WISATA KONVENSI

KONVENSI a. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar, istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti, penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. b. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan : kongres, konferensi, atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan,usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990, Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata, pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata, seperti berikut : a. Jasa biro perjalanan wisata b. Jasa agen perjalanan wisata c. Jasa pramuwisata d. Jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran e. Jasa impresariat f. Jasa konsultan Pariwisata g. Jasa informasi pariwisata Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi, pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, tentang ketentuan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran, bab 1, pasal 1´ yang berbunyi: a. Kongres, Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. b. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. c. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. d. Usaha Jasa Konvensi, perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,

usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. e. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata, dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah, tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Seperti contoh : exhibition, expo atau expoition, industrial show, trade fair, trade show, scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Pakar pameran seperti Hale N. Tongren dan james P. Thompson, mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional, guru, ilmuwan, dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun barang. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan. INCENTIVE Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel

nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b,yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c,yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga), namun bersifat lokal, yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri. b. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Seperti halnya konvensi lokal, konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. c. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah, bisa pula oleh swasta, atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas, membutuhkan staf pelaksana lebih banyak, peralatan fasilitas lebih lengkap, dan logistik yang berlipat ganda. d. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat

membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Dalam konteks industri pariwisata, khususnya wisata konvensi, penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. e. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal, konvensi internasional memang bersifat mendunia. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar, sedang, atau kecil. a. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. b. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. c. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih menyeluruh. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2) penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). Dengan kata lain, yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota,

dekat dengan kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan, bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite, sewa gedung, sewa peralatan/perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi/hiburan,dll yang dipandang perlu. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan, program agendanya telah dipastikan, maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: (a) anggaran pengeluaran, (b) anggaran pendapatan, dan (c) lajur neraca (spreadsheet). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat, serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi, aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya, dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. Berdasarkan penelitian yang ada, organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuanpertemuan di properti gedung pusat konvensi, balai sidang atau hotel menengah dan besar. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi, (2) pertemuan perusahaan atau korporasi, (3) eksibisi dan pameran dagang. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis, atau sama tujuannya. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan, konperensi atau pameran bersama-sama ,tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting).

Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. ruang sidang. atau kongres. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). memberi diskon atas sewa kamar. televisi closed circuit. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. Wewenang ini meliputi pengarahan. organisasi. rapat-rapat panitia pelaksana. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. yang siap untuk bekerja dan berkarya. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). dsb mereka dengan berbagai kemudahan. nasihat. perangkat audiovisual khusus. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. Kemudahan tersebut antara lain. antara lain: a. yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. . Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. c. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. kemahiran. konperensi. non formal.? Rapat-rapat lain (other meetings) b. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. dan professionalisme sumber daya manusia. komunikasi dan informasi. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. konperensi atau kongres. pelatihan maupun kursus-kursus. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). lokakarya. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . baik itu pendidikan formal. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. diskusi panel. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. ketrampilan. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. fasilitas video tape.

perserikatan. panitia pelaksana konvensi. apakah itu pusat konvensi. produk. peserta. sebagian biaya transportasi. konperensi atau kongres. organisasi. usahawan.registrasi dan akomodasi peserta konvensi. buku tabungan. Selain sekretariat. dan sebagainya. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. balai sidang atau hotel. tiket/voucher. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. setingkat . harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. paket hadiah. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. perusahaan. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. undangan santap siang/malam. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung.

pesta makan. press room. keadaan darurat. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. termasuk pelayanan VIP.dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. pasca-konvensi. tehnologi persidangan. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. antara lain untuk sidang. dan evaluasi akhir konvensi. selama persidangan konvensi. asbak. bar. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. banquet. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) . hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. parkir. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. telepon. dansa. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. air. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service).

Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. juru bicara atau penterjemah. b. energi dan nuklir. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. korporasi. instalasi-instalasi tenaga listrik. sebagai kunjungan kehormatan. Kunjungan resmi. lembaga. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. proyek percontohan. nara sumber atau staf ahli. atau pribadi yang memperoleh undangan. dan sebagainya. pabrik kereta api dan pesawat udara. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. sekretaris. Departemen Pariwisata. perusahaan. institut tehnologi. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. keluarga atau staf dari peserta konperensi. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. a. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. Direktorat Jendral Pariwisata. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi.Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. galangan pembuatan kapal. instansi pemerintah. dan yang dipandang perlu. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. anak. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. DOKUMENTASI (Proceedings) . asosiasi.

yaitu penyelenggaraan pameran professional. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. kejahatan . Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam.Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. satisfaction). serta huru hara. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. security. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. badan usaha atau korporasi. sejarah. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala internasional. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih.

profesor. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. upaya meraih kembali konsumen 6. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. dosen. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. membuat penilaian 5. menetapkan sasaran 3. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. seperti educational Association. merumuskan strategi yang terencana 2. agar mengalir ke pemakai. dll juga tidak tinggal diam. guru. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. produk yang baru. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang.mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya . Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. mengalokasikan sumber 4. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. dimana tergabungnya para pendidik. administratur sekolah. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. Lamanya lebih kurang 5 hari .

menyelenggarakan pameran dagang 2. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah . para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. Rincian maksud dan tujuan MICE . Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: 1.Susunan acara keseluruhan . mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen.Perkiraan jumlah perserta .program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.Penentu lokasi . serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas.Konsultan professional 4. Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan.Perusahaan penerbangan .pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut . Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2. Documen bidding harus mengandung: . meningkatkan promosi pemasaran 7. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan.4.surat pengantar sponsor .Perkiraan biaya. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. memberi masukan dalam bentuk proposal 8. distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar.Pejabat Pariwisata . mempertahankan hubungan bisnis 5.Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia . badan.Arti bidding di sini ialah invitasi. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia.Bro konvensi . menyelenggarakan konperensi pers 3. Untuk itu.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah.

Pres .transfer pengetahuan dan keterampilan 2..kawasan.non.biaya tanggung jawab siapa 3. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi.negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.motivasi .tukar menukar pengalaman . Aspek umum 2.asal kebangsaan . Aspek Teknis 3.usia .keputusaan politik . Apresiasi internasional 4. Apek organisasi 5.status sosial .profesi .Jumlah keseluruhannya 4. Ruang lingkup konvensi 2. aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO.mencari publisitas . para delegasi 5.Penyusunan anggaran sementara 5. Aspek transportasi 4.angota . sector ekonomi terkait 6.VIP . pimpinan panitia 3.Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.Peserta teknis dan staf .yang bertanggung jawab . Kota.mencari solusi . Badan pemraksa nasional dan inernasioanal . Komposisi perserta . Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.sendiri .peserta aktif .jenis kelamin .keputusan ilmiah . Segmrentasi pasar .pesserta yang diundang . Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1. Maksud dan tujuan persidangan .

biaya perjalanan pulang pergi .seminar .publikasi .siding pleno .santap siang dalam sesi persidangan .program final .konperensi pers .catalog pameran .jurnal konvensi . Pembicara ahli yang diundang .jumlah ruang .tanda-tanda .biaya konvensi 8.menu .5.struktur persidangan .honor profesi . Jenis pameran .malam seni dan budaya .staf 7.surat menyurat . Bahasa resmi persidangan .sewa wartawan .tata letak persidangan . Materi tercetak .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.komunikasi bebas .Pameran teknik .darmawisata untuk istri dan anak 11.Pameran komersial . Venue persidangan .jumlah kamar .tanda data .news leter .Pameran khusus 10.-upacara penmbukaan dan resepsi .pengumuman perdana .pameran ilmiah .undangan .note book .program sementara .fasilitas pameran 6.poster . Kegiatan sosial .voucher . Tata persidangan .jumlah hari lama persidangan .wawancara pembicara dan tokoh 12.Pesta selamat berpisah .akomodasi hotel . Pres .

Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien.uang tunai. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari.sertifikat 13.jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja. pendapatan.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi . dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai. Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting. Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO.dan pengeluaran .baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable..efektif dan professional. tagihan.

Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan). Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2. menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4. .apabila: 1. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1. .Kedua. Apakah jumlah ini penting? 6. Siapa saja yang diundang? 4.Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker). .dimaksud. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3.Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya .Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.dekorasi.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan. Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat .Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.sehingga calon pelanggan merasa Tertarik. Apa format dan temanya? 3.bagaimana menarik Perhatian calon pelanggan. Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5. .Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian).Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.Interest (Ketertarikan). . menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil.kamar hoteluntuk delegasi. yang semaksimal mungkin.biaya transportasi).Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para . pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.

Setahun yang lalu.Kurang dari 3 bulan yang lalu. Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.Dari teman dan kerabat kerja .Tiga bulan yang lalu .Dari persidangan terdahulu .Tidak ada . .Dari informasi lewat pos . b.Dari poster dan materi cetak lainnya c. e.Selama konvensi berlangsung .Presentasi Makalah .Enam bulan yang lalu . LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI . MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.Saya selalu hadir .pusat konvensi.Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan.Dua atau lebih.Hari melebihi berlangsungnya konvensi .Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a. Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? . b.Dari majalah profesi . .Lebih dari 3 hari.manajer konvensi dan sebagainya.Seorang .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi . Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? .Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan.Program . Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .Kurang dari lamanta konvensi .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.Alasan-alasan lain d. Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.Lokasi (site) .

Perusahaan Kereta Api . termasuk wisata konvensi tentunya.Pertimbangan itu menyangkut ukuran. ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL .Usaha Pameran Ilmiah . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .Organisasi Adilaksa Pameran .Biro Konvensi (convention Bureaus) .Perusahaan penerbangan Komersial .perusahaan Sewa Mobil . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .Asosiasin Desainer& Produser pameran Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.Usaha Pekan Raya .(Venues of the Convention) .Organisasi Pariwisata Nasional .balai kota (town hall) .gedung pusat konvensi (Convention Center) .kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan. PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.Usaha Pameran Dagang .sifat.Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .Perusahaan Bus Wisata .pekan raya (trade fairs) .danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) .hotel pinggir kota (suburban hotels) .Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas.

vila..Perancang dan peragaan busana .Perusahaan Aneka Kembang . bir & minuman ringan.Taman hiburan . pub.Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) .Asosiasi Penerbangan Nasional .Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .Museum . USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel . PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) .Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Kebun Binatang .Peristirahatan.Motel.Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI .Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .Kartu Kredit . USAHA JASA WISATA .Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif. catering caffee shop. rumah makan.Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) .Rumah Penginapan.Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional .Apartemen. kopi. minuman keras.Klub Arung Jeram(Rafting club) .Taman ria .Pusat Kerajinan Emas Dan Perak .Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional . teh.Usaha ±Usaha Bank . air mineral.Klub Selancar(surving club) .Cek Perjalanan .Bungalow . USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant. cabana.Pondok dan lain-lain.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .Sanggar seni dan budaya . minuman tradisional. café.Rumah tamu.

Ramada adalah termasuk kelompok mariot.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2. Efisiensi karyawan Front Office 5.baik dalam skala nasional maupun internasional. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi.Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki fasilitas 5 terbaik : 1.Asuransi Perjalanan .timbul pertanyaan. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton. Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai .antara lain : 1.Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5. Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal.perjalanan insentif atau pameran. Ruang persidangan luas dan menarik 3. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4. Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan. VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1. Kualitas makanan dan minuman excellent 2. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran.keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental.Holiday inn dan Crown Plaza. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.

protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.Gelar lantai .marka.Persidangan ini bias untuk sales&marketing.2. Iklim udara menyenangkan 5.dekorasi.Ruang keluar masuknya VIP .pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .Korps Diplomatik .huruf.dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin.tata letak meja dan kursi .kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini.Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP . VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.folk dance atau yang lain . TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Kata protocol sama dengan seremoni.Tanda.Meja utama dertan meja berikut .waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : . PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota . Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3.gambar yang jelas untuk tamu.Minuman dan sancks .Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual . Jarak.Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).ketua/Presiden Dewan Permanen .tema persidangan.Tamu-tamu khusus .protokol (protocol).Pengaturan cahaya dan suara .Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.bendera.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.desain.logo.Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .karangan bunga .pemegang saham .Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat.

terbuka untuk umum .rental car) .Persidangan harus berjalan lancer can tertib .Perusahaan Penerbangan .bahasa sendiri.Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .Austria.dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual .Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .bus.Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Biro Konvensi (Convention Bureau).Menginformasikan iklim dan cuaca.Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).Hotel-hotel besar .militer. Menurut rekomendasi IAVCB : .Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .Perusahaan angkutan di darat (kereta api.pemrakarsa Fam Trip.Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC)..dan sebagainya dengan acara-acara social .keluarga besar.Persidangan harus diselenggarakan secara regular .Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya. perjalanan insentif dan pameran.

Interopretasi tepat dan benar.Juru interpretasi mencatat di atas kertas.Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.tetapi lambat .System undian (lottery system). BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.Menarik dan menemu kenali prospek baru .Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan. .Memperkenalkan produk baru .pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya. .dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini . Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran. Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : . .Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .Cara berikut disebut advance sale.biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmen- .Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.Hanya satu bahasa.Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Pengalaman pada masa lalu . .Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.Pelayanan pelanggan-pelanggan baru. . .Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .

kemungkinan rugi besar sekali .otoritas pemrakarsa pameran .pameran di stan-stan (booths) .Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .aturan main dalam tata tertib pameran .pameran di bangunan bebas.lokasi dan waktu pameran .segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .Mengenai lokasi : . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus . .sedang. . .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .Kesempatan biaya jual yang rendah .produk.jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .pajangan di atas meja.perolehan pendapatan tambahan .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).pameran temple (poster).Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .tidak memungkinkan jaraknya) Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .pameran di luar bangunan.pameran di hotel .lokasi yang tidak tepat (transportasi.menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .cukup luas .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.hotel.

30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .1 jam sebelum di buka.berusahabersama bahkan berkonlik .untuk memecahkan problema .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.gedung serba guna .harga khusus untuk area (hall).balai sidang .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .bersih.Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .siap untuk menerima pengunjung .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .harga tetap per m2 .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .aula universitas .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .segala sesuatu sudah rapi.bermain.harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .pekan raya . .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan berdialog.untuk tukar menukr informasi .kualitas makalah dalam kongres .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).untuk saling belajar .belajr bersama.24 jam merapikan stan .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .24/48 jam membangun stan dasar .

slide projector .air .telepon .printer .ruangan perlu dilengkapi dengan : .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .projector untuk bnahan opac .video projector .mesin faksimili .computer .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .computer (PC) .Pasokan proyektor .sound system berkekuatan watt besar .F&B services : coffee shop.microphone switchboard .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .microphone input mixer dengan saluran input mixer .Fasilitas AV .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.health center .kolam renang .Pasokan listrik.saluran udara (compressed air connection) .Podium (rostrum) .video recorder/player .lampu.lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .dining room.System penyampaian komunikasi ..slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .Hiburan.Interpretasi simultaneous .multi disc palyer .televisi satelit .restaurant and bar lounge .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .Langit-langit tinggi .System pengaturan stan (untuk konvensi) .

penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata. pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata. Jasa agen perjalanan wisata c. cendekiawan. atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan.Shopping arcade . Jasa impresariat f. KM 108/HM. pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka. Jasa informasi pariwisata . saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari. Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata.perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap . perjalanan intensif dan pameran e.Radio dan taped music .AC yang dapat dikontrol sendiri . Pos dan Telekomunikasi No. Jasa konsultan Pariwisata g. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih.Kamar mandi luas (tub and shower) .podium .Mini bar . istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata.usahawan. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990. b.703/MPPT-91 merumuskan : kongres. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.Security key card system WISATA KONVENSI KONVENSI a. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti. mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud.Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : . Jasa pramuwisata d.meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .International direct dial telephone . Jasa biro perjalanan wisata b.. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar. Jasa konvensi.Room safe . seperti berikut : a. konferensi.Direct dial telephone .

e. Tongren dan james P. expo atau expoition.703/MPPT-91. tentang ketentuan usaha jasa konvensi.108/HM. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional. Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. bab 1. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Incentive. industrial show. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata. usahawan. dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan . MICE (Meeting. trade show. c. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi. perjalanan intensif dan pameran. Pakar pameran seperti Hale N. Usaha Jasa Konvensi. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi.Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi. dan Telekomunikasi nomor KM. perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. perjalanan intensif. pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata. pasal 1´ yang berbunyi: a. cendekiawan. usahawan. tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan. trade fair. Thompson. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. b. dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis . Kongres. Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. perjalanan intensif dan pameran. mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. ilmuwan. Seperti contoh : exhibition. cendekiawan. dengan batasan : usaha jasa konvensi. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi. guru. Pos. d. perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk. scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi. baik bentuk gagasan maupun barang.

Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga). EXHIBITION Exhibition berarti pameran.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat. . namun bersifat lokal. MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel nomor KM. pertemuan atau persidangan.108/HM. dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. surat keputusan menteri pariwisata. usahawan. pos dan telekomunikasi nomor: KM. bab 1 pasal 1c. akomodasi. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri. hiburan. bab 1 pasal 1 ayat b. INCENTIVE Istilah incentive. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain.yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan.108/HM. pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi.sekelompok orang (negarawan.108/HM.dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours).dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi. perjalanan pra.703/MPPT-91. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama.yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. cendekiawan.703/MPPT-91. perkumpulan atau perserikatan. oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan. diartikan sebagai perjalanan insentif. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Dalam kaitannya dengan MICE. seperti transportasi. pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM. usahawan.

Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar. b. atau kecil. maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal. e. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. khususnya wisata konvensi. konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat.b. c. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. dan logistik yang berlipat ganda. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas. d. penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. sedang. bisa pula oleh swasta. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Dalam konteks industri pariwisata. membutuhkan staf pelaksana lebih banyak. lebih . a. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya. Seperti halnya konvensi lokal. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. peralatan fasilitas lebih lengkap. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar. konvensi internasional memang bersifat mendunia. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. c.

malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan. yaitu (1) penentuan lokasi (site). dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. gugur). dekat dengan kantor/instansi pemerintahan. Dengan kata lain. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan. tanggal. maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran.luas. tidak jauh dari pusat perbelanjaan. iklim. organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuan- . bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. biaya sekretariat. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama. atraksi/hiburan. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20. berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap. (2) penentuan jadwal (date). (b) anggaran pendapatan. sore. yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara. pemasaran dan promosi. terletak di pusat kota. jam (pagi. program agendanya telah dipastikan. sewa gedung. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin. dan (3) penentuan anggaran sementara (budget).000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi.dll yang dipandang perlu. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi. yaitu: (a) anggaran pengeluaran. cuaca. dan lebih menyeluruh. bulan. Berdasarkan penelitian yang ada. semi. dan (c) lajur neraca (spreadsheet). biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite. panas. sewa peralatan/perlengkapan. Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat. serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. siang. hari.

Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya .tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. balai sidang atau hotel menengah dan besar. lokakarya. konperensi atau pameran bersama-sama . Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). baik itu pendidikan formal. atau sama tujuannya. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. ketrampilan. dan professionalisme sumber daya manusia. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. kemahiran. yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting). Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). non formal. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. memberi diskon atas sewa kamar. televisi closed circuit. ? Rapat-rapat lain (other meetings) b. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan. pelatihan maupun kursus-kursus. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. (2) pertemuan perusahaan atau korporasi. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. ruang sidang. diskusi panel. perangkat audiovisual khusus. Kemudahan tersebut antara lain.pertemuan di properti gedung pusat konvensi. fasilitas video tape. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) . c. yang siap untuk bekerja dan berkarya. (3) eksibisi dan pameran dagang.

Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. perusahaan. konperensi. perserikatan. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). rapat-rapat panitia pelaksana. panitia pelaksana konvensi. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan.Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. . cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. usahawan. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. organisasi. Selain sekretariat. atau kongres. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. Wewenang ini meliputi pengarahan. organisasi. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. antara lain: a. registrasi dan akomodasi peserta konvensi. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. nasihat. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. komunikasi dan informasi. konperensi atau kongres. produk. konperensi atau kongres.

paket hadiah. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI . kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. tiket/voucher. parkir. balai sidang atau hotel. asbak. buku tabungan.undangan santap siang/malam. apakah itu pusat konvensi. dan sebagainya. antara lain untuk sidang. banquet. pasca-konvensi. hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. tehnologi persidangan. press room. keadaan darurat. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. telepon. selama persidangan konvensi. termasuk pelayanan VIP. sebagian biaya transportasi. setingkat dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. peserta. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). air. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. dansa. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. bar. pesta makan. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. dan evaluasi akhir konvensi.

a. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. sekretaris. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. lembaga. dan sebagainya. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. energi dan nuklir. asosiasi. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik.DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. Kunjungan resmi. pabrik kereta api dan pesawat udara. . Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. institut tehnologi. korporasi. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. galangan pembuatan kapal. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. instalasi-instalasi tenaga listrik. perusahaan. atau pribadi yang memperoleh undangan. instansi pemerintah. proyek percontohan. sebagai kunjungan kehormatan.

satisfaction). Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. badan usaha atau korporasi. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. Direktorat Jendral Pariwisata. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi.nara sumber atau staf ahli. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala . dan yang dipandang perlu. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. Departemen Pariwisata. anak. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. DOKUMENTASI (Proceedings) Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. juru bicara atau penterjemah. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. yaitu penyelenggaraan pameran professional. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. keluarga atau staf dari peserta konperensi. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. security. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. b. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata.

berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. agar mengalir ke pemakai. membuat penilaian 5. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. kejahatan mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. serta huru hara. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. mengalokasikan sumber 4. menetapkan sasaran 3. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) . produk maupun jasa pelayanan yang dijual. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. sejarah. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. merumuskan strategi yang terencana 2. upaya meraih kembali konsumen 6. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan.internasional. ? Faktor masyarakat : adat istiadat.

undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar. Lamanya lebih kurang 5 hari . administratur sekolah. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. dosen. badan. profesor. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. memberi masukan dalam bentuk proposal 8. menyelenggarakan konperensi pers 3. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan. para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. dimana tergabungnya para pendidik. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru.Arti bidding di sini ialah invitasi. menyelenggarakan pameran dagang 2. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: . dll juga tidak tinggal diam. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas. meningkatkan promosi pemasaran 7. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4.Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. produk yang baru. mempertahankan hubungan bisnis 5. guru. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya 4. seperti educational Association. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. Untuk itu. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri.

pimpinan panitia 3.mencari solusi .transfer pengetahuan dan keterampilan 2.kawasan. Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia . Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah . Apek organisasi 5.Bro konvensi .Perkiraan jumlah perserta .mencari publisitas .surat pengantar sponsor .keputusaan politik .negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.biaya tanggung jawab siapa . sector ekonomi terkait 6. Ruang lingkup konvensi 2.program-program dalam penyelenggaraan MICE 3. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi. aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO. Kota. Aspek umum 2.Konsultan professional 4. Apresiasi internasional 4.Perkiraan biaya. Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani. Aspek transportasi 4.keputusan ilmiah .Pejabat Pariwisata .Penyusunan anggaran sementara 5. Documen bidding harus mengandung: .tukar menukar pengalaman . Badan pemraksa nasional dan inernasioanal . Rincian maksud dan tujuan MICE .Susunan acara keseluruhan .yang bertanggung jawab .Perusahaan penerbangan .Penentu lokasi . para delegasi 5.pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut .1.Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1. Aspek Teknis 3. Maksud dan tujuan persidangan .

sendiri .Peserta teknis dan staf .usia .honor profesi .pameran ilmiah .asal kebangsaan .tata letak persidangan .struktur persidangan .darmawisata untuk istri dan anak 11.malam seni dan budaya .biaya perjalanan pulang pergi .motivasi 5.santap siang dalam sesi persidangan .jumlah hari lama persidangan . Komposisi perserta .pesserta yang diundang .VIP .akomodasi hotel .Pameran komersial .jumlah ruang . Pres .Pameran khusus 10.profesi .publikasi .biaya konvensi 8.Pameran teknik .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.siding pleno . Kegiatan sosial .Pesta selamat berpisah . Tata persidangan .seminar .3. Pembicara ahli yang diundang .Jumlah keseluruhannya 4.non.fasilitas pameran 6.Pres .peserta aktif . Venue persidangan .tanda-tanda .angota .surat menyurat .staf 7. Jenis pameran .status sosial .jumlah kamar . Segmrentasi pasar . Bahasa resmi persidangan .komunikasi bebas .jenis kelamin .-upacara penmbukaan dan resepsi .

Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener.sertifikat 13.menu .news leter . Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari.jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja. pendapatan.tanda data .wawancara pembicara dan tokoh 12.konperensi pers .Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.undangan .baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.uang tunai. Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting.dan pengeluaran .poster .pengumuman perdana ..catalog pameran .jurnal konvensi .sewa wartawan . Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO. Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi.voucher .program final .program sementara . Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan .note book . tagihan. Materi tercetak .

Apakah jumlah ini penting? 6. Apa format dan temanya? 3.Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya.Interest (Ketertarikan). menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO). Siapa saja yang diundang? 4. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan.bagaimana menarik .PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian). Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan.Kedua. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3.efektif dan professional. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat .dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.apabila: 1.Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil. yang semaksimal mungkin. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi dimaksud. menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan). dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini.Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir.

Dari teman dan kerabat kerja .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya. MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan. .Dari informasi lewat pos . Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? .pusat konvensi. Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Kurang dari 3 bulan yang lalu.Program . .Hari melebihi berlangsungnya konvensi .Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.manajer konvensi dan sebagainya. .Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).Dari poster dan materi cetak lainnya c.kamar hoteluntuk delegasi. .Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.Dari majalah profesi . .Perhatian calon pelanggan.Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan.Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan.sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.Setahun yang lalu.Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.Dari persidangan terdahulu . .Saya selalu hadir .dekorasi.Kurang dari lamanta konvensi . Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? . b.Lokasi (site) .biaya transportasi).Selama konvensi berlangsung .Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.Alasan-alasan lain d.Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi . .Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya . b.Enam bulan yang lalu .Presentasi Makalah . Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .Tiga bulan yang lalu .

danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) .Usaha Pameran Dagang .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .sifat.Biro Konvensi (convention Bureaus) .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) . e.Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas.kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .pekan raya (trade fairs) .Asosiasin Desainer& Produser pameran .Dua atau lebih. PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Usaha Pekan Raya .gedung pusat konvensi (Convention Center) . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .Tidak ada .Pertimbangan itu menyangkut ukuran.´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI (Venues of the Convention) ..Usaha Pameran Ilmiah .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.Lebih dari 3 hari.Seorang .balai kota (town hall) .Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .hotel pinggir kota (suburban hotels) . Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.Organisasi Adilaksa Pameran .

minuman tradisional.Pondok dan lain-lain.Asosiasi Penerbangan Nasional .Perusahaan Bus Wisata .Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan. USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant. air mineral. minuman keras.Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) .Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) . PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) .Bungalow .perusahaan Sewa Mobil .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.Peristirahatan.Rumah Penginapan.Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) . bir & minuman ringan. cabana.Perusahaan penerbangan Komersial .Motel. termasuk wisata konvensi tentunya. USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel . teh. ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL .Klub Selancar(surving club) . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .Perusahaan Aneka Kembang .vila.Rumah tamu.Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif.Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Klub Arung Jeram(Rafting club) . rumah makan.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Apartemen. catering caffee shop. USAHA JASA WISATA .Perusahaan Kereta Api . pub.Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional . kopi.Organisasi Pariwisata Nasional . café.Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .

Kebun Binatang . Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki .Asuransi Perjalanan .Holiday inn dan Crown Plaza.Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN . MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.Perancang dan peragaan busana .keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan.Taman hiburan .Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal. Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini.Sanggar seni dan budaya .Kartu Kredit . Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal.baik dalam skala nasional maupun internasional. VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1..Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI .Taman ria .timbul pertanyaan.perjalanan insentif atau pameran.Pusat Kerajinan Emas Dan Perak .Ramada adalah termasuk kelompok mariot.Museum . entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran.Usaha ±Usaha Bank .Cek Perjalanan .

Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai 2. Jarak.fasilitas 5 terbaik : 1.desain.bendera.huruf.protokol (protocol). Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).marka.tata letak meja dan kursi .dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin. Kualitas makanan dan minuman excellent 2.Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .Tanda.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4. PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.Pengaturan cahaya dan suara . Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5.logo. Efisiensi karyawan Front Office 5.Meja utama dertan meja berikut .Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3. Iklim udara menyenangkan 5.Minuman dan sancks . Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.dekorasi.folk dance atau yang lain .Kata protocol sama dengan seremoni. TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony). ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .tema persidangan.Ruang keluar masuknya VIP .pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.antara lain : 1. Ruang persidangan luas dan menarik 3.Gelar lantai . VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.karangan bunga . Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat.gambar yang jelas untuk tamu.

hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.Persidangan harus berjalan lancer can tertib .Perusahaan Penerbangan .Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.pemrakarsa Fam Trip.bus. Menurut rekomendasi IAVCB : .Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : . perjalanan insentif dan pameran.Menginformasikan iklim dan cuaca.pemegang saham .dan sebagainya dengan acara-acara social .Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.Perusahaan angkutan di darat (kereta api.Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .Biro Konvensi (Convention Bureau).terbuka untuk umum .Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .Hotel-hotel besar .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.Persidangan ini bias untuk sales&marketing.Korps Diplomatik .Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .keluarga besar.kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik ..ketua/Presiden Dewan Permanen .Tamu-tamu khusus .rental car) .namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .Persidangan harus diselenggarakan secara regular .militer.Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).

Pelayanan pelanggan-pelanggan baru. .Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu. BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.Memperkenalkan produk baru .setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz. Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : ..Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Juru interpretasi mencatat di atas kertas.Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .Interopretasi tepat dan benar.bahasa sendiri.Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .Hanya satu bahasa.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .Austria.Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Menarik dan menemu kenali prospek baru .dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .tetapi lambat . .Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.

pameran di stan-stan (booths) .Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.lokasi yang tidak tepat (transportasi. . .Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmensegmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil. .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).produk.Pengalaman pada masa lalu . Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.kemungkinan rugi besar sekali .pameran temple (poster)..sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .hotel.tidak memungkinkan jaraknya) . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .perolehan pendapatan tambahan .Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .pajangan di atas meja.kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya . . .pameran di bangunan bebas.sedang.System undian (lottery system). .System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.Kesempatan biaya jual yang rendah .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .pameran di luar bangunan.besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : . .Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .pameran di hotel .Cara berikut disebut advance sale.

Mengenai lokasi : .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.cukup luas .24 jam merapikan stan .harga tetap per m2 .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan .segala sesuatu sudah rapi.24/48 jam membangun stan dasar .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : . .30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .harga khusus untuk area (hall).otoritas pemrakarsa pameran .lokasi dan waktu pameran .aturan main dalam tata tertib pameran .kualitas makalah dalam kongres .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.bersih.biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .siap untuk menerima pengunjung .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .1 jam sebelum di buka.Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .

projector untuk bnahan opac .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .computer .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .lampu.berdialog.untuk tukar menukr informasi .belajr bersama.gedung serba guna .bermain.slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .System pengaturan stan (untuk konvensi) .air .video projector .microphone switchboard .Langit-langit tinggi .Pasokan proyektor .Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .microphone input mixer dengan saluran input mixer .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .Pasokan listrik.berusahabersama bahkan berkonlik .saluran udara (compressed air connection) .multi disc palyer .balai sidang .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).Podium (rostrum) . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .ruangan perlu dilengkapi dengan : .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.Interpretasi simultaneous .video recorder/player .untuk memecahkan problema .pekan raya .aula universitas .System penyampaian komunikasi .slide projector .Hiburan.Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .untuk saling belajar .Fasilitas AV .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .sound system berkekuatan watt besar .

fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .Radio dan taped music .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .F&B services : coffee shop.kolam renang .televisi satelit .perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap .mesin faksimili .Direct dial telephone .telepon .podium .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .Security key card system .Room safe .health center .Kamar mandi luas (tub and shower) .AC yang dapat dikontrol sendiri .dining room.Shopping arcade .restaurant and bar lounge .computer (PC) ..Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .Mini bar .printer .International direct dial telephone .