WISATA KONVENSI

KONVENSI a. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar, istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti, penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. b. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan : kongres, konferensi, atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan,usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990, Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata, pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata, seperti berikut : a. Jasa biro perjalanan wisata b. Jasa agen perjalanan wisata c. Jasa pramuwisata d. Jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran e. Jasa impresariat f. Jasa konsultan Pariwisata g. Jasa informasi pariwisata Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi, pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, tentang ketentuan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran, bab 1, pasal 1´ yang berbunyi: a. Kongres, Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. b. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. c. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. d. Usaha Jasa Konvensi, perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,

usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. e. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata, dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah, tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Seperti contoh : exhibition, expo atau expoition, industrial show, trade fair, trade show, scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Pakar pameran seperti Hale N. Tongren dan james P. Thompson, mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional, guru, ilmuwan, dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun barang. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan. INCENTIVE Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel

nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b,yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c,yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga), namun bersifat lokal, yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri. b. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Seperti halnya konvensi lokal, konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. c. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah, bisa pula oleh swasta, atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas, membutuhkan staf pelaksana lebih banyak, peralatan fasilitas lebih lengkap, dan logistik yang berlipat ganda. d. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat

membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Dalam konteks industri pariwisata, khususnya wisata konvensi, penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. e. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal, konvensi internasional memang bersifat mendunia. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar, sedang, atau kecil. a. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. b. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. c. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih menyeluruh. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2) penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). Dengan kata lain, yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota,

dekat dengan kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan, bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite, sewa gedung, sewa peralatan/perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi/hiburan,dll yang dipandang perlu. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan, program agendanya telah dipastikan, maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: (a) anggaran pengeluaran, (b) anggaran pendapatan, dan (c) lajur neraca (spreadsheet). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat, serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi, aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya, dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. Berdasarkan penelitian yang ada, organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuanpertemuan di properti gedung pusat konvensi, balai sidang atau hotel menengah dan besar. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi, (2) pertemuan perusahaan atau korporasi, (3) eksibisi dan pameran dagang. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis, atau sama tujuannya. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan, konperensi atau pameran bersama-sama ,tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting).

organisasi. non formal. ruang sidang. pelatihan maupun kursus-kursus. Wewenang ini meliputi pengarahan. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. dan professionalisme sumber daya manusia. antara lain: a. nasihat. diskusi panel. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. komunikasi dan informasi. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. kemahiran. baik itu pendidikan formal. yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. rapat-rapat panitia pelaksana. atau kongres. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. fasilitas video tape. konperensi atau kongres. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. perangkat audiovisual khusus. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. memberi diskon atas sewa kamar. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. televisi closed circuit. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. yang siap untuk bekerja dan berkarya. lokakarya. Kemudahan tersebut antara lain. konperensi.? Rapat-rapat lain (other meetings) b. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . ketrampilan. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. c. .

apakah itu pusat konvensi. sebagian biaya transportasi. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. perusahaan. setingkat . konperensi atau kongres. perserikatan. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. tiket/voucher. dan sebagainya. panitia pelaksana konvensi. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. paket hadiah. Selain sekretariat. organisasi. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. peserta. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. balai sidang atau hotel. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). produk. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. usahawan. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. buku tabungan. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. undangan santap siang/malam. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung.registrasi dan akomodasi peserta konvensi. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi.

banquet. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) . Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. asbak. tehnologi persidangan. pesta makan. parkir. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. bar. press room. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. keadaan darurat.dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. air. pasca-konvensi. termasuk pelayanan VIP. hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. dan evaluasi akhir konvensi. telepon. dansa. selama persidangan konvensi. antara lain untuk sidang. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service).

pabrik kereta api dan pesawat udara.Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. sebagai kunjungan kehormatan. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. instalasi-instalasi tenaga listrik. keluarga atau staf dari peserta konperensi. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. dan sebagainya. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. energi dan nuklir. institut tehnologi. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. korporasi. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. instansi pemerintah. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. Direktorat Jendral Pariwisata. asosiasi. lembaga. anak. juru bicara atau penterjemah. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. proyek percontohan. perusahaan. a. atau pribadi yang memperoleh undangan. nara sumber atau staf ahli. DOKUMENTASI (Proceedings) . dan yang dipandang perlu. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. sekretaris. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. b. galangan pembuatan kapal. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. Departemen Pariwisata. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. Kunjungan resmi. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa.

berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi.Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. kejahatan . ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. yaitu penyelenggaraan pameran professional. satisfaction). Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala internasional. sejarah. security. serta huru hara. badan usaha atau korporasi. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi.

dimana tergabungnya para pendidik. agar mengalir ke pemakai. administratur sekolah. merumuskan strategi yang terencana 2. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. menetapkan sasaran 3. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. guru. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. produk yang baru. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. profesor. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. upaya meraih kembali konsumen 6.mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. dll juga tidak tinggal diam. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya . pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. Lamanya lebih kurang 5 hari . seperti educational Association. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. mengalokasikan sumber 4. dosen. membuat penilaian 5. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar.

Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah.pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut .Konsultan professional 4. meningkatkan promosi pemasaran 7.Perusahaan penerbangan . Documen bidding harus mengandung: . Rincian maksud dan tujuan MICE .Susunan acara keseluruhan .Pejabat Pariwisata .Perkiraan jumlah perserta . badan. Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal.4. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah . mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. menyelenggarakan konperensi pers 3. Untuk itu. memberi masukan dalam bentuk proposal 8.Arti bidding di sini ialah invitasi.Perkiraan biaya. mempertahankan hubungan bisnis 5.Penentu lokasi . menyelenggarakan pameran dagang 2.surat pengantar sponsor . distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1.Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia . memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri.program-program dalam penyelenggaraan MICE 3. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas.Bro konvensi . Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: 1.

keputusan ilmiah . Kota.profesi . Aspek Teknis 3. Maksud dan tujuan persidangan .pesserta yang diundang .status sosial .Peserta teknis dan staf .Pres .Jumlah keseluruhannya 4. Aspek transportasi 4. Apek organisasi 5.Penyusunan anggaran sementara 5.keputusaan politik . Apresiasi internasional 4.Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.transfer pengetahuan dan keterampilan 2. sector ekonomi terkait 6.kawasan.jenis kelamin .. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi. Segmrentasi pasar . para delegasi 5.mencari solusi . pimpinan panitia 3.usia . Badan pemraksa nasional dan inernasioanal . Ruang lingkup konvensi 2.mencari publisitas . Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.angota . Komposisi perserta . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO.biaya tanggung jawab siapa 3. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1.tukar menukar pengalaman . Aspek umum 2.VIP .motivasi .yang bertanggung jawab .negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.asal kebangsaan .non.sendiri .peserta aktif .

voucher .program sementara .sewa wartawan .staf 7.tata letak persidangan .honor profesi .surat menyurat . Tata persidangan .jumlah ruang .tanda data .program final .biaya perjalanan pulang pergi . Materi tercetak .wawancara pembicara dan tokoh 12.jumlah hari lama persidangan .catalog pameran .Pameran teknik .seminar . Venue persidangan .poster .-upacara penmbukaan dan resepsi .Pesta selamat berpisah .siding pleno .biaya konvensi 8.publikasi .note book .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.Pameran khusus 10.jumlah kamar .pameran ilmiah .komunikasi bebas . Pres .santap siang dalam sesi persidangan .menu . Kegiatan sosial . Jenis pameran .undangan .darmawisata untuk istri dan anak 11.akomodasi hotel .Pameran komersial .malam seni dan budaya .pengumuman perdana .tanda-tanda .5.fasilitas pameran 6. Bahasa resmi persidangan .news leter .konperensi pers .jurnal konvensi .struktur persidangan . Pembicara ahli yang diundang .

pendapatan.sertifikat 13.dan pengeluaran . Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi . Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi.efektif dan professional.jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah. Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO..uang tunai.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari. Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan. tagihan. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini.

.bagaimana menarik Perhatian calon pelanggan.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3.Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1.Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan). Siapa saja yang diundang? 4.sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya .Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan. .Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.biaya transportasi).Kedua.Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat . Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.Interest (Ketertarikan).Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para .Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.apabila: 1.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian). menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan. . Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi. Apa format dan temanya? 3. menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2. Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .dimaksud. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2. Apakah jumlah ini penting? 6.kamar hoteluntuk delegasi. .dekorasi. yang semaksimal mungkin. .

Kurang dari lamanta konvensi . MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan. . Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Dari poster dan materi cetak lainnya c. Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam. b.Hari melebihi berlangsungnya konvensi .Enam bulan yang lalu . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? .Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan. .Selama konvensi berlangsung .Lokasi (site) .Setahun yang lalu.Dari persidangan terdahulu .Dua atau lebih.Program .Alasan-alasan lain d.Tiga bulan yang lalu .Tidak ada .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja. e.Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .Dari teman dan kerabat kerja . b.Saya selalu hadir .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.Presentasi Makalah .Dari majalah profesi . Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? .Dari informasi lewat pos .manajer konvensi dan sebagainya.Seorang . LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI . Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Kurang dari 3 bulan yang lalu.pusat konvensi.Lebih dari 3 hari.

kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Usaha Pekan Raya .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .Usaha Pameran Dagang .Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) . ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL .Perusahaan Kereta Api .hotel pinggir kota (suburban hotels) .pekan raya (trade fairs) .danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Pertimbangan itu menyangkut ukuran.sifat.Biro Konvensi (convention Bureaus) .Organisasi Pariwisata Nasional . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .Asosiasin Desainer& Produser pameran Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.perusahaan Sewa Mobil .(Venues of the Convention) .balai kota (town hall) .Perusahaan Bus Wisata .gedung pusat konvensi (Convention Center) .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) . termasuk wisata konvensi tentunya.Perusahaan penerbangan Komersial . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas. PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Organisasi Adilaksa Pameran .Usaha Pameran Ilmiah .

café. teh.Peristirahatan. USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant.Sanggar seni dan budaya .vila. minuman tradisional. cabana.Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) .Klub Arung Jeram(Rafting club) .Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional . bir & minuman ringan.Klub Selancar(surving club) .Taman ria .Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) .Kebun Binatang .Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .Taman hiburan .Bungalow .Kartu Kredit .Museum .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .Rumah Penginapan. catering caffee shop.Pusat Kerajinan Emas Dan Perak .Pusat Seni rupa dan Seni Lukis . rumah makan.Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Rumah tamu. PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI .Apartemen.Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) . kopi.Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional .Asosiasi Penerbangan Nasional . USAHA JASA WISATA .Motel.Pondok dan lain-lain..Cek Perjalanan . USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel .Perusahaan Aneka Kembang .Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif. air mineral. pub.Usaha ±Usaha Bank .Perancang dan peragaan busana . minuman keras.

Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai ..Ramada adalah termasuk kelompok mariot. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.Holiday inn dan Crown Plaza.perjalanan insentif atau pameran. Efisiensi karyawan Front Office 5. Kualitas makanan dan minuman excellent 2.baik dalam skala nasional maupun internasional.Asuransi Perjalanan . Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1. Ruang persidangan luas dan menarik 3. VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1.antara lain : 1.keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2.Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki fasilitas 5 terbaik : 1. Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi. Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal.timbul pertanyaan.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.

protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini.pemegang saham . TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Minuman dan sancks .dekorasi.Persidangan ini bias untuk sales&marketing.Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.Kata protocol sama dengan seremoni.Tamu-tamu khusus .logo.ketua/Presiden Dewan Permanen . ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .desain.Korps Diplomatik .tata letak meja dan kursi .huruf.Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.protokol (protocol).Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .bendera.Meja utama dertan meja berikut .Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat.Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP . PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.tema persidangan.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.Ruang keluar masuknya VIP .pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan. Iklim udara menyenangkan 5.2.Gelar lantai .Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .gambar yang jelas untuk tamu.Pengaturan cahaya dan suara .dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities). VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3.Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.karangan bunga .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .Tanda.folk dance atau yang lain .Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .marka. Jarak.

Biro Konvensi (Convention Bureau).bahasa sendiri. Menurut rekomendasi IAVCB : .Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : . perjalanan insentif dan pameran..serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Hotel-hotel besar .terbuka untuk umum .Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .rental car) .Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.Persidangan harus diselenggarakan secara regular .Austria.Persidangan harus berjalan lancer can tertib .Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).keluarga besar.Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual .hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .bus.militer.namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .dan sebagainya dengan acara-acara social .Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.Menginformasikan iklim dan cuaca.pemrakarsa Fam Trip.Perusahaan Penerbangan .Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.Perusahaan angkutan di darat (kereta api.Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.

Hanya satu bahasa.Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru. .dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.Cara berikut disebut advance sale. . .Memperkenalkan produk baru . BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya. .Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.Juru interpretasi mencatat di atas kertas.Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.System undian (lottery system).Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .Menarik dan menemu kenali prospek baru .Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini . .Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.Interopretasi tepat dan benar. Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmen- .tetapi lambat .Pengalaman pada masa lalu .pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.Pelayanan pelanggan-pelanggan baru. . Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : .setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.

pajangan di atas meja.ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.lokasi yang tidak tepat (transportasi.sedang.rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .perolehan pendapatan tambahan . .Mengenai lokasi : .hotel.Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .aturan main dalam tata tertib pameran .pameran temple (poster).perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk . .tidak memungkinkan jaraknya) Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.pameran di bangunan bebas.Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .otoritas pemrakarsa pameran .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).cukup luas .produk.kemungkinan rugi besar sekali .pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.lokasi dan waktu pameran .pameran di stan-stan (booths) .pameran di luar bangunan.pameran di hotel .Kesempatan biaya jual yang rendah . .

40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .untuk memecahkan problema .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .siap untuk menerima pengunjung .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.untuk saling belajar .24 jam merapikan stan .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .berusahabersama bahkan berkonlik .bersih.24/48 jam membangun stan dasar .1 jam sebelum di buka.6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .aula universitas .30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya. Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .kualitas makalah dalam kongres .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan berdialog.30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : . .harga tetap per m2 .belajr bersama.Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .segala sesuatu sudah rapi.gedung serba guna .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .balai sidang .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .untuk tukar menukr informasi .Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .harga khusus untuk area (hall).pekan raya .bermain.

projector untuk bnahan opac .F&B services : coffee shop.ruangan perlu dilengkapi dengan : .System pengaturan stan (untuk konvensi) .printer .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .saluran udara (compressed air connection) .System penyampaian komunikasi .computer .Hiburan.dining room.layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .Fasilitas AV ..video recorder/player .Pasokan proyektor .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .mesin faksimili .video projector .telepon .televisi satelit .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .restaurant and bar lounge .health center .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .slide projector .computer (PC) .Langit-langit tinggi .sound system berkekuatan watt besar .air .microphone input mixer dengan saluran input mixer .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .multi disc palyer .lampu.Podium (rostrum) .microphone switchboard .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .kolam renang .Pasokan listrik.Interpretasi simultaneous .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .

usahawan.Shopping arcade . Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Jasa impresariat f. pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka.Direct dial telephone . istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990. Jasa agen perjalanan wisata c. perjalanan intensif dan pameran e. konferensi.Kamar mandi luas (tub and shower) . cendekiawan.meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .Mini bar . KM 108/HM. Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata.International direct dial telephone . saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. seperti berikut : a. Jasa biro perjalanan wisata b. pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata.podium .Security key card system WISATA KONVENSI KONVENSI a. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar.perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap ..AC yang dapat dikontrol sendiri . Jasa pramuwisata d.Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : . Jasa konvensi. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih.Radio dan taped music . atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan.Room safe .703/MPPT-91 merumuskan : kongres. Jasa konsultan Pariwisata g. b. mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Jasa informasi pariwisata . Pos dan Telekomunikasi No. penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran.

perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. cendekiawan. ilmuwan. baik bentuk gagasan maupun barang. bab 1. Tongren dan james P. Incentive. perjalanan intensif dan pameran. dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah. Kongres. trade fair. mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. usahawan. guru. perjalanan intensif. perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan.703/MPPT-91. Pos. e. expo atau expoition.108/HM. perjalanan intensif dan pameran. dan Telekomunikasi nomor KM. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata. c. b. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. industrial show. Seperti contoh : exhibition. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata. Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi. Thompson. dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan . cendekiawan. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan. trade show. tentang ketentuan usaha jasa konvensi. usahawan. dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi. d. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. pasal 1´ yang berbunyi: a. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis . tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Usaha Jasa Konvensi. perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk. dengan batasan : usaha jasa konvensi. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi. MICE (Meeting. Pakar pameran seperti Hale N.Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi.

yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. diartikan sebagai perjalanan insentif.703/MPPT-91.dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours).yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM. MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat.108/HM. pertemuan atau persidangan. usahawan.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. . kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata. pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.108/HM. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel nomor KM. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. hiburan. oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan. Dalam kaitannya dengan MICE. perkumpulan atau perserikatan. cendekiawan. pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga). seperti transportasi.sekelompok orang (negarawan. perjalanan pra. dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain.dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. akomodasi. bab 1 pasal 1c. pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. namun bersifat lokal. INCENTIVE Istilah incentive.703/MPPT-91. bab 1 pasal 1 ayat b. usahawan. surat keputusan menteri pariwisata. yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat.

Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar. atau kecil. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal. Seperti halnya konvensi lokal. c. c. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. konvensi internasional memang bersifat mendunia. e. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar. a. Dalam konteks industri pariwisata. membutuhkan staf pelaksana lebih banyak. dan logistik yang berlipat ganda. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas.b. maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. lebih . konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. peralatan fasilitas lebih lengkap. khususnya wisata konvensi. bisa pula oleh swasta. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. b. d. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. sedang. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar.

dekat dengan kantor/instansi pemerintahan. atraksi/hiburan. organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuan- . siang. maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. terletak di pusat kota. bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi. serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. Berdasarkan penelitian yang ada. gugur). semi. biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite. aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya. tanggal. berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap. sewa gedung.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi. program agendanya telah dipastikan. pemasaran dan promosi.luas. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20. hari. yaitu: (a) anggaran pengeluaran. Dengan kata lain. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin. bulan. sewa peralatan/perlengkapan. cuaca. iklim. biaya sekretariat. tidak jauh dari pusat perbelanjaan. dan lebih menyeluruh. dan (c) lajur neraca (spreadsheet). dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). jam (pagi. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan. panas. sore. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan. (b) anggaran pendapatan. yaitu (1) penentuan lokasi (site). (2) penentuan jadwal (date).dll yang dipandang perlu. Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat.

Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association).tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. memberi diskon atas sewa kamar. televisi closed circuit. (3) eksibisi dan pameran dagang. c. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. (2) pertemuan perusahaan atau korporasi. balai sidang atau hotel menengah dan besar. baik itu pendidikan formal. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan. perangkat audiovisual khusus. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). Organisasi Keagamaan (Religious Organization). Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). fasilitas video tape. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. non formal. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. lokakarya. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. Kemudahan tersebut antara lain. pelatihan maupun kursus-kursus. dan professionalisme sumber daya manusia. diskusi panel. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. ruang sidang. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. ? Rapat-rapat lain (other meetings) b. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. atau sama tujuannya. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting). Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. ketrampilan. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi. kemahiran.pertemuan di properti gedung pusat konvensi. konperensi atau pameran bersama-sama . yang siap untuk bekerja dan berkarya. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) .

Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. komunikasi dan informasi. nasihat. Selain sekretariat. antara lain: a. konperensi atau kongres. panitia pelaksana konvensi. perusahaan. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. konperensi. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. . konperensi atau kongres. registrasi dan akomodasi peserta konvensi. organisasi. Wewenang ini meliputi pengarahan. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. produk. atau kongres. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). rapat-rapat panitia pelaksana. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. organisasi. usahawan. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. perserikatan.Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi.

telepon. air. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI . dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. dansa. balai sidang atau hotel. press room. antara lain untuk sidang. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. asbak. buku tabungan. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan.undangan santap siang/malam. setingkat dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. paket hadiah. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. apakah itu pusat konvensi. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. keadaan darurat. tehnologi persidangan. parkir. pasca-konvensi. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. selama persidangan konvensi. tiket/voucher. dan evaluasi akhir konvensi. sebagian biaya transportasi. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. termasuk pelayanan VIP. dan sebagainya. bar. peserta. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. banquet. pesta makan.

sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. atau pribadi yang memperoleh undangan. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. korporasi. institut tehnologi. a.DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. dan sebagainya. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. sekretaris. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. lembaga. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. perusahaan. Kunjungan resmi. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. instansi pemerintah. proyek percontohan. instalasi-instalasi tenaga listrik. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. pabrik kereta api dan pesawat udara. galangan pembuatan kapal. sebagai kunjungan kehormatan. . energi dan nuklir. asosiasi. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati.

Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. security. Direktorat Jendral Pariwisata. keluarga atau staf dari peserta konperensi. juru bicara atau penterjemah.nara sumber atau staf ahli. Departemen Pariwisata. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. anak. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. satisfaction). DOKUMENTASI (Proceedings) Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. b. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. badan usaha atau korporasi. yaitu penyelenggaraan pameran professional. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. dan yang dipandang perlu. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala .

sejarah. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. kejahatan mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. merumuskan strategi yang terencana 2. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. serta huru hara. mengalokasikan sumber 4. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. upaya meraih kembali konsumen 6. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. membuat penilaian 5. agar mengalir ke pemakai. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) . ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. menetapkan sasaran 3. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. produk maupun jasa pelayanan yang dijual.internasional.

Lamanya lebih kurang 5 hari . Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. memberi masukan dalam bentuk proposal 8. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. administratur sekolah. badan. menyelenggarakan pameran dagang 2. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: . lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. guru. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan.Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. meningkatkan promosi pemasaran 7. profesor. distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas.Arti bidding di sini ialah invitasi. dosen. produk yang baru. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. Untuk itu. menyelenggarakan konperensi pers 3. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. seperti educational Association. para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. mempertahankan hubungan bisnis 5. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. dll juga tidak tinggal diam. dimana tergabungnya para pendidik. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya 4.

Aspek umum 2.negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.keputusaan politik . Ruang lingkup konvensi 2. sector ekonomi terkait 6.Penyusunan anggaran sementara 5.tukar menukar pengalaman . para delegasi 5.Pejabat Pariwisata .surat pengantar sponsor .mencari solusi .Perkiraan biaya. Badan pemraksa nasional dan inernasioanal .keputusan ilmiah .transfer pengetahuan dan keterampilan 2. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah . Maksud dan tujuan persidangan .Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.yang bertanggung jawab .Perkiraan jumlah perserta .Penentu lokasi .biaya tanggung jawab siapa .program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut . Apek organisasi 5. Kota. pimpinan panitia 3. Aspek transportasi 4.Konsultan professional 4.mencari publisitas .Susunan acara keseluruhan .kawasan. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1.Perusahaan penerbangan .Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia . Aspek Teknis 3.Bro konvensi . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO. Documen bidding harus mengandung: . Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi.1. Apresiasi internasional 4. Rincian maksud dan tujuan MICE . Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.

jumlah ruang . Komposisi perserta .honor profesi .biaya perjalanan pulang pergi .staf 7. Venue persidangan .struktur persidangan .tanda-tanda .3.Peserta teknis dan staf .profesi .status sosial .Pesta selamat berpisah .Pameran komersial .komunikasi bebas .tata letak persidangan .santap siang dalam sesi persidangan .usia . Segmrentasi pasar .Pameran khusus 10. Pres . Bahasa resmi persidangan .siding pleno . Kegiatan sosial .motivasi 5.akomodasi hotel .Pres .Pameran teknik . Jenis pameran .VIP .peserta aktif . Tata persidangan .fasilitas pameran 6.angota .-upacara penmbukaan dan resepsi .non.sendiri .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.jumlah hari lama persidangan . Pembicara ahli yang diundang .malam seni dan budaya .surat menyurat .publikasi .pameran ilmiah .asal kebangsaan .seminar .jumlah kamar .Jumlah keseluruhannya 4.biaya konvensi 8.pesserta yang diundang .darmawisata untuk istri dan anak 11.jenis kelamin .

program sementara .Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.undangan . Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.menu . Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO.pengumuman perdana .jurnal konvensi ..wawancara pembicara dan tokoh 12. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai.sewa wartawan .tanda data .uang tunai. Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi.dan pengeluaran . tagihan.sertifikat 13. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari.jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja.note book .catalog pameran .konperensi pers .program final .poster .baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener. pendapatan. Materi tercetak .Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan .voucher .news leter .

menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3. Apakah jumlah ini penting? 6. Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.efektif dan professional.apabila: 1.Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien.Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi dimaksud.anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan.Kedua. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini. menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat . Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1. Siapa saja yang diundang? 4. yang semaksimal mungkin. Apa format dan temanya? 3.Interest (Ketertarikan). Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.bagaimana menarik . menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian).dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan). pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.

Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.Kurang dari 3 bulan yang lalu.Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi . Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? . b.Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya . Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Perhatian calon pelanggan.Program .Selama konvensi berlangsung .Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait. b. .Dari majalah profesi .Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.Dari teman dan kerabat kerja .Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.manajer konvensi dan sebagainya.dekorasi.Kurang dari lamanta konvensi .pusat konvensi.Lokasi (site) .Alasan-alasan lain d.Dari informasi lewat pos .Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a. .Setahun yang lalu. Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan.Enam bulan yang lalu .Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan. . .biaya transportasi).Saya selalu hadir .Hari melebihi berlangsungnya konvensi .sehingga calon pelanggan merasa Tertarik. . MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan. .Dari poster dan materi cetak lainnya c.kamar hoteluntuk delegasi.Dari persidangan terdahulu .Tiga bulan yang lalu . Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.Presentasi Makalah . .

balai kota (town hall) .Organisasi Adilaksa Pameran .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .hotel pinggir kota (suburban hotels) .Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) . PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Usaha Pameran Dagang .Lebih dari 3 hari.Dua atau lebih.hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .Usaha Pekan Raya .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.gedung pusat konvensi (Convention Center) .Tidak ada .sifat.Seorang ..Usaha Pameran Ilmiah .Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas.Asosiasin Desainer& Produser pameran .danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Biro Konvensi (convention Bureaus) .pekan raya (trade fairs) .Pertimbangan itu menyangkut ukuran.melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda. Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? . e. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI (Venues of the Convention) .kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan. Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.

Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) .Perusahaan penerbangan Komersial .Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Klub Arung Jeram(Rafting club) .Bungalow . minuman keras.Rumah tamu.Peristirahatan.Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif.Klub Selancar(surving club) .Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) . pub. teh.Perusahaan Kereta Api . kopi.Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional .Perusahaan Aneka Kembang . cabana.Motel. PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) . USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel .Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) .Apartemen. bir & minuman ringan. USAHA JASA WISATA . USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.vila. ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata. air mineral.Asosiasi Penerbangan Nasional . termasuk wisata konvensi tentunya.perusahaan Sewa Mobil . minuman tradisional.Perusahaan Bus Wisata . catering caffee shop.Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.Pondok dan lain-lain.klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .Organisasi Pariwisata Nasional .Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) . café.Rumah Penginapan. rumah makan.

Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini.Sanggar seni dan budaya .Ramada adalah termasuk kelompok mariot. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi.timbul pertanyaan.Taman hiburan .Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan.Pusat Kerajinan Emas Dan Perak .perjalanan insentif atau pameran.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2.Taman ria .Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.Kartu Kredit ..Kebun Binatang .Perancang dan peragaan busana .Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki . Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran.Asuransi Perjalanan .Museum .Holiday inn dan Crown Plaza. VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1.Usaha ±Usaha Bank . Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal.Cek Perjalanan .baik dalam skala nasional maupun internasional.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI .

PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.tema persidangan. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3. Jarak. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.karangan bunga .huruf. Iklim udara menyenangkan 5.antara lain : 1.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan.Meja utama dertan meja berikut . Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai 2.Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat.gambar yang jelas untuk tamu.diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini. Efisiensi karyawan Front Office 5.waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .dekorasi. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4.dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities). Ruang persidangan luas dan menarik 3. Kualitas makanan dan minuman excellent 2.fasilitas 5 terbaik : 1. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2.Tanda.protokol (protocol). TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4.folk dance atau yang lain .tata letak meja dan kursi .Gelar lantai .Minuman dan sancks . Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.bendera. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5.Kata protocol sama dengan seremoni.desain.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .marka.Ruang keluar masuknya VIP . VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.Pengaturan cahaya dan suara .logo. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.

Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.pemrakarsa Fam Trip.Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.Persidangan ini bias untuk sales&marketing.dan sebagainya dengan acara-acara social .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : . perjalanan insentif dan pameran.serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .Perusahaan angkutan di darat (kereta api.Perusahaan Penerbangan .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.rental car) .terbuka untuk umum .Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).Biro Konvensi (Convention Bureau).Hotel-hotel besar .Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .Menginformasikan iklim dan cuaca.Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.Korps Diplomatik .keluarga besar. Menurut rekomendasi IAVCB : .namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .militer..Tamu-tamu khusus .Persidangan harus berjalan lancer can tertib .hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .bus.pemegang saham .Persidangan harus diselenggarakan secara regular .ketua/Presiden Dewan Permanen .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .

bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : . Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : .Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .Menarik dan menemu kenali prospek baru .biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .Hanya satu bahasa.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya. .pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz. .Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .Memperkenalkan produk baru .Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .Austria..kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .tetapi lambat . BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.bahasa sendiri.Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.Interopretasi tepat dan benar.Juru interpretasi mencatat di atas kertas.

Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmensegmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) ..besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .pameran di stan-stan (booths) .Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.perolehan pendapatan tambahan .sedang.Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.System undian (lottery system).meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .hotel.pameran di bangunan bebas.Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.Kesempatan biaya jual yang rendah .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .tidak memungkinkan jaraknya) . .Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .pameran di hotel .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) . .pajangan di atas meja. . .lokasi yang tidak tepat (transportasi.Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil. . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : . .Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .Cara berikut disebut advance sale.produk.Pengalaman pada masa lalu . .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.kemungkinan rugi besar sekali .System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.pameran temple (poster). Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.pameran di luar bangunan.Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.

30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .siap untuk menerima pengunjung .lokasi dan waktu pameran .otoritas pemrakarsa pameran .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .Mengenai lokasi : .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya. .Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .harga khusus untuk area (hall).24/48 jam membangun stan dasar .cukup luas .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .24 jam merapikan stan .bersih.30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .kualitas makalah dalam kongres .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .segala sesuatu sudah rapi.kesempatan bertemu dengan sahabat baru .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.harga tetap per m2 .aturan main dalam tata tertib pameran .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .1 jam sebelum di buka.

microphone switchboard .multi disc palyer . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .video recorder/player .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .ruangan perlu dilengkapi dengan : .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .untuk tukar menukr informasi .gedung serba guna .Pasokan proyektor .untuk memecahkan problema .video projector .belajr bersama.Fasilitas AV .Langit-langit tinggi .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.Podium (rostrum) .projector untuk bnahan opac .sound system berkekuatan watt besar .balai sidang .Interpretasi simultaneous .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .berdialog.untuk saling belajar .slide projector .lampu.System pengaturan stan (untuk konvensi) .computer .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .bermain.balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).saluran udara (compressed air connection) .System penyampaian komunikasi .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .Pasokan listrik.microphone input mixer dengan saluran input mixer .air .aula universitas .Hiburan.berusahabersama bahkan berkonlik .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .pekan raya .

layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .kolam renang .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .Radio dan taped music .perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap .dining room.mesin faksimili .meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .computer (PC) .health center .podium .printer .restaurant and bar lounge .Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : .Room safe .Shopping arcade .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .Security key card system ..telepon .televisi satelit .Mini bar .AC yang dapat dikontrol sendiri .F&B services : coffee shop.International direct dial telephone .Kamar mandi luas (tub and shower) .Direct dial telephone .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful