SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA BALAI PEMANTAPAN KAWASAN HUTAN (BPKH) WILAYAH I MEDAN

LAPORAN PENULISAN ILMIAH

Oleh: DAMAYANTI NIM: 08.212.2702

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER MIKROSKIL MEDAN 2011

LEMBAR PENGESAHAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA BALAI PEMANTAPAN KAWASAN HUTAN (BPKH) WILAYAH I MEDAN

LAPORAN PENULISAN ILMIAH Disusun untuk Memenuhi Persyaratan Penulisan Ilmiah pada Program Studi Sistem Informasi Konsentrasi Bidang Akuntansi

Oleh : DAMAYANTI NIM: 08.212.2702

Medan, 30 Juni 2011 Disetujui Oleh : Dosen Pembimbing, Diketahui dan Disetujui Oleh: Ketua Jurusan,

(Sudarto, S.Kom)

(Gunawan, S.Kom, M.T.I)

SURAT PERNYATAAN
Perihal : Penulisan Ilmiah Saya yang membuat pernyataan ini adalah mahasiswi STMIK Mikroskil Medan dengan identitas mahasiswi sebagai berikut : Nama : Damayanti NIM Program Studi Konsentrasi Bidang : 08.212.2702 : Sistem Informasi : Akuntansi

Saya telah melaksanakan Penulisan Ilmiah dengan judul dan tempat penulisan ilmiah sebagai berikut : Judul Laporan Penulisan Ilmiah : Sistem Informasi Penggajian Pada Balai Pemantapan Kawasan Hutan (BPKH) Wilayah I Medan Tempat Penulisan Ilmiah : Balai Pemantapan Kawasan Hutan (BPKH) Wilayah I Medan Alamat Tempat Penulisan Ilmiah : Jl. Pembangunan No 06 Helvetia, Medan No.Tlp Tempat Penulisan Ilmiah : (061) 8460485 Sehubungan dengan Penulisan Ilmiah tersebut dengan ini saya menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa Penulisan Ilmiah dan Pembuatan Laporan Penulisan Ilmiah tersebut merupakan hasil kerja saya sendiri (tidak menyuruh orang lain yang mengerjakannya). Bila pernyataan saya ini ternyata tidak benar, maka saya bersedia dikenakan sangsi yang telah ditetapkan oleh Jurusan Sistem Informasi STMIK Mikroskil Medan yakni Pembatalan Laporan Penulisan Ilmiah dan harus saya ulang pada semester berikutnya. Dengan ini Surat Pernyataan ini saya perbuat dengan sungguh-sungguh, dalam keadaan sadar dan tanpa ada tekanan dari pihak manapun. Medan, 30 Juni 2011 Saya yang membuat pernyataan

Damayanti

KATA PENGANTAR
Atas berkat dan kuasa Tuhan yang melimpah dalam hidup penulis, sehingga penulis selalu mengucap syukur dalam kehidupan. Dengan pertolongan-Nya juga yang memampukan penulis untuk menyelesaikan laporan penulisan ilmiah ini.. Penulisan Ilmiah ini dilakukan guna memenuhi salah satu syarat pemenuhan kurikulum dalam menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Sistem Informasi konsentrasi bidang Sistem Informasi Akuntansi pada STMIK-Mikroskil Medan. Penelitian Ilmiah dilaksanakan di Balai Pemantapan Kawasan Hutan ( BPKH) Wilayah I jalan Pembangunan No 06 Helvetia Medan. Pada kesempatan ini, penulis menyampaikan banyak terima kasih kepada : 1. Bapak Sudarto, S.Kom, selaku dosen pembimbing yang meluangkan waktunya dalam membimbing dan mengarahkan penulis agar penulisan ini dapat disusun dengan baik. 2. 3. 4. 5. 6. Bapak Drs. Mimpin Ginting, MS, selaku Ketua STMIK Mikroskil Bapak Gunawan, S.Kom., M.T.I selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi STMIK Mikroskil Ibu Murdiaty, S.Kom., M.T.I selaku Sekretaris Program Studi Sistem Informasi STMIK-Mikroskil Medan. Paman penulis yakni Aprianto Situmorang, SE yang membantu penulis untuk memahami alur sistem informasi penggajian di BPKH. Bapak Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan seluruh staff di BPKH Wilayah I Medan yang telah membantu penulis dalam mendapatkan data dan keterangan yang diperlukan dalam laporan ini. 7. 8. Seluruh keluarga teristimewa Orang Tua yang sealu memberikan motivasi untuk terus melakukan tanggung jawab dengan baik Teman-Teman, yang setia mendengarkan kesulitan penulis dan senantiasa mendukung, memberikan dorongan penuh yang selalu membangkitkan semangat penulis untuk dapat melakukan yang terbaik.

Dalam laporan ini, penulis menyadari banyak kekurangannya, baik dalam materi maupun teknik penulisannya mengingat pengetahuan dan pengalaman penulis yang masih terbatas. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak. Akhirnya penulis mengharapkan semoga penulisan ilmiah ini dapat menjadi sumbangan untuk kepentingan ilmu pengetahuan di STMIK-Mikroskil dan bermanfaat bagi para pembaca.

Medan, 28 Juni 2011 Penulis,

Damayanti

DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR ........................................................................................................................................... i DAFTAR ISI ........................................................................................................................................... iii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................................................... v DAFTAR TABEL ........................................................................................................................................... vii BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Penulisan Ilmiah ............................................................................................................................... 1 1.2 Tujuan Penulisan Ilmiah ............................................................................................................................... 2 1.3 Manfaat Penulisan Ilmiah ............................................................................................................................... 2 1.4 Ruang Lingkup Pembahasan ............................................................................................................................... 3 1.5 Metode Pelaksanaan Penulisan Ilmiah ............................................................................................................................... 3

1.6 Lokasi Penulisan Ilmiah ............................................................................................................................... 4 BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ........................................................................................................................................... 5 2.1. Sejarah Singkat Perusahaan ............................................................................................................................... 5 2.2 Struktur Organisasi BPKH Medan ............................................................................................................................... 6 BAB III TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................................................................... 12 3.1 Konsep Sistem Informasi ............................................................................................................................... 12 3.1.1 Sistem ......................................................................................................................... 12 3.1.2 Informasi ......................................................................................................................... 14 3.1.3 Sistem Informasi ......................................................................................................................... 15 3.1.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ......................................................................................................................... 15 3.2 Alat Bantu Pengembangan Sistem ............................................................................................................................... 19 3.2.1 Bagan Alir Dokumen / Flow of Document (FOD) ......................................................................................................................... 19

3.2.2 Diagram Aliran Data / Data Flow Diagram (DFD) ......................................................................................................................... 21 3.3 Penggajian ............................................................................................................................... 22 3.3.1 Pengertian Gaji ......................................................................................................................... 22 3.3.2 Langkah-langkah dalam Penentuan Gaji ......................................................................................................................... 23 3.3.3 Dokumen Dalam Sistem Pembayaran Gaji ......................................................................................................................... 24 3.3.4 Fungsi yang Terkait ......................................................................................................................... 25 3.3.5 Beberapa Cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji ......................................................................................................................... 26 3.3.6 Sistem Penggajian yang Terkomputerisasi ......................................................................................................................... 27 3.3.7 Blok Diagram Sistem Gaji ......................................................................................................................... 28 3.4 Microsoft Visual Basic 6.0 ............................................................................................................................... 28 3.4.1 Bahasa Pemrograman Microsoft Visual Basic ............................................................................................................................ 28 3.4.2 Tampilan Layar Visual Basic ............................................................................................................................ 29

3.5 SQL Server ............................................................................................................................... 32 3.6 Crystal Report ............................................................................................................................... 34 BAB IV PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ........................................................................................................................................... 35 4.1 Pengamatan ............................................................................................................................... 35 4.1.1 Menu ......................................................................................................................... 36 4.2 Pembahasan ............................................................................................................................... 61 4.2.1 Prosedur Kerja Sistem ......................................................................................................................... 61 4.2.2 Sistematika Penggajian Pegawai BPKH ......................................................................................................................... 62 4.2.3 Data Flow Diagram (DFD) ......................................................................................................................... 62 4.2.4 Identifikasi Kebutuhan Sistem ......................................................................................................................... 66 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................................................................................. 67 5.1 Kesimpulan ............................................................................................................................... 67

5.2 Saran ............................................................................................................................... 67 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 1.1 Peta Balai Pemantapan Kawasan Hutan Medan........................................4 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Divisi Tata Usaha Bagian Keuangan BPKH............11
Gambar 3.1 Tujuh Tahap Siklus Hidup Pengembangan Sistem.........................................16

Gambar 4.1 Prosedur Sistem Penggajian.....................................................................35 Gambar 4.2 Menu Login................................................................................................36 Gambar 4.3 Menu Utama...............................................................................................37 Gambar 4.4 Submenu Referensi Tarif...........................................................................38 Gambar 4.5 Submenu Tunjangan PNS..........................................................................38 Gambar 4.6 Daftar Potongan.........................................................................................39 Gambar 4.7 Taperum......................................................................................................40 Gambar 4.8 Uang Lembur..............................................................................................40 Gambar 4.9 Submenu Referensi Gaji Pokok.................................................................41 Gambar 4.10 Referensi Tunjangan Umum....................................................................42

Gambar 4.11 Submenu Referensi Golongan.................................................................42 Gambar 4.12 Submenu Referensi Status Pegawai.........................................................43 Gambar 4.13 Submenu Referensi Jenis Gaji.................................................................44 Gambar 4.14 Submenu Referensi Keluarga..................................................................44 Gambar 4.15 Submenu Referensi Status Kawin dan PTKP..........................................45 Gambar 4.16 Submenu Data Pegawai...........................................................................46 Gambar 4.17 Submenu No urut pegawai.......................................................................47 Gambar 4.18 Submenu Status Kawin Awal Tahun.......................................................47 Gambar 4.19 Submenu Proses Perhitungan Gaji...........................................................48 Gambar 4.20 Submenu RUH Gaji.................................................................................49 Gambar 4.21 Submenu Cetak gaji.................................................................................49 Gambar 4.22 Submenu Kartu pegawai..........................................................................50 Gambar 4.23 Submenu Pengawasan Gaji......................................................................51 Gambar 4.24 Submenu Uang Makan.............................................................................51 Gambar 4.25 Submenu Surat Permintaan Uang Duka..................................................52 Gambar 4.26 Submenu SKPP........................................................................................52 Gambar 4.27 Submenu Proses Perhitungan Lembur.....................................................53 Gambar 4.28 Submenu Monitoring Hutang Pegawai....................................................54 Gambar 4.29 Submenu Monitoring Data Pegawai........................................................55 Gambar 4.30 Monitoring Submenu Pegawai Pensiun.................................................55 Gambar 4.31 Submenu Monitoring Pegawai................................................................56 Gambar 4.32 Submenu Monitoring Anak Dewasa........................................................57 Gambar 4.33 Submenu Tentang Aplikasi......................................................................57 Gambar 4.34 Slip Gaji Pegawai.....................................................................................58 Gambar 4.35 Daftar gaji bersih......................................................................................58 Gambar 4.36 Daftar Gaji Pegawai Golongan I..............................................................59 Gambar 4.37 Laporan SPT Tahunan Pajak Penghasilan...............................................59 Gambar 4.38 Laporan Data Pegawai ...........................................................................60 Gambar 4.39 Laporan Daftar Pengawasan Gaji............................................................60 Gambar 4.40 Laporan Daftar Hutang Pegawai..............................................................61 Gambar 4.41 Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian......................................63
Gambar 4.42 Diagram Level 0 Sistem Informasi Penggajian............................................64

DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Simbol-Simbol pada Flow of Document..........................................................19 Tabel 3.2 Empat Simbol Dasar pada Data Flow Diagram...............................................21

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Penulisan Ilmiah Pengolahan data sebenarnya sudah ada dari zaman dahulu kala, namun masih dalam skala kecil dan masih dilakukan secara manual. Tetapi seiring dengan perkembangan zaman, dimana kebutuhan akan informasi sangatlah banyak dan cepat, maka sistem pengolahan data pun berkembang meluas, dari yang awalnya manual, menjadi semi manual, hingga pada akhirnya full komputerisasi. Begitu pula yang terjadi dengan sistem penggajian dalam suatu perusahaan, dimana perusahaan yang bersangkutan memiliki jumlah karyawan yang banyak dan beragam dari mulai latar belakang, data-data pribadi maupun jabatan hingga variasi gaji yang diterima masing-masing karyawan. Maka hal ini tentunya akan sangat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi kinerja serta kebijakan yang harus diambil untuk kelangsungan perusahaan yang bersangkutan.

Karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat merangkum semua kebutuhan tersebut dengan bersumber dari data-data sebelumnya yang sudah ada di perusahaan, terutama sistem yang berhubungan dengan penggajian karyawan, yang selanjutnya akan kita sebut sebagai sistem penggajian karyawan. Dimana sistem ini nantinya akan sangat menunjang dalam evaluasi, analisis serta proses pengambilan keputusan pada tingkat pimpinan. Dan juga nantinya diharapkan dapat meningkatkan semangat dan nuansa kerja yang lebih sistematis, menekan kesalahan sekecil mungkin, memudahkan dalam pemeriksaan serta pelaporan sehingga dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya yang dikeluarkan dengan output yang lebih memuaskan. Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, semakin banyak perusahaan atau instansi yang bermunculan. Pada masa sekarang, suatu perusahaan sebaiknya dapat bekerja dengan cepat tepat dan benar dengan tingkat ketelitian yang tinggi agar dapat terus berjalan dan bertahan dalam persaingan yang kompetitif. Sistem informasi yang dibutuhkan juga harus akurat, tepat waktu dan fleksibel. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehariharinya. Oleh sebab itu banyak instansi atau perusahaan membangun sistem penggajian salah satunya adalah balai pemantapan kawasan hutan Helvetia Medan. Balai pemantapan kawasan hutan adalah instansi yang berada dibawah naungan departemen kehutanan yang bertugas dalam membantu pemerintah untuk menjaga kelestarian hutan. Dengan adanya sistem penggajian pada balai tersebut, pemerintah pusat dapat mengontrol laporan penggajian yang ada pada balai tersebut. Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis tertarik untuk mengadakan observasi guna membantu dalam mempelajari sistem yang sudah ada. Penulis memilih judul penulisan Sistem Informasi Penggajian pada Balai Pemantapan Kawasan Hutan Medan. 1.2 Tujuan Penulisan Ilmiah Adapun tujuan dari penulisan ilmiah ini antara lain : 1. 2. Untuk mengetahui proses kerja sistem penggajian di Balai Pemantapan Kawasan Hutan Medan. Mempelajari sistem pengolahan data, khususnya dalam penerapan program aplikasi penggajian.

1.3 Manfaat Penulisan Ilmiah Adapun manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan penulisan ilmiah ini adalah: 1. 2. benar. 1. 4 Ruang Lingkup Pembahasan Berdasarkan pada latar belakang diatas, maka pembahasan sistem informasi penggajian yang akan dibahas oleh penulis mengenai pengolahan sistem informasi penggajian yang ditangani oleh divisi tata usaha bagian keuangan yang ada di balai pemantapan kawasan hutan (bpkh) tersebut. Sistem penggajian yang akan dibahas terdiri atas: 1 Input data yang akan dibahas yakni data absensi, lembur, biodata pegawai, uang makan, golongan, jabatan, tunjangan, daftar potongan, status pegawai, referensi jabatan, referensi golongan, referensi tunjangan, referensi tarif lembur dan referensi tarif gaji. 2 Proses yang akan dibahas yakni proses referensi, pegawai atau penilaian kriteria pegawai, perhitungan gaji, tambahan gaji, monitoring gaji dan buat laporan. 3 Ouput yang akan dibahas yakni laporan gaji pegawai, SPT Tahunan, data pegawai dan slip gaji pegawai. 1.5 Metode Pelaksanaan Penulisan Ilmiah Untuk menyelesaikan pelaksanaan penulisan ilmiah ini, maka langkah-langkah yang penulis lakukan sebagai berikut : 1. Mencari dan mengumpulkan data dan informasi dari artikel-artikel, buku-buku, sumber-sumber data lainnya serta jurnal yang berhubungan dengan sistem informasi penggajian. Penulis dapat mengerti dan memahami proses kerja sistem penggajian di balai pemantapan kawasan hutan Medan Untuk memahami bagimana suatu sistem informasi penggajian yang baik dan

2. 3. 4. 5. 6.

Melakukan studi lapangan untuk mengumpulkan data dan informasi secara langsung dari balai pemantapan kawasan hutan Medan. Mengamati proses kerja sistem yang digunakan pada balai pemantapan kawasan hutan Medan. Melakukan pembahasan terhadap hasil pengumpulan data dan pengamatan yang telah dilakukan. Menarik kesimpulan dari penelitian yang dilakukan. Menyusun laporan penulisan ilmiah.

1.6 Lokasi Penulisan Ilmiah Balai pemantapan kawasan hutan Medan yang berada di jalan Pembangunan No 6

Gambar 1.1 Peta balai pemantapan kawasan hutan Medan Sumber: Balai pemantapan kawasan hutan Medan

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI

2. 1. Sejarah Singkat Perusahaan Latar belakang berdirinya Badan Pemantapan Kawasan Hutan (BPKH) Medan adalah untuk menjaga kawasan hutan milik negara agar tidak disalah gunakan oleh pihak lain. BPKH berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur Jenderal Planologi Kehutanan. Berdasarkan Keputusan Menteri Kehutanan Nomor 6188KptsII/2002 yang telah diubah dengan Keputusan Menteri Kehutanan No. P.25/MenhutII/2007 tanggal 6 Juli 2007, tugas pokok BPKH adalah melaksanakan pemantapan kawasan hutan, penilaian perubahan status dan fungsi hutan serta penyajian data dan informasi sumber daya hutan. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, BPKH menyelenggarakan fungsi : 1. Pelaksanaan identifikasi lokasi dan potensi kawasan hutan yang akan ditunjuk 2. Pelaksanaan penataan batas dan pemetaan kawasan hutan konservasi;

3. Penilaian hasil tata batas dalam rangka penetapan kawasan hutan lindung dan hutan produksi; 4. Pelaksanaan identifikasi fungsi dan penggunaan dalam rangka penatagunaan kawasan hutan; 5. Pelaksanaan identifikasi dan penilaian perubahan status dan fungsi kawasan hutan; 6. Pelaksanaan identifikasi pembentukan unit pengelolaan hutan konservasi serta hutan lindung dan hutan produksi lintas administrasi pemerintahan; 7. Penyusunan dan penyajian data informasi sumberdaya hutan dan neraca sumberdaya hutan; 8. Pengelolaan sistem informasi geografis dan perpetaan kehutanan; 9. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga.

Balai Pemantapan Kawasan Hutan mempunyai 1 (satu) Divisi Tata Usaha dan 2 (dua) seksi yaitu Seksi Informasi Sumber Daya Hutan, Seksi Pemolaan Kawasan Hutan serta Kelompok Jabatan Fungsional. Divisi tata usaha bagian keuangan yang bertugas untuk mengelola penggajian pada BPKH tersebut.
2.2 Struktur Organisasi divisi tata usaha bagian keuangan BPKH Medan Struktur Organisasi divisi tata usaha bagian keuangan BPKH Medan terdiri dari : Tugas dari Penata Usaha Keuangan. 1. Menerima dan mempelajari surat dan isi surat serta petunjuk teknis pelaksanaan dari atasan mengenai usulan rencana permintaan dan data rutin dan proyek (pembangunan) untuk membiayai kegiatan balai sebagai dasar pelaksanaan tugas. 2. Menghimpun surat yang berkaitan dengan rencana permintaan dan pengeluaran anggaran rutin proyek (pembangunan) serta permintaan persekot anggaran rutin dan proyek (pembangunan), memeriksa kebenaran bukti pengeluaran uang dan mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran anggaran rutin dan proyek balai.

3. 4. 5.

Mengurus dan menyusun anggaran belanja balai yang berkaitan dengan kegiatan rutin dan proyek. Menghitung uang rutin dan proyek serta menutup buku untuk mengetahui penerimaan dan pengeluaran serta saldo kas pada balai setiap akhir bulan. Memeriksa dan mencatat kebenaran bukti dan bon pengeluaran uang dari pemegang persekot pada buku kas umum (BKU) balai dengan cara meneliti dan mengklasifikasi jenis pengeluaran, untuk mengetahui sedini mungkin kesalahan atau pertimbangan bagi atasan guna diadakan perbaikan lebih lanjut.

6.

Memberikan layanan informasi yang berkaitan dengan pengusulan dan pengelolaan keuangan, penyimpanan dan pertanggung jawaban keuangan balai kepada pihak yang memerlukan atas perintah atasan.

7.

Memberikan saran dan pendapat kepada atasan tentang akuntansi pemerintah, TPR/GR tindak lanjut hasil pemeriksaan sesuai petunjuk dan arahan dari atasan sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan keputusan lebih lanjut.

8.

Menyusun konsep laporan bulanan, triwulan dan tahunan kegiatan pengelolaan keuangan balai yang berkaitan dengan kegiatan penerimaan dan pengeluaran, penyimpanan dan pertanggung jawaban pelaksanaan anggaran belanja baik rutin maupun proyek sesuai petunjuk pelaksanaan dan arahan dari atasan untuk bahan evaluasi dan masukan bagi atasan.

9.

Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pengelolaan keuangan balai melayani pelaksanaan pemeriksaan oleh TIM pemeriksa keuangan berdasarkan perintah atasan.

1.

Tugas dari bendaharawan Menerima data anggaran berupa DIK, DIP dan RO serta mempelajarinya untuk mengetahui jumlah dana, jenis pengeluaran dan tolok ukur yang ada sebagai dasar permintaan uang ke KPN.

2. 3.

Mempersiapkan buku kas umum, buku kas pembantu dan register untuk kelengkapan administrasi keuangan. Membuat dan menandatangani surat permintaan pembayaran (SPP) untuk diajukan kepada atasan guna mendapatkan persetujuan.

4. 5. 6. 7.

Mengajukan SPP kepada atasan langsung untuk ditandatangani dan menyerahkan ke kas Negara. Menyusun dan menerima surat perintah membayar uang atau surat membayar giro dari kas Negara. Menyetorkan dan menyelesaikan surat perintah membayar giro ke kas Negara. Menerima, memeriksa dan membukukan serta menyimpan uang dari kas Negara, bank dan tagihan dari pihak lain sesuai dengan jumlah uang yang ada.

8. 9. 10. 11. 12.

Membukukan penerimaan uang, SPMU dan SPM giro untuk bahan pemeriksaan dan ketertiban administrasinya. Menerima surat permintaan uang muka dan pembayaran serta mengecek kebenarannya berdasarkan peraturan dan ketentuan berlaku. Menerima surat permintaan uang muka dan pembayaran serta mengecek kebenarannya berdasarkan peraturan dan ketentuan yang berlaku. Mengajukan bukti tagihan yang telah diteliti kepada atasan langsung untuk memperoleh persetujuan pembayaran tagihannya. Membayar uang muka dan tagihan pengadaan dan pemeliharaan barang inventaris kantor dan kegiatan lainnya sesuai bukti-bukti tagihan yang sah, agar kegiatan berjalan sebagaimana mestinya.

13. 14. 15.

Melakukan potongan PPN dan PPh sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku untuk disetorkan ke kas Negara. Membuat surat pengantar ke kas Negara untuk mencairkan dana pembayaran rutin. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan seperti melaporakan pertanggung jawaban penerimaan dan pengeluaran uang. Tugas pembantu bendaharawan. Menyiapkan blanko SPP, SPJ, kwintasi dan formulir pajak menurut keperluannya.

1.

2.

Mengelompokkan bukti pembayaran dengan menyatukan menjadi satu bundle berdasarkan pos anggaran dan tolok ukurnya untuk memudahkan pengirimannya.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Menyiapkan bahan konsep permintaan uang muka dan tagihan sesuai dengan disposisi. Menyampaikan kwintansi tanda bukti tagihan kepada atasan langsung dan bendaharawan untuk ditandatangani. Menyediakan data keuangan untuk bahan pemeriksaan regular oleh atasan langsung untuk mendapatkan pengesahan dan ditandatangani. Menyusun arsip data keuangan menjadi bundle tersendiri untuk memudahkan jika sewaktu-waktu diperlukan. Melaksanakan pembukuan uang pada buku kas tambahan dan buku pembantu lainnya guna meringankan tugas bendaharawan. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan seperti mengetik konsep laporan pertanggung jawaban penerimaan dan pengeluaran uang.

Tugas pembuat daftar gaji

1. Menyiapkan daftar gaji bulan lalu, buku pengamat gaji, blanko daftar

gaji dan blanko rekapitulasi gaji, untuk bahan pembuatan konsep daftar gaji berikutnya.
2. Menyesuaikan perubahan gaji pegawai dalam buku pengamatan gaji

berdasarkan surat keputusan perubahan status kepangkatan, gaji berkala dan KPU untuk bahan penyusunan konsep gaji.
3. Memeriksa perubahan gaji pegawai dalam buku pengamatan gaji

berdasarkan KP4 dan akte kelahiran atau surat nikah untuk mengetahui perubahannya.
4. Membuat konsep daftar gaji pegawai sesuai dengan daftar gaji bulan lalu

dan perubahan gaji pegawai dalam buku pengamatan gaji berdasarkan ketentuan yang berlaku dan petunjuk atasan.

5. Membuat konsep daftar kekurangan gaji pegawai berdasarkan surat

keputusan calon pegawai, pegawai negeri maupun kenaikan gaji berkala untuk diajukan ke KPN.
6. Memeriksa dan mengoreksi serta menanda tangani daftar gaji agar sesuai

dengan konsepnya.
7. Mengarsip pertinggal SPP gaji dengan memasukan kedalam file untuk

memudahlan pencariannya apabila sewaktu-waktu diperlukan.

8. Menyesuaikan perubahan gaji pegawai dalam buku pengamatan gaji

berdasarkan SK perubahan status kepangkatan, gaji berkala dan KP4 untuk bahan penyusunan konsep.
9. Membayar gaji pegawai lingkup balai sesuai dengan daftar gaji yang

telah disyahkan oleh atasan.

10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan seperti mengecek

kebenaran surat keputusan perubahan daftar gaji.

Tugas pemverifikasi keuangan. 1.Menghimpun dan mempelajari pedoman peraturan dan surat keputusan yang berlaku dalam pengelolan keuangan Negara sebagai pegangan dalam pelaksanaan kegiatan verifikasi sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. 2.Mengumpulkan dan menyusun SPJ bukti pengeluaran laporan lingkup balai untuk bahan verifikasi. 3.Mengoreksi bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran serta surat pertanggung jawaban untuk disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku. 4.Mengoreksi dan mencatat tagihan atas utang dan piutang pihak ke tiga sesuai dengan laporan keuangan atau buku kas untuk bahan pemantauan.

5.Memeriksa pengelolaan keuangan lingkup balai atas perintah atasan untuk mengetahui sedini mungkin kesalahan atau penyimpangan dalam penggunaan uang, guna diadakan perbaikan lanjut. 6.Membuat laporan hasil verifikasi kepada atasan sebagai laporan pertanggung jawaban kegiatan verifikasi agar dapat menjadi bahan pelaporan subbagian tata usaha. 7.Membuat laporan hasil verifikasi kepada atasan sebagai laporan pertanggung jawaban kegiatan verifikasi agar dapat menjadi bahan pelaporan subbagian tata usaha. 8.Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan seperti mengecek data keuangan dari bendaharawan.

Penata Usaha Keuangan

Bendaharawan

Pembuat Daftar Gaji

Pembantu Bendaharawan

Pemverifikasi Keuangan.

Gambar 2.1. Struktur Organisasi divisi tata usaha bagian keuangan BPKH Medan Sumber: Balai Pemantapan Kawasan Hutan Medan

BAB III TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Konsep Sistem Informasi 3.1.1 Sistem Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan bersama-sama untuk melakukan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. (H.M.Jogiyanto,2002;2) Menurut Mulyadi (2008 : 2) adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari defenisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi dalam mencapai tujuan yang saling berhubungan dan berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut:

1 2 3 4 5

Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary). Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment). Suatu sistem mempunyai penghubung (interface). Suatu sistem mempunyai tujuan (goal). (H.M.Jogiyanto,2002;54) Untuk mempelajari suatu sistem, kita harus terlebih dahulu mengetahui arti dari

subsistem-subsistem.

sebuah sistem dan mengenal apakah suatu sistem mempunyai peranan yang sangat penting dalam pendekatan untuk mempelajari sistem. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem, subsistem tidak dapat berdiri sendiri tetapi saling berinteraksi dan berhubungan dan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan dan sasaran dari sistem dapat dicapai.

Berikut ini ada beberapa jenis-jenis sistem : 1 Transaction Processing System (TPS) Merupakan sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah yang besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi. 2 Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS) Pada level knowledge dari organisasi ada dua kelas sistem. Office Automation System (OAS) yang mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan organisasi dan kadang-kadang diluar itu.

Knowledge Work System (KWS) mendukung para pekerja professional seperti ilmuwan, insinyur dan doctor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat. 3 Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem informasi manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing System (TPS) melainkan, semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi dengan baik. SIM mendukung spectrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuatan keputusan. 4 Decision Support System (DSS) DSS hampir sama dengan SIM tradisional karena keduanya sama-sama tergantung pada basisdata sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM tradisional karena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di seluruh tahaptahapnya., meskioun keputusan actual masih tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan. 5 Sistem Ahli Sistem ahli adalah suatu kelas yang sangat special yang dibuar sedemikian rupa sehingga bisa dipraktikkan untuk digunakan dalam bisnis sebagai akibat dari semakin banyaknya perangkat keras dan perangkat lunak seperti komputer pribadi (PC) dan shell sistem ahli. 6 Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Supported Collaborative Work System (CSCW) GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersam-sama menyelesaikan masalah dengan member bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS dibahas menurut istilah yang lebih umum Computer-Supported Collaborative Work System (CSCW), yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut groupware untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan. 7 Executive Support System (ESS)

ESS membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempattempat yang bisa diakses seperti kantor. ESS membantu pengguna mengatasi problem keputusan yang tidak terstruktur, yang bukan aplikasi khusus dengan menciptakan lingkungan yang kondusif untuk memikirkan problem-problem stategis. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall [1], 2003; 2) 3.1.2 Informasi Informasi adalah data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan. Idealnya, transformasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran. (Joseph W. Wilkinson, 2000; 3) Informasi adalah data yang sudah diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai piker yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat kenyataan bahwa data harus diproses dengan cara-cara tertentu untuk menjadi informasi dalam bentuk dan nilai yang berguna bagi pemakai. (Zulkifli Amsyah, 2003; 289). Informasi dapat disimpulkan sebagai hasil pemrosesan dari sistem informasi dan berguna bagi yang menerima. 3.1.3 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu metode pengumpulan, pengelompokan, penggolongan dan pengolahan data menjadi sebuah informasi yang saling terkait antara satu sama yang lain sehingga menjadi suatu kesatuan sistem yang terintegrasi. (Raymond McLeod, 2002; 1) Berikut ini adalah beberapa definisi dari sistem informasi: 1. 2. Sekumpulan prosedur-prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan pengendalian organisasi. Sub sistem dalam organisasi yang merupakan himpunan berbagai sumber daya dalam organisasi yang berinteraksi untuk menghasilkan informasi yang menunjang pengambilan keputusan operasi, manajerial dan strategis. 3. Sistem yang dibuat manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam perusahaan / organisasi utnuk mencapai suatu tujuan yaitu penyajian informasi. (Abdul Kadir, 2003; 102)

Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi adalah sekumpulan prosedur dalam suatu organisasi yang pada saat dilaksanakan akan menghasilkan informasi yang berupa data ataupun laporan yang berguna dalam organisasi tersebut. 3.1.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) atau System Development Life Cycle (SDLC) adalah pendekatan melalui beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem dimana sistem tersebut telah dikembangkan dengan sangat baik melalui penggunaan siklus kegiatan menganalisis dan pemakai secara spesifik. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall [1], 2003; 11). Penganalisis tidak sepakat dengan banyaknya tahap yang ada didalam siklus hidup pengembangan sistem, namun mereka umumnya memuji pendekatan terorganisir mereka. Siklus hidup dibagi atas tujuh tahap, meskipun masing-masing tahap ditampilkan secara terpisah. Melainkan beberapa aktivitas berguna lagi secara simultan, dan aktivitas tersebut dilakukan berulang-ulang. Lebih berguna lagi memikirkan bahwa siklus hidup pengembangan sistem bisa dicapai dalam beberapa tahap (dengan aktivitas berulang yang saling tumpang tindih satu sama lainnya dan menuju ke tujuan terakhir) dan tidak dalam langkar-langkah terpisah. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall [1], 2003; 11).

1. Mengidentifikasi Masalah, peluang dan tujuan

2. Menentukan Syaratsyarat

3.Menganalisis kebutuhankebutuhan sistem

7.Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem

4. Merancang sistem yang direkomendasikan

6. Menguji dan mempertahankan sistem

5.Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak

Gambar 3.1 Tujuh Tahap Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Sumber : Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall [1], 2003; 11

1. Mengidentifikasi Masalah, Peluang dan Tujuan Penganalisis mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Tahap ini sangat penting, karena penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang terjadi. Kemudian menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut. Peluang adalah situasi dimana penganalisis yakin bahwa peningkatan bisa dilakukan melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Mengukur peluang memungkinkan bisnis untuk mencapi sisi kompetitif atau menyusun standar-standar industri. Mengidentifikasi tujuan juga menjadi komponen terpenting. Penganalisis harus menemukan apa yang sedang dilakukan dalam bisnis. Kemudian penganalisis akan bisa melihat beberapa aspek dalam aplikasi-aplikasi sistem informasi untuk membantu bisnis supaya mencapai tujuan-tujuannya dengan menyebut problem atau peluang-peluang tertentu. Orang-orang yang terlibat dalam tahap ini di antaranya ialah pemakai. Penganalisis dan manajer sistem yang bertugas untuk mengkoordinasi proyek. Aktivitas dalam tahap ini meliputi wawancara terhadap manajemen pemakai, menyimpulkan pengetahuan yang diperoleh, mengestimasi cakupan proyek, dan mendokumentasikan hasil-hasilnya. 2. Menentukan Syarat-syarat Informasi Tahap berikutnya ini, penganalisis memasukan apa saja yang menentukan syaratsyarat informasi yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi didalam bisnis diantaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara, mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor dan prototyping. Orangorang yang terlibat dalam tahap ini adalah analis dan user, biasanya manajer operasional dan pegawai operasional. Untuk menentukan syarat-syarat informasi yang dibutuhan, analis perlu tahu secara detail fungsi-fungsi sistem yang ada, yaitu : 1. Siapa (orang-orang yang terlibat) 2. Apa (kegiatan bisnis) 3. Dimana (lingkungan dimana pekerjaan dilakukan) 4. Kapan (waktu yang tepat) 5. Bagaimana (bagaimana prosedur yang harus dijalankan) dari bisnis yang sedang dipelajari. Analisis juga harus bertanya mengapa bisnis menggunakan sistem yang ada. Ada alasan yang bagus melakukan bisnis dengan menggunakan metode-metode yang ada, dan hal-hal seperti ini harus dipertimbangkan saat merancang sistem baru.

3. Menganalisis Kebutuhan Sistem Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem, berikut spesifikasinya, apakah berupa alphanumeric atau teks, serta berapa banyak spasi yang dibutuhkan saat dicetak. 4. Merancang Sistem yang Direkomendasikan Tahap ini analisis menggunakan informasi-informasi yang terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logic. Analisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang dimasukkan kedalam sistem informasi benar-benar dan akurat. Selain itu, analisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu untuk menjamin keefektifan input sistem informasi. Bagian dari perancangan sistem informasi yang logik adalah peralatan antarmuka pengguna. Antarmuka menghubungkan pemakai dengan sistem. Tahap perancangan ini juga mencakup perancangan file-file atau basisdata yang bisa menyimpan data-data yang diperlukan oleh pembuat keputusan. Basis data yang tersusun dengan baik adalah dasar bagi seluruh sistem informasi. Dalam tahap ini, analisis juga bekerja sama dengan pemakai untuk merancang output (baik layar maupun hasil cetakan). Selain itu, terakhir analisis harus merancang prosedurprosedur back up dan control untuk melindungi sistem dan data serta untuk membuat paketpaket spesifikasi program bagi pemrogram. Setiap paket bisa terdiri dari layout input dan output, spesifikasi file dan detail-detail proses; serta pohon keputusan atau tabel, diagram aliran data, flowchart sistem serta nama-nama dan fungsi-fungsi subprogram yang sudah ditulis. 5. Mengembangkan dan Mendokumentasikan Perangkat Lunak Pada tahap kelima ini, analisis dan pemrogram bekerja bersama-sama untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak meliputi rencana semua perangkat ini untuk memprogram apa yang perlu diprogram. Selama tahap ini, analisis juga bekerja sama dengan pemakai untuk mengembangkan dokumtentasi perangkat lunak yang efektif, mencakup melakukan struktur, Nassi- Shneiderman charts dan pseudocode. Analisis sistem menggunakan salah satu

prosedur-prosedur manual. Bantuan online, dan website yang membuat fitur Frequently Asked Questions (FAQ), di file Read Me yang dikirimkan bersama-sama dengan perangkat lunak baru. Kegiatan dokumentasi menunjukan kepada pemakai tentang cara penggunaan perangkat lunak dan apa yang harus dilakukan bila perangkat lunak mengalami masalah. 6. Menguji dan Mempertahankan Sistem Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian pengujian ini pertama-tama dijalankan bersam-sama dengan data contoh serta dengan data actual dari sistem yang telah ada. 7. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem Tahap terakhir ini, analisis membantu untuk mengimplementasikan sistem informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pamakai untuk mengendalikan sistem. Selain itu, analisis perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. ( Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall [1], 2003; 11-15) 3.2 Alat Bantu Pengembangan Sistem 3.2.1 Bagan Alir Dokumen / Flow of Document (FOD) Bagan alir dokumen (flow of document) merupkan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem yang menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Bagan alir proses selain dapat menunjukkan kegiatan dan simpanan yang digunakan dalam suatu prosedur, dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya serta waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan. Simbolsimbol flow of document adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Simbol-Simbol pada Flow of Document

Simbol

Nama Dokumen

Keterangan Dokumen tersebut dapat dipersiapkan dengan tulisan tangan atau dicatat dengan komputer

Beberapa tembusan Digambarkan dengan cara menumpuk simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen di bagian depan sudut kanan atas.

Input/ output

Fungsi input dan output apapun dalam bagan alir program, juga digunakan dalam mewakili jurnal dan buku dasar dalam bagan alir

Pemrosesan dengan Biasanya menghasilkan perubahan atas komputer data atau informasi

Proses manual

Melaksanakan proses yang dilakukan secara manual

File N

File dokumen secara manual disimpan. Huruf yang ditulis di dalam simbol menunjukkan urutan pengaturan file secara N= Numeric, A=Alphabetis, D=Tanggal
Arah pemrosesan atau arus dokumen

Arus dokumen atau proses

Off-page connecter

Suatu penanda masuk dari atau keluar ke halaman lain

Keputusan

Langkah pengambilan keputusan

Terminal Start/End Mulai/Akhir

Titik awal, akhir atau pemberhentian dalam suatu proses

Sumber : H.M. Jogiyanto, 2002; 56 3.2.2 Diagram Aliran Data / Data Flow Diagram (DFD) DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui satu proses yang saling berkaitan. Dengan menggunakan kombinasi dari 4 (empat) simbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bias yang menampilkan dokumentasi sistem yang solid. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD sebagai berikut : Tabel 3.2 Empat Simbol Dasar pada Data Flow Diagram Simbol Arti Contoh

Entitas

Anggota

Aliran Data

data pelanggan

Proses

Membuat Record Anggota

Penyimpanan Data

Sumber : Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall [1], 2003; 265 Kotak rangkap dua dapat digunakan untuk menggambarkan suatu eksternal yang dapat mengirim dan menerima data dari sistem. Tanda panah menunjukan perpindahan data dari suatu titik ke titik lain dengan kepala tanda mengarah ke tujuan data. Bujur sangkar dengan sudur membulat digunakan untuk menunjukan adanya proses transformasi/proses dari sistem. Dan simbol dasar yang terakhir, adalah bujur sangkar dengan ujung yang terbuka yang menunjukan adanya penyimpanan data. (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall [1], 2003; 265) 3.3 Penggajian 3.3.1 Pengertian Gaji

Menurut Soemarso S.R (2003:288) definisi gaji sebagai berikut : Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai yang diberi tugastugas administratif dari pimpinan. Pada umumnya jumlah gaji yang ditetapkan secara bulanan atau tahunan. Menurut Mulyadi (2008:373) adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang jabatan manajer yang pada umumnya dibayarkan secara tetap per bulan. Atas dasar penjelasan-penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan kompensasi sejumlah uang yang dibayarkan secara periodik dan tetap (biasanya per bulan) atau diserahkan kepada pegawai yang mempunyai jenjang jabatan

sebagai imbalan atas jasa-jasa yang mereka lakukan secara langsung untuk mengerjakan tugas-tugas pada suatu perusahaan guna mencapai tujuan. Sistem penggajian yang berlaku di Indonesia untuk pegawai negeri sipil struktur gaji terdiri dari beberapa komponen, yaitu gaji pokok, tunjangan keluarga yang terdiri dari tunjangan istri atau suami, tunjangan anak, tunjangan jabatan fungsional atau jabatan struktural, tunjangan beras, pajak penghasilan (PPh), iuran wajib pegawai, potongan lain-lain dan pembulatan gaji ke kelipatan seratus (http://www.informatika.lipi.go.id).
3.3.2 Langkah-langkah dalam Penentuan Gaji Suatu organisasi dapat melakukan beberapa langkah dalam menentukan gaji yaitu: 1) Analisis Jabatan/ Tugas Analisis jabatan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mencari informasi tentang tugas-tugas yang dilakukan dan persyaratan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas supaya berhasil untuk mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas dan standar kerja. Kegiatan analisis tingkat pendidikan, kemampuan dan keahlian dalam melaksanakan tugas. Hal ini diperlukan sebagai landasan dalam mengevaluasi tugas. 2) Evaluasi Jabatan/ Tugas Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain. Penilaian pekerjaan secara umum dilakukan dengan mempertimbangkan isi pekerjaan atau faktor-faktor seperti tanggung jawab, keterampilan atau kemampuan, tingkat usaha yang dilakukan dalam pekerjaan dan lingkungan kerja. 3) Survei gaji Survei gaji merupakan kegiatan untuk mengetahui tingkat gaji yang berlaku secara umum dalam perusahaan yang mempunyai jabatan sejenis. Hal ini dilakukan untuk mengusahakan keadilan eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam perencanaan dan penentuan gaji. 4) Penentuan Tingkat Gaji Setelah evaluasi jabatan dilakukan, untuk menciptakan keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan dan melakukan survey tentang gaji yang berlaku di pusat tenaga kerja, selanjutnya adalah penentuan gaji. Penentuan gaji biasanya dilakukan

menggunakan metode yang nantinya akan diambil suatu keputusan mengenai jumlah gaji yang diberikan berdasarkan metode yang digunakan. (Mulyadi 2008:374) 3.3.3 Dokumen Dalam Sistem Pembayaran Gaji Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah: 1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah 2) Kartu jam hadir 3) Kartu jam kerja 4) Daftar gaji dan daftar upah 5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6) Surat pernyataan gaji dan upah 7) Amplop gaji dan upah 8) Bukti kas keluar Dokumen-dokumen di atas dijelaskan sebagai berikut: 1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, pemberhentian, pemindahan dan lain sebagainya. 2) Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3) Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung untuk perusahaan manufaktur. 4) Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potonganpotongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. 5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. 6) Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan. 7) Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8) Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah (Mulyadi 2008:374) 3.3.4 Fungsi yang Terkait Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah: 1) Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai 2) Fungsi pencatat waktu 3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah 4) Fungsi akuntansi 5) Fungsi keuangan Fungsi fungsi di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1) Fungsi kepegawaian dan penempatan pegawai Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan penetapan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Dokumen yang terdapat pada fungsi ini terdiri dari catatan kepegawaian (personel record), formulir otorisasi pengurangan (deduction authorization form), formulir otorisasi tarif (rate authorization form). 2) Fungsi pencatat waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji.

Dokumennya pada fungsi ini terdiri dari kartu absen (time card), tiket waktu kerja (job time ticket). 3) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Dokumennya yang digunakan pada fungsi ini adalah cek gaji (payroll check). 4) Fungsi Akuntansi Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji. 5) Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran (Mulyadi 2008 : 382)

3.3.5 Beberapa cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji dapat dilaksanakan dengan berbagai cara yaitu sebagai berikut: 1) Gaji dibayar dengan uang tunai Jika gaji dibayar dengan tunai maka daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudian kasir akan mengambil uang dari rekening khusus gaji di bank dan mengalokasikan uang tersebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir memasukkan uang gaji ke amplop dan melekatkan masing-masing catatan ke amplop terkait dan kemudian membagikannya kepada masing-masing karyawan dan meminta tanda tangan masing-masing pada kolom yang telah disediakan. 2) Gaji dibayar dengan cek atas nama karyawan yang bersangkutan Jika gaji dibayar dengan cek, maka bagian Pengolahan Data Elektronik akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek dikeluarkan oleh bagian Pengolahan Data Elektronik bersama-sama dengan Pencetakan Daftar Gaji dan catatan untuk karyawan. Nilai cek harus sama dengan nilai neto gaji untuk masing-masing karyawan. Daftar gaji, kumpulan cek dan kumpulan catatan karyawan akan diserahkan ke kasir. Kemudian kasir akan membandingkan daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak terdapat kekeliruan maka kasir akan menandatangani Daftar Gaji dan mebagikan cek kepada karyawan.

3) Gaji disetorkan langsung ke rekening pegawai Dalam hal gaji disetorkan langsung kepada karyawan, Bagian Pengolahan Data Elektronik dapat membuat satu lembar dokumen permintaan pemindahbukuan berikut Daftar Gaji Tambahan yang harus diserahkan ke bank. Kasir akan menyampaikan slip gaji untuk masing-masing karyawan sebagai bukti bahwa gaji karyawan yang bersangkutan sudah tersimpan di rekening yang diinginkan. Kemudian kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat di rekening tabungan telah bertambah secara otomatis. Bank akan menyampaikan slip setoran ke Satuan Pengawas Intern dan bank juga akan menyerahkan rekening Koran periodik atas rekening khusus gaji sebagai bahan untuk menyusun rekonsiliasi. Setoran langsung ini adalah salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. (Mulyadi, 2001: 385-386). 3.3.6 Sistem Penggajian yang Terkomputerisasi Istilah penggajian (payroll) sering diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama suatu periode. Penggajian itu penting karena alasan berikut : 1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu. 2. Penggajian merupakan hal yang diatur oleh Peraturan Pemerintah.

3. Penggajian serta pajak dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan
terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan, dimana sepertiga dari pendapatan dikeluarkan untuk membayar gaji dan upah serta beban yang berkaitan dengan gaji dan upah. (Mulyadi 2008:374) Pada sistem penggajian berbasis komputer, seluruh perhitungan gaji dilakukan oleh sistem. Berikut ini akan dijelaskan prosedur penggajian yang terkomputerisasi: 1) Perubahan data personalia seperti penerimaan karyawan baru, pemberhentian karyawan, promosi jabatan, mutasi dan sebagainya dimasukkan oleh bagian personalia melalui sistem ke dalam file perubahan gaji.

2)

Dengan adanya perubahan gaji, master file gaji harus segera diperbaharui. Dari

hasil updating tersebut, maka dapat digunakan untuk memproses perhitungan gaji serta pembuatan daftar dan dokumen lainnya.

3)

Kartu jam kerja dan kartu absensi yang ada dicocokkan antara satu dengan yang

lainnya. Setelah cocok, data tersebut diinput ke sistem pada bagian pengolahan data elektronik. 4) Sebagaimana pada prosedur pembayaran gaji manual, pembayaran gaji berbasis komputer juga dapat dilakukan secara tunai, menggunakan cek atau menyetorkan langsung ke rekening masing-masing pegawai. 5) Setelah selesai menyerahkan gaji kepada karyawan, maka bagian akuntansi Selanjutnya bank menyampaikan slip setor ke satuan pengawas intern sebagai harus membuat jurnal yang berkaitan dengan pembayaran gaji.

6)

bahan untuk menyusun rekonsiliasi bank. (Krismiaji 2002:393)

3. 3.7 Blok Diagram Sistem Gaji

(Sumber: http://gihon.simanjuntak.or.id) 3.4 Microsoft Visual Basic 6.0 3.4.1 Bahasa Pemrograman Microsoft Visual Basic Bahasa Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 berasal dari bahasa basic yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation yang mulanya berjalan dalam Sistem Operasi MS-DOS ( Microsoft Disk Operating Sistem ). Perkembangan teknologi komputer yang begitu pesat kemudian melahirkan sistem operasi baru yang berbasis GUI (Grafic User Interface) juga diluncurkan oleh Microsoft Corporation dengan nama Microsoft Windows. Dengan munculnya sistem operasi ini,maka MS-DOS yang semula menjadi acuan sistem operasi disebagian besar belahan dunia,tidak lagi digandrungi sebab memiliki banyak keterlibatan dalam penggunaannya. Hal ini membuat orientasi teknologi komputer yang semua berbasis tekstual (command line) hijrah ke GUI yang berbasis grafis,dengan berbagai macam fasilitas yang memudahkan user dalam menggunakan komputer. Melihat hal ini,maka Microsoft Corporation melakukan pengubahan dan penyempurnaan bahasa Basic yang berbasis MS-DOS,sehingga lahirlah bahasa Microsoft Visual Basic yang berjalan dilingkungan Microsoft Windows. Berikut ini adalah point-point penting dalam sejarah perkembangan Visual Basic ,sebagai berikut : Visual Basic pertama kali diperkenalkan tahun 1991 yaitu Program Visual Basic untuk Dos dan Windows Visual Basic 3.0 dirilis tahun 1993 Visual Basic 4.0 dirilis pada akhir tahun 1995 (tambahan dukungan untuk aplikasi 32 bit) Visual Basic terbaru adalah vers 6.0 yang dirilis pada akhir tahun 1998 Microsoft umumnya membuat tiga edisi Visual Basic yaitu : o Standart Edition,merupakan produk dasar

o o

Professional Edition berisi tambahan Microsoft Jet Data Access Enterprice Edition adalah edisi Client Server.

Engine(data base)dan pembuatan Server OLE Automation. Visual basic adalah salah satu bahasa pemrograman yang sangat popular saat ini disamping kemudahan kemudahan yang ada pada Visual Basic juga sangat jeli terhadap kebutuhan pemrogram misalnya fasilitas data Connection. Visual basic adalah keluarga basic yang dikembangkan oleh perusahaan perangkat lunak terbesar yaitu Microsoft Corporation. Visual Basic adalah Versi Windows dari bahasa Basic, memiliki banyak release dan saat ini yang digemari adalah release 6.0 dan 2000 secara umum. 3.4.2 Tampilan Layar Visual Basic Tampilan layar Visual Basic tidak sama dengan tampilan layar pada program DOS, dimana pada tampilan Visual Basic bentuk ditampilkan sudah berbasis objekobjek. Adapun tampilan Visua Basic terdiri dari : Main Windows (jendela utama) terdiri dari title bar (baris judul), menu bar, dan toolbar. Baris judul berisi nama proyek, mode operasi Visua Basic sekarang dan form yang aktif. Menus bar merupakan menu drop-down dimana Anda dapat mengontrol operasi dari lingkungan Visua Basic. Toolbar berisi kumpulan gambar yang memiliki perintah yang ada di menu. Gambar-gambar tersebut biasanya digunakan untuk memperingkas pekerjaan terhadap suatu perintah. Form Windows (Jendela form) adalah pusat dari pengembangan aplikasi Project Windows (jendela proyek) menampilkan daftar form dan modul Visua Basic. Disinilah tempat untuk menggambar aplikasi. proyek. Proyek merupakan kumpulan dari modul form, modul class, modul standar, dan file sumber yang membentuk suatu aplikasi. Toolbox adalah kumpulan dari objek yang digunakan untuk membuat user interface serata kontrol bagi program aplikasi. Keterangan Toolbox Standar : Pointer Picture Box : Digunakan untuk mengatur ukuran file-file dan memblok objek. : Berfungsi untuk menampilkan file-file atau objek gambar.

Label Text Box Frame

: Berfungsi untuk memberikan text atau keterangan. : Digunakan untuk menampilkan text tetapi pemakai dapat mengisi ataupun melihat text yang ditampilkan sebagai output suatu proses. : merupakan suatu unit untuk mengidentifikasi sebuah group pengontrolan.

Command Button : Unit control ini akan memberikan sebuah perintah atau tindakan. Check Box Option Button Combo Box List Box Hor Scroll Bar Ver Scroll Bar File List Box Drive List Box Shape Line Image Data OLE : Pilihan yang digunakan untuk memberikan perintah benar atau salah. : Unit ini merupakan bagian dari option button yang lain yang akan membentuk group pilihan. : Dengan unit ini memungkinkan kita untuk dapat mengetikkan pilihan atau bisa juga memilih item lewat drop-down list. : Kontrol ini digunakan untuk menampilkan daftar item yang dapat dipilih oleh pemakai. : Untuk menggerakkan objek ke arah horizontal. : Untuk menggerakkan objek kea rah vertikal. : Kontrol ini berfungsi untuk menampilkan daftar file. : Merupakan kontrol yang digunakan untuk menampilkan daftar folder (direktori). : Untuk membuat lingkaran, persegi empat, elips pada form : Untuk pembuatan garis. : Unit ini berfungsi untuk menampilkan objek gambar. : Digunakan untuk mengakses file-file DBMS : Digunakan untuk memasukkan objek OLE Properti Windows ini bertugas menyiapkan segala property dari objek

yang diperlukan dalam perancangan user interface maupun pemrograman. Properties Windows berisi daftar struktur setting property yang digunakan pada sebuah objek terpilih. Kotak drop-down pada bagian atas jendela berisi daftar semua objek pada form yang aktif. Property Windows berfungsi untuk mengatur tampilan pada suatu komponen yang terpilih. Beberapa properti penting : Keterangan form dialog properties windows :

Name Caption Text Back Color Fore Color Visible Height Width Font Aligment Tab Index Drag Mode Mouse Pointer Shape Picture Border Style Multi Line -

: Digunakan untuk pemberian nama-nama pada objek-objek Visual Basic : Berfungsi untuk memberikan berupa text terhadap objek : Untuk memberikan keterangan berupa text terhadap objek : Berfungsi untuk mengatur warna latar belakang suatu objek : Digunakan untuk mengatur warna text dan grafik : Digunakan untuk saat ingin menyembunyikan dan menampilkan objek. : Berfungsi untuk mengatur ukuran objek dari atas ke bawah : Berfungsi untuk mengatur suatu objek dari kiri ke kanan : Digunakan untuk mengatur format text : Digunakan untuk mengatur perataan text : Untuk mengatur urutan memfokuskan sebuah objek jika tombol tab ditekan : Untuk mengatur control selama operasi : Digunakan untuk mengatur mouse berubah saat melewati sebuah objek : Berfungsi untuk merubah bentuk objek rectangle menjadi circle : Digunakan untuk menyisip objek gambar : Digunakan untuk mengatur jenis bingkai suatu kontrol : Digunakan pada objek Text Box Form Layout yaitu menampilkan posisi form relative terhadap layar

monitor. Form layout bisa digunakan untuk mengatur tata letak form pada layer monitor. (Drs. Ario Suryo, 2000 : 13). 3.5 SQL Server SQL (Structured Query Language) adalah bahasa yang digunakan untuk query, meng-update dan mengolah relasi antar suatu basis. Dengan menggunakan SQL, kita dapat melakukan modifikasi struktur suatu basis, mengubah, mengisi dan menghapus isi suatu basis, serta mentransfer data antara suatu basis yang berbeda sehingga akan dihasilkan suatu data yang spesifik dari suatu basis data.

dengan keunggulan sebagai berikut: a. b. c. d. e. Konsep basis data SQL berkecepatan tinggi tentang sistem peyajian data Harga yang relatif murah, karena ada yang dapat diperoleh secara gratis Sintaks bahasanya menggunakan perintah yang sederhana Dapat bekerja dalam beberapa sistem operasi seperti Windows, Linux, MacOs, Unix (Solaris, AIX, dan DEC Unix), FreeBSD, OS/2, Irix. Dukungan penggunaan banyak tersedia. (Swastika, 2006:5) Dalam bahasa SQL pada umumnya informasi tersimpan dalam tabel-tabel yang secara logik merupakan struktur dua dimensi terdiri dari baris (row atau record) dan kolom (column atau field). Sedangkan dalam sebuah basis data dapat terdiri dari beberapa table (Widigdo, 2003:9). Suatu basis data mungkin didefinisikan sebagai kumpulan data yang disatukan di dalam suatu organisasi. Organisasi dapat berupa company, department company, bank, sekolah, dan lain-lain. Basis data adalah suatu susunan/ kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/ perusahaan yang diorganisir/ dikelola dan disimpan secara integrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/ perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. (Linda marlinda, 2004:1) Keuntungan sistem basis data adalah: 1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-bedda sehingga update dilakukan berulang-ulang. 2. Mencegah ketidakkonsistenan. 3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang. 4. Integritas dapat dipertahankan. 5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery. 7. Memudahkan penerapan standarisasi.

8. Data bersifat mandiri (data independence). 9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data. Kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya disebut Basis data Management System (DBMS). Basis data adalah kumpulan datanya sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, mengisi data, menghapus data dan melaporkan data dalam basis data.(Linda marlinda, 2004:6) Aplikasi basis data adalah tipe aplikasi yang sering ditemukan oleh programmer dalam kehidupan nyata. Sebuah basis data adalah metode penyimpanan data yang memiliki bagian-bagian didalamnya. Tipe basis data yang sering dipakai untuk membuat program adalah tipe basis data hubungan atau biasa disebut basis data hubungan/relasi. Didalam basis data hubungan terdapat objek-objek seperti Field, Query, Relasi, Record dan lainnya. Metode penyimpanan seperti ini akan menyebabkan data mudah disimpan ke dalam basis data dan sisi lain mudah pula untuk diambil dari basis data jika diinginkan. Basis data ini tidak dibuat sendiri dan kita harus melakukan instalasi software basis data seperti SQL Server. 3.6 Crystal Report Crystal Report merupakan perangkat lunak yang dikhususkan untuk membangun sebua laporan atau report. Crystal Report dapat digunakan dengan bahasa pemrograman berbasis windows seperti Borland Delphi, Visula Basic atau Net, Visual C/C++ dan Visual Interdev. Beberapa keunggulan Crystal Report yakni: 1. Dari segi pembuatan laporan tidak terlalu rumit yang memungkinkan para programmer pemula sekalipun dapat membuat laporan yang sederhana tanpa melibatkan banyak kode pemograman. 2. Integrasi dengan bahasa-bahasa pemograman lain yang memungkinkan dapat digunakan oleh banyak programmer dengan masing-masing keahlian.

3.

Fasilitas impor laporan yang mendukung format-format seperti Microsoft Word, Excel, Oracle, Adobe Reader, HTML dan sebagainnya.

BAB IV PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Pengamatan Untuk mempermudah pengolahan data, BPKH Wilayah I Medan menggunakan program aplikasi berbasis windows. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan software Microsoft Visual Fox Fro. Database yang digunakan adalah Microsoft SQL Server 2000 serta laporan menggunakan Crystal Report 8.5. Program ini mencakup pendataan pegawai, proses perhitungan gaji pegawai dan laporan gaji pegawai. Bagian keuangan yakni bendahara mengolah data gaji pegawai dengan menggunakan aplikasi GPP 2011 dari KPPN. Setelah diproses oleh bendahara data lalu diserahkan ke bagian yang menangani pengeluaran yang nantinya diproses terlebih dahulu, setelah itu di serahkan ke bagian kasir atau juru bayar, yang membagikan gaji pegawai juga bagian juru bayar. Ini adalah alur atau proses sistem penggajian pada (BPKH) Wilayah I Medan sebagai berikut:
Keterangan : SPM SPP SP2D KPPN = Surat Perintah Membayar = Surat Perintah Pembayaran = Surat Perintah Pencairan Dana = Kantor Pelayanan Pembendaharaan Negara

Dokumen pegawai

SPM SPP

Bendahara Pengeluaran

SP2D

KPPN

Kasir Gambar 4.1 Prosedur Sistem Penggajian Sumber: BPKH Wilayah I Medan 1. 2. 3. Dari dokumen pegawai dibawa ke bagian bendara gaji yang menghasilkan SPM (surat perintah membayar). Bagian bendahara yang telah menghasilkan SPM yang menghasilkan SPP (surat perintah pembayaran) Surat perintah pembayaran dibawa KPPN (kantor pelayanan pembendaharaan Negara) yang akan akan diproses dan menghasilkan SP2D (surat perintah pencairan dana). 4. Surat perintah pencairan dana dibawa kebagian BP (bendahara pengeluaran) yang akan diserahkan kepada kasir/juru bayar, dan akan diberikan kepada pegawai sebagai gaji. 4.1.1 Menu Berikut ini adalah menu sistem pada sistem informasi penggajian pada BPKH Wilayah I Medan yang terdiri dari : 1. Menu Login Setiap membuka program aplikasi akan muncul tampilan menu Login seperti di bawah ini. User ID dan password diisi menurut user id dan password yang telah ditentukan oleh sistem. Tombol Batal digunakan apabila user tidak jadi memasuki aplikasi berikutnya, maka otomatis aplikasi /berakhir.

Gambar 4.2 Menu Login 2. Menu Utama Menu utama terdiri dari sub menu Setting, Pegawai, Gaji, Laporan, Tambahan, Monitoring, Referensi, Utilitas, Kirim dan Keluar dengan tampilan yang berbeda-beda sesuai fungsi kegunaannya masing-masing. Untuk tampilan menu utama dari program aplikasi pengolahan data penggajian adalah sebagai berikut:

Gambar 4.3 Menu Utama a. Menu Referensi Menu Referensi berisi tabel referensi yang sifatnya tetap atau tidak banyak mengalami perubahan. Untuk menjamin kesamaan data referensi di semua Satuan Kerja pemakai aplikasi ini, maka segala perubahan pada tabel referensi dilaksanakan secara terpusat oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan c.q.Direktorat Sistem Perbendaharaan. Dengan demikian teks pada menu referensi sengaja dimatikan (disable). Tampilan dari menu tersebut adalah sebagai berikut:

1 . Submenu Referensi Tarif Pada Submenu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman dan perubahan. Apabila dipilih submenu ini akan tampil form sebagai berikut:

Gambar 4.4 Submenu Referensi Tarif Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. b. Ok, berfungsi untuk setuju Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut 2. Submenu Tunjangan PNS

Submenu ini berfungsi untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan PNS.

Gambar 4.5 Submenu Tunjangan PNS Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. c. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut d. Rekam, berfungsi untuk merekam data e. Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar yang ada. 3. Submenu Daftar Potongan Pada Submenu bertujuan untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, potongan selain komponen potongan dalam daftar gaji. Tujuannya adalah untuk mencetak slip gaji yang mencantumkan potongan selain komponen potongan resmi dalam daftar gaji seperti iuran koperasi dan sebagainya. Satuan kerja diberikan kebebasan untuk merekam sesuai dengan potongan yang ada di dalam satuan kerja tersebut

Gambar 4.6 Daftar Potongan Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar potongan yang ada. b. Simpan, berfungsi untuk menyimpan pengubahan yang dilakukan c. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut.

4. Submenu Taperum Pada Submenu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Taperum. Apabila melakukan klik pada pilihan Taperum.

Gambar 4.7 Taperum Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. c. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut

d. Rekam, berfungsi untuk merekam data e. Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar potongan yang ada. 5. Submenu Uang Lembur Submenu ini digunakan untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel tarif Uang Lembur.

Gambar 4.8 Uang Lembur Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. c. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut d. Rekam, berfungsi untuk merekam data e. Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar potongan yang ada. 6. Submenu Referensi Daftar Gaji Submenu pilihan ini digunakan untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan Gaji Pokok. Apabila melakukan klik pada pilihan Daftar Gaji, maka layar akan masuk pada Submenu sebagai berikut:

Gambar 4.9 Submenu Referensi Gaji Pokok Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. b. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut 7.Submenu Tunjangan Umum Pada Submenu pilihan ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Tunjangan Umum. Apabila melakukan klik pada pilihan Tunjangan Umum,

Gambar 4.10 Referensi Tunjangan Umum Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. c. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut d. Rekam, berfungsi untuk merekam data e. Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar potongan yang ada 8. Submenu Golongan

Submenu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Golongan.

Gambar 4.11 Submenu Referensi Golongan Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu: a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. c. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut d. Rekam, berfungsi untuk merekam data e. Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar potongan yang ada 9. Submenu Status Pegawai Submenu ini untuk berfungsi untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Status Pegawai. Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. b. c. d. e. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data Cetak, berfungsi untuk mencetak data. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut Rekam, berfungsi untuk merekam data Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar potongan yang ada

Gambar 4.12 Submenu Referensi Status Pegawai 10. Submenu Referensi Jenis Gaji Submenu referensi Jenis Gaji ini berisi tentang jenis-jenis gaji yang bisa

diproses/dibuat oleh aplikasi GPP 2011 ini. Setelah memilih Submenu ini akan tampil form sebagai berikut : Gambar 4.13 Submenu Referensi Jenis Gaji Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu: a. b. c. d. e. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data Cetak, berfungsi untuk mencetak data. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut Rekam, berfungsi untuk merekam data Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar potongan yang ada 11. Submenu Referensi Keluarga

Submenu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel Status Keluarga. Apabila melakukan klik pada pilihan Seksi, maka layar akan masuk pada Submenu sebagai berikut

Gambar 4.14 Submenu Referensi Keluarga Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. b. c. d. e. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data Cetak, berfungsi untuk mencetak data. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut Rekam, berfungsi untuk merekam data Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar potongan yang ada 12. Submenu Referensi Status Kawin Submenu ini untuk melaksanakan kegiatan perekaman, perubahan, penghapusan, dan pencetakan tabel status kawin dan PTKP. Apabila melakukan klik pada pilihan Submenu ini , maka layar akan masuk pada Submenu sebagai berikut:

Gambar 4.15 Submenu Referensi Status Kawin dan PTKP Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. b. c. d. e. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data Cetak, berfungsi untuk mencetak data. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut Rekam, berfungsi untuk merekam data Ubah, berfungsi untuk melakukan pengubahan daftar potongan yang ada

b. Menu Pegawai Menu Pegawai terdiri dari submenu data pegawai, no urut pegawai, daftar pegawai nonaktif, status kawin awal tahun, bentuk pengisian jenis SK, jenis data lokasi KPPN, dokter bidan PTT, eksport data pegawai ke RKAKL dan pencarian pegawai. Pada menu pegawai ini terdapat Berikut penjelasan singkat dari beberapa submenu: 1. Submenu Data Pegawai Submenu ini digunakan untuk mencari pegawai. Dengan mengetikkan NIP/Nama/Golongan atau Anak Satker pada teks mencari, maka akan tersaring pegawai yang memenuhi kriteria pencarian.

Gambar 4.16 Submenu Data Pegawai

Dalam form ini terdapat tombol-tombol yang fungsinya sebagai berikut : Rekam Ubah Hapus Keluarga Utang Tunggakan Potongan Lain Perubahan SetAnak Satker Cetak Pegawai Keluar : Melakukan perekaman data pegawai : Melakukan pengubahan data pegawai : Melakukan penghapusan data pegawai : Melakukan perekaman data Keluarga : Melakukan perekaman Keterangan Hutang : Melakukan Perekaman Tunggakan : Melakukan Perekaman Potongan Lain : Melakukan Perubahan pada data pegawai yang ada : Melakukan Perpindahan antar Anak Satker : Untuk Mencetak pegawai yang dipilih : Keluar dari form

2. Submenu No urut pegawai Submenu ini berfungsi untuk melihat atau membuat nomor urut pada pegawai sesuai dengan anak satker yang dipilih.

Gambar 4.17 Submenu No urut pegawai Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Simpan, berfungsi untuk menyimpan data c. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. d. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut

3. Submenu Status Kawin Awal Tahun Submenu ini berfungsi untuk menghitung PPH Pasal 21 status kawin awal tahun.

Gambar 4.18 Submenu Status Kawin Awal Tahun Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Simpan, berfungsi untuk menyimpan data c. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. d. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut c. Menu Gaji Menu Gaji adalah menu yang dapat digunakan untuk pengisian, pengeditan dan penghapusan data gaji karyawan. Submenu gaji terdiri dari proses perhitungan, RUH gaji, gaji susulan manual, kekurangan gaji otomatis, RUH kekurangan gaji otomatis, proses gaji PTT, surat permintaan persekot gaji, kekurangan gaji manual dan RUH kekurangan manual. Berikut penjelasan singkat dari beberapa submenu gaji: 1. Submenu Proses Perhitungan Gaji Submenu ini berfungsi untuk menghitung gaji pegawai

Gambar 4.19 Submenu Proses Perhitungan Gaji Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Ok, berfungsi untuk setuju jika data sudah benar b. Batal, berfungsi untuk membatalkan jika data ada perubahan c. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut 2. diproses sebelumnya. Submenu RUH Gaji Submenu ini berfungsi untuk mengubah atau memperbaiki yang sudah

Gambar 4.20 Submenu RUH Gaji Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Pengubahan, berfungsi untuk mengubah data yang ada b. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data c. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut d. Menu Laporan Menu Laporan pegawai adalah menu yang berfungsi menghasilkan laporan cetak gaji pegawai dan kartu pegawai. Ada beberapa submenu pada menu laporan yakni cetak gaji, kartu pegawai dan daftar pengawasan gaji. 1. Submenu cetak gaji

Submenu ini digunakan untuk mencetak daftar gaji beserta lampiran pendukunganya seperti halaman depan gaji ,Slip gaji ,dan Surat Setoran Pajak (SSP) gaji bersangkutan, Monitoring anak dewasa Monitoring anak Kuliah dan Pensiun.

Gambar 4.21 Submenu Cetak gaji Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Proses, berfungsi untuk memproses data b. Penggabungan rekap, berfungsi untuk menggabungkan rekap gaji. c. Cetak Slip, berfungsi untuk mencetak slip gaji. d. Transper SPM, berfungsi untuk mentransfer data ke SPM e. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut 2. Submenu Kartu Pegawai Submenu Kartu Pegawai digunakan untuk mencetak berbagai macam jenis kartu. Pengkartuan adalah proses pencatatan pada kartu gaji dari masing-masing pegawai yang telah dibuat daftar gajinya.

Gambar 4.22 Submenu Kartu pegawai

Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Proses, berfungsi untuk memproses data b. Penggabungan rekap, berfungsi untuk menggabungkan rekap gaji. c. Cetak Slip, berfungsi untuk mencetak slip gaji. d. Transfer SPM, berfungsi untuk mentransfer data ke SPM e. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut 3. Daftar Pengawasan Gaji Pada menu ini pemakai bisa mencetak daftar pengawasan gaji untuk mengetahui gaji apa sajakah yang telah dibuat selama periode tertentu.

Gambar 4.23 Submenu pengawasan gaji Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu: a. Cetak, berfungsi untuk mencetak data b. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut e. Menu Tambahan Gaji Pegawai Menu tambahan gaji pegawai adalah suatu tambahan yang diberikan kepada pegawai bila ada seperti uang makan,surat permintaan uang duka, SKPP dan uang lembur. Berikut ini adalah tampilan tambahan gaji pegawai. Menu tambahan gaji

memiliki beberapa submenu yakni uang makan, surat permintaan uang duka, SKPP dan uang lembur. Berikut penjelasan mengenai submenu tersebut. 1. Uang Makan Pada menu ini pemakai dapat membuat daftar uang makan PNS.

Gambar 4.24 Submenu uang makan Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Tayang, berfungsi untuk manampilkan data c. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. d. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut e. Baru, berfungsi untuk membuat data baru 2. Surat Permintaan Uang Duka Surat ini dilakukan sebagai lampiran dalam pengajuan uang duka.

Gambar 4.25 Submenu Surat Permintaan Uang Duka 3. SKPP

Submenu

ini

digunakan

untuk

melakukan

perekaman,

pengubahan,

penghapusan, pencetakan Surat Keterangan Penghentian Pembayaran (SKPP) bagi pegawai yang Pensiun atau Pindah.

Gambar 4.26 Submenu SKPP Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Tayang, berfungsi untuk manampilkan data c. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. d. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut e. Rekam, berfungsi untuk merekam data 4. Submenu Proses Perhitungan Lembur Pada aplikasi GPP 2011, disediakan tambahan menu merekam dan mencetak uang lembur.

Gambar 4.27 Submenu Proses Perhitungan Lembur

Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Hapus, berfungsi untuk melaksanakan penghapusan data b. Tayang, berfungsi untuk manampilkan data c. Cetak, berfungsi untuk mencetak data. d. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut e. Baru, berfungsi untuk membuat data baru f. Menu Monitoring Menu pilihan ini pada prakteknya akan dilaksanakan oleh para PPABP. Fasilitas yang disediakan adalah, Monitoring Tunggakan, Monitoring Utang Lebih, Monitoring Potongan Lain, Monitoring Pegawai Pensiun, Monitoring Daftar Gaji Belum Load dan Monitoring Anak Dewasa. Berikut penjelasan dari masing-masing submenu: 1. Submenu Monitoring Hutang Pegawai Submenu ini berfungsi untuk melaksanakan kegiatan monitoring atau untuk mengetahui tunggakan gaji para pegawai.

Gambar 4.28 Submenu Monitoring Hutang Pegawai Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Printer, berfungsi untuk menampilkan printer yang akan digunakan untuk mencetak. b. Preview, berfungsi untuk menampilkan data sebelum dicetak. c. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut

2. Submenu Monitoring Data Pegawai Submenu ini adalah untuk melaksanakan kegiatan monitoring atau untuk mengetahui posisi utang dan angsurannya karena kelebihan pembayaran gaji pegawai.

Gambar 4.29 Submenu Monitoring Data Pegawai 3. Submenu Monitoring Pegawai Pensiun Submenu ini adalah untuk melaksanakan kegiatan Monitoring atau untuk mengetahui keberadaan pegawai yang pensiun.

Gambar 4.30 Monitoring Submenu Pegawai Pensiun Penjelasan fungsi masing-masing tombol yaitu : a. Printer, berfungsi untuk menampilkan printer yang akan digunakan untuk mencetak. b. Preview, berfungsi untuk menampilkan data sebelum dicetak. c. Tahun, berfungsi untuk menampilkan data tahun yang akan dicetak. d. Keluar, berfungsi untuk keluar dari form tersebut. 4. Submenu Monitoring Pegawai. Submenu ini digunakan untuk mengetahui pegawai yang akan pensiun pada tahun yang dipilih. Monitoring ini sebagai warning system bagi PAPBP untuk mengetahui pegawai yang akan pensiun sehingga tidak terjadi keterlanjuran pembayaran gaji. Apabila menu ini dipilih maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 4.31 Submenu Monitoring Pegawai. 5. Submenu Monitoring Anak Dewasa Submenu ini digunakan untuk melaksanakan kegiatan monitoring atau untuk mengetahui Jumlah Anak yang sudah Dewasa. Seperti diketahui bahwa bagi anak yang kuliah umur 21 s.d. 25 tahun harus dimintakan surat keterangan kuliah. Jika berumur

lebih dari 25 tahun atau sudah bekerja maka harus dikeluarkan dari daftar gaji. Menu ini digunakan pula sebagai warning system bagi PAPBP untuk memantau siapa saja anak pegawai yang harus dimintakan surat keterangan kuliah dan anak siapa saja yang telah dewasa sehingga harus dikeluarkan dari daftar gaji.

Gambar 4.32 Submenu Monitoring Anak Dewasa g. Menu keluar Menu keluar adalah menu untuk keluar dari aplikasi gaji pegawai dan dipergunakan juga tentang aplikasi, berikut ini tampilan menu keluar. 1. Submenu Tentang Aplikasi Submenu ini berisi informasi tentang hak cipta atas aplikasi dan alamat help desk apabila pemakai ingin berkonsultasi perihal aplikasi.

Gambar 4.33 Submenu Tentang Aplikasi 2. Submenu Tentang Aplikasi Dengan memilih submenu ini maka aplikasi secara otomatis tertutup.

3. Laporan / Output Setelah sistem memproses input-input yang telah dimasukkan, maka output yang dihasilkan dalam bentuk laporan-laporan akan ditujukan kepada Kepala Keuangan dan pegawai BPKH. Berikut ini adalah tampilan laporan tersebut : a. Laporan Slip Gaji Pegawai

Gambar 4.34 Slip Gaji Pegawai Slip gaji merupakan tanda bukti pembayaran gaji terhadap pegawai yang bersangkutan serta rincian mengenai perhitungan gaji. Laporan disajikan dengan gaji
bersih serta potongan-potongan yang dikenakan kepada pegawai.

b.Laporan Surat Keterangan Penghasilan

Gambar 4.35 Daftar gaji bersih

Laporan surat keterangan peghasilan merupakan bukti nyata bahwa gaji telah

diberikan kepada pegawai yang bersangkutan. Rincian mengenai gaji juga ditampilkan, agar surat keterangan penghasilan sah maka pegawai yang menerima gaji harus menandatangani surat tersebut. c. Daftar Gaji Pegawai Golongan I

Gambar 4.36 Daftar Gaji Pegawai Golongan I Laporan daftar gaji golongan I ini dibuat untuk mengetahui jumlah uang yang keluar untuk menggaji golongan I. Laporan ini juga berlaku untuk setiap golongan yang dapat memberikan informasi rinci mengenai status pegawai di BPKH.

d. Laporan SPT Tahunan Pajak Penghasilan

Gambar 4.37 Laporan SPT Tahunan Pajak Penghasilan Laporan daftar SPT Tahunan Pajak Penghasilan ini dibuat untuk mengetahui jumlah uang yang keluar untuk pembayaran pajak atas penghasilan perbulan. e. Laporan Data Pegawai

Gambar 4.38 Laporan Data Pegawai Laporan Data Pegawai merupakan laporan yang memberikan informasi rinci mengenai status pegawai, gaji serta perubahan yang terjadi pada pegawai baik kenaikan pangkat dan golongan, status menikah dan mempunyai anak, potongan dan lain sebagainya.

f. Laporan Daftar Pengawasan Gaji

Gambar 4.39 Laporan Daftar Pengawasan Gaji Laporan daftar pengawasan gaji merupakan laporan yang diperuntukkan kepada Kepala Keuangan BPKH dalam mengawasi pengeluaran gaji serta kekurangan gaji yang terjadi di BPKH. Pada Laporan ini terdiri rincian Tanggal, No Gaji, Jumlah Gaji, Periode, Keterangan serta Nilai Bersih. g.Laporan Daftar Hutang Pegawai

Gambar 4.40 Laporan Daftar Hutang Pegawai Laporan Daftar Hutang Pegawai merupakan laporan yang dikeluarkan oleh sistem untuk memberikan informasi rinci mengenai hutang pegawai pada Tata usaha,

sehingga pada saat proses penggajian maka hutang tersebut akan dilunasi atau dicicil selama beberapa kali pembayaran. 4.2 Pembahasan 4.2.1 Prosedur Kerja Sistem Disini akan di uraikan tentang alur dari program aplikasi penggajian yang sedang berjalan di Kantor BPKH Wilayah I Medan. Dalam melakukan proses pencairan gaji di Kantor BPKH Wilayah I Medan, dimulai dari turunnya SK dari Bagian Kepegawaian, lalu SK tersebut dari bagian Kepegawaian diberikan kepada bagian Keuangan. Setelah menerima SK, lalu bagian Keuangan menginput data pegawai untuk diproses perhitungan gajinya menggunakan Program Aplikasi Penggajian (Aplikasi GPP), setelah data selesai diproses perhitungannya, kemudian data tersebut disimpan didalam Program Aplikasi Penggajian (Aplikasi GPP), yang nantinya proses data gaji pegawai tersebut akan dicetak dalam bentuk laporan atau slip gaji yang akan diberikan kepada pegawai pada saat penerimaan gaji. Kemudian bagian Keuangan membuat Surat Perintah Membayar (SPM) yang akan dikirimkan ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN). Setelah KPPN menerima SPM, lalu KPPN memeriksa SPM tersebut, bila tidak ditemukan kesalahan, maka KPPN mengeluarkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), lalu SP2D tersebut oleh KPPN dikirimkan ke Bendahara. Setelah SP2D tersebut diterima oleh Bendahara, lalu Bendahara mencairkan dana nya untuk di kirimkan ke nomor rekening masingmasing pegawai nya, dan slip gaji akan diberikan kemudian setelah gaji diterima oleh pegawai. 4.2.2 Sistematika Penggajian Pegawai BPKH Gaji Bersih = Gaji pokok + Tunjangan isteri/suami + Tunjangan anak + Tunjangan jabatan + Tunjangan Perbaikan Penghasilan + Tunjangan Beras + Tunjangan Lain Potongan IWP Potongan Beras Tabungan Perumahan Sewa Rumah Hutang Potongan lain
4.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

Diagram Konteks merupakan suatu diagram alir yang menggambarkan arus data pada suatu sistem yang bertujuan untuk menggambarkan sistem Pengolahan data secara garis besar atau keseluruhan. Diagram konteks ini dirancang untuk mengetahui masukan dan keluaran yang dibutuhkan oleh sistem, serta menggambarkan hubungan antara sistem dan entitas yang terlibat. Untuk lebih jelasnya penulis menyajikannya dalam bentuk Diagram Konteks.

Data Lembur Data Absensi

Bendahara

Biodata Pegawai Data Uang Makan

Pegawai

Monitoring Data Pegawai Monitoring Pegawai Pensiun Monitoring Hutang Pegawai Data Hutang

Slip Gaji Data Status Pegawai Data Golongan Data Jabatan Data Tunjangan Daftar Potongan

Sistem Informasi Penggajian

Referensi Jabatan Referensi Golongan Referensi Tunjangan Referensi Tarif Lembur Referensi Tarif Gaji

Monitoring Gaji Belum Load Monitoring Pengeluaran Gaji Monitoring Gaji Terusan Laporan SPT Tahunan Laporan Data Pegawai Laporan Data Gaji

Kepala

Gambar 4.41 Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian

1.0

Pegawai

Referensi

Referensi Tarif Lembur Referensi Tunjangan Referensi Golongan Referensi Pajak Referensi Jabatan Referensi Daftar Gaji Referensi Daftar Potongan

Rec Referensi Tarif Lembur

Rec Referensi Golongan Rec Referensi Pajak Rec Referensi Daftar Gaji

Data Absensi Biodata Pegawai

2.0

Pegawai
Rec Daftar Potongan Rec Golongan Rec Tunjangan Rec Status Pegawai Rec Jabatan Rec gaji Kotor Rec Tambahan Gaji Record Jabatan

Rec Referensi Jabatan Rec Referensi Tunjangan Rec Referensi Daftar Potongan Data Tunjangan Data Golongan Data Jabatan Data Status Pegawai Data Daftar Potongan

Data Uang Makan Rec Data Hutang Data Hutang

Data Lembur

tambahan, monitoring dan buat laporan. Proses referensi ini berfungsi sebagai referensi untuk menentukan gaji, , tarif lembur, golongan, tunjangan dan sebagainya, sehingga pada saat input data pegawai pada proses pegawai gaji otomatis tertera, gaji tersebut kemudian

Slip gaji

3.0
Rec Gaji Bersih

Rec Data Absensi

Rec Biodata Pegawai

Gaji

Rec Data Hutang

Rec Tunjangan

Rec Gaji Bersih Rec Daftar Potongan

Rec Golongan

Rec Status Pegawai

Rec Jabatan

Pimpinan

4.0

Laporan Data Gaji

Laporan SPT Tahunan

Tambahan
Rec Lembur Rec Uang Makan

Laporan Data Pegawai

Bendahara

5.0

Monitoring Gaji Belum Load

Monitoring
Monitoring Pengeluaran Gaji Monitoring Pegawai Pensiun Monitoring Data Pegawai Monitoring Hutang Pegawai Monitoring Gaji Terusan Rec Lembur Rec Uang Makan

6.0

Buat Laporan

Gambar 4.42 Diagram Level 0 Sistem Informasi Penggajian Pada DFD level 0 ini terdiri dari 6 proses yaitu proses referensi, pegawai, gaji,

terkumpul yang berguna untuk pengabungan seluruh pengeluaran gaji. Gaji tersebut di monitoring jika data tersebut telah benar dan sesuai, maka data tersebut dicetak diproses laporan. Berdasarkan hasil pengamatan dan pengolahan data penggajian dengan aplikasi yang digunakan pada BPKH Wilayah I Medan, dapat diuraikan kelemahan dan keunggulan sistem yang diterapkan pada penggajian saat ini. Kelemahan dari sistem informasi penggajian yang digunakan yaitu : 1. Ada beberapa fitur yang menyediakan fasilitas untuk mencetak tetapi pada saat pencetakan laporan aplikasi tidak bisa ditutup secara otomatis dengan menekan tombol X sehingga menyebabkan pemakai harus susah menutup aplikasi. 2. Sebagian laporan yang dicetak tidak utuh sebab adanya isi yang terpotong dan tidak ada fasilitas edit untuk memungkinkan data tercetak utuh. 3. Banyak tampilan fitur yang kurang efektif. Ada beberapa fitur dalam setiap menu sehingga akan lebih baik ketika fitur dipilih fitur tersebut memunculkan jendela yang bisa membedakannya. Hal ini dapat membuat pemakai lebih mudah menggunakannya serta cepat memahami penggunaan aplikasi tersebut. Keunggulan dalam sistem informasi penggajian yang digunakan yaitu :

1.

Penggunaan sistem lebih aman, karena untuk menggunakan sistem ini harus

dilakukan login terlebih dahulu. Password dari login tersebut hanya diketahui oleh Kepala Keuangan dan Staff Tata Usaha.

2.

Aplikasi ini memungkinkan untuk mencetak laporan dalam format

Microsoft Excel, Microsoft Word, maupun format lain jika saja kebutuhan sistem tersebut dipenuhi yakni jika aplikasi pendukung tersebut sudah ada didalam hardware selain itu pemakai bisa memilih jenis kertas, ukuran zoom in dan out dan layout sebelum laporan dicetak.

3.

Sistem ini terintegrasi dengan aplikasi SPM yang akan dikirimkan ke

Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) sehingga tidak menyulitkan bagi pegawai tata usaha untuk mengirimkan data yang dibutuhkan pegawai KPPN untuk memvalidasi data pegawai dan gaji serta mengeluarkan surat pencairan dana (SP2D).

4.2.4

Identifikasi Kebutuhan Sistem Agar sistem dapat dijalankan dengan baik maka dibutuhkan beberapa komponen utama yakni komponen hardware dan software. Hardware atau perangkat keras sedangkan software yakni perangkat lunak. 1. Perangkat keras ( hardware) Hardware merupakan perangkat yang dapat dilihat secara fisik yang bekerja sama dalam pengolahan data. Perangkat keras yang dibutuhkan yakni:

a. b. c. d. e. f. g. h.

Monitor souer VGA CPU (Central Unit Processor) Hardisk 160 GB Memori minimal 256 Mb Processor Pentium IV Keyboard QWERTY Mouse optic Printer 2. Perangkat lunak (software) maka komputer yang Dalam meng-installasikan aplikasi GPP 2011 ini

digunakan harus minimal memiliki perangkat lunak Sistem Operasi Windows XP 2003 dan program aplikasi yang mendukung dalam pembuatan GPP 2011 ini yakni SQL Server sebagai penyimpanan data base dan Microsoft Visual Basic sebagai bahasa pemograman yang digunakan untuk membangun aplikasi.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil penulis dari sistem informasi penggajian yang diterapkan pada adalah sebagai berikut :

1. BPKH Wilayah I Medan dengan menggunakan sistem terkomputerisasi yang

menggunakan aplikasi berbasis windows dapat memberikan manfaat yang besar. Sistem aplikasi ini mempermudah pengolahan data pada bagian keuangan sehingga tidak memboros waktu dan tenaga. 2. Sistem informasi penggajian yang ada memberikan informasi serta penyajian laporan yang cepat dan akurat kepada Kepala Keuangan BPKH Wilayah I Medan. 5.2 Saran Adanya beberapa kelemahan dari sistem saran yang dapat penulis berikan untuk sistem informasi penggajian yang diterapkan di BPKH Wilayah I Medan adalah sebagai berikut:

1. Untuk menutup jendela aplikasi pada saat pencetakan laporan tidak bisa otomatis dengan menekan tombol X untuk itu perlu pengembangan sistem sehingga pemakai nyaman dalam mencetak laporan. 2. Output/laporan seharusnya dapat dicetak dengan baik dan utuh tanpa ada pemotongan pada isi data baik 3. Sebaiknya fitur-fitur yang ada pada aplikasi GPP ini dikembangkan dengan baik sehingga dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai dan pemakai bisa dengan nyaman untuk menggunakannya atau yang biasa disebut user friendly

DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z., 2003, Manajemen Sistem Informasi, Edisi Keempat, Penerbit PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Jogiyanto, H.M., 2002, Analisis dan Desain Sistem Informasi Bisnis, Edisi Kedua, Penerbit Andi, Yogyakarta. Kadir, A., 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Kendall, K.E. dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Jilid 1, diterjemahkan oleh Thamrin Abdul Hafedh Al Hamdany, Edisi Kelima, PT. Prenhallindo, Jakarta. McLeod, R., 2002, Sistem Informasi Manajemen, Jilid 1, diterjemahkan oleh Hendra Teguh, Edisi ketujuh, PT Prenhallindo, Jakarta. Krismiaji. 2004. Sistem Informasi Akuntansi, AMP YKPN, Yogyakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Yogyakarta SR,Soemarso. 2005. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Lima, Salemba Empat Jakarta Wetik, JL. 1969. Penelitian Kerja & Pengukuran Kerja. Jakarta : Erlangga (http://www.informatika.lipi.go.id) Diakses tanggal 2 juni 2011 (http://gihon.simanjuntak.or.id) Diakses tanggal 4 Juni 2011

Medan,

Sekretaris Jurusan/Program Studi Sistem Informasi