MANAJEMEN KEPANITIAAN

1. Definisi Sekumpulan individu yang dipilih untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu dalam suatu acara yang direncanakan oleh suatu organisasi 2. fungsi umum kepanitiaan Membuat dan merencanakan format, desain acara Menyempurnakan organisasi panitia Membangun koordinasi dan kerja sama Menetapkan keputusan operasional Melakukan inventarisasi, publikasi dan dokumentasi Melaksanakan tahap-tahap acara Upgrading, peningkatan dan evaluasi 3. tahapan pembentukan kepanitiaan Menetapkan tujuan ,sasaran serta target acara dan kepanitiaan Observasi dan penyusunan proposal Menetapkan Sterring Committee (SC) Menetapkan Organizing Comitee (OC) Merekrut anggota kepanitiaan Menegeluarkan SK legitimasi 4. Sterring Committee (SC) Penghubung antara organosasi penyelenggara dengan OC Merumuskan format dan desain acara (susunan acara, tema, materi dan pemateri, waktu acara) Menetapkan time schedule atau grand desing Menetapkan tugas umum OC Mengawasi dan mengarahkan kerja OC Memberikan evaluasi kepanitiaan 5. Organizing Comitee (OC) Mengadakan koordinasi dengan SC Memahami Format dan desain acara Membuat perencanaan operasional Mengadakan konsolidasi internal Mengimplementasikan susunan acara sesuai yang disusun SC Menetapkan keputusan operasional Mengadakan evaluasi teknis

6. struktur kepanitiaan (Secara Umum) ketua sekretaris bendahara seksi kestari seksi acara seksi perlengkapan seksi humas dan dana seksi publikasi, dekorasi dan dokumentasi seksi kesehatan dan keamanan seksi konsumsi dan seksi-seksi yang lain (transportasi, akomodasi) 7. Job Description (gambaran kerja) ketua Berkordinasi dengan sc mengenai teknis kegiatan Memimpin dan mengkordinasi kepanitiaan (termasuk menentukan waktu rapat) Memimpin rapat Mengkordinasi setiap insirasi dan aspirasi Mengevaluasi kinerja anggota Membangun system kerjasama yang solid Menyelesaikan permasalahan semaksimal mungkin Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan Sekretaris Mengatur persiapan ratap (tempat dan peralatan yang diperlukan; whiteboard, spidol dan penghapus) Membuat presensi rapat panitia Melaksanakan notulensi rapat Mengeluarkan dan mengumpulkan surat Menjadi pusat dan lalu lintas informasi kepanitiaan Membuat laporan kegiatan Bendahara Menyimpan dan mengatur pemakaian dana keuangan Melaporkan kondisi keuangan setiap kali rapat kepanitiaan Membuat laporan keuangan

Seksi Acara Membuat time schedule Mengatur susunan acara dan teknis pelaksanaan acara yang telah ditetapkan (contoh susunan acara terlampir) Bertanggung jawab atas jalanya acara Menyiapkakn bahan dan personal teknis pelaksanaan acara (korlap,materi, pemateri,petugas, dan peserta) Menghubungi pemateri Menyediakan cendramata pemateri Menentukan tempat penyelenggaraan acara Mendata undangan yang akan hadir pada saat acara pembukaan Mengevaluasi jalannya acara dan membuat laporan Mendata barang-barang yang diperlukan (lcd, wireless, mic, meja kecil, dll) Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi Kestari Membuat time schedule Membuat proposal permohonan dana Mengumpulkan time schedule dari masing-masing seksi dan dipublikasikan kepanitia Berkordinasi dengan sekretaris dalam melaksanakan tuga-tugasnya Membuat surat-surat yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (surat permohonan spanduk, permohonan menjadi pembicara, permohonan peminjaman tempat dll) Mengadakan fotocopy (jika ada) Menyiapkan kelengkapan panitia (bedge, sertifikat, notebook, pulpen) Menangani regestrasi peserta bersama seksi acara Menyediakan ATK Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi perlengkapan Membuat time schedule Mendata dan menyiapkan barang-barang yang dibutuhkan oleh seluruh seksi (kabel rool, genset, lampu, meja, jarik, lcd, sound system dll) Bertanggung jawab atas keberadaan barang-barang Menyediakan tempat kegiatan Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan

Seksi Publikasi, dekorasi dan dokumentasi Membuat time schedule Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan (spanduk, pamphlet, poster, baleho, iklan dll) Mendekorasi tempat acara Melakukan dokumentasi setiap acara termasuk persiapan acara Mendata barang-barang yang diperlukan dan mem PJ kan ke anggota (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan) Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi konsumsi Membuat time schedule Menyediakan konsumsi panitia, peserta dan para undangan Merencanakan teknis pemberian konsumsi Mendata barang-barang yang diperlukan (kalau bisa tanpa bantuan perlengkapan) Mendata barang-barang yang diperlukan Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi kesehatan dan keamanan Membuat time schedule Mendata dan meyiapkan obat-obatan yang diperlukan Memberikan layanan kesehatan kepada panitia dan peserta Bertanggung jawab atas keamanan selama acara berlangsung Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan Seksi humas dan dana Membuat time schedule Menyebar undangan Menentukan tujuan proposal (permohonan dana ke pemkot bontang, ke hotel bumi sinyiur, ke pertamina, ke LNG dll) Menyebar proposal dan mengeceknya kembali (di PJ kan kesetiap anggota) Menyebarkan list sumbangan dana kepada panitia (jika perlu) Mengevaluasi dan Membuat laporan kegiatan