PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT (TQM) DALAM SISTEM INFORMASI Darwis, Datu Rizal AsraI

Pusat Standarisasi - LIPI

INTISARI
Sistem informasi di samping sebagai alat dan [asilitator juga dapat mempermudah pengembangan proses di dalam suatu organisasi. Untuk itu perlu dilakukan suatu perencanaan sistem irformasi yang baik dan tidak bisa dilepaskan dari perencanaan secara menyeluruh dari suatu sistem organisasi. Total Quality Management (TQM) meruoakan seperangkat praktik yang bersifat strategis dan jangka panjang yang memungkinkan manajemen untuk menyampaikan usulan-usulan perbaikan berkesinambungan. Pengembangan Sistem informasi secara teknis sangat relevan dengan prinsip penerapan TQM pada suatu organisasi. Penerapan TQM pada sitem informasi dapat memberikan keuntungan dan manfaat yang sangat berarti bagifungsi manajemen secara terpadu di dalam organisasi maupun unit sistem informasi flu sendiri. Pada tulisan ini ditunjukan beberapa strategi yang harus dipertimbangkan dalam menerapkan prinsip-prinsip TQM pada unit sistem informasi

ABSTRACT
Information system besided as tools and catalisator also can easly to develope processes in an organization. However, It need to make a good planning for information system that connect with the whole of information system planning of an organization. Total Quality Management as a set of strategic practices and have a long priode that give possibility for management to give continuouse improvement proposales. Information System development tecnically very relevance with the principt of TQM implementation in aT!organization. TQM implementation in information system csn gibe significancce oportuAities for integreted management funtions in sn orgsnozation. This paper shows some strategcs to imply the principt ofTQM in information system unit.

1

PENDAHULUAN

Total Quality Management (TQM) masih menjadi sesuatu yang kontroversial, karena kesulitan dalam hal mempraktekkannya Ada yang mengatakan TQM sebagai alternatif bam manaiernen, tapi ada pula yang meIihatnya sebagai lompatan manajemen menuju kesuksesan. Faktor-faktor penyebab keberhasilan atau kegagalan penerapan TQM sangat sulit diidentifikasikan, karena penerapan TQM sangat spesifik dengan kondisi perusahaan yang menerapkannya. Sehingga masing-masing perusahaan yang menerapkan TQM berbeda daIam mendefinisikan TQM. Sistem Informasi merupakan satu unit organisasi dalam perusahaan yang memegang peranan penting sebagai alat komunikasi yang konsisten bagi unit-unit organisasi lainnya pada perusahaan. Pada dekade terakhir ini aplikasi Teknologi Informasi sangat membantu praktek-praktek penerapan TQM pada perusahaan memberikan tantangan bagi unit pengelola sistem
384

ISSN 0852 - 002 X, PPI - KIM 2000

Perusahaan Amerika dan Barat umumnya tidak menyadari kecendrungan pengaruh sistem mutu. Masyarakat industri dan ilmuan Jepang sangat antusias untuk membangun kembali negaranya dari kekalahan perang dunia kedua.informasi itu sendiri untuk menerapkan praktek-praktek TQM Tulisan ini akan mencoba menjelaskan sejarah TQM. Mereka terpaku pada keyakinan bahwa pesaing Jepang lebih bersaing pada harga. Menurut Juran perbedaan mutu antara keduanya dapat dilihat pada gambar berikut Barat M U T U Jepang 1950 1960 1970 1980 2000 Gambar 1 : Mutu Jepang dan Barat : suatu 3 PENGERTIAN TQM TQM adalah pendekatan manajemen dari suatu organisasi yang berpusat pada mutu berdasarkan partisipasi dari semua anggota dan bertujuan untuk keberhasilan dalam jangka waktu yang lama melalui kepuasan pelanggan dan memberi keuntungan kepada . pengertian TQM dan penerapannya pada sistem informasi 2 SEJARAH TQM Konsep mutu dan pengendalian mutu dimulai dari industri yang memproduksi senjata dan peralatan militer pada perang dunia kedua dan secara konsisten ditangani oleh miIiter yang telah distandarkan dalam MIL-Q-5923 dan kemudian rvrrL-Q.9858. bukan persaingan mutu. sehingga pengendalian mutu dikembangkan dari teknik pengendalian mutu produk: ke teknik perbaikan mutu produk yang jauh meninggalkan sistem pengendalian mutu Amerika dan Eropah. Pengendalian mutu adalah sebuah sistem yang secara ekonomi memproduksi barang atau jasa sesuai dengan mutu yang disyaratkan oleh pelanggan.KIM 2000 385 . dan lebih jauh kepada teknik perbaikan semua aspek operasional perusahaan menjadi Pengendalian Mutu Terpadu (TQC) yang pada akhimya sekarang ini dikenal sebagai Manajemen Mutu Terpadu (TQM). Setelah kalah perang Jepang mulai lagi membangun negaranya dengan mempelajari konsep pengendalian mutu di negara-negara barat terutama Amerika. ISSN 0852 . Edwards Deming dari Amerika datang ke Jepang untuk memperkenalkan teknikteknik pengendalian mutu produk. Pada tahun 1950 Dr.002 X PPI .semua anggota organisasi.

PPI . Menurut Deming. Dalam banyakhal alasan untuk menerapkan TQM di sebuah perusahaan adalah untuk ISSN 0852 . Setiap orang melakukan yangterbaik belumlah jawabannya namun setiap orang perIu mengatakan apa yang hams dilakukan. rnendefinisikan mutu sebagai "fitness for use" yang dirinci dalam lima pilar utama. mulai dari desain sampai pemasok. TQM adalah pendekatan manjemen yang bertujuan untuk keberhasilan dalam membantu membangun pertumbuhan yang stabil dari sebuah organisasi dengan mengikutsertakan anggotanya yang secara ekonomi menghasilkan mutu yang diinginkan pelanggan. bam kem_udianmembuat barang" ': 4) Profesor Kume. Dalam trilogi Juran dikemukakan bahwa. Sebagai tokoh TQM di Jepang ia memiliki falsafah.Perubahan yang drastis perIu dilakukan dan tanggung jawab perubahan terletak pada manajer. Alasan kedua adalah bahwa perusahaan tersebut mempertimbangkan TQM sebagai sebuah alat manjemen yang efektif untuk menanggulangi persoalan mutu produk atau kesulitan yang dihadapi. Pakar TQM dan Pemikirannya 1) Edwards Deming.KIM 2000 386 . sebagai penghargaan tertinggi prestasi manajemen mutu perusahaan di Jepang. safety and field use. alasan pertama adalah bahwa perusahaan tersebut berhasrat untuk mempelajari teori manajemen atau manajemen bersifat sain untuk meningkatkan daya saingnya. 4 PENERAPAN TQM Umumnya ada dua alasan mengapa perusahaan menerapkan TQM. keberhasilannya dalam memimpin revolusi mutu di Jepang membuat namanya diabadikan dalam Deming Prize. usaha yang baik belumlah cukup diperlukan program yang hams dijalank:an sepenuh hati. yang kemudian di Jepang dikenal sebagai PDCA (plan. "utamakan membangun manusianya. Pengendalian mutu yang melaksanakan cara ini disebut Company Wide Quality Control (CWQC) atau Total Quality Management (TQM).M Juran. Do. Check.002 X. kualitas dikelola dengan menggunakan tiga proses manajerial yaitu planning. control dan improvement. quality of conformance. Untuk mencapainya Juran mengembangkan suatu pendekatan menyeluruh. 3) Kaoru Ishikawa. Penerapan statistik untuk Quality Assurance diungkapkannya secara praktis tanpa formula matematis yang rumit sehingga amat disukai. 2) J. yaitu quality of design. sebagai penggagas Gugus Kendali Mutu (GKM) dengan mengembangkan "Ishikawa Cause and Effect Diagram" atau dikenal sebagai "fishbone diagram" Istilah yang digunakannya Company-Wide Quality Control menjadi dasar pendekatan Total Quality Management (TQM).Untuk menjalankan pengendalian mutu (QC) secara efektif seluruh stafperusahaan dari eksekutif ke manajer dan supervisor ke pekerja lapangan hams berpartisipasi dan bekerja sarna di dalamnya. Action). availability.

siapa yang memesan. Dalam perencaan digunakan pedoman yang sangat efektip yaitu 5W IH yang meliputi: 1) Apa (What) Rencana apa yang akan dibuat.meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan mutu produk atau perbaikan tingkat manajemen. alasan-alasan tentang pemilihan rencana. bagaimana spesifikasinya. ' 3) Kapan (When) Berapa lama rencana dapat diselesaikan. Peineriksaan (Check) ISSN 0852 . dsb. kapan pelaksanaan dimulai. 4) Dimana (Where) Dimana pereneanaan dibuat. dimana pemeriksaan hasil dilakukan. dimana lokasi mesin-mesin. 6) Bagaimana (How) Bagaimana perencanaan bisa dibuat. untuk siapa rencana tersebut. dsb. kebutuhan apa yang diperlukan dalam perencanaan. kapan diadakan pemeriksaan hasil. Kemudian menilai kondisi tersebut dengan kesadaran mutu dan kesadaran permasalahan. alasan-alasan tentang pemilihan caradalam pelaksanaan. kapan pelaksanaan selesai. bagaimana kualifikasi pelaksana. dimana pelaksanaan dibuat. dimana pasar yang dituju. Prinsip penerapan TQM di perusahaan adalah sbb: 1) Bekerja dengan rotasi siklus PDCA 2) Penilaian berdasarkan fakta 3) Menggunakan alat statistik 4. bagaimana eara pelaksanaan dari reneana. apa pertama sekali yang hams dikerjakan adalah untuk menguasai kondisi yang ada. bagaimana basil bisa diperiksa. Perencanaan (plan) Membuat rencana kerja yang akan dilakukan sebelum memelai bekerja. siapa yang memeriksa hasilnya. Pelaksaan (Do) Bekerja dengan pelaksanaan yang telah dibuat.1 Bekerja dengan rotasi siklus PDCA Di dalam TQM selalu ditekankan bahwa kerja dalam perusahaan hams dilakukan dengan rotasi siklus PDCA Untuk perbaikan. siapa yang melaksanakan. dsb. dsb. siapa yang memeriksa rencana. menggunakan mesin apa. apa bahannnya. 2) Siapa (Who) Siapa yang hams membuat rencana. dsb. berapa lama pelaksanaan akan berlangsung.KIM 2000 387 . produk apa. bagaimana diadakan koreksi bisa dilakukan.002 X PP/ .. dimana diperoleh bahan baku. kemudian mencari bagian-bagian yang harus diperbaiki. kapan diadakan perencanaan kembali. 5) Mengapa (Why) Mengapa pereneanaan ini hams dibuat. dsb. siapa yang bertanggung jawab perencanaan. siapa yang bertangung jawab dalam pelaksanaan. kapan rene ana selesai.

diperlukan pengetahuan statistik sederhana. Siklus PDCA dari tiap-tiap kegiatan berlangsung bersama-sama dan harrnonis dalam menuju suatu peningkatan siklus PDCA keseluruhan perusahaan. Jika ada suatu masalah dalam beberapa proses seharusnya dikumpulkan data aktual dan dapatkan kondisi yang ada dengan cara yang tepat dari penggunaan metoda statistik. Delivery. PPI. ISSN 0852 . Penyebaran pasar juga menunjukkan penerirnaan akhir pelanggan. Perbaikan (Action) Mengadakan perbaikan dan peningkatan untuk perencanaan yang akan datang. Digunakan banyak gambar untuk menilai kondisi perusahaan. Meneliti sebab yang paling mungkin 4. dengan kata lain fakta dan penilaian tingkat perusahaan dibandingkan dengan keperluan pelanggan atau tingkat produksi atau jasa perusahaan pesaing dan penilaian tingkat perbaikan dari kecendrungan tiap-tiap faktor.adalah kecendrungan dari tingkat item tersebut. Meneari sebab dari persoalan yang timbul 3. Menentukan jadwal pelaksanaan C. Dalam melaksanakan langkah-langkah tersebut digunakan 7 tools statsitik. Laporan keuntungan dan kerugian dan lembaran keseimbangan menunjukkan hasil akhir operasional. Hasil nyata dari operasi pasti mempunyai dispersi. Proses siklus PDCA berlangsung dengan didasari oleh kesadaran akan mutu. faktor-faktor yang diperhatikan adalah QCDSM (Quality. 4.KIM 2000 388 . dan dasar TQM adalah konsep dispersi. Pencatatan sisa problem lain yang belum terpeeahkan. Dalam TQM. Proses siklus PDCA merupakan proses peningkatan yang kontinyu dan terus menerus dan berlangsung diseluruh bagian dan mekanisme perusahaan. dan cara kedua . Hasil dari pelaksanaan diperiksa D.2 Penilaian berdasarkan fakta Ada dua cara untuk mengenal kondisi yang ada dalam perusahaan. Perbaikan (Action) 7. Ada banyak alat statistik dalam TQM. Standardisasi 8. 8 Langkah pemecahan masalah dengan PDCA A.Pemeriksaan hasil kerja dengan cara membandingkan dengan pereneaan yang telah dibuat sebelumnya.. Pemeriksaan (Check) 6.002 X. Pemecahan masalah B.3 Menggunakan alat-alat statistik Menggunakan data untuk mengenal kondisi yang ada atau menilai tingkat operasi. Perencanaan (plan) 1. Pelaksanaan (Do) 5. Hams mengenal situasi nyata dari faktor-faktor tersebut. Yang pertama adalah tingkat absolut dari sebuah item. Penentuan mengenai persoalan yang ada 2. Safety. and Mora!). untuk mencapai hasil yang lebih baik. Costs. 4.

Kemudian semua staf dan pekerja lapangan akan melaksanakan reneana tsb. dan kegiatan gugus kendali mutu. Siklus pengenbangan sistem informasi terdiri dari : pereneanaan. keselamatan. komunikasi. sistem informasi distribusi dll. PDCA. dan siklus QCC. pembuatan. biaya. manajemen harlan. sistem informasi pembelian. pengantaran. Seperti diutarakan di atas selalu diambil dua tindakan. Banyak siklus PDCA akan berotasi dalam sebuah perusahaan. 6 PENERAPAN TQM PADA SISTEM INFORMASI Media penyarnpaian barang dan jasa berkualitas adalah melalui perbaikan proses. Kadang-kadang kenyataan ini selalu dilupakan. Salah ISSN 0852 . dan menyampaikan informasi. dataiinformasi. manajemen produksi oleh seksi yang terkait. analisis.002 X. Pembagian manajemen akan diiluti masing-masing bagian atau seksi. 6 SISTEM INFORMASI Sistem informasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen (perangkat keras. Manajemen kebijakan adalah siklus yang paling besar termasuk seluruh perusahaan. manajemen fungsional seperti mutu. Orang yang bertanggung jawab untuk perbaikan adalah semua orang di dalam perusahaan dari manajer puncak hingga pekerja lapangan. Perbaikan proses secara terus menerus merupakan perinsip penerapan TQM. memproses.Dibandingkan dengan standar. pengembangan sistem. memelihara. dan evalusi. Sistem informasi manajemen terdiri dari beberapa subsistem antara lain: sistem informasi akuntansi. Sistem informasi dapat merupakan suatu organisasi sendiri disamping juga umumnya sebagai bagian dari suatu organisasi. prosedur. desain. PPI. jika ia dalam dispersi normal. sistem infonnasi personalia. sistem informasi persediaan. akan merupakan sebuah siklus yang keeil dalam sebuah bidang kerja. implementasi. pemeliharaan ). moral dan standardisasi akan diikuti dalam banyak hal. maka kita tidak dapat menyalahkan orang yang mengerjakannya. Operasional selalu mempunyai dispersi. dengan pasti diketahui perbaikan apa yang perlu. Walaupun hasil-hasil berbeda dari hasil sebelumnya. 5 STRUKTUR PENERAPAN TQM Dikatakan bahwa TQM mempunyai 3 pilar yang besar. TQM adalah sebuah praktek perbaikan. Siklus hiidup pengembangan sistern terdiri dari survey. perangkat lunak. yaitu: Manajemen kebijakan. sistem informasi pemasaran. Seluruh operasional perusahaan dimulai dengan visi atau kumpulan target manajemen puncak yang akan menjadi pokok persoalan seperti sebuah bentuk kebijakan dan kebijakan tersebut berkembang menjadi rencana kegiatan dari unit-unit operasi oleh manajemen menengah. menyimpan.KIM 2000 389 . Selama operasi banyak bagian-bagian manajemen terlibat. dan user) yang saling berhubungan untuk menangkap. pertama adalah untuk memperbaiki bagian yang keluar dari toleransi dan kedua adalah memperbaiki proses untuk menghilangkan penyebab.

Oleh karena itu efektifitas kinerja penerapan TQM semakin tergantung pada penerapan Teknologi Infonnasi untuk mendukung secara efisien kerja sarna seroua fungsi manajernen untuk memberikan barang atau jasa yang memuaskan pelanggannya.\1PULAN Q Penerapan TQM. 7 Kornputer meningkatkan pelayanan dan operasi. semakin banyak oleh semua tipe organisasi dalam dunia industri. KESIl. 6 Kornputer dapat rnernberikan pandangan yang lebih luas tentang pelanggan dan client. 5 Komputer memungkinkan pemberian jasa barn untuk mencapai keunggulan kompetitif atas para pesaing. 8. PPI ~ KIM 2000 . Komputer dapar dihubungkan dengan bank sehingga para pelanggan dapat mernbayar barang-barang dan jasa yang mereka bell. diamana jarak atau letak georafis sudah tidak rnenjadi masalah lagi dalam kornunikasi antar unit organisasi.satu faktor yang penting dalam penerapan TQM adalah peranan Teknologi Infonnasi. 7 MANFAAT YANG DIPEROLEH PERUSAHAAN PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI DARI Pada umumnya seseorang meraih manfaat ini dengan cara menjamin bahwa semua usaha perbaikan proses yang signifikan mencakup suatu penilaian tentang bagairnana memanfaatkan teknologi informasi dan kemudian dengan cara merancang aplikasi agar roenghasilkan manfaat-rnanfaat tersebut. 2 Aplikasi berbasis kornputer dapat dirancang untuk memastikan bahwa informasi yang benar tersedia pada tempat dan waktu yang tepat. manfaatnya memberikan pengurangan waktu siklus dan pelayanan yang lebih cepat. 4 Kornputer membantu meningkatkan kepedulian terhadap lingkungan. khususnya dalam pengurangan waktu siklus. Oleh karena itu sistem informasi diharapkan sebagai pendukung dan juga diharapkan untuk menerapkan strategi TQM daIam departemennya sendiri oleh 390 ISSN 0852 ~ 002 X. Aplikasi pertama dan yang sampai sekarang masih berkembang berfungsi melakukan analisis kuantitatif dan memasuki database yang dimiliki perusahaan-perusahaan lain guna belajar lebih banyak tentang pesaing dan pelanggan. Ketika rnengembangkan jumlah dan komleksitas sistern kornputer melalui penambahan database dan pemrosesan bertingkat (misalnya pada tingkat mikro kemudian mainframe) semakin besar pula kemungkinan untuk menggabungkan sitem-sistem kornputer tersebut guna menyediakan hubungan yang menghasilkan pandangan yang lebih lengkap tentang pelanggan dan proses. Paket-paket disampaikan dengan disertai bar code yang berfungsi sebagai mekanisme pelacakan. Pelayanan perbaikan dewasa ini sering diawasi dan dikelola melalui kornputer. 3 Komputer dapat mengumpulkan data transaksi dan data mengenai bagaimana proses dikeIjakan kemudian melakukan analisis statistik dasar untuk kepentingan user. contoh adalah surat elektronik dan pembuatan laporan. 1 Kornputer memperpendek jalur komunikasi. Sistem informasi merupakan kunci keberhasilan penerapan TQM pada organisasi apapun.

Masalah lain adalah tidak adanya software pengendalian mutu secara statistik yang benar-benar baik agar dapat berfungsi sebagai alat bagi sistem informasi dalam menerapkan TQM ISSN 0852 . Sistem informasi harus dan telah menjadi pusat transformasi mutu yang sedang berlangsung adalah bukanlah suatu pemikiran yang sia-sia. . Teknik manajemen proses yang teratur yang terlihat disekeliling kita tidak lain merupakan pergeseran fundamental dalam praktek manajemen. enggan menerapkan kebiasaan-kebiasaan barn dan cara-cara bam serta tidak terpadunya sistem informasi suatu perusahaan.002 X PPI. Pada sisi lain banyak penolakan terhadap penerapan TQM dalarn sistem informasi yang disebabkan oleh karena kurangnya pengetahuan tentang TQM.[J [J karena alasan-alasan yang sarna. Survei terakhir ini menunjukkan bahwa 59% responden sistem informasi sedang melaksanakan strategi perbaiakn proses. Hal ini menunjukkan sarna signifikannya dengan penerapan Teknologi Informasi itu sendiri dalam era infonnasi sekarang ini.KIM 2000 391 . Sebagian besar eksekutif sistem informasi juga melaporkan nahwa mereka mengharapkan manfaat yang signifiakan dari pendekatan tersebut dalam organisasi sistem informasi.