SISTEM MANAJEMEN MUTU

BAB I
PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Mutu merupakan suatu faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu produk untuk menembus pasarnya, disamping faktor utama yang lain seperti: harga dan pelayanan. Dalam situasi perdagangan terbuka, setiap perusahaan harus mampu menghasilkan produk yang dapat memenuhi persyaratan mutu minimal yang ditetapkan, yang bisanya menggunakan standar nasional sebagai acuannya. Berdirinya perusahaan-perusahaan yang berkembang dan pendidikanpendidikan yang semakin maju merupakan suatu hasil dari beberapa faktor. Salah satu dari faktor yang membuat perkembangan kemajuan perusahaan atau pendidikan adalah sistem manajemen yang baik. Kualitas atau mutu dari suatu perusahaan, selalu yang paling utama untuk dilihat oleh pelanggan (konsumen). Oleh karena itu, perusahaan maupun lembaga pendidikan harus memahami apa yang dimaksud dengan sistem manajemen mutu yang baik. Untuk memimpin dan mengoprasikan sebuah organisasi dengan berhasil, perlu untuk mengarahkannya dan mengendalikannya dengan car sistematis dan transparan. Keberhasilan dapat tercapai dari implemementasi dan pemeliharaan sistem manajemen yang didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil menanggapi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan. Perkembangan perumusan standar yang mencakup sistem jaminan mutu begitu pesat kemajuannya, sebagai akibat dari perubahan yang cepat dalam mengelola kegiatan jaminan jaminan mutu dunia. Dalam hal ini indonesia tidak boleh tertinggal lagi, seperti pada masa lalu yang ditertbitkannya ISO 9000. cukup lama indonesia mempersiapkan standar sejenis. Untuk itu Indonesia melalui Badan Standarisasi Nasional. (BSN) segera mempersiapkan Standar Nasional Indonesia (SNI) mengenai sistem manajemen mutu.

RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU Lingkup a) b) c) d) e) Organisasi yang menginginkan keunggulan melalui implementasi Organisasi yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya bahwa Pemakai produk. Mereka yang berkepentingan dengan saling pengertian dari istilah Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang mengakses

suatu sistem manajemen mutu. persyaratan produk mereka akan dipenuhi.

yang dipakai dalam manajemen mutu. sistem manajemen mutu atau mengauditnya untuk kesesuaian pada persyaratan. f) Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang memberi saran atau pelatihan tentang sistem manajemen mutu yang sesuai bagi organisasi itu. g) Pengembang standar terkait.

Komitmen Manajemen Manajemen Puncak harus menyediakan bukti dari komitmennya terhadap pengembangan dan penerapan SMM dan memperbaiki efektivitasnya secara terus menerus dengan: a) Mengkomunikasikan kepada organisasi tentang pentingnya persesuaian dengan permintaan pelanggan sebagai kewajiban. b) Menetapkan kebijakan mutu c) Memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu telah ditetapkan d) Mengadakan tinjauan-tinjauan manajemen, dan. e) Memastikan ketersediaan sumberdaya.

Fokus Pelanggan Manajemen puncak harus menjamin bahwa persyaratan-persyaratan pelanggan ditetapkan dan cocok dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan.

Kebijakan Mutu Manajemen Puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu: a) Sesuai dengan tujuan organisasi. b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan secara berkesinambungan meningkatkan efektivitas SMM. c) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan mereview sasaransasaran mutu. d) Dikomunikasikan dan dipahami dalam keseluruhan organisasi. e) Ditinjau ulang untuk kelanjutan kecocokannya. Perencanaan Sasaran-sasaran Mutu Manajemen Puncak harus memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu, termasuk apa yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi-fungsi dan tingkat-tingkat yang relevan dalam organisasi. Sasaran-sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu. Perencanaan SMM Manajemen Puncak harus memastikan bahwa: 1. dan 2. Integritas dalam SMM dipelihara ketika perubahanperubahan SMM direncanakan dan diimplementasikan. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi Tanggung Jawab dan Wewenang Manajemen Puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab, wewenang dinyatakan dan dikomunikasikan didalam organisasi. Perencanaan dari SMM diselenggarakan untuk persesuaian dengan persyaratan-persyaratan sebagaimana sasaran-sasaran mutu,

2. untuk memastikan kecocokan. termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran-sasaran Mutu. diterapkan. Rekaman-rekaman dari Tinjauan Manajemen harus dipelihara. pada intervalinterval terencana. Catatan: Tanggung jawab seorang Wakil Manajemen dapat mencakup hubungan dengan pihak eksternal yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu. yang harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang mencakup: 1. Tinjauan Manajemen Umum Manajemen Puncak harus meninjau SMM organisasi. Tinjauan Input Input kepada Tinjauan Manajemen harus mencakup informasi atas : . Tinjauan ini harus termasuk penilaian kesempatan perbaikan dan perubahan yang dibutuhkan terhadap perubahan SMM. dan efektivitasnya. yang mana tetap memperhitungkan tanggung jawab-tanggung jawab yang lain. kelayakan.Wakil Manajemen Manajemen Puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen. Komunikasi Internal Manajemen Puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang layak telah ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi ditempatkan untuk efektivitas SMM. 3. dan persyaratan-persyaratan pelanggan ke seluruh organisasi. Memastikan bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk Melaporkan pada Manajemen Puncak atas kinerja SMM Memastikan peningkatan perhatian atas kepentingan SMM ditetapkan. dan hal-hal yang perlu ditingkatkan. dan dipelihara.

Peningkatan efektivitas SMM dan proses -prosesnya. dan Rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan Tinjauan Output Output dari Tinjauan Manajemen harus mencakup keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan: 1. 2. 3.1. 4. 7. Hasil-hasil audit Feedback pelanggan Kinerja proses dan kesesuaian produk Status tindakan preventif dan korektif. 3. 5. Peningkatan dari produk yang berhubungan dengan Sumber daya yang dibutuhkan persyaratan-persyaratan pelanggan. 2. 6. Follow Up Tinjauan Manajemen yang lalu Perubahan rencana yang dapat mempengaruhi SMM. .

Memusatkan diri pada proses Internasional (Deming pada Meliputi organisasi yang Tidak terbatas pada Fleksible (bisa dipilih proses TQC.Quality Management Sistems . memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun.Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang. sejak supplier . ISO 9000 ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini: a) ISO 9000:2005 . software) c) menjamin kualitas produk dan jasa d) e) f) s/d after sales service Jenis-Jenis Standar Diantaranya : 1.Fundamentals and Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan daftar bahasa dan istilah dalam kumpulan ISO 9000. Malcolm Baldridge NQ Award pada TQM) Sistem industri. b) ISO 9001:2000 .BAB II ISO dan QA Pengenalan ISO Karakteristik Standar Iso Diantaranya : a) yang mana yang lebih dahulu dikaji) b) manufakturer (services. Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan tersebut. membangun.Quality Management Sistems . memproduksi. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga.

Elemen khusus: contract review dan design control. dll. Isi : 20 pasal 3. Tanggung jawab manajemen . Persyaratan Sistem Mutu ISO Seri-9002 1. produksi. modifikasi dan verifikasi harus disertai bukti objektif. inspeksi dan testing. ISO 9002 Sistem mutu: Model jaminan mutu dalam produksi dan pemasangan Digunakan: Operasi manufaktur dengan desain yang “mapan” Sasaran: meyakinkan pelanggan bahwa industri terkait dapat menghasilkan produk yang bermutu secara kontinu Isi : (18 pasal) sama ISO 9001 tetapi tanpa Desaign control dan After sales service. distribusi hingga pelayanan purna jual”.c) ISO 9004:2000 . Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama. identifikasi produk. pemasangan dan pelayanan. 2. insfection dan testing. Elemen lain: purchusing. Isi: (12 pasal) yaitu sistem dokumentasi. dll. calibration. 4. pengendalian barang tidak sesuai spesifikasi. product identification. ISO 9003 Sistem mutu: model jaminan mutu dalam insfeksi dan tes akhir Diperlukan dalam suatu ikatan perjanjian disyaratkan bahwa pemasok harus dapat mendemonstrasikan kemampuan untuk melaksanankan inspeksi dan pengujian pada barang/jasa yang dibuat.Guidelines for Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. ISO 9001 Sistem mutu yaitu: model jaminan mutu dalam desain/pengembangan. Dalam contract review yaitu audit supller dan dalam design control yaitu seluruh perubahan.Quality Management Sistems . produksi. Top standar mencakup aktifitas “desain.

Pengendalian dokumen 5. penyimpanan.2. Tindakan koreksi 14. Pengendalian atas produk yang tidak sesuai 13. Status infeksi dan tes 12. Barang yang dipasok milik pembeli 7. Inspeksi dan Pengetasan 10. Agar efektif jaminan mutu biasannya memerlukan evaluasi berkesinambungan terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi kesempurnaan desain atau spesifikasi. Pelatihan 18. Sistem mutu 3. pengemasan dan penyerahan 15. Maksud utama dari jaminan mutu adalah untuk menjamin kepuasan kepada customer dengan diberikannya barang atau jasa supplier. Tinjauan kontrak 4. Adapun hubungan customer-supplier tersebut digambarkan sebagai berikut: . Penanganan. Audit mutu internal 17. Teknik statistik Jaminan Mutu ( Quality Assurance) Seluruh perencanaan dan kegiatan sistematik yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu barang atau jasa akan memenuhi persyaratan mutu. Identifikasi dan mampu telusuri produk 8. Pengendalian proses 9. Catatan mutu 16. pengukuran dan tes 11. Pembelian 6. Peralatan insfeksi. Latar Belakang Quality Assurance: Karena adanya hubungan Customer-supplier.

General standars: Standar yang ditujukan untuk pengembangan program quality assurance yang biasa dipergunakan. pemasaran. administrasi. . Industri-related standar: Standar yang berhubungan dengan keselamatan umum seperti industri pertahanan. dan maintenance Dua tipe standar Quality assurance 1. 2.DESIGN PROCUREMENT MANUFACTURE DELIVERY OR INSTALLATION SALES & MARKETING. ACCOUNTS PUBLIC RELATION. PERSONNEL. ADMINISTRATION. keuangan. penjualan. TRAINNING Pendekatan sistematis adalah dengan melibatkan seluruh elemen hubungan customer-supplier internal seperti: market riset. penerbangan dan reaktor atom.

tujuan manajemen mutu tidak berarti. Kepemimpinan Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. Pelibatan anggota Anggota pada semua tingkatan merupakan inti suatu organisasi. Pemimpin puncak perlu menyusun visi perusahaan dengan jelas dan dilengkapi dengan sasaran dan tujuan yang konsisten dan didukung pula dengan perencanaan taktis dan strategis.BAB III DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU Fokus pada pelanggan Organisasi bergantung pada pelanggan. dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk . Kemampuan menarik perhatian. serta harus memenuhi dan berusaha melampaui harapan pelanggan. Tanpa focus dan keterlibatan pelanggan. Organisasi yang berfokus pada orientasi pelayanan sebagai perangkat utama dalam melaksanakan misinya. melayani dan memelihara pelanggan adalah tujuan teringgi dari perusahaan. oleh karenanya organisasi harus memahami kebutuhan masa kini dan masa mendatang dari pelanggannya.

manfaat organisasi. Memperbaiki proses kerja hanya akan berhasil jika semua pihak. dari atas sampai kebawah dan juga persilangan antar fungsi. . Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menyusun arah dan tujuan serta peralatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan mutu. sehingga setiap individu akan terlibat dan punya tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerus terhadap proses yang berada pada lingkup tugasnya. terlibat dalam perubahan.

Fakta dapat diperoleh dengan wawancara. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. kuisioner. jajak pendapat. Orientasi proses ini memerlukan perubahan yang cukup signifikan.Pendekatan proses Pendekatan proses ialah suatau pendekatan untuk perencanaan. . pengendalian. yang diekspresikan sebagai holistic. Pendekatan sistem memandang suatu organisasi secara keseluruhan daripada bagian-bagian. karena banyak manajemen yang lebih berorientasi pada produk daripada proses. Perbaikan berkesinambungan Perbaikan berkesinambungan atas kinerja organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan sebagai sasaran tetap dari organisasi. danpeningkatan proses-proses utama dalam perusahaan (trilogy proses mutu) dengan menekankan pada keinginan pelanggan daripada keinginan fungsional. dan lainlain yang memberikan hasil yang obyektif. pengujian. Manajemen hendaknya membangun kebiasaan menggunakan fakta dan hasil analisis sebelum melakukan pengambilan keputusan.proses ini merupakan pelengkap dan yang menghidupkan prinsip orientasi proses dan prinsip fokus pada pelanggan. Proses berkesinambungan adalah prinsip dasar dimana mutu menjadi pusatnya. analisis statistic. Pendekatan sistem pada manajemen Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari berbagai bagian/ komponen yang satu sama lain saling berhubungan dan saling tergantung untuk menuju tujuan. Pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan pendapat atau informasi lisan seringkali menimbulkan bias.

Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok Hubungan antara perusahaan dan pemasoknya yang saling bergantung dan saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai. . Organisasi manajemen mutu yang sukses menjalin hubungan yang kuat dengan para pemasok dan pelanggan untuk menjamin terjadinya perbaikan mutu secara berkesinambungan dalam menghasilkan barang dan jasa.

serta produkproduk yang cacat atau rusak dapat dikurangi. dan keinginan konsumen Pengendalian kualitas secara statistika Tujuan pengendalian secara statistika diantaranya: Untuk menentukan standar kualitas produk Untuk menilai tindakan. dan sumberdaya lainnya. 2. sehingga dapat memuaskan konsumen didalam memenuhi kebutuhan dan keinginannya. 4. dan perbaikan kualitas dari kelompok-kelompok dalam organisasi produksi. 2. dengan memecahkan Peningkatan kemampuan perorangan Peningkatan produktifitas melalui kerjasama antar orang Pemecahan masalah sehari-hari masalah sendiri oleh karyawan yang bersangkutan . apabila terjadi ketidaksesuaian Untuk merencanakan perbaikan. Agar produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dapat dihindarkan sehingga akan menghemat pemakaian bahan baku . Pengendalian kualitas adalah suatu sistem kendali yang effektif untuk mengkoordinasikan usaha-usaha penjagaan kualitas.BAB IV ALAT DAN TEKNIK PENGENDALI MUTU Beberapa alasan mengapa pengendalian kualitas harus dikendalikan : 1. baik itu terhadap pelaksanaan maupun standar itu sendiri Konsep-Konsep Dasar Pengendalian Mutu Tujuan Pengendalian Mutu : 1. sehingga diperoleh suatu produksi yang sangat ekonomis serta dapat memuaskan kebutuhan. 3. Pengembangan partisipasi karyawan.

2. Hindari manipulasi fakta Hindarkan opini Hindarkan misinterpretation Buat keputusan dengan teliti Permasalahan Dalam Pelaksanaan Pengendalian Mutu a) Kurang pelatihan b) Kegagalan program c) Kontradiksi dengan program terdahulu d) Kurang dukungan pimpinan puncak e) Kurang kerjasama middle management f) Kurang publikasi g) Persoalan terlalu rumit/kurang relevan h) Munculnya harapan berlebihan i) Tanggapan lamban Indikator Keberhasilan Pengendalian Mutu a) Perbaikan mutu : b) Partisipasi meningkat c) Biaya turun d) Efisiensi peralatan naik e) Kesehatan kerja meningkat f) Produktifitas meningkat . 4. 2. 4. 3.Konsep Mutu 1. 5. Quality of product Quality of cost Quality of delivery time Quality of morale Quality of of safety Pengendalian Mutu Harus Berdasarkan Fakta (Speak With Fact) Hal yang perlu diperhatikan adalah 1. 3.

g) Komunikasi lebih tinggi h) Sikap lebih positif i) Product performance naik j) Kepuasan pelanggan meningkat k) Absensi turun l) Gosip menurun Kunci Keberhasilan Pengendali Mutu a) Terbentuknya iklim kerja yang sesuai b) Komitmen dari top manajemen c) Pemilihan yang tepat dari tujuan dan prioritas setiap tahap pengembangan d) Kecukupan atau ketersediaan informasi e) Kesukarelaan f) Program pelatihan mencukupi/menyeluruh g) Keterbukaan dan sikap positif manajemen Esesnsi Gugus Kendali Mutu a) Dinamika kelompok b) Kepuasan kerja akibat pengakuan perusahaan c) Pada individu d) Penggunaan statistika dasar/sederhana Dimensi Kualitas Operasi Kebanyakan konsumen memandang kinerja atau operasi suatu produk sebagai dimensi utama. . Misalnya: apakah akselerasi sebuah mobil dan sistem remnya dapat bekerja secara cepat?bagaimanakah daya jangkau sistem penyejuk ruangan dapat dengan segera membuat ruangan sejuk.

sentuhan. Perceived Kualitas yang dirasakan juga merupakan dimensi yang bersifat subjektif. . Appearance Penampilan merupakan dimensi yang bersifat subjektif. sebelum produk yang bersangkutan dibuat? Serviceability Dimensi ini berkaitan dengan keramahan.a) Reability and durability Dimensi ini menggambarkan kemungkinan seberapa besar sebuah produk dapat tetap bertahan dalam kondisi yang prima. dimana kebanyakan produk dipertimbangkan untuk dibeli. selera. kecepatan. suara. yaitu menggambarkan perasaan pribadi dari si konsumen termasuk didalamnya atribut-atribut seperti: tampilan. dan ketepatan reparsi sebuah produk. dan wewangian.. misalnya : berapa lamakah masa pakai bola lampu mobil? Confermance Kualitas kesesuaian berkaitan dengan derajat atau seberapa besar produk tersebut dapat memenuhi spesifikasi yang telah dipersyaratkan.

Ada beberapa hal yang membedakan antara pemimpin yang baik dan pemimpin yang tidak baik. Dalam manajemen sendiri masih terjadi perdebatan mengenai siapa yang disebut sebagai pemimpin. maka setiap penyelia. Mereka juga memberikan pedoman dan tujuan yang jelas untuk mencapai kesuksesan dalam jangka panjang 3. manajer. Pemimpin tahu arah tujuannya. yaitu: 1. Pemimpin lebih banyak menggunakan pendekatan pull (menarik) dari pada push (mendorong). bila memang menghambat tercapainya visi organisasi.BAB V PERANANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI TQM Setiap organisasi harus memiliki seorang pemimpin. Selain itu pemimpin juga harus . Bahkan kadang kala tujuan jangka pendek harus berani dikorbankan. Dengan demikian bila seseorang menguasi atau mengepalai duatu kelompok. Pemimpin harus berani dan dapat dipercaya Pemimpin harus berani mengambil resiko dalam menghadapi dan mengatasi seala macam rintangan dan hambatan yang timbul. wakil presiden. dan CEO mesti seorang pemimpin. untuk meningkatkan output. Pemimpin menentukan visi organisaasi dan cara-cara untuk mencapai visi tersebut. Ada yang mendefinisikan pemimpin sebagai orang yang memberi komando atau panduan kepada suatu kelompok atau aktivitas. Tidak semua pemimpin tersebut merupakan pemimpin yang efektif bahkan sering kali malah bukan pemimpin yang baik. direktur. Dari sudut pandang ini. orang tersebut pasti memimpin. presiden. dan secara simultan memberikan kebanggaan atas kecakapan kerja karyawan. Seorang pemimpin akan terlibat secara nyata dalam usahanya melaksanakan kepemimpinan. 2. Akan tetapi pengertian itu sendiri kurang bisa memberikan penjelasan yang mendalam. memperbaiki kualitas. Tujuan dari kepemimpinan dalam suatu perusahaan adalah untuk memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan mesin.

Dari berbagai pengalaman perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan TQM. ia tidak akan dapat menjadi pemimpin yang baik 4. Peranan terpenting dari seorang pemimpin setelah membentuk visi dan cara pencapaiannya adalah membantu para bawahan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan rasa bangga. Ada beberapa penyebab mengapa TQM lebih sukar diterima atau didukung oleh manajer madya daripada oleh manajer puncak maupun karyawan langsung (operasional). Banyak manajer madya yang menduduki posisi saat ini setelah melalui masa kerja yang cukup lama dilevel operasional. bukan orang yang melakukannya beberapa tahun yang lalu 3. Salah satu dasar TQM yaitu bahwa ahli dalam suatu pekerjaan adalah orang yang melakukannya sehari-hari. tetapi memberikan kemudahan (facilitate) kepada mereka. Padahal situasi yang dihadapi saat ini sudah sangat berlainan dengan masa lalu. karena bila tidak. Diantaranya adalah: 1. 2. diketahui bahwa level manajemen madya paling banyak menimbulkan hambatan bagi kesuksesan TQM. Mereka diberi pelatihan agar dapat terlibat dalam proses organisasi dengan kemampuan maksimal yang mereka miliki. Peranan seorang pemimpin bukanlah mendikte bawahan. Mereka merasa lebih menguasai pekerjaan bawahannya daripada bawahannya itu sendiri. Banyak diantara manajer madya yang cukup senior (waktu kerjanya cukup lama) terasa bahwa karirnya sudah mentok dan tidak dapat berkembang lagi.dipercaya oleh bawahannya. Kebanyakan manajer madya berkeyakinan bahwa dengan hanya melakukan apa yang dilakukan tanpa adanya inprovisasi dan menaati segala aturan perusahaan. maka karir dan promosi mereka akan berjalan lancar. Mereka memandang perubahan yang ditimbulkan TQM sebagai ancaman terhadap upaya mempertahankan status quo. .

4. Sering kali ketinggalan informasi setiap perubahan yang ada dalam dunia industri. Manajer madya sebagai suatu kelompok. cenderung belajarnya lebih sedikit dibadingkan para manajer puncak. .

misalnya peralatan pengukuran atau pengujian Biasanya yang ditunjuk sebagai wakil dari manajemen dalam hal ini adalah Quality control manager. Sistem Mutu Fungsi Manual Mutu : a) Sebagai alat komunikasi sasaran dan kebijakan mutu perusahaan dari manajemen puncak kepada staff. Catatan : Kebijakan mutu harus dicetuskan oleh pimpinan tertinggi dalam perusahaan Bagan struktur organisasi menjelaskan wewenang dan tanggung jawab setiap posisi Sarana. d) Menjelaskan sruktur dan tanggung jawab dalam organisasi untuk bagian/departemen yang kegiatannya dapat mempengaruhi mutu. dimengerti. . dan sub-kontrakor. dan dilaksanakan b) Bagan struktur organisasi harus ada dan personnel untuk aktivitas verifikasi yang tercantum dalam elemen standar ini c) Seorang wakil dari manajemen harus ditunjuk dan diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan dalam standar mutu sudah dilaksanakan. b) Memberikan image perusahaan yang baik untuk meyakinkan pembeli atau untuk memenuhi persyaratan dalam kontrak. e) Sebagai referensi dalam pelaksanaan sistim mutu. didokumentasikan. c) Memberikan kesan kepada para sub-kontraktor bahwa kita berkomitmen untuk mutu.BAB VI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Tanggung Jawab Manajemen a) Kebijakan mutu harus didefinisikan. customer.

Manual mutu tidak boleh disusun berdasarkan contoh dari perusahaan lain. Organisasi 3.f) Memastikan proses produksi berlangsung sesuai dengan rencana. Untuk produk khusus. Pengendalian proses produksi Sasaran dan kebijakan mutu 2. Jika perlu. c) Untuk produk khusus. R & D 4. perlu diperhatikan : a) Jelaskan spesifikasi teknis dan aspek lainya dari produk kepada Customer. h) Sebagai dasar untuk audit mutu Catatan : Manual mutu harus disiapkan dengan masukan dari para personil yang terlibat dalam kegiatan yang dapat mempengaruhi mutu. Pelatihan Tinjauan Kontrak Sebelum menyetujui suatu kontrak pemesanan produk standar maupun khusus. dapatkan spesifikasi produk yang lengkap dari Customer. g) Sebagai bahan pendidikan bagi karyawan mengenai mutu. kemampuan untuk memenuhi permintaan customer perlu ditinjau. b) Diskusikan delivery time yang diajukan customer dengan Bagian Produksi. Konsultan tidak seharusnya menulis/menyusun manual mutu untuk kliennya. Wawasan Manual Mutu : 1. Manual mutu yang baik tidak perlu panjang dan kompleks. berikan contoh produk. Audit Mutu dan Review 7. Pembelian 5. Pengen 6. .

dan didokumentasikan. parameter dan metode pengujian. perlu diadakan jalur komunikasi antara pemasok dan customer untuk membahas desain dan mutu produk. Rencana desain Personnel yang ditugaskan harus memiliki kualifikasi yang cukup. pembayaran. Pengendalian desain Prosedur pengendalian dan verifikasi desain produk harus ada untuk memastikan persyaratan yang diminta sudah terpenuhi.d) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan detail lengkap mengenai spesifikasi produk. Komunikasi dan informasi antar gugus tugas harus diidentifikasi dan dikokumentasikan.ditinjau. . besarnya sample yang dibutuhkan. e) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan syarat-syarat yang telah disetujui kedua belah pihak seperti: cara pengepakan.asuransi. i) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan prosedur untuk mengatasi masalah yang mungkin akan timbul di kemudian hari.pengiriman. dsb. f) Jika inspeksi produk dibutuhkan. g) Cukupan dan batasan garansi produk. dan kriteria produk yang dapat diterima. h) Untuk produk khusus. Metode untuk menyelesaikan persyaratan yang tidak lengkap atau membingungkan harus ada. Masukan desain Bahan/persyaratan untuk masukan desain harus diidentifikasi. cantumkan dimana (sebelum dikirim atau setelah diterima).

. dan perstujuan perubahan desain) harus ada. Harus masuk dalam criteria dapat diterima.persetujuan dan perubahan dokumen.Dokumen pembelian Harus memenuhi persyaratan masukan desain.Penyusunan. Dokumen yang perlu dikendalikan : . Harus sesuai dengan persyaratan undang-undang/peraturan yang . dokumentasi. Pengendalian dokumen Tujuan . .dan didokumentasikan. Prosedur mengenai perubahan desain (identifikasi.Pengendalian formulir.Daftar Induk Dokumen.Identifikasi dokumen. .Para karyawan mengetahui dan menggunakan dokumen2 yang relevan dengan tugas mereka.Prosedur untuk mengendalikan seluruh dokumen dalam sistim manajemen mutu tersedia agar : . . kompeten.Distribusi dokumen.Pengendalian desain (lanjutan) Hasil Desain : ada Harus memiliki dokumentasi mengenai cirri-ciri produk yang Verifikasi design harus dilaksanakan oleh personnel yang menjamin keselamatan pemakai.Dokumen tersedia di tempat-tempat yang memerlukanya. Pengendalian Dokumen yang efektif meliputi : . . tinjauan ulang. Manual mutu.Kebijakan perusahaan. Prosedur. . dan Instruksi kerja.

Data pembelian: 3. yang akan dibeli. Prestasi (berdasarkan catatan mutu pembelian) dalam Kemampuan teknik dan kondisi perusahaan/keuangan subSistem Quality Assurance yang diterapkan diperusahaan memenuhi persyaratan mutu dan delivery time. Standard mutu yang relevan. Pemilihan Sub-kontraktor: 2. Identifikasi yang jealas dan tepat mengenai bahan baku Instruksi pemeriksaan barang yang diperlukan. Meliputi 1.. Pemeriksaan bahan baku: Metode yang akan digunakan harus dinyatakan dengan Sub-kontraktor tetap bertanggung jawab atas produk yang jelas dalam order pembelian dan disetujui kedua belah pihak. Persentasi sub-kontraktor . dijualnya. Catatan mutu pembelian: Pengendalian pembelian. sub-kontraktor. kontraktor. 4.Gambar dan spesifikasi Pembelian Tujuan Memastikan bahwa bahan baku/jasa yang dibeli memenuhi persyaratan mutu produsen maupun customer. walaupun pembeli telah memeriksa produk tersebut.

inspeksi dapat dilakukan ditempat sub-kontraktor.- Tinjauan spesifikasi dan metode pemeriksaan untuk digunakan dalam pembelian mendatang. c) Personnel yang terlibat memiliki kualifikasi yang cukup.Tingkat inspeksi yang dibutuhkan tergantung dari kenyakinan atas sistem mutu yang diterapkan oleh sub-kontraktor dalam proses produksinya. b) Penggunaan peralatan produksi dan kondisi lingkungan kerja yang memadai. d) Memudahkan penarikan produk cacat dari proses produksi. Pengendalian Proses a) Instruksi kerja secara tertulis untuk proses yang dapat mempengaruhi mutu. e) Memudahkan pelaksanaan FIFO. Bahan Baku Yang Dipasok Oleh Pembeli Jika customer memasok sebagian/seluruh bahan baku. Inspeksi dan pengujian Inspeksi bahan baku .Jika diperlukan. . hal ini harus diuraikan dalam kontrak. Identifikasi Dan Penelusuran Produk a) Menghindari tercampurnya produk dalam proses b) Menghindari pemakaian bahan baku yang cacat. Tanggung jawab pemasok (produsen) adalah memastikan jumlah yang dipasok. c) Memudahkan analisa proses dan tindakan perbaikan. maka bahan baku tersebut harus memenuhi persyaratan spesifikasi produk yang dipesannya. . cara penyimpanan dan penggunaannya sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak.

Catatan kalibrasi .Kalibrasi . Inspeksi akhir: . dan Pengujian Meliputi: .“Quality Plan” dibuat agar titik-titik penting dalam proses produksi dapat diketahui sehingga inspeksi dapat dilakukan. Pengukuran.Pertimbangan dalam pembelian alat baru .Pengaruh lingkungan atas hasil pengukuran dan kalibrasi .Identifikasi dan pemilihan peralatan .Inspeksi in-proses: .Status kalibrasi .“Bukti obyekktif bahwa kegiatan Quality Assurance telah dilaksanakan pada titik-titik penting dalam “Quality Plan” dan produk jadi telah memenuhi spesifikasi”. Peralatan Inspeksi.Tindakan jika kalibrasi atas peralatan tidak tepat Status Inspeksi dan Pengujian Meliputi: Produk belum menjalani inspeksi/pengujian Produk telah diuji dan lulus inspeksi Produk telah diuji dan ditolak Produk telah diuji dan perlu modifikasi Pengendalian Produk Cacat Meliputi: Identifikasi: Pemasangan label supaya tidak mudah lepas/terhapus Tindakan: Apakah proses perlu dihentikan jika prodk cacat dimasukkan Pemisahan: Perlu control atas produk cacat yang dipisahkan .

laporan service.- Evaluasi: Diterima tanpa modifikasi. kontaminasi Kemudahan bongkar muat barang Bahan pengemasan tidak boleh mempengaruhi mutu produk Jenis transport yang digunakan. Penyimpanan. turun grade. produk dalam proses. diproses ulang. atau keluhan customer Merumuskan tindakan perbaikan untuk menghindari kejadian serupa Merumuskan tindakan preventif Mengendalikan tindakan perbaiakan agar dilaksanakan dan memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut efektif Merubah prosedur atau instruksi kerja (bila perlu) agar sesuai dengan tindakan perbaikan yang diambil Penanganan. catatan mutu. produk jadi Bahan berbahaya seperti bahan beracun atau mudah terbakar nstruksi penyimpanan dan personil yang berwenang Ventilasi. penerangan. Pengemasan. dibuang Disposisi: Prosedur mengenai proses ulang atau perbaikan produk dan cara inspeksinya harus tersedia Notifikasi: Pemberitahuan kepada departemen-departemen yang terlibat mengenai cacat produk dan disposisinya Dokumentasi Tindakan perbaikan Menentukan sebab produk cacat dengan menganalisa seluruh proses produksi. dan Pengiriman Penanganan : Berat dan ukuran Guncangan keras dan perubahan suhu Tercampurnya bahan baku. lamanya produk disimpan Penyimpanan: Pengemasan: .

Penentuan urutan bagian yang akan diaudit Cara menyampaikan hasil audit Cara memantau tindakan follow-up . Pelatihan untuk Manajer Madya: Pelatihan relevan dengan profesi. ini meliputi: Pelatihan Pelatihan untuk Eksekuif: Seminar mengenai ISO 9000. Audit Mutu. dokumentasi mutu. sistem mutu. Pelatihan untuk Penyedia dan pekerja: Pelatihan sesuai keahlian.- Tanda (misalnya cara penanganan dan tanggal kadarluarsa) Lama perjalanan Cara pengiriman yang sesuai dengan produk dan jenis pengepakan Pengiriman: Catatan Mutu Catatan mutu produk: Spesifikasi produk Gambar peralatan Laporan hasil pengujian bahan baku Laporan audit mutu internal Catatan kalibrasi atas peralatan pengujian Catatan pelatihan dan kualifikasi karyawan Catatan penilaian atas sub-kontraktor Catatan Pelaksanaan sistem mutu: Audit mutu internal Audit mutu internal harus dilaksanakan secara teratur sedikitnya sekali setahun dengan rencana dan prosedur yang jelas.

Service Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam service: Pelatihan personil service Buku manual service Peralatan service yang lengkap Penanganan efisien atas keluhan customer Prosedur mengenai pelaksanaan service Validasi dan kalibrasi peralatan service Persediaan spare parts Audit mutu internal juga terlihat dalam proses service Kesamaan proses service dengan proses produksi .

Meningkatkan produktivitas 8. Meningkatkan kepuasan konsumen dan pemasaran Jenis Audit Sistem Manajemen Mutu Audit sistem mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas perusahaan terhadap standar sistem mutu yang telah ditentukan serta effektivitas dari penerapan sistem tersebut. hasil audit ini akan dijadikan alat/bahan dalam melakukan tindakan koreksi/pencegahan yang mengarah pada peningkatan.BAB VII AUDIT DAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN Peranan Audit Sistem Manajemen Mutu Audit yang objektif akan memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara sesuai dengan kebijakan. Nantinya. Membantu untuk mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu 5. dan rencana yang ditetapkan. Membantu pembagian sumber daya optimal 4. Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu 6. tujuannya adalah untuk memantau keefektifan penerapan . Mengurangi biaya-biaya umum tambhan 7. Sasaran. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen 3. Membantu mengembangkan sistem manajemen mutu terpadu yang efektif 2. Audit sistem manajemen mutu memberikan beberapa keuntungan antara lain: 1. Jenis-jenis pembagian audit mutu berdasarkan pihak yang melaksanakan adalah: Audit pihak pertama (audit mutu internal) Merupakan audit mutu yang dilakukan dalam suatu perusahaan untuk menentukan efektivitas dari penerapan sistem mutu yang mereka gunakan.

sistem mutu dan merupakan alat manajemen untuk melakukan perbaikan. tujuanya yaitu melakukan penilaian terhadap vendor/pemasok baru Sasarannya: Menetukan kualifikasi pemasok Merangsang vendor agar meningkatkan sistem mutu tersebut Memenuhi persyaratan pelanggan untuk melakukan audit terhadap perubahan vendor Menjadi mediator untuk pemecahan mutu yang berkaitan dengan vendor Audit pihak ketiga (Audit eksternal dan independen) Yaitu audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi yang independen dan atau badan registrasi. Sasarannya: memenuhi persyaratan standar sistem mutu yang diterapkan memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu (pada tahap permulaan) mengetahui secar dini ketidaksesuaian dan melakukan tindakan koreksi dalam rangka persiapan audit eksternal (vendor) memonitor pemeliharaan dan effektivitas sistem mutu (setelah penerapan) mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu. . Audit pihak kedua (audit eksternal) Merupakan audit yang dilakukan oleh suatu perusahaan (atau yang mewakilinya) terhadap pemasok. Tujuannya untuk kesesuaian sistem perusahaan dengan standar sistem yang dipersyaratkan pelanggan.

. tetapi juga untuk melihat apakah pelaksanaan aktivitas yang sesungguhnya tercakup pada dokumen. dan rencana diimplementasikan. Fungsi manajemen yang diaudit adalah: Audit sistem Audit kesesuaian Audit produk Rencana Prosedur Komitmen Audit kesesuaian Jenis audit ini lebih dalam dari audit sistem. Audit dilakukan untuk melihat apakah prosedur. Audit ini bukan hanya melihat apakah prosedur diimplementasikan secara effektif. instruksi kerja.Sasarannya: Mengurangi audit yang berulang (penggantu audit oleh pihak kedua) Meregistrasi/sertifikasi sistem mutu Mengetahui kesiapan untuk audi sertifikasi Memilih jenis audit berdasarkan kedalaman audit (isinya akan diketik kemudian) Jenis-Jenis Audit berdasarkan Kedalaman Audit adalah Audit sistem Bertujuan untuk menentukan apakah perusahaan telah memiliki sistem dalam melakukan operasinya. Jenis audit inilah yang banyak digunakan dalam pelaksanaan audit mutu internal.

Audit produk Jenis audit ini dilakukan untuk melakukan apakah produk sesuai dengan spesifikasi. Tujuan Audit Sistem Manajemen Mutu Untuk Internal Melihat kekurangan sistem manajemen mutu Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan tindakan koreksi Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua atau ketiga) Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan sistem mutu Untuk Eksternal Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu Memenuhi persyaratan pelanggan (khusus dalam kontrak) Memenuhi undang-undang/badan pemerintahan (misalnya reaktor nuklir) Perbedaan Audit ISO 9000:1994 dengan ISO 9000:2000 Edisi 1994 Auditornya hanya membandingkan checklist dengan prosedur-prosedur mutu untuk semua aktivitas yang termasuk dalam lingkup sisten Edisi 2000 Organisasi tidak dipersyaratkan untuk memiliki prosedur terdokumentasi untuk menetapkan aktivitas bisnis inti. Dengan kata lain audit ini menentukan derajat pencapaian kepuasan pelanggan. .

pada umumnya mencakup: Sasaran dan harapan program audit Tanggung jawab. sumber daya. dan prosedur Pemastian program audit yang diterapkan Pemantauan dan peninjauan program audit Pemastian dokumen audit yang sesuai dipelihara Penerapan program audit berdasarkan PDCA dapat kita gambarkan sebagai berikut: Penanggung jawab Program Mendefinisikan program Tindakan peningkatan Menerapkan Program Kemampuan Auditor Aktivitas Audit Memantau dan Meninjau Program .Mengelola Program Audit Dalam mengelola program audit ini.

dll Penggunaaan daftar periksa Daftar yang telah disediakan oleh tim audit harus dapat digunakan secara efektif Teknik Audit Mengidetifikasi Proses Berdasarkan standar nasional. Auditor harus bekerja sesuai langkah-langkah berikut untuk memahami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami klausal-klausal standar tersebut.Bagan pengelolaan program Audit Pelaksanaan Audit Secara umum. . memberikan penjelasan tentang metode yang digunakan Ilead auditor yang bertindak sebagai pemimpin pertemuan memberikan penjelasan tentang tim audit dan tanggung jawab setiap anggota tim. Tujuan pertemuan ini adalah memberikn penjelasan tentang tujuan dari pelaksanaan audit. organisasi diharuskan untuk menyediakan suatu manual mutu yang berisikan penjelasan interaksi dari proses-proses yang ada dari sistem manajemen mutu. pelaksanaan audit dapat mengacu pada hal-hal sebagai berikut: Rapat pembukaan yaitu pertemuan yang dilakukan sebelum audit dilaksanakan. tujuan dari pertemuan. ruang lingkup audit. Sistem manajemen mutu harus mencakup rencana strategi yang berisikan kebijakan mutu dan pembuatan sasaran mutu yang terukur Dari sini akan mengalir proses kritis yang harus diidentifikasi Fokus dari audit adalah menggabungkan elemen-elemen pendekatan proses dan delapan prinsip manajemen yang dianggap penting untuk mencapai sasaran.

auditor harus : Meninjau kebijakan mutu Menevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran Mengnalisis proses kritis Mengidentifikasi proses-proses pendukung yang dianggap perlu Memfokuskan proses audit terhadap organisasi Mempertimbngkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut . dokumen.Tinjauan Kebijakan mutu Evaluasi Kebijakan mutu pada setiap Funsi Proses kritis apa saja yg ada tiap unit untuk pencapaian sasaran Apakah ada proses pendukung Prosesproses. pengendalian. rekaman Analisis Identifikasi Audit Mengaudit Sistem Manajemen Mutu Dalam melaksanakan audit.

menentukan ketidaksesuaian mengenai kinerjanya dan perbaikan yang diperlukan.Untuk hal-hal tersebut auditor harus : Memahami masalah-masalah pokok dalam organisasi Memfokuskan pada proses-proses kritis Mengaudit peningkatan bisnis Proses kritis yang dianggap vital dalam menuju sasaran mutu ini harus diidentifikasi terlebih dahulu. masalah dengan auditee beberapa auditor mungkin mempunyai masalah dengan auditee. melakukan pengkajian terhadap dokumen kerja dan laporan audit. Hal tersebut bisa digambarkan dengan: Memetakan proses Mengembangkan flowchart Checklist yang didasari pada persyaratan iso 9000:2000 Mengembangkan checklist yang didasari pada dokumen atau prosedur Evaluasi Kerja Audit Evaluasi dilakukan secara periodik terhadap: Kinerja Auditor 1. Dokumen kerja dan laporan audit dapat digunakan untuk menilai kemampuan auditor dalam memelihara sikap yang objektif. Apabila hal ini terjadi. 2. . auditor memerlukan pelatihan ataupun konseling.

Hasil yang nyata dapat diukur dengan adanya penurunan biaya karena adanya tindakan perbaikan terhadap temuan audit 2. perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut. jika ada kecenderungan menaik. perlu dilakukan perbandingan biaya dengan badan sertifikasi lainnya. Pengembalian Modal. Hal ini penting untuk mengetahui sejauh mana kemampuan dan pengetahuan badan sertifikasi tersebut. Pangsa pasar. apakah ia pernah mengaudit perushaan sejenis? Selain itu . . Biaya. Setiap badan sertifikasi memiliki biaya yang beragam. Proses Sertifikasi Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terhadap suatu perusahaan yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang dipersyaratkan. Bentuk prosedur dan proses yang dianut lembaga sertifikasi yang bersangkutan 4. Pengalaman badan sertifikasi yang bersangkutan. 1.Pihak yang memberikan sertifikasi ini adalah badan sertifikasi yang telah mendapatkan akreditasi bahwaia layak memberikan sertifikat. Dari hasil audit dapat dihitung persentase ketidaksesuaian terhadap elemen sistem prosedur. Evaluasi Prosedur Audit Dilakukan dengan memeriksa dokumentasi dan melihat kesesuaiannya pada pelaksanaan dilapangan. maka diperlukan perbaikan sistem operasi. Kecenderungan Operasional. Pilihan badan sertifikasi yang mempunyai kredibilitas dan pengakuan yang luas. Oleh karena itu. baik nasional maupun internasional 3.Evaluasi Program Audit 1. perlu juga mempelajari asesornya 2. Oleh karena banyaknya badan sertifikasi terhadap sistemnya.

perusahaan dapat mengajukan permohonan resmi dari suatu perusahaan untuk memperoleh sertifikasi. Permohonan ini dilampiri dengan dokumentasi sisitem manajemen mutu yang ada dan biasanya badan sertifikasi akan menilai dokumentasi tersebut.Sesudah menentukan badan sertifikasi. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful