1.

Apa pengertian manajemen perkantoran : Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan dari tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran (Office Management). Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai. Ruang lingkup manajemen perkantoran

1. Aktivitas Kantor Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan : a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang : Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk gedung, Tata suara, Tata warna, Tata ruang kantor, Ventilasi, Penerangan / cahaya. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor, dan Anggaran (Budgeting) perkantoran

dan Pengawasan dokumentasi. yaitu: a) Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor. Waktu pekerjaan kantor. dan Keseimbangan biaya keuntungan. Faktor dekat. Faktor jalan keluar masuk pegawai. 2. c) Pengawasan Perkantoran. di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun barbagai tugas dinas lainnya. b) Gedung Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam sarana berupa gedung pada perkantoran diantaranya : Dapat memberikan fasilitas. dan Faktor keamanan. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana telah diuraikan dimuka. Menjamin kesehatan. Berkesan yang baik. apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait didalamnya”. c) Peralatan . Faktor harga. bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Berdasarkan pengertian di atas.. Faktor dekat labour market. Alat perlengkapan dan perabotan kantor. Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi: Kualitas pekerjaan kantor. Biaya perkantoran.b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb. Fleksibel. Pelayanan kantor. antara lain: Faktor lingkungan tetangga. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja. penghapus dan peralatan habis pakau lainnya. d) Interior Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi. Bekal kantor (office supplies). khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative. informasi dan laporan dari perusahaan atau organisasi menerima lain dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen. 2) Kegiatan kalkulasi Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan . kursi. seperti meja. jendela. 2. besi ataupun bahan lainnya. pita mesin tik. Perabotan kantor (office furniture). metode kerja dan kebutuhan kantor. yaitu: 1. 2. Perusahaan atau organisasi menerima perintah. e) Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan. seperti kertas. rak. pena. yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. Pekerjaan perkantoran Terdapat lima pekerjaan perkantoran yaitu : 1) Kegiatan komunikasi Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusta komunikasi.Digolongkan dalam dua kelompok. penerangan. dsb yang terbuat dari kayu. laci-laci. dan hiasan kantor. meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan informasi. tinta. plafon.

Mengumpulkan / meghimpun . Arsip yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mamppu membandingakan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yang telah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalahmasalah yang akan timbul jauh sebelum itu terjadi. menjadi siap dipergunakan Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan. 5) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat. 3) Pengelolaan arsip penyusunan laporan Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. ATAU Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun maual. Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. berikut: a. sehingga membantu mutu pekerjaan. Berbagai alat unuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana sampai computer. dan waktu. tenaga. Apabila anggota staff mengetahui sesutau yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Banyak laporan diperlukan sebagai prosedurprosedur rutin dari departemen-departemen dalam perusahaan. yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana. maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai .angka. memudahkan pengawasan dan menghemat biaya. 4) Penyusunan laporan Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan.

Mencatat. sehingga wujudnya langsung siap pakai. Konsepsi dan peranan Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. menghitung. penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu: 1. b. yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. mengetik. yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman. dan chard. yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya. yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan. d. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum. agar tepat pada sasaran. e. . karena fungsinya sebagai pusat ingatan. c.bila mana diperlukan. Menyimpan. sebanyak jumlah yang diperlukan. grafik. membuat jadwal. antara lain berupa pekerjaa tulis-menulis. yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. pusat kegiatan dan sumber dokumen. Mengolah. f. Berdasarkan uraian diatas. Dalam mengambil tindakan dan keputusan. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas. Menggandakan. merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan.

kurabg tepat atau keliru. Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah : a. Apa itu system informasi perkantoran Biasanya system informasi perkantoran disebut dengan otomatisasi perkantoran. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. 3. kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor). . Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai. Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. b. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. c. Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor.2. disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

c) penugasan tanggung jawab tertentu. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan d.- Bagaimana system informasi perkantoran System informasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. 2. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik. Organisasi mengandung delegasi tugas ( seseorang tidak dapat mengerjakan sendiri segala-galanya) b. . mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dan dirawat. Organisasi perkantoran 1. dan 4) pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Perencanaan system informasi perkantoran 4. Organisasi mempengaruhi koordinasi c. Alasan pentingnya organisasi a. Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pengawas (Moekijat. Pengorganisasian menurut Handoko (2003) adalah : a) penentuan sumberdaya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan. dipindahkan. b) proses perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan. Dimana system informasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas e.

a) Kebaikan asas pemusatan (sentralisasi) 1) mudah menyeragamkan cara kerja 2) mudah melakukan pengawasan 3) penggunaan perabotan dan peralatan kantor bias lebih dihemat. Kelemahan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Pemborosan biaya kantor 2) Pusat sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor 3) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi. . Masing-masing asas mempunyai kebaikan dan kelemahan. karena arsipnya sudah dikenal baik. maka kemudian muncul pengorganisasian pekerjaan tatausaha. Kelemahan asas pemusatan (sentralisasi) 1) banyak pekerjaaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani 2) kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat c. Kebaikan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Mempercepat proses pekerjaan kantor / sesuai kebutuhan unit masing-masing 2) Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi 3) Keperluan arsip muah dipenuhi. begitu rumit.1998:6). d. dan melibatkan banyak personil. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Berkembangnya segenap pekerjaan perkantoran yang menjadi amat luas. Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) dan asas pemencaran (desentralisasi). b. 3.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.