MATA PELAJARAN : DASAR KOMPETENSI KEJURUAN STANDAR KOMPETENSI : PENGETAHUAN MESIN KANTOR

PENGETAHUAN MESIN KANTOR A. Kantor dan Pekerjaan Kantor Untuk memudahkan kita dalam memahami dan mempelajari mesin-mesin kantor, terlebih dahulu kita harus mengetahui istilah kantor dan pekerjaan kantor. Istilah kantor yang biasa dipakai dan dikenal dalam masyarakat Indonesia, berasal dari bahasa Belanda kantoor, sedangkan dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah office. Kantoor mempunyai empat pengertian yaitu: 1. Ruang, kamar kerja, atau ruang tulis; 2. Markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya; 3. Biro atau tempat kedudukan seorang pimpinan; 4. Instansi, badan jawatan, atau perusahaan. Office mempunyai enam pengertian, yaitu: 1. Kewajiban, tugas, atau fungsi 2. Jabatan 3. Markas atau ruang seorang pimpinan beserta stafnya menjalankan aktifitas usaha pokoknya 4. Jasa pelayanan 5. Tugas, pekerjaan, atau komposisi unsure-unsur tertentu 6. tempat atau ruang yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha. Dari pengertian di atas istilah yang paling dekat dengan maksud orang Indonesia bila mengatakan kantor adalah: 1. Tempat, pusat, atau markas pimpinan 2. Gedung, ruangan, kompleks, atau tempat pekerjaan tata usaha 3. Ruang kerja atau ruang tulis seseorang 4. Jabatan, dinas 5. pusat atau tempat usaha. Apabila dirangkum lagi, maka terdapat tiga pengertian utama dalam istilah kantor yaitu: 1. Tempat kedudukan dan kerja seseoran 2. Jabatan seseorang dalam pekerjaan 3. Tugas seseorang dalam pekerjaan. Dari beberapa pengertian di atas, baik bahasa Belanda maupun Ingris, dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan suatu unit orbanisasi yang terdiri dari tempat, personel. Dan operasi atau aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi. Sementara itu, pekerjaan kantor yang dalam bahasa Inggris disebut Office Work merupakan pekerjaan pelayanan (service unit) atau pekerjaan-pekerjaan yang membantu pekerjaan pokok (operatif) untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut George Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu lancasan fakta bai tindakan control pinpinan. Selain Office Work, dalam bahasa Inggris pekerjaan disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis (Clerical Work) dan pekerjaan kertas (Paper Work).Disebut pekerjaan tulis karena dalam setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis, disebut pekerjaan kertas karena dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang terdiri dari: 1. Penerimaan 2. Pencatatan, meliputi registrasi, agenderen, penomoran, dan sebagainya 3. Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyediaan, interpretasi, transformasi menjadi diagram, grafik, statistik, table, ikhtisar vademekum, buku pintar dan sebagainya

mengirim. 6. Tata usaha dapat diartikan sebagai suatu rangkaian aktifitas untuk menghimpun. rekaman gambar (foto dan video). rekaman suara. Mengolah Mengolah adalah kegiata untuk mengubah inforasi atau data ke dalam bentuk yang mempunyai nilai guna lebih. 5. elektris. segera. radiografi. dan sebagainya. adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni. telex. Tenaga penggerak Menurut tenaga penggerak. grafik. dilihat. dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. fax. Pekerjaan kantor yang merupakan kegiatan tata usaha adalah tugas pelayanan di bidang informasi dan komunikasi yang terwujud dalam enam pola kelompok kegiatan sebagai berikut: 1. maupun dengan alat-alat komunikasi lainnya. mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu: a. internet. telegrafi. yaitu tata usaha. clerical work maupun paper work dapat dirumuskan ke dalam bahasa Indinesia denga satu istilah. lukisan. kurir.microfilming. Pengiriman. bila dibandingkan sebelumnya dan digunakan bagi kepentingan lembaga. menggandakan. telepon.MATA PELAJARAN : DASAR KOMPETENSI KEJURUAN STANDAR KOMPETENSI : PENGETAHUAN MESIN KANTOR 4. telepon. meliputi pengiriman melalui pos biasa. Mesin-mesin Kantor Mensin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis. B. . Mengirim Mengirim adalah kegiatan menyampaikan atau mendistribusikan informasi ke baerbagai pihak yang membutuhkan. dokumentasi dan sebagainya 5. menggandakan atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor. maupun dalam bentuk kode atau simbul lainnya sehingga dapat dibaca. 2. mencatat. cara kerja komponen mesin dan fungsi mesin. mengolah. atau dengan cara-cara perbanyakan yang lain. Klasifikasi Mesin-mesin Kantor Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak. maupun direkam sebanyak jumlah yang dibutuhkan oleh suatu lembaga melalui fotokopi. elektronis maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun. mesin kantor 1. adalah mesin kantor yang pengoperasiannya menggunakan tenaga listrik. b. Istilah office work. Menggandakan Menggandakan adalah kegiatan untuk memperbanyak informasi atau data yang telah berhasil dicatat. dan dikirim kepada pihak yang membutuhkan untuk dipakai atau disimpan. dan sebagainya. baik melalui pos. telexing. C. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah computer. informasi tersebut mudah ditemukan. mengolah. sheet. 2. mencatat. gambar. Mesin manual. kilat tercatat. Mesin mekanis. mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu: a. Menghimpun Menghimpun adalah kegiatan mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga siap dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan. adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak atau bekerja hanya pada eaktu dioperasikan. penyimpanan meliputi filing. ditulis. stensil. dinas. kurir. Cara kerja komponen mesin Menurut cara kerja komponen mesin. 3. tapi ada juga yangdigerakkan dengan tenaga listrik. Menyimpan Menyimpan adalah kegiatan untuk menempatkan informasi yang telah dicatat dengan berbagai cara dan alat dalam suatu tempat tertentu yang dianggap aman sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. konservasi. radio. Mesin Listrik Mesin listrik. Mesin ini ada yang digerakkan secara manual. mesin tik manual dan elektronik. Mencatat Mencatat adalah kegiatan membukukan setiap informasi yang berhasil dihimpun ke dalam bentuk tulisan. 4.

Mesin pengolah data • Mesin jumlah (adding machine) • Mesin hitung (calculating machine) • Komputer e. mesin kantor dibagi menjadi delapan yaitu: a. Mesin elektronik. Fungsi Menurut fungsinya. Mesin pencatat data atau informasi • Mesin dikte (dictating machine) • Mesin tik (typewriter) • Mesin penomor (numbering machine) • Mesin pencetak perangko (franking machine) • Stampel (time dan date stamps) • Pencatat uang kas (cash register) • microfilm d. Mesin pengontrol • Mesin presensi • Close circuit television (CCTV) . scanner) • Mesin offset f. Mesin pengganda • Mesinstensil (stencil duplicator) • Mesin stensil spiritus (spirit duplicator) • Mesin fotokopi • Mesin perekam sheet (sheet cuter. 3.MATA PELAJARAN : DASAR KOMPETENSI KEJURUAN STANDAR KOMPETENSI : PENGETAHUAN MESIN KANTOR b. Mesin penghimpun data atau informasi • Mesin penjilid (binding machine) • Stapler (hecht machine) b. Mesin pengirim data atau informasi (mesin komunikasi) • Telepon • Telex • Faksimile • Modem • Intercom • Radio paging • Teleprinter • Telefoto • Telecopier • Handy talky (HT) g. guillotine) • Mesin pelubang kertas (punch card machine) • Mesin penghancur dokumen (shredder) • Asahan pensil (pencil sharpener) c. adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin mengaman dan penyaman • Pengaman data (data safes) • Kipas angin (fan) • Air conditioner (AC) • Tirai udara (air curtain) h. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik. Mesin pemisah • Mesin pembuka surat (letter opener) • Mesin pemotong kertas (paper cuter.

Elektronis 2. yaitu: 1. perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak terhadap: 1.MATA PELAJARAN : DASAR KOMPETENSI KEJURUAN STANDAR KOMPETENSI : PENGETAHUAN MESIN KANTOR D. Harga relatif murah 6. Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan 4. Prosedur Kerja a. Tenaga listrik yang digunakan kecil 5. Semakin sederhana d. Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode. prosedur dan pengadaan pelatihan tenaga kerja. Dampak Perkembangan Mesin-mesin Kantor Perkembangan mesin kantor semakin lama semakin maju dan mengarah ke efisiensi kerja. Tenaga Kerja a. Kemampuan dan kecanggihan mesin semakin tinggi 8. Ukuran fisik semakin kecil 7. Keseragaman dan keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat Selain dampak positif perkembangan mesin kantor juga mempunyai dampak negatif. Standar mutu terpenuhi c. Pendapatan tenaga kerja meningkat 2. Kualitas meningkat b. Disiplin dan gairah kerja meningkat c. Cara kerjanya otomatis Selain pengaruh terhadap efisiensi kerja. Sulitnya mencari tenaga kerja dengan kemampuan dan keterampilan sesuai mesin yang ada 2. Perkembangan ini ditunjukkan dengan ditemukannnya mesinmesin kantor yang mempunyai sifat: 1. Semakin mudah b. Semakin lancar c. Mutu dan kualitas tenaga kerja meningkat b. Menambah jumlah pengangguran karena tenaga kerja yang dibutuhkan relatif lebih sedikit 3. Hasil Kerja a. Semakin efisien 3. Multifungsi 3. Beban kerja dan pikiran menjadi lebih ringan d. Pengoperasiannya mudah dan simpel 4. .