SURAT PERMINTAAN PENAWARAN DAN SURAT PENAWARAN

A. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN Yaitu surat dari calon pembeli kepada penjual untuk meminta keterangan tentang barang yang ditawarkan atau yang diproduksi. Informasi yang dibutuhkan oleh calon pembeli pada saat membuat surat permintaan penawaran; 1. Jenis barang/nama barangnya. 2. Harga barang (per satuan). 3. Merk, kualitas dan kapasitasnya. 4. Ukuran 5. Model. 6. Syarat-syarat pembayaran. 7. Cara penyerahan atau pengiriman barang. 8. Potongan harga. 9. Sifat penawaran. 10. Keterangan teknis barang (spesifikasi barang). 11. Cara pemeliharaan/perawatan barang. 12. Apabila mungkin, meminta contoh barang yang ditawarkan. Lampiran yang dibutuhkan oleh calon pembeli: 1. Brosur/prospektus, yaitu lembaran berita yang bersifat keterangan singkat mengenai keadaan barang, merk, harga barang, cara pembayaran dan syarat-syarat lain yang berhubungan dengan jual beli. 2. Leaflet, yaitu semacam album atau lembaran yang memuat gambar-gambar yang dilengkapi dengan bermacam-macam keterangan. 3. Katalogus, berupa buku atau lembaran yang memuat gambar barang, harga barang, bermacam-macam type atau model barang dan keterangan singkat mengenai barang. 4. Daftar harga, yaitu daftar yang memuat harga per satuan barang dan potongan harga yang dapat diperoleh dalam pembelian sejumlah tertentu. B. SURAT PENAWARAN Yaitu surat yang dibuat oleh penjual untuk menawarkan barang-barang/jasa yang diproduksi atau dijualnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat penawaran: 1. Redaksinya harus menarik. 2. Uraiannya harus jelas dan terperinci. 3. Isi surat harus dapat meyakinkan calon pembeli dan tidak berlawanan dengan barang yang ditawarkan. 4. Jika berupa jawaban atas surat permintaan penawaran, maka: a. Bacalah surat tersebut dengan teliti dan jawablah semua pertanyaan yang ada dengan jelas dan lengkap. b. Hubungkan jawaban tersebut dengan menunjukkan pada tanggal, nomor dan perihal surat tersebut. c. Lampirkan literatur yang dapat menolong, misalnya brosur/prosepektus. d. Apabila permintaan tersebut bertentangan dengan kebijaksanaan perusahaan, sebaiknya hal tersebut dijelaskan dengan alasan yang masuk akal. e. Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran, sebutkan alasannya dengan tepat dan bila mungkin tawarkan barang yang sejenis. Hal-hal yang dinyatakan dalam surat penawaran: 1. Nama dan jenis barang yang ditawarkan. 2. Mutu barang, merk dan keterangan teknis. 3. Harga satuan barang. 4. Banyaknya barang. 5. Potongan harga yang diberikan. 6. Syarat-syarat penyerahan barang. 7. Syarat-syarat pembayaran barang. 8. Cara pengiriman barang. 9. Cara pengepakan barang. 10. Sifat penawaran. Potongan Ada dua macam potongan harga dalam perdagangan, yaitu: 1. Potongan harga a. Tunai/kontan adalah potongan harga yang diberikan karena pembeli membayar tunai/kontan. Biasaya dinyatakan dalam bentuk persen (%). b. Rabat adalah potongan harga yang diberikan karena barang yang dibeli akan dijual lagi dengan harga yang sama. c. Korting/diskon adalah potongan harga yang diberikan karena pembeli membeli barang tersebut dalam jumlah besar.

1
Created by MasWend buatmaswendi@gmail.com

Masa pembayaran. Pembeli hanya menanggung biaya angkut dari luar gudang penjual ke gudang pembeli. b. Remburs. adalah sebagai berikut: 1. artinya pembeli harus menebus dokumen barang yang dibeli/dipesannya di bank. artinya barang diserahkan kepada pembeli masih berada digudang penjual dan biaya-biaya menjadi tanggungan pembeli. artinya semua biaya termasuk biaya pengangkutan dengan kapal menjadi tanggungan penjual. menimbang dan mengangkut tersebut menjadi tanggungan pembeli. uang diterima dahulu. 3. Contoh: a. f o b (free on board). wesel. c. (cash on delivery). Syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan harga barang (harga satuan).com . d. sedang biaya pengangkutan dari kapal ke gudang pembeli menjadi tanggungan pembeli. Cara pembayaran tersebut biasanya dilakukan dalam perdagangan ekspor – impor. artinya barang diserahkan di gudang pembeli dan segala biaya menjadi tanggungan penjual sampai di tempat yang tertulis di dibelakang kata franco. termasuk di dalamnya adalah cek. c. artinya semua biaya sampai barang dimuat ke atas kapal menjadi tanggungan penjual. c & f (cost and freight). d. Tarra adalah potongan berat kotor (bruto) dari barang yang dikirim berhubung adanya pembungkusan/pengepakan. artinya pembayaran dilakukan kepada pihak pengangkut barang (misalkan kereta api). yang mana penjual dapat memasukkan biaya-biaya yang timbul ke dalam harga barang. Pada waktu dokumen tiba. b. yaitu mata uang yang berlaku dalam suatu negara. termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal ditanggung penjual. Biaya untuk membongkar. Diantar sendiri oleh pembeli atau yang diberi kuasa olehnya. 5. dengan dokumen tersebut ia baru dapat mengambil barang di gudang pelabuhan. Dengan kata lain. Dikirim dengan perantaraan PT Posindo (weselpos). franco stasiun artinya semua biaya sampai barang tiba di stasiun ditanggung penjual. c i f (cost insurance and freight). Cara pengiriman uang. dilakukan secara: a. c. menimbang dan mengangkut ke luar gudang menjadi tanggungan penjual. Cara pembayaran. 3. artinya pembayaran dilakukan sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Syarat Pembayaran Yang dimaksud dengan syarat pembayaran adalah: 1. 2.d. b.o. Franco. 2. yaitu: a. b. Syarat Penyerahan Barang Syarat penyerahan barang ada dua macam. Biaya mengepak/membungkus. Baik penjual maupun pembeli masing-masing mempunyai rekening giro dalam satu bank yang sama. Misalnya. 2 Created by MasWend buatmaswendi@gmail. Barang yang diserahkan dalam kondisi belum dipak/dibungkus dan ditimbang. artinya pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan. Kertas berharga. Ex gudang. Alat pembayaran a. franco gudang pembeli. mengepak. disebut juga sebagai cash and carry. Tunai (cash/kontan). 4. misalnya atas mutu barang yang dikirim. b. giro bilyet dan spmu (surat perintah membayar uang). Potongan berat a. Extra tarra adalah potongan berat barang berhubung adanya pembungkusan/pengepakan yang luar biasa banyak. yaitu waktu di antara perjanjian penjualan dibuat sampai pada hari pembayaran (hari valuta). Apabila pembeli tidak mau membayar pada saat itu.Rafaksi adalah potongan harga yang diberikan berhubung adanya kesalahan dari pihak penjual. Overbooking (pemindahbukuan) atas uang yang ada dalam suatu bank yang sama. Uang tunai atau uang kartal. baru barang dikirimkan. artinya barang diserahkan kepada pembeli sudah berada di luar gudang penjual. 2. artinya semua biaya yang digunakan untuk pengiriman barang tersebut. Kemudian. Loco gudang. maka barang tidak akan diserahkan kepada pembeli. yaitu syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan harga barang (harga satuan) dan syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan waktu atau keadaan. Terkadang pembayaran dapat pula dilakukan dalam waktu 2 sampai 3 bulan sesudah tanggal penyerahan. pembayaran dalam waktu 2 atau 3 minggu sesudah tanggal transaksi. 6. 4. c. Dikirim dengan perantaraan bank (transfer). artinya semua biaya sampai barang tersebut sampai di gudang pembeli ditanggung penjual.

4. 1985. Jakarta. 8. artinya barang dapat segera diserahkan bila kapal telah tiba di pelabuhan. Jakarta. 2. artinya penawaran yang tidak berubah atas syarat-syarat dan kondisi/keadaan barang yang ditawarkan. 2. Pengangkutan barang. Penerbit Karya Utama. Penerbit Setia Kawan. 7. peti : pengepakan dengan kotak kayu besar yang diikat dengan peti besi. Waktu pengiriman barang. yaitu: 1. Sedang dalam pejalanan atau sedang diangkut oleh kapal. 5. H. Drs. artinya barang dapat diserahkan pada waktu terjadi transaksi. boks : pengepakan dengan peti-peti kayu dalam ukuran kecil. drum : pengepakan dengan menggunakan drum besi. bale/bal : pengepakan untuk barang-barang yang ringan. Yogyakarta. mesin-mesin atau ban mobil/sepeda. Suhanda Panji. karton : pengepakan dengan kertas krton berbentuk peti. yaitu: 1. II. 2005. Berada di tempat lain atau belum dibuat. 3. Hal tersebut berkaitan dengan syarat penyerahan barang. yaitu dilakukan dengan: a. Perantaraan pesawat terbang atau kapal laut Cara Pengepakan Terdapat beberapa cara pengepakan. Penawaran bebas. YS Marjo. Perantaraan Perumka. IX. 6. disebut juga dengan istilah zak. seperti kapok. Cet. 2. sekarang ada juga yang menggunakan rangka dari plastik.com . 3. artinya penawaran dapat berubah sewaktu-waktu atas barang yang ditawarkan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Perantaraan PT Posindo. 3. Penawaran dengan jangka waktu tertentu. Daftar Pustaka: 1. krat : pengepakan dengan rangka kayu yang tidak tertutup. 3. Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Dalam hal ini biasanya disebutkan jangka waktu penyerahannya. Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan. Penawaran tetap (terikat). Perantaraan perusahaan pengangkutan/ekspedisi. Penerbit Andi. 2. 2. artinya barang akan diserahkan kemudian apabila barang tersebut telah tiba atau telah dibuat. b. artinya penawaran atas syarat-syarat dan kondisi/keadaan barang dapat berubah setelah jangka waktu yang ditetapkan habis/telah lewat. misalnya untuk mengepak paku. Surat Menyurat dengan Microsoft Word. sebagai berikut: 1. XII. 2000.Sedangkan syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan waktu atau keadaan adalah syarat penyerahan barang dimana pada saat barang ditawarkan kepada calon pembeli keadaan: 1. karena barangnya telah tersedia. Ready stock. Cara Pengiriman Barang Tedapat dua hal yang harus diperhatikan dalam hal cara pengiriman barang. c. Ed. Misalkan pengiriman barang dilakukan sehari setelah tanggal penerimaan uang pesanan. kantong : pengepakan dengan menggunakan kantong. barrel : pengepakan dengan menggunakan drum kayu. Biasanya untuk mengepak botol-botol. Budi Rahardjo & Joko Irawan Mumpuni. Sifat Penawaran Terdapat tiga jenis sifat penawaran. Biasanya digunakan untuk mengepak semen dan terigu. 3 Created by MasWend buatmaswendi@gmail. Cet. d.