1.

Apa pengertian manajemen perkantoran : Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan dari tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran (Office Management). Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai. Ruang lingkup manajemen perkantoran

1. Aktivitas Kantor Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan : a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang : Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk gedung, Tata suara, Tata warna, Tata ruang kantor, Ventilasi, Penerangan / cahaya. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor, dan Anggaran (Budgeting) perkantoran

Fleksibel. b) Gedung Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam sarana berupa gedung pada perkantoran diantaranya : Dapat memberikan fasilitas. 2.. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor. Menjamin kesehatan. dan Keseimbangan biaya keuntungan. dan Pengawasan dokumentasi. Pelayanan kantor. Faktor dekat.b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb. Alat perlengkapan dan perabotan kantor. Biaya perkantoran. Faktor dekat labour market. di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun barbagai tugas dinas lainnya. apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait didalamnya”. Waktu pekerjaan kantor. Berkesan yang baik. dan Faktor keamanan. Faktor jalan keluar masuk pegawai. yaitu: a) Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor. antara lain: Faktor lingkungan tetangga. Faktor harga. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana telah diuraikan dimuka. Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi: Kualitas pekerjaan kantor. c) Pengawasan Perkantoran. bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. c) Peralatan . Berdasarkan pengertian di atas.

penghapus dan peralatan habis pakau lainnya. penerangan. dan hiasan kantor. yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja. seperti meja. metode kerja dan kebutuhan kantor. meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan informasi. pena. Perabotan kantor (office furniture). rak. jendela. Pekerjaan perkantoran Terdapat lima pekerjaan perkantoran yaitu : 1) Kegiatan komunikasi Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusta komunikasi. 2) Kegiatan kalkulasi Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan . kursi. yaitu: 1. e) Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan. d) Interior Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi. plafon.Digolongkan dalam dua kelompok. 2. informasi dan laporan dari perusahaan atau organisasi menerima lain dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen. tinta. 2. pita mesin tik. besi ataupun bahan lainnya. Perusahaan atau organisasi menerima perintah. khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative. seperti kertas. Bekal kantor (office supplies). dsb yang terbuat dari kayu. laci-laci.

5) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat. 4) Penyusunan laporan Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan.angka. menjadi siap dipergunakan Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan. Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana. Banyak laporan diperlukan sebagai prosedurprosedur rutin dari departemen-departemen dalam perusahaan. dan waktu. berikut: a. tenaga. sehingga membantu mutu pekerjaan. ATAU Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. 3) Pengelolaan arsip penyusunan laporan Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. Arsip yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mamppu membandingakan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yang telah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalahmasalah yang akan timbul jauh sebelum itu terjadi. Apabila anggota staff mengetahui sesutau yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Mengumpulkan / meghimpun . memudahkan pengawasan dan menghemat biaya. Berbagai alat unuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana sampai computer. maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai . Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun maual.

b. penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu: 1. Mengolah. yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat. dan chard. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas. e. f. Konsepsi dan peranan Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Dalam mengambil tindakan dan keputusan. . mengetik. c. menghitung. yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya. grafik. pusat kegiatan dan sumber dokumen. antara lain berupa pekerjaa tulis-menulis. Mencatat. yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan. karena fungsinya sebagai pusat ingatan. Menyimpan. sehingga wujudnya langsung siap pakai. membuat jadwal.bila mana diperlukan. d. merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan. yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. Menggandakan. agar tepat pada sasaran. Berdasarkan uraian diatas. sebanyak jumlah yang diperlukan. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum.

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor). Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah : a. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. . 3. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor.2. Apa itu system informasi perkantoran Biasanya system informasi perkantoran disebut dengan otomatisasi perkantoran. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. b. kurabg tepat atau keliru. baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). c. guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

dipindahkan. Perencanaan system informasi perkantoran 4. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan d. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan.- Bagaimana system informasi perkantoran System informasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Organisasi mengandung delegasi tugas ( seseorang tidak dapat mengerjakan sendiri segala-galanya) b. dan 4) pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Dimana system informasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas e. Organisasi perkantoran 1. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. c) penugasan tanggung jawab tertentu. Alasan pentingnya organisasi a. dan dirawat. Organisasi mempengaruhi koordinasi c. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. b) proses perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan. 2. Pengorganisasian menurut Handoko (2003) adalah : a) penentuan sumberdaya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pengawas (Moekijat. .

dan melibatkan banyak personil. begitu rumit. Kelemahan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Pemborosan biaya kantor 2) Pusat sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor 3) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi. Kelemahan asas pemusatan (sentralisasi) 1) banyak pekerjaaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani 2) kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat c. karena arsipnya sudah dikenal baik. Kebaikan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Mempercepat proses pekerjaan kantor / sesuai kebutuhan unit masing-masing 2) Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi 3) Keperluan arsip muah dipenuhi. maka kemudian muncul pengorganisasian pekerjaan tatausaha. d.1998:6). . Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) dan asas pemencaran (desentralisasi). 3. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Berkembangnya segenap pekerjaan perkantoran yang menjadi amat luas. Masing-masing asas mempunyai kebaikan dan kelemahan. b. a) Kebaikan asas pemusatan (sentralisasi) 1) mudah menyeragamkan cara kerja 2) mudah melakukan pengawasan 3) penggunaan perabotan dan peralatan kantor bias lebih dihemat.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.