P. 1
Jenis-jenis Mesyuarat

Jenis-jenis Mesyuarat

|Views: 189|Likes:
Published by Frans Fanly

More info:

Published by: Frans Fanly on Mar 11, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPTX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/06/2016

pdf

text

original

PENGURUSAN MESYUARAT

Nama Ahli Kumpulan  Fanly Soh Swee Fong  Vithya a/p Ramanathan  Nadzirul Akmal Bin Mohd Hamzah

PENGURUSAN MESYUARAT

Definisi Mesyuarat

Tujuan Mesyuarat

Jenis-jenis Mesyuarat

DEFINISI MESYUARAT
Mengadakan satu perjumpaan untuk membincangkan idea bagi mencapai satu keputusan.  Terbahagi kepada dua bentuk mesyuarat iaitu informal atau formal.

HOME

TUJUAN MESYUARAT
Berfungsi untuk mencatat segala keputusan, agenda dan tindakan susulan perbincangan.  Merancang strategi dan pendapat bagi melaksankan sesuatu aktiviti.  Mendapatkan sokongan, kata putus dan tindak balas dalam sesebuah persatuan atau organisasi.

HOME

NEXT

 HOME NEXT .Diadakan untuk membincangkan aktiviti tahunan. pencapaian kewangan organisasi atau laporan aktiviti yang telah dijalankan.  Mewujudkan satu perhubungan dan perbincangan yang mencapai kata sepakat daripada setiap ahli yang menghadiri mesyuarat tersebut.  Menyelaras dan membincangkan tugas-tugas setiap ahli jawatankuasa sesebuah pertubuhan.

• Menyebarkan maklumat dan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara khususnya. HOME .

JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Jawatanku asa Kerja Mesyuarat Jawatanku asa Kecil/ Biro Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar .

• Diadakan mengikut undang-undang. HOME NEXT .MESYUARAT AGUNG TAHUNAN • Setiap persatuan perlu adakan. • Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli jawatankuasa kerja yang baharu. iaitu dibawah Akta Pendaftar Pertubuhan.

• Mesyuarat Agung Dwitahunan mengadakan dua kali bagi Mesyuarat Agung Tahunannya. • Agenda Mesyuarat Agung Tahunan: -ucapan pengerusi -mengesahkan minit mesyuarat yang lepas -mengesahkan penyata kewangan -memilih Jawatankuasa Kerja yang baru. -penangguhan. Pemilihan Jawatankuasa Kerja diadakan 2 tahun sekali. -membincang dan meluluskan cadangan.  HOME .

menetapkan bilangan sekurang.  Contoh : 1. Notis mesyuarat peru diedarkan dalam tempoh masa 14 hari yang ditandatangani oleh setiausaha Korum mesyuarat akan dtentukan oleh perlembagaan dan undang-undang atau peraturan persatuan. 20orang.kurangnya 40 orang. dll. bilangan keahlian ½ atau ¼ daripada kesemua ahli. 2. .

 Dihadir oleh semua ahli Jawatankuasa Kerja.MESYUARAT JAWANTANKUASA KERJA  Mesyuarat biasa yang diadakan oleh sesebuah persatuan.  Agenda mesyuarat ditentukan melalui perbincangan ahli yang berkaitan dengan aktiviti. pengurusan dan pentadbiran persatuan.  Notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dalam tempoh 2-3 hari. HOME NEXT .

-ucapan pengerusi -mengesahkan minit mesyuarat yang lepas. -hal-hal lain.MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL/BIRO  Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan Jawatankuasa Kecil. -perkara-perkara berbangkit -agenda yang ingin dibincangkan -Laporan ketua Biro atau Pengerusi Jawatankuasa Kecil. HOM E .

 Diadakan oleh Jawatankuasa Kerja mengikut perlembagaan persatuan.  HOME NEXT .MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA Mesyuarat Tergempar atau Mesyuarat Khas.  Membincangkan isu-isu dan perkara yang penting.  Notis mengadakan mesyuarat dalam masa 14 hari.

 Mesyuarat diadakan :  Keputusan daripada pengerusi  Permintaan bertulis < 8 orang ahli.  Perbincangan dan membuat keputusan.  Permintaan bertulis 2/3 atau 60 orang ahli.Agenda yang dibincangkan :  Penerangan ketua atau setiasusaha berkaitan isu yang dibincangkan.  HOME .

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AHLI JAWATANKUASA MESYUARAT .

Orang yang paling penting dalam kelancaran sesuatu mesyuarat. Sentiasa tenang dan berpengetahuan.Pengerusi Bersifat daya usaha. kepimpinan. adil. .

TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN PENGERUSI  Memulakan mesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan.  Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan.  Memastikan setiausaha dan ajk lain menjalankan tugas dengan baik.  Menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat. .

Cekap dalam menambahkan keberkesanan dan kelancaran sesebuah persatuan.SETIAUSAHA Jawatan yang penting dalam sesuatu mesyuarat. berdisiplin. Perlu bekerjasama dengan pengerusi. Bersifat dedikasi. membuat kerja dengan kemas dan teratur. .

Sebelum mesyuarat Semasa mesyuarat Selepas mesyuarat .TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN SETIAUSAHA  Peranan setiausaha boleh dibahagi kepada tiga peringkat iaitu.

 Memastikan tempat mesyuarat berfungsi.SEBELUM  MESYUARAT Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat.  Menghantar notis mesyuarat lebih awal.  Menyediakan minit mesyuarat yang lepas. .  Menyediakan peralatan yang diperlukan.

 Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas. . tepat dan padat.SEMASA  MESYUARAT Datang lebih awal -> memastikan semua persiapan diatur dengan sempurna.  Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.

 Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.SELEPAS  MESYUARAT Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera. .

 II. Memberi sumbangan yang berkesan.  Tiba lebih awal.  .  Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat. Tindakan Sebelum Mesyuarat. Membuat Persiapan. Tindakan Semasa Mesyuarat.PERANAN DAN TUGAS AHLI-AHLI MESYUARAT I.

III.  Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai.  Memberi laporan maklumbalas kepada URUSETIA.  . Tindakan Selepas Mesyuarat Memaklumkan kepada pihak berkenaan mengenai keputusan mesyuarat.

 Memberitahu ahli jawatankuasa lebih awal daripada tarikh mesyuarat sekiranya tidak dapat hadir.  Menghadiri semua mesyuarat tepat pada waktunya.TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARAT Mematuhi segala aturan dalam mesyuarat.  .

AGENDA MESYUARAT .

Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun lalu. Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu. . Membentang dan menerima penyata tahunan lalu.AGENDA MESYUARAT AGUNG TAHUNAN ATAU DWITAHUNAN a) b) c) d) e) f) g) Ucapan pengerusi. Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas. Membincang dan meluluskan usul atau cadangan. Ucapan penangguhan.

Perkara-perkara berbangkit. . Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi Jawatankusa Kecil.AGENDA MESYUARAT JAWATANKUASA KERJA ATAU JAWATANKUASA KECIL/BIRO a) b) c) d) e) Ucapan pengerusi. Hal-hal lain. Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas.

PENGENDALIAN MESYUARAT 3 PERINGKAT MESYUARAT PRA SEMASA SELEPAS .

tarikh dan tempat mesyuarat  Buat tempahan bilik mesyuarat  Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan  Hantar surat jemputan  Persediaan kemudahan bilik mesyuarat  Tentukan kehadiran  Perbincangan pra mesyuarat  Beritahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat  .PRA Tentukan agenda.

SEMASA Senarai kehadiran  Perkara penting yang dibincangkan  Keputusan yang dibuat  Tindakan susulan yang perlu diambil  .

SELEPAS Penyediaan minit  Format minit mesyuarat  Susunan nama ahli-ahli mesyuarat  Catatan perbincangan  Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat  Laporan maklumbalas oleh urusetia  Tentukan format maklumbalas  Sediakan laporan maklumbalas  .

TATACARA MESYUARAT .

pengumuman akan disiarkan. Persediaan: Selepas menerima pengumuman. menentukan perbincangan. ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat dan menyediakan semua dokumen. masa dan tempat mesyuarat diadakan. .Peringkat pra-mesyuarat Perancangan: Pengerusi merancang. tarikh. Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat siap.

Minit Mesyuarat Lepas: Minit mesyuarat yang ditulis setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum membincangkan perkara lain. .Peringkat dalam mesyuarat  Permulaan: -Mesyuarat bermula pada masa yang ditetapkan -Ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat .Sekiranya masih tidak sampai. maka mesyuarat terpaksa dibatalkan. .  Pembukaan:  Pengesahan Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam.

 Perbincangan menurut Agenda: topik Perkara Berbangkit: tajuk perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. pengerusi mungkin berkata. "Dengan ini.Bagi menutup mesyuarat itu.  Pembangkitan perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. .  Penutup: -Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara telah dibincangkan. saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya" .

rekod bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat. Contoh Minit Mesyuarat . Perlu dicatat dan disimpan dengan sempurna. Disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.MINIT MESYUARAT • • • • Minit mesyuarat . Tidak ada keseragaman dalam format penulisan minit mesyuarat.

PENYEDIAAN MINIT MESYUARAT Butiran Mesyuarat  Nama mesyuarat  Bilangan kali diadakan  Tarikh  Masa  Tempat  .

      Pindaan minit (jika ada) Perkara-perkara berbangkit Agenda-agenda yang ditetapkan Hal-hal lain Ucapan penutup Lampiran (jika ada) .senarai nama yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas .ahli yang hadir dan jawatan mereka .ahli yang tidak hadir (sama ada dengan memberi alasan atau  Kata-kata aluan daripada pengerusi majlis Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat lalu.Isi Kandungan Minit Mesyuarat Kehadiran ditulis mengikut susunan berikut:   Hadir Turut hadir (bukan ahli) Tidak hadir tidak) .

SEKIAN. TERIMA KASIH.! =) ..

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->