SAPK (Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian)

SAPK merupakan suatu sistem aplikasi pelayanan kepegawaian yang berbasis elektronik. Menurut saya, membahas mengenai sistem aplikasi kepegawaian berbasis elektronik sebenarnya bukanlah suatu hal yang baru. Telah ada aplikasi kepegawaian yang dalam operasionalnya berbasis elektronik, SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) merupakan contoh sistem aplikasi kepegawaian yang telah berbasis elektronik. Boleh dikatakan bahwa SAPK ini merupakan sistem yang dicoba untuk disempurnakan dari sistem aplikasi pengelolaan data-data kepegawaian yang ada saat ini. Perlunya penerapan SAPK oleh BKN (Badan Kepegawaian Negara) dikarenakan adanya beberapa permasalahan dalam sistem informasi kepegawaian yang dianggap belum optimal, diantaranya yakni: belum adanya suatu sistem yang terpadu, belum adanya standar/ keseragaman struktur, integrasi, dan kualitas data serta pemanfaatan pelayanan kepegawaian. Tujuan penerapan SAPK yakni: 1. Standarisasi Sistem Informasi Kepegawaian berbasis IT (CBIS) yang terintegrasi sebagai media dalam pelayanan, pengawasan dan pengendalian administrasi kepegawaian 2. Tersedianya Database Kepegawaian (data warehouse) sebagai media information sharing bagi instansi dan stakeholders sesuai dengan kebutuhannya 3. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas, seperti: tersedianya data dan informasi yang up-to-date dengan cepat dan akurat, menghilangkan duplikasi sistem dan data, menyederhanakan dan meningkatkan standarisasi proses, dan Optimalisasi beban tugas. 4. Meningkatkan pelayanan kepegawaian bagi PNS 5. Penerapan good governance, dengan harapan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, meningkatkan public image pemerintah. 6. Meningkatkan kerjasama antar instansi pemerintah dan stakeholders untuk mencapai efisiensi dan efektifitas dalam memenuhi kebutuhan yang berkaitan dengan manajemen kepegawaian 7. Meminimalisasi digital divide SDM pengelola data kepegawaian Selain itu, pengembangan SAPK dapat dilakukan oleh masing masing instansi sesuai dengan kebutuhan layanan kepegawaian, seperti penyusunan DUK, DP3, fungsi presensi, penggajian, dan sejenisnya. Jika dilihat dari tujuan SAPK tersebut, sistem ini nantinya dapat bermanfaat banyak, baik dalam pengelolaan data maupun penyajian informasi yang lebih cepat dan akurat. Semoga. (jf)

Data merupakan fakta mengenai objek, orang atau entiti. Data dapat berupa kuantitatif, dan kualitatif. Data tinggi badan suatu kelompok orang merupakan data kuantitatif, sedangkan hasil pengukuran evaluasi pekerjaan atau deskripsi kerja merupakan bentuk data kualitatif. Data dikumpulkan oleh suatu lembaga dan dimanfaatkan oleh berbagai jenis pemakai dengan cara yang berbeda-beda. Gambar 1 adalah gambaran bagaimana data tersebut diperoleh, dimanfaatkan kemudian menghasilkan data kembali. Pada umumnya data dikelola mengikuti suatu hirarki data yang terdiri dari elemen data, cantuman (record), ruas (field) dan file. Istilah-istilah ini akan dijelaskan kemudian. Informasi merupakan hasil analisa dan sintesa data. Informasi merupakan data yang telah diorganisasikan dalam bentuk yang sesuai untuk digunakan oleh pemakai data yang sesuai, misalnya untuk jurutulis, analis, manajer dan lain-lain. Sebelum kita mempelajari bagaimana data tersebut diorganisasikan menjadi sebuah basis data, marilah kita melihat bagaimana suatu fakta direpresentasikan dalam basis data. Unit terkecil dari data adalah elemen data, yaitu unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi. Nama pengarang, nomor pegawai dan nomor penerbitan adalah contoh elemen data. Unit terbesar dari suatu basis data adalah cantuman (record). Cantuman terdiri dari semua elemen data yang berhubungan dengan suatu obyek atau kegiatan tertentu. Ia mengandung pengertian, bentuk, danisi dari informasi yang merupakan satu anggota dari basis data. Contoh cantuman dapat dilihat pada Gambar 2. Jadi cantuman adalah suatu unit yang utuh dari suatu basis data. BASIS DATA Apa yang disebut dengan basis data? Basis data merupakan koleksi data yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu alat dan cara yang memudahkan pengambilannya kembali. Basisdata terdiri dari minimum satu atau beberapa file. Contoh basis data antara lain: y y y y y y Kumpulan nama peserta arisan Kumpulan nama penghuni asrama mahasiswa Daftar nama dan khasiat tanaman obat Daftar merk, jenis, ukuran, dan harga sepatu di toko Bata Daftar penelitian yang pernah dilakukan di suatu perguruan tinggi dan lain-lain

KEGUNAAN BASIS DATA Basis data yang telah disusun dengan sistematika tertentu akan berguna jika seseorang ingin mencari informasi/keterangan yang terkandung dalam data tertentu. Jadi manfaat basis data sudah jelas yaitu memudahkan dalam mencari informasi (kumpulan data yang telah mengalami proses). Terutama kalau disusun secara sistematika tertentu. Namun cara penyusunan dengan sistem tradisional itu biasanya mempunyai banyak keterbatasan. Umumnya hanya disusun berdasarkan suatu ciri tertentu saja, misalnya menurut nama peneliti, judul penelitian saja. Jarang misalnya disusun berdasarkan topik, tahun penelitian da ciri-ciri lain yang kurang lazim. Padahal kadang-kadang kita memerlukan data atau informasi mengenai penelitian berdasarkan topik penelitian atau tahun penelitian misalnya. Pada kondisi demikian mungkin kita akan mengalami kesulitan untuk mencari data atau informasi yang kita inginkan.

PENGELOLAAN BASIS DATA SECARA MANUAL Basis data dapat dikelola secara manual dan sederhana. Basis data yang dikelola secara manual ini memiliki banyak sekali keterbatasan. Basis data ini hanya bisa disusun menurut salah satu ciri saja, misalnya menurut nama mahasiswa. Jika basis data ini sudah disusun menurut nama mahasiswa, maka tidak mungkin basis data ini disusun lagi menurut misalnya nomor pokok mahasiswa. Susunan tersebut kemudian akan menjadi titik cari (access point) bagi setiap cantuman (record) basis data tersebut. Dengan demikian maka setiap cantuman pada basis data tersebut hanya bisa dicari melalui satu titik cari saja. Misalnya map pada filing kabinet tersebut disusun menurut abjad nama mahasiswa, maka setiap map tersebut bisa dicari hanya bila kita mengetahui nama mahasiswa yang bersangkutan. Bila kita tidak tahu nama mahasiswa, tetapi hanya tahu nomor pokoknya saja maka dapat dipastikan bahwa kita tidak akan dapat mencari map mahasiswa yang kita maksud. Sebaliknya juga terjadi, bila map tersebut kita susun menurut urutan nomor pokok mahasiswa, maka bila kita hanya tahu nama mahasiswa, tetapi tidak tahu nomor pokok mahasiswa tersebut maka dapat dipastikan

bahwa kita tidak akan menemukan map mahasiswa yang kita inginkan. Jadi pengelolaan basis data secara manual sangat tidak fleksibel

PENGELOLAAN BASIS DATA DENGAN KOMPUTER Data mahasiswa yang kita miliki dapat kita kelola dengan menggunakan komputer. Tentu saja kita memerlukan perangkat lunak untuk mengelola data tersebut. Data tersebut kita buatkan ruas-ruas datanya, seperti misalnya: Nama Mahasiswa : Abdul Rahman Saleh Nomor Pokok: 150204 Tahun masuk: 1997 Semester: 1 Dan seterusnya

Setiap mahasiswa mempunyai struktur data yang sama. Kita tinggal mengisikan data masing-masing mahasiswa. Setelah pengetikan data (inputting) ke komputer selesai, maka data tersebut diproses lebih lanjut, misalnya diindeks, diurut menurut urutan yang kita kehendaki dan lain-lain. Cantuman tersebut dapat dilacak kembali dengan menggunakan elemen data yang sudah dimasukkan, misalnya nomor pokok, tahun masuk dan lain-lain. Artinya tidak terbatas kepada urutan data yang kita gunakan dalam menyusun basis data tersebut. KEGIATAN MANAJEMEN DATA Manajemen data merupakan bagian dari manajemen sumberdaya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data organisasi yang akurat, tepat dan mutakhir dapat tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen data mencakup pengumpulan data, integritas dan pengujian, penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, organisasi dan pengambilan. Pada sistem manual, seluruh kegiatan ini dikerjakan oleh manusia. Di era komputer saat ini orang masih diperlukan untuk pengumpulan dan pengujian data saja, karena komputer telah mengambil alih sebagian besar tanggung jawab manajemen data. Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basisdata disebut pengelola basisdata (database administrator) atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama yaitu perencanaan, penerapan, operasi dan keamanan: Perencanaan database meliputi berkerja sama dengan pimpinan organisaasi untuk mendefinisikan subskema mereka. Selain itu, DBA berperan penting dalam memilih DBMS (Data base management system). Penerapan database terdiri dari menciptakan database yang sesuai dengan spefisikasi dari DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database. Operasi database mencakup menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan. Keamanan database meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistik yang disediakan DBMS. Selain itu, DBA memastikan bahwa database tetap aman. KEUNTUNGAN MENERAPKAN KOMPUTER Berikut adalah beberapa keuntungan jika data seperti itu disimpan dan diolah dengan komputer: 1. Satu kali data dimasukkan/diketik ke komputer, maka untuk data yang sama akan dihasilkan berbagai keluaran antara lain: a. dapat mencetak daftar penelitian dalam bentuk kartu b. dapat mencetak daftar penelitian dalam bentuk buku c. dapat mencetak buku induk jika diperlukan d. dapat mencetak daftar penelitian berdasarkan ciri tertentu misalnya komoditi, topik dll. Pelacakan dapat dilakukan dari berbagai titik pendekatan (access point). Bukan saja berdasarkan nama peneliti, judul penelitian, topik penelitian, komoditi dan sebagainya, bahkan seluruh kata pada seluruh ruas yang ada pada basis data dapat kita jadikan titik pendekatan. Pelacakan dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan dengan cara tradisional. Data, meskipun sudah dimasukkan ke komputer, masih dapat secara leluasa diubah-ubah (diperbaiki, ditambah atau dikurangi).

2.

3. 4.

5. 6. 7.

Seluruh jumlah data yang disimpan akan memakan ruang sedikit dibandingkan dengan cara penyimpanan tradisional. Data yang ada dapat saling dipertukarkan. Kalau sudah paham penggunaannya akan terasa menyenangkan mencari informasi menggunakan komputer.

Untuk mengolah data, dalam hal ini data penelitian, dapat menggunakan berbagai macam perangkat lunak seperti DBASE dari berbagai release, FOXPRO, MS ACCESS, CDS/ISIS, TINLIB, VTLS, LIBERTAS, CARDBOX, PCFILE, dan masih banyak lagi yang belum tersebut pada modul ini.

Pentingnya Sebuah Data Written By Bambang Nopianto Thursday, 19 June 2008 Bagi banyak orang, data hanyalah angin lalu yang mungkin hanya merepotkan untuk mendapatkan dan mengelolahnya. Tapi jauh di atas fungsi tersebut, data adalah modal mutlak keberhasilan strategi sebuah bisnis. Dan hebatnya ternyata banyak sekali perusahaan yang berjalan tanpa data, baik yang bersifat "past", "present" atau "future". Jadi hampir bisa dikatakan perusahaan selama ini berjalan BUTA!! Bagi beberapa (atau banyak) perusahaan data menjadi sesuatu yang asing dan tidak menjadi prioritas (bahkan tak terpikirkan sama sekali). Dengan data, Anda bisa menaklukan pasar apapun yang Anda masuki, Anda bisa mengalahkan siapapun pesaing Anda, setidaknya itulah yang kami yakini, yah tentu dengan asumsi bahwa produk dan strategi Anda tepat di pasar tersebut. Menurut salah satu pasar pemakaran, data adalah bentukan paling sederhana dari informasi Dan dari informasi inilah yang menjadi point penting dalam menentukan dan menjalankan strategi bisnis. Data bisa didapatkan dari mana saja, dan terkait dengan bisnis yang kita jalani, terutama adalah mengenai perusahaan itu sendiri, pesaing, pasar dan konsumen. Atau lingkup yang sering kita bahas adalah berkisar pada 4C (costumer, competitor, company dan change). 4 lingkup yang mutlak ini harus dimiliki sebuah perusahaan, selayaknya didukung dengan sistem yang kompeten dalam mengumpulkan data akurat, baik yang mengukur masa lalu, sekarang dan masa depan. Hal ini tentu saja untuk mengetahui seberapa jauh perusahaan/produk telah berjalan, bagaimana kondisi perusahaan/produk dibandingkan dengan pesaing, bagaimana produk di mata konsumen dan peluang apa yang bisa digarap produk di masa yang akan datang. Seluruh informasi tersebut adalah sebuah tambang emas bagi perusahaan. Jadi mulai sekarang berkerjalah berdasarkan data karena dari sinilah semua informasi akan muncul yang kemudian menjadi fakta-fakta bisnis yang bisa anda manfaatkan untuk mengatur langkah strategis perusahaan ke depannya dan dari sinilah pula anda akan mempu menghadapi perubahan dan memprediksi masa depan bisnis perusahaan. Hal ini sepertinya terlihat sulit, padahal jika dilakukan sebagai rutinitas "strategis", proses pencarian dan pengolahan data ini tidak terlalu sulit untuk dilakukan, Anda hanya perlu tahu bagaimana cara memulainya, ketika sudah berjalan semua akan menjadi lebih mudah untuk dilakukan tentunya. Misalnya dengan skala kecil mengukur kepuasan konsumen melalui kuisioner; atau mengukur loyalitas pegawai; atau yang paling sederhana adalah merapihkan laporan keuangan anda dan mulai membuat chart dari bulan ke bulan sejauh mana penjualan anda berkembang? Atau malah menurun? Nah jika anda menjalankan ini sebagai rutinitas strategis, Anda akan menemukan bahwa hal-hal tersebut secara langsung maupun tidak langsung akan membantu Anda menyelesaikan dan menyusun rencana berikutnya untuk terus mempertahankan atau melakukan perbaikan terhadap proses-proses tersebut di atas. Kemudian dari sana diharapkan langkah-langkah kecil tersebut bisa menjadi jalan untuk sistem informasi yang lebih luas dan bermanfaat bagi perkembangan bisnis anda. Maka dari sekarang... jangan lengah terhadap informasi, karena informasi adalah kuncinya...

Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip Saturday, June 11th, 2011 at 7:40 pm Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan). Arsip yang dibuat dan diterima oleh institusi, badan atau lembaga perlu dikelola di dalam suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Mengingat bahwa kegiatan dan tujuan organisasi selalu berkembang selaras dengan tuntuan jaman dan keadaan, maka demikian juga dengan jumlah arsip/volume arsip yang dihasilkan dan diterima oleh organisasi ini. Kondisi demikian meniscayakan adanya sistem kearsipan di dalam organisasi. Dengan sistem kearsipan yang sesuai kebutuhan, sederhana dalam penerapan, dan mudah dilaksanakan diharapkan arsip yang masih memiliki nilai guna arsip bagi organisasi dapat digunakan secara optimal, ditemukan dengan cepat dan tepat jika dibutuhkan. Dalam pengelolaan arsip, terdapat beberapa pekerjaan atau kegiatan kearsipan. Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive). Manajemen kearsipan (record management) memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien. (Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan). Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun aplikasi manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi. Jika manajemen kearsipan secara manual sudah berjalan baik dan tepat, maka jika di masa mendatang institusi atau lembaga memiliki rencana untuk melakukan integrasi antara manajemen kearsipan dengan teknologi informasi, kesulitan-kesulitan dan kendala yang muncul selama masa transisi penerapan teknologi informasi dalam manajemen kearsipan akan dapat diminimalisir.

Data dan Informasi di dalam Arsip: Inilah Alasan Mengapa Arsip Harus Dikelola Wednesday, June 1st, 2011 at 11:18 pm Disadari maupun tidak, dibutuhkan ataupun tidak oleh kita, saat ini kita tengah hidup dalam kubangan informasi. Waktu demi waktu, selalu ada informasi yang hadir di hadapan kita. Jika boleh mengatakan, boleh jadi hampir setiap keputusan yang akan kita ambil atau tindakan yang akan kita lakukan, berawal dan dilandasi oleh informasi dalam takaran sesuai dengan kebutuhan kita saat itu. Tidak berlebihan jika dikatakan, bahwa manusia adalah makhluk informasi. Di satu waktu ia membutuhkan informasi, dan di lain waktu ia yang menciptakan informasi. Informasi yang diciptakan manusia maupun organisasi dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok besar, yaitu informasi yang terekam dan informasi yang tidak terekam. Untuk informasi yang terekam dapat menggunakan beragam media simpan seperti manual, grafis, elektronik dan audio visual. Informasi ini terekam di dalam arsip. UU No 43 Tahun 2009 mengenai Kearsipan, Pasal 1 Poin 2 mendefinisikan arti arsip, bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Basuki (2003) menjelaskan beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi, yaitu: y Alasan pribadi. Umumnya kita akan menyimpan hal-hal yang bermakna dan bersifat pribadi seperti akta kelahiran, surat nikah, surat kematian, surat cinta dan menulis (merekam) hidup keseharian dalam buku diary. Alasan sosial. Manusia adalah makhluk sosial, sehingga dalam interaksi sosialnya keterlibatan arsip tidak terelakkan. Semisal untuk menjadi anggota suatu partai atau komunitas, umumnya ditandai dengan registrasi diri dan pembuatan kartu anggota. Alasan ekonomis. Dokumen yang berkaitan dengan usaha seperti pembelian, penagihan, pembayaran/pengiriman uang akan disimpan dalam jangka waktu tertentu hingga nilai informasinya menurun bahkan habis. Alasan hukum. Kaitannya dengan dokumen yang berguna sebagai dasar bagi pemerintah untuk melindungi hak dan melayani masyarakat. Contohnya BPKB, NPWP, sertifikat tanah, dan lain-lain.

y y y

Alasan instrumental. Rekaman atau dokumen yang sengaja dibuat untuk kepentingan dan fungsi tertentu yang menyertainya. Misalnya site plan sebuah kota atau denah suatu perumahan. Alasan simbolis. Dokumen yang berguna sebagai penanda suatu momen penting bagi orang yang terkait di dalamnya, meski terkadang isi informasi yang ada di dalamnya tidak dipahami yang bersangkutan. Alasan pengembangan ilmu pengetahuan. Hasil penelitian yang dapat berupa jurnal ilmiah, laporan penelitian ataupun buku. Akumulasi informasi akademis dalam hasil penelitian dapat jalin menjalin membentuk ilmu pengetahuan.

Sumber: Basuki, S. Manajemen Arsip Dinamis. Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. 2003.

Pengertian Umum Arsip Saturday, January 2nd, 2010 at 5:35 pm Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work) selain surat, formulir dan laporan. Surat merupakan suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk seragam, berguna untuk mencatat/merekam, mengumpulkan dan mengirimkan informasi. Laporan adalah setiap tulisan berisi informasi hasil pengolahan data suatu penelitian, penyelidikan atau research terhadap suatu masalah. Kegiatan atau pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen ini disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya proses organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Melihat arti pentingnya arsip dan kearsipan, Pemerintah Indonesia memberikan perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Ini terbukti dengan diberlakukannya beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai Kearsipan Nasional. Secara berurutan, peraturan yang dikeluarkan pemerintah terkait kearsipan adalah sebagai berikut: 1. Undang-undang Nomor Prp. 19 Tahun 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Dimuat dalam Lembaran Negara Tahun 1961 No. 310, Tambahan Lembaran Negara No. 2368. UU ini dicabut dan diganti UU berikutnya. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan Nasional. UU ini dimuat dalam Lembaran Negara Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964.

2.

Penjelasan umum Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 dikatakan bahwa: Untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar serta lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintahan Negara pada khususnya baik mengenai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.