WISATA KONVENSI

WISATA KONVENSI

KONVENSI a. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar, istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti, penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. b. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan : kongres, konferensi, atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan,usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990, Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata, pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata, seperti berikut : a. Jasa biro perjalanan wisata b. Jasa agen perjalanan wisata c. Jasa pramuwisata d. Jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran e. Jasa impresariat f. Jasa konsultan Pariwisata g. Jasa informasi pariwisata Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi, pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, tentang ketentuan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran, bab 1, pasal 1´ yang berbunyi: a. Kongres, Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. b. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. c. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. d. Usaha Jasa Konvensi, perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,

usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. e. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata, dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah, tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Seperti contoh : exhibition, expo atau expoition, industrial show, trade fair, trade show, scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Pakar pameran seperti Hale N. Tongren dan james P. Thompson, mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional, guru, ilmuwan, dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun barang. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan. INCENTIVE Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel

nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b,yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c,yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga), namun bersifat lokal, yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri. b. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Seperti halnya konvensi lokal, konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. c. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah, bisa pula oleh swasta, atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas, membutuhkan staf pelaksana lebih banyak, peralatan fasilitas lebih lengkap, dan logistik yang berlipat ganda. d. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat

membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Dalam konteks industri pariwisata, khususnya wisata konvensi, penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. e. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal, konvensi internasional memang bersifat mendunia. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar, sedang, atau kecil. a. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. b. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. c. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih menyeluruh. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2) penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). Dengan kata lain, yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota,

dekat dengan kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan, bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite, sewa gedung, sewa peralatan/perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi/hiburan,dll yang dipandang perlu. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan, program agendanya telah dipastikan, maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: (a) anggaran pengeluaran, (b) anggaran pendapatan, dan (c) lajur neraca (spreadsheet). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat, serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi, aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya, dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. Berdasarkan penelitian yang ada, organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuanpertemuan di properti gedung pusat konvensi, balai sidang atau hotel menengah dan besar. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi, (2) pertemuan perusahaan atau korporasi, (3) eksibisi dan pameran dagang. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis, atau sama tujuannya. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan, konperensi atau pameran bersama-sama ,tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting).

fasilitas video tape. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. antara lain: a. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. rapat-rapat panitia pelaksana. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. yang siap untuk bekerja dan berkarya. baik itu pendidikan formal. televisi closed circuit. perangkat audiovisual khusus. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. kemahiran. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. dan professionalisme sumber daya manusia. nasihat.? Rapat-rapat lain (other meetings) b. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. Kemudahan tersebut antara lain. Wewenang ini meliputi pengarahan. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. ruang sidang. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. c. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. . Direktorat bina usaha jasa pariwisata. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. konperensi atau kongres. komunikasi dan informasi. konperensi. diskusi panel. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). non formal. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. ketrampilan. lokakarya. pelatihan maupun kursus-kursus. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. organisasi. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). atau kongres. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. memberi diskon atas sewa kamar.

balai sidang atau hotel. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. apakah itu pusat konvensi. organisasi. perserikatan. Selain sekretariat. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. setingkat . paket hadiah. konperensi atau kongres. undangan santap siang/malam. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. sebagian biaya transportasi. produk. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. perusahaan. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang).registrasi dan akomodasi peserta konvensi. usahawan. dan sebagainya. tiket/voucher. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. peserta. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. panitia pelaksana konvensi. buku tabungan.

bar. banquet. antara lain untuk sidang. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. air. pasca-konvensi. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. selama persidangan konvensi. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) . dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). tehnologi persidangan. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. pesta makan. dansa. telepon. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. asbak. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. dan evaluasi akhir konvensi. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah.dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. keadaan darurat. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. press room. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. termasuk pelayanan VIP. parkir.

atau pribadi yang memperoleh undangan. perusahaan. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. dan yang dipandang perlu. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. institut tehnologi. proyek percontohan. asosiasi. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. a. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. sekretaris. instalasi-instalasi tenaga listrik.Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. Departemen Pariwisata. instansi pemerintah. dan sebagainya. b. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. sebagai kunjungan kehormatan. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. korporasi. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. pabrik kereta api dan pesawat udara. keluarga atau staf dari peserta konperensi. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. DOKUMENTASI (Proceedings) . nara sumber atau staf ahli. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. Direktorat Jendral Pariwisata. juru bicara atau penterjemah. energi dan nuklir. anak. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. galangan pembuatan kapal. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. Kunjungan resmi. lembaga. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person.

Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala internasional. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. kejahatan . Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. sejarah. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. yaitu penyelenggaraan pameran professional. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. security. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. serta huru hara. satisfaction).Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. badan usaha atau korporasi.

merumuskan strategi yang terencana 2. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. profesor. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. produk yang baru. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. seperti educational Association. dosen. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. Lamanya lebih kurang 5 hari . ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. administratur sekolah. mengalokasikan sumber 4. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. upaya meraih kembali konsumen 6. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. membuat penilaian 5. dll juga tidak tinggal diam. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya .mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. guru. agar mengalir ke pemakai. dimana tergabungnya para pendidik. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. menetapkan sasaran 3.

mempertahankan hubungan bisnis 5. menyelenggarakan konperensi pers 3. Documen bidding harus mengandung: .Konsultan professional 4. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri.Arti bidding di sini ialah invitasi. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah . meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. Untuk itu. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. memberi masukan dalam bentuk proposal 8.Perkiraan biaya. meningkatkan promosi pemasaran 7.Pejabat Pariwisata .Penentu lokasi . menyelenggarakan pameran dagang 2.4.Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia .pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut . Rincian maksud dan tujuan MICE .Bro konvensi .surat pengantar sponsor .Susunan acara keseluruhan . distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4.Perusahaan penerbangan . kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan.program-program dalam penyelenggaraan MICE 3. Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.Perkiraan jumlah perserta . memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: 1. badan.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1.

Kota.negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.mencari solusi .motivasi .angota . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO. Ruang lingkup konvensi 2.status sosial . Komposisi perserta .. Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani. pimpinan panitia 3.yang bertanggung jawab .transfer pengetahuan dan keterampilan 2.sendiri . Apresiasi internasional 4.biaya tanggung jawab siapa 3. Aspek Teknis 3.mencari publisitas .Peserta teknis dan staf .profesi .Jumlah keseluruhannya 4.tukar menukar pengalaman .asal kebangsaan .Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.pesserta yang diundang . Maksud dan tujuan persidangan . Aspek transportasi 4. sector ekonomi terkait 6.Penyusunan anggaran sementara 5. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1.kawasan. Badan pemraksa nasional dan inernasioanal .jenis kelamin . Segmrentasi pasar .peserta aktif .keputusaan politik .usia . PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi.VIP .Pres . para delegasi 5.non. Aspek umum 2.keputusan ilmiah . Apek organisasi 5.

Jenis pameran .darmawisata untuk istri dan anak 11.honor profesi . Kegiatan sosial .poster .struktur persidangan .jurnal konvensi . Pembicara ahli yang diundang .siding pleno .pengumuman perdana .konperensi pers .publikasi .program sementara . Materi tercetak .Pameran teknik .fasilitas pameran 6.tanda data . Pres .program final .pameran ilmiah .staf 7.jumlah ruang . Venue persidangan .seminar .5. Tata persidangan .akomodasi hotel .biaya perjalanan pulang pergi .catalog pameran .menu .biaya konvensi 8.malam seni dan budaya .Pesta selamat berpisah .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.note book .komunikasi bebas .tanda-tanda .Pameran khusus 10.sewa wartawan .jumlah kamar .jumlah hari lama persidangan . Bahasa resmi persidangan .wawancara pembicara dan tokoh 12.Pameran komersial .-upacara penmbukaan dan resepsi .tata letak persidangan .undangan .santap siang dalam sesi persidangan .voucher .surat menyurat .news leter .

Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan. Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini. Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi .efektif dan professional.uang tunai.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien.dan pengeluaran . Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja. pendapatan.baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.sertifikat 13. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah. tagihan..

dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya. Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1.Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan. Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : . Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.Interest (Ketertarikan).biaya transportasi).Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait. Siapa saja yang diundang? 4.Kedua. Apakah jumlah ini penting? 6.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3.dimaksud. yang semaksimal mungkin.Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para . Apa format dan temanya? 3.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian).sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil.Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.bagaimana menarik Perhatian calon pelanggan. . menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan). menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4. . . Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2.dekorasi.Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya . .Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker). .Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat .Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.kamar hoteluntuk delegasi.apabila: 1.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.

Dari informasi lewat pos . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? .Dari majalah profesi .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya. MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan. .Lokasi (site) . Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? . Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .Tiga bulan yang lalu .Selama konvensi berlangsung .Dari persidangan terdahulu .manajer konvensi dan sebagainya.Dari teman dan kerabat kerja . e. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI .Kurang dari 3 bulan yang lalu.Alasan-alasan lain d.Setahun yang lalu.Dua atau lebih.Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.Saya selalu hadir .Program .Dari poster dan materi cetak lainnya c. Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Tidak ada . Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Presentasi Makalah .pusat konvensi. b.´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.Kurang dari lamanta konvensi .pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi . b.Hari melebihi berlangsungnya konvensi .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.Enam bulan yang lalu .Seorang .Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan.Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan.Lebih dari 3 hari. .

Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas. USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .(Venues of the Convention) .Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .Perusahaan Bus Wisata .hotel pinggir kota (suburban hotels) .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan. termasuk wisata konvensi tentunya.Organisasi Pariwisata Nasional .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) .Pertimbangan itu menyangkut ukuran.Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .gedung pusat konvensi (Convention Center) .Perusahaan Kereta Api .sifat.Usaha Pameran Ilmiah .pekan raya (trade fairs) .Usaha Pekan Raya .Organisasi Adilaksa Pameran . PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .balai kota (town hall) .Perusahaan penerbangan Komersial . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) . ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL .Asosiasin Desainer& Produser pameran Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.Biro Konvensi (convention Bureaus) .Usaha Pameran Dagang .perusahaan Sewa Mobil .danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.

Pusat Kerajinan Emas Dan Perak .. USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel .Usaha ±Usaha Bank . PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) . teh.Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .Museum .Perancang dan peragaan busana .Klub Arung Jeram(Rafting club) . catering caffee shop.Asosiasi Penerbangan Nasional .Perusahaan Aneka Kembang . USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) .Klub Selancar(surving club) .Kebun Binatang .Pondok dan lain-lain.Taman ria . minuman tradisional.Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional . pub.Peristirahatan. cabana.Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional .Taman hiburan .Cek Perjalanan . café. bir & minuman ringan. USAHA JASA WISATA .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) . rumah makan.Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) . minuman keras.Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .Rumah tamu.Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) .Apartemen.Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Bungalow .Motel. air mineral.Kartu Kredit .Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI .Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .Sanggar seni dan budaya .Rumah Penginapan.Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif. kopi.vila.

timbul pertanyaan.. Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai . Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.antara lain : 1. Kualitas makanan dan minuman excellent 2. VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1.Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2.Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki fasilitas 5 terbaik : 1. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.Ramada adalah termasuk kelompok mariot. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1. Ruang persidangan luas dan menarik 3.baik dalam skala nasional maupun internasional. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.Asuransi Perjalanan .Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4.Holiday inn dan Crown Plaza. Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.perjalanan insentif atau pameran. Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini.keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2. Efisiensi karyawan Front Office 5.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan.

karangan bunga .tata letak meja dan kursi .Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .protokol (protocol).Tamu-tamu khusus .protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir. Iklim udara menyenangkan 5. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3.folk dance atau yang lain . Jarak.Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.Tanda.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini.Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat.Korps Diplomatik .Pengaturan cahaya dan suara .Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta. PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.tema persidangan. TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .pemegang saham .desain.Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .ketua/Presiden Dewan Permanen .Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .huruf.bendera.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.dekorasi.Gelar lantai .Meja utama dertan meja berikut . VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.marka.pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .Persidangan ini bias untuk sales&marketing.Kata protocol sama dengan seremoni.logo.2.Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).gambar yang jelas untuk tamu.Ruang keluar masuknya VIP .Minuman dan sancks .

kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).Hotel-hotel besar .Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang . perjalanan insentif dan pameran.Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.terbuka untuk umum .Persidangan harus berjalan lancer can tertib .Perusahaan angkutan di darat (kereta api.Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).pemrakarsa Fam Trip.Austria.Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual .Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .Perusahaan Penerbangan .Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.militer.bus.Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .Persidangan harus diselenggarakan secara regular .Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Biro Konvensi (Convention Bureau).suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .bahasa sendiri.Menginformasikan iklim dan cuaca.rental car) . Menurut rekomendasi IAVCB : .dan sebagainya dengan acara-acara social ..keluarga besar.

Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : .Menarik dan menemu kenali prospek baru .Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmen- . .Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.Juru interpretasi mencatat di atas kertas.Interopretasi tepat dan benar. .Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : . Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .Hanya satu bahasa.Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.Pengalaman pada masa lalu .Memperkenalkan produk baru . .System undian (lottery system). BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.Cara berikut disebut advance sale.tetapi lambat .dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut . .Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya. .Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer . .Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.

Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .produk.sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .aturan main dalam tata tertib pameran .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 . .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .lokasi dan waktu pameran .meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .lokasi yang tidak tepat (transportasi. . .hotel.untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .pameran di stan-stan (booths) .pameran temple (poster).mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .Kesempatan biaya jual yang rendah .kemungkinan rugi besar sekali .sedang.otoritas pemrakarsa pameran .pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.pameran di hotel . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .perolehan pendapatan tambahan .pameran di luar bangunan.Mengenai lokasi : .pameran di bangunan bebas.Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .tidak memungkinkan jaraknya) Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .pajangan di atas meja.cukup luas .

1 jam sebelum di buka.Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .gedung serba guna .30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .aula universitas .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .harga khusus untuk area (hall).harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .untuk tukar menukr informasi .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.kesempatan bertemu dengan sahabat baru .balai sidang .belajr bersama.6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : . .untuk memecahkan problema .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.24 jam merapikan stan .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .pekan raya .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .harga tetap per m2 .bermain.bersih.balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).untuk saling belajar .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .24/48 jam membangun stan dasar .kualitas makalah dalam kongres .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan berdialog.Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .siap untuk menerima pengunjung .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .segala sesuatu sudah rapi.berusahabersama bahkan berkonlik .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .

restaurant and bar lounge .microphone input mixer dengan saluran input mixer .video recorder/player .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .computer .printer .System pengaturan stan (untuk konvensi) .computer (PC) .video projector .telepon .air .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .Podium (rostrum) .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .System penyampaian komunikasi ..fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .slide projector .saluran udara (compressed air connection) .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.mesin faksimili .Fasilitas AV .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .F&B services : coffee shop.multi disc palyer .microphone switchboard .kolam renang .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .dining room.sound system berkekuatan watt besar .ruangan perlu dilengkapi dengan : .Hiburan.projector untuk bnahan opac .Pasokan listrik.Pasokan proyektor .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .health center .televisi satelit .lampu.Langit-langit tinggi .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .Interpretasi simultaneous .

pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka.Radio dan taped music .Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : . Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar.perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap . Pos dan Telekomunikasi No..Shopping arcade .Direct dial telephone . Jasa pramuwisata d. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. cendekiawan. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. seperti berikut : a.usahawan. Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata.703/MPPT-91 merumuskan : kongres. Jasa informasi pariwisata .AC yang dapat dikontrol sendiri . Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti. penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran.Room safe . dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. perjalanan intensif dan pameran e.podium .meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : . Jasa konvensi. Jasa biro perjalanan wisata b. atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990. KM 108/HM.Kamar mandi luas (tub and shower) . saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari. Jasa agen perjalanan wisata c. konferensi.Mini bar . Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata.Security key card system WISATA KONVENSI KONVENSI a. Jasa impresariat f. istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata.International direct dial telephone . b. Jasa konsultan Pariwisata g.

trade show. tentang ketentuan usaha jasa konvensi. dengan batasan : usaha jasa konvensi. Seperti contoh : exhibition. dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan . Pakar pameran seperti Hale N. usahawan. usahawan. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. cendekiawan. Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan. Pos. dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah. ilmuwan. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Kongres. Thompson. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi. bab 1. baik bentuk gagasan maupun barang. pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata. c. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi. perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. d. b. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Incentive. dan Telekomunikasi nomor KM. perjalanan intensif dan pameran. scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. MICE (Meeting. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata. tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. guru.703/MPPT-91. e. Tongren dan james P. perjalanan intensif. perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional. perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk. industrial show. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. expo atau expoition. perjalanan intensif dan pameran. cendekiawan.108/HM. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi.Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi. trade fair. pasal 1´ yang berbunyi: a. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis . Usaha Jasa Konvensi. mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya.

akomodasi. seperti transportasi. kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan.sekelompok orang (negarawan. pos dan telekomunikasi nomor: KM. perjalanan pra.703/MPPT-91. hiburan. bab 1 pasal 1 ayat b. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel nomor KM.dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat. oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan. . surat keputusan menteri pariwisata. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi. usahawan. pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga). namun bersifat lokal. diartikan sebagai perjalanan insentif. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat. yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri.yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata.yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. perkumpulan atau perserikatan. cendekiawan. Dalam kaitannya dengan MICE. INCENTIVE Istilah incentive. usahawan. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. bab 1 pasal 1c.108/HM. dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. pertemuan atau persidangan. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial.703/MPPT-91.

e. konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. lebih . Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. atau kecil. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. c. konvensi internasional memang bersifat mendunia. penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. c. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. bisa pula oleh swasta. a. membutuhkan staf pelaksana lebih banyak. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. d. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar.b. Dalam konteks industri pariwisata. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah. peralatan fasilitas lebih lengkap. Seperti halnya konvensi lokal. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar. maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. dan logistik yang berlipat ganda. sedang. b. khususnya wisata konvensi.

Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi. program agendanya telah dipastikan. malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan.luas. berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap. organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuan- . PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin.dll yang dipandang perlu. dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. dekat dengan kantor/instansi pemerintahan. biaya sekretariat. biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite. tidak jauh dari pusat perbelanjaan. tanggal. sore. cuaca. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan. Dengan kata lain. (b) anggaran pendapatan. iklim. terletak di pusat kota. dan (c) lajur neraca (spreadsheet). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan. (2) penentuan jadwal (date). yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara. aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya. dan lebih menyeluruh. panas. sewa peralatan/perlengkapan. pemasaran dan promosi. bulan. hari. dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). sewa gedung. yaitu (1) penentuan lokasi (site). Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20. siang. Berdasarkan penelitian yang ada. gugur). atraksi/hiburan. semi. jam (pagi. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama. maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. yaitu: (a) anggaran pengeluaran. bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi.

lokakarya. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). balai sidang atau hotel menengah dan besar. (3) eksibisi dan pameran dagang. (2) pertemuan perusahaan atau korporasi. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain.tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. televisi closed circuit. diskusi panel. non formal. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). memberi diskon atas sewa kamar. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. atau sama tujuannya. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) . ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis. Kemudahan tersebut antara lain. pelatihan maupun kursus-kursus. dan professionalisme sumber daya manusia. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. c. ruang sidang. fasilitas video tape. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting). peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. kemahiran. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi.pertemuan di properti gedung pusat konvensi. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. yang siap untuk bekerja dan berkarya. baik itu pendidikan formal. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . konperensi atau pameran bersama-sama . ketrampilan. yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. perangkat audiovisual khusus. ? Rapat-rapat lain (other meetings) b.

komunikasi dan informasi. organisasi. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. organisasi. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. nasihat. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha.Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. konperensi atau kongres. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. Selain sekretariat. atau kongres. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. perusahaan. usahawan. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. registrasi dan akomodasi peserta konvensi. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. rapat-rapat panitia pelaksana. antara lain: a. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. konperensi. Wewenang ini meliputi pengarahan. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. produk. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. . cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. perserikatan. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. panitia pelaksana konvensi. konperensi atau kongres.

peserta. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. dan evaluasi akhir konvensi. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. keadaan darurat. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. parkir. bar. tiket/voucher. apakah itu pusat konvensi. sebagian biaya transportasi.undangan santap siang/malam. buku tabungan. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. dan sebagainya. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI . kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. banquet. dansa. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. setingkat dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. tehnologi persidangan. selama persidangan konvensi. paket hadiah. antara lain untuk sidang. air. pasca-konvensi. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. pesta makan. termasuk pelayanan VIP. press room. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. balai sidang atau hotel. telepon. asbak.

KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. dan sebagainya. instalasi-instalasi tenaga listrik.DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. pabrik kereta api dan pesawat udara. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. a. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. Kunjungan resmi. proyek percontohan. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. lembaga. instansi pemerintah. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. sebagai kunjungan kehormatan. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. perusahaan. asosiasi. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. korporasi. galangan pembuatan kapal. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. atau pribadi yang memperoleh undangan. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. sekretaris. energi dan nuklir. . institut tehnologi. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil.

yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. DOKUMENTASI (Proceedings) Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. juru bicara atau penterjemah. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. Departemen Pariwisata. security. keluarga atau staf dari peserta konperensi. badan usaha atau korporasi. Direktorat Jendral Pariwisata. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. yaitu penyelenggaraan pameran professional. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. dan yang dipandang perlu.nara sumber atau staf ahli. satisfaction). anak. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. b. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala .

? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. kejahatan mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. serta huru hara. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. merumuskan strategi yang terencana 2. agar mengalir ke pemakai. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) . sejarah. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. upaya meraih kembali konsumen 6. membuat penilaian 5.internasional. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. mengalokasikan sumber 4. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. menetapkan sasaran 3. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan.

membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya 4. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. menyelenggarakan konperensi pers 3. dimana tergabungnya para pendidik. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas. dosen. menyelenggarakan pameran dagang 2. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. badan. guru. distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. memberi masukan dalam bentuk proposal 8. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. meningkatkan promosi pemasaran 7. Untuk itu. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. produk yang baru. mempertahankan hubungan bisnis 5. Lamanya lebih kurang 5 hari . Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. profesor.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. dll juga tidak tinggal diam. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: .Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan.Arti bidding di sini ialah invitasi. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. seperti educational Association. administratur sekolah. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan.

Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah . Aspek Teknis 3. sector ekonomi terkait 6. Apek organisasi 5.program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.mencari solusi . Ruang lingkup konvensi 2.Konsultan professional 4.1.negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1. Aspek umum 2. Aspek transportasi 4.surat pengantar sponsor .yang bertanggung jawab .Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.Perkiraan biaya.Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia . pimpinan panitia 3. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1. Apresiasi internasional 4.Pejabat Pariwisata . Documen bidding harus mengandung: .Bro konvensi .kawasan. aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO.Susunan acara keseluruhan .keputusan ilmiah . Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.tukar menukar pengalaman . Badan pemraksa nasional dan inernasioanal . Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.mencari publisitas .transfer pengetahuan dan keterampilan 2. para delegasi 5. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi.keputusaan politik .Penyusunan anggaran sementara 5. Kota.Perusahaan penerbangan .Penentu lokasi . Rincian maksud dan tujuan MICE .pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut .Perkiraan jumlah perserta .biaya tanggung jawab siapa . Maksud dan tujuan persidangan .

Jumlah keseluruhannya 4.komunikasi bebas .honor profesi . Pres .malam seni dan budaya . Pembicara ahli yang diundang .biaya konvensi 8.pesserta yang diundang .struktur persidangan .profesi .jumlah ruang .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.usia .akomodasi hotel .staf 7.santap siang dalam sesi persidangan .Pres . Kegiatan sosial .tanda-tanda .Pameran komersial .darmawisata untuk istri dan anak 11.publikasi .biaya perjalanan pulang pergi .VIP .pameran ilmiah .status sosial . Segmrentasi pasar .non.jumlah kamar .tata letak persidangan .peserta aktif .sendiri .fasilitas pameran 6.motivasi 5.Pameran khusus 10.-upacara penmbukaan dan resepsi .surat menyurat . Jenis pameran .siding pleno .angota . Komposisi perserta .jumlah hari lama persidangan .jenis kelamin .3.Pameran teknik .seminar . Tata persidangan .Peserta teknis dan staf . Venue persidangan .asal kebangsaan . Bahasa resmi persidangan .Pesta selamat berpisah .

dan pengeluaran .baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable. Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO.news leter .pengumuman perdana . Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener. pendapatan.menu .jurnal konvensi .konperensi pers .poster . Materi tercetak . tagihan. Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.sertifikat 13. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari.program final .voucher .undangan .tanda data . Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi.note book .catalog pameran .Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan .wawancara pembicara dan tokoh 12.program sementara .uang tunai..sewa wartawan .jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja.

Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan.Interest (Ketertarikan).Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir. menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4.Kedua.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat . yang semaksimal mungkin.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian).anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan. Apakah jumlah ini penting? 6.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.apabila: 1.PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1. Apa format dan temanya? 3.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini. Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan).Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil. Siapa saja yang diundang? 4. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3.dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi dimaksud. menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.efektif dan professional.bagaimana menarik . pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.

Kurang dari 3 bulan yang lalu.Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.Selama konvensi berlangsung .Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).Program .Dari informasi lewat pos .Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya .Tiga bulan yang lalu . Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Presentasi Makalah .Perhatian calon pelanggan.Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.Lokasi (site) . .dekorasi.Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan. .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.Alasan-alasan lain d.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.Dari majalah profesi .Saya selalu hadir .Setahun yang lalu.Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.biaya transportasi).Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .pusat konvensi. .kamar hoteluntuk delegasi.Kurang dari lamanta konvensi . . Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? .Dari teman dan kerabat kerja . Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? . b.Dari persidangan terdahulu .Dari poster dan materi cetak lainnya c.Hari melebihi berlangsungnya konvensi . . .Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan. .manajer konvensi dan sebagainya.Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.sehingga calon pelanggan merasa Tertarik. MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.Enam bulan yang lalu . Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : . b.

e.Lebih dari 3 hari.balai kota (town hall) .Organisasi Adilaksa Pameran .Dua atau lebih.Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI (Venues of the Convention) .Pertimbangan itu menyangkut ukuran..Biro Konvensi (convention Bureaus) .sifat.pekan raya (trade fairs) . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Usaha Pekan Raya .Seorang .Usaha Pameran Dagang .hotel pinggir kota (suburban hotels) .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja. Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? .gedung pusat konvensi (Convention Center) .Asosiasin Desainer& Produser pameran .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) . Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.Usaha Pameran Ilmiah .danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Tidak ada .Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda. PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .

Pondok dan lain-lain.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Perusahaan Bus Wisata .Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) . kopi.Perusahaan Aneka Kembang . catering caffee shop.Klub Arung Jeram(Rafting club) .vila. pub.Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.Pusat Seni rupa dan Seni Lukis . minuman keras.perusahaan Sewa Mobil .Asosiasi Penerbangan Nasional .Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) .Bungalow . PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Motel.Rumah tamu.Organisasi Pariwisata Nasional .Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) . minuman tradisional. USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel .Peristirahatan.klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .Rumah Penginapan. cabana. bir & minuman ringan.Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional . ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL . rumah makan.Perusahaan Kereta Api . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) . USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant. USAHA JASA WISATA .Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional .Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif.Apartemen.Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) . termasuk wisata konvensi tentunya. air mineral. café. teh.Klub Selancar(surving club) .Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .Perusahaan penerbangan Komersial .

HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran.keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi.Ramada adalah termasuk kelompok mariot.Kartu Kredit .Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki . Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini.Sanggar seni dan budaya .perjalanan insentif atau pameran.Taman ria .Holiday inn dan Crown Plaza.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.Pusat Kerajinan Emas Dan Perak .Kebun Binatang .timbul pertanyaan.Museum . VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1.Perancang dan peragaan busana .Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .Taman hiburan .karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2.Asuransi Perjalanan ..Cek Perjalanan . Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal.Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal.Usaha ±Usaha Bank .baik dalam skala nasional maupun internasional. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI . apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan.

dekorasi. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5.dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin.pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : . Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4.Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.marka. VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .huruf.Gelar lantai .gambar yang jelas untuk tamu. Iklim udara menyenangkan 5.Pengaturan cahaya dan suara .Minuman dan sancks .tema persidangan.logo. PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.Meja utama dertan meja berikut . Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan. Efisiensi karyawan Front Office 5.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna. TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Ruang keluar masuknya VIP . Jarak.tata letak meja dan kursi . Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai 2.folk dance atau yang lain .waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.bendera. Kualitas makanan dan minuman excellent 2.Tanda.fasilitas 5 terbaik : 1. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.desain.protokol (protocol).Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual . Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.Kata protocol sama dengan seremoni. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4.diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini.karangan bunga . Ruang persidangan luas dan menarik 3.antara lain : 1.

Perusahaan Penerbangan .terbuka untuk umum .Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.pemrakarsa Fam Trip.Korps Diplomatik .Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu. Menurut rekomendasi IAVCB : .Persidangan harus berjalan lancer can tertib .Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.Hotel-hotel besar .namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).dan sebagainya dengan acara-acara social .Persidangan ini bias untuk sales&marketing.Tamu-tamu khusus .Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.militer.Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).Menginformasikan iklim dan cuaca.keluarga besar.bus.Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Persidangan harus diselenggarakan secara regular .Biro Konvensi (Convention Bureau).ketua/Presiden Dewan Permanen .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) ..Perusahaan angkutan di darat (kereta api.rental car) .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota . perjalanan insentif dan pameran.hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .pemegang saham .

Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.tetapi lambat .Juru interpretasi mencatat di atas kertas.bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang . .Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini . .Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Memperkenalkan produk baru .Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya. Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : .Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu. BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.bahasa sendiri.suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Austria.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Interopretasi tepat dan benar.Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.Menarik dan menemu kenali prospek baru .Hanya satu bahasa.yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan ..Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .

Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.sedang.besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : . .Pengalaman pada masa lalu .di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi. .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.kemungkinan rugi besar sekali .pajangan di atas meja.Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.pameran di bangunan bebas.pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang..System undian (lottery system).Kesempatan biaya jual yang rendah . .Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.tidak memungkinkan jaraknya) .produk.lokasi yang tidak tepat (transportasi.System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan. .untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) . .pameran di stan-stan (booths) .Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.pameran temple (poster).Cara berikut disebut advance sale. Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmensegmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.pameran di luar bangunan. .Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.perolehan pendapatan tambahan .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional . .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .pameran di hotel .hotel.sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .

harga tetap per m2 .24/48 jam membangun stan dasar .1 jam sebelum di buka.kualitas makalah dalam kongres .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .Mengenai lokasi : .lokasi dan waktu pameran .cukup luas .24 jam merapikan stan .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan . .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .otoritas pemrakarsa pameran .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .bersih.aturan main dalam tata tertib pameran .30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .harga khusus untuk area (hall).½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .siap untuk menerima pengunjung .segala sesuatu sudah rapi.peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .

balai sidang .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .Fasilitas AV .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).System penyampaian komunikasi .computer .saluran udara (compressed air connection) .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .Hiburan.berdialog.Podium (rostrum) .untuk memecahkan problema .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .belajr bersama.lampu.saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.Langit-langit tinggi .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .untuk saling belajar .aula universitas .slide projector .Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .projector untuk bnahan opac .pekan raya .sound system berkekuatan watt besar .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .berusahabersama bahkan berkonlik .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .Interpretasi simultaneous .video projector .ruangan perlu dilengkapi dengan : .video recorder/player .bermain.Pasokan proyektor .microphone input mixer dengan saluran input mixer .gedung serba guna .System pengaturan stan (untuk konvensi) .microphone switchboard . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .Pasokan listrik.air .multi disc palyer .untuk tukar menukr informasi .

AC yang dapat dikontrol sendiri .Room safe .Kamar mandi luas (tub and shower) .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .telepon .Shopping arcade .F&B services : coffee shop.Radio dan taped music .health center .computer (PC) .Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .restaurant and bar lounge ..mesin faksimili .Security key card system .printer .televisi satelit .International direct dial telephone .Mini bar .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .dining room.Direct dial telephone .kolam renang .podium .perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap .meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful