BAB II ANALISIS KETIDAKBAKUAN KALIMAT DALAM SURAT RESMI DI KANTOR CAMAT TARAKAN BARAT Oleh: INDAHISNAWATI BAB II LANDASAN

TEORI A. Bahasa Baku Ragam bahasa Indonesia yang ada dimasyarakat ada bermacam-macam. Pada umumnya penutur ragam masih bisa saling memahami dalam komunikasi. Apabila dilihat dari situasi penyampaiannya akan muncul ragam formal dann ragam tidak formal. Ragam formal digunakan dalam situasi dan menggunakan bahasa yang baku. Ragam bahasa baku memiliki empat fungsi yaitu (1) fungsi pemersatu, (2) Fungsi pemberi kekhasan, (3) fungsi pembawa kewibawaan, dan (4) fungsi sebagai kerangka acuan (Moeliono, 1988: 14) Moeliono (1989;43) menyatakan bahwa bahasa baku ialah ragam bahasa yang berkekuatan sanksi sosial dan yang diterima masyarakat bahasa sebagai acuan atau model. Junaiyah (1991: 18) berpendapat bahwa bahasa baku ialah ragam bahasa yang mengikuti kaidah bahasa indonesia, baik yang menyangkut ejaan, lafal, bentuk kata, struktur kalimat, maupun pengunaan bahasa. Menurut Moeljono (1989:23) bahasa baku ialah suatu bentuk pemakai bahasa yang hendak berbahasa secara benar. Menurut Chaer (2006:4) bahasa baku adalah salah satu ragam bahasa yang dijadikan pokok, yang dijadikan dasar ukuran atau yang dijadikan standar. Sedangkan menurut Kridalaksana (1982:221) bahasa baku ialah ragam bahasa atau dialek yang diterima untuk dipakai dalam situasi resmi, seperti dalam perundang-undangan, surat-menyurat, dan berbicara di depan umurn. Berdasarkan beberapa pengertian yang telah dikemukakan di atas, dapat disimpulkan bahwa bahasa baku adalah ragam bahasa yang mengikuti kaidah bahasa Indonesia, baik yang menyangkut ejaan, lafal, bentuk kata, struktur kalimat dan digunakan sebagai bahasa formal yang tunduk pada ketetapan yang telah dibuat dan disepakati bersama dalam situasi resmi dan berbicara didepan umum. Oleh karena itu, bahasa baku dijadikan sebagai acuan atau pedoman dalam berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dalam situasi formal. Ciri-ciri bahasa baku yaitu : 1. komunikasi resmi yaitu dalam surat-menyurat resmi, surat-menyurat dinas, pengumuman-pengumuman yang dikeluarkan oleh instansi resmi, perundangundangan, penamaan dan peristilahan resmi, dan sebagainya. 2. wacana teknis seperti dalam laporan resmi, karangan ilmiah, buku pelajaran, dan sebagainya. 3. pembicaraan didepan umum, seperti dalam ceramah, kuliah, khotbah, dan sebagainya. 4. pembicaraan dengan orang yang dihormati, dan sebagainya. B. Surat Surat merupakan alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seseorang menulis surat, tidak lain adalah untuk mengkomunikasi atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau lainnya (Suprapto, 1996:1). 8 Subagyo(2006:l) berpendapat bahwa surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan

bahasa tulisan di atas selembar kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia. Kosasih (2003:11) surat adalah media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga lainnya. Berbagai maksud dan kepentingan dapat disampaikan melalui surat. Menurut Marjo (1985:15) menyatakan bahwa surat adalah salah satu alat komunikasi tulis, berasal dari salah satu pihak lain untuk menyampaikan pesan dan warta. Sebagai alat komunikasi tulis surat sangat berperan aktif dalam kehidupan masyarakat sehari-hari. Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan untuk menyampaikan pernyataanpernyataan atau informasi secara tulis di atas selembar kertas antara seseorang atau lembaga dan sangat berperan aktif dalam kehidupan masyarakat sehari-hari. Berdasarkan isinya (Kosasih (2003:11) surat dapat berupa undangan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat keterangan, surat edaran, surat pernyataan, dan sebagainya. Berdasarkan bentuk dan tujuannya secara umum surat dibedakan atas : 1. Surat pribadi 2. Surat resmi/dinas 3. Surat niaga/perdagangan Surat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu resmi dan tidak resmi. Surat resmi terdiri dari 3 yaitu : 1. surat instansi, 2. surat lembaga, 3. surat organisasi. Ketiganya bersifat surat dinas. Surat resmi adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang/lembaga atau instansi lainnya. Berdasarkan isi dan kepentingannya, surat resmi memiliki ciri-ciri sebagai berikut: a. dikeluarkan oleh suatu instansi atau jawatan, baik milik pemerintah maupun swasta; b. berisikan kepentingan-kepentingan kedinasan dan keorganisasian; c. disusun dengan ragam resmi. Surat memiliki fungsi penting diantaranya : 1. Alat untuk menyampaikan pernyataan, pemberitahuan, permintaan atau permohonan, dan buah pikiran atau gagasan. 2. Bukti tertulis 3. Alat untuk mengingat (arsip) 4. Bukti Historis (Mandat, SK, Rekomendasi, dsb) 5. Pedoman kerja (SK, SP) Surat yang bersifat resmi atau dinas hams memperhatikan bahasa yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5). a. Bahasa Baku Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya menurut kaidah yang sudah dilajimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat. b. Bahasa Efektif 10 Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.

C. Macam-macam Surat Dinas/Resmi Menurut jenisnya surat dibedakan menjadi: a. Surat Pribadi, yaitu surat yang ditulis untuk kepentingan pribadi, bukan untuk lembaga atau organisasi. Surat pribadi dibedakan menjadi dua jenis : 1) Surat pribadi kekeluargaan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada anggota keluarga, sanak famili, sahabat, kenalan, dan sebagainya. 2) Surat pribadi kedinasan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada pengurus organisasi, pimpinan instansi, jawatan, perusahaan, dan sebagainya karena ada hubungannya dengan tugas atau pekerjaannya. b. Surat dinas, yaitu surat yang ditulis untuk kepentingan atau menyangkut masalah lembaga, organisasi, instansi, dan sebagainya. Surat dinas dibedakan menjadi dua jenis: 1) Surat dinas pemerintah, yakni surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga atau instansi pemerintah. 2) Surat dinas swasta, yakni surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga swasta. a) Surat dinas organisasi adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau perkumpulan atau perhimpunan tertentu, yang biasanya banyak berhubungan dengan dunia sosial. 11 b) Surat dinas niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak swasta yang berisi tentang perniagaan untuk perolehan suatu keuntungan materi. D. Susunan Surat Resmi a. Kepala Surat Menurut Kosasih (2003: 21) sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut: 1. Nama instansi atau lembaga; 2. Lambang atau logo instansi atau lembaga; 3. Alamat; 4. Kode surat; 5. Nomor telepon; nomor faximile; 6. Kode Pos. b. Nomor Surat Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masingmasing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna untuk : 1. Memudahkan pengaturannya sebagai arsip; 2. Memudahkan penunjukkan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat; 12 3. Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan; 4. Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifat jenis surat untuk penyimpanan; 5. Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan maupun tahun).

c. Tanggal Surat Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Contoh penulisan tanggal surat adalah : 1. Tarakan, 20 Januari 2009 2. 28 Februari 2009 d. Lampiran Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah : 1. Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat; 2. Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak. 3. Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah tersedia. 13 e. Hal atau Perihal Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karangan biasa, yakni: a. Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik. b. Berwujud kata atau frase, bukan kalimat. c. Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh : Hal : Undangan Rapat Komite Hal : Jadwal Ujian Sekolah Hal berguna untuk: 1. Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat; 2. Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat. / Alamat Surat Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut: 1. Alamat Luar pada Sampul Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan 14 surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut: a. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth ; b. Huruf awal pada singkatan Yth.di rulis dengan huruf kapital; c. Penulisan alamat didahului kata kepada; d. Akhir singkatan yang terhormat menggunakan tanda titik (Yth.) Contoh : Kepada Yth. Direktur Tarakan Televisi Jalan Jenderal Sudirman

Tarakan 2. Alamat dalam pada Surat Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk pada penunjuk langsung bagi sipenerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut: 1. Tidak didahului kata Kepada; 15 2. Menggunakan kata Yth; 3. Menggunakan unit kerja; 4. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di. Contoh : Yth. Lurah Kelurahan Karang Balik Jalan Karang Balik, Tarakan Kalimantan Timur 77111 g. Cap Surat atau Stempel Surat Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga maupun surat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat. h. Tembusan Tembusan adalah salinan-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri. Contoh: Tembusan kepada: 1. Camat Tarakan Barat 2. Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat 16 . Kalimat Kalimat merupakan satuan yang langsung digunakan dalam berbahasa, maka para tata bahasawan tradisional biasanya membuat defisi kalimat dengan mengaitkan peranan kalimat itu sebagai alat interaksi dan kelengkapan pesan atau isi yang akan disampaikan. Kosasih (2004: 62) mengatakan bahwa kalimat adalah satuan bahasa yang terkecil dalam wujud lisan atau tulisan yang mengungkapkan pikiran yang utuh. Mulyana (2005: 8) mengatakan bahwa kalimat memiliki serangkaian kata yang menyatakan pikiran dan gagasan yang lengkap dan logis. Menurut Chaer (1994: 240) kalimat adalah satuan sintaksis yang disusun dari kontituen dasar, yang biasanya berupa klausa, dilengkapi dengan konjungsi bila diperlukan, serta disertai dengan intonasi final. Kalimat adalah satuan bahasa terkecil, yang mengungkapkan pikiran yang utuh. Dalam wujud lisan kalimat diucapkan dengan suara naik turun, dan keras lembut, disela jeda, dan diakhiri dengan intonasi akhir. Dalam wujud tulisan berhuruf latin kalimat dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik (.), tanda tanya (?), dan tanda seru (!) (Arifin&Tasai,2004:58). Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa kalimat adalah satuan bahasa yang terkecil dalam wujud lisan atau tulisan yang mengungkapkan pikiran dan gagasan yang logis yang disusun dari konstituen dasar dan intonasi final., karena kalimat dalam wujud tulisan dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda (.), (?), (!).