P. 1
WISATA KONVENSI

WISATA KONVENSI

|Views: 1,792|Likes:
Published by Dion Septian

More info:

Published by: Dion Septian on Feb 28, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/25/2014

pdf

text

original

WISATA KONVENSI

KONVENSI a. Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar, istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti, penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. b. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan : kongres, konferensi, atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan,usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990, Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata, pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata, seperti berikut : a. Jasa biro perjalanan wisata b. Jasa agen perjalanan wisata c. Jasa pramuwisata d. Jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran e. Jasa impresariat f. Jasa konsultan Pariwisata g. Jasa informasi pariwisata Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi, pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, tentang ketentuan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran, bab 1, pasal 1´ yang berbunyi: a. Kongres, Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. b. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. c. Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata. d. Usaha Jasa Konvensi, perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan,

usahawan, cendekiawan, dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. e. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi, perjalanan intensif dan pameran. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata, dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah, tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Seperti contoh : exhibition, expo atau expoition, industrial show, trade fair, trade show, scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. Pakar pameran seperti Hale N. Tongren dan james P. Thompson, mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional, guru, ilmuwan, dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi, perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk, baik bentuk gagasan maupun barang. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis , MICE (Meeting, Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat, pertemuan atau persidangan.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat, pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi, perkumpulan atau perserikatan. INCENTIVE Istilah incentive, oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan, diartikan sebagai perjalanan insentif. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel

nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1 ayat b,yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. Dalam kaitannya dengan MICE, surat keputusan menteri pariwisata, pos dan telekomunikasi nomor: KM.108/HM.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi, kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan, usahawan, dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata, pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM.108/HM.703/MPPT-91, bab 1 pasal 1c,yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga), namun bersifat lokal, yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri. b. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Seperti halnya konvensi lokal, konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. c. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah, bisa pula oleh swasta, atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas, membutuhkan staf pelaksana lebih banyak, peralatan fasilitas lebih lengkap, dan logistik yang berlipat ganda. d. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat

membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). Dalam konteks industri pariwisata, khususnya wisata konvensi, penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. e. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal, konvensi internasional memang bersifat mendunia. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar, sedang, atau kecil. a. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya, maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. b. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. c. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar, lebih luas, dan lebih menyeluruh. Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi, yaitu (1) penentuan lokasi (site), (2) penentuan jadwal (date), dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). Dengan kata lain, yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota,

dekat dengan kantor/instansi pemerintahan, tidak jauh dari pusat perbelanjaan, bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin, semi, panas, gugur), iklim, cuaca, bulan, hari, tanggal, jam (pagi, siang, sore, malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan, pemasaran dan promosi, biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite, sewa gedung, sewa peralatan/perlengkapan, biaya sekretariat, atraksi/hiburan,dll yang dipandang perlu. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan, program agendanya telah dipastikan, maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: (a) anggaran pengeluaran, (b) anggaran pendapatan, dan (c) lajur neraca (spreadsheet). Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat, serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi, aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya, dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. Berdasarkan penelitian yang ada, organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuanpertemuan di properti gedung pusat konvensi, balai sidang atau hotel menengah dan besar. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi, (2) pertemuan perusahaan atau korporasi, (3) eksibisi dan pameran dagang. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis, atau sama tujuannya. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan, konperensi atau pameran bersama-sama ,tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting).

Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. dsb mereka dengan berbagai kemudahan. atau kongres. Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). perangkat audiovisual khusus. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. yang siap untuk bekerja dan berkarya. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. ruang sidang. pelatihan maupun kursus-kursus. non formal. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . komunikasi dan informasi. kemahiran. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. antara lain: a. baik itu pendidikan formal. lokakarya.? Rapat-rapat lain (other meetings) b. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. Direktorat bina usaha jasa pariwisata. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan. ketrampilan. organisasi. c. nasihat. memberi diskon atas sewa kamar. . yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. konperensi. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). konperensi atau kongres. televisi closed circuit. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. fasilitas video tape. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. rapat-rapat panitia pelaksana. Wewenang ini meliputi pengarahan. Kemudahan tersebut antara lain. diskusi panel. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. dan professionalisme sumber daya manusia.

jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. Selain sekretariat. paket hadiah. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). perusahaan. buku tabungan. panitia pelaksana konvensi. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. tiket/voucher. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana. perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. peserta. apakah itu pusat konvensi. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. balai sidang atau hotel. perserikatan. dan sebagainya. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan.registrasi dan akomodasi peserta konvensi. setingkat . konperensi atau kongres. undangan santap siang/malam. sebagian biaya transportasi. usahawan. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. produk. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. organisasi.

asbak. selama persidangan konvensi. hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. tehnologi persidangan. bar. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) . telepon. keadaan darurat. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. press room. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. parkir. pesta makan. banquet.dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. antara lain untuk sidang. dansa. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. pasca-konvensi. air. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. dan evaluasi akhir konvensi. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. termasuk pelayanan VIP. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini.

Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. DOKUMENTASI (Proceedings) . energi dan nuklir. Departemen Pariwisata. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. korporasi. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. juru bicara atau penterjemah. instalasi-instalasi tenaga listrik. sekretaris. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. dan sebagainya. pabrik kereta api dan pesawat udara. atau pribadi yang memperoleh undangan. perusahaan. nara sumber atau staf ahli. anak. asosiasi. b. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. institut tehnologi. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. keluarga atau staf dari peserta konperensi. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. dan yang dipandang perlu. Kunjungan resmi. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. sebagai kunjungan kehormatan. proyek percontohan. adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri. Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi.Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. a. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. Direktorat Jendral Pariwisata. galangan pembuatan kapal. instansi pemerintah. lembaga. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan.

PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala internasional. kejahatan . badan usaha atau korporasi. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. serta huru hara. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. yaitu penyelenggaraan pameran professional. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. sejarah. suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional.Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. security. satisfaction). Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi.

agar mengalir ke pemakai. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. mengalokasikan sumber 4. produk yang baru. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. upaya meraih kembali konsumen 6. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. administratur sekolah. guru.mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan. merumuskan strategi yang terencana 2. menetapkan sasaran 3. dll juga tidak tinggal diam. seperti educational Association. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya . mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. dimana tergabungnya para pendidik. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. profesor. membuat penilaian 5. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. Lamanya lebih kurang 5 hari . dosen. produk maupun jasa pelayanan yang dijual.

lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia.Arti bidding di sini ialah invitasi. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas.Penentu lokasi . meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen. badan. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah .Perkiraan biaya.Perusahaan penerbangan .pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut . meningkatkan promosi pemasaran 7.Konsultan professional 4. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. menyelenggarakan konperensi pers 3.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah.Susunan acara keseluruhan . memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan.Perkiraan jumlah perserta . kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan.program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.Pejabat Pariwisata . memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. Documen bidding harus mengandung: . Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2.surat pengantar sponsor . para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: 1.Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia .Bro konvensi . mempertahankan hubungan bisnis 5. distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar.4. menyelenggarakan pameran dagang 2. memberi masukan dalam bentuk proposal 8. Untuk itu. Rincian maksud dan tujuan MICE .

kawasan. pimpinan panitia 3. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi. sector ekonomi terkait 6.pesserta yang diundang .biaya tanggung jawab siapa 3. Maksud dan tujuan persidangan .Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1. Apek organisasi 5. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1.jenis kelamin .peserta aktif .profesi . Apresiasi internasional 4. Ruang lingkup konvensi 2. Komposisi perserta . Badan pemraksa nasional dan inernasioanal . Aspek umum 2. Aspek transportasi 4.Peserta teknis dan staf .non.Penyusunan anggaran sementara 5.mencari publisitas .asal kebangsaan .transfer pengetahuan dan keterampilan 2.sendiri .usia .yang bertanggung jawab .keputusan ilmiah . Aspek Teknis 3.Jumlah keseluruhannya 4.motivasi .status sosial .Pres . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO. Kota.keputusaan politik ..angota .VIP .tukar menukar pengalaman .negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1. Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani. Segmrentasi pasar . para delegasi 5.mencari solusi .

malam seni dan budaya .konperensi pers .tanda data .publikasi . Kegiatan sosial .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.akomodasi hotel .pengumuman perdana .catalog pameran .siding pleno .Pameran komersial .tanda-tanda .biaya perjalanan pulang pergi . Pres .sewa wartawan . Venue persidangan .jumlah kamar .fasilitas pameran 6. Tata persidangan .wawancara pembicara dan tokoh 12.Pesta selamat berpisah .staf 7.jurnal konvensi .Pameran teknik .tata letak persidangan .honor profesi .darmawisata untuk istri dan anak 11. Jenis pameran .undangan .jumlah hari lama persidangan .voucher .poster .menu .biaya konvensi 8.pameran ilmiah .-upacara penmbukaan dan resepsi .santap siang dalam sesi persidangan .program final .note book .5. Materi tercetak .jumlah ruang .news leter . Pembicara ahli yang diundang .surat menyurat .seminar . Bahasa resmi persidangan .Pameran khusus 10.komunikasi bebas .struktur persidangan .program sementara .

efektif dan professional.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan.. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini. Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener. Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi. pendapatan.sertifikat 13.uang tunai.baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari. tagihan.dan pengeluaran .jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja. Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai. Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting. Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi .Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.

Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil.Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.Kedua.dekorasi. menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir. . . .Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan. Apa format dan temanya? 3. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.apabila: 1.bagaimana menarik Perhatian calon pelanggan.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat . . Siapa saja yang diundang? 4. . Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi.Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para .Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1.Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.dimaksud.Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya .Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya. yang semaksimal mungkin. Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : . menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan).sehingga calon pelanggan merasa Tertarik.Interest (Ketertarikan).Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan. menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).biaya transportasi).Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian). Apakah jumlah ini penting? 6.kamar hoteluntuk delegasi.dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2.

.Dari poster dan materi cetak lainnya c.Dua atau lebih.Enam bulan yang lalu . e.manajer konvensi dan sebagainya. Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? . Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? . Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? . Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.Kurang dari 3 bulan yang lalu.Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? .Dari informasi lewat pos .´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .Lokasi (site) .Selama konvensi berlangsung .Kurang dari lamanta konvensi .Lebih dari 3 hari.Dari persidangan terdahulu .Tidak ada .Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a.Seorang .Tiga bulan yang lalu .pusat konvensi.Setahun yang lalu. Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? . b.melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.Hari melebihi berlangsungnya konvensi .Dari teman dan kerabat kerja .Dari majalah profesi . .Alasan-alasan lain d. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya.Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan.Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan.Saya selalu hadir .Program . b.Presentasi Makalah . MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.

gedung pusat konvensi (Convention Center) .balai kota (town hall) .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas. ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL . PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .(Venues of the Convention) .kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Organisasi Adilaksa Pameran . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) .perusahaan Sewa Mobil .sifat.Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .Perusahaan penerbangan Komersial .pekan raya (trade fairs) .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) . PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.Organisasi Pariwisata Nasional .Usaha Pekan Raya .Pertimbangan itu menyangkut ukuran.Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) .Asosiasin Desainer& Produser pameran Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.Perusahaan Kereta Api . termasuk wisata konvensi tentunya.Biro Konvensi (convention Bureaus) .Perusahaan Bus Wisata .Usaha Pameran Dagang .hotel pinggir kota (suburban hotels) .Usaha Pameran Ilmiah .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.

USAHA JASA WISATA .Perancang dan peragaan busana .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .Museum .Taman hiburan .Pusat Kerajinan Emas Dan Perak . kopi.Perusahaan Aneka Kembang .Apartemen.Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Sanggar seni dan budaya .Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional . USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant. catering caffee shop. PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) . pub.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI .Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional .Rumah Penginapan.Kartu Kredit .Klub Selancar(surving club) .Peristirahatan. USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel . rumah makan.Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) .Taman ria .Rumah tamu.Kebun Binatang . minuman tradisional. teh.Pondok dan lain-lain.Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) . café.Motel.Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN . air mineral.Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) .vila.Klub Arung Jeram(Rafting club) .Cek Perjalanan . minuman keras.Asosiasi Penerbangan Nasional ..Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif.Bungalow . bir & minuman ringan.Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata. cabana.Usaha ±Usaha Bank .

Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal. Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai . VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1.Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki fasilitas 5 terbaik : 1.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3.perjalanan insentif atau pameran.antara lain : 1. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4.Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal.Ramada adalah termasuk kelompok mariot. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4. apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan.Asuransi Perjalanan .baik dalam skala nasional maupun internasional.karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2.Holiday inn dan Crown Plaza. Ruang persidangan luas dan menarik 3. Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran.keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE. Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort. Efisiensi karyawan Front Office 5.Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental..timbul pertanyaan. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional. Kualitas makanan dan minuman excellent 2. entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi.

gambar yang jelas untuk tamu. Iklim udara menyenangkan 5.Meja utama dertan meja berikut .karangan bunga .Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin.Gelar lantai .Pengaturan cahaya dan suara .pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : .Ruang keluar masuknya VIP .Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir. Jarak.Peralatan dan perlengkapan acara persidangan . PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.2.Minuman dan sancks .pemegang saham .Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP . VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : .Tamu-tamu khusus .bendera.Tanda.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya.desain.Kata protocol sama dengan seremoni.tema persidangan.Persidangan ini bias untuk sales&marketing.folk dance atau yang lain . TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual .Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat.Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik .diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini.Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.marka.ketua/Presiden Dewan Permanen .Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .logo.huruf.protokol (protocol).Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .dekorasi. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities). ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .tata letak meja dan kursi .Korps Diplomatik .

Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .Perusahaan angkutan di darat (kereta api.Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC). Menurut rekomendasi IAVCB : .Persidangan harus berjalan lancer can tertib .bus.Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.keluarga besar.Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka. perjalanan insentif dan pameran.Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.Biro Konvensi (Convention Bureau).Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).militer.bahasa sendiri.Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Persidangan harus diselenggarakan secara regular .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .dan sebagainya dengan acara-acara social .Perusahaan Penerbangan .kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan .Austria.terbuka untuk umum .pemrakarsa Fam Trip..Menginformasikan iklim dan cuaca.Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .rental car) .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual .Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.Hotel-hotel besar .

biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru.Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.Menarik dan menemu kenali prospek baru .Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya. . . Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : . .tetapi lambat .Interopretasi tepat dan benar.Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .Hanya satu bahasa. Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas.Pengalaman pada masa lalu .Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmen- . .Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.Cara berikut disebut advance sale.yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya. BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi.Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya.Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.System undian (lottery system). .Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition.Juru interpretasi mencatat di atas kertas.Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.Memperkenalkan produk baru . .System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.

kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .tidak memungkinkan jaraknya) Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .hotel. .pameran di stan-stan (booths) .aturan main dalam tata tertib pameran .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .produk. Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .pajangan di atas meja.pameran temple (poster).mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : .di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang.Kesempatan biaya jual yang rendah .perolehan pendapatan tambahan .otoritas pemrakarsa pameran .lokasi dan waktu pameran .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus .Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).cukup luas .pameran di hotel .perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual.segmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) .pameran di bangunan bebas.Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : .lokasi yang tidak tepat (transportasi.sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi . .menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .pameran di luar bangunan.kemungkinan rugi besar sekali .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.Mengenai lokasi : .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .sedang. .

berusahabersama bahkan berkonlik .untuk tukar menukr informasi .30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .24/48 jam membangun stan dasar .untuk saling belajar .bermain.balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue). .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.harga khusus untuk area (hall).harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .balai sidang .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan berdialog.segala sesuatu sudah rapi.harga tetap per m2 .24 jam merapikan stan .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .siap untuk menerima pengunjung .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .bersih.40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .untuk memecahkan problema .Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .pekan raya .30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .kualitas makalah dalam kongres .aula universitas .½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.1 jam sebelum di buka.gedung serba guna .belajr bersama.harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : . Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .

ruangan perlu dilengkapi dengan : .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.video projector .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi ..Pasokan proyektor .Podium (rostrum) .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .restaurant and bar lounge .printer .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : .telepon .sound system berkekuatan watt besar .air .saluran udara (compressed air connection) .F&B services : coffee shop.Langit-langit tinggi .System pengaturan stan (untuk konvensi) .Fasilitas AV .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .dining room.computer .video recorder/player .projector untuk bnahan opac .kolam renang .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .Interpretasi simultaneous .Pasokan listrik.slide projector .microphone input mixer dengan saluran input mixer .microphone switchboard .computer (PC) .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .System penyampaian komunikasi .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .multi disc palyer .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .health center .televisi satelit .mesin faksimili .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .Hiburan.lampu.

Radio dan taped music . cendekiawan. b.Security key card system WISATA KONVENSI KONVENSI a. saling siap untuk mendengar dan didengar serta mempelajari.usahawan. mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam pertemuan dimaksud. pasal 9 ayat (1) dicantumkan jenis-jenis usaha pariwisata. Arti Konvensi Menurut UU Kepariwisataan RI Secara lebih konkret pemerintah melalui keputusan Menteri Pariwisata. konferensi. Jasa agen perjalanan wisata c.meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : . Jasa pramuwisata d.. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih. Selanjutnya dalam Undang-Undang Kepariwisataan Republik Indonesia Nomor 9 tahun 1990. Jasa informasi pariwisata . Dalam diktat yang berjudul pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti. Pos dan Telekomunikasi No.Direct dial telephone . Banyak pengusaha hotel kecil pada umumnya mempertanyakan : Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang sudah berpengalaman mengelola hotel besar. Jasa konvensi.Shopping arcade . seperti berikut : a.podium .Room safe .Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : .perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap . istilah konvensi merupakan sebuah bisnis yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Jasa impresariat f. atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan. pengalaman dan informasi melalui pembicaraan terbuka. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.International direct dial telephone .Kamar mandi luas (tub and shower) . KM 108/HM.703/MPPT-91 merumuskan : kongres. perjalanan intensif dan pameran e. penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan sekelompokorang yang secara bersama-sama bertukar pikiran. Jasa konsultan Pariwisata g. Jasa biro perjalanan wisata b.AC yang dapat dikontrol sendiri .Mini bar . Arti Konvensi Istilah konvensi pada awalnya dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Bab IV Usaha Pariwisata Bagian Kedua Usaha Jasa Pariwisata.

perjalanan intensif dan pameran. dan mereka yang merupakan pemakai akhir (end users) dari produk atau jasa pelayanan yang digelar pada pameran ini. pasal 1´ yang berbunyi: a. Thompson. tentang ketentuan usaha jasa konvensi. Tongren dan james P. Izin Usaha adalah izin yang diberikan oleh direktur jenderal untuk menyelenggarakan usaha jasa konvensi. Perjalanan intensif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kegiatan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. bab 1. Dalam peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi. Konperensi atau Konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan. d. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. usahawan. tergantung pada jenis kegiatan pameran yang diselenggarakan. Incentive. expo atau expoition. PAMERAN SEBAGAI USAHA JASA PARIWISATA Pameran yang dikaitkan dengan industri pariwisata. Kongres. perjalanan intensif dan pameran. trade show. scientific/tehnical atau professional/scientific exhibition. b. Kegiatan pameran (exhibition) dalam pengertian umum adalah merupakan salah satu cara atau media penyebaran informasi. dan Telekomunikasi nomor KM. Trade show (pameran dagang) adalah pameran untuk berdagang. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis . Pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang dikaitkan dengan pariwisata.108/HM. c. mendefenisikan : Industrial show (pameran industri) adalah kegiatan pameran yang dimanfaatkan oleh perusahaan-perusahaan pembuat alat-alat dan produk-produk tertentu untuk menggelar hasil karyanya bagi umum dan perusahaan lainyang berminat untuk membelinya. cendekiawan. dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. trade fair. Usaha Jasa Konvensi. perjalanan intensif. Pembeli datang berkunjung kepameran ini untuk membeli produk demi kebutuhan sendiri atau diperjual belikan kembali dalam jumlah banyak.703/MPPT-91. perjalanan intensif dan pameran dalam industri pariwisata. ilmuwan. usahawan. dalam bahasa inggris disebut dengan berbagai istilah. Pakar pameran seperti Hale N. industrial show. guru. baik bentuk gagasan maupun barang. dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan . dengan batasan : usaha jasa konvensi. perkenalan sekaligus pemasaran suatu produk. e. Pos. Professional or scientific exhibition (pameran ilmiah atau profesional) adalah pameran yang dikaitkan dengan persidangan kelompok-kelompok profesional. Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. cendekiawan. Seperti contoh : exhibition. pemerintah indonesia mempergunakan ³ Keputusan Menteri Pariwisata. perjalanan intensif dan pameran merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan.Sebagai tolak ukur pedoman pelaksana suatu konvensi. BAB 2 MICE Mice adalah kegiatan konvensi. MICE (Meeting.

kongres atau konvensi merupakan suatu kegiatan berupa pertemuan sekelompokorang (negarawan. akomodasi. Selanjutnya perjalanan insentif ini ditentukan kegiatan usahanya dalam surat keputusan Menparpostel nomor KM. yakni untuk memajukan masyarakat lokal itu sendiri.703/MPPT-91. pameran termasuk dalam bisnis wisata konvensi.703/MPPT-91 menyebutkan bahwa konperensi. namun bersifat lokal. perkumpulan atau perserikatan. MEETING Meeting adalah istilah bahasa inggris yang berarti rapat. pertemuan atau persidangan. oleh pemerintah indonesia seperti tercantum dalam undang-undang nomor 9 tahun 1990 tentang kepariwisataan. Dalam kaitannya dengan MICE. EXHIBITION Exhibition berarti pameran. hiburan.108/HM.dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha pariwisata lain. Hal itu diatur dalam surat keputusan Menparpostel RI nomor KM. BAB 3 SIFAT DAN UKURAN WISATA KONVENSI SIFAT KONVENSI a. .sekelompok orang (negarawan. Konvensi Lokal Pertemuan ini bersifat lokal dn diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial. Kelompok tersebut bisa saja sebagai kelompok mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga). bab 1 pasal 1 ayat b. seperti transportasi.yang merumuskan perjalanan insentif merupakan suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan untuk para karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka dalam kaitan penyelenggaraan konvensiyang membahas perkembangan kegiatan perusahaan yang bersangkutan. CONFERENCE Istilah conference diterjemahkan dengan konferensi atau konperensi dalam bahasa indonesia yang mengandung pengertian sama. dan sebagainya) untuk membahas masalahmasalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. diartikan sebagai perjalanan insentif.adalah merupakan hal yang lazim bahwa rapat. perjalanan pra.yang berbunyi: pameran merupakan suatu kegiatan untuk menyebarluaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaraan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata.108/HM.dan pasca-konferensi (pre-and post-conference tours). cendekiawan. surat keputusan menteri pariwisata. bab 1 pasal 1c.108/HM. Dalam kaitannya dengan industri pariwisata. usahawan. usahawan. pertemuan atau persidangan ini diselenggarakan oleh kelompok orang yang tergabung dalam suatu asosiasi.703/MPPT-91. pos dan telekomunikasi nomor: KM. INCENTIVE Istilah incentive.

Konvensi ukuran besar memiliki kebutuhan dengan skala ukuran lebih besar. atau bersama-sama oleh pemerintah dan swasta. b.b. Konvensi Daerah Pertemuan yang lebih besar dari konvensi lokal adalah konvensi daerah. Konvensi Ukuran Sedang Disebut ukuran sedang karena jumlah peserta yang hadir dalam persidangan tidak terlalu kecil dan juga tidak terlalu besar. Kegiatan penyelenggaraan ini membawa karakteristik yang berbeda dengan konvensi-konvensi tersebut diatas karena menyangkut program pertemuan yang lebih luas. membutuhkan staf pelaksana lebih banyak. e. Besar kecilnya jumlah peserta dalam persidangan konvensi ini menentukan ukuran konvensi besar. Konvensi Nasional Kegiatan penyelenggaraan konvensi nasional menjadi penting karena dihadiri oleh sejumlah besar dari konvensi-konvensi diatas. sedang. Dalam konteks industri pariwisata. penyelenggaraan kegiatan konvensi regional memiliki karakteristik dan warna tersendiri. bisa pula oleh swasta. Apabila perusahaan atau korporasi mengadakan pertemuan para eksekutifnya juga organisasi atau asosiasi menyelenggarakan pertemuan para anggota dewan pimpinannya. Konvensi nasional ini bisa diselenggarakan oleh pemerintah. c. Konvensi Ukuran Besar Jelas sekali perbedaan antara konvensi ukuran besar dengan konvensi ukuran kecil atau sedang. Karena itu konvensi ukuran kecil dihadiri oleh 20-25 orang. dan logistik yang berlipat ganda. khususnya wisata konvensi. konvensi internasional memang bersifat mendunia. Cakupannya adalah negara-negara yang terletak di semua benua dalam peta bumi ini. maka persidangan ini akan dihadiri oleh jumlah peserta yang terbatas. Namun dalam hal-hal yang bersifat substansial mempunyai persamaan berwatak yang universal. c. UKURAN KONVENSI Ukuran (size) suatu konvensi dilihat dari segi jumlah peserta yang hadir dalam persidangan konvensi. Untuk konvensi ukuran sedang masalah ruang sidang dengan perlengkapannya sudah mulai diperhatikan secara tehnis. a. Daya tampung konvensi jenis ini ialah 60 sampai 200 orang. Konvensi ukuran kecil Para perencana suatu konvensi sebaiknya harus ingat perbedaan antara suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan atau korporasi dengan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh sebuah organisasi atau asosiasi. Seperti halnya konvensi lokal. atau kecil. d. Misalnya negara-negara di Eropa sepakat membentuk Masyarakat Ekonomi Eropa (MEE) dan dikawasan asia tenggara membentuk Association of the South East Asian Nation (ASEAN). peralatan fasilitas lebih lengkap. Konvensi Internasional Sesuai dengan sifatnya yang mengglobal. konvensi daerah ini juga bisa merupakan suatu konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga) yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. Konvensi Regional Konvensi ini didasarkan pada letak geografis yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama dalam banyak hal. lebih .

iklim. pemasaran dan promosi. (b) anggaran pendapatan. (2) penentuan jadwal (date). Konvensi ukuran besar berkapasitas 200-20.luas. dekat dengan kantor/instansi pemerintahan. dan (c) lajur neraca (spreadsheet). BAB 5 ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG BIASA MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN BERBAGAI MACAM ORGANISASI ATAU ASOSIASI Dalam kaitan dengan wisata konvensi. panas. Atas dasar ini perancang penyelenggaraan konvensi dapat memantau keadaan keuangan persidangan konvensi setiap saat. dan lebih menyeluruh. berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap. Apabila maksud dan tujuan akhir penyelenggara sebuah konvensi telah ditetapkan. bebas dari kemacetan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi. Berdasarkan penelitian yang ada. jam (pagi. Dengan kata lain. cuaca. atraksi/hiburan. gugur). malam) serta perhatikan hari-hari raya dan liburan. PENENTUAN JADWAL Berbicara tentang jadwal diselenggarakannya satu konvensi yang tetap biasanya didasarkan pada pertimbangan datangnya musim (dingin. semi. yaitu (1) penentuan lokasi (site). biaya operasional panitia pelaksana penyelenggara dengan komite-komite dan sub-sub komite. biaya sekretariat.000 orang atau lebih BAB 4 PENENTUAN POKOK-POKOK KONVENSI PENENTUAN LOKASI Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan penentuan pokok-pokok konvensi. yaitu: (a) anggaran pengeluaran. PENYUSUN ANGGARAN SEMENTARA Yang termasuk dalam anggaran sementara ini ialah biaya persiapan. sewa peralatan/perlengkapan. Perencanaan anggaran ini digelar dan diawasi melalui sebuah kesepakatan yang diputuskan dalam rapat anggaran. hari. organisasi atau asosiasi biasanya menyelenggarakan pertemuan- .dll yang dipandang perlu. dan (3) penentuan anggaran sementara (budget). dipilah-pilah dengan maksud memudahkan pengaturannya bila suatu organisasi atau asosiasi hendak menyelenggarakan kegiatan termasuk dalam kategori MICE. tanggal. yaitu membicarakan hal-hal yang menyangkut : ? Dimana kegiatan konvensi itu akan diselenggarakan ? Kapankah kegiatan konvensi itu diselenggarakan ? Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari dan ke bandar udara. maka langkah berikutnya adalah menyusun rencana anggaran. sore. siang. terletak di pusat kota. bulan. Rapat anggaran pada dasarnya menyusun sebuah mata anggaran yang terdiri dari tiga bagian utama. aneka ragam organisasi ini disederhanakan kelompok jenisnya. program agendanya telah dipastikan. tidak jauh dari pusat perbelanjaan. serta dapat mengawasi dengan baik posisi keuangannya. sewa gedung.

fasilitas video tape. yang siap untuk bekerja dan berkarya. baik itu pendidikan formal. Peralatan dan perlengkapan untuk sidang yang mempresentasikan makalah tentang kesehatan oleh pakar kedokteran membutuhkan sarana model laboraturium. Organisasi Ilmiah (Scientific Organization) Suatu organisasi ilmiah yang bergerak dibidang kedokteran sudah barang tentu membutuhkan fasilitas yang berbeda dengan kebutuhan fasilitas kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi asosiasi profesi lain.pertemuan di properti gedung pusat konvensi. pos dan telekomunikasi telah menerbitkan buku petunjuk tentang hal itu. dan professionalisme sumber daya manusia. kemahiran. ruang sidang.tidak saja dalam skla nasional tetapi juga dalam skala internasional. diskusi panel. BAB 6 RUANG LINGKUP ORGANISASI PENYELENGGARAAN KONVENSI Ruang lingkup dan struktur organisasi penyelenggaraan konvensi di indonesia dilengkapi dengan komponen bangunan struktur organisasi. Organisasi Keagamaan (Religious Organization). c. direktorat jendral pariwisata departemen pariwisata. televisi closed circuit. lokakarya. Pada garis besarnya: (1) pertemuan jenis asosiasi. Pada umumnya jenis-jenis persidangan yang diselenggarakan sebuah asosiasi profesi adalah : ? Rapat pimpinan (boards of directors meeting) ? Musyawarah akbar (General assembly) ? Kegiatan pendidikan (Education meeting) seperti seminar dan lokakarya ? Konperensi daerah (regional meeting). Direktorat bina usaha jasa pariwisata. (2) pertemuan perusahaan atau korporasi. ORGANISASI ATAU ASOSIASI YANG MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN a. konperensi atau pameran bersama-sama . memberi diskon atas sewa kamar. Perhimpunan Pendidikan (Educational Organization) Sesuai dengan nama yang disandangnya . yang tujuannya untuk meningkatkan kualitas intelektual. balai sidang atau hotel menengah dan besar. perangkat audiovisual khusus. (3) eksibisi dan pameran dagang. organisasi ini memusatkan kegiatannya pada masalah pendidikan. PCO harus jeli melihat dan memfasilitasi kegiatan-kegiatan mereka yang lain seperti penyelenggaraan seminar. Dan masih banyak organisasi atau asosiasi lain yang menyelenggarakan pertemuan seperti Perserikatan buruh (Labour Union). pelatihan maupun kursus-kursus. peralatan demo bedah penemuan terakhir dan sebagainya. Asosiasi Profesi (Professional Association) Ada kalanya asosiasi-asosiasi ini bergabung dalam satu koalisi dengan asosiasi lain yang mempunyai kegiatan professional anggota-anggotanya sama atau sejenis. dan menu hidangan murah tanpa menurunkan mutunya. non formal. Perhimpunan Suku-suku (Ethnic Organization). Perhimpunan Persaudaraan (Fraternal Association). dsb mereka dengan berbagai kemudahan. Untuk itu mereka menyelenggarakan pertemuan. Dibawah ini adalah ringkasan petunjuk yang dimaksud: PANITIA PENGARAH (Steering Committee = SC) . Kemudahan tersebut antara lain. atau sama tujuannya. ketrampilan. ? Rapat-rapat lain (other meetings) b.

perjalanan intensif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan. Panitia pelaksana ini terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta kebutuhan persidangan dengan berbagai perangkatnya demi memperlancar tugas-tugasnya. Selain sekretariat. PENYELENGGARA PAMERAN PROFESSIONAL (Professional Exhibition Organizer = PEO) Menurut peraturan pemerintah. konperensi atau kongres. antara lain: ? Sub komite penyelenggaraan konvensi ? Sub komite promosi dan publisitas ? Sub komite protokol dan visa ? Sub komite keamanan ? Sub komite program sosial ? Sub komite keuangan ? Sub komite program tehnis ? Sub komite pameran PENYELENGGARA KONVENSI PROFESSIONAL ( Professional Convention Organizer = PCO) Apa yang dimaksud dengan PCO? Menurut peraturan pemerintah professional convention organizer (PCO) adalah usaha jasa konvensi. organisasi. perserikatan. konperensi. mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara professional. usahawan. perusahaan. konperensi atau kongres dibantu oleh sub-sub komite sesuai kebutuhan besar kecilnya kegiatan persiapan. Sekretariat memperlancar urusan-urusn administrasi dan keuangan. PENDUKUNG (Sponsor) Terselenggaranya program kegiatan MICE ditentukan adanya dukungan dana.Panitia pengarah dapat terdiri dari beberapa orang. dalam pelaksanaan sebuah pameran biasanya selalu ada orang atau kelompok yang bersedia sebagai sponsor. professional exhibition organizer (PEO) adalah suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan. instansi pemerintah dan/atau perorangan yang ikut mendukung dalam bentuk dana (uang). registrasi dan akomodasi peserta konvensi. cendekiawan dan sebagainya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana. panitia pelaksana melengkapi diriny dengan sekretariat dan sub-sub komite menurut kebutuhan. Sponsor itu bisa sebagai badan usaha. atau kongres. . panitia pelaksana konvensi. yang diberi wewenang oleh intansi pemerintah. antara lain: a. asosiasi atau korporasi yang berniat untuk menyelenggarakan persidangan konvensi. produk. organisasi. konperensi atau kongres. PANITIA PELAKSANA (Organizing Committee = OC) Panitia pelaksana adalah suatu komite yang dibentuk oleh panitia pengarah dengan tugastugas untuk melaksanakan suatu konvensi. Wewenang ini meliputi pengarahan. nasihat. komunikasi dan informasi. rapat-rapat panitia pelaksana. Sekretariat Membutuhkan sebuah kantor sebagai sentra kegiatan.

hiburan atau pertunjukan dan sebagainya. telepon. dansa. tehnologi persidangan.undangan santap siang/malam. PERANCANG PERSIDANGAN (Meeting Planner) Pada dasarnya tugas yang diemban oleh perancang persidangan adalah membuat rancangan secara rinci perihal lokasi. termasuk pelayanan VIP. parkir. bar. press room. Sebagai imbalannya para sponsor memperoleh fasilitas untuk mempromosikan produk atau kegiatan usaha masing-masing selama penyelenggaraan MICE berlangsung. MANAJER PERSIDANGAN (Meeting Manager) Sebuah properti. apakah itu pusat konvensi. Ia harus peduli akan keberhasilan toilet. jenis dan ukuran persidangan karena itu perancang ini bisa digolongkan dalam tugas penjualan dan pemasaran (sales & marketing) yang sanggup menangani soal-soal konvensi dan komperensi. buku tabungan. kegiatannya yang paling menonjol dalam kaitannya dengan penyelenggaraan persidangan adalah pagelaran hiburan. KOORDINATOR PERSIDANGAN (Meeting Coordinator) Seorang koordinator persidangan diharapkan mempunyai gambaran jelas perihal persoalanpersoalan berikut: ? Siapa penyelenggara konvensi (asosiasi atau korporasi) ? ? Mengapa mereka ingin menyelenggarakan konvensi? ? Kapan mereka hendak bersidang? ? Mengapa persidangan mereka ini potensial? ? Darimana asal mulanya sumber pemasaran persidangan ini? Seorang koordinator persidangan adalah orang yang menguasai koordinasi kerja pada saat pra-konvensi. sebagian biaya transportasi. paket hadiah. keadaan darurat. air. dan sebagainya. Kegiatan-kegiatan ini banyak sekali terkait dengan keahlian menata dekorasi ruangan dan lingkungan tempat dilangsungkannya pagelaran hiburan ini. dan hal-hal kecil yang menyangkut pelayanan (service). asbak. MANAJER PELAYANAN KONVENSI (Convention Service Manager) Manajer ini harus mempelajari pengaturan ruangan untuk berbagai peristiwa. pesta makan. selama persidangan konvensi. BAB 7 DARMAWISATA UNTUK KONVENSI . dan evaluasi akhir konvensi. balai sidang atau hotel. peserta. tiket/voucher. Sebagai pelayan dia harus peduli pada hal-hal yang paling kecil demi kepuasan para pelanggan. harus memiliki seorang manajer persidangan yang khusus bertugas mengurus berbagai jenis persidangan. pasca-konvensi. banquet. PERANCANG DEKORASI PESTA (Party Decorating Planner) Bagi perancang dekorasi. setingkat dengan manajer-manajer lainnya dan senantiasa bekerja sama dengan mereka. antara lain untuk sidang.

KUNJUNGAN RESMI (Official Events) Kunjungan resmi ini dilakukan oleh peserta konvensi kepada pejabat tinggi pemerintahan. proyek percontohan. atau pribadi yang memperoleh undangan. Darmawisata pasca konvensi ini diusahakan untuk mengunjungi tempat-tempat obyek wisata yang lebih jauh dari lokasi diselenggarakannya persidangan konvensi.DARMAWISATA PRA-KONVENSI (Pre-Convention Tours) Darmawisata pra-konvensi ditujukan bagi para peserta konvensi yang tiba lebih dahulu sebelum sidang dimulai. perusahaan. KUNJUNGAN TEHNOLOGI (Tehnical Visits) Kunjungan tehnologi ini diadakan khusus untuk para delegasi. dengan maksud memperkenalkan keindahan alam dan hasil karya manusia negeri tuan rumah. bertukar pikiran serta mempererat persaudaraan. dimana para peserta konvensi akan memperoleh gambaran kemajuan negeri tuan rumah dalam hal ilmu pengetahuan dan tehnologi. DARMAWISATA SOSIAL (Ladies Programs) Darmawisata sosial diselenggarakan bagi istri-istri dan anak-anak yang tidak ikut terlibat dalam sidang-sidang konvensi tetapi bersama suami mereka yang memang datng berperan aktiv dalam kegiatan persidangan konvensi. dan sebagainya. Kunjungan resmi. Sasaran kunjungannya ialah pabrik-pabrik. a. yang dipandang bermanfaat bagi peserta konvensi maupun bagi penyelenggara konvensi itu sendiri. . sebagai kunjungan kehormatan. Yang Menyertai (Accompanying Persons) yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delegasi biasanya ialah wakil. asosiasi. sehingga para istri dan anak-anak mereka merasa puas dengan tidak mengganggu kegiatan para suami yag sibuk dengan berbagai aktivitas dalam konvensi. Sebagai urusan resmi yang bersangkutan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran dan biaya pendaftaran. Darmawisata ini diadakan untuk mengunjungi obyek wisata disekitar lokasi persidangan (idealnya dalam radius 50 km) DARMAWISATA PASCA KONVENSI (Post-Convention Tours) Darmawisata ini diadakan setelah persidangan konvensi usai. tokoh-tokoh masyarakat dan mereka yang patut dihormati. institut tehnologi. energi dan nuklir. BAB 8 PENGERTIAN ANATOMI KONVENSI PESERTA/DELEGASI (Participant/Delegates) Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh kuasa) dari badan. pabrik kereta api dan pesawat udara. instansi pemerintah. galangan pembuatan kapal. Darmawisata ini diatur sedemikian rupa. ini dimaksudkan untuk bertatap muka. instalasi-instalasi tenaga listrik. sekretaris. korporasi. lembaga.

nara sumber atau staf ahli. atau mungkin perorangan yang berminat untuk ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan serta penyelenggaraan pameran ini kepada ahlinya. yaitu penyelenggaraan pameran professional. Departemen Pariwisata. yaitu: ? Hotel ? Resort ? Pusat konvensi ? Universitas ? Balai sidang ? Pekan raya ? Kapal pesiar TUAN RUMAH (Host Country) Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3 S (safety. keluarga atau staf dari peserta konperensi. professional exhibition organizer (PEO) PEMASOK KONVENSI (Convention Suppliers) Untuk menyelenggarakan persidangan (meeting) dan/atau pameran (exhibition) betapa pun sederhana dan kecilnya ukuran ruang lingkupnya kiranya membutuhkan tim kerja. INVITASI/PENAWARAN (Bidding) Invitasi atau Bidding adalah suatu penawaran untuk menjad tuan rumah penyelenggaraan konvensi. b. dan yang dipandang perlu. juru bicara atau penterjemah. Bila suatu negara berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala . Deparpostel RI : ³ Spouse adalah istri-istri dari para peserta konperensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konperensi. Direktorat Jendral Pariwisata. tentu lebih membutuhkan tim kerja yang lebih spesialis. Apalagi kalau kerja itu berskala besar dan mewah. Istri atau Suami (Spouse) Menurut Direktorat Jendral Pariwisata. DOKUMENTASI (Proceedings) Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalanyya sidang mulai dari persiapan persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompilasi dengan data data akurat secara professional. badan usaha atau korporasi. Pos dan Telekomunikasi RI menyebutnya ³ ³accompanying person. PESERTA PAMERAN (Exhibitor) Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini adalah asosiasi. Penawaran diwijudkan dalam suatu bentuk dokumen Bidding. anak. security. berupa proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan konvensi yang dimaksud. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok pemasok konvensi disektor akomodasi. satisfaction). adalah pendamping peserta yang dapat terdiri dari istri.

suatu prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. ? Faktor fasilitas dan kemudahan: seperti pembangunan hotel baru dengan perangkat tehnologi canggih. kejahatan mendatangkan efek negatif bagi minat luar negri untuk datang ke penyelenggaraan konvensi. sejarah. serta huru hara. berbagai hal penting diperhatikan sungguh-sungguh. ? Faktor ekonomi dan sosial: sangat mempengaruhi kondisi dan iklim pembangunan dan pengembangan wisata konvensi. ? Faktor aksebilitas : pembangunan bandar udara bagi pesawat-pesawat penerbangan internasional. mengevaluasi hasil akhir PERSIDANGAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN (Educational & Training Meetings) .internasional. produk maupun jasa pelayanan yang dijual. merumuskan strategi yang terencana 2. ? Faktor finansial : dapat meyakinkan masyarakat setempat bahwa destinasi kawasan konvensi ini benar-benar mampu menambah penghasilan. ? Faktor partership: penting dalam penyelenggaraan kegiatan wisata konvensi dengan pihak luar. upaya meraih kembali konsumen 6. agar mengalir ke pemakai. Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala internasional. Program pemasaran dimaksud diatas diawali dengan: 1. mengalokasikan sumber 4. yakni: ? Faktor politik: pemerintah memegang peranan penting sepanjang niatnya bersungguhsungguh memajukan wisata konvensi. pembeli dan pelanggan yang membutuhkannya melalui metode pendistribusian sampai kepenjualan. ? Faktor keamanan: mala petaka yang timbul dari alam. menetapkan sasaran 3. membuat penilaian 5. BAB 9 JENIS-JENIS PERSIDANGAN PERUSAHAAN & KORPORASI (Company & Corporate Meetings) PERSIDANGAN PENJUALAN DAN PEMASARAN (SALES MARKETING MEETINGS) Produk sebagai barang-barang yang akan dipasarkan harus memiliki berbagai persyaratan yang umum adalah menyangkut: ? Harga ? Kualitas ? Kemasan ? Bentuk ? Label ? Ukuran ? Dekorasi Pembahasan selanjutnya adalah mengenai alat perangkat untuk mengatur arus barang. ? Faktor masyarakat : adat istiadat. seni budaya masyarakat setempat merupakan daya tarik yang dimiliki destinasi kawasan wisata konvensi.

para distributor dan agen menyelenggarakan berbagai kegiatan antara lain: 1. meninggal atau terkena sanksi atas pelanggaran terhadap AD/ART PERSIDANGAN DITRIBUTOR DAN AGEN (Distributor & Agent Meetings) Atas nama perusahaan korporasi dan mewakili para pengecer yang langsung menjual produk kepada konsumen.Organisasi yang mengkhususkan diri dalam mesalah-masalah pendidikan dan pelatihan. menandatangani kontrak-kontrak penjualan 6. serta sukses besar dalam persaingan terbuka pasar bebas.Arti bidding di sini ialah invitasi. menyelenggarakan konperensi pers 3. Lamanya lebih kurang 5 hari . Bab 10 BIDDING PENAWARAN PENYELENGGARAAN MICE Setiap asosiasi perusahaan. meningkatkan promosi pemasaran 7. produk yang baru. Direktorat jendreal pariwisata menerbitkan persyaratan bidding sebagai berikut: . dimana tergabungnya para pendidik. menyelenggarakan pameran dagang 2. dll juga tidak tinggal diam. pada kegiatan seminar dan lokakarya yang diikuti lebih kurang 50 orang. melaporkan perencanaan untuk tahun berikutnya 3. Untuk itu. lembaga atau instansi mana pun jika menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan bidding oleh pemerintah republik Indonesia. memberi masukan dalam bentuk proposal 8. seperti educational Association. PERSIDANGAN PEMEGANG SAHAM (Shareholder Meetings) Rapat tahunan diselenggarakan untuk segenap anggota dengan acara: 1. guru. Mereka menyelenggarakan persidangan pendidikan dan pelatihan pada waktu musim liburan. administratur sekolah. kepuasan tertinggi bagi pelanggan maupun karyawan. dosen. aplikasi tren industri yang baru yang langsung berakibat pada pekerjaan mereka sehari-hari dilapangan.undangan penawaran penyelenggaraan MICEoleh penyelenggara sebagai tuan rumah. memberi saran kekantor PERSIDANGAN INTENSIF (Incentive Meetings) Pokok soal yang dibahas dalam persidangan insentif ini adalah upaya membentuk suatu motivasi sistematik dalam strategi pemasaran perusahaan korporasi demi meraih keuntungan yang maksimal. membicarakan problem-problem yang dihadapi untuk mencari pemecahan dan jalan keluarnya 4. memilih pengurus pengganti kalau ada yang mengundurkan diri. mengadakan negosiasi pendirian cabang 4. badan. profesor. menginformasikan posisi bisnis perusahaan 2. mempertahankan hubungan bisnis 5. Peserta mempelajari secara langsung liku-liku kerja tehnis yang baru. distributor dan agen bergerak mempromosikan produk yang dipasarkan dengan motivasi kinerja penjualan yang lebih besar.

mencari publisitas .yang bertanggung jawab . Maksud dan tujuan persidangan .Susunan acara keseluruhan . para delegasi 5.Pejabat Pariwisata .surat pengantar sponsor .1. sector ekonomi terkait 6.keputusan ilmiah .Perkiraan jumlah perserta . Hal yang utama perlu diketahui PCO adalah Tujuan dan sasaran konvensi yang bakal ditangani.biaya tanggung jawab siapa .Perkiraan biaya.Hal yang menyangkut tujuan dan sasaran adalah : 1.transfer pengetahuan dan keterampilan 2. Kota.program-program dalam penyelenggaraan MICE 3.mencari solusi .Penyusunan anggaran sementara 5.kawasan. pimpinan panitia 3. Aspek transportasi 4. PCO adalah organisasi spesialis ahli dalam perencanaan penyelenggaraan konvensi. Bila bidding di setujui maka dibentuklah komite pengarah . Apek organisasi 5. Badan pemraksa nasional dan inernasioanal .pesan pejabat terkait penyelenggara MICE tersebut . Rincian maksud dan tujuan MICE .Penentu lokasi . Harus mengetahui siapa pengambil keputusan dari penyelanggara MICE dengan mengajukan bidding 2. Pembentukan komite nasional ASPEK-ASPEK BIDDING 1.tukar menukar pengalaman . Aspek umum 2.negeri yang bersangkutan Kalau tujuan dan sasaran sudah diketahui secara garis besarnya maka prosedur dan metodenya adalah: 1.Bro konvensi . aspek financial Bidding harus dilandasi oleh strategi yang menempatkan posisi destinasi kawasan wisata konvensi dalam skala nasional dan internasional yang di catat oleh PCO. Aspek Teknis 3. Apresiasi internasional 4. Documen bidding harus mengandung: . Ruang lingkup konvensi 2.Perusahaan penerbangan .Keterangan perihal penyelenggara MICE yang tersedia .keputusaan politik .Konsultan professional 4.

Jenis pameran .sendiri . Komposisi perserta .Jumlah keseluruhannya 4.biaya konvensi 8.komunikasi bebas .biaya perjalanan pulang pergi .angota .seminar .jumlah ruang .-upacara penmbukaan dan resepsi .tanda-tanda .akomodasi hotel .honor profesi .staf 7. Bahasa resmi persidangan . Kegiatan sosial .Pesta selamat berpisah .status sosial .profesi .jumlah kamar . Venue persidangan .3.santap siang dalam sesi persidangan .non.tata letak persidangan .infrastruktur teknis persidangan disesuaikan atas kebutuhan tata persidangan 9.darmawisata untuk istri dan anak 11.publikasi .surat menyurat .jumlah hari lama persidangan .fasilitas pameran 6.siding pleno . Tata persidangan .Pameran komersial .Pameran khusus 10.pesserta yang diundang .pameran ilmiah .usia .asal kebangsaan .motivasi 5. Segmrentasi pasar .VIP .struktur persidangan .jenis kelamin . Pembicara ahli yang diundang .peserta aktif . Pres .Peserta teknis dan staf .Pameran teknik .malam seni dan budaya .Pres .

uang tunai.dan pengeluaran .program sementara .menu .program final ..tanda data .undangan . Karena itu masalah deposit tidak lagi menjadi pembicaraan penting. Sekretariat Berkerja menurut sistem dan metode yang telah ditetapkan di kantor secretariat PCO.sewa wartawan .baik yang teah ditertapkan maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variable.Pola ini juga merupakan maklah dipresentasikan dalam seminar loka karya dan persidangan pendadikan dan pelatihan IAPCO yang di selengarakan secara periodikbagi kepentingan . tagihan. Prosedur dan Pengadaan Anggaran Perusahan atau korporasi yang telah beberapa kali menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi dapat melakukan pembayaran secara penuh dan tuntas di kemudian hari. Materi tercetak .poster .pengumuman perdana .jadwal dan volume kerja diteliti dengan cermat KESIMPULAN UMUM PCO harus merumuskan tujuan dan sasaran kegiatan persidangan yang diinginkan konvener dengan rincian program yan wajardan anggaran biaya yang pantas dan seimbang BAB 11 ANGGARAN BELANJA PERSIDANGAN KONVENSI Pengaruh Dan Makna Angaran Angaran belanja sebuah persidangan konvensi adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja.news leter . pendapatan.note book .wawancara pembicara dan tokoh 12.sertifikat 13.konperensi pers .catalog pameran . Spesifikasi Anggaran Pola penyusunan spesifikasi anggaran ini pada garis besarnya adalah pola yang telah diterapkan oleh (IAPCO) Internasioanal Asociationof professional congress organizer yang mempunyai pengalaman luas dalam soal manajemen keuangan dan aspek konvensi.voucher .jurnal konvensi . Hal ini terjadi sebagai wujud relasi yang saling mempercayai. Hal-hal yang sering muncul sebagai masalh adalah tagihan yang dierbolehkan untuk tamu VIP seperti telepon jarak jauh dan pengeluaran isidentilbagi mereka yang ditanggung oleh convener.Tetapi apabila dinformasikan terlebih dahulu dikantor depan agar diketahui secara umum hal itu tidk akan menjadi masalah.

Kedua tujuan persidangan konvensi yang sesungguhnya. pemasaran program konvensi merinci segala sesuatunya kepada perserta delegasi dengan jelas dan tepat 2.Desire (Keinginan) dan Action (Tindakan). menjual produk dan jasa pelayanan persidangan konvensi 4.Pertama dia harus menarik peserta konvensi sebanyak-banyak nya dengan merancang biaya dan tenaga sehemat-hmatnya dengan hasil. yang semaksimal mungkin.sesuai perkembangan dan kemajuan yang di alami Mengenali Keinginan dan Membutuhkan Pelanggan Strategi promosi dan pemasaran yang paling mendasar adalah kinerja yang efisien.Kedua.anggota-angotanya BAB 12 PROMOSI DAN PEMASARAN WISATA KONVENSI Sejak tahun 1980 an perkembangan industripariwisata konvensi dirasakan mengalami kemajuan.Karena itu sejak awal seorang PCO harus tahu dua hal pokok yaitu Pertama tentang anggaran dan jumlah peserta delegasi yang diharapkan hadir. menjual kelengkaan atribut tempat persidangan konvensi Memperkenalkan Produk Dan Jasa Pelayanan Konvensi Ada dua segi yang harus diperhatikan oleh seorang professional convention organizer (PCO).Interest (Ketertarikan). Disinilah perlu ada suatu strategi yang merancang produk dan jasa pelayanan konvensi yang sesuai dengan hasrat pelanggan yang berniat untuk berpartisipasi dalam kegiatan konvensi dimaksud.bagaimana menarik .apabila: 1. Apa maksud tujuan menyelenggarakan kegiatan persidangan konvensi ini? 2.maka makin meningkat pula kebutuhan akan produk dasn jasa pelayanan bisnis industri ini.Konsep pemasaran ini dilandasi dengan suatu rumusan yang disebut AIDA yaitu Attention (Perhatian).PertanyaanPertanyaan di bawah ini bisa membantu PCO unutk mengetahui tujuan sebuah konvensi: 1. Apakah jumlah ini penting? 6.dia harus peuli dengan maksud dan tujuan persidangan konvensi yang memberi pengalaman berharga bagi para delegasi yang ahdir dalam arti yang seluas-luasnya.Akronim AIDA ini secara singkat dimaksudkan. Apa format dan temanya? 3. Siapa saja yang diundang? 4.Teknik pendekatan yang tepat menjadi sangat menarik dan efektif dan mampu merangsang dan mendorong terjadinya penjualan.Strategi Promosi dan pemasaran berfungsi untuk mengatur cara pelaksanaan teknik-teknik promosi dan pemasaran yang tepat . Berapa jumlah delegasi peserta yang diharapkan? 5.efektif dan professional. menjual nilai lebi dari program konvensi yang di gelar 3. Kelompok-kelompok yang ditargetkan untuk datang? MEMPERTEMUKAN KEINGINAN DAN KEBUTUHAN PELANGGAN Langkah awal adalah menyusun rencana pemasaran untuk memperluas pemahaman maksud kegiatan persidangan konvensi. dengan makin meningkatnya keinginan dan kebutuhan asosiasi dan perusahan korporasi ini.

. b.Selama konvensi berlangsung .dekorasi.Karyawan (yang disebut People)adalah mereka yang bekerja diantara produk dan jasa pelayanan dan pelanggan/calon pelanggan dan berada di segmen-segmen kegiatan persidangan konvensi (staf PCO) sebagai tenaga yang diperbantukan.Hari melebihi berlangsungnya konvensi .Lokasi (site) . . .Tempat adalah pusat seluruh kegiatan yang dipergunakan oleh PCO untuk keperluan planggan dan calon pelanggan berminat.Harga meliputi seluruh kegiatan persidangan konvenmsi (sewa ruangan persidangan.Prospek adalah pelanggan-pelanggan di masa dating yang perlu memiliki gambaran positif tentang destinasi persidangan konvensi dengan produk dan jasa pelayanannya yang kompetitif meyakinkan. Berapa lama Anda tinggal selama Konvensi berlangsung? .Saya selalu hadir . Konsp ini diuraikan secara singkat sbagai berikut : .Dari majalah profesi .Pertanyaan-pertanyaan dimaksud adalah : a. Apa yang menyebabkan Anda untuk hadir? .Bagaimana Anda dapat mengetahui untuk pertama kalinya tentang Konvensi ini? . . .Dari informasi lewat pos .biaya transportasi).Produk adalah destinasi persidangan konvensi dengan sumber kelengkapan serta fasilitas terkait.kamar hoteluntuk delegasi.Presentasi Makalah .Hasilnya dikompilasi menjadi pedoman dalam pelaksanannya. .Kemasan adalah nilai harga keseluruhan paket konvensi dihitung per orang (adakalanya sewa ruangan persidangan diberikan secara gratis kepada pngambil keputusan = decision maker).Enam bulan yang lalu .Program .Perencanaan adalah proses strategis untuk menganalisis pemasaran dalam keseluruhannya .pusat konvensi. .Purna-jual adalah hubungan berkesinambungan perihal persidangan konvensi atau kunjungan yang dipandang perlu dengan tujuan membina relasi positif diantara para pelanggan tentang produk dan jasa pelayanan kegiatan persidangan konvensi .Kurang dari lamanta konvensi .Dari teman dan kerabat kerja .Promosi adalah sarana komunikasi seluruh informasi perihal destinasi kegiatan persidangan konvensi beserta produk dan jasa pelayanannya.Alasan-alasan lain d.Tiga bulan yang lalu .Dari poster dan materi cetak lainnya c.manajer konvensi dan sebagainya. Bilakah Anda memutuskan untuk hadir dalam Konvensi ? . b.Kurang dari 3 bulan yang lalu.Setahun yang lalu.Perhatian calon pelanggan.Dari persidangan terdahulu .sehingga calon pelanggan merasa Tertarik. MEMASARKAN ACARA PERSIDANGAN KONVENSI Dibawah ini 5 sebagai pertanyaan utama dari 24 pertanyaan tersebut yang disajikan.

danjenis kegiatan program yang hendak diselenggarakan.gedung pusat konvensi (Convention Center) .Usaha Pengelola Asosisasi (Assiciation Management Companies) .Seorang . Berapa orang yang menyrtai (accompanying person)? .Dua atau lebih.Biro Konvensi (convention Bureaus) . Bab 13 LINGKUNGAN INDUSTRI WISATA KONVENSI Kegiatan penyleggaraan wisata konvensi melibatkan banyak segmen industri yang berdivervisikasi sangat luas dengan kegiatan sangat luas dengan kegiatan bisnisnya yang beraneka ragam.´Kerja Besar´ program suatu konvensi internasional tidak bias ditangani oleh seorang saja.kapal pesiar (cruise ships) Menentukan lokasi (site) kegiatan persidangan konvensi harus melalui pertimbangan pilihan.Asosiasin Desainer& Produser pameran .Perancang Persidangan Swakarsa (Independent Meeting Planners) .Pertimbangan itu menyangkut ukuran. e. PUSAT-PUSAT USAHA KONVENSI (Convention Management Centers) .Organisasi Penyelenggara konvensi Profesional (Professional Convention Organizers =PCO) .balai kota (town hall) .Tidak ada ..Organisasi Adilaksa Pameran .melainkan harus bekerja sama dengan orang lain yang kegiatan bisnisnya berada di segmen-segmen bidang lain yang berbeda-beda.pekan raya (trade fairs) .Usaha Kawasan Wisata (Destination Management Companies) . PUSAT-PUSAT USAHA PAMERAN (Exhebition Managemen Centres) .Wisma Perjalanan Insentive (Incentive Travel House) Adalah merupakan hal yang mendasar bahwa usaha-usaha wisata konvensi bekerja atas prinsip-prinsip yang sama dengan usaha destinasi kawasan wisata dan usaha-usaha lain speerti tersebut di atas. LOKASI TEMPAT PERSIDANGAN KONVENSI (Venues of the Convention) .Lebih dari 3 hari.Usaha Pameran Dagang .hotel pegunungan/pantai (resort hotels) .sifat.Usaha Pameran Ilmiah .hotel pinggir kota (suburban hotels) .Usaha Pekan Raya .

Klub Arung Jeram(Rafting club) . PERHIMPUNAN DAN ORGANISASI INTERNASIONAL (internasional asaosiation& organization) .Klub Selancar(surving club) . ORGANISASI-ORGANISASI NASIONAL . USAHA ANGKUTAN (Transportasi Companies) . minuman tradisional.Asosiasi hotel& Rumah Makan nasional . USAHA JASA WISATA . catering caffee shop.Bungalow .Pondok dan lain-lain.Asosiasi Perjalanan Wisata Pasifik ±Asia (PATA) . bir & minuman ringan.Perusahaan Aneka Kembang .Pusat Informasi Wisatawan Data di atas merupakan petunjuk betapa banyaknya asosiasi atau perhimpunan nasional yang bergerak dari berbagai segmen indiustri pariwisata.Asosiasi Pengelola Konvensi Adilaksana (PCMA) PUSAT-PUSAT PERBELANJAAN (shoping centers) .Perusahaan Taksi Unsur eksebilitas transportasi merupakan salah satu syarat penting bagi segmen komponen industri pariwisata.Asosiasi Penerbangan Nasional .Peristirahatan.Perusahaan penerbangan Komersial . cabana.Biro perjalanan wisata induk(travel wholesalers) Perancang perjalanan diharapkan agar senantiasa jeli dalam mencari peluang dan celah untuk menciptakan perjalanan insentif.Asosiasi Perjalanan Wisata Nasional . minuman keras. USAHA MAKAN DAN MINUM (FOOD AND BEVERAGE) Restaurant. rumah makan.Organisasi Pariwisata Dunia (WTO) .Motel.Rumah Penginapan. air mineral.Biro Perjalanan Wisata (travel Bureaus) . kopi.Rumah tamu. termasuk wisata konvensi tentunya.vila.Baik penyelenggara pameran maupun peserta pameran yang mewakili perusahaan koorporasi yang membuat produk barang serta jasa pelayanan.perusahaan Sewa Mobil .Asosiasi Hotel Dan Restaurant Internasional (IHRA) .klub Balap Mobil(Motor Circuit Club) .Pusat Seni rupa dan Seni Lukis .Apartemen. teh. USAHA AKOMODASI DAN MAKAN-MINUM Perusahaan akomodasi termasuk didalamnya:Hotel .Perusahaan Bus Wisata . pub.Organisasi Pariwisata Nasional .Perusahaan Kereta Api . café.

Kebun Binatang .Penukaran Uang Asing BAB 14 SEBUAH HOTEL KONVENSI (A CONVENTION HOTEL) Seorang peneliti menyimpulkan bahwa penggarapan wisata konvensi MICE di Indonesia selama ini belum maksimal.Perancang dan peragaan busana .Menurut jajak pendapat yang dilakukan di Amerika Serikat asosiasi-asosiasi yang memprogramkan kegiatan persidangan konvensi akan memilih hotel yang mmiliki .timbul pertanyaan.baik dalam skala nasional maupun internasional.Pusat Kerajinan Emas Dan Perak ..karena kurangnya tenaga professional yang sangup menanganinya 2.Museum .Cek Perjalanan . apa arti kompetisi hotel tersebut bagi para pemakai jasa hotel?Kompetisi tersebut kiranya akn berdampak menguntunkan bagi pelanggan.Taman hiburan . VENUES WISATA KONVENSI Ada dua persoalan bila dikaitkan dengan program kegiatan wisata konvensi di Indonesia yaitu: 1.Pusat mebel dan perabot rumah PUSAT-PUSAT HIBURAN DAN REKREASI . Begitu hebatnya berpacu dalam merebut kekuasaan diantara hotel-hotel raksasa ini. Mata rantai kelompok hotel anak negriu belum cukup kuat memiliki persepsi perihal peraihan pelanggan yang bergerak di sector bisnis MICE nasional dan internasional.Ramada adalah termasuk kelompok mariot. MATA RANTAI HOTEL Mata rantai hotel yang lain yaitu Ritc Calton.perjalanan insentif atau pameran.keduanya perlu mendapat perhatian khusus dari berbagai pihak-pihak yang benar-benar terlibat di sector bisnis MICE.Sanggar seni dan budaya .Kartu Kredit . entah sebagai tamu individual maupun tamu rombongan atu kelompok bisnis yang ingin menyelenggarakan persidangan konmvensi. HOTEL KONVENSI Yang di maksud dengan hotel konvensi adalah hotel tempat diselenggarakannya kegiatan utama program konvensi dan pameran.Holiday inn dan Crown Plaza. Bisnis MICE di Indonesia belum maksimal.Asuransi Perjalanan .Pagelaran Seni Pentas PERBANKAN DAN USAHA JASA TAMBAHAN .Bass Hotel & Resorts memiliki inter continental.Usaha ±Usaha Bank .Taman ria .

Kualitas makanan dan minuman excellent 2. Kamar tamu untuk tidur dan istirahat menyenangkan 4.antara lain : 1.dan etiket (ceremony of style) berasal dari bahasa latin.Pentas/pagelaran seni-budaya untuk :paduan suara simphoni tari tradisional audio visual . PCO bekerja sama dengan Manajer Pelayanan Persidangan sudah harus mengurusi masalah seremoni.fasilitas 5 terbaik : 1. Ruang persidangan luas dan menarik 3.Peralatan dan perlengkapan acara persidangan .Ruang keluar masuknya VIP . Jarak.karangan bunga .huruf. Ruangan persidangan yang luas dan lengkap 2.folk dance atau yang lain .tema persidangan. Memiliki pengalaman Sedangkan untuk destinasi konvensi di suatu resort.protokol (protocol). Efisiensi pada perhitunga pembayaran 5.Seremoni berarti tatacara aturan menurut hokum atau adapt istiadat. VIP dan SEREMONI Jauh sebelu persidangan konvensi.Pengaturan tempat duduk VIP sesuai undangan dengan tanda-tanda warna.logo. Transportasi pulang pergi mudah mencapai tujuan resort 3.Pengaturan cahaya dan suara .Tanda.desain.baik asosiasi maupun korporasi mengharapkan.kebiasaan nasioanl-internasional yang juga sering dikaitkan dengan upacara keagamaan.Meja utama dertan meja berikut . Kamar tamu untuk tidur dan istirahat yang comfortable 4. Ada Manajer Pelayanan Konvensi Para pengusaha atau korporasi akan memilih hotel dengan persyaratan 1.Gelar lantai .dekorasi.marka.pembagian kolompom VIP diatur sebagai berikut : . Adanya hotel-hotel dengan fasilitas persidangan konvensi yang memadai 2.Istilah etiket sering dipakai dalam arti aturan.tata letak meja dan kursi .waktu dan harga bagi masing-masing delegasi peserta individual memuaskan 4.protocol dan etiket untuk diterapkan dalam kegiatan penyelenggaraan sidang konvensi terhadap mereka yang akan hadir.Sebetulnya ketiga istilah itu sama maknanya. ACARA PEMBUKAAN KONVENSI Dalam acara pembukaan resmi ini beberapa hal patut dipertimbangkan .bendera.gambar yang jelas untuk tamu.Kata protocol sama dengan seremoni.Minuman dan sancks . Iklim udara menyenangkan 5. TATA SEREMONI KONVENSI Istilah-istilah seremoni (ceremony).diplomat pers dan sebagainya Menurut kebiasaan yang lazim diberlakukan selama ini. Kualitas makanan dan minumannya yang enak 3. Efisiensi karyawan Front Office 5. Tersedianya fasilitas rekreasi dan olahraga di alam terbuka (outdoor recreation & sport facilities).

Perusahaan angkutan di darat (kereta api.Perusahaan Penerbangan .persidangan harus diselenggarakan oleh organisasi yang di akui (sah) .Persidangan Korporasi : ukurannya bervariasi tergantung sponsor dari korporasi.Menginformasikan iklim dan cuaca.Persidangan ini biasanya membutuhkan kamar hotel untuk tempat menginap para peserta.hal-hal di bawah ini perlu mendapat perhatian : .Persidangan ini bias untuk sales&marketing.dan sebagainya dengan acara-acara social .Persidangan harus bersifat nasional atau kawasan yang lebih luas FAMILIARIZATION TRIP Dalam urusan konvensi.Pejabat/Otoritas Nasional yang tergolong VIP .Para pembicara selama persidangan dan Dewan Pimpinan Harian .Persidangan harus diselenggarakan secara regular .Memperkenalkan program proyek yang akan dilaksanakan kepada kelompok pengambil keputusan .Hotel-hotel besar .Presiden Korporasi/Presiden Asosisasi sebagai Convener yang memberi tugas kepada OC PASAR WISATA KONVENSI Jenis ±jenis program persidanga terencana yang menonjol dan tetap bertahana adalah : . perjalanan insentif dan pameran.rental car) .serta pakaian yang cocok untuk dikenakan (resmi dan santai).militer.Organisasi Pariwisata Nasional (National Tourism Organization).pemrakarsa Fam Trip.pemegang saham .Perusahaan Pemasok kebutuhan konvensi Bagi mereka.Kawasan Konvensi Resort (Resort Convention Destination) bekerja sama dengan : .Pameran Dagang (Trade Show) : suatu pameran biasanya disponsori olh sebuah organisasi yang mewakili industri spesifik ..keluarga besar. Menurut rekomendasi IAVCB : .Konvensi : persidangan formal di sponsori suati asosiasi untuk tujuan tukar menukar pengetahuan dan informasi antar anggota .Persidangan harus menggunakan 50atau lebih kamar tidur (peak season) .Ada baiknya juga dijelaskan cara masyarakat setempat berpakaian menurut kebiasaan mereka .Pameran Umum : sebuah organisasi yang mewakili industri produk khusu.Kawsan Konvensi Kota (City Convention Destination).Korps Diplomatik .kegiata-kegiatan Fam Trip senantiasa diusahakan oleh pemasar-pemasar destinasi wisata (termasuk destinasi wisata konvensi tentunya) seperti Badan Pariwisata Nasional (National Tourism Board).Persidangan harus berjalan lancer can tertib .Menyusun jadwal perjalanan (itinerary) dengan mencatat kegiatan khusus para peseerta.terbuka untuk umum .Biro Konvensi (Convention Bureau).namun menghindari keinginan-keinginan mendadak yang dapat merusak jadwal perjalanan ang telah disepakati .Events : adalah berkumpulnya kelompok orang yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan yang dihubungkan dengan hiburan dan rekreasi.bus.ketua/Presiden Dewan Permanen .Pertemuan Reuni : merupakan pertemuan social yang diselenggarakan secara eksklusif dengan maksud dan tujuan menghimpun anggota-anggota kelompok alumni.Tamu-tamu khusus .

.dapat disimpulkan bahwa kegunaan yang efektif dari kegiatan berbagai jenis pameran sebagai berikut .setelah pembicara selesai berucap baru menjelaskan interpretasinya.Juru interpretasi bekerja serentak (simultaneous) dari ruang kedap suara pada waktu pembicara berucap dengan bantuan alat elektronik di belakang layer .kongres internasional seyogyanyamembuka pintu bagi kebebasan mimbar untuk berbicara tanpa diskriminasi dan larangan-larangan . Pembagian stan (booths) untuk para peserta pameran (exhibition) dapat dilakukan : .Austria.Memperkenalkan produk baru .Juru interpretasi mencatat di atas kertas.Menjelaskan klsifikasi jenis akomodasi hotel denga pelayanan yang sama demi menghindari diskriminasi antara yang mewah dan kurang mewah .yaitu bahasa Inggris!Konsekuensinya adalah : Terjemahan : .dengan ketat adalah membenarkan pelecehan terhadap kaum imtelektual Sebuah persidangan konvensi internasioan harus tegas memutuskan.Biaya efektif dari hubungan penjualan baru dengan pelanggan-pelanggan baru ini .Mengucilkan para ilmuwan (Intellectuals) mempergunakan bahasa ibunya.Bagi para peserta pameran adalah kesempatan memperkenalkan produk baru berdasarkan costumer condition..Interopretasi tepat dan benar.Yang datang pertama dan dilayani pertama adalah cara yang paling adil (Fair).Melalui ameran dapat dihasilkan angka-angka pengeluaran untuk riset dan pengembangan.tetapi lambat .bahasa sendiri adalah hak mendasar bagi setiap orang .Pelayanan pelanggan-pelanggan baru.Biro konvensi harus menguasai control terhadap jalannya program dengan cara menunjuk seorang coordinator professional dan bertanggung jawab BAHASA KONVENSI Dalam sidangnya yang ke-33 yang dilangsungkan pada pertengahan bulan Juni 1991 di kota Graz.biaya sales representatives untuk memperoleh pelanggan selama pameran baik yang lama maupun yang baru. .Semua dokumen administrasi harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan seperti tersebut di atas .bahasa sendiri.pengunjung (customer)langsung membeli serta paling tidak peserta pameran memperoleh petunjuk (lead) penjualan berikutnya.Association Internationaledes Palais de Congres (AIPC).Berkomunikasi dengan mempergunakan bahasa ibu.suatu badan yangpeduli akan aturan-aturan pelaksanaan suatu siding kongres telah mencatat hal-hal penting seperti berikut : .Hanya satu bahasa.Juru interpretasi secara berbisik-bisik berbarengan dengan suara pembicara kepada delegasi peserta yang ada di dekatnya. BAB 16 PAMERAN*CONFEX*EXPO Menilik dan mempelajari perkembangan serta pertumbuhan kegiatan pameran yang dewasa ini sudah mendunia sifatnya.Artinya setelah memperoleh informasi secara tepat dan menarik serta memperhatikan demo produk baru secara meyakinkan.Menarik dan menemu kenali prospek baru .Demi kemajuan ilmu pengetahuan (science).Dokumen-dokumen ilmiah dan teknis harus diterjemahkan dalam bahasa-bahasa partisipan persidangan konvensi seperti tersebut di atas INTERPRETASI : .

Manajer Pameran adalah Pelaksana Pengelolaan Pameran yang bertindak sebagai pengusaha (entrepreneur) pameran.Pelayanan Pameran (trade show service) adalah kelompok yang mengerjakan segmensegmen kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor) . .Peraih nomor boleh memilih stan yang mana dia suka.Dibwah ini disebutkan beberapa pelaku-pelaku utama Industri Pameran adalah : .sedang.Cara berikut disebut advance sale. .perolehan pendapatan tambahan .Tugas pokoknya ialah membuat perumusan konsep dan pengembangan bisnis pameran.Target peserta dan pengunjung dapat diperkirakan dengan akurat .untuk tambahan penghasilan (langsung atau tidak langsung) .di lapanga terbuka (pameran dirgantara :pesawat-pesawat udara) Pameran yang diutarakan di atas adalah pameran yang penyelenggaraannya dikaitkan dengan program kegiatan persidangan konvensi atau konprensi.hotel.kemungkinan rugi besar sekali .pameran di hotel .kompetisi dengan pameran-pameran yang sama tujuannya .Dari segi ukurannya pameran bias dikategorikan kecil.ide/gagasan atau jasa pelayanan dipromosikan dengan tujuan untuk di jual. . .pameran di bangunan bebas.Sebagai karyawan korporasi yang bersangkutan dia bertanggung jawab atas kelancaran pameran dari segi aspekaspek media pemasarannya.pajangan di atas meja.Manajer Balai Pameran /Pusat Konvensi menyediakan ruang pameran terbuka (a freestanding exhibit hall).System undian (lottery system).produk.Manajer Pameran Korporasi adalah pengelolaan pameran korporasi. Agar pelaksanaan [ameran berjalan dengan baik perlu ada pelaku pameran dengan batasan kerja yang jelas..Cara ini dilakukan pada waktu pameran sedang berlangsung untuk kesempatan pameran berikutnya dengan menggelar denahnya.pameran temple (poster).Cara ini mungkin dpat dikatakan adil.menarik perhatian industri dan menambah jumlah delegasi Keuntungan bagi peserta pameran dalam gandengan pameran dan konprensi/konvensi : .besar yang terdiri dari 2 atau 3 dimensi : .tidak memungkinkan jaraknya) .pameran di luar bangunan.meningkatkan jumlah delegasi peserta profesional .sponsor tambahan dalam penyelenggaraan konpresi/konvensi .Pemahaman terhadap keinginan/kebutuhan pelanggan khusus teruji Keuntungan lain dari konprensi yang di gandeng dengan pameran (confex) adalah : . .mengangkat pseringkat dan prestise konprensi/konvensi Alasan mengapa tidak menyelenggarakan pameran di gandeng dengan program kegiatan persidangan konprensi /konvensi adalah : . . Alasan digandeng dengan konvensi/konprensi : .System poin (point system) cara poin ini dilakukan dengan berbagai pertimbangan.pusat konvensi yang komprehensif PELAKSANAAN OPERASIONAL Pameran (Fair or Trade Show) adalah usaha untuk menggelar barangbarang. .pameran di stan-stan (booths) .lokasi yang tidak tepat (transportasi.Kesempatan biaya jual yang rendah .Pengalaman pada masa lalu .

24 jam merapikan stan .kualitas makalah dalam kongres .bersih.30% dari jumlah harga sewa stan disertai formulir pendaftaran ditambah 10% dalam bentuk jaminan .biaya perjalanan ke dan dari lokasi Confex BAB 17 PRASARANA DAN SARANA WISATA KONVENSI Pada dasarnya manusia terpanggil untuk bergaul dan berkumpul dengan sesamanya.½ jam sebelum sesi-sesi dalam kongres.siap untuk menerima pengunjung .harga tetap per m2 .harga khusus untuk area (hall).konprensi dan ½ jam setelah selesai baru stan-stan di tutup PENTINGNYA KONPRENSI + EXPO (CONFEX) Perlu dijelaskan oleh manajer pameran kepada peserta dan pengunjung mengenai hal-hal sebagai berikut : .cukup luas .30% sebulan sebelum pameran resmi dibuka Biaya-biaya : .makalah menyajikan hasil ±hasil yang baru .40% enam bulan sebelum pameran mulai dibuka .lokasi dan waktu pameran .otoritas pemrakarsa pameran .peraturan bangunan setempat (pemerintah setempat) di mana lokasi berada harus mendapat perhatian khusus Pendaftaran Perusahaan-perusahaan peserta pameran menyerahkan formulir pendaftaran keikutsertaan mereka dengan uang muka (down payment) dengan kategori sebagai berikut : .Aturan dan tata tertib yang perlu menjadi pertimbangan bagi manajer pameran seperti hal-hal di bawah ini : .24/48 jam membangun stan dasar .harga lebih murah untuk build up &break down days Jangka waktu membangung stan-stan : .aturan main dalam tata tertib pameran .segala sesuatu sudah rapi.6 jam untuk membersihkan segala sesuatunya dan siap untuk pembukaan Teknis pelaksanaan : .Dengan berbagai cara manusia berusaha mengungkapkan hakikat sosialnya dengan .kesempatan bertemu dengan sahabat baru .jadwal pameran BEBERAPA SYARAT LOKASI DAN BIAYA Penentuan Lokasi : Perhatian manajer pameran harus juga ditujukan kepada hal-hal pilihan lokasi dan perkiraan biaya.perhatikan tiang-tiang besar dan ruang tak tentu bentuk .rasio runag kosong dan luas areal lokasi 50:50 .Mengenai lokasi : .1 jam sebelum di buka. .fasilitas Pusat Konvensi/Balai Pameran .

microphone switchboard .untuk saling belajar .balai masyarakat Prasarana dan sarana lokasi (venue).video recorder/player .saluran udara (compressed air connection) .entertainment ALAT PERLENGKAPAN PUSAT KONVENSI Ruang Sidang Utama : .Pasokan listrik.ruangan perlu dilengkapi dengan : .pekan raya .saluran pembuangan air (Drainage) Ruang Sidang Kecil : Untuk siding siding komisi.air .bermain.computer .berdialog.lampu. Motif-motif di bawah ini biasanya merupakan alasan mengapa orang ingin melakukan konvensi : .untuk tukar menukr informasi .Podium (rostrum) .fasilitas telepon dalam dan keluar negri (telepon kartu) .video projector .multi disc palyer .gedung serba guna .belajr bersama.Interpretasi simultaneous .slide scanner Ruang Pameran : Untuk ruang pameran diperlukan perlengkapan sebagai berikut : .System penyampaian komunikasi .untuk memperluas wawasan Beberapa jenis tempat yang biasa dipilih sesuai keinginan adalah : .sound system berkekuatan watt besar .Sistem pengaturan ruang (untuk konprensi) .balai sidang .Langit-langit tinggi .Fasilitas AV .Hiburan.aula universitas .projector untuk bnahan opac .Ruangan toilet (restrooms) yang tidak cukup .berusahabersama bahkan berkonlik .slide projector .untuk memecahkan problema .System pengaturan stan (untuk konvensi) .Pasokan proyektor .microphone input mixer dengan saluran input mixer .harus sampai pada pilihan yang patut dilengkapi dengan perangkat sarana-sarana : .part & tilt cameras untuk pendukung pembicara .microphone input mixer dengan saluran sesuai kebutuhan .

Shopping arcade .F&B services : coffee shop.International direct dial telephone .mesin faksimili .white board besar untuk pengumuman sewaktu-waktu Fasilitas Hotel : ..podium .kolam renang .Radio dan taped music .Car rental service Fasilitas runag konprensi/pertemuan : .meja kursi selengkapnya Perlengkapan Kamar : .Security key card system .AC yang dapat dikontrol sendiri .Mini bar .dining room.Kamar mandi luas (tub and shower) .printer .mesin fotokopi yang mampu mensortir hasil kopi .Room safe .health center .fasilitas olahraga di dalam ruangan dan di ruangan terbuka .layer portable atau terpasang di tembok (wall screen) Ruang Sekretariat Untuk ruang secretariat diperlukan : .lapangan parker luas (untuk 1000 kendaraan atau lebih) .computer (PC) .telepon .televisi satelit .perlatan telekomunikasi dan presentasi lengkap .restaurant and bar lounge .Direct dial telephone .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->