KATA PENGANTAR

Puji syukur Kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat, hidayah serta inayah-Nya kepada kami, sehingga kami

dapat menyelesaikan laporan observasi mengenai arsip vital yang berada di kantor Lembaga pemasyarakatan Klaten. Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Program Arsip vital. Dalam penyusunan laporan ini, kami tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, oleh karena itu tidak berlebihan kiranya apabila kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu penyusunan laporan ini. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat kami harapkan dan perlukan demi perbaikan laporan yang telah kami susun. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita pembacanya. Amin

1

DAFTAR ISI 2 .

PR. Seiring dengan perkembangan zaman dan berubahnya sistem kepenjaraan menjadi pemasyarakatan. rukun. sejak itu namanya berubah menjadi Lembaga Pemasyrakatan Klas ll B Klaten.BAB I PENDAHULUAN A.03.05. tepatnya di Jl. 3 . Visi Lapas Klaten yaitu terwujudnya Sistem dan Politik Hukum Nasional yang mantab dalam rangka tegaknya supremasi Hukum dan HAM untuk menunjang tercapainya kehidupan masyarakat yang aman. M.07.03. W9. Lapas Klaten sendiri berlokasi di tengah-tengah kota. Lembaga Pemasyarakatan Klas ll B Klaten Lembaga Pemasyarakatan klas II B Klaten merupakan sebuah instansi pemerintah yang berada dibawah naungan Kantor wilayah Departemen Hukum dan HAM Jawa Tengah.206 Klaten.07. Kemudian berubah nama menjadi Rumah Tahanan Klas ll B Klaten sejak bulan april tahun 1985 sesuai dengan SK Menteri Kehakiman RI No. dan sejahtera di Klaten. Pemuda no. bersatu. Lapas didirikan sekitar tahun 1923 oleh Pemerintah Belanda. Dasar pendirian Lapas Klaten dulunya merupakan penjara yang digunakan untuk penjara bagi pribumi dan lokasinya berada di alun-alun Klaten.0322 dan sejak tanggal 16 april 2003 sesuai dengan Mentri Kehakiman dan HAM RI No. adil.PR. damai.

dan hak kekayaan intelektual  Perlindungan pemajuan. penyuluhan hukum. pemenuhan.Sedangkan misi dari Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klaten sendiri antara lain :  Pengkoordinasian perencanaan pengendalian program dan pengawasan   Pembinaan dibidang hukum dan HAM Penegakan hokum dibidang pemasyarakatan. keimigrasian. dan penghormatan HAM   Pelayanan hukum Pengembangan budaya hokum dan pemberian informasi hukum. Sedangkan tugas dari Kantor Lapas yaitu tempat untuk melaksanakan pembinaan bagi Wargabinaan Pemasyarakatan yaitu Narapidana dan Anak Didik Pemasyarakatan. atministrsi hukum umum. penegakan. 4 . diseminasi HAM  Pelaksanaan kebijakan dan pembinaan teknis dibidang administrasi dilingkungan kantor wilayah Fungsi dari Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Klaten yaitu merupakan unit pelaksana teknis di bawah Direktorat Jendral Pemasyarakatan Departemen Hukum dan HAM.

Struktur organisasi Lapas klas ll B Klaten KALAPAS SUB BAGIAN TATA USAHA KEPALA URUSAN UMUM KEPALA URUSAN KEPEG DAN KEU KA KPLP KASI BIMBINGAN NAPI KASI ADMINISTRASI KASUBSI REGISTRASI KASUBSI KASUB KEAMANAN KASUB PELAPORAN KEGIATAN KASUBSI PERAWATAN 5 .

Kepala urusan umum memiliki staf urusan umum yang terdiri dari 5 anggota. perlengkapan. j. bagian kepala urusan umum menyelenggarakan fungsi : a. Mengatur penggunaan kendaran dinas e. Menyusun laporan berkala urusan umum Menyusun daftar dan laporan inventaris LAPAS penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai 6 . Pelaksanaan Identifikasi Identifikasi arsip dilakukan di sub bagian Ketatausahaan khususnya bagian kepala urusan umum. Pengelolaan usulan daftar sebagai dasar penerbitan DIP h. Kapala urusan umum memiliki tugas yaitu melaksanakan urusan tata persuratan. Kepala urusan umum berada dibawah naungan kepala sub bagian tata usaha. Penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas d. Menyususn rencana kerja urusan umum b. Melakukan bawahan i. Dalam menyelenggarakan tugas.A. Penyusunan Daftar Usulan Proyek g. c. dan kerumahtanggaan Lembaga Pemasyarakatan seuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. Menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas f. Mengkoordinasikan pengetikan surat ± surat keluar di lingkungan umum.

kedua adalah arsip penting. A. kemudian kegiatan. Berikut format analisa fungsi organisasi di Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Klaten : 7 . Analisa fungsi organisasi dapat dilakukan dengan menganalisa tugas dan fungsi instansi. Dalam kegiatan analisis identifikasi harus memahami fungsi organisasi. dan keempat adalah arsip tidak berguna. Rencana program yaitu kegiatan mengidentifikasi arsip vital dengan cara menganalisa arsip dinamis yang tergolong arsip vital. Analisis arsip vital adalah analisa fungsi organisasi dan analisa resiko. proses administrasi dan bukti transaksi. Langkah awal dalam program arsip vital adalah menyusun rencana program.BAB II IDENTIFIKASI ARSIP VITAL Dalam pengelolaan arsip dinamis yang perlu diperhatikan adalah mengklasifikasikan arsip dinamis kedalam 4 (empat kelas) yaitu yang pertama adalah arsip vital. selanjutnya mempelajari proses administrasi dan mempelajari bukti transkip arsip. Analisa Fungsi Organisasi Analisa fungsi organisasi adalah kegiatan menganalisa tugas dan fungsi organisasi terhadap arsip yang dihasilkan atau bukti transakai. ketiga adalah arsip berguna.

Mengkoordinasikan pengetikan surat ± surat keluar di lingkungan umum. Memerintahkan bawahan untuk memeriksa permintaan perbaikan.    Menyusun jurnal perbaikan. Menyusun laporan hasil pekerjaan. Menyususn rencana kerja urusan umum    4 Menghimpun data yang berkenaan dengan tugas umum Menyusun rencana kerja Mengajukan rencana kerja kepada atasan 5 m. n. Membuat konsep dan menyampaikan biaya pemeliharaan kendaraan dinas kepada kepala bagian tata usaha.    Menerima surat yang telah di paraf oleh pimpinan Menugaskan bawahan memberi nomor surat dan mencatat dalam buku agenda.LEMBAGAPElMASYARAKATAN BAGIAN : KEPALA URUSAN UMUM SUB BAGIAN TUGAS FUNGSI KEGIATAN BUKTI JUDUL ARSIP 2 Menyelenggaraka n urusan tata persuratan. Penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas   LHP (laporan hasil pekerjaan)  Menerima permintaan Dokumen . Menugaskan bawahan untuk menyampaikan surat kepada pimpinan untuk di tandatangani. dan kerumahtanggaan Lapas l. Mengatur 8 1 Sub Bagian Tata Usaha ( Urusan Umum ) 3 k. perlengkapan. Menerima dan meneliti permintaan perbaikan.

Menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas  Menerima tugas untuk membuat Dokumen SPPD berdasarkan surat perintah Surat atau disposisi pimpinan Menugaskan bawahan utuk membuat SPPD Menugaskan bawahan untuk mengirim SPPD tersebut kepada atasan guna mendapatkan persetujuan dan tanda tangan   Pengantar Perjalanan Dinas ( SPPD ) p. Penyusunan Daftar Usulan Proyek   Menerima usulan kegitan pembangunan Member pengarahan dalam rangka penyusunan Daftar Usulan Proyek Melaksanakan penyusunan Menyampaikan konsep Daftar usulan Proyek pada atasan. Melakukan 9  Membuat dan memelihara buku Dokumen . r. Pengelolaan usulan daftar sebagai dasar penerbitan DIP    Dokumen Daftar Inventaris Proyek ( DIP ) Menyampaikan usulan DIP kepada atasan Menyampaikan usulan DIP yang sudah ditanda tangani atasan kepada instansi yang berwenang.penggunaan kendaran dinas  pemakaian kendaraan dinas dari unit-unit Menugaskan bawahan untuk menyiapkan kendaraan dins yang diperlukan Pinjam Pakai Kendaraan Dinas o. Meneliti plafon DIP Menugaskan bawahan untuk menyusun usulan DIP sesuai dengan peraturan yang berlaku Dokumen Daftar Usulan Proyek ( DUK )    q.

3 dan menandatangani Menyampaikan DP.3 kepada atasan untuk mendapatkan pengesahan s. LAPTRIN. kepada atasan t. disiplin. DIR  Menyampaikan daftar dan laporan inventaris kepada atasan. Menyusun laporan berkala urusan umum  Menugaskan pegawai bawahan membuat laporan pelaksanaan pekerjaan Laporan bulanan (LAPBUL LAPIRIN   Meneliti laporan yang di ajukan oleh bawahan Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja urusan umum dan bahan LAPBUL. Menyusun daftar dan laporan inventaris LAPAS  Menyuruh bawahan membuat daftar dan Laporan inventaris Dokumen KIB. 10 .3   maupun perbuatan tercela.penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai bawahan  catatan penilaian bawahan Mengisi secara teratur buku catatan mengenai tingkah laku. prestasi yang menonjol DP.DIB. Menuangkan penilaian dalam DP.

Berikut beberapa arsip yang dihasilkan dibagian kepala urusan umum di Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB beserta analisa resiko nya : 1. dengan meminta back up dari para pegaawai. RESIKO KEUANGAN / WAKTU Karena berkaitan dengan pekerjaan yang harus dipertanggung jawabkan maka akan mengakibatkan tambahan waktu untuk membuat kembali laporan tersebut. LHP ( laporan hasil pekerjaan ) RESIKO FUNGSI Hilangnya laporan akan berakibat menghambat pelaksanaan untuk kepegawaian tetapi hanya bersifat sementara. karena ini menyangkut masalah tanggung jawab pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Analisa dilakukan dengan melihat keterkaitan antara bukti transaksi dengan fungsi organisasi serta dampak yang dialami organisasi dikemudian hari.B. 11 . ANALISA RESIKO Analisa resiko adalah kegiatan analisa arsip bukti transaksi terhadap dampak yang dialami instansi apabila arsip tersebut hilang. RESIKO HUKUM Hilangnya laporan bisa di dapat kembali.

2. Dokumen Surat Pengantar Perjalanan Dinas ( SPPD ) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tersebut tidak akan menghambat pelaksanaan kegiatan karena. Dokumen Pinjam Pakai Kendaraan Dinas RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen hanya akan menghambat sementara dinas. RESIKO HUKUM Hilangnya dokumen tersebut dapat digantikan kembali. dengan cara menerbitkan kembali. dengan syarat ada saksi dengan hal terkait. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Hilangnya dokumen akan menambah pekerjaan yang akan menambah waktu pekerjaan. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Tidak memiliki resiko keuangan dan hanya menimbulkan resiko waktu yang tidak berarti. 12 . namun dokumen tersebut merupakan dokumen duplikat. hanya berkaitan dengan surat keterangan pengantar bagi pihak yang bersangkutan. pelaksaana peminjaman kendaraan 3. RESIKO HUKUM Hilangnya dokumen dapat digantikan lagi.

