Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor. 1.1.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies) Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu : i) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ; Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi tiga, antara lain :  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

mesin tik manual dan elektrik. laptop. mencatat. pensil dan pulpen. yaitu pulpen. penggaris. produk dan jasa.Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas lembaran). b) Mesin-mesin kantor (office machine) Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun. pemotong kertas (cutter). Contoh : kertas. dan gunting. rautan. c) Mesin komunikasi kantor . tinta. LCD. Dilihat dari pengguanaannya. yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.  Barang tidak habis pakai Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama.  Buku agenda surat. peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi dua. cutter. penghapus. mesin fotocopy dll.  Buku pedoman organisasi. mulai sejarah. elektrik. pembuka surat (letter opener). perforator. antara lain :  Buku catatan (block note). pelubang kertas dll. hingga prosedur kerja. karbon.  Buku tamu. yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris. gunting. ii) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya . antara lain :  Barang habis pakai Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. struktur. mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik.  Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku. Contoh : komputer. dan magnetik. klip. pensil. yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari. Contoh : stapler. yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan. spidol.

1. sofa (meja dan kursi untuk tamu). jam dinding dll. f) Tata ruang kantor (office lay out) Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja. papan tulis dll. tanaman hidup maupun buatan. lemari. (Mulyani. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan. patung. Sri dkk. lukisan.Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi. e) Interior kantor (office arrangement) Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. faksimile dan telepon wireless. gambar lambang negara. kursi. rak buku.2 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana. mulai dari perencanaan. struktur organisasi. 2008: Hal 43-54) 1. yaitu : a) Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Contoh : meja. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien. pelaksanaan hingga pengawasan. interkom. d) Perabot kantor (office furniture) Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. maka pengelolahan yang baik. vas bunga. Contoh : telepon. efisien dan efektif mutlak diperlukan. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang . bendera. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden. baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. b) Penyimpanan Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor. c) Pemeliharaan Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. iii. . Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan. ii.berlaku di organisasi tersebut. baik berasal dari pembelian. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya yang akan dikeluarkan. Memudahkan dalam pegecekan barang. e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor. namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. ii) Agar tidak terjadi kehilangan barang. antara lain : a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca. iv) Memudahkan dalam pengawasan. iii) Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. Agar peralatan tidak mudah hilang. d) Inventarisasi Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Memudahkan dalam pengawasan. c) Agar barang tidak kadaluarsa. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain : i) Agar barang tidak cepat rusak. tujuannya yaitu : i. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda. iv. b) Agar barang tidak mudah hilang. v) Memudahkan dalam analisis barang. d) Agar barang tidak mudah susut.

Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: ERLANGGA) . (Mulyani. 2008: Hal 55-59) (Mulyani. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang. Sri dkk. Sri dkk.v. 2008.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful