CIRI MESYUARAT BERKUALITI Mesyuarat adalah elemen penting dalam menentukan halatuju sesebuah organisasi.

Ia memerlukan pengendalian yang lebih efektif bagi menjimatkan kos dan masa. Segala keputusan mesyuarat juga penting bagi memastikan kelangsungan organisasi pada aras yang ditetapkan. Kita pernah melibatkan diri dalam pelbagai mesyuarat sama ada mesyuarat formal, tidak formal, rutin, tergempar atau mesyuarat rasmi yang melibatkan banyak pihak luar. Ia tidak dapat lari daripada pengawalan kualiti mesyuarat apabila berperanan sebagai ahli mesyuarat atau pengerusi. Mesyuarat berkualiti penting bagi menampilkan kreadibiliti pengerusi dan organisasi. Justeru, bagi mendapatkan sesuatu mesyuarat menjadi lebih berkualiti tidak dapat tidak ia memerlukan kepada ciri-cirinya yang tersendiri. Antara ciri mesyuarat yang berkualiti ialah: 1. Mempunyai objektif dan agenda yang jelas. Sebelum memulakan sesuatu mesyuarat, urusetia perlu memastikan mesyuarat yang akan dijalankan mempunyai objektif dan agendanya yang jelas. Selain itu, urusetia perlu merancang dengan rapi persedian awal tentang pembentangan di dalam sesuatu mesyuarat. Di samping itu, urusetia juga perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti maklumbalas-maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang akan timbul. Dalam masa yang sama, ahli-ahli mesyuarat juga perlu mengetahui objektif dan agenda yang akan diperbincangkan dengan jelas di dalam mesyuarat mengikut etika mesyuarat. 2. Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa. Mesyuarat yang berkualiti ialah mesyuarat yang menjurus kepada isu-isu atau agendaagenda yang penting dan tindakan-tindakan yang seharusnya diambil oleh ahli-ahli mesyuarat. Mesyuarat bukan tempat untuk berbual kosong atau berbincang perkaraperkara yang tidak berkaitan dengan tajuk atau agenda mesyuarat. Ia perlu dikawal dan tidak menggunakan masa yang panjang kerana secara psikologinya mesyuarat yang melebihi 2 jam adalah tidak efektif, ahli-ahli mesyuarat akan kurang memberi tumpuan

dan mesyuarat akan menjadi hambar. Selain itu, masa dan komitmen para ahli perlu dihormati kerana mungkin ada diantara mereka mempunyai tugasan lain. Mesyuarat yang terlalu panjang dan lama akan mengganggu emosi secara tidak langsung menyebabkan para ahli mesyuarat hilang tumpuan terhadap mesyuarat tersebut. Oleh itu untuk menjadikannya lebih efektif, pengerusi perlu menamatkan tempoh bermula dan berakhirnya sesuatu mesyuarat mengikut ketepatan masa yang ditetapkan. 3. Kemudahan fizikal yang selesa Urusetia perlu memastikan persediaan kemudahan fizikal di dalam bilik mesyuarat berada di dalam keadaan yang kondusif. Mereka harus memastikannya berada di dalam keadaan yang bersih dan kemas. Malahan menyediakan tempat duduk yang mencukupi dan jika perlu turut menyedia dan menyusun nama pengerusi dan para ahli mesyuarat yang akan hadir. Selain itu, memastikan 'PA Sistem' seperti alat pembesar suara dan mikrofon yang disediakan berfungsi dengan baik. 4. Notis pangilan mesyuarat Bagi memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat, urusetia perlu mengedarkan notis atau surat jemputan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat yang mengandungi perkaraperkara yang jelas mengenai agenda, tarikh, masa dan tempat bermesyuarat. Sebarang perubahan haruslah diberitahu dengan kadar segera untuk mengelakkan sebarang kekeliruan di kalangan ahli mesyuarat. 5. Perbincangan secara positif Untuk menjadikan sesuatu mesyuarat yang dijalankan memberi output yang berkesan, perbincangan di antara ahli-ahli mesyuarat seharusnya berisi. Ini kerana ada sesetengah ahli mesyuarat gemar atau suka membincangkan perkara-perkara yang remeh-temeh. Mereka akan cuba mempengaruhi pengerusi serta ahli-ahli mesyuarat yang lain supaya memberi perhatian kepada perkara-perkara yang kurang penting dan tidak relevan dengan agenda mesyuarat.

6. Peranan pengerusi berkesan Elemen kualiti sesuatu mesyuarat akan menjadi lebih relevan dan efektif sekiranya pengerusi memainkan peranannya dengan berkesan. Jika ada pihak yang tersasar dari pengisian atau agenda mesyuarat, pengerusi berperanan membawa ahli mesyuaratnya kembali kelandasannya. Pengerusi yang berkarisma, berpendirian tegas dan pandai mengawal situasi akan diterima oleh semua ahli. Peranannya penting bagi menjaga 'output' yang baik dalam sesuatu mesyuarat. 7. Peranan setiausaha berkesan Setiausaha juga memainkan peranan yang penting di dalam memastikan sesuatu mesyuarat berjalan dengan lancar seperti yang dirancang. Oleh itu, setiausaha mestilah seseorang yang berpengalaman serta efisen di dalam tugasnya, malahan perlu memikul tanggungjawab membuat susunan agenda mesyuarat dengan berkesan. 8. Pencatat minit mesyuarat Bagi memastikan minit mesyuarat yang dibincangkan direkodkan secara tepat, padat dan jelas, memerlukan 2 atau 3 orang pencatat minit. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjutan diperlukan atau sekadar makluman sahaja. 9. Ada tindakan susulan yang berkesan Ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan atau tindakan susulan sesuatu mesyuarat hendaklah memberi maklum balas kepada urusetia mesyuarat. Manakala unrusetia pula bertanggungjawab mengesan perlaksanaan keputusan atau tindakan susulan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian, adalah mustahak, satu rekod disediakan untuk mengesan maklum balas serta tindakan susulan yang penting dalam sesuatu mesyuarat.