BAGIAN-BAGIAN SURAT

Bagian-bagian surat, yaitu: 1. Kepala/kop surat. 2. Nomor surat. 3. Tanggal surat. 4. Lampiran. 5. Hal/perihal. 6. Alamat. 7. Pembuka surat. 8. Isi surat. 9. Penanggungjawab surat. 10. Jabatan penanggungjawab surat. 11. Inisial. 12. Tembusan.

1.

Kepala/Kop Surat Kepala surat dibuat secara individual, artinya perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya sangat mungkin membuat kepala surat dalam bentuk yang berbeda dan semenarik mungkin. Gunanya untuk mempermudah mengetahui alamat atau informasi pengirim surat. Biasanya kepala/kop surat terdiri dari: a. Nama perusahaan/instansi b. Logo perusahaan c. Bidang usaha d. Alamat beserta nomor faksimil dan atau telepon Namun dapat pula ditambahkan: a. Nama dan alamat kantor cabang b. Nama dan nomor rekening bank c. Alamat web dan e-mail.

Contoh:

CV GAYUNG BERSAMBUT
Kontraktor dan Perdagangan Umum Jln. Sansekerta 11, Telp. (0282)553-454 CILACAP

BRI Cabang Cilacap No: 33-94-5555-232

www.gayungbersambut.com

2.

Nomor Surat Guna pembuatan nomor surat, diantaranya adalah untuk mempermudah pengarsipan, mengetahui banyaknya surat keluar dan mempermudah penemuan kembali surat. Seperti halnya pembuatan kop surat, pembuatan nomor surat juga tidak ada standar baku, namun umumnya memuat nomor urut surat keluar, inisial/singkatan subyek surat, inisial/singkatan perusahaan/bagian perusahaan, bulan dan tahun pembuatan surat. Contoh: 034/PS.GB/III/2010 Penjelasan: 034 menunjukkan surat keluar ke 34 PS inisial/singkatan dari surat Pesanan GB inisial/singkatan dari CV Gayung Bersambut III/2010 menunjukkan surat dibuat pada bulan Maret 2010 Tanggal Surat Apabila suatu surat mempunyai kepala/kop surat, maka di muka tanggal tidak perlu dicantumkan nama kota. Namun kalau surat tersebut tidak memakai kepala/kop surat, maka nama kota perlu dicantumkan. Nama bulan pada tanggal surat sebaiknya tidak disingkat atau ditulis dengan angka. Lampiran Lampiran dicantumkan kalau ada sesuatu yang disertakan (dilampirkan) pada surat yang dikirimkan. Banyaknya lampiran yang disertakan harus dicantumkan dengan jelas, misalnya 2 (dua) helai. Hindari menyebutkan banyaknya lampiran dengan misalnya 1 (satu) berkas/bendel. Sebaiknya diperjelas dengan misalnya 1 (satu) berkas (10 lembar). Hal/Perihal Hal/perihal adalah inti/subyek surat. Ditulis dengan singkat, yang penting pembaca surat mengetahui persoalan yang akan disampaikan dalam surat tersebut. Contoh: Hal : Penawaran Harga Hal : Pengiriman Barang

3.

4.

5.

1
Created by MasWend buatmaswendi@gmail.com

6.

Alamat Surat Yang dimaksud alamat surat disini adalah alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis/tercantum dalam surat. Alamat surat harus ditulis dengan selengkap-lengkapnya. Penulisannya diawali dengan kata Kepada atau Yth. . Kata Kepada digunakan apabila surat tersebut ditujukan kepada nama instansi atau perusahaan.

7.

Daftar Pustaka: 1. Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Drs. H. Suhanda Panji. Penerbit Karya Utama. Jakarta. Cet. XII. 1985. 2. Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan. YS Marjo. Penerbit Setia Kawan. Jakarta. Cet. IX. 2000. 3. Surat Menyurat dengan Microsoft Word. Budi Rahardjo & Joko Irawan Mumpuni. Penerbit Andi. Yogyakarta. Ed. II. 2005.

2
Created by MasWend buatmaswendi@gmail.com