WISATA KONVENSI

KONVENSI a. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar, istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti, penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. b. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan : kongres, konferensi, atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan,usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990, Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata, pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata, seperti berikut : a. Jasa biro perjalanan wisata b. Jasa agen perjalanan wisata c. Jasa pramuwisata d. Jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran e. Jasa impresariat f. Jasa konsultan Pariwisata g. Jasa informasi pariwisata Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi, pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, tentang ketentuan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran, bab 1, pasal 1´ yang berbunyi: a. Kongres, Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. b. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. c. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. d. Usaha Jasa Konvensi, perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,

usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. e. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata, dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah, tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Seperti contoh : exhibition, expo atau expoition, industrial show, trade fair, trade show, scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Pakar pameran seperti Hale N. Tongren dan james P. Thompson, mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional, guru, ilmuwan, dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun barang. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan. INCENTIVE Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel

nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b,yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c,yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga), namun bersifat lokal, yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri. b. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Seperti halnya konvensi lokal, konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. c. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah, bisa pula oleh swasta, atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas, membutuhkan staf pelaksana lebih banyak, peralatan fasilitas lebih lengkap, dan logistik yang berlipat ganda. d. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat

membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Dalam konteks industri pariwisata, khususnya wisata konvensi, penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. e. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal, konvensi internasional memang bersifat mendunia. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar, sedang, atau kecil. a. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. b. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. c. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih menyeluruh. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2) penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). Dengan kata lain, yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota,

dekat dengan kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan, bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite, sewa gedung, sewa peralatan/perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi/hiburan,dll yang dipandang perlu. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan, program agendanya telah dipastikan, maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: (a) anggaran pengeluaran, (b) anggaran pendapatan, dan (c) lajur neraca (spreadsheet). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat, serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi, aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya, dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. Berdasarkan penelitian yang ada, organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuanpertemuan di properti gedung pusat konvensi, balai sidang atau hotel menengah dan besar. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi, (2) pertemuan perusahaan atau korporasi, (3) eksibisi dan pameran dagang. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis, atau sama tujuannya. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan, konperensi atau pameran bersama-sama ,tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting).

televisi closed circuit.? Rapat-rapat lain (other meetings) b. nasihat. . atau kongres. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). c. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. fasilitas video tape. organisasi. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. yang siap untuk bekerja dan berkarya. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. ketrampilan. non formal. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. komunikasi dan informasi. Wewenang ini meliputi pengarahan. pelatihan maupun kursus-kursus. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. rapat-rapat panitia pelaksana. diskusi panel. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. baik itu pendidikan formal. dan professionalisme sumber daya manusia. perangkat audiovisual khusus. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. kemahiran. antara lain: a. ruang sidang. memberi diskon atas sewa kamar. lokakarya. Kemudahan tersebut antara lain. konperensi atau kongres. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. konperensi.

jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. sebagian biaya transportasi. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. tiket/voucher. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. Selain sekretariat. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. dan sebagainya. panitia pelaksana konvensi. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. produk. paket hadiah. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. balai sidang atau hotel. perserikatan. undangan santap siang/malam. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. peserta. setingkat . konperensi atau kongres. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. apakah itu pusat konvensi. perusahaan. organisasi. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan.registrasi dan akomodasi peserta konvensi. usahawan. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. buku tabungan.

MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. press room. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) . Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. bar. selama persidangan konvensi. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. banquet. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. asbak. telepon. parkir. hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. tehnologi persidangan. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). antara lain untuk sidang. dan evaluasi akhir konvensi. pasca-konvensi. air.dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. keadaan darurat. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. dansa. termasuk pelayanan VIP. pesta makan. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan.

Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. keluarga atau staf dari peserta konperensi. anak. lembaga. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. DOKUMENTASI (Proceedings) . Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. sebagai kunjungan kehormatan. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. b. juru bicara atau penterjemah. Kunjungan resmi. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. Departemen Pariwisata. dan yang dipandang perlu. a. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. energi dan nuklir. instansi pemerintah. dan sebagainya. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati.Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. perusahaan. korporasi. nara sumber atau staf ahli. sekretaris. atau pribadi yang memperoleh undangan. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. instalasi-instalasi tenaga listrik. pabrik kereta api dan pesawat udara. institut tehnologi. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. proyek percontohan. Direktorat Jendral Pariwisata. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. asosiasi. galangan pembuatan kapal. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person.

? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala internasional. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. sejarah. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. serta huru hara. satisfaction). berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. kejahatan . ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. yaitu penyelenggaraan pameran professional.Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. security. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. badan usaha atau korporasi. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi.

? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. Lamanya lebih kurang 5 hari . melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. guru. upaya meraih kembali konsumen 6. agar mengalir ke pemakai. dimana tergabungnya para pendidik. seperti educational Association. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya . mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. produk yang baru. merumuskan strategi yang terencana 2. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. dll juga tidak tinggal diam.mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. dosen. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. mengalokasikan sumber 4. administratur sekolah. membuat penilaian 5. profesor. menetapkan sasaran 3. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang.

menyelenggarakan konperensi pers 3. Rincian maksud dan tujuan MICE . Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: 1. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal.4. Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah.Susunan acara keseluruhan . menyelenggarakan pameran dagang 2. Untuk itu. para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1.Konsultan professional 4. mempertahankan hubungan bisnis 5. meningkatkan promosi pemasaran 7.Perkiraan biaya. Documen bidding harus mengandung: .Penentu lokasi . Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.Bro konvensi .pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut .program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.Perkiraan jumlah perserta . Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah . meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. badan. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia.Pejabat Pariwisata . memberi masukan dalam bentuk proposal 8.Arti bidding di sini ialah invitasi.Perusahaan penerbangan . memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6.surat pengantar sponsor .Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia . kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan.

status sosial .Pres .biaya tanggung jawab siapa 3.non. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1.yang bertanggung jawab .keputusan ilmiah . Aspek umum 2. Kota. Aspek Teknis 3. Ruang lingkup konvensi 2.angota . Maksud dan tujuan persidangan . Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.Penyusunan anggaran sementara 5.jenis kelamin .tukar menukar pengalaman . Aspek transportasi 4. Komposisi perserta .negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.mencari solusi . Badan pemraksa nasional dan inernasioanal .Peserta teknis dan staf .Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.VIP .kawasan. Segmrentasi pasar .Jumlah keseluruhannya 4. pimpinan panitia 3.pesserta yang diundang .mencari publisitas ..transfer pengetahuan dan keterampilan 2. Apresiasi internasional 4. para delegasi 5.asal kebangsaan . PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi.peserta aktif . sector ekonomi terkait 6. Apek organisasi 5.usia .profesi . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO.motivasi .sendiri .keputusaan politik .

Tata persidangan .sewa wartawan .program sementara .seminar .santap siang dalam sesi persidangan . Jenis pameran .tanda-tanda .komunikasi bebas .honor profesi .jurnal konvensi .pameran ilmiah .jumlah ruang . Materi tercetak .siding pleno .staf 7.infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.Pameran komersial .jumlah kamar .5. Kegiatan sosial .biaya perjalanan pulang pergi .undangan .-upacara penmbukaan dan resepsi .poster .news leter .note book .malam seni dan budaya .tanda data .wawancara pembicara dan tokoh 12.fasilitas pameran 6.konperensi pers .catalog pameran . Bahasa resmi persidangan .publikasi .menu .jumlah hari lama persidangan . Pres .surat menyurat .voucher .biaya konvensi 8.Pameran khusus 10.program final .darmawisata untuk istri dan anak 11.struktur persidangan . Venue persidangan .akomodasi hotel .pengumuman perdana .Pameran teknik . Pembicara ahli yang diundang .tata letak persidangan .Pesta selamat berpisah .

Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien.jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja. Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener. Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.uang tunai.dan pengeluaran . dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini.. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi . Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO. tagihan.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini. pendapatan.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai.baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.sertifikat 13.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.efektif dan professional.

Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat .Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil.Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan).Interest (Ketertarikan). Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5. . .dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait. .dimaksud. Apakah jumlah ini penting? 6.Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan. yang semaksimal mungkin.kamar hoteluntuk delegasi.apabila: 1. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para . Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3. .bagaimana menarik Perhatian calon pelanggan.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan. .Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1. Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : . menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian). Siapa saja yang diundang? 4.Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya .Kedua.sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.biaya transportasi). Apa format dan temanya? 3. menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4.Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.dekorasi. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.

Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Tidak ada .Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan. b. .Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a. Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? .Lebih dari 3 hari.Enam bulan yang lalu .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .Kurang dari lamanta konvensi .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.Dari majalah profesi .Dari informasi lewat pos .Tiga bulan yang lalu . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? .Seorang .Alasan-alasan lain d. e.Dua atau lebih.Kurang dari 3 bulan yang lalu.manajer konvensi dan sebagainya. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI .Hari melebihi berlangsungnya konvensi . MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.Presentasi Makalah . b.Program .Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan.pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .Dari poster dan materi cetak lainnya c.pusat konvensi.Dari persidangan terdahulu .Setahun yang lalu. Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Lokasi (site) . Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.Selama konvensi berlangsung .Dari teman dan kerabat kerja .Saya selalu hadir . .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.

(Venues of the Convention) . PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .hotel pinggir kota (suburban hotels) .gedung pusat konvensi (Convention Center) .sifat.Biro Konvensi (convention Bureaus) . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .balai kota (town hall) .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) . termasuk wisata konvensi tentunya. ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL .Usaha Pameran Dagang . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .Pertimbangan itu menyangkut ukuran.Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .perusahaan Sewa Mobil .pekan raya (trade fairs) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas.Organisasi Pariwisata Nasional .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) .Perusahaan penerbangan Komersial .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .Perusahaan Bus Wisata .Perusahaan Kereta Api .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .Usaha Pekan Raya .kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Usaha Pameran Ilmiah .Asosiasin Desainer& Produser pameran Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.Organisasi Adilaksa Pameran .

pub.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI . kopi.Peristirahatan. bir & minuman ringan.Rumah Penginapan.Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional . USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .Bungalow . air mineral. catering caffee shop.Perancang dan peragaan busana .Rumah tamu.Kebun Binatang .Klub Arung Jeram(Rafting club) .Pondok dan lain-lain. teh.Asosiasi Penerbangan Nasional . USAHA JASA WISATA .Motel.Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) .Kartu Kredit .Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN . minuman tradisional.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata. cabana.vila.Sanggar seni dan budaya .Taman ria .Cek Perjalanan .Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) . café.Apartemen. PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Taman hiburan .Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional .Klub Selancar(surving club) . rumah makan.Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif.Pusat Kerajinan Emas Dan Perak ..Usaha ±Usaha Bank .Museum . USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant.Perusahaan Aneka Kembang . minuman keras.Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) .Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) .

Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki fasilitas 5 terbaik : 1. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.timbul pertanyaan. Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal. Efisiensi karyawan Front Office 5.Ramada adalah termasuk kelompok mariot. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5.antara lain : 1.Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal. Ruang persidangan luas dan menarik 3. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.Holiday inn dan Crown Plaza. VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2. Kualitas makanan dan minuman excellent 2.. Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai . Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4.baik dalam skala nasional maupun internasional. Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini.Asuransi Perjalanan .perjalanan insentif atau pameran.

Korps Diplomatik .Tanda.logo.ketua/Presiden Dewan Permanen . TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat.karangan bunga .Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .Tamu-tamu khusus . Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).Pengaturan cahaya dan suara .Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.tema persidangan.Kata protocol sama dengan seremoni.protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.marka. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .Meja utama dertan meja berikut .Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini. Jarak.waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya. Iklim udara menyenangkan 5.pemegang saham . VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.protokol (protocol).Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin. PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.dekorasi.huruf.desain.Gelar lantai .tata letak meja dan kursi .Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.folk dance atau yang lain .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .gambar yang jelas untuk tamu.Minuman dan sancks .Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .bendera.Ruang keluar masuknya VIP .2. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3.Persidangan ini bias untuk sales&marketing.

Perusahaan angkutan di darat (kereta api.militer.Persidangan harus berjalan lancer can tertib .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.bahasa sendiri.terbuka untuk umum ..Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .keluarga besar.persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).Austria.Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.dan sebagainya dengan acara-acara social .namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .Menginformasikan iklim dan cuaca.Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.Biro Konvensi (Convention Bureau).Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Perusahaan Penerbangan . perjalanan insentif dan pameran.Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Persidangan harus diselenggarakan secara regular .rental car) .pemrakarsa Fam Trip.kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual .Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Hotel-hotel besar .Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .bus. Menurut rekomendasi IAVCB : .

Menarik dan menemu kenali prospek baru .Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmen- .biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut . .Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini . .yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : . Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Juru interpretasi mencatat di atas kertas.Memperkenalkan produk baru .Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi. Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : .setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan. .Pengalaman pada masa lalu .Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya. .Cara berikut disebut advance sale.Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.Interopretasi tepat dan benar.System undian (lottery system).tetapi lambat . . BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .Hanya satu bahasa. .

Mengenai lokasi : .untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .hotel.perolehan pendapatan tambahan .segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .aturan main dalam tata tertib pameran .tidak memungkinkan jaraknya) Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .lokasi yang tidak tepat (transportasi.Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.cukup luas .sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .pameran di bangunan bebas.kemungkinan rugi besar sekali .pameran di stan-stan (booths) .sedang.perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : . . .pameran di luar bangunan.peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.Kesempatan biaya jual yang rendah .lokasi dan waktu pameran . .pameran temple (poster).pajangan di atas meja.di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .otoritas pemrakarsa pameran .produk.rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .pameran di hotel .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).

harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .24/48 jam membangun stan dasar .aula universitas .1 jam sebelum di buka.Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan berdialog.untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.bermain.Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .siap untuk menerima pengunjung .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .balai sidang .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru . .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .untuk saling belajar .segala sesuatu sudah rapi.pekan raya .kualitas makalah dalam kongres .bersih.fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .gedung serba guna .belajr bersama.untuk memecahkan problema .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).berusahabersama bahkan berkonlik .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .24 jam merapikan stan .30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .untuk tukar menukr informasi .harga khusus untuk area (hall).harga tetap per m2 .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .

ruangan perlu dilengkapi dengan : .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .projector untuk bnahan opac .computer (PC) .slide projector .lampu.white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .kolam renang .saluran udara (compressed air connection) .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .multi disc palyer .System penyampaian komunikasi .air .Langit-langit tinggi .Pasokan listrik.fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .telepon .Fasilitas AV .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .microphone switchboard ..Hiburan.F&B services : coffee shop.Pasokan proyektor .System pengaturan stan (untuk konvensi) .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .restaurant and bar lounge .Podium (rostrum) .video recorder/player .microphone input mixer dengan saluran input mixer .televisi satelit .video projector .health center .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .dining room.fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .Interpretasi simultaneous .computer .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .printer .mesin faksimili .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.sound system berkekuatan watt besar .

perjalanan intensif dan pameran e. b.. seperti berikut : a. atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan.perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap .Mini bar .AC yang dapat dikontrol sendiri . pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata. Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti. Jasa pramuwisata d.Shopping arcade . Pos dan Telekomunikasi No. cendekiawan. Jasa konvensi.Room safe . Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990.Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : . Jasa informasi pariwisata . pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka.meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .Kamar mandi luas (tub and shower) . Jasa impresariat f.usahawan. istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata.Radio dan taped music .International direct dial telephone .Security key card system WISATA KONVENSI KONVENSI a. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar. konferensi. mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. Jasa konsultan Pariwisata g. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri.703/MPPT-91 merumuskan : kongres.Direct dial telephone . penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata.podium . KM 108/HM. saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Jasa agen perjalanan wisata c. Jasa biro perjalanan wisata b.

dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. trade show.703/MPPT-91. tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. dengan batasan : usaha jasa konvensi. Incentive. dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan . baik bentuk gagasan maupun barang.Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi. perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. Pos. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata. Usaha Jasa Konvensi. dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah. perjalanan intensif dan pameran. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi. cendekiawan. c. scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Seperti contoh : exhibition. trade fair. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis . expo atau expoition. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. dan Telekomunikasi nomor KM. Thompson. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. industrial show. Tongren dan james P. guru. Pakar pameran seperti Hale N. perjalanan intensif. usahawan. usahawan. perjalanan intensif dan pameran. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi.108/HM. Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan. ilmuwan. Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. e. perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk. cendekiawan. Kongres. bab 1. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional. d. tentang ketentuan usaha jasa konvensi. MICE (Meeting. pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. b. pasal 1´ yang berbunyi: a.

sekelompok orang (negarawan. yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri.yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. surat keputusan menteri pariwisata. cendekiawan. namun bersifat lokal.yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata.dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. bab 1 pasal 1 ayat b. perkumpulan atau perserikatan. .703/MPPT-91. Dalam kaitannya dengan MICE.703/MPPT-91. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan. pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi.108/HM. INCENTIVE Istilah incentive. pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM. hiburan. pos dan telekomunikasi nomor: KM. MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat. usahawan. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata.dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). bab 1 pasal 1c. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. diartikan sebagai perjalanan insentif. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga).108/HM. dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. seperti transportasi. kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan. pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel nomor KM. akomodasi.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi. usahawan. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain. perjalanan pra.

b. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas. d. sedang. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. c. lebih . a. konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. khususnya wisata konvensi. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal. atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Seperti halnya konvensi lokal. Dalam konteks industri pariwisata. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. dan logistik yang berlipat ganda. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah. e. konvensi internasional memang bersifat mendunia. membutuhkan staf pelaksana lebih banyak. bisa pula oleh swasta. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). atau kecil. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang.b. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. peralatan fasilitas lebih lengkap. c. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang.

BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi. aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya. dekat dengan kantor/instansi pemerintahan. yaitu (1) penentuan lokasi (site). iklim. sewa gedung. malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. sore. dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). tanggal. gugur). dan lebih menyeluruh. biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite. dan (c) lajur neraca (spreadsheet). berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi. organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuan- . Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. bulan. hari. program agendanya telah dipastikan. jam (pagi. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin. serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. (b) anggaran pendapatan. yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara. biaya sekretariat. siang. atraksi/hiburan. sewa peralatan/perlengkapan. semi. pemasaran dan promosi. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan. Dengan kata lain. maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. terletak di pusat kota. tidak jauh dari pusat perbelanjaan. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan. dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. cuaca. (2) penentuan jadwal (date). panas. Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat. yaitu: (a) anggaran pengeluaran. Berdasarkan penelitian yang ada.luas. bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.dll yang dipandang perlu.

? Rapat-rapat lain (other meetings) b. baik itu pendidikan formal. televisi closed circuit. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. pelatihan maupun kursus-kursus. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). konperensi atau pameran bersama-sama . Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan. yang siap untuk bekerja dan berkarya. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) . fasilitas video tape. ruang sidang. dan professionalisme sumber daya manusia. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis. lokakarya. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium.tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional.pertemuan di properti gedung pusat konvensi. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). (2) pertemuan perusahaan atau korporasi. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. ketrampilan. non formal. Kemudahan tersebut antara lain. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. balai sidang atau hotel menengah dan besar. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. atau sama tujuannya. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. perangkat audiovisual khusus. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting). diskusi panel. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. kemahiran. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. (3) eksibisi dan pameran dagang. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). memberi diskon atas sewa kamar. c.

. komunikasi dan informasi. rapat-rapat panitia pelaksana. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). perserikatan.Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. nasihat. konperensi. perusahaan. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. Wewenang ini meliputi pengarahan. atau kongres. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. panitia pelaksana konvensi. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. registrasi dan akomodasi peserta konvensi. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. organisasi. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. usahawan. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. produk. konperensi atau kongres. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. organisasi. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. konperensi atau kongres. Selain sekretariat. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. antara lain: a. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan.

undangan santap siang/malam. dan sebagainya. balai sidang atau hotel. pesta makan. tiket/voucher. peserta. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. dan evaluasi akhir konvensi. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. tehnologi persidangan. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI . asbak. bar. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. parkir. keadaan darurat. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. buku tabungan. antara lain untuk sidang. pasca-konvensi. dansa. apakah itu pusat konvensi. press room. selama persidangan konvensi. telepon. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. termasuk pelayanan VIP. paket hadiah. setingkat dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. sebagian biaya transportasi. banquet. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. air.

sekretaris. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. Kunjungan resmi. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. . korporasi. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. energi dan nuklir. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. galangan pembuatan kapal. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. proyek percontohan. pabrik kereta api dan pesawat udara. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. institut tehnologi. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. atau pribadi yang memperoleh undangan. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. dan sebagainya. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. perusahaan. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan.DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. asosiasi. a. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. instalasi-instalasi tenaga listrik. lembaga. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. sebagai kunjungan kehormatan. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. instansi pemerintah.

Departemen Pariwisata.nara sumber atau staf ahli. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. yaitu penyelenggaraan pameran professional. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. security. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. dan yang dipandang perlu. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. satisfaction). tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. juru bicara atau penterjemah. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. b. DOKUMENTASI (Proceedings) Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala . yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. anak. keluarga atau staf dari peserta konperensi. badan usaha atau korporasi. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. Direktorat Jendral Pariwisata.

internasional. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. kejahatan mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. membuat penilaian 5. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. upaya meraih kembali konsumen 6. merumuskan strategi yang terencana 2. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. sejarah. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. menetapkan sasaran 3. agar mengalir ke pemakai. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) . serta huru hara. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. mengalokasikan sumber 4. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang.

undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. menyelenggarakan pameran dagang 2. dll juga tidak tinggal diam. badan.Arti bidding di sini ialah invitasi. profesor. Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas. menyelenggarakan konperensi pers 3. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. Untuk itu. mempertahankan hubungan bisnis 5. guru. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan. administratur sekolah. seperti educational Association. dimana tergabungnya para pendidik. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. meningkatkan promosi pemasaran 7. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. Lamanya lebih kurang 5 hari . memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. dosen.Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. produk yang baru. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: . distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya 4. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri. memberi masukan dalam bentuk proposal 8. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan.

Susunan acara keseluruhan .surat pengantar sponsor .Bro konvensi .Penentu lokasi .transfer pengetahuan dan keterampilan 2.mencari solusi . Apek organisasi 5.Pejabat Pariwisata . Documen bidding harus mengandung: .negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.keputusaan politik . Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah .biaya tanggung jawab siapa .1. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1.kawasan. Aspek Teknis 3.mencari publisitas . PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi. Rincian maksud dan tujuan MICE . Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.Perusahaan penerbangan .Penyusunan anggaran sementara 5.Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.tukar menukar pengalaman . Badan pemraksa nasional dan inernasioanal .keputusan ilmiah .Perkiraan biaya. para delegasi 5.program-program dalam penyelenggaraan MICE 3. pimpinan panitia 3. Ruang lingkup konvensi 2.pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut . Aspek transportasi 4.Konsultan professional 4. Apresiasi internasional 4. Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani. sector ekonomi terkait 6. Kota.Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia . Maksud dan tujuan persidangan . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO. Aspek umum 2.yang bertanggung jawab .Perkiraan jumlah perserta .

Komposisi perserta .Pameran khusus 10.fasilitas pameran 6.usia .pesserta yang diundang .jumlah kamar .akomodasi hotel .komunikasi bebas .non.publikasi .malam seni dan budaya .-upacara penmbukaan dan resepsi .jumlah ruang . Venue persidangan .tanda-tanda .jenis kelamin .Jumlah keseluruhannya 4.3.pameran ilmiah .seminar .motivasi 5. Pres . Kegiatan sosial . Pembicara ahli yang diundang .siding pleno .staf 7.santap siang dalam sesi persidangan .struktur persidangan .sendiri .tata letak persidangan . Tata persidangan .peserta aktif .angota .honor profesi .biaya perjalanan pulang pergi .surat menyurat . Segmrentasi pasar . Jenis pameran .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.asal kebangsaan .profesi .Pres .jumlah hari lama persidangan .Pesta selamat berpisah .status sosial . Bahasa resmi persidangan .biaya konvensi 8.darmawisata untuk istri dan anak 11.VIP .Pameran teknik .Pameran komersial .Peserta teknis dan staf .

wawancara pembicara dan tokoh 12. tagihan.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan . Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai.note book .undangan .baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.program final . Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO.konperensi pers .jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja.uang tunai.program sementara .news leter .pengumuman perdana . Materi tercetak ..dan pengeluaran . Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari.sewa wartawan . pendapatan.tanda data .jurnal konvensi . Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting. Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener.menu .catalog pameran .poster .voucher .sertifikat 13.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.

Interest (Ketertarikan).Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya. Apa format dan temanya? 3.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien.dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi dimaksud. menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).apabila: 1.efektif dan professional.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.bagaimana menarik . Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2.Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi. yang semaksimal mungkin. Apakah jumlah ini penting? 6.anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan. Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3.Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil.Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan. Siapa saja yang diundang? 4.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat . menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4.Kedua. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian).Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan).

Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .Kurang dari lamanta konvensi .Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).Saya selalu hadir . b.Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .Setahun yang lalu.Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.biaya transportasi).Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya. . .Enam bulan yang lalu .Selama konvensi berlangsung . Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Alasan-alasan lain d. .Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.kamar hoteluntuk delegasi.dekorasi.Program .Dari poster dan materi cetak lainnya c.pusat konvensi.sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.Dari teman dan kerabat kerja .Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan.Tiga bulan yang lalu .Dari informasi lewat pos . .Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.Dari majalah profesi .Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan. b. MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan. .Hari melebihi berlangsungnya konvensi . . Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya . .Lokasi (site) .Perhatian calon pelanggan. Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? .Presentasi Makalah .Dari persidangan terdahulu . Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .manajer konvensi dan sebagainya.Kurang dari 3 bulan yang lalu.Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.

e.Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? ..Asosiasin Desainer& Produser pameran .Usaha Pameran Dagang .Tidak ada . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .hotel pinggir kota (suburban hotels) .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.balai kota (town hall) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI (Venues of the Convention) .sifat.pekan raya (trade fairs) .kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Seorang .gedung pusat konvensi (Convention Center) .Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) . PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Usaha Pameran Ilmiah .Pertimbangan itu menyangkut ukuran.Organisasi Adilaksa Pameran .Dua atau lebih.Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .Biro Konvensi (convention Bureaus) .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda. Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Usaha Pekan Raya .Lebih dari 3 hari.

termasuk wisata konvensi tentunya.Asosiasi Penerbangan Nasional .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.Klub Arung Jeram(Rafting club) . cabana.Apartemen.Perusahaan Kereta Api . minuman tradisional.Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) .Motel. catering caffee shop.Organisasi Pariwisata Nasional .Peristirahatan.Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .perusahaan Sewa Mobil .Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) . pub.klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .Pondok dan lain-lain. bir & minuman ringan.Perusahaan Bus Wisata .Rumah tamu. minuman keras. kopi.Bungalow .Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional .Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Perusahaan penerbangan Komersial . ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL . USAHA JASA WISATA .Klub Selancar(surving club) . teh. rumah makan.Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan. USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel .Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional .Perusahaan Aneka Kembang .Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .vila.Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif. air mineral. PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) . café. USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant.Rumah Penginapan.

Museum . Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI .Sanggar seni dan budaya .karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2.baik dalam skala nasional maupun internasional.Pusat Kerajinan Emas Dan Perak .keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan.Ramada adalah termasuk kelompok mariot. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi.Taman hiburan .Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki .Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .Asuransi Perjalanan . Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal.timbul pertanyaan.Perancang dan peragaan busana . VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal.Taman ria . Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini.perjalanan insentif atau pameran. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran.Usaha ±Usaha Bank .Holiday inn dan Crown Plaza.Kebun Binatang .Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental..Cek Perjalanan .Kartu Kredit .

Kualitas makanan dan minuman excellent 2.Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna. Jarak.Kata protocol sama dengan seremoni. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4. Ruang persidangan luas dan menarik 3.huruf.karangan bunga .gambar yang jelas untuk tamu. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1. Iklim udara menyenangkan 5.pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : . Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3.Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .marka.Ruang keluar masuknya VIP .baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan.folk dance atau yang lain . Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities). Efisiensi karyawan Front Office 5. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4.protokol (protocol).dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.logo.Tanda.antara lain : 1. VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.dekorasi.fasilitas 5 terbaik : 1.protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.tata letak meja dan kursi .Meja utama dertan meja berikut .desain. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .Minuman dan sancks .Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.tema persidangan.Gelar lantai . PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni. TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony). Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai 2.diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.Pengaturan cahaya dan suara .bendera.

serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).Persidangan harus diselenggarakan secara regular .Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .pemegang saham .militer.Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.Korps Diplomatik . perjalanan insentif dan pameran.Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.pemrakarsa Fam Trip.Perusahaan angkutan di darat (kereta api.Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Menginformasikan iklim dan cuaca.Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .Persidangan ini bias untuk sales&marketing.Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.bus.Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .Tamu-tamu khusus .hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).rental car) .Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Biro Konvensi (Convention Bureau).Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik . Menurut rekomendasi IAVCB : ..Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .dan sebagainya dengan acara-acara social .keluarga besar.ketua/Presiden Dewan Permanen .Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.Perusahaan Penerbangan .namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .Hotel-hotel besar .Persidangan harus berjalan lancer can tertib .terbuka untuk umum .Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.

Menarik dan menemu kenali prospek baru .Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.Juru interpretasi mencatat di atas kertas. .suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Memperkenalkan produk baru .setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas . BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Pelayanan pelanggan-pelanggan baru. .pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.tetapi lambat .Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya..Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan. Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : .Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .Austria.kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .bahasa sendiri.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Hanya satu bahasa.Interopretasi tepat dan benar.Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .

pameran temple (poster). .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran. .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.pajangan di atas meja.Cara berikut disebut advance sale.System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmensegmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.sedang.ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .pameran di bangunan bebas. .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya . Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .pameran di luar bangunan. .pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.perolehan pendapatan tambahan .Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.pameran di stan-stan (booths) .di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi..Pengalaman pada masa lalu .tidak memungkinkan jaraknya) .Kesempatan biaya jual yang rendah . .Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.hotel.sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .kemungkinan rugi besar sekali .pameran di hotel .produk.lokasi yang tidak tepat (transportasi. .Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .System undian (lottery system). .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .

lokasi dan waktu pameran .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan .Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .24 jam merapikan stan .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .aturan main dalam tata tertib pameran .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .kualitas makalah dalam kongres .Mengenai lokasi : .harga khusus untuk area (hall).40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .segala sesuatu sudah rapi.bersih.30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .otoritas pemrakarsa pameran .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .harga tetap per m2 .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk . .siap untuk menerima pengunjung .1 jam sebelum di buka.½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.cukup luas .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.24/48 jam membangun stan dasar .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .

saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.video projector .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .air .video recorder/player . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .Fasilitas AV .multi disc palyer .untuk tukar menukr informasi .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .System penyampaian komunikasi .berusahabersama bahkan berkonlik .Pasokan proyektor .slide projector .bermain.Interpretasi simultaneous .microphone switchboard .untuk saling belajar .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .Pasokan listrik.microphone input mixer dengan saluran input mixer .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .balai sidang .Hiburan.pekan raya .computer .projector untuk bnahan opac .lampu.saluran udara (compressed air connection) .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .gedung serba guna .Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .Podium (rostrum) .sound system berkekuatan watt besar .berdialog.untuk memecahkan problema .Langit-langit tinggi .System pengaturan stan (untuk konvensi) .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .belajr bersama.aula universitas .ruangan perlu dilengkapi dengan : .

International direct dial telephone ..Shopping arcade .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : .restaurant and bar lounge .telepon .printer .F&B services : coffee shop.dining room.health center .perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap .kolam renang .mesin faksimili .meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .Mini bar .Room safe .Radio dan taped music .computer (PC) .Kamar mandi luas (tub and shower) .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .Direct dial telephone .AC yang dapat dikontrol sendiri .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .podium .Security key card system .televisi satelit .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful