BAGIAN II : PERENCANAAN STRATEGIK SDM

2.1. HUBUNGAN PERENCANAAN SDM DENGAN PERENCANAAN STRATEGIK BISNIS, TAKTIKAL, DAN OPERASIONAL

Perencanaan Sumber Daya Manusia (HR Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan.

Strategi merupakan perumusan dari misi perusahaan, tujuan dan sasaran termasuk rencana kegiatan untuk mencapai tujuan, sasaran, dan secara eksplisit mempertimbangkan aspek persaingan, dan pengaruh faktor lingkungan. Strategi sumber daya manusia adalah seperangkat prosesproses aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah bisnis yang terkait dengan manusia (people-related business issue).

Strategi bisnis di masa yang akan datang dipengaruhi perubahan kondisi lingkungan menuntut manajer (pimpinan) untuk mengembangkan program-program yang mampu menterjemahkan current issues dan mendukung rencana bisnis masa depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya manusia dapat membangun perencanaan bisnis yang akhirnya menentukan kebutuhan SDM. Beberapa faktor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan perencanaan SDM, antara lain : globalisasi,
Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

28

kemajuan teknologi, pertumbuhan ekonomi, dan perubahan komposisi angkatan kerja.

Integrasi perencanaan sumber daya manusia dengan perencanaan strategik memudahkan organisasi melakukan keputusan dilakukannya merger, international operations, dan corporate entrepreneurrism.

Bagan berikut ini menggambarkan hubungan antara perencanaan strategic bisnis perusahaan dengan strategic SDM nya :

RENCANA STRATEGIK DAN TAKTIKAL ORGANISASI

PERENCANAAN STRATEGIK SDM

FUNGSI MSDM
. Pengadaan
. Pengembangan . Kompensasi . Pengintegrasian . Pemeliharaan . Pemisahan

KEBUTUHAN SDM (KUALITAS DAN KUANTITAS)

KETERSEDIAAN SDM SESUAI KEBUTUHAN

Gambar . Keterkaitan Perencanaan Strategik SDM Dengan Perencanaan Strategik Bisnis

Manzini (1996); untuk merancang dan mengembangkan perencanaan SDM yang efektif, terdapat 3 (tiga) tipe perencanaan yang saling terkait dan merupakan suatu kesatuan sistem perencanaan tunggal : 1. Strategic planning yang bertujuan untuk mempertahan-kan kelangsungan organisasi dalam lingkungan persaingan. 2. Operational planning yang menunjukkan demand terhadap SDM.
29

Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

3. Human resoures planning yang digunakan untuk memprediksi kualitas dan kuantitas kebutuhan sumber daya manusia dalam jangka pendek dan jangka panjang yang menggabungkan program pengembangan dan kebijakan SDM. Perlu dilakukan integrasi antara perencanaan sumber daya manusia dengan perencanaan strategik dan operasional adalah untuk mengidentifikasikan human resources gap antara demand dan supply, untuk menciptakan proses yang memprediksi demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitas dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program SDM.

Bagan berikut ini menjelaskan mengenai hubungan perencanaan SDM dengan strategi perusahaan :

BUSINESS PLANNING PROCESS

STRATEGIC PLANNING LONG-RANGE PERSPECTIVE

OPERATIONAL PLANNING MIDDLE-RRANGE PERSPECTIVE

BUDGETING ANNUAL PERSPECTIVE

HUMAN RESOURCES PLANNING PROCESS

ISSUES ANALYSIS

FORECASTING REQUIREMENTS

ACTION PLANS

Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

30

Strategi SDM dalam praktek organisasi dilakukan dengan pertimbangan sampai seberapa jauh departemen SDM memperhatikan : 1. People issues business (HR concern) 2. Menggunakan orientasi isu dalam memutuskan mobilisasi SDM-nya (key-issues oriented) 3. Melibatkan manajer lini pada masalah-masalah sumber daya manusia (involving line managers)

Ada 6 (enam) unsur penting dalam pendekatan strategik manajemen sumber daya manusia : 1. Pemahaman tentang Pengaruh Lingkungan Luar 2. Pemahaman Pengaruh Dinamika dan Persaingan Pasar Kerja 3. Fokus Jangka Panjang 4. Fokus terhadap Pilihan dan Pengambilan Keputusan 5. Pertumbuhan Seluruh Personil 6. Integrasi dengan Strategi Perusahaan Cascio (1995); Strategic Planning (Perencanaan Strategi) dalam berkaitan dengan Issues Analysis dalam HR Planning yang berkaitan dengan kebutuhan-kebutuhan bisnis pada masa yang akan datang, faktor-faktor eksternal, penawaran internal, dan analisis implikasi manajemen.

Perencanaan strategic biasanya untuk jangka panjang (antara 2 sampai 5 tahun atau lebih). Perencanaan Taktikal Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan Jangka Menengah ( 1 sampai dengan 2 tahun). Perencanaan yang bersifat operasional berkaitan dengan program MSDM, yaitu rekruitasi, pengembangan, kompensasi, dan program lainnya sesuai kebutuhan baik eksternal maupun internal perusahaan/organisasi
Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

31

2.2.

METODE PERAMALAN SUMBER DAYA MANUSIA

Perencanaan merupakan SDM suatu dengan cara menggunakan melakukan

Metode Peramalan

untuk

prediksi yang lebih menitikberatkan secara kuntitatif, yaitu

jumlah

SDM

yang

dibutuhkan

organisasi/perusahaan.
Customers Customers Random plans customers Products life cycle variation plans Competitors efforts Business and prices cycle Customers confidence and attitude Inputs THE COMPANY Outputs DEMAND Time of the year Quality

Effects on Company Advertising Sales effort

Credit policies Design of goods or Reputation services for services

FIGURE. SOME FACTORS THAT AFFECT DEMAND FOR A COMPANYS PRODUCT OR SERVICE

Metode ini hanya dapat digunakan apabila organisasi/ perusahaan memiliki data kuantitatif yang lengkap sesuai dengan variabel yang akan dipergunakan dalam memprediksi.

Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

32

Variabel pertama adalah jumlah SDM selama beberapa tahun sebagai prediktor, dan variabel lain sebagai kriterium, seperti variabel/data produksi dan penjualan, laba,

volume dan beban kerja, dan lain-lain.

Dengan menggunakan variabel yang bersifat skala ukur rasio atau interval (kuantitatif), maka prediksi tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan

perhitungan

statistik yang relevan.

Prediksi tentang jumlah (kuantitatif) berupa permintaan (demand) melalui perhitungan statistik, jika diterapkan sebagai keputusan, pada dasarnya merupakan keputusan yang memiliki tingkat keakuratan tinggi (certainty).

Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

33

Forecast

Subjective or qualitative approach

Field sales force Jury of Executive Delph i metho d Smoothing

Quantitative or statistical approach

Causal or explanatory Time Series

Users expectation

Decomposition

Additive Moving Average

Multiplicative

Single exponential smoothing

Double exponential smoothing

FIGURE. BREAKDOWN OF FORECAST METHODS OR MODELS

Tehnik-tehnik dalam Metode Kuantitatif tersebut antara lain :

1. Tehnik Rata-Rata Bergerak (Moving Average) 2. Tehnik Eksponen Penentu (Exponential Smoothing) 3. Tehnik Proyeksi Kecenderungan (Trend Pojection) 4. Tehnik Regresi (Regression) 5. Tehnik Programming). 6. Model Perkiraan Hambatan (Actuarial Model) 7. Tehnik Matrik Peluang (Probability Matrix) 8. Tehnik Simulasi (Simmulation) 9. Model Markov dengan Urutan Prioritas (First-Order Markov Model). 10. Model Semi Markov (Semi-Markov Model). Program Hubungan Linear (Linear

Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

34

Beberpa

karakteristik

perhitungan

kuantitatif

dalam memprediksi permintaan (demand) SDM sebagai berikut :

1.

Metode kuantitatif cocok digunakan untuk

perusahaan berskala besar dan menengah, karena jumlah dan jenis jabatan/pekerjaan cukup banyak dan bervariasi, sehingga kebutuhan SDM akan cukup besar. Untuk permintaan SDM biasanya dilakukan secara berkala, misalnya 3 atau 4 tahun sekali, dengan tidak menutup kemungkinan setiap tahun terjadi permintaan SDM yang tiba-tiba di luar perencanaan, karena beberapa sebab atau alasan, khususnya

terdapatnya jabatan atau pekerjaan yang kosong yang harus segera diisi.
2.

Metode kuantitatif memerlukan atau hanya

dapat digunakan apabila data kuantitatif dari variabel lain diasumsikan berkorelasi dengan atau berpengaruh pada prediksi permintaan SDM, dan harus tersedia lengkap selama beberapa tahun (masa lalu). 3. Prediksi permintaan SDM secara kuantitatif

hanya akurat dilakukan dalam kondisi lingkungan bisnis normal.

Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

35

4.

Penggunaan di lingkungan perusahaan multi cenderung harus menghadapi hambatan

nasional

berupa karakteristik budaya yang berbeda-beda antar negara tempat perusahaan budaya yang melakukan operasional bisnis. Hal lain adanya iklim bisnis, yaitu kondisi ekonomi atau moneter suatu negara. 5. Tehnik perhitungan umum, kuantitatif secara memiliki rasional

keterbatasan

karena

keberhasilan bisnis tidak sekedar ditentukan oleh jumlah eksekutif sebagai pelaku bisnis yang

mempunyai wewenang dalam pembuatan keputusan, tetapi ditentukan oleh kualitas dan sifat

kompetitifnya. 6. Tidak ada tehnik di dalam metode kuantitatif

dan juga metode kualitatif yang terbaik. Setiap tehnik dan metode memiliki kelemahan dan kelebihannya masing-masing.

Banyak

organisasi/perusahaan

tidak

sepenuhnya

menggunakan Metode Kuantitatif dalam Perencanaan SDM dalam memprediksi permintaan SDM, karena

untuk

menentukan kualifikasi dengan metode kuantitatif rendah kemampuannya, untuk mengisi jabatan manajerial tidak

Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

36

tergantung hanya pada kecukupan jumlahnya, tetapi juga kualitasnya.

Di samping metode kuantitatif, perlu digunakan juga Metode Kualitatif dalam Perencanaan SDM untuk prediksi permintaan SDM dengan menetapkan kualifikasi SDM

yang dibutuhkan.

Metode

Kualitatif

merupakan

proses

memprediksi

permintaan SDM di masa mendatang dengan mempergunakan pengalaman, keyakinan, intuisi, keahlian mengestimasi

jumlah dan kualifikasi SDM tanpa menggunakan data kuantitatif, artinya tidak dianalisis dengan menggunakan perhitungan statistik.

Tehnik dengan menggunakan Metode Kualitatif yang banyak dipakai adalah Tehnik Delphi yang terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu :
1.

Tehnik Kelompok Besar (Large Group); tehnik ini

dilakukan dengan menghimpun masukan tentang cara memprediksi dihubungan dengan kondisi

organisasi/perusahaan dari para ahli dan/atau pakar yang

Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

37

berpengalaman dalam bidang SDM dan dalam bisnis yang relevan.

2.

Tehnik Kelompok Kecil (Nominal Group Techniques);

tehnik ini dilakukan melalui diskusi secara bertatap muka antar sejumlah kecil para ahli (expert) dalam bidangnya masing-masing di lingkungan sebuah

organisasi/perusahaan untuk memprediksi permintaan SDM di masa depan.

Materi Perencanaan dan Audit SDM/MM/Ikopin/Lies

38