KATA PENGANTAR

Puji syukur Kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat, hidayah serta inayah-Nya kepada kami, sehingga kami

dapat menyelesaikan laporan observasi mengenai arsip vital yang berada di kantor Lembaga pemasyarakatan Klaten. Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Program Arsip vital. Dalam penyusunan laporan ini, kami tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, oleh karena itu tidak berlebihan kiranya apabila kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung telah membantu penyusunan laporan ini. Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat kami harapkan dan perlukan demi perbaikan laporan yang telah kami susun. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita pembacanya. Amin

1

DAFTAR ISI 2 .

Lapas Klaten sendiri berlokasi di tengah-tengah kota.07.206 Klaten. 3 . Pemuda no. M.0322 dan sejak tanggal 16 april 2003 sesuai dengan Mentri Kehakiman dan HAM RI No. dan sejahtera di Klaten.07. Kemudian berubah nama menjadi Rumah Tahanan Klas ll B Klaten sejak bulan april tahun 1985 sesuai dengan SK Menteri Kehakiman RI No. adil. Lapas didirikan sekitar tahun 1923 oleh Pemerintah Belanda.BAB I PENDAHULUAN A. W9. sejak itu namanya berubah menjadi Lembaga Pemasyrakatan Klas ll B Klaten.PR.03.PR. rukun. Lembaga Pemasyarakatan Klas ll B Klaten Lembaga Pemasyarakatan klas II B Klaten merupakan sebuah instansi pemerintah yang berada dibawah naungan Kantor wilayah Departemen Hukum dan HAM Jawa Tengah. Visi Lapas Klaten yaitu terwujudnya Sistem dan Politik Hukum Nasional yang mantab dalam rangka tegaknya supremasi Hukum dan HAM untuk menunjang tercapainya kehidupan masyarakat yang aman. Seiring dengan perkembangan zaman dan berubahnya sistem kepenjaraan menjadi pemasyarakatan. Dasar pendirian Lapas Klaten dulunya merupakan penjara yang digunakan untuk penjara bagi pribumi dan lokasinya berada di alun-alun Klaten.03. damai. tepatnya di Jl.05. bersatu.

diseminasi HAM  Pelaksanaan kebijakan dan pembinaan teknis dibidang administrasi dilingkungan kantor wilayah Fungsi dari Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Klaten yaitu merupakan unit pelaksana teknis di bawah Direktorat Jendral Pemasyarakatan Departemen Hukum dan HAM. dan penghormatan HAM   Pelayanan hukum Pengembangan budaya hokum dan pemberian informasi hukum.Sedangkan misi dari Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klaten sendiri antara lain :  Pengkoordinasian perencanaan pengendalian program dan pengawasan   Pembinaan dibidang hukum dan HAM Penegakan hokum dibidang pemasyarakatan.dan hak kekayaan intelektual  Perlindungan pemajuan. atministrsi hukum umum. pemenuhan. Sedangkan tugas dari Kantor Lapas yaitu tempat untuk melaksanakan pembinaan bagi Wargabinaan Pemasyarakatan yaitu Narapidana dan Anak Didik Pemasyarakatan. penegakan. keimigrasian. 4 . penyuluhan hukum.

Struktur organisasi Lapas klas ll B Klaten KALAPAS SUB BAGIAN TATA USAHA KEPALA URUSAN UMUM KEPALA URUSAN KEPEG DAN KEU KA KPLP KASI BIMBINGAN NAPI KASI ADMINISTRASI KASUBSI REGISTRASI KASUBSI KASUB KEAMANAN KASUB PELAPORAN KEGIATAN KASUBSI PERAWATAN 5 .

Kepala urusan umum berada dibawah naungan kepala sub bagian tata usaha. j.A. Pengelolaan usulan daftar sebagai dasar penerbitan DIP h. Mengatur penggunaan kendaran dinas e. Pelaksanaan Identifikasi Identifikasi arsip dilakukan di sub bagian Ketatausahaan khususnya bagian kepala urusan umum. Kapala urusan umum memiliki tugas yaitu melaksanakan urusan tata persuratan. perlengkapan. Penyusunan Daftar Usulan Proyek g. Mengkoordinasikan pengetikan surat ± surat keluar di lingkungan umum. Penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas d. Kepala urusan umum memiliki staf urusan umum yang terdiri dari 5 anggota. Menyususn rencana kerja urusan umum b. c. Menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas f. dan kerumahtanggaan Lembaga Pemasyarakatan seuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas. bagian kepala urusan umum menyelenggarakan fungsi : a. Menyusun laporan berkala urusan umum Menyusun daftar dan laporan inventaris LAPAS penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai 6 . Dalam menyelenggarakan tugas. Melakukan bawahan i.

selanjutnya mempelajari proses administrasi dan mempelajari bukti transkip arsip. proses administrasi dan bukti transaksi. kedua adalah arsip penting. Analisa Fungsi Organisasi Analisa fungsi organisasi adalah kegiatan menganalisa tugas dan fungsi organisasi terhadap arsip yang dihasilkan atau bukti transakai. Analisa fungsi organisasi dapat dilakukan dengan menganalisa tugas dan fungsi instansi. Dalam kegiatan analisis identifikasi harus memahami fungsi organisasi. dan keempat adalah arsip tidak berguna. kemudian kegiatan. Analisis arsip vital adalah analisa fungsi organisasi dan analisa resiko. Berikut format analisa fungsi organisasi di Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB Klaten : 7 .BAB II IDENTIFIKASI ARSIP VITAL Dalam pengelolaan arsip dinamis yang perlu diperhatikan adalah mengklasifikasikan arsip dinamis kedalam 4 (empat kelas) yaitu yang pertama adalah arsip vital. A. Rencana program yaitu kegiatan mengidentifikasi arsip vital dengan cara menganalisa arsip dinamis yang tergolong arsip vital. Langkah awal dalam program arsip vital adalah menyusun rencana program. ketiga adalah arsip berguna.

Memerintahkan bawahan untuk memeriksa permintaan perbaikan.    Menyusun jurnal perbaikan. dan kerumahtanggaan Lapas l. Penyelenggaraan pemeliharaan kendaraan dinas   LHP (laporan hasil pekerjaan)  Menerima permintaan Dokumen .LEMBAGAPElMASYARAKATAN BAGIAN : KEPALA URUSAN UMUM SUB BAGIAN TUGAS FUNGSI KEGIATAN BUKTI JUDUL ARSIP 2 Menyelenggaraka n urusan tata persuratan. Mengatur 8 1 Sub Bagian Tata Usaha ( Urusan Umum ) 3 k. Membuat konsep dan menyampaikan biaya pemeliharaan kendaraan dinas kepada kepala bagian tata usaha. Menyusun laporan hasil pekerjaan.    Menerima surat yang telah di paraf oleh pimpinan Menugaskan bawahan memberi nomor surat dan mencatat dalam buku agenda. Menerima dan meneliti permintaan perbaikan. n. Menugaskan bawahan untuk menyampaikan surat kepada pimpinan untuk di tandatangani. Menyususn rencana kerja urusan umum    4 Menghimpun data yang berkenaan dengan tugas umum Menyusun rencana kerja Mengajukan rencana kerja kepada atasan 5 m. Mengkoordinasikan pengetikan surat ± surat keluar di lingkungan umum. perlengkapan.

r. Pengelolaan usulan daftar sebagai dasar penerbitan DIP    Dokumen Daftar Inventaris Proyek ( DIP ) Menyampaikan usulan DIP kepada atasan Menyampaikan usulan DIP yang sudah ditanda tangani atasan kepada instansi yang berwenang. Meneliti plafon DIP Menugaskan bawahan untuk menyusun usulan DIP sesuai dengan peraturan yang berlaku Dokumen Daftar Usulan Proyek ( DUK )    q. Menyelenggarakan pengurusan perjalanan dinas  Menerima tugas untuk membuat Dokumen SPPD berdasarkan surat perintah Surat atau disposisi pimpinan Menugaskan bawahan utuk membuat SPPD Menugaskan bawahan untuk mengirim SPPD tersebut kepada atasan guna mendapatkan persetujuan dan tanda tangan   Pengantar Perjalanan Dinas ( SPPD ) p. Penyusunan Daftar Usulan Proyek   Menerima usulan kegitan pembangunan Member pengarahan dalam rangka penyusunan Daftar Usulan Proyek Melaksanakan penyusunan Menyampaikan konsep Daftar usulan Proyek pada atasan.penggunaan kendaran dinas  pemakaian kendaraan dinas dari unit-unit Menugaskan bawahan untuk menyiapkan kendaraan dins yang diperlukan Pinjam Pakai Kendaraan Dinas o. Melakukan 9  Membuat dan memelihara buku Dokumen .

LAPTRIN.penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai bawahan  catatan penilaian bawahan Mengisi secara teratur buku catatan mengenai tingkah laku. prestasi yang menonjol DP.DIB. 10 . Menyusun laporan berkala urusan umum  Menugaskan pegawai bawahan membuat laporan pelaksanaan pekerjaan Laporan bulanan (LAPBUL LAPIRIN   Meneliti laporan yang di ajukan oleh bawahan Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja urusan umum dan bahan LAPBUL.3   maupun perbuatan tercela. Menuangkan penilaian dalam DP. 3 dan menandatangani Menyampaikan DP. Menyusun daftar dan laporan inventaris LAPAS  Menyuruh bawahan membuat daftar dan Laporan inventaris Dokumen KIB. kepada atasan t.3 kepada atasan untuk mendapatkan pengesahan s. disiplin. DIR  Menyampaikan daftar dan laporan inventaris kepada atasan.

ANALISA RESIKO Analisa resiko adalah kegiatan analisa arsip bukti transaksi terhadap dampak yang dialami instansi apabila arsip tersebut hilang. Berikut beberapa arsip yang dihasilkan dibagian kepala urusan umum di Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klas IIB beserta analisa resiko nya : 1. Analisa dilakukan dengan melihat keterkaitan antara bukti transaksi dengan fungsi organisasi serta dampak yang dialami organisasi dikemudian hari. karena ini menyangkut masalah tanggung jawab pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. 11 . LHP ( laporan hasil pekerjaan ) RESIKO FUNGSI Hilangnya laporan akan berakibat menghambat pelaksanaan untuk kepegawaian tetapi hanya bersifat sementara. RESIKO HUKUM Hilangnya laporan bisa di dapat kembali.B. dengan meminta back up dari para pegaawai. RESIKO KEUANGAN / WAKTU Karena berkaitan dengan pekerjaan yang harus dipertanggung jawabkan maka akan mengakibatkan tambahan waktu untuk membuat kembali laporan tersebut.

dengan cara menerbitkan kembali. pelaksaana peminjaman kendaraan 3. RESIKO HUKUM Hilangnya dokumen dapat digantikan lagi. Dokumen Pinjam Pakai Kendaraan Dinas RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen hanya akan menghambat sementara dinas. 12 .2. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Tidak memiliki resiko keuangan dan hanya menimbulkan resiko waktu yang tidak berarti. Dokumen Surat Pengantar Perjalanan Dinas ( SPPD ) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tersebut tidak akan menghambat pelaksanaan kegiatan karena. dengan syarat ada saksi dengan hal terkait. namun dokumen tersebut merupakan dokumen duplikat. hanya berkaitan dengan surat keterangan pengantar bagi pihak yang bersangkutan. RESIKO HUKUM Hilangnya dokumen tersebut dapat digantikan kembali. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Hilangnya dokumen akan menambah pekerjaan yang akan menambah waktu pekerjaan.

RESIKO HUKUM Hilangya dokumen dapat digantikan kembali dengan meminta back up dokumen dari bagian urusan umum. Dokumen Daftar Isian Proyek (DIP) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan menghambat dalam pelaksanaan kegiatan. hilangnya dokumen sulit didapatkan kembali (dalam bentuk duplikat) RESIKO KEUANGAN/WAKTU Jika hilang harus melalui beberapa tahapan maupun 13 .4. karena dokumen ini merupakan pedoman untuk menentukan anggaran proyek dan acuan dalam pembangunan proyek. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Dari segi resiko waktu akan menghambat pengambilan keputusan mengenai usulan proyek yang di ajukan. 5. dikarenakan dokumen ini hanya sebatas usulan. Dokumen Daftar Usulan Proyek (DUP) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tidak akan menghambat pelaksanaan kegiatan. RESIKO HUKUM Dokumen tidak dapat digantikan.

Laporan bulanan (LAPBUL). Dokumen DP. hilangnya dokumen tersebut dapat didapatkan dari back up 14 . 7. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Tidak begitu berpengaruh terhadap kegiatan operasional Lapas.proses yang panjang dan rumit. 6. hilangnya dokumen didapatkan kembali dengan cara meminta kembali data back up tersebut kepada pegawai yang bersangkutan. hanya menghambat dalam kenaikan pangkat. RESIKO HUKUM Arsip ini dapat digantikan kembali. dokumen tersebut hanya berkaitan dengan tingkat mutu pekerjaan pegawai RESIKO HUKUM Dokumen tersebut dapat digantikan. dan LAPIRIN RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan menghambat kinerja oprasional kerja karena laporan tersebut merupakan bukti pertanggungjawaban pegawai.3 (daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan) RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen tersebut hanya akan sedikit menimbulkan kekacauan yang tidak begitu berarti. sehingga menghambat pelaksanaan proyek.

hilangnya dokumen dapat digantikan dengan mengajukan pembuatan kartu yang baru melalui prosedur yang panjang. Jika terjadi kehilangan. RESIKO KEUANGAN/WAKTU Dalam segi waktu membutuhkan waktu yang lama untuk membuat kartu yang baru (dalam bentuk duplikat) 15 . Dokumen KIB. akan membutuhkan waktu yang lama lagi untuk membuat laporan tersebut.masing pegawai RESIKO KEUANGAN/WAKTU Resiko keuangan berarti. karena berkaitan dengan pertanggung jawaban operasional organisasi.masing. DIR RESIKO FUNGSI Hilangnya dokumen akan memberhentikan penggunaan barang inventaris. karena tanpa adanya daftar inventaris barang tersebut tidak dapat digunakan. DIB. 8. RESIKO HUKUM Dapat digantikan.

Setelah dilakukan analisa fungsi organisasi dan analisa resiko terhadap arsip yang dihasilkan atau bukti transaksi dalam operasional Kantor Lembaga Pemasyarakatan Klass IIB Klaten terdapat salah satu arsip yang diklasifikasikan kedalam arsip kelas satu atau arsip vital yaitu Dokumen DIP (Daftar Isian Proyek) dan terdapat arsip kelas dua atau arsip penting yaitu Dokumen LHP. Dokumen Pinjam Pakai Kendaraan. DIP. 16 .  Perlu adanya tenaga profesional arsip. proses administrasi dan bukti transaksi.BAB III PENUTUP A. dan Dokumen KIB. Dokumen DP.  Penyimpanan Arsip Kantor LAPAS masih belum sesuai dengan ilmu kerasipan yang benar. Untuk menentukan jenis arsip vital dapat dilakukan dengan analisa tersebut. sehingga dalam pelaksanaan pengolahan arsip dapat berjalan dengan semestinya. SARAN  Sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran pengolahan dan pemeliharaan arsip di Kantor LAPAS kurang memadai perlu ditingkatkan dan diperbaiki. KESIMPULAN Dalam kegiatan analisis identifikasi harus memahami fungsi organisasi. Analisa identifikasi arsip vital adalah analisa fungsi organisasi dan analisa resiko. B.3. Selanjutnya juga terdapat arsip kelas tiga atau arsip berguna yaitu Dokumen SPPD dan Dokumen DUP. Dokumen LABUL ± LAPIRIN. jadi perlu adanya sosialiasi tentang kearsipan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful