Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor. 1.1.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies) Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu : i) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ; Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

 Buku agenda surat. produk dan jasa. dan magnetik. ii) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya . rautan. yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi. pensil dan pulpen.  Buku pedoman organisasi. tinta. yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan. antara lain :  Barang habis pakai Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. spidol. pensil. yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari. yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris. mulai sejarah. mesin fotocopy dll. b) Mesin-mesin kantor (office machine) Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun. Contoh : stapler. pelubang kertas dll. laptop. karbon. pemotong kertas (cutter). mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik. yaitu pulpen. c) Mesin komunikasi kantor .  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku. struktur. penggaris. dan gunting. peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua. LCD. gunting. mencatat. perforator. antara lain :  Buku catatan (block note). Contoh : komputer. penghapus. pembuka surat (letter opener). hingga prosedur kerja.Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran). klip. Contoh : kertas.  Barang tidak habis pakai Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama. cutter. elektrik. Dilihat dari pengguanaannya.  Buku tamu. mesin tik manual dan elektrik.

e) Interior kantor (office arrangement) Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang . maka pengelolahan yang baik. faksimile dan telepon wireless. Contoh : telepon. efisien dan efektif mutlak diperlukan. sofa (meja dan kursi untuk tamu). lukisan. baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.1. papan tulis dll. pelaksanaan hingga pengawasan. gambar lambang negara. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden.2 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana. Sri dkk. (Mulyani. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. 2008: Hal 43-54) 1. mulai dari perencanaan. bendera. d) Perabot kantor (office furniture) Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi. lemari. rak buku. tanaman hidup maupun buatan. vas bunga. kursi. f) Tata ruang kantor (office lay out) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja. Contoh : meja. yaitu : a) Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. jam dinding dll. struktur organisasi. patung. interkom. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan.

c) Pemeliharaan Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. v) Memudahkan dalam analisis barang. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan. iv. namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. c) Agar barang tidak kadaluarsa. tujuannya yaitu : i. iii. ii. ii) Agar tidak terjadi kehilangan barang. Agar peralatan tidak mudah hilang. antara lain : a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca. d) Inventarisasi Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. b) Agar barang tidak mudah hilang. instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Memudahkan dalam pegecekan barang. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain : i) Agar barang tidak cepat rusak.berlaku di organisasi tersebut. iv) Memudahkan dalam pengawasan. baik berasal dari pembelian. d) Agar barang tidak mudah susut. iii) Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. . Memudahkan dalam pengawasan. b) Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan.

2008: Hal 55-59) (Mulyani. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. (Mulyani. Sri dkk.v. Jakarta: ERLANGGA) . Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang. 2008. Sri dkk.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful