WISATA KONVENSI

KONVENSI a. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar, istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti, penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. b. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan : kongres, konferensi, atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan,usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990, Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata, pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata, seperti berikut : a. Jasa biro perjalanan wisata b. Jasa agen perjalanan wisata c. Jasa pramuwisata d. Jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran e. Jasa impresariat f. Jasa konsultan Pariwisata g. Jasa informasi pariwisata Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi, pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, tentang ketentuan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran, bab 1, pasal 1´ yang berbunyi: a. Kongres, Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. b. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. c. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. d. Usaha Jasa Konvensi, perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,

usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. e. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata, dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah, tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Seperti contoh : exhibition, expo atau expoition, industrial show, trade fair, trade show, scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Pakar pameran seperti Hale N. Tongren dan james P. Thompson, mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional, guru, ilmuwan, dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun barang. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan. INCENTIVE Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel

nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b,yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c,yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga), namun bersifat lokal, yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri. b. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Seperti halnya konvensi lokal, konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. c. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah, bisa pula oleh swasta, atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas, membutuhkan staf pelaksana lebih banyak, peralatan fasilitas lebih lengkap, dan logistik yang berlipat ganda. d. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat

membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Dalam konteks industri pariwisata, khususnya wisata konvensi, penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. e. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal, konvensi internasional memang bersifat mendunia. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar, sedang, atau kecil. a. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. b. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. c. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih menyeluruh. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2) penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). Dengan kata lain, yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota,

dekat dengan kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan, bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite, sewa gedung, sewa peralatan/perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi/hiburan,dll yang dipandang perlu. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan, program agendanya telah dipastikan, maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: (a) anggaran pengeluaran, (b) anggaran pendapatan, dan (c) lajur neraca (spreadsheet). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat, serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi, aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya, dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. Berdasarkan penelitian yang ada, organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuanpertemuan di properti gedung pusat konvensi, balai sidang atau hotel menengah dan besar. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi, (2) pertemuan perusahaan atau korporasi, (3) eksibisi dan pameran dagang. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis, atau sama tujuannya. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan, konperensi atau pameran bersama-sama ,tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting).

? Rapat-rapat lain (other meetings) b. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). konperensi atau kongres. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. nasihat. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. c. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). ruang sidang. Wewenang ini meliputi pengarahan. televisi closed circuit. lokakarya. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. organisasi. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. . dan professionalisme sumber daya manusia. non formal. kemahiran. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. baik itu pendidikan formal. komunikasi dan informasi. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. atau kongres. diskusi panel. ketrampilan. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. memberi diskon atas sewa kamar. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . konperensi. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). fasilitas video tape. yang siap untuk bekerja dan berkarya. rapat-rapat panitia pelaksana. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. Kemudahan tersebut antara lain. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. perangkat audiovisual khusus. antara lain: a. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. pelatihan maupun kursus-kursus. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang.

registrasi dan akomodasi peserta konvensi. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. sebagian biaya transportasi. tiket/voucher. organisasi. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. konperensi atau kongres. perserikatan. balai sidang atau hotel. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. panitia pelaksana konvensi. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. apakah itu pusat konvensi. usahawan. dan sebagainya. produk. setingkat . paket hadiah. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. buku tabungan. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. Selain sekretariat. peserta. undangan santap siang/malam. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. perusahaan. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor.

Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. dan evaluasi akhir konvensi. antara lain untuk sidang. dansa. keadaan darurat. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. telepon.dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. banquet. hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. selama persidangan konvensi. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. parkir. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) . KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. press room. bar. tehnologi persidangan. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. asbak. pesta makan. air. pasca-konvensi. termasuk pelayanan VIP.

Kunjungan resmi. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. DOKUMENTASI (Proceedings) . perusahaan. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi.Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. pabrik kereta api dan pesawat udara. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. instansi pemerintah. Direktorat Jendral Pariwisata. dan sebagainya. juru bicara atau penterjemah. institut tehnologi. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. keluarga atau staf dari peserta konperensi. korporasi. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. b. lembaga. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. galangan pembuatan kapal. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. sebagai kunjungan kehormatan. nara sumber atau staf ahli. energi dan nuklir. Departemen Pariwisata. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. asosiasi. proyek percontohan. instalasi-instalasi tenaga listrik. dan yang dipandang perlu. a. atau pribadi yang memperoleh undangan. anak. sekretaris.

badan usaha atau korporasi. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala internasional. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi.Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. security. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. satisfaction). yaitu penyelenggaraan pameran professional. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. serta huru hara. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. kejahatan . ? Faktor masyarakat : adat istiadat. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. sejarah. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh.

pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. upaya meraih kembali konsumen 6. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. dosen. agar mengalir ke pemakai. mengalokasikan sumber 4. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. Lamanya lebih kurang 5 hari . profesor. administratur sekolah. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. dimana tergabungnya para pendidik. dll juga tidak tinggal diam. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. guru. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya . merumuskan strategi yang terencana 2. seperti educational Association. menetapkan sasaran 3. produk yang baru.mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. membuat penilaian 5.

undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. Rincian maksud dan tujuan MICE . Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan.Penentu lokasi . badan. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas.surat pengantar sponsor . menyelenggarakan konperensi pers 3.program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.Konsultan professional 4.Perkiraan jumlah perserta . menyelenggarakan pameran dagang 2. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah .Perusahaan penerbangan . Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: 1. mempertahankan hubungan bisnis 5. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. Documen bidding harus mengandung: . distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. meningkatkan promosi pemasaran 7.Pejabat Pariwisata . mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.Perkiraan biaya.pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut .Susunan acara keseluruhan . Untuk itu. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri.4. para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1.Arti bidding di sini ialah invitasi. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. memberi masukan dalam bentuk proposal 8.Bro konvensi .Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia .

sector ekonomi terkait 6.mencari solusi .peserta aktif .profesi . para delegasi 5.VIP .usia . Maksud dan tujuan persidangan .Peserta teknis dan staf .pesserta yang diundang .Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.kawasan.status sosial .motivasi .angota .tukar menukar pengalaman .mencari publisitas . Apresiasi internasional 4.Jumlah keseluruhannya 4. Segmrentasi pasar .Penyusunan anggaran sementara 5.biaya tanggung jawab siapa 3.transfer pengetahuan dan keterampilan 2.negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.yang bertanggung jawab .sendiri . pimpinan panitia 3.jenis kelamin .keputusaan politik . Apek organisasi 5. Aspek umum 2. Badan pemraksa nasional dan inernasioanal .Pres .keputusan ilmiah . Aspek transportasi 4. aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO.asal kebangsaan . Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani. Ruang lingkup konvensi 2.. Kota.non. Komposisi perserta . Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi. Aspek Teknis 3.

sewa wartawan .catalog pameran . Venue persidangan .note book .surat menyurat .wawancara pembicara dan tokoh 12. Pres .poster .menu . Jenis pameran .konperensi pers .Pameran teknik .biaya konvensi 8.infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.siding pleno .jumlah kamar .publikasi . Kegiatan sosial .Pameran komersial .seminar .biaya perjalanan pulang pergi .news leter .honor profesi .santap siang dalam sesi persidangan .malam seni dan budaya .jumlah ruang . Pembicara ahli yang diundang .undangan .Pameran khusus 10.struktur persidangan . Bahasa resmi persidangan .Pesta selamat berpisah .tanda-tanda .pameran ilmiah .pengumuman perdana .staf 7.5. Materi tercetak . Tata persidangan .akomodasi hotel .program final .darmawisata untuk istri dan anak 11.fasilitas pameran 6.jumlah hari lama persidangan .jurnal konvensi .komunikasi bebas .tata letak persidangan .-upacara penmbukaan dan resepsi .program sementara .tanda data .voucher .

Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.sertifikat 13.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan. tagihan.efektif dan professional.baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi . pendapatan..uang tunai. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener.dan pengeluaran .sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien. Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO. Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai.

Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3.Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya . yang semaksimal mungkin.Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.Interest (Ketertarikan).Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil. . Apa format dan temanya? 3.bagaimana menarik Perhatian calon pelanggan. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2. . menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO). . Siapa saja yang diundang? 4.kamar hoteluntuk delegasi. .Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para .PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1.Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan.Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya. Apakah jumlah ini penting? 6.Kedua.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.dekorasi.dimaksud.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait. .dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian). pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.biaya transportasi). Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat .Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan).Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.apabila: 1. menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4.Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker). Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.

Dari informasi lewat pos . .Kurang dari lamanta konvensi .manajer konvensi dan sebagainya.Setahun yang lalu.Dari poster dan materi cetak lainnya c.Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan.Lebih dari 3 hari.Alasan-alasan lain d.pusat konvensi.Selama konvensi berlangsung .Enam bulan yang lalu .Lokasi (site) .Tidak ada .Saya selalu hadir . b.Tiga bulan yang lalu . b.Dari persidangan terdahulu .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.Seorang . e.Dua atau lebih. Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan.Dari majalah profesi .Kurang dari 3 bulan yang lalu.pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .Hari melebihi berlangsungnya konvensi . Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .Dari teman dan kerabat kerja . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? . Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? .Program . LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI .Presentasi Makalah . . MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan. Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.

gedung pusat konvensi (Convention Center) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas. PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .hotel pinggir kota (suburban hotels) .Organisasi Pariwisata Nasional .Perusahaan Bus Wisata .Pertimbangan itu menyangkut ukuran. USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .balai kota (town hall) .Usaha Pameran Ilmiah .kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .Usaha Pekan Raya .Asosiasin Desainer& Produser pameran Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.Perusahaan Kereta Api .Biro Konvensi (convention Bureaus) .Perusahaan penerbangan Komersial . PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) .danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Usaha Pameran Dagang .(Venues of the Convention) .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.Organisasi Adilaksa Pameran .sifat. ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL .pekan raya (trade fairs) .Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .perusahaan Sewa Mobil . termasuk wisata konvensi tentunya.

Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional .Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif.Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) . teh.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Perusahaan Aneka Kembang .Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) . USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel . café.Usaha ±Usaha Bank . cabana.Museum .Sanggar seni dan budaya .Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .Kebun Binatang .Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional .Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) . minuman keras.Taman hiburan .Bungalow .Klub Selancar(surving club) .Cek Perjalanan .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) . air mineral.Rumah Penginapan.Klub Arung Jeram(Rafting club) .Rumah tamu.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI . USAHA JASA WISATA .Perancang dan peragaan busana . kopi. minuman tradisional.Asosiasi Penerbangan Nasional .Pusat Kerajinan Emas Dan Perak .Motel.Peristirahatan. rumah makan. pub. catering caffee shop..Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) . USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant.Pusat Seni rupa dan Seni Lukis . bir & minuman ringan.Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .vila. PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Apartemen.Kartu Kredit .Pondok dan lain-lain.Taman ria .

Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.Asuransi Perjalanan .baik dalam skala nasional maupun internasional. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental. Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal.perjalanan insentif atau pameran. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan.timbul pertanyaan. Ruang persidangan luas dan menarik 3. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5. Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai . VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1.Ramada adalah termasuk kelompok mariot. Efisiensi karyawan Front Office 5. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.Holiday inn dan Crown Plaza. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki fasilitas 5 terbaik : 1. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran. Kualitas makanan dan minuman excellent 2. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4.antara lain : 1.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4.. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2.

gambar yang jelas untuk tamu.dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.Minuman dan sancks . Iklim udara menyenangkan 5.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.Ruang keluar masuknya VIP .Gelar lantai .protokol (protocol).Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .bendera.marka. VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.Tamu-tamu khusus .Persidangan ini bias untuk sales&marketing.waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.Pengaturan cahaya dan suara .ketua/Presiden Dewan Permanen . Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3. TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .logo.desain.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.folk dance atau yang lain .Tanda.karangan bunga .Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.2. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .Meja utama dertan meja berikut .Kata protocol sama dengan seremoni. Jarak.pemegang saham . Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).dekorasi.Korps Diplomatik .protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.huruf.diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini.tata letak meja dan kursi .Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .tema persidangan.Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual . PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.

Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.Perusahaan angkutan di darat (kereta api.bus.Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).pemrakarsa Fam Trip.bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual .Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.Persidangan harus diselenggarakan secara regular .Menginformasikan iklim dan cuaca.Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .terbuka untuk umum .Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.Persidangan harus berjalan lancer can tertib .suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .Perusahaan Penerbangan .Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).Biro Konvensi (Convention Bureau).Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).bahasa sendiri.dan sebagainya dengan acara-acara social .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta. Menurut rekomendasi IAVCB : .Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .rental car) .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board). perjalanan insentif dan pameran..keluarga besar.Austria.Hotel-hotel besar .Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.militer.

Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.Cara berikut disebut advance sale.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Hanya satu bahasa. BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : . .setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.Pengalaman pada masa lalu .Juru interpretasi mencatat di atas kertas.Menarik dan menemu kenali prospek baru .System undian (lottery system).Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmen- . .Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer . Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan. .Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka. .Interopretasi tepat dan benar. . Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : .tetapi lambat .Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya. .Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.Memperkenalkan produk baru .

produk.otoritas pemrakarsa pameran .hotel.pameran di hotel . .sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .Kesempatan biaya jual yang rendah . .di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.perolehan pendapatan tambahan .sedang.Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall). .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.pameran di bangunan bebas.pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.aturan main dalam tata tertib pameran .pajangan di atas meja.pameran temple (poster).lokasi dan waktu pameran .mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .tidak memungkinkan jaraknya) Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.Mengenai lokasi : .untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .cukup luas .Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus .pameran di luar bangunan.kemungkinan rugi besar sekali .besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .pameran di stan-stan (booths) .Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .lokasi yang tidak tepat (transportasi.

makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.aula universitas .segala sesuatu sudah rapi.bersih.berusahabersama bahkan berkonlik .untuk memecahkan problema .Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .siap untuk menerima pengunjung .bermain.konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .untuk saling belajar .Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .gedung serba guna .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan berdialog. Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .24/48 jam membangun stan dasar .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .kualitas makalah dalam kongres .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .24 jam merapikan stan .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue). .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .untuk tukar menukr informasi .balai sidang .1 jam sebelum di buka.belajr bersama.pekan raya .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .harga tetap per m2 .harga khusus untuk area (hall).

mesin faksimili .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : ..Fasilitas AV .Hiburan.projector untuk bnahan opac .telepon .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .System penyampaian komunikasi .Langit-langit tinggi .dining room.Podium (rostrum) .slide projector .F&B services : coffee shop.microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .Interpretasi simultaneous .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .Pasokan listrik.Pasokan proyektor .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .microphone switchboard .video projector .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.health center .kolam renang .air .lampu.slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .computer (PC) .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .saluran udara (compressed air connection) .televisi satelit .microphone input mixer dengan saluran input mixer .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .restaurant and bar lounge .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .video recorder/player .computer .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .printer .System pengaturan stan (untuk konvensi) .multi disc palyer .sound system berkekuatan watt besar .ruangan perlu dilengkapi dengan : .

Jasa impresariat f. perjalanan intensif dan pameran e. Jasa biro perjalanan wisata b. atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan.AC yang dapat dikontrol sendiri . Pos dan Telekomunikasi No. Jasa konsultan Pariwisata g. Jasa pramuwisata d. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti. konferensi.Shopping arcade . b. pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata.Direct dial telephone . Jasa konvensi. mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar.Security key card system WISATA KONVENSI KONVENSI a.703/MPPT-91 merumuskan : kongres. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri.usahawan.Radio dan taped music .Kamar mandi luas (tub and shower) .perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap .Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : .Room safe .Mini bar . KM 108/HM. Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata. saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari.meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : . pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka. Jasa informasi pariwisata .. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. Jasa agen perjalanan wisata c. istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata.International direct dial telephone . dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran. cendekiawan. seperti berikut : a.podium . Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990.

cendekiawan. mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi. pasal 1´ yang berbunyi: a. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan.108/HM. dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan . dengan batasan : usaha jasa konvensi. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata. Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan. baik bentuk gagasan maupun barang. dan Telekomunikasi nomor KM. perjalanan intensif dan pameran. trade show. guru. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata. dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah. MICE (Meeting. perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk. Thompson.Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi. c. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. usahawan. Seperti contoh : exhibition. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis . b. perjalanan intensif dan pameran. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. ilmuwan. tentang ketentuan usaha jasa konvensi. perjalanan intensif. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.703/MPPT-91. Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Pos. usahawan. e. bab 1. trade fair. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. d. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi. tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi. Tongren dan james P. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi. expo atau expoition. Kongres. industrial show. Incentive. cendekiawan. Pakar pameran seperti Hale N. perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan. Usaha Jasa Konvensi. perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata.

Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga). Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain. pos dan telekomunikasi nomor: KM. . Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata. Dalam kaitannya dengan MICE. usahawan. seperti transportasi. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel nomor KM. MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat. diartikan sebagai perjalanan insentif. INCENTIVE Istilah incentive.dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. hiburan.703/MPPT-91. pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. bab 1 pasal 1 ayat b. yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri. bab 1 pasal 1c.703/MPPT-91. pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi. namun bersifat lokal.yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a.yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. perjalanan pra.108/HM.108/HM. perkumpulan atau perserikatan. usahawan. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM. akomodasi.sekelompok orang (negarawan. oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi. surat keputusan menteri pariwisata. cendekiawan. pertemuan atau persidangan.108/HM. dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

lebih . peralatan fasilitas lebih lengkap. a. b. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. d. Seperti halnya konvensi lokal. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal. c. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Dalam konteks industri pariwisata. atau kecil. atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. bisa pula oleh swasta. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. konvensi internasional memang bersifat mendunia. sedang. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. khususnya wisata konvensi. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis.b. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. dan logistik yang berlipat ganda. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah. c. membutuhkan staf pelaksana lebih banyak. e. konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar.

Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. sewa peralatan/perlengkapan. iklim. terletak di pusat kota. sewa gedung. biaya sekretariat.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi. tidak jauh dari pusat perbelanjaan. panas. pemasaran dan promosi. gugur). atraksi/hiburan. bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuan- . yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara. sore. Berdasarkan penelitian yang ada. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin. malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. bulan. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan. dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). tanggal. maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. yaitu: (a) anggaran pengeluaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama. (b) anggaran pendapatan. program agendanya telah dipastikan.luas. Dengan kata lain. aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya. serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat. hari. jam (pagi. siang.dll yang dipandang perlu. yaitu (1) penentuan lokasi (site). BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi. cuaca. dekat dengan kantor/instansi pemerintahan. berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap. dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. dan (c) lajur neraca (spreadsheet). dan lebih menyeluruh. biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite. (2) penentuan jadwal (date). PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan. semi.

Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan.tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. konperensi atau pameran bersama-sama . yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting). pelatihan maupun kursus-kursus. (2) pertemuan perusahaan atau korporasi. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. balai sidang atau hotel menengah dan besar. yang siap untuk bekerja dan berkarya. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). c. televisi closed circuit. fasilitas video tape. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. diskusi panel. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) . ruang sidang. perangkat audiovisual khusus. lokakarya. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. ? Rapat-rapat lain (other meetings) b. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. memberi diskon atas sewa kamar. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. baik itu pendidikan formal. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. non formal. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). ketrampilan. kemahiran.pertemuan di properti gedung pusat konvensi. (3) eksibisi dan pameran dagang. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis. Kemudahan tersebut antara lain. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). dan professionalisme sumber daya manusia. atau sama tujuannya. dsb mereka dengan berbagai kemudahan.

Wewenang ini meliputi pengarahan. organisasi. konperensi. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. konperensi atau kongres. perserikatan. panitia pelaksana konvensi. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. . asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. konperensi atau kongres. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. registrasi dan akomodasi peserta konvensi. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. rapat-rapat panitia pelaksana. atau kongres. komunikasi dan informasi. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. produk. organisasi. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana.Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. nasihat. antara lain: a. perusahaan. Selain sekretariat. usahawan.

keadaan darurat. tehnologi persidangan. pasca-konvensi. balai sidang atau hotel. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. apakah itu pusat konvensi. air. dansa. antara lain untuk sidang. setingkat dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. paket hadiah. termasuk pelayanan VIP. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI . selama persidangan konvensi. press room. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. buku tabungan. tiket/voucher. sebagian biaya transportasi. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. dan evaluasi akhir konvensi. pesta makan. banquet. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. bar. hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. asbak. parkir.undangan santap siang/malam. peserta. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. dan sebagainya. telepon.

energi dan nuklir. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. . ini dimaksudkan untuk bertatap muka. dan sebagainya. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. atau pribadi yang memperoleh undangan. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. instalasi-instalasi tenaga listrik. sekretaris. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. institut tehnologi. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. perusahaan. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. korporasi. proyek percontohan. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. galangan pembuatan kapal. asosiasi. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. instansi pemerintah. Kunjungan resmi. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. sebagai kunjungan kehormatan. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. lembaga. pabrik kereta api dan pesawat udara. a.DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran.

PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. yaitu penyelenggaraan pameran professional. Direktorat Jendral Pariwisata. b. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala . Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. keluarga atau staf dari peserta konperensi. DOKUMENTASI (Proceedings) Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. security. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. badan usaha atau korporasi.nara sumber atau staf ahli. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. anak. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. Departemen Pariwisata. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. juru bicara atau penterjemah. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. dan yang dipandang perlu. satisfaction). Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi.

Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) . ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1.internasional. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. serta huru hara. merumuskan strategi yang terencana 2. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. upaya meraih kembali konsumen 6. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. menetapkan sasaran 3. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. kejahatan mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. agar mengalir ke pemakai. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. membuat penilaian 5. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. sejarah. mengalokasikan sumber 4.

Untuk itu. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan. dosen. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. produk yang baru. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. dll juga tidak tinggal diam. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. guru. menyelenggarakan konperensi pers 3. Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. seperti educational Association. distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya 4. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas.Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. administratur sekolah. memberi masukan dalam bentuk proposal 8. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: . dimana tergabungnya para pendidik. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. profesor. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. meningkatkan promosi pemasaran 7. para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. mempertahankan hubungan bisnis 5. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. badan. menyelenggarakan pameran dagang 2. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. Lamanya lebih kurang 5 hari .Arti bidding di sini ialah invitasi. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal.

Aspek Teknis 3.keputusan ilmiah .Susunan acara keseluruhan . Aspek transportasi 4.Penentu lokasi . Maksud dan tujuan persidangan .tukar menukar pengalaman . Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.biaya tanggung jawab siapa .transfer pengetahuan dan keterampilan 2.Perusahaan penerbangan . Ruang lingkup konvensi 2.Pejabat Pariwisata .keputusaan politik . para delegasi 5. pimpinan panitia 3.Perkiraan biaya. Documen bidding harus mengandung: .surat pengantar sponsor .Konsultan professional 4.Bro konvensi .Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia . Rincian maksud dan tujuan MICE .kawasan. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1. Badan pemraksa nasional dan inernasioanal . Apresiasi internasional 4. Kota.mencari publisitas .mencari solusi . sector ekonomi terkait 6.Perkiraan jumlah perserta .program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.yang bertanggung jawab .Penyusunan anggaran sementara 5. Aspek umum 2.negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO. Apek organisasi 5. Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi.1. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah .

Kegiatan sosial . Tata persidangan .motivasi 5.struktur persidangan .jumlah hari lama persidangan .Pres .jumlah kamar .Pameran teknik .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.siding pleno .staf 7.Pameran khusus 10.publikasi .Peserta teknis dan staf . Bahasa resmi persidangan .Pameran komersial .tata letak persidangan .jumlah ruang .peserta aktif .biaya perjalanan pulang pergi .jenis kelamin .honor profesi .sendiri .3.usia .asal kebangsaan .darmawisata untuk istri dan anak 11.santap siang dalam sesi persidangan .malam seni dan budaya .Jumlah keseluruhannya 4.akomodasi hotel . Segmrentasi pasar . Pembicara ahli yang diundang .pameran ilmiah .non.seminar .angota .surat menyurat .biaya konvensi 8.-upacara penmbukaan dan resepsi .status sosial .profesi . Venue persidangan .Pesta selamat berpisah . Jenis pameran .komunikasi bebas .tanda-tanda .fasilitas pameran 6.pesserta yang diundang .VIP . Pres . Komposisi perserta .

dan pengeluaran . Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari.voucher .program sementara .poster .sertifikat 13.program final . tagihan.uang tunai.menu .tanda data .wawancara pembicara dan tokoh 12. pendapatan.news leter .baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.konperensi pers . Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.catalog pameran . Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai.pengumuman perdana .Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan .jurnal konvensi .sewa wartawan .undangan .note book . Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO. Materi tercetak .Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah. Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi.jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja..

Kedua.bagaimana menarik .Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2. Apakah jumlah ini penting? 6.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3. Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.efektif dan professional.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat . yang semaksimal mungkin.anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan.apabila: 1.PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1.Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan). Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi dimaksud. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian). dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini.Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2. Apa format dan temanya? 3.dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.Interest (Ketertarikan). menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4. Siapa saja yang diundang? 4. menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).

.Tiga bulan yang lalu .Dari majalah profesi .Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya . Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Lokasi (site) . b. .Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.Program . b. .Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan.Alasan-alasan lain d.Kurang dari lamanta konvensi .Saya selalu hadir .Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya. .kamar hoteluntuk delegasi.Dari informasi lewat pos .Selama konvensi berlangsung .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat. . Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .Dari teman dan kerabat kerja . . Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan. MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.Dari poster dan materi cetak lainnya c.Perhatian calon pelanggan. Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? .Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .biaya transportasi).dekorasi. .Dari persidangan terdahulu .Hari melebihi berlangsungnya konvensi .Setahun yang lalu.manajer konvensi dan sebagainya.Enam bulan yang lalu .Kurang dari 3 bulan yang lalu.Presentasi Makalah .pusat konvensi.Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.

e.danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .Pertimbangan itu menyangkut ukuran.Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .Asosiasin Desainer& Produser pameran .gedung pusat konvensi (Convention Center) .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.pekan raya (trade fairs) .hotel pinggir kota (suburban hotels) .Usaha Pekan Raya .Lebih dari 3 hari. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI (Venues of the Convention) .Tidak ada .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja. PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) . Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.Organisasi Adilaksa Pameran . PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas.sifat.kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Dua atau lebih.Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) ..balai kota (town hall) .Usaha Pameran Ilmiah .Seorang . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? .Biro Konvensi (convention Bureaus) .Usaha Pameran Dagang .

Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif. USAHA JASA WISATA . kopi.Bungalow .Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional .Klub Selancar(surving club) . café.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Rumah Penginapan.Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Peristirahatan.Perusahaan Aneka Kembang . rumah makan.Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional .Asosiasi Penerbangan Nasional . USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel .Perusahaan Bus Wisata .Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) . bir & minuman ringan. catering caffee shop. minuman tradisional.Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata. cabana. termasuk wisata konvensi tentunya. teh. minuman keras.Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) . ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL .Perusahaan Kereta Api .vila.Pondok dan lain-lain.Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .Apartemen.perusahaan Sewa Mobil .Perusahaan penerbangan Komersial . PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Rumah tamu.Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan. pub. USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant.Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .Organisasi Pariwisata Nasional . air mineral.Motel.Klub Arung Jeram(Rafting club) .Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .

perjalanan insentif atau pameran. VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1.Ramada adalah termasuk kelompok mariot.Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI .Usaha ±Usaha Bank .keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2.Taman ria .Pusat Kerajinan Emas Dan Perak . MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.Holiday inn dan Crown Plaza.Taman hiburan .timbul pertanyaan.Sanggar seni dan budaya .Perancang dan peragaan busana . Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal..Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal.Asuransi Perjalanan . entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental.baik dalam skala nasional maupun internasional.Cek Perjalanan .Kebun Binatang . apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan. Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini.Museum .Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki .Kartu Kredit .

tema persidangan. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4.protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.Ruang keluar masuknya VIP .gambar yang jelas untuk tamu. Iklim udara menyenangkan 5.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.Tanda. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5.fasilitas 5 terbaik : 1. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.desain.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan.pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .bendera.karangan bunga .Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan . Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4.folk dance atau yang lain .Meja utama dertan meja berikut .protokol (protocol).Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya. TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Gelar lantai .Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat. PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.antara lain : 1. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities). Kualitas makanan dan minuman excellent 2.huruf.Peralatan dan perlengkapan acara persidangan . Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.logo.Kata protocol sama dengan seremoni.dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin. Efisiensi karyawan Front Office 5.marka.waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3.Minuman dan sancks .diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.dekorasi. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2.Pengaturan cahaya dan suara . Jarak. Ruang persidangan luas dan menarik 3. Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai 2.tata letak meja dan kursi . VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.

Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Tamu-tamu khusus .Menginformasikan iklim dan cuaca.Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Korps Diplomatik .Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .bus.Hotel-hotel besar .pemrakarsa Fam Trip.Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai). perjalanan insentif dan pameran.Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.ketua/Presiden Dewan Permanen .Persidangan harus berjalan lancer can tertib .Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.dan sebagainya dengan acara-acara social .Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .rental car) .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .Perusahaan Penerbangan .Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .keluarga besar.Persidangan ini bias untuk sales&marketing.Persidangan harus diselenggarakan secara regular .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) . Menurut rekomendasi IAVCB : .Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.militer.Biro Konvensi (Convention Bureau).Perusahaan angkutan di darat (kereta api.namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati ..terbuka untuk umum .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.pemegang saham .Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).

Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah . .bahasa sendiri.kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .Austria..Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Juru interpretasi mencatat di atas kertas.Memperkenalkan produk baru .Interopretasi tepat dan benar.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.tetapi lambat .yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Hanya satu bahasa. .Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC). Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : . BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.Menarik dan menemu kenali prospek baru .bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .

Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.pameran di luar bangunan.Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.perolehan pendapatan tambahan . .tidak memungkinkan jaraknya) .Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : . Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmensegmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .kemungkinan rugi besar sekali ..Cara ini mungkin dpat dikatakan adil. .produk.Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya. .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya . .pameran di stan-stan (booths) .Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.System undian (lottery system). .mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .sedang.sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .Cara berikut disebut advance sale.Pengalaman pada masa lalu . .pameran temple (poster).di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.pameran di hotel .pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .Kesempatan biaya jual yang rendah .pameran di bangunan bebas. Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .pajangan di atas meja.Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.lokasi yang tidak tepat (transportasi.Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).hotel. .System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.

bersih.harga khusus untuk area (hall).1 jam sebelum di buka.30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk . .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.harga tetap per m2 .aturan main dalam tata tertib pameran .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .segala sesuatu sudah rapi.otoritas pemrakarsa pameran .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .24 jam merapikan stan .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .siap untuk menerima pengunjung .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .Mengenai lokasi : .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .kualitas makalah dalam kongres .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan .cukup luas .lokasi dan waktu pameran .24/48 jam membangun stan dasar .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .

Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .sound system berkekuatan watt besar .bermain.balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).belajr bersama.berusahabersama bahkan berkonlik .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .microphone switchboard .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .saluran udara (compressed air connection) .balai sidang .Langit-langit tinggi .aula universitas .video recorder/player .pekan raya .Interpretasi simultaneous .computer .untuk saling belajar .untuk memecahkan problema .untuk tukar menukr informasi .gedung serba guna .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .microphone input mixer dengan saluran input mixer .lampu.fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .air .Podium (rostrum) .Pasokan proyektor .Fasilitas AV .ruangan perlu dilengkapi dengan : .slide projector .projector untuk bnahan opac .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .berdialog.video projector .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .System penyampaian komunikasi .Pasokan listrik.multi disc palyer .Hiburan.saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.System pengaturan stan (untuk konvensi) .

Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : .restaurant and bar lounge .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .printer .dining room.AC yang dapat dikontrol sendiri .meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .telepon .Room safe .F&B services : coffee shop.fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .health center .Security key card system .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .Kamar mandi luas (tub and shower) .Mini bar ..mesin faksimili .International direct dial telephone .Shopping arcade .Direct dial telephone .perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .podium .kolam renang .televisi satelit .Radio dan taped music .computer (PC) .