Dokumen Daftar Usulan Proyek (DUP) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tidak akan menghambat pelaksanaan kegiatan. dikarenakan dokumen ini hanya sebatas usulan. RESIKO HUKUM Dokumen tidak dapat digantikan. 5. RESIKO HUKUM Hilangya dokumen dapat digantikan kembali dengan meminta back up dokumen dari bagian urusan umum. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Dari segi resiko waktu akan menghambat pengambilan keputusan mengenai usulan proyek yang di ajukan. Dokumen Daftar Isian Proyek (DIP) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan menghambat dalam pelaksanaan kegiatan. karena dokumen ini merupakan pedoman untuk menentukan anggaran proyek dan acuan dalam pembangunan proyek. hilangnya dokumen sulit didapatkan kembali (dalam bentuk duplikat) RESIKO KEUANGAN/WAKTU Jika hilang harus melalui beberapa tahapan maupun 13 .4.

Laporan bulanan (LAPBUL). hilangnya dokumen tersebut dapat didapatkan dari back up 14 . sehingga menghambat pelaksanaan proyek. hanya menghambat dalam kenaikan pangkat.proses yang panjang dan rumit. hilangnya dokumen didapatkan kembali dengan cara meminta kembali data back up tersebut kepada pegawai yang bersangkutan. 7. Dokumen DP. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Tidak begitu berpengaruh terhadap kegiatan operasional Lapas. 6. RESIKO HUKUM Arsip ini dapat digantikan kembali. dan LAPIRIN RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan menghambat kinerja oprasional kerja karena laporan tersebut merupakan bukti pertanggungjawaban pegawai.3 (daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tersebut hanya akan sedikit menimbulkan kekacauan yang tidak begitu berarti. dokumen tersebut hanya berkaitan dengan tingkat mutu pekerjaan pegawai RESIKO HUKUM Dokumen tersebut dapat digantikan.

Dokumen KIB.masing pegawai RESIKO KEUANGAN/WAKTU Resiko keuangan berarti. karena tanpa adanya daftar inventaris barang tersebut tidak dapat digunakan. hilangnya dokumen dapat digantikan dengan mengajukan pembuatan kartu yang baru melalui prosedur yang panjang. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Dalam segi waktu membutuhkan waktu yang lama untuk membuat kartu yang baru (dalam bentuk duplikat) 15 .masing. karena berkaitan dengan pertanggung jawaban operasional organisasi. DIB. 8. DIR RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan memberhentikan penggunaan barang inventaris. akan membutuhkan waktu yang lama lagi untuk membuat laporan tersebut. RESIKO HUKUM Dapat digantikan. Jika terjadi kehilangan.

Analisa identifikasi arsip vital adalah analisa fungsi organisasi dan analisa resiko. proses administrasi dan bukti transaksi. Selanjutnya juga terdapat arsip kelas tiga atau arsip berguna yaitu Dokumen SPPD dan Dokumen DUP. Dokumen Pinjam Pakai Kendaraan. SARAN  Sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran pengolahan dan pemeliharaan arsip di Kantor LAPAS kurang memadai perlu ditingkatkan dan diperbaiki.  Penyimpanan Arsip Kantor LAPAS masih belum sesuai dengan ilmu kerasipan yang benar.3. DIP. 16 . Setelah dilakukan analisa fungsi organisasi dan analisa resiko terhadap arsip yang dihasilkan atau bukti transaksi dalam operasional Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klass IIB Klaten terdapat salah satu arsip yang diklasifikasikan kedalam arsip kelas satu atau arsip vital yaitu Dokumen DIP (Daftar Isian Proyek) dan terdapat arsip kelas dua atau arsip penting yaitu Dokumen LHP. KESIMPULAN Dalam kegiatan analisis identifikasi harus memahami fungsi organisasi.BAB III PENUTUP A. Untuk menentukan jenis arsip vital dapat dilakukan dengan analisa tersebut.  Perlu adanya tenaga profesional arsip. sehingga dalam pelaksanaan pengolahan arsip dapat berjalan dengan semestinya. Dokumen LABUL ± LAPIRIN. jadi perlu adanya sosialiasi tentang kearsipan. Dokumen DP. B. dan Dokumen KIB.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful