WISATA KONVENSI

KONVENSI a. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar, istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti, penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. b. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan : kongres, konferensi, atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan,usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990, Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata, pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata, seperti berikut : a. Jasa biro perjalanan wisata b. Jasa agen perjalanan wisata c. Jasa pramuwisata d. Jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran e. Jasa impresariat f. Jasa konsultan Pariwisata g. Jasa informasi pariwisata Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi, pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, tentang ketentuan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran, bab 1, pasal 1´ yang berbunyi: a. Kongres, Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. b. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. c. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. d. Usaha Jasa Konvensi, perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,

usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. e. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata, dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah, tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Seperti contoh : exhibition, expo atau expoition, industrial show, trade fair, trade show, scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Pakar pameran seperti Hale N. Tongren dan james P. Thompson, mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional, guru, ilmuwan, dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun barang. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan. INCENTIVE Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel

nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b,yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c,yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga), namun bersifat lokal, yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri. b. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Seperti halnya konvensi lokal, konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. c. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah, bisa pula oleh swasta, atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas, membutuhkan staf pelaksana lebih banyak, peralatan fasilitas lebih lengkap, dan logistik yang berlipat ganda. d. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat

membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Dalam konteks industri pariwisata, khususnya wisata konvensi, penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. e. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal, konvensi internasional memang bersifat mendunia. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar, sedang, atau kecil. a. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. b. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. c. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih menyeluruh. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2) penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). Dengan kata lain, yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota,

dekat dengan kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan, bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite, sewa gedung, sewa peralatan/perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi/hiburan,dll yang dipandang perlu. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan, program agendanya telah dipastikan, maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: (a) anggaran pengeluaran, (b) anggaran pendapatan, dan (c) lajur neraca (spreadsheet). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat, serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi, aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya, dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. Berdasarkan penelitian yang ada, organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuanpertemuan di properti gedung pusat konvensi, balai sidang atau hotel menengah dan besar. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi, (2) pertemuan perusahaan atau korporasi, (3) eksibisi dan pameran dagang. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis, atau sama tujuannya. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan, konperensi atau pameran bersama-sama ,tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting).

Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. organisasi. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. memberi diskon atas sewa kamar. Wewenang ini meliputi pengarahan. perangkat audiovisual khusus. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. televisi closed circuit. baik itu pendidikan formal. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. diskusi panel. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. kemahiran. Kemudahan tersebut antara lain. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. c. antara lain: a. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. fasilitas video tape. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu.? Rapat-rapat lain (other meetings) b. ketrampilan. ruang sidang. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. non formal. pelatihan maupun kursus-kursus. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). nasihat. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. atau kongres. komunikasi dan informasi. dan professionalisme sumber daya manusia. konperensi atau kongres. rapat-rapat panitia pelaksana. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. . Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). yang siap untuk bekerja dan berkarya. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. konperensi. lokakarya. yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union).

perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. usahawan. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. paket hadiah. apakah itu pusat konvensi. balai sidang atau hotel. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. setingkat . PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. undangan santap siang/malam. perserikatan. sebagian biaya transportasi. organisasi. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan.registrasi dan akomodasi peserta konvensi. konperensi atau kongres. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. Selain sekretariat. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). dan sebagainya. panitia pelaksana konvensi. peserta. produk. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. perusahaan. tiket/voucher. buku tabungan.

parkir.dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. tehnologi persidangan. asbak. air. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). pesta makan. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. dansa. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. keadaan darurat. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. bar. banquet. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. termasuk pelayanan VIP. telepon. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. selama persidangan konvensi. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. pasca-konvensi. hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. antara lain untuk sidang. press room. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) . Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. dan evaluasi akhir konvensi.

berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. Direktorat Jendral Pariwisata. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. lembaga. pabrik kereta api dan pesawat udara. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. galangan pembuatan kapal. anak. Kunjungan resmi. b. keluarga atau staf dari peserta konperensi. sekretaris. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. institut tehnologi. perusahaan. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. instalasi-instalasi tenaga listrik.Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. energi dan nuklir. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. asosiasi. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. atau pribadi yang memperoleh undangan. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. a. dan sebagainya. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. dan yang dipandang perlu. korporasi. Departemen Pariwisata. instansi pemerintah. sebagai kunjungan kehormatan. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. juru bicara atau penterjemah. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. proyek percontohan. nara sumber atau staf ahli. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. DOKUMENTASI (Proceedings) .

yaitu penyelenggaraan pameran professional. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. sejarah. satisfaction). yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. kejahatan . professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. badan usaha atau korporasi. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala internasional. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. serta huru hara. security. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan.Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. ? Faktor masyarakat : adat istiadat.

Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. guru. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya . menetapkan sasaran 3. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. Lamanya lebih kurang 5 hari . merumuskan strategi yang terencana 2. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. upaya meraih kembali konsumen 6. seperti educational Association. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. mengalokasikan sumber 4. profesor. dimana tergabungnya para pendidik. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. administratur sekolah. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. agar mengalir ke pemakai. produk yang baru. dosen. membuat penilaian 5.mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. dll juga tidak tinggal diam. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1.

program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.Bro konvensi . mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal.surat pengantar sponsor . Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri.4. Untuk itu.Perusahaan penerbangan . menyelenggarakan konperensi pers 3.Konsultan professional 4. meningkatkan promosi pemasaran 7. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah .Pejabat Pariwisata . distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. menyelenggarakan pameran dagang 2.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. memberi masukan dalam bentuk proposal 8.Arti bidding di sini ialah invitasi.Susunan acara keseluruhan .Perkiraan biaya.Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia . para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. badan. Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut . menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. mempertahankan hubungan bisnis 5.Penentu lokasi . serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: 1. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. Rincian maksud dan tujuan MICE . Documen bidding harus mengandung: .Perkiraan jumlah perserta . kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan.

motivasi .angota .profesi . Apresiasi internasional 4. Segmrentasi pasar . Ruang lingkup konvensi 2.peserta aktif .status sosial .Peserta teknis dan staf .Penyusunan anggaran sementara 5.usia . Maksud dan tujuan persidangan . Apek organisasi 5.Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1. Aspek Teknis 3.transfer pengetahuan dan keterampilan 2.mencari solusi .mencari publisitas .sendiri .Jumlah keseluruhannya 4. para delegasi 5. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi.negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.non.kawasan.yang bertanggung jawab . Badan pemraksa nasional dan inernasioanal . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO. Kota.pesserta yang diundang .tukar menukar pengalaman . Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani..keputusaan politik .biaya tanggung jawab siapa 3. Aspek transportasi 4. Komposisi perserta . Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1.VIP . sector ekonomi terkait 6.jenis kelamin . Aspek umum 2.Pres .keputusan ilmiah . pimpinan panitia 3.asal kebangsaan .

jumlah hari lama persidangan .konperensi pers .honor profesi .voucher .jumlah kamar . Tata persidangan .seminar .staf 7.surat menyurat .program final .tata letak persidangan .struktur persidangan .komunikasi bebas .program sementara .Pesta selamat berpisah .biaya perjalanan pulang pergi . Materi tercetak .publikasi .akomodasi hotel .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.Pameran teknik .wawancara pembicara dan tokoh 12.fasilitas pameran 6.menu .Pameran komersial .pengumuman perdana .-upacara penmbukaan dan resepsi .news leter .undangan .jurnal konvensi .darmawisata untuk istri dan anak 11.siding pleno .poster .jumlah ruang .Pameran khusus 10. Venue persidangan .malam seni dan budaya .tanda data .santap siang dalam sesi persidangan .biaya konvensi 8.tanda-tanda . Pembicara ahli yang diundang . Kegiatan sosial . Bahasa resmi persidangan .catalog pameran . Jenis pameran .pameran ilmiah .sewa wartawan . Pres .note book .5.

tagihan. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini.sertifikat 13.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien.baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini. Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja. Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi .efektif dan professional. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener.. Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari. pendapatan.dan pengeluaran .uang tunai. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai.

menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4.sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya .kamar hoteluntuk delegasi.dimaksud.PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1.Interest (Ketertarikan). Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya. yang semaksimal mungkin.Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan. .dekorasi. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2. Apa format dan temanya? 3.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para . . Siapa saja yang diundang? 4. .Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat .Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.apabila: 1.Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil.biaya transportasi). menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat. Apakah jumlah ini penting? 6. .Kedua. Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan). . menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3. Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2.Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian).bagaimana menarik Perhatian calon pelanggan.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.

Setahun yang lalu.Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .manajer konvensi dan sebagainya.Alasan-alasan lain d. b. MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.Lebih dari 3 hari. Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? .Dari majalah profesi .Saya selalu hadir .Lokasi (site) . Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.Dari teman dan kerabat kerja . .Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan.Hari melebihi berlangsungnya konvensi .Selama konvensi berlangsung .Kurang dari lamanta konvensi .Dari persidangan terdahulu . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? . e.Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.Presentasi Makalah .Enam bulan yang lalu . b.Program .pusat konvensi.Kurang dari 3 bulan yang lalu.Dari informasi lewat pos .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.Seorang .Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan.pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .Dua atau lebih. .Dari poster dan materi cetak lainnya c.Tidak ada . Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Tiga bulan yang lalu . Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? . LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI .

kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) . ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL .Usaha Pameran Ilmiah .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .hotel pinggir kota (suburban hotels) .Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .balai kota (town hall) .perusahaan Sewa Mobil .Perusahaan Kereta Api . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .sifat.Usaha Pameran Dagang .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas.(Venues of the Convention) .Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) . PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) . termasuk wisata konvensi tentunya.Biro Konvensi (convention Bureaus) .Pertimbangan itu menyangkut ukuran.gedung pusat konvensi (Convention Center) .Perusahaan penerbangan Komersial .Organisasi Adilaksa Pameran .Usaha Pekan Raya .danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.pekan raya (trade fairs) . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .Perusahaan Bus Wisata .Organisasi Pariwisata Nasional .Asosiasin Desainer& Produser pameran Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.

pub.Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) .Usaha ±Usaha Bank .Peristirahatan.Klub Selancar(surving club) .Taman ria .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional . USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel .Sanggar seni dan budaya .Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional .Bungalow . minuman tradisional.Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif.Taman hiburan .Rumah Penginapan. USAHA JASA WISATA .Pondok dan lain-lain. PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) .Perusahaan Aneka Kembang . minuman keras.Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) .Apartemen. USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant.Perancang dan peragaan busana .Klub Arung Jeram(Rafting club) .Rumah tamu.vila.Asosiasi Penerbangan Nasional .Museum . rumah makan.Pusat Seni rupa dan Seni Lukis . bir & minuman ringan.Kebun Binatang .Cek Perjalanan .Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .. teh.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI . kopi.Motel. air mineral. cabana.Kartu Kredit .Pusat Kerajinan Emas Dan Perak . café. catering caffee shop.

Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai . Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.Asuransi Perjalanan . entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.perjalanan insentif atau pameran. VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2.Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki fasilitas 5 terbaik : 1. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4.Ramada adalah termasuk kelompok mariot.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental. Kualitas makanan dan minuman excellent 2.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan. Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal.baik dalam skala nasional maupun internasional. Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini. Ruang persidangan luas dan menarik 3. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.antara lain : 1. Efisiensi karyawan Front Office 5.Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal.Holiday inn dan Crown Plaza.timbul pertanyaan.

Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .folk dance atau yang lain .huruf.protokol (protocol). Jarak.karangan bunga .Kata protocol sama dengan seremoni.Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .Gelar lantai .Persidangan ini bias untuk sales&marketing.gambar yang jelas untuk tamu.Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3.Pengaturan cahaya dan suara .Minuman dan sancks . VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.ketua/Presiden Dewan Permanen .Meja utama dertan meja berikut .logo.tata letak meja dan kursi .protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin.desain.Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.dekorasi. PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP . TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Ruang keluar masuknya VIP .diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.2.bendera.pemegang saham .pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .Korps Diplomatik . Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).marka. Iklim udara menyenangkan 5.Tanda.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.Tamu-tamu khusus .tema persidangan.Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.

kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai). perjalanan insentif dan pameran.Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.Persidangan harus berjalan lancer can tertib .suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .dan sebagainya dengan acara-acara social .Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual .Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.pemrakarsa Fam Trip.Menginformasikan iklim dan cuaca.keluarga besar.. Menurut rekomendasi IAVCB : .Perusahaan angkutan di darat (kereta api.terbuka untuk umum .bus.Hotel-hotel besar .Austria.bahasa sendiri.Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Perusahaan Penerbangan .Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .Persidangan harus diselenggarakan secara regular .Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.rental car) .Biro Konvensi (Convention Bureau).Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).militer.

.Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Cara berikut disebut advance sale.System undian (lottery system). .Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.Pengalaman pada masa lalu . .Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .Juru interpretasi mencatat di atas kertas. Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : .Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.Memperkenalkan produk baru . .dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut . Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran. .Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .tetapi lambat .System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmen- .Interopretasi tepat dan benar.Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.Menarik dan menemu kenali prospek baru .Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya. . BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.Hanya satu bahasa.Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.

kemungkinan rugi besar sekali .produk.sedang.pameran temple (poster).untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .lokasi yang tidak tepat (transportasi.aturan main dalam tata tertib pameran .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.pajangan di atas meja. Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .lokasi dan waktu pameran .pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang. .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .Kesempatan biaya jual yang rendah .perolehan pendapatan tambahan . .pameran di hotel .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .pameran di stan-stan (booths) .besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .Mengenai lokasi : .sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi . .meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .pameran di luar bangunan.otoritas pemrakarsa pameran .pameran di bangunan bebas.tidak memungkinkan jaraknya) Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.cukup luas .hotel.

makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .1 jam sebelum di buka.biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.berusahabersama bahkan berkonlik .24/48 jam membangun stan dasar .30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .untuk saling belajar .untuk memecahkan problema .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan berdialog.untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .belajr bersama. Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.aula universitas .24 jam merapikan stan .gedung serba guna .untuk tukar menukr informasi .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .siap untuk menerima pengunjung .harga tetap per m2 .bermain.30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .bersih.Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) . .Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .harga khusus untuk area (hall).pekan raya .balai sidang .kualitas makalah dalam kongres .segala sesuatu sudah rapi.

video recorder/player .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .air .saluran udara (compressed air connection) .lampu.Fasilitas AV .computer (PC) .computer .televisi satelit .ruangan perlu dilengkapi dengan : .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .System penyampaian komunikasi .microphone input mixer dengan saluran input mixer .telepon .slide projector .System pengaturan stan (untuk konvensi) .microphone switchboard .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .dining room.slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .Pasokan listrik.mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .Langit-langit tinggi .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .restaurant and bar lounge .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .multi disc palyer .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .kolam renang .Interpretasi simultaneous .Podium (rostrum) .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.Pasokan proyektor ..white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .F&B services : coffee shop.printer .health center .mesin faksimili .Hiburan.video projector .projector untuk bnahan opac .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .sound system berkekuatan watt besar .

Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. b. Pos dan Telekomunikasi No. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. seperti berikut : a.usahawan. Jasa biro perjalanan wisata b. istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata.Room safe . konferensi. Jasa agen perjalanan wisata c. saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari. pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata. Jasa pramuwisata d. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990. Jasa konsultan Pariwisata g.. atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan.podium .Security key card system WISATA KONVENSI KONVENSI a.perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap . Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata.Direct dial telephone . Jasa konvensi. Jasa informasi pariwisata . cendekiawan.International direct dial telephone .Shopping arcade . perjalanan intensif dan pameran e. penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran. KM 108/HM. mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka.meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : . Jasa impresariat f. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti.AC yang dapat dikontrol sendiri .Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : . Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar.703/MPPT-91 merumuskan : kongres.Mini bar . Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata.Radio dan taped music .Kamar mandi luas (tub and shower) .

Thompson. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi. ilmuwan. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi. usahawan. baik bentuk gagasan maupun barang. Incentive. expo atau expoition. dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah. Pakar pameran seperti Hale N. Kongres. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan. pasal 1´ yang berbunyi: a. Tongren dan james P. MICE (Meeting. bab 1. d. dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan . pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata. c. scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk. trade show. cendekiawan. Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata.Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi. usahawan. perjalanan intensif dan pameran. perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata.703/MPPT-91. perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan. industrial show. Pos. dengan batasan : usaha jasa konvensi. tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis . b. Seperti contoh : exhibition. dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. trade fair. dan Telekomunikasi nomor KM. tentang ketentuan usaha jasa konvensi. Usaha Jasa Konvensi. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi. mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata. guru. perjalanan intensif. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi. cendekiawan. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. e. perjalanan intensif dan pameran.108/HM. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

akomodasi.dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri.yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. perkumpulan atau perserikatan. seperti transportasi. usahawan. pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata.dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. Dalam kaitannya dengan MICE.yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama.703/MPPT-91.108/HM.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi.sekelompok orang (negarawan. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM. cendekiawan. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan. bab 1 pasal 1c. hiburan. pos dan telekomunikasi nomor: KM. dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga).703/MPPT-91. pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi. INCENTIVE Istilah incentive. . diartikan sebagai perjalanan insentif. MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat.108/HM. namun bersifat lokal. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel nomor KM. perjalanan pra. pertemuan atau persidangan. usahawan. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain. surat keputusan menteri pariwisata. oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan. bab 1 pasal 1 ayat b.108/HM.

Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal. konvensi internasional memang bersifat mendunia. peralatan fasilitas lebih lengkap. konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. Dalam konteks industri pariwisata. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. membutuhkan staf pelaksana lebih banyak. bisa pula oleh swasta. d. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah. lebih . Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. dan logistik yang berlipat ganda. a. atau kecil. b. atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. c. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). c. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar. maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. sedang. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Seperti halnya konvensi lokal. e.b. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. khususnya wisata konvensi.

sewa gedung. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama. Berdasarkan penelitian yang ada. biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. Dengan kata lain. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin. panas. dan (c) lajur neraca (spreadsheet). bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuan- . gugur). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat. pemasaran dan promosi. biaya sekretariat. serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. tanggal. atraksi/hiburan. sewa peralatan/perlengkapan. siang. sore. yaitu: (a) anggaran pengeluaran. dekat dengan kantor/instansi pemerintahan. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan. (2) penentuan jadwal (date). program agendanya telah dipastikan. dan lebih menyeluruh.luas.dll yang dipandang perlu. terletak di pusat kota. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20. aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya. berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan. yaitu (1) penentuan lokasi (site). jam (pagi. cuaca. dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. iklim. hari.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi. bulan. yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara. (b) anggaran pendapatan. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi. semi. tidak jauh dari pusat perbelanjaan.

PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. kemahiran. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). Direktorat bina usaha jasa pariwisata. (3) eksibisi dan pameran dagang. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting). Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) . konperensi atau pameran bersama-sama . televisi closed circuit. perangkat audiovisual khusus. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). pelatihan maupun kursus-kursus. dan professionalisme sumber daya manusia. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. lokakarya. memberi diskon atas sewa kamar. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. ketrampilan. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. yang siap untuk bekerja dan berkarya. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . baik itu pendidikan formal. diskusi panel. ruang sidang. ? Rapat-rapat lain (other meetings) b. fasilitas video tape. non formal. balai sidang atau hotel menengah dan besar. atau sama tujuannya.tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. (2) pertemuan perusahaan atau korporasi. c.pertemuan di properti gedung pusat konvensi. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. Kemudahan tersebut antara lain.

Selain sekretariat. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. antara lain: a. nasihat. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. organisasi. atau kongres. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. usahawan. Wewenang ini meliputi pengarahan. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. . PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. perserikatan. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. organisasi.Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. konperensi atau kongres. konperensi. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. komunikasi dan informasi. perusahaan. registrasi dan akomodasi peserta konvensi. panitia pelaksana konvensi. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. konperensi atau kongres. rapat-rapat panitia pelaksana. produk. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah.

dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). antara lain untuk sidang. paket hadiah. balai sidang atau hotel. dan evaluasi akhir konvensi. press room. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. bar. parkir. apakah itu pusat konvensi. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. termasuk pelayanan VIP. banquet. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. tehnologi persidangan. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI . dan sebagainya. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. selama persidangan konvensi. tiket/voucher. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. keadaan darurat. air. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. telepon. setingkat dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. buku tabungan.undangan santap siang/malam. dansa. pasca-konvensi. peserta. sebagian biaya transportasi. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. pesta makan. asbak. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan.

korporasi. galangan pembuatan kapal. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. proyek percontohan. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. institut tehnologi. pabrik kereta api dan pesawat udara. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. sekretaris. lembaga. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. dan sebagainya. instansi pemerintah. asosiasi. atau pribadi yang memperoleh undangan.DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. a. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. instalasi-instalasi tenaga listrik. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. Kunjungan resmi. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. . sebagai kunjungan kehormatan. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. energi dan nuklir. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. perusahaan.

juru bicara atau penterjemah. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. satisfaction). Departemen Pariwisata. Direktorat Jendral Pariwisata. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala . professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. anak. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. keluarga atau staf dari peserta konperensi. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. yaitu penyelenggaraan pameran professional. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. dan yang dipandang perlu. DOKUMENTASI (Proceedings) Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. security. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. badan usaha atau korporasi. b.nara sumber atau staf ahli. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi.

produk maupun jasa pelayanan yang dijual. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. kejahatan mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. upaya meraih kembali konsumen 6. menetapkan sasaran 3. merumuskan strategi yang terencana 2. sejarah. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. serta huru hara. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih.internasional. membuat penilaian 5. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) . agar mengalir ke pemakai. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. mengalokasikan sumber 4.

Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. dosen. meningkatkan promosi pemasaran 7. menyelenggarakan pameran dagang 2. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru.Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: . para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya 4. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. memberi masukan dalam bentuk proposal 8. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. administratur sekolah. seperti educational Association. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. Untuk itu. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2.Arti bidding di sini ialah invitasi. profesor. Lamanya lebih kurang 5 hari . badan. menyelenggarakan konperensi pers 3. guru.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. dll juga tidak tinggal diam. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. dimana tergabungnya para pendidik. mempertahankan hubungan bisnis 5. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri. produk yang baru. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4.

kawasan. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1.program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.Susunan acara keseluruhan .Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut .Perkiraan biaya.Bro konvensi . Maksud dan tujuan persidangan . Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.tukar menukar pengalaman . Apek organisasi 5. Aspek transportasi 4.biaya tanggung jawab siapa . Ruang lingkup konvensi 2.mencari publisitas . Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah .Penentu lokasi . Aspek Teknis 3.keputusaan politik . Apresiasi internasional 4. Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.mencari solusi . pimpinan panitia 3.Perusahaan penerbangan . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO.transfer pengetahuan dan keterampilan 2. Badan pemraksa nasional dan inernasioanal .keputusan ilmiah .Perkiraan jumlah perserta . para delegasi 5. Documen bidding harus mengandung: .Pejabat Pariwisata .Konsultan professional 4.Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia .yang bertanggung jawab . Rincian maksud dan tujuan MICE . Kota.1. sector ekonomi terkait 6. Aspek umum 2. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi.surat pengantar sponsor .Penyusunan anggaran sementara 5.

pesserta yang diundang .Pameran komersial .peserta aktif . Jenis pameran .jumlah hari lama persidangan .VIP .jenis kelamin .motivasi 5.Pameran teknik .honor profesi .surat menyurat . Segmrentasi pasar .tata letak persidangan .non.pameran ilmiah .jumlah ruang .Peserta teknis dan staf . Kegiatan sosial .biaya perjalanan pulang pergi .struktur persidangan .angota .fasilitas pameran 6. Bahasa resmi persidangan .biaya konvensi 8.tanda-tanda .usia . Pembicara ahli yang diundang .Pesta selamat berpisah .siding pleno .santap siang dalam sesi persidangan .Pameran khusus 10.akomodasi hotel .Pres .darmawisata untuk istri dan anak 11.infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9. Pres .publikasi . Venue persidangan .jumlah kamar .komunikasi bebas . Tata persidangan .malam seni dan budaya .seminar .Jumlah keseluruhannya 4.status sosial .-upacara penmbukaan dan resepsi .staf 7.profesi .sendiri .3. Komposisi perserta .asal kebangsaan .

Materi tercetak .sewa wartawan . Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari. Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO.program final .jurnal konvensi .program sementara .poster .news leter .wawancara pembicara dan tokoh 12.pengumuman perdana . tagihan.tanda data . Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener..konperensi pers .voucher .dan pengeluaran .menu . pendapatan.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai.undangan .Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan .jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja. Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.sertifikat 13.baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.catalog pameran .uang tunai.note book .

PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.Interest (Ketertarikan). menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4.Kedua.bagaimana menarik . menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil.Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan.Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.efektif dan professional. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi dimaksud.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat . Apa format dan temanya? 3. Siapa saja yang diundang? 4. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan). yang semaksimal mungkin.anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2.dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.apabila: 1. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien. Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5. Apakah jumlah ini penting? 6.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian).

Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan.sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat. .Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .Setahun yang lalu.Saya selalu hadir .Alasan-alasan lain d.Enam bulan yang lalu .Perhatian calon pelanggan.Lokasi (site) .Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan. .manajer konvensi dan sebagainya.Dari teman dan kerabat kerja . Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Dari persidangan terdahulu .Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya. Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker). b.pusat konvensi.Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? . MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.Kurang dari 3 bulan yang lalu.Kurang dari lamanta konvensi .Selama konvensi berlangsung .Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.Hari melebihi berlangsungnya konvensi . .Dari informasi lewat pos .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya. .Program .kamar hoteluntuk delegasi.Tiga bulan yang lalu .Dari majalah profesi . . .dekorasi. b.biaya transportasi).Presentasi Makalah .Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya . Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? . Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .Dari poster dan materi cetak lainnya c. .

PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .Usaha Pameran Dagang .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .Tidak ada .hotel pinggir kota (suburban hotels) .Usaha Pameran Ilmiah .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.Seorang .pekan raya (trade fairs) .Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .Organisasi Adilaksa Pameran .Pertimbangan itu menyangkut ukuran. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI (Venues of the Convention) . Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam..danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Asosiasin Desainer& Produser pameran .Biro Konvensi (convention Bureaus) .kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.sifat.balai kota (town hall) .gedung pusat konvensi (Convention Center) .Lebih dari 3 hari.Dua atau lebih. PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas.Usaha Pekan Raya .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? . e.Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.

Peristirahatan. pub.Klub Arung Jeram(Rafting club) .Perusahaan Bus Wisata . rumah makan. cabana.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Apartemen. USAHA JASA WISATA .Perusahaan Aneka Kembang .perusahaan Sewa Mobil .Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) . catering caffee shop. PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional . air mineral.Perusahaan penerbangan Komersial .Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .Perusahaan Kereta Api .Pondok dan lain-lain. café. kopi. termasuk wisata konvensi tentunya.Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata. USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant. teh.Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) .Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif. ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL . USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel . minuman keras. bir & minuman ringan.Organisasi Pariwisata Nasional .vila.Klub Selancar(surving club) .Motel.Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) .Bungalow .Rumah Penginapan.Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) .Rumah tamu. minuman tradisional.Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.Asosiasi Penerbangan Nasional .

Usaha ±Usaha Bank . HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran.Perancang dan peragaan busana .baik dalam skala nasional maupun internasional.Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki . VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.Holiday inn dan Crown Plaza.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI .Asuransi Perjalanan . MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.Taman hiburan ..keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.Sanggar seni dan budaya . Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini.Museum .Ramada adalah termasuk kelompok mariot.Kebun Binatang .Kartu Kredit .timbul pertanyaan.Cek Perjalanan .Pusat Kerajinan Emas Dan Perak .Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi.perjalanan insentif atau pameran.Taman ria .Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2. Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan.

Kata protocol sama dengan seremoni.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5. Jarak. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .Pengaturan cahaya dan suara .karangan bunga .gambar yang jelas untuk tamu. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4.diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini. TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Tanda.fasilitas 5 terbaik : 1.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.desain.bendera.protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.dekorasi.huruf.Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat. Iklim udara menyenangkan 5. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.antara lain : 1.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan.tata letak meja dan kursi .logo.tema persidangan.Peralatan dan perlengkapan acara persidangan . Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.Gelar lantai .folk dance atau yang lain .marka. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3. PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4.Minuman dan sancks .Meja utama dertan meja berikut .Ruang keluar masuknya VIP .protokol (protocol). Kualitas makanan dan minuman excellent 2. Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai 2.dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna. Efisiensi karyawan Front Office 5. Ruang persidangan luas dan menarik 3. VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.

kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota ..Perusahaan Penerbangan .Persidangan harus berjalan lancer can tertib .terbuka untuk umum .Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .Biro Konvensi (Convention Bureau).Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .ketua/Presiden Dewan Permanen .hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .Hotel-hotel besar . perjalanan insentif dan pameran.Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.Menginformasikan iklim dan cuaca.Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.Persidangan ini bias untuk sales&marketing.Persidangan harus diselenggarakan secara regular .rental car) .Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian . Menurut rekomendasi IAVCB : .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .dan sebagainya dengan acara-acara social .keluarga besar.militer.Perusahaan angkutan di darat (kereta api.Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .bus.pemrakarsa Fam Trip.Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).pemegang saham .Korps Diplomatik .Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).Tamu-tamu khusus .

pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.Menarik dan menemu kenali prospek baru . Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : ..bahasa sendiri.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.Memperkenalkan produk baru . BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Hanya satu bahasa.Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .tetapi lambat .Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Interopretasi tepat dan benar.Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).Juru interpretasi mencatat di atas kertas.setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Austria.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya. . .Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.

mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : . .Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi . .tidak memungkinkan jaraknya) .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual..Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka. .hotel. . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).pameran di luar bangunan.produk. .System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.Pengalaman pada masa lalu .pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.Cara berikut disebut advance sale.System undian (lottery system).Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.pajangan di atas meja.Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.sedang.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmensegmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil. . Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Kesempatan biaya jual yang rendah .Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .pameran di hotel . .pameran di stan-stan (booths) .kemungkinan rugi besar sekali .pameran di bangunan bebas.lokasi yang tidak tepat (transportasi.meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .perolehan pendapatan tambahan .Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .pameran temple (poster).

fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .kualitas makalah dalam kongres .siap untuk menerima pengunjung .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .cukup luas .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .1 jam sebelum di buka. .harga tetap per m2 .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan .24/48 jam membangun stan dasar .bersih.jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.otoritas pemrakarsa pameran .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .Mengenai lokasi : .30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .aturan main dalam tata tertib pameran .Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .segala sesuatu sudah rapi.peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .lokasi dan waktu pameran .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.24 jam merapikan stan .harga khusus untuk area (hall).

air .Fasilitas AV .Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.untuk memecahkan problema .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .lampu.projector untuk bnahan opac .microphone input mixer dengan saluran input mixer .gedung serba guna .berusahabersama bahkan berkonlik .multi disc palyer .pekan raya .computer .ruangan perlu dilengkapi dengan : .Pasokan proyektor .video recorder/player .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .System penyampaian komunikasi . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .saluran udara (compressed air connection) .Podium (rostrum) .Hiburan.System pengaturan stan (untuk konvensi) .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .video projector .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).Interpretasi simultaneous .Langit-langit tinggi .Pasokan listrik.berdialog.aula universitas .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .slide projector .microphone switchboard .untuk saling belajar .balai sidang .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .untuk tukar menukr informasi .bermain.sound system berkekuatan watt besar .belajr bersama.

computer (PC) .perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .printer .televisi satelit ..white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .Mini bar .health center .Radio dan taped music .kolam renang .telepon .Room safe .International direct dial telephone .AC yang dapat dikontrol sendiri .Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : .dining room.Security key card system .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .Shopping arcade .mesin faksimili .F&B services : coffee shop.restaurant and bar lounge .podium .meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .Direct dial telephone .Kamar mandi luas (tub and shower) .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful