KOORDINASI

PENGERTIAN KOORDINASI Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Di dalam suatu organisasi kegiatan-kegiatan di bagi-bagi dan di departementasikan, namun manajer perlu mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif. Kemampuan manajer untuk mengkoordinasikan secara efektif sebagian besar tergantung dari bawahan/anggota organisasi untuk menyadari dan mewujudkan komitmennya terhadap organisasi. Menurut WESTRA: koordinasi dalam bahasa inggris ³coordination´, berasal dari bahasa latin yaitu: ³CUM´ dan ordinare yang berarti ³penyusunan atau penempatan sesuatu dalam keharusannya´. Koordinasi adalah proses pengintergrasian tujuan-tujuan dan kegiatan dari satuan yang terpisah (unit-unit) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Sementara para ahli berkesimpulan bahwa sebenarnya ´ coordinating´ itu sinonim dengan ³managing´ dengan demikian maka seorang manajer juga disebut dengan seorang koordinator Koordinasi adalah usaha mengharmoniskan atau menserasikan seluruh kegiatan sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan Jadi pengkoordinasian merupakan upaya untuk menserasikan kesatuan-kesatuan , pekerjaanpekerjaan dan orang-orang agar dapat berkerja secara tertib dan seirama menuju kearah tercapainya tujuan tanpa terjadinya kekacauan (chaos) penyimpangan , percekcokkan dan kekosongan kerja (Uaccum) , jadi koordinasi dapat dimaknai sebagai proses penyatu paduan sasaran dan kegiatankegiatan dari unit-unit lembaga untuk mencapai tujuan lembaga secara efektif dan efisien

c. Pada bagian penelitian dan pengembangan. setiap orang akan berdiskusi dengan santai dalam mencari solusi terbaik. Perbedaan dalam orientasi waktu. Setiap departemen memiliki pandangan yang berbeda dalam memcapai tujuan organisasi. .Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-bagian organisasi secara efektif. Sedangkan kegiatan produksi memerlukan keputusan cepat dan komunikasi antara individu didalamnya sangat tinggi agar proses produksi lancar. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Bagian pemasaran menganggap desain produk yang paling esensial.I. Manajer produksi akan lebih memperhatikan masalahmasalah yang harus dipecahkan segera (jangka pendek). b. d. yaitu : a. Sementara departemen personalian mengevaluasi karyawan dan kualitas kerjanya lebih longgar selama periode waktu tertentu (evaluasi sekali dalam setahun). proses evaluasi dan balas jasa dilakukan secara formal. Perbedaan dalam formalitas struktur.Lawrence dan Jay W. KEBUTUHAN AKAN MASALAH ± MASALAH PENCAPAIAN KOORDINASI YANG EFEKTIF Paul R. Setiap satuan organisasi mungkin memiliki metoda dan standard yang berbeda untuk mengevaluasi karyawan. Bagian penelitian dan pengembangan (R&D) lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang. Departemen produksi mengawasi kualitas dan kuantitas secara ketat. Contohnya. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. bagian penjualan menganggap diversifikasi harus lebih diutamakan daripada kualitas produk.

Satuan tugas ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai. Pendekatan Potensi Koordinasi. Sistem Informasi Manajer Penghubung. Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah proyek. Pendekatan koordinasi ini meliputi sistem: 1. 2. dan departemen kehutanan. 3. Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang organisasi. Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penunpukan kegiatan pada satu unit. PENDEKATAN ± PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF A. departemen kehutanan. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau badan pertanahan nasional. Pendekatan Struktur. Sistem Informasi Lateral. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam negeri sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil di laksanakan. . Pendekatan ini di kenal sebagai organisasi matrik. Sistem ini mengabaikan rantai komando. Sistem Informasi Vertical. B.II. departemen dalam negeri.

aliran informasi dan kerja. Ini diperlukan bila aturan danprosedur tidak mampu lagi memperoses seluruh informasi yang diperlukan untuk mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan organisasi. hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskansecara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat. wewenang formal. . b.III. Pengembangan rencana dan tujuan dapat digunakan untuk mengkoordinasi melalui pengarahan seluruh satuan organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Hirarki Manajerial. Aturan-aturan dan prosedur adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin. MEKANISME ± MEKANISME PENGKOORDINASIAN DASAR Berikut adalah bebrapa mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi. Rantai perintah. Rencana dan Penetapan Tujuan. c. a. sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi. Aturan dan Prosedur.

yaitu: 1. yaitu: Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja. Melalui pemotongan rantai perintah. hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. dan pengawasan. Organisasi matriks. Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Hubungan-hubungan lateral (harizontal). b. . Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalahmasalah khusus. keuangan. a. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran. koordinasi. yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. produksi. Peranan penghubung manajerial. Peranan penghubung. jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang. yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu. suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks. e. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. d. perlu diciptakan bila suatu produk.IV. Sistem informasi vertikal. MENINGKATAN PENDEKATAN KOORDINASI POTENSIAL Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara. 2. c. Pengintegrasian peranan-peranan. yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi. Panitianya dan satuan tugas. dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan. Beberapa hubungan lateral.

. Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi. Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. bahan baku atau waktu. B. bahkan memperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian. Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja.V. kordinasi potensialdapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas. PENGURANGAN KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI Bila mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi. Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan kelebihan beban. yaitu : A. tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan). Langkah yang paling konstruktif yang dapat diambil dalam menghadapi kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi.