Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor. 1.1.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies) Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu : i) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ; Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

pemotong kertas (cutter). mencatat. Dilihat dari pengguanaannya. c) Mesin komunikasi kantor . elektrik. peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua. penghapus. klip.  Buku pedoman organisasi.  Buku tamu. pensil. antara lain :  Buku catatan (block note). yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris. tinta. b) Mesin-mesin kantor (office machine) Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun.  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku. mesin fotocopy dll.  Barang tidak habis pakai Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama.Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran). karbon. Contoh : kertas. LCD. pelubang kertas dll. produk dan jasa. laptop. Contoh : stapler. yaitu pulpen. dan magnetik. perforator. rautan. yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan. struktur. pembuka surat (letter opener). mesin tik manual dan elektrik. hingga prosedur kerja. mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik. cutter. gunting. ii) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya . mulai sejarah. spidol. pensil dan pulpen. Contoh : komputer. penggaris.  Buku agenda surat. yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari. antara lain :  Barang habis pakai Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi. dan gunting.

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. d) Perabot kantor (office furniture) Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. tanaman hidup maupun buatan. Contoh : meja. papan tulis dll. (Mulyani. efisien dan efektif mutlak diperlukan. jam dinding dll. f) Tata ruang kantor (office lay out) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.2 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana. interkom. vas bunga. kursi. gambar lambang negara. e) Interior kantor (office arrangement) Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. maka pengelolahan yang baik. rak buku. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden. lukisan. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan.1. patung. Contoh : telepon. 2008: Hal 43-54) 1. mulai dari perencanaan. Sri dkk. faksimile dan telepon wireless. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang . yaitu : a) Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. sofa (meja dan kursi untuk tamu). pelaksanaan hingga pengawasan. lemari. bendera. struktur organisasi.

tujuannya yaitu : i. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan. b) Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor. ii) Agar tidak terjadi kehilangan barang. iv) Memudahkan dalam pengawasan. . Memudahkan dalam pegecekan barang. Memudahkan dalam pengawasan. d) Agar barang tidak mudah susut. iii. iv. b) Agar barang tidak mudah hilang. c) Pemeliharaan Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan. baik berasal dari pembelian. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain : i) Agar barang tidak cepat rusak. Agar peralatan tidak mudah hilang.berlaku di organisasi tersebut. v) Memudahkan dalam analisis barang. ii. c) Agar barang tidak kadaluarsa. iii) Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. d) Inventarisasi Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. antara lain : a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca. e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda.

Sri dkk. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang. Sri dkk. (Mulyani.v. 2008. Jakarta: ERLANGGA) . 2008: Hal 55-59) (Mulyani. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran.