MANAJEMEN KOPERASI

OLEH : 1. Alid Nur Apriyanti (098554201) 2. Fitri Fatmawati (098554203) 3. Lailatul Chotimah (098554205) 4. Devi Lestyasari (098554207) 5. Dhany Nirmala P (098554211) 6. Wildan Arifianto (098554216) 7. Keny Widyaningsih (098554220) 8. Lina Dwi M (098554223) 9. Adecitya Dwi A (098554227) 10. Rengganis Ganda M (098554228)

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA FAKULTAS EKONOMI S1 PENDIDIKAN EKONOMI 2011

STRUTUR ORGANISASI KOPERASI 1. Struktur Organisasi Koperasi Koperasi merupakan suatu badan usaha yang memiliki sifat, karakteristik, metode kerja, dan tujuan yang berbeda dengan pelaku ekonomi lainnya. Koperasi bukanlah perusahaan yang dibentuk atas sekumpulan modal, tetapi dibentuk atas keinginan sekumpulan orang atau badan hukum koperasi dalam rangka melindungi dan menolong diri sendiri dengan cara bersama-sama dengan orang lain yang memiliki persamaan kepentingan, kerjasama tersebut dilandasi oleh rasa kekeluargaan. Organisaisi koperasi yang telah terbentuk memerlukan pelaksanaan

manajemen koperasi diantaranya mengenai Bagan Struktur Organisais yang relevan, perangkat dan fungsi organisasai koeperasi.Bagan Struktur Organisasi Koeprasi

menggambarkan sususnan, isi dan luas cakupan organisasi koperasi, serta menjelaskan posisi daripada fungsi beserta tugas maupun kewajiban setiap fungsi, hubungan kerja dan tanggung jawab yang jelas. Landasan pembuatan struktur organisasi adalah : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 Perkoperasian. 2. Anggaran Dana dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi. 3. Keputusan Rapat. tentang

Bagan Struktur Organisasi koperasi

RAPAT ANGGOTA

PENGURUS

PENGAWAS

MANAGER

UNIT USAHA

UNIT USAHA

UNIT USAHA

UNIT USAHA

UNIT USAHA

ANGGOTA

Keterangan: Bagan Struktur Organisasi Koperasi ini tidak bersifat baku dan masih dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan/kecukupan/cirri khas organisasinya. Perangkat organisasinya pasti harus tercantum sebagaimana UU Nomor 25 Tahun 1992 pasal 21, adalah Rapat Anggota, Pengurus dan Pengawas, yang selanjutnya dapat dilengkapi adanaya pengelola (manager dan karyawan).

2. Rapat Anggota (RA) Rapat anggota di dalam suatu organisasi koperasi merupakan sarana dan cara berkomunikasi diantara semua pihak yang berkepentingan di dalam tata kehidupan koperasi. Kedudukan rapat anggota secara hukum ditegaskan dalam pasal 22 Undangundang Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian. Rapat Anggota memiliki kekuasaan tertinggi dalam koperasi, yang tercermin dalam forum Rapat Anggota, sering kali secara teknis disebut RAT (Rapat Anggota Tahunan). Fungsi Rapat Anggota adalah : 1. Menetapkan Anggaran Dasar/ART. 2. Menetapkan Kebijaksanaan Umum di bidang organisasi,

manajemen dan usaha koperasi. 3. Menyelenggarakan pemilihan, pengangkatan, pemberhentian,

pengurus dan atau pengawas. 4. Menetapkan Rencana Kerja, Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi serta pengesahan Laporan Keuangan. 5. Mengesahkan Laporan Pengawas dalam melaksanakan tugasnya. 6. Menentukan pembagian Sisa Hasil Usaha. 7. Menetapkan keputusan penggabungan, peleburan, dana pembubaran Koperasi. Yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan rapat anggota adalah pengurus koperasi. Rapat anggota pada umumnya diadakan sekali setahun yang disebut Rapat Anggota Tahunan (RAT), dimana pengurus memberi pertanggungjawaban atas kebijaksanaan yang telah dilakukannya selama tahun buku yang lampau. Ada juga yang mengadakan rapat dua kali dalam satu tahun yaitu satu kali untuk menyusun anggaran biaya dan pendapatan (rencana usaha) untuk tahun yang akan datang dan yang kedua kali rapat anggota tahunan untuk membicarakan kebijaksanaan pengurus selama tahun yang lampau. Yang pertama diadakan menjelang akhir tahun buku (September-Desember), sedangkan yang kadua diadakan beberapa bulan sesudah akhir tahun buku. Rapat anggota tahunan koperasi membicarakan antara lain hal-hal sebagai berikut: 1. Penilaian kebijaksanaan pengurus dalam memimpin koperasi selama tahun buku yang lampau. 2. 3. 4. 5. 6. Neraca tahunan dan perhitungan laba rugi. Penilaian laporan badan pemeriksa. Menetapkan pembagian sisa hasil usaha koperasi. Rencana kerja dan rencana anggaran belanja tahun berikutnya. Pemilihan pengurus dan badan pemeriksa (jika masing-masing sudah berakhir masa jabatannya). 7. Masalah-masalah yang timbul dalam rapat. Jika pengurus lalai atau tidak sanggup mengadakan rapat anggota, maka pejabat koperasi berhak mengadakan rapat anggota dengan memanggil semua anggota-anggota koperasi. Pejabat koperasi memanggil rapat anggota tersebut, jika: Pertanggung-jawaban Pengurus dan

1.

Pengurus koperasi sendiri tidak mampu atau tidak bersedia mengadakan rapat anggota.

2. 3.

Pengurus koperasi sudah tidak diketahui lagi dimana berada. Keadaan darurat, seperti keadaan perang atau keadaan bahaya.

3. Pengurus Pengurus dipilih dari dan oleh Anggota Koperasi, dan berperan mewakili anggota dalam menjalankan kegiatan organisasi maupun usaha koperasi. Pengurus dapat menunjuk manajaer dan karyawan sebagai pengelola untuk menjalankan fungsi usaha sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada, sebagaimana jelas tercantum dalam pasal 32 UU Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian. Pengurus memperoleh wewenang dan kekuasaan dari hasil keputusan RAT Pengurus berkewajiban melaksanakan seluruh keputusan RAT guna memberikan manfaat kepada anggota koperasi. Pengurus merumuskan berbagai kebijaksanaan yang harus dilakukan pengelola (Tim Manajemen) dan menjalankan tugas-tugasnya sebagai berikut: 1. Mengelola organisasi koperasi dan usahanya. 2. Membuat dan mengajukan Rancangan Program Kerja Serta

Rancangan RAPBK (Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi) 3. Menyelenggarakan Rapat Anggota 4. Mengajukan Laporan Keuangan dan Pertanggung jawaban

Pelaksanaan Tugas 5. Menyelenggarakan pembukaan keuangan dan invetaris secara tertib. 6. Memelihara daftar buku Anggota, buku Pengurus dan Pengawas. 7. Memberikan Pelayanan kepada Anggota Koperasi dan Masyarakat. 8. Mendelegasikan tugas kepada manajer 9. Meningkatkan pengetahuan perangkat pelaksanaan dan anggota. 10. Meningkatkan penyuluhan dan pendidikan kepada anggota 11. Mencatat mulai sampai dengan berakhirnya masa kepengurusan pengawas dan pengurus. 12. Mencatat masuk dan keluarnya anggota. Hak-hak pengurus adalah sebagai berikut:

1.Memanggil rapat biasa maupun rapat khusus baik diperintahkan oleh rapat anggota maupun tidak. 2. Mengangkat atau memecat manajer. 3. Di dalam koperasi primer seorang anggota pengurus hanya mempunyai hak satu suara. Akan tetapi pada koperasi sekunder hak suaranya dapat lebih dari satu. Syarat-syarat bagi seorang pengurus adalah sebagai berikut: 1. Turut mengambil bagian dalam usaha koperasi, serta juga telah memenuhi kewajiban dalam koperasi, seperti membayar simpanan pokok dan telah berpengalaman dalam usaha koperasi. 2. Dapat menyediakan waktu untuk menghadiri rapat pengurus serta turut mengeluarkan pendapat dan buah pikiran yang berguna demi kemajuan para anggota. 3. Mengerti dan mempunyai pengalaman tentang organisasi koperasi serta aktif memperhatikan kerapian organisasi koperasi. 4. Bersedia mendengar usul-usul atau keberatan dari pihak anggota guna kebaikan bersama serta membicarakan hal itu ke dalam rapat pengurus. 5. Para anggota pengurus harus menghargai pendapat sesama anggota yang walupun tidak selalu sama, akan tetapi perlu juga diperhatikan sebelum mengambil keputusan. 6. Anggota Pengurus harus mematuhi keputusan rapat pengurus dan tidak dibenarkan menjalankan kepercayaan sendiri-sendiri. 7. Para pengurus adalah pemegang kepercayaan dari rapat anggota dan karenanya merupakan suatu jabatan kehormatan sehingga jangan sampai mengecewakan para anggota. 8. Pengurus harus bersikap bersedia menerima kemajuan-kemajuan teknik baru dan penemuan-penemuan ke arah pembaharuan.

4. Fungsi dan Peranan Pengurus Pengurus koperasi mempunyai fungsi, di antaranya adalah : 1) Pengurus sebagai pusat pengambilan keputusan yang tertinggi Fungsi pengurus sebagai pusat pengambilan keputusan tertinggi diwujudkan dalam menentukan tujuan organisasi, merumuskan kebijakan organisasi, menentukan rencana sasaran serta program kerja organisasi koperasi, memilih dan mengawasi

tindakan-tindakan manajer-manajer dan karyawan dalam mengelola usaha koperasi. Pengurus merupakan perangkat organisasi koperasi yang diharapkan dapat membawa perubahan dan pertumbuhan organisasi dan sekaligus menjadi sumber inisiatif dan inspirasi bagi pengembangan usaha koperasi. Pada menilai semua hasil kerja kegiatan-kegiatan pengelolaan koperasi secara operasional yang menjadi tanggung jawab manajer.

2) Fungsi sebagai penasihat Fungsi sebagai penasihat ini berlaku baik bagi para manajer maupun bagi para anggota. Bagi para manajer maminta nasihat kepada pengurus adalah penting sekali artinya, terutama dalam rangka penjabaran dan penerapan kebijaksanaan operasional dari kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah dirumuskan pengurus.

3) Pengurus sebagai pengawas Pengurus merupakan orang yang mendapat kepercayaan dari anggota untuk melindungi semua kekayaan organisasi.

4) Pengurus sebagai penjaga kelangsungan hidup organisasi Demi keberlangsngan usaha dan keberlanjutan organisasi koperasi, maka pengurus harus : a. Mampu menyediakan adanya manajer yang cakap dalam organisasi

b. Menyeleksi dan memilih eksekutif atau manajer secara efektif c. Memberikan pengarahan kepada para manajer agar koperasi berjalan secara efektif professional, dan d. Menetapkan orang-orang yang mampu mengarahkan kegiatan dari organisasi e. Mengikuti perkembangan pasar, dengan tepat mengarahkan berbagai jenis layanan barang-barang atau jasa-jasa yang dihasilkan oleh koperasi sesuai dengan dinamika pasar dan tingkat kelayakan maupun profitabilitas usaha.

5). Pengurus sebagai symbol Langkah-langkah yang diambil pengurus terhadap anggota maupun karyawan bersifat persuasive yang menempatkan pengurus menjadi pemimpin yang memiliki kekuatan dan motivator bagi pencapaian tujuan; strategis perusahaan dan sistematis oleh

kebijaksanaan umum dari organisasi koperasi dirumuskan secara

pengurus. Pengurus memperoleh dan menyajikan informasi koperasi secara cermat dalam menunjang kinerja usaha. Pemilihan kesehatan koperasi merupakan ukuran penilaian kinerja koperasi merupakan ukuran penilaian kinerja koperasi yang memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran, keberhasilan pertumbuhan, perkembangan dan

keberlangsungan usaha koperasi dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Pengurus mempersiapkan dan membuat laporan kesehatan kopearsi secara tertulis yang dikoordinasikan dengan pengawas, serta dilaporkan pada Rapat Anggota. Aspek-aspek yang tercakup dalam laporan kesehatan kopearsi paling tidak berisi: 1. Permodalan; 2. Kulaitas aktiva produktif, 3. Pengelolaan 4. Efisiensi 5. Likuiditas, 6. Jati diri Koperasi, 7. Pertumbuhan dan kemandirian, and 8. Kepagtuhan terhadap prinsip-prinsip usaha yang digunakan Untuk mengefektifkan usaha dan berjalannya fungsi pengendalian manajemen koperasi, maka pengurus melakukan pemeriksaan rutin secara berkala minimal 3 (tiga) bulan sekali terhadap seluruh transaksi yang terjadi. Hasil kegiatan ini menjadi masukkan/bahan untuk perbaikan atau penyempurnaan pelaksanaan kinerja usah koperasi kepada pihak pengelola koperasi, serta pengendalian atas kemugkinan terjadinya penyimpangan dan kesalahan pembukuan. Hasil pemeriksaan pengurus dapat disampaikan dan menjadi bahan pertimbangan dan perhatian pula bagi pengawas koperasi. Pengurus juga melaporkan kinerja pelaksanaan kebijakan, program kerja, dan realisasi rencan Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi (RAPBK) yang sudah disetujui oleh Rapat Angota untuk tahun buku berjalan (1 Januari 31 Desember). Adapun kinerja kebijakan, program dan RAPBK meliputi : 1. Organisasi dan kelembagaan (membandingkan rencana dengan realisasi) 2. Pelayanan dan Usaha Koperasi (membandingkan rencan dengan realisasi) 3. Neraca Pelayanan Koperasi kepada anggota dan non anggota (membandingkan rencana dengan realisasi)

4. Kinerja keuangan (analisa perkembangan dan analisa laporan keuangan); 5. Pembagian SHU 6. Keajaiban - keajaiban lain yang muncul yang tidak ada dalam rencana.

5. Pengawas Pengawas sebagai salah satu perangkat organisasi koperasi diangkat dari dan oleh Anggota dalam Rapat Anggota Tahunan, sesuai pasal 38 UU No. 25 Tahun 1992. Berdasarkan ketentuan Pasal 39 UU No.25 Tahun 1992, fungsi tugas dan wewenng pengawas antara lain : 1. Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanaan Pengurus dan Pengelola Koperasi. 2. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya. 3. Meneliti catatan yang ada pada koperasi. 4. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan. 5. Merahasiakan hasil pengawasannya terhadap pihak ketiga. 6. Memeriksa sewaktu-waktu tentang keuangan dengan membuat berita acara pemeriksaannya. 7. Memberikan saran dan pendapat serta usul kepada pengurus atau Rapat Anggota mengenai hal yang menyangkut kehidupan koperasi. 8. Memperolah biaya-biaya dalam rangka menjalankan tugas sesuai dengan keputusan Rapat Anggota. 9. Mempertanggungjawabkan hasil pemeriksaannya pada RAT.

Keterkaitan antara peran pengawas dan pengurus adalah dalam hal pelaporan adalah dalam hal pelaporan hasil audit. Pengawas melaporkan hasil audit dan rekomendasi pelaksanaan kebijakan dan Keputusan Rapat Anggota yang telah di laksanakan oleh pengurus koperasi baik auditr berkala maupun audit akhir tahun buku. Hasil audit yang dilaporkan dari pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan dari pengawas adalah mengenai kesesuaian dan kebenaran data dan informasi yang dilaporkan

Pengurus koperasi dengan bukti bukti pendukungnya. Adapun beberapa hasil audit yang dilaporkan pengawas adalah : 1. Pelaksanaan Anggaran Dasar di Koperasi; 2. Pelaksanaan Kepeutusan RAT; 3. Audit manajemen (pelaksanaan Standar Operasional Produser, deskripsi jabatan, dan disiplin kerja); 4. Audit keuangan (ada tidaknya penyimpangan keuangan oleh Pengurus); 5. Audit fisik (inventaris, dan kas)

6. Pengelolah ( Manajer) Manager dipilih dan diangkat oleh pengurus untuk melakukan fungsi pengelolaan operasional usah koperasi.

Kewajiban manager antara lain :

1. Melaksanakan kebijakan operasional yang telah ditetapkan Pengurus. 2. Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan kegiatan di unit unit usaha 3. Membimbing dan mengarahkan tugas tugas seefisien mungkin menuju karyawan yang berkualitas. 4. Mengusulkan kepada pengurus tentang pengangkatan dan atau pemberhentian karyawan dalam lingkungan tugasnya. 5. Menyusun Program Kerja dan RAPBK tahunan untuk disampaikan kepada pengurus sebelum dimulainya rencana dan anggaran yang baru, dan selanjutnya evaluasi sekaligus perencanaan bagi pengurus untuk disampaikan dalam Rapat Anggota. 6. Membuat laporan pertanggungjawaban kerja secara tertulis setiap akhir bulan and tahun. 7. Melaksanakan dokumen-dokumen usaha atau organisasi koperasi. karyawan yang dibawahnya

Fungsi utama Manager :

1) Melaksanakan tugas segari hari di bidang usaha. 2) Bertanggungjawab atas administrasi kegiatan usaha dan organisasi koperasi. 3) Mengembangkan dan mengelola usaha untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Perlunya Manager dalam Koperasi Keberadaan manajer dalam koperasi diharapkan usaha koperasi akan dapat berkembang lebih maju. Manajer diperlukan bagi koperasi : 1) Untuk mengelola usaha koperasi memerlukan keahlian sesuai dengan bidang usaha koperasi, selain untuk menunjang fungsi pengurus yang umumnya dipilih oleh anggota berdasarkan atas kepercayaan. 2) Pengelolaan usaha koperasi memerlukan tindakan yang berkeseimbangan sepanjang tindakan yangberkesinambungan sepanjang waktun sejalan dengan keberadaan koperasi itu, sementara pengurus di[ilih untuk jangka waktu tertentu (ada batasan waktu kepengurusan) 3) Pengurus umumnya tidak dapat mencurahkan tenaga atau pikirannya secara penuh dalam koperasi, karena biasanya pengurus memiliki tugas pokoknya, sehingga manajer diperlukan untuk mengoperasionalisasikan usaha koperasi lebih efektif dan mencapai tujuannya.

7.

Hubungan Kerja Antara Pengurus dabn Manajer Antara pengurus dengan manajer harus memiliki kesatuan pendangan dan kesatuan gerak untuk mengenai usaha koperasi dan tercapainya tujuan koperasi. Untuk menjaga keseimbangan dan keselarasan usaha koperasi dilakukan tugas dan tanggung jawab sejelas-jelasnya, antara lain : a) Pertanggung jawaban teknis operasional oleh pengurus diserahkan kepada manajer, sekalipun pertanggungjawaban terakhir kepada anggota dilakukan pengurus. b) Pengurus hanya memutuskan hal-hal yang sifatnya kebijaksanaan, sedangkan manajer dalam bidang operasionalnya.

c) Pengurus mempunyai wewenang penuh untuk melakukan pengawsan, pemantauan, penerbitan, penelitian, dan pemeriksaan tentang apa yang dilakukan manajer. d) Pengurus tidak perlu mengerjakan hal-hal yang sifatnya operasional sehari hari.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Unsur-unsur Organisasi Koperasi Mekanisme untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dilakukan dengan membagi pekerjaan sesuai fungsinya dan menganut suatu aturan yang cocok. Dalam pelaksanaannya, hubungan kerja antar fungsi yang mencakup kekuasaan, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing harus jelas dan dilaksanakan secara konsekuen. Unsur-unsur yang terdapat pada organisasi koperasi harus memperhatikan hal-hal berikut: 1. Tujuan yang jelas harus dirumuskan sebagai landasan dan pedoman dalam menentukan tata kerja yang efektif. Tujuan ini dapat dibedakan menjadi tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum koperasi adalah menyejahterakan para anggotanya, sedangkan tujuan khusus adalah meningkatkan mutu atau kualitas produksi maupun usahanya. 2. Dalam mencapai tujuan diperlukan berbagai fungsi, dan penjelasan mengenai bagaimana masing-masing fungsi tersebut dilaksanakan. 3. Dalam masing-masing fungsi harus diadakan pembagian tugas yang jelas dan tegas dengan batas-batas kekuasaan dan wewenang tertentu. 4. Orang-orang yang dipilih untuk masing-masing fungsi harus yang mempunyai keahlian sesuai dengan yang dibutuhkan. 5. Pemimpin dalam menjalankan fungsinya harus mempunyai tim kerja yang kompak dengan yang lainnya, sehingga dapat bekerja-sama dengan baik dan tertib selaras dengan tujuan.

STRUKTUR INTERN DAN EKSTERN ORGANISASI KOPERASI

Struktur Organisasi Koperasi dapat dilihat dari dua segi, yaitu : 1. Segi intern Organisasi Koperasi 2. Segi ekstern Organisasi Koperasi

Intern Organisasi Koperasi ialah organisasi yang ada di dalam setiap tubuh Koperasi, baik di dalam Koperasi Primer, Koperasi Primer, Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan maupun Koperasi Induk. Ekstern Organisasi Koperasi ialah organisasi yang berhubungan dengan tingkat-tingkat Koperasi itu, yaitu hubungan antara Koperasi Primer, Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan dan Koperasi Induk. Dalam ekstern organisasi ini juga termasuk hubungan tingkat-tingkat Koperasi itu dengan Dewan Koperasi Indonesia, yaitu dewan yang mempersatukan berbagai jenis Koperasi dari berbagai tingkat itu kedalam satu organisasi tunggal yang meliputi seluruh Indonesia. Meningat pentingnya kedudukan, peranan dan fungsinya, maka tentang Dewan Koperasi iniakan diuraikan dalam bab tersendiri.

1. Struktur Intern Organisasi Koperasi. Intern organisasi Koperasi terdiri dari 3 unsur, yaitu : (1) Unsur alat-alat perlengkapan organisasi : a. Rapat Anggota b. Pengurus c. Badan Pemeriksa. (2) Unsur dewan penasehat atau penasehat (3) Unsur pelaksana-pelaksanaan, yaitu manajer dan aryawan-karyawan Koperasi lainnya.

Tentang alat-alat perlengkapan organisasi telah cukup banyak dibahas dalam bab terdahulu, sehingga di dalam bab ini tidak akan dibahas lagi. Demikian juga tentang hubungan kerja antara tiga unsur alat perlengkapan organisasi tersebut. Tentang dewan penasehat dapat dikemukakan, bahwa dewan tersebut pada umumnya diadakan apabila sebuah Koperasi telah demikian luas dan banyak kegiatannya sehingga telah banyak timbul masalah-masalah yang perlu dipertimbangkan secara khusus. Dalam hal demikian, sebelum Pengurus mengambil keputusan tentang suatu masalah, maka masalah tersebut dibahas lebih dahulu oleh sebuah dewan penasehat yang memikirkan untuk pengurus bagaimana sebaiknya masalah tersebut dipecahkan. Rekomendasi atau usul dewan penasehat dengan sendirinya terbatas sebagai nasehat atau bahan pertimbangan yang dapat diterima atau ditolak oleh Pengurus sebagaian atau seluruhnya. Pada Koperasi yang belum banyak menghadapi masalah, dapat ditunjuk seorang penasehat saja. Mengingat betapa pentingnya nasehat para penasehat bagi pengurus, maka dewan penasehat tersebut dibentuk dari orang-orang yang ahli atau berpengalaman dalam bidangbidang tertentu yang diperlukan itu, tentu saja menurut tingkat-tingkat kegiatan dari Koperasi yang bersangkutan. Tentang para pelaksana, terutama pelaksana-utama atau manajer dan para pelaksanapelaksana lainnya yang umumnya disebut karyawan, mengingat pentingnya kedudukan dan peranan mereka, akan dibahas secara khusus pada bab tersendiri.

2. Struktur Ekstern Organisasi Koperasi Di dalam Undang-Undang No. 12 tahun 1967 tentang Pokok-Pokok Perkoperasian dikenal adanya Koperasi Primer, Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan dan Koperasi Induk seperti yang dikemukakan dalam struktur intern organisasi Koperasi diatas. Dilihat dari segi pemusatan, maka Koperasi Pusat, Koperasi Gabungan dan Koperasi Induk juga disebut Koperasi Sekunder (artinya yang kedua) sebagi Koperasi yang tingkatnya lebih atas dari Koperasi Primer (yang artinya pertama), dan dilihat dari segi fungsinya maka KoperasiKoperasi Sekunder tersebut juga disebut organisasi pembantu (auxiliary organizations) yang fungsinya membantu Koperasi Primer mencapai tujuannya. Oleh sebab itu

maka Koperasi Sekunder pada dasarnya menjalankan usaha-usaha yang tidak dapat dilakukan oleh Koperasi Primer secara sendiri-sendiri, seperti juga Koperasi Primer menjalankan usahausaha yang tidak dapat dilakukan dengan baik oleh anggota-anggota perorangan secara sendirisendiri. Maka dipandang dari segi fungsinya itu, perlu tidaknya salah satu tingkat organisasi tergantung pada keperluan dan effisiensi, yang artinya, kalau tidak diperlukan atau tidak efisien karena dibandingkan dengan manfaatnya tidak memadai, tingkat organisasi tersebut dapat ditiadakan. Dengan demikian jumlah tingkat organisasi dapat kurang dari 4, (lihat bagan 2b dan 2c). Tentang tingkat-tingkat organisasi tersebut dapat lebih dijelaskansebagi berikut : a. Koperasi Primer Koperasi yang anggotanya terdiri dari orang-perorangan disebut Koperasi Primer. Koperasi serupa itu baru dapat dibentuk, apabila dapat dihimpun paling sedikit 20 orang sebagai pendirinya. (lihat bab tentang cara-cara untuk mendirikan Koperasi). Dalam seluruh struktur gerakan Koperasi, maka Koperasi Primer, yang dimiliki dan diawasi secar demokratis oleh para anggotanya, merupakan dasar dari gerakan iti sendiri. Karena dalam Koperasi Primer inilah anggota menanam modalnya serta dalam Rapat Anggota Koperasi Primer inilah mereka sendiri menjalankan haknya untuk menentukan usaha-usaha apa yang akan diselenggarakan oleh Koperasi guna kepentingannya. Dan melalui Koperasi Primer inilah pula setiap anggota guna kepentingan usahanya atau keperluan hidupnya. b. Koperasi Pusat Kalau pada Koperasi Primer sejumlah paling sedikit 20 orang menggabungkan diri agar dapat mempersatukan kekuatan-kekuatan yang kecil menjadi suatu kekuatan yang besar dlam mengejar cita-citanya, maka untuk tujuan dan maksud yang sama, sekurangkurangnya 5 (lima) Koperasi Primer dapat pula menggabungkan diri dalam suatu tingkatan organisasi yang lebih tinggi, yaitu Koperasi Pusat. c. Koperasi Gabungan

Dengan maksud yang sama seperti tersebut diatas, maka 3 (tiga) Koperasi Pusat yang telah diakui sebagai badan hukum juga dapat membentuk tingkat organisasi lebih atas lagi, yang disebut KOPERSI GABUNGAN. d. Koperasi Induk Seterusnya 3 (tiga) Koperasi Gabungan yang telah berbadan hukum dapat pula membentuk Koperasi INDUK Oleh karena pemusatan-pemusatan sebagai diutarakan diatas tiada lain maksudnya untuk menyusun kekuatan yang lebih besar, maka suatu jenis Koperasi yang organisasinya tersusun dari Koperasi Primer hingga Koperasi Induk itu, pada hakekatnya merupakan satu kesatuan organisasi ekonomi yang tidak dapat dipisahkan satu dari yang lain. Menurut perangkaan statistic jumlah Koperasi dikumpulkan oleh Direktorat Jenderal Koperasi, pada tanggal 31 Desember 1977 terdapat di Indonesia : y y y y Koperasi primer Koperasi Pusat Koperasi Gabungan Koperasi Induk

Perlu diperhatikan bahwa walaupun oleh Undang-Undang No. 12/1967 dibenarkan adanya 4 tingkat organisasi, hal ini bukan berarti bahwa untuk semua jenis Koperasi tanpa mengingat taraf perkembangannya dan jumlah anggota-anggotanya, sekaligus harus dibentuk tingkat primer sampai tingkat induk. Pengalaman, baik di Indonesia maupun di negeri-negeri lain, telah membuktikan bahwa tingkat-tingkat organisasi yang berkelebihan akhirnya merupakan beban yang terlalu berat yang tiap tahunnya digambarkan dengan beaya kepengurusan (management cost) yang terlalu tinggi, sehingga dimana-mana telah dimulai mengurangi tingkat-tingkat organisasi yang ternyata tidak diperlukan. Juga di Indonesia, telah dialami adanya ketentuan bahwa tingkat-tingkat organisasi diatas Koperasi Primer disejajarkan dengan tingkat administrasi Pemerintah, seperti : Koperasi Pusat di tingkat Kabupaten atau Kotamadya, Koperasi Gabungan di tingkat Propinsi atau daerah istimewa dan Koperasi Induk yangmeliputi daerah Nasional seluruh Indonesia. Kebutuhan management Koperasi sebagai badan ekonomi tidak mungkin selalu sama denganketentuan batas-batas administrasi pemerintahan. Dimasa lampau hampir hampir

semua jenis operasi mengikuti ke empat tingkat organisasi itu tanpa memperhitungkan apakah hal ini tidak engakibatkan tingginya beaya operasional, kelambatan komunikasi atau ekaburan enyelenggaraan dasar-dasar demokrasi. Seperti ditentukanoleh ndang-Undang No. 12/1967 pasal 15 ayat (2), Koperasi tingkat terbawah sampai engan tingkat teratas dalam hubungan emusatan sebagai tersebut di atas tadi itu, merupakan satu kesatuan ketatalaksanaan, dimana operasi Pusat, Koperasi Gabungan dan Koperasi Induk pada dasarnya tidak lain dari pada saha-usaha yang menunjang tercapainya maksud-maksud tujuan dari Koperasi Primer, yaitu emajukan kepentingan dari orang-orang (anggota Koperasi) yang bersatu dalam Koperasi rbawah ini. Makin jelaslah bahwa organisasi-organisasi tingkat atas itu berfungsi sebagai oanisasi pembantu. Hal ini akan lebih tampak pada pembagian tugas antara tingkat organisasi.

FUNGSI MANAJEMEN KOPERASI

Manajemen merupakan kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi. Sebagaimana diketahui, hakekat manajemen adalah mencapai tujuan melalui tangan orang lain. Pencapaian tujuan melalui tangan orang lain itu dilakukan oleh manajemen dengan melaksanakan fungsifungsi manajemen, yaitu fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pelaksanaan, dan fungsi pengawasan. Hanya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen itulah sebuah koperasi akan dapat mencapai tujuan-tujuan mulianya secara efektif. Fungsi-fungsi manajemen menurut George R. Terry (1964) adalah sebagai : 1. Perencanaan (planning) 2. Pengorganisasian (organizing) 3. Pelaksanaan (actuating) 4. Pengawasan (controlling).

Fungsi Perencanaan (planning) Perencanaan adalah suatu proses perumusan program beserta anggarannya, yang harus dilakukan oleh sebuah koperasi sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan strategi yang hendak dilaksanakannya. Sebagai tindak lanjut dari strategi, maka pelaksanaan fungsi perencanaan dalam sebuah koperasi harus secara konsisten mengacu pada tujuan

dan misi koperasi tersebut. Dengan kata lain, perencanaan bukanlah sekadar pengungkapan keinginan, melainkan merupakan pengejawantahan dari strategi yang telah dipertimbangkan secara cermat. Selain itu, perlu diketahui pula, perencanaan juga memiliki fungsi koordinasi antara bagian dalam koperasi, serta fungsi pengendalian terhadap pelaksanaan berbagai kegiatan koperasi. Penentuan strategi harus

mempertimbangkan secara cermat hal-hal sebagai berikut: 1. Kekuatan-kekuatan internal koperasi; 2. Kelemahan-kelemahan internal yang dimilikinya; 3. Kesempatan atau peluang bisis yang yang tersedia; 4. Hambatan atau kendala bisnis koperasi yang harus dihadapi. Fungsi ini juga mengidentifikasikan bahwa dalam pengelolaan perlu ada perencanaan yang cermat untuk dapat mencapai target yang ditentukan, baik untuk jangka panjang maupun pendek yang pembuatan program-program kegiatan-kegiatan serta sarana-sarana yang diperlukan untuk keterkaitannya dengan pihak ketiga. Langkahlangkah membuat perencanaan adalah sebagai berikut : 1. Menetapkan tujuan akhir. 2. Mencari dan meneliti berbagai alternatif untuk mencapai tujuan akhir tersebut. 3. Menilai masing-masing alternatif. 4. Memilih alternatif yang terbaik. 5. Menunjuk orang-orang yang diperlukan. 6. Merinci tanggung jawab dan kekuasaan masing-masing orang yang telah ditunjuk. 7. Menguji hasil akhir operasi dengan perencanaan sebelumnya.

Fungsi Pengorganisasian (organizing) Pengorganisasian adalah pembagian tugas dan wewenang dalam koperasi diantara para pelaku yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana-rencana koperasi itu. Walaupun secara umum perangkat organisasi koperasi telah terbagi dengan jelas, yaitu yang meliputi kelengkapan organisasi koperasi, pengelola teknis koperasi, dan dewan penasehat, namun dalam melaksanakan fungsi kepengurusannya pengurus koperasi memiliki kewajiban untuk menyusun organisasi kepengurusan koperasi secara lebih rinci. Fungsi ini mengfokuskan pada cara agar target-target yang dicanangkan dapat dilaksanakan, yaitu dengan menggunakan wadah/perangkat organisasi, yang intinya adalah:

 Membentuk suatu sistem kerja terpadu yang terdiri atas berbagai lapisan atau kelompok dan jenis tugas/pekerjaan yang diperlukan.  Memperhatikan rentang kendali (span of control),  Terjaminnya sinkronisasi dari tiap bagian atau kelompok lapisan kerja guna mencapai sasaran yang ditetapkan. Khusus bagi koperasi perlu pemikiran status dan batas-batas kewenangan dan hak para anggota koperasi, yaitu adanya lembaga-lembaga rapat anggota, pengurus, dan pengawas. Ketiga lembaga tersebut merupakan tripartite dalam organisasi koperasi, dimana satu dengan yang lain pelaksanaannya terpisah, namun ketiga-tiganya perlu dibina sebagai satu keutuhan. Pengelolaan menjadi faktor penting karena alasan sebagai berikut :

1. Ada batas-batas kemampuan manusia untuk berurusan dengan manusia lain. 2. Adanya waktu yang terbatas. 3. Adanya batas-batas perhatian pada semua peristiwa dalam kegiatan usaha. 4. Pengetahuan manusia yang terbatas. Semua batas-batas di atas mengharuskan seorang Pengurus untuk

mengarahkan pembantu pembantunya. Hakikatnya, semua pegawai dalam suatu perusahaan dimanapun posisinya bertugas membantu pimpinan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mendelegasikan kekuasaan, yaitu : 1. Pengurus harus memberi kesempatan kepada orang yang diserahi tugas untuk mengeluarkan ide sendiri. 2. Pengurus harus membiarkan pegawainya membuat putusan sendiri dalam bidangnya masing-masing. 3. Pengurus harus mempunyai toleransi yang cukup bila pegawainya melakukan kesalahan. 4. Pengurus harus mempunyai kesediaan untuk mempercayai pegawainya. 5. Kesediaan pengurus untuk melakukan pengawasan secara luas.

Fungsi Pelaksanaan (actuating) Fungsi ketiga manajemen koperasi adalah fungsi pelaksanaan. Pelaksanaan adalah proses penerapan rencana-rencana koperasi oleh masing-masing fungsi atau unsure dalam organisasi koperasi. Suatu gagasan atau konsep, meskipun telah tersedia

wadah yang berupa organisasi dengan uraian-uraian tugas dan hirarkinya belum akan berjalan aktif tanpa dicetuskan pelaksanaan dari tugas-tugas dalam organisasi tersebut, Terry (1964) menyebutkan actuating means move to action. Rapat anggota sebagai lapisan teratas akan mengeluarkan kebijakan-kebijakan koperasi yang harus dilaksanakan pengurus dan pada gilirannya pengurus selaku pelaksana tertinggi akan mengeluarakan pedoman-pedoman, instruksi-instruksi kepada lapisan-lapisan kebawahnya, dan seterusnya. Demikian pula rapat anggota menerbitkan kewenangan bagi pengawas untuk mengadakan pantauan (monitoring) seberapa jauh kebijakan-kebijakan dilaksanakan pengurus. Bagaimanapun baiknya penugasan kepada lapisan bawahan, jika tanpa koordinasi antar kelompok/jenis tugas, maka hasilnya tidak akan memenuhi harapan. Lengkapnya pelaksanaan tugas-tugas harus ada koordinasi yang rapi, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran tugas atau tumpang-tindih pekerjaan. Ini semua harus dijabarkan dalam pelaksanaan berorganisasi, karena itu pada tingkat pelaksana atau kelompok pelaksana harus ada seorang atau perangkat tertentu yang mengadakan koordinasi. Hal tersebut akan terlihat dalam bagan organisasi, dimana ditentukan lapisan-lapisan koordinasi dari pelaksana. Secara bertingkat koordinasi diperlukan dari level/lapisan pelaksana paling bawah sampai yang tertinggi.

Fungsi Pengawasan (controlling) Pengawasan adalah upaya yang dilakukan oleh kewenangan yang lebih tinggi, untuk mengukur tingkat kesesuaian antara rencana yang telah ditetapkan dengan hasil yang telah dicapai, atau upaya untuk memastikan bahwa kebijakkan yang telah dirumuskan telah dilaksanakan dengan semestinya oleh bawahan. Sesuai dengan ketentuan yang terdapat dalam UU No.25/1992, pengawasan atas pelaksanaan kegiatan usaha koperasi dilaksanakan oleh pengawas, sedangkan kegiatan pengawasan terutama sekali dilakukan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan usaha koperasi. Dengan demikian pengawas diharapkan dapat mencegah atau mengurangi kemungkinan terjadinya penyalahgunaan wewenang serta penggunaan sumber-sumber ekonomi yang dimiliki oleh koperasi secara tidak bertanggung jawab. Dalam melaksanakan fungsi kepengawasannya, pengawas koperasi bisa meminta bantuan tenaga ahli untuk megungkapkan terjadinya penyalagunaan wewenang dan atau penyelewengan yang dilakukan oleh pengurus koperasi. Tenaga ahli yang dimaksud disini adalah misalnya akuntan publik. Sebagaimana diketahui, akuntan publik

memiliki kecakapan profesional untuk memeriksa kewajaran laporan keuangan yang disampaikan oleh pengurus. Selain controling tersebut dilakukan oleh pengawas, pengurus wajib mencipkatan suatu sistem pengendali atau biasa disebut build in control. Sistem kerja yang mengandung build in control perlu dijabarkan dalam organisasi, yang intinya adalah mengadakan pemisahan tiga fungsi yaitu :
y y y

Fungsi otoritas atas suatu aset, Fungsi penyimpanan aset, Fungsi administrasi aset.

Dengan kata lain ketiga fungsi tersebut terpisah satu sama lain, tidak dalam satu tangan, tapi ketiga-tiganya merupakan suatu rangkaian yang saling terkait. Contoh: dalam pengelolaan keuangan, kasir harus terpisah dengan petugas adminitrasi/pembukuan, dan petugas yang memberikan otoritas pengeluaran/penerimaan uang; demikian pula dalam pengurusan pergudangan dan inventaris lainnya. Ini semua guna menjamin agar pelaksanaan dalam organisasi bisa tertib dan teratur. Langkah-langkah yang harus diperhatikan dalam menjalankan pengawasan adalah : 1. Pembuatan ukuran atau standar, penilaian tindakan yang diharapkan berdasarkan ukuran standar, kemudian menanggulangi bila ada penyimpangan. 2. Menguji semua aktivitas orang-orang, menyimpang atau tidak berdasarkan standar. 3. Memperbaiki atau meluruskan tindakan-tindakan yang sekiranya akan berlainan dengan rencana.

PERANAN MANAJEMEN Adapun peranan managemen dalam suatu organisasi koperasi adalah :

1. membangun

dan

meningkatkan

peran

dan

partisipasi

anggota.

Anggota Koperasi sebagai modal utama dari koperasi, maju atau mundurnya kinerja koperasi akan ditentukan oleh peran aktif anggota baik sebagai pemodal (pemilik), nasabah (konsumen) serta sebagai penerima manfaat atau dengan kata lain Anggota adalah Raja. Ini adalah realita dalam perkoperasian karena anggota sebagai pemilik koperasi memberikan makna bahwa anggota memiliki hak penuh menentukan diterima atau disetujuinya perencanaan usaha yang diajukan oleh Pengurus dan Pengawas dalam forum Rapat Anggota. Sikap loyal anggota karena memiliki koperasi dapat ditumbuhkan

melalui kegiatan perencanaan usaha koperasi sejak awal, program kegiatan pendidikan dan pelatihan untuk anggota yang terpola dan berkesinambungan. Hal ini selain membuka cakrawala wawasan bagi anggota koperasi juga membangun watak koperasi.

2. membangun kemampuan Pengelola dan kaderisasi. Pengelola atau pengurus koperasi (termasuk juga jajaran struktural dibawahnya) harus memiliki kemampuan kepemimpinan, kewirausahaan, professional serta terutama

memiliki kejujuran. Pengurus dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya mampu menghasilkan pelayanan yang dapat memberikan manfaat kepada anggotanya (baik aspek manfaat fisik, ekonomi maupun manfaat psikologis). Manajemen koperasi difokuskan menjadi manajemen yang efisien dan efektif, dan memiliki nilai-nilai manajemen sesuai jati diri koperasi, serta memiliki Pedoman Pengelolaan Organisasi dan Bisnis Koperasi atau System Operating & Prosedure.

3. Memiliki kesehatan keuangan Keberhasilan dan kegagalan koperasi dapat dilihat sehat atau tidaknya keuangan koperasi, tingkat kesehatan keuangan koperasi mencerminkan juga kesehatan usaha, organisasi, manajemen serta sehatnya kualitas pelayanannya kepada anggota. Keadaan keuangan dilaporkan secara berkala sesuai kaidah-kaidah akuntansi, terbuka dan bertanggung jawab. Untuk itu peran aktif Pengurus membangun koordinasi pengawasan (internal) dengan Badan Pengawas Koperasi harus menganut system pengawasan atau

pendeteksian dini (early warning system), mengkoreksi dan memperbaiki sedini mungkin masalah keuangan koperasi sebelum kerugian menjadi beban yang harus dipikul oleh anggota karena kesalahan prosedural (mismanagement) olehpengelola.

4. membangun kemitraan antar koperasi dan kemitraan koperasi dengan pihak Badan Usaha lain. Menghadapi trend bisnis (era pasar bebas) dan kemajuan teknologi yang semakin pesat, koperasi sejak dini sudah harus melakukan penyesuaian dan antisipasi pengembangan usahanya dengan melakukan kerjasama antar koperasi (membangun sinergi) untuk memiliki bargening position dengan mengutamakan kekuatan pasar (captive market) anggotanya; karena Keberhasilan hanya dapat diraih secara bersama untuk

Kepentingan yang sama, saat ini momentum untuk mewujudnyatakan kekuatan yang dimiliki koperasi melalui kerjasama kemitraan.

Mendorong koperasi juga menjalin kerjasama kemitraan dengan pihak lain, seperti Badan Usaha milik Negara/Daerah, swasta dalam negeri maupun swasta asing, perlu dilaksanakan secara sungguh-sungguh, agar koperasi dapat dan mampu memasuki perdagangan international, maupun dapat secara bersama-sama membangun jejaring usaha.

5. Peran Interpersonal Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;  Figurehead / Pemimpin Simbol Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.  Leader / Pemimpin permasalahan yang muncul.  Liaison / Penghubung Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal. : : :

Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi

6. Peran Informasi Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;  Monitor / Pemantau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.  Disseminator / Penyebar Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.  Spokeperson / Juru Bicara Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar. : : :

Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau

7. Peran Pengambil Keputusan Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;  Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.  Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul. :

 Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.  Negotiator / Negosiator

: Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

Fungsi-Fungsi dan peran Manajemen Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu: Sampai saat ini, masih belum ada konsensus baik di antara praktisi maupun di antara teoritis mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen, sering pula disebut unsurunsur manajemen. 1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. 2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus

mengerjakannya,

bagaimana

tugas-tugas

tersebut

dikelompokkan,

siapa

yang

bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil. 3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha Fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut: Planning Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut : 1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ? 2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ? 3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ? 4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ? 5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ? 6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ? Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. 1. Bentuk-bentuk Perencanaan a. Tujuan (objective) Tujuan merupakan suatu sasran di mana kegiatan itu diarahkan dan diusahakan utuk dicapai dalam jangka waktu tertentu. b. Kebijakan (policy) Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan untuk mencpai tujuan. c. Strategi Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa factor seperti ketepatan waktu, ketepatan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya. d. Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang e. Aturan (Rule) Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur. f. Program Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya adanya tindakan. Biasanya program dibuat dua macam, yakni program umum dan program khusus. 2. Kegunaan Perencanaan Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah : a. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang b. Mengarahkan perhatian pada tujuan c. Memperingan biaya d. Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan 3. Langkah-langkah penyusunan perencanaan Langkah-langkah yang yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah a. Menetapkan tujuan b. Menyusun anggapan-anggapan (premising) c. Menentukan berbagai alternatif tindakan d. Mengadakan penilaian terhadap alternative tindakan yang sudah dipilih e. Mengambil keputusan f. Menyusun rencana pendukung Organizing Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran. Leading Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu : Mengambil keputusan Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.

 Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak. Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan. Directing/Commanding Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benarbenar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan semula. Motivating Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang diinginkan oleh atasan. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif. a. Motivasi positif Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menambahkan penambahan tingkat keputusan tertentu, missal : dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan, mencitakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tenteram dan jenak bekerja, dan sebagainya. b. Motivasi negatif Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan caramenakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Motivasi diharapkan dapat mebjadi perangsang untuk meningkatkan kreativitas seseorang. Dalm halini, perlu diperhatikan masalah-masalah seperti berikut ini : 1) Kreativitas dipandang sebgai dasar penentuan kualitas seseorang. 2) Masalah kretivitas ini muncul bilamana seseorang menghadapi problema yang memerlukan pemecahan.

Coordinating Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi. Controlling Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan semula. 1. Langkah-langkah pengawasan a. Menciptakan standard Standard merupakan suatu kriteria untuk mengukur hasil pekerjaan yang sudah dilakukan. Bentuk standard dapat dibedakan kedalam dua macam bentuk, yaitu standard kuantitatif dan standard kualitatif. Standard kuantitatif merupakan suatu standard yang dinyatakan di dalam satuan-satuan tertentu. Standard kualitatif dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh, dan sebagainya. b. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi. c. Melakukan tindakan koreksi Urutan-urutan kegiatan yang harus dilaksanakn dalam pengambilan tindakan koreksi ini adalah : 1) Menghayati masalah-masalah yang dihadapi. 2) Mencari kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan. 3) Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinan tersebut. 4) Menentukan cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat. Dalam mengadakan pengawasan dengan melakukan langkah-langkah di atas, perlu terlabih dulu mencari informasi yang dibutuhkan. 2. Syarat-syarat pengawasan yang baik Untuk menjalankan pengawasi dengan baik, diperlukan beberapa syarat yakni: a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas). b. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.

c. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan. d. Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuia dengan standard yang digunakan. e. Pengawasan harus luwes atau fleksibel. f. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. g. Pengawasan harus ekonomis. h. Pengawasan harus mudah dimengerti. i. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi Reporting Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsifungsi kepada pejabat yang lebih tinggi. Staffing Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi. Forecasting Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan. Activating Activating atau pelaksanaan adalah suatu fungsi manajemen berupa bentuk kegiatan kerja nyata dalam suatu kegiatan manajemen. Innovating Innovating merupakan fungsi manajemen berupa penelitian, pengembangan, dan / atau perekayasaan yang bertujuan mengembangkan penerapan praktis nilai dan konteks ilmu pengetahuan yang baru, atau cara baru untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang telah ada ke dalam produk atau proses produksi. Representing

Representing adalah fungsi manajemen berupa adanya kesamaan dalam hal pengerjaan tugas. Budgeting Budgeting merupakan fungsi manajemen berupa pengikhtisaran sistem anggaran keuangan. Baik itu sistem keuangan untuk jangka pendek, menengah, dan panjang. Assembling Assembling merupakan fungsi manajemen dimana terjadi pengurutan-pengurtan dalam hal kegiatan yang berhubungan dengan manajemen itu sendiri. Resources Resources merupakan fungsi manajemen berupa pemanfaat sumber daya yang ada, baik itu SDA atau SDM sehingga terjadi ketepatgunaan. Actuating Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership). Communication Communication merupakan suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Dalam hal ini komunikasi yag terjadi diantara hierarki kepemimpinan. Decision Making Dicision Making merupakan fungsi manajemen yang dapat dianggap sebagai suatu hasil atau keluaran dari proses mental atau kognitif yang membawa pada pemilihan suatu jalur tindakan di antara beberapa alternatif yang tersedia. Setiap proses pengambilan keputusan selalu

menghasilkan satu pilihan final . Keluarannya bisa berupa suatu tindakan (aksi) atau suatu opini terhadap pilihan. Improving Improving adalah salah satu fungsi manajemen dalam hal peningkatan mutu kegiatan, kepemimpinan, kerjasma, dan lain-lain.

y Fungsi-fungsi Manajemen Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melakukan lima fungsi-fungsi manajemen yang utama. Pertama, majer merencanakan (Plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian mengorganisasikan (Organize) untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staff (Staffing) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasional secara optimal.

Tingkat Manajer mempengaruhi fungsi manajemen Menurut Fayol

Strategic Planning Level Management Control Level Operational Control Level

Plan
Direct Control Staff Organize Plan

Organize
Control Staff Control Direct

Direct

Staff Organize Plan

PERAN MANAJEMEN, menurut Henry Mintzberg 1. Peran Interpersonal : peran hubungan personal dapat terdiri dari : = figur kepala (figur head) : manajer mewakili organisasi untuk kegiatan diluar organisasi. =pemimpin(leader) : manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahanbawahannya.= penghubung (liaison) : manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen. 2. Peran Informational : peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator) informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan2 tentang informasi yg dimilikinya. 3. Peran decisional : yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber2

dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

Falsafah Manajemen Terpadu

Jumat, 27 Agustus 2010 09:19 Administrator Dr. W. Edward Demings meletakkan kerangka pemikiran dalam perbaikan mutu secara berkelanjutan yang terdiri dari hal-hal berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Reaksi berantai untuk perbaikan kualitas Transformasi Organisasi Peran Esensial Pimpinan Hindari praktik-orakti Manajemen yang Merugikan Penerapan System of profound knowledge

1. Reaksi Berantai untuk Perbaikan Kualitas Reaksi berantai tersebut menyatakan bahwa perbaikan kualitas akan meningkatkan kepuasan pelanggan dalam hal produk dan jasa yang sekaligus akan mengurangi biaya produksi sehingga meningkatkan produktivitas organisasi. 2. Transformasi Organisasi Di sini kemampuan untuk mencapai perbaikan yang penting dan berkelanjutan menuntut perubahan dalam nilai-nilai yang dianut, Selain itu, proses kerj dan struktur kewenangan dalam organisasi perlu dibenahi. 3. Peran Esensial Pemimpin

Kepemimpinan mempunyai peran strategis dalam upaya perbaikan kualitas. Setiap anggota organisasi harus memberikan konstribusi penting dalam upaya tersebut. Namun, setiap upaya perbaikan yang tidak didukung secara aktif oleh pimpinan, komitment, kreatifitas, maka lama-kelamaan akan hilang. 4. Hindari Praktik-Praktik Manajemen yan Merugikan Setiap keputusan yang didasarkan pada pandangan jangka pendek, sempit dan terkotakkotak, akhirnya akan merugikan organisasi. Beberapa contoh pandangan tersebut adalah: a. tidak terdapat tujuan yang tetap (constancy of purpose) yaitu tujuan menuju perbaikan kualitas demi kelangsungan hidup dan perkembangan organisasi. b. Hanya memikirkan keuntungan jangka pendek, dan c. Sering berganti-ganti kegiatan. 5. Penerapan System of profound Knowledge Penerapan system tersebut meliputi empat disiplin berikut: a. Orientasi pada System ( System Oriented) Pada setiap upaya menuju perbaikan kualitas itu, hendaknya kita mengembangkan kecakapan untuk mengindra dan mengelola interaksi antara berbagai komponen organisasi. Orientasi ini meliputi focus pada kinerja (performance) total organisasi. Bukan hanya memusatkan perhatian pada usaha memaksimalkan hasil komponen organisasi tertentu secara parsial, akan tetapi harus keseluruhan organisasi. b. Teori Variasi Perlu dikembangkan kecakapan untuk menggunakan data dalam proses pengambilan keputusan. Pengertian atas variasi data akan dapat membantu pengambil keputusan untuk mengetahui kapan harus melakukan perubahan-perubahan dalam suatu system guna memperbaiki kinerja, dan mengetahui kapan perubahan-perubahan yang dibuat dapat memperburuk kinerja. c. Teori Pengetahuan Penguasaan teori pengetahuan akan membantu kita untuk mengembangkan dan menguji hipotesis (praduga) guna memperbaiki kinerja organisasi. Jadi, teori pengetahuan akan membantu kita untuk mengetahui: 1) Apa yang dikehendaki oleh pelanggan (customer), 2) Seberapa jauh oerganissasi dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan, 3) Faktor-faktor penting apa yang mempengaruhi kualitas. 4) Apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kualitas, 5) Apakah pelanggan mengetahui perubahan yang terjadi mengenai kinerja organisasi dan

6) Apa kebutuhan dan harapan baru bagi pelanggan. d. Psikologi Perlu dikembangkan kecalkapan untuk mengerti dan menerapkan konsep-konsep yang berkaitan dengan perbedaan individu dalam organisasi, dinamika kelompok, proses belajar dan proses perubahan guna mencapai perbaikan kualitas. Konsep sekolah bermutu (unggul) perlu ada dalam konsep setiap kepala sekolah. Kepala Sekolah perlu memahami TQM sebagai suatu falsafah, metode, teknik dan strategi manajemen untuk perbaikan mutu sekolah, karena kinerja organisasi sekolah senantiasa dinilai masyarakat dalam situasi yang makin maju. Kepala Sekolah dan para guru perlu memahami harapan masyarakat terhadap sekolahnya. Apa hakikat keberadaansekolah yang diharapkan masyarakat? Bagaimana membuat sekolah menjadi efektif agar harapan pelanggan pendidikan tercapai?

TUGAS DAN PERANAN MANAJER KOPERASI Tugas manager antara lain : 1. Melaksanakan kebijakan operasional yang telah ditetapkan Pengurus. 2. Memimpin dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan kegiatan di unit unit usaha. 3. Membimbing dan mengarahkan tugas tugas karyawan yang dibawahnya seefisien mungkin menuju karyawan yang berkualitas. 4. Mengusulkan kepada pengurus tentang pengangkatan dan atau pemberhentian karyawan dalam lingkungan tugasnya. 5. Menyusun Program Kerja dan RAPBK tahunan untuk disampaikan kepada pengurus sebelum dimulainya rencana dan anggaran yang baru, dan selanjutnya evaluasi sekaligus perencanaan bagi pengurus untuk disampaikan dalam Rapat Anggota. 6. Membuat laporan pertanggungjawaban kerja secara tertulis setiap akhir bulan and tahun. 7. Melaksanakan dokumen-dokumen usaha atau organisasi koperasi.

Peranan Manager dalam Koperasi P er a na n ma na j er da l a m kop er a s i a da l a h s es ua t u ya ng p ent i ng di ma na sistematika kerja yang baik dapat terbentuk apabila peranan manajer dijalankan dengan baik dan penuh tanggung jawab terhadap pencapaian tujuan organisasi. Peranan manajer koperasi: 1. membuat rencana ke depan sesuai dengan ruang lingkup dan wewenangnya; 2. mengelola sumberdaya secara efisien (meliputi SDA, SDM , Sdmodal) 3. bertindak sebagai pemimpin dan mampu melaksanakan kerjasama dengan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi (to get things done by working with and through people). 4. memberikan perintah karyawan yang dibawahnya. 5. Sebagai saluran komukasi antara individu-individu yang didalam organisasi maupun luar organisasi. 6. Sebagai penanggung jawab atas pengelolaan suatu koperasi (penyimpangan yang terjadi, atau tindakaan-tindakan yang dilakukan oleh invidu yang dibawahnya). Keberadaan manajer dalam koperasi diharapkan usaha koperasi akan dapat berkembang lebih maju. Manajer diperlukan bagi koperasi : 1. Untuk mengelola usaha koperasi memerlukan keahlian sesuai dengan bidang usaha koperasi, selain untuk menunjang fungsi pengurus yang umumnya dipilih oleh anggota berdasarkan atas kepercayaan. 2. Keterampilan dala m mengelola sangat dibutuhkan untuk melakukan ol e h

penyesuaian dengan cara me n ga nt is i pa s i

p er uba ha n- p er ub a ha n,

ka r e na i t u s e or a ng ma na j er ha r us me mi l i ki kr ea t if i t a s ya ng t i ng gi , i nova s i - i nova s i , f l e ks i bi l i t a s s ehi n g ga a ka n me mba nt u da l a m

me mu da hka n p e me c a ha n ma s a la h 3. Manajer dalam koperasi diharuskan mampu merumuskan petunjuk kerja dengan baik dan memberikan pengarahan yang sistematis mengenai cara kerja yang ha r us di l a ku ka n ol eh ka r ya wa n ma ka a ka n t er ci pt a nya s ua t u

ke s a ma a n perilaku tugas dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan pada koperasi 4. Manajer juga harus mampu menerapkan manajemen yang baik berkaitan dengan segala bentuk tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya agar tidak terjadi kesimpang siuran dalam pelaksanaan pekerjaan.

5. Pengurus umumnya tidak dapat mencurahkan tenaga atau pikirannya secara penuh dalam koperasi, karena biasanya pengurus memiliki tugas pokoknya, sehingga manajer diperlukan untuk mengoperasionalisasikan usaha koperasi lebih efektif dan mencapai tujuannya. 6. Mengembangkan kepercayaan atas kekuatan dan kemampuan koperasi sendiri dalam kegiatan-kegiatannya.