PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM) DALAM SISTEM INFORMASI Darwis, Datu Rizal AsraI

Pusat Standarisasi - LIPI

INTISARI
Sistem informasi di samping sebagai alat dan [asilitator juga dapat mempermudah pengembangan proses di dalam suatu organisasi. Untuk itu perlu dilakukan suatu perencanaan sistem irformasi yang baik dan tidak bisa dilepaskan dari perencanaan secara menyeluruh dari suatu sistem organisasi. Total Quality Management (TQM) meruoakan seperangkat praktik yang bersifat strategis dan jangka panjang yang memungkinkan manajemen untuk menyampaikan usulan-usulan perbaikan berkesinambungan. Pengembangan Sistem informasi secara teknis sangat relevan dengan prinsip penerapan TQM pada suatu organisasi. Penerapan TQM pada sitem informasi dapat memberikan keuntungan dan manfaat yang sangat berarti bagifungsi manajemen secara terpadu di dalam organisasi maupun unit sistem informasi flu sendiri. Pada tulisan ini ditunjukan beberapa strategi yang harus dipertimbangkan dalam menerapkan prinsip-prinsip TQM pada unit sistem informasi

ABSTRACT
Information system besided as tools and catalisator also can easly to develope processes in an organization. However, It need to make a good planning for information system that connect with the whole of information system planning of an organization. Total Quality Management as a set of strategic practices and have a long priode that give possibility for management to give continuouse improvement proposales. Information System development tecnically very relevance with the principt of TQM implementation in aT!organization. TQM implementation in information system csn gibe significancce oportuAities for integreted management funtions in sn orgsnozation. This paper shows some strategcs to imply the principt ofTQM in information system unit.

1

PENDAHULUAN

Total Quality Management (TQM) masih menjadi sesuatu yang kontroversial, karena kesulitan dalam hal mempraktekkannya Ada yang mengatakan TQM sebagai alternatif bam manaiernen, tapi ada pula yang meIihatnya sebagai lompatan manajemen menuju kesuksesan. Faktor-faktor penyebab keberhasilan atau kegagalan penerapan TQM sangat sulit diidentifikasikan, karena penerapan TQM sangat spesifik dengan kondisi perusahaan yang menerapkannya. Sehingga masing-masing perusahaan yang menerapkan TQM berbeda daIam mendefinisikan TQM. Sistem Informasi merupakan satu unit organisasi dalam perusahaan yang memegang peranan penting sebagai alat komunikasi yang konsisten bagi unit-unit organisasi lainnya pada perusahaan. Pada dekade terakhir ini aplikasi Teknologi Informasi sangat membantu praktek-praktek penerapan TQM pada perusahaan memberikan tantangan bagi unit pengelola sistem
384

ISSN 0852 - 002 X, PPI - KIM 2000

dan lebih jauh kepada teknik perbaikan semua aspek operasional perusahaan menjadi Pengendalian Mutu Terpadu (TQC) yang pada akhimya sekarang ini dikenal sebagai Manajemen Mutu Terpadu (TQM). sehingga pengendalian mutu dikembangkan dari teknik pengendalian mutu produk: ke teknik perbaikan mutu produk yang jauh meninggalkan sistem pengendalian mutu Amerika dan Eropah.002 X PPI . Edwards Deming dari Amerika datang ke Jepang untuk memperkenalkan teknikteknik pengendalian mutu produk. Setelah kalah perang Jepang mulai lagi membangun negaranya dengan mempelajari konsep pengendalian mutu di negara-negara barat terutama Amerika.semua anggota organisasi. ISSN 0852 .informasi itu sendiri untuk menerapkan praktek-praktek TQM Tulisan ini akan mencoba menjelaskan sejarah TQM. bukan persaingan mutu. Mereka terpaku pada keyakinan bahwa pesaing Jepang lebih bersaing pada harga. Pada tahun 1950 Dr. pengertian TQM dan penerapannya pada sistem informasi 2 SEJARAH TQM Konsep mutu dan pengendalian mutu dimulai dari industri yang memproduksi senjata dan peralatan militer pada perang dunia kedua dan secara konsisten ditangani oleh miIiter yang telah distandarkan dalam MIL-Q-5923 dan kemudian rvrrL-Q.KIM 2000 385 . Masyarakat industri dan ilmuan Jepang sangat antusias untuk membangun kembali negaranya dari kekalahan perang dunia kedua. Perusahaan Amerika dan Barat umumnya tidak menyadari kecendrungan pengaruh sistem mutu. Menurut Juran perbedaan mutu antara keduanya dapat dilihat pada gambar berikut Barat M U T U Jepang 1950 1960 1970 1980 2000 Gambar 1 : Mutu Jepang dan Barat : suatu 3 PENGERTIAN TQM TQM adalah pendekatan manajemen dari suatu organisasi yang berpusat pada mutu berdasarkan partisipasi dari semua anggota dan bertujuan untuk keberhasilan dalam jangka waktu yang lama melalui kepuasan pelanggan dan memberi keuntungan kepada .9858. Pengendalian mutu adalah sebuah sistem yang secara ekonomi memproduksi barang atau jasa sesuai dengan mutu yang disyaratkan oleh pelanggan.

sebagai penghargaan tertinggi prestasi manajemen mutu perusahaan di Jepang. 3) Kaoru Ishikawa. Action). safety and field use. Pengendalian mutu yang melaksanakan cara ini disebut Company Wide Quality Control (CWQC) atau Total Quality Management (TQM).Untuk menjalankan pengendalian mutu (QC) secara efektif seluruh stafperusahaan dari eksekutif ke manajer dan supervisor ke pekerja lapangan hams berpartisipasi dan bekerja sarna di dalamnya. alasan pertama adalah bahwa perusahaan tersebut berhasrat untuk mempelajari teori manajemen atau manajemen bersifat sain untuk meningkatkan daya saingnya. rnendefinisikan mutu sebagai "fitness for use" yang dirinci dalam lima pilar utama.KIM 2000 386 .M Juran. quality of conformance. "utamakan membangun manusianya. Untuk mencapainya Juran mengembangkan suatu pendekatan menyeluruh. bam kem_udianmembuat barang" ': 4) Profesor Kume. Penerapan statistik untuk Quality Assurance diungkapkannya secara praktis tanpa formula matematis yang rumit sehingga amat disukai. availability. Menurut Deming. mulai dari desain sampai pemasok. yang kemudian di Jepang dikenal sebagai PDCA (plan. Dalam banyakhal alasan untuk menerapkan TQM di sebuah perusahaan adalah untuk ISSN 0852 . PPI . Pakar TQM dan Pemikirannya 1) Edwards Deming. TQM adalah pendekatan manjemen yang bertujuan untuk keberhasilan dalam membantu membangun pertumbuhan yang stabil dari sebuah organisasi dengan mengikutsertakan anggotanya yang secara ekonomi menghasilkan mutu yang diinginkan pelanggan. Setiap orang melakukan yangterbaik belumlah jawabannya namun setiap orang perIu mengatakan apa yang hams dilakukan. Sebagai tokoh TQM di Jepang ia memiliki falsafah. keberhasilannya dalam memimpin revolusi mutu di Jepang membuat namanya diabadikan dalam Deming Prize.002 X. kualitas dikelola dengan menggunakan tiga proses manajerial yaitu planning. usaha yang baik belumlah cukup diperlukan program yang hams dijalank:an sepenuh hati. Alasan kedua adalah bahwa perusahaan tersebut mempertimbangkan TQM sebagai sebuah alat manjemen yang efektif untuk menanggulangi persoalan mutu produk atau kesulitan yang dihadapi. Dalam trilogi Juran dikemukakan bahwa. yaitu quality of design. 4 PENERAPAN TQM Umumnya ada dua alasan mengapa perusahaan menerapkan TQM. Check. 2) J. Do.Perubahan yang drastis perIu dilakukan dan tanggung jawab perubahan terletak pada manajer. sebagai penggagas Gugus Kendali Mutu (GKM) dengan mengembangkan "Ishikawa Cause and Effect Diagram" atau dikenal sebagai "fishbone diagram" Istilah yang digunakannya Company-Wide Quality Control menjadi dasar pendekatan Total Quality Management (TQM). control dan improvement.

