation. This paper shows some strategcs to imply the principt ofTQM in information system unit. 1 PENDAHULUAN Total Quality Management (TQM) masih menjadi sesuatu yang kontroversial, karena kesulitan dalam hal mempraktekkannya Ada yang mengatakan TQM sebagai alternatif bam manaiernen, tapi ada pula yang meIihatnya sebagai lompatan manajemen menuju kesuksesan. Faktor-faktor penyebab keberhasilan atau kegagalan penerapan TQM sangat sulit diidentifikasikan, karena penerapan TQM sangat spesifik dengan kondisi perusahaan yang menerapkannya. Sehingga masing-masing perusahaan yang menerapkan TQM berbeda daIam mendefinisikan TQM. Sistem Informasi merupakan satu unit organisasi dalam perusahaan yang memegang peranan penting sebagai alat komunikasi yang konsisten bagi unit-unit organisasi lainnya pada perusahaan. Pada dekade terakhir ini aplikasi Teknologi Informasi sangat membantu praktek-praktek penerapan TQM pada perusahaan memberikan tantangan bagi unit pengelola sistem 384 ISSN 0852 - 002 X, PPI - KIM 2000 informasi itu sendiri untuk menerapkan praktek-praktek TQM Tulisan ini akan mencoba menjelaskan sejarah TQM, pengertian TQM dan penerapannya pada sistem informasi 2 SEJARAH TQM Konsep mutu dan pengendalian mutu dimulai dari industri yang memproduksi senjata dan peralatan militer pada perang dunia kedua dan secara konsisten ditangani oleh miIiter yang telah distandarkan dalam MIL-Q-5923 dan kemudian rvrrL-Q- 9858. Setelah kalah perang Jepang mulai lagi membangun negaranya dengan mempelajari konsep pengendalian mutu di negara-negara barat terutama Amerika. Pada tahun 1950 Dr. Edwards Deming dari Amerika datang ke Jepang untuk memperkenalkan teknikteknik pengendalian mutu produk. Masyarakat industri dan ilmuan Jepang sangat antusias untuk membangun kembali negaranya dari kekalahan perang dunia kedua, sehingga pengendalian mutu dikembangkan dari teknik pengendalian mutu produk: ke teknik perbaikan mutu produk yang jauh meninggalkan sistem pengendalian mutu Amerika dan Eropah, dan lebih jauh kepada teknik perbaikan semua aspek operasional perusahaan menjadi Pengendalian Mutu Terpadu (TQC) yang pada akhimya sekarang ini dikenal sebagai Manajemen Mutu Terpadu (TQM). Perusahaan Amerika dan Barat umumnya tidak menyadari kecendrungan pengaruh sistem mutu. Mereka terpaku pada keyakinan bahwa pesaing Jepang lebih bersaing pada harga, bukan persaingan mutu. Menurut Juran perbedaan mutu antara keduanya dapat dilihat pada gambar berikut Barat M U T U Jepang 1950 1960 1970 1980 2000 Gambar 1 : Mutu Jepang dan Barat : suatu 3 PENGERTIAN TQM TQM adalah pendekatan manajemen dari suatu organisasi yang berpusat pada mutu berdasarkan partisipasi dari semua anggota dan bertujuan untuk keberhasilan dalam jangka waktu yang lama melalui kepuasan pelanggan dan memberi keuntungan kepada .semua anggota organisasi. Pengendalian mutu adalah sebuah sistem yang secara ekonomi memproduksi barang atau jasa sesuai dengan mutu yang disyaratkan oleh pelanggan. ISSN 0852 - 002 X PPI - KIM 2000 385 Untuk menjalankan pengendalian mutu (QC) secara efektif seluruh stafperusahaan dari eksekutif ke manajer dan supervisor ke pekerja lapangan hams berpartisipasi dan bekerja sarna di dalamnya. Pengendalian mutu yang melaksanakan cara ini disebut Company Wide Quality Control (CWQC) atau Total Quality Management (TQM). Pakar TQM dan Pemikirannya 1) Edwards Deming, keberhasilannya dalam memimpin revolusi mutu di Jepang membuat namanya diabadikan dalam Deming Prize, sebagai penghargaan tertinggi prestasi manajemen mutu perusahaan di Jepang. Menurut Deming, usaha yang baik belumlah cukup diperlukan program yang hams dijalank:an sepenuh hati. Setiap orang melakukan yangterbaik belumlah jawabannya namun setiap orang perIu mengatakan apa yang hams dilakukan.Perubahan yang drastis perIu dilakukan dan tanggung jawab perubahan terletak pada manajer. 2) J.M Juran, rnendefinisikan mutu sebagai "fitness for use" yang dirinci dalam lima pilar utama, yaitu quality of design, quality of conformance, availability, safety and field use. Untuk mencapainya Juran mengembangkan suatu pendekatan menyeluruh, mulai dari desain sampai pemasok. Dalam trilogi Juran dikemukakan bahwa, kualitas dikelola dengan menggunakan tiga proses manajerial yaitu planning, control dan improvement, yang kemudian di Jepang dikenal sebagai PDCA (plan, Do, Check, Action). 3) Kaoru Ishikawa, sebagai penggagas Gugus Kendali Mutu (GKM) dengan mengembangkan "Ishikawa Cause and Effect Diagram" atau dikenal sebagai "fishbone diagram" Istilah yang digunakannya Company-Wide Quality Control menjadi dasar pendekatan Total Quality Management (TQM). Penerapan statistik untuk Quality Assurance diungkapkannya secara praktis tanpa formula matematis yang rumit sehingga amat disukai. Sebagai tokoh TQM di Jepang ia memiliki falsafah, "utamakan membangun manusianya, bam kem_udianmembuat barang" ': 4) Profesor Kume, TQM adalah pendekatan manjemen yang bertujuan untuk keberhasilan dalam membantu membangun pertumbuhan yang stabil dari sebuah organisasi dengan mengikutsertakan anggotanya yang secara ekonomi menghasilkan mutu yang diinginkan pelanggan. 4 PENERAPAN TQM Umumnya ada dua alasan mengapa perusahaan menerapkan TQM, alasan pertama adalah bahwa perusahaan tersebut berhasrat untuk mempelajari teori manajemen atau manajemen bersifat sain untuk meningkatkan daya saingnya. Alasan kedua adalah bahwa perusahaan tersebut mempertimbangkan TQM sebagai sebuah alat manjemen yang efektif untuk menanggulangi persoalan mutu produk atau kesulitan yang dihadapi. Dalam banyakhal alasan untuk menerapkan TQM di sebuah perusahaan adalah untuk ISSN 0852 - 002 X; PPI - KIM 2000 386 meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan mutu produk atau perbaikan tingkat manajemen. Prinsip penerapan TQM di perusahaan adalah sbb: 1) Bekerja dengan rotasi siklus PDCA 2) Penilaian berdasarkan fakta 3) Menggunakan alat statistik 4.1 Bekerja dengan rotasi siklus PDCA Di dalam TQM selalu ditekankan bahwa kerja dalam perusahaan hams dilakukan dengan rotasi siklus PDCA Untuk perbaikan, apa pertama sekali yang hams dikerjakan adalah untuk menguasai kondisi yang ada. Kemudian menilai kondisi tersebut dengan kesadaran mutu dan kesadaran permasalahan, kemudian mencari bagian-bagian yang harus diperbaiki. Perencanaan (plan) Membuat rencana kerja yang akan dilakukan sebelum memelai bekerja. Dalam perencaan digunakan pedoman yang sangat efektip yaitu 5W IH yang meliputi: 1) Apa (What) Rencana apa yang akan dibuat, produk apa, bagaimana spesifikasinya, apa bahannnya, menggunakan mesin apa, dsb. 2) Siapa (Who) Siapa yang hams membuat rencana, siapa yang bertanggung jawab perencanaan, untuk siapa rencana tersebut, siapa yang melaksanakan, bagaimana kualifikasi pelaksana, siapa yang bertangung jawab dalam pelaksanaan, siapa yang memesan, siapa yang memeriksa rencana, siapa yang memeriksa hasilnya, dsb. ' 3) Kapan (When) Berapa lama rencana dapat diselesaikan, kapan rene ana selesai, kapan pelaksanaan dimulai, berapa lama pelaksanaan akan berlangsung, kapan pelaksanaan selesai, kapan diadakan pemeriksaan hasil, kapan diadakan perencanaan kembali, dsb. 4) Dimana (Where) Dimana pereneanaan dibuat, dimana pelaksanaan dibuat, dimana diperoleh bahan baku, dimana lokasi mesin-mesin, dimana pasar yang dituju, dimana pemeriksaan hasil dilakukan, dsb. 5) Mengapa (Why) Mengapa pereneanaan ini hams dibuat, alasan-alasan tentang pemilihan rencana, alasan-alasan tentang pemilihan caradalam pelaksanaan., dsb. 6) Bagaimana (How) Bagaimana perencanaan bisa dibuat, kebutuhan apa yang diperlukan dalam perencanaan, bagaimana eara pelaksanaan dari reneana, bagaimana basil bisa diperiksa, bagaimana diadakan koreksi bisa dilakukan, dsb. Pelaksaan (Do) Bekerja dengan pelaksanaan yang telah dibuat. Peineriksaan (Check) ISSN 0852 - 002 X PP/ - KIM 2000 387 Pemeriksaan hasil kerja dengan cara membandingkan dengan pereneaan yang telah dibuat sebelumnya. Perbaikan (Action) Mengadakan perbaikan dan peningkatan untuk perencanaan yang akan datang. Proses siklus PDCA berlangsung dengan didasari oleh kesadaran akan mutu. Proses siklus PDCA merupakan proses peningkatan yang kontinyu dan terus menerus dan berlangsung diseluruh bagian dan mekanisme perusahaan. Siklus PDCA dari tiap-tiap kegiatan berlangsung bersama-sama dan harrnonis dalam menuju suatu peningkatan siklus PDCA keseluruhan perusahaan. 8 Langkah pemecahan masalah dengan PDCA A. Perencanaan (plan) 1. Penentuan mengenai persoalan yang ada 2. Meneari sebab dari persoalan yang timbul 3. Meneliti sebab yang paling mungkin 4. Pemecahan masalah B. Pelaksanaan (Do) 5. Menentukan jadwal pelaksanaan C. Pemeriksaan (Check) 6. Hasil dari pelaksanaan diperiksa D. Perbaikan (Action) 7. Standardisasi 8. Pencatatan sisa problem lain yang belum terpeeahkan. Dalam melaksanakan langkah-langkah tersebut digunakan 7 tools statsitik. 4.2 Penilaian berdasarkan fakta Ada dua cara untuk mengenal kondisi yang ada dalam perusahaan, Yang pertama adalah tingkat absolut dari sebuah item., dan cara kedua .adalah kecendrungan dari tingkat item tersebut. Digunakan banyak gambar untuk menilai kondisi perusahaan. Laporan keuntungan dan kerugian dan lembaran keseimbangan menunjukkan hasil akhir operasional. Penyebaran pasar juga menunjukkan penerirnaan akhir pelanggan. Dalam TQM, untuk mencapai hasil yang lebih baik, faktor-faktor yang diperhatikan adalah QCDSM (Quality, Costs, Delivery, Safety, and Mora!). Hams mengenal situasi nyata dari faktor-faktor tersebut, dengan kata lain fakta dan penilaian tingkat perusahaan dibandingkan dengan keperluan pelanggan atau tingkat produksi atau jasa perusahaan pesaing dan penilaian tingkat perbaikan dari kecendrungan tiap-tiap faktor. 4.3 Menggunakan alat-alat statistik Menggunakan data untuk mengenal kondisi yang ada atau menilai tingkat operasi, diperlukan pengetahuan statistik sederhana. Ada banyak alat statistik dalam TQM, dan dasar TQM adalah konsep dispersi. Hasil nyata dari operasi pasti mempunyai dispersi. Jika ada suatu masalah dalam beberapa proses seharusnya dikumpulkan data aktual dan dapatkan kondisi yang ada dengan cara yang tepat dari penggunaan metoda statistik. ISSN 0852 - 002 X, PPI- KIM 2000 388 Dibandingkan dengan standar, dengan pasti diketahui perbaikan apa yang perlu. Seperti diutarakan di atas selalu diambil dua tindakan, pertama adalah untuk memperbaiki bagian yang keluar dari toleransi dan kedua adalah memperbaiki proses untuk menghilangkan penyebab. Operasional selalu mempunyai dispersi. Walaupun hasil-hasil berbeda dari hasil sebelumnya, jika ia dalam dispersi normal, maka kita tidak dapat menyalahkan orang yang mengerjakannya. Kadang-kadang kenyataan ini selalu dilupakan. 5 STRUKTUR PENERAPAN TQM Dikatakan bahwa TQM mempunyai 3 pilar yang besar, yaitu: Manajemen kebijakan, manajemen harlan, dan kegiatan gugus kendali mutu. Seluruh operasional perusahaan dimulai dengan visi atau kumpulan target manajemen puncak yang akan menjadi pokok persoalan seperti sebuah bentuk kebijakan dan kebijakan tersebut berkembang menjadi rencana kegiatan dari unit-unit operasi oleh manajemen menengah. Kemudian semua staf dan pekerja lapangan akan melaksanakan reneana tsb. Selama operasi banyak bagian-bagian manajemen terlibat. Pembagian manajemen akan diiluti masing-masing bagian atau seksi, manajemen produksi oleh seksi yang terkait, manajemen fungsional seperti mutu, biaya, pengantaran, keselamatan, moral dan standardisasi akan diikuti dalam banyak hal. TQM adalah sebuah praktek perbaikan, Orang yang bertanggung jawab untuk perbaikan adalah semua orang di dalam perusahaan dari manajer puncak hingga pekerja lapangan. Banyak siklus PDCA akan berotasi dalam sebuah perusahaan. Manajemen kebijakan adalah siklus yang paling besar termasuk seluruh perusahaan, dan siklus QCC, PDCA, akan merupakan sebuah siklus yang keeil dalam sebuah bidang kerja, 6 SISTEM INFORMASI Sistem informasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen (perangkat keras, perangkat lunak, dataiinformasi, prosedur, komunikasi, dan user) yang saling berhubungan untuk menangkap, memproses, menyimpan, memelihara, dan menyampaikan informasi. Sistem informasi dapat merupakan suatu organisasi sendiri disamping juga umumnya sebagai bagian dari suatu organisasi. Sistem informasi manajemen terdiri dari beberapa subsistem antara lain: sistem informasi akuntansi, sistem infonnasi personalia, sistem informasi pemasaran, sistem informasi pembelian, sistem informasi persediaan, sistem informasi distribusi dll. Siklus pengenbangan sistem informasi terdiri dari : pereneanaan, pengembangan sistem, dan evalusi. Siklus hiidup pengembangan sistern terdiri dari survey. analisis, desain, pembuatan, implementasi, pemeliharaan ). 6 PENERAPAN TQM PADA SISTEM INFORMASI Media penyarnpaian barang dan jasa berkualitas adalah melalui perbaikan proses. Perbaikan proses secara terus menerus merupakan perinsip penerapan TQM. Salah ISSN 0852 - 002 X. PPI- KIM 2000 389 satu faktor yang penting dalam penerapan TQM adalah peranan Teknologi Infonnasi, khususnya dalam pengurangan waktu siklus. Oleh karena itu efektifitas kinerja penerapan TQM semakin tergantung pada penerapan Teknologi Infonnasi untuk mendukung secara efisien kerja sarna seroua fungsi manajernen untuk memberikan barang atau jasa yang memuaskan pelanggannya. 7 MANFAAT YANG DIPEROLEH PERUSAHAAN PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI DARI Pada umumnya seseorang meraih manfaat ini dengan cara menjamin bahwa semua usaha perbaikan proses yang signifikan mencakup suatu penilaian tentang bagairnana memanfaatkan teknologi informasi dan kemudian dengan cara merancang aplikasi agar roenghasilkan manfaat-rnanfaat tersebut. 1 Kornputer memperpendek jalur komunikasi, contoh adalah surat elektronik dan pembuatan laporan, diamana jarak atau letak georafis sudah tidak rnenjadi masalah lagi dalam kornunikasi antar unit organisasi. 2 Aplikasi berbasis kornputer dapat dirancang untuk memastikan bahwa informasi yang benar tersedia pada tempat dan waktu yang tepat, manfaatnya memberikan pengurangan waktu siklus dan pelayanan yang lebih cepat. 3 Komputer dapat mengumpulkan data transaksi dan data mengenai bagaimana proses dikeIjakan kemudian melakukan analisis statistik dasar untuk kepentingan user. 4 Kornputer membantu meningkatkan kepedulian terhadap lingkungan. Aplikasi pertama dan yang sampai sekarang masih berkembang berfungsi melakukan analisis kuantitatif dan memasuki database yang dimiliki perusahaan-perusahaan lain guna belajar lebih banyak tentang pesaing dan pelanggan. 5 Komputer memungkinkan pemberian jasa barn untuk mencapai keunggulan kompetitif atas para pesaing. Komputer dapar dihubungkan dengan bank sehingga para pelanggan dapat mernbayar barang-barang dan jasa yang mereka bell. 6 Kornputer dapat rnernberikan pandangan yang lebih luas tentang pelanggan dan client. Ketika rnengembangkan jumlah dan komleksitas sistern kornputer melalui penambahan database dan pemrosesan bertingkat (misalnya pada tingkat mikro kemudian mainframe) semakin besar pula kemungkinan untuk menggabungkan sitem-sistem kornputer tersebut guna menyediakan hubungan yang menghasilkan pandangan yang lebih lengkap tentang pelanggan dan proses. 7 Kornputer meningkatkan pelayanan dan operasi. Pelayanan perbaikan dewasa ini sering diawasi dan dikelola melalui kornputer. Paket-paket disampaikan dengan disertai bar code yang berfungsi sebagai mekanisme pelacakan. 8. KESIl.\1PULAN Q Penerapan TQM. semakin banyak oleh semua tipe organisasi dalam dunia industri. Sistem informasi merupakan kunci keberhasilan penerapan TQM pada organisasi apapun. Oleh karena itu sistem informasi diharapkan sebagai pendukung dan juga diharapkan untuk menerapkan strategi TQM daIam departemennya sendiri oleh 390 ISSN 0852 ~ 002 X, PPI ~ KIM 2000 [J [J karena alasan-alasan yang sarna. Teknik manajemen proses yang teratur yang terlihat disekeliling kita tidak lain merupakan pergeseran fundamental dalam praktek manajemen. Hal ini menunjukkan sarna signifikannya dengan penerapan Teknologi Informasi itu sendiri dalam era infonnasi sekarang ini. . Sistem informasi harus dan telah menjadi pusat transformasi mutu yang sedang berlangsung adalah bukanlah suatu pemikiran yang sia-sia, Survei terakhir ini menunjukkan bahwa 59% responden sistem informasi sedang melaksanakan strategi perbaiakn proses. Sebagian besar eksekutif sistem informasi juga melaporkan nahwa mereka mengharapkan manfaat yang signifiakan dari pendekatan tersebut dalam organisasi sistem informasi. Pada sisi lain banyak penolakan terhadap penerapan TQM dalarn sistem informasi yang disebabkan oleh karena kurangnya pengetahuan tentang TQM, enggan menerapkan kebiasaan-kebiasaan barn dan cara-cara bam serta tidak terpadunya sistem informasi suatu perusahaan. Masalah lain adalah tidak adanya software pengendalian mutu secara statistik yang benar-benar baik agar dapat berfungsi sebagai alat bagi sistem informasi dalam menerapkan TQM ISSN 0852 - 002 X PPI- KIM 2000 391
Sign up to vote on this title
UsefulNot useful