P. 1
21902020 Sistem Manajemen Mutu

21902020 Sistem Manajemen Mutu

|Views: 136|Likes:
Published by Haogoaro Zr

More info:

Published by: Haogoaro Zr on Mar 13, 2012
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/30/2014

pdf

text

original

Sections

  • BAB I
  • BAB II
  • BAB III
  • BAB IV
  • BAB V
  • BAB VI
  • BAB VII

SISTEM MANAJEMEN MUTU

BAB I
PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Mutu merupakan suatu faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu produk untuk menembus pasarnya, disamping faktor utama yang lain seperti: harga dan pelayanan. Dalam situasi perdagangan terbuka, setiap perusahaan harus mampu menghasilkan produk yang dapat memenuhi persyaratan mutu minimal yang ditetapkan, yang bisanya menggunakan standar nasional sebagai acuannya. Berdirinya perusahaan-perusahaan yang berkembang dan pendidikanpendidikan yang semakin maju merupakan suatu hasil dari beberapa faktor. Salah satu dari faktor yang membuat perkembangan kemajuan perusahaan atau pendidikan adalah sistem manajemen yang baik. Kualitas atau mutu dari suatu perusahaan, selalu yang paling utama untuk dilihat oleh pelanggan (konsumen). Oleh karena itu, perusahaan maupun lembaga pendidikan harus memahami apa yang dimaksud dengan sistem manajemen mutu yang baik. Untuk memimpin dan mengoprasikan sebuah organisasi dengan berhasil, perlu untuk mengarahkannya dan mengendalikannya dengan car sistematis dan transparan. Keberhasilan dapat tercapai dari implemementasi dan pemeliharaan sistem manajemen yang didesain untuk selalu memperbaiki kinerja sambil menanggapi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan. Perkembangan perumusan standar yang mencakup sistem jaminan mutu begitu pesat kemajuannya, sebagai akibat dari perubahan yang cepat dalam mengelola kegiatan jaminan jaminan mutu dunia. Dalam hal ini indonesia tidak boleh tertinggal lagi, seperti pada masa lalu yang ditertbitkannya ISO 9000. cukup lama indonesia mempersiapkan standar sejenis. Untuk itu Indonesia melalui Badan Standarisasi Nasional. (BSN) segera mempersiapkan Standar Nasional Indonesia (SNI) mengenai sistem manajemen mutu.

RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU Lingkup a) b) c) d) e) Organisasi yang menginginkan keunggulan melalui implementasi Organisasi yang menginginkan keyakinan dari pemasoknya bahwa Pemakai produk. Mereka yang berkepentingan dengan saling pengertian dari istilah Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang mengakses

suatu sistem manajemen mutu. persyaratan produk mereka akan dipenuhi.

yang dipakai dalam manajemen mutu. sistem manajemen mutu atau mengauditnya untuk kesesuaian pada persyaratan. f) Mereka yang didalam atau diluar organisasi yang memberi saran atau pelatihan tentang sistem manajemen mutu yang sesuai bagi organisasi itu. g) Pengembang standar terkait.

Komitmen Manajemen Manajemen Puncak harus menyediakan bukti dari komitmennya terhadap pengembangan dan penerapan SMM dan memperbaiki efektivitasnya secara terus menerus dengan: a) Mengkomunikasikan kepada organisasi tentang pentingnya persesuaian dengan permintaan pelanggan sebagai kewajiban. b) Menetapkan kebijakan mutu c) Memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu telah ditetapkan d) Mengadakan tinjauan-tinjauan manajemen, dan. e) Memastikan ketersediaan sumberdaya.

Fokus Pelanggan Manajemen puncak harus menjamin bahwa persyaratan-persyaratan pelanggan ditetapkan dan cocok dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan.

Kebijakan Mutu Manajemen Puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu: a) Sesuai dengan tujuan organisasi. b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan-persyaratan dan secara berkesinambungan meningkatkan efektivitas SMM. c) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan mereview sasaransasaran mutu. d) Dikomunikasikan dan dipahami dalam keseluruhan organisasi. e) Ditinjau ulang untuk kelanjutan kecocokannya. Perencanaan Sasaran-sasaran Mutu Manajemen Puncak harus memastikan bahwa sasaran-sasaran mutu, termasuk apa yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan-persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi-fungsi dan tingkat-tingkat yang relevan dalam organisasi. Sasaran-sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu. Perencanaan SMM Manajemen Puncak harus memastikan bahwa: 1. dan 2. Integritas dalam SMM dipelihara ketika perubahanperubahan SMM direncanakan dan diimplementasikan. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi Tanggung Jawab dan Wewenang Manajemen Puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab, wewenang dinyatakan dan dikomunikasikan didalam organisasi. Perencanaan dari SMM diselenggarakan untuk persesuaian dengan persyaratan-persyaratan sebagaimana sasaran-sasaran mutu,

diterapkan. Komunikasi Internal Manajemen Puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang layak telah ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi ditempatkan untuk efektivitas SMM. dan efektivitasnya. pada intervalinterval terencana. termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran-sasaran Mutu. dan persyaratan-persyaratan pelanggan ke seluruh organisasi. untuk memastikan kecocokan. dan hal-hal yang perlu ditingkatkan. yang harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang mencakup: 1. Memastikan bahwa proses-proses yang dibutuhkan untuk Melaporkan pada Manajemen Puncak atas kinerja SMM Memastikan peningkatan perhatian atas kepentingan SMM ditetapkan. Catatan: Tanggung jawab seorang Wakil Manajemen dapat mencakup hubungan dengan pihak eksternal yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu. Tinjauan Manajemen Umum Manajemen Puncak harus meninjau SMM organisasi. dan dipelihara. yang mana tetap memperhitungkan tanggung jawab-tanggung jawab yang lain. kelayakan. 3. Tinjauan ini harus termasuk penilaian kesempatan perbaikan dan perubahan yang dibutuhkan terhadap perubahan SMM. Tinjauan Input Input kepada Tinjauan Manajemen harus mencakup informasi atas : . 2. Rekaman-rekaman dari Tinjauan Manajemen harus dipelihara.Wakil Manajemen Manajemen Puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen.

4. 2. Hasil-hasil audit Feedback pelanggan Kinerja proses dan kesesuaian produk Status tindakan preventif dan korektif. 6. Peningkatan dari produk yang berhubungan dengan Sumber daya yang dibutuhkan persyaratan-persyaratan pelanggan. . Peningkatan efektivitas SMM dan proses -prosesnya. 3. 2.1. Follow Up Tinjauan Manajemen yang lalu Perubahan rencana yang dapat mempengaruhi SMM. 3. 7. dan Rekomendasi-rekomendasi untuk perbaikan Tinjauan Output Output dari Tinjauan Manajemen harus mencakup keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berhubungan dengan: 1. 5.

membangun.BAB II ISO dan QA Pengenalan ISO Karakteristik Standar Iso Diantaranya : a) yang mana yang lebih dahulu dikaji) b) manufakturer (services.Quality Management Sistems .Quality Management Sistems . Malcolm Baldridge NQ Award pada TQM) Sistem industri. Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan tersebut. memproduksi. software) c) menjamin kualitas produk dan jasa d) e) f) s/d after sales service Jenis-Jenis Standar Diantaranya : 1.Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang.Fundamentals and Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan daftar bahasa dan istilah dalam kumpulan ISO 9000. sejak supplier . memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Memusatkan diri pada proses Internasional (Deming pada Meliputi organisasi yang Tidak terbatas pada Fleksible (bisa dipilih proses TQC. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga. b) ISO 9001:2000 . ISO 9000 ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini: a) ISO 9000:2005 .

ISO 9002 Sistem mutu: Model jaminan mutu dalam produksi dan pemasangan Digunakan: Operasi manufaktur dengan desain yang “mapan” Sasaran: meyakinkan pelanggan bahwa industri terkait dapat menghasilkan produk yang bermutu secara kontinu Isi : (18 pasal) sama ISO 9001 tetapi tanpa Desaign control dan After sales service. pengendalian barang tidak sesuai spesifikasi. 4. dll. pemasangan dan pelayanan. identifikasi produk. product identification. Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama. Top standar mencakup aktifitas “desain. Isi : 20 pasal 3. dll. Elemen lain: purchusing.c) ISO 9004:2000 . insfection dan testing. ISO 9001 Sistem mutu yaitu: model jaminan mutu dalam desain/pengembangan. inspeksi dan testing. Dalam contract review yaitu audit supller dan dalam design control yaitu seluruh perubahan.Quality Management Sistems . Persyaratan Sistem Mutu ISO Seri-9002 1. distribusi hingga pelayanan purna jual”. 2.Guidelines for Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. Isi: (12 pasal) yaitu sistem dokumentasi. calibration. Elemen khusus: contract review dan design control. Tanggung jawab manajemen . produksi. produksi. ISO 9003 Sistem mutu: model jaminan mutu dalam insfeksi dan tes akhir Diperlukan dalam suatu ikatan perjanjian disyaratkan bahwa pemasok harus dapat mendemonstrasikan kemampuan untuk melaksanankan inspeksi dan pengujian pada barang/jasa yang dibuat. modifikasi dan verifikasi harus disertai bukti objektif.

Teknik statistik Jaminan Mutu ( Quality Assurance) Seluruh perencanaan dan kegiatan sistematik yang diperlukan untuk memberikan suatu keyakinan yang memadai bahwa suatu barang atau jasa akan memenuhi persyaratan mutu. Adapun hubungan customer-supplier tersebut digambarkan sebagai berikut: . Penanganan. Latar Belakang Quality Assurance: Karena adanya hubungan Customer-supplier. Identifikasi dan mampu telusuri produk 8. Audit mutu internal 17.2. Pengendalian dokumen 5. Status infeksi dan tes 12. pengukuran dan tes 11. Pelatihan 18. pengemasan dan penyerahan 15. Pengendalian atas produk yang tidak sesuai 13. Barang yang dipasok milik pembeli 7. Tinjauan kontrak 4. Maksud utama dari jaminan mutu adalah untuk menjamin kepuasan kepada customer dengan diberikannya barang atau jasa supplier. Agar efektif jaminan mutu biasannya memerlukan evaluasi berkesinambungan terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi kesempurnaan desain atau spesifikasi. Tindakan koreksi 14. Sistem mutu 3. Inspeksi dan Pengetasan 10. Pembelian 6. Pengendalian proses 9. penyimpanan. Peralatan insfeksi. Catatan mutu 16.

. administrasi.DESIGN PROCUREMENT MANUFACTURE DELIVERY OR INSTALLATION SALES & MARKETING. ADMINISTRATION. General standars: Standar yang ditujukan untuk pengembangan program quality assurance yang biasa dipergunakan. penerbangan dan reaktor atom. ACCOUNTS PUBLIC RELATION. TRAINNING Pendekatan sistematis adalah dengan melibatkan seluruh elemen hubungan customer-supplier internal seperti: market riset. penjualan. dan maintenance Dua tipe standar Quality assurance 1. Industri-related standar: Standar yang berhubungan dengan keselamatan umum seperti industri pertahanan. pemasaran. keuangan. 2. PERSONNEL.

Tanpa focus dan keterlibatan pelanggan. Pemimpin puncak perlu menyusun visi perusahaan dengan jelas dan dilengkapi dengan sasaran dan tujuan yang konsisten dan didukung pula dengan perencanaan taktis dan strategis. Kemampuan menarik perhatian.BAB III DELAPAN PRINSIP MANAJEMEN MUTU Fokus pada pelanggan Organisasi bergantung pada pelanggan. Pelibatan anggota Anggota pada semua tingkatan merupakan inti suatu organisasi. oleh karenanya organisasi harus memahami kebutuhan masa kini dan masa mendatang dari pelanggannya. Kepemimpinan Pemimpin menetapkan kesatuan tujuan dan arah organisasi. melayani dan memelihara pelanggan adalah tujuan teringgi dari perusahaan. tujuan manajemen mutu tidak berarti. dan pelibatan penuh mereka memungkinkan kemampuannya dipakai untuk . serta harus memenuhi dan berusaha melampaui harapan pelanggan. Organisasi yang berfokus pada orientasi pelayanan sebagai perangkat utama dalam melaksanakan misinya.

. dari atas sampai kebawah dan juga persilangan antar fungsi. Memperbaiki proses kerja hanya akan berhasil jika semua pihak. terlibat dalam perubahan.manfaat organisasi. sehingga setiap individu akan terlibat dan punya tanggung jawab untuk mencari perbaikan yang terus menerus terhadap proses yang berada pada lingkup tugasnya. Para karyawan harus dilibatkan pada setiap proses untuk menyusun arah dan tujuan serta peralatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan mutu.

proses ini merupakan pelengkap dan yang menghidupkan prinsip orientasi proses dan prinsip fokus pada pelanggan. pengendalian. yang diekspresikan sebagai holistic. Pendekatan fakta pada pengambilan keputusan Keputusan yang efektif didasarkan pada analisis data dan informasi. Manajemen hendaknya membangun kebiasaan menggunakan fakta dan hasil analisis sebelum melakukan pengambilan keputusan. danpeningkatan proses-proses utama dalam perusahaan (trilogy proses mutu) dengan menekankan pada keinginan pelanggan daripada keinginan fungsional. analisis statistic. Orientasi proses ini memerlukan perubahan yang cukup signifikan. dan lainlain yang memberikan hasil yang obyektif. Proses berkesinambungan adalah prinsip dasar dimana mutu menjadi pusatnya. jajak pendapat.Pendekatan proses Pendekatan proses ialah suatau pendekatan untuk perencanaan. karena banyak manajemen yang lebih berorientasi pada produk daripada proses. Fakta dapat diperoleh dengan wawancara. Pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan pendapat atau informasi lisan seringkali menimbulkan bias. kuisioner. Pendekatan sistem memandang suatu organisasi secara keseluruhan daripada bagian-bagian. pengujian. Perbaikan berkesinambungan Perbaikan berkesinambungan atas kinerja organisasi secara menyeluruh hendaknya dijadikan sebagai sasaran tetap dari organisasi. Pendekatan sistem pada manajemen Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari berbagai bagian/ komponen yang satu sama lain saling berhubungan dan saling tergantung untuk menuju tujuan. .

.Hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok Hubungan antara perusahaan dan pemasoknya yang saling bergantung dan saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan keduanya untuk menciptakan nilai. Organisasi manajemen mutu yang sukses menjalin hubungan yang kuat dengan para pemasok dan pelanggan untuk menjamin terjadinya perbaikan mutu secara berkesinambungan dalam menghasilkan barang dan jasa.

4. 2. apabila terjadi ketidaksesuaian Untuk merencanakan perbaikan. serta produkproduk yang cacat atau rusak dapat dikurangi. dengan memecahkan Peningkatan kemampuan perorangan Peningkatan produktifitas melalui kerjasama antar orang Pemecahan masalah sehari-hari masalah sendiri oleh karyawan yang bersangkutan . 2. sehingga dapat memuaskan konsumen didalam memenuhi kebutuhan dan keinginannya. Kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dapat dihindarkan sehingga akan menghemat pemakaian bahan baku . baik itu terhadap pelaksanaan maupun standar itu sendiri Konsep-Konsep Dasar Pengendalian Mutu Tujuan Pengendalian Mutu : 1. Pengendalian kualitas adalah suatu sistem kendali yang effektif untuk mengkoordinasikan usaha-usaha penjagaan kualitas. 3. sehingga diperoleh suatu produksi yang sangat ekonomis serta dapat memuaskan kebutuhan. Pengembangan partisipasi karyawan. dan perbaikan kualitas dari kelompok-kelompok dalam organisasi produksi. dan keinginan konsumen Pengendalian kualitas secara statistika Tujuan pengendalian secara statistika diantaranya: Untuk menentukan standar kualitas produk Untuk menilai tindakan. Agar produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. dan sumberdaya lainnya.BAB IV ALAT DAN TEKNIK PENGENDALI MUTU Beberapa alasan mengapa pengendalian kualitas harus dikendalikan : 1.

Quality of product Quality of cost Quality of delivery time Quality of morale Quality of of safety Pengendalian Mutu Harus Berdasarkan Fakta (Speak With Fact) Hal yang perlu diperhatikan adalah 1. 2. 3. 4. 5. 3.Konsep Mutu 1. Hindari manipulasi fakta Hindarkan opini Hindarkan misinterpretation Buat keputusan dengan teliti Permasalahan Dalam Pelaksanaan Pengendalian Mutu a) Kurang pelatihan b) Kegagalan program c) Kontradiksi dengan program terdahulu d) Kurang dukungan pimpinan puncak e) Kurang kerjasama middle management f) Kurang publikasi g) Persoalan terlalu rumit/kurang relevan h) Munculnya harapan berlebihan i) Tanggapan lamban Indikator Keberhasilan Pengendalian Mutu a) Perbaikan mutu : b) Partisipasi meningkat c) Biaya turun d) Efisiensi peralatan naik e) Kesehatan kerja meningkat f) Produktifitas meningkat . 2. 4.

. Misalnya: apakah akselerasi sebuah mobil dan sistem remnya dapat bekerja secara cepat?bagaimanakah daya jangkau sistem penyejuk ruangan dapat dengan segera membuat ruangan sejuk.g) Komunikasi lebih tinggi h) Sikap lebih positif i) Product performance naik j) Kepuasan pelanggan meningkat k) Absensi turun l) Gosip menurun Kunci Keberhasilan Pengendali Mutu a) Terbentuknya iklim kerja yang sesuai b) Komitmen dari top manajemen c) Pemilihan yang tepat dari tujuan dan prioritas setiap tahap pengembangan d) Kecukupan atau ketersediaan informasi e) Kesukarelaan f) Program pelatihan mencukupi/menyeluruh g) Keterbukaan dan sikap positif manajemen Esesnsi Gugus Kendali Mutu a) Dinamika kelompok b) Kepuasan kerja akibat pengakuan perusahaan c) Pada individu d) Penggunaan statistika dasar/sederhana Dimensi Kualitas Operasi Kebanyakan konsumen memandang kinerja atau operasi suatu produk sebagai dimensi utama.

a) Reability and durability Dimensi ini menggambarkan kemungkinan seberapa besar sebuah produk dapat tetap bertahan dalam kondisi yang prima. sentuhan. . kecepatan. Appearance Penampilan merupakan dimensi yang bersifat subjektif. dan ketepatan reparsi sebuah produk. misalnya : berapa lamakah masa pakai bola lampu mobil? Confermance Kualitas kesesuaian berkaitan dengan derajat atau seberapa besar produk tersebut dapat memenuhi spesifikasi yang telah dipersyaratkan. Perceived Kualitas yang dirasakan juga merupakan dimensi yang bersifat subjektif. yaitu menggambarkan perasaan pribadi dari si konsumen termasuk didalamnya atribut-atribut seperti: tampilan. dimana kebanyakan produk dipertimbangkan untuk dibeli.. selera. sebelum produk yang bersangkutan dibuat? Serviceability Dimensi ini berkaitan dengan keramahan. dan wewangian. suara.

Pemimpin menentukan visi organisaasi dan cara-cara untuk mencapai visi tersebut. yaitu: 1. Pemimpin tahu arah tujuannya. orang tersebut pasti memimpin. bila memang menghambat tercapainya visi organisasi. Akan tetapi pengertian itu sendiri kurang bisa memberikan penjelasan yang mendalam. Selain itu pemimpin juga harus . untuk meningkatkan output. Tujuan dari kepemimpinan dalam suatu perusahaan adalah untuk memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan mesin. presiden. memperbaiki kualitas. Seorang pemimpin akan terlibat secara nyata dalam usahanya melaksanakan kepemimpinan. Pemimpin lebih banyak menggunakan pendekatan pull (menarik) dari pada push (mendorong). manajer. Dengan demikian bila seseorang menguasi atau mengepalai duatu kelompok. dan secara simultan memberikan kebanggaan atas kecakapan kerja karyawan. Bahkan kadang kala tujuan jangka pendek harus berani dikorbankan. Ada beberapa hal yang membedakan antara pemimpin yang baik dan pemimpin yang tidak baik. Dalam manajemen sendiri masih terjadi perdebatan mengenai siapa yang disebut sebagai pemimpin. maka setiap penyelia.BAB V PERANANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI TQM Setiap organisasi harus memiliki seorang pemimpin. dan CEO mesti seorang pemimpin. Tidak semua pemimpin tersebut merupakan pemimpin yang efektif bahkan sering kali malah bukan pemimpin yang baik. wakil presiden. Dari sudut pandang ini. 2. Pemimpin harus berani dan dapat dipercaya Pemimpin harus berani mengambil resiko dalam menghadapi dan mengatasi seala macam rintangan dan hambatan yang timbul. Ada yang mendefinisikan pemimpin sebagai orang yang memberi komando atau panduan kepada suatu kelompok atau aktivitas. direktur. Mereka juga memberikan pedoman dan tujuan yang jelas untuk mencapai kesuksesan dalam jangka panjang 3.

Peranan terpenting dari seorang pemimpin setelah membentuk visi dan cara pencapaiannya adalah membantu para bawahan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan rasa bangga. diketahui bahwa level manajemen madya paling banyak menimbulkan hambatan bagi kesuksesan TQM. Mereka diberi pelatihan agar dapat terlibat dalam proses organisasi dengan kemampuan maksimal yang mereka miliki. Mereka merasa lebih menguasai pekerjaan bawahannya daripada bawahannya itu sendiri.dipercaya oleh bawahannya. tetapi memberikan kemudahan (facilitate) kepada mereka. Banyak manajer madya yang menduduki posisi saat ini setelah melalui masa kerja yang cukup lama dilevel operasional. 2. . Salah satu dasar TQM yaitu bahwa ahli dalam suatu pekerjaan adalah orang yang melakukannya sehari-hari. Mereka memandang perubahan yang ditimbulkan TQM sebagai ancaman terhadap upaya mempertahankan status quo. Banyak diantara manajer madya yang cukup senior (waktu kerjanya cukup lama) terasa bahwa karirnya sudah mentok dan tidak dapat berkembang lagi. Kebanyakan manajer madya berkeyakinan bahwa dengan hanya melakukan apa yang dilakukan tanpa adanya inprovisasi dan menaati segala aturan perusahaan. ia tidak akan dapat menjadi pemimpin yang baik 4. Ada beberapa penyebab mengapa TQM lebih sukar diterima atau didukung oleh manajer madya daripada oleh manajer puncak maupun karyawan langsung (operasional). Dari berbagai pengalaman perusahaan-perusahaan yang telah menerapkan TQM. karena bila tidak. Peranan seorang pemimpin bukanlah mendikte bawahan. maka karir dan promosi mereka akan berjalan lancar. bukan orang yang melakukannya beberapa tahun yang lalu 3. Diantaranya adalah: 1. Padahal situasi yang dihadapi saat ini sudah sangat berlainan dengan masa lalu.

4. cenderung belajarnya lebih sedikit dibadingkan para manajer puncak. Sering kali ketinggalan informasi setiap perubahan yang ada dalam dunia industri. Manajer madya sebagai suatu kelompok. .

didokumentasikan. Sistem Mutu Fungsi Manual Mutu : a) Sebagai alat komunikasi sasaran dan kebijakan mutu perusahaan dari manajemen puncak kepada staff. customer.BAB VI PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Tanggung Jawab Manajemen a) Kebijakan mutu harus didefinisikan. dan sub-kontrakor. misalnya peralatan pengukuran atau pengujian Biasanya yang ditunjuk sebagai wakil dari manajemen dalam hal ini adalah Quality control manager. e) Sebagai referensi dalam pelaksanaan sistim mutu. d) Menjelaskan sruktur dan tanggung jawab dalam organisasi untuk bagian/departemen yang kegiatannya dapat mempengaruhi mutu. b) Memberikan image perusahaan yang baik untuk meyakinkan pembeli atau untuk memenuhi persyaratan dalam kontrak. dimengerti. dan dilaksanakan b) Bagan struktur organisasi harus ada dan personnel untuk aktivitas verifikasi yang tercantum dalam elemen standar ini c) Seorang wakil dari manajemen harus ditunjuk dan diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan dalam standar mutu sudah dilaksanakan. Catatan : Kebijakan mutu harus dicetuskan oleh pimpinan tertinggi dalam perusahaan Bagan struktur organisasi menjelaskan wewenang dan tanggung jawab setiap posisi Sarana. . c) Memberikan kesan kepada para sub-kontraktor bahwa kita berkomitmen untuk mutu.

f) Memastikan proses produksi berlangsung sesuai dengan rencana. Manual mutu tidak boleh disusun berdasarkan contoh dari perusahaan lain. Pengen 6. Jika perlu. g) Sebagai bahan pendidikan bagi karyawan mengenai mutu. Manual mutu yang baik tidak perlu panjang dan kompleks. berikan contoh produk. Organisasi 3. c) Untuk produk khusus. h) Sebagai dasar untuk audit mutu Catatan : Manual mutu harus disiapkan dengan masukan dari para personil yang terlibat dalam kegiatan yang dapat mempengaruhi mutu. Konsultan tidak seharusnya menulis/menyusun manual mutu untuk kliennya. kemampuan untuk memenuhi permintaan customer perlu ditinjau. Wawasan Manual Mutu : 1. dapatkan spesifikasi produk yang lengkap dari Customer. b) Diskusikan delivery time yang diajukan customer dengan Bagian Produksi. Pembelian 5. Pengendalian proses produksi Sasaran dan kebijakan mutu 2. . perlu diperhatikan : a) Jelaskan spesifikasi teknis dan aspek lainya dari produk kepada Customer. R & D 4. Pelatihan Tinjauan Kontrak Sebelum menyetujui suatu kontrak pemesanan produk standar maupun khusus. Audit Mutu dan Review 7. Untuk produk khusus.

. i) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan prosedur untuk mengatasi masalah yang mungkin akan timbul di kemudian hari. pembayaran. Masukan desain Bahan/persyaratan untuk masukan desain harus diidentifikasi. parameter dan metode pengujian.d) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan detail lengkap mengenai spesifikasi produk. e) Periksa apakah kontrak sudah mencantumkan syarat-syarat yang telah disetujui kedua belah pihak seperti: cara pengepakan. dan didokumentasikan. dsb. Metode untuk menyelesaikan persyaratan yang tidak lengkap atau membingungkan harus ada. Komunikasi dan informasi antar gugus tugas harus diidentifikasi dan dikokumentasikan. cantumkan dimana (sebelum dikirim atau setelah diterima).ditinjau. f) Jika inspeksi produk dibutuhkan. perlu diadakan jalur komunikasi antara pemasok dan customer untuk membahas desain dan mutu produk. besarnya sample yang dibutuhkan.pengiriman. g) Cukupan dan batasan garansi produk. Rencana desain Personnel yang ditugaskan harus memiliki kualifikasi yang cukup. Pengendalian desain Prosedur pengendalian dan verifikasi desain produk harus ada untuk memastikan persyaratan yang diminta sudah terpenuhi.asuransi. dan kriteria produk yang dapat diterima. h) Untuk produk khusus.

. Harus masuk dalam criteria dapat diterima. dan perstujuan perubahan desain) harus ada. Prosedur.persetujuan dan perubahan dokumen. .Para karyawan mengetahui dan menggunakan dokumen2 yang relevan dengan tugas mereka. . .Daftar Induk Dokumen. .Identifikasi dokumen.Pengendalian formulir.Penyusunan. kompeten.Pengendalian desain (lanjutan) Hasil Desain : ada Harus memiliki dokumentasi mengenai cirri-ciri produk yang Verifikasi design harus dilaksanakan oleh personnel yang menjamin keselamatan pemakai.dan didokumentasikan. Dokumen yang perlu dikendalikan : .Distribusi dokumen.Prosedur untuk mengendalikan seluruh dokumen dalam sistim manajemen mutu tersedia agar : . Harus sesuai dengan persyaratan undang-undang/peraturan yang . Prosedur mengenai perubahan desain (identifikasi.Kebijakan perusahaan. tinjauan ulang. dokumentasi. Pengendalian Dokumen yang efektif meliputi : .Dokumen tersedia di tempat-tempat yang memerlukanya. dan Instruksi kerja. .Dokumen pembelian Harus memenuhi persyaratan masukan desain. Manual mutu. Pengendalian dokumen Tujuan .

Persentasi sub-kontraktor . kontraktor. walaupun pembeli telah memeriksa produk tersebut. yang akan dibeli. Identifikasi yang jealas dan tepat mengenai bahan baku Instruksi pemeriksaan barang yang diperlukan.Gambar dan spesifikasi Pembelian Tujuan Memastikan bahwa bahan baku/jasa yang dibeli memenuhi persyaratan mutu produsen maupun customer. Pemilihan Sub-kontraktor: 2. Catatan mutu pembelian: Pengendalian pembelian. Data pembelian: 3. Meliputi 1. Standard mutu yang relevan.. sub-kontraktor. dijualnya. Pemeriksaan bahan baku: Metode yang akan digunakan harus dinyatakan dengan Sub-kontraktor tetap bertanggung jawab atas produk yang jelas dalam order pembelian dan disetujui kedua belah pihak. 4. Prestasi (berdasarkan catatan mutu pembelian) dalam Kemampuan teknik dan kondisi perusahaan/keuangan subSistem Quality Assurance yang diterapkan diperusahaan memenuhi persyaratan mutu dan delivery time.

Tanggung jawab pemasok (produsen) adalah memastikan jumlah yang dipasok. c) Personnel yang terlibat memiliki kualifikasi yang cukup. e) Memudahkan pelaksanaan FIFO. Pengendalian Proses a) Instruksi kerja secara tertulis untuk proses yang dapat mempengaruhi mutu. c) Memudahkan analisa proses dan tindakan perbaikan. d) Memudahkan penarikan produk cacat dari proses produksi. Inspeksi dan pengujian Inspeksi bahan baku . Identifikasi Dan Penelusuran Produk a) Menghindari tercampurnya produk dalam proses b) Menghindari pemakaian bahan baku yang cacat. maka bahan baku tersebut harus memenuhi persyaratan spesifikasi produk yang dipesannya.- Tinjauan spesifikasi dan metode pemeriksaan untuk digunakan dalam pembelian mendatang. cara penyimpanan dan penggunaannya sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak.Tingkat inspeksi yang dibutuhkan tergantung dari kenyakinan atas sistem mutu yang diterapkan oleh sub-kontraktor dalam proses produksinya. inspeksi dapat dilakukan ditempat sub-kontraktor. . Bahan Baku Yang Dipasok Oleh Pembeli Jika customer memasok sebagian/seluruh bahan baku. b) Penggunaan peralatan produksi dan kondisi lingkungan kerja yang memadai. . hal ini harus diuraikan dalam kontrak.Jika diperlukan.

Inspeksi in-proses: .“Quality Plan” dibuat agar titik-titik penting dalam proses produksi dapat diketahui sehingga inspeksi dapat dilakukan.Tindakan jika kalibrasi atas peralatan tidak tepat Status Inspeksi dan Pengujian Meliputi: Produk belum menjalani inspeksi/pengujian Produk telah diuji dan lulus inspeksi Produk telah diuji dan ditolak Produk telah diuji dan perlu modifikasi Pengendalian Produk Cacat Meliputi: Identifikasi: Pemasangan label supaya tidak mudah lepas/terhapus Tindakan: Apakah proses perlu dihentikan jika prodk cacat dimasukkan Pemisahan: Perlu control atas produk cacat yang dipisahkan .Status kalibrasi . dan Pengujian Meliputi: .Identifikasi dan pemilihan peralatan .“Bukti obyekktif bahwa kegiatan Quality Assurance telah dilaksanakan pada titik-titik penting dalam “Quality Plan” dan produk jadi telah memenuhi spesifikasi”. Inspeksi akhir: . Pengukuran.Catatan kalibrasi .Pertimbangan dalam pembelian alat baru .Pengaruh lingkungan atas hasil pengukuran dan kalibrasi . Peralatan Inspeksi.Kalibrasi .

turun grade. dibuang Disposisi: Prosedur mengenai proses ulang atau perbaikan produk dan cara inspeksinya harus tersedia Notifikasi: Pemberitahuan kepada departemen-departemen yang terlibat mengenai cacat produk dan disposisinya Dokumentasi Tindakan perbaikan Menentukan sebab produk cacat dengan menganalisa seluruh proses produksi. atau keluhan customer Merumuskan tindakan perbaikan untuk menghindari kejadian serupa Merumuskan tindakan preventif Mengendalikan tindakan perbaiakan agar dilaksanakan dan memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut efektif Merubah prosedur atau instruksi kerja (bila perlu) agar sesuai dengan tindakan perbaikan yang diambil Penanganan. produk jadi Bahan berbahaya seperti bahan beracun atau mudah terbakar nstruksi penyimpanan dan personil yang berwenang Ventilasi. diproses ulang. kontaminasi Kemudahan bongkar muat barang Bahan pengemasan tidak boleh mempengaruhi mutu produk Jenis transport yang digunakan. catatan mutu. penerangan. laporan service. dan Pengiriman Penanganan : Berat dan ukuran Guncangan keras dan perubahan suhu Tercampurnya bahan baku. lamanya produk disimpan Penyimpanan: Pengemasan: . produk dalam proses. Penyimpanan. Pengemasan.- Evaluasi: Diterima tanpa modifikasi.

ini meliputi: Pelatihan Pelatihan untuk Eksekuif: Seminar mengenai ISO 9000.- Tanda (misalnya cara penanganan dan tanggal kadarluarsa) Lama perjalanan Cara pengiriman yang sesuai dengan produk dan jenis pengepakan Pengiriman: Catatan Mutu Catatan mutu produk: Spesifikasi produk Gambar peralatan Laporan hasil pengujian bahan baku Laporan audit mutu internal Catatan kalibrasi atas peralatan pengujian Catatan pelatihan dan kualifikasi karyawan Catatan penilaian atas sub-kontraktor Catatan Pelaksanaan sistem mutu: Audit mutu internal Audit mutu internal harus dilaksanakan secara teratur sedikitnya sekali setahun dengan rencana dan prosedur yang jelas. Pelatihan untuk Manajer Madya: Pelatihan relevan dengan profesi. sistem mutu. Audit Mutu. dokumentasi mutu. Pelatihan untuk Penyedia dan pekerja: Pelatihan sesuai keahlian. Penentuan urutan bagian yang akan diaudit Cara menyampaikan hasil audit Cara memantau tindakan follow-up .

Service Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam service: Pelatihan personil service Buku manual service Peralatan service yang lengkap Penanganan efisien atas keluhan customer Prosedur mengenai pelaksanaan service Validasi dan kalibrasi peralatan service Persediaan spare parts Audit mutu internal juga terlihat dalam proses service Kesamaan proses service dengan proses produksi .

Membantu mengembangkan sistem manajemen mutu terpadu yang efektif 2. hasil audit ini akan dijadikan alat/bahan dalam melakukan tindakan koreksi/pencegahan yang mengarah pada peningkatan. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen 3. Nantinya. Membantu pembagian sumber daya optimal 4. Sasaran.BAB VII AUDIT DAN SERTIFIKASI SISTEM MANAJEMEN Peranan Audit Sistem Manajemen Mutu Audit yang objektif akan memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara sesuai dengan kebijakan. Membantu untuk mencegah timbulnya masalah yang dapat menggangu 5. tujuannya adalah untuk memantau keefektifan penerapan . Meningkatkan produktivitas 8. dan rencana yang ditetapkan. Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu 6. Meningkatkan kepuasan konsumen dan pemasaran Jenis Audit Sistem Manajemen Mutu Audit sistem mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas perusahaan terhadap standar sistem mutu yang telah ditentukan serta effektivitas dari penerapan sistem tersebut. Audit sistem manajemen mutu memberikan beberapa keuntungan antara lain: 1. Jenis-jenis pembagian audit mutu berdasarkan pihak yang melaksanakan adalah: Audit pihak pertama (audit mutu internal) Merupakan audit mutu yang dilakukan dalam suatu perusahaan untuk menentukan efektivitas dari penerapan sistem mutu yang mereka gunakan. Mengurangi biaya-biaya umum tambhan 7.

. tujuanya yaitu melakukan penilaian terhadap vendor/pemasok baru Sasarannya: Menetukan kualifikasi pemasok Merangsang vendor agar meningkatkan sistem mutu tersebut Memenuhi persyaratan pelanggan untuk melakukan audit terhadap perubahan vendor Menjadi mediator untuk pemecahan mutu yang berkaitan dengan vendor Audit pihak ketiga (Audit eksternal dan independen) Yaitu audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi yang independen dan atau badan registrasi.sistem mutu dan merupakan alat manajemen untuk melakukan perbaikan. Sasarannya: memenuhi persyaratan standar sistem mutu yang diterapkan memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu (pada tahap permulaan) mengetahui secar dini ketidaksesuaian dan melakukan tindakan koreksi dalam rangka persiapan audit eksternal (vendor) memonitor pemeliharaan dan effektivitas sistem mutu (setelah penerapan) mengumpulkan dan memecahkan persoalan mutu. Audit pihak kedua (audit eksternal) Merupakan audit yang dilakukan oleh suatu perusahaan (atau yang mewakilinya) terhadap pemasok. Tujuannya untuk kesesuaian sistem perusahaan dengan standar sistem yang dipersyaratkan pelanggan.

Fungsi manajemen yang diaudit adalah: Audit sistem Audit kesesuaian Audit produk Rencana Prosedur Komitmen Audit kesesuaian Jenis audit ini lebih dalam dari audit sistem. Jenis audit inilah yang banyak digunakan dalam pelaksanaan audit mutu internal.Sasarannya: Mengurangi audit yang berulang (penggantu audit oleh pihak kedua) Meregistrasi/sertifikasi sistem mutu Mengetahui kesiapan untuk audi sertifikasi Memilih jenis audit berdasarkan kedalaman audit (isinya akan diketik kemudian) Jenis-Jenis Audit berdasarkan Kedalaman Audit adalah Audit sistem Bertujuan untuk menentukan apakah perusahaan telah memiliki sistem dalam melakukan operasinya. tetapi juga untuk melihat apakah pelaksanaan aktivitas yang sesungguhnya tercakup pada dokumen. Audit dilakukan untuk melihat apakah prosedur. Audit ini bukan hanya melihat apakah prosedur diimplementasikan secara effektif. dan rencana diimplementasikan. . instruksi kerja.

Tujuan Audit Sistem Manajemen Mutu Untuk Internal Melihat kekurangan sistem manajemen mutu Mengevaluasi kekurangan untuk kemudian melakukan tindakan koreksi Menilai kesiapan untuk audit eksternal (pihak kedua atau ketiga) Mendorong pemeliharaan dan perbaikan dari pelaksanaan sistem mutu Untuk Eksternal Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu Memenuhi persyaratan pelanggan (khusus dalam kontrak) Memenuhi undang-undang/badan pemerintahan (misalnya reaktor nuklir) Perbedaan Audit ISO 9000:1994 dengan ISO 9000:2000 Edisi 1994 Auditornya hanya membandingkan checklist dengan prosedur-prosedur mutu untuk semua aktivitas yang termasuk dalam lingkup sisten Edisi 2000 Organisasi tidak dipersyaratkan untuk memiliki prosedur terdokumentasi untuk menetapkan aktivitas bisnis inti. Dengan kata lain audit ini menentukan derajat pencapaian kepuasan pelanggan. .Audit produk Jenis audit ini dilakukan untuk melakukan apakah produk sesuai dengan spesifikasi.

Mengelola Program Audit Dalam mengelola program audit ini. pada umumnya mencakup: Sasaran dan harapan program audit Tanggung jawab. sumber daya. dan prosedur Pemastian program audit yang diterapkan Pemantauan dan peninjauan program audit Pemastian dokumen audit yang sesuai dipelihara Penerapan program audit berdasarkan PDCA dapat kita gambarkan sebagai berikut: Penanggung jawab Program Mendefinisikan program Tindakan peningkatan Menerapkan Program Kemampuan Auditor Aktivitas Audit Memantau dan Meninjau Program .

tujuan dari pertemuan. ruang lingkup audit. Tujuan pertemuan ini adalah memberikn penjelasan tentang tujuan dari pelaksanaan audit. . dll Penggunaaan daftar periksa Daftar yang telah disediakan oleh tim audit harus dapat digunakan secara efektif Teknik Audit Mengidetifikasi Proses Berdasarkan standar nasional. pelaksanaan audit dapat mengacu pada hal-hal sebagai berikut: Rapat pembukaan yaitu pertemuan yang dilakukan sebelum audit dilaksanakan. Auditor harus bekerja sesuai langkah-langkah berikut untuk memahami proses-proses dalam organisasi dan juga memahami klausal-klausal standar tersebut. organisasi diharuskan untuk menyediakan suatu manual mutu yang berisikan penjelasan interaksi dari proses-proses yang ada dari sistem manajemen mutu. memberikan penjelasan tentang metode yang digunakan Ilead auditor yang bertindak sebagai pemimpin pertemuan memberikan penjelasan tentang tim audit dan tanggung jawab setiap anggota tim. Sistem manajemen mutu harus mencakup rencana strategi yang berisikan kebijakan mutu dan pembuatan sasaran mutu yang terukur Dari sini akan mengalir proses kritis yang harus diidentifikasi Fokus dari audit adalah menggabungkan elemen-elemen pendekatan proses dan delapan prinsip manajemen yang dianggap penting untuk mencapai sasaran.Bagan pengelolaan program Audit Pelaksanaan Audit Secara umum.

pengendalian. rekaman Analisis Identifikasi Audit Mengaudit Sistem Manajemen Mutu Dalam melaksanakan audit.Tinjauan Kebijakan mutu Evaluasi Kebijakan mutu pada setiap Funsi Proses kritis apa saja yg ada tiap unit untuk pencapaian sasaran Apakah ada proses pendukung Prosesproses. auditor harus : Meninjau kebijakan mutu Menevaluasi sasaran mutu pada setiap fungsi dan level Fokus terhadap rencana pencapaian sasaran Mengnalisis proses kritis Mengidentifikasi proses-proses pendukung yang dianggap perlu Memfokuskan proses audit terhadap organisasi Mempertimbngkan keefektifan dan efisiensi proses tersebut . dokumen.

melakukan pengkajian terhadap dokumen kerja dan laporan audit. . menentukan ketidaksesuaian mengenai kinerjanya dan perbaikan yang diperlukan. Dokumen kerja dan laporan audit dapat digunakan untuk menilai kemampuan auditor dalam memelihara sikap yang objektif. 2.Untuk hal-hal tersebut auditor harus : Memahami masalah-masalah pokok dalam organisasi Memfokuskan pada proses-proses kritis Mengaudit peningkatan bisnis Proses kritis yang dianggap vital dalam menuju sasaran mutu ini harus diidentifikasi terlebih dahulu. masalah dengan auditee beberapa auditor mungkin mempunyai masalah dengan auditee. Apabila hal ini terjadi. Hal tersebut bisa digambarkan dengan: Memetakan proses Mengembangkan flowchart Checklist yang didasari pada persyaratan iso 9000:2000 Mengembangkan checklist yang didasari pada dokumen atau prosedur Evaluasi Kerja Audit Evaluasi dilakukan secara periodik terhadap: Kinerja Auditor 1. auditor memerlukan pelatihan ataupun konseling.

perlu dilakukan perbandingan biaya dengan badan sertifikasi lainnya. Dari hasil audit dapat dihitung persentase ketidaksesuaian terhadap elemen sistem prosedur. Bentuk prosedur dan proses yang dianut lembaga sertifikasi yang bersangkutan 4. baik nasional maupun internasional 3. maka diperlukan perbaikan sistem operasi.Evaluasi Program Audit 1. Biaya. Oleh karena itu. Hasil yang nyata dapat diukur dengan adanya penurunan biaya karena adanya tindakan perbaikan terhadap temuan audit 2. Pengembalian Modal. Setiap badan sertifikasi memiliki biaya yang beragam. Pengalaman badan sertifikasi yang bersangkutan. apakah ia pernah mengaudit perushaan sejenis? Selain itu . perlu juga mempelajari asesornya 2. Kecenderungan Operasional. Evaluasi Prosedur Audit Dilakukan dengan memeriksa dokumentasi dan melihat kesesuaiannya pada pelaksanaan dilapangan. jika ada kecenderungan menaik. Hal ini penting untuk mengetahui sejauh mana kemampuan dan pengetahuan badan sertifikasi tersebut. .Pihak yang memberikan sertifikasi ini adalah badan sertifikasi yang telah mendapatkan akreditasi bahwaia layak memberikan sertifikat. 1. Proses Sertifikasi Sertifikasi merupakan bentuk pengakuan dari pihak yang independen terhadap suatu perusahaan yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu yang dipersyaratkan. Pangsa pasar. Oleh karena banyaknya badan sertifikasi terhadap sistemnya. Pilihan badan sertifikasi yang mempunyai kredibilitas dan pengakuan yang luas. perusahaan perlu mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut.

Sesudah menentukan badan sertifikasi. Permohonan ini dilampiri dengan dokumentasi sisitem manajemen mutu yang ada dan biasanya badan sertifikasi akan menilai dokumentasi tersebut. . perusahaan dapat mengajukan permohonan resmi dari suatu perusahaan untuk memperoleh sertifikasi.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->