dsb.meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan mutu produk atau perbaikan tingkat manajemen. kebutuhan apa yang diperlukan dalam perencanaan. kemudian mencari bagian-bagian yang harus diperbaiki. berapa lama pelaksanaan akan berlangsung. 5) Mengapa (Why) Mengapa pereneanaan ini hams dibuat. Peineriksaan (Check) ISSN 0852 . siapa yang memeriksa rencana. kapan rene ana selesai. Dalam perencaan digunakan pedoman yang sangat efektip yaitu 5W IH yang meliputi: 1) Apa (What) Rencana apa yang akan dibuat. alasan-alasan tentang pemilihan caradalam pelaksanaan. siapa yang memeriksa hasilnya. alasan-alasan tentang pemilihan rencana. menggunakan mesin apa.KIM 2000 387 . siapa yang memesan. apa bahannnya. dsb. dimana diperoleh bahan baku. Pelaksaan (Do) Bekerja dengan pelaksanaan yang telah dibuat. siapa yang bertanggung jawab perencanaan. bagaimana diadakan koreksi bisa dilakukan. kapan diadakan pemeriksaan hasil. Kemudian menilai kondisi tersebut dengan kesadaran mutu dan kesadaran permasalahan. kapan pelaksanaan dimulai.1 Bekerja dengan rotasi siklus PDCA Di dalam TQM selalu ditekankan bahwa kerja dalam perusahaan hams dilakukan dengan rotasi siklus PDCA Untuk perbaikan. 6) Bagaimana (How) Bagaimana perencanaan bisa dibuat. ' 3) Kapan (When) Berapa lama rencana dapat diselesaikan. kapan pelaksanaan selesai. dsb. dimana lokasi mesin-mesin. Prinsip penerapan TQM di perusahaan adalah sbb: 1) Bekerja dengan rotasi siklus PDCA 2) Penilaian berdasarkan fakta 3) Menggunakan alat statistik 4. bagaimana eara pelaksanaan dari reneana. kapan diadakan perencanaan kembali. dimana pelaksanaan dibuat. dimana pemeriksaan hasil dilakukan. 2) Siapa (Who) Siapa yang hams membuat rencana. Perencanaan (plan) Membuat rencana kerja yang akan dilakukan sebelum memelai bekerja. siapa yang bertangung jawab dalam pelaksanaan.002 X PP/ . produk apa. siapa yang melaksanakan. apa pertama sekali yang hams dikerjakan adalah untuk menguasai kondisi yang ada. dsb. bagaimana spesifikasinya. 4) Dimana (Where) Dimana pereneanaan dibuat. dsb. bagaimana kualifikasi pelaksana.. dimana pasar yang dituju. bagaimana basil bisa diperiksa. dsb. untuk siapa rencana tersebut.

Safety. Menentukan jadwal pelaksanaan C. Costs. Pelaksanaan (Do) 5. and Mora!). dan dasar TQM adalah konsep dispersi. Proses siklus PDCA merupakan proses peningkatan yang kontinyu dan terus menerus dan berlangsung diseluruh bagian dan mekanisme perusahaan. Ada banyak alat statistik dalam TQM. Proses siklus PDCA berlangsung dengan didasari oleh kesadaran akan mutu.Pemeriksaan hasil kerja dengan cara membandingkan dengan pereneaan yang telah dibuat sebelumnya. Perencanaan (plan) 1. Jika ada suatu masalah dalam beberapa proses seharusnya dikumpulkan data aktual dan dapatkan kondisi yang ada dengan cara yang tepat dari penggunaan metoda statistik. diperlukan pengetahuan statistik sederhana.KIM 2000 388 . Digunakan banyak gambar untuk menilai kondisi perusahaan. Penyebaran pasar juga menunjukkan penerirnaan akhir pelanggan. Delivery. Meneliti sebab yang paling mungkin 4.. Hasil nyata dari operasi pasti mempunyai dispersi. Hasil dari pelaksanaan diperiksa D. ISSN 0852 . Pencatatan sisa problem lain yang belum terpeeahkan. Yang pertama adalah tingkat absolut dari sebuah item. Hams mengenal situasi nyata dari faktor-faktor tersebut.002 X. Pemeriksaan (Check) 6. 4. 4. PPI. Perbaikan (Action) Mengadakan perbaikan dan peningkatan untuk perencanaan yang akan datang. Dalam melaksanakan langkah-langkah tersebut digunakan 7 tools statsitik. dengan kata lain fakta dan penilaian tingkat perusahaan dibandingkan dengan keperluan pelanggan atau tingkat produksi atau jasa perusahaan pesaing dan penilaian tingkat perbaikan dari kecendrungan tiap-tiap faktor. Perbaikan (Action) 7.adalah kecendrungan dari tingkat item tersebut. Laporan keuntungan dan kerugian dan lembaran keseimbangan menunjukkan hasil akhir operasional. 8 Langkah pemecahan masalah dengan PDCA A.3 Menggunakan alat-alat statistik Menggunakan data untuk mengenal kondisi yang ada atau menilai tingkat operasi. Standardisasi 8. Dalam TQM. Penentuan mengenai persoalan yang ada 2. Meneari sebab dari persoalan yang timbul 3. dan cara kedua . faktor-faktor yang diperhatikan adalah QCDSM (Quality. Pemecahan masalah B. untuk mencapai hasil yang lebih baik.2 Penilaian berdasarkan fakta Ada dua cara untuk mengenal kondisi yang ada dalam perusahaan. Siklus PDCA dari tiap-tiap kegiatan berlangsung bersama-sama dan harrnonis dalam menuju suatu peningkatan siklus PDCA keseluruhan perusahaan.

biaya. Kemudian semua staf dan pekerja lapangan akan melaksanakan reneana tsb. TQM adalah sebuah praktek perbaikan. pengantaran. Manajemen kebijakan adalah siklus yang paling besar termasuk seluruh perusahaan.002 X. Seluruh operasional perusahaan dimulai dengan visi atau kumpulan target manajemen puncak yang akan menjadi pokok persoalan seperti sebuah bentuk kebijakan dan kebijakan tersebut berkembang menjadi rencana kegiatan dari unit-unit operasi oleh manajemen menengah. PPI. desain. yaitu: Manajemen kebijakan. 5 STRUKTUR PENERAPAN TQM Dikatakan bahwa TQM mempunyai 3 pilar yang besar. Orang yang bertanggung jawab untuk perbaikan adalah semua orang di dalam perusahaan dari manajer puncak hingga pekerja lapangan. manajemen fungsional seperti mutu. menyimpan. dan siklus QCC. komunikasi. dan evalusi. Banyak siklus PDCA akan berotasi dalam sebuah perusahaan. PDCA. 6 PENERAPAN TQM PADA SISTEM INFORMASI Media penyarnpaian barang dan jasa berkualitas adalah melalui perbaikan proses. Perbaikan proses secara terus menerus merupakan perinsip penerapan TQM. sistem informasi distribusi dll. Siklus hiidup pengembangan sistern terdiri dari survey. akan merupakan sebuah siklus yang keeil dalam sebuah bidang kerja. Operasional selalu mempunyai dispersi. jika ia dalam dispersi normal. pertama adalah untuk memperbaiki bagian yang keluar dari toleransi dan kedua adalah memperbaiki proses untuk menghilangkan penyebab. dan kegiatan gugus kendali mutu. Salah ISSN 0852 . maka kita tidak dapat menyalahkan orang yang mengerjakannya. pemeliharaan ). sistem infonnasi personalia. sistem informasi pemasaran. perangkat lunak.KIM 2000 389 . Sistem informasi dapat merupakan suatu organisasi sendiri disamping juga umumnya sebagai bagian dari suatu organisasi. sistem informasi persediaan. memproses. Seperti diutarakan di atas selalu diambil dua tindakan. implementasi. manajemen produksi oleh seksi yang terkait. dengan pasti diketahui perbaikan apa yang perlu. Pembagian manajemen akan diiluti masing-masing bagian atau seksi. pengembangan sistem. Siklus pengenbangan sistem informasi terdiri dari : pereneanaan. prosedur. dan menyampaikan informasi. manajemen harlan. analisis. Walaupun hasil-hasil berbeda dari hasil sebelumnya. sistem informasi pembelian. memelihara.Dibandingkan dengan standar. Selama operasi banyak bagian-bagian manajemen terlibat. keselamatan. 6 SISTEM INFORMASI Sistem informasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen (perangkat keras. dataiinformasi. pembuatan. Kadang-kadang kenyataan ini selalu dilupakan. Sistem informasi manajemen terdiri dari beberapa subsistem antara lain: sistem informasi akuntansi. dan user) yang saling berhubungan untuk menangkap. moral dan standardisasi akan diikuti dalam banyak hal.

7 Kornputer meningkatkan pelayanan dan operasi. Pelayanan perbaikan dewasa ini sering diawasi dan dikelola melalui kornputer. semakin banyak oleh semua tipe organisasi dalam dunia industri. PPI ~ KIM 2000 . Ketika rnengembangkan jumlah dan komleksitas sistern kornputer melalui penambahan database dan pemrosesan bertingkat (misalnya pada tingkat mikro kemudian mainframe) semakin besar pula kemungkinan untuk menggabungkan sitem-sistem kornputer tersebut guna menyediakan hubungan yang menghasilkan pandangan yang lebih lengkap tentang pelanggan dan proses. 5 Komputer memungkinkan pemberian jasa barn untuk mencapai keunggulan kompetitif atas para pesaing. contoh adalah surat elektronik dan pembuatan laporan. Paket-paket disampaikan dengan disertai bar code yang berfungsi sebagai mekanisme pelacakan. Sistem informasi merupakan kunci keberhasilan penerapan TQM pada organisasi apapun. 7 MANFAAT YANG DIPEROLEH PERUSAHAAN PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI DARI Pada umumnya seseorang meraih manfaat ini dengan cara menjamin bahwa semua usaha perbaikan proses yang signifikan mencakup suatu penilaian tentang bagairnana memanfaatkan teknologi informasi dan kemudian dengan cara merancang aplikasi agar roenghasilkan manfaat-rnanfaat tersebut. 8. Oleh karena itu efektifitas kinerja penerapan TQM semakin tergantung pada penerapan Teknologi Infonnasi untuk mendukung secara efisien kerja sarna seroua fungsi manajernen untuk memberikan barang atau jasa yang memuaskan pelanggannya.satu faktor yang penting dalam penerapan TQM adalah peranan Teknologi Infonnasi.\1PULAN Q Penerapan TQM. khususnya dalam pengurangan waktu siklus. diamana jarak atau letak georafis sudah tidak rnenjadi masalah lagi dalam kornunikasi antar unit organisasi. Aplikasi pertama dan yang sampai sekarang masih berkembang berfungsi melakukan analisis kuantitatif dan memasuki database yang dimiliki perusahaan-perusahaan lain guna belajar lebih banyak tentang pesaing dan pelanggan. 6 Kornputer dapat rnernberikan pandangan yang lebih luas tentang pelanggan dan client. KESIl. Komputer dapar dihubungkan dengan bank sehingga para pelanggan dapat mernbayar barang-barang dan jasa yang mereka bell. 2 Aplikasi berbasis kornputer dapat dirancang untuk memastikan bahwa informasi yang benar tersedia pada tempat dan waktu yang tepat. 3 Komputer dapat mengumpulkan data transaksi dan data mengenai bagaimana proses dikeIjakan kemudian melakukan analisis statistik dasar untuk kepentingan user. manfaatnya memberikan pengurangan waktu siklus dan pelayanan yang lebih cepat. 4 Kornputer membantu meningkatkan kepedulian terhadap lingkungan. 1 Kornputer memperpendek jalur komunikasi. Oleh karena itu sistem informasi diharapkan sebagai pendukung dan juga diharapkan untuk menerapkan strategi TQM daIam departemennya sendiri oleh 390 ISSN 0852 ~ 002 X.

Hal ini menunjukkan sarna signifikannya dengan penerapan Teknologi Informasi itu sendiri dalam era infonnasi sekarang ini. Survei terakhir ini menunjukkan bahwa 59% responden sistem informasi sedang melaksanakan strategi perbaiakn proses. Teknik manajemen proses yang teratur yang terlihat disekeliling kita tidak lain merupakan pergeseran fundamental dalam praktek manajemen. Sistem informasi harus dan telah menjadi pusat transformasi mutu yang sedang berlangsung adalah bukanlah suatu pemikiran yang sia-sia. Masalah lain adalah tidak adanya software pengendalian mutu secara statistik yang benar-benar baik agar dapat berfungsi sebagai alat bagi sistem informasi dalam menerapkan TQM ISSN 0852 . enggan menerapkan kebiasaan-kebiasaan barn dan cara-cara bam serta tidak terpadunya sistem informasi suatu perusahaan.002 X PPI.KIM 2000 391 .[J [J karena alasan-alasan yang sarna. Sebagian besar eksekutif sistem informasi juga melaporkan nahwa mereka mengharapkan manfaat yang signifiakan dari pendekatan tersebut dalam organisasi sistem informasi. . Pada sisi lain banyak penolakan terhadap penerapan TQM dalarn sistem informasi yang disebabkan oleh karena kurangnya pengetahuan tentang TQM.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful