PERLENGKAPAN ARSIP

1. FILING CABINET adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

lateral filing cabinet 2. Lemari Arsip

filing cabinet

Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

Gambar Lemari Arsip 3. Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

Gambar Folder

4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.

Gambar Guide Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh beberapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio.

Guide Kecil

Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm. 5. Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof map, snelhechter, hanging map (map gantung).

Brief Ordner

Stopmap/Stofmap

Map Gantung

Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet. 6. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masingmasing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.

Gambar Rak Sortir

7. Kartu Indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

Gambar Kartu Indeks 8. PORTEPEL adalah sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.

Gambar Portepel Ada satu tambahan lagi mengenai peralatan kearsipan, karena ini tak kalah penting. Hubungannya adalah dengan masalah penyusutan arsip. Idealnya setiap kantor mempunyai alat ini untuk menghindari arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi jatuh ke orang yang tak bertanggung jawab dan disalahgunakan. Alat tersebut adalah: 9. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder

paper shredder

usb-paper-shredder

mesin penghancur dokumen

Perlengkapan Penyimpanan Rekod

Rekod adalah semua informasi terekam, tanpa memandang media atau formatnya, yang digunakan dalam menjalankan kegiatan individu atau organisasi yang dapat memberikan bukti dari suatu kegiatan, keputusan, dan kebijakan. Rekod dibagi kedalam 2 bentuk, yaitu format tercetak dan non tercetak. Rekod dalam format tercetak lebih banyak dihasilkan dalam suatu kegiatan, sehingga perlu disimpan dengan baik untuk memudahkan proses temu kembali. Perlengkapan penyimpanan rekod yang paling populer adalah: 1. Vertical Filing Cabinet Satu kabinet biasanya terdiri dari 2 sampai 5 laci. Dokumen disusun dari depan ke belakang. Kabinet jenis ini biasanya tersedia dengan kunci, sehingga keamanan rekod dapat dijamin. Sayangnya, kabinet ini membuthkan ruang lebih luas untuk tempat pengguna berdiri ketika sedang mencari rekod. 2. Lateral Filing Cabinet Lateral Filing Cabinet ini hampir sama dengan vertical filing cabinet, bedanya hanya pda penyusunan dokumennya. Pada kabinet jenis ini, file disusun dari samping ke samping (side to side). Kabinet ini cocok untuk volume rekod yang cukup besar. SISTEM FILING ( PENYIMPANAN ARSIP ) Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system), yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem wilayah (geografis). Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad, pemberian kode arsip disesuaikan dengan urutan abjad. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal surat atau pokok isi surat. Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu pokok masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut kemudian diklasifikasikan menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan sub-sub masalah (sub-sub subject). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu dibuat indeks subjek. Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. Penyimpanan arsip dengan

sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas nomor atau kode yang berupa angkaangka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem terminal digit dan sistem klasifikasi desimal. Adapun sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi, kota, dan sebagainya. Dalam kaitan ini, kriteria sistem kearsipan yang baik menurut Wursanto (1991) di antaranya adalah : (1) mudah dilaksanakan, (2) mudah dimengerti, (3) murah/ekonomis, (4) tidak memakan tempat, (5) mudah dicapai, (6) cocok bagi organisasi atau lembaga, (7) fleksibel atau luwes (sesuai perkembangan), (8) dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, dan (9) mempermudah pengawasan kearsipan.

OTOMASI ARSIP Pengelolaan arsip secara modern atau tata kearsipan otomatis merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi bahwa klasifikasi atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media penyimpanan. Penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan masak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkan kebutuhan akan jenis

informasi tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat diganti dengan sistem otomasi tersebut. Pada sistem kearsipan yang sudah otomasi, semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat dapt ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih. Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip. DOCUMENT IMAGING Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging. Pengertian istilah ini dalam bahasa Inggris adalah sebagai berikut. Document imaging is the process of scanning pages or importing files into a database that will display the scanned page and ASCII text on the sreen for later viewing. Dalam kaitan ini, pengguna database mesti men-scan atau mengimpor file yang nantinya diharapkan dapat ditelusur dan ditemukan kembali dalam database tersebut pada saat diperlukan kemudian. Dengan demikian, hal itu akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan. Program ini memungkinkan pengguna dapat mengindeks, menelusur dan menemukan kembali (retrieval) secara full-text dokumen yang dikelolanya. Contoh merk 8document imaging yang telah beredar di pasaran, antara lain Adaptec, Canon, Fujitsu, JVC, Laserfiche, Liberty, Panasonic, Plextor, Ricoh, Sony, UMAX, Yamaha, dan lain-lain. Berikut ini dikemukakan beberapa alasan, mengapa document imaging perlu dilakukan dalam pengelolaan arsip secara modern. Pada prinsipnya dengan teknik tersebut dapat menghemat anggaran yang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system). Di antara alasannya adalah : 1. Jika diperhitungkan dari segi biaya, maka biaya langsung terbesar yang diperlukan pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya pekerja/petugas arsip yang harus menangani pencarian/penelusuran, pengiriman dan penempatan kembali arsip di tempat penyimpanan semula. Paling tidak kegiatan tersebut juga memerlukan waktu yang tidak sedikit. Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, berarti akan dibutuhkan

waktu lebih banyak lagi untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip berikutnya (mengirimkan, menggandakan, menempatkan kembali, dst). Pendeknya bisa dibayangkan jika seorang petugas arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak maka mereka tentu akan menghabiskan biaya, waktu dan tenaga yang tidak sedikit. 2. Biaya untuk mengindeks dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani sebagai arsip yang akan disimpan masih lebih kecil bila dibanding dengan biaya untuk membayar aktifitas penyimpanan (mem-file) arsip secara fisik pada tempat penyimpanan yang memadai dan mendistribusikannya. 3. Cukup besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam unit kearsipan dapat menempatkan dokumen tanpa bantuan atau dukungan pengetahuan individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan, biasanya seseorang dianggap penting atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan mengetahui segala sesuatu tentang arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja lagi disitu, maka perusahaan akan kerepotan mencari penggantinya atau harus melatih orang baru yang akan menangani arsip tersebut. Terkadang waktu yang diperlukan (sebagai masa transisi) untuk itu tidak sebentar, yakni bisa berbulan-bulan. Dengan sistem document imaging memungkinkan seseorang mampu menangani arsip secara cepat meskipun ia baru mencoba dalam kesempatan yang pertama kalinya. 4. Sistem document imaging memiliki kemampuan pengendalian akses yang lebih aman dibanding dengan menyimpan dokumen pada filling cabinet. data atau tercantum pada direktori yang ada di dalamnya. kembali yang dilakukan oleh user address dan nama tertentu. 5. Dengan sistem document imaging memungkinkan banyak orang mengakses suatu Hal ini dapat untuk Seseorang tidak dapat mengakses suatu dokumen kecuali yang bersangkutan mempunyai hak akses ke pangkalan Sistem penyimpanan dokumen (the repository) dalam program tersebut dapat mengontrol setiap penelusuran dan temu

dokumen yang sama secara cepat dalam waktu yang bersamaan.

mendukung kegiatan konferensi pada suatu ruangan yang sama ataupun dapat digunakan banyak pihak yang sedang berpartisipasi dalam pertemuan tingkat dunia sekaligus. 6. Sistem penyimpanan dokumen memungkinkan lembaga atau perwakilannya melalui orang yang ditunjuk atau yang diberi hak untuk dapat mengakses dokumen/file dari luar kantornya (tempat yang jauh).

7. Perwakilan lembaga atau pemerintah dapat menelusur secara simultan dari berbagai server tempat penyimpan dokumen di setiap lokasi yang dikehendakinya. 8. Banyak keuntungan lain yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem tersebut. Sumber : Muljono, Pudji. MANAJEMEN ARSIP DENGAN SISTEM MODERN. Menurut Amsyah (2001:179) peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat penyimpanan, yaitu: 1. Alat penyimpanan tegak (Vertical File) Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari arsip). Model lain dari jenis ini adalah rak arsip terbuka (open shelf file). 2. Alat penyimpanan menyamping (Lateral File) Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-mapnya menyamping laci. 3. Alat penyimpanan elektrik (Power File) Untuk kelompok arsip yang sering dipergunakan, dapat menggunakan file mobile electric, sedang kelompok-kelompok arsip lainnya cukup menggunakan file yang digerakkan dengan tangan. File mobile dapat menghemat pemakaian ruangan. Mereka terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan kedepan dan kebelakang, sehingga dapat dibuat gang diantara dua rak untuk tempat berdiri petugas yang mencari informasi. Menurut Basuki (2003: 296) fasilitas penyimpanan arsip yang sebaiknya dimiliki oleh sebuah badan korporasi adalah sebagai berikut:

1. Rak dan lemari Tempat penyimpanan arsip yang paling banyak digunakan adalah rak terbuka. Rak ini biasanya terdiri dari dua bagian, saling bertolak belakang untuk memaksimumkan penggunaan rang lantai. Boks dapat ditumpuk sampai tiga tumpuk pada masing-masing rak. Tinggi baku bagi kegiatan penyimpanan kecil hingga menengah adalah 8 boks, artinya satu rak dapat menampung 8 boks atau bila rak terdiri atas dua bagian rak masing-masing bagian menyimpan 4 boks.

2. Mobile Shelvin Mobile Shelving merupakan rak tempat menyimpan arsip dinamis inaktif yang dapat dipindah-pindahkan sehingga disebut Mobile. Rak bergerak ini cocok untuk menyimpan arsip dinamis inaktif dalam jumlah kecil. Seringkali terjadi seorang manager arsip dinamis aktif dalam bentuk rak bergerak menjadi rak penyimpanan yang immobil atau statis. 3. Tangga Tangga harus tersedia, dan dapat dibawa-bawa melalui gang antara rak, serta memiliki tempat berpijak di bagian atas untuk tempat boks dan memilah arsip dinamis. Tangga yang digunakan hendaknya memenuhi standar keselamatan, mudah diangkat-angkat melalui gang. Di bagian atas tangga hendaknya terdapt panggung atau podium kecil tempat meletakkan boks dan memilah arsip dinamis. Pada badan korporasi yang besar mungkin tersedia fork-lift dan hydraulic lift. Bila memang diperlukan, badan korporasi dapat menyewa fork-lift untuk memindahkan boks yang besar pada pallet. 4. Kontainer Boks atau boks karton standar untuk menyimpan arsip dinamis berukuran panjang 400 mm x lebar 320 mm x tinggi 270 mm. Boks harus kuat dan mudah dipasang, pada bagian ujung ada lubang tempat pegangan tangan dan bagian untuk label. Boks harus diuji untuk mengetahui supaya tidak jebol bila sudah diisi penuh.

PENANGANAN ARSIP ELEKTRONIK

A. Sistem Pengarsipan Arsip Elektronik Beberapa vendor menyediakan sistem pengarsipan profesional yang secara fungsional sesuai untuk pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Saat ini terdapat 3 sistem pengarsipan elekronis :

1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (elektronic document management system EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen elektronis melalui komputer masingmasing pegawai, misalnya word processing, spreadsheet, presentasi, proyek dan lainlain. 2. Sistem Pemindaian Elektronik (electronic imaging systemEIS) yang akan mengelola dokumen melalui pemindaian (scan). 3. Software Manajemen Dokumen (record management softwareRMS) yang akan

mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen. B. Proses Pengelolaan Arsip Elektronik : 1. Memindahkan dokumen Berikut ini adalah metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerasasi dokumen : a. Scanning b. Conversion c. Importing Saat ini tersedia lima pilihan utama media penyimpanan : Magnetic media (Hard Drives) Magneto-optical Storage Compact disk DVD WORM

3. Mengindeks dokumen Ada 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronik: a. Index Field b. Full-text indexing c. Folder/file structure

4. Mengontrol akses Sumber: (www.Georgia Archives.org) PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan berdasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bias terdiri dari satu rekod atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh system operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain :
a. Media Magetik ( magnetic media ) b. Disk Magnetik ( magnetic disk ) c. Pita magnetic ( magnetic tape ) d. Kaset ( cassette ) e. Media optic ( optical media )

Media penyimpanan yang berkapasitas yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai macam informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting di dalam penyimpanan arsip elektronik. Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara standar, jelas dan lengkap. Hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk dan sebagainya. Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsiten akan memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan.