Contoh minit Mesyuarat Bulanan Persatuan

TARIKH : 22hb. Mei 2010 ( Sabtu ) MASA : 9.00pm ~ 11.45pm TEMPAT : Bilik Gerakan Surau Temenggong KEHADIRAN : 08 / 17 ( 47% ) TIDAK HADIR : 1. En. Zubir bin Othman ( Timb. Pengerusi ) Urusan Keluarga di N.Sembilan 2. En. Lok Hon Long ( N.Pengerusi 1 ) Kerja 3. En. Chan Chee Meng ( N.Pengerusi 2 ) Tiada Info 4. Pn. Zainab bt. Majid ( Pen. Setiausaha ) Urusan Keluarga 5. En. Abdullah Hashim ( Ajk ) Urusan di Kluang 6. En. Mohd. Duaris Onn ( Ajk ) Urusan Peribadi 7. Pn. Zalina bt. Nasha ( Ajk ) Tidak Sihat 8. Pn. Faridah bt. Mohyin ( Ajk ) Tidak Sihat 9. Pn. Norhasidah bt. Yunos ( Ajk ) Ada Kematian

AGENDA MESYUARAT: 1.KATA ALUAN PENGERUSI (EN. ADZMAN B. MOHD TAIB). 1.1 Pengerusi memulakan mesyuarat dengan bacaan umul kitab, surah Al Fatihah. 1.2 Mengucapkan terimakasih kepada semua ahli jawatankuasa yang hadir. 1.3 Melahirkan rasa dukacita dengan kehadiran ahli jawatankuasa pada mesyuarat ke-2 ini ( 47% ) 1.4 Mengharapkan semua ajk dapat memaklumkan lebih awal jika tidak dapat hadir.

1.5 Menjelaskan segala perbincangan dan cadangan pada mesyuarat kali ini tidak dapat diputuskan disebabkan kehadiran tidak mencapai 50%. 1.6 Pengerusi menjelaskan berkaitan yuran keahlian yang dicadangkan oleh En. Razak, setelah merujuk kepada Pendaftar Pertubuhan, perkara tersebut hanya dapat diputuskan oleh ahli dalam Mesyuarat Agung. 1.7 Memaklumkan Persatuan telah berjumpa dengan Pengerusi serta Setiausaha Belia 4B Kulai berkaitan status gelanggang Futsal Setiausaha akan menjelaskan perkara tersebut. 1.8 Memaklumkan juga pihak Persatuan telah berjumpa dengan jawatankuasa JMB bersama Pesuruhjaya Bangunan serta pihak Konsultan bagi membincangkan masalah penduduk Setiausaha akan jelaskan.

2. LAPURAN MINIT MESYUARAT AJK KALI PERTAMA OLEH SETIAUSAHA ( EN. MAT AZMAN B. AMRAN ) 2.1 Lapuran Minit Mesyuarat ajk kali yang pertama pada 12hb. April 2010 adalah seperti dilampiran dan salinan telah diedarkan kepada semua Ahli Jawatankuasa.

3. LAPURAN KEWANGAN OLEH BENDAHARI ( EN. AZAMAN B. ALIAS ) 3.1 Penyata Kewangan Persatuan bagi tarikh berakhir 30hb April 2010 adalah seperti salinan yang diedarkan kepada semua ahli jawatankuasa yang hadir.

4. PERKARA BERBANGKIT 4.1 Perkara 5.1.4 dlm Mesyuarat-1, cadangan dari Timbalan Pengerusi, En. Zubir berhubung permohonan kad kuasa bagi

menangani masalah sosial.

Komen: 1. Pengerusi Surau, En. Abdullah Jalil menjelaskan beliau telah berjumpa dengan pihak Jabatan Agama dan beliau dimaklumkan bahawa kad kuasa tersebut tidak boleh dikeluarkan. 2. Setiausaha akan meminta pandangan Timb. Pengerusi berhubung perkara tersebut bagi tindakan selanjutnya.

4.2 Perkara 5.1.7 dlm Mesyuarat-1, Cadangan dari Puan Faridah berhubung saranan setiap blok melantik ketua blok. Komen: Setiausaha menjelaskan memo berhubung perkara tersebut bertarikh 15/4/2010 telah ditampal di setiap blok. Menunggu maklum balas dari penduduk.

4.3 Perkara 5.2.3 dlm Mesyuarat-1, Cadangan dari En. Dzulkifli agar persatuan mengadakan perjumpaan dengan j/kuasa JMB untuk membincangkan rungutan dan keluhan penduduk agar yuran bulanan JMB dikurangkan. Komen: Setiausaha memaklumkan perjumpaan bersama JMB telah dibuat pada 14/05/2010 dengan dihadiri pihak Pesuruhjaya Bangunan dan Pihak Konsultan. Berikut adalah perkara yang diperjelaskan dalam perjumpaan tersebut. 1. Pihak JMB akan mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan pada 04/07/2010. 2. Pihak JMB akan menyemak dan menurunkan kadar yuran bulanan pada Mesyuarat Agung tersebut dan kadar baru akan berkuatkuasa pada bulan Julai 2010. 3. Pihak JMB juga akan meletakkan papan kenyataan JMB disetiap blok.

4.4 Perkara 5.3 dlm Mesyuarat-1, Cadangan program dan aktiviti Persatuan bagi tahun 2010. Komen: 1. Setiausaha menjelaskan oleh kerana kehadiran ajk tidak mencapai 50% yang membolehkan usul ini diputuskan maka perkara ini akan dibawa pada mesyuarat yang akan datang. 2. En. Abdullah mengharapkan program untuk sukan dapat dipercepatkan dan Setiausaha memberi tahu cadangan ini akan cuba dilaksanakan secepat mungkin. 3. Berkaitan usul dari En. Duaris mengenai program yassin lelaki dan perempuan, En. Abdullah menjelaskan tiada masalah untuk pihak surau menyusun kembali Jadual untuk mengadakan yassin namun beliau dan juga setiausaha berharap sokongan dan penglibatan ajk dari persatuan dalam majlis tersebut. Seterusnya beliau memaklumkan buat masa sekarang yassin perempuan telah berjalan pada hari khamis dan jumaat.

5. LAIN LAIN HAL 5.1 Usul dari En. Roslizan 5.1.1 Pihak persatuan dapat memperuntukkan sedikit kewangan untuk memberi maklumat berkaitan kegiatan persatuan melalui surat atau memo disebabkan tiada sebarang maklumat kepada ahli maka ahli beranggapan persatuan tidak berfungsi dengan sewajarnya. 5.1.2 Mempamirkan senarai ahli disetiap blok. 5.1.3 Mengadakan perjumpaan dengan wakil wakil / ahli jawatankuasa rumah pangsa disekitar daerah Kulaijaya bagi tujuan bertukar idea dan mengenalpasti permasalahan di setiap penempatan rumah pangsa.

5.1.4 Meletakkan sebarang pengenalan atau label di peti surat ahli persatuan bagi tujuan dapat mengenalpasti dengan mudah ahli persatuan disetiap blok. 5.1.5 Mengadakan pengenalan diri AJK bagi menghadiri program diperingkat blok seperti baju, tag atau sebagainya. 5.1.6 Mendapatkan maklumat dari JMB jumlah yang membayar dan tidak membayar yuran penyelengaraan di beberapa blok yang masih tidak dihidupkan api dan berapa peratuskah berdasarkan penilaian JMB yang membayar di setiap blok bagi JMB dapat menghidupkan api tersebut. 5.1.7 Menetapkan mesyuarat persatuan, sebagai contoh pada hari sabtu pertama setiap bulan atau sebagainya bagi memudahkan ajk merancang kehadiran dalam mesyuarat yang diadakan. 5.1.8 Mengusahakan kebajikan untuk ahli ahli bagi membezakan ahli dan bukan ahli. Sebagai contoh pihak persatuan mengadakan klinik panel, kedai atau pasaraya yang dapat berkerjasama dengan persatuan bagi memberi kemudahan istimewa kepada ahli ahli persatuan. 5.1.9 Mengadakan program sukan mengikut peringkat umur dalam masa 3 4 bulan sekali secara dalaman ( Masyarakat Temenggong sahaja )

5.2 Usul dari En. Dzulkifli 5.2.1 Mencadangkan pihak persatuan mendapatkan senarai serta maklumat penduduk disetiap blok dan setiausaha menjelaskan perkara ini akan dibuat selepas setiap blok mempunyai ketua blok dan membentuk ahli jawatankuasa blok masing masing. 5.2.2 Persatuan meletakkan papan kenyataan di lokasi lokasi yang sesuai yang mempamirkan senarai ajk dan no telefon untuk dihubungi serta maklumat nombor nombor penting jabatan lain untuk di hubungi seperti Polis, TNB, SAJ, Hospital, MPKu dan sebagainya.

5.3 Usul dari En. Rosli 5.3.1 Merancang program keselamatan bagi persedian menghadapi kemungkinan berlaku bencana alam yang besar yang boleh mengundang keadaan panik masyarakat.

5.4 Usul dari Setiausaha, En. Mat Azman 5.4.1 Berhubung kait dengan cadangan dari En. Roslizan dalam perkara 5.1.8 mengenai kebajikan untuk ahli ahli persatuan, setiausaha mencadangkan agar persatuan mengujudkan tabung pinjaman kepada ahli ahli persatuan yang menghadapi masalah kewangan dalam perkara seperti : 1. Untuk membayar yuran peperiksaan sekolah seperti PMR, SPM atau STPM. 2. Untuk membantu ahli ahli yang mempunyai masalah kewangan dalam persediaan menghantar anak anak yang di tawarkan ke universiti / pusat pengajian tinggi. 3. Ahli ahli yang mendapat kemalangan atau bencana yang menyebabkan beliau hilang punca pendapatan atau isteri yang kehilangan suami. 5.4.2 Segala pinjaman yang dicadangkan diatas perlu mengikuti syarat syarat yang akan di tetapkan kelak dan tidak dikenakan sebarang faedah. 5.4.3 Setiausaha juga menjelaskan cadangan diatas hanya dapat dilaksanakan jika semua ahli ahli dapat menjelaskan yuran secara konsisten setiap bulan.

Mesyuarat ditangguhkan oleh pengerusi pada tarikh yang akan dimaklumkan kemudian.

Mesyuarat bersurai pada jam 11.45 malam.