KATA PENGANTAR

Puji syukur Kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat, hidayah serta inayah-Nya kepada kami, sehingga kami

dapat menyelesaikan laporan observasi mengenai arsip vital yang berada di kantor Lembaga pemasyarakatan Klaten. Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Program Arsip vital. Dalam penyusunan laporan ini, kami tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, oleh karena itu tidak berlebihan kiranya apabila kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu penyusunan laporan ini. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat kami harapkan dan perlukan demi perbaikan laporan yang telah kami susun. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita pembacanya. Amin

1

DAFTAR ISI 2 .

M. Pemuda no. Lapas didirikan sekitar tahun 1923 oleh Pemerintah Belanda. sejak itu namanya berubah menjadi Lembaga Pemasyrakatan Klas ll B Klaten. Lembaga Pemasyarakatan Klas ll B Klaten Lembaga Pemasyarakatan klas II B Klaten merupakan sebuah instansi pemerintah yang berada dibawah naungan Kantor wilayah Departemen Hukum dan HAM Jawa Tengah. adil. Seiring dengan perkembangan zaman dan berubahnya sistem kepenjaraan menjadi pemasyarakatan. Visi Lapas Klaten yaitu terwujudnya Sistem dan Politik Hukum Nasional yang mantab dalam rangka tegaknya supremasi Hukum dan HAM untuk menunjang tercapainya kehidupan masyarakat yang aman. Lapas Klaten sendiri berlokasi di tengah-tengah kota. Dasar pendirian Lapas Klaten dulunya merupakan penjara yang digunakan untuk penjara bagi pribumi dan lokasinya berada di alun-alun Klaten. rukun.206 Klaten. W9.0322 dan sejak tanggal 16 april 2003 sesuai dengan Mentri Kehakiman dan HAM RI No.05. 3 .PR. damai.03.PR.03.07. Kemudian berubah nama menjadi Rumah Tahanan Klas ll B Klaten sejak bulan april tahun 1985 sesuai dengan SK Menteri Kehakiman RI No.BAB I PENDAHULUAN A.07. tepatnya di Jl. dan sejahtera di Klaten. bersatu.

penyuluhan hukum. penegakan. atministrsi hukum umum. 4 . Sedangkan tugas dari Kantor Lapas yaitu tempat untuk melaksanakan pembinaan bagi Wargabinaan Pemasyarakatan yaitu Narapidana dan Anak Didik Pemasyarakatan. dan penghormatan HAM   Pelayanan hukum Pengembangan budaya hokum dan pemberian informasi hukum. diseminasi HAM  Pelaksanaan kebijakan dan pembinaan teknis dibidang administrasi dilingkungan kantor wilayah Fungsi dari Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Klaten yaitu merupakan unit pelaksana teknis di bawah Direktorat Jendral Pemasyarakatan Departemen Hukum dan HAM.dan hak kekayaan intelektual  Perlindungan pemajuan.Sedangkan misi dari Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klaten sendiri antara lain :  Pengkoordinasian perencanaan pengendalian program dan pengawasan   Pembinaan dibidang hukum dan HAM Penegakan hokum dibidang pemasyarakatan. pemenuhan. keimigrasian.

Struktur organisasi Lapas klas ll B Klaten KALAPAS SUB BAGIAN TATA USAHA KEPALA URUSAN UMUM KEPALA URUSAN KEPEG DAN KEU KA KPLP KASI BIMBINGAN NAPI KASI ADMINISTRASI KASUBSI REGISTRASI KASUBSI KASUB KEAMANAN KASUB PELAPORAN KEGIATAN KASUBSI PERAWATAN 5 .

A. dan kerumahtanggaan Lembaga Pemasyarakatan seuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. Kepala urusan umum memiliki staf urusan umum yang terdiri dari 5 anggota. Kepala urusan umum berada dibawah naungan kepala sub bagian tata usaha. Melakukan bawahan i. Mengkoordinasikan pengetikan surat ± surat keluar di lingkungan umum. Menyusun laporan berkala urusan umum Menyusun daftar dan laporan inventaris LAPAS penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai 6 . Penyusunan Daftar Usulan Proyek g. bagian kepala urusan umum menyelenggarakan fungsi : a. j. Pelaksanaan Identifikasi Identifikasi arsip dilakukan di sub bagian Ketatausahaan khususnya bagian kepala urusan umum. c. Mengatur penggunaan kendaran dinas e. Pengelolaan usulan daftar sebagai dasar penerbitan DIP h. Menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas f. Dalam menyelenggarakan tugas. Menyususn rencana kerja urusan umum b. Penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas d. perlengkapan. Kapala urusan umum memiliki tugas yaitu melaksanakan urusan tata persuratan.

selanjutnya mempelajari proses administrasi dan mempelajari bukti transkip arsip. ketiga adalah arsip berguna. Analisis arsip vital adalah analisa fungsi organisasi dan analisa resiko. Rencana program yaitu kegiatan mengidentifikasi arsip vital dengan cara menganalisa arsip dinamis yang tergolong arsip vital. kedua adalah arsip penting. Langkah awal dalam program arsip vital adalah menyusun rencana program. A. kemudian kegiatan. Berikut format analisa fungsi organisasi di Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Klaten : 7 . proses administrasi dan bukti transaksi. Analisa fungsi organisasi dapat dilakukan dengan menganalisa tugas dan fungsi instansi. Analisa Fungsi Organisasi Analisa fungsi organisasi adalah kegiatan menganalisa tugas dan fungsi organisasi terhadap arsip yang dihasilkan atau bukti transakai.BAB II IDENTIFIKASI ARSIP VITAL Dalam pengelolaan arsip dinamis yang perlu diperhatikan adalah mengklasifikasikan arsip dinamis kedalam 4 (empat kelas) yaitu yang pertama adalah arsip vital. dan keempat adalah arsip tidak berguna. Dalam kegiatan analisis identifikasi harus memahami fungsi organisasi.

LEMBAGAPElMASYARAKATAN BAGIAN : KEPALA URUSAN UMUM SUB BAGIAN TUGAS FUNGSI KEGIATAN BUKTI JUDUL ARSIP 2 Menyelenggaraka n urusan tata persuratan. Mengkoordinasikan pengetikan surat ± surat keluar di lingkungan umum. Menerima dan meneliti permintaan perbaikan.    Menerima surat yang telah di paraf oleh pimpinan Menugaskan bawahan memberi nomor surat dan mencatat dalam buku agenda. n. Penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas   LHP (laporan hasil pekerjaan)  Menerima permintaan Dokumen . Mengatur 8 1 Sub Bagian Tata Usaha ( Urusan Umum ) 3 k. Membuat konsep dan menyampaikan biaya pemeliharaan kendaraan dinas kepada kepala bagian tata usaha. Menyusun laporan hasil pekerjaan. dan kerumahtanggaan Lapas l. Menugaskan bawahan untuk menyampaikan surat kepada pimpinan untuk di tandatangani. Memerintahkan bawahan untuk memeriksa permintaan perbaikan. perlengkapan. Menyususn rencana kerja urusan umum    4 Menghimpun data yang berkenaan dengan tugas umum Menyusun rencana kerja Mengajukan rencana kerja kepada atasan 5 m.    Menyusun jurnal perbaikan.

Penyusunan Daftar Usulan Proyek   Menerima usulan kegitan pembangunan Member pengarahan dalam rangka penyusunan Daftar Usulan Proyek Melaksanakan penyusunan Menyampaikan konsep Daftar usulan Proyek pada atasan. r. Pengelolaan usulan daftar sebagai dasar penerbitan DIP    Dokumen Daftar Inventaris Proyek ( DIP ) Menyampaikan usulan DIP kepada atasan Menyampaikan usulan DIP yang sudah ditanda tangani atasan kepada instansi yang berwenang. Melakukan 9  Membuat dan memelihara buku Dokumen . Meneliti plafon DIP Menugaskan bawahan untuk menyusun usulan DIP sesuai dengan peraturan yang berlaku Dokumen Daftar Usulan Proyek ( DUK )    q.penggunaan kendaran dinas  pemakaian kendaraan dinas dari unit-unit Menugaskan bawahan untuk menyiapkan kendaraan dins yang diperlukan Pinjam Pakai Kendaraan Dinas o. Menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas  Menerima tugas untuk membuat Dokumen SPPD berdasarkan surat perintah Surat atau disposisi pimpinan Menugaskan bawahan utuk membuat SPPD Menugaskan bawahan untuk mengirim SPPD tersebut kepada atasan guna mendapatkan persetujuan dan tanda tangan   Pengantar Perjalanan Dinas ( SPPD ) p.

LAPTRIN.DIB. disiplin. Menyusun laporan berkala urusan umum  Menugaskan pegawai bawahan membuat laporan pelaksanaan pekerjaan Laporan bulanan (LAPBUL LAPIRIN   Meneliti laporan yang di ajukan oleh bawahan Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja urusan umum dan bahan LAPBUL. Menuangkan penilaian dalam DP.penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai bawahan  catatan penilaian bawahan Mengisi secara teratur buku catatan mengenai tingkah laku. 10 . Menyusun daftar dan laporan inventaris LAPAS  Menyuruh bawahan membuat daftar dan Laporan inventaris Dokumen KIB. prestasi yang menonjol DP.3 kepada atasan untuk mendapatkan pengesahan s. kepada atasan t.3   maupun perbuatan tercela. DIR  Menyampaikan daftar dan laporan inventaris kepada atasan. 3 dan menandatangani Menyampaikan DP.

RESIKO KEUANGAN / WAKTU Karena berkaitan dengan pekerjaan yang harus dipertanggung jawabkan maka akan mengakibatkan tambahan waktu untuk membuat kembali laporan tersebut. dengan meminta back up dari para pegaawai. RESIKO HUKUM Hilangnya laporan bisa di dapat kembali. karena ini menyangkut masalah tanggung jawab pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. 11 . ANALISA RESIKO Analisa resiko adalah kegiatan analisa arsip bukti transaksi terhadap dampak yang dialami instansi apabila arsip tersebut hilang. LHP ( laporan hasil pekerjaan ) RESIKO FUNGSI Hilangnya laporan akan berakibat menghambat pelaksanaan untuk kepegawaian tetapi hanya bersifat sementara. Berikut beberapa arsip yang dihasilkan dibagian kepala urusan umum di Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB beserta analisa resiko nya : 1.B. Analisa dilakukan dengan melihat keterkaitan antara bukti transaksi dengan fungsi organisasi serta dampak yang dialami organisasi dikemudian hari.

dengan syarat ada saksi dengan hal terkait. RESIKO HUKUM Hilangnya dokumen tersebut dapat digantikan kembali. Dokumen Surat Pengantar Perjalanan Dinas ( SPPD ) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tersebut tidak akan menghambat pelaksanaan kegiatan karena. pelaksaana peminjaman kendaraan 3. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Tidak memiliki resiko keuangan dan hanya menimbulkan resiko waktu yang tidak berarti. RESIKO HUKUM Hilangnya dokumen dapat digantikan lagi. namun dokumen tersebut merupakan dokumen duplikat. 12 . hanya berkaitan dengan surat keterangan pengantar bagi pihak yang bersangkutan. dengan cara menerbitkan kembali. Dokumen Pinjam Pakai Kendaraan Dinas RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen hanya akan menghambat sementara dinas. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Hilangnya dokumen akan menambah pekerjaan yang akan menambah waktu pekerjaan.2.

4. Dokumen Daftar Isian Proyek (DIP) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan menghambat dalam pelaksanaan kegiatan. karena dokumen ini merupakan pedoman untuk menentukan anggaran proyek dan acuan dalam pembangunan proyek. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Dari segi resiko waktu akan menghambat pengambilan keputusan mengenai usulan proyek yang di ajukan. RESIKO HUKUM Dokumen tidak dapat digantikan. hilangnya dokumen sulit didapatkan kembali (dalam bentuk duplikat) RESIKO KEUANGAN/WAKTU Jika hilang harus melalui beberapa tahapan maupun 13 . dikarenakan dokumen ini hanya sebatas usulan. Dokumen Daftar Usulan Proyek (DUP) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tidak akan menghambat pelaksanaan kegiatan. 5. RESIKO HUKUM Hilangya dokumen dapat digantikan kembali dengan meminta back up dokumen dari bagian urusan umum.

7.3 (daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tersebut hanya akan sedikit menimbulkan kekacauan yang tidak begitu berarti. sehingga menghambat pelaksanaan proyek. 6. hilangnya dokumen tersebut dapat didapatkan dari back up 14 . RESIKO HUKUM Arsip ini dapat digantikan kembali. Dokumen DP. hilangnya dokumen didapatkan kembali dengan cara meminta kembali data back up tersebut kepada pegawai yang bersangkutan. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Tidak begitu berpengaruh terhadap kegiatan operasional Lapas. dan LAPIRIN RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan menghambat kinerja oprasional kerja karena laporan tersebut merupakan bukti pertanggungjawaban pegawai.proses yang panjang dan rumit. hanya menghambat dalam kenaikan pangkat. dokumen tersebut hanya berkaitan dengan tingkat mutu pekerjaan pegawai RESIKO HUKUM Dokumen tersebut dapat digantikan. Laporan bulanan (LAPBUL).

hilangnya dokumen dapat digantikan dengan mengajukan pembuatan kartu yang baru melalui prosedur yang panjang. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Dalam segi waktu membutuhkan waktu yang lama untuk membuat kartu yang baru (dalam bentuk duplikat) 15 . karena tanpa adanya daftar inventaris barang tersebut tidak dapat digunakan. Dokumen KIB. RESIKO HUKUM Dapat digantikan. akan membutuhkan waktu yang lama lagi untuk membuat laporan tersebut. Jika terjadi kehilangan.masing. 8. karena berkaitan dengan pertanggung jawaban operasional organisasi.masing pegawai RESIKO KEUANGAN/WAKTU Resiko keuangan berarti. DIR RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan memberhentikan penggunaan barang inventaris. DIB.

B. Dokumen Pinjam Pakai Kendaraan. Dokumen DP. 16 . Selanjutnya juga terdapat arsip kelas tiga atau arsip berguna yaitu Dokumen SPPD dan Dokumen DUP. dan Dokumen KIB. Setelah dilakukan analisa fungsi organisasi dan analisa resiko terhadap arsip yang dihasilkan atau bukti transaksi dalam operasional Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klass IIB Klaten terdapat salah satu arsip yang diklasifikasikan kedalam arsip kelas satu atau arsip vital yaitu Dokumen DIP (Daftar Isian Proyek) dan terdapat arsip kelas dua atau arsip penting yaitu Dokumen LHP. Analisa identifikasi arsip vital adalah analisa fungsi organisasi dan analisa resiko. DIP. KESIMPULAN Dalam kegiatan analisis identifikasi harus memahami fungsi organisasi.3. proses administrasi dan bukti transaksi.  Perlu adanya tenaga profesional arsip.BAB III PENUTUP A. jadi perlu adanya sosialiasi tentang kearsipan. Untuk menentukan jenis arsip vital dapat dilakukan dengan analisa tersebut. Dokumen LABUL ± LAPIRIN. SARAN  Sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran pengolahan dan pemeliharaan arsip di Kantor LAPAS kurang memadai perlu ditingkatkan dan diperbaiki.  Penyimpanan Arsip Kantor LAPAS masih belum sesuai dengan ilmu kerasipan yang benar. sehingga dalam pelaksanaan pengolahan arsip dapat berjalan dengan semestinya.