Nama NIM Hal

: Siswadi Wijaya : 11340040 : Tugas Manajemen Mutu

DOKUMENTASI
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi.

A. KEPERLUAN DOKUMENTASI
Dokumentasi ini diperlukan untuk :         Mempelajari cara mengoperasikan sistem Sebagai bahan pelatihan Dasar pengembangan sistem lebih lanjut Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari Materi acuan bagi Auditor Back-up Mempermudah komunikasi di antara sesama pegawai Menghilangkan ketergantungan yang kritis

Dokumentasi yang ada di Departemen Sistem Informasi (Departemen Operasi) diantaranya adalah : 1. Dokumentasi Dokumen Dasar Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen- dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem. Contoh : Faktur penjualan, Order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang, time-card.

Halaman : 1

Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account) Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekeningrekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Halaman : 2 . Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan. prosedur pembuatan back-up dan restore. 3. modal. Dokumentasi Prosedur Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu. 5. utang. seperti misalnya prosedur pengetesan program. Dokumentasi ini menyedia-kan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar. digunakan. deskripsi output yang dihasilkan. deskripsi output yang digunakan. klasifikasinya (aktiva. nama rekening. pemakai sistem.2. Dokumentasi Prosedur Manual Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. deskripsi dan file-file yang berita-berita kesalahan pengolahan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan. dan biaya-biaya). pendapatan-pendapatan. Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem analis. dsb. prosedur penggunaan file. dan auditor. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening. Dokumentasi Sistem Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan. jumlah tembusannya. serta petunjuk dari masingmasing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan. 4.

6. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program. Dokumentasi Data Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. sedang. Dokumentasi Program Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart). Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi ini adalah data base administrator (DBA) dan auditor. 7. 3. Sedangkan tujuan dokumentasi adalah : 1. 8. dan akan dilakukan. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator. tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program. Arus komunikasi Komunikasi terjadi dalam tiga arah : Ke bawah untuk melakukan instruksi Ke atas untuk memberi laporan Ke samping (Lateral) untuk memberi saran 2. Halaman : 3 . serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan. Untuk memberi informasi Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah. Untuk mengidentifikasi Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi. Dokumentasi Operasi Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedurprosedur mengoperasikan program.

Untuk mencatat Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan. sistem. manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan. 5. Prinsip Dokumentasi : 1. Untuk memberi instruksi Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf. Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada : Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ? Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ? Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ? Sirkulasi Pemeliharaan Aksesibilitas Halaman : 4 . Untuk menetapkan prosedur dan standar Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan. sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut.4. 6. Dari dokumentasi ini. yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan. apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi. Metode Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. dan sumber daya manusia.

DOKUMENTASI INSTRUKSIONAL 1. Jumlah dokumentasi Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit. Informasi yang tidak akurat.2. tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan. 3. Desain Form Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. dan Manual Software Halaman : 5 . sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. 2. memaksimalkan. guna mengefektifkan jalannya organisasi. dan mengakuratkan pemrosesan data. Cakupan Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi. Tujuan Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti. 4. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini : Typeface (huruf ketikkannya) Tata letak Warna Referensi Identifikasi B. Kesederhanaan Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung. Manual Hardware. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan.

Prosedur klerikal. Manual Hardware Versi hardware dari para pemasok bervariasi kualitasnya. dokumentasi dari pemasok software sudah cukup untuk dapat diterapkan. atau tidak mudah dipahami. Manual Software Pada dasarnya manual software berisi informasi yang sama dengan manual operasi. Jika manual hardware tidak tersedia. dan untuk menentukan atau menetapkan prosedur pengoperasian sistem. namum manual ini untuk pemanfaatan software. yang digunakan oleh semua fungsi Cara mengoperasikan peralatan. Jika ada perubahan. yaitu Manual Hardware Cara menggunakan sistem. Halaman : 6 . manual ini dapat diperbaiki atau ditambah. Manual hardware harus dapat menjadi dasar untuk pelatihan kerja operator.Secara garis besar Manual tersebut mencakup : Organisasi dan administrasi. Semua operator harus dapat memahami instruksi yang didokumentasikan dalam berbagai bentuk. yaitu manual manajemen yang dapat digunakan untuk referensi oleh semua staf. yaitu Manual Operasi dan Manual Software Manual Operasi Tujuan manual operasi adalah untuk memberitahu departemen operasi mengenai sistem yang akan diimplementasikan. tidak memadai. untuk memberi rincian mengenai semua pekerjaan yang akan dilaksanakan. Dalam banyak kasus. maka Manajer Operasi dapat membuat manual untuk pengoperasian peralatan lokal.

dan modifikasi terhadap pelayanan yang mereka harapkan. kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data. Tanggung Jawab Notice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yang diberi wewenang. 2. NOTICE TEKNIK (TECHNICAL NOTICE) 1. 3. Metode Penggunaan Metode penggunaannya terdiri dari : Waktu pembuatan Verifikasi Sirkulasi Penarikan kembali Pengarsipan D. Tujuan Untuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspek aktivitas tertentu dalam departemen operasi. 4. pengembangan. Tujuan Untuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan. baik sementara atau permanen. Cakupan Notice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untuk menunjukkan perubahan yang mempengaruhi penerimaan dan pengantaran pekerjaan. NOTICE PEMAKAI (USER NOTICE) 1.C. Maklumat ini biasanya ditulis dengan istilah yang dapat dipahami oleh staf non-komputer. apakah bersifat sementara atau permanen. Halaman : 7 .

dilupakan. seperti prosedur internal. diabaikan. masalah lingkungan. atau tidak diberitahukan ke semua staf yang berkepentingan. Cakupan Maklumat Operasi harus digunakan untuk informasi yang berhubungan dengan staf operasi saja.2. NOTICE OPERASI (OPERATION NOTICE) 1. administrasi. Tujuan Untuk memberikan media guna mengkomunikasikan informasi umum. namun apabila instruksinya disampaikan secara verbal atau sambil lalu saja. 3. dan beberapa topik yang nampaknya sepele. Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untuk mengkomunikasikan instruksi baru yang mungkin tidak tertulis di maklumat lain. Cakupan Maklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. atau memberikan informasi yang sifatnya sangat khusus atau sementara bagi Manual Operasi. maka instruksi tersebut dapat mudah dipahami. Halaman : 8 . Tanggung Jawab Maklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang. dan semi teknik dalam departemen operasi. 2. Metode Penggunaan Metode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice E. Maklumat ini menentukan rincian teknis yang tepat bagaimana aktivitas tertentu akan dilaksanakan. 4. keamanan.

2. Halaman : 9 . Metode Penggunaan Metode penggunaannya sama dengan User Notice. 3. Tanggung Jawab Maklumat operasi harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful