Nama NIM Hal

: Siswadi Wijaya : 11340040 : Tugas Manajemen Mutu

DOKUMENTASI
Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi.

A. KEPERLUAN DOKUMENTASI
Dokumentasi ini diperlukan untuk :         Mempelajari cara mengoperasikan sistem Sebagai bahan pelatihan Dasar pengembangan sistem lebih lanjut Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari Materi acuan bagi Auditor Back-up Mempermudah komunikasi di antara sesama pegawai Menghilangkan ketergantungan yang kritis

Dokumentasi yang ada di Departemen Sistem Informasi (Departemen Operasi) diantaranya adalah : 1. Dokumentasi Dokumen Dasar Merupakan dokumentasi yang berisi kumpulan dokumen- dokumen dasar sebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem. Contoh : Faktur penjualan, Order penjualan, order pembelian, surat pengiriman barang, time-card.

Halaman : 1

pemakai sistem. jumlah tembusannya. serta petunjuk dari masingmasing rekening bagaimana rekening tersebut dipergunakan. dsb. klasifikasinya (aktiva. pendapatan-pendapatan. Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan oleh sistem analis. prosedur pembuatan back-up dan restore. deskripsi output yang digunakan. Dokumentasi Prosedur Dokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu. 3. dan auditor. deskripsi output yang dihasilkan. Dokumentasi ini menyedia-kan informasi mengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar. Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan. 4. Daftar rekening berisi daftar dari kode rekening. dan biaya-biaya). Dokumentasi Sistem Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). utang.2. modal. 5. deskripsi dan file-file yang berita-berita kesalahan pengolahan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan. Dokumentasi Daftar Rekening (chart of account) Merupakan dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekeningrekening yang dipergunakan di dalam transaksi. nama rekening. bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dan kepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan. Halaman : 2 . Dokumentasi Prosedur Manual Merupakan dokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasar di dalam perusahaan. digunakan. prosedur penggunaan file. seperti misalnya prosedur pengetesan program.

Yang paling banyak membutuhkan dokumentasi ini adalah data base administrator (DBA) dan auditor. Dokumentasi ini sangat berguna untuk operator. Untuk memberi informasi Penting kiranya untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah. Arus komunikasi Komunikasi terjadi dalam tiga arah : Ke bawah untuk melakukan instruksi Ke atas untuk memberi laporan Ke samping (Lateral) untuk memberi saran 2. tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program. Dokumentasi Data Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. 8. Sedangkan tujuan dokumentasi adalah : 1. sedang. 7. Untuk mengidentifikasi Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi. Halaman : 3 . dan akan dilakukan. 3. Dokumentasi Program Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart). Dokumentasi Operasi Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedurprosedur mengoperasikan program.6. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program. serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.

Metode Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. 6. Untuk mencatat Dokumentasi akan diperlukan unutuk memonitor kinerja peralatan. Prinsip Dokumentasi : 1. Dari dokumentasi ini. sistem. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan. Untuk menetapkan prosedur dan standar Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan. Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada : Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ? Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ? Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ? Sirkulasi Pemeliharaan Aksesibilitas Halaman : 4 . dan sumber daya manusia. manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya.4. Manajer Operasi harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan. sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalam menjalankan prosedur tersebut. yaitu apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan. Untuk memberi instruksi Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf. 5. apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.

memaksimalkan. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini : Typeface (huruf ketikkannya) Tata letak Warna Referensi Identifikasi B. Jumlah dokumentasi Manajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit. 3. DOKUMENTASI INSTRUKSIONAL 1. Desain Form Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan kita sendiri. dan mengakuratkan pemrosesan data. Informasi yang tidak akurat. sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. 4. tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan. Tujuan Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agar seluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang prosedur yang akan diikuti. Kesederhanaan Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung. Manual Hardware. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan.2. Cakupan Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi. guna mengefektifkan jalannya organisasi. dan Manual Software Halaman : 5 . 2.

yaitu manual manajemen yang dapat digunakan untuk referensi oleh semua staf. Manual hardware harus dapat menjadi dasar untuk pelatihan kerja operator. Jika ada perubahan. yaitu Manual Hardware Cara menggunakan sistem. yang digunakan oleh semua fungsi Cara mengoperasikan peralatan. Jika manual hardware tidak tersedia. manual ini dapat diperbaiki atau ditambah. dan untuk menentukan atau menetapkan prosedur pengoperasian sistem. Manual Software Pada dasarnya manual software berisi informasi yang sama dengan manual operasi. Halaman : 6 . Dalam banyak kasus. Prosedur klerikal. Manual Hardware Versi hardware dari para pemasok bervariasi kualitasnya. yaitu Manual Operasi dan Manual Software Manual Operasi Tujuan manual operasi adalah untuk memberitahu departemen operasi mengenai sistem yang akan diimplementasikan.Secara garis besar Manual tersebut mencakup : Organisasi dan administrasi. atau tidak mudah dipahami. Semua operator harus dapat memahami instruksi yang didokumentasikan dalam berbagai bentuk. tidak memadai. dokumentasi dari pemasok software sudah cukup untuk dapat diterapkan. untuk memberi rincian mengenai semua pekerjaan yang akan dilaksanakan. maka Manajer Operasi dapat membuat manual untuk pengoperasian peralatan lokal. namum manual ini untuk pemanfaatan software.

Cakupan Notice Pemakai (maklumat pemakai) biasanya digunakan untuk menunjukkan perubahan yang mempengaruhi penerimaan dan pengantaran pekerjaan. Halaman : 7 . dan modifikasi terhadap pelayanan yang mereka harapkan. Tujuan Untuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenai batasan. kepada staf oeprasi dan staf pemrosesan data. NOTICE TEKNIK (TECHNICAL NOTICE) 1. apakah bersifat sementara atau permanen. 4. Maklumat ini biasanya ditulis dengan istilah yang dapat dipahami oleh staf non-komputer. Metode Penggunaan Metode penggunaannya terdiri dari : Waktu pembuatan Verifikasi Sirkulasi Penarikan kembali Pengarsipan D.C. 3. Tujuan Untuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenai aspek aktivitas tertentu dalam departemen operasi. pengembangan. Tanggung Jawab Notice pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh staf yang diberi wewenang. NOTICE PEMAKAI (USER NOTICE) 1. baik sementara atau permanen. 2.

maka instruksi tersebut dapat mudah dipahami. namun apabila instruksinya disampaikan secara verbal atau sambil lalu saja. NOTICE OPERASI (OPERATION NOTICE) 1. dan beberapa topik yang nampaknya sepele. atau tidak diberitahukan ke semua staf yang berkepentingan. Halaman : 8 . diabaikan. 3. Maklumat ini menentukan rincian teknis yang tepat bagaimana aktivitas tertentu akan dilaksanakan. Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untuk mengkomunikasikan instruksi baru yang mungkin tidak tertulis di maklumat lain. Metode Penggunaan Metode penggunaannya sama dengan pembuatan User Notice E. 4. 2. administrasi. dilupakan. Cakupan Maklumat Operasi harus digunakan untuk informasi yang berhubungan dengan staf operasi saja. masalah lingkungan. Cakupan Maklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. Tanggung Jawab Maklumat teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang.2. Tujuan Untuk memberikan media guna mengkomunikasikan informasi umum. seperti prosedur internal. dan semi teknik dalam departemen operasi. keamanan. atau memberikan informasi yang sifatnya sangat khusus atau sementara bagi Manual Operasi.

2. 3. Tanggung Jawab Maklumat operasi harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh anggota staf yang diberi wewenang. Metode Penggunaan Metode penggunaannya sama dengan User Notice. Halaman : 9 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful