P. 1
Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Administrasi ran

Mengidentifikasi Sarana Dan Prasarana Administrasi ran

|Views: 362|Likes:
Published by Cahaya Mentari

More info:

Published by: Cahaya Mentari on Feb 19, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/11/2014

pdf

text

original

Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor. 1.1.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies) Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu : i) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ; Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

produk dan jasa. Contoh : komputer. yaitu pulpen. pensil dan pulpen. yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku. pemotong kertas (cutter). tinta. pelubang kertas dll. Contoh : stapler. LCD.  Buku agenda surat. antara lain :  Buku catatan (block note). perforator. ii) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya . b) Mesin-mesin kantor (office machine) Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun. dan magnetik. yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan. c) Mesin komunikasi kantor . pembuka surat (letter opener). antara lain :  Barang habis pakai Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama.Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran).  Buku pedoman organisasi. klip. rautan. yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris. gunting. mesin tik manual dan elektrik. penghapus. dan gunting. Dilihat dari pengguanaannya.  Barang tidak habis pakai Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. mulai sejarah. elektrik. penggaris. Contoh : kertas. pensil. yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari. mencatat. laptop. karbon. mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik.  Buku tamu. struktur. cutter. mesin fotocopy dll. peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua. hingga prosedur kerja. spidol.

papan tulis dll. Contoh : meja. e) Interior kantor (office arrangement) Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. vas bunga. Contoh : telepon. lukisan. patung. interkom. faksimile dan telepon wireless. pelaksanaan hingga pengawasan. 2008: Hal 43-54) 1. rak buku.Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi. jam dinding dll. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang . maka pengelolahan yang baik. Sri dkk. struktur organisasi. (Mulyani. d) Perabot kantor (office furniture) Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. kursi. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan. gambar lambang negara. f) Tata ruang kantor (office lay out) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja. baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. yaitu : a) Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas.1. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. sofa (meja dan kursi untuk tamu). efisien dan efektif mutlak diperlukan. tanaman hidup maupun buatan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden.2 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana. bendera. mulai dari perencanaan. lemari.

d) Agar barang tidak mudah susut. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan. Memudahkan dalam pegecekan barang. baik berasal dari pembelian. c) Pemeliharaan Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. d) Inventarisasi Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. iii. . b) Agar barang tidak mudah hilang. iii) Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. v) Memudahkan dalam analisis barang. Memudahkan dalam pengawasan. instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. ii. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda. tujuannya yaitu : i. iv. ii) Agar tidak terjadi kehilangan barang. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain : i) Agar barang tidak cepat rusak. namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama.berlaku di organisasi tersebut. e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. antara lain : a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca. b) Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan. iv) Memudahkan dalam pengawasan. Agar peralatan tidak mudah hilang. c) Agar barang tidak kadaluarsa.

Sri dkk. 2008: Hal 55-59) (Mulyani.v. 2008. Sri dkk. (Mulyani. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang. Jakarta: ERLANGGA) . Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->