MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKSI

Mengidentifikasi proses komunikasi Menerima dan menyampaikan informasi Memilih media komunikasi Melakukan komunikasi melalui telepon
Bisnis Manajemen

KD
INDIKATOR

1.

Mengidentifikasi Proses Komunikasi

1.1 Persyaratan kemampuan berkomunikasi ditempat kerja teridentifikasi 1.2 Berkomunikasi dengan penyelia dan rekan kerja teridentifikasi 1.3 Meminta saran peralatan berkomnikasi yang paling sesuai 1.4 Teknik bertanya, mendengarkan dan keterampilan berbicara digunakan dlam mengumpulkan dan menyampaikan informasi 1.5 Menggunakan bahasa yang sesuai 1.6 Memakai umpan balik yang membangun Komunikasi Teknik bertanya Umpan balik yang membangun Menjelaskan pengertian komunikasi Menyebutkan jenis dan ciri komunikasi Menyebutkan unsur-unsur komunikasi Menyebutkan kemampuan berkomunikasi Menjelaskan teknik bertanya Menjelaskan penggunaan bahasa verbal dan non verbal Mengembangkan pendekatan proaktif untuk meningkatkan komunikasi

MATERI

KEGIATAN PEMBELAJARAN -

Bisnis dan Manajemen

Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka 2002

Komunikasi adalah Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami

Bisnis dan Manajemen

Dnamika Komunikasi Prof. Drs. Omong Uchjana. MA

Komunikasi adalah Proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, untuk mengubah sikap pendapat atau perilaku baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media

Bisnis dan Manajemen

William. C.H & Wayne M Batty (Bussines Communications Principles and Methoods)
komunikasi adalah suatu proses pertukaran informsi antara individu individu melalui sistem biasa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan

Bisnis dan Manajemen

Kesimpulan :

Komunikasi adalah Proses pengiriman dan penerimaan ide, pesan, informasi atau konsep di tempat kerja, baik di dalam kelompok format maupun informal

Bisnis dan Manajemen

Jenis-jenis Komunikasi
Komunikasi Formal Komunikasi yang dapat berupa perintah, saran, laporan, rapat, atau konferensi. Komunikasi Informal Komunikasi yang tidak direncana dan tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Komunikasi Non Formal Komunikasi antara resmi dan tidak resmi.
Bisnis dan Manajemen

Ciri-ciri Komunikasi Formal

  Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi Berhubungan erat dengan proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang ditetapkan Bersumber dari perintah resmi yang diberikan oleh orang yang berwenang Banyak menggunakan sarana atau media komunikasi

 

Bisnis dan Manajemen

Ciri-ciri Komunikasi Informal Merupakan komunikasi yang tidak resmi berupa kabar angin atau desas. Mengandung hubungan dan keterangan yang tidak resmi Terjadi melalui informasi dari mulut kemulut Mempunyai kemungkinan mengandung informasi yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan

1. 2. 3. 4.

Ciri Komunikasi Non formal Komunikasi bersifat antara resmi dan tidak resmi Merupakan sarana untuk mengarahkan komunikasi informal ke komunikasi formal Merupakan jembatan antara formal dan informal dalam memperlancar tugas resmi Merupakan saluran bagi pimpinan untuk mendapatkan ide atau metode baru

Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi 1. Ada saling pengertian diantara sipengirim dan sipenerima informasi 2. Ada persamaan makna tentang sesuatu yang dibicarakan 3. Adanya kemampuan para karyawan dalam melakukan kegiatan komunikasi

Komponen Komunikasi
1. Komunikator 2. Komunikan

4. Saluran

3. Pesan

5. Sikap atau Respon

1. Komunikator Yaitu seseorang yang menyampaikan berita,informasi, atau pesan 2. Komunikan Yaitu seseorang yang menerima berita, informasi, atau pesan

3. Pesan Yaitu isi berita atau informasi yang akan disampaikan 4. Saluran Yaitu media yang digunakan sebagai perantara penyampaian informasi 5. Sikap atau respon Yaitu jawaban dari si penerima informasi

Teknik Bertanya Efektif Teknik mengajukan pertanyaan-pertanyaan diantaranya : 1.Pertanyaan Langsung 2.Pertanyaan Umum 3.Pertanyaan Terbuka 4.Pertanyaan yang diajukan kembali 5.Pertanyaan Faktual 6.Pertanyaan Retoris 7.Pertanyaan Pancingan 8.Pertanyaan yang bersifat menggerakkan

KD 2. Menerima dan Mengaplikasikan Informasi

INDIKATOR 2.1 2.2 2.3 Penertian Informasi diidentifikasi dengan benar Cara penerimaan informasi diidentifikasi dengan tepat Cara Penyampaian informasi dilakukan dengan benar

MATERI

Pengertian Informasi Cara penerimaan informasi yang baik Cara Penyampaian informasi yang baik

KEGIATAN PEMBELAJARAN

Menjelaskan Pengertian Informasi Menjelaskan penerimaan informasi yang baik Menjelaskan cara penyampaian informasi yang baik

Bisnis dan Manajemen

Menurut Burch dan Starter

Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan G.R Terry Informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna

The Liang Gie Kamus Administrasi Perkantoran

Informasi adalah rangkaian perkataan , kalimat, gambar, atau tanda tertulis lainnya yang mengandung pengertian buah pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan

Teknik Penyampaian Informasi Berbagai cara dalam menyampaikan informasi melalui : 1. Surat 2. Gerak-gerik 3. Lambang/gambar

Dalam menyampaikan informasi ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan, yaitu : 1. Menggunakan cara yang mudah 2. Alat komunikasi yang sederhana 3. Kesamaan pengertian 4. Penggunaan alat komunikasi yang sederhana 5. Bermanfaat dan menguntungkan

Bisnis dan Manajemen

Dalam menerima informasi ada beberapa hal Harus diperhatikan : a. Kecakapan komunikasi b.Sikap penerima c. Pengetahuan Penerima d.Sistem sosial e. Keadaan lahiriah

Bisnis dan Manajemen

Faktor yang mempengaruhi komunikasi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Perkembangan Persepsi Nilai dan Budaya Emosi Jenis Kelamin Pengetahuan Peran dan Hubungan Lingkungan Jarak.

Bisnis dan Manajemen

Faktor penghambat Informasi

1. 2. 3. 4. 5. Kecakapan yang kurang baik Sikap yang kurang tepat Pengetahuan yang kurang Kurang memahami sistem sosial Sakwasangka (prejudice) yang tidak mendasar 6. Kesalahan bahasa 7. Jarak dan Penerima 8. Informasi yang berlebihan 9. Informasi yang berlebihan 10.Informasi satu arah

KD 3. Memilih Media Komuniasi

INDIKATOR 3.1 Memilih Media yang sesuai 3.2 Menggunakan media komunikasi

MATERI

Pengertian Media Komunikasi Jenis Media Komunikasi Fungsi Media Komunikasi

KEGIATAN PEMBELAJARAN

Menjelaskan pengertian Media Komunikasi Menyebutkan jenis-jenis Media Komunikasi Menyebutkan Fungsi Media Komunikasi

Bisnis dan Manajemen

Pengertian Media Komunikasi

Media Komunikasi adalah media yang dipergunakan dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu tujuan

Bisnis dan Manajemen

Fungsi Media Komunikasi

1. mempermudah penyampaian dan informasi kepada komunikan 2. mengefektivkan proses penyampaian pesan/informasi kepada komunikan. 3. mempersingkat waktu penyampaian pesan/informasi kepada komunikan. 4. membangkitkan daya tarik pesan/informasi yang akan disampaikan. 5. mengkonkritkan isi berita/pesan yang bersifat abstrak. 6. memperjelas isi dan maksud informasi/pesan yang akan disampaikan. 7. menghubungkan komunikator dan komunikan yang saling
Bisnis dan Manajemen

Jenis-Jenis Media Komunikasi

 Menurut Cara Penggunaannya/Eksternal  Menurut Kegiatan Sehari-hari/Internal  Menurut Sasarannya

Menurut Cara Penggunaannya/ Eksternal

Media Audio Contoh : Radio, Telepon, Tape Recorder Media Visual Contoh : Surat, Chart, Poster, Transparancy Media Audio Visual Contoh : Film, Televisi, Video
Bisnis dan Manajemen

Menurut Kegiatan Sehari-hari / Seharieksternal

     Surat Prive Telepon Pertemuan Wawancara Kunjungan

Bisnis dan Manajemen

Menurut Sasarannya
Media Umum/Nirmasa Contoh : Telepon, Telegraph, Tape Recorder

Media Massa Contoh : Surat Kabar, Majalah, Film

Bisnis dan Manajemen

Keuntungan dan kerugian Media Komunikasi Media Audio

Keuntungan :
harganya relatif murah dapat membangkitkan fantasi pendengaran mudah dibuat dan digunakan alatnya sangat sederhana

Bisnis dan Manajemen

Kerugian :
agak sulit dikontrol kualitas suaranya cenderung menurun atau berkurang apabila ada kesalahan harus membuat naskah baru tidak dapat diperkenalkan dalam visual

Bisnis dan Manajemen

Media Visual
Keuntungan :
informasi yang disampaikan lebih jelas biaya pembuatan relatif murah pelaksanaannya dapat menghemat tenaga pembuatannya dan penggunaannya lebih mudah

Bisnis dan Manajemen

Kerugian :
perlu waktu guna menafsirkan pengertiannya menimbulkan rasa bosan atau jenuh menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan

Media Audio Visual

Keuntungan :
pemakaiannya tidak membosankan hasilnya dapat dimengerti dan dipahami informasi yang diterima lebih jelas dan cepat dimengerti informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataannya

Kerugian :
kejelasan suaranya terkadang samar-samar pelaksanaannya perlu waktu yang cukup lama pelaksanaannya memakan tempat yang cukup luas biayanya relatif mahal

Macam-macam Media Komunikasi

 Media Komunikasi Tradisional
Contoh : Surat, HT, Beduk, Surat Kabar/Koran, Kentongan, Peluit.

 Media Komunikasi Modern

Contoh : Komputer, Televisi, Handphone, Radio, Faximile,Pesawat telepon, OHP, LCD, Laptop, Microphone.

Contoh Gambar Media Komunikasi Tradisional

Contoh Gambar Media Komunikasi Modern

KD 4. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon

INDIKATOR

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

Mampu Menjelaskan jenis-jenis Komunikasi dengan telepon Mampu menerima panggilan telepon Mampu melakukan panggilan keluar Mampu mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon Mampu menyampaikan pesan telepon

MATERI

Jenis-jenis komunikasi dengan telepon Penjelasan cara menerima panggilan telepon Penjelasan prosedur mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon Penjelasan penyampaian pesan telepon Mendiskusikan jenis-jenis komunikasi dengan telepon Mendiskusikan prosedur menerima panggilan telepon Praktek Menerima panggilan telepon dalam berbagai situasi Mendiskusikan prosedur melakukan panggilan telepon sesuai SOP Praktek melakukan panggilan telepon dalam berbagai situasi Praktek Mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon Praktek menyampaikan pesan kepada pimpinan yang baik lisan dan tulisan (LPT)
Bisnis dan Manajemen

KEGIATAN PEMBELAJARAN -

Pengertian Hubungan telepon

Hubungan telepon adalah cara mengadakan Hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain.

Jenis-Jenis Pesawat Telepon

1. Pesawat Tunggal 2. PMBX (Private Manual Branch Exchange) 3. PABX (Private Automatic Branch Exchange)

Hubungan Telepon dapat dibedakan menjadi :

    Hubungan Hubungan Hubungan Hubungan antar bagian (Intern) Lokal Interlokal Internasional

Ditinjau dari segi peletakkannya :

1. Telepon Meja (Table Phone) 2. Telepon Dinding (Wall Phone)

Ditinjau dari segi kapasitasnya :

1. 2. 3. 4. Satu jalur Telepon dengan banyak tuts Sistem hunting Telepon dengan pengeras suara

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada waktu bertelpon :

1. Jangan membiarkan telepon berdering lebih dari tiga kali 2. Bersikaplah wajar dan ramah dalam berbicara, seakan-akan berbicara berhadapan muka 3. Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara 4. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi telepon 5. Bicara seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan

Hal-Hal yang harus diperhatikan ketika menerima telepon :

1. Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin. Jangan biarkan telepon berdering lama, maksimal tiga kali. 2. Menyampaikan salam 3. Menyebutkan identitas diri 4. Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif (jelas, singkat, dapat dipahami, dan tepat) 5. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)

Alat-alat yang digunakan dalam menerima telepon :

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pesawat Telepon Kalender Meja Jam dinding atau jam meja Alat tulis Lembar pesan telepon (LPT) Daftar nomor telepon ekstention internal Buku daftar telepon masuk

Melakukan Panggilan Telepon atau Menelpon :

Siapkan nomor telepon yang hendak dituju, perhatikan bahwa nomor telepon sudah tepat. Siapkan peralatan menulis berupa kertas, dan ballpoint

Pelaksanaan menelpon : 1. Tekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai dengan alamat yang dimaksud 2. Bila telah tersambung penelpon harus memberikan salam dan menyebutkan identitas diri 3. Mengemukakan maksud dan tujuan menelpon secara jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat 4. Mencatat hal-hal penting 5. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapn terimakasih dan salam 6. Meletakkan gagang telepon dengan perlahan

Mencatat Pesan Telepon : 1. Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon 2. Memindahkan segera lembar pesan telepon 3. Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan agar mudah terlihat 4. Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali

Contoh Lembar Pesan Telepon (LPT)

Lembar Pesan Telepon (LPT)
Kepada : .. Ditelepon : Oleh Perusahaan Alamat/No. TelP Akan Menelpon Dikunjungi : Tanggal : .. Jam : .. Penting :

: . : ...................................................... : . : Minta Ditelepon

Minta Janji Catatan

: : : .

Diterima Oleh

Telephone Message
Date To Mr/Mrs/Ms From Phone : ...... Time :

: ...................................... : : : ............................................................................... Telephone Please Call Will Call Again Want to See You Returned Your Call Urgen

Message : Received By : Your Name Bisnis dan Manajemen

Contoh Buku Ekspedisi

BUKU EKSPEDISI EKSTERN
Tanggal Kepada Alamat Dari No. Diterima/ Nama Jelas

Mendaftar E-mail

Membuka E-mail

Mengirim E-mail

Membaca E-mail

Menutup E-mail