Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor. 1.1.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies) Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu : i) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ; Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

cutter. struktur. pembuka surat (letter opener). penghapus. tinta. mulai sejarah. Contoh : kertas. peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua. pemotong kertas (cutter).  Barang tidak habis pakai Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. antara lain :  Buku catatan (block note). pensil. c) Mesin komunikasi kantor . LCD. Dilihat dari pengguanaannya.  Buku pedoman organisasi. mesin fotocopy dll. pelubang kertas dll. mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik. produk dan jasa. antara lain :  Barang habis pakai Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. perforator. Contoh : stapler. dan magnetik. spidol. mesin tik manual dan elektrik. Contoh : komputer.Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran).  Buku agenda surat. dan gunting. b) Mesin-mesin kantor (office machine) Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun.  Buku tamu. hingga prosedur kerja. rautan. yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan. yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari. pensil dan pulpen.  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku. penggaris. laptop. klip. yaitu pulpen. yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi. mencatat. yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris. gunting. elektrik. karbon. ii) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya .

tanaman hidup maupun buatan. lemari. kursi. Sri dkk. f) Tata ruang kantor (office lay out) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja. maka pengelolahan yang baik. yaitu : a) Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi. struktur organisasi. efisien dan efektif mutlak diperlukan. e) Interior kantor (office arrangement) Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. bendera. patung. papan tulis dll. lukisan. mulai dari perencanaan. 2008: Hal 43-54) 1.1. Contoh : meja. vas bunga. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang .2 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana. interkom. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden. faksimile dan telepon wireless. sofa (meja dan kursi untuk tamu). Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. (Mulyani. pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan. Contoh : telepon. jam dinding dll. d) Perabot kantor (office furniture) Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. gambar lambang negara. rak buku.

tujuannya yaitu : i. d) Inventarisasi Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Memudahkan dalam pegecekan barang. . Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. b) Agar barang tidak mudah hilang. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda. Agar peralatan tidak mudah hilang. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain : i) Agar barang tidak cepat rusak.berlaku di organisasi tersebut. d) Agar barang tidak mudah susut. Memudahkan dalam pengawasan. e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. c) Pemeliharaan Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan. iii) Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. v) Memudahkan dalam analisis barang. b) Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan. baik berasal dari pembelian. iii. ii) Agar tidak terjadi kehilangan barang. instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. c) Agar barang tidak kadaluarsa. iv. ii. antara lain : a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca. iv) Memudahkan dalam pengawasan. namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama.

Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang. 2008. Jakarta: ERLANGGA) . Sri dkk. (Mulyani.v. Sri dkk. 2008: Hal 55-59) (Mulyani.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful