1.

Apa pengertian manajemen perkantoran : Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan dari tugas organisasi yang bersangkutan. Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran (Office Management). Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan organisasi tercapai. Ruang lingkup manajemen perkantoran

1. Aktivitas Kantor Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan : a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang : Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk gedung, Tata suara, Tata warna, Tata ruang kantor, Ventilasi, Penerangan / cahaya. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor, dan Anggaran (Budgeting) perkantoran

c) Peralatan . Pelayanan kantor. b) Gedung Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam sarana berupa gedung pada perkantoran diantaranya : Dapat memberikan fasilitas. c) Pengawasan Perkantoran. Berdasarkan pengertian di atas. Faktor harga. Menjamin kesehatan. Alat perlengkapan dan perabotan kantor. Waktu pekerjaan kantor. Faktor dekat. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor. Faktor jalan keluar masuk pegawai. di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun barbagai tugas dinas lainnya.. Biaya perkantoran. dan Faktor keamanan. bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan.b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb. dan Keseimbangan biaya keuntungan. apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait didalamnya”. dan Pengawasan dokumentasi. 2. Berkesan yang baik. Fleksibel. yaitu: a) Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor. antara lain: Faktor lingkungan tetangga. Faktor dekat labour market. Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi: Kualitas pekerjaan kantor. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana telah diuraikan dimuka.

seperti meja. besi ataupun bahan lainnya. 2) Kegiatan kalkulasi Sangatlah sedikit kegiatan bisnis yang dapat berlangsung tanpa kalkulasi atau perhitungan . dan hiasan kantor. tinta. Perusahaan atau organisasi menerima perintah. e) Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan. 2. meneruskan instruksi dan penjelasan kepada mereka yang membutuhkan informasi. mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja. jendela. Perabotan kantor (office furniture). penghapus dan peralatan habis pakau lainnya. plafon. pita mesin tik. yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. dsb yang terbuat dari kayu. informasi dan laporan dari perusahaan atau organisasi menerima lain dan setelah mempersiapkan atau memproses formulir-formulir dan dokumen-dokumen. laci-laci. 2. Bekal kantor (office supplies). metode kerja dan kebutuhan kantor. Pekerjaan perkantoran Terdapat lima pekerjaan perkantoran yaitu : 1) Kegiatan komunikasi Setiap perusahaan atau organisasi dari sudut tertentu merupakan pusta komunikasi. kursi.Digolongkan dalam dua kelompok. khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative. rak. d) Interior Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi. yaitu: 1. penerangan. pena. seperti kertas.

5) Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin Banyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ingin berfungsi dengan tepat. ATAU Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai . Berbagai alat unuk menolong kegiatan saat itu sangat banyak mulai dari mesin hitung yang sederhana sampai computer. sehingga membantu mutu pekerjaan. Apabila anggota staff mengetahui sesutau yang tidak pada tempatnya ia harus melaporkannya. Mengumpulkan / meghimpun . menjadi siap dipergunakan Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan. 4) Penyusunan laporan Dasar kegiatan pengawasan adalah laporan. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun maual. 3) Pengelolaan arsip penyusunan laporan Arsip dibutuhkan apabila kegiatan usaha ingin dipimpin secara efisien. tenaga. memudahkan pengawasan dan menghemat biaya. Banyak laporan diperlukan sebagai prosedurprosedur rutin dari departemen-departemen dalam perusahaan. yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana. berikut: a.angka. Bahkan arsip tersebut sering kali diperlukan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi. dan waktu. Arsip yang disusun dengan teliti mampu menghadapi hal tersebut dengan mudah dan dalam banyak hal mamppu membandingakan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan sekarang dengan apa yang telah terjadi pada masa lalu dan meneliti masalahmasalah yang akan timbul jauh sebelum itu terjadi.

. c.bila mana diperlukan. Berdasarkan uraian diatas. b. membuat jadwal. penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu: 1. Menggandakan. Bantuan bagi pimpinan (staff function) Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. f. grafik. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum. Konsepsi dan peranan Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas. karena fungsinya sebagai pusat ingatan. menghitung. sehingga wujudnya langsung siap pakai. antara lain berupa pekerjaa tulis-menulis. yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan. yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat. Dalam mengambil tindakan dan keputusan. d. yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya. sebanyak jumlah yang diperlukan. Menyimpan. yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna. pusat kegiatan dan sumber dokumen. dan chard. Mencatat. merupakan tugas-tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan. Mengolah. mengetik. e. agar tepat pada sasaran. yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

Pelayanan bagi masyarakat (public service) Pekerjaan kantor. 3. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan. baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public). Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Apa itu system informasi perkantoran Biasanya system informasi perkantoran disebut dengan otomatisasi perkantoran. Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. . c. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai. kurabg tepat atau keliru. Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.2. kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor). Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah : a. disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

dan dirawat. Dimana system informasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. Organisasi perkantoran 1. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.- Bagaimana system informasi perkantoran System informasi perkantoran digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. . Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas e. Organisasi mengandung delegasi tugas ( seseorang tidak dapat mengerjakan sendiri segala-galanya) b. dan 4) pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. 2. Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja pengawas (Moekijat. Pengorganisasian menurut Handoko (2003) adalah : a) penentuan sumberdaya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. dipindahkan. b) proses perancangan dan pengembangan suatu organisasi yang akan dapat membawa hal-hal tersebut kearah tujuan. Alasan pentingnya organisasi a. Organisasi mempengaruhi koordinasi c. Organisasi menentukan tanggung jawab jabatan perseorangan d. c) penugasan tanggung jawab tertentu. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan. Perencanaan system informasi perkantoran 4.

Pengorganisasian dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) dan asas pemencaran (desentralisasi). dan melibatkan banyak personil. Kebaikan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Mempercepat proses pekerjaan kantor / sesuai kebutuhan unit masing-masing 2) Kebutuhan khas dari unit organisasi dapat terpenuhi 3) Keperluan arsip muah dipenuhi. Kelemahan asas pemencaran (desentralisasi) 1) Pemborosan biaya kantor 2) Pusat sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor 3) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi. d. maka kemudian muncul pengorganisasian pekerjaan tatausaha. Kelemahan asas pemusatan (sentralisasi) 1) banyak pekerjaaan kantor yang tertunda karena terlalu banyak pekerjaan yang ditangani 2) kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh pusat c. 3. begitu rumit.1998:6). karena arsipnya sudah dikenal baik. Masing-masing asas mempunyai kebaikan dan kelemahan. a) Kebaikan asas pemusatan (sentralisasi) 1) mudah menyeragamkan cara kerja 2) mudah melakukan pengawasan 3) penggunaan perabotan dan peralatan kantor bias lebih dihemat. Pengorganisasian Pekerjaan Kantor Berkembangnya segenap pekerjaan perkantoran yang menjadi amat luas. . b.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful