P. 1
Apa Pengertian Manajemen Perkantoran

Apa Pengertian Manajemen Perkantoran

|Views: 1,798|Likes:
Published by dianti sasmita

More info:

Published by: dianti sasmita on Mar 09, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as RTF, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/04/2013

pdf

text

original

1.

Apa pengertian manajemen perkantoran : Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan dari tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran (Office Management). Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai. Ruang lingkup manajemen perkantoran

1. Aktivitas Kantor Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan : a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang : Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk gedung, Tata suara, Tata warna, Tata ruang kantor, Ventilasi, Penerangan / cahaya. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor, dan Anggaran (Budgeting) perkantoran

Berkesan yang baik. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor. Faktor harga. bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun barbagai tugas dinas lainnya. antara lain: Faktor lingkungan tetangga. yaitu: a) Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor. Waktu pekerjaan kantor. c) Peralatan . c) Pengawasan Perkantoran. Biaya perkantoran. Faktor dekat labour market.. Pelayanan kantor. Faktor jalan keluar masuk pegawai. apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait didalamnya”. Alat perlengkapan dan perabotan kantor. Menjamin kesehatan. dan Faktor keamanan. b) Gedung Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam sarana berupa gedung pada perkantoran diantaranya : Dapat memberikan fasilitas. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana telah diuraikan dimuka. 2. dan Keseimbangan biaya keuntungan. Berdasarkan pengertian di atas. Fleksibel. dan Pengawasan dokumentasi.b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb. Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi: Kualitas pekerjaan kantor. Faktor dekat.

Digolongkan dalam dua kelompok. informasi dan laporan dari perusahaan atau organisasi menerima lain dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen. pena. metode kerja dan kebutuhan kantor. Bekal kantor (office supplies). khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative. laci-laci. meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan informasi. rak. jendela. dsb yang terbuat dari kayu. 2. seperti meja. e) Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan. mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja. yaitu: 1. Perabotan kantor (office furniture). d) Interior Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi. penghapus dan peralatan habis pakau lainnya. seperti kertas. pita mesin tik. 2. besi ataupun bahan lainnya. plafon. tinta. kursi. penerangan. Perusahaan atau organisasi menerima perintah. dan hiasan kantor. yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. 2) Kegiatan kalkulasi Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan . Pekerjaan perkantoran Terdapat lima pekerjaan perkantoran yaitu : 1) Kegiatan komunikasi Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusta komunikasi.

menjadi siap dipergunakan Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan. 3) Pengelolaan arsip penyusunan laporan Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai . Banyak laporan diperlukan sebagai prosedurprosedur rutin dari departemen-departemen dalam perusahaan. tenaga. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun maual. ATAU Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Arsip yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mamppu membandingakan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yang telah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalahmasalah yang akan timbul jauh sebelum itu terjadi. yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana. Apabila anggota staff mengetahui sesutau yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Berbagai alat unuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana sampai computer. berikut: a.angka. memudahkan pengawasan dan menghemat biaya. 5) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat. sehingga membantu mutu pekerjaan. Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. Mengumpulkan / meghimpun . dan waktu. 4) Penyusunan laporan Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan.

agar tepat pada sasaran. b. Mencatat. f. membuat jadwal. yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan. penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu: 1. Berdasarkan uraian diatas. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas. mengetik. yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Menggandakan. pusat kegiatan dan sumber dokumen. Konsepsi dan peranan Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan. Mengolah.bila mana diperlukan. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum. antara lain berupa pekerjaa tulis-menulis. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. d. yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat. sebanyak jumlah yang diperlukan. yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. Menyimpan. c. Dalam mengambil tindakan dan keputusan. . karena fungsinya sebagai pusat ingatan. yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya. e. sehingga wujudnya langsung siap pakai. dan chard. menghitung. grafik.

. disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional. c. Apa itu system informasi perkantoran Biasanya system informasi perkantoran disebut dengan otomatisasi perkantoran. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor). guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.2. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. 3. baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah : a. Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. kurabg tepat atau keliru. b. Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.

dan dirawat. Organisasi perkantoran 1. Dimana system informasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. dipindahkan. Perencanaan system informasi perkantoran 4. b) proses perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan. Alasan pentingnya organisasi a. 2. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan d. Organisasi mempengaruhi koordinasi c.- Bagaimana system informasi perkantoran System informasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. c) penugasan tanggung jawab tertentu. Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pengawas (Moekijat. Organisasi mengandung delegasi tugas ( seseorang tidak dapat mengerjakan sendiri segala-galanya) b. . Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dan 4) pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas e. Pengorganisasian menurut Handoko (2003) adalah : a) penentuan sumberdaya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.

Masing-masing asas mempunyai kebaikan dan kelemahan. . Kebaikan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Mempercepat proses pekerjaan kantor / sesuai kebutuhan unit masing-masing 2) Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi 3) Keperluan arsip muah dipenuhi. a) Kebaikan asas pemusatan (sentralisasi) 1) mudah menyeragamkan cara kerja 2) mudah melakukan pengawasan 3) penggunaan perabotan dan peralatan kantor bias lebih dihemat. Kelemahan asas pemusatan (sentralisasi) 1) banyak pekerjaaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani 2) kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat c. Kelemahan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Pemborosan biaya kantor 2) Pusat sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor 3) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi. d. karena arsipnya sudah dikenal baik.1998:6). b. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Berkembangnya segenap pekerjaan perkantoran yang menjadi amat luas. Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) dan asas pemencaran (desentralisasi). maka kemudian muncul pengorganisasian pekerjaan tatausaha. 3. begitu rumit. dan melibatkan banyak personil.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->