PENGAWASAN Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi.

Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa diserta i fungsi pengawasan. Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling) atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) ad alah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana tela h dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun ne gatif. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai den gan efisien dan efektif. Sedangkan pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bah wa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kem bali. Para ahli memberikan defenisi pengawasan dengan penekanan pada standar ,hubungan dengan perencanaan ,pengukuran ,evaluasi ,pengendalian dan tindakan korektif se rta pencegahannya.pengawasan juga dapat didevenisikan sebagai pelaksanaan stand ar kinerja untuk mengevaluasi ,menilai ,dan mengoreksi suatu tindakan sesuai den gan apa yang telah direncanakan dan mencegah terulangnya kembali guna mencapai t ujuan tertentu.Berikut adalah devenisi pengawasan 1.Pegawasan yang menekankan pada standar. Mockler dalam stoner,freeman,dan Gilbert mengemukakan bahwa fungsi pengawasan ad alah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan . Menurut Robert J .Mockler bahwa pengawasan manajemen adalah suatu sistematik unt uk menetapkan standar pelaksanaan dengan dengan tujuan-tujuan perencanaan ,,mera ncang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang me njamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif d an efisien. 2.Pengawasan yang menekankan pada perencanaan penguuran dan evaluasi . Proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar se mua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan (Sondang P.Siagian) Menurut stoner ,foreman dan gilbert bahwa pengawasan adalah prosers untuk memast ikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direnc anakan. Menurut Schermerhorn bahwa pengawasan sebagai proses dalam menetapkan ukuran kin erja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapain hasil yang diharap kan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Menurut Newman bahwa pengawasan adalah suatu usaha untuk menjamin agar pelaksana an sesuai dengan rencana. 3. Pengawasan yang menekankan pada pengendalian ,tindakan korektif dan pencegaha n. George R Terry mengemukakan bahwa pengawasan adalah untuk menentukan apa yang te lah dicapai ,mengadakan evaluasi atasnya dan mengambil tindakan2 orektif bila di perlukan, untu menjamin agar hasilnya sesuai dengan apa yang direncanakan . Menurut Henry Fayol bahwa pengawasan terdir dari dengan maksud untuk memperbaiki nya dan mencegah terulangnya kembali. Berdasarkan definisi para ahli, Maka dpt disimpilkan bahwa, Pengawasan (controll ing) merupakan kontrol atas jalannya pelaksanaan program. Tanpa adanya kontrol a tas program, kesinambungan antar tahapan tidak dapat berlangsung dengan baik. Bi sa dikatakan bahwa Pengawasan(Controlling) adalah penemuan dan penerapan cara da n peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan . B. Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah : Secara umum: a. untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan tuj uan. b. Untuk memecahkan masalah

c. Untuk mengurangi resiko kegagalan suatu rencana d. Untuk membuat perubahan perubahan maupun perbaikan perbaikan. e. Untuk mengetahui kelemahan kelemahan pelaksaannya secara khusus: 1. Mengetahui jalannya pekerjaan apakah lancar atau tidak. 2. Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengusahakan pencegah an agar tidak terulang kembali kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan baru . 3. Mengetahui penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana awal (p lanning) terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang direncanakan. 4. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase/tingkat pelaksa naan). 5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dal am perencanaan. C.Jenis-jenis pengawasan. Jenis2 pengwasan: A. Pengawasan Intern dan Ekstern P. Intern, pengawasan yg dilakukan oleh orang dari badan/unit/instansi di dalam lingkungan unit tsb. Dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau penga wasan melekat (built in control) P. Ekstern, pengawasan yg dilakukan di luar dari badan/unit/instansi tersebut. U UD 1945 pasal 23E: Untuk memeriksa pegnelolaan dan tanggung jawab tentang keuanga n negara diadakan suatu Badan Pemeriksa Keuangan yg bebas dan mandiri B. Pengawasan Preventif dan Represif P. Preventif = sebelum kegiatan dilaksanakan P. Represif = setelah kegiatan dilaksanakan C. Pengawasan Aktif dan Pasif P. Aktif (dekat) Merupakan jenis pengawasan yg dilaksanakan di tempat kegiatan yg bersangkutan P. Pasif Melakukan penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggungjawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran D. Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtmatigheid) dan kebenaran m ateriil mengenai maksud & tujuan pengeluaran (doelmatigheid) Pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechtmatigheid ) adalah pemeriksaan pengeluarkan apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak ka daluwarsa, dan hak itu terbukti kebenarannya. Pengawasan kebenaran materiil mengenai maksud & tujuan pengeluaran (doelmatighei d) adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi , yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin D. Prinsip-prinsip pengawasan. Agar pengawasan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan maka perlu adanya p risip-prinsip dasar pengawasan.diantaranya adalah: a).Adanya rencana tertetu dalam pengawasan. b).Dapat merefleksikan berbagai sifat dan kebutuhan dari berbagai kegiatan yang diawasi. c). Dapat segera dilaporkan adanya berbagai bentuk penyimpangan. d).Bersifat fleksibel ,dinamis,dan ekonomis. e).Dapat mereflesikan pola organisasi e).dapat menjamin diberlakukannya tindakan korektif. E. SYARAT-Syarat dan sifat pengawasan Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni : 1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan. 2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera. 3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan. 4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan. 5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. 7. Pengawasan harus ekonomis. 8. Pengawasan harus mudah dimengerti. 9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi. Agar pengawasan dapat dilaksanakan dengan baik, maka pengawasan harus: Ekonomis Mudah dimengerti Adanya tindakan koreksi Melaporkan penyimpangan yang mungkin terjadi F. METODE-METODE PENGAWASAN Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan nonkuantitatif dan pengawasan kuantitatif a. Pengawasan Non-kuantitatif Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untu k mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering d igunakan adalah: 1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. 2) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic den gan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. 3) Laporan lisan dan tertulis, Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan infor masi yg dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan re latif lebih cepat. 4) Evaluasi pelaksanaan. 5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Car a ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didi agnosis dan dipecahkan bersama. 6) Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegia tan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin b. Pengawasan Kuantitatif Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Bebe rapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah: 1) Anggaran - anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran ka s - anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zerobase budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA ) 2) Audit - Internal Audit Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka. G. FUNGSI DAN PROSEDUR PENGAWASAN Fungsi Pengawasan secara umum: Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semu la. untuk mencegah terjadinya penyimpangan atau kesalahan-kesalahan , memprbaiki adanya berbagai macam penyimpangan atau kesalahan yang terjadi mendinamisir oraganisasi/perusahaan serta segenap kegiatan manajemen lainnya, mempertebal rasa tanggung jawab.

Fungsi secara khusus Eksplanasi, pengawasan menghimpun informasi yang dapat menjelaskan mengapa hasil -hasil kebijakan publik dan program yang dicanangkan berbeda. Akuntansi, pengawasan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk melakukan aku ntansi atas perubahan sosial ekonomi yang terjadi setelah dilaksanakannya sejuml ah kebijakan publik dari waktu ke waktu. Pemeriksaan, pengawasan membantu menentukan apakah sumberdaya dan pelayanan yang dimaksudkan untuk kelompok sasaran maupun konsumen tertentu memang telah sampai kepada mereka. dan Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk menentukan apakah tindakan dari para admi nistrator program, staf dan pelaku lain sesuai dengan standar dan prosedur yang dibuat oleh legislator, instansi pemerintah dan atau lembaga profesional. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memili ki lima tahapan atau prosedur, yaitu : 1. Tahap Penetapan Standar Pelaksanaan Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang d igunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu : a. standar phisik b. standar moneter c. standar waktu 2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat. 3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l laporan, metode, pengujian, dan sampel. 4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer. 5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan. H. BENTUK-BENTUK PENGAWASAN 1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls) Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi di buat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer da pat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terja di atau perkembangan tujuan. 2. Pengawasan Concurrent (concurrent control) Yaitu pengawasan Ya-Tidak, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. 3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls) Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur peny impangